1    

КАК «ОШИБАТЬСЯ БЫСТРО»: ТЕХНОЛОГИИ АНАЛИЗА ПРОЕКТНОГО ОПЫТА

Техника «Разбор полетов» (after action reviews, AAR; совещание по анализу опыта). Методика получила распространение в армии США после войны во Вьетнаме, а позднее стала использоваться при управлении инновационными проектами в крупных и средних компаниях (Shell, Detroit Edison, Google, Oracle, Lockheed Martin, и др.). В России данный подход часто используется военными летчиками, а также командами программистов, работающих по методологии Agile или Scrum.

Участники совещания по анализу опыта последовательно обсуждают четыре вопроса: 1) какова была наша цель, 2) что было сделано, 3) что можно улучшить, 4) как будем действовать в следующий раз. Нередко для фиксирования идей на каждой стадии используются карточки или стикеры (одна идея - один стикер).

В качестве структуры совещания может быть использована и другая формула – «PARLA»: 1) какова была цель (Purpose); 2) предпринятые нами действия (Actions); 3) достигнутые результаты (Results); 4) извлеченные уроки (Lessons); 5) где конкретно данные уроки будут применены (Application).

Важным принципом таких совещаний является обсуждение и согласование представлений о цели проекта: как показывает опыт, участники могут иметь разные образы требуемого результата, даже если он неоднократно обсуждался ранее. Без возвращения к первоначальной цели обсуждение опыта может оказаться бессмысленным. А прямой переход к анализу ошибок без предшествующего обсуждения удачных действий может сделать команду невосприимчивой к собственным выводам.

Техника «Кафе знаний». Вариант 1: Руководитель проекта разбивает проект на 3-4 основных аспекта или этапа. По каждому этапу назначаются 2 эксперта, садящиеся за отдельный стол. Остальные участники пересаживаются от стола к столу, слушают рассказ экспертов и задают вопросы. На каждый раунд отводится 10-15 минут. Вариант 2 (разработан Д.Гуртиным): Разбившись на группы, участники делятся идеями в ответ на заданный вопрос. При этом каждые 10 минут команды обмениваются 1-2 участниками. Д.Гуртин не рекомендует записывать идеи в группах, так как это блокирует рефлексию. По итогам обсуждения каждая группа делится возникшими инсайтами в режиме «свободный микрофон» (www.gurteen.com).

Какова была цель?

Что было сделано хорошо?

Наши ошибки? Что будем делать иначе?

 

2    

Техника «Сторителлинг». Анализируя итоги проекта, его участники садятся в круг и каждый по очереди рассказывает о своем опыте.

Структура такого рассказа может выглядеть следующим образом. Сначала рассказчик называет свое имя и кратко описывает, чем он занимался в проекте. Затем используется мнемотехника 5 пальцев: 1) мизинец: «Какие стороны проекта заслуживала больше усилий?»; 2) безымянный палец: «Какие профессиональные связи / знакомства появились у меня в ходе проекта? Что нового я узнал о том, как устанавливать и поддерживать отношения?»; 3) средний палец: «Что мне не нравилось в ходе проекта? Из-за чего / кого мне бывало крайне тяжело работать?»; 4) указательный палец: «Что в следующий раз я буду делать лучше? Что в следующий раз следует делать иначе другим участникам?; 5) большой палец: «Что было сделано хорошо? Чем я был особенно горд?». Наконец, рассказ завершается кратким резюме: в чем состоит главный результат проекта, с точки зрения рассказчика.

Техника «Обед знаний». Во время обеда заранее подготовленный участник проекта или внешний эксперт выступает с краткой презентацией о прочитанном, пережитом или сделанном.

Возможны разные форматы такой презентации. Если она делается с использованием слайдов Power Point, то можно воспользоваться принципом «Ignite» (20 слайдов, всего 5 минут) или «Pecha-Kucha» (20 слайдов, 20 секунд на каждый).

Если рассказывается о конкретном проекте, то структура выступления может быть следующей: 1) наши достижения (10% общего времени); 2) возникшие проблемы, из которых были извлечены уроки (20%); 3) предстоящие события или мероприятия, которые могут быть интересны слушателям (20%); 4) в какой помощи нуждаемся / Какую помощь можем оказать (50%). После выступления слушателям дается возможность задать вопросы в свободной форме. Чтобы «обед знаний» не превращался в производственное совещание или «посиделки», общая продолжительность мероприятия не должна превышать 45 минут.

Технология «Ретроспектива проекта» («Линия времени»). В основе данной технологии совещания по анализу опыта – визуализация хода проекта в виде линии времени, на которую «нанизываются» положительные и отрицательные воспоминания участников.

На листах флипчарта отображается линия времени (например, работа подразделения в прошедшем году, этапы проекта или бизнес-процесса и т.п.). Задача участников состоит в том, чтобы выписать на стикеры по 3 позитивных и 3 негативных события, произошедшие в подразделении или проекте за весь рассматриваемый период. Стикеры крепятся к флипчартам в соответствии с приблизительными датами событий: чем позитивнее события, тем выше

 

3    

Продолжать…

Начать делать…

Перестать…

В дальнейшей работе:

над линией; чем негативнее, тем ниже под линией. После того, как участники знакомятся с содержанием всех стикеров, ведущий делит их на подгруппы и предлагает в течение 15 минут сформулировать уроки на будущее: «Как закрепить и воспроизвести положительный опыт в последующих проектах?»; «Как не допустить повторения ошибок?».

В другом варианте: можно попросить участников задуматься о а) негативных моментах, о том, что пошло не так, от чего остался плохой «осадок»; б) о впечатляющих моментах, позитивных событиях; а также в) о моментах важных, но с нейтральной оценкой. При этом число событий не ограничивается. Ведущий просит записать каждый такой момент на отдельный цветной стикер. В зависимости от размеров группы можно 1) предложить участникам обсудить стикеры в подгруппах или парах; 2) позволить каждому высказываться в ходе размещения своих стикеров на линии времени, или 3) попросить участников разместить стикеры одновременно и потом дать время прочитать и обсудить, что они увидели.

Извлечение уроков из ретроспективы проекта может происходить по разным шаблонам. Например, можно разделить участников совещания на подгруппы и попросить каждую ответить на 5 вопросов:

1) Что сработало хорошо и мы хотим запомнить это на будущее? 2) Какие знания приобретены нами в ходе проекта? 3) Что нужно делать по-другому в следующий раз? 4) Что нас до сих пор озадачивает, когда мы думаем об этом проекте? 5) Где и кем может быть использован опыт, полученный в проекте?

Обсуждение этих вопросов может проводиться в режиме «Международного кафе»: перемещаясь от стола к столу (4 участника, один из которых остается за столом как его хозяин), участники дополняют идеи друг друга.

Техника «Светофор». При подведении итогов ретроспективы можно использовать технику «Светофор», когда участники, разбившись на группы, выписывают рекомендации на будущее в соответствии с тремя рубриками: 1) продолжить… (зеленый свет «светофора»); 2) перестать… (красный свет) и 3) начать… (желтый свет). Данная техника иногда используется в более развернутом виде, когда флипчарты команд заранее размечаются пятью рубриками: 1) продолжать…; 2) чаще…; 3) реже…; 4) перестать…; 5) начать…

Материал подготовлен Тимофеем Нестиком, nestik@gmail.com