Annexe 1 aux termes de référence - Liste des documents

1. Documents pour la conception du PGS

Titre Typologie Rédacteur(s) Date de rédaction

Documents descriptifs du PGS

1 Avant-projet de PGS (2007) Document de travail Mario Renaud pour le compte de l’OIF, 20p. Avril, 2007

2 Avant-projet de PGS (2007) Document de travail OIF, 9p. Novembre 20073 Avant-projet de PGS (2008) Document de travail OIF-Bureau ADM, 7p. Mars 20084 Document de base – PGS (2009) Document officiel OIF-Bureau ADM, 53p. Février 2009

Documents d’aide à la conception du PGS

5 Etude préalable à la mise en place d’une programmation quadriennale Etude Universalia pour le compte de l’OIF, 7p. Juin 2004

6 La gestion axée sur les résultats à l’OIF : diagnostic organisationnel Rapport de mission OIF(-MAD) Sébastien Laflamme, 18p. Avril 2006

7 Plan d’action pour la mise en œuvre de la GAR Rapport de mission OIF(-MAD) Sébastien Laflamme, 26p. Juin 20068 Note d’information sur le passage à la GAR Document de travail OIF-DPS, 7p. Août 2006

9 Les bureaux régionaux et antennes régionales Audit organisationnel OIF- Auditeur interne (Jean-Claude Crépeau), 64p. Juin 2007

10 Bilan institutionnel de l’OIF Etude Interalia, pour le compte du gouvernement canadien 70p. Janvier 2008

11 Quelles réformes stratégiques et opérationnelles pour l’OIF à l’horizon 2010-2013 ? Document de réflexion Groupes d’Etudes et de Recherches

sur les Mondialisations (GERM) pour le Janvier 2008

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1

compte de l’OIF-DPS, 16p.

12

« Quelle OIF pour 2010-2013 » : Qu’est-ce qu’il fait changer, pourquoi et comment ?

Documents de réflexion

OIF-DPS-Groupe de travail du collège des responsables de projets, 6p.

Février 2008- Synthèse des groupes de travail

- Annexes 1 à 7

- Annexe - Proposition de vision

13 Elaboration des grandes orientations de la programmation 2010-2013 : aide à la réflexion Document de réflexion OIF-DPS, 15p. Mai 2008

2. Gouvernance et ressources humaines du PGS

Titre Typologie Rédacteur(s) Date de rédaction

Documents contractuels avec les bailleurs du fonds

Entente de subvention entre le gouvernement du Canada et l’OIF

Documents contractuels avec l’Agence de coopération et de développement international du Canada (ACDI)

ACDI - OIF

23 mars 2009

Modification n°1 à l’Entente de subvention entre le gouvernement du Canada et l’OIF 3 février 2010

Modification n°2 à l’Entente de subvention entre le gouvernement du Canada et l’OIF 21 juin 2012

Modification n°3 à l’Entente de subvention entre le gouvernement du Canada et l’OIF 18 juin 2014

Accord entre l’OIF et Département fédéral des affaires étrangères de la Suisse concernant l’octroi de contributions volontaires pour 2008-2009

Documents contractuels avec le Département fédéral des affaires étrangères de la Suisse, par

DDC - OIF 23 décembre 2008

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2

l’intermédiaire de la Direction du développement et de la coopération (DDC)

Accord entre l’OIF et Département fédéral des affaires étrangères de la Suisse concernant l’octroi de contributions volontaires pour 2010-2011

16 juin 2010

Avenant à l’accord entre l’OIF et Département fédéral des affaires étrangères de la Suisse concernant l’octroi de contributions volontaires pour 2010-2011

24 juillet 2012

OIF - Comité de pilotageBulletin de la modernisation n°8 • édition du 2 juin 2008 Document de communication interne OIF-Comité de mise en œuvre du PGS 2 juin 2008

Bulletin de la modernisation n°16 • édition du 23 janvier 2009 Document de communication interne OIF-Comité de mise en œuvre du PGS 23 janvier 2009

Note de l’Administrateur au personnel instituant un Comité de pilotage du PGS Note interne Administrateur 13 février 2009

Liste des membres du Comité de pilotage Document d’information Administrateur 23 février 2009Page consacrée sur le site intranet du PGS :http://pgs.francophonie.org/spip.php?article13 Site intranet – communication interne OIF-Comité de mise en œuvre du PGS -

OIF - Comité de mise en œuvre (CMO)

Note de l’Administrateur aux directeurs instituant un Comité de mise en œuvre du PGS (2008) Note interne Administrateur 23 mai 2008

Bulletin de la modernisation n°8 • édition du 2 juin 2008 Document de communication interne OIF-Comité de mise en œuvre du PGS 2 juin 2008

Liste des membres du Comité de mise en œuvre (2013) Document d’information OIF-Comité de mise en œuvre du PGS 30 janvier 2013

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3

Page consacrée sur le site intranet du PGS :http://pgs.francophonie.org/spip.php?article15 Site intranet – communication interne OIF-Comité de mise en œuvre du PGS -

OIF - Groupes de travail ad hoc et autres

Annonce de la création du 1 er groupe de travail ad hoc sur la communication interne Actualité du site intranet du PGS OIF – Comité de pilotage du PGS 23 février 2009

Note de l’Administrateur – nomination des membres du Comité interne de consultation pour la refonte du Statut du personnel Notes administratives

Administrateur 17 septembre 2009

Liste des membres du comité interne de consultation OIF – Secrétariat du comité Septembre 2009

Note de l’Administrateur portant création du groupe de travail ad hoc pour le passage aux normes IPSAS Note administrative Administrateur 5 juin 2012

Note de l’Administrateur portant création du groupe de travail ad hoc sur la rédaction des directives Note administrative Administrateur 27 mars 2013

Note de l’Administrateur portant création du 2 e groupe de travail ad hoc sur la communication interne Note administrative Administrateur 28 mars 2013

Note de l’Administrateur portant création du groupe de travail ad hoc sur le numérique Note administrative Administrateur 28 mars 2013

Décision de l’Administrateur portant création du Comité interne de programmation (CIP) Décision Administrateur 15 mai 2014

Recours à l’expertise extérieure

Liste du personnel contractuel et temporaire, des experts et des prestataires mobilisés (mandat, période, coût, documents contractuels)

Document de travail OIF – Comité de mise en œuvre Décembre 2014

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4

3. Documents de suivi général

Titre Typologie Rédacteur(s) Date de rédaction

Rapports d’activitésEtat d’avancement du PGS (lancement)

Documents de suivi de l’exécution physique et financière OIF-Comité de mise en œuvre du PGS

07/08/2009Rapport d’activités au titre de l’année 2009 31/12/2009Rapport d’activités au titre de l’année 2010 31/12/2010Rapports d’activités au titre de l’année 2011 25/04/2012Rapport d’activités consolidé 2009-2012 Octobre 2012Rapport d’activités consolidé 2009-2013 Novembre 2013

Réunions du Comité de mise en œuvreRelevé de décisions CMO du 26 mai 2009

Relevés de décisions OIF-Bureau de l’ADM De 2009 à 2013

Relevé de décisions CMO du 5 juin 2009

Relevé de décisions CMO du 23 juin 2009

Relevé de décisions CMO du 30 juin 2009

Relevé de décisions CMO du 8 juillet 2009

Relevé de décisions CMO du 2 septembre 2009

Relevé de décisions CMO du 15 septembre 2009

Relevé de décisions CMO du 10 décembre 2009

Relevé de décisions CMO du 28 mai 2010

Relevé de décisions CMO du 17 juin 2010

Relevé de décisions CMO du 6 juillet 2010

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5

Relevé de décisions CMO du 7 octobre 2010

Relevé de décisions CMO du 10 décembre 2010

Compte-rendu CMO du 30 mars 2011

Relevé de décisions CMO du 6 mai 2011

Relevé de décisions CMO du 1 er septembre 2011

Relevé de décisions CMO du 13 décembre 2011

Relevé de décisions CMO du 7 décembre 2012 et point sur le projet SIG 2.0

Relevé de décisions CMO du 31 janvier 2013

Relevé de décisions CMO du 22 février 2013

Relevé de décisions CMO du 8 avril 2013

Relevé de décisions CMO du 24 avril 2013

Relevé de décisions CMO du 4 juin 2013

Réunions du Comité de pilotage1 e réunion du Comité de pilotage (23 février 2009)

Articles d’information OIF-Bureau de l’ADM2 e réunion du Comité de pilotage (8 juillet 2009)

3 e réunion du Comité de pilotage (15 mars 2011)

Réunions du Comité des bailleurs de fonds

Compte-rendu de la réunion annuelle au titre de l’année 2009 (19 février 2010)

Compte-rendu et relevé de décisions OIF-Bureau de l’ADM

Février 2010

Mars 2011Compte-rendu de la réunion annuelle au titre de l’année 2010 (16 mars 2011)

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6

Avril 2012

Compte-rendu de la réunion annuelle au titre de l’année 2011 (27 avril 2012)

Réunion du Comité de mise en œuvre du PGSet des Représentants de la Suisse

OIF - Réunions des groupes de travail ad hoc et autres

Synthèse des débats des réunions des 24 et 30 septembre 2009 Comité interne de consultation pour la

refonte du statut du personnel OIF – Secrétariat du comité

Septembre 2009

Éléments d’information pour le Président du comité interne de consultation 29 septembre 2009

Relevé de conclusions de la réunion du 4 déc. 2009Comité de pilotage de la gestion rénovée des ressources humaines OIF – Secrétariat du comité 2009-2010Compte-rendu de la réunion du 3 février 2010

Compte-rendu de la réunion du 17 février 2010

Compte-rendu des travaux du groupe de travail Groupe de travail ad hoc sur la communication interne OIF – Présidence du groupe de travail 22 novembre 2010

Rapport final du groupe de travail ad hoc adressé à l’Administrateur

Groupe de travail ad hoc sur le système des rapports OIF – Présidence du groupe de travail 14 avril 2011

Compte-rendu de la réunion du 10 octobre 2012

Groupe de travail ad hoc pour le passage aux normes IPSAS OIF – Présidence du groupe de travail 2012-2013

Compte-rendu de la réunion du 12 décembre 2012

Compte-rendu de la réunion du 14 avril 2013

Propositions du groupe de travail à l’Administrateur

Relevé de conclusions de la réunion du 12 mai 2014

Comité interne de programmation (CIP) OIF- Secrétariat du comité 2013Relevé de conclusions de la réunion du 26 mai 2014

Relevé de conclusions de la réunion du 23 juin 2014

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7

Appropriation du PGS

Outils d’appropriation du PGS et guides de procédures (projet en cours) Documents de travail OIF-Comité de mise en œuvre du PGS Novembre 2012

4. Documents de suivi détaillé du Plan

Titre Typologie Rédacteur(s) Date de rédaction

Suivi des projets

Tableau général de mise en œuvre avec indicateurs, délais et livrables

Documents de suivi OIF-Comité de mise en œuvre du PGS 2009-2013

- Objectif 1 - Recentrer nos actions en fonction de nos créneaux d’excellence

- Objectif 2 - Adapter une structure organisationnelle et décisionnelle simplifiée

- Objectif 3 - Adapter la gestion de nos ressources humaines aux besoins de notre Organisation

- Objectif 4 - Instruments de gestion

- Objectif 5 - Communiquer efficacement

- Objectif 6 - Mesurer les effets de nos réalisations

5. Communication

Titre Typologie Rédacteur(s) Date

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8

Communication interne

Note de l’Administrateur au personnel annonçant le lancement du site Site intranet du PGS

18 mars 2009

Adresse : http://pgs.francophonie.org Depuis mars 2009Note de l’Administrateur sur le lancement du forum

Forum de discussion en ligne pour la refonte du Statut du personnel

22 septembre 2009Questions/réponses (30 septembre 2009)

Septembre – octobre 2009Questions/réponses (5 octobre 2009)

Questions/réponses (9 octobre 2009)

Lancement d’un site intranet des ressources humaines Intranet Depuis janvier 2010

Bulletin de la modernisation Lettre d’information électronique 31 bulletins en 4 ans (de 27/02/2008 à 8/12/2011)

Présentation du PGS (rencontre du 3 avril 2009)

Assemblée du personnel

Discours de l’Administrateur - 23 septembre 2009

Discours de l’Administrateur - 5 novembre 2010

Discours de l’Administrateur – 26 janvier 2012

Discours de l’Administrateur – 24 octobre 2012

Discours de l’Administrateur - 4 juillet 2013

Plan de communication

1e Journées du PGS sur la coopération au développement (volet interne)

17-18 novembre 2009

OIF – Comité de mise en œuvre PGS 15 septembre 2009Note de l’Administrateur au personnel Administrateur 20 octobre 2009Note du Coordonnateur du PGS au personnel Coordonnateur du PGS 3 novembre 2009Site internet : http://journeespgs.francophonie.org/ OIF – Comité de mise en œuvre PGS En ligne - oct. 2009Fiche de présentation du PGS OIF – Comité de mise en œuvre PGS

En ligne - oct. 2009Note d’information sur la programmation 2010-2013 OIF – Comité de mise en œuvre PGS

Note d’information sur les outils de gestion OIF – Comité de mise en œuvre PGS

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9

Note d’information sur les ressources humaines et matérielles OIF – Comité de mise en œuvre PGS

Note d’information sur la communication interne OIF – Comité de mise en œuvre PGS

Synthèse des travaux OIF – Service des Instances Décembre 2009Atelier préparatoire avec les directeurs

2e Journées du PGS sur la politique partenariale (volet interne)

26 et 27 octobre 2011

OIF – Comité de mise en œuvre PGS 22 juin 2011Note du Coordonnateur du PGS aux directeurs Coordonnateur du PGS 29 juillet 2011Note de l’Administrateur au personnel Administrateur 5 octobre 2011Note de l’Administrateur aux directeurs Administrateur 24 octobre 2011Note de l’Administrateur au personnel Administrateur 8 novembre 2011Site internet : http://journeespgs.francophonie.org/2011/ OIF – Comité de mise en œuvre PGS En ligne - sept. 2011

Dossier de travail OIF – Comité de mise en œuvre PGS En ligne - sept. 2011Tableaux des partenariats par unité administrative et autres de travail OIF En ligne - déc. 2011

Support de présentation OIF – Comité de mise en œuvre PGS En ligne - déc. 2011Rapport des ateliers OIF En ligne - janv. 2012Synthèse des recommandations et suivi OIF – Comité de mise en œuvre PGS En ligne - janv. 2012Note de l’Administrateur au personnel annonçant le lancement de la plateforme de travail Plateforme de travail dédiée à la

programmation quadriennale (2015-2018) de l’OIF

12 mai 2014

Guide de l’utilisateur de la plateforme de travail de la programmation 2015-2018

Communication auprès des Instances

Présentation du Coordonnateur du PGS « État d’avancement et perspectives d’action du PGS » - (17 e CAF, 26 mars 2010)

CAF

Discours de l’Administrateur, 74 e CPF, 14 déc. 2009 CPF

Discours de l’Administrateur, 77 e CPF - 9 juillet 2010

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10

Discours de l’Administrateur, 78 e CPF – 19 oct. 2010

Discours de l’Administrateur, 82 e CPF - 30 nov. 2011

Discours de l’Administrateur, 90 e CPF - 6 nov. 2013

Discours de l’Administrateur, 91 e CPF - 28 mars 2014

Discours de l’Administrateur, 92 e CPF – 27 juin 2014

Discours de l’Administrateur, 93 e CPF - 25 nov. 2014

Communication externePlan de communication

1e Journées du PGS sur la coopération au développement (volet externe)

17-18 novembre 2009

OIF – Comité de mise en œuvre PGS

15 septembre 200Site internet : http://journeespgs.francophonie.org/ En ligne - oct. 2009Fiche de présentation du PGS En ligne - oct. 2009Vidéos du séminaire international En ligne - déc. 2009Synthèse des travaux En ligne – janvier 2010

Revue de presse OIF – Direction de la communication et du partenariat En ligne - déc. 2009

Site internet : http://journeespgs.francophonie.org/2011/

2e Journées du PGS sur la politique partenariale (volet externe)

26 et 27 octobre 2011

OIF – Comité de mise en œuvre PGS En ligne - sept. 2011

Dossier de presse OIF – Direction de la communication et du partenariat sept. 2011

Interventions des participants - En ligne - nov. 2011Synthèse des travaux OIF – Division des Instances En ligne - déc. 2011

Revue de presse OIF – Direction de la communication et du partenariat En ligne - déc. 2011

Bilan 2014 et Stratégie 2015-2018 OIF – Direction de la communication et du partenariat Octobre 2014

6. Eléments budgétaires et comptables

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Titre Typologie Rédacteur(s) Date

Rapport financier 2009-2011- Note budgétaire additionnelle

OIF-Comité de mise en œuvre du PGS 25/042012Mai 2012

Rapport financier 2009-2013 Rapport d’exécution OIF-Comité de mise en œuvre du PGS Novembre 2013Etats financiers 2009-2013 (format excel) Document de suivi OIF-Comité de mise en œuvre du PGS Mise à jour Nov. 2013Contrats d’experts / Contrat de prestation de services(archives disponibles sur simple demande) OIF-Comité de mise en œuvre du PGS Depuis 2009

Devis/factures(archives disponibles sur simple demande) OIF-Comité de mise en œuvre du PGS Depuis 2009

7. Autres

Titre Typologie Rédacteur(s) Date

Documents stratégiques et de modernisation d’autres institutions publiquesCadre stratégique 2000-2015 - résumé Document officiel FAO, 28p. 2000Changer l’UNESCO Site internet UNESCO 2000

Rapport de suivi sur la réforme de la Commission : après la réforme

Document de travailSite internet consacré Commission européenne, 19p. Décembre 2005

Plan de gestion stratégique 2006-2007 de la Haut-Commissaire Document officiel Haut-Commissariat aux droits de

l’homme, 84p. 2006

La réforme de la FAO Publication institutionnelle FAO, 66p. Janvier 2006

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Mise en œuvre du processus de réforme Rapport du Directeur Général présenté au conseil exécutif de l’UNESCO Conseil exécutif de l’UNESCO, 36p. Février 2007

Plan d’orientation stratégique 2007-2011 Document officiel AFD, 23p. Mars 2007

Plan stratégique 2008-2011 d’UNIFEM Document officiel présenté au conseil d’administration d’UNIFEM UNIFEM, 34p. Août 2007

Les bonnes pratiques émergentes de la gestion axée sur les résultats de développement (3 ème édition) Publication institutionnelle OCDE, 114p. 2008

La gestion du changement stratégique dans les organisations publiques

Article d’une revue d’analyse comparée en administration publique Téléscope 2008

Plan stratégique 2008-2011 du PNUD Document officiel PNUD, 54p. Mai 2008

Examen de la gestion axée sur les résultats à l’ONU Rapport d’activités du Bureau des services de contrôle interne ONU, 24p. Août 2008

Rapport de situation sur la mise en œuvre de la stratégie et de la politique de gestion des ressources humaines

Rapport de situation présenté au Comité financier de la FAO FAO, 13p. Octobre 2008

Pour une administration stratège et transparente :L’atout des nouveaux outils de pilotagede la coopération française

Publication Ministère des affaires étrangères français, DGCID, 8p. Novembre 2008

Cadre stratégique pour la période 2010-2011Document officiel adopté par l’Assemblée générale des Nations unies

ONU, 54p. 2009

Stratégie 2010 de la Direction du développement et de la coopération suisse Publication institutionnelle Direction du développement et de la

coopération suisse, 16p. 2009

Bilan sur les mesures de transformations de la Direction du développement et de la coopération suisse

Rapport pour la Commission de cestion du Conseil des Etats

KPMG pour le compte du Département fédéral suisse des affaires étrangères, 67p.

Février 2009

Examen détaillé des processus organisationnels de la FAO Résumé analytique Ernst&Young pour le compte de la

FAO, 25p. Avril 2009

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Modernisation de l’Etat, qualité des services publics et indicateurs Rapport parlementaire

François Cornut-Gentille,(député de Haute-Marne) pour le compte du Ministère du Budget français, 92p.

Février 2010

L’art du management de l’innovation dans le secteur public Etude

Eurogroup Consulting, pour le compte du Ministère français de la réforme de l’Etat, de la décentralisation et de la fonction publique, 220p.

Mars 2012

Bibliographie sur l’évaluation des politiques publiques Document de travail ENA, 20 p. Mise à jour 2013

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