April 2, 2019 work session minutes – Page 1 of 2  

  

Board Work Session Minutes April 2, 2019

 

WORK SESSION – 6:00 PM  CALL TO ORDER   Commissioners  Present:  Bernice  Bagnall;  Jim Doane,  PE;  Jim Duggan,  PE;  Todd  Sanders;  Dick Schmidt  Staff Present: Mark Knudson, PE, Chief Executive Officer; Carrie Pak, PE, Chief Engineer; Andrew Carlstrom,  Customer  Service  Manager;  Andrea  Watson,  Communications  and  Public  Affairs Supervisor; Debbie Carper, District Recorder  ANNOUNCEMENTS  

Mr.  Knudson  presented  the  Safety Minute  on  vehicular  cold  starts  and  why  they  should  be avoided.   Next, he described updates to the Willamette Water Supply Program costs related to the Metzger pipeline  project  as well  as  updates  to  the  Board  Communications  Log  and  his  schedule  (see attached memo). In response to a question, he said the pipeline project replaced two proposed Capital  Improvement  Plan  projects, which  results  in  cost  savings  and  a  change  in where  the project is budgeted.   

1.  DISCUSSION ITEMS  

A.  Board Calendaring Feedback. Staff Report – Mark Knudson  Mr. Knudson highlighted  the current calendaring  landscape at  the District and potential  tools before he requested feedback from the Board (see attached presentation).   Feedback included: 

Email  attachments  in  .pdf are acceptable; attachments  in Microsoft application native formats are unacceptable.

Appreciation for the list of upcoming meetings in the body of the weekly status email to the Board. 

There  is no  interest  in having a self‐service option that would allow Commissioners  to generate their own calendars. 

Any calendaring format changes should be able to be migrated from Outlook to Google calendars. 

    

April 2, 2019 work session minutes – Page 2 of 2  

B.  Customer Information System Project Update. Staff Report – Andrew Carlstrom  Mr. Carlstrom provided an overview and status update  for  the Customer  Information System (CIS) project and focused on refined cost estimates (see attached presentation).  In response to questions and Board feedback, staff said: 

A  recent  audit  finding  resulted  from  the  manual  utility  billing  exceptions  reporting process, a process which will be modified by the implementation of the CIS. 

Once the CIS is in place, Customer Service staff will be primary liaisons to the vendor.  The Information Technology Services Director has provided valuable project management 

experience to the CIS team.  Automating meter reading, levelized billing and monthly billing will not be components 

of the CIS project, though the District will require the CIS vendor to include functionality that will allow for future implementation of all three. 

The typical life expectancy of a CIS is around 15 years.  The CIS will be able to integrate with existing asset management and financial systems. The  50‐50  cost‐sharing  arrangement with  Clean Water  Services  allows  shared  risks;  a 

future operations agreement cost‐sharing arrangement has yet to be determined.  There will  be  parallel  testing  and  operation  of  both  the  CIS  and  existing  utility  billing 

system during implementation.  All labor costs except for training can be capitalized.  Proposed 2019‐21 budget costs will reflect updated CIS cost estimates.  Staff will bring future cost estimate increases and schedule delays to the Board.  Vendors  are  unlikely  to  enter  into  a  not‐to‐exceed  contract  or would  do  so  only  at  a 

significantly higher cost to the District.  Given the unknowns surrounding data integrity, the current project cost estimates exist 

within an estimated 30‐50% error range.  The  project  has  wide‐ranging  oversight  through  the  Board,  executive  committee  and 

oversight committee, and staff is committed to asking the tough questions throughout all phases of the project. 

Staff is learning from other utilities’ experiences with similar projects.   ADJOURNMENT  There being no further business, President Bagnall adjourned the meeting at 7:06 p.m.                             Bernice Bagnall, President        Todd Sanders, Secretary  

 

1850 SW 170th Avenue, Beaverton, Oregon 97003  //  phone 503‐848‐3000  //  fax 503‐649‐2733  //  www.tvwd.org 

MEMO  

Date:  April 2, 2019 

To:  TVWD Board of Commissioners 

From:  Mark Knudson, CEO 

Re:  CEO Announcements 

 I will cover the following items during the CEO’s Announcements at the work session:  

1. Be Sure to Use Microphones – Just a reminder to please be sure to use your microphone whenever you are speaking during the work session this evening. Also, please be sure to turn off your microphone when you are not speaking. 

 2. Safety Minute – I will present the safety minute this evening.  3. WWSP Program Cost Updated – The next edition of the Monthly Progress Report for the 

Willamette Water Supply Program (WWSP) will announce that the Program will be implementing the Metzger pipeline project – otherwise know as the MPE_1.0 project – for TVWD. Per previous Board briefings, using Program resources to design and construct the Metzger pipeline project results in several notable projects to TVWD, including: providing Willamette supply to the Metzger service area, providing a second connection to TVWD on the east side of the Wolf Creek service area, and cost savings by avoiding the construction of the previously planned PLE_1.0 project. Although the MPE project is fully funded by TVWD and not Hillsboro, it is included in the Program’s baseline cost estimate and results in an increase in the total program cost from $1.2 billion to $1.3 billion. Again, this increase in the Program’s budget is due solely to the added scope of the Metzger pipeline project; otherwise, the Program remains within its original budget. 

 4. Board Communications Log – There are two updates to the Board communications log 

this month, including: a. The response to Commissioner Schmidt’s question during the March 20 TVWD 

Board meeting regarding diesel fuel additives, and  b. The response to Commissioner Sanders’ request for revenue forecast 

information for his meeting with Beaverton Councilor Beatty.  

5. CEO’s Schedule – I will be attending a Water Research Foundation meeting in Denver tomorrow and Thursday. Carrie Pak will be acting in capacity for the CEO while I am gone. I will be back Friday, April 5, 2019; however, I will be in Salem for part of the day attending the Infrastructure Finance Authority Board meeting. 

  

Last updated January 30, 2019 

2019 Board Communications Log  

Commissioner Questions/Topics: (includes research requests directed to staff via email or at Board meeting) 

Initial request sent to Mark (copy Board President) 

Mark responds with projected timeframe for response and any other logistical info 

Answer shared with the full Board during work sessions  

Item Number  Requestor  Subject Date 

Submitted Response Date 

Date Information Shared with Full 

Board 

01‐19  Sanders  Rate increase information  3/15/19  3/15/19  April 2 

02‐19  Schmidt  Diesel additive  3/20/19  3/27/19  April 2 

           

           

           

 Board Committee Information: 

Meeting notes/handouts shared with the full Board during work sessions  

Meeting Date  Notes Date Information Shared 

with the Full Board 

Finance Committee   

January 29  Meeting synopsis prepared by Debbie Carper  March 5 

February 26  Meeting synopsis prepared by Katherine Lipari DeSau  March 5 

     

Policy and Board Development Committee   

     

Strategic Planning Committee   

     

Water Supply Committee   

     

     

 

1

Debbie Carper

From: Mark KnudsonSent: Friday, March 15, 2019 12:48 PMTo: Todd SandersCc: Carrie Pak; Paul Matthews; Debbie Carper; Bernice BagnallSubject: Information RequestAttachments: Financial Plan Preliminary Results.pdf

Commissioner Sanders, 

I understand from Carrie Pak that you are looking for a slide related to future rate increases. Attached are a couple of slides from the work session the other night … hopefully these get at what you were looking for. If not, please get back to me and I’m sure we can track down what you have in mind. 

Just a reminder, the attached information is still very preliminary information; it is based on revenue requirements identified by the financial plan rather than a specific rate proposal. In addition, it has yet to be refined based on the budget that has yet to be adopted by the Board. Finally, any future rates will be subject to review and approval by the Board. Paul, any other caveats to add? 

Also, in keeping with the Board’s policies, it works best for these types of information requests come through the CEO. That allows for coordination and prioritization of the response as well as consistency in how these types of requests are processed. It also allows for us to add this to the Commissioner Communication Log so that other Commissioners are also aware of the information that is being provided. 

Again, don’t hesitate to let me know if you have questions or need other information. 

Thanks, Mark 

Mark Knudson, PE Chief Executive Officer 

1850 SW 170th Avenue, Beaverton, OR 97003 direct 503‐848‐3027 // mobile  503‐319‐5256 mark.knudson@tvwd.org  www.tvwd.org 

Tualatin Valley Water District Delivering the Best Water • Service • Value 

01-19

Comparison of AlternativesCIP Alternatives

Rate Options Years High‐Risk Med‐Risk Low‐Risk

Level Rates

FY2020‐31 3.30% 3.75% 4.50%

FY2020 3.00% 3.50% 3.50%

FY2021‐31 3.35% 3.80% 4.70%Lower FY2020 then Level

Projected Customer Impacts

Rate Timing Options

Option 1 – Even Over Time• Pros• More predictable for customers• Avoids large increase• Continued message to bond market regarding financial management

• Cons• Less near‐term rate relief for customers

Option 2 – Lower Increase First Year• Pros• More near‐term rate relief for customers

• Cons• Weakens message to bond market regarding financial management

• Increases future rate adjustments• Slightly increases financial risk

1

Debbie Carper

From: Mark KnudsonSent: Wednesday, March 27, 2019 7:11 AMTo: Dick SchmidtCc: Debbie Carper; Katherine DeSau; Carrie Pak; Matt OglesbySubject: Cold Weather Additive for Diesel

Commissioner Schmidt, 

In follow‐up to your question at the March Board meeting regarding the need for an additive to the R99 diesel the District now uses, Jeremey Kind, the District’s Fleet Coordinator, provided the following: 

We do not have to add a winter additive to R99 or have had problems with gelling here in the valley.  My understanding is that the CFPP rating (the temp when fuel filters will begin to plug) is ‐9 degrees. 

Hopefully this answers your question – if not, please get back to me and we will be happy to track down additional information. 

This message will be shared with the balance of the Board as part of the monthly update to the Commissioner Communication Log. 

Thanks, Mark 

Mark Knudson, PE Chief Executive Officer 

1850 SW 170th Avenue, Beaverton, OR 97003 direct 503‐848‐3027 // mobile  503‐319‐5256 mark.knudson@tvwd.org  www.tvwd.org 

Tualatin Valley Water District Delivering the Best Water • Service • Value 

02-19

4/2/2019

1

Consolidating Collection and Communication

District Calendar Information

Mark KnudsonChief Executive Officer

66

Issue:  Multiple Data Sources and Processes

District Staff maintain multiple calendar files with similar content for similar uses

Communications

Management Team

DistrictWeb Site

Project Calendars

4/2/2019

2

77

Proposal:  Consolidate Data Collection

• Leverage Office365 SharePoint for centralized, online data collection.

• Collect and manage all calendar information for Board and District events.

• Filter based on communication need.

88

Requested Board Feedback

1. Are there any challenges with the current process of receiving calendar information via Adobe .pdf files?

2. Is there any desire to see meeting or event information in a calendar or Gantt chart layout, or is the current table format meeting the Board’s needs?

3. Is there any desire for “self service” access to calendar information online?

4/2/2019

3

Customer Information System (CIS) Project Update

Andrew Carlstrom

Customer Service Manager

April 2, 2019 Work Session

1010

CIS Project Overview

• Purpose: Replace TVWD’s aging, customized utility billing system with a new commercial, off‐the‐shelf Customer Information System (CIS). – Multi‐year, multi‐phase project (cutover in FY 2021‐2022)– Joint venture between Clean Water Services (CWS) and TVWD

• Three phases, three agreements– Phase 1: Selection (initial intergovernmental agreement (IGA), June 2018)– Phase 2: Implementation, stabilization (IGA, develop 2019)– Phase 3: Ongoing operations (develop prior to new CIS go‐live)

• Key ingredients– Strong partnership, organizational support and project oversight– Commitment to configuration, not customization, of new system– Strong staff engagement– External expertise selected through competitive procurement

4/2/2019

4

1111

Why CIS? Need to Replace a Critical System

• Sample of Legacy Billing System Issues:

– Manual processes inefficient/costly

– Reliance on key individuals to support

– Limited ability to meet digital customer expectations

– Limited ability to provide staff reporting/analytics needs

– Knowns, unknowns in architecture, data

1212

CIS Key Project Objectives

1.  Address current and projected business needs2.  Provide improved system reliability3.  Increase customer satisfaction4.  Improve supportability through:Minimizing (goal is zero) new system customization   Regular, vendor‐provided technology updates  Complete legacy platform retirement

5.  Provide greater integration with key business systems6.  Manage risk through: Better controls Data management, including customer information Vendor support

7.  Provide a sustainable, predictable support cost model

4/2/2019

5

1313

Overview: Scope, Schedule, Budget• CIS Scope: The Essentials

– Solution to include: CIS, batch processing, customer self‐service portal

• Schedule: Multi‐Year Project

– 2019: Select new CIS

– 2020 – 2021 (assumption 22 months): Implementation + stabilization

• Total Project Budget: $9.51 Million

– $6.85 million of external costs

o Software, hardware, professional services

o TVWD/CWS to propose equal cost share

– $2.66 million for project labor costs: 

o TVWD/CWS cost shares of all project labor to be determined (IGA, 2019)

o 4.0 FTE proposed limited duration positions for implementation, stabilization 

1414

CWS/TVWD CIS Solution Scope for Vendor RFP

• Contain Scope– Focus: Essentials to address utility billing and customer service/experience– Limit go‐live ready scope to implement well, manage schedule/cost– Determine what functionality can be deferred to subsequent improvements

o CWS/TVWD partnership to strongly limit go‐live functionality prior to publishing request for proposal (RFP) >> focus implementation testing/training on essentials

• Key Elements:– CIS– Batch processing– Customer Self Service (CSS) portal

4/2/2019

6

1515

Recent Progress Towards a New CIS…

1616

Phase 1 Schedule: System Selection

• Needs assessment, requirements, RFP– June 4: Needs assessment report presentation to Board– June 21: Publish CIS vendor RFP

• Select CIS vendor– July: Begin proposal review– September: Vendor shortlist – September‐October: Vendor demos, site visits, references– October: Governing body presentations >> vendor award

• Negotiate vendor contract– January 2020: Targeted effective date

4/2/2019

7

1717

Phase 2 Schedule: System Implementation

• Estimated Duration: 22 Months– 18 Months: Implementation– 1 Month: Go‐live (summer 2021)– 3 Months: Post go‐live stabilization

1818

CIS Project Cost Estimate Background

• The TVWD 2017‐2019 budget (CIP) specifies $4.822 million for the CIS project. What has changed to increase this number?

– The $4.822 million budgeted for the project was based on a tool used in the TVWD 2015 information technology master plan.

– This placeholder estimate was a low confidence estimate and did not include internal labor.

– From the April 3, 2018 TVWD Board work session minutes: Costs will extend into future biennial budgets, and additional costs may or may not create a need for a supplemental budget.

– The CWS/TVWD CIS consultant has provided TVWD/CWS cost and supporting information based on their database of CIS client projects.

– Both agencies are updating their budgets.

4/2/2019

8

1919

CIS Project Cost Estimate Background (continued)

• Labor Cost Notes:

– Proposed 2019‐2021 budget to include four limited‐term positions, all in Customer Service Department:

o 2.0 FTE Customer Service Representative positions: backfill during project

o 1.0 FTE for project scheduling, document control, administrative tasks

o 1.0 FTE Customer Service Representative position during training/rollout

– Labor allocations are based on CIS consultant’s work with TVWD/CWS

– TVWD and CWS have not yet determined cost shares for internal project labor

o To be included in 2019 implementation agreement (IGA)

2020

CIS Project Cost Estimate

• Assumptions

– 22‐month implementation + new system stabilization

– Costs assume on‐premise solution; if selected, solution is cloud/software as a service (SaaS), estimate will change

– Contingency is project best practice, given unknowns at this stage of the project

– Length of implementation unknown until solution selected

Component Estimate

Phase 1: Selection‐ Professional services: requirements development, needs assessment, CIS vendor/product selection, contract negotiation

$277,440

Phase 2: Implementation‐ Software, hardware, professional services‐ Professional services: project management, implementation, data conversion and integration, 

testing, training, legal

5,952,866

Contingency (10%) 623,031

Total – External Costs 6,853,337

Project Labor 2,655,203

Total: External Costs + Labor 9,508,540

4/2/2019

9

2121

Project Oversight, Reporting

• Monthly: 

– Status reports to Executive Committee and Oversight Committees

o Starting in April 2019

• Quarterly: 

– Project reviews with Executive and Oversight Committees

o Starting in June 2019

– Status reports to TVWD Board

o Starting in April 2019

2222

Recap

• CIS project cost estimate updated with more information

– $9.51 million total; $6.85 for external costs, $2.66 million for labor

– Project schedule, costs to depend on solution selected

– District to propose four limited duration positions for project

• TVWD/CWS to contain scope in vendor RFP

– Determine what is in scope for go‐live, what can be deferred

• TVWD/CWS to develop implementation IGA in 2019

– Proposed equal cost share for external costs

– Labor cost share to be determined

• Upcoming CIS Board presentations:

– April 24 budget and June 4 needs assessment presentations

4/2/2019

10

2323

Questions?