06 crm customer relationship management
TRANSCRIPT
© SAP AG TB1000 6-1
SAP AG 2003
Actividades
Calendario
Oportunidades de ventas
Territorios
Informes de oportunidades
Integración con MS Outlook
Contenido:
CRM: Customer Relationship Management
© SAP AG TB1000 6-2
SAP AG 2003
Definir territorios
Trabajar con actividades
Utilizar la función calendario
Utilizar oportunidades para documentar
el potencial de ventas
Analizar el éxito de las oportunidades
Trabajar con Integración con MS Outlook
Al finalizar este tema, podrá:
CRM: Objetivos del capítulo
© SAP AG TB1000 6-3
SAP AG 2003
CRM: Diagrama resumen del curso
Compras:
Acreedores
Producción
Datos maestros
Conceptos básicos de SAP Business One
Multifuncionalidad
Gestión de documentos
Recursos
humanos
Ventas:
DeudoresCRM
Servicio
Inventario
Transacciones
Planificación
de necesidades
© SAP AG TB1000 6-4
SAP AG 2003
En una feria de artículos deportivos, un cliente le
muestra su interés en sus productos y solicita un
catálogo. Para documentar y seguir de forma
sistemática esta oportunidad, introduce el contacto
(incluidas las expectativas de ventas) como
oportunidad de ventas en SAP Business One.
Se celebra una reunión con el cliente para comparar
los requisitos que pide el cliente con su oferta del
producto. En una segunda reunión, se aclaran otros
detalles, como precios, plazos de pago, etc. En la
cuarta etapa de la oportunidad se compila una oferta
para realizar la previsión de cliente probable. El valor
de la oferta se incluye en la previsión de ventas.
Finalmente, tienen lugar las negociaciones de ventas
específicas. Cuando el cliente envía un pedido de
compra, la oportunidad de venta se considera cerrada.
CRM: Escenario empresarial
© SAP AG TB1000 6-5
SAP AG 2003
Actividades
Nota
Teléfono
LlamadaReunión
Tarea
Otros
Actividad
Las actividades son ventas o actividades de servicio como llamadas de teléfono, reuniones, tareas u
otro tipo de actividades relacionadas con las ventas. El seguimiento de estas interacciones permite
analizar las interacciones con los clientes, tanto en actividades pendientes como históricas (cerradas).
Los campos visualizados en la ficha General de la ventana Actividades dependen de la actividad
seleccionada. Por ejemplo, si selecciona Reunión, se visualizan los campos Dirección y Tiempo. Si
selecciona Tarea, se visualiza el campo Status.
Para visualizar la ventana Actividades, seleccione Interlocutores comerciales -> Actividad. También
se puede abrir esta ventana desde los módulos Oportunidades y Servicio, y desde otros lugares del
sistema.
Para borrar actividades, seleccione Datos o haga clic con el botón derecho del ratón -> Eliminar.
© SAP AG TB1000 6-6
SAP AG 2003
Actividad: Funciones
GeneralDocumento
vinculadoContenido
Actividad
Clase
Asignado a
ActividadActividad
Anexos
Código IC
Nombre de IC
Número
TemaEnlaces a documentos
Anexos (por ejemplo
archivos de Microsoft
Word)
Informes de actividades
Función de recordatorioEnlace a registros maestros
1.)
2.)
3.)
4.) 5.)
1a.) Para enlazar actividades a documentos, puede acceder a esta función directamente desde diversas
aplicaciones y funciones. Cuando, por ejemplo, introduce una contabilización, un pedido o una entrega, el
sistema le permite ir directamente a la pantalla de gestión de actividades mediante Pasar a -> Actividad nueva
o Pasar a -> Actividades relacionadas. Si introduce una actividad de esta manera, el sistema establece un
enlace con el documento original automáticamente. El documento aparece en la ficha Documento enlazado de
la actividad con la Clase de documento y Número de documento.
1b.) También puede enlazar una actividad con un documento desde la propia actividad. Seleccione
Interlocutores comerciales -> Actividad, indique la clase de documento y el número de documento en la
ficha Documento enlazado.
1c.) También puede crear actividades desde oportunidades. Seleccione Oportunidades -> Oportunidad ventas,
en la ficha Etapas seleccione la flecha naranja de la columna Actividades. Esta oportunidad se visualiza en la
etiqueta Documento enlazado de la Actividad como Objeto fuente. El objeto fuente puede ser una
oportunidad o una llamada de servicio.
2.) Puede introducir el contenido directamente en la actividad o anexarlo como un documento (por ejemplo, un
documento de Microsoft Word).
3.) El Informe de resumen de operaciones proporciona un informe de las actividades del sistema. Son ejemplos
de informes, un resumen para el director de todas las actividades de sus empleados/as o un informe de un
empleado del departamento de ventas que refleja todas las actividades de sus clientes. Para generar informes,
seleccione Interlocutores comerciales -> Informes de interlocutor comercial -> Resumen de operaciones o
Mis operaciones o bien seleccione los informes en el módulo Informes.
4.) Puede enlazar actividades o registros maestros de materiales con el interlocutor comercial.
5.) También puede planificar una actividad (por ejemplo, una reunión futura) y definir que el sistema se lo
recuerde. Las actividades planificadas sólo aparecen en la carpeta de entrada si ha especificado las
parametrizaciones de Gestión adecuadas: Inicialización sistema -> Parametrizaciones generales -> Servicios.
© SAP AG TB1000 6-7
SAP AG 2003
Calendario
CalendarioCalendario
Llamada
de teléfono
ReuniónOtros
actividades basadas en tiempo:
Las actividades basadas en tiempo (llamadas de teléfono, reuniones y otras) se introducen en el
calendario automáticamente.
El calendario le permite visualizar, programar y actualizar actividades por fecha y por usuario.
Para visualizar el calendario, seleccione el icono Calendario en la parte derecha de la barra de
herramientas.
Cada actividad se visualiza con el símbolo de actividad correspondiente.
Para agregar una actividad nueva del calendario, seleccione la franja temporal correspondiente y se
abrirá la ventana de actividad para que introduzca los detalles.
Para personalizar el calendario, seleccione el icono Parametrizaciones de formulario de la barra de
herramientas. Puede personalizar los colores y el horario laboral, y puede visualizar las actividades
de otro usuario en el calendario en colores diferentes (vista de grupos con un máximo de siete
usuarios).
© SAP AG TB1000 6-8
SAP AG 2003
Oportunidades
Ganada
1er nivel (6%*) 2º nivel (20%) 3er nivel (40%) 4º nivel (60%) 5º nivel (80%)
Perdida?
Contacto en feria
El contacto expresa
un interés general
El cliente potencial
se introduce en el
sistema como un
lead
Se analizan las
necesidades
del cliente
potencial y se
identifican los
productos
adecuados
Se registran los
datos maestros
del interlocutor
comercial
Negociaciones
relativas a precios,
condiciones de
pago, etc.
Se crea una
oferta para
el cliente
Negociaciones
de ventas
El cliente potencial
compra productos
basándose en la
oferta
Se clasifica el
cliente potencial
(lead) como cliente
en el sistema, ya
que se esperan
más ventas
* Probabilidad de éxito
** Cantidad potencial
600 Euros** 2000 Euros 4000 Euros 6000 Euros 8000 Euros
LeadSegunda
reunión
Primera
reuniónNegociacionesOferta
Puede utilizar las oportunidades para registrar, realizar el seguimiento y analizar cada paso de las
posibilidades de ventas con un cliente o un cliente potencial.
Las actividades de oportunidades se producen antes de que se cierre una venta, se haya conseguido o
no. En el módulo Oportunidades, se realiza el seguimiento y la actualización de los volúmenes de
ventas potenciales y de otros datos relacionados.
La oportunidad de ventas de puede actualizar en función del progreso de las actividades de ventas y
las negociaciones. Los datos se introducen en cada etapa del proceso de ventas, para permitir su
análisis durante el proceso, y después de cerrar la oportunidad de ventas.
Puede crear los niveles del ciclo según sus necesidades y actualizar un porcentaje de cierre
(probabilidad de éxito) para cada nivel. El sistema calcula un Importe ponderado para cada etapa en
función del Importe potencial planificado para la oportunidad. Puede modificar el porcentaje de
cierre de cada oportunidad en todos los niveles.
Puede utilizar en la oportunidad tantos niveles como desee y en cualquier orden.
© SAP AG TB1000 6-9
SAP AG 2003
Código del interlocutor comercial C1005 Oportunidad Nº 4
Nombre del Interlocutor comercial US Stanford Sports Status Pendiente
Persona de contacto Sr. Smith Fecha de inicio 20.09.04
Territorio del interlocutor Comercial California
Fecha de cierre 30.12.04
Empleado del departamento de ventas Marc Seller
Ventana Oportunidades
Potencial
OportunidadesOportunidades
NivelesGeneral Socios Competidores Resumen
Inicio Cierre Nivel Clase de documento Nº doc. Actividades
20.09.04 23.09.04 Jefe
24.09.04 30.09.04 Interesado
01.10.04 20.10.04 Oferta Oferta de ventas 12
El territorio que
se indica en
Interlocutor
comercial
figurará como
territorio por
defecto en la
línea de
cabecera de la
oportunidad.
Se pueden vincular
las actividades a
cada etapa.
Se pueden vincular
documentos (por
ejemplo, una oferta de
ventas) a cada etapa.
Documentos relaciondosActividades relacionadas
Para visualizar o mantener datos en la ventana Oportunidad, seleccione Oportunidades ->
Oportunidad ventas.
El área general de la ventana de la oportunidad está en la parte superior de la ventana. Se utiliza para
insertar la información básica del cliente o del lead y proporciona información general acerca de la
oportunidad de ventas concreta.
En la oportunidad puede crear tantos niveles como desee y en cualquier orden.
Al seleccionar el icono de la columna Clase de documento, puede enlazar un documento (por
ejemplo, una oferta o un pedido de cliente) con cada nivel. Utilice el pulsador Documentos
relacionados para obtener una lista de todos los documentos enlazados con la oportunidad.
También puede enlazar una actividad (seleccionando el icono Actividad de la columna Actividad)
con cada nivel. Al seleccionar el pulsador Actividades relacionadas, puede llamar una lista de
contactos planificados que están enlazados con la oportunidad.
El Territorio IC que se indica en la línea de cabecera de la oportunidad figurará como territorio por
defecto , aunque se puede modificar. Se puede utilizar como parámetro para filtrar la visualización
de informes de oportunidades.
Las oportunidades de ventas se pueden borrar si su status es abierto. (No es posible borrar del
sistema otros documentos de ventas como ofertas o pedidos de cliente).
© SAP AG TB1000 6-10
SAP AG 2003
Territories
Sur
Mundo
Europa
España
Grecia
…
Estados Unidos
América
Canadá
Norte
…
California
Florida
…
Andalucía
Cataluña
…
Utilice Territorios para gestionar emplazamientos geográficos, marcas o categorías de artículos y sus
jerarquías.
Para definir territorios, seleccione Gestión -> Definición -> General -> Territorios.
Los territorios se pueden añadir como independientes, lo que los configura como matriz, como de
nivel inferior o como paralelos.
Para borrar un territorio, asegúrese de que el territorio no está enlazado a otra función, por ejemplo, a
una oportunidad de ventas.
© SAP AG TB1000 6-11
Para definir territorios, seleccione Gestión -> Definición -> General -> Territorios.
Puede asignar un territorio al interlocutor comercial en los datos maestros del interlocutor comercial
de la ficha General en el campo Territorio.
Cuando haya asignado un territorio a los datos maestros del interlocutor comercial, éste quedará
configurado por defecto en el campo Territorio IC de las oportunidades de ventas que cree.
En los informes de oportunidades se puede utilizar el territorio como parámetro para filtrar la
visualización en función de las opciones necesarias.
El territorio del interlocutor comercial también queda establecido por defecto en las tarjetas de
equipo del cliente (transacción de servicio).
© SAP AG TB1000 6-12
SAP AG 2003
Informes de oportunidades
Informe de pronósticos de oportunidad
Pronóstico oportunidades mediante informe de tiempo
Informe de estadísticas de oportunidades
Informe de oportunidades
Análisis niveles
Distribución fuente mediante informe de tiempo
Informes de oportunidades ganadas / perdidas
Mi informe de oportunidades abiertas / cerradas
Oportunidad: Pipeline
Puede visualizar informes de oportunidades de ventas, seleccionando Oportunidades -> Informes de
oportunidad ventas, o desde el módulo Informes.
Los informes de oportunidades se utilizan para analizar las oportunidades y optimizar el proceso de
ventas.
Los informes se pueden basar en todos los parámetros o se pueden filtrar de acuerdo con parámetros
concretos. Al seleccionar un parámetro se abren una o más ventanas donde se pueden seleccionar las
diferentes opciones. Algunos informes se pueden visualizar en formato de gráfico o de tabla.
El Informe de pronósticos de oportunidad presenta una proyección de las oportunidades de ventas
potenciales, basadas en las fechas previstas para todas las oportunidades abiertas.
El Pronóstico de oportunidades mediante informe de tiempo presenta una previsión de las
oportunidades abiertas y cerradas agrupadas en función del período de tiempo seleccionado.
El Informe de estadísticas de oportunidades presenta el número de oportunidades abiertas y cerradas,
además los datos se pueden ordenar para visualizarlos de acuerdo con varias combinaciones de
opciones y de agrupación.
El Análisis de niveles proporciona un resumen de la tasa de éxito de las actividades de ventas.
Contiene datos sobre cuántas oportunidades de ventas han concluido en un nivel concreto, o sobre
cuánto tiempo permanecen las oportunidades de ventas en cada nivel del proceso de ventas.
La Distribución fuente mediante informe de tiempo presenta las oportunidades de venta de acuerdo
con su fuente, y puede agruparse para visualizar períodos de tiempo específicos (por ejemplo días,
semanas o meses).
El informe de oportunidades ganadas visualiza información sobre las oportunidades de ventas que ha
tenido éxito.
El Informe de oportunidades perdidas se puede utilizar para analizar oportunidades que no han
tenido éxito.
Mi informe de oportunidades abiertas / cerradas visualiza las oportunidades relacionadas con el
usuario que ha iniciado sesión en SAP Business One.
© SAP AG TB1000 6-13
SAP AG 2003
Oportunidades: Pipeline
Seleccionar:
Pasar a o hacer clic con el botón
secundario del ratón
? Análisis oportunidad dinámico
Oportunidades: Oportunidades: PipelinePipeline
Análisis oportunidad dinámicoAnálisis oportunidad dinámico
Para generar el Informe pipeline de oportunidades, seleccione Oportunidades -> Informes de
oportunidad ventas -> Oportunidad: Pipeline o el módulo Informes
El análisis del pipeline proporciona un resumen de todas las oportunidades actualmente abiertas.
También indica el potencial de ventas, el nivel de ventas, el empleado responsable, etc.
Al seleccionar cada elemento, puede llamar un informe detallado de cada nivel.
Mediante el menú contextual (seleccione Pasar a -> Análisis oportunidad dinámico) en el pipeline
de oportunidades, puede llamar el análisis de oportunidades dinámico, que muestra las oportunidades
más importantes (abiertas o cerradas), de diez a treinta, junto con todos los detalles desde el punto en
que se crearon hasta el momento en que se cerraron.
Puede utilizar este informe par analizar las oportunidades abiertas en el pipeline de ventas. Desde
este informe es más fácil identificar las oportunidades con más probabilidades éxito.
La lista de oportunidades puede visualizarse en una línea de la tabla o como segmento en el gráfico.
Haga doble clic en una línea o en la tabla, o en un segmento del gráfico. SAP Business One visualiza
una ventana adicional con la lista de oportunidades abiertas por cada nivel de ventas.
© SAP AG TB1000 6-14
SAP AG 2003
Ajuste de datos
Instantánea
Ofertas
Integración de correo electrónico
Conexión a Microsoft Word y Microsoft Excel
Contenido:
Integración con Microsoft Outlook
© SAP AG TB1000 6-15
SAP AG 2003
Al finalizar este capítulo, podrá:
Integración con Microsoft Outlook: Objetivos
Explicar lo que cubre y cómo funciona el add-on de la
Integración con Microsoft Outlook para SAP Business One
Sincronizar citas, tareas y contactos entre
Microsoft Outlook y SAP Business One
Crear instantáneas para un interlocutor comercial
o persona de contacto
Actualizar ofertas en Microsoft Outlook
Utilizar la función de integración de correo electrónico
para Microsoft Outlook y SAP Business One
Grabar datos de Microsoft Word o Microsoft Excel
en SAP Business One
© SAP AG TB1000 6-16
SAP AG 2003
El add-on de la integración con Microsoft Outlook
para SAP Business One le permite intercambiar y
compartir datos entre SAP Business One y
Microsoft Outlook para que usted y sus colegas
se mantengan al día sobre las evoluciones de la
cuenta. Asimismo, podrá responder de forma
proactiva a las oportunidades empresariales.
Integración con Microsoft Outlook: Escenario empresarial
© SAP AG TB1000 6-17
Ajuste de datos
Se pueden ajustar las siguientes clases de datos en SAP Business One y Microsoft Outlook:
- Citas del calendario- Contactos
- Tareas
Instantánea
Se pueden crear instantáneas de información SAP Business One y asociarlas con contactos en
Microsoft Outlook.
Ofertas
Se pueden importar ofertas desde Business One hasta Microsoft Outlook y, a continuación
visualizarlas, editarlas y enviarlas como correos electrónicos. Asimismo, se pueden crear ofertas
nuevas en Microsoft Outlook y posteriormente guardarlas en SAP Business One.
Integración de correo electrónico
El add-on de la integración de Microsoft Outlook le permite:
- Guardar un correo electrónico de Microsoft Outlook como una actividad en SAP Business One
- Guardar el correo electrónico original como anexo de una actividad en SAP Business One
- Hacer seguimientos con parametrizaciones de recordatorio para una actividad
Conexión a Microsoft Word / Microsoft Excel
El add-on de la Integración con Microsoft Outlook le permite conectarse a SAP Business One desde
Microsoft Word y guardar un documento de Microsoft Word como una actividad en SAP Business
One. La misma función está disponible para Microsoft Excel: los libros de trabajo se pueden guardar
como actividades con un interlocutor comercial o persona de contacto en SAP Business One.
© SAP AG TB1000 6-18
Se pueden establecer conexiones entre SAP Business One y los siguientes productos de Microsoft
Office:
Microsoft Outlook
Microsoft Word
Microsoft Excel
Como requisito previo, debe instalarse SAP Business One y el add-on de la integración Microsoft
Outlook.
En Microsoft Outlook, Microsoft Word o Microsoft Excel, seleccione SAP Business One -> Entrar
al sistema.
(En la barra de herramientas de Microsoft, aparece la entrada de menú SAP Business One en cuanto
se ha instalado el add-on.)
Debe establecerse una conexión entre Microsoft Outlook y SAP Business One antes de poder:
Asociar un artículo con datos previamente guardados en SAP Business One
Guardar un correo electrónico como actividad de SAP Business One
Sincronizar artículos
Abrir una oferta
Para salir de SAP Business One, en Microsoft Outlook, Microsoft Word o Microsoft Excel,
seleccione SAP Business One -> Salir del sistema.
© SAP AG TB1000 6-19
SAP AG 2003
Explicar lo que cubre y cómo funciona el add-on
de la Integración con Microsoft Outlook para
SAP Business One
Asociar citas, tareas y contactos de datos
de Microsoft Outlook y SAP Business One
Sincronizar citas, tareas y contactos entre
Microsoft Outlook y SAP Business One
Al finalizar este tema, podrá:
Ajuste de datos: Objetivos
© SAP AG TB1000 6-20
Para permitir el ajuste de datos, primero deberá asociarse una cita del calendario de Microsoft
Outlook con los interlocutores comerciales, las personas de contacto y los correspondientes
documentos guardados previamente en SAP Business One.
Asimismo, se puede abrir y crear una cita en Microsoft Outlook y posteriormente seleccionar SAP
Business One -> Asociar con … .
Para asociar la cita con un interlocutor comercial y una persona de contacto, deben introducirse los
datos necesarios y seleccionar la información correspondiente en la ficha Interlocutor comercial.
Para asociar la cita con un documento, deben introducirse los datos necesarios y seleccionar la
información correspondiente en la ficha Documento.
En la ficha Empresa, el sistema visualizará la información de entrada al sistema para la sesión
actual de SAP Business One.
Para asociar la cita y después sincronizarla con los datos actuales en SAP Business One, deberá
seleccionar Sincronizar. O se sincronizan posteriormente con la característica Sincronización de
datos.
Según sus selecciones, la cita de Microsoft Outlook se asocia con el interlocutor comercial o la
persona de contacto y/o los documentos correspondientes de SAP Business One.
Una vez que se haya sincronizado correctamente la cita, el sistema visualizará información sobre la
cita asociada.
Para visualizar la cita asociada en cualquier otro momento, actívela y posteriormente seleccione
SAP Business One -> Cita asociada.
© SAP AG TB1000 6-21
Se pueden asociar tareas en Microsoft Outlook con los interlocutores comerciales correspondientes,
las personas de contacto y los correspondientes documentos guardados en SAP Business One antes
del ajuste de datos.
Asimismo, se puede abrir y crear una tarea en Microsoft Outlook y posteriormente seleccionar SAP
Business One -> Asociar con … .
Para asociar la tarea con un interlocutor comercial y una persona de contacto, deberá introducir los
datos necesarios y seleccionar la información correspondiente en la ficha Interlocutor comercial.
Para asociar la cita con un documento, deben introducirse los datos necesarios y seleccionar la
información correspondiente en la ficha Documento.
En la ficha Empresa, el sistema visualizará la información de entrada al sistema para la sesión
actual de SAP Business One.
Para asociar la tarea y después sincronizarla con los datos actuales en SAP Business One, deberá
seleccionar Sincronizar el elemento. O se sincronizan posteriormente con la característica
Sincronización de datos.
Según sus selecciones, la tarea de Microsoft Outlook se asocia con el interlocutor comercial o la
persona de contacto y/o los documentos correspondientes de SAP Business One.
Una vez que se haya sincronizado correctamente la tarea, el sistema visualizará información sobre
la tarea asociada.
Para visualizar la tarea asociada en cualquier otro momento, actívela y posteriormente seleccione
SAP Business One -> Tarea asociada.
© SAP AG TB1000 6-22
Se pueden asociar contactos en Microsoft Outlook con los interlocutores comerciales guardados en
SAP Business One antes del ajuste de datos.
Asimismo, se puede abrir o crear un contacto en Microsoft Outlook y posteriormente seleccionar
SAP Business One -> Asociar con … .
Para asociar el contacto con un interlocutor comercial, deberá introducir los datos necesarios y
seleccionar la información correspondiente en la ficha Interlocutor comercial.
En la ficha Empresa, el sistema visualizará la información de entrada al sistema para la sesión
actual de SAP Business One.
Para asociar el contacto y después sincronizarlo con los datos actuales en SAP Business One,
deberá seleccionar Sincronizar el elemento. O se sincronizan posteriormente con la característica
Sincronización de datos.
Según sus selecciones, el contacto de Microsoft Outlook se asocia con el interlocutor comercial de
SAP Business One.
Una vez que se haya sincronizado correctamente el contacto, el sistema visualizará información
sobre el contacto asociado.
Para visualizar el contacto asociado en cualquier otro momento, actívelo y posteriormente
seleccione SAP Business One -> Contacto asociado.
© SAP AG TB1000 6-23
El ajuste de datos entre SAP Business One y Microsoft Outlook comprende la sincronización de los
artículos siguientes:
Citas del calendario de MS Outlook Actividades de SAP Business One (Reuniones /
Llamadas)
Tareas de MS Outlook Actividad de SAP Business One (tarea)
Contactos de MS Outlook Interlocutor comercial / Persona de contacto de SAP
Business One
Para definir cuáles están sincronizados, seleccione los criterios específicos de cada artículo. Dichos
criterios (parametrizaciones estándar) se agrupan en las categorías siguientes:
Parametrizaciones generales, por ejemplo, la clase de artículo que se sincronizará (citas, contactos
y/o tareas).
Parametrizaciones específicas del calendario, por ejemplo, el intervalo de fechas de las citas que se
sincronizarán.
Parametrizaciones específicas del contacto, por ejemplo, sólo se sincronizarán los contactos
pertenecientes a un interlocutor comercial determinado.
Parametrizaciones específicas de la tarea, por ejemplo, sólo se sincronizarán las tareas pendientes.
Parametrizaciones de la programación, por ejemplo, se puede programar una sincronización de
datos automática cada vez que se entre al sistema SAP Business One
Parametrizaciones de resolución de conflictos, por ejemplo, cuando existen dos copias de sistemas
distintos para la misma cita (una en SAP Business One y otra en Microsoft Outlook), usted
decidirá los datos del sistema que se escriben en el otro sistema.
© SAP AG TB1000 6-24
SAP AG 2003
Explicar lo que cubre y cómo funciona el add-on
de la función de instantánea de la Integración
con Microsoft Outlook para SAP Business One
Crear una instántanea para un contacto
Al finalizar este tema, podrá:
Instántanea: Objetivos
© SAP AG TB1000 6-25
SAP AG 2003
Instantáneas
0 Contratos de servicio (Activos) S71.327,76 Oportunidades (importe ponderado)
1 Llamadas de servicio (Abrir)0 Tarjeta de equipo
0,00 Devoluciones646,01 Entregas
88.684,55 Ofertas481,84 Facturas de deudores
97,88
Productos (últimos totales de
ingresos)2 Actividades (Abrir)
636,15 Pedidos481,84 Saldo de cuenta
Resumen
Marc ManagerDescargado por27 de octubre de 2004Fecha de instantánea
Sr. PaulPersona de contacto
FunsportsC1000Interlocutor comercial
Instantánea del cliente
Una instantánea es una recopilación de información definida por el usuario (consultas) de SAP
Business One sobre determinado interlocutor comercial o persona de contacto. Por ejemplo, estas
consultas pueden incluir operaciones contables, notas de entrega, llamadas de servicio o actividades
relacionadas con el citado interlocutor comercial o persona de contacto.
Una instantánea se crea como un libro de trabajo de Microsoft Excel o como texto sin formato.
Cuando se asocia y sincroniza un contacto en Microsoft Outlook con un interlocutor comercial o
una persona de contacto en SAP Business One, también se puede crear una instantánea. Para
hacerlo, seleccione un modelo de instantánea que haya definido previamente en SAP Business One.
El modelo de instantánea define las consultas de SAP Business One que se descargan en el contacto
asociado de Microsoft Outlook.
Con el add-on de la Integración de Microsoft Outlook, se entregan diez modelos estándar:
Cliente ejecutivo (por interlocutor comercial)
Cliente ejecutivo (por persona de contacto)
Proveedor ejecutivo (por interlocutor comercial)
Proveedor ejecutivo (por persona de contacto)
Ventas (por interlocutor comercial)
Ventas (por persona de contacto)
Servicio (por interlocutor comercial)
Servicio (por persona de contacto)
Compras (por interlocutor comercial)
Compras (por persona de contacto)
© SAP AG TB1000 6-26
Se crea una instantánea -una recopilación de información definida por el usuario de SAP Business
One sobre determinado interlocutor comercial o persona de contacto -para el contacto de Microsoft
Outlook. La instantánea se crea en función del modelo. El contenido de la instantánea se guarda en
el apartado de notas de la tarjeta del contacto.
Para crear una instantánea para un interlocutor comercial, se abre o se crea un contacto en Microsoft
Outlook y posteriormente se selecciona SAP Business One -> Asociar con … .
Para asociar el contacto con un interlocutor comercial, deberá introducir los datos necesarios y
seleccionar la información correspondiente en la ficha Interlocutor comercial.
Para crear una instantánea, en la ficha Instantánea se selecciona Categoría, Idioma, Modelo de
instantánea, Texto sin formato o Formato de Microsoft Excel y el Tiempo para descargar la
instantánea.
Para asociar el contacto, sincronizarlo con los datos actuales en SAP Business One y crear la
instantánea, deberá seleccionar Sincronizar el elemento.
Cuando se ha sincronizado el contacto, se crea una instantánea para el contacto de Microsoft
Outlook. El contenido de la instantánea se guarda en el apartado de notas del contacto de Microsoft
Outlook.
© SAP AG TB1000 6-27
SAP AG 2003
Explicar lo que cubre y cómo funciona el add-on
de la función de ofertas de la Integración con
Microsoft Outlook para SAP Business One
Importar ofertas de SAP Business One
a Microsoft Outlook
Crear, modificar, visualizar y enviar ofertas como
correos electrónicos desde Microsoft Outlook
Al finalizar este tema, podrá:
Ofertas: Objetivos
© SAP AG TB1000 6-28
SAP AG 2003
Integración con Microsoft Outlook: Características
para ofertas
Microsoft OutlookMicrosoft Outlook
Cliente
Oferta de ventas
C1000
A03 Zapatos 20 49,90
B10 Calcetines 40 4,50
Enviar correo
electrónico
Crear,
Modificar,
Visualizar
La función de oferta del add-on de la Integración con Microsoft Outlook le permite:
Visualizar y editar las ofertas existentes de SAP Business One en Microsoft Outlook
Crear ofertas nuevas en Microsoft Outlook que se puedan almacenar en SAP Business One
Enviar una oferta como correo electrónico con Microsoft Outlook
© SAP AG TB1000 6-29
SAP AG 2003
Enviar ofertas como anexos de correo electrónico
Microsoft OutlookMicrosoft Outlook
Cliente
Oferta de ventas
C1000
A03 Zapatos 20 49,90
B10 Calcetines 40 4,50
Crear,
Modificar,
Visualizar
Enviar
Correo electrónico
con oferta de ventas
como anexo
Para enviar una oferta como correo electrónico con Microsoft Outlook, haga clic en la carpeta
Ofertas.
Se visualizará una lista de todas las ofertas importadas de SAP Business One.
Haga doble clic en la oferta que desea enviar como anexo de correo electrónico.
Aparecerá el cuadro de diálogo Ofertas.
Seleccione Enviar.
La oferta se crea como documento de Microsoft Word y se incluye de forma automática como
anexo al correo electrónico que aparece.
En el correo electrónico aparece por defecto la dirección de correo electrónico de la persona de
contacto.
© SAP AG TB1000 6-30
Se pueden importar ofertas desde Business One hasta Microsoft Outlook y, a continuación
visualizarlas, editarlas y enviarlas como correos electrónicos. Sus selecciones para los criterios de
filtros definen las ofertas que se importarán de SAP Business One a Microsoft Outlook. Estos
criterios incluyen los siguientes puntos:
Propietario de la oferta
Status de la oferta
Contabilización de la fecha de la oferta
Para importar las ofertas nuevas basadas en sus criterios de filtros, seleccione SAP Business One ->
en Microsoft Outlook. Ofertas -> Actualizar.
La carpeta Ofertas de la lista de carpetas de Microsoft Outlook contiene las ofertas
correspondientes.
© SAP AG TB1000 6-31
Para crear o modificar ofertas en Microsoft Outlook, debe establecerse una conexión entre SAP
Business One y Microsoft Outlook.
Para crear una oferta en Microsoft Outlook, haga clic en la carpeta Ofertas.
En la barra de herramientas de Microsoft Outlook, seleccione SAP Business One -> Nueva oferta
Aparecerá el modelo Ofertas.
Introduzca los datos requeridos.
Seleccione Actualizar para guardar la oferta nueva en SAP Business One.
La oferta nueva se almacena en SAP Business One.
La oferta nueva se añade a la carpeta Ofertas sólo cuando coincide con sus criterios de filtros
actuales.
© SAP AG TB1000 6-32
SAP AG 2003
Explicar lo que cubre y cómo funciona el add-on de
la función de integración del correo electrónico en
la Integración con Outlook para SAP Business One
Enviar, transmitir y recibir correos electrónicos en
Microsoft Outlook y grabarlos como actividades de
SAP Business One
Al finalizar este tema, podrá:
Integración de correo electrónico: Objetivos
© SAP AG TB1000 6-33
La integración del correo electrónico comprende la integración en tiempo real de la transacción entre SAP
Business One y Microsoft Outlook. Podrá grabar correos electrónicos que reciba, envíe o transmita en
Microsoft Outlook como actividades de SAP Business One.
No se soportará la sincronización de correo electrónico entre SAP Business One y Microsoft Outlook.
Para grabar correos electrónicos que reciba, envíe o transmita en Microsoft Outlook como actividades de SAP
Business One, dispone de las siguientes opciones:
Grabar correo electrónico como actividad - Parametrizaciones estándar
Si selecciona esta opción de menú, podrá determinar parametrizaciones estándar para los seguimientos y
anexos de la actividad.
Grabación rápida de correo electrónico como actividadSi selecciona esta opción de menú, y
dependiendo de si usted es el emisor o el receptor del correo electrónico, el sistema hará coincidir la
dirección de correo electrónico del receptor, o con el emisor del correo electrónico, con la del
correspondiente interlocutor comercial o persona de contacto de SAP Business One. Si hay más de dos
partes implicadas en el intercambio de correos electrónicos, se le invitará a que seleccione la dirección de
correo electrónico principal para utilizarla con el objetivo de localizar a un único interlocutor comercial o
persona de contacto de SAP Business One.
Tan pronto como se produzca la coincidencia, se creará una actividad de forma automática para el
interlocutor comercial o persona de contacto de SAP Business One. En función de sus parametrizaciones,
también podrá grabar el correo electrónico original y cualquier anexo de fichero como anexos de la
actividad de SAP Business One.
Grabar correo electrónico como actividad…
Si selecciona esta opción de menú, aparecerá el cuadro de diálogo Grabar correo electrónico como
actividad. A continuación, podrá determinar de forma manual el interlocutor o persona de contacto
correspondiente, así como establecer parámetros de seguimiento y anexos de la actividad.
© SAP AG TB1000 6-34
SAP AG 2003
Al finalizar este tema, podrá:
Conexión a Microsoft Word y Microsoft Excel: Objetivos
Explicar cómo utilizar el add-on de la Integración
con Microsoft Outlook para SAP Business One
destinado a conectar con Microsoft Word y
Microsoft Excel
Grabar documentos de Microsoft Word como
anexos a actividades en SAP Business One
Grabar libros de trabajo de Microsoft Excel como
anexos a actividades en SAP Business One
© SAP AG TB1000 6-35
Con el add-on de Integración con Microsoft Outlook , también podrá grabar datos de Microsoft
Word en SAP Business One.
Una vez que haya entrado al sistema de SAP Business One desde uno de los siguientes programas,
podrá utilizar los demás programas sin tener que entrar al sistema por separado:
Microsoft Outlook
Microsoft Word
Microsoft Excel
Podrá grabar un documento de Microsoft Word como una actividad de SAP Business One.
Podrá seleccionar el interlocutor comercial o la persona de contacto de SAP Business One con la
que se graba el documento de Microsoft Word como una actividad.
Podrá asociar otras clases de documentos de SAP Business One con la actividad nueva.
Podrá ordenar al sistema que le recuerde llevar a cabo un seguimiento de la nueva actividad de SAP
Business One.
© SAP AG TB1000 6-36
El add-on de la Integración con Microsoft Outlook funciona del mismo modo para grabar datos de
Microsoft Excel en SAP Business One que para hacerlo en Microsoft Word.
Con el add-on de Integración con Microsoft Outlook , podrá grabar datos de Microsoft Excel en
SAP Business One.
Una vez que haya entrado al sistema de SAP Business One desde uno de los siguientes programas,
podrá utilizar los demás programas sin tener que entrar al sistema por separado:
Microsoft Outlook
Microsoft Word
Microsoft Excel
Podrá grabar un libro de trabajo de Microsoft Excel como una actividad de SAP Business One.
Podrá seleccionar el interlocutor comercial o la persona de contacto de SAP Business One con la
que se graba el documento de Microsoft Excel como una actividad.
Podrá asociar otras clases de documentos de SAP Business One con la actividad nueva.
Podrá ordenar al sistema que le recuerde llevar a cabo un seguimiento de la nueva actividad de SAP
Business One.
© SAP AG TB1000 6-37
SAP AG 2003
Definir territorios
Trabajar con actividades
Utilizar la función calendario
Utilizar oportunidades para documentar
el potencial de ventas
Analizar el éxito de las oportunidades
Trabajar con Integración con MS Outlook
Ahora podrá:
CRM: Resumen del capítulo
© SAP AG TB1000 6-38
CRM - Ejercicios
Capítulo: CRM
Tema: Oportunidades de ventas
Al finalizar este tema, podrá:
Utilizar las oportunidades y actividades de ventas en SAP Business One
El usuario desea realizar un seguimiento de las relaciones
comerciales desde el contacto inicial hasta la concesión de un
pedido, de modo que pueda utilizarse esta información para
analizar momentos anteriores del proceso y realizar
planificaciones futuras.
1-1 Se ha contactado con un cliente potencial en una feria comercial.
1-1-1 Registre la empresa Hermanos Sánchez como un lead en el sistema.
Asigne a su empleado Manuel Mercader a este lead.
1-1-2 Cree una oportunidad de ventas para el nuevo lead Hermanos Sánchez.
Indique cualquier información de fondo que sea relevante (nivel de interés,
fuente, etc.) y catalogue la oportunidad como Lead (primera etapa), fecha de
inicio: Hoy, fecha de cierre: Dentro de 2 días. Se espera que las
negociaciones concluyan en un plazo de tres meses con un importe de 10000
unidades de la moneda local.
1-1-3 Después de haber mantenido una reunión inicial (fecha de inicio: Fecha de
hoy +3 días) con el lead, se dispone de información más detallada en
relación con los artículos y el valor potencial de venta. El valor potencial de
ventas aumenta hasta 12000. Llame la oportunidad de ventas para
Hermanos Sánchez. Añada una fila nueva a la oportunidad y avance hasta
el nivel Cliente probable. Actualice el Importe potencial en la fila e
introduzca toda la información relevante que ha obtenido en la reunión
como una Actividad. Grabe el documento.
© SAP AG TB1000 6-39
1-1-4 En una segunda reunión (fecha de hoy + 4 días), cree una oferta para el lead
con los materiales A1003 (100 unidades) y A1004 (100 unidades). Añada la
etapa Oferta y asígnele la oferta creada para la oportunidad de ventas
anterior (Enlace). Observe el modo en el que el potencial de ventas se
modifica en función del valor total de la oferta enlazada.
1-1-5 Una semana más tarde, preguntará al cliente qué ha decidido sobre la oferta.
El sistema debe recordarle que contacte con el cliente telefónicamente.
¿Cómo se fija este aviso?
1-1-6 A continuación, observe el modo en el que se ha desarrollado esta
oportunidad de ventas dentro del pipeline de oportunidades. Defina las
restricciones que crea necesarias (por ejemplo, por representante de ventas o
fecha de creación). Examine el Análisis dinámico de oportunidades. Es
posible configurar la ventana del Análisis dinámico de oportunidades
utilizando el botón Parametrizaciones, así como volver a reproducir la
progresión de las oportunidades seleccionadas.
1-1-7 ¿Es posible borrar la oportunidad de ventas del sistema?
1-1-8 ¿Es posible borrar el registro maestro empresarial del lead del sistema?
© SAP AG TB1000 6-40
CRM - Soluciones
Capítulo: CRM
Tema: Oportunidades de ventas
1-1 Cree la empresa Hermanos Sánchez como un lead nuevo en el sistema.
1-1-1 Seleccione Interlocutores comerciales Datos maestros interlocutor
comercial.
Nombre de campo o tipo de datos Valores
Código Cualquiera
Clase Lead
Empleado del departamento
de ventas Manuel Mercader
Seleccione Añadir.
1-1-2 Creación de una oportunidad de ventas para el lead.
Seleccione Oportunidades de ventas Oportunidad.
Nombre de campo o tipo de datos Valores
Código IC Como se indica
anteriormente
Cierre planificado para el 3 meses
Importe potencial (etiqueta
Potencial) 10,000
Rango de interés (etiqueta
Potencial) Cualquiera
Fuente (etiqueta General) Cualquiera
Etapa (etiqueta Etapas) Lead
Fecha de inicio (etiqueta Etapas) Fecha de hoy
Fecha de cierre (etiqueta Etapas) Fecha de hoy + dos días
Seleccione Añadir.
© SAP AG TB1000 6-41
1-1-3 Seleccione Oportunidades de ventas Oportunidades.
Seleccione Datos Buscar.
Busque oportunidades del lead introduciendo el código del lead y
seleccionando el botón Buscar.
En la etiqueta Etapas seleccione clic con el botón derecho del ratón
Añadir línea e introduzca en ella los datos siguientes.
Nombre de campo o tipo de datos Valores
Fecha de inicio Fecha de hoy más
tres días
Fecha de cierre Fecha de hoy más
tres días
Etapa (en la fila) Cliente probable
Importe potencial (en la línea) 12000
Actividades Seleccione la flecha
naranja
Cree una actividad para la reunión.
Seleccione Actualizar y OK.
1-1-4 Seleccione Oportunidades de ventas Oportunidad.
Seleccione Datos Buscar.
Busque oportunidades del lead introduciendo el código del lead y
seleccionando el botón Buscar.
En la etiqueta Etapas seleccione clic con el botón derecho del ratón
Añadir línea e introduzca en ella los datos siguientes.
Nombre de campo o tipo de datos Valores
Fecha de inicio Fecha de hoy más cuatro
días
Fecha de cierre Fecha de hoy más cuatro
días
Etapa Oferta
© SAP AG TB1000 6-42
Para crear la oferta a partir de la oportunidad, haga doble clic en la columna
Clase de documento. Seleccione la clase de documento Oferta.
Presione la tecla Tab en la columna Número de documento y seleccione,
Nuevo.
Nombre de campo o tipo de
datos
Valores
Cliente Como se indica
anteriormente
Artículo 1 A1003
Cantidad 100
Artículo 2 A1004
Cantidad 100
Seleccione Añadir para grabar y enlazar la oferta con la oportunidad y
responda la pregunta con Sí.
Las ventas potenciales son ahora tan grandes como el valor total de la oferta
enlazada. Seleccione Actualizar y OK.
1-1-5 Puede utilizar actividades. Para asignar una actividad a una etapa de la
oportunidad, seleccione la flecha naranja en la columna Actividad de la
etiqueta Etapas. Cree la actividad y seleccione Añadir.
1-1-6 Seleccione Oportunidades de ventas Informe de oportunidades de
ventas Oportunidad: Pipeline.
Seleccione empleado dpto. ventas y, a continuación, seleccione Manuel
Mercader.
Seleccione OK y, a continuación Actualizar.
Para examinar el análisis de la oportunidad, seleccione
Pasar a Análisis oportunidad dinámico
o clic en el botón derecho del ratón Análisis oportunidad dinámico.
1-1-7 Sí, puede borrar la oportunidad de ventas si está abierta.
Seleccione Oportunidades de ventas Oportunidades.
Seleccione Datos Eliminar o clic con el botón derecho del ratón
Eliminar.
1-1-8 Sí, puede borrar el lead después de haber borrado la oportunidad de ventas.
Sin embargo, no puede borrar del sistema la oferta que creó para el lead.
Seleccione Interlocutores comerciales Datos maestros interlocutor
comercial.
Seleccione Datos Eliminar o clic con el botón derecho del ratón
Eliminar.