08036016 casas de barran - gestion de documentos del sector publico desde una perspectiva...

7/24/2019 08036016 CASAS de BARRAN - Gestion de Documentos Del Sector Publico Desde Una Perspectiva Archivistica I

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1GESTINDEDOCUMENTOSDELSECTORPBLICODESDEUNAPERSPECTIVAARCHIVSTICA

GGGGGESTINESTINESTINESTINESTIN D ED ED ED ED E D OC U M E N T OSD O C U M E N T O SD O C U M E N T O SD O C U M E N T O SD O C U M E N T O SD E LD E LD E LD E LD E L SECTORSECTORSECTORSECTORSECTOR P BL I C OP B L I C OP B L I C OP B L I C OP B L I C O

DESDEDESDEDESDEDESDEDESDE U N AU N AU N AU N AU N A P E R S P E C T I V AP E R S P E C T I V AP E R S P E C T I V AP E R S P E C T I V AP E R S P E C T I V A

A R C H I V S T I C AA R C H I V S T I C AA R C H I V S T I C AA R C H I V S T I C AA R C H I V S T I C A

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160 copias

Organizacin de Archivos


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2 A LICIACASASDEBARRN

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GGGGGESTINESTINESTINESTINESTIN D ED ED ED ED E D OC U M E N T OSD O C U M E N T O SD O C U M E N T O SD O C U M E N T O SD O C U M E N T O SD E LD E LD E LD E LD E L SECTORSECTORSECTORSECTORSECTOR P BL I C OP B L I C OP B L I C OP B L I C OP B L I C O

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A R C H I V S T I C AA R C H I V S T I C AA R C H I V S T I C AA R C H I V S T I C AA R C H I V S T I C A

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A licia C A SA S DE B A R R NMichael CookL aura M illarM ichael R oper

CONSEJOINTERNACIONAL

DE ARCHIVOS

UNIVERSIDAD DE LAREPBLICA

ARCHIVO GENERAL

INTERNATIONALRECORDSMANAGEMENT

TRUST

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GESTIN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVSTICA

UniversidaddelaRepblica, Archivo GeneralConsejo Internacional deArchivosInternational RecordsManagementTrust

AliciaCasas deBarrnMichael CookLauraMillarMichael Roper

Deestaedicin:

2003, UniversidaddelaRepblicaDepartamentodePublicacionesJosEnriqueRod 1827- Montevideo C.P.: 11200Tel.: 40857 14 - Telefax: 40977 20Internet: www.rau.edu.uy/universidad/catalo.htmCorreo electrnico: [email protected] deinterior: MalenaMacciISBN: 9974-0-0205-2Hecho el depsito queindicala leyImpresoenUruguayPrimeraedicin: mayode2003

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AGRADECIMIENTOS

Ann e Turst on, OBE, por su apoyo desde IRMT.

Andrs Mc Alli ster, por su colaboracin, Arch ives Worl dbank .

A Mireya Callejas por sus prontas respuestas.A los estudiantes de la Carrera de Archivologa fuente de permanente

reflexin.

A mi esposo atento l ector y apoyo constante.

A todos aquellos que de un a form a y otra colaboraron para la reali zacinde este t exto.

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INTRODUCCIN

En 1994, el I n t erna t i ona l Reco rds Ma na gem en t T rus t (IRMT)*dio inicioal Ma na gem en t o f Pub l i c Sec to r Reco rds (MPSR) St u dy Progr amm e. Esteprograma busca defini r sol uci ones a ni vel i nt ern acional para la gesti n dedocument os en soporte papel o electrni co y a la vez desarr oll ar mecani s-mos locales para impl ementar estas soluciones. En 1997, el programa seconvirti en un proyecto conjunto del IRMTy el Consejo Internacional de

Archi vos (CIA).El MPSRest conformado por mdu los que in tentan col mar l as necesida-

des de qui enes no ti enen acceso a capacit acin, formacin o educacin enla gestin de los documentos administrativos e histricos, o que tienenacceso l im it ado a publi caciones, conferencias, programas profesionales uotr as oportun idades de educacin en la discipl in a arch ivstica. El objeti voha sido elevar el estndar de la educacin en el tratamiento de los docu-mentos en t odo su ci clo de vida, y de este modo cooperar con el cu idado deesos recursos de informacin que comprenden evidencia esencial de lasactividades pbl icas y a la vez ayudan a la sociedad en l a preservacin de

su patr im onio document al.

Los objeti vos del Proyecto in cluyen:

El desarr oll o de un a seri e in tegrada de mdu los sobre la gesti n delos docum ent os admi ni str ati vos e hi str icos, que puedan ser usados paraestu dio i ndi vidual, como part e de un programa de educacin a dist anci a ocomo i nst ru mento de apoyo en clases presenci ales o en t all eres.

El desarr ollo de instr ument os de capacitacin, inclu yendo estudi o decasos, manuales, etc., para potenciar la u ti li dad de los mdul os.

La produccin de vdeos documentales que il ust ren aspectos relevan-tes de la admi ni str acin de la in formacin y de los docum ent os.

La programacin de semi narios que muestr en la impor tancia del pa-pel de la informacin y l os documentos en l a asun cin de responsabil idad,transparencia y eficiencia en las actividades de gobierno, y en la protec-

* IRMT12 Joh n Str eet

Lon don WC1N 2EBUNITED KINGDOMhttp://w.w.w.irmt.org

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cin de los derechos de los ciu dadanos y l a memor ia cul tu ral de la socie-dad.Los organizadores del MPSRS tud y Prog ram mehan reconocido desde el

pri nci pio l a im posibil idad de elaborar u n pr oyecto educati vo que se adecuea todos los pases. En un comienzo el programa se pens dirigido a losproblemas docum entales de los pases del Commonwea l t h que compartensim il ar legisl acin . Sin embargo, teniendo en cuenta que ste es un proble-ma comn a otr os estados, se ha desarr oll ado un bloque modular qu e pue-de ser tr aduci do y adaptado para colmar requerim ientos de otr os idi omas ylegisl aciones di ferent es.

En 1997, la Dra. Ann e Thu rst on, nos comun ic el propsito del IRMTdetom ar contacto con di rectores de arch ivos de pases iberoamericanos conel fi n de traducir y di fundi r l os materiales del Study Prog ramm e.La deci-sin de llevar a cabo la traduccin recay en el Archivo General de la Na-cin de Mxico. La dir eccin de ese Arch ivo, soli cit apoyo inst it uci onal ala Universidad de la Repbli ca de Uru guay para la present acin de un pro-yecto soli citando fi nanciacin en OEA. La Universidad otorg el apoyo at ravs de la Escuela Uni versi tari a de Bibl iot ecologa y Cienci as Afines, ins-ti tu cin que im part e la Carr era de Arch ivologa desde 1984.

De la lectur a del t rabajo efectuado por el AGN de Mxico su rge la com-

probacin de que, en lneas generales, los problemas documentales queafectan a las admi ni str aciones pbli cas y sus arch ivos en mu chos esta-dos, son comu nes. Lo que no es sim il ar es el grado y la profundi zacin queesta probl emti ca ha alcanzado en cada un o de ellos. A mayor abundamiento,sealamos que las causas que producen los pr oblemas docum ent ales sue-len ser de or igen diverso en los diferentes pases y que no siempre losprobl emas sim il ares ti enen i guales causas.

El objeti vo de GESTINDE DOCUMENTOSDEL SECTORPUBLICODESDEUNAPERSPEC-TIVAARCHIVSTICA, es la redaccin de un texto sobre los document os y sugesti n, desti nado a la formacin de los estudiantes de las escuelas un i-

versitarias de Archivologa de Iberoamrica y a la capacitacin de los res-ponsables de la documentacin en el sector pbl ico.A part ir del pri mer mdul o del MPSRStu dy Prog ram m e, se reelabor el

texto adaptndolo al medio archi vsti co iberoameri cano. Esta adaptacinha signifi cado:

a) La in vest i ga c in y el es tu d io de la te rm ino l oga ing l esa para sua da pta cin a l espaol.

Se ha evit ado la traduccin mecni ca que asim il a conceptos de un idi o-ma al ot ro, l o que en muchos casos conduce a err or por la falta de corres-pondencia discipli nar entr e ell os.

b) El es tu d io de los o rgenes norm a t i vos que regu la n la s adm in i s t ra -c iones .

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Los pases del Commonwea t h, que comparten similar legislacin deorigen anglosajn, tienen procedimientos diferentes a los iberoamerica-nos que son herederos de la tr adici n judi cial Ibri ca in spirada en el Dere-cho r omano. Estas diferencias se refl ejan en t odo el proceso docum ent al.

c) La inco rpo ra c in de tema s que con fo rm an la Ges t in de Docum en-to s desde la perspect i va a rch ivst i ca .

La Gestin de document os ha sido reconocida en l a mayora de los pa-ses iberoamericanos como una actividad intrnsicamente ligada a los ar-chi vos y much os de sus procedimi ent os proceden de la arch ivologa. Pro-

pone que los documentos deben ser objeto de tr atamient o arch ivsticodesde su recogida en el arch ivo gesti n, hasta su difusi n en el arch ivohistr ico1 .

Tratamiento basado en los pri nci pios de: Respect de fon ds, Ciclo Vital,Cont inuo, Niveles de clasifi cacin y ordenacin, y de descripcin .

* * * * * * *

Como se ha mani festado, este texto est destin ado a los estudi antes dearch ivologa y a los responsables de los documentos en el sector pbl ico.

Esperamos que el desafo que ha signi fi cado su r edaccin sea proporcion ala la utilidad que el mismo pueda prestar en los mbitos universitario yadministrativo.

A. C. de B.

1. En este senti do, insisto, gestin documental es una y debe abarcar todas las funcionesy actu acion es (recogida, identi ficacin, valor acin , eli mi nacin, conservacin y difusi n),en el marco de la racionali zacin, sobre los docum entos a lo largo de toda su existencia,

con fines de economa y eficacia, con vistas al servicio de los mismos para cualquierusuario, incluida la administracin. A. Heredia Herrera: El Debate sobre la GestinDocumental , en: Mto dos d e Info rm a ci n, Vol . 5, N 22-23, ene-mar,1998.

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I. ELARCHIVO

1. El comienzo de la historia

La necesidad de la informacin es tan vital que aun antes de la inven-cin de la escritura en las sociedades prehistricas, los ancianos y loschamanes eran por lo general l os depositari os de la sabidu ra , que no eraotra cosa que informacin, en el sentido especfico que cada cultura haatr ibu ido a este trmin o. Rastr os de in formacin regist rada pueden versean hoy en las pin tu ras rupestres y en l as tabli ll as de arci ll a con escri tu racun eiforme, en las que los su meri os dejaran estampadas mu estr as de acti -vidades inherent es a su vida organi zada.

La escritura, surgida de la necesidad del hombre de preservar y comu-ni car su s actos, sent im ientos o in formaciones a sus semejantes, trajo apa-rejada con el t iempo otr a necesidad, la de conservar o guardar esos r egis-tr os con informacin pasible de volver a ser u ti li zada. As lo reconocieronlas civilizaciones asentadas en la Mesopotamia y en el valle del Nilo lascuales desde el cuarto milenio a.C. establecieron ciudades con organiza-ciones donde la escri tu ra ir a a desempear un papel fundamental. Ubica-dos en templos y palacios se han encontrado vestigios de los que habransido los primeros archivos donde se han conservado documentos con in-formaciones contables y textos de diversa ndole.

La mayora de los documentos de la Ant igedad fueron hechos en so-portes perecederos, como las tablillas enceradas, hojas, papiro, etc., y sehan perdido, razn por l a que pocos arch ivos griegos, por ejempl o, conoci-dos por fuent es li terarias e inscr ipci ones epigrficas, han permanecido enel ti empo. Aun as, han ll egado hasta nosotr os algunos pequeos fondosescritos sobre piedra o tablillas de bronce. En Roma, en el Tabu l a r i umseguardaban los documentos del Senado, las actas, los libros de hacienda,

in formes de los senadores sobre las provin cias y las sent enci as. En bajo-r reli eves de piedra del edif ici o del Senado en el Capit oli o existen i mgenesque r egist ran acti vidades arch ivsticas.

Durant e la Edad media y l a Edad modern a, cuando los regist ros docu-mentales se pasan del papiro al pergamino, primero, y luego al papel, seconformarn los archivos ms ricos de Europa, que hasta hoy permane-cen.

En China han subsistido placas de huesos con escritura muy antiguaque se remontara al siglo XVa.C. y conjuntos de placas de madera de ladin asta de los Tssin y los Han siglo II a.C. La extensin del Imper io de los

Han hacia el oeste favoreci las relaciones entr e Chin a y el Im perio Roma-no, as como el con tacto con l os mun dos indio e irani o. En esta poca los

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chinos producan tambin textos en seda y a partir del siglo Ien el papelrecin comenzado a fabri car.En Iberoamri ca, slo exist en arch ivos posteri ores a la fecha del descu-

bri mi ent o. A pesar de que se tienen noti cias de existenci a de regist ros delos aztecas y mayas, stos fueron destr ui dos durant e la Conqu ist a.

La colonizacin ibrica en Amrica, dirigida por el Estado, estuvo su-bordinada, sobre todo, a los intereses fiscales de las Coronas espaola yportuguesa. La tr adicin j udi cial in spirada en el Derecho rom ano mu y vivaen l os estados ibri cos y el fu ert e cont rol estatal sobre los sbdit os, hici e-ron de la admi ni str acin la clave de la domi nacin col oni al, y as, la buro-

cracia, la ley escri ta y el expediente se convir ti eron en los m edios favori tosdel control Real sobre la sociedad y la economa. Esta administracincont rol adora, que estableciera una comun icacin permanente ent re el po-der cent ral y el americano, gener l a document acin existent e hoy en losarchivos americanos. Los contenidos documentales sobre mltiples as-pectos de la vida permit en en el present e, a pesar de las prdi das, recons-tr ui r el pasado en su s m lt ipl es facetas, desde la cul tu ral hasta la polt ica.

En la actu ali dad las Admini str aciones, asist idas por l as tecnologas dela in formacin y comun icaciones producen grandes masas documentalesque, con escasa organizacin, son guardadas, y que er rn eamente denomi -

namos archi vos. En Uru guay, pas carente de pol t icas archi vsti cas, es fre-cuente encont rar in stit uciones que no prestan atencin a sus documentosy cuando falt a espacio en el depsit o que los aloj a son dejados en l ugaresim propios donde corren peligro de destr ucci n. Otr as, ti enen archi vos queson memor ia e in str um ent os de gesti n para la reali zacin de sus activida-des y a la vez fuentes de derecho y de in formacin para los m l ti ples usua-ri os de los mi smos.

2. Algunas definiciones

El trmi no a rch i votiene en espaol diversos significados. Designamoscon este nombre el l u g a r donde se guardan los document os de cualqu ierorgani zacin pbl ica o pri vada, si se le ha desti nado a ese fin. Asim ismo sell ama arch ivos a los f ondos docum en t a lesproduci dos y recibidos por losorgani smos en l a reali zacin de sus acti vidades; y por l ti mo, tambin sell ama archi vo a la i n s t i t u c in, creada para conservar, organi zar y servir losdocument os de una o ms organi zaciones, dotada de personal r esponsablede los mi smos. En esta l ti ma acepcin se jun tan cont in ent e y contenido,edifi cio y fondos document ales.

A conti nuacin algunas defin icion es, que resalt an lo inst it ucional un as,

mi ent ras que otr as, sin dejar de sealarlo, destacan el aspecto documen-tal.

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Dice Aureli o Tanodi , Entendemos bajo el trm in o arch ivo las seccionesde ent idades y l as in sti tu ciones que renen, conservan, ordenan, descri -ben, administran y utilizan la archivala y eventualmente los documentoshi stri cos que no son archivala. . El t rm in o archi vala es tomado delalemn a r c h i v a l i e n , y re f iere a todo e l mater ia l escr i to , gr f ico,mu lt igrafiado, reprgrafo, sonor o, audi ovisual proveni ent e de un a ent idad,producido o r ecibido en fun cin de sus acti vidades o, en general r elaciona-do con su vida administrativa, desde el momento en que cumpli su fun-cin inmediata que origin su creacin, y se conserva con fines adminis-tr ati vos, ju rdicos y cientficos o cultu rales .2

Coincid iendo en l neas generales con Tanodi e l D i c c i on a r i o d e Ar ch iv ol oga, editado por el Archivo General de la Nacin de Colombia,define arch ivo: 1) Inst it uci n o un a part e estr uctur al de ell a, que reali za larecepcin, conservacin y organi zacin de los docum ent os para su u ti li za-cin . 2) Conj un to de documentos produci dos y/o acumul ados por un a per-sona o enti dad. 3) Recin to donde se guardan docum ent os pbl icos y pri va-dos. 4) Mueble de ofici na dispuesto para arch ivar document os .3

Por el cont rari o, el Dic i onr i o de term in o log ia ar qu ivst i ca poni endo elacent o en el acervo docum ent al y desarr oll ando los aspectos qu e fueron yamenc ionados de f ine : A r q u i v o 1 ) C o n j u n t o d e documen tos q u e ,

i n d e p en d e n t em e n t e d a n a t u r e za o u d o supor te, so r eu n i d os p o racumulaoa o l on go da s a t i v ida des de pessoas fsica s ou ju rdica s, p-b l i ca s ou pr i v a da s . Ver ta m bm : fundo.2 ) E n t i d a d e a dm i n i s t r a t i v a resp on svel p ela custdia,pelo tr atamento docum ental e pela u t i l i zaa oos arquivosso b su a j u r i sd io. Ver t am bn : administrao de arquivos;jur isdio arqu ivst ica.3) Mvel dest in a do gu a rda de documentos.4Con-signa adems, trmi nos equivalentes en i ngls, francs y espaol.

El D ic t i ona r y o f a r ch i va l term ino l ogy del Consejo In ternacional de Ar-chi vos atendiendo tambin las tr es acepciones sealadas di ce en pri mertrm in o que arch ivo es: 1) Conj un to de document os sean cu ales sean su

fecha, su form a y su soporte material, produ cidos o recibidos por t oda per-sona fsica o mor al, y por todo servici o u organi smo pbli co o pri vado, en elejercicio de su acti vidad, y son, ya conservados por sus creadores o por su ssucesores para sus propias necesidades, ya transmitidos a la institucinde archivos competente en razn de su valor archivstico. Vase tambindocumento de arch ivo. 2) Insti tu cin responsable encargada, del tr atamien-

2. A. Tan odi : Man ua l de Arch i vo loga H ispan oam er i can a . Crdoba : Uni versi dad Nacional,1961.

3. B. Salabarra Abraham, et al .: Dicc ion ar io de Arch ivo lo ga. Sant a Fe de Bogot : Archi vo

General de la Nacin, 1992.4 . A.M. de A. Camargo, H. L. Bell otto (cord.) : Dic io nrio deTerm in olog i a Arqu ivst ica . SaoPaul o : AAB.SP, 1996.

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3. FuncionesSegn una antigua definicin, los archivos son instrumentos de la ad-

ministracin y de la historia. Al reflejar las actividades de la administra-cin son i ndi spensables para la conti nu idad de las mismas, sir viendo a lavez de antecedentes de futuras transacciones. Posteriormente y de acuer-do con el valor de in formacin que puedan tener se transform an en fuent esde investigacin para la historia en cualesquiera de las facetas que hoyesta ciencia desarrolla, las ciencias sociales, jurdicas, etc.

Las funciones que tradicionalmente se han sealado como propias delos archivos son:

RecogerConservar

Servir

l o s documen tos. Cada una de estas funciones involucran una multiplici-dad de act ividades y tareas, que conceptu alment e han var iado con el pasodel ti empo y que el personal a cargo de los document os t iene que reali zar.Ms adelante cuando se tr ate de la form acin de los arch ivos se desarroll a-r este t ema.

La colecta de los documentos debera comenzar en las ofici nas donde

se producen l os docum ent os, tarea reali zada mediante la organi zacin delos m ismos en los l lamados archi vos de oficina o de gesti n, a fin de coope-rar con la eficiencia administrativa posibilitando la toma de decisionesoportun a y facil i tando los t raslados docum entales al archi vo admin istr ati -vo.

La conservacin i mpl ica la apli cacin de procedim ientos y tcnicas alos documentos con el f in de que stos estn en condi ciones de preserva-cin que evit en su deterioro, y en el caso de que este se haya produ cido, surestauracin.

El servicio conll eva la apli cacin de tcni cas arch ivsticas sobre los

document os con el fi n de hacer posibl e la recuperacin de la informacinque contienen.

4.Proceso de formacin de los archivos

Como hemos visto, los archi vos estn constit ui dos por conjun tos docu-mentales. Hay archi vos cuyos fondos provienen de la ent idad a la que per-tenecen, Archivo del Ministerio de las Artes, por ejemplo; y hay los queconservan los archi vos y colecciones facti cias de vari as in sti tu ciones, porejemplo el Arch ivo Nacional. Aqu los trmin os arch ivo y fondo se ident if i-

can. El or igen, en ambos casos, est en la enti dad donde se crean l os docu-mentos. stos se irn acumulando siguiendo los trmites que el procedi-

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mi ent o admi ni strati vo establece hasta el cumpl im iento del fi n para el quefueron creados pasando a int egrar el arch ivo. Tambi n la enti dad producto-ra recibe docum ent os que un a vez cum pli dos los pasos requeridos para sutr ami tacin ir n al archi vo.

Cuando se estudi en los docu ment os se ver que ell os atraviesan diver-sas etapas que estn establecidas en el principio de Ciclo Vital y que losvin cul an a los di ferent es ti pos de arch ivo que se pueden encon tr ar en l asin sti tu ciones. stas, cualesqui era sean l os fines para los que fueron in sti -tu idas, slo podrn fun cionar adecuadamente si l os documentos que testi -mon ian e in forman sobre su accion ar estn debidamente organi zados.

5. Clasificacin de archivos

La clasificacin de los arch ivos puede hacerse de acuerdo a m lt ipl esvariables, como puede apreciarse en la abundante bibliografa que trataeste tema. En l neas generales, tomando en cu enta l a en t i da d p roduc to radel o l os fondos que los conform an, hablamos de arch ivos pbli cos y arch i-vos pri vados. Los primeros, son aquell os cuya dependencia o consti tu cines de derecho pbli co y su pert enencia a organi smos del Estado; no signi -fica esto que en ellos no podamos encontrar archivos o colecciones de

documentos privados. En el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN de Argentina, lacoleccin del Dr. T. Snchez de Bust amante es un ejemplo de docum entospri vados en un archi vo pbl ico.8

Los arch ivos pri vados son aquellos cuyos fondos provienen de organi -zaciones no pbli cas, result ant es de acti vidades del mbit o pr ivado, comopueden ser los archivos eclesisticos, de asociaciones profesionales, etc.

La legislacin archivstica brasilea, con relacin a los archivos ecle-sisticos, dispone que os regi s t ros c i v i s de arqu i vos de en t i dades rel i g i o -sas p r oduz idos a n t er i o r m en t e v igenc ia do Cd igo C iv i l f i cam iden t i f i ca -dos com o de in te resse pbl ico y soc ia l .9

Considerando la edad y los valores de los docu mentos qu e los i n tegranlos arch ivos son : de gesti n, cent rales, in termedios e hi str icos.En los archivos de gestin, llamados tambin de oficina, se guardan

aquellos document os producidos en l as un idades admin ist rati vas desde elmom ent o que ingresan y durante el t iempo que dura su t rmi te. En generallos docum ent os no permanecen all ms que el perodo que exige su t rmi -te. El plazo de permanencia no ser mayor a cin co aos.

8. M. de Echaz Lezica. Noticia e in ventario del Archi vo privado del Doctor T. Snchez de

Bustamante en Rev is ta del Arch ivo Genera l de la Nac in, Buenos Air es,1973. 3.9 . Lei N 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispoe sobre a pol t ica Nac ion al de arqu ivospbl ico s e pr iva dos e d out ra s prov i denc ia s .

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Los archivos centrales son los que reciben los documentos que hancum pli do el perodo ant eri orm ent e sealado y en l os que obran decisionesde la admi ni str acin o in formaciones que es necesari o mantener y que aunson moti vo de consu lt a relativamente frecuente.

Los archi vos in termedios se ubi can ent re el arch ivo cent ral y el archi vohi str ico. En los arch ivos int erm edios los document os procedent es de losarch ivos cent rales sern evaluados para determin ar cuales pasarn a losarch ivos hi str icos y cuales sern eli mi nados. En general son de escasaconsulta.

Los archivos histricos custodian documentos que han sido seleccio-

nados para ser conservados de forma permanente y estn destinados a laconsult a de usuarios m lt iples que no han t eni do relacin con su crea-cin.

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RESUMENEste captulo ha presentado la importancia de la informacin antes y

lu ego de la invenci n de la escri tu ra. Ha ofrecido defin ici ones de arch ivos,las funci ones que ell os cumplen el proceso de su formacin y l a clasifica-cin de acuerdo a diferentes variables.

EJERCICIOSPARAELESTUDIANTE

1. Cules son los rastr os ms ant iguos de in formacin r egistr ada?

2. Expli que cada uno de los significados del t rm ino archi vo en espaol.3. Cules son las funciones de los archi vos?

4. Cmo se forman los archi vos?

5. Por qu los archi vos son pblicos o privados?

6. Defin a archi vos de gestin , archi vos cent rales, archi vos in termediosy archi vos hist ricos.

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II. LOSDOCUMENTOS

1. Informacin

Actualmente, es posible encontrar varias definiciones para el trminoinformacin, cada una de ellas depender del contexto de la disciplina enque se produzca. La estrecha relacin que une a documentos e informa-cin , ya que los docum ent os son, en l neas generales, soportes que cont ie-nen i nformacin, suele ll evar a confundir los unos con l a otr a.

La informacin es el conoci mi ent o que los hom bres perci ben por mediode un o o ms de sus senti dos. La in formacin perm anece in tangible hastaque est represent ada en un a manera formal como datos procesados. Cuan-do la in formacin est represent ada como datos en un document o puedeser guardada, comu ni cada y usada.

Infor m aao.Todo e qualquer elemento referenci al con ti do numdocumento.Dado. Representaao mnima de todo e qualquer elemento decarter cognitivo, passvel de ser transferida, processada e in-terpretada de forma manual ou aut omti ca. 10

Informacin en sent ido ms estri cto es un conj un to de datos o notici asreferi das a un asun to o tema. Los datos aislados o in orgni camente amon -tonados no son in formacin.

La infor macin con tenida en l os docum ent os, con relacin a los datos,puede ser:

I n tens i va. Cuando muestr a muchos datos sobre un asunt o determ i-nado, o, sobre un a o pocas personas. Ej.: Legajos personales, expe-

dient es licit atori os, curr icul a.Extens i va. Cuando aparecen pocos datos sobr e gran cant idad de co-sas o personas. Ej.: Plan il las de sueldos, padrones estu diant i les, ac-tas de exmenes.

Dive rs i f i cada. Cuando cont iene datos vari ados sobre temas diversos.Ej. Correspondenci a, i nformes anuales.

10. Ana Mari a de Almeida Camargo, Hell oisa Liberalli Bell otto, coord.: op.c i t.

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La i n f o rmac in es conocimiento cuyo contexto leda un sent ido.

Un documen tocontiene informacin registrada.

Los da tosson la representacin de la informacinde una manera form alizada adecuada para la comu-ni cacin , la in terpretacin y el proceso.

2. DocumentosLa expresin documen tos in cluye todos los document os que las insti -

tu ciones o los individuos crean o reciben durant e las transacciones admi -nistrativas y ejecutivas. Los documentos mismos forman parte de talestr ansacciones o proporci onan pr uebas de las mism as. Como pr uebas, lue-go son m ant eni dos por aquell os, o en nom bre de aquellos, que son r espon-sables de las transacciones, los que mantienen los documentos para supropio uso fut ur o o para el u so de sus sucesores u ot ros que tengan i nt e-rs legti mo en ell os. Aunque los docum ent os pueden t ener fi nalment e unvalor importante en la investigacin, no son creados en inters de losarch ivlogos o de los i nvesti gadores futu ros n i para la informacin de losmismos.

Los documen tosson tales independientemente dela forma que tienen o del medio en el que fueroncreados, recibidos, mantenidos y usados por unain stit ucin (pbli ca o privada) o por u n i ndividuo enel cumpli mi ent o de obli gaciones legales o en la tr an-saccin de asuntos de los cuales forman parte o

sobre los cu ales dan pru ebas.

3. Documento de archivo

Ante todo, es necesari o sealar que no t odos los document os son lo quedesde la disciplina archivstica se entiende por documento. Es decir quehay documentos que no son de archivo. La informacin registrada queobra en las pin tu ras ru pestr es y l os bajor reli eves y l as estelas que mues-

tran actividades archivsticas no son documentos de archivo, como no loson t ampoco los docum ent os producto de la labor de creacin .

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Document o, de acuerdo con el Dicc i on ar io de la lengu a espaola, pro-cede del latn documen tum, y es Diploma, carta, relacin u otro escritoque il ust ra acerca de algn hecho, prin cipalmente de los h ist ri cos ; y enotr a acepcin, Escrit o en el que constan datos fi dedignos o suscepti blesde ser empleados como tales para probar algo .

La defini cin que ant ecede apun ta a los tr es elementos que forman par-te de los document os arch ivsticos: soporte, medio e in formacin .

De manera general y muy amplia podra decirse que documento es lamani festacin de un a acti vidad humana fij ada a un soporte que asiste parain formar acerca de esa acti vidad y est const it ui do por vari os elementos:

Soporte que es la part e fsica o materi al del m ism o, que ha ido cam-biando a tr avs del ti empo. Los m s anti guos conocidos son las placas dearci ll a, el papir o, el pergami no, la vi tela, el papel, las cin tas y, los ms mo-dern os, hoy da, discos pticos y ot ros soport es electrn icos.

Informacin, el m ensaje o noti cia que el documento contiene que puedeestar di spuesta de manera simi lar o no segn la ti pologa document al.

Medio o forma en que se regist ra la in formacin en el soporte.

A estos elementos deber sumrsele la razn de la creacin o genera-

cin del documento para que adqui era la condici n de a rch ivst ic o.Si serecurre a la bibl iografa sobre el tema se ver que en l a regin existen l ige-ras diferencias en l a apreciacin del t rm in o.

Un autor de la Escuela de Crdoba11 dice que Documento de arch ivoes un soporte modi ficado por u n t exto a l adherido que surge como resul -tado de una actividad administrativa y tiene como fin impartir una orden,probar algo o tr ansmi ti r un a in formacin ti l para el t rmite .12

Esta definicin suma a los elementos constitutivos del documento soporte, in formacin , medio, el su rg im i en todel m ismo como producto deun a actividad admi ni strativa omit iendo si es de in stit ucin o de persona

fsica. Finaliza enumerando taxativamente los fines que pueden perseguirlos di ferentes docum ent os de arch ivo:

Impa r t i r una o r den. Los docum ent os dispositi vos ponen de mani fi es-to la voluntad de la autoridad que producen efectos jurdicos. Ej. Leyes,decretos, ordenanzas, reglamentos.

11. Escuela de Crdoba. Desde 1959, form ando part e de la Escuela de Bibl iot ecarios yArch iveros e independi zada en 1961 l a Escuela de Archi veros de la Universi dad Nacional

de Crdoba (Argent in a) ha sido un centr o de ir radiacin de los estudi os arch ivsti cos enArgentina primero y luego en Iberoamrica toda.12. M. Vzquez: In t rodu cc in a l a Arch ivo lo ga. Mercedes : ABA, 1994.

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Proba r a l go. Los documentos que testimonian o certifican acciones.Ej. Actas, testimon ios, cert ifi cados.

Tr an sm i t i r un a i n f orm ac i n. Todos los docum ent os conti enen in for-macin, aqu se refiere a aquellos documentos que solament e transmit ennoticias, sin testimoniar, ni manifestar voluntad de la autoridad. Ej. Infor-mes, cart as, cir cul ares, memos.

El n cl eo pri nci pal de esta defin ici n es la gnesis document al: el docu-mento de arch ivo se genera como produ cto de una acti vidad admi ni strati vaque es espejada en ellos.

El Ar chi vo Nacional de la Repbl ica Federativa del Brasil dice que Do-cum entos de a rqu iv o so todos os qu e, produ z idos e/ou receb idos por um apessoa fs i c a ou ju r d i ca , pb l i ca ou pr i v a da , no exe rcc i o de su a sa t iv i dades, con st i t uem elem entos de prova ou de in fo r m ao. Form an umcon ju n t o orgni co , re f let in do as a t iv i da des qu e se v in cu l am , expressa ndoos a to s de seu s pr odu t ores n o exercci o de su a s fu nes. As sim , a ra zode sua or igen ou a fun ao pe la qu a l so pr odu z idos qu e determ in a asu a c on dio de docum ent o de arqu iv o e no a n a tu reza do s u por te ouf o rma t o . 13

Aparecen en esta definicin otros componentes que la iluminan: los

document os de arch ivo sontodos los que, en determi nadas circun stanciasde su cr eacin , cons t i t u y en el em en tosde p rueba o de i n f o rmac in, produ-cidos o recibidos por personas fs i ca soj u rd i ca s, pbl icas o p r i v ada s. Noestn aislados, conforman conjuntos orgnicos capaces de reflectar lasacti vidades que se vin cul an y l os actos de qui enes los pr oducen en el c um - p l im ien to de sus fun c iones. La condicin de documento archivstico noest dada por el sopor te en que se asiente ni el form ato que adquiera sin opor el origen orgni co o fun cional de su produ ccin.

En Per, el Decreto que reglament a la Ley 25323 del Sist ema Nacion alde Archi vos, en su art culo 5 expresa: Documento archi vsti co es aquel

que conti ene una in formacin de cualqui er fecha, forma o soporte, produ-cido o recibido por persona natu ral o j ur dica, inst it ucin pbli ca o pri vadaen el ejercici o de su actividad y cualqu ier ot ro que se genere como resul ta-do del avance tecnolgico . Es un concepto de avanzada porque in volucra alos nuevos soportes, no slo al tradicional papel, y deja una posibilidadpara comprender a otros que a fut ur o l a tecnologa nos puede ofrecer .14

13. A.C. Indolfo et al.: Ges tao de Docum entos/ Rio de Janeir o, Arqu ivo Nacion al, 1995.14. A. Mendoza Navarr o: L a pru eba documental y los archivos, en : Rev is t a de l Arch i voGenera l de laNac inN 21. Lim a, 2000.

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Como se ha vist o, los document os arch ivsticos t ienen caractersti cas ycuali dades que les son inh erentes desde su nacim iento. El comn denomi-nador que los defi ne es su nacim iento como producto de determ in ada acti -vidad, de la que dan t estim oni o, creados por persona fsica o ju rd ica en elmarco de su competencia, y que forman conj un tos orgni cos.

4. La naturaleza de los documentos

Como ya fue dicho, es impor tante tener en cuent a que, si bien t odos losdocumentos tr ansmi ten i nform acin, no t odas las fuent es de informacin

son necesariamente documentos. Por ejemplo, un libro publicado o unabase de datos suministrada externamente (en lnea o fuera de lnea) nosern u n documento aun que la informacin seleccionada de ell os y vuelt aa usar en un nu evo cont exto pueda convert ir se en u n docum ent o.

Los document os deri van de acontecim ientos reales; son una especie dein sta n tn eade una accin o hecho. Ofrecen una imagen i ngenua, de algoque ha sucedido, por esto decimos qu e los document os espejan l a transac-cin por la que son creados. A partir de este reconocimiento se puedensealar algunas cualidades o caractersti cas impor tantes de los docum en-tos: son estticos en su forma; tienen autoridad; son singulares; y son

autnticos.

L o s d o c u me n t o s s o n e s tt i c o s

Los docu ment os, durante el proceso de creacin, pasan por una fase dedesarr oll o y cambi o.

Por ejemplo, las actas de una reunin se producirn en forma prelimi-nar, como borr ador, y sern revisadas por l os mi embros del com it ant esde ser aprobadas. Una vez que este proceso de creacin, o redaccin preli-minar, ha terminado y que el documento se estima completo, puede ser

considerado como un document o. Con el fin de proporcionar una prueba,el document o debe ser fi jado ahor a y no ser suscepti ble de cambi o. Si undocument o es cambi ado o mani pul ado de alguna manera, ya no proporci o-nar una pru eba de la tr ansaccin que document ori gin alm ent e. Si algunapersona altera las actas de una reunin despus que fueron aprobadas,esas actas ya no podrn considerarse como un testimonio preciso de lareunin.

Sin embargo, los borr adores mismos, tales como las minu tas preli mi na-res, en algunas cir cunstancias tambin pueden considerarse documen tosya que es posible considerarl os como docum ent os completos en ciert a fase

de su desarr oll o, es decir, como actas prelim in ares.

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L o s d o c um e n t o s t i en e n a u t o r i d a d Los document os proporcionan la prueba o f i c i a l de la act ividad o la tr an-

saccin que documentan. Los document os deben ser confi ables y fidedig-nos. La confiabilidad de un documento est vinculada con su creacin.Qui n pr oduj o o expidi el documento? Con qu aut ori dad? Puede pro-barse esa autor idad?

Consideremos de nuevo el caso de las actas preliminares y finales. Elcomit tiene autoridad para confirmar que las actas representan exacta-mente los hechos de la reunin. Si alguna persona cambi las actas des-pus que el comi t las aprob, es posibl e que esa persona no t uviera auto-

ridad para hacer ese cambio; esas actas revisadas pueden ser prueba delcriterio que esa persona tuvo de la reunin, pero no son el documentoo f i c i a l de la mi sma, el aut ori zado por el comi t.

Las firmas, membr etes, sell os y ti mbr es de ofici na son i ndi cadores evi-dent es del carcter ofi cial de los document os. Sin embargo, no t odos losdocument os tienen sell os o ti mbr es de ofici na.

La guarda continua de los documentos tambin puede proteger suconfi abil idad. Si la versi n ofici al de las actas es arch ivada por el admi ni s-t rador o el responsable de los docum entos y, con ell o, es prot egida de cual-qui er alt eracin, l a versi n n o aut ori zada no formar part e del documento

ofici al. La aut ori dad de la versi n of ici al perm anecer in tacta.

L o s d o c um e n t o s s on s i n g u l a r e s

Los docum ent os son singul ares en el senti do de que, si son m ant eni dosen su lu gar apropiado, son un componente en u na compil acin o secuen-cia de transacciones singulares. Los documentos no son trozos aisladosde in formacin . Tienen signifi cado porque fueron producidos dur ant e un atransaccin que los cre o los us. Tienen una relacin con otros docu-mentos con los que forman conj un tos orgni cos y que los hacen sin gul ares.

Es posibl e que las actas no sean s i ngu l a res en el sent ido de que puedehaber diez copias repartidas a todos los miembros del comit. Pero lasactas son singulares en el contexto de esa organizacin porque la copiaoficial representa un hecho efectuado la reunin que slo ocurri conesos miembros del comit en ese da y en ese lu gar.

Las copias de un documento pueden ser singulares en otro contexto.Por ejemplo, si un mi embr o del comi t ent rega su copia de las actas a uncolega, con u na not a en la cubi ert a indi cando qu e el formato u sado para lasminut as puede ser de valor para la organi zacin de ese colega, esas minu -tas se conviert en en u n documento nuevo. Son parte de un conjun to sepa-rado de transacciones entre ese miembro y su colega. Por esta razn, el

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contexto del documento (la actividad y la autoridad que lo originaron) escrucial y debe ser preservado. Slo cuando se sabe cmo y por qu undocument o fue creado y usado es posible comprender pl enamente su con -tenido.

L o s d o c u men t o s s o n a u tn t i c o s

Debe ser posible probar que los documentos son lo que dicen ser. Laaut ent ici dad de un document o se deri va del si stema de manteni mi ent o dedocument os en el que fue creado o recibido, mantenido y usado. Un docu-

mento es autntico si puede verificarse que ahora es exactamente comoera cuando fue transmi ti do o colocado apart e para su retencin por pri me-ra vez. Por ejemplo, una carta recibida en una oficina puede haber sidosellada con la fecha regist rada y colocada en un expediente. El expedienteque cont iene la cart a es rastreado dur ant e su uso y guardado cuando no seusa en un a ofi cin a de tr mit e. La carta segui r siendo parte del expediente.

Pensemos nuevamente en las actas. Para probar que las actas o f i c i a l esson en reali dad autnt icas es necesari o poder demost rar que fueron pro-ducidas, aprobadas y, luego, archivadas apropiadamente en el sistema demantenimiento de documentos de la organizacin. Sin este proceso de

aut ent icacin de los documentos, la versi n no o f i c i a l producida por aquelmi embr o despus, podra ser con fundida con el docum ent o ofici al.En l a actu ali dad es posible produci r documentos en u na diversi dad de

sistemas y guardarlos en una vari edad de medios, con in clusin del papel ylas form as electr ni cas. Es posible guardar versi ones diferentes en m ediosdisti nt os y en di ferent es lu gares. Uno de los peligros actu ales, con el adve-n i m i en to de t ecno l og as de l a i n f o rmac i n comp l e j as como l ascomputadoras, es que la informacin puede ser extrada del documentoque ori gin alm ent e la transmit i y sacada de su cont exto. Volviendo al ejem-plo anterior, una versin electrnica de las actas puede ser alterada y po-

dra reempl azar a la versi n or iginal sin que nadie advir ti era la diferencia.De igual manera, nuevas versiones de las actas podran hacerse usandotecnologas electr ni cas, como en el ejemplo ant eri or, y, como r esul tado,no sera posible garant izar qu e nin gun a de ell as fuera aut nt ica.

Consideremos otro ejemplo. La oficina de la Direccin General de Ar-qui tectu ra puede ser r esponsable del m ant eni mi ent o de los edifici os y dela plant a fsica de la Uni versi dad; como part e de sus obli gacion es, esa ofi ci-na podra crear planos arquitectnicos para un edificio nuevo. Tambinpodra tomar fotografas de ese edifi cio du rante su constr uccin y podr acrear actas e in formes de varias etapas de la misma. Cada t ipo de materi al

es un document o. Los dibu jos arqu it ectn icos, fotografas y actas adqui e-ren sent ido como document os al ser retenidos como part e del conj un to de

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documentos relacionados con la construccin de ese edificio particular.Estos materiales perderan su significado si fueran sacados y dispersadosdel con ju nt o de document os relacion ados con el t rabajo de la Direccin deArquitectura y fueran mantenidos como piezas sueltas, sin informacinsobre sus or genes o su con texto.

5. Caracteres externos e internos de los documentos

El sopor te de los document os es mu y vari ado, ha ido cambiando con elpaso del tiempo, como ha habido cambios tambin en la manera que la

in formacin se fij a en el soporte.Actualm ent e, en u n arch ivo se puede encon tr ar desde textos manuscri -tos h asta discos pt icos, pasando por mapas cart ogrficos y ci nt as de vdeo.Las caractersticas fsicas sealadas, como el soporte o el procedimientode fijacin de la in formacin , corresponden a la materiali dad de los docu-mentos, a los l lamados ca ra c te res ex te rnosde los mismos.

Asimismo, en los diferentes soportes tambin se asienta informacinque ti ene que ver con el aut or del document o, el creador, con el desti nata-ri o, o, con el con teni do del m ensaje, caractersti cas stas que ident if ican ydefinen los ca ra c te res in t ern osde los docum ent os.

C a r a c t e r es e x t e r n o s

El carcter extern o que refiere al m edio o procedim iento por el que setr ansmi te la inform acin es la Clase.As podemos encont rar:

Docu men tos t ex tua les. Son l os que conforman en gran m ayora losarch ivos de las admi ni str aciones pbli cas. Textos escri tos, en u n pr in cipioa mano, l uego mecanografiados y a veces impr esos.

Docu men tos grfi co s.Reproducen im genes, no t extuales, con colo-res a veces. Ejempl os son los pl anos, las fotografas, dibu jos, etc.

Docu men tos aud i ov i sua l es .Int egran esta clase las pelcul as, las cin -tas de vdeo, etc. Conciertan las imgenes con el movimi ento y el son ido.

Docu men tos sonoros . Discos, cint as magnti cas; cont ienen y repro-ducen palabras o soni dos.

Docu men tos i n f o rm t i cos. Producidos en o por computadoras,disquetes, CDROM, etc., su l ectu ra slo es posible mediante un in str um ent o.

Otro ca rct er ext ern ode los document os es el Tipo document al. El Tipoderi va de la acti vidad que el documento testim oni a. La Admi ni str acin p-blica produce una amplia gama de tipos documentales que podemos en-cont rar en sus repositor ios. Por ejemplo: l eyes que provienen de la acti vi-dad de legislar, informes anuales que son precisos para informar.

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La im portanci a de la determ in acin de los di ferent es ti pos deri va de queellos son los que distinguen las series documentales que son elementosindispensables para el desarrollo de la metodologa archivstica. En la ac-tu ali dad hay aut ores que estn h aciendo estudios de tipologa document alcon bases asent adas en l a ll amada Dipl omt ica modern a.15

El Fo rma to refiere a la conformacin fsica de los documentos depen-diente del soporte y l a operacin de creacin . Por ejemplo, encon tr amosdocument os textuales en formato expediente o en l egajos; o docum ent oselectrn icos en di squetes de 3 1/2 pul gadas.

La Fo rma, documental o Tradicin document al, de acuerdo con l a deno-

mi nacin en Dipl omti ca, es la condicin de original, o de copia. Los docu-mentos Or ig ina lesson aquell os que renen los requisit os que los habili -tan para cumpl ir el obj eti vo para el qu e fueron creados, son autnt icos, secorresponden al aut or, fecha y lugar qu e expresan. Pueden ser ni cos, queera lo ms comn antiguamente, y mltiples cuando se producen variosejemplares de igual valor.

La condicin de Copiade un documento est dada por el fi n para el qu efue creada, en general para informacin o testimon io, como pu ede ser un acopia de un cer t i f i cado de es tud ios .Cont iene la mi sma infor macin que eldocumento Or i g i na l pero carece de los requi sit os de ste. En l a actualidad,

el desarr oll o de los in str um ent os tecnolgicos favorece la creacin de co-pias debido a l a facil idad y el bajo costo de reproduccin.La Can t i dad es un o de los ca rac te res que reviste verdadera impor tanci a

en el pr esent e. La creacin in discri mi nada de document os por parte de laadmi ni str acin , asist ida por la tecnol oga, hace que este carcter que refie-re a las un idades de instalacin , legajos, etc. y el espacio ocupado por ellos,deba ser ri gur osamente contempl ado en l os repositor ios.

C a r a c t e r es i n t e r n o s

Los ca ra c te res in t ern os son l os que estn relacionados con la perso-nalidad in tr nseca de los documentos.En t i da d p roduc to ra es la que alude a la persona fsica o jurdica que

produce el document o: al aut or.El Or i gen func i ona l refiere al m vil o razn por l a que se crea un docu-

mento, la acti vidad dent ro de la fun cin admi ni str ati va que, en u so de susatr ibu ciones, lo genera y los trmi tes por los que ha sido dil igenci ado.

La Fecha y l uga r de produccin, llamada data crnica y tpica por laDipl omtica, refi ere al m omento y lugar en que se producen l os documen-tos.

15. H. Bellott o: O espaco da diplomti ca no ensino da arquivologia, Mimeo.

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El Con ten idot iene que ver con el t ema o asun to de que tr ata el docu -mento. Como t iene relacin con el objeto de creacin del m ism o puede sermuy variado.

Caracteres externos Caracteres internos

Clase: Ent idad Productora:Documen tos tex tua l es au t o r Docu m ent os grficosDocum en tos au d i ov i sua l es Ori gen Fun cional

Documen tos sono rosDocu m entos in fo rm ticos Fecha y Lugar

Tipo Contenido

Formato

Forma:Or i g i na l Cop ia

Cantidad

6. Documentos pblicos y privados

Los docu ment os son cr eados por t oda clase de personas fsicas, perso-nas jurdicas, e instituciones. Individuos, familias, empresas, asociacio-nes y gru pos, part idos polt icos y gobiernos, todos ell os crean documentosy los usan a diario.

Los documentos creados por organizaciones del gobierno o por otrasin sti tu ciones en el sector p bli co son designados como docum en t os pb l i -

cos; su gesti n es o debera ser gobernada por la legisl acin, la cual de-term in a cmo se admi ni str arn dur ant e su vida.

Los docum en t os pb l i cos son los creados, recibi-dos y mantenidos por cualquier organismo del go-bierno en el cum plim iento de sus fun ciones.

Los docum en tos p r i va dosson los creados, recibi -dos y manteni dos por organi smos, inst it uci ones, or-gani zaciones, fami li as o i ndi viduos no gubernamen-

tales y pueden estar relacionados con asun tos pri-vados o p bli cos.

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Es una responsabilidad primordial del gobierno cuidar de sus propiosdocumentos pblicos, y aquellos privados que se le confen, particular-mente cuando esos docum ent os se necesit an para la admi ni str acin de losservicios gubernamentales. Sin embargo, ocur re a menu do que los depsi -tos archivsticos centrales, como los archivos nacionales, provinciales oestatales o los arch ivos uni versi tar ios, a veces adquieren y pr eservan docu -mentos pri vados para el u so pbl ico.

Al adqui ri r document os creados pri vadamente puede ser necesari o con-siderar cuesti ones de conf idenci alidad o de la esfera pri vada. En general, siel repositor io posee slo docum ent os gubernamentales como si obr an en

l materiales privados deber apegarse a pr in cipi os de acceso y a los cdi -gos de ti ca indi cados en la legisl acin o en l as dir ectr ices profesionales.

7. Valores de los documentos

Muchos documentos son mantenidos por la organi zacin slo u n t iem-po corto, para proporci onar pruebas o in formacin de la acti vidad que fueobjeto de su creacin. Otros documentos tienen un valor ms duradero,como prueba o in formacin de las acciones o las fun ciones de un organi s-mo en el tr anscur so del t iempo.

El va l o r pr ima r i o de los document os refiere a la acti vidad y al fi n por elque fueron creados y deriva de su capacidad de testimoniarla. Puede ser:valor admini str ati vo, fi scal, o valor j ur dico-legal. Desde su nacimi ent o,los documentos al espejar l a acti vidad que los produce son pr ueba o testi -mon io de ell a.

An tes de m ai s na da , prec iso lembra r qu e o docum ento dear qu i vo t em com o tr ao ca ra c terst i co o fa to de ser produ z idode fo rm a n a t u ra l e ro t i n ei ra , po r im pera t i vos de ordem prt i ca ,sem qua l que r i n tenao de se t r a ns fo rm a r em fon te pa ra a

h i s tr ia . No m bi to do fun c ion am ento de um a in s t i t u i o, comefei t o , no r esul ta de u n gesto especia l de a tr ibu io d e sent i -do, com o ocor re com os docum entos de m u seu; a o cont rr i o ,tem ca rter evid enc ia l co n gn it o, ist o , n a sce pa ra serv ir dein s t r um ento ou prova de determ in a das aes e al h eio a umeven tu a l u so secun dri o qu e dele se possa faz er.16

Concomitantemente con el valor primario, los documentos poseen unva l o r secunda r i o,que emerge tr anscu rr ido el pl azo de ti empo en el que sedil uye el valor pri mari o. Este valor secundari o est vin cul ado a la in forma-

16. A. M. de Almeida Camargo : Sobre o valor hi stri co dos documentos . Mimeo.

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cin que tambin desde el nacimiento obra en el document o, que una vezcum pli do el obj eti vo para el que fue creado puede servir en el fu tu ro com otestimonio i nsti tucional, como fuente para la investigacin h istr ica o comofuente de in formacin para m lt iples usuarios.

Los document os pueden ident ifi carse como arch ivsticos en el momen-to de su creacin , y de hecho, inclu so ant es de su cr eacin , pero h abit ual-mente son transferidos a un depsito archivstico para su preservacinperm anente slo cuando h an dejado de ser de uso admin ist rati vo inm edia-to para el organi smo qu e los cre.

Los va lo resse relacionan con el cicl o de vida de los document os y con

el pr oceso de seleccin que se ver ms adelant e.

8. Quin usa los documentos?

En las oficinas del gobierno, en las universidades e igualmente en elsector pri vado los documentos son creados y usados diariamente para do-cum ent ar acciones, confi rm ar decisiones, establecer derechos y responsa-bilidades y comunicar informacin. Sin documentos los gobiernos y lasempr esas no podran fun cionar; no es posible reco rda r vastas cantidadesde in formacin sin crear un registr o in dependiente: un documento.

Los gobiern os usan docum ent os para propsit os tan vari ados como: Document ar la labor de los empl eados.

Confi rm ar pensiones, prestaciones de li cenci a y de salu d.

Confir mar o revisar polt icas y procedimi ent os.

Confi rm ar l os derechos de los ciu dadanos, como prestaciones o pro-piedad de ti erras.

Proporcionar i nformacin sobre acciones o decisi ones pasadas.

En i nt ers de los ciudadanos de un pas, los funcionari os del gobiernodependen de los documentos para proporcionar informacin bsica parareali zar sus quehaceres pbl icos.

Tambi n las un iversi dades dependen de los docum ent os para su funci o-nami ent o tanto en el plano acadmi co como en el admin ist rati vo generan-do volum in osas masas document ales que van conform ando l os fondos desus repositori os.

Aun cuando much os de estos document os no necesit an ser manteni dospermanentemente, una porcin pequea pero importante de los mismosti ene un valor dur adero. Esta porcin de los docum ent os de un gobierno es

la que se preserva en el Arch ivo Nacional pbl ico. El Arch ivo Nacional ju n-to con la Bibli oteca Nacional, el Museo Nacional y ot ras insti tu ciones na-

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cionales, es uno de los recursos de consulta esenciales de un pas. Losusu ari os acuden desde todos los sector es.Entre los usuarios caractersticos de un archivo nacional o de otros

arch ivos pbli cos o pri vados figur an:

Represent ant es del gobiern o que necesit an i nformacin sobre las ac-tividades gubernamentales.

Investigadores profesionales o acadmi cos de un a ampli a gama de dis-ciplinas.

Investi gadores afi cionados.

Genealogistas.

Miembros del pblico.

Otras personas que desean establecer algn contacto con las fuentesprim ordiales de su cul tu ra y su tr adicin nacionales.

Cualqu ier persona con un problema ur gent e que slo puede resolver-se refir indose a document os.

Igualment e las inst it uci ones arch ivsticas de empr esas, organi zacioneso de la locali dad guardan docum entos para el u so de consul ta de una granvariedad de personas.

Un arch ivo nacional, l ocal o empresari al es t il no slo para la naciny sus ci udadanos. Hay un in ters int ern acional en l a eficacia y la efici enci ade los archi vos de un pas. Muchos asun tos estn documentados por docu-mentos pblicos y privados que son de inters internacional. A continua-cin damos algunos ejemplos de estos asunt os que estn docum ent adospor documentos que deberan ser accesibles:

Derechos y obligaciones de los ciudadanos.

Preocupaciones mdicas y de salu d.

Cuesti ones ambientales.

Admin istr acin de recur sos.

Polti ca in tergubern amental.

Planeacin econmi ca.

Un nmero considerable de usuarios de cualquier Archivo Nacional u

otro archivo son investigadores de otros pases. La importancia de esteuso de los arch ivos segui r aumentando a medida que se establecen r edes

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de informacin internacionales y que la comunidad internacional recono-ce, cada vez ms, su n ecesidad de comparti r in formacin sobre la cul tu ra yla herencia.

9. Principiosdel cuidado de los documentos

Los docu ment os deben estar bi en gest ion ados para asegurar su protec-cin tanto para propsit os admi ni str ati vos como para servir de pru eba deltrabajo de la organizacin. El proceso de cuidado de los documentos sell ama gesti n de documentos.

La ges t in de docum en t oses el conj un to de tareasy procedimientos orientados a lograr economa yefi ciencia en l a creacin , el m ant eni mi ent o, el u so yla disposicin de los document os de un a organi za-cin durant e todo su ciclo de vida y de hacer que lainformacin que contienen est disponible en apo-yo del quehacer de esa organi zacin y de los u sua-ri os externos a ell a que lo r equi eran.

El cuidado de los documentos se rige por principios archivsticos re-conocidos como tales por l a comun idad profesional.

Estos princi pios son: (1) los document os deben ser manteni dos jun tos,de acuerdo con el organismo responsable de su creacin o su acumula-cin , en el orden or iginal establecido en el m omento de su creacin ; (2) losdocument os siguen un ciclo de vida; (3) el cui dado de los docum ent os debeseguir un continuo; y (4) los documentos pueden ser organizados segn

ni veles jerrqui cos para denot ar la natu raleza de su creacin .Estos prin cipios se conocen como:

Pri nci pio de procedenci a y orden original o Respect de fonds .

Pri ncipi o de Ciclo Vit al.

Prin cipio del Continu o.

Pri nci pio de ni veles de organi zacin (clasificacin y ordenacin) y dedescripcin.

Estos principios se irn considerando con ms detalle ms adelante y

slo se present an aqu para que el estudiante se famil iari ce con estos con-ceptos.

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P r i n c i p i o d e Respect de fondsUno de los princi pios ms ant iguos del t ratamient o y gesti n de los do-

cumentos es el de Respect de fon ds. Este trmino francs se traduce amenudo como Pr in c ip io de respeto por los fon dos, o segn los pasesRes-peto a l o r i gen y a l o rden n a tu ra l osi mplemente Pr inc ip io de procedenc ia .

Con anteri ori dad a su establecim iento, en 1841, los docum ent os, en l osarch ivos eur opeos, eran agru pados por si stemas de clasificacin temti-cos , o por materia o asunt o , siendo estas modalidades aceptadas uni ver-salm ent e. En algunos pases i beroamericanos, an hoy podemos encon-tr ar Arch ivos Generales con document os organi zados temticamente.17

En Francia, y a raz de la conformacin de los grandes depsitosarchivsticos luego de la Revolucin Francesa, se percibi lo difcil, y enalgunos casos lo i mposibl e, que era conocer el or igen de los docum ent osdebido a la mezcla a que estaban somet idos. Natalis de Wally, qui en era jefede la Seccin admi ni strati va de los Archi vos Depart amentales del Min ist e-rio del Interior, a travs de unas instrucciones recomend reunir losdocument os por fondos, es decir, reun ir todos los tt ul os (todos los docu-mentos) que provienen de un cuerpo, de un establecim iento, de un a fami li ao de un in dividuo y arreglar estos fondos con su jecin a un or den determi -nado.18 Desde Francia, este principio se fue paulatinamente extendiendo

aunque ya en otros pases haba sido tambin aplicado.19El pri ncipio de Respect de fond s consiste en dos conceptos r elaciona-

dos: el concepto de procedenc ia y el deorden or i g i n a l . La procedenciarefiere a la o f i c i na de or i gen de los documentos; y el o rden o r i g i na l a lasecuencia y l a organi zacin en que los documentos fueron creados o guar-dados por esa ofi cin a de origen.

El Respect de fon dses el r espeto por el cr eador delos documentos.

La Procedenc iase refiere a la oficina de origen delos documentos.

El Orden o r i g i na l es la secuencia y la organi zacinen que los documentos fueron creados o guardadospor la oficina de origen.

17. AGN: I nven ta r i o de los fondos docum enta l es de l Arch i vo Genera l de la Nac in. Montevi-deo : AGN, 1965.

18. M. Duchein: El respeto de los fondos en archivstica; prin cipios tericos y problemasprcticos, en: La adm in i s t r ac in mode rna de a rch i v os y l a ges t i n de docum en t os; el

p r on t u a r i o RAMP. Pars : Unesco, 1985.19. Ver: Archi vstica General. Teora y Prcti ca / Ant oni a Heredia Herrera. Sevil la : Servicio

de Publ icaciones de la Dipu tacin de Sevil la, 1993.

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El pr in cipio de procedenci a hace hin capi en las caractersti cas concep-tu ales de los documentos y no en sus caractersti cas fsicas. Como h emosvisto, la n atu raleza p roba to r i a de los document os ms que su formato fsi-co es lo que los di sti ngue de otr as clases de informacin regist rada.

La procedencia tambin proporciona la base para recuperar informa-cin de los docum ent os.

Saber quin cre o us un documento y dnde, cundo y por qu fueusado puede ofrecer la clave para su recuperacin. No as el formato, eltema o el con teni do de los docum ent os.

Esto es verdad tanto en los documentos electrnicos ms modernos

como en los documentos ms comunes en soporte papel. Fundamental-mente no hay diferencia ent re la comprensi n y l a preservacin de la pro-cedencia de los documentos electrnicos y las de una gran sucesin decart as ofi ciales del siglo XIX. Es decir, que no es diferente la comprensi n yla preservacin de las in terconexiones ent re los docum ent os electrni cosy sus cr eadores y usuar ios y l a preservacin de las conexion es de las car-tas ofi ciales citadas y l os regist ros e ndices que las rastr eaban.

Estos pri nci pios requi eren que qui enes estn a cargo de los docum en-tos observen l as dir ectr ices siguientes:

Los document os de in sti tu ciones u organi zaciones separadas debenser admi ni str ados por separado aun que los organi smos en cuesti n se de-diquen a acti vidades semejantes o estn admi ni str ados por l a mism a gen-te. No deben combin arse los document os de dos insti tu ciones u or gani za-ciones. De igual manera, los document os pri vados de indi vidu os no debenin tegrarse con los de otros, aun que todos estuvieran relacionados ent re so experi mentaran los m ismos sucesos. Por ejemplo: en la Uni versi dad, nose mezclarn nunca los docum ent os de dist in tas Facul tades; en el Ar chi vodel Min ist eri o de Salu d Pbli ca se mantendr separada la docum ent acinde los h ospitales

El orden original en el cual los documentos fueron recibidos por elArchivo no deber cambiarse si dicho orden denota las actividades y lasfun ciones del organi smo creador. En parti cul ar, los documentos no debenser ordenados por t ema, fecha o medio material, si sta no fu e la manera enla que fueron creados.

Los depsitos archivsticos pblicos que reciben documentos del go-bierno mediant e sist emas de regist ro en funcionami ent o con frecuenci a lohacen en un orden or iginal, claro y usable. El pr oceso de regist ro asegur aque el organismo creador y el contenido de los conjuntos documentales

estn claramente ident ifi cados.

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Sin embargo, si los sistemas de registro dejan de funcionar adecuada-mente, hay un peligro grave de que, a medida que los docum entos se acu-mu lan en salas de guarda, arm ari os o cor redores, se pierda la i nformacinsobre el creador de los mismos y su orden or iginal.

De qu orden ori ginal se puede hablar en aquellos casos en qu e gran-des masas document ales son amon ton adas en depsi tos qu e a medida quese van colmando se vuelven a reacomodar con el nimo de habilitar msespacio?

sta es una de las razones por la que la gestin de los documentos estan i mpor tante para asegur ar la preservacin de una document acin vali o-

sa e ident if icable.En la actu ali dad, las organi zaciones estn creando document os electr -n icos y en papel en cant idades cada vez mayores; con fr ecuencia, los si ste-mas de mantenimiento de documentos no administran este material tanbien como sera deseable. Con el f in de asegurar los docu ment os y retenersu uso administrativo y su valor histrico, los responsables de los docu-mentos y l os archi vist as deben part ici par de manera acti va en el procesomismo de creacin del documento. Debe tenerse en cuenta que losinformticos suelen no percibir con claridad aquellos elementos que ha-cen que los docum ent os sean aut nt icos y con fiables en el largo plazo de

conservacin.Aquellos archivistas que sern responsables del manejo de los docu-mentos, deben participar ms en los procesos que llevan a la creacin dedocument os y comprender mejor esos procesos. No basta con estu diar eldocument o y su natu raleza as como sus caractersti cas fsicas. Los profe-sionales de los document os deben comprender l as fun ciones, las acti vida-des y las prcticas de trabajo que son causa de que los documentos secreen, se usen, y se mant engan.

Los archivistas deben estar involucrados desde el principio mismo delos pr ocedim ientos admi ni str ati vos. Por ejemplo, de nada servir a disear

un esquema de clasifi cacin que no encaje con los procesos orgni cos yfun cionales que dieron lu gar a que los documentos fueran clasificados. Lagest in de document os debe in teresarse en t odos los procesos que se rela-cionan con l os document os durante toda su existencia.

Se subraya aqu l a impor tancia de part ici par en el proceso de manteni -miento de los documentos desde el inicio, y no aguardar, vanamente enmuchas ocasiones, que los documentos lleguen al Archivo en un ordensigni ficant e. Los documentos siguen un c ic lo de v ida , que debe ser com-prendido por los profesionales y el tratamiento de los documentos debesegui r un conti nuo de cuidado. Los principios de Cic lo Vi ta l y del Con t i nuo

sern exami nados segui damente.

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P r i n c i p i o d e C i c l o Vi t a l d e l o s d o c um en t o s El con cepto de Cicl o Vi tal de los docu mentos es un a analoga de la vida

de un organismo biolgico que nace, vive y muere. De igual manera undocument o es creado, es usado mient ras ti ene un valor cont inuo (valor deprueba, testimonio o informacin de la accin por la que fue creado) y,lu ego, se dispone de l bien sea destruyndolo o tr ansfi ri ndolo al archi vohi str ico en vir tu d de su valor perm anente.

La gesti n efici ent e de los documentos dur ant e todo su ci clo de vida esun a cuestin prin cipal en la reforma de la Admin istr acin pbli ca. Sin ell a,grandes cant idades de documentos inactivos se amon tonan en un espacio

de oficina de costoso mantenimiento y resulta prcticamente imposiblerecuperar l a in formacin admini strati va, financiera y legal i mpor tante. Estasituacin socava la realizacin de actividades de rendicin de cuentas delas organi zaciones y del Estado y pone en peli gro los derechos del ciudadano.

Sin un programa de gestin que controle los documentos durante laspri meras fases de su ciclo de vida, aquell os que ti enen u n valor arch ivsticopermanente no pueden ser identificados enseguida y salvaguardados desuerte que, con el ti empo, puedan ocupar su lu gar como parte del legadohi stri co y cult ur al de la nacin.

Fa s e s d e l C i c l o Vi t a l

No somos arch iveros hasta que no estamos capacita-dos para conocer en t eora y aplicar a casos concr etoslas fases del Cicl o Vit al de los document os. 20

De acuerdo con la creacin document al, sigui endo a Tanodi y a la bibli o-grafa iberoamericana, encontramos que las fases del Ciclo Vital son tres:Pre-arch ivstica, Admin ist rati va e Hist ri ca, a las que se agregan mom en-

tos dent ro de las dos prim eras.

20. A. Tanodi: Ciclo Vit al de documentos admin istr ati vo-archi vsticos . Mimeo.

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Momento de Concepcin -gestacinFase Pre-arch ivst ica

Momento de Trmi te

Momento de VigenciaFase Admi ni str ati va

Momento de Plazo Precaucion al

Fase Histr ica

La fase Pre-archivstica lleva esa denominacin porque normalmentetr anscu rr e en l a ofici na y los papeles aqu comi enzan a acumu larse paraformar, en la mayora de los casos, las piezas docum ent ales m lt ipl es.

El t ratamient o que se les apli ca es el que in dica el tr mi te y su guarda esen el arch ivo de Ofici na, tambin denomi nado de Trmi te o de Gesti n. Lafase Pre-archivstica comprende dos momentos: el momento de Concep-cin -gestacin del document o y el de Trmi te.

Los documentos, ya sean formularios o los oficios que encabezan unexpediente, pasan por un momento en que son plani f icados en sudiagramacin, en su u ti li zacin y procedim ientos de tr mi te. La plani fi ca-cin generalmente est en manos de los especialistas en Organizacin yMtodos. Los pasos que el documento ha de seguir quedan determinadosen l a Mesa de Ent rada, o Regul adora de Trmit es. Aqu es necesario sealar

que cuanto mayor sea la normali zacin y el estudi o de opti mi zacin en l aproduccin documental, mejor y ms econmico ser el servicio.El momento de Trmite es aquel que tiene como objeto acumular los

datos y l a informacin n ecesari a para la resolu cin del asun to qu e mot ivala creacin del document o. El t rmi te comienza cuando algui en i ni cia unaaccin admin ist rati va, o judi cial, y cul mi na cuando la aut ori dad competen-te emi te su decisin . La fecha de in greso en la ofici na y el posterior regis-t ro qu edan asent ados tambin en el docum ento, quedando as asentado elcomienzo del tr mi te.

Este concepto de pre-arch ivo di fiere del mani festado en l a bibli ografa

francesa, que usa este trmin o con ot ra ampl it ud, as como l a nor teameri -cana.

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La fase Admini str ati va lleva esa denomin acin porque comprende todoel ti empo en qu e el document o act a e in teresa a quien l o cre, ya sea unainstitucin o un individuo. Se distinguen en esta fase dos momentos: deVigencia y de Plazo Precauci onal de conservacin .

El m omento de Vigenci a se exti ende por el t iempo en que el document oact a en cumpli mi ent o de lo que expresa su texto, puede obli gar, testi mo-niar o informar de acuerdo a ste. En la Vigencia atiende directamente elmot ivo por el que el documento es creado. Se in ici a con l a firm a de aut ori -dad competent e, que cierr a el t rmi te dictando u n acto que dispone, testi-monia o informa. Existen documentos, como las leyes por ejemplo, que

exigen ser promu lgadas para que comi ence la Vigencia.El Plazo Precaucional de conservacin es el t iempo que se mant iene eldocumento atendiendo a los objetivos de responder a posibles reclamosadministrativos y jurdicos sobre algn aspecto impugnable del cumpli-miento, de lo expresado en l, durante la Vigencia. Otro objetivo es el deservir de antecedente directo de otro documento o soporte jurdico a undocument o que lo requiera. Por ejemplo: l os legajos personales sirven deant ecedent es dir ectos para la jubi lacin. En la fase admi ni str ati va los do-cum ent os son conservados en l os arch ivos cent rales de las inst it uci ones,tambin ll amados arch ivos admi ni str ati vos, y en algunos pases iberoame-

ri canos, como Per , exist en arch ivos in termedios para los docum ent os enPlazo Precaucional.21

La fase Histrica es la que abarca desde el momento en que, luego deevaluado el documento, se dictamina su conservacin permanente y supasaje al arch ivo hi str ico.

La bibl iografa procedente de los pases de tradicin sajona, en este casoinglesa, establece tambin t res fases basadas en el uso de los docu men-tos.

En l a fase acti va los document os son u sados regul arm ent e en la reali za-cin de asun tos cor ri ent es y son mant eni dos en su lu gar de origen o en el

estante de expedient es de un a ofi cin a de document os asociada o registr o.

L os docum entos de t rm i t e son documentos usa-dos regul arm ent e para la reali zacin de asun tos co-rr ientes de un a instit ucin o de un in dividuo. Estosdocumentos son llamados ac t i vos o co r r i en tes.

21. Institut o Nacional de Estadstica e Informtica: Censo Nac ion al de Arch ivos , 1997 ; Per:pan ora m a de los a rch i vos en el pas. Li ma : INEI, 1999.

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En l a fase de concentr acin los docum ent os an son u sados en l a reali -zacin de los asun tos cor ri ent es, pero slo de manera poco frecuente y semanti enen en u n archi vo de concent racin, t ambin ll amado i nterm edio.

Los docum en t os de concen t ra c inson documentosque slo se requieren con poca frecuencia en la reali -zacin de los asun tos cor ri ent es. Tambi n se llamandocumentos sem iac t i voso semico r r i en tes.

En l a fase hi str ica los docum ent os ya no se usan para la reali zacin delos asunt os corri ent es. Una vez que han cumpl ido con l os objeti vos por l osque fueron cr eados, luego de evaluados sern destrui dos a menos qu e ten-gan u n valor cont inuo para otr os propsitos. Este valor cont inuo es el quelos hace merecedores de ser preservados como documentos histricos enuna institucin archivstica.

Los docum en t os h i s t r i cosson documentos que yano se necesitan para los asun tos cor ri entes. Tambinse ll aman document os i n a c t i v o so no co r r i en t es.

Algunos sistemas de administracin de documentos reconocen sola-mente dos fases: document os de tr mi te y document os hist ri cos.

C o r r e sp o n d en c i a en t r e Ci c l o Vi t a l y A r c h i v o

Una de las tareas que reclama la atencin de los arch ivist as o de qu ienesestn a cargo de los docum entos es el l ugar don de stos se mant ienen. Laoportun a recuperacin de los document os y la informacin que ell os con-ti enen se ven facili tadas si se toma en cuenta la fase del Cicl o Vit al en quese encu ent ran en el m omento de ser arch ivados.

Tambi n, al archi var debera contemplarse el uso que los document osti enen para las tr ansacciones de la propia admi ni str acin . Aunqu e en ge-neral puede afirmarse que, salvo excepciones, tambin existe correspon-dencia entr e el uso eventu al de los docu ment os, las fases del Cicl o Vit al enque se hallan y l a ubicacin qu e se les debe dar.

As, los documentos en tr mi te, docum ent os acti vos, a la bsqueda dela in formacin que posibil it e la resolucin del asunt o que los motiva, semant ienen en el Arch ivo de Gesti n t ambi n l lamado Arch ivo de Ofi cin a.

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Los docum ent os vigent es, en el Arch ivo Admin ist rati vo o Cent ral de lapropia inst it uci n. La vigenci a de los docum ent os puede ser muy vari ada, ypor ende muy prolongada a veces. Por ejempl o: la vigencia del expedient een que obra la resolu cin de arr eglo de la azotea de un edifi cio u ni versi ta-ri o no tendr la misma duracin que los planos de ese mi smo edif ici o, queestarn vigent es mient ras el edifici o est en pie.

Los docum ent os que cumpl en el pl azo precauci onal de conservacin seubi can en el Arch ivo In termedio, donde se efectu ar la seleccin, t ema steque se ver ms adelante. En Iberoamrica, donde los archivos interme-dios son escasos, los docum ent os en Plazo Precauci onal t ambi n perm a-

necen en el Archivo Administrativo hasta su traslado al Archivo Histricode la insti tu cin , si lo h ubi era, o su t ransferencia a los archi vos generaleso n acionales.

Los documentos histricos, inactivos para la institucin creadora, seguardan en el Arch ivo Histr ico de la insti tu cin cr eadora, o en l os arch i-vos generales.

Correspondencia entre Ciclo Vital y Archivo

Fase Pre A rch ivst ic a

Document os en Trmi te, Arch ivo de Gest in o de Activos T ram i t e

Fa se Adm in i s t r a t i va Arch i vo Adm i n i s t ra t i vo Docum entos Vigentes-Plazo Precauci onal Arch i vo In t erm ed io o deSemiactivos Concen t rac in

Fase His t r icaDocumentos histricos Arch i vo H is t r i co

Inactivos

P r i n c i p i o d e l C o n t i n u o

El principio de Ciclo Vital reconoce que los documentos son creados,usados y manteni dos y de acuerdo con cada situ acin se dispone de ell os,bien sea destruyndolos por ser obsoletos, o preservndolos por su valorduradero. En este lt im o adquir ir n l a condicin de document os hist ri-cos.

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El principio del Con t i nuo sugiere que hay cuatro acciones que conti-n an o recurr en dur ant e la vida de un document o:

a) Identi f icacin de los documentos.

b) Control int electual de los documentos.

c) Acceso a los documentos.

d) Control fsico de los documentos.

De acuerdo con el pr in cipio del Conti nuo, la disti nci n entr e la gesti n

de los document os admin istr ati vos y la de los docum entos histr icos, si l ahay en determinadas cir cunstancias, no necesita ser mantenida rgidamente.

Cuatro acciones del cuidado de los documentos

Proceso Accion es de la gesti n de los Accion es de la gesti n docum ent os admin istr ati vos de docum ent os

histricos

a) Ident if icacin creacin o recepcin seleccin o adqui sicin

y adquisicin

b) Cont rol clasi fi cacin en un si stema clasi fi cacin y ordena- in telectual lgico cin, y descr ipcin

c) Acceso man ten im i en to y uso referenci a y uso

d) Cont rol fsico disposicin por destr uccin preservacin otr ansferencia como documento de valor perm anente

Part iendo del prin cipio del Conti nuose ha establecido un modelo un ifi -cado. El modelo denota el patrn de un continuo. Cuatro acciones prosi-guen r ecur ri endo du rante toda la vida de los docum ent os. Estas accionescruzan el lmi te tr adicional entre la admin istr acin de document os admi-nistrativos y la administracin de documentos histricos. Estas accionesson:

La creacin o adquisicin del documento.

Su colocacin en un sist ema lgico document ado que gobierna su cla-

sificacin, ordenacin y facilita su recuperacin durante todo el Ciclo Vi-tal.

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Su evalu acin con r especto a su valor en las diferentes fases del Cicl oVit al, r egist rado en un programa de disposici n qu e se efect a oport un a-mente mediante la accin de disposicin apropiada.

Su mantenimi ento y uso, tant o si se mant iene en l a oficin a creadoraen un Arch ivo de Gesti n (Ofici na o Trmi te), en un Arch ivo Cent ral (Admi-ni str ati vo), Intermedio o Histri co y tant o si es usado por su cr eador o porun sucesor en funci ones o por u na tercera part e, como un in vesti gador uotro u suari o del pbl ico.

Fa se Act i va Sem ia ct i va In a ct i va Opera c i on es (Docum en t os

a rch ivst ic os)

Anl isis Anl i sis del Proceso Recibo en Archivo Acceso al Depsi to

Empresar ial Cent ral (Administ ra- Archivst icoti vo) o Intermedio

Creacin Creacin y recepcin Mantenimiento de Clasi fi cacin yClasi ficacin y Ordenacin , yOrdenacin, y Descr ipcin

Documentacin

Control Clasi ficacin Estudio [valorDocu men taci n de secu ndar io]archivacin

Evaluacin Programa [valores Guarda segura en Preservacin y

pr imar io y secun- Archivo Cent ral Conservacindar io] o Intermedio

Mantenimiento Oficina / Estante de Acceso oficial Acceso pbl i co / y uso expediente Extensin

Disposicin Transferencia al Transferencia al

Archivo Administra- Depsi to Archivst i -t ivo o In ter medi o, co, o dest ru cci no destr uccin

Responsabi - Funcionar io a Gestor de documen- Archivista

l idad cargo Gestor de tos, Archivistadocumentos, Archi-vista

El mtodo del Continuo significa el fin de la demarcacin tradicionalent re las funci ones del admin ist rador de document os admi ni str ati vos y el

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arch ivista. Cualqu ier persona responsable del cui dado de los document osen una fase particular de su ciclo de vida necesitar sin duda un conoci-miento y una pericia especficos. Sin embargo, se necesitarn los aportesde otros que han sido o sern responsables de los documentos en otrasfases del Cicl o Vit al. El gestor de document os admi ni str ati vos, de arch ivosin termedios (o concent racin), el arch ivista, segui rn desempeando suspropios deberes pero su labor se reali zar en una estr uctur a int egrada, sindemarcaciones rgidas que li mi ten el desarr oll o y la colaboracin pr ofesio-nales.

Esta colaboracin ent re todos aquellos qu e trabajan o son responsables

de los docum ent os es ms fru ctfera si la inst it uci n archi vsti ca puede serreestruct ur ada de manera que sirva como una admi ni str acin de documen-tos. Como administracin de documentos, la institucin establecer unnuevo servicio de document os para todo el gobiern o, corporacin u organi -zacin, que incluir al personal que trabaja en las unidades de trmite(reguladoras de trmite u oficinas de administracin documental), en losarch ivos in termedios (concent racin) y en los depsit os arch ivsticos (ar-chivos). Adems, establecer programas de capacitacin para preparar alpersonal en todos los ni veles necesari os, con el fin de proporcionar servi-cios de document os efi cientes durant e todo el Cicl o Vit al de los mi smos.

All donde las acti vidades de gesti n de document os admi ni str ati vos ylas acti vidades de gesti n de document os hi str icos no estn in tegradas,los fun cionari os a cargo de los document os se encu ent ran con que a me-nudo duplican mutuamen

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