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Manual do Utilizador WinOpt
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Introdução ..................................................................................... 6 Parte I - Funcionamento Geral .......................................................... 7
1. Janela Principal ........................................................................ 8 1.1. Menus ............................................................................... 8 1.2. Atalhos ............................................................................. 8 1.3. Rodapé ............................................................................. 9
2. Tabelas de dados ................................................................... 10 2.1. Campos Sublinhados ......................................................... 13
2.2. Gravar ............................................................................ 14 2.3. Cancelar .......................................................................... 14 2.4. Posicionamento de um registo ............................................ 14 2.5. Adicionar um registo ......................................................... 14
2.6. Alterar um registo ............................................................ 15 2.7. Apagar um registo ............................................................ 15 2.8. Localizar um registo ......................................................... 15
2.9.Filtrar e Ordenar registos ................................................... 16 2.9.1. Modo simples ............................................................. 17 2.9.2. Modo composto .......................................................... 20
2.10. Ver Lista / Formulário ..................................................... 22 2.11. Imprimir registos ............................................................ 22 2.12. Sair .............................................................................. 24 2.13. Janela de Impressão ....................................................... 24
2.14. Navegador ..................................................................... 25 2.15. Campos do tipo Data....................................................... 27
2.16. Associar Documentos / Imagens ....................................... 28 2.17. Controlos Dinâmicos ....................................................... 30 2.18. Grelhas com Colunas Parametrizáveis ............................... 31 2.19. Touch Screen ................................................................. 37
2.20. Observações .................................................................. 39 Parte II - Organização Funcional do programa .................................. 40
1. Artigos .................................................................................. 40 1.1. Lentes Oftálmicas ............................................................. 41 1.2. Lentes de Contacto ........................................................... 47 1.3. Aros / Óculos de Sol ......................................................... 52 1.4.Diversos ........................................................................... 58
1.5.Movimentos Directos de Stock ............................................ 63 1.6. Comparação de Stocks ...................................................... 65 1.7. Imprimir Etiquetas............................................................ 72 1.8. Código de Barras .............................................................. 74
2. Atendimento .......................................................................... 75 2.1 Venda Personalizada .......................................................... 75 2.2 Venda Rápida ................................................................... 86
2.3. Consulta de Documentos ................................................... 89 2.4. Fazer Pagamento ............................................................. 90
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2.5. Consultar Pagamentos ...................................................... 94
2.6. Optometrias .................................................................... 95 2.6.1 Despistagens Visuais .................................................... 95 2.6.2. Testes de Optometria .................................................. 96
2.6.3 Prescrições de Optometria .......................................... 100 2.7. Contactologias ............................................................... 105
2.7.1. Testes de Contactologia ............................................ 106 2.7.2. Prescrições de Contactologia ...................................... 110 2.7.3. Controlos de Contactologia ........................................ 114
2.8. Ficha de Reparação ........................................................ 115 2.9. Ficha de Reclamação ...................................................... 117
2.10. Ficha de Assistência ...................................................... 118
2.11. Pendentes de Entrega ................................................... 118 2.12. Estados ....................................................................... 120 2.13. Talões de Crédito .......................................................... 125 2.14. Notas de Crédito .......................................................... 126 2.15. Movimentos Directos de Clientes .................................... 127
3. Compras ............................................................................. 128
3.1. Encomendas Automáticas ................................................ 128 3.2. Encomendas .................................................................. 131 3.3. Guias de Remessa .......................................................... 134 3.4. Guias de Crédito ............................................................ 136 3.5. Facturas ........................................................................ 137 3.6. Devoluções .................................................................... 139
3.7. Notas de Crédito ............................................................ 140 3.8. Nossos Avisos de Lançamento .......................................... 141 3.9. Vossos Avisos de Lançamento .......................................... 142 3.10. Pagamentos ................................................................. 143 3.11. Apagar Pendentes ......................................................... 147 3.12. Tabela de Fornecedores ................................................. 148
4. Oficina ................................................................................ 152
4.1. Pendentes de Encomenda ................................................ 152 4.2. Pendentes de Recepção ................................................... 153 4.3. Pendentes de Execução ................................................... 155 4.4. Pendentes de Controlo .................................................... 156
4.5. Consulta de Montagens ................................................... 157 4.6. Consulta de Reparações .................................................. 158
5. Mapas ................................................................................. 160
5.1. Mapas de Artigos ............................................................ 160 5.2. Mapas de Clientes .......................................................... 172 5.3. Mapas de Fornecedores ................................................... 180 5.4. Mapas de Compras ......................................................... 182 5.5. Mapas de Vendas ........................................................... 189 5.6. Estatísticas .................................................................... 203
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6. Utilitários ............................................................................ 207
6.1. Consignações ................................................................. 208 6.1.1. Consignações a Clientes ............................................ 208 6.1.2. Consignações de Fornecedores ................................... 210 6.1.3. Mapas ..................................................................... 211
6.2. Agenda Clínica ............................................................... 212
6.2.1. Marcação de Consultas .............................................. 213 6.2.2. Mapas ..................................................................... 215 6.2.3. Localizar Hora Livre .................................................. 219 6.2.4. Localizar Marcação.................................................... 219 6.2.5. Registo de Feriados e Datas de encerramento .............. 220
6.3. Correspondência ............................................................ 221
6.3.1. Correspondência para Clientes ................................... 221
6.3.2. Correspondência para Fornecedores ............................ 229 6.3.3. Correspondência para Entidades ................................. 231 6.3.4. Tipos de Cartas ........................................................ 232 6.3.5. Etiquetas para Envelopes........................................... 233 6.3.6. Histórico de Correspondência ..................................... 234
6.4. Gestão de Comparticipações ............................................ 235
6.4.1. Recibos / Entidade .................................................... 235 6.4.2. Arrolamentos ........................................................... 236 6.4.3. Pagamentos ............................................................. 237 6.4.4. Mapas de Análise ...................................................... 238 6.4.5. Serviços a Facturar ................................................... 238 6.4.6. Movimentos Directos de Entidade ............................... 239
6.5. Gestão de Caixa ............................................................. 240
6.5.1. Abertura / Fecho de Caixa ......................................... 240 6.5.2. Movimentos Directos de Caixa .................................... 242 6.5.3. Mapas de Caixa ........................................................ 243 6.5.4. Abertura de Gaveta .................................................. 245
6.6. Gestão Bancária ............................................................. 245 6.6.1. Movimentos Bancários Automáticos ............................ 246
6.6.2. Movimentos Bancários............................................... 248 6.6.3. Reconciliação Bancária .............................................. 249 6.6.4. Consistência Bancária ............................................... 250 6.6.5. Mapas Gestão Bancária ............................................. 251
6.6.6. Tabelas Gestão Bancária ........................................... 254 6.7. Gestão de Letras ............................................................ 258 6.8. Sistema de Alertas ......................................................... 262
6.9. Envio de SMS ................................................................. 270 6.10. Gestão de Sons ............................................................ 271 6.11. Análise Diária ............................................................... 273 6.12. Imprimir cartões de Clientes .......................................... 273 6.13. Garantia ...................................................................... 274 6.14. Consultar Histórico ....................................................... 274
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6.15. Promoções ................................................................... 277
6.16. Controlos Dinâmicos ..................................................... 281 6.17. Impressão em Série ...................................................... 281 6.18. Integração Office .......................................................... 286
6.19. Base de Dados ............................................................. 290 6.20. Licenciamento .............................................................. 293 6.21. Visualizador de Eventos ................................................. 294
7. Ligação ............................................................................... 294 7.1. Contabilidade ................................................................. 295
7.1.1. Parâmetros .............................................................. 295 7.1.2. Diários .................................................................... 297
7.1.3. Grelhas ................................................................... 297
7.1.4. Documentos ............................................................ 299 7.1.5. Conversão ............................................................... 300 7.1.6. Gravar ficheiro ......................................................... 304
8. Multiloja .............................................................................. 305 8.1. Lojas ............................................................................ 306 8.2. Pedidos de Artigos .......................................................... 307
8.3. Transferências ............................................................... 309 8.4. Consolidação ................................................................. 311
9. Tabelas Auxiliares ................................................................ 317 9.1. Técnicas ........................................................................ 317
9.1.1. Grupos de Artigos ..................................................... 318 9.1.2. Marcas de Artigos ..................................................... 318
9.1.3. Serviços de Reparação .............................................. 319 9.1.4. Materiais de Aros ...................................................... 320 9.1.5. Tipos de Aros ........................................................... 320 9.1.6. Especificação Lentes Oftálmicas.................................. 321 9.1.7. Especificação Lentes de Contacto................................ 328 9.1.8. SAF-T ..................................................................... 331 9.1.9. Analises Mobile ........................................................ 332
9.2. Administrativas .............................................................. 332 9.2.1. Países ..................................................................... 333 9.2.2. Distritos .................................................................. 334 9.2.3. Concelhos ................................................................ 334
9.2.4. Códigos Postais ........................................................ 335 9.2.5. Taxa de IVA ............................................................. 336 9.2.6. Moedas ................................................................... 336
9.2.7. Condições de Pagamento ........................................... 337 9.2.8. Formas de Pagamento ............................................... 337 9.2.9. Meios de Pedido de Encomenda .................................. 338 9.2.10. Entidades .............................................................. 339 9.2.11. Especialidades ........................................................ 343 9.2.12. Médicos / Técnicos .................................................. 343
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9.2.13. Categorias ............................................................. 344
9.2.14. Campanhas ............................................................ 345 9.2.15. Tipos de Relação ..................................................... 346 9.2.16. Factores Artigos ..................................................... 346 9.2.17. Modelos SMS .......................................................... 347 9.2.18. Tipo Contacto ......................................................... 347
9.2.19. Gestão de Contactos ............................................... 348 9.2.20. Textos Base ........................................................... 349 9.2.21. Profissões .............................................................. 350
9.3. Configuração ................................................................. 350 9.3.1. Séries de Numeração ................................................ 351 9.3.2. Funcionários ............................................................ 351
9.3.3. Postos de Venda ....................................................... 352
9.3.4. Utilizadores .............................................................. 352 9.3.5. Parâmetros .............................................................. 355 9.3.5. Designer de Mapas ................................................... 368 9.3.6. Acesso ao Portal ....................................................... 371
10. Análises Mobile .................................................................. 371 10.1. Configuração / Instalação / Parametrização ..................... 372
10.2. WinOPT Mobile ............................................................. 374 10.3. PDA ............................................................................ 379
10.3.1. Sincronização dos dados .......................................... 381 10.3.2. Análises ................................................................. 383 10.3.3. Estatísticas ............................................................ 385
11. Ajuda ................................................................................ 386
12. Janelas .............................................................................. 386
Parte III - Conceitos e o seu enquadramento no programa ............... 390
WinOpt Manual do Utilizador
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Introdução
O WINOPT– Software de Gestão de Ópticas é um programa
concebida para a gestão de Ópticas de Venda a Retalho, com todas
as nuances técnicas e comerciais que estas enfrentam diariamente.
Recorrendo às mais recentes tecnologias é propósito incluir sempre
que possível neste programa o recurso às mesmas de forma a
manter o programa actual e atractivo aos olhos do utilizador.
Este manual do utilizador é uma associação entre termos e
funcionalidades implementadas. Descrevendo ainda a forma mais
correcta, rápida e que conduza a uma maior eficiência durante a
utilização do programa, e tendo como objectivo principal auxiliar o
utilizador a identificar e assimilar quer os conceitos quer os contextos
em que se inserem.
A leitura deste manual deve ser feita como acompanhamento do
Guia da Utilizador. Sempre que o utilizador sinta dúvidas no decorrer da utilização do programa deve premir “F1” de forma a aceder ao
Help On Line, essa chamada deve ser feita na componente do
programa em que surja a dúvida, uma vez que a ajuda é sensível ao
contexto, o auxílio fornecido é direccionado ao módulo em questão.
Se o pedido de ajuda for genérico, ou seja, feito através do menu de
ajuda ou na janela inicial do programa, será disponibilizada toda
a informação constante do Help On Line.
Como a utilização dos conceitos é sistematicamente repetida ao
longo do programa optou-se pela organização dos conceitos através
dos menus onde se incluem. Para facilitar a tarefa de encontrar um
termo específico foi incluída neste manual uma listagem de conceitos
ordenada alfabeticamente, nessa listagem de conceitos é fornecida a
localização no manual da expressão a consultar.
Nota: Este manual é comum a toda a linha WINOPT (WINOPT Base e
WINOPT Gold, nas versões MonoLoja e MultiLoja), assim, é
possível que algumas das funcionalidades apresentadas não se
encontrem disponíveis na versão de que dispõe actualmente; para
actualizar a sua versão contacte o seu revendedor.
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Parte I - Funcionamento Geral
Através da Ajuda do WINOPT, o utilizador pode esclarecer de forma
mais rápida e directa as dúvidas que porventura lhe venham a surgir
sobre o manuseamento do programa. Utilize as barras de Scroll para
aceder às páginas não visíveis no écran e navegue no Help através
dos botões e .
Existem alguns campos de preenchimento obrigatório e outros que
são de preenchimento opcional; sempre que o utilizador não insira
informação considerada essencial, ao gravar os dados será informado
da obrigatoriedade de preencher determinado campo.
Todos os campos que se encontrem sublinhados têm um tratamento
diferente.
A informação inserida no WINOPT é agrupada em várias tabelas e
menus. Cada uma dessas tabelas é composta pelos diferentes
registos que vão sendo inseridos. Através das opções de menus
existentes, é possível abrir uma janela correspondente a cada uma
das tabelas, permitindo uma consulta simples e rápida da informação
associada.
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1. Janela Principal
Janela que é aberta no inicio do programa, sobre a qual o programa vai
correr.
1.1. Menus
Através das opções do menu é possível abrir as janelas de
manutenção correspondentes a cada uma das tabelas de dados do
programa, bem como executar operações sobre esses dados em
outras janelas criadas para o efeito.
1.2. Atalhos
Existem opções que são mais utilizadas, assim e para facilitar o
acesso às mesmas foi implementada no uma barra de
atalho para essas opções. Esses atalhos encontram-se disponíveis
no centro da janela ou em formato de barra de ferramentas. As
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opções disponíveis são: Venda Personalizada, Optometrias,
Contactologias, Abrir/Fechar Caixa, Venda Rápida, Pagamentos,
Abrir Gaveta, Pendentes de Encomenda, Pendentes de Recepção,
Pendentes de Execução, Pendentes de Controlo, Pendentes de
Entrega, Estados, Posto, Enviar Informação, Receber Informação,
Parâmetros, Ajuda, Sair.
Existe ainda a possibilidade do utilizador trabalhar com uma barra
de atalhos configurável e versátil mediante as
necessidades/preferências dos utilizadores. Essa forma de trabalho está descrito em navegador.
1.3. Rodapé
Barra informativa que se encontra sempre visível e que fornece
informações diversas ao utilizador; nomeadamente:
Titular da licença da aplicação.
Activar o navegador;
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Adicionar opção ao navegador;
Qual o utilizador actual;
Mudar o utilizador sem necessidade de sair do programa;
Activar a leitura de informação através de códigos de
barras.
2. Tabelas de dados A informação inserida no WINOPT é agrupada em várias tabelas,
formando a sua totalidade a base de dados.
A manutenção dos dados de cada tabela é feita numa janela própria.
O modo de funcionamento desta janela, bem como as operações
sobre os registos, são sempre feitos da mesma forma
independentemente da tabela em que estamos a trabalhar.
Os dados de uma tabela podem ser visualizados através de uma
lista, correspondendo a cada uma das linhas dessa lista um registo e
a cada coluna os diferentes campos desse registo - "Nome",
"Número", "Data", etc.. Por questões de espaço a lista, em tabelas
com muitos campos, mostra apenas os campos mais importantes de
cada registo.
Os dados em tabela podem ser apresentados em dois tipos de
grelha, uma simples e uma mais completa que permite realizar filtros
automáticos (este tipo de grelha está disponível nas opções mais
utilizadas da aplicação).
Modo Simples
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Modo agrupado
A primeira linha permite introduzir valores para filtros ou seleccionar
na própria grelha através da escrita na linha da grelha.
A tabela pode também ser consultada, num modo em que para cada
registo é mostrado toda a informação que o constitui. Modo este, que
daqui em diante designaremos de: modo "Formulário".
Independentemente do modo em que esteja a visualizar a
informação, existem botões que dão acesso às diversas operações
sobre registos:
Adicionar registo: Permite acrescentar um novo registo aos
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existentes.
Alterar registo: Permite alterar um registo inserido
anteriormente.
Apagar registo: Permite apagar um registo inserido
anteriormente.
Localizar registo: Permite localizar um determinado registo da
tabela.
Filtrar registos: Permite filtrar os registos e ordená-los.
Lista: Ver os registos em forma de lista.
Formulário: Ver toda a informação do registo.
Actualizar: Actualizar os dados da tabela, em ambientes Multi-
Utilizador.
Imprimir: Permite aceder à janela onde são seleccionados os
parâmetros da listagem dos registos.
Sair: Permite fechar a janela
Em todo o programa existem dois botões genéricos para duas acções
o ou - gravar,
ou - cancelar.
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2.1. Campos Sublinhados
Em cada janela, o utilizador poderá ser confrontado com campos
sublinhados .
Nesses campos, o utilizador ou se posiciona no código desejado e
digita a tecla ENTER ou através do rato clica sobre o nome do
campo. Estes campos devem ser preenchidos com valores pré-
inseridos na tabela auxiliar correspondente.
Quando surgir a lista, deve seleccionar o registo que pretende e
carregar em ou duplo click sobre o registo pretendido. Para
percorrer os registos pode utilizar as setas do teclado ou o rato.
Pode ainda digitar os primeiros caracteres do campo que procura
para uma localização automática. Esta procura é feita à coluna e
assinalada a vermelho ou a verde consoante o resultado da
procura. Para escolher outra coluna, deverá escolher outro
critério. A qualquer momento pode cancelar a selecção do registo
carregando em ou premindo a tecla ESC.
Se não existir o registo que pretende, deve carregar em ou
fazer duplo click sobre o botão e registá-lo.
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2.2. Gravar
ou - permite que os dados inseridos sejam
gravados na base de dados.
2.3. Cancelar
ou - Permite que a inserção / alteração de
dados seja cancelada.
2.4. Posicionamento de um registo
Estes botões permitem ao utilizador “viajar” nos registos visíveis
de lista.
informa qual a posição relativa (441) em que nos
encontramos de um total de 1294 registos.
estes três botões possibilitam ao utilizador saltar entre
registos na direcção do primeiro, pela ordem, salta para o registo
inicial, salta uma página de registos (20) e salta para o
imediatamente anterior.
estes três botões possibilitam ao utilizador saltar entre
registos na direcção do último, pela ordem, salta para o próximo
registo, salta uma página de registos (20) e salta para o último.
Nota: Sempre que numa lista forem introduzidos filtros o número
total de registos apresentado é o número de registos que
respeitam os filtros.
2.5. Adicionar um registo
- Permite inserir um novo registo na lista, surgindo uma ficha
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vazia da tabela em questão que será preenchida pelo utilizador.
2.6. Alterar um registo
- Permite alterar um registo já inserido. Abrirá a ficha do
registo e deixará que o utilizador altere os campos desejados,
após a alteração deverá confirmar através da tecla Enter ou do
rato sobre o botão . Os dados gravados serão
alterados na base de dados. Existem dados que depois de
introduzido o registo e após a primeira gravação não poderão ser
alterados, como por exemplo o código de cliente, estes campos
em modo alteração estarão indisponíveis ao utilizador.
2.7. Apagar um registo
- Permite apagar um registo da lista. Em primeiro lugar será
mostrado ao utilizador o registo em modo detalhe, depois surgirá
uma mensagem no écran pedindo-lhe para confirmar a sua
decisão. Se esta for confirmada, o registo é apagado da base de
dados sempre que o registo em causa não esteja em utilização
noutra tabela, exemplo: não posso apagar a ficha de um cliente
se este já possuir uma optometria.
2.8. Localizar um registo
- Permite localizar um determinado registo numa lista. A
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janela que então surge, permite escolher o campo a localizar, qual
o critério a usar e o valor desse campo. Dependendo do campo a
localizar, esse valor pode ser numérico, texto ou uma data. Para
iniciar a procura deve carregar no botão ou na tecla Enter. Consoante o resultado da pesquisa, o sinal de cor
amarela passa a vermelho ou a verde:
Se for encontrado um registo com o valor indicado o sinal
passa a verde e, na lista, esse registo é seleccionado;
No caso de não existir nenhum registo com o valor indicado
o sinal passa a vermelho e a lista mantém-se inalterada.
Sempre que exista mais que um registo com o valor especificado,
será seleccionado o primeiro caso. Se pretender procurar mais
registos com esses critérios terá que continuar a carregar no
botão ou na tecla Enter até ser percorrida a lista
completa.
2.9.Filtrar e Ordenar registos
- Permite aceder à janela onde estão disponíveis um
conjunto de parâmetros para proceder ao filtro e ordenação de
registos na lista.
Existem dois modos de funcionamento, dependendo da janela
actual.
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2.9.1. Modo simples
Opções disponíveis
Campo a filtrar: Possui um conjunto de campos com os
quais podemos criar um filtro. Por exemplo: ”Código”.
Critério: Este campo possui um conjunto de opções que
dizem respeito ao “Campo a filtrar”, como “é igual a”, “é
maior que”, ”é menor que”, “é maior ou igual a “, “é
diferente de”, ”é menor igual a “,”é nulo”, ”não é nulo”. Valor: O utilizador introduzirá o valor desejado, por
exemplo:1. Lista de condições: Conjunto de filtros a aplicar aos
registos.
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Operações sobre a lista de condições
Limpar Lista: Permite limpar todos os filtros
introduzidos na lista de condições;
Remover Linha: Permite limpar o filtro que esteja
seleccionado na lista de condições.
Adicionar Linha: Este botão indica que os campos a
filtrar, o critério e o valor irão ser adicionados à lista de
condições para que possam ser filtrados.
Aplicar: O programa dos filtros à lista é feita através deste botão
ou da tecla Enter. Indica que o filtro que irá ser aplicado à lista de
registos. Por exemplo: o utilizador irá filtrar registos com o Código
igual a 1.
Cancelar: Permite sair desta janela sem que os seus filtros sejam
efectuados.
Ordenação
Esta opção permite ao utilizador escolher os campos para a
ordenação da lista.
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O utilizador dispõe de um conjunto de campos que são os
mesmos que se encontram no “Campo a Filtrar” na secção
“Filtro”.
Indica qual o tipo de ordenação Ascend ou Descend.
Neste exemplo, a opção Descend encontra-se activa.
Permite adicionar o campo seleccionado à lista.
Permite remover o campo seleccionado da lista.
Permite trocar a ordem pela qual os campos serão ordenados.
Nesta lista encontram-se os campos ordenados.
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Aplicar - O programa dos campos ordenados à lista é feita através
deste botão ou da tecla Enter. Cancelar - Permite sair da opção ordenação.
2.9.2. Modo composto
Opções disponíveis
Campos disponíveis: Possui um conjunto de campos com
os quais podemos criar um filtro e que dependem da janela. Por exemplo: ”Fornecedor; Num da guia de remessa”.
Critério: Este campo possui um conjunto de opções que
dizem respeito ao “Campo a filtrar”, como “é igual a”, “é
maior que”, ”é menor que”, “é maior ou igual a “, “é
diferente de”, ”é menor igual a “,”é nulo”, ”não é nulo”. Valor: O utilizador introduzirá o valor desejado, por
exemplo:1.
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Operadores da lista de condições
Este tipo de filtro permite estabelecer filtragens recorrendo ao
“e” e ao “ou”. Se os filtros estão na horizontal são conjuntos, na
vertical são disjuntos.
Exemplo:
Fornecedor igual a “4” OU num de guia de remessa contém
“22” OU Fornecedor igual a “1”.
Limpar: Limpar os filtros seleccionados para poder recomeçar.
Aplicar: O programa dos filtros à lista é feita através deste
botão ou da tecla Enter. Indica que o filtro que irá ser aplicado
à lista de registos. Por exemplo: o utilizador irá filtrar registos
com o Código igual a 1.
Cancelar: Permite sair desta janela sem que os seus filtros
sejam efectuados.
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2.10. Ver Lista / Formulário
/
Se o modo actual for lista só se tem acesso a alguns campos do
registo, através destas opções poderá ver a ficha do registo mas
apenas em modo consulta. Se por outro lado o modo actual for
formulário a ficha do registo está visível ao utilizador.
2.11. Imprimir registos
ou a tecla F11 – Imprimir: Permite aceder à janela onde são
seleccionados os parâmetros da listagem dos registos. Esta opção
permite enviar os dados para a impressora, fazer uma pré-
visualização no écran ou ainda exportá-los em diversos formatos.
Ao escolher esta opção surge uma janela que permite configurar a
impressão a diversos níveis.
O utilizador pode ainda seleccionar os registos a imprimir. Para
tal, terá que seleccionar a janela “Parâmetros”. Assim, tomando
como exemplo a tabela de Guias de Remessa, nesta janela podemos imprimir apenas os dados das Guias cujo Estado seja
pela letra Não Facturado, etc.. Cada linha do filtro é constituída
por um parâmetro (nome do campo a filtrar), pelo critério a usar
(maior, menor, igual, etc.) e pelo valor atribuído. Na coluna valor,
pode existir uma lista de valores ou não, dependendo do
parâmetro. O utilizador dispõe assim, de 5 tipos de filtros
Manual do Utilizador WinOpt
23 F3M - Information Systems, S.A.
diferentes para a sua impressão.
Estes filtros criam uma conjunção de condições, ou seja, a
condição final que vai determinar quais os registos a imprimir é
formada pela conjunção de todas as condições inseridas. Deste
modo, podemos imprimir, por exemplo, todos os Clientes que
tenham como País Portugal e que os seus nomes comecem por A.
Além dos filtros dos registos a imprimir, a janela "Ordenação"
permite ordenar os registos em 3 opções por exemplo, o utilizador
pode ordenar em 1.º por número de fornecedor Ascendente e
depois por numero de guia e assim sucessivamente, até 3 opções.
Uma vez escolhidos os critérios desejados, o utilizador pode
proceder à sua impressão.
O mapa a utilizar pode ser alterado ou não na janela de selecção
da vista. Caso esta opção não surja, o utilizador irá emitir o mapa
associado por defeito.
Para tal terá de escolher o botão ou a tecla Enter. A
listagem é enviada para a impressora ou para o ecrã, dependendo
do destino anteriormente seleccionado. Por defeito, a listagem é
enviada para o ecrã numa janela de impressão. O utilizador pode
ainda seleccionar uma impressora e configurá-la através do botão
WinOpt Manual do Utilizador
24 F3M - Information Systems, S.A.
.
2.12. Sair
ou a tecla Esc – Sair: Permite fechar a janela.
2.13. Janela de Impressão
A partir desta janela pode enviar a listagem para a impressora
previamente configurada ou exportar os dados para formatos
usuais como o Microsoft Excel, Microsoft Word, etc..
Controlos disponíveis por ordem
Cabeçalho: o Enviar para a impressora;
o Exportar dados (Microsoft Excel, Microsoft Word, envio
por e-mail, etc.);
o Actualizar
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o Reduzir/Ampliar a imagem;
o Percentagem ampliação/redução da imagem
o Primeira Folha;
o Folha Anterior;
o N.º total de páginas (3 no exemplo);
o Próxima Folha;
o Última Folha;
o Parar Processamento;
o Localizar registo (exemplo: num inventario de
200folhas encontrar o artigo LO12345);
Rodapé:
o Margens (direita, esquerda, superior, inferior)
o Aplicar margens
o Configurar impressora
o Imprimir
o Cancelar
2.14. Navegador
O navegador não é mais do que um grupo de atalhos para as opções do WINOPT mais utilizadas pelo utilizador ou simples
atalhos para ficheiros / programas ou páginas da Internet.
WinOpt Manual do Utilizador
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O utilizador pode ainda sub-dividir os seus atalhos por pastas,
criando secções adicionais além da “Favoritos”. No exemplo as
secções criadas foram “util” e “web”.
Para criar secções, atalhos para páginas na Internet e atalhos
para programas é necessário ter o navegador activo e utilizar o
botão direito do rato, fazendo em seguida adicionar:
Manual do Utilizador WinOpt
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Para adicionar atalhos para funções do próprio programa será
suficiente abrir a janela em questão e na barra de rodapé clicar
com o rato no botão: , associando depois uma
descrição à funcionalidade.
2.15. Campos do tipo Data
De forma a facilitar o dia a dia do utilizador, a aplicação permite a
selecção do dia baseada no conceito agenda / calendário,
permitindo também a introdução manual da data. A data actual
surge com um circulo vermelho, e a data seleccionada com um
circulo azul.
O utilizador poderá avançar ou retroceder na data com as teclas
do cursor e: para o mês (shift); para o ano (ctrl).
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2.16. Associar Documentos / Imagens O WINOPT permite, em várias entidades, associar documentos e
imagens. Além de imagens dos artigos, podem ser associados
orçamentos, cópias de correspondência trocada ou receitas
digitalizadas. Como exemplo, a entidade em causa será o cliente.
Sendo possível associar também a aros, óculos de sol, diversos,
fornecedores, testes de optometria e contactologia ou à gestão de
contactos.
Nas referidas entidades, irá permitir em modo de inserção /
alteração associar documentos e/ou imagens à entidade. Existirá
uma ficha para aceder a estes dados (assinalada na imagem) e
que terá duas sub fichas (documentos / imagens). Em cada uma
será possível consultar, adicionar ou remover os ficheiros
associados em formato digital.
O funcionamento é semelhante, para visualizar o ficheiro o
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29 F3M - Information Systems, S.A.
utilizador terá de dar dois cliques sobre o mesmo, sendo que o
ficheiro será aberto pela aplicação associada ao tipo de ficheiro
(exemplo: um .bmp será aberto pelo Paint).
O utilizador pode ver as imagens tipo pequeno ou tipo
detalhe . Sempre que estejamos em imagens, existe a
possibilidade de pré visualizar as mesmas. Sempre que o
utilizador pretenda alterar os ficheiros já existentes terá de clicar
em e seguir intuitivamente a forma de associar os ficheiros
digitais.
Nesta janela, o utilizador dispõe de um espaço tipo explorador do
Windows e outro para selecção efectiva do ficheiro. Para associar
o ficheiro será apenas necessário seleccionar o mesmo e clicar no
, para eliminar o mesmo das associações, seleccionar na
grelha onde surgem todos os ficheiros já associados e clicar no
.
É possível associar a cada ficheiro uma pequena descrição, para
tal na grelha de ficheiros (em baixo), deve ser seleccionado o
ficheiro, escrevendo-se o texto pretendido e clicando em
WinOpt Manual do Utilizador
30 F3M - Information Systems, S.A.
para associar. Para limpar os comentários o
procedimento é o equivalente, seleccionar o ficheiro e clicar em
.
2.17. Controlos Dinâmicos
O WINOPT tenta recriar o dia a dia dos clientes e todas as suas
especificidades; mas, existem sempre pormenores que diferem
quer no tipo de informação quer no funcionamento diário de cada
óptica.
Assim, e para colmatar pedidos muito próprios de clientes com
situações especificas a aplicação permite ao utilizador criar e fazer
a manutenção dos seus próprios campos. Esses campos podem
ser de vários tipos e podem ser associados a diversas entidades.
Entidades que permitem este comportamento: Aros, Óculos de
Sol, Diversos, Clientes, Fornecedores, Testes de Contactologia e
Testes de Optometria. A criação de campos só pode ser realizada
na sede e será actualizada por pacotes.
Para a manutenção destes campos o utilizador deverá em
utilitários, controlos dinâmicos seleccionar qual o tipo de entidade
à qual pretende realizar alterações de campos. No exemplo foi
seleccionada a entidade fornecedores.
A janela de manutenção de controlos divide-se em quatro partes:
Manual do Utilizador WinOpt
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Cima esquerda: tipo de controlos disponíveis, não existindo
limites de quantidades. Cima direita: operações a executar sobre os controlos
o Limpar – apagar todos os controlos, caso já tenham
informação associada na base de dados a mesma será
perdida. o Remover – apagar o controlo seleccionado, caso já exista
informação associada na base de dados a mesma será
perdida. o Cancelar – cancelar as alterações efectuadas e sair da
opção. o Gravar - gravar as alterações efectuadas e sair da
opção. Baixo esquerda: formatação dos controlos, exemplo: colocar
o nome do campo a negrito, aumentar o tipo de letra. Baixo direita: aspecto final da janela que irá surgir ao
utilizador sempre que em fornecedores seleccionar a opção
“Os meus campos” (esta designação é variável e é da
responsabilidade do utilizador).
2.18. Grelhas com Colunas Parametrizáveis
A organização da informação registada no WINOPT encontra-se
agrupada em tabelas de dados. São essas tabelas que
representam as diversas entidades e suas características em toda
a aplicação.
Cada opção dos vários menus existentes tem por base uma ou
mais tabela, sendo que o conteúdo dessa tabela é apresentado
em grelhas, compostas por colunas que representam os diversos
WinOpt Manual do Utilizador
32 F3M - Information Systems, S.A.
campos da tabela.
Cada janela do tipo grelha surge com alguns dos campos
seleccionados previamente e por defeito. O utilizador poderá a
qualquer altura e para cada uma das grelhas ajustar a informação
que deve ser apresentada. Esta funcionalidade será passível de
ser utilizada apenas nas janelas que apresentem o botão ( ),
botão esse que permite aceder à parametrização das colunas
/grelhas.
Para tal, como exemplo as guias de remessa, o utilizador deverá
partir da parametrização por defeito e alterar a apresentação da
informação:
Neste caso, existem 6 colunas visíveis, sendo que o utilizador
poderá “esconder” as que não pretenda através de um clique
no respectivo.
Na parte inferior da janela, será permitido ao utilizador ordenar
as colunas, arrastando-as com o . Existem botões de
funcionalidades adicionais: o Limpar ( ) e os de
marcar/desmarcar todas as colunas ( / ).
Para adicionar uma nova coluna, o utilizador clicará em
.
Manual do Utilizador WinOpt
33 F3M - Information Systems, S.A.
Surge então um assistente para adicionar novas colunas.
Existe dois tipos de colunas que podem ser adicionadas: simples e
compostas:
A adição de colunas simples prevê a adição de campos da tabela
que não estejam ainda a ser “mostrados” na referida grelha:
Para tal será necessário piscar apenas as colunas pretendidas.
WinOpt Manual do Utilizador
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Para aplicar estas alterações será necessário clicar no
.
Caso a coluna a adicionar seja do tipo composta (ou seja, mais do
que uma coluna e permitindo a inserção de dados “-“, “ “):
Manual do Utilizador WinOpt
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Para adicionar uma coluna composta será necessário dar-lhe um
nome e um tipo (mediante o tipo assim serão visíveis ou não mais
ou menos colunas para adicionar, numa coluna do tipo texto
poderemos colocar quais e quantas colunas simples
pretendermos. Do lado esquerdo surgirão quais as colunas
disponíveis para compor a nossa coluna.
Para as utilizarmos será necessário arrastar cada uma das colunas
pretendidas com o rato para o centro da janela.
WinOpt Manual do Utilizador
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Do lado direito vai surgindo as colunas já “compostas”. À
semelhança das simples, após finalizar a paremetrização e
clicando em .
O utilizador terá acesso a todas as colunas que seleccionou:
A partir deste momento e sempre que entrar em guias de
remessa serão estas as colunas que irão aparecer na grelha.
Manual do Utilizador WinOpt
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2.19. Touch Screen
De forma a agilizar o funcionamento do dia a dia da óptica, o
utilizador poderá, nas acções / opções referentes a atendimento
trabalhar com um ecran táctil, eliminado o recurso ao teclado. Para tal, deverá nos parâmetros indicar que irá funcionar com
touch screen.
Algumas das alterações implementadas para o correcto
funcionamento da versão touch screen:
O utilizador verificará que o tamanho dos campos / botões /
janelas será expandido para se poder utilizar os ecrans
tácteis.
As passwords dos utilizadores deverão passar a conter
apenas caracteres numéricos (para usar o teclado acoplado à
entrada do programa) .
WinOpt Manual do Utilizador
38 F3M - Information Systems, S.A.
Passa a existir na parte de cima da janela da aplicação (logo
abaixo dos menus) um acesso rápido às teclas de função, às
teclas de deslocação e ao teclado virtual.
Teclado virtual: para aceder clicar em , surgirá o
teclado:
Do lado direito, no topo, surge a indicação do campo onde o
utilizador se encontra posicionado (neste exemplo é o campo
“data”). No quadro abaixo da designação do campo vai surgindo a
informação conforme a mesma é seleccionada no teclado virtual.
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Para finalizar qualquer introdução de dados basta clicar no
“aceitar”.
O rato ( ) continuará sempre activo.
2.20. Observações O WINOPT permite, em cada campo de observações, por
exemplo, documentos de venda, orçamentos, optometrias,
contactologias, reparações introduzir texto livre e/ou textos base
previamente registados. Como exemplo de utilização podemos
indicar o texto de Boas Festas, um texto de validade de
orçamento / crédito, textos a alertar para datas e/ou
acontecimentos. A forma mais simples de associar textos será clicar na tecla “F6”. Ver Textos Base.
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Parte II - Organização Funcional do programa
Nesta segunda parte do manual é apresentada a compilação dos
diversos menus que compõem o programa bem como a descrição de
alguns dos conceitos utilizados e das funcionalidades aí
implementadas. Poderão existir referências a outros conceitos cujo
conteúdo não pertence ao mesmo contexto (referências essas
assinaladas com o tipo de letra a negrito e sublinhadas). Caso
surjam dificuldades em associar o conceito ao contexto onde se
explica de uma forma mais pormenorizada o mesmo, a terceira parte
do manual engloba um compêndio de conceitos e a respectiva
referência à sua localização no manual.
1. Artigos
Os artigos são uma componente fundamental do WINOPT, sendo a
base da maioria das operações registadas. Devido às suas
especificidades os artigos encontram-se divididos em famílias ou Grupos de Artigos. Mediante a introdução das várias características
que definem um artigo, a descrição do mesmo é construída
automaticamente. Esta funcionalidade não se encontra implementada em Artigos diversos, por outro lado o registo de fichas para Lentes
Oftálmicas e Lentes de Contacto acontece sempre que é registada
uma prescrição de Optometria ou Contactologia. Nestes casos, o
código atribuído é sequencial e automático.
Exceptuando o caso das Lentes Oftálmicas e Lentes de Contacto cujos
preços se encontram definidos em tabelas enviadas pelos
fornecedores, é possível ao utilizador determinar qual a percentagem
a aplicar para cálculo do preço de venda, baseando-se no preço de
custo.
Em cada ficha de artigo encontram-se várias quantidades, sendo que
o stock corresponde a uma combinação das mesmas e pode não significar ser a quantidade disponível. Para uma gestão eficiente dos
stocks e dos artigos é importante manter o stock dos artigos
actualizado, registando todas as entradas e saídas em tempo útil.
Manual do Utilizador WinOpt
41 F3M - Information Systems, S.A.
1.1. Lentes Oftálmicas
Uma lente oftálmica é um artigo com Grupo de Artigo pré-
definido LO o código destes artigos é atribuído automática e
sequencialmente, no momento do seu registo inicial. A descrição
de cada lente é sugerida pelo programa e é baseada nas suas
principais características (modelo, tratamentos incorporados,
diâmetro, graduações entre outros). O utilizador poderá também
associar uma variável de contabilidade, para depois distinguir as
contas da contabilidade onde será feito o crédito / débito dos
valores originados por documentos.
Embora não seja muito usual, é possível introduzir lentes
oftálmicas a partir desta ficha, a situação mais frequente será a
criação das mesmas durante o registo de documentos onde estas
serão utilizadas (optometrias). Em qualquer dos casos, para
caracterizar uma lente oftálmica, é necessário utilizar a Especificação de Lentes Oftálmicas.
Para definir uma lente é necessário indicar qual o fornecedor e se
forem conhecidas as referências utilizadas por este para o referido artigo (é possível indicar quer a referência quer o código de barras – estes campos são bastantes úteis para inserção de guias
de remessa e outros documentos de fornecedor). Após a inserção
destes dados o utilizador deve introduzir os dados técnicos da
WinOpt Manual do Utilizador
42 F3M - Information Systems, S.A.
lente, nomeadamente diâmetro, potência esférica, potência
cilíndrica, adição e prismas. Após a indicação destes elementos e
com o recurso ao botão é possibilitado ao utilizador
especificar qual a lente mediante a Especificação de Lentes Oftálmicas. Caso existam suplementos estes serão apresentados,
a descrição e o preço serão preenchidos mediante a informação das tabelas. Será sempre na Especificação de Lentes Oftálmicas
que o utilizador pode adicionar modelos, preços, preços de
promoção, tratamentos às lentes oftálmicas.
Para seleccionar outra lente que não a actual mas que respeite os
valores técnicos, bastará limpar toda a informação com o recurso
ao botão .
A informação constante na página de existências é muito
semelhante para todos os artigos. Os dados apresentados são:
Qtd Disponível
Quantidade do Stock do artigo que está disponível para
venda.
Qtd na Oficina em Montagem
Quantidade do stock do artigo que está reservada para a
montagem de uns óculos. Só se aplica a lentes oftálmicas e aros. Quando é feita uma prescrição de optometria, se a
quantidade de cada artigo (Lentes Oftálmicas + Aro) estiver
disponível, passará de Qtd Disponível para Qtd em
Montagem, caso contrário quando for feita a entrada do
Manual do Utilizador WinOpt
43 F3M - Information Systems, S.A.
artigo, numa guia de remessa ou factura, a quantidade
passará directamente para Qtd em Montagem, sem passar
sequer por Qtd Disponível.
Sempre que exista informação de quantidade em montagem, é
possível ao utilizador ter acesso a qual a optometria em causa,
através da passagem do rato por cima do campo qtd
montagem e recebendo a seguinte indicação:
Qtd Para Entrega
Quantidade do stock do artigo que está pronta a entregar. Só
se aplica a lentes oftálmicas, aros e lentes de contacto.
Em lentes oftálmicas e aros esta quantidade é actualizada
quando se faz a montagem dos óculos, passando de Qtd em
Montagem para Qtd para Entrega.
Sempre que exista informação de quantidade para entrega, é
possível ao utilizador ter acesso a qual a optometria em
causa, através da passagem do rato por cima do campo
qtd p/entrega e recebendo a seguinte indicação:
Quando for feita a entrega dos óculos ou lentes de contacto a
quantidade dos artigos sairá de Stock e consequentemente de
Qtd para Entrega.
Qtd Consignada a Clientes
Quantidade do stock do artigo que está consignada a clientes. Quando é feita uma consignação a clientes, a quantidade
WinOpt Manual do Utilizador
44 F3M - Information Systems, S.A.
consignada continua a pertencer ao Stock do artigo, no
entanto deixa de estar em Qtd Disponível, o que implica que,
não pode ser vendida. Esta situação será regularizada quando
a consignação for desactivada. Qtd Consignada de Fornecedores
Quantidade do artigo que está consignada à Óptica por um Fornecedor. Quando é feita uma consignação de fornecedores, a quantidade consignada não pertence ao Stock
do artigo, no entanto, fica em Qtd Disponível, o que implica
que, pode ser vendida. Se um artigo nesta situação for
vendido, o seu Stock ficará negativo, situação esta que será
regularizada quando a consignação for desactivada e o artigo
facturado pelo fornecedor. Qtd Stock
Quantidade de Stock total do artigo. Reflecte todas as
componentes de Stock explicadas anteriormente. Qtd Pedida a Fornecedores
Quantidade que está pedida ao fornecedor e ainda não foi
satisfeita. Qtd Pendente
Quantidade que tem de ser encomendada ao fornecedor, pois
é necessária para uma prescrição de optometria ou
contactologia. Só se aplica a lentes oftálmicas, aros e lentes
de contacto.
É actualizada pelas prescrições. Quando numa prescrição se
usar um artigo que não tenha Quantidade Disponível para
venda será gerado um pendente do mesmo, sendo também
actualizado a quantidade pendente na sua ficha. Data Última Entrada
Data da última entrada em stock do artigo, pode ser por
movimento directo, factura, guia de remessa ou outro
documento. Data Última Saída
Data da última saída de stock do artigo, pode ser por
movimento directo, venda rápida, transferência para outra
loja ou outro documento. Stock das Outras Lojas
Manual do Utilizador WinOpt
45 F3M - Information Systems, S.A.
Sempre que o programa seja uma versão MultiLoja é possível ao
utilizador saber qual a quantidade em stock nas diversas lojas,
consultando esta grelha informativa.
A informação constante na página de estatísticas é muito
semelhante para todos os artigos. Os dados apresentados
encontram agrupados em duas categorias entradas e saídas,
apresentando os seguintes elementos:
Entradas
Total: Quantidade total do artigo que deu entrada em stock;
Total Ofertas de Fornecedores: Total ofertas de fornecedores;
Custo Médio: Valor médio ponderado, mediante o valor total
das entradas / total das entradas.
Saídas
Total: Quantidade total do artigo que saiu de stock;
Total Ofertas a Clientes: Total ofertas a clientes;
Total Devolvido: Total da quantidade devolvida por clientes;
Total Perdido: Total da quantidade perdida.
WinOpt Manual do Utilizador
46 F3M - Information Systems, S.A.
Existem quatro campos do tipo sim/não para os quais o utilizador
deve clicar com o rato de forma a colocar o campo
activo ou não. Os campos são:
Actualiza stock: Se as entradas / saídas actualizam stock (como
exemplo de um artigo que frequentemente não actualiza stock
tem-se as plaquetas ou parafusos, ou mesmo os paninhos de
limpeza).
Activo: Quando um artigo deixa de ser comercializado, para que
deixe de ser considerado nas listagens e em certas operações, por
exemplo um líquido que deixe de ser comercializado num dado
formato, tipo 20cc.
Altera Preço: Se na emissão de documentos o preço pode ser
alterado ou se só permite que o faça na ficha.
Designação Variável: Se permite que na emissão de documentos
a descrição do artigo possa ser alterada, acrescentando ou
retirando parte da descrição.
Na barra geral de funções de artigos existem as seguintes
funcionalidades:
– permite emitir a conta corrente do artigo sobre o qual se
encontra posicionado o cursor.
– permite abrir a janela de impressão de etiquetas
devidamente parametrizada para a etiqueta do artigo em que nos
encontramos posicionados.
– permite inicializar o registo de uma nova ficha de artigo
tendo por base todos os dados da ficha onde estávamos posicionados.
- permite abrir uma janela de consulta de operações onde o
Manual do Utilizador WinOpt
47 F3M - Information Systems, S.A.
artigo foi envolvido (utilizado).
1.2. Lentes de Contacto
Uma lente de contacto é um artigo com Grupo de Artigo pré-
definido LC o código destes artigos é atribuído automática e
sequencialmente, no momento do seu registo inicial. A descrição
de cada lente é sugerida pelo programa e é baseada nas suas
principais características (marca, modelo, diâmetro, graduações
entre outros). O utilizador poderá também associar uma variável
de contabilidade, para depois distinguir as contas da contabilidade
onde será feito o crédito / débito dos valores originados por
documentos.
Embora não seja muito usual, é possível introduzir lentes de
contacto a partir desta ficha, a situação mais frequente será a
criação das mesmas durante o registo de documentos onde estas
serão utilizadas (contactologias). Em qualquer dos casos, para
caracterizar uma lente de contacto, é necessário recorrer à Especificação de Lentes de Contacto.
Para definir uma lente é necessário indicar qual o fornecedor e se
forem conhecidas as referências utilizadas por este para o referido
WinOpt Manual do Utilizador
48 F3M - Information Systems, S.A.
artigo (é possível indicar quer a referência quer o código de barras – estes campos são bastantes úteis para a inserção de
guias de remessa e outros documentos de fornecedor, especialmente se o código de barras for o que se encontra
impresso nas respectivas embalagens). Após a inserção destes
dados o utilizador deve introduzir os dados técnicos da lente,
nomeadamente diâmetro, potência esférica, potência cilíndrica,
adição e prismas. Após a indicação destes elementos e com o
recurso ao botão é possibilitado ao utilizador especificar
qual a lente mediante a Especificação de Lentes de Contacto. O
preço será automaticamente atribuído mediante a consulta da
tabela. Poderá manualmente estabelecer um preço de promoção.
Para seleccionar outra lente que não a actual mas que respeite os
valores técnicos, bastará limpar toda a informação com o recurso
ao botão .
A informação constante na página de existências é muito
semelhante para todos os artigos. Os dados apresentados são:
Qtd Disponível
Quantidade do Stock do artigo que está disponível para venda.
Qtd Para Entrega
Quantidade do stock do artigo que está pronta a entregar. Só
se aplica a lentes oftálmicas, aros e lentes de contacto.
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49 F3M - Information Systems, S.A.
Em lentes de contacto, quando é feita uma prescrição de contactologia, se a quantidade de cada artigo (Lentes de
Contacto) estiver disponível, passará de Qtd Disponível para
Qtd para Entrega, caso contrário quando for feita a entrada
do artigo numa guia de remessa ou factura, a quantidade
passará directamente para Qtd para Entrega, sem passar
sequer por Qtd Disponível.
Sempre que exista informação de quantidade para entrega, é
possível ao utilizador ter acesso a qual a optometria em
causa, através da passagem do rato por cima do campo
qtd p/entrega e recebendo a seguinte indicação:
Quando for feita a entrega dos óculos ou lentes de contacto a
quantidade dos artigos sairá de Stock e consequentemente de
Qtd para Entrega.
Qtd Consignada a Clientes
Quantidade do stock do artigo que está consignada a clientes. Quando é feita uma consignação a clientes, a quantidade
consignada continua a pertencer ao Stock do artigo, no
entanto deixa de estar em Qtd Disponível, o que implica que,
não pode ser vendida. Esta situação será regularizada quando
a consignação for desactivada. Qtd Consignada de Fornecedores
Quantidade do artigo que está consignada à Óptica por um Fornecedor. Quando é feita uma consignação de fornecedores,
a quantidade consignada não pertence ao Stock do artigo, no
entanto, fica em Qtd Disponível, o que implica que, pode ser
vendida. Se um artigo nesta situação for vendido, o seu Stock
ficará negativo, situação esta que será regularizada quando a
consignação for desactivada e o artigo facturado pelo
fornecedor. Qtd Stock
Quantidade de Stock total do artigo. Reflecte todas as
componentes de Stock explicadas anteriormente. Qtd Pedida a Fornecedores
Quantidade que está pedida ao fornecedor e ainda não foi
satisfeita. Qtd Pendente
Quantidade que tem de ser encomendada ao fornecedor, pois
WinOpt Manual do Utilizador
50 F3M - Information Systems, S.A.
é necessária para uma prescrição de optometria ou
contactologia. Só se aplica a lentes oftálmicas, aros e lentes
de contacto.
É actualizada pelas prescrições. Quando numa prescrição se
usar um artigo que não tenha Quantidade Disponível para
venda será gerado um pendente do mesmo, sendo também
actualizado a quantidade pendente na sua ficha. Data Última Entrada
Data da última entrada em stock do artigo, pode ser por
movimento directo, factura, guia de remessa ou outro
documento. Data Última Saída
Data da última saída de stock do artigo, pode ser por
movimento directo, venda rápida, transferência para outra
loja ou outro documento. Stock das Outras Lojas
Sempre que o programa seja uma versão MultiLoja é possível
ao utilizador saber qual a quantidade em stock nas diversas
lojas, consultando esta grelha informativa.
Manual do Utilizador WinOpt
51 F3M - Information Systems, S.A.
A informação constante na página de estatísticas é muito
semelhante para todos os artigos. Os dados apresentados
encontram agrupados em duas categorias entradas e saídas,
apresentando os seguintes elementos:
Entradas
Total: Quantidade total do artigo que deu entrada em stock;
Total Ofertas de Fornecedores: Total ofertas de fornecedores;
Custo Médio: Valor médio ponderado, mediante o valor total
das entradas / total das entradas.
Saídas
Total: Quantidade total do artigo que saiu de stock;
Total Ofertas a Clientes: Total ofertas a clientes;
Total Devolvido: Total da quantidade devolvida por clientes;
Total Perdido: Total da quantidade perdida.
Existem quatro campos do tipo sim/não para os quais o utilizador
deve clicar com o rato de forma a colocar o campo activo
ou não. Os campos são:
Actualiza stock: Se as entradas / saídas actualizam stock (como
exemplo de um artigo que frequentemente não actualiza stock
tem-se as plaquetas ou parafusos, ou mesmo os paninhos de
limpeza).
Activo: Quando um artigo deixa de ser comercializado, para que
deixe de ser considerado nas listagens e em certas operações, por
exemplo um líquido que deixe de ser comercializado num dado
formato, tipo 20cc.
Altera Preço: Se na emissão de documentos o preço pode ser
alterado ou se só permite que o faça na ficha.
Designação Variável: Se permite que na emissão de documentos
a descrição do artigo possa ser alterada, acrescentando ou retirando parte da descrição.
Na barra geral de funções de artigos existem as seguintes
funcionalidades:
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52 F3M - Information Systems, S.A.
– permite emitir a conta corrente do artigo sobre o qual se
encontra posicionado o cursor.
– permite abrir a janela de impressão de etiquetas
devidamente parametrizada para a etiqueta do artigo em que nos
encontramos posicionados.
– permite inicializar o registo de uma nova ficha de artigo
tendo por base todos os dados da ficha onde estávamos
posicionados.
- permite abrir uma janela de consulta de operações onde o
artigo foi envolvido (utilizado).
1.3. Aros / Óculos de Sol
A especificação de um aro ou de um óculo de sol é muito similar. A distinção entre os dois é feita através do Grupo de Artigo ao
qual pertencem, influenciando assim o módulo onde se encontram registados os grupos pré-definidos são AR e OS. O código destes
artigos é atribuído pelo utilizador no momento do seu registo
inicial, e depende da estrutura determinada para a codificação dos
artigos. Usualmente é incluído no código, a marca, o modelo, a
cor, o tamanho das hastes, ou qualquer outro elemento
pretendido para uma posterior associação, pesquisa mais fácil. A
descrição é sugerida pelo programa e é baseada nas suas
principais características (marca, modelo, cor, entre outros),
podendo ser alterada pelo utilizador. O utilizador poderá também
associar uma variável de contabilidade, para depois distinguir as
contas da contabilidade onde será feito o crédito / débito dos
valores originados por documentos.
Manual do Utilizador WinOpt
53 F3M - Information Systems, S.A.
Para definir um aro ou óculo de sol é necessário indicar:
O fornecedor e se forem conhecidas as referências utilizadas
por este para o referido artigo (é possível indicar quer a referência quer o código de barras – estes campos são
bastantes úteis para a inserção de guias de remessa e
outros documentos de fornecedor);
Marca (tabela auxiliar);
Modelo;
Referência de Cor do fornecedor;
Cor (tabela auxiliar);
Cor da lente (tabela auxiliar);
Tamanho;
Hastes;
Classe (tabela auxiliar);
Material (tabela auxiliar).
Tipo (tabela auxiliar).
Tipo de Artigo – Aros e óculos de Sol são do tipo “produto”.
Ao utilizador cabe ainda a introdução dos dados referentes a preço, preço de promoção, código de IVA, factor de cálculo de
preço, stock mínimo, quantidade a encomendar, localização e qual
WinOpt Manual do Utilizador
54 F3M - Information Systems, S.A.
o prazo médio de entrega.
Caso o utilizador pretenda reiniciar a introdução da informação
relativa ao aro / óculo de sol basta recorrer ao botão .
A informação constante na página de existências é muito
semelhante para todos os artigos. Os dados apresentados são:
Qtd Disponível
Quantidade do Stock do artigo que está disponível para
venda.
Qtd na Oficina em Montagem
Quantidade do stock do artigo que está reservada para a
montagem de uns óculos. Só se aplica a lentes oftálmicas e aros. Quando é feita uma prescrição de optometria, se a
quantidade de cada artigo (Lentes Oftálmicas + Aro) estiver
disponível, passará de Qtd Disponível para Qtd em Montagem,
caso contrário quando for feita a entrada do artigo, numa guia
de remessa ou factura, a quantidade passará directamente
para Qtd em Montagem, sem passar sequer por Qtd
Disponível.
Sempre que exista informação de quantidade em montagem, é possível ao utilizador ter acesso a qual a optometria em
causa, através da passagem do rato por cima do campo
qtd montagem e recebendo a seguinte indicação:
Manual do Utilizador WinOpt
55 F3M - Information Systems, S.A.
Qtd Para Entrega
Quantidade do stock do artigo que está pronta a entregar. Só
se aplica a lentes oftálmicas, aros e lentes de contacto. Em lentes de contacto, quando é feita uma prescrição de
contactologia, se a quantidade de cada artigo (Lentes de
Contacto) estiver disponível, passará de Qtd Disponível para
Qtd para Entrega, caso contrário quando for feita a entrada
do artigo numa guia de remessa ou factura, a quantidade
passará directamente para Qtd para Entrega, sem passar
sequer por Qtd Disponível.
Sempre que exista informação de quantidade em montagem,
é possível ao utilizador ter acesso a qual a optometria em
causa, através da passagem do rato por cima do campo
qtd montagem e recebendo a seguinte indicação:
Quando for feita a entrega dos óculos ou lentes de contacto a
quantidade dos artigos sairá de Stock e consequentemente de
Qtd para Entrega. Qtd Consignada a Clientes
Quantidade do stock do artigo que está consignada a clientes.
Quando é feita uma consignação a clientes, a quantidade
consignada continua a pertencer ao Stock do artigo, no
entanto deixa de estar em Qtd Disponível, o que implica que,
não pode ser vendida. Esta situação será regularizada quando
a consignação for desactivada. Qtd Consignada de Fornecedores
Quantidade do artigo que está consignada à Óptica por um Fornecedor. Quando é feita uma consignação de fornecedores, a quantidade consignada não pertence ao Stock
WinOpt Manual do Utilizador
56 F3M - Information Systems, S.A.
do artigo, no entanto, fica em Qtd Disponível, o que implica
que, pode ser vendida. Se um artigo nesta situação for
vendido, o seu Stock ficará negativo, situação esta que será
regularizada quando a consignação for desactivada e o artigo
facturado pelo fornecedor. Qtd Stock
Quantidade de Stock total do artigo. Reflecte todas as
componentes de Stock explicadas anteriormente. Qtd Pedida a Fornecedores
Quantidade que está pedida ao fornecedor e ainda não foi
satisfeita. Qtd Pendente
Quantidade que tem de ser encomendada ao fornecedor, pois
é necessária para uma prescrição de optometria ou
contactologia. Só se aplica a lentes oftálmicas, aros e lentes
de contacto.
É actualizada pelas prescrições. Quando numa prescrição se
usar um artigo que não tenha Quantidade Disponível para
venda será gerado um pendente do mesmo, sendo também
actualizado a quantidade pendente na sua ficha. Data Última Entrada
Data da última entrada em stock do artigo, pode ser por
movimento directo, factura, guia de remessa ou outro
documento. Data Última Saída
Data da última saída de stock do artigo, pode ser por
movimento directo, venda rápida, transferência para outra
loja ou outro documento. Stock das Outras Lojas
Sempre que o programa seja uma versão MultiLoja é possível
ao utilizador saber qual a quantidade em stock nas diversas
lojas, consultando esta grelha informativa.
Manual do Utilizador WinOpt
57 F3M - Information Systems, S.A.
A informação constante na página de estatísticas é muito
semelhante para todos os artigos. Os dados apresentados
encontram agrupados em duas categorias entradas e saídas,
apresentando os seguintes elementos:
Entradas
Total: Quantidade total do artigo que deu entrada em stock;
Total Ofertas de Fornecedores: Total ofertas de fornecedores;
Custo Médio: Valor médio ponderado, mediante o valor total
das entradas / total das entradas.
Saídas
Total: Quantidade total do artigo que saiu de stock;
Total Ofertas a Clientes: Total ofertas a clientes;
Total Devolvido: Total da quantidade devolvida por clientes;
Total Perdido: Total da quantidade perdida.
Existem quatro campos do tipo sim/não para os quais o utilizador
deve clicar com o rato de forma a colocar o campo
activo ou não. Os campos são:
Actualiza stock: Se as entradas / saídas actualizam stock (como
exemplo de um artigo que frequentemente não actualiza stock
tem-se as plaquetas ou parafusos, ou mesmo os paninhos de
limpeza).
Activo: Quando um artigo deixa de ser comercializado, para que
deixe de ser considerado nas listagens e em certas operações, por
exemplo um líquido que deixe de ser comercializado num dado
WinOpt Manual do Utilizador
58 F3M - Information Systems, S.A.
formato, tipo 20cc.
Altera Preço: Se na emissão de documentos o preço pode ser
alterado ou se só permite que o faça na ficha.
Designação Variável: Se permite que na emissão de documentos
a descrição do artigo possa ser alterada, acrescentando ou
retirando parte da descrição.
Existe ainda a ficha de Documentos e Imagens ver Associar Documentos/Imagens e a ficha de controlos dinâmicos ver Controlos Dinâmicos.
Na barra geral de funções de artigos existem as seguintes
funcionalidades:
– permite emitir a conta corrente do artigo sobre o qual se
encontra posicionado o cursor.
– permite abrir a janela de impressão de etiquetas
devidamente parametrizada para a etiqueta do artigo em que nos
encontramos posicionados.
– permite inicializar o registo de uma nova ficha de artigo
tendo por base todos os dados da ficha onde estávamos
posicionados.
- permite abrir uma janela de consulta de operações onde o
artigo foi envolvido (utilizado).
1.4.Diversos
Todos os artigos que não pertençam a nenhuma das categorias já referenciadas, Lentes Oftálmicas, Lentes de Contacto, Aros, Óculos de Sol nem a Serviços de Reparação serão englobados numa
categoria geral, diversos. Dentro dos diversos é possível agrupar
Manual do Utilizador WinOpt
59 F3M - Information Systems, S.A.
em diferentes categorias, sendo necessário apenas registar quantos Grupos de Artigos se pretendam. Como exemplos,
podemos encontrar:
CS – clips solares; LQ – líquidos; AS – Assépticos; PQ – plaquetas
e muitos outros.
Para definir um diverso é necessário introduzir:
Grupo de artigos a que pertence;
O utilizador poderá também associar uma variável de
contabilidade, para depois distinguir as contas da
contabilidade onde será feito o crédito / débito dos valores
originados por documentos.
Fornecedor e se forem conhecidas as referências utilizadas
por este para o referido artigo (é possível indicar quer a referência quer o código de barras – estes campos são
bastantes úteis para a inserção de guias de remessa e outros
documentos de fornecedor);
Código e Descrição.
WinOpt Manual do Utilizador
60 F3M - Information Systems, S.A.
Marca (opcional)
Tipo de Artigo – Para cada artigo do tipo diverso tem de ser
especificado qual o seu tipo:
o produto – exemplo: asséptico,
o serviço – exemplo: consulta,
o outro – exemplo: publicidade (a óptica poderá
pretender controlar os diversos gastos).
Ao utilizador cabe ainda a introdução dos dados referentes a preço, preço de promoção, código de IVA, factor de cálculo de
preço, stock mínimo, quantidade a encomendar, localização e qual
o prazo médio de entrega.
A informação constante na página de existências é muito
semelhante para todos os artigos. Os dados apresentados são:
Qtd Disponível
Quantidade do Stock do artigo que está disponível para
venda. Qtd Consignada a Clientes
Quantidade do stock do artigo que está consignada a clientes. Quando é feita uma consignação a clientes, a quantidade
consignada continua a pertencer ao Stock do artigo, no
entanto deixa de estar em Qtd Disponível, o que implica que,
não pode ser vendida. Esta situação será regularizada quando a consignação for desactivada.
Qtd Consignada de Fornecedores
Quantidade do artigo que está consignada à Óptica por um Fornecedor. Quando é feita uma consignação de
Manual do Utilizador WinOpt
61 F3M - Information Systems, S.A.
fornecedores, a quantidade consignada não pertence ao
Stock do artigo, no entanto, fica em Qtd Disponível, o que
implica que, pode ser vendida. Se um artigo nesta situação
for vendido, o seu Stock ficará negativo, situação esta que
será regularizada quando a consignação for desactivada e o
artigo facturado pelo fornecedor. Qtd Stock
Quantidade de Stock total do artigo. Reflecte todas as
componentes de Stock explicadas anteriormente. Qtd Pedida a Fornecedores
Quantidade que está pedida ao fornecedor e ainda não foi
satisfeita. Qtd Pendente
Quantidade que tem de ser encomendada ao fornecedor, pois
é necessária para uma prescrição de optometria ou
contactologia. Só se aplica a lentes oftálmicas, aros e lentes
de contacto.
É actualizada pelas prescrições. Quando numa prescrição se
usar um artigo que não tenha Quantidade Disponível para
venda será gerado um pendente do mesmo, sendo também
actualizado a quantidade pendente na sua ficha. Data Última Entrada
Data da última entrada em stock do artigo, pode ser por
movimento directo, factura, guia de remessa ou outro
documento. Data Última Saída
Data da última saída de stock do artigo, pode ser por
movimento directo, venda rápida, transferência para outra
loja ou outro documento. Stock das Outras Lojas
Sempre que o programa seja uma versão MultiLoja é possível ao
WinOpt Manual do Utilizador
62 F3M - Information Systems, S.A.
utilizador saber qual a quantidade em stock nas diversas lojas,
consultando esta grelha informativa.
A informação constante na página de estatísticas é muito
semelhante para todos os artigos. Os dados apresentados
encontram agrupados em duas categorias entradas e saídas,
apresentando os seguintes elementos:
Entradas
Total: Quantidade total do artigo que deu entrada em stock;
Total Ofertas de Fornecedores: Total ofertas de fornecedores;
Custo Médio: Valor médio ponderado, mediante o valor total
das entradas / total das entradas.
Saídas
Total: Quantidade total do artigo que saiu de stock;
Total Ofertas a Clientes: Total ofertas a clientes;
Total Devolvido: Total da quantidade devolvida por clientes;
Total Perdido: Total da quantidade perdida.
Existem quatro campos do tipo sim/não para os quais o utilizador
deve clicar com o rato de forma a colocar o campo
activo ou não. Os campos são:
Actualiza stock: Se as entradas / saídas actualizam stock (como
exemplo de um artigo que frequentemente não actualiza stock
tem-se as plaquetas ou parafusos, ou mesmo os paninhos de
Manual do Utilizador WinOpt
63 F3M - Information Systems, S.A.
limpeza).
Activo: Quando um artigo deixa de ser comercializado, para que
deixe de ser considerado nas listagens e em certas operações, por
exemplo um líquido que deixe de ser comercializado num dado
formato, tipo 20cc.
Altera Preço: Se na emissão de documentos o preço pode ser
alterado ou se só permite que o faça na ficha.
Designação Variável: Se permite que na emissão de documentos
a descrição do artigo possa ser alterada, acrescentando ou
retirando parte da descrição.
Existe ainda a ficha de Documentos e Imagens ver Associar Documentos/Imagens e a ficha de controlos dinâmicos ver Controlos Dinâmicos.
Na barra geral de funções de artigos existem as seguintes
funcionalidades:
– permite emitir a conta corrente do artigo sobre o qual se
encontra posicionado o cursor.
– permite abrir a janela de impressão de etiquetas
devidamente parametrizada para a etiqueta do artigo em que nos
encontramos posicionados.
– permite inicializar o registo de uma nova ficha de artigo
tendo por base todos os dados da ficha onde estávamos
posicionados.
- permite abrir uma janela de consulta de operações onde o
artigo foi envolvido (utilizado).
1.5.Movimentos Directos de Stock
Os movimentos directos de stock permitem aumentar (entradas)
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ou diminuir (saídas) as quantidades em stock dos vários artigos.
Sempre que é registado um movimento directo de entrada os
valores associados a cada artigo devem ser introduzidos uma vez
que esses valores são utilizados para realizar actualizações
importantes para Inventário, bem como actualizações nas
próprias fichas do artigo, como o último preço de custo e o custo
médio. Os movimentos directos devem ser utilizados em várias
situações, nomeadamente:
Inicializar o stock;
Registar ofertas de fornecedores e a clientes;
Assinalar perdas de artigos (quebra de lentes, prazos de
validade expirados);
Movimentos diversos.
Para registar um movimento directo é necessário registar os
seguintes dados:
No cabeçalho
Série: Por defeito a série dos parâmetros;
Número: Sugerido o último pelo programa;
Data: Por defeito a data actual;
Entrada/Saída: Qual a natureza do movimento que se está a
registar; Tipo: Diferem mediante a natureza introduzida; entrada
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65 F3M - Information Systems, S.A.
(oferta / diversos / outros / acerto stock / auto) ou saída
(oferta / diversos / outros / acerto stock / auto / perda).
Nas linhas
Em cada movimento directo é necessário introduzir uma ou mais
linhas, com a seguinte informação:
Código de Artigo: Artigo a ser movimentado;
Descrição: Preenchida automaticamente com a descrição
constante na ficha de artigo; Quantidade: Quantidade a ser movimentada;
Preço: Preço do artigo, valor constante na ficha, se o
movimento for de entrada será o último preço de custo do
artigo, se o movimento for de saída o valor será o preço de
venda; Total: Total da linha, calculado pelo programa.
Outras funcionalidades
A partir de cada movimento directo é possível abrir a janela de
emissão de etiquetas, já com os artigos do movimento
devidamente seleccionados.
1.6. Comparação de Stocks
Esta opção permite ao utilizador comparar se o stock existente na
loja corresponde ao registado no programa, permitindo realizar o
acerto do stock da loja – inventariação de artigos:
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66 F3M - Information Systems, S.A.
O utilizador, na sede, passa a ter acesso aos inventários
realizados nas restantes lojas do grupo; podendo realizar a
consulta ou a impressão dos mesmos.
Os inventários podem ser realizados parcialmente, gravando e
continuando posteriormente. O trabalho poderá ser faseado sem
ter receio de voltar a reiniciar a contagem; sendo permitidas
quantas interrupções o utilizador deseje ou necessite. Após o
registo dos artigos em inventário, as quantidades só serão
registadas como stock actual mediante a aplicação do mesmo
( ); cada loja só poderá aplicar os seus inventários.
Existe um campo na grelha que indica se o inventário já se
encontra aplicado.
Manual do Utilizador WinOpt
67 F3M - Information Systems, S.A.
Para realizar um inventário:
Seleccionar o tipo: por contagem ou por diferenças. Ambas as
vertentes se baseiam na comparação entre a quantidade prevista
e a real. No método de contagem, a quantidade em stock começa
do zero, sendo que para cada artigo em stock é necessário ler o
código; caso a quantidade seja superior o utilizador terá de ler o
código e inserir a quantidade que tenha em stock. No método de
diferenças, a aplicação parte do princípio que a quantidade
registada está correcta e perante a quantidade apresentada
permite registar a diferença.
O pisco stock disponível à data, implica que o stock a ser
considerado possa ser o stock actual disponível (à data de hoje –
data de leitura do stock) ou o stock disponível calculado através
dos movimentos de conta corrente à data do inventário. Quando o
inventário é realizado e aplicado no dia de hoje esta questão não
WinOpt Manual do Utilizador
68 F3M - Information Systems, S.A.
se coloca.
Seleccionar o modo: livre, por selecção ou por ordenação. Livre –
qualquer artigo pode ser inventariado, por selecção – apenas os
artigos pertencentes aos grupos / marcas seleccionados podem
ser inventariados, por ordenação – apenas permite inventariar os
artigos pertencentes à marca / grupo de artigo seleccionada no
momento.
Seleccionar o modo de funcionamento (Agrupar / Ordenar): todos,
agrupado por Grupos de Artigos, agrupado por Grupos de Artigos
e dentro de cada Grupo as diversas Marcas, agrupado por Marcas
ou agrupado por Marcas e dentro de cada uma os Grupos de
Artigos comercializados.
Manual do Utilizador WinOpt
69 F3M - Information Systems, S.A.
Nestas árvores exemplo cabe ao utilizador seleccionar qual(is)
o(s) grupos / marcas a inventariar. Cada item aparece assinalado
com uma cor que representada o seu estado actual:
Os símbolos, por iniciar, iniciado e terminado significam que o
item ainda não tem artigos inventariados, já tem alguns ou que já
se encontra finalizado.
e :
Estes botões permitem ao utilizador mudar o estado actual do
item.
Linha de leitura de artigo, a leitura dos artigos poderá ser
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70 F3M - Information Systems, S.A.
realizada através do seu código ou mesmo código de barras,
sendo que estes fazem automaticamente a leitura com quantidade
igual a um. Para alterar as quantidades, na grelha de artigos, sera
suficiente um duplo click na linha pretendida e alterando a
quantidade do lado direito, fazer enter para assumir as alterações.
Sempre que exista um artigo com stock lido inferior ao stock
actual a diferença será apresentada a cor vermelha de forma a
realçar a quantidade negativa que irá afectar o stock.
No final, gravar o inventário, até o inventário ser aplicado, poderá
ser alterado e modificado o número de vezes que o utilizador
considerar necessário.
OPTICON
Este botão permite ao utilizador fazer a leitura de stock
através do sistema Opticon ou de um qualquer sistema de leitura
de códigos de barras o que irá facilitar a tarefa de contar o seu
stock sem recorrer à tarefa de recolher todos os artigos e
transportá-los para junto do pc onde se está a registar o stock.
Para tal após realizar a contagem o utilizador poderá optar por
realizar a leitura directa no aparelho ou ler um ficheiro de texto
gerado (descarregado).
Manual do Utilizador WinOpt
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Exemplo de ficheiro de texto (este é simples, sem leitura de
quantidades).
Após seleccionar a opção opticon, deverá indicar a localização do
ficheiro de texto e se o mesmo inclui quantidades ou não. Fazendo
carregar ( ) os dados serão importados automaticamente para o
inventário, fazendo o tratamento de quantidades se necessário (se
uma referencia tiver sido lida 3 vezes será a quantidade lida =3 ).
Nesta janela o botão ( ) permite estabelecer a conexão ao
sistema de leitura opticon, sem passar pelo ficheiro de texto.
Qualquer ficheiro de texto poderá ser importado desde que
constituído por códigos de barras (válidos ou não - a aplicação
fará o respectivo tratamento) e quantidades (ou não).
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Nota: O stock real a considerar é o stock disponível, ou seja,
todos os artigos que estejam em estados intermédios não devem
ser considerados (exemplo, aro em montagem).
Caso tenha existido alguma falha ao ler artigos para o inventário,
é ainda permitido ao utilizador apagar o(s) movimento(s) de stock
respectivo(s), e voltar ao inventário modificando quantidades ou
mesmo eliminando ou adicionando linhas.
1.7. Imprimir Etiquetas
A opções de impressão de etiquetas de artigos permite ao
utilizador emitir as etiquetas para colocar nos diversos artigos. O
tipo de etiqueta a ser impresso é o tipo definido em parâmetros, não sendo impressas etiquetas para Lentes Oftálmicas (Bifocais e
Progressivas) nem para Serviços.
Esta janela ficará acessível a partir das várias opções de artigos
que necessitem de imprimir etiquetas (Fichas de Artigo,
Movimento Directo, Guias …) através do botão .
A emissão de etiquetas deve ser realizada sempre que entram
artigos em stock, sempre que haja alteração de preço, ou quando
Manual do Utilizador WinOpt
73 F3M - Information Systems, S.A.
seja necessário. Existem cinco formas de seleccionar os artigos
para os quais se vão emitir etiquetas:
Artigos/Geral: Artigos livres, por exemplo quando um cliente a
experimentar danifica a etiqueta de um aro, não se imprime as
todas etiquetas da guia de remessa pela qual o aro havia dado
entrada.
Movimentos Directos: Sempre que exista entrada de artigos por
movimento directo o utilizador pode seleccionar um ou mais
movimentos directos e emitir as etiquetas para todos os artigos
constantes dos mesmos (permite filtrar por série e data, sendo
necessário clicar em aplicar).
Guias de Remessa / Facturas: Mediante a introdução de
documentos de fornecedores, é permitido ao utilizador seleccionar
documentos para imprimir as etiquetas dos artigos, é possível
filtrar por fornecedor e data, sendo necessário clicar em aplicar.
Alteração de Preços: Sempre que existam opções que forcem a
alteração de preços de venda de vários artigos simultaneamente
(promoções, mudança de taxa de IVA) esta opção ficará
disponível e cabe ao utilizador seleccionar qual a alteração de
preços que pretende emitir.
Cabe ao utilizador indicar através destas opções quais os
parâmetros que pretende imprimir: se deseja que em substituição
do código do artigo seja emitido o código do fornecedor; se
pretende que o preço a emitir seja o registado como preço de
promoção na ficha do artigo, e se pretende que a etiqueta refira
“Iva incluído à taxa de x%”
Quando a grelha de documentos/artigos se encontra preenchida
cabe ao utilizador seleccionar qual(ais) os que pretende imprimir,
através do rato .
Por defeito, a coluna e linha sugeridas para iniciar a impressão
das etiquetas na folha é respectivamente a 1, 1. Sendo possível
ao utilizador seleccionar outros valores de forma a não
desperdiçar etiquetas nem perder informação (no exemplo: linha
WinOpt Manual do Utilizador
74 F3M - Information Systems, S.A.
4, coluna 2).
Na grelha de baixo são sugeridos os diversos artigos e respectivas
quantidades (nº de linhas de cada) resultantes da aplicação do
filtro da grelha superior.
O utilizador pode manualmente e através do indicar qual o
artigo e quantas vezes pretende a etiqueta clicando no
correspondente. Poderá marcar e desmarcar a totalidade das
linhas através dos botões e
respectivamente.
Na janela de emissão de etiquetas o utilizador poderá seleccionar
na hora o mapa pretendido para emissão das mesmas. Consultar para mais informação de mapas personalizados a opção Designer de Mapas.
1.8. Código de Barras
Actualmente, na sociedade em que vivemos, a celeridade é um
factor crucial em qualquer tipo de operação. O código de barras serve como identificador único para artigos, clientes, funcionários, médicos e técnicos, reparações, optometrias e
contactologias.
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As principais vantagens dos códigos de barras residem na geração
automática dos mesmos e na leitura imediata para associação ou
introdução em algum dos campos já referidos.
2. Atendimento
Na componente de atendimento podemos considerar as operações
resultantes de uma visita que o cliente faz à óptica. Essas visitas
poderão originar as seguintes opções:
Venda Personalizada
Venda Rápida
Consulta Documentos
Fazer Pagamento
Consultar Pagamentos
Optometria
Contactologia
Ficha de Reparação
Ficha de Reclamação
Ficha de Assistência
Pendentes de Entrega
Estados
Talões de Crédito
Notas de Crédito de Clientes
Movimentos Directos Clientes
2.1 Venda Personalizada
Através da venda personalizada é permitido ao utilizador fazer a
manutenção das fichas de clientes acedendo ainda a toda uma
colecção de informação relacionada com cada cliente.
WinOpt Manual do Utilizador
76 F3M - Information Systems, S.A.
Esta é a janela inicial de selecção da ficha de cliente à qual será
feita a manutenção. No canto superior direito (dependendo da
versão) encontra-se uma funcionalidade extremamente útil:
- ao clicar na agregação de fichas, esta opção abre
uma janela que irá permitir a junção de duas fichas de clientes
numa só. Muito útil, permite corrigir lapsos de utilização, do tipo
“Maria das Dores Costa” que é a mesma pessoa da ficha “Maria
das Dores Gomes da Costa” e que também tem outra ficha em
“Maria Dores Gomes da Costa”. Por defeito ao abrir a janela,
surge uma grelha com os nomes de clientes cujo nome existe
numa outra ficha, poderá não ser a mesma pessoa. Para verificar
tal, o utilizador terá de seleccionar o referido cliente e verificar na
grelha inferior se os dados correspondem. Caso o façam
(repetido) será sugerida a substituição do cliente 1234 pelo
cliente 5432. A aplicação desta funcionalidade fará com que todos
os dados (vendas, testes, obras …) do cliente a eliminar (1234)
passem a ser consideradas como sendo do cliente que fica titular
da ficha (5432).
WinOpt Manual do Utilizador
78 F3M - Information Systems, S.A.
A ficha de cliente permite ao utilizador preencher os elementos de
identificação do cliente e ter acesso a informação relacionada com
o mesmo. Dados inscritos na ficha:
Código (automático); Nome do cliente; Título Académico; Apelido
(automático); Data de Nascimento; Sexo; Idade (automático);
Permitir associar foto; Rua; Variável Contabilidade (utilização na
descarga para contabilidade como Terceiro); Número de Policia; Localidade; Código Postal (tabela auxiliar Códigos Postais);
Profissão; Telefone contacto ( - envio imediato de sms);
Telefone casa; N.º Contribuinte; Médico Assistente (tabela auxiliar médicos); Entidade e Entidade2 (tabela auxiliar Entidades); N.º
Beneficiário e Parentesco (sempre que exista entidade é
necessário o preenchimento destes campos); Data da ficha
(automático); Observações (permite um texto auxiliar clicando no
botão associado);
Manual do Utilizador WinOpt
79 F3M - Information Systems, S.A.
E-mail ( - envio automático de mail, abrindo perfil da aplicação
seleccionada por defeito de envio/recepção de mail); Categoria (tabela auxiliar categorias).
Existem quatro campos de actualização automática pelo registo de
operações várias no programa:
Total de vendas; Saldo Actual; Data primeira venda; Data última
venda
Existem três campos do tipo sim/não a serem preenchidos pelo
utilizador através de um clique com o rato nos
respectivos. São eles:
Activo: Caso o cliente deixe de o ser pode-se colocar como
inactivo para que deixe de surgir por exemplo em listagens;
Mailing: Se se pretende que em caso de envio de correspondência
este cliente seja visado; Vendas a Crédito: Se o cliente pode ter pendentes a pagar.
Existe ainda um campo do tipo sim/não preenchido pelo
programa: cheques devolvidos e que significa se já existiram
cheques devolvidos do referido cliente.
A partir da ficha de cliente o utilizador pode ter acesso ao
histórico clínico do cliente, nomeadamente quer ao número quer à
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data das últimas visitas ao nível de:
Despistagens Visuais de Optometria, Testes de Optometria, Prescrições de Optometria, Testes de Contactologia, Prescrições de
Contactologia e Controlo de Contactologia. Para saber qual a data
da última visita relativa a cada uma das referidas consultas basta
seleccionar a opção respectiva. É ainda indicada para cada uma, o
número de consultas já efectuadas desse tipo. Caso o número de
ocorrências seja igual ou superior a um, clicando no botão
respectivo o utilizador terá acesso à mais recente em modo de
consulta, podendo realizar a manutenção da mesma; caso não
exista nenhuma consulta do tipo pretendido (0) ao clicar no botão
associado será disponibilizada uma ficha desse tipo para
preenchimento.
Na ficha de atendimento, existem ainda na barra de botões,
vários botões exclusivos desta opção e que dão o acesso às
seguintes funcionalidades:
– Ficha de Atendimento
Permite ao utilizador imprimir em papel uma ficha de atendimento
pré-preenchida com os dados do cliente e que irá permitir ao
médico registar os dados da observação ao cliente.
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– Receita
Permite ao utilizador emitir a receita originada pela
consulta/observação do cliente, possibilitando o preenchimento
dos seguintes elementos:
Dados Pessoais
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Dados de Optometria
Dados de Contactologia
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– Listagem de artigos facturados
Permite ao utilizador emitir um mapa com todos os artigos
adquiridos pelo cliente e qual o documento onde foram
discriminados.
– Listagem de conta corrente de cliente
Permite ao utilizador emitir um mapa com a relação comercial
entre a óptica e o cliente, com todos os documentos a crédito e a
débito, ordenados por data e apresentando o saldo actual.
– Listagem de histórico de compras
Permite ao utilizador emitir um mapa com todos os artigos
adquiridos pelo cliente, mesmo aqueles que ainda não se
encontram em documentos, como por exemplo uma optometria
cujos artigos ainda não foram entregues, logo ainda não foi
emitida a factura, mas que o cliente já adquiriu.
– Gestão de Contactos
Permite consultar/registar contactos efectuados com este cliente. Abre a janela de contactos. Ver Gestão de Contactos.
- Consulta de Operações realizadas
Permite consultar todas as operações / transacções realizados por
este cliente. Ver Operações de Clientes.
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Relações (2.ª ficha)
Cada cliente tem associado a ele todo o seu historial na aplicação,
mas por vezes um cliente “novo” tem agregado a si todo o
historial da família (poderá significar clientes problemáticos, bons
clientes com bons descontos, clientes que mudam de ideias
sistematicamente, ou outras questões).
Nesta ficha é possível estabelecer relações entre clientes e
delinear a rede / árvore de interligações entre clientes. Para tal, o
utilizador terá apenas de entrar na ficha de relações, seleccionar
o cliente com o botão do lado direito do rato ( ).
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Neste ponto poderá inserir um relacionamento com outro cliente
ou apagar o agregado existente. Em qualquer dos casos bastará
clicar na referida opção com o rato.
O cliente no qual estamos posicionados, surge como ponto inicial
da arvore, sendo que podemos adicionar n relações. Cada relação necessita de estar na tabela de Tipos de Relações e terá sempre a
relação inversa, pois ao criar a associação inicial de um cliente
com outro a relação inversa será automaticamente criada no
cliente relacionado.
Após indicar a relação e a relação inversa deve-se seleccionar o
cliente através do botão ( ).
Esta é uma árvore exemplo de relações familiares. O utilizador
poderá “saltar” para qualquer membro da arvore clicando com o
botão direito do rato ( ) no nome do cliente para onde
pretendemos ir.
WinOpt Manual do Utilizador
86 F3M - Information Systems, S.A.
Documentos / imagens (3ª ficha)
Ver Associar Documentos/Imagens.
Controlos dinâmicos (4ªficha)
Ver Controlos Dinâmicos
2.2 Venda Rápida
A venda rápida de artigos permite ao utilizador emitir documentos
de venda aos diversos clientes.
Os documentos de venda que podem ser emitidos são:
Talões: Tem uma numeração diária; podem ser pagos ou não na
totalidade se tiverem cliente, caso contrário terão de ser pagos;
entram apenas na conta corrente da óptica do cliente;
Vendas a Dinheiro: Tem uma numeração sequencial e podem ser
pagos ou não na totalidade se tiverem cliente, caso contrário
terão de ser pagos; entram apenas na conta corrente da óptica do
cliente;
Facturas: Tem uma numeração sequencial e podem ser pagos ou
não na totalidade se tiverem cliente, sempre que exista um
pagamento parcial ou total associado à mesma será emitido um
recibo; entram na conta corrente da óptica e na conta corrente
contabilística do cliente.
Quando o cliente tem comparticipação de uma qualquer entidade
o documento tem obrigatoriamente de ser uma factura e será emitido o respectivo Recibo/Entidade para envio à respectiva entidade.
Manual do Utilizador WinOpt
87 F3M - Information Systems, S.A.
Cabeçalho
No cabeçalho do documento cabe ao utilizador registar série,
número e data do documento. Deverá indicar também qual o
cliente, caso não exista pode adicioná-lo no momento,
preenchendo apenas os dados essenciais.
A cada documento de venda o utilizador pode ainda associar uma campanha de vendas em vigor.
Linhas
Os artigos a incluir nas linhas do documento podem ser
introduzidos manualmente, linha a linha através do F2, ou
WinOpt Manual do Utilizador
88 F3M - Information Systems, S.A.
fazendo a leitura de orçamentos, facturas pró-formas ou
consignações, optometrias, contactologias ou artigos a facturar a
entidades (através de botões).
Em cada linha existe o código de artigo, a descrição, o valor
unitário, a quantidade, o desconto (pode ser introduzido em valor
ou percentagem), a taxa de iva, a comparticipação, desconto
associado à comparticipação (caso exista entidade associada ao
cliente) e o total da linha.
Rodapé
Encontram-se os totais do documento, podendo o utilizador
associar ainda um desconto global sobre as várias linhas. Existem
ainda botões para aceder aos valores, aos dados do cliente, às
observações, e caso o cliente em questão tenha entidade aos
dados da entidade e respectivas comparticipações. Caso existam
comparticipações será disponibilizada uma coluna suplementar na grelha de artigos para introdução do valor da comparticipação.
Existe ainda uma situação recorrente: os números de beneficiário
dos clientes com o passar dos anos é alterado, muitas vezes só
Manual do Utilizador WinOpt
89 F3M - Information Systems, S.A.
quando a entidade rejeita o recibo é que o cliente se apercebe da
situação. Para agilizar o processo de correcção, será necessário
que se actualize na ficha do cliente os seus dados e se clique no
botão ( ) da pasta entidade para alterar nos documentos
associados.
Os documentos anteriores mantêm os dados gravados
anteriormente
Ao gravar o documento o utilizador é confrontado com a janela:
para seleccionar qual o tipo de documento que pretende associar
ao documento que acabou de registar.
Após a gravação o utilizador pode ou não registar um pagamento
associado ver fazer pagamento.
2.3. Consulta de Documentos
A opção consulta de documentos permite ao utilizador consultar:
Facturas, talões, vendas a dinheiro, recibos, orçamentos e
facturas pró-forma, dependendo do tipo de documento é possível
consultar os pagamentos ou recibos associados, bem como
efectuar a transformação de um em outro, através de botões
disponibilizados para o efeito (exemplo: transformar um orçamento num documento de venda).
WinOpt Manual do Utilizador
90 F3M - Information Systems, S.A.
A janela de consulta dos vários tipos de documentos é muito
semelhante entre eles, variando apenas nos pontos acima
mencionados.
2.4. Fazer Pagamento
Quando o utilizador entra na opção fazer pagamento surge uma
grelha com todos os valores pendentes e de todos os clientes,
Manual do Utilizador WinOpt
91 F3M - Information Systems, S.A.
ordenados por cliente, data.
Mediante o documento seleccionado, o utilizador terá entre um e
quatro botões de acções distintas disponíveis. As funcionalidades
que pode executar são:
Consultar pagamentos já associados ao referido documento.
Ver documentos contabilísticos / Ver documentos óptica permite
ao utilizador relacionar às folhas de obra (por exemplo:
optometrias) os respectivos documentos contabilísticos.
Consultar recibos: Caso o documento seja uma factura é possível
ao utilizador consultar o(s) recibo(s) já emitidos para a mesma.
Fazer caução / Fazer pagamento: Caso seja uma folha de obra ou
um documento respectivamente, esta opção diz respeito ao
WinOpt Manual do Utilizador
92 F3M - Information Systems, S.A.
registo efectivo do pagamento.
Inicialmente surge esta janela, em que o utilizador selecciona qual
a forma de pagamento e a quantia entregue na mesma. Será
sempre sugerido o valor em falta ao registar os valores em cada
forma de pagamento.
Quando a forma de pagamento é cheque é necessário registar os
diversos cheques. Introduzindo os seguintes elementos: data, número, banco (tabela auxiliar bancos), titular do cheque, se é
pré-datado e o valor do mesmo. Para verificar o comportamento
do programa para as várias formas de pagamento consultar a tabela auxiliar formas de pagamento.
Embora a entrada para realizar o pagamento tenha sido feita para
um único documento pendente, o utilizador pode optar por no
mesmo pagamento associar outros documentos do mesmo cliente
através da ficha documentos:
Manual do Utilizador WinOpt
93 F3M - Information Systems, S.A.
Nesta mesma opção de documentos, o utilizador pode ainda
acumular, pagando pendentes de outros clientes (por exemplo o
filho ou a mãe) num só pagamento, podendo também recorrer a
talões de crédito para reduzir o valor a pagar. Para realizar tal
opção basta clicar com o rato no botão e surgindo a janela:
seleccionar os clientes / documentos pretendidos.
Ao registar um pagamento o utilizador poderá ainda atribuir um
desconto financeiro à factura durante a liquidação da mesma.
WinOpt Manual do Utilizador
94 F3M - Information Systems, S.A.
Para tal deverá na linha do documento introduzir o valor do
desconto ou a percentagem pretendida. Caso existam Notas de
crédito do cliente, o utilizador poderá associar as mesmas no
pagamento para que o recibo faça referência às mesmas.
2.5. Consultar Pagamentos
Esta opção permite ao utilizador consultar todos os pagamentos realizados pelos vários clientes, bem como os documentos (de
óptica ou contabilísticos) associados aos respectivos pagamentos.
Para cada pagamento é possível conferir quais as formas de
pagamento utilizadas.
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2.6. Optometrias
Através deste menu o utilizador pode realizar a manutenção de despistagens, testes e prescrições.
2.6.1 Despistagens Visuais
Nesta tabela são registadas todas as despistagens visuais
realizadas aos clientes.
Embora incluída no menu das optometrias, uma despistagem permite ser associada a testes de optometria e/ou a testes de
contactologia. Para fazer a passagem da informação da
despistagem para os testes basta seleccionar a despistagem e
clicar no botão respectivo com o rato .
Existe na barra de botões das despistagens o botão: para
imprimir a receita correspondente.
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Na despistagem visual o utilizador pode registar os seguintes
elementos:
Se o cliente já usa óculos e quais as graduações.
Pode ainda registar os valores das graduações resultantes
dos testes de despistagem (nestes valores pode aplicar as
funcionalidades de igualdade entre olhos ou
transposição).
2.6.2. Testes de Optometria
Através dos dados recebidos das despistagens ou introduzidos
directamente na ficha de testes de optometria, é possível ao
utilizador registar mais elementos sobre testes realizados ao
cliente, e avaliar a necessidade do mesmo em utilizar óculos.
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Nesta ficha de dados dos óculos são registados os dados
referentes ao óculos actuais ou a uma despistagem visual.
Nesta ficha de resultados são registados os dados referentes
aos testes efectuados.
Aos valores introduzidos é permitida o programa da
transposição e da igualdade das graduações entre olhos para
facilitar e acelerar o processo de preenchimento de dados. O
utilizador pode ainda registar observações e outros dados em
duas fichas suplementares.
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Sendo que existe uma ficha base de dados extra para
preenchimento que o utilizador poderá usar.
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O utilizador poderá ainda associar documentos/imagens aos
testes.
Ou nos controlos dinâmicos criar quantos campos pretenda
para posteriormente inserir informação / dados nos referidos
campos.
O utilizador pode ainda registar a Anamnese do cliente através
da opção .
WinOpt Manual do Utilizador
100 F3M - Information Systems, S.A.
Existe na barra de botões das despistagens o botão: para
imprimir a receita correspondente.
Os resultados de um teste, após a gravação do mesmo, podem
ser passados automaticamente para prescrições de optometria,
bastando para tal clicar com o rato no botão respectivo.
2.6.3 Prescrições de Optometria
Esta opção permite ao utilizador registar e arquivar as diversas
informações relativas às prescrições de optometria dos clientes.
Numa ficha de optometria podemos distinguir o cabeçalho,
parte técnica, parte comercial, diversos, observações e rodapé.
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101 F3M - Information Systems, S.A.
Cabeçalho
Número da optometria (automático); data; cliente; médico;
data da receita; campanha associada; funcionário, loja
(automático) e caso o cliente tenha entidade permite associar
comparticipações (manual ou automaticamente).
Dados Técnicos
Em dados técnicos são registadas as graduações do cliente, podem reverter de um teste, podem ser inseridos na hora ou
podem ser a cópia da última prescrição do cliente. Nos dados
introduzidos é permitido ao utilizador fazer a transposição ou
igualar as graduações de ambos os olhos.
Caso seja um registo novo, o utilizador deve começar por
introduzir o tipo de lente de cada olho no botão e
seleccionar o tipo de lente.
WinOpt Manual do Utilizador
102 F3M - Information Systems, S.A.
Em seguida dá entrada das graduações, a introdução pode das
mesmas pode ser através da escrita directa pelo teclado;
através do posicionamento na quadrícula pretendida e com as
setas do teclado ou através do posicionamento na quadrícula
pretendida e com o rato nas setas que surgem junto ao .
O utilizador pode ainda optar por ver os valores dos prismas
recorrendo ao botão “prismas”.
Dados Comerciais
Os dados comerciais de uma optometria são a associação dos
valores das graduações às lentes que efectivamente serão
vendidas ao cliente.
Para definir a lente é necessário introduzir um diâmetro válido
para a mesma, e fazer “enter” surgindo então uma janela de Especificação de Lentes Oftálmicas após seleccionar a lente,
com todas as características pretendidas, e após confirmação,
os dados da lente, incluindo o preço, são passados
automaticamente para a ficha de optometria. Caso as lentes
sejam idênticas, o utilizador pode fazer “igualar lentes”.
Caso a óptica trabalhe com stock de lentes oftálmicas, o
utlizador poderá não inserir nem dados técnicos nem dados
comerciais da lente, inserindo apenas o código de barras no
campo da lente o que fará com que todos os outros dados da
mesma sejam preenchidos automaticamente.
Após a definição da(s) lentes o utilizador vai definir o aro,
podendo não introduzir nenhum (as lentes podem ser para aplicar na armação actual do cliente). Para definir um aro o
utilizador pode optar por introduzir o código do mesmo, ou o
código de barras ou então seleccionar na lista, para tal,
introduz na respectiva caixa a designação AR ou OS (consoante
Manual do Utilizador WinOpt
103 F3M - Information Systems, S.A.
se trate de uma armação ou de um óculo de sol) e pesquisa na
lista a armação pretendida, o preço relativo ao artigo é
preenchido.
Caso o cliente tenha uma entidade (comparticipações)
associada, o utilizador pode alterar ou introduzir os valores das
mesmas na coluna disponibilizada para o efeito. Caso a
comparticipação inclua descontos, clicando na palavra
“Compart” poderá consultar / alterar os descontos.
Pode ainda introduzir descontos em cada linha (em valor ou
percentagem), ou fazer descontos finais.
Junto ao final da linha de armações surge um espaço que o
utilizador pode preencher com o número de “caixa, gaveta ou
compartimento” onde irá ser armazenada temporariamente os
artigos antes de fazer a entrega ao cliente, esta indicação é
muito útil, principalmente no recebimento de mercadoria para
uma fácil associação sem que o utilizador tenha necessidade de
andar a indagar qual a optometria a que os artigos
correspondem.
Diversos
Esta opção permite associar outros artigos à optometria do
cliente, como por exemplo, um líquido de limpeza ou outro
acessório. O total dos valores destes artigos é passado para a
página principal de valores. Sempre que a ficha de diversos
tenha dados, o botão de acesso referente ao mesmo fica com a
designação a vermelho.
WinOpt Manual do Utilizador
104 F3M - Information Systems, S.A.
Observações
O utilizador pode registar observações, técnicas ou comerciais
associadas à optometria. Sempre que a ficha de observações
tenha dados, o botão de acesso referente à mesma fica com a
designação a vermelho.
Rodapé
No rodapé da optometria além de totalizar os valores
comerciais da optometria propriamente dita, apresenta também
os valores de diversos, os prazos estimados de entrega, e
permite ao utilizador introduzir descontos globais. Caso as
lentes sejam essilor e a encomenda tenha sido realizada via
opsys o utilizador poderá replicar o formato das lentes caso o
pretenda, nas combos de forma (para lente esquerda e direita).
O utilizador poderá também criar a optometria normalmente e
registá-la apenas como orçamento ( ).
Funcionalidades
Na parte inferior da janela de optometria surgem diversos
botões que permitem ao utilizador efectuar operações diversas;
nomeadamente:
Aceder a fazer caução / pagamento (se ainda não se encontra
Manual do Utilizador WinOpt
105 F3M - Information Systems, S.A.
regularizada);
Aceder a consultar pagamentos (se existirem);
Aceder a consultar recibos (se a optometria já tiver originado
um documento e este já tenha recibos);
Realizar fecho compulsivo da optometria – cliente que
desistiu, artigos que tinha stock e cujas entradas/encomendas
não seriam para processar;
Gerar talão de crédito – partindo do serviço de óptica gerar o
talão de crédito (devolução de artigos pelo cliente).
Verificar totais da optometria e os totais já pagos da
optometria em qualquer loja; Estado actual da optometria – ver estados;
Agrupar documentos, permite ao utilizador agregar vários
documentos de óptica (folhas de obra) do mesmo cliente e
criar uma única venda a dinheiro ou factura;
Gerar / consultar documento – a partir de um documento de
óptica permite criar um documento contabilístico (factura,
venda a dinheiro) ou consultar o já gerado;
– Receita, permite ao utilizador emitir a receita originada
pela optometria do cliente, importando os dados pessoais e os
dados de optometria.
– Listagem de conta corrente, permite ao utilizador emitir
um mapa com a relação comercial entre a óptica e o cliente,
com todos os documentos a crédito e a débito, ordenados por
data e apresentando o saldo actual.
– Listagem de histórico de compras, permite ao utilizador
emitir um mapa com todos os artigos adquiridos pelo cliente,
mesmo aqueles que ainda não se encontram em documentos,
como por exemplo uma optometria cujos artigos ainda não
foram entregues, logo ainda não foi emitida a factura, mas
que o cliente já adquiriu.
2.7. Contactologias
Através deste menu o utilizador pode realizar a manutenção de
testes e prescrições e controlos.
WinOpt Manual do Utilizador
106 F3M - Information Systems, S.A.
2.7.1. Testes de Contactologia Através dos dados recebidos das despistagens ou introduzidos
directamente na ficha de testes de contactologia, é possível ao
utilizador registar mais elementos sobre testes realizados ao
cliente, e avaliar a necessidade do mesmo em utilizar lentes de
contacto.
Nesta ficha de dados iniciais são registados os dados referentes
ao óculos actuais ou importados de uma despistagem visual.
Podendo ainda ser registados os dados referentes a
biomicroscopia, teste de shimer e tonometria.
– Anamnese
Esta opção permite o acesso ao registo de dados relativos aos
testes de Anamnese.
Manual do Utilizador WinOpt
107 F3M - Information Systems, S.A.
Nesta opção o utilizador pode registar os valores dos testes de
oftalmoscopia, keratometria, break of time, registando as
graduações adequadas ao cliente.
WinOpt Manual do Utilizador
108 F3M - Information Systems, S.A.
Nesta opção o utilizador pode ainda registar os valores dos
testes de lâmpada de fenda e refracção, registando também os
valores adequados de graduações.
Existem ainda duas fichas para que o técnico/médico introduza
outra informação que considere relevante. Uma de
observações, e uma de outros dados, para esta existe uma
ficha base de testes que o utilizador poderá utilizar como ponto
de partida do preenchimento de outro tipo de testes.
Manual do Utilizador WinOpt
109 F3M - Information Systems, S.A.
O utilizador poderá ainda associar documentos/imagens aos
testes.
Ou nos controlos dinâmicos criar quantos campos pretenda
para posteriormente inserir informação / dados nos referidos
campos.
Os resultados de um teste, após a gravação do mesmo, podem ser passados automaticamente para prescrições de
contactologia, bastando para tal clicar com o rato no botão
WinOpt Manual do Utilizador
110 F3M - Information Systems, S.A.
respectivo.
Através do botão – Receita, é permitido ao utilizador
emitir a receita originada pelos dados do teste do cliente.
2.7.2. Prescrições de Contactologia
Esta opção permite ao utilizador registar e arquivar as diversas
informações relativas às prescrições de contactologia dos
clientes. Numa ficha de contactologia podemos distinguir o
cabeçalho, parte técnica, parte comercial, diversos,
observações e rodapé.
Cabeçalho
Número da contactologia (automático); data; cliente; médico;
data da receita; campanha associada; funcionário, loja
(automático) e caso o cliente tenha entidade permite associar
Manual do Utilizador WinOpt
111 F3M - Information Systems, S.A.
comparticipações.
Dados Técnicos
Em dados técnicos são registadas as graduações do cliente,
podem reverter de um teste, podem ser inseridos na hora ou
podem ser a cópia da última prescrição do cliente. Nos dados
introduzidos é permitido ao utilizador igualar as graduações de
ambos os olhos.
A introdução das graduações pode ser feita através da escrita
directa pelo teclado; através do posicionamento na quadrícula
pretendida e com as setas do teclado ou através do
posicionamento na quadrícula pretendida e com o rato nas
setas.
Permite ainda, através do botão “compensação”, fazer a
compensação automaticamente nos eixos das lentes.
Dados Comerciais
Os dados comerciais de uma contactologia são a associação dos
valores das graduações às lentes que efectivamente serão
vendidas ao cliente.
Para definir a lente é necessário fazer “enter” ou seleccionar a palavra marca surgindo então uma janela de Especificação de
Lentes de Contacto, após seleccionar a lente, com todas as
características pretendidas, e após confirmação, os dados da
lente, incluindo o preço, são passados automaticamente para a
ficha de contactologia. Caso as lentes sejam idênticas, o
utilizador pode fazer “igualar lentes”.
O utilizador pode ainda indicar qual o número de lentes / caixas
o cliente vai adquirir.
Caso o cliente tenha uma entidade (comparticipações)
associada, o utilizador pode alterar ou introduzir os valores das mesmas na coluna disponibilizada para o efeito. Podendo
também consultar os descontos associados à entidade ao clicar
na palavra comparticipação.
WinOpt Manual do Utilizador
112 F3M - Information Systems, S.A.
Poderá associar descontos linha a linha ou apenas um desconto
global no final (os descontos podem ser em valor ou
percentuais).
Junto à linha de diversos surge um espaço que o utilizador
pode preencher com o número de “caixa, gaveta ou
compartimento” onde irá ser armazenada temporariamente os
artigos antes de fazer a entrega ao cliente, esta indicação é
muito útil, principalmente no recebimento de mercadoria para
uma fácil associação sem que o utilizador tenha necessidade de
andar a indagar qual a contactologia a que os artigos
correspondem.
O utilizador poderá ainda indicar que a contactologia é um
orçamento e a mesma será transformada automaticamente
num orçamento no momento de gravação.
No final dos dados comerciais surge a indicação dos totais da
contactologia e dos totais já pagos da mesma (informação
disponível em qualquer loja).
Diversos
Esta opção permite associar outros artigos à contactologia do
cliente, como por exemplo, um líquido de limpeza ou outro
acessório. O total dos valores destes artigos são passados para
a página principal de valores. Sempre que a ficha de diversos
tenha dados, o botão de acesso referente ao mesmo fica com a
designação a vermelho.
Observações
Manual do Utilizador WinOpt
113 F3M - Information Systems, S.A.
O utilizador pode registar observações, técnicas ou comerciais
associadas à contactologia. Sempre que a ficha de observações
tenha dados, o botão de acesso referente à mesma fica com a designação a vermelho. Ver Observações.
Rodapé
No rodapé da contactologia além de totalizar os valores
comerciais da contactologia propriamente dita, apresenta
também os valores de diversos, os prazos estimados de
entrega, e permite ao utilizador introduzir descontos.
Funcionalidades
Na parte inferior da janela de contactologia surgem diversos
botões que permitem ao utilizador efectuar operações diversas;
nomeadamente:
Aceder a fazer caução / pagamento (se ainda não se
encontra regularizada);
Aceder a consultar pagamentos (se existirem);
Aceder a consultar recibos (se a contactologia já tiver
originado um documento e este já tenha recibos);
Realizar fecho compulsivo da contactologia – cliente que
desistiu, artigos que tinha stock e cujas
entradas/encomendas não seriam para processar;
Gerar talão de crédito – partindo do serviço de óptica gerar
o talão de crédito (devolução de artigos pelo cliente). Estado actual da contactologia – ver estados; Controlos – permite ao utilizador aceder aos controlos
respeitantes a esta contactologia, ou introduzir um novo;
WinOpt Manual do Utilizador
114 F3M - Information Systems, S.A.
Agrupar documentos, permite ao utilizador agregar vários
documentos de óptica (folhas de obra) do mesmo cliente e
criar uma única venda a dinheiro ou factura;
Gerar documento – a partir de um documento de óptica
permite criar um documento contabilístico (factura, venda a
dinheiro);
– Receita, permite ao utilizador emitir a receita
originada pela optometria do cliente, importando os dados
pessoais e os dados de optometria.
– Listagem de conta-corrente, permite ao utilizador
emitir um mapa com a relação comercial entre a óptica e o
cliente, com todos os documentos a crédito e a débito,
ordenados por data e apresentando o saldo actual.
– Listagem de histórico de compras, permite ao
utilizador emitir um mapa com todos os artigos adquiridos
pelo cliente, mesmo aqueles que ainda não se encontram
em documentos, como por exemplo uma optometria cujos
artigos ainda não foram entregues, logo ainda não foi
emitida a factura, mas que o cliente já adquiriu.
2.7.3. Controlos de Contactologia
Esta opção permite ao utilizador registar e arquivar as diversas
Manual do Utilizador WinOpt
115 F3M - Information Systems, S.A.
informações relativas aos controlos às contactologias dos
clientes. Este tipo de registo permite ao utilizador conhecer o
estado das lentes de contacto vendidas aos vários clientes.
2.8. Ficha de Reparação
O atendimento a clientes engloba também as reparações,
valorizadas ou não, a artigos adquiridos na óptica ou a outros
artigos.
Para registar uma reparação, o utilizador necessita de introduzir o
número da mesma (automático), a data, a loja, o utilizador e o
cliente.
O utilizador pode introduzir serviços, artigos ou importar artigos de prescrições / vendas do cliente.
WinOpt Manual do Utilizador
116 F3M - Information Systems, S.A.
Para tal o utilizador terá de inserir se pretende associar artigos de
optometrias / contactologias ou vendas e seleccionar o documento
pretendido. Nos artigos deverá seleccionar qual o artigo para o
qual será gerada a reparação.
Quando os artigos tem origem em serviços na óptica o utilizador
poderá optar por diversas operações sobre os artigos:
Após o preenchimento de todos os dados da reparação, no rodapé
o utilizador tem diversos acessos para realizar outras operações,
nomeadamente gerar/consultar documento, consultar os valores
pagos/ em atraso, fazer pagamentos, consultar pagamentos,
consultar estados, remover a execução, consultar recibos:
Manual do Utilizador WinOpt
117 F3M - Information Systems, S.A.
2.9. Ficha de Reclamação
Sempre que são vendidos artigos a clientes existem garantias
associadas; logo sempre que o cliente adquira um artigo com o
qual não esteja satisfeito e que a óptica considere que a
responsabilidade pertença ao seu fornecedor, será registada uma
reclamação.
Para efectuar o registo de uma ficha de reclamação o utilizador,
introduz o número da mesma, data, funcionário, qual o cliente e a
data prevista de entrega. Caso o artigo tenha sido adquirido pelo
cliente através de prescrições, cabe ao utilizador indicar qual o
tipo de prescrição (optometria/contactologia) bem como o número
respectivo.
Em seguida são indicados quais os artigos a serem substituídos.
Podem ser introduzidas observações. Após o registo da
reclamação o utilizador pode emitir uma nota de reclamação para
o seu fornecedor com os mesmos dados e que irá acompanhar os
artigos.
As reclamações dos clientes são passadas entre as lojas possibilitando a sua fácil consulta.
WinOpt Manual do Utilizador
118 F3M - Information Systems, S.A.
2.10. Ficha de Assistência
A ficha de assistência é em tudo semelhante à de reclamação, a
única diferença centra-se na responsabilidade da substituição do
artigo, ou seja, se em reclamação a óptica assumia que a garantia
do artigo substituía o mesmo, neste caso o defeito ou o dano
causado ao artigo terão como principal responsável o próprio
cliente, por exemplo deixar cair os óculos do 1º andar.
Após gravar a assistência o utilizador pode emitir a ficha para
entregar ao cliente.
As assistências dos clientes são passadas entre as lojas
possibilitando a sua fácil consulta.
2.11. Pendentes de Entrega
Esta janela permite ao utilizador saber quais os artigos referentes
ao diferente tipo de operações (optometrias, contactologias ou
Manual do Utilizador WinOpt
119 F3M - Information Systems, S.A.
reparações) que estão em stock e que ainda não foram entregues
ao clientes.
Quando o pedido do cliente se encontra completo e pronto a
entregar é colocado nesta opção, agrupado por tipo de obra. Para
o utilizador ter acesso aos diversos conjuntos de artigos
pendentes, será necessário clicar no botão pretendido
(optometria/contactologia/reparação), Surgirão então os diversos
registos com a seguinte informação:
Em optometria: número / tipo óculos / cliente / data
Em contactologia: número / cliente / data
Em reparação: número / cliente / data
Existem ainda dois botões que permitem ao utilizador realizar as
seguintes operações:
– consultar o estado de cada um dos documentos.
WinOpt Manual do Utilizador
120 F3M - Information Systems, S.A.
– permite ao utilizador registar a entrega dos
artigos; é neste momento que é dada a saída de stock dos artigos
envolvidos na operação; para que o utilizador preencha os dados,
surge uma janela de leitura de informação:
O registo do qual foi feita a entrega desaparece da tabela de
pendentes de entrega.
Na parte inferior da janela, existe a funcionalidade de envio de sms / mail para o cliente da obra. O WINOPT permite que o
utilizador envie sms ou email, mediante o correcto preenchimento
da ficha dos clientes com estes campos; será bastante útil esta
ligação directa, reduzindo quer o nº de passos para o envio de
informação quer os lapsos.
2.12. Estados
Associado a cada prescrição (optometria ou contactologia) e a
cada reparação existe um conjunto de estados. Mediante o tipo de
operação o grupo de estados que cada documento pode adoptar
varia. A partir das fichas é possível consultar os estados através
do botão .
Quando o estado não é uma consulta a partir da ficha da operação
de óptica mas sim uma consulta geral a estados, a janela de
Manual do Utilizador WinOpt
121 F3M - Information Systems, S.A.
estados, por defeito, surge sempre vazia em optometrias.
Para seleccionar o documento pretendido o utilizador deve clicar
com o rato na operação pretendida e posteriormente introduzir o
número da prescrição desejada, podendo optar pela introdução,
leitura do código de barras da mesma.
Existem estados automáticos, cujo preenchimento é registado ao realizar uma operação no WINOPT e que só podem ser eliminados
através da eliminação da operação que lhes deu origem, um
exemplo é o registo.
Por outro lado existem estados manuais, que dependem da
intervenção directa do utilizador, exemplo: a entrega.
Existe ainda um tipo de estados, que é misto e que pode ser
resultante quer da intervenção do utilizador quer do registo automático devido a uma operação do programa WINOPT, como
exemplo o pedido do artigo.
é através deste botão que o utilizador pode associar nas
observações um estado manual, após o preenchimento da
informação deve clicar em “gravar”.
é através desta opção que o utilizador pode eliminar um
estado, esta situação acontece por exemplo quando o cliente
afinal não leva o artigo, e a saída do mesmo já havia sido
registada.
WinOpt Manual do Utilizador
122 F3M - Information Systems, S.A.
Estados para Optometrias
Quando é solicitada a consulta de uma optometria é
automaticamente indicada qual o tipo de óculos associado
(bifocal, perto, longe ou progressivo).
As optometrias desde o seu registo transitam entre 7 estados;
associado a cada estado existem data, hora, funcionário e
observações.
Balcão – Corresponde ao registo inicial da optometria;
Pedidos de Artigos - Lente Direita; Lente Esquerda e Armação.
Este estado é preenchido sempre que o artigo exista em
stock, quando é registada uma encomenda para o mesmo,
manualmente ou caso a optometria não use o artigo em
questão, caso o cliente use a mesma armação, substituindo
apenas as lentes actuais surge a mensagem “armação do
cliente”, caso não envolva a lente em questão, surge a
mensagem “Lente por preencher na prescrição”; Recepção de Artigo - Lente Direita; Lente Esquerda e
Armação. Este estado é preenchido sempre que o artigo exista
em stock, quando é registada uma entrada (factura,
movimento directo, guia de remessa ou transferência) para o
mesmo, manualmente ou caso a optometria não use o artigo
em questão, caso o cliente use a mesma armação,
substituindo apenas as lentes actuais surge a mensagem
“armação do cliente”, caso não envolva a lente em questão,
surge a mensagem “Lente por preencher na prescrição”; Montagem – Relativo à oficina, quando é feita a montagem é
registado o número da mesma; Controlo – Manual, deve ser registado pelo utilizador que
verificou a montagem; Localização – Manual, representa o local onde a optometria se
encontra para posterior entrega ao cliente; Entrega – Manual, muito útil principalmente quando não é o
próprio a levantar os artigos.
Quando a optometria atinge o último estado é sugerido ao
utilizador a emissão do cartão de garantia. Poderá fazê-lo a
qualquer momento através do botão , que fará surgir a
Manual do Utilizador WinOpt
123 F3M - Information Systems, S.A.
janela
para emissão da garantia em formato etiqueta, sendo que o
utilizador pode seleccionar qual a linha e coluna da folha de
etiquetas para emissão. Existe também a emissão de cartões de
garantia para o Grupo Optivisão.
Estados para Contactologias
As contactologias desde o seu registo transitam entre 5 estados;
associado a cada estado existem data, hora, funcionário e
observações.
Balcão – Corresponde ao registo inicial da contactologia;
Pedidos de Artigos (com indicação da quantidade) - Lente
Direita e Lente Esquerda. Este estado é preenchido sempre
que o artigo exista em stock, quando é registada uma
encomenda para o mesmo, manualmente ou caso a
contactologia não envolva a lente em questão, surge a
mensagem “Lente por preencher na prescrição”;
Recepção de Artigo (com indicação da quantidade) - Lente
Direita; Lente Esquerda e Armação. Este estado é preenchido sempre que o artigo exista em stock, quando é registada uma
entrada (factura, movimento directo, guia de remessa ou
transferência) para o mesmo, manualmente ou caso a
contactologia não envolva a lente em questão, surge a
WinOpt Manual do Utilizador
124 F3M - Information Systems, S.A.
mensagem “Lente por preencher na prescrição”; Localização – Manual, representa o local onde os artigos da
contactologia se encontram para posterior entrega ao cliente; Entrega – Manual, muito útil principalmente quando não é o
próprio a levantar os artigos.
Quando a contactologia atinge o último estado é sugerido ao
utilizador a emissão do cartão de garantia. Poderá fazê-lo a
qualquer momento através do botão , que fará surgir a
janela
para emissão da garantia em formato etiqueta, sendo que o
utilizador pode seleccionar qual a linha e coluna da folha de
etiquetas para emissão. Existe também a emissão de cartões de
garantia para o Grupo Optivisão.
Estados para Reparações
As reparações desde o seu registo transitam entre 4 estados;
associado a cada estado existem data, hora, funcionário e observações.
Balcão: Corresponde ao registo inicial da reparação;
Execução: Este estado é preenchido automaticamente ao
Manual do Utilizador WinOpt
125 F3M - Information Systems, S.A.
realizar a reparação na oficina; Localização: Manual, representa o local onde os artigos da
reparação se encontram para posterior entrega ao cliente;
Entrega: Manual, muito útil principalmente quando não é o
próprio a levantar os artigos.
2.13. Talões de Crédito
Os talões de crédito são documentos que resultam de créditos a
serem realizados posteriormente aos clientes e que serão
utilizados como forma de pagamento.
Podem ser usados como ofertas, descontos ou em caso de
devolução.
Para registar um talão de crédito, é necessário fazer a introdução
dos seguintes elementos:
Cabeçalho: Série (por defeito a dos parâmetros), número
(sugerido automaticamente), data (por defeito a actual) e
cliente. Linhas: Os diferentes artigos, com o valor atribuído.
Rodapé: Observações, dados do cliente e valores totais.
Após a criação do talão de crédito o utilizador pode optar por
WinOpt Manual do Utilizador
126 F3M - Information Systems, S.A.
transformá-lo numa nota de crédito recorrendo ao botão
.
Caso se trate de uma devolução de artigo, ao gravar o talão, o
utilizador será questionado sobre se pretende proceder à
devolução do valor do mesmo (saída de caixa em numerário).
Caso opte por não devolver o valor na altura do registo do talão
poderá sempre faze-lo a qualquer altura, mesmo após a utilização
parcial do talão.
No cabeçalho dos talões de crédito existe um campo que
indica se o talão já foi descontado em pagamentos.
2.14. Notas de Crédito
As notas de crédito são os documentos financeiros que
representam as devoluções dos clientes. Podem ser registados
directamente ou através da importação de linhas de talões de
crédito.
Para registar uma nota de crédito, é necessário fazer a introdução dos seguintes elementos:
Cabeçalho: Série (por defeito a dos parâmetros), número
(sugerido automaticamente), data (por defeito a actual) e
Manual do Utilizador WinOpt
127 F3M - Information Systems, S.A.
cliente. Linhas: Os diferentes artigos, com o valor atribuído.
Rodapé: Observações, dados do cliente e valores totais.
Para ler linhas de talões de crédito o utilizador deve recorrer ao
botão que fará surgir uma janela:
onde o utilizador seleccionará talões (que podem ser de outros
clientes), as linhas dos mesmos e fará o passar dados.
As notas de crédito são incluídas na emissão do mapa de iva
sendo os seus valores a crédito para a óptica.
2.15. Movimentos Directos de Clientes
Os movimentos directos de clientes permitem ao utilizador
registar entradas e saídas de valores na conta corrente de cliente,
valores esses que não se referem nem a documentos nem a
pagamentos. Um exemplo de utilização: caso o utilizador tenha
WinOpt Manual do Utilizador
128 F3M - Information Systems, S.A.
um cliente com saldo inicial de dívida, pode dar entrada desse
valor através de um movimento directo de cliente.
3. Compras
A vertente de compras do WINOPT reúne quer a informação de
fornecedores quer as transacções comerciais passíveis de serem
realizadas com esta entidade, designadamente:
Encomendas Automáticas
Encomendas
Guias de Remessa
Guias de Crédito
Facturas
Devoluções
Notas de Crédito
N/ Avisos de Lançamento
V/ Avisos de Lançamento
Pagamentos
Apagar Pendentes
Tabelas de Fornecedores
3.1. Encomendas Automáticas
Manual do Utilizador WinOpt
129 F3M - Information Systems, S.A.
A opção de encomendas automáticas permite ao utilizador gerar e
emitir/enviar encomendas para os diversos fornecedores relativas
aos artigos pendentes, artigos que não existam em stock e que
sejam necessários para satisfazer determinado pedido de cliente.
As encomendas automáticas podem ser geradas com base em
diversos pressupostos, mediante a solicitação do utilizador, as
diferentes origens de artigos para encomendas são:
Por Fornecedor; Por Optometria; Por Contactologia; Por Dia; Por
Venda Rápida, Pedidos de Loja ou Reparações.
Em qualquer uma das opções, irá surgir na respectiva grelha os
diferentes registos associados a artigos em falta. A partir dos
registos apresentados, cabe ao utilizador seleccionar o(s)
pretendido(s) e clicar no botão aplicar de forma a
preencher a grelha inferior onde surgirão as diversas encomendas
necessárias para colmatar as faltas de artigos, as encomendas
serão apresentadas por fornecedor. Sendo que o utilizador pode
consultar os artigos de cada encomenda através do botão de .
Nesta fase o utilizador pode apagar ou confirmar as diversas
WinOpt Manual do Utilizador
130 F3M - Information Systems, S.A.
encomendas nos botões respectivos. Caso pretenda confirmar a encomenda será necessário ter um meio definido, segundo a
definição do mesmo a encomenda poderá ser ou não impressa
automaticamente ou o utilizador ser questionado.
Após o registo da encomenda automática, esta passa a sofrer o mesmo tratamento de uma qualquer encomenda normal. Assim, e
para diferenciar as automáticas das de registo manual, nas
observações das primeiras será gravado o texto “Encomenda
emitida automaticamente”.
Meios de pedidos automáticos:
Opsys:
Sempre que o fornecedor for “Essilor” e o meio de pedido for
“Opsys”, então ao confirmar as encomendas, surgirá um aviso
relacionado com o opsys.
Após esta janela surgirão outras relacionadas com as
características das lentes. Poderão ser simples avisos ou
advertências impeditivas de continuar. Convém ter em atenção o
conteúdo das mesmas.
Manual do Utilizador WinOpt
131 F3M - Information Systems, S.A.
Caso a informação das lentes esteja conforme o necessário, a
aplicação “opsys” abre e o utilizador pode finalizar a encomenda.
Shamir OnLine
O WinOPT envia para o sistema Shamir Online toda a informação
necessária para o registo de uma encomenda à Shamir, desde que
a informação de utilizador, password e site esteja devidamente
parametrizada nos parâmetros da aplicação.
Hoyalog
O WINOPT envia para o sistema Hoyalog toda a informação
necessária para o registo de uma encomenda à Hoya, desde que a
os dados necessários estejam devidamente preenchidos no meio do pedido e a aplicação Hoyalog instalada na óptica.
3.2. Encomendas
Usualmente as encomendas a fornecedores serão efectuadas por
WinOpt Manual do Utilizador
132 F3M - Information Systems, S.A.
encomendas automáticas de forma a que o utilizador não omita
artigos pendentes, embora todas as encomendas possam ser
realizadas a partir desta opção. As encomendas manuais serão
mais utilizadas para manutenção de stocks.
As encomendas, sejam elas automáticas ou manuais assumem
dois tipos de estados:
Pedidas / Não Pedidas e Satisfeitas / Não Satisfeitas; quando se
regista uma encomenda esta assume automaticamente o estado
não satisfeita, sendo que passará a satisfeita no momento de
recepção dos artigos encomendados (a recepção de artigos pode
ser feita por guias de remessa ou facturas de fornecedores); caso
a encomenda seja automática e seja registado o meio de pedido a
encomenda assume o estado pedida, sendo que em registo
manual é necessário proceder ao registo do pedido .
Para registar um pedido é necessário preencher a seguinte
informação:
Manual do Utilizador WinOpt
133 F3M - Information Systems, S.A.
Toda a encomenda que já se encontre pedida não pode ser
alterada, apenas consultada, para proceder a alterações é
necessário anular o pedido .
O utilizador para fazer o preenchimento de uma encomenda
necessita de introduzir os seguintes elementos:
Cabeçalho: Série (por defeito a dos parâmetros), número
(sugerido automaticamente), data (por defeito a actual) e
fornecedor.
Linhas: Os diferentes artigos, com o prazo de entrega
esperado.
O utilizador pode introduzir os diferentes artigos linha a linha ou
através das funcionalidades de “ler pendentes” e “ler pedidos”
aceder aos artigos em falta quer na loja quer nas restantes lojas.
O funcionamento é em tudo muito semelhante, após clicar no
botão pretendido ou surge uma janela:
WinOpt Manual do Utilizador
134 F3M - Information Systems, S.A.
na qual o utilizador selecciona o(s) cabeçalho(s) pretendido(s), e
após assinalar os artigos desejados clica em “passar dados” de
forma a acrescentar as referidas linhas de artigos à nota de
encomenda.
Existe ainda uma outra funcionalidade: “o fecho compulsivo” -
: esta opção permite ao utilizador fechar a
encomenda, para que esta deixe de surgir nas encomendas
pendentes, considerando-a satisfeita embora sem recepcionar os
artigos, esta situação ocorre quando, por exemplo, após aguardar
pelos artigos um mês se cancela a encomenda e se encomendam
os artigos a outro fornecedor.
3.3. Guias de Remessa
Associadas às encomendas a fornecedores as guias de remessa
registam as chegadas de artigos na óptica. Existem diversas
formas de actualizar as entradas de stock na óptica (movimentos
directos, facturas, guias de remessa), a mais usual são as guias
de remessa, enviadas pelos fornecedores e cuja facturação será
feita posteriormente, será a factura a actualizar a conta corrente
do fornecedor.
Manual do Utilizador WinOpt
135 F3M - Information Systems, S.A.
Uma guia de remessa é constituída por cabeçalho, linhas e
rodapé.
No cabeçalho: Fornecedor, n.º da guia de remessa, data
da guia, condição de pagamento e moeda do documento.
Nas linhas: São introduzidos os diversos artigos
constantes na guia, após a introdução do código, o
utilizador pode associar um preço ou fazê-lo
posteriormente na factura.
o Pode ainda verificar qual o factor, margem e PVPCIVA da ficha do artigo, sendo permitido alterar o PVPCIVA
ou o factor (sendo os restantes calculados). Para que
esta alteração seja repercutida na ficha é necessário
gravar as referidas alterações.
WinOpt Manual do Utilizador
136 F3M - Information Systems, S.A.
No rodapé: Observações e totalizadores dos valores das
linhas, sendo ainda possível introduzir descontos globais e
valores de portes.
As linhas podem ser introduzidas livremente ou associando as
entradas a pedidos (encomendas) através do botão ,
esta funcionalidade permite ao utilizador a não re-introdução de
dados, importando os dados da encomenda para a guia, através
da selecção dos artigos recebidos (todas as linhas da encomendas
não tem de ser necessariamente satisfeitas).
Sempre que possível o registo de guias de remessa deve ser feito
através da importação de encomendas, uma vez que ao registar a
chegada dos artigos, os estados das optometrias / contactologias
/ vendas rápidas que se encontravam pendentes da chegada dos
mesmos ficam preenchidos, e as respectivas encomendas vão
sendo satisfeitas.
- Este botão permite ao utilizador aceder directamente à
impressão das respectivas etiquetas.
3.4. Guias de Crédito
As guias de crédito são documentos não financeiros, utilizados por
diversos fornecedores para creditar artigos à óptica, as guias de
crédito são posteriormente importadas em facturas, geralmente
os artigos são relativos a devoluções.
Manual do Utilizador WinOpt
137 F3M - Information Systems, S.A.
No cabeçalho: Identificador (número interno), fornecedor, n.º
da guia de crédito, data da guia e moeda do documento.
Nas linhas: São introduzidos os diversos artigos constantes
na guia, após a introdução do código, o utilizador pode
associar um preço ou fazê-lo posteriormente na factura.
No rodapé: Observações e totalizadores dos valores das
linhas, quer quantidades quer valores.
As linhas podem e devem ser preenchidas através da importação
de devoluções (caso estas existam), com o recurso ao botão
de forma a actualizar a informação da
devolução (como satisfeita) e para reduzir a carga de trabalho do
utilizador (re-introdução de informação).
3.5. Facturas
As facturas são documentos financeiros, que irão actualizar a
conta corrente do fornecedor, ficando automaticamente em
débito.
Uma factura é constituída por cabeçalho, linhas e rodapé.
WinOpt Manual do Utilizador
138 F3M - Information Systems, S.A.
Cabeçalho: Fornecedor, n.º da factura, data da factura e data
de vencimento (calculada automaticamente com base na
condição de pagamento) e moeda do documento.
Linhas: São introduzidos os diversos artigos constantes na
factura, após a introdução do código, o utilizador pode
associar quantidades, preços e descontos.
Rodapé: Observações e totalizadores dos valores das linhas,
quer quantidades quer valores, incluindo valores de portes,
indicação da nota de liquidação caso já esteja liquidado (total
ou parcialmente).
Também em facturas a possibilidade de importar dados
previamente introduzidos revela-se muito útil para a redução de
trabalho do utilizador e actualização de dados (entrada de artigos
para prescrições, encomendas satisfeitas, guias descontadas,
etc.).
Importações permitidas
- Na importação de linhas de pedidos (encomendas) o
utilizador usa o botão, importando os dados da encomenda para a
factura, através da selecção dos artigos recebidos (todas as
linhas da encomenda não tem de ser necessariamente
Manual do Utilizador WinOpt
139 F3M - Information Systems, S.A.
satisfeitas).
- Na importação de linhas de guias de crédito, o
utilizador usa o botão, importando os dados da guia para a
factura, através da selecção dos artigos.
- Na importação de linhas de guias de remessa, o
utilizador usa o botão, importando os dados da guia para a
factura, através da selecção dos artigos recebidos (todas as
linhas da guia não tem de ser necessariamente satisfeitas).
- Na importação de linhas de guias de consignação, o
utilizador usa o botão, importando os dados da guia para a
factura, através da selecção dos artigos.
3.6. Devoluções
O registo de devoluções a fornecedores permite ao utilizador
associar a saída de stock a artigos enviados de volta para os
respectivos fornecedores de origem. As devoluções podem ter
vários motivos, como por exemplo prazos de validade de lentes de
contacto expirados, artigos recebidos não pedidos; artigos
estragados e outros.
Para se efectuar o registo de uma devolução é necessário que o
utilizador introduza os seguintes elementos:
WinOpt Manual do Utilizador
140 F3M - Information Systems, S.A.
Cabeçalho: Série (por defeito a de parâmetros) e número;
fornecedor, data da devolução (por defeito a actual) e moeda.
Linhas: São introduzidos os diversos artigos a devolver ao
fornecedor bem como as respectivas quantidades, podendo
ainda ser introduzido o valor unitário.
Rodapé: Observações (usualmente utilizado para descrição do
motivo que origina a devolução) e totalizadores dos valores
das linhas, quer quantidades quer valores, incluindo valores
de portes.
3.7. Notas de Crédito
As notas de crédito de fornecedores são documentos financeiros
que entram nas respectivas contas correntes dos fornecedores,
servindo posteriormente como abatimentos aos pagamentos a
fazer.
Para se efectuar o registo de uma nota de crédito é necessário
que o utilizador introduza os seguintes elementos:
Manual do Utilizador WinOpt
141 F3M - Information Systems, S.A.
Cabeçalho: Fornecedor, número; data da nota de crédito (por
defeito a actual), data de vencimento (calculada a partir da
data e da condição de pagamento), condição de pagamento e
moeda.
Linhas: São introduzidos os diversos artigos a creditar pelo
fornecedor bem como as respectivas quantidades, devendo
ainda ser introduzido o valor unitário e desconto caso exista.
Rodapé: Observações (usualmente o motivo que origina a
devolução é introduzido neste campo) e totalizadores dos
valores das linhas, quer quantidades quer valores, incluindo
valores de portes, indicação da nota de liquidação caso já
esteja liquidado (total ou parcialmente).
As linhas podem e devem ser preenchidas através da importação
de devoluções (caso estas existam), com o recurso ao botão
de forma a actualizar a informação da
devolução (como satisfeita) e para reduzir a carga de trabalho do
utilizador (re-introdução de informação).
3.8. Nossos Avisos de Lançamento
Os nossos avisos de lançamento a fornecedores são documentos
financeiros que entram nas respectivas contas correntes dos
fornecedores. Um aviso de lançamento pode ter dois sentidos na
conta corrente: crédito ou débito, dependendo se representa uma
entrada ou saída de valores.
Os nossos avisos de lançamento são utilizados pelas ópticas para
acertar valores ou creditar/debitar valores aos fornecedores,
sendo utilizados em diversas ocasiões, como lançamento de
descontos, de papel, de desacertos de facturação ou outros, a
introdução de linhas é feita não através de artigos mas sim
através de texto livre e respectivo valor associado.
Para se efectuar o registo de um nosso aviso de lançamento é
necessário que o utilizador introduza os seguintes elementos:
WinOpt Manual do Utilizador
142 F3M - Information Systems, S.A.
Cabeçalho: Série; número, data, natureza (débito / crédito),
fornecedor e moeda. Linhas: Podem ser introduzidas várias linhas, sendo
constituídas por texto livre e um valor, podendo ainda ser
associado um valor de IVA. Rodapé: Observações e totalizadores dos valores das linhas,
indicação da nota de liquidação caso já esteja liquidado (total
ou parcialmente).
3.9. Vossos Avisos de Lançamento
Os vossos avisos de lançamento de fornecedores são documentos
financeiros que entram nas respectivas contas correntes dos
fornecedores. Um aviso de lançamento pode ter dois sentidos na
conta corrente: crédito ou débito, dependendo se representa uma
entrada ou saída de valores.
Os vossos avisos de lançamento são utilizados pelos fornecedores
para acertar valores ou creditar/debitar valores, sendo utilizados
em diversas ocasiões, como lançamento de descontos, de Papel,
de desacertos de facturação ou outros, a introdução de linhas é
Manual do Utilizador WinOpt
143 F3M - Information Systems, S.A.
feita não através de artigos mas sim através de texto livre e
respectivo valor associado.
Para se efectuar o registo de um vosso aviso de lançamento é
necessário que o utilizador introduza os seguintes elementos:
Cabeçalho: Fornecedor, número, data, natureza (débito /
crédito) e moeda. Linhas: Podem ser introduzidas várias linhas, sendo
constituídas por texto livre e um valor, podendo ainda ser
associado um valor de IVA. Rodapé: Observações e totalizadores dos valores das linhas,
indicação da nota de liquidação caso já esteja liquidado (total
ou parcialmente).
3.10. Pagamentos
Uma relação comercial entre a óptica e os seus fornecedores
depende também da liquidação dos valores em dívida aos
mesmos. Assim, esta opção permite ao utilizador realizar duas operações distintas: adiantamentos e pagamentos, sendo que os
adiantamentos não são documentos financeiros, não afectando a
conta corrente do fornecedor enquanto que os pagamentos são
documentos que reduzem o saldo da conta corrente para com os
WinOpt Manual do Utilizador
144 F3M - Information Systems, S.A.
fornecedores.
Após o registo do pagamento / adiantamento o utilizador pode
emitir a nota de liquidação que será enviada para o respectivo
fornecedor.
Pagamento
Para registar um pagamento o utilizador introduz:
Cabeçalho: Série, número, data, fornecedor e moeda. Existe
ainda um campo meramente informativo que permite ao
utilizador conhecer qual o saldo actual do fornecedor. Linhas: Ao registar um pagamento surgem na grelha de
linhas todos os documentos pendentes relativos ao
fornecedor do cabeçalho. Sendo que em cada linha existe um
campo para preenchimento pelo utilizador para indicar
se o documento irá ou não ser incluído no pagamento que
está a ser realizado. As linhas podem ser referentes a:
Facturas; Notas de Crédito; Nossos Avisos de Lançamento;
Vossos Avisos de Lançamento ou Adiantamentos. Sempre que
o utilizador seleccione um registo o saldo actual do
fornecendo será alterado e apresentado no cabeçalho,
dependendo da natureza do movimento (débito ou crédito).
Manual do Utilizador WinOpt
145 F3M - Information Systems, S.A.
No momento de selecção do registo o utilizador pode
introduzir o valor a pagar (pagamento parcial) e uma
percentagem de desconto ou um desconto em valor aos
documentos.
Rodapé: Observações e totalizadores dos descontos e
valores totais a liquidar.
O valor do pagamento não pode ser inferior a zero, poderá
quando muito ser igual a zero (nota de crédito e factura com o
mesmo valor). Ao gravar o pagamento, o utilizador será
questionado sobre qual(is) a(s) forma(s) de pagamento(s) a
utilizar para liquidar o valor pendente. Podendo ser uma
combinação de várias formas. De realçar que sempre que a forma
de pagamento seja cheque, é necessário proceder ao registo
do(s) mesmo(s). Nas restantes formas de pagamento é apenas
necessário indicar o valor entregue na mesma.
WinOpt Manual do Utilizador
146 F3M - Information Systems, S.A.
Adiantamento
Para registar um adiantamento o utilizador introduz:
Cabeçalho: Série, número, data, fornecedor e moeda.
Existe ainda um campo meramente informativo que
permite ao utilizador conhecer qual o saldo actual do
fornecedor. Linhas: Após a introdução do cabeçalho, as linhas da
grelha de documentos pendentes são preenchidas com os
respectivos registos.
Quando se está a proceder ao registo de um
adiantamento, as linhas apresentadas devem ser
ignoradas e o utilizador deverá utilizar o botão
. Ao clicar no mesmo as linhas de
documentos são retiradas na totalidade, surgindo em
rodapé um campo a ser preenchido pelo utilizador.
Rodapé: Valor a adiantar ao fornecedor por conta de
futuras encomendas ou como pagamento parcial e
observações.
O valor do adiantamento não pode ser igual ou inferior a zero. Ao
gravar o adiantamento, o utilizador será questionado sobre
qual(is) a(s) forma(s) de pagamento(s) a utilizar para pagar ao
Manual do Utilizador WinOpt
147 F3M - Information Systems, S.A.
fornecedor. Podendo ser uma combinação de várias formas. De
realçar que sempre que a forma de pagamento seja cheque, é
necessário proceder ao registo do(s) mesmo(s). Nas restantes
formas de pagamento é apenas necessário indicar o valor
entregue na mesma.
Após o registo de um adiantamento este ficará disponível para
abatimento no próximo registo de pagamentos ao referido
fornecedor.
3.11. Apagar Pendentes
Ao registar documentos de vendas rápidas podem surgir faltas
nos artigos, por exemplo um cliente que pretenda seis caixas de
lentes de contacto descartáveis de um certo modelo mas de
momento só existam quatro em stock, será gerado
WinOpt Manual do Utilizador
148 F3M - Information Systems, S.A.
automaticamente um pendente de duas caixas.
Esses pendentes podem-se acumular sem nunca serem satisfeitos
por variadas razões (desistência cliente, encomenda não
concretizada ou outros). Assim, e para não ficarem sem
resolução, surgindo sempre que se gerem encomendas
automáticas, o utilizador pode fechar o pendente. Para tal terá
apenas que seleccionar o pendente a abater e clicar em F4 ou no
botão correspondente.
3.12. Tabela de Fornecedores
Este é o módulo que permite fazer a manutenção de fichas de
fornecedores; os fornecedores são a entidade comercial sem a
qual a óptica não consegue funcionar, nomeadamente porque são
a origem dos artigos. Na apresentação da informação geral da
tabela de fornecedores surge o código, a abreviatura, o nome e o
saldo actual dos vários fornecedores.
Cada ficha de fornecedor é constituída por cinco sub fichas que
agrupam informação variada sob o mesmo tema.
Manual do Utilizador WinOpt
149 F3M - Information Systems, S.A.
Dados pessoais
Nesta ficha o utilizador preenche os seguintes elementos pessoais
relativos a cada fornecedor:
Activo: Se o fornecedor se encontra activo (pode deixar de o
ser caso abra falência, não podendo ser eliminado do sistema
caso existam documentos que o referenciem);
E-mail: E-mail do fornecedor; - envio imediato.
Loja: loja de criação da ficha (preenchido automaticamente e
não editável pelo utilizador); Código: Sugerido pelo programa (último mais um) mas o
utilizador pode alterar;
Abreviatura: Para posterior utilização em mapas e consultas;
Cliente n.º: N.º de cliente atribuído pelo fornecedor à óptica e
que será de utilidade por exemplo nos pedidos de
encomenda, facilitando a associação entre cliente e
fornecedor; Nome: Nome do fornecedor;
Variável Contabilidade: utilização na descarga para
contabilidade como Terceiro; Contacto: Nome do contacto com o qual é usual tratar na
empresa fornecedora; Rua: rua da morada do fornecedor;
Numero de policia: numero de policia do fornecedor;
Localidade: Localidade do fornecedor;
Código Postal: Código postal do fornecedor (tabela auxiliar
códigos postais); Meio Pedido: Qual o meio de pedido (tabela auxiliar meios de
WinOpt Manual do Utilizador
150 F3M - Information Systems, S.A.
pedidos) utilizado por defeito nas encomendas a realizar a
este fornecedor, sendo que pode ser alterado no momento da
encomenda; Telefone: Número de telefone do fornecedor;
Fax: Número de fax do fornecedor;
Mailing: Se na emissão de correspondência este fornecedor
será tido em conta.
WebSite: site do fornecedor; clicando em , abre
automaticamente o site referido.
Dados financeiros
Nesta ficha o utilizador preenche os seguintes elementos
financeiros relativos a cada fornecedor:
País: Ao preencher o país do fornecedor (tabela auxiliar
países) será preenchido automaticamente a descrição do
mesmo, a sigla, o imposto e se pertence à EU; Moeda: Qual a moeda em que as trocas comerciais se
processam (tabela auxiliar moedas);
Calcula IVA: Campo verdadeiro/falso e que representa
se o fornecedor calcula ÎVA;
N.º de Contribuinte: N.º de contribuinte do fornecedor;
Condição de Pagamento: Condição de pagamento do
fornecedor (tabela auxiliar condições de pagamento),
preenche automaticamente o n.º de dias; Total de Compras: Actualizado automaticamente pelo
programa mediante o registo de documentos;
Manual do Utilizador WinOpt
151 F3M - Information Systems, S.A.
Saldo: Actualizado automaticamente pelo programa mediante
o registo de documentos; Plafond: Valor máximo em atraso, atribuído pelo fornecedor;
Data primeira compra: Actualizado automaticamente pelo
programa mediante o registo de documentos; Data última compra: Actualizado automaticamente pelo
programa mediante o registo de documentos; Observações: Anotações sobre o fornecedor.
2.º Endereço
Existem fornecedores que possuem delegações diferentes com
finalidades distintas, por exemplo, os documentos financeiros
seguem para uma morada e as reclamações / reparações para
outra.
Nome: Nome do fornecedor (2º);
Contacto: Nome do contacto com o qual é usual tratar na
empresa fornecedora (2º);
Morada: Morada do fornecedor (2º);
Localidade: Localidade do fornecedor (2º);
Código Postal: Código postal do fornecedor (2º - tabela
auxiliar códigos postais); Telefone: Número de telefone do fornecedor (2º);
Fax: Número de fax do fornecedor (2º).
Documentos / imagens (4ªficha)
WinOpt Manual do Utilizador
152 F3M - Information Systems, S.A.
Ver Associar Documentos/Imagens.
Controlos dinâmicos (5ª ficha)
Ver Controlos Dinâmicos
Existem ainda outras funcionalidades como a possibilidade de
emitir a conta corrente do último ano do fornecedor seleccionado,
através do botão ou registar/consultar a gestão de contactos
.
4. Oficina
No módulo de oficina é permitido ao utilizador consultar e registar
informação relativa a actividades que se reportam a acções
usualmente realizadas pelos técnicos da óptica. Neste tipo de
actividades podemos englobar:
Pendentes de Encomenda
Pendentes de Recepção
Pendentes de Execução
Pendentes de Controlo
Consulta de Montagens
Consulta de Reparações
4.1. Pendentes de Encomenda
Esta opção permite ao utilizador consultar quais as prescrições
que não podem seguir o processo normal por se encontrarem
artigos ainda por encomendar aos fornecedores.
Manual do Utilizador WinOpt
153 F3M - Information Systems, S.A.
O utilizador pode verificar quais os artigos em falta agrupados por tipo de prescrição optometria ou contactologia, podendo também
consultar os estados de cada uma delas. Para consultar
optometrias ou contactologias será apenas necessário clicar no
botão respectivo ou . Para
cada uma das obras é mostrado o código, data e cliente da
mesma. Para a pesquisa de uma prescrição em particular o
utilizador pode introduzir o código ou o código de barras
pretendido e fazer procurar.
Quando os artigos são pedidos a fornecedores por encomenda
relacionada com a prescrição, o estado dos mesmos passa de
pendente de encomenda a pendente de recepção.
4.2. Pendentes de Recepção
Esta opção permite ao utilizador consultar quais as prescrições que
WinOpt Manual do Utilizador
154 F3M - Information Systems, S.A.
não podem seguir o processo normal por se encontrarem artigos
ainda por receber dos fornecedores.
O utilizador pode verificar quais os artigos por receber, mas já
pedidos, agrupados por tipo de prescrição optometria ou
contactologia, podendo também consultar os estados de cada
uma delas. Para consultar optometrias ou contactologias será
apenas necessário clicar no botão respectivo ou
. Para cada uma das obras é mostrado o código,
data e cliente da mesma. Para a pesquisa de uma prescrição em
particular o utilizador pode introduzir o código ou o código de
barras pretendido e fazer procurar.
Quando é feita a recepção dos artigos (guias, facturas) e desde
que a encomenda esteja relacionada à prescrição, o estado dos
mesmos passa de pendente de recepção a pendente de execução
no caso das prescrições de optometria ou para pendente de
entrega no caso das prescrições de contactologia.
Manual do Utilizador WinOpt
155 F3M - Information Systems, S.A.
4.3. Pendentes de Execução
Esta opção permite ao utilizador consultar quais as prescrições de
optometria ou reparações cujos artigos já se encontram na óptica
mas que ainda não podem ser entregues ao cliente uma vez que
ainda não foram efectuadas as respectivas montagens.
O utilizador pode através do botão ou
consultar quais as prescrições de optometria
ou reparações prontas a ser executadas na oficina. Em qualquer
dos casos, é mostrado o código, data e cliente da mesma. Para a
pesquisa de uma obra em particular o utilizador pode introduzir o
código ou o código de barras pretendido e fazer procurar.
Em prescrições de optometria o utilizador pode aceder
directamente à ficha de montagem da mesma através do botão
WinOpt Manual do Utilizador
156 F3M - Information Systems, S.A.
. No caso de reparações o utilizador pode aceder
à execução da mesma através do botão .
Quando as montagens são executadas o estado passa de
pendente de execução a pendente de controlo no caso das
prescrições de optometria ou para pendente de entrega no caso
das reparações.
4.4. Pendentes de Controlo
Esta opção permite ao utilizador consultar quais as prescrições de optometria já prontas para entrega mas que ainda não podem ser
entregues ao cliente uma vez que ainda não foi realizado o
controlo de qualidade da mesma.
Apenas as prescrições de optometria podem ser sujeitas a um
controlo, assim, só estas podem estar pendentes do mesmo. Na
grelha de pendentes são mostrados os registos referentes às
pendentes sendo mostrado o código, data e cliente da mesma.
Para a pesquisa de uma obra em particular o utilizador pode
introduzir o código ou o código de barras pretendido e fazer
Manual do Utilizador WinOpt
157 F3M - Information Systems, S.A.
procurar.
O utilizador pode aceder directamente ao registo de controlo
através do botão . No registo de controlo o utilizador
deve introduzir os seguintes elementos:
resultado do controlo e localização do óculo (opcional) sendo que
a data, hora e funcionário são registados automaticamente
embora a data e hora sejam passíveis de alteração.
Após o registo do controlo o estado passa de pendente de
controlo a pendente de entrega.
4.5. Consulta de Montagens
A montagem de um óculo é realizada na oficina e obriga a que
todos os artigos estejam disponíveis para realizar a mesma. Esta
opção permite ao utilizador consultar as montagens de
prescrições de optometria já realizadas, embora possibilite alterar
ou apagar as referidas montagens.
WinOpt Manual do Utilizador
158 F3M - Information Systems, S.A.
4.6. Consulta de Reparações
À semelhança das montagens também as reparações necessitam
que todos os artigos estejam disponíveis para a sua execução.
Esta opção permite ao utilizador diversas funcionalidades para
além da consulta de reparações já realizadas. Assim e após o registo da ficha de reparação o utilizador pode entrar nesta opção
para gerir todo o processo da mesma.
Manual do Utilizador WinOpt
159 F3M - Information Systems, S.A.
Na grelha são apresentadas todas as reparações, sendo que em
cada registo são mostrados os seguintes elementos: número da
reparação, data, hora, cliente, funcionário, entrega prevista, valor
e um campo do tipo verdadeiro/falso ( ) que indica se já foi
executada.
O utilizador pode ainda realizar as seguintes tarefas, recorrendo
às funcionalidades implementadas através dos botões:
– Fazer pagamentos ou consultar pagamentos
associados à reparação.
– Consultar o estado actual da reparação podendo
registar a executar da mesma.
– Permite ao utilizador apagar a execução caso
a mesma já tenha sido registada.
WinOpt Manual do Utilizador
160 F3M - Information Systems, S.A.
– Permite consultar os recibos associados à reparação.
/ – Caso a reparação não
possua documento financeiro associado é possível gerar um a
partir da mesma, caso o documento já exista o utilizador pode
sempre consultar o mesmo.
– Permite listar a conta corrente do cliente.
– Permite listar o histórico de compras do cliente.
5. Mapas
Os mapas, sejam eles do mais elaborado ao mais simples, são
sempre uma ferramenta de inegável utilidade para qualquer gestor. É com elevado regozijo que o programa WINOPT apresenta um vasto
conjunto de mapas, agrupados consoante o seu objecto de análise;
assim, o utilizador do WINOPT pode encontrar as seguintes
categorias:
Artigos
Clientes
Fornecedores
Compras
Vendas
Estatísticas
5.1. Mapas de Artigos
Dentro da opção mapas de artigos o utilizador pode encontrar
diversos mapas com diferentes aplicações, mas cujo objectivo é
sempre manter o utilizador actualizado sobre o máximo de informação relativa a artigos de forma a permitir basear decisões
e facilitar tomadas de resoluções.
Para que a informação seja o mais centrada no âmbito do
Manual do Utilizador WinOpt
161 F3M - Information Systems, S.A.
pretendido pelo utilizador, este pode e deve estabelecer filtros
antes de emitir qualquer mapa, assim e dependendo do mapa a
emitir poderá filtrar por datas, grupo de artigo, código artigo,
cliente, fornecedor e outros.
Conta Corrente
Este mapa lista as entradas e saídas dos artigos, bem como as
quantidades que foram transaccionadas, lista também a data, o
interveniente e o valor.
Tabela de PVP
Esta opção permite ao utilizador emitir uma lista de pvp, com ou
sem IVA, para os artigos seleccionados.
WinOpt Manual do Utilizador
162 F3M - Information Systems, S.A.
Inventário
O inventário consiste na listagem de todos os artigos com stock
superior a zero numa data especificada pelo utilizador; essa data
é obrigatoriamente igual ou anterior à data actual; além da
quantidade em stock na referida data cada artigo aparece
valorizado. Existem três tipos de valorização de stock:
Custo médio actual – Preço de custo médio à data de hoje,
valor registado na ficha do artigo; Último preço de compra – Preço de custo à data do
inventário; Preço de venda actual – Preço de venda à data de hoje, valor
registado na ficha do artigo.
O utilizador (na sede) poderá emitir o inventário qualquer das
lojas, o inventário das lojas será sempre à data de hoje e a
actualização dos dados depende da troca de pacotes.
Caso o utilizador opte pela valorização a custo médio, poderá
recalcular o mesmo no momento de emissão ( ), podendo
também actualizar o campo custo médio da ficha do artigo
correspondente ( ).
Manual do Utilizador WinOpt
163 F3M - Information Systems, S.A.
Quantidade em Stock
Esta opção lista os vários artigos, bem como qual a sua
quantidade em stock.
Quantidade Diversas
Semelhante à listagem anterior, permite que para cada artigo o
utilizador conheça qual a quantidade em cada uma das
componentes que compõem o stock, nomeadamente, quantidade
WinOpt Manual do Utilizador
164 F3M - Information Systems, S.A.
consignada a clientes, quantidade em montagem, quantidade
para entrega, quantidade consignada de fornecedores entre
outras.
Artigos por Fornecedor
Associado a cada artigo existe um fornecedor, este mapa permite
ao utilizador emitir uma listagem dos artigos, agrupando-os por
fornecedor e dentro deste por grupo de artigo, associando a cada
artigo o stock actual, a data da última entrada e a data da última
saída. Sendo totalizadas as quantidade, por grupo de artigo e por
cada fornecedor.
Manual do Utilizador WinOpt
165 F3M - Information Systems, S.A.
Margens
Este mapa permite ao utilizador analisar dentro de cada
fornecedor qual a margem que obtém na venda dos artigos; a
margem pode ser calculada a partir do custo médio ou do último
preço de custo registado. Para cada fornecedor, agrupa os artigos
por grupo de artigo, e calcula a margem por artigo, por grupo e
por fornecedor.
Perdas e Ofertas a Clientes
O programa permite ao utilizador registar perdas (quebra de uma
lente, aro desaparecido) ou ofertas a clientes (caneta de limpeza,
fio para óculo de criança). Para que o utilizador possa ter
realmente conhecer a situação dos artigos perdidos/oferecidos
existe a listagem à qual esta opção dá acesso.
WinOpt Manual do Utilizador
166 F3M - Information Systems, S.A.
Esta opção permite listar as ofertas a clientes ou as perdas de
artigos; sendo as valorizações feitas ou a último preço de custo ou
a custo médio, em determinado intervalo temporal.
A listagem além de referir qual o tipo de mapa e valorização
indica qual o movimento que deu origem, a data, o artigo, a
quantidade, o preço unitário, valor sem IVA, IVA e valor com IVA.
O intuito que levou o programa a incluir estes elementos no mapa
tem origem na importância deste mapa para a contabilidade da
óptica.
Artigos Pendentes de Entrega
Esta listagem permite ao utilizador emitir quais os artigos ainda
não entregues de optometrias ou contactologias, entre datas.
Manual do Utilizador WinOpt
167 F3M - Information Systems, S.A.
Stock de Artigos por Loja
Esta listagem permite ao utilizador saber qual a quantidade de
cada artigo nas várias lojas; sendo possível seleccionar qual o
tipo de artigos e realizar diversos filtros mediante o grupo de
artigo (por exemplo: aros: cor / modelo / marca / material / tipo
ou lentes: marca / potência esférica / diâmetro). O utilizador
poderá também seleccionar apenas uma loja para a qual pretende
listar o stock.
WinOpt Manual do Utilizador
168 F3M - Information Systems, S.A.
Na listagem além do código do artigo e das suas características
principais surge o código da loja e a quantidade existente na
mesma.
Compras para Stock
Tal como indica o nome da opção, esta listagem permite ao
utilizador emitir uma colecção de artigos cuja quantidade em
stock é inferior à quantidade de stock mínimo indicada na sua
ficha de artigo.
Na listagem além da identificação do artigo é listada a quantidade
Manual do Utilizador WinOpt
169 F3M - Information Systems, S.A.
actual, a quantidade mínima, a quantidade já pedida e qual a
quantidade recomendada de encomenda (indicada na ficha).
Só serão incluídos artigos cujo campo quantidade mínima esteja
preenchido.
Compras Periódicas
Esta listagem permite ao utilizador realizar uma previsão de
compra antecipada, ou seja, mediante a duração introduzida na
ficha de artigo, é possível antever a necessidade de um artigo
para satisfazer o futuro pedido de um cliente; um exemplo são as
lentes de contacto descartáveis; se a caixa tem uma duração de
30 dias, e se o cliente é um cliente habitual, será previsível que
daqui a 25/26 dias necessite de uma nova embalagem, podendo
a óptica prevenir-se para a referida situação.
Os pedidos necessários para um determinado intervalo de tempo
WinOpt Manual do Utilizador
170 F3M - Information Systems, S.A.
podem ainda ser calculados mediante uma tolerância. Só serão
incluídos artigos cujo campo duração esteja preenchido.
Entradas / Saídas de Stock
Este mapa irá permitir ao utilizador um maior controlo das
movimentações de stock na sua loja, podendo personalizar que
tipo acções pretende consultar. Além dos filtro usuais de datas, o
Manual do Utilizador WinOpt
171 F3M - Information Systems, S.A.
utilizador poderá analisar ambos os sentidos da movimentação
(E/S ou apenas um deles) podendo ainda fazer filtros por grupo
de artigo, fornecedor do artigo, marcas ou tipo de documento. O
mapa pode ser resumido (caso o intervalo de datas seja extenso
será condensado) ou detalhado (dia a dia).
Operações de Artigos
Esta consulta interactiva irá permitir ao utilizador uma facilidade de
consulta das movimentações de stock na sua loja. Para tal terá de
introduzir os filtros necessários:
WinOpt Manual do Utilizador
172 F3M - Information Systems, S.A.
Após a introdução dos mesmos e clicando em serão exibidas as
várias linhas de documentos que interferiram com o artigo em
questão, possibilitando ainda ao utilizador que com dois cliques
possa abrir em modo de consulta o documento pretendido.
Esta opção pode ser acedida automaticamente a partir da ficha de
artigos com o botão .
5.2. Mapas de Clientes
A opção mapas de clientes permite ao utilizador realizar uma
análise de vendas baseada nos clientes.
Conta Corrente (contabilística)
Este mapa lista as transacções entre o cliente e a óptica
documentadas por documentos financeiros, ou seja, uma
optometria pode corresponder a uma factura, e nesta listagem
surge a referência à factura, ou podem existir obras cujo
documento financeiro ainda não foi gerado, logo essa entrada não
surge nesta listagem.
Manual do Utilizador WinOpt
173 F3M - Information Systems, S.A.
Conta Corrente(óptica)
Este mapa lista as transacções entre o cliente e a óptica
documentadas por documentos da óptica, ou seja, nesta listagem
surgem as referências a obras e cauções. Corresponde ao botão
que surge na ficha de cliente.
Documentos Liquidados – Idade de Saldos
Esta opção permite ao utilizador listar e analisar os prazos de
pagamento / idade de saldos dos vários documentos. Permite
seleccionar que tipo de documentos serão incluídos nesta listagem
WinOpt Manual do Utilizador
174 F3M - Information Systems, S.A.
(quer financeiros, quer da óptica).
Para cada registo é apresentado o valor, data de registo e data de
liquidação, calculando quer o n.º de dias que o valor esteve por
liquidar, quer a média dos pagamentos.
Documentos em Atraso
Esta opção permite ao utilizador listar e analisar os atrasos nas liquidações dos vários documentos. Permite seleccionar que tipo
de documentos serão incluídos nesta listagem (quer financeiros,
quer da óptica).
Manual do Utilizador WinOpt
175 F3M - Information Systems, S.A.
Para cada registo é apresentado o valor, data de registo e qual o
n.º de dias de atraso à data de hoje.
Histórico de Compras
Esta opção, que corresponde ao botão que pode ser
encontrado em diversas opções do programa, emite a listagem
dos artigos adquiridos pelos clientes no intervalo de tempo
designado, relacionando-os com o documento que lhes deu
origem.
Este mapa permite emitir todas as compras do agregado familiar
de um cliente. Permite listar o TOP N (1 a xxx) dos melhores
compradores da loja (s) e permite também listar os clientes sem
compras. Todas as opções em intervalos de tempo definidos pelo
WinOpt Manual do Utilizador
176 F3M - Information Systems, S.A.
utilizador.
Clientes Novos
Esta opção permite ao utilizador analisar qual o impacto dos
clientes novos em determinado ano; ou seja, mediante a
introdução do ano para análise, são listados quer o número de
novos clientes, quer o valor de vendas correspondente.
Manual do Utilizador WinOpt
177 F3M - Information Systems, S.A.
Comparando quer com o ano anterior quer com a totalidade dos
clientes / vendas. Esta análise é feita por mês.
Análise por Categorias
Na ficha do cliente é permitido ao utilizador associar uma
categoria a cada cliente; todos aqueles que não possuam
categoria definida na ficha serão agrupados numa classificação de
“outros”.
WinOpt Manual do Utilizador
178 F3M - Information Systems, S.A.
Mediante a introdução de um intervalo temporal para análise
serão listados os valores associados a cada categoria, permitindo
ao utilizador uma análise por tipo de cliente.
Clientes a Contactar
Na ficha do cliente, o utilizador pode introduzir uma data e hora
para o posterior contacto do mesmo.
Manual do Utilizador WinOpt
179 F3M - Information Systems, S.A.
Nesta opção podem ser listados os próximos contactos a ser
realizados no intervalo de tempo definido.
Operações de Cliente
Esta opção permite ao utilizador consultar de uma forma rápida
todas as operações de um cliente ou todas as operações que
respeitem um conjunto de filtros, esta opção está acessível
também tendo como ponto de partida a ficha do cliente.
WinOpt Manual do Utilizador
180 F3M - Information Systems, S.A.
O utilizador poderá estabelecer filtros diversos, que serão
aplicados em conjunção. Após a selecção de dados pretendida o
utilizador deverá clicar em actualizar ( ) para que os registos
sejam apresentados abaixo. Caso pretenda realizar nova consulta
poderá limpar ( ) e recomeçar a selecção de dados.
Após os registos estarem na grelha é ainda possível aplicar
actividades sobre os mesmos – localizar registo, filtrar registos e
imprimir selecção:
Fazendo duplo clique na grelha de apresentação dos registos o
utilizador irá abrir em modo de consulta o respectivo registo.
5.3. Mapas de Fornecedores
A opção mapas de fornecedores permite ao utilizador realizar uma
análise da relação comercial entre óptica e respectivos
fornecedores.
Conta Corrente
Este mapa lista cronologicamente as transacções entre a óptica e
os seus fornecedores, podendo ser emitida por intervalos de
datas. Corresponde ao botão que surge na ficha de
fornecedor.
Manual do Utilizador WinOpt
181 F3M - Information Systems, S.A.
Pagamentos a Efectuar
Esta opção permite ao utilizador listar todos os documentos
pendentes de liquidação para com os seus fornecedores. A
emissão da listagem pode ser agrupada por fornecedor ou por
data de vencimento. Além da referência do documento em atraso
surge a data do mesmo, o valor e atraso à data de hoje.
Documentos em Atraso
Esta opção permite ao utilizador listar e analisar os atrasos nas
liquidações dos vários documentos dos seus fornecedores.
Agrupando os vários registos por intervalos de dias de atraso e
WinOpt Manual do Utilizador
182 F3M - Information Systems, S.A.
calculando o prazo médio.
5.4. Mapas de Compras
Nesta opção foram incluídos os mapas que se relacionam directa
ou indirectamente com compras a fornecedores. A análise que
estes mapas permitem fazer centra-se essencialmente no pós
compra ao fornecedor.
Estatísticas Compra (Ano/Mês)
Este mapa permite verificar as compras realizadas aos vários
fornecedores no decorrer dos anos, nos vários meses. Podendo os
valores serem emitidos com e sem IVA.
Encomendas Pendentes
Esta listagem permite ao utilizador listar todas as encomendas
com artigos pendentes de recepção, bem com as quantidades
Manual do Utilizador WinOpt
183 F3M - Information Systems, S.A.
solicitadas ao fornecedor e as quantidades ainda não recebidas.
Entradas por Encomenda
Esta listagem permite ao utilizador listar os artigos solicitados nas
várias encomendas associando o documento através do qual foi
dada a sua entrada.
Compras por Data/Documento
Esta listagem permite ao utilizador listar os artigos recebidos
agrupados por data ou documento, apresentado o artigo,
quantidade, valor bruto, desconto e peso no documento / data
WinOpt Manual do Utilizador
184 F3M - Information Systems, S.A.
consoante a opção do utilizador.
Podem ser realizados diversos filtros, como intervalo de datas,
fornecedor, tipo de documento ou marca.
Mapa de IVA
A emissão do mapa de IVA de compra, muito útil ao nível da
contabilidade, pode ser emitido completo (todos os documentos e respectivas taxas) ou resumido (agrupado por taxa), entre datas,
e podendo seleccionar que tipo de documentos devem ser
incluídos.
Manual do Utilizador WinOpt
185 F3M - Information Systems, S.A.
Rankings
Existem quatro mapas de rankings: artigos / grupos de artigos /
fornecedores / marcas, estes mapas permitem ao utilizador
conhecer qual o artigo / grupo de artigo / fornecedor ou marca
sobre o qual foram realizadas mais compras e qual o peso
(percentagem) sobre o total das compras. Em qualquer dos casos
é possível estabelecer filtros variados, permitindo também listar
as vendas associadas às respectivas compras (análise de artigos
comprados e saídas dos mesmos de forma a verificar se as compras estão a ser absorvidas pelo mercado).
Manual do Utilizador WinOpt
189 F3M - Information Systems, S.A.
Marcas
5.5. Mapas de Vendas
Nesta opção foram incluídos os mapas que se relacionam directa
ou indirectamente com vendas que reflectem a aceitação do
mercado em relação aos vários artigos dos vários fornecedores. A
análise que estes mapas permitem fazer centra-se essencialmente
no pós venda.
WinOpt Manual do Utilizador
190 F3M - Information Systems, S.A.
Rankings
À semelhança de compras também em vendas existem quatro
mapas de rankings: artigos / grupos de artigos / fornecedores /
marcas, estes mapas permitem ao utilizador conhecer qual o
artigo / grupo de artigo / fornecedor ou marca sobre o qual foram
realizadas mais vendas e qual o peso (percentagem) sobre o total
das vendas. Em qualquer dos casos é possível estabelecer filtros
variados.
Artigos
Este mapa permite ao utilizador um sem numero de combinações
que permitirão que cada utilizador tire um mapa à sua medida
tendo por base os mesmos dados.
O utilizador poderá mesmo definir filtros e re-utilizá-los
posteriormente.
Assim e mediante a introdução ou não de dados o mapa terá
comportamentos distintos.
WinOpt Manual do Utilizador
192 F3M - Information Systems, S.A.
Filtros base para selecção dos artigos a mostrar na listagem.
~
Estes filtros ficam disponíveis para artigos cujo grupo seja “LO”,
ou seja, lentes oftálmicas.
Estes filtros ficam disponíveis para artigos cujo grupo seja “LO” ou
“LC”, ou seja, lentes oftálmicas e lentes de contacto.
Esta opção permite tirar um mapa comparativo entre dois anos, o
ano actual (indicado no intervalo de datas inicial) com o ano
seleccionado nesta combo. A informação a fornecer em listagem
será agrupada pela entidade seleccionada na respectiva combo.
Esta opção permite ao utilizador adicionar filtros diversos, filtros
esses que poderão ou não ser utilizados. Para associar um novo
filtro o utilizador deverá fazer toda a parametrização do mesmo e
depois adicionar o mesmo com o botão . Os vários filtros
irão surgir do lado direito, na janela:
Manual do Utilizador WinOpt
193 F3M - Information Systems, S.A.
A parte direita da janela surge ou fica oculta mediante o clique do
botão .
Antes da emissão do mapa o utilizador poderá seleccionar qual,
ou quais as condições a aplicar para listar o mapa. Para tal deve
utilizar o .
WinOpt Manual do Utilizador
194 F3M - Information Systems, S.A.
Exemplo de listagem resultado.
Grupos de Artigos
Permite emitir o mapa em formato de listagem ou gráfico circular.
WinOpt Manual do Utilizador
196 F3M - Information Systems, S.A.
Marcas
Margens
O utilizador pode calcular e verificar quais as margens que estão a
ser aplicadas aos artigos, nomeadamente em termos de:
artigos/grupos de artigos/fornecedores/marcas. Em qualquer dos
casos é possível estabelecer filtros variados.
Artigos
Permite ao utilizador indicar se as perdas/ofertas de artigos
devem ser incluídas.
Manual do Utilizador WinOpt
197 F3M - Information Systems, S.A.
Grupos de Artigos
O utilizador pode optar entre uma listagem e um gráfico, devendo
indicar qual(is) o(s) grupo(s) de artigos e a loja a incluir no
mapa.
Manual do Utilizador WinOpt
199 F3M - Information Systems, S.A.
O utilizador pode optar entre listagem e gráfico, podendo
seleccionar quer o grupo de artigos a incluir quer as marcas a
analisar
WinOpt Manual do Utilizador
200 F3M - Information Systems, S.A.
Mapa de IVA
A emissão do mapa de IVA de vendas, muito útil ao nível da
contabilidade, pode ser emitido completo (todos os documentos e
respectivas taxas), por dia (agrupado dia a dia), resumido
(agrupado por taxa) ou por tipo de artigo (totalizando por
mercadoria / serviços), entre datas, e podendo seleccionar que
tipo de documentos devem ser incluídos.
O utilizador pode ainda indicar qual o intervalo de datas, bem
como qual a loja para a qual pretende emitir o mapa.
Funcionários
Existe nesta opção uma série de mapas que permitem ao
utilizador analisar as vendas dos registadas pelos vários
Manual do Utilizador WinOpt
201 F3M - Information Systems, S.A.
funcionários mediante diversos tópicos de análise.
As referidas análises serão realizadas entre datas definidas pelo
utilizador e com base em:
Vendas realizadas
Recebimentos
Vendas por marcas
Vendas por fornecedor
Lentes progressivas versus lentes longe/perto
Lentes
Análise de Campanhas
Associada a cada prescrição ou venda é possível registar uma
campanha, que posteriormente será utilizada para a realização
desta análise.
WinOpt Manual do Utilizador
202 F3M - Information Systems, S.A.
A análise é anual e o seu objectivo é verificar se as referidas
campanhas tiveram o efeito pretendido no mercado. O utilizador
pode seleccionar uma ou mais campanhas para análise.
Painel de Bordo
A nova opção painel de bordo, permite ao utilizador emitir num
único documento o resumo, entre datas, das actividades
lucrativas da óptica. O utilizador poderá optar analisar uma ou
várias actividades da óptica. Nomeadamente. serviços: optometrias, contactologias, reparações e
vendas rápidas grupos: análise de vendas mediante o grupo a que o
artigo pertence docs financeiros: análise dos documentos contabilísticos
emitidos caixa: entradas e saídas de caixa
comp: comparticipações – toda a componente de valores
associados a recibos entidade. As análise podem ou não referir-se apenas a um utilizador (de
forma a analisar a produtividade do mesmo).
Manual do Utilizador WinOpt
203 F3M - Information Systems, S.A.
5.6. Estatísticas
As estatísticas são mapas que agrupam listagens e respectivos
gráficos e cuja principal função se centra na comparação entre
dois anos consecutivos para cada um dos itens: loja; grupos de
artigos; marcas e fornecedores. O utilizador pode optar por
calcular e listar valores com e sem IVA, valores em milhares,
compras, vendas ou compras e vendas.
Existem funcionalidades comuns em estatísticas:
WinOpt Manual do Utilizador
204 F3M - Information Systems, S.A.
– O utilizador pode seleccionar se pretende analisar
compras ou vendas.
– Existem cinco tipo de gráficos para emissão (barras, 3D,
pie, linhas e áreas).
– Após alterar qualquer opção e para visualizar no écran o
gráfico resultante o utilizador deve clicar no botão aplicar.
Loja
Em loja os valores surgem totalizados por ano / mês.
Manual do Utilizador WinOpt
205 F3M - Information Systems, S.A.
Grupos de Artigos
Esta opção além das funcionalidades gerais permite seleccionar
WinOpt Manual do Utilizador
206 F3M - Information Systems, S.A.
qual(is) o(s) grupo(s) de artigos, e se o utilizador pretende ver a
emissão resumida (totalizada) ou detalhada (uma página por
grupo).
Marca
Esta opção além das funcionalidades gerais permite seleccionar
qual(is) a(s) marca(s) de artigos, e se o utilizador pretende ver a
emissão resumida (totalizada) ou detalhada (uma página por
marca).
Fornecedor
Manual do Utilizador WinOpt
207 F3M - Information Systems, S.A.
Os dados para fornecedores referem-se exclusivamente a compras
e só podem ser emitidos na sede.
Recalcular
O processo de recalcular estatísticas, tal como o seu nome indica,
permite ao utilizador reiniciar as várias estatísticas e através dos
vários documentos de compra e venda calcular o valor para cada
marca, fornecedor, loja e grupo de artigo. Esta opção é um
processo demorado e que força a que o programa não possa ser
utilizado durante o tempo que dure a operação de cálculo.
6. Utilitários
O menu de utilitários engloba diversos pequenos módulos que além de dotarem o WINOPT de funcionalidades adicionais permitem ao
utilizador aceder a opções cuja finalidade é simplificar e facilitar o
trabalho no dia a dia.
Módulos Disponíveis:
Consignações
Agenda Clínica
Correspondência
Gestão de Comparticipações
Gestão de Caixa
Gestão Bancária
Gestão de Letras Sistemas de Alertas
Envio de SMS
Gestão Sons
Análise Diária
WinOpt Manual do Utilizador
208 F3M - Information Systems, S.A.
Imprimir Cartões de Clientes
Garantia
Consultar Histórico
Promoções
Controlos Dinâmicos
Impressão em Série
Integração Office
Base de Dados
Licenciamento
Visualizador de Eventos
6.1. Consignações
As consignações são empréstimos; podem ser da óptica a clientes ou de fornecedores à óptica. Após o registo da consignação, a
mesma, pode a qualquer momento ser devolvida ou transformada
em venda/compra. As consignações interferem com as
quantidades em stock dos vários artigos. Podendo ainda ser emitidos mapas sobre os artigos consignados.
6.1.1. Consignações a Clientes Esta opção permite realizar um controlo de stock que embora
não se encontre fisicamente na loja pertence à mesma. Ou
seja, artigos que são propriedade da óptica mas que por algum
motivo não se encontram disponíveis. Existem vários exemplos
de situações em que esta circunstância pode ocorrer; um
cliente levar diversos modelos para experimentar em casa;
outra óptica solicitar o empréstimo de um determinado artigo
que necessita com urgência ou até um empréstimo temporário
enquanto um cliente aguarda pela reparação do seu óculo.
Manual do Utilizador WinOpt
209 F3M - Information Systems, S.A.
Para registar uma consignação o utilizador necessita de
introduzir os seguintes elementos:
Cabeçalho, linhas e rodapé. No cabeçalho são registados a
série, número, data e cliente. As linhas correspondem aos
diversos artigos emprestados. E no rodapé são introduzidos
local, data e hora de carga e de descarga, bem como o meio de
transporte; sendo também totalizado o valor da consignação.
Para cada artigo que é registado numa consignação a
quantidade em stock disponível diminuí aumentando a
quantidade consignada a clientes.
Existem ainda três botões que permitem ao utilizador realizar
as seguintes funcionalidades a cada uma das linhas da
consignação:
– Quando o cliente devolve o artigo à óptica,
esta funcionalidade permite regularizar a situação
- Quando o artigo já foi devolvido ou facturado
mas volta a ser consignado ao mesmo cliente
- Quando o cliente adquire o artigo à óptica, esta
funcionalidade permite regularizar a situação
WinOpt Manual do Utilizador
210 F3M - Information Systems, S.A.
Na grelha geral de consignações a clientes, em cada registo
existe um campo verdadeiro/falso que indica se o
documento se encontra regularizado, ou seja se todas as suas
linhas se encontram ou devolvidas ou facturadas.
Sempre que é registada uma consignação a clientes existe a
possibilidade de emitir uma guia de transporte para
acompanhar os artigos, guia essa que contém os dados do
rodapé bem como a identificação da óptica e do cliente e dos
artigos.
As consignações podem ser importadas nas vendas de clientes
sendo os estados preenchidos automaticamente.
6.1.2. Consignações de Fornecedores Esta opção permite controlar o stock que embora se encontre
fisicamente na loja pertence a fornecedores. Ou seja, artigos
que não são propriedade da óptica mas que por algum motivo
os diversos fornecedores tenham colocado à disposição da
mesma para possíveis vendas; situações usuais correspondem
a novas colecções em que a óptica não pretende investir, não
desejando aplicar valores elevados em artigos cujo retorno é
desconhecido e que o fornecedor coloca os artigos “à
experiência”.
Para registar uma consignação o utilizador necessita de
Manual do Utilizador WinOpt
211 F3M - Information Systems, S.A.
introduzir os seguintes elementos:
Cabeçalho, linhas e rodapé. No cabeçalho são registados o
fornecedor, o número, a data e a moeda. As linhas
correspondem aos diversos artigos emprestados. E no rodapé
são introduzidas observações; sendo também totalizado o valor
da consignação.
Para cada artigo que é registado numa consignação a
quantidade em stock disponível aumenta aumentando também
a quantidade consignada de fornecedores.
Existem ainda três botões que permitem ao utilizador realizar
as seguintes funcionalidades a cada uma das linhas da
consignação:
– Quando a óptica devolve o artigo ao
fornecedor, esta funcionalidade permite regularizar a situação
- Quando o artigo já foi devolvido ou facturado
mas volta a ser consignado pelo mesmo fornecedor
- Quando a óptica adquire o artigo ao
fornecedor, esta funcionalidade permite regularizar a situação –
Caso o utilizador opte por importar consignações em facturas
de compra esta funcionalidade é realizada automaticamente.
Na grelha geral de consignações de fornecedores, em cada
registo existe um campo verdadeiro/falso que indica se
o documento se encontra regularizado, ou seja se todas as
suas linhas se encontram ou devolvidas ou facturadas.
6.1.3. Mapas
Esta opção permite ao utilizador emitir dois mapas, sendo
possível introduzir diversos filtros na janela de impressão:
Artigos consignados a clientes
WinOpt Manual do Utilizador
212 F3M - Information Systems, S.A.
Artigos consignados de fornecedores
6.2. Agenda Clínica
O módulo de Agenda Clínica permite ao utilizador gerir agendas virtuais para os diversos médicos ou técnicos que realizem
consultas nas instalações da óptica ou em consultórios exteriores
mas que permitam marcação externa. Cada médico ou técnico
tem atribuída uma ou mais especialidades. Existe também neste
módulo a possibilidade de emitir mapas de análises para
relacionar as consultas / testes realizados com documentos, logo
vendas dos clientes.
Manual do Utilizador WinOpt
213 F3M - Information Systems, S.A.
6.2.1. Marcação de Consultas Esta opção permite ao utilizador registar as consultas para um determinado médico ou técnico, consulta essa associada a uma
especialidades. Para tal o utilizador deverá entrar em modo de
alteração no médico pretendido, podendo ainda na própria
janela mudar o medico e/ou a especialidade caso o pretenda.
A amarelo surge a disponibilidade do médico (ver abaixo) e
dando cliques no intervalo temporal pretendido poderei inserir
toda a informação referente à consulta.
WinOpt Manual do Utilizador
214 F3M - Information Systems, S.A.
Ao gravar posso emitir de imediato a ficha de marcação (talão
de consulta) ou aceder posteriormente (dois cliques na
marcação) e imprimir mais tarde, realizar alterações, eliminar o
registo ou consultar simplesmente.
O botão permite ao utilizador definir qual o horário de
trabalho e disponibilidade dos médicos.
Caso o horário seja fixo, exemplo todas as segundas das 10h00
às 11h30 é possível extrapolar para as semanas seguintes,
aplicando a planificação às próximas x semanas e fazer gravar.
Recebendo uma mensagem do tipo:
Caso pretenda, é possível apagar a planificação clicando no eliminar.
Para trocar de semana basta andar nos botões semana anterior
/ semana seguinte ou seleccionar uma data no calendário e
Manual do Utilizador WinOpt
215 F3M - Information Systems, S.A.
“saltar”. O utilizador poderá ainda
consultar a agenda filtrando pelo dia inteiro, só manhãs ou só
as tardes.
O utilizador poderá ainda saltar entre semanas consecutivas
através dos botões .
De forma a facilitar a consulta das marcações a agenda pode
ser apresentada no formato diário ou semanal .
Sempre que seja efectivamente realizada uma consulta o
utilizador deverá marcar a mesma como realizada de
forma a conseguir uma análise mais correcta nos mapas.
6.2.2. Mapas
Dentro da opção Agenda Clínica é possível realizar diversas
análises sobre o retorno financeiro obtido pós-consulta, bem como reconhecer qual(is) os médicos/técnicos cujo receituário
originou um maior volume de vendas.
Estatísticas por Médico
Esta listagem, baseada no intervalo de tempo seleccionado
pelo utilizador, permite ainda indicar se se pretende um ou
todos os médicos; o mapa emitido lista; consultas marcadas /
realizadas / optometrias / contactologias; são também listados
os totais de todos os médicos bem como os diversos valores
em gráfico.
Manual do Utilizador WinOpt
217 F3M - Information Systems, S.A.
Estatística Geral
Esta opção comporta duas análises:
A listagem completa, que lista todos os médicos, n.º de
consultas marcadas, n.º de consultadas realizadas,
prescrições de optometria (n.º e valores) e prescrições
de contactologia (n.º e valores);
A listagem 10 mais, que lista por ordem decrescente os
10 médicos cujas prescrições originaram um valor mais
elevado em artigos vendidos. Apresenta também um
gráfico com os valores apurados.
WinOpt Manual do Utilizador
218 F3M - Information Systems, S.A.
Análise Testes
Esta opção permite a análise às vendas originadas pelos testes
registados no programa no módulo de atendimento ao cliente.
Lista n.º de testes, vendas e respectivas percentagens.
Manual do Utilizador WinOpt
219 F3M - Information Systems, S.A.
6.2.3. Localizar Hora Livre
Esta opção permite ao utilizador e mediante as necessidades
do cliente da loja (pretende consultas às quartas e para a
especialidade x com o Dr. Y). Após seleccionar a data/hora
pretendida o utilizador poderá aceder directo à hora disponível
com um clique em .
6.2.4. Localizar Marcação
Esta opção permite de uma forma rápida aceder às marcações
WinOpt Manual do Utilizador
220 F3M - Information Systems, S.A.
registadas na aplicação. O utilizador poderá filtrar por médico
e/ou cliente e aceder ao registo da consulta ( ).
6.2.5. Registo de Feriados e Datas de encerramento
Esta opção permite bloquear datas por diversos motivos (férias
pessoais, fecho da loja, pontes, feriados, feriados anuais).
Sempre que o tipo seja feriado anual (exemplo: 1 de Janeiro) a
aplicação automaticamente replica essa data para os próximos
20 anos.
Na agenda, esses dias surgem com a cor cinzenta permitindo
ou não marcação segundo o parâmetro seleccionado pelo
utilizador (ver parâmetros).
Manual do Utilizador WinOpt
221 F3M - Information Systems, S.A.
6.3. Correspondência
O módulo de correspondência é uma das componentes mais
utilizadas pelas ópticas, pois além de incluir diversas
funcionalidades é de fácil manuseamento. Este módulo foi subdivido em correspondência para clientes, fornecedores e
entidades; tipos de cartas; etiquetas para envelopes e histórico de envios.
6.3.1. Correspondência para Clientes O envio de correspondência para clientes pode assumir diversas
variantes, assim e para facilitar o trabalho do utilizador foram
criadas seis subdivisões cujo conteúdo poderá ainda ser sujeito a
selecção interna; existindo ainda um funcionamento comum às
seis nuances.
Funcionamento comum
Estabelecer o filtro inicial: loja (todas ou uma), se exige que o
cliente tenha o pisco de mailing activo e através do cliente na
coluna da grelha, permite localizar registos, neste momento e
por defeito é o nome do cliente o campo a pesquisar.
Permite filtrar os clientes pretendidos: (com telemóvel definido
ou não, com campo de mail preenchido ou não e com morada
ou não) será também neste filtro que o utilizador define o tipo
de missiva a enviar (carta/sms/mail).
WinOpt Manual do Utilizador
222 F3M - Information Systems, S.A.
Só passam para a grelha de clientes os clientes activos.
Após o utilizador ter seleccionado os filtros pretendidos e ter
feito a grelha será preenchida com os vários
registos que respeitam as opções indicadas pelo utilizador. No
canto inferior direito das janelas de correspondência existe um
indicador do n.º de registos respeitam as condições e do
registo actual.
– Adicionar Cliente - Quando a
correspondência é para clientes e exceptuando a
correspondência para o tipo de valores em dívida, é possível
adicionar clientes à grelha actual, mesmo que o cliente não
respeite os filtros iniciais que deram origem à grelha. Para
realizar esta operação basta clicar em adicionar cliente à lista,
escolher qual o cliente (tem de ter ficha de cliente) e confirmar. A adição do cliente só é realizada após a confirmação.
– Retirar Cliente - Retirar um cliente da
lista da grelha serve para reduzir o total de registos a imprimir
Manual do Utilizador WinOpt
223 F3M - Information Systems, S.A.
ou a verificar. Muitas vezes será simples decidir quais os
clientes a retirar. Por exemplo, para os aniversariantes, é fácil
verificar que se o cliente raramente aparece na óptica será
irrelevante o envio ou não de uma carta de felicitações.
– Registar Envio - O registo de cada envio (seja
para clientes, fornecedores ou entidades) é facultativo, embora seja importante para uma posterior consulta em histórico de envios. Sendo possível associar observações e escolher se o
registo é feito só para o cliente, entidade ou fornecedor actual
ou para todos os seleccionados.
/ – Imprimir todos / Imprimir Selecção -
Os botões de imprimir só se encontram activos caso exista um
texto ou um ficheiro activo para poder ser imprimido. Para tal é
também necessário que as grelhas de clientes, entidades ou
fornecedores não estejam vazias.
Selecção - Só emite para a impressora as cartas
correspondentes aos registos seleccionados na grelha.
Todos - Emite todas as cartas para todos os registos da grelha
mesmo que não estejam seleccionados.
– Localizar - O botão localizar serve para encontrar
na grelha um determinado registo, por exemplo, não se deseja
enviar ao “Y” a carta de mudança de instalações, a forma mais
rápida de o fazer é localizar “Y” e depois retirá-lo da lista.
WinOpt Manual do Utilizador
224 F3M - Information Systems, S.A.
– Ver/Editar - Esta funcionalidade permite realizar o
“ver antes e alterar” de um qualquer processador de texto
antes de imprimir. Nesta opção os campos inseridos já foram
comutados pelos dados reais registados nas fichas dos clientes,
fornecedores ou entidades. No cabeçalho aparece o nome do
texto e no rodapé o n.º de registos de clientes, fornecedores ou
entidades que respeitaram as condições, sendo possível saltar
de registo em registo e alterar o texto caso se deseje.
Neste sub nível o utilizador pode optar por emitir uma carta
(ficheiro), etiquetas ou carta em branco só com dados do
cliente para os registos presentes na grelha de clientes. Caso
opte pela emissão de etiquetas terá de seleccionar qual o
formato das mesmas e se pretende que apenas clientes com
mailing sejam visados e se deseja que o código de cliente surja impresso na etiqueta – ver etiquetas. Poderá seleccionar uma
carta já existente (missiva de aniversário) ou escrever uma no
momento através do editor:
– Editor de Texto - O editor de texto para
correspondência é bastante versátil, além de possuir as
principais funcionalidades de um editor de texto, permite a
inclusão dos campos mais relevantes de cada uma das
entidades, clientes, fornecedores e entidades
comparticipadoras. Para fazer a inclusão dos respectivos
campos basta fazer [F5] ou ir ao menu incluir e depois na lista
escolher o campo. O texto e os campos utilizados podem e
devem ser gravados (formato *.rtf) para posteriores
utilizações.
Manual do Utilizador WinOpt
225 F3M - Information Systems, S.A.
Esta janela de carta e suas características, será substituída
pela:
Sempre que o utilizador seleccione mail ou sms. O utilizador,
poderá recorrer a texto já pré formatados ou redigir um no
momento.
Aniversário
Para aniversário é possível optar por um dos intervalos
propostos hoje, amanhã, semana (a partir de hoje), mês (a
WinOpt Manual do Utilizador
226 F3M - Information Systems, S.A.
partir de hoje), se o intervalo escolhido incluir um já escolhido
o mais pequeno é ignorado (exemplo, escolhendo hoje e
semana, como semana incluí hoje, este fica inactivo) ou definir
o intervalo, o intervalo é definido através da escolha de um dos
doze meses do ano e o dia de entre os dias que esse mês pode
ter. Após a definição destes filtros o modo de funcionamento é
o comum. Este tipo de filtro é usado para enviar felicitações
por correio ou mesmo para verificar se algum cliente faz anos
hoje, uma vez que na grelha não são só os dados para envio
por correio mas também é fornecido o seu número de telefone
(caso exista na ficha) bem como outros dados considerados
relevantes.
Faixa Etária / Sexo
Para faixa etária / sexo é possível estabelecer os seguintes
filtros: pelo sexo dos clientes, por exemplo se existe um novo
óculo de sol exclusivamente para senhoras, ou pelo outro filtro
que pode ser utilizado a faixa etária, podendo ser definidos seis
(6) intervalos diferentes. Os filtros podem ser usados em
conjunção ou apenas um deles, bastando para isso não
seleccionar nenhum intervalo para faixas etárias ou no sexo
optar por ambos.
Profissão
Para profissão é possível estabelecer filtros mediante a carreira profissional registada na ficha de cliente. Ao iniciar esta opção a
tabela de profissões para selecção é preenchida com todas as
diferentes profissões registadas nas diversas fichas de cliente.
A selecção de profissões para criar o filtro pode ser múltipla,
Manual do Utilizador WinOpt
227 F3M - Information Systems, S.A.
com a utilização das teclas [CTRL] e/ou [SHIFT].
Última Visita
Em última visita é possível estabelecer filtros mediante a última
optometria, contactologia, venda, reparação ou testes dos
clientes. Assim, é possível verificar quais os clientes que não
visitam a óptica desde uma certa data. O filtro final será a
conjugação dos filtros seleccionados. É utilizado, por exemplo,
para verificar para os clientes com testes de contactologia
aqueles cuja última visita é anterior a “04-04-2006”.
Artigo
WinOpt Manual do Utilizador
228 F3M - Information Systems, S.A.
Esta opção será talvez uma das mais funcionais, pois a sua
utilização será aplicada em diversas ocasiões. Os filtros
utilizáveis estão intimamente dependentes do grupo de artigo
escolhido. Sendo que após a escolha do grupo, surgirão do lado
direito as diversas combinações possíveis. Por exemplo, enviar
um mailing informativo aos possuidores de um aro da marca
“X”, a informar que o clip solar ajustável já se encontra
disponível.
Nota: Para seleccionar os diferentes grupos de diversos, é
necessário seleccionar primeiro o grupo diversos e depois o sub
grupo desejado.
Valor em Dívida
A emissão de correspondência para clientes com valores em
dívida tem um modo de funcionamento ligeiramente diferente
das opções anteriores. Assim, existem três tipos de filtros, que
podem ser usados simultaneamente. O débito superior a, ou
seja o valor que está em divida é superior a X, o n.º de dias
em falta superior a, ou seja à quantos dias já existe a divida e
o cliente, ou seja, se desejar emitir para um cliente especifico.
Após a escolha dos filtros e de fazer Aplicar a grelha de clientes
é preenchida com todos os clientes que realmente verificam as
Manual do Utilizador WinOpt
229 F3M - Information Systems, S.A.
diversas condições. Neste filtro não é possível adicionar
clientes à grelha, uma vez que os documentos a pagar não
existem. É possível sim, retirar da lista, uma vez que o
utilizador pode ter conhecimento que os clientes titulares irão à
óptica num futuro próximo.
Depois de estar a grelha completa com os clientes a quem será
enviada a carta, o texto a incluir na carta pode ser o geral ou
um personalizado. A carta pode ser visualizada. As restantes
opções desta forma de mailing, imprimir selecção, imprimir
todos, registar envio e localizar funcionam de modo análogo às
das outras emissões de correspondência.
6.3.2. Correspondência para Fornecedores
A correspondência para fornecedores usualmente será utilizada para fornecimento de informações como a mudança dos
números de telefone ou um período de encerramento da óptica
para obras, ou para estabelecer outro qualquer tipo de
contacto, entre a óptica e os fornecedores. O utilizador pode
WinOpt Manual do Utilizador
230 F3M - Information Systems, S.A.
estabelecer filtros para os registos pretendidos, seleccionando
uma carta ou editando uma nova.
À semelhança das outras formas de mailing, as restantes
opções: ver/editar, imprimir selecção, imprimir todos, registar
envio e localizar funcionam de modo análogo às das outras emissões de correspondência – ver correspondência de clientes – funcionamento geral. A opção texto corresponde ao
ver/enviar.
Sendo ainda possível fazer registos no histórico de envio (opcional). Este histórico pode ser consultado em histórico de envios.
Manual do Utilizador WinOpt
231 F3M - Information Systems, S.A.
6.3.3. Correspondência para Entidades
A correspondência para entidades usualmente será utilizada
para fornecimento de informações como a mudança dos
números de telefone ou um período de encerramento da óptica
para obras, ou para estabelecer outro qualquer tipo de
contacto, entre a óptica e as entidades. O utilizador pode
estabelecer filtros para os registos pretendidos, seleccionando
uma carta ou editando uma nova.
WinOpt Manual do Utilizador
232 F3M - Information Systems, S.A.
À semelhança das outras formas de mailing, as restantes
opções: ver/editar, imprimir selecção, imprimir todos, registar
envio e localizar funcionam de modo análogo às das outras emissões de correspondência – ver correspondência de clientes
– funcionamento geral. A opção texto corresponde ao
ver/enviar.
Sendo ainda possível fazer registos no histórico de envio (opcional). Este histórico pode ser consultado em histórico de envios.
6.3.4. Tipos de Cartas
Manual do Utilizador WinOpt
233 F3M - Information Systems, S.A.
Os tipos de cartas representam os vários tipos de missivas
enviadas a clientes, fornecedores ou entidades. É possível
definir e registar tipos de cartas, sendo necessário associar um
ficheiro a cada tipo de carta. Posteriormente estes tipos de
cartas serão utilizados sempre que é feito o registo de um
envio; o que facilitará a consulta e a percepção do tipo de
correspondência enviada quando o utilizador for verificar o histórico de envios.
6.3.5. Etiquetas para Envelopes
Uma vez que a correspondência emitida não obriga à utilização
de envelopes de janela mesmo que exista o cabeçalho do
destinatário na carta, existe a possibilidade do utilizador emitir
etiquetas para correspondência. Dependendo dos destinatários
seleccionados, assim surgirão as fichas correspondentes, tendo
sempre uma seleccionada no mínimo.
WinOpt Manual do Utilizador
234 F3M - Information Systems, S.A.
Poderá ou não ser incluído o código de cliente, fornecedor ou a
abreviatura da entidade.
Existem três tipos de papel pré definidos e que correspondem
aos modelos usuais de etiquetas (A4 folha a folha com
etiquetas de 10.5cm x 3.7cm, A4 folha a folha com etiquetas
de 10.5cm x 3.5cm e folha contínua com 8”por 12” para
impressoras de agulhas com etiquetas de 10.1cm x 3.5cm).
Em cada ficha de destinatário é possível seleccionar quais as
etiquetas a serem emitidas: todos, entre dois valores de
códigos ou os seleccionados na grelha; esta selecção é
independente para cada ficha. Após ter realizado a selecção
para os destinatários, deverá proceder à escolha da primeira
etiqueta, ou seja, seleccionar qual a linha e coluna da folha de
etiquetas onde se encontra a primeira vazia, evitando assim o
desperdício inútil de papel. Antes de enviar para a impressora
existe sempre a possibilidade de visualizar no écran para
conferir as etiquetas.
6.3.6. Histórico de Correspondência
Sempre que é realizado o envio de correspondência para clientes, fornecedores ou entidades é possível fazer o registo
desse envio automaticamente. O registo do envio não é
obrigatório, sendo da responsabilidade do utilizador a indicação
se o envio deverá ou não ficar registado.
Manual do Utilizador WinOpt
235 F3M - Information Systems, S.A.
6.4. Gestão de Comparticipações
O módulo de gestão de comparticipações é de elevada
importância, principalmente nas ópticas que se relacionem
directamente com as diversas entidades comparticipadoras,
fazendo o desconto do valor comparticipado no momento da
venda, permitindo que o cliente realize apenas o pagamento da
sua parte dos valores; e recebendo posteriormente o restante
valor da entidade correspondente.
6.4.1. Recibos / Entidade
Sempre que é realizado o atendimento a um cliente que na sua
ficha tenha associada uma entidade, então será emitido um
recibo entidade junto com o documento financeiro. Após a
inclusão do recibo num arrolamento, na grelha dos recibos será
mostrado a seguinte informação:
que indica qual o n.º do arrolamento e que já foi
arrolado.
WinOpt Manual do Utilizador
236 F3M - Information Systems, S.A.
Antes de incluir o recibo num arrolamento (quando o
está a falso), é possível indicar para que não seja
incluído no arrolamento da respectiva entidade e vice-versa,
mediante a utilização do botões:
6.4.2. Arrolamentos
Os arrolamentos são emitidos mensalmente e consistem na
aglomeração de todos os recibos para uma mesma entidade
comparticipadora, de modo a enviar toda a relação dos recibos e aguardar o respectivo pagamento. Mesmo depois do
arrolamento ter sido emitido é possível retirar um recibo do
arrolamento (por exemplo quando é devolvido pela entidade
porque o n.º de beneficiário estava errado – utilizando o botão
Manual do Utilizador WinOpt
237 F3M - Information Systems, S.A.
), ficando o recibo livre e sendo possível incluí-lo num
próximo arrolamento.
6.4.3. Pagamentos
Após a entidade ter recebido o arrolamento da óptica, irá
proceder à regularização dos valores fazendo o envio de um
pagamento. Cada pagamento poderá incluir um ou mais
arrolamentos. Mediante parametrização o valor recebido irá ou
não ser incluído no caixa do dia do recebimento.
WinOpt Manual do Utilizador
238 F3M - Information Systems, S.A.
Para proceder ao registo do pagamento será necessário o
utilizador seleccionar a entidade e a data do pagamento. Após
indicar estes dados, será preenchida a grelha inferior com
todos os arrolamentos não pagos até à referida data; tendo o
utilizador que indicar no campo os arrolamentos
incluídos no pagamento.
Sempre que um arrolamento é pago, o campo pago na
listagem de arrolamentos indica pago.
O botão permite ao utilizador consultar as formas de
pagamento registadas na liquidação.
6.4.4. Mapas de Análise
Esta opção permite ao utilizador fazer uma análise sucinta a
cada entidade, filtrando os recibos entidade entre datas e
apresentando um resumo totalizado dos mesmos. 6.4.5. Serviços a Facturar
Esta opção encontra-se associada à existência de uma segunda
entidade na ficha do cliente, ou seja, sempre que o cliente
possua segunda entidade na ficha e a mesma exija um
documento de venda em seu nome (da entidade) o utilizador
deverá utilizar esta opção para emitir o documento. Pode ainda
ser agregadas num único documento várias linhas de clientes
diferentes para a mesma entidade.
Sempre que o cliente tenha uma segunda entidade definida na
sua ficha, nas optometrias / contactologias irá existir um
campo para indicar o valor a ser solicitado à referida entidade
(após comparticipação da 1ª ou apenas existência da segunda).
Manual do Utilizador WinOpt
239 F3M - Information Systems, S.A.
Nesta opção o utilizador pode consultar as linhas de artigos
associadas a entidades tipo 2 que ainda não se encontrem
facturadas (incluídas num documento).
Para gerar o documento o utilizador deverá aceder à opção de
registar novo documento Venda a Dinheiro / Factura.
6.4.6. Movimentos Directos de Entidade Esta opção permite ao utilizador registar movimentos na conta
corrente das entidades, por exemplo para que as contas com
as mesmas fiquem a zero, introduzindo saldo iniciais.
WinOpt Manual do Utilizador
240 F3M - Information Systems, S.A.
6.5. Gestão de Caixa
O módulo de gestão de caixa, tal como sucede em qualquer
programa de venda ao público, agrupa as operações que
manipulam valores. Diariamente são manipulados diversos valores
de naturezas distintas (entradas e saídas). Estes valores podem
ter origem em vendas ou no registo de movimentos directos de
caixa, ou seja quando é necessário dar entrada ou saída de
valores.
No módulo de gestão de caixa podemos encontrar as seguintes
opções:
Abrir / fechar caixa
Registar movimentos directos de caixa
Emissão de mapas
Abrir gaveta
6.5.1. Abertura / Fecho de Caixa
Quando a caixa está fechada só permite abrir e vice-versa.
Para abrir ou fechar a caixa poderá fazê-lo através do menu ou
utilizando os botões de acesso rápido. Sempre que é realizado
o fecho de caixa, o utilizador é questionado sobre se pretende
emitir o mapa de caixa diário, existindo a possibilidade de
emitir diversos mapas de caixa através do menu a qualquer
momento.
Abertura – A abertura de caixa de cada dia poderá importar em
Manual do Utilizador WinOpt
241 F3M - Information Systems, S.A.
numerário os valores deixados em transporte do dia anterior
(“trocos”), podendo também ser introduzidos valores retirados
automaticamente de uma conta bancária, através da opção retirar
da caixa.
Fecho – O fecho de caixa é realizado, usualmente, no final do
dia para verificar as entradas e as saídas. Sendo permitido
deixar valores para o dia seguinte (“trocos”), ou depositando
os valores numa conta bancária específica.
Após cada fecho de caixa, o utilizador é questionado sobre se pretende emitir o mapa de caixa da óptica – ver mapas.
WinOpt Manual do Utilizador
242 F3M - Information Systems, S.A.
Caso tenha conta bancária associada também será questionado
sobre se pretende emitir o talão de depósito
6.5.2. Movimentos Directos de Caixa
O registo de movimentos directos em caixa são realizados para
dar entrada e saída de valores na caixa, exemplo desse tipo de
movimentos:
Saída de Caixa - Retirar o dinheiro em caixa para ir fazer
um depósito bancário, comprar um liquido de limpeza
para o chão ou ctt; Entrada em Caixa - Colocar valores pequenos para
realizar trocos.
Para realizar um registo é necessário indicar a data, uma
Manual do Utilizador WinOpt
243 F3M - Information Systems, S.A.
descrição, o tipo de natureza, o tipo de forma de pagamento, o
posto que realizou o movimento de caixa e o valor do mesmo.
6.5.3. Mapas de Caixa
O utilizador pode emitir o mapa de caixa contabilístico, o mapa
de mapa da óptica e o mapa de vendas.
Mapa de caixa contabilístico
Este mapa é listado, justificando as entradas com os
documentos financeiros associados, e sempre na totalidade, ou
seja, mesmo que o cliente opte pelo pagamento parcial a
entrada é dada no dia do registo do documento e na sua
totalidade. Os mapas de caixa não são só emitidos na altura do
fecho de caixa, podendo ser emitidos em qualquer altura.
Mapa de caixa da óptica
Este é o mapa que retracta as entradas com os documentos do
óptica associados e pelos valores que deram entrada
efectivamente, é através deste mapa que se pode realizar um
controlo efectivo ao valor total em caixa. Os mapas de caixa
não são só emitidos na altura do fecho de caixa, podendo ser
emitidos em qualquer altura. Podem ser estabelecidos diversos
filtros, quer por data, por forma de pagamento ou por posto de
venda. Existem quatro opções para este mapa:
Discriminada por dia – este é o mapa emitido quando do
fecho de caixa, para cada dia (podendo ser apenas um)
apresenta por posto e por forma de pagamento todos os
movimentos efectuados;
Resumido por dia – para cada dia apresenta os totais de
cada forma de pagamento e para cada posto de venda; Totais por data (dia a dia) – entre as datas seleccionadas
apresenta os valores totalizados dia a dia; Totais por forma de pagamento - entre as datas
seleccionadas apresenta os valores totalizados por forma
de pagamento.
WinOpt Manual do Utilizador
244 F3M - Information Systems, S.A.
Mapa de Vendas
O mapa de vendas permite ao utilizador analisar quais os
artigos / grupos de artigos com mais venda entre duas datas;
poderá seleccionar lojas, marcas, modelos ou grupos de
artigos; permitindo ainda indicar o tipo de apresentação dos
Manual do Utilizador WinOpt
245 F3M - Information Systems, S.A.
dados: por artigo discriminado; artigo resumido; grupos de
artigos discriminado ou grupos de artigos resumido.
6.5.4. Abertura de Gaveta
Mediante a introdução dos códigos respectivos na configuração
da gaveta (ver postos) o utilizador poderá abrir
automaticamente a gaveta através de um simples clique com o
rato neste botão.
6.6. Gestão Bancária
O módulo de gestão bancária engloba a manutenção das tabelas
de: bancos, contas bancárias, entidades bancárias e rubricas.
Permite emitir diversos mapas e realizar as operações usuais de
uma gestão bancária, nomeadamente movimentos automáticos
(cheques de clientes, cheques a fornecedores e outros pré
datados), movimentos bancários, reconciliação bancária e
consistência de saldos.
Sempre que o utilizador entra no programa é a gestão bancária
WinOpt Manual do Utilizador
246 F3M - Information Systems, S.A.
que é responsável pela verificação da existência de cheques de
clientes, para fornecedores ou outros pré datados para serem
lançados na data actual. Em caso da existência de valores que
respeitem essa condição, ao entrar no programa serão exibidos
avisos:
6.6.1. Movimentos Bancários Automáticos
Nesta opção são agrupados os movimentos gerados
automaticamente pelo registo de pagamentos ou recebimentos
de cheques ou de outros pré datados durante a utilização do
programa.
Cheques de clientes
O registo de cheques de clientes é feito através dos
pagamentos, podendo os cheques ser normais ou pré datados.
Nesta opção é visualizada uma grelha com todos os cheques
de clientes, por defeito os cheques mostrados são os em
carteira e ainda não depositados no banco. Embora seja
possível ver todos os cheques depositados ou não e ver
também os pré datados. Após a verificação dos cheques é feita
uma selecção daqueles a depositar sendo criado
automaticamente o movimento bancário de depósito de
cheques. Para registar o movimento é necessário utilizar o
botão , este botão só fica disponível
quando existem cheques a depositar e algum já se encontra
seleccionado, por cada selecção são ainda totalizados os
valores no rodapé.
Manual do Utilizador WinOpt
247 F3M - Information Systems, S.A.
Cheques de Fornecedores
Todos os cheques passados a fornecedores sejam pré datados
ou normais, aparecem nas respectivas grelhas. Todos os
cheques ainda não registados no banco podem ser vistos e
seleccionados para registo, tendo um campo que vai
totalizando os valores. Caso o utilizador opte por visualizar
todos os cheques não pode fazer selecções. Para registar o
movimento é necessário utilizar o botão , este
botão só fica disponível quando existem cheques a depositar e
algum já se encontra seleccionado, por cada selecção são ainda
totalizados os valores no rodapé.
Outros Pré Datados
Os outros pré datados são associados a movimentos do tipo
Visa, Multibanco e outros. À semelhança dos cheques também
WinOpt Manual do Utilizador
248 F3M - Information Systems, S.A.
existe uma grelha com todos os valores deste tipo que ainda
não foram registados. Uma vez que os outros pré datados são
aqueles que na definição de formas de pagamento, são de
pagamento automático, então já possuem um banco, conta
bancária e rubrica associados. Por isso o registo é feito
automaticamente após o clique no botão “registar no banco” -
.
É ainda possível ver toda a informação sobre o movimento
bancário ou criar um no momento, acedendo à informação
através do botão .
6.6.2. Movimentos Bancários
Manual do Utilizador WinOpt
249 F3M - Information Systems, S.A.
A gestão bancária tem nos movimentos bancários um registo
histórico de todos os operações realizadas numa dada conta
bancária. O modo lista apresenta de uma forma global todos os
movimentos, com a data, rubrica associada, referência, e o
valor, na coluna a débito ou a crédito consoante o movimento,
bem como o saldo actual e o n.º de movimentos realizados na
referida conta. O utilizador poderá a qualquer momento fazer
toda a manutenção de movimentos bancários nas suas contas
bancárias, nomeadamente: adicionar, alterar, apagar ou
consultar movimentos.
Um registo de movimento directo é constituído por: banco,
conta, data, descrição, valor, natureza e entidade associada.
6.6.3. Reconciliação Bancária
A reconciliação bancária é uma funcionalidade para contas
bancárias e que permite ao utilizador e à óptica verificarem se
os saldos das suas contas bancárias correspondem aos
WinOpt Manual do Utilizador
250 F3M - Information Systems, S.A.
extractos enviados pelos bancos. Assim e sempre que chega
um extracto bancário é da responsabilidade do utilizador e para
seu benefício que a cada movimento seja associado o
respectivo extracto e o movimento bancário marcado como “R”
de reconciliado . Existe ainda outra funcionalidade que é
um totalizador para verificar os totais do extracto e que pode
ser reiniciado. Para iniciar cada verificação é necessário
seleccionar qual o banco / conta.
6.6.4. Consistência Bancária
A verificação de consistência de saldos de contas bancárias é
outras das funcionalidades implementadas. Esta operação
consiste na comparação dos saldos actuais com todos os
movimentos registados para a respectiva conta, quer a nível de
saldos já reconciliados ou não.
Manual do Utilizador WinOpt
251 F3M - Information Systems, S.A.
6.6.5. Mapas Gestão Bancária
Todas as componentes do programa WINOPT possuem diversos
mapas quer de apoio quer de controlo à gestão da óptica.
Assim, na gestão bancária podem ser emitidos os seguintes
mapas:
Movimentos
Podem ser estabelecidos diversos filtros, como a conta, o
banco, a rubrica, natureza do movimento, datas, e outros. Este
mapa, é uma listagem de todos os movimentos que respeitem
os filtros. São emitidos por banco, dentro de cada banco para
as diversas contas, e com os movimentos ordenados por data.
Mostram também a rubrica, referência, descrição, tipo de
movimento, valor a entidade e o número da mesma.
Extracto de Conta
WinOpt Manual do Utilizador
252 F3M - Information Systems, S.A.
Para a emissão dos extractos de conta, selecciona-se qual o
banco e a conta para a qual se pretende emitir o extracto.
Além de ser possível seleccionar entre datas. Assim, e para a
respectiva conta são listados os movimentos apresentados por
banco, dentro de cada banco as diversas contas, e com os
movimentos ordenados por data. Mostram também a rubrica,
referência, descrição, tipo de movimento, valor, a entidade,
número da mesma e o extracto caso o movimento já se
encontre reconciliado.
Resumo por Rubrica
A emissão da listagem de resumo por rubrica permite verificar
quais as rubricas com mais utilização em cada conta e quais os
seus totais. É possível estabelecer diversos filtros para este
mapa, como banco, conta bancária, rubrica ou datas.
Manual do Utilizador WinOpt
253 F3M - Information Systems, S.A.
Saldos Médios de Contas
Os saldos médios de contas são listados para cada uma das
contas bancárias da óptica, permitindo verificar entre datas
quais os saldos médios e saldos médios reconciliados, no
período decorrido entre as datas.
WinOpt Manual do Utilizador
254 F3M - Information Systems, S.A.
Saldos Diários de Contas
O mapa saldo diário de conta lista, para cada uma das contas
bancárias da óptica, ambos os saldos (reconciliado e normal)
registados no final de cada dia que se situe entre as datas
seleccionadas, apresentando ainda a média para o referido
período.
6.6.6. Tabelas Gestão Bancária
As tabelas de gestão bancária incidem essencialmente em
dados que dizem respeito a bancos ou a entidades relacionadas
ou a registos necessários para transacções bancárias.
As tabelas de necessárias para a gestão bancária e que podem
ser acedidas pelo utilizador através desta opção são:
Bancos
Rubricas
Contas bancárias
Entidades
Manual do Utilizador WinOpt
255 F3M - Information Systems, S.A.
Bancos
Para facilitar a introdução de diversas tabelas o programa WINOPT possui de base algumas delas já iniciadas. A tabela de
bancos é uma das que possui diversos registos baseados nos
principais bancos portugueses. Cada óptica pode possuir
relações comerciais com diversos bancos. Assim, e caso ainda
não estejam definidos, os bancos a definir são essencialmente
os bancos com quem a óptica trabalha, podendo também ser
acrescentados outros para facilitar a posterior introdução de
dados de clientes. A vantagem das introduções iniciais é
permitir realizar mais facilmente a associação do banco
utilizado (mesmo que seja só do cliente) a cada movimento
bancário registado.
Cada banco é definido por um código; descrição (nome) e uma
sigla.
Contas Bancárias
A definição de contas bancárias é aconselhável quer para o
registo de cheques bem como para outras formas de
pagamento automáticas. Se as formas de pagamento
automático (exemplo: multibanco) forem associadas a uma
conta bancária, toda a operação é executada automaticamente,
sem a necessidade da intervenção do utilizador. Cada conta é
definida pelo seu número, pelo banco, bem como a agência
onde foi realizada a abertura de conta. A qualquer momento e
consultando as contas bancárias é possível verificar qual o saldo e o saldo reconciliado do momento. Existe também um
campo do tipo sim/não que corresponde a indicar se a
conta a definir, é por defeito a conta na qual será realizado o
depósito de valores do caixa ou levantamentos para o caixa. ).
WinOpt Manual do Utilizador
256 F3M - Information Systems, S.A.
O utilizador poderá também associar uma variável de
contabilidade, para posterior utilização nas contas da
contabilidade onde será feito o crédito / débito dos valores
originados por pagamentos.
Entidades
Como entidades entendam-se as entidades externas à óptica e
com as quais a óptica mantêm uma relação de troca de
serviços e de valores. Quando a periodicidade (exemplo:
mensal) destas transacções seja suficientemente regular para
suscitar a criação da entidade, o registo do movimento será
facilitado pela utilização da entidade previamente registada.
Assim, não será a deslocação esporádica a um restaurante que
fará a criação do mesmo como entidade, mas por exemplo
como entidades podem ser criadas a EDP (Electricidade de
Portugal), BRISA (Auto Estradas de Portugal), CTT (Envios de
Correspondência), PT (Portugal Telecom). Para definir uma
entidade é necessário indicar um código, uma descrição e uma
abreviatura.
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257 F3M - Information Systems, S.A.
Rubricas
As rubricas são subdivisões de despesas e de receitas da
óptica, assim e quanto mais discriminada for a rubrica melhor
documentada fica a entrada ou saída. Ou seja, as rubricas
associadas a gestão bancária são essencialmente duas,
depósitos e levantamentos, sendo que cada divisão realizada
permitirá um melhor controlo sob os movimentos, por
exemplo: se separar os depósitos em depósitos em valor
(cheques), em numerário (dinheiro) e em cartão (Multibanco /
Visa), é possível ao listar o mapa de resumo por rubrica
totalizar os valores de cada tipo de entrada em conta bancária.
O n.º de rubricas depende de cada óptica e das transacções
que realiza. As rubricas registadas podem ser utilizadas em
todas as transacções da óptica e para qualquer das contas
bancárias. A definição de cada rubrica consiste no seu nome e
a natureza do movimento (crédito / débito).
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6.7. Gestão de Letras
A letra é um documento contabilístico de pagamento, assim, a
opção de gestão de letras é a realização de pagamentos a
fornecedores através da utilização de letras. Fazendo toda a
gestão / manutenção das mesmas.
Criação de Letras
O registo de criação de letras é realizado sempre que um
pagamento a fornecedor seja realizado através de uma letra sobre
um dado banco.
É necessário proceder ao registo de: qual o fornecedor, banco,
valor, data de emissão, data do vencimento da primeira letra, n.º
de letras e dias de intervalo entre vencimentos. As letras serão
numeradas sequencialmente e gerados valores e datas.
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259 F3M - Information Systems, S.A.
Consulta de Letras
A opção consulta de letras permite efectuar além da consulta de
todas as letras registadas no programa, realizar operações com as
mesmas. Associado a cada letra existe um estado, os estados
podem ser: em carteira (ainda não foi descontada), liquidada
(paga) ou reformada (substituída por outra(s) letra(s)). Na
consulta a uma letra podem ser verificados todos os dados que lhe
digam respeito.
As operações que podem ser realizadas sobre as letras em carteira
são:
- Liquidar - proceder ao pagamento da letra.
WinOpt Manual do Utilizador
260 F3M - Information Systems, S.A.
- Reformar: Trocar a existência de uma letra por
outra(s), usualmente esta operação é realizada para retardar o
pagamento das letras. Ao realizar a reforma de letras é possível
proceder à liquidação parcial da letra a ser reformada.
Caso uma letra se encontre liquidada ou reformada é possível
consultar as liquidações e as reformas associadas.
Mapas
Os mapas desta opção são todos referentes às letras, sua
existência, valores, estados e vencimentos.
Conta Corrente
As contas correntes para letras são emitidas por fornecedor,
ou seja, para cada fornecedor a qual tenha sido associada
pelo menos uma letra. Qualquer que seja o estado actual da
letra, a listagem de conta corrente de letras incluirá todas as
letras. Como nos vários mapas já referenciados é possível
estabelecer diversos filtros, como fornecedor ou moeda.
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261 F3M - Information Systems, S.A.
Histórico de Letra
O histórico de uma letra é o registo minucioso de todas as
operações realizadas sobre a letra, desde a sua criação e até à
sua liquidação total (mesmo que a liquidação se deva à
liquidação de letras originadas pela reforma da original).
Letras a Vencer
O mapa de letras a vencer lista todas as letras cuja liquidação
ainda não tenha tido lugar. Este mapa é ordenado por moeda
e por fornecedor. À semelhança de outros mapas é possível
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262 F3M - Information Systems, S.A.
estabelecer diversos filtros.
Saldo de Letras
O mapa de saldo de letras permite listar para cada fornecedor
qual o valor em letras a ser liquidado, ou seja, o valor que a
óptica ainda terá de entregar ao fornecedor. Esta listagem é
agrupada por moeda e por fornecedor, permitindo realizar
vários filtros.
6.8. Sistema de Alertas
O módulo do sistema de alertas permite aos utilizadores das
ópticas evitar esquecimentos, agendando actividades e
enviando/recebendo mensagens entre utilizadores. Este módulo é
constituído pelas seguintes opções:
Gestão do Sistema
Para se utilizar o sistema de alertas é necessário configurar o
sistema, fazendo a sua manutenção, ou seja fornecendo os
seguintes elementos:
Manual do Utilizador WinOpt
263 F3M - Information Systems, S.A.
Servidor – máquina que se perfila como o servidor do
programa; Caminho do servidor – caminho de instalação do
WINOPT;
Prazo de geração de alertas – intervalo de tempo
necessário para re-gerar alertas Prazo de verificação de existência de novos alertas – em
cada utilizador verificar se existem novos alertas de x em
x tempo.
Gestor de Alertas
Quando existe um alerta novo, alerta esse associado a um
utilizador que se encontre a trabalhar, no posto respectivo surgirá
um aviso:
Permitindo ao utilizador aceder ao gestor de alertas directamente
para consultar o referido alerta ou outros.
WinOpt Manual do Utilizador
264 F3M - Information Systems, S.A.
Emissor de Alertas Instantâneos
O emissor de alertas instantâneos permite ao utilizador o envio de
mensagens imediatas para o gestor de alertas de outro utilizador.
Para o fazer é necessário indicar qual o texto do alerta, o tipo de
alerta (informação / crítico / indiferente) e qual o utilizador a que
se destina.
Agenda de Alertas
Manual do Utilizador WinOpt
265 F3M - Information Systems, S.A.
A agenda de alertas permite ao utilizador definir alertas vários. Os
alertas podem ser de dois tipos:
Condicionais: Baseados em campos das tabelas das bases
de dados; Incondicionais: Lançados com base em datas e sem
recorrer a informação armazenada no WINOPT.
Para definir um alerta o utilizador terá apenas que ir indicando os
elementos, seguindo as instruções do programa.
Entre ambos os tipos de alertas existem quadros de
preenchimento comum:
Nome do alerta
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Base do alerta
Tipo do alerta
Destinatários do alerta
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Validade do alerta
Texto de Aviso caso falhe o alerta
WinOpt Manual do Utilizador
268 F3M - Information Systems, S.A.
Quando o alerta é condicional o utilizador tem ainda de
preencher o seguinte quadro:
Texto
Quando o alerta é incondicional o utilizador tem ainda de
preencher os seguintes quadros, baseados nas tabelas
pretendidas:
Condição do alerta
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269 F3M - Information Systems, S.A.
Texto a emitir pelo alerta
Analisador de Alertas
Esta opção permite ao utilizador verificar qual a situação dos
vários alertas recebidos no seu posto, através da selecção dos
que se pretende e de clicar com o rato no botão :
WinOpt Manual do Utilizador
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6.9. Envio de SMS
É fácil associar ao programa WINOPT conceitos e tecnologias
actuais e inovadoras, assim, não é de estranhar que dentro do WINOPT o utilizador possa encontrar um módulo dedicado
exclusivamente ao envio de SMS para terceiros. O SMS tornou-se
numa ferramenta de uso diário no que concerne à comunicação
entre entidades.
Existem duas formas de utilizar SMS no WINOPT, via cabo
(telemóvel ou via internet – serviço TMN).
TMN
Após seleccionar esta opção o utilizador (em Parâmetros
está configurado o acesso ao serviço) poderá definir o
timing do envio e consultar o seu histórico / saldo.
SMS via Telemóvel / Cabo
Para usar os SMS o utilizador deve configurar o centro de
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271 F3M - Information Systems, S.A.
mensagens, ligando o cabo e clicando em ligar. Estará
pronto a usar quando semáforo de envio de sms estiver a
verde.
Então o utilizador poderá através da tecla F2 introduzir quantos
sms pretende para clientes / fornecedores ou livres, necessitando
apenas de indicar um número de telemóvel válido e o texto da
mensagem propriamente dito.
Após a introdução de todas as sms pretendidas, o utilizador
selecciona as sms a enviar, marcando ou desmarcando com o
auxílio do rato ou do botão fazendo depois .
6.10. Gestão de Sons
Este módulo associa funcionalidades multimédia de qualquer
computador actual, neste caso o som, a acções realizadas no uso
do programa.
A manutenção de sons permite ao utilizador associar uma
descrição a um par som / ocorrência; sendo que o utilizador
necessita de indicar qual a situação que compele a emissão do
som.
A definição de ocorrência pode ser baseada em:
Uma venda – pisco de venda na definição do som e selecção do
WinOpt Manual do Utilizador
272 F3M - Information Systems, S.A.
som. Sempre que o utilizador registar uma venda o som será
emitido.
Agenda – cabe ao utilizador definir se o som é emitido à
entrada/saída ou num alerta ou se o é em determinado momento
do dia / semana / mês. Mediante o tipo de intervalo de datas
seleccionado, o utilizado vê reduzidas as suas hipóteses de
escolha para parametrização.
O utilizador poderá gravar quantos sons pretender, recorrendo a software simples de gravação como o Windows Media Player
Manual do Utilizador WinOpt
273 F3M - Information Systems, S.A.
6.11. Análise Diária
A opção análise diária permite ao utilizador analisar de uma forma
rápida os documentos emitidos, que se encontram agrupados por
vendas a dinheiro / facturas ou talões.
Este mapa dinâmico permite ainda conhecer rapidamente os totais
para o dia, o mês e o ano que decorre. O utilizador pode ainda
introduzir manualmente outra data para consultar os mesmos
dados mas baseados na data inserida no momento.
6.12. Imprimir cartões de Clientes
Esta opção permite ao utilizador emitir os cartões personalizados
para os diversos clientes; no cartão será impressa a informação da
óptica e a identificação do cliente, incluindo o código de barras. O
utilizador poderá estabelecer filtros de impressão.
WinOpt Manual do Utilizador
274 F3M - Information Systems, S.A.
6.13. Garantia
Esta opção permite ao utilizador registar as condições de garantia
para os diversos grupos de artigos, condições essas que serão
impressas no cartão de garantia a emitir na entrega dos vários
artigos aos clientes.
6.14. Consultar Histórico
Esta opção permite ao administrador de sistema consultar as
operações realizadas na aplicação, obtendo respostas às seguintes
questões: Quem? Quando? O quê? Onde?
As operações realizadas encontram-se agrupadas por tipo de
registo manuseado:
Clientes, prescrições, documentos, pagamentos, artigos,
movimentos e postos. Para aceder a cada um dos grupos, será
necessário clicar no botão respectivo:
Manual do Utilizador WinOpt
275 F3M - Information Systems, S.A.
; ; ; ; ;
ou .
Dentro das referidas opções podemos encontrar as seguintes
particularidades:
e – Caso o utilizador opte por
seleccionar prescrições, terá de indicar se pretende consultar
optometrias ou contactologias e se a prescrição ou se as linhas da
mesma.
e – Na
consulta do histórico de documentos o utilizador terá de indicar
qual o tipo de documento para clientes que pretende consultar e
se pretende o cabeçalho ou as linhas do mesmo.
– Na consulta de artigos, o utilizador
deverá indicar se pretende examinar o histórico dos artigos da
loja ou o dos artigos pertencentes a outra loja do grupo, esta
segunda opção só terá sentido para as versões multiloja.
– Na consulta do histórico de pagamentos e de
movimentos o utilizador também poderá indicar se pretende ver
os registos correspondentes ao cabeçalho ou aceder às linhas.
Funcionamento Geral da opção:
Independente à escolha do grupo de registos que se pretenda
consultar, existem botões que pertencem ao funcionamento geral,
nomeadamente:
– para confirmar o grupo de registos e entrar na grelha que
lista os mesmos.
– para voltar atrás, útil para consultar o cabeçalho e
posteriormente as linhas, por exemplo. Permite “saltar” entre as
diversas opções de tipo de registos.
WinOpt Manual do Utilizador
276 F3M - Information Systems, S.A.
– para sair da opção.
Após seleccionar qual o tipo de registos a consultar ( ) o
administrador do sistema ficará perante um conjunto de filtros e
de uma grelha de registos vazia.
Só após seleccionar filtros nas combos definidas para o efeito é
que a grelha será preenchida com os registos que respeitem as
condições.
Após inserir os filtros será obrigatório ao utilizador fazer a
actualização da grelha, através do botão . Para limpar a
grelha e recomeçar a introdução de filtros será apenas necessário
que o utilizador clique em .
Os registos filtrados serão todos aqueles que respeitam as
condições introduzidas; e cujo resultado depende da conjunção (e)
vertical dos filtros inseridos e em que cada linha horizontal pode
ser a união dos resultados até 5 parâmetros.
Exemplo:
Todos os registos de entrada / saída da aplicação que:
Tenham sido realizadas pelo funcionário 1 ou pelo 2 ou
pelo 3.
E que sejam do tipo “ent*….” (entradas)
E que tenham ocorrido ou às 9h e __ ou às 14h e __
Manual do Utilizador WinOpt
277 F3M - Information Systems, S.A.
Os campos a ser usados pelos filtros dependem do tipo de grupo
seleccionado e são os diversos dados de cada registo na base de
dados bem como quatro campos comuns:
Acção – operação realizada sobre a base de dados e o
registo respectivo (apagar / adicionar ou alterar)
Posto – posto onde foi registada a operação
Hora e Data – dia e hora de realização da operação.
O utilizador poderá alterar os filtros, ampliando ou reduzindo o
número de registos seleccionados, tendo depois de clicar em
para actualizar a grelha.
6.15. Promoções
Esta funcionalidade do WINOPT permite ao utilizador da aplicação
criar promoções temporais; com validade num determinado
espaço de tempo e que permitem definir qual o preço de venda
que os artigos adoptarão. Outra funcionalidade adicional
integrada nesta opção é a possibilidades de actualizar os PVP,
permitindo ao utilizador realizar actualizações de preços de uma
forma automática.
WinOpt Manual do Utilizador
278 F3M - Information Systems, S.A.
Para definir uma promoção é necessário atribuir uma descrição
(que pode ser complementada com observações); qual o
intervalo temporal de vigência (início e fim), bem como qual a
loja para a qual a promoção será válida. Após a introdução desta
informação é necessário definir quais os artigos e preços
associados à promoção. Para tal, clicando no botão
o utilizador acede à opção de definição de preços de promoção
propriamente dita.
Manual do Utilizador WinOpt
279 F3M - Information Systems, S.A.
Na janela de definição de preços, cabe ao utilizador seleccionar a
forma de apresentação dos artigos em: agrupar: .
Após seleccionar na janela de grupos de artigos / grupos de
artigos por marca / marca por grupos de artigos / marca quais os
itens a considerar para calcular os novos preços.
Após a selecção, são apresentados todos os artigos que respeitem
os filtros para os grupos/marcas considerados; além do código de
artigo, a descrição o preço de venda e a quantidade disponível em
stock. Surge também o campo do preço de promoção e um
campo do tipo para o utilizador indicar se pretende ou não
actualizar os valores para o artigo em questão.
É no rodapé da janela de definição que o utilizador irá indicar a
forma de cálculo do preço de promoção, podendo também afectar
o preço PVP.
Assim, cabe ao utilizador indicar qual a variação percentual a
registar (poderá ser negativa, caso pretenda aumentar o preço ou
positiva para diminuir o valor de venda); terá de indicar qual o
arredondamento a aplicar (0.01 / 0.05 / 0.10 / 0.50 / 1.00) e se
WinOpt Manual do Utilizador
280 F3M - Information Systems, S.A.
o mesmo se deverá efectuar para o mais próximo, para cima ou
para baixo. É também nesta linha que o utilizador poderá optar
por actualizar o pvp do artigo ou apenas o preço de
promoção.
Após clicar em “aplicar” os preços serão actualizados nas fichas
dos artigos marcados para tal. Antes da aplicação dos preços o
utilizador poderá verificar qual o valor do preço promoção na
grelha dos artigos.
Nas fichas dos vários artigos, será possível ao utilizador consultar
ambos os preços:
Os valores das promoções serão utilizados nos documentos de
venda e nas prescrições (optometrias/contactologias) sempre que
uma promoção esteja activa e o artigo inserido pertença à
promoção. Na emissão de etiquetas é também possibilitada a
Manual do Utilizador WinOpt
281 F3M - Information Systems, S.A.
emissão das etiquetas para uma dada promoção. Sempre que
sejam criadas promoções no sistema multi-loja; ao receber um
pacote de informação que contenha dados relativos a uma nova
promoção a filial respectiva é avisada para que emita as etiquetas
dos artigos.
O utilizador poderá ainda entrar automaticamente na emissão de
etiquetas clicando no botão .
6.16. Controlos Dinâmicos
Ver controlos dinâmicos em funcionamento geral. O acréscimo de
controlos pode ser realizado às janelas de clientes, fornecedores,
aros, óculos de sol, diversos, testes de contactologia e testes de
optometria.
6.17. Impressão em Série
A impressão em série permite ao utilizador exportar para Microsoft
Word os campos pretendidos estabelecendo filtros à medida.
WinOpt Manual do Utilizador
282 F3M - Information Systems, S.A.
O utilizador pode criar um novo documento ou utilizar um já
existente, caso pretenda utilizar um já existente terá de o
seleccionar.
Neste passo de configuração cabe ao utilizador seleccionar de que
tabelas pretende recolher informação (as tabelas disponíveis são:
artigos, clientes, entidades, fornecedores, médicos e funcionários).
Manual do Utilizador WinOpt
283 F3M - Information Systems, S.A.
Dentro de cada tabela devem ser seleccionados os campos
pretendidos para a impressão com o , piscando .
Nesta fase cabe ao utilizador realizar filtros mediante a
informação pretendida, podendo juntar filtros com o operador “e”
ou com o operador “ou”. Os filtros podem ser realizados sobre
tabelas diferentes mesmo que os dados exportados não pertençam às referidas tabelas.
WinOpt Manual do Utilizador
284 F3M - Information Systems, S.A.
O último écran da impressão em série resume a informação que
poderá ser utilizada, nomeadamente os atributos (campos)
passíveis de utilização e os filtros realizados sobre a base de
dados.
Após esta fase de parametrização será aberta uma instância do
Microsoft Word ou em branco ou com dados (dependendo da
opção seleccionada no inicio da exportação).
Manual do Utilizador WinOpt
285 F3M - Information Systems, S.A.
Será aqui que o utilizador irá formatar e configurar o resultado da
impressão em série. Poderá introduzir quer os campos
“exportados” quer conteúdos usuais do Word, com formações e
todo o tratamento normal de um processador de texto.
O botão seleccionado permite ao utilizador inserir no documento
os campos “resultantes” da impressão em série vinda do WINOPT, ao clicar abre a janela:
Onde terá de seleccionar os campos pretendidos.
Após a inserção dos campos no documento de texto, o utilizador
poderá prever o resultado com a utilização dos botões
(seleccionados a laranja):
Que permitem verificar a substituição dos campos (exemplo:
nome) pelos dados dos clientes que respeitaram os filtros
estabelecidos (exemplo: código > 15):
WinOpt Manual do Utilizador
286 F3M - Information Systems, S.A.
Este será o resultado final, sendo que a partir daqui o tratamento é
equivalente a qualquer ficheiro de texto.
6.18. Integração Office
A funcionalidade de integração com o Microsoft Office vem trazer
imensas mais valias ao funcionamento diário da óptica, pois
permite aos utilizadores realizarem consultas, análises e pesquisas aos dados das tabelas sem necessidade de ter o WINOPT
instalado. A partir desta opção o utilizador pode exportar o
conteúdo de tabelas inteiras para excel ou para word e fazer
posteriormente análises directas sem interferir com a base de
dados.
Para utilizar esta opção será necessário:
Manual do Utilizador WinOpt
287 F3M - Information Systems, S.A.
Seleccionar quais as entidades e campos a exportar.
WinOpt Manual do Utilizador
288 F3M - Information Systems, S.A.
Estabelecer filtros de selecção de informação.
Seleccionar a aplicação do Microsoft Office para a qual a
informação será exportada para futuro manuseamento directo do
utilizador.
Manual do Utilizador WinOpt
289 F3M - Information Systems, S.A.
Exemplo do resultado de exportação dos mesmos dados para
Word e Excel.
WinOpt Manual do Utilizador
290 F3M - Information Systems, S.A.
Fim da interligação com o Office.
6.19. Base de Dados
Associado a qualquer programa existe um repositório de dados
onde são armazenados todos os registos inseridos através do
programa, elementos e registos que se encontram agrupados em
tabelas e estas numa base de dados, representando assim a
essência dos dados, a informação.
É aconselhável fazer um plano de manutenção da base de dados
para que esta esteja sempre nas melhores condições. Assim, e
associado à manutenção da base de dados podemos encontrar as
seguintes opções:
Criar Cópia de Segurança
As cópias de segurança podem revelar-se como sendo uma
prevenção em caso de problemas com o computador, incêndio ou
outros acidentes que forcem a perda de dados. Para que a óptica
não seja alvo de tempo perdido e de despesas adicionais é aconselhável realizar cópias de segurança, e periodicamente
realizar uma para um suporte externo (cd / dvd / tape), pois caso
o disco seja danificado a cópia feita no mesmo também é
irrecuperável. Deverá indicar o local para onde se realizará a
Manual do Utilizador WinOpt
291 F3M - Information Systems, S.A.
cópia.
As cópias podem ser da base de dados, dos dados de conversão
(que possam existir), da base de dados de histórico e/ou dos
documentos / imagens (pasta interna ao WINOPT).
Recuperar Cópia de Segurança
Caso ocorra uma situação anómala, o utilizador deverá repor uma
cópia, neste caso a última de que disponha, para continuar a
trabalhar. Deverá indicar o caminho onde a cópia se encontra
armazenada.
As cópias a repor podem ser da base de dados, dos dados de
conversão (que possam existir), da base de dados de histórico e/ou dos documentos / imagens (pasta interna ao WINOPT).
Caminho Programa no Servidor
Esta opção permite ao utilizador registar o caminho de directorias
que cada posto segue para encontrar o programa; útil,
nomeadamente é onde são armazenados os mapas e as bases de
WinOpt Manual do Utilizador
292 F3M - Information Systems, S.A.
dados auxiliares necessárias para os mesmos.
Compactar Log da Base de Dados
Associado a cada base de dados existe um log, responsável pelo
registo das acções realizadas pelos vários utilizadores.
Regularmente é aconselhável uma limpeza / compactação do
referido log.
Destruir Processos da Base de Dados
Podem ocorrer situações inusitadas que forcem ligações da base
de dados a processos, processos esses que não serão concluídos
da forma usual, podendo inclusive impossibilitar a realização de
certas actividades. Neste casos, e após a saída de todos os
utilizadores do programa, é executada esta opção para reiniciar os
processos.
Manual do Utilizador WinOpt
293 F3M - Information Systems, S.A.
Corrigir Stock / Saldo
Por vezes, a utilização em concorrência da aplicação,
nomeadamente manipulação do mesmo artigo simultaneamente
poderá original discrepâncias de quantidades, ou de saldos de
clientes. Assim e de forma a tornar cada vez mais independente o
utilizador, a opção corrigir stock / saldo vem ao solucionar os
casos de quantidades / valores errados na sequencia de
manipulações menos correctas.
6.20. Licenciamento
A óptica além de poder consultar no rodapé da aplicação qual a
WinOpt Manual do Utilizador
294 F3M - Information Systems, S.A.
entidade a que está licenciada a aplicação que esta a funcionar no
seu pc, poderá alterar ou associar nova licença nesta opção. Por
exemplo, sempre que adquira um módulo novo, terá de substituir
a licença de forma a que possa ter acesso à referida opção. Na
janela de licenciamento poderá sempre que o pretenda consultar
e confirmar os dados (quer da loja quer da aplicação / versão /
módulos).
6.21. Visualizador de Eventos
Esta opção está ligada ao TAP (Troca Automática de Pacotes),
mas, regista toda e qualquer troca de informação entre as lojas e
o resultado fica registado e poderá ser consultado nesta opção.
Do lado esquerdo a informação está separada em pacotes
enviados / recebidos e do lado direito é possível consultar o
resultado do pacote e a restante informação agregada.
7. Ligação O WINOPT pretende, cada vez mais, interagir com outros programas,
aplicações e utilitários, de forma a agilizar e simplificar o dia a dia
dos utilizadores, reduzindo quer o número de tarefas quer a
probabilidade de falha humana.
Manual do Utilizador WinOpt
295 F3M - Information Systems, S.A.
7.1. Contabilidade
Visando a redução do tempo dispendido na re-introdução de dados
relativos a documentos de venda e de compra. Tarefas essas
realizadas usualmente, à posteriori, por gabinetes de
contabilidade. Assim sendo, a ligação a programas de contabilidade (Primavera e Infologia) transformou-se numa
necessidade. A ligação é efectuada através da exportação de
dados para um ficheiro que cumpra o formato pré definido pelas
respectivas aplicações . A exportação diz respeito aos documentos
de venda, documentos de compra, transferências entre lojas e pagamentos realizados no WINOPT. O software de contabilidade
terá apenas de realizar a importação do referido ficheiro e passará a aceder a todos os documentos lançados no WINOPT. A
exportação dos dados é realizada não no momento de registo de
cada documento, mas sim posteriormente, numa data a designar
pelo utilizador.
7.1.1. Parâmetros O utilizador deverá preencher esta opção para poder utilizar a
ligação às aplicações de contabilidade.
Dados a introduzir:
Empresa – Nome da empresa (igual ao do registo da
aplicação de contabilidade).
Código da Empresa – Código da empresa na aplicação de
contabilidade.
Ligação a – Seleccionar Primavera ou Infologia.
WinOpt Manual do Utilizador
296 F3M - Information Systems, S.A.
Versão – versão da aplicação de contabilidade.
Extensão – extensão dos ficheiros a ser gerados para
posterior importação pela aplicação de contabilidade.
Data documento – data de referência para exportação
inicial para ficheiro.
Guardar na pasta – pasta onde serão arquivados os
ficheiros de exportação. Para seleccionar a pasta utilizar o
botão ( ).
Classe IVA – Se a aplicação de contabilidade balancear as
contas de IVA automaticamente é necessário indicar que
esta classe é especial (Primavera).
Além destes campos de parametrização, o utilizador poderá
ainda realizar as seguintes actualizações (botão ):
Artigos: actualizar o campo variável na contabilidade através
de:
ou seja, a variável contabilidade passa a ser igual ao código de
barras, ou ao código do fornecedor, ou ao código do grupo de
artigos ou o código que consta na Taxa de IVA.
Clientes: actualizar o campo variável na contabilidade através
de:
ou seja, a variável contabilidade passa a ser igual ao código do
cliente ou ao código da loja a que este pertença.
Data: Qual a data de inicio de conversão, ou seja, todos os
documentos anteriores à mesma serão automaticamente
marcados como “descarregados na contabilidade”.
Manual do Utilizador WinOpt
297 F3M - Information Systems, S.A.
Para qualquer uma destas actualizações, o utilizador terá de
executar o aplicar, de forma a que estas sejam aplicadas nas
tabelas de dados.
7.1.2. Diários
Permite registar as contas de diário da contabilidade. Por
exemplo: Diversos, Caixa, Vendas, Compras entre outros. O
utilizador deverá indicar se os diários são anuais (único para
todo o ano) ou mensais (cada mês tem um diário de vendas
com numeração que reinicia) O campo último número, indica
qual o último número do diário da contabilidade, pois caso se
esteja a meio de um ano contabilístico existem já documentos
registados.
7.1.3. Grelhas Nesta opção, o utilizador indica as grelhas da contabilidade.
Uma grelha é constituída por um número único com um
máximo de 3 dígitos, uma descrição e linhas. Uma linha é
constituída por uma conta a débito ou a crédito e um valor
correspondente. A conta é numérica, podendo conter variáveis
alfanuméricas para indicar que, nas posições desses dígitos,
varia conforme:
A – indicação contida no artigo (ver Ficha do Artigo);
B – o código da conta bancária (Ver Contas Bancárias);
D – Loja Destino (ver Lojas);
E – a indicação contida nas entidades (ver Entidades
Comparticipadoras); F – a indicação contida nas formas de pagamento (ver formas
WinOpt Manual do Utilizador
298 F3M - Information Systems, S.A.
de pagamento); G – a indicação contida no grupo de artigos (ver Grupos de
artigos); I – o código da taxa de IVA;
L – Loja Origem (ver Lojas);
P – a indicação contida no País (ver Países);
T – a conta do terceiro (Cliente, Fornecedor) que consta na
respectiva ficha (ver Ficha Cliente /ver Ficha Fornecedor); ? – conta variável (desconhecida), a indicar no momento da
conversão.
Exemplo: Pretende-se que a conta de vendas varie conforme:
O grupo de artigos
O país do destino
A taxa de IVA
então, a conta deve ser indicada como 71GPI na conversão, se
O grupo de artigos indicar a variável 1
O país indicar a variável 03
O código da taxa de IVA for 2 a conta será convertida para 711032
Como exemplo geral, pode criar uma grelha da contabilidade
para as N/Factura de venda. Assim, neste exemplo a grelha é
constituída por 4 contas:
Manual do Utilizador WinOpt
299 F3M - Information Systems, S.A.
Para definir uma grelha é necessário indicar uma descrição e o
código correspondente na contabilidade (o código tem de ser
exactamente igual para fazer a associação) bem como as
contas que a compõem.
Para adicionar uma conta o utilizador deve introduzir:
A conta com ou sem dígitos especiais (caracteres para
substituição por variável da contabilidade
correspondente),
Se o movimento a realizar na conta é a débito ou a
crédito
Qual o valor a ser debitado/creditado; este valor pode
ser seleccionado na combo existente (por exemplo:
total documento, total cliente, total entidade, portes,
valor mercadoria com IVA, custo dos artigos, descontos
de pronto pagamento, etc.).
7.1.4. Documentos Nesta opção, o utilizador associa os tipos de grelhas e os
diários aos documentos. Para tal, o utilizador deve introduzir
uma descrição no documento, e associar uma grelha já
definida, as contas da grelha surgirão em modo consulta no
canto superior direito, depois deverá associar um diário ao
documento.
Na grelha inferior o utilizador vai indicar qual (ais) o(s)
documento(s) que irão respeitar a grelha e actualizar as contas
indicadas. Para tal o utilizador deve acrescentar os documentos
através do adicionar (F2), seleccionando na janela de todos os
documentos disponíveis o pretendido (esta operação deve ser
realizada por um utilizador experiente, pois existem
documentos muito semelhantes, sendo de realçar a confirmação do módulo do documento).
WinOpt Manual do Utilizador
300 F3M - Information Systems, S.A.
Quando o utilizador inserir mais do que um documento deverá
indicar qual deles é o por defeito.
Ou seja; se para as facturas de venda o utilizador define duas
grelhas, vendas para o exterior e para o mercado interno;
deverá colocar como “por defeito” o tipo de vendas que mais
realiza, pois para converter documentos do tipo menos utilizado
ao fazer a conversão será necessário alterar o tipo de grelha.
Usualmente só existe um documento para cada uma das
actividades. Sempre que necessário realizar descargas com o
segundo documento o utilizador deverá aceder a esta opção e
alterar para o segundo documento para documento “por
defeito”.
7.1.5. Conversão Esta opção permite ao utilizador fazer a exportação para o ficheiro da contabilidade dos documentos contabilísticos do WINOPT.
Para iniciar a conversão, surge uma janela inicial sem nenhum
Manual do Utilizador WinOpt
301 F3M - Information Systems, S.A.
registo (de forma a agilizar o processo de recolha de
documentos a exportar).
O utilizador deverá iniciar a recolha dos documentos através do
botão carregar documentos ( ).
Na grelha acima surgirão os vários documentos a manusear, documentos esses ainda não convertidos. O utilizador poderá
ainda reduzir ou determinar a ordenação dos documentos a
converter, para tal utilização do botão filtrar/ordenar ( ).
Caso clique nos cabeçalhos da grelha a informação irá ser
WinOpt Manual do Utilizador
302 F3M - Information Systems, S.A.
ordenada pelo respectivo campo.
Por defeito, todos os documentos surgem como marcados para
converter ( ). É responsabilidade do utilizador seleccionar
qual(is) o(s) documento(s) pretendidos. Para tal, além do
clique no referido pisco (ok) poderá utilizar os botões marcar
tudo ( ) e desmarcar tudo ( ) de forma a abreviar o
tempo de selecção dos referidos documentos.
Para realizar a conversão dos documentos seleccionados o
utilizador deverá executar a opção . Após este clique,
ficarão ainda na grelha de documentos a converter os registos
cujo documento não esteja ainda tipificado. Os registos
convertidos irão surgir na ficha “registos convertidos”:
Sempre que a conversão não decorra dentro do esperado, o
campo informativo de ok ( ) não tem o pisco e surge a vermelho, sendo necessária a intervenção do utilizador. Para tal
deverá utilizar o lápis de alteração e corrigir os dados, no
exemplo abaixo seria o “?” a substituir pelo digito da conta
respectiva.
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303 F3M - Information Systems, S.A.
Após acertar a conta e gravar, o registo fica ok para converter.
O utilizador poderá nesta pasta de registos convertidos optar
por anular a conversão ( ) de documentos retornando estes
para a pasta de registos a converter.
Esta opção (manutenção) permite:
Eliminar descarga - destina-se a eliminar a conversão dos
valores e remover o indicador da conversão dos documentos, para que seja possível repetir a conversão. Limpar tabela – permite eliminar da tabela registos gravados
cuja utilidade é nula, diminuindo assim o tamanho da base de
dados.
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304 F3M - Information Systems, S.A.
Permite listar para a impressora os documentos seleccionados
pelo utilizador (podem ser estabelecidos diversos filtros).
7.1.6. Gravar ficheiro
Permite gravar os valores da conversão num ficheiro de texto
que será posteriormente importado pela aplicação da
contabilidade.
Pode fazê-lo dos registos não gravados para um novo ficheiro
(cuja indicação do nome é facultativa) ou gravar as conversões
dos ficheiros já existentes.
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305 F3M - Information Systems, S.A.
Associada à gravação da conversão dos documentos em
ficheiro existe a funcionalidade “alterar data”. Esta
funcionalidade permite ao utilizador, após a sua selecção
( ) a introdução de uma data, data essa que irá substituir
todas as datas dos vários documentos convertidos e a gravar
no ficheiro indicado.
8. Multiloja
O programa WINOPT permite dois modos de funcionamento
MonoLoja e MultiLoja. A configuração MonoLoja é utilizada numa loja
independente enquanto que uma configuração MultiLoja se aplica
num grupo de ópticas com o mesmo corpo social e cujo
funcionamento implemente a filosofia sede <> filiais. Este modo de
funcionamento permite a partilha de informação entre ópticas, bem
como a centralização da informação mais relevante na sede,
permitindo uma gestão global a partir da mesma. A troca de
informação entre lojas é realizada de uma forma automática e
simples, permitindo o recurso a vários meios diferentes, não
obrigando nem limitando o utilizador a uma única forma inflexível.
Operações disponíveis neste módulo:
Lojas
Pedidos de Artigos
Transferências
Consolidação
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306 F3M - Information Systems, S.A.
8.1. Lojas
Cada loja integrante do grupo óptico (sede e filiais) terá que ser
definida nesta opção na loja que funcionar como sede. O campo
e-mail deverá estar correctamente preenchido no caso em que o
envio e a recepção de informação, de e para a loja, seja efectuado
via Internet através da troca de mensagens de correio electrónico.
Esta opção permite definir a restante informação para as diversas
lojas, nomeadamente:
Código, descrição, morada, localidade, código postal, contacto,
telefone, fax, e-mail , a variável de contabilidade (a utilizar nas
descargas sempre que existirem transferências) e o centro de
custo associado a cada uma das lojas (documentos de compras e
documentos de vendas).
O separador de ligação a fornecedores (shamir) permite por loja
configurar o acesso on line da mesma.
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8.2. Pedidos de Artigos
Pedidos Automáticos
Os pedidos automáticos como o seu nome indica são gerados
automaticamente pelo programa após solicitação do utilizador com
base nos pendentes gerados por prescrições de optometria ou de
contactologia ou reparação. O utilizador poderá, para cada
prescrição seleccionada, efectuar o pedido de todos os artigos que
estão pendentes ou seleccionar apenas os pretendidos.
Uma vez confirmado o pedido, os artigos deixam de estar
pendentes e os estados das prescrições são actualizados para
reflectir a realização do pedido.
O pedido poderá ser anulado ou alterado até que seja criado um
novo pacote de informação a enviar. Estes pedidos poderão ser
alterados, removidos ou consultados na opção pedidos a outras
lojas, tal como os pedidos normais a outras lojas, tendo no campo
de observações o texto "pedido emitido automaticamente".
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308 F3M - Information Systems, S.A.
Pedidos a outras lojas ()
Os pedidos a outras lojas são aqueles que são realizados ou para
suprimir uma falha súbita ou para troca de stocks com outra loja.
Estes pedidos poderão ser alterados, removidos ou consultados
até ser criado e o pacote de informação.
Pedidos de outras lojas ()
Esta opção permite consultar e listar os pedidos efectuados por
outras lojas, informando o utilizador se os pedidos estão ou não
satisfeitos, e caso não estejam quais os artigos e respectivas
quantidades em falta.
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8.3. Transferências
Transferências para Lojas ()
Esta opção permite efectuar transferências de artigos para outras
lojas e emitir as respectivas guias de transferência para
acompanhar a mercadoria .
As transferências poderão ser alteradas ou removidas desde que
ainda não tenha sido criado o pacote de transferência de dados. O
utilizador dispõe de funcionalidades como importar pedidos de
lojas, movimentos directos, facturas ou guias de remessa para
mais facilmente efectuar a transferência, diminuindo o volume de
dados que é necessário digitar. Recomenda-se que sempre que a
transferência se destine a satisfazer pedidos de lojas, seja
efectuada a leitura dos pedidos para que na loja que efectuou o
pedido, quando for efectuada a recepção da transferência, os
artigos recebidos sejam automaticamente associados às
prescrições pendentes e os pedidos sejam marcados como
satisfeitos.
Durante a importação de pedidos de outras lojas, o utilizador
poderá anular o mesmo, para corrigir qualquer erro ou lapso dos
utilizadores na loja que enviou o pedido. Bastando para tal, no
campo PA marcar como verdadeiro.
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310 F3M - Information Systems, S.A.
A partir desta opção é possível ao utilizador emitir uma listagem
dos artigos enviados para cada loja, agrupados por transferência,
para tal utilizar o botão do resumo de transferências.
Transferências de Outras Lojas ()
Esta opção permite consultar e listar as transferências efectuadas
por outras lojas para a loja em causa, sendo possível consultar as
Manual do Utilizador WinOpt
311 F3M - Information Systems, S.A.
prescrições pendentes satisfeitas pela transferência. A consulta
pode ser realizada baseada ou em número de transferência ou por
selecção de datas.
Quando os artigos recepcionados são para colmatar falhas em
contactologias ou optometrias, existe um botão na transferência
que permite consultar que artigos já se encontram pré destinados
para as referidas prescrições.
8.4. Consolidação
Associado à consolidação, ou seja, à garantia que a informação
esteja actualizada em todas as lojas (sede e filiais) existe a troca
de pacotes com dados; a troca deve ser realizada regular e
WinOpt Manual do Utilizador
312 F3M - Information Systems, S.A.
periodicamente, por exemplo no final de cada dia, para que a
informação se mantenha o mais actualizada possível e para que
os pacotes não atinjam tamanhos elevados. O utilizador poderá
criar pacotes sempre que ache necessário (por exemplo: fazer
uma transferência ou pedido para outra loja).
Sempre que existam pacotes por receber o utilizador será
informado ao entrar no programa através de uma mensagem:
A consolidação terá dois funcionamentos distintos caso a loja
actual seja a sede ou uma das lojas.
Consolidação (Sede)
Envio de Informação para Filiais
Esta opção está disponível na loja que funciona como
sede. A informação encontra-se dividida em três fichas
por tipo de dados. Em qualquer das fichas os
procedimentos são semelhantes, assim, criar pacotes por
loja e proceder ao envio dos mesmos.
Movimentos
Esta opção permite criar pacotes de informação a enviar
para as filiais e efectuar o respectivo envio. É criado um
pacote diferente para cada uma das filiais. Estes pacotes
deverão ser criados e enviados regularmente para as
filiais. Sendo criados e enviados regularmente o tamanho
dos pacotes e o correspondente tempo de envio será
menor do que no caso de existir um intervalo considerável
entre criação de pacotes. O utilizador poderá proceder ao
reenvio de pacotes cuja recepção na filial ainda não foi confirmada o que poderá ser útil em situação em que o
pacote de informação se perdeu por um motivo qualquer.
Para esse efeito, deverá entrar nos envios não
Manual do Utilizador WinOpt
313 F3M - Information Systems, S.A.
confirmados, marcar os pacotes pretendidos para reenvio
e efectuar de seguida o envio. O envio dos pacotes pode
ser efectuado via Internet, como uma mensagem de
correio electrónico, ou por disquete ou CD-ROM sendo
necessário neste caso que o utilizador copie o pacote para
o suporte respectivo assinalando de seguida que o pacote
já foi enviado. Quando o utilizador efectua transferências
de artigos poderá ser útil criar logo de seguida um pacote
de informação e enviá-lo para a filial.
Tabelas Iniciais
Esta opção deverá ser utilizada no arranque de uma nova
filial após a criação pacote de configuração para que esta
receba da sede todos os dados de que necessita.
Configurações
Esta opção deverá ser utilizada no arranque de uma nova
filial para definir a sua configuração. Este pacote deverá ser
criado e enviado depois de ter sido definida a configuração
da loja.
Recepção de informação das filiais
Esta opção está disponível na loja que funciona como
sede e é utilizada para receber os pacotes e informação
das filiais.
Configuração Multi-Loja
Esta opção está disponível na loja que funciona como
sede e permite configurar o funcionamento das lojas. A
loja deverá ser criada previamente na opção lojas. Após
configurar a(s) loja(s) deverá enviar o pacote de
configuração para a loja através da opção envio de
informação para filiais, configurações.
Consolidação (Filial)
Envio de Informação para a Sede
Esta opção está disponível nas lojas filiais. O seu
funcionamento é semelhante ao descrito na opção envio
de informação para filiais para os movimentos.
Recepção de Informação de Sede
WinOpt Manual do Utilizador
314 F3M - Information Systems, S.A.
Esta opção está disponível nas lojas filiais e é utilizada
para receber os pacotes de informação da sede.
Processo
Para criar um pacote o utilizador deverá clicar com o rato no
botão iniciando a criação do pacote.
Dependendo de se encontrar na sede ou na filial o pacote gerado
terá três ou um tipo de informação (movimentos, tabelas iniciais
e configurações ou movimentos).
O utilizador deverá de seguida enviar o pacote, pode fazê-lo
através da conta de correio electrónico ou através de outro
qualquer suporte, desde que marque o pacote como enviado.
Manual do Utilizador WinOpt
315 F3M - Information Systems, S.A.
O utilizador pode ainda verificar quais os pacotes cuja
confirmação de recepção ainda não chegou (a confirmação é feita
através da troca do próximo pacote).
Podendo ainda marcar um ou mais para reenviar.
Para receber um pacote o utilizador deverá clicar com o rato
no botão iniciando verificação de existência de
pacotes.
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316 F3M - Information Systems, S.A.
Os pacotes podem-se encontrar na conta de correio, já
descarregados ou não ou já preparados para leitura na pasta \a
receber.
Dependendo de se encontrar na sede ou na filial o pacote terá
três ou um tipo de informação (movimentos, tabelas iniciais e
configurações ou movimentos).
Recepção Automática de Pacotes
Mediante configuração da aplicação WINOPT e de um utilitário
auxiliar (RAP), a recepção dos pacotes nas diversas lojas passa a
ser feita automaticamente sendo realizada quantas vezes tenha
sido agendada. Sempre que a recepção do pacote tenha sido bem
sucedida, o utilizador receberá uma mensagem do tipo:
identificação do pacote (data, loja, n.º do pacote, resultado da
Manual do Utilizador WinOpt
317 F3M - Information Systems, S.A.
leitura).
Sempre que existam mensagens a ser lidas pelo utilizador o
símbolo de aviso surgirá, mesmo durante a execução da
aplicação. Para ler as mensagens, o utilizador deverá passar o
rato sobre o rodapé da aplicação, junto à data e à indicação do
CAPS activo.
9. Tabelas Auxiliares Durante a utilização do programa WINOPT, será necessário recorrer
a tabelas pré-definidas ou a registos que se definem no momento,
por exemplo, ao registar uma ficha de artigo de uma armação é
necessário indicar qual a marca da mesma; caso a marca não exista
é necessário criá-la. Neste caso as marcas são um exemplo de
tabelas auxiliares, tabelas necessárias para especificar uma entidade
acima. Dentro do programa as tabelas auxiliares encontram-se
subdivididas nos seguintes grupos:
Técnicas
Administrativas
Configuração
9.1. Técnicas
No agrupamento de tabelas auxiliares técnicas podemos englobar
todas as tabelas necessárias para realizar funcionalidades de
índole técnica do programa, ou seja, registar uma ficha de lentes por exemplo.
Assim, nesta opção podemos encontrar as seguintes tabelas:
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318 F3M - Information Systems, S.A.
Grupos de artigos
Marcas de artigos
Serviços de reparação
Materiais de aros
Tipos de aros
Especificação de Lentes Oftálmicas
Especificação de Lentes de Contacto
SAF-T
9.1.1. Grupos de Artigos Os grupos de artigos associam artigos com as mesmas
características ou especificidades. Existem cinco grandes
grupos de artigos: Aros (AR), Lentes de Contacto (LC), Lentes
Oftálmicas (LO), Óculos de Sol (OS) e Diversos (DV) – estes
grupos não podem ser eliminados. Em cada grupo é obrigatório
definir qual tipo de artigo a que pertence (exemplo: aro –
produto, consulta médica – serviço).
Dentro do grupo DV será possível criar quantos novos grupos de
artigos se desejar, cada grupo de artigo terá como código dois
caracteres alfanuméricos. Em cada artigo, o código começa
obrigatoriamente com o código do grupo de artigo.
O utilizador poderá ainda associar uma variável de contabilidade,
para posteriormente distinguir as contas da contabilidade onde
será feito o crédito/débito dos valores originados por documentos.
9.1.2. Marcas de Artigos Para cada marca é possível definir quais os produtos que
comercializa, dentro dos cinco grupos de artigos pré - definidos
Manual do Utilizador WinOpt
319 F3M - Information Systems, S.A.
lentes oftálmicas, lentes de contacto, aros e óculos de sol.
Para definir uma marca é necessário indicar o nome da marca,
o fornecedor habitual e que tipo de artigos (LO / LC / AR / OS /
DV) comercializa.
Os fornecedores que possuem importação de características de
artigos por introdução de código de barras (Exemplo: luxottica)
necessitam que nas marcas por eles comercializadas seja
introduzido o código da referência.
As marcas de Lentes Oftálmicas que possam ser actualizadas
automaticamente (SAATLO ou OnLine directamente pelo
fornecedor) dispõem ainda da opção Actualiza Preços, onde o
utilizador deverá indicar se pretende que a actualização de
lentes actualize os preços ou apenas os modelos / matrizes /
prismas / tratamentos e suplementos.
9.1.3. Serviços de Reparação Os serviços de separação são um grupo de artigos especial, não
tendo stock associado nem fornecedor, são os serviços
utilizados em reparações.
Para definir um serviço de reparação o utilizador dispõe de um
código alfanumérico de 12 caracteres, uma descrição, um valor
e uma taxa de IVA.
WinOpt Manual do Utilizador
320 F3M - Information Systems, S.A.
9.1.4. Materiais de Aros Nesta tabela são definidos os diversos materiais de aros, a cada
material diferente corresponde um registo. Estes registos serão
usados posteriormente nas fichas de óculos de sol e de aros.
Para definir um material é necessário um código e uma
descrição.
9.1.5. Tipos de Aros Nesta tabela são registados os diversos modelos de tipos de
aros a óptica compra e vende, a qualquer momento é possível
a introdução de novos tipos. Estes tipos serão utilizados na
definição das fichas de aros e óculos de sol. Para definir um
tipo é necessário um código e uma descrição.
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321 F3M - Information Systems, S.A.
9.1.6. Especificação Lentes Oftálmicas Esta é talvez uma das tabelas mais importantes de toda o
programa, uma vez que nela assenta toda a informação
relacionada com lentes oftálmicas. Assim, a especificação de
lentes oftálmicas consiste na definição dos diferentes modelos
de lentes para cada marca. A partir da especificação é possível
efectuar a criação de novas marcas de lentes oftálmicas e de
novos modelos, tratamentos incorporados, suplementos e
cores/valores suplementares.
- Este botão permite ao utilizador, desde que tenha
opsys (Essilor), actualizar automaticamente a sua tabela de
lentes da marca Essilor, a actualização não é só de preços
(dependendo do parâmetro na marca) mas também a criação
de modelos, tratamentos e outras novidades.
- Este botão permite ao utilizador, desde que tenha
parametrizado a ligação ao Shamir On Line (Shamir), actualizar
automaticamente a sua tabela de lentes da marca Shamir, a
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322 F3M - Information Systems, S.A.
actualização não é só de preços (dependendo do parâmetro na
marca) mas também a criação de modelos, tratamentos e
outras novidades.
Na especificação de lentes oftálmicas é ainda possível definir os
preços dos cilindros superiores e dos prismas para uma
determinada marca.
Para cada modelo de lente é definido se deverá ou não
respeitar gamas de fabrico – caso deva respeitar gamas de
fabrico estas terão de ser introduzidas e não será possível
introduzir graduações fora dessas gamas. Se para as gamas de
fabrico se definem apenas cilindros positivos, facilitando desta
forma a introdução, quando as gamas são iguais para os
cilindros positivos e negativos; e se os preços dos cilindros
superiores e dos prismas a considerar são ou não os que foram definidas para a marca.
Manual do Utilizador WinOpt
323 F3M - Information Systems, S.A.
A cada modelo estão associadas características técnicas, gamas
de fabrico e a respectiva matriz de preços. No caso de para o
mesmo modelo existirem diversas variantes originadas por
tratamentos incorporados, estes deverão ser definidos e terão,
também, associadas as suas próprias características técnicas,
gamas de fabrico e matriz de preços.
As matrizes de preços determinam o preço de uma lente em
função das suas graduações, daí que a alteração do preço base
de uma lente tenha que ser efectuada na matriz de preços e
não na ficha da lente oftálmica.
WinOpt Manual do Utilizador
324 F3M - Information Systems, S.A.
Estado
No cabeçalho o utilizador pode optar por ver marcas, modelos,
tratamentos, suplementos, cores/valores activos inactivos ou
todos. Esta opção é útil, nomeadamente para modelos que vão
saindo de circulação e cuja utilidade seria apenas para
confundir o utilizador; sendo que não deve ser apagada para
não provocar inconsistência em dados registados
anteriormente. Para alterar o estado é na respectiva ficha de
marca (modelo / tratamento / cor / ...) colocar o activo
ou não .
Marca
As marcas podem ser definidas através de marcas de artigos
ou clicando directamente em <Nova Marca> com o rato e
Manual do Utilizador WinOpt
325 F3M - Information Systems, S.A.
introduzindo a informação pretendida.
Tipo / Matéria
Para cada modelo a definir o utilizador deve indicar qual o tipo
e a matéria do mesmo, as opções já se encontram pré-
definidas.
Modelo
A manutenção de cada modelo é feita através de um duplo
clique no modelo. Surgindo a ficha do mesmo para alteração.
Para definir um modelo novo, basta clicar directamente em
<Novo Modelo> com o rato e introduzindo a informação
pretendida.
WinOpt Manual do Utilizador
326 F3M - Information Systems, S.A.
Tratamento Incorporado
A manutenção de cada tratamento é feita através de um duplo
clique no mesmo, surgindo a ficha para alteração. Para definir
um tratamento novo, basta clicar directamente em <Novo
Tratamento> com o rato e introduzindo a informação
pretendida.
Cada tratamento pode ser definido como sendo de um tipo de
suplemento.
Manual do Utilizador WinOpt
327 F3M - Information Systems, S.A.
Sempre que o tipo for cor, será permitido ao utilizador definir
cores para o tratamento.
Tratamento / Suplemento em Separado
Muito semelhante ao anterior:
WinOpt Manual do Utilizador
328 F3M - Information Systems, S.A.
Cores / Valores Suplementares
Muito semelhante aos anteriores:
Para eliminar qualquer um dos itens basta seleccionar com o
rato e clicar na tecla Delete.
9.1.7. Especificação Lentes de Contacto
Esta é talvez uma das tabelas mais importantes de toda o
programa, uma vez que nela assenta toda a informação
relacionada com lentes de contacto. Assim, a especificação de
lentes de contacto consiste na definição dos diferentes modelos
de lentes para cada marca.
A partir da especificação é possível efectuar a criação de novas
marcas de lentes de contacto ou de novos modelos.
Manual do Utilizador WinOpt
329 F3M - Information Systems, S.A.
Cada modelo tem associado um preço que é igual para todas as
graduações desse modelo de lente. Assim sendo, o preço de
uma lente é sempre determinado pelo preço do respectivo
modelo. Para aceder aos valores basta seleccionar com o rato o
modelo desejado. Através de um duplo clique no mesmo,
surgindo a ficha para alteração. Para definir um modelo novo,
basta clicar directamente em <Novo Modelo> com o rato ,
introduzindo a informação pretendida.
Para cada modelo terão, também, que ser definidas as gamas
de fabrico, isto é, os raios de curvatura, diâmetros, potências
esféricas e cilíndricas (no caso da lente ser tórica) existentes
para o modelo, uma vez que no registo de prescrições de
contactologia apenas são permitidas graduações que sejam
WinOpt Manual do Utilizador
330 F3M - Information Systems, S.A.
validadas pelas gamas de fabrico do modelo.
O utilizador poderá ainda introduzir uma nova marca ou alterar
alguma da informação da actual, fazendo a manutenção de
cada marca através de um duplo clique na mesma, surgindo a
ficha para alteração. Para definir uma marca nova, basta clicar
directamente em <Nova Marca> com o rato e introduzir a
informação pretendida.
É ainda possível introduzir um texto que descreva as
características técnicas do modelo.
Manual do Utilizador WinOpt
331 F3M - Information Systems, S.A.
9.1.8. SAF-T É através desta opção que o utilizador pode gerar a qualquer
momento o ficheiro SAF-T, Standard Audit File for Tax
Porposes, elaborado com base nas recomendações da OCDE.
Este ficheiro de auditoria fiscal, está normalizado e contém os
dados relativos à facturação, podendo posteriormente ser lido
pela DGCI.
A exportação do ficheiro só terá sucesso se o utilizador
configuração devidamente a informação necessária, informação
essa que está dispersa por toda a aplicação.
Em parâmetros: informação da óptica; nas fichas de clientes e
de fornecedores: a morada (separação em rua e nº de policia);
nos grupos de artigos: o tipo (produto/serviço); nos artigos: o
tipo; nos códigos postais (com a associação de distrito,
concelho e país).
WinOpt Manual do Utilizador
332 F3M - Information Systems, S.A.
Geração
Nesta opção, o utilizador irá indicar quer o ano do exercício a
exportar, quer o local para onde o ficheiro “saft.xml” será
gravado.
Consulta
O utilizador pode consultar os vários ficheiros já gerados, por
quem, quando, onde e relativos a que exercício.
9.1.9. Analises Mobile
Ver ponto Analises Mobiles.
9.2. Administrativas
No agrupamento de tabelas auxiliares administrativas podemos
englobar todas as tabelas necessárias para realizar
funcionalidades de índole administrativa do programa, ou seja,
para registar o preço de um artigo necessito de ter definida a
taxa de IVA e a moeda do mesmo, por exemplo.
Manual do Utilizador WinOpt
333 F3M - Information Systems, S.A.
Assim, nesta opção podemos encontrar as seguintes tabelas:
Países
Distritos
Concelhos
Códigos Postais
Taxas de IVA
Moedas
Condições de pagamento
Formas de pagamento
Meios de pedidos de encomenda
Entidades
Especialidades
Médicos/técnicos
Categorias
Campanhas
Tipos de Relações
Factores Artigos
Modelos SMS
Tipo Contacto
Gestão de Contactos
Textos Base
Profissões
9.2.1. Países Também esta tabela é fornecida devidamente iniciada, com
alguns países. Para uma correcta definição de um registo na
tabela de países é necessária a introdução de uma sigla para o
país, o seu nome, o imposto associado ao país (IVA, VAT ...) e
se pertence ou não à União Europeia. O utilizador poderá ainda
associar uma variável de contabilidade, para posteriormente
distinguir as contas da contabilidade onde será feito o crédito /
débito dos valores originados por documentos.
WinOpt Manual do Utilizador
334 F3M - Information Systems, S.A.
9.2.2. Distritos
Também esta tabela é fornecida devidamente iniciada, com
alguns distritos de Portugal. Para uma correcta definição de um
registo na tabela de distritos é necessária a introdução do
código e descrição e associar um país.
9.2.3. Concelhos Também esta tabela é fornecida devidamente iniciada, com
alguns concelhos de Portugal. Para uma correcta definição de
um registo na tabela de concelhos é necessária a introdução do código e descrição e associar um distrito.
Manual do Utilizador WinOpt
335 F3M - Information Systems, S.A.
9.2.4. Códigos Postais A tabela de códigos postais agrupa todos os registos referentes
a códigos postais do país.
Quando o programa WINOPT é adquirida, esta tabela já se
encontra inicializada com os códigos postais das várias
localidades do país. Esta tabela encontra-se preparada para
como código aceitar até oito(8) caracteres, tal deve-se à
possibilidade de incluir o código postal e o complemento de
três(3) caracteres, separados por um hífen(-). A cada código
postal é ainda associado o concelho, o distrito e o país.
- botão para realizar a importação automática de códigos
postais.
WinOpt Manual do Utilizador
336 F3M - Information Systems, S.A.
9.2.5. Taxa de IVA A tabela inicial de taxas de IVA está incluída no programa. É
possível a qualquer momento fazer a manutenção da mesma,
inserindo, alterando e apagando taxas (desde que não estejam
a ser utilizadas).
Para definir cada taxa de Iva, além do código e da taxa
respectiva é necessário indicar qual o espaço fiscal a que a
mesma pertence. (Continente, Arquipélago da Madeira ou
Arquipélago dos Açores).
O utilizador poderá ainda associar uma variável de
contabilidade, para posteriormente distinguir as contas da
contabilidade onde será feito o crédito / débito dos valores
originados por documentos.
9.2.6. Moedas Esta tabela é deveras importante, principalmente se a óptica
realizar transacções entre países que não utilizem o euro (€)
como moeda base. Também esta tabela foi realizada de base,
possibilitando sempre a actualização e criação de novas
Manual do Utilizador WinOpt
337 F3M - Information Systems, S.A.
moedas. Para uma correcta definição da moeda é necessária a
introdução do seu código, ou abreviatura, a descrição, a sua
taxa de conversão (ou câmbio), o n.º de casas decimais
utilizadas e se pertence ou não à zona Euro.
9.2.7. Condições de Pagamento A tabela das condições de pagamento reúne os diversos
períodos de tempo para se realizar o pagamento a
fornecedores. A inicialização desta tabela também já se
encontra realizada. Assim e para efectuar o registo de uma
nova condição de pagamento, é suficiente introduzir uma
descrição e associar um valor em dias para liquidação do
documento.
9.2.8. Formas de Pagamento Existem três formas de pagamento pré definidas no programa:
numerário, cheque, letra. Podem ainda ser definidas outras
formas como Multibanco, Visa ou outros. Ao criar formas de pagamento automático é possível estabelecer qual a conta
bancária a creditar ou debitar, associar rubricas e taxas de
comissão da entidade bancária bem como atribuir qual o n.º de
dias para crédito efectivo do valor na conta bancária. O
utilizador poderá ainda associar uma variável de contabilidade,
WinOpt Manual do Utilizador
338 F3M - Information Systems, S.A.
para posteriormente distinguir as contas da contabilidade onde
será feito o crédito / débito dos valores originados por
pagamentos a fornecedores.
9.2.9. Meios de Pedido de Encomenda O utilizador pode fazer a manutenção dos tipos de formas pelas
quais faz encomendas aos seus fornecedores. Indicando se
após o registo da encomenda esta deve ser ou não emitida
para a impressora ou se é realizada de uma forma automática (
HoyaLog / Opsys / …) – indicando para tal um link.
Manual do Utilizador WinOpt
339 F3M - Information Systems, S.A.
9.2.10. Entidades As entidades definidas em tabelas auxiliares, administrativas,
entidades são as entidades comparticipadoras. A tabela de
entidades é fornecida com diversas entidades, bem como as
comparticipações definidas para duas delas (ADMG e SSCGD).
A qualquer momento é possível criar, alterar e eliminar
entidades. A importância desta tabela traduz-se na associação
entre cliente e entidade, e posterior cálculo automático dos
valores das comparticipações com base nas percentagens aqui
definidas. Para estabelecer as percentagens de comparticipação
basta seleccionar as entidades e clicar no botão
Comparticipações.
WinOpt Manual do Utilizador
340 F3M - Information Systems, S.A.
O utilizador poderá também consultar a conta corrente de cada
entidade através da emissão do respectivo mapa ( ).
Existem diversos dados para caracterizar cada entidade, destes
salientamos: o nº de associado (perante cada entidade uma
óptica terá um numero de associado); os dados para contacto e
a variável contabilidade (utilização na descarga para
contabilidade como entidade).
O utilizador deverá ainda parametrizar como pretende que a
descrição da comparticipação (caso entidade 2) seja emitida.
Comparticipações gerais
Manual do Utilizador WinOpt
341 F3M - Information Systems, S.A.
A configuração de comparticipações gerais permite que o
utilizador defina as várias combinações dependendo da
entidade, incluindo as que estipulam descontos, quantidades
máximas por intervalo de tempo, entre outros.
Comparticipações ADMGGNR
Manual do Utilizador WinOpt
343 F3M - Information Systems, S.A.
9.2.11. Especialidades A tabela de especialidades médicas já se encontra inicializada.
Para registar cada especialidade basta introduzir e gravar a
descrição. Estas especialidades serão utilizadas quer em
agenda clínica quer para atribuir as especialidades a cada
médico.
9.2.12. Médicos / Técnicos A tabela de médicos e técnicos é a mesma, diferindo apenas no
campo correspondente à opção médico ou técnico .
Assim, além dos dados habituais como nome, morada, número
de contribuinte, telefone e fax são também associadas as
especialidades a que o médico / técnico se encontra habilitado.
Para registar a marcação de consultas na agenda clínica existe
também um campo indicativo do tempo médio por consulta
para o clínico.
WinOpt Manual do Utilizador
344 F3M - Information Systems, S.A.
9.2.13. Categorias O utilizador ao registar a ficha de cliente pode associar-lhe uma
categoria. A tabela de categorias permite ao utilizador agrupar os seus clientes por nichos; por exemplo, poderá fazê-lo por
profissões (médicos, advogados, professores), por faixas
etárias (até 10, dos 10-15, 16-25), por proximidade à óptica
(vizinhos, colegas, familiares) ou por qualquer outro motivo.
Manual do Utilizador WinOpt
345 F3M - Information Systems, S.A.
Para definir uma categoria o utilizador terá apenas de: a um
código associar uma descrição e se a categoria está ou não
activa .
9.2.14. Campanhas O utilizador ao registar documentos de venda ou prescrições de
clientes pode associar-lhe uma campanha.
As campanhas não são obrigatórias e permitem segmentar as
vendas, verificando se, por exemplo, as acções de marketing
estão a surgir os efeitos pretendidos.
Para definir uma campanha o utilizador terá apenas de: a um
código associar uma descrição, um intervalo de validade e se a
campanha está ou não activa .
WinOpt Manual do Utilizador
346 F3M - Information Systems, S.A.
9.2.15. Tipos de Relação A tabela tipo de relação permite estabelecer relações entre clientes, ou seja é uma das características desta entidade. Para
definir cada relação é necessário um código e a respectiva
descrição.
9.2.16. Factores Artigos Esta opção permite ao utilizador parametrizar os factores a
aplicar aos preços de custo dos diversos artigos. Para definir
um factor é necessário indicar:
Um código, a que grupo de artigos vai ser aplicado, até que
valor de preço de custo será aplicado e qual o factor a aplicar, se é antes ou após a aplicação da taxa de IVA. O factor pode
ainda ser especifico por marca de artigo ou por tipo de aro /
óculo de sol.
Manual do Utilizador WinOpt
347 F3M - Information Systems, S.A.
Sempre que for criada uma nova ficha de artigo, e caso o artigo
respeite estas condições o seu PVP será calculado
automaticamente.
9.2.17. Modelos SMS Sempre que seja feito o envio de sms, o utilizador poderá
recorrer a textos de índole geral, previamente escritos. Quando
existe um envio repetido com o mesmo conteúdo, será
aconselhável fazer um modelo, de forma a reduzir os tempos
de cada tarefa. Para cada modelo, além do código e descrição,
pode ser associado um tipo de entidade (cliente /fornecedor) e
em que tipo de envio deverá ser utilizado (mail/sms); bem
como o texto que será enviado.
9.2.18. Tipo Contacto Esta tabela permite tipificar os vários contactos realizados com
as diversas entidades com as quais a óptica interage. Cada
contacto é composto por uma código e uma descrição. Estes tipos de contactos serão utilizados em Gestão de Contactos.
WinOpt Manual do Utilizador
348 F3M - Information Systems, S.A.
9.2.19. Gestão de Contactos Esta opção permite ao utilizador registar e gerir os vários
contactos realizados com outras entidades extra – óptica (clientes / fornecedores). Para caracterizar um contacto é
necessário introduzir diversa informação.
A cada contacto é permitido associar imagens/documentos.
Manual do Utilizador WinOpt
349 F3M - Information Systems, S.A.
Outras das funcionalidades desta opção é a possibilidade de
agendar no Microsoft Outlook as tarefas de resposta através de
um clique em :
Abrindo uma tarefa da agenda do Outlook. Para que esta interligação funcione o utilizador terá de ter ligação ao Outlook.
O utilizador poderá aceder aos contactos registados com cada entidade a partir da ficha da mesma. Ver clientes/ fornecedores.
9.2.20. Textos Base A tabela de textos base inclui os textos que poderão ser
importados em todos os campos de observações de
documentos (Vendas a Dinheiro / Facturas / Orçamentos /
Notas de Crédito), em Serviços (optometrias / contactologias /
reparações). Reduzindo o tempo de introdução de informação e
permitindo ao utilizador tabelar textos a ser usados em todas
as lojas.
WinOpt Manual do Utilizador
350 F3M - Information Systems, S.A.
9.2.21. Profissões A tabela de profissões permite ao utilizador associar a cada
cliente uma profissão tabelada, o que irá permitir
posteriormente realizar pesquisas e análises.
9.3. Configuração
No agrupamento de tabelas auxiliares de configuração podemos
englobar todas as tabelas necessárias para realizar configurar o
programa, ou seja, alterar o n.º de vias da impressão de uma
factura, por exemplo.
Assim, nesta opção podemos encontrar as seguintes tabelas:
Séries de numeração
Manual do Utilizador WinOpt
351 F3M - Information Systems, S.A.
Funcionários
Postos de venda
Utilizadores
Parâmetros
Designer de Mapas
Acesso ao Portal
9.3.1. Séries de Numeração As séries de numeração são utilizadas em diversos documentos
e a sua função é facilitar a organização dos mesmos,
usualmente é criada uma série por período de tempo (ano).
Quando a óptica funciona em multiloja, deverá a cada loja
atribuir uma série independente.
9.3.2. Funcionários Cada funcionário da óptica deverá ter uma ficha individual onde
constem os seus dados pessoais. A cada funcionário compete a
realização de diversas tarefas na organização da óptica. Por
exemplo, sempre que é realizado o registo de uma prescrição é
registado qual o funcionário que procedeu à inserção dos
dados.
WinOpt Manual do Utilizador
352 F3M - Information Systems, S.A.
9.3.3. Postos de Venda
A cada posto de venda corresponde um “caixa”, podendo ou
não ter uma gaveta associada. Se a gaveta existir e caso esta
se encontrar ligada ao hardware, é possível configurá-la de
forma a fazer a abertura física. Sempre que a óptica pretenda
uma única “caixa” ao balcão, deverá definir um único posto de
venda.
9.3.4. Utilizadores
A gestão de utilizadores permite definir novos utilizadores, para
Manual do Utilizador WinOpt
353 F3M - Information Systems, S.A.
cada um deles é necessário ter um funcionário associado. Para
cada utilizador é registado um nome e a chave de acesso para
entrada na aplicação.
Indica-se também se este utilizador tem interligação com o
Outlook (envio de email).
Outra funcionalidade é a atribuição de cores aos campos das
fichas mediante o campo seja obrigatório ou não. Por exemplo
num cliente o nome é obrigatório enquanto que o titulo é
facultativo.
Poderá também configurar se o utilizador tem acesso a
visualizar ou não os preços de custo.
Cabe também ao administrador indicar se este utilizador ao
gerar documentos ou vendas ainda não liquidados na totalidade
pode gerar apenas facturas.
Em cada utilizador é possível definir se tem Inserção
automática de linhas de artigos, ou seja, se após a introdução
do código de artigo (vendas, transferências, optometria –
diversos, etc.) a quantidade atribuída é 1 (um)
automaticamente, e abre uma nova linha para inserção de um
novo artigo.
O administrador ao parametrizar os acessos de cada utilizador
deverá também indicar por tipo de documento se o referido
utilizador pode:
Alterar preços de venda
Vender com PVP abaixo do preço de custo
WinOpt Manual do Utilizador
354 F3M - Information Systems, S.A.
Pode alterar a data do documento em questão
Após a introdução da informação de identificação do utilizador é
necessário que o administrador lhe associe um perfil ou lhe
atribua acessos às diversas opções da aplicação. Para tal
deverá aceder à opção perfis através do botão: .
Dentro desta opção de definição de perfis o administrador
poderá criar perfis genéricos para posterior associação aos
diversos utilizadores mediante as suas tarefas e deveres
profissionais; como vendedores / técnicos de oficina / gerente
de loja, entre outros. Por exemplo, um vendedor não terá
acesso aos documentos de compras a fornecedores, não
podendo apagar nem alterar documentos.
O administrador poderá também a partir de um perfil ou do
perfil vazio dar pontualmente outros acessos. Por exemplo, o
“vendedor” “Luís” pode também inserir guias de remessa e
guias de transferências de outras lojas.
Manual do Utilizador WinOpt
355 F3M - Information Systems, S.A.
O nível de detalhe da permissão pode ir da opção em si, por
exemplo artigos (tudo / nada) até à operação a realizar dentro
das sub-opções, por exemplo: artigo :: diversos :: adição /
alteração / consulta / imprimir / impressão de mapas
específicos.
Funcionamento
Do lado esquerdo surgem os perfis já definidos; sendo possível
criar um novo: modelo ou apagar um existente: apagar.
Após a selecção do modelo (com o rato ) do lado direito
surgem as opções e os respectivos acessos que podem estar
activos ou não .
O administrador pode, através do botão respectivo: activar ou desactivar: activar ou por inactivos todos os
acessos de uma só vez; fechar: sair da opção perfis;
aplicar: associar ao utilizador as características do
perfil; actualizar: associar o perfil que se encontre
seleccionado com as alterações feitas nos acessos
9.3.5. Parâmetros A introdução dos parâmetros deve ser realizada logo na
primeira fase de manuseamento do programa. Alguns dos
parâmetros já se encontram inicializados com os valores mais
frequentes para os mesmos. Uma vez que existem diversos
tipos de parâmetros, estes foram agrupados por itens. Os
parâmetros de cada item devem ser definidos pelo utilizador.
WinOpt Manual do Utilizador
356 F3M - Information Systems, S.A.
Geral
Série de Numeração Activa – este parâmetro define qual a série de numeração que por defeito, irá ser sugerida no
registo de documentos criados pela óptica.
Código de Barras: Se o utilizador pretende trabalhar com
códigos de barras activos.
Botões: Qual o tipo de apresentação da barra de atalhos.
Touch Screen – se o utilizador vai utilizar o funcionamento da aplicação em versão “touch screen”, ou seja, com ecran
táctil.
Caso o Touch screen esteja activo o utilizador pode ter ou
não o teclado activo.
O campo nº dias doc permite “bloquear” a criação de
vendas de clientes com documentos em atraso à mais de x
dias.
Respeita Gamas de Fabrico (L. Oftálmicas / L. Contacto):
indica se as gamas definidas na especificação de cada
modelo são restritivas na criação de novas fichas de artigos
/ registo de obras.
Raio>Diâmetro – se pretende que o utilizador seja
questionado quando ao gravar fichas de lentes de contacto
ou contactologias as mesmas apresentem valores do
raio>ao diâmetro.
Manual do Utilizador WinOpt
357 F3M - Information Systems, S.A.
Artigos
Margem de Comercialização: Este parâmetro define a fórmula
de cálculo da margem de comercialização apontada na ficha do
artigo e nas análises de margens.
Sobre o Preço de Custo
Margem = (Pvenda – Pcompra) / Pcompra
Sobre o Preço de Venda
Margem = (Pvenda – Pcompra) / Pvenda
Códigos das Taxas de IVA para os Grupos de Artigo - estes
parâmetros definem os códigos das taxas de IVA que, por
defeito, são sugeridos na criação de artigos nas respectivas
fichas. No caso das lentes oftálmicas e de contacto os artigos
poderão ser criados automaticamente, no registo de
prescrições, sendo-lhes atribuídos estes códigos de taxa de
IVA.
Fichas de Artigos: Comportamento inicial das grelhas das fichas
de artigos (vazia / apenas artigos com stock / apenas artigos
activos).
Artigos inactivos: Comportamento da aplicação, pretendido
WinOpt Manual do Utilizador
358 F3M - Information Systems, S.A.
pelo utilizador, no momento da utilização de um artigo
marcado como inactivo.
Compras
Sugere Último Preço de Custo – este parâmetro indica se nas
entradas dos artigos é sugerido ou não para preço unitário do
artigo o valor do último preço de custo.
Vendas
Papel dos Documentos de Venda – este parâmetro permite
Manual do Utilizador WinOpt
359 F3M - Information Systems, S.A.
associar qual o tipo de papel (A4 ou A5 picotado) que será
utilizado para documentos emitidos ao balcão.
Substituir as descrições dos artigos pelas descrições dos grupos
de artigos ao gerar documentos – este parâmetro permite que
o utilizador sempre que gere um documento a partir de
optometrias ou contactologias substitua a descrição presente
na ficha do artigo pela descrição do respectivo grupo de
artigos. Esta substituição é também realizada na emissão de
documentos referentes a vendas rápidas.
Impressora de Tickets – se a impressão deverá ser
redireccionada para o formato de Tickets.
Registar Talões de Crédito com Caixa Fechada – Este parâmetro
indica se é permitido registar talões de crédito em datas cuja
caixa já se encontra encerrada.
Clientes Activos – parâmetro que indica se a aplicação respeita
a “inactividade” dos clientes, ignorado todos aqueles cujo pisco
esteja inactivo.
Mapa de Caixa com Transporte – se a impressão do mapa de
caixa deverá ter ou não em conta os transportes entre dias.
Entrega ao emitir documento – Se a obra ainda não tiver sido
entregue, a entrega será automática ao gerar o documento
associado.
Não gera Documento se não existir entrega – Se a obra ainda
não tiver sido entregue, não deixa gerar o documento
associado.
Descrição da caução – Texto a colocar no documento de prova
da caução (exemplos: caução; adiantamento; sinal; etc).
Múltiplos de 0.25 – Aceitar ou não graduações que sejam
múltiplos de 0.25 nas obras. Parametrização da localização da pasta SAF-T.
WinOpt Manual do Utilizador
360 F3M - Information Systems, S.A.
N.º de vias dos documentos
Este parâmetro permite associar o n.º de vias a emitir para
cada tipo de documento. Poderá seleccionar entre uma (1) e
quatro (4) vias (Original, duplicado, triplicado e quadruplicado).
Impressoras
Este parâmetro permite definir uma impressora por defeito
conforme o tipo de emissão a efectuar. Cada máquina deverá
Manual do Utilizador WinOpt
361 F3M - Information Systems, S.A.
ter instaladas e devidamente configuradas as impressoras que
utiliza. Facilita a possibilidade de utilização de vários tipos de
papel, um associado a cada impressora.
Informação da Óptica
Este parâmetro permite configurar as listagens para incluírem
ou não os dados da óptica (o papel pré impresso usualmente
incluí estes dados).
Permite também registar todos os dados da óptica, quer
administrativos quer contabilísticos, para o SAFT é necessária
toda a informação preenchida.
WinOpt Manual do Utilizador
362 F3M - Information Systems, S.A.
Logótipo da Óptica
Este parâmetro permite definir qual o logótipo a utilizar na
emissão dos documentos do balcão.
Cartões personalizados
Este parâmetro permite definir se ao serem impressos os
cartões de clientes será ou não imprimido um fundo e qual será
esse fundo.
Manual do Utilizador WinOpt
363 F3M - Information Systems, S.A.
Etiquetas de Artigos
Este parâmetro permite seleccionar o tipo de etiqueta de
artigos a utilizar e a informação que irá constar em cada uma
das etiquetas.
Marca de Água
Este parâmetro permite ao utilizador associar um ficheiro do tipo imagem para ser emitido posteriormente nos vários
documentos no formato de marca de água.
WinOpt Manual do Utilizador
364 F3M - Information Systems, S.A.
Luxottica
Caso o utilizador possua importação automática de ficheiros de
preços e guias de remessa da Luxottica, deverá preencher a
configuração nesta opção.
Tabelas de Lentes
Parametrização dos dados de Actualização de Lentes / Envio de
encomendas para a Shamir.
Manual do Utilizador WinOpt
365 F3M - Information Systems, S.A.
Tipos de Documentos
Como associar a cada tipo de documento um texto base
pertencente à tabelas de textos base.
Marcação de Consultas
WinOpt Manual do Utilizador
366 F3M - Information Systems, S.A.
Configuração do comportamento que a aplicação deverá ter
quando se tenta inserir marcações para médicos em datas /
horas fora das suas escalas e comportamento quando as
marcações são fora de dias úteis (conceito feriados / férias).
Envio de SMS
Configuração dos dados por defeito: Se o envio de SMS é
realizado por telemóvel / cabo ou por serviço TMN via Net –
pacote de mensagens. No segundo caso o utilizador poderá
optar por preencher os dados de acesso ao serviço de
mensagens da TMN.
Manual do Utilizador WinOpt
367 F3M - Information Systems, S.A.
Configurações Gerais
Parametrizações várias que o utilizador passa a gerir com total
independência (exemplo: se os pagamentos de entidade devem
ou não ser incluídos no mapa de caixa). Junto a cada
parametrização encontra-se a descrição e o tipo de dados a
introduzir.
Envio de Análises
WinOpt Manual do Utilizador
368 F3M - Information Systems, S.A.
Caso a óptica pretenda que os dados do painel de bordo
(estatísticas) sejam enviadas para vários destinatários, será
necessária a indicação dos dados a enviar e do email destino
nesta opção.
Layouts
Os layouts de documentos existem em 2 modelos – 2008 e
2009. Sendo que o utilizador poderá optar pelo pretendido a
qualquer altura, podendo ainda consultar os modelos de 2009
através do botão pré visualizar.
9.3.5. Designer de Mapas O WINOPT permite ao utilizador manipular as diversas
listagens / mapas e documentos de forma a que estes
traduzam os registos da melhor forma e com os dados mais
adequados a cada utilizador. As alterações que os utilizadores
podem realizar vão desde uma simples mudança de tipo de letra ou cor num caixilho até à inclusão de informação
pertinente para uns e irrelevante para outros. Esta opção
funciona sobre a plataforma do Seagate Crystal Reports
permitindo a qualquer utilizador tirar partido dos seus dados e
modificar a forma de apresentação da informação e dos
Manual do Utilizador WinOpt
369 F3M - Information Systems, S.A.
documentos que expõe ao exterior.
Ao abrir a opção de designer de mapas, surge uma arvore
encadeada de todos os menus existentes na aplicação e
respectivas opções / mapas ou listagens associadas.
O utilizador, deverá optar pelo mapa que pretende alterar e
clicar no adicionar nova vista.
Surgirá então a janela de manipulação do mapa propriamente
dita:
WinOpt Manual do Utilizador
370 F3M - Information Systems, S.A.
Deverá ser dado um nome ao mapa e realizar as alterações
desejadas (neste pequeno exemplo temos a cor e tipos de
letra, a inclusão deum caixilho e de um fundo no mapa de
etiquetas).
Após gravar esta nova vista, o utilizador poderá sempre marca-
la como mapa por defeito (a partir deste momento é o mapa a
ser impresso sempre que se seleccione esta etiqueta); poderá
realizar mais alterações (não existe limite); poderá eliminar o
novo mapa ou pode consultar as propriedades (quem elaborou,
quando … )
Exemplo a 200% de uma etiqueta de aros na nova versão.
Manual do Utilizador WinOpt
371 F3M - Information Systems, S.A.
Outras utilizações são a introdução de logótipos e de imagens,
introdução de textos fixos e outro tipo de questões solicitadas
pelos utilizadores (ajustes em impressoras, etc etc)
9.3.6. Acesso ao Portal A parametrização do acesso ao portal permite ao utilizador
indicar quais os seus dados de entrada no portal de cliente
www.f3m.pt reduzindo o tempo de introdução dos mesmos e
permitindo que o download de novas versões seja feito
automaticamente.
10. Análises Mobile
A evolução das novas tecnologias e o constante corrupio diário
limitam muitas vezes a tomada de decisões em tempo real por parte
WinOpt Manual do Utilizador
372 F3M - Information Systems, S.A.
dos gestores das empresas. O módulo de Análises Mobile permite ao
gestor de cada grupo óptico consultar num “vulgar” PDA – (personal
digital assistant) as estatísticas de vendas / compras bem como as
mais importantes análises.
A passagem da informação é realizada em dois passos: o primeiro
consiste em preparar os dados para a passagem para o PDA, o
segundo é a passagem propriamente dita para o PDA para posterior
utilização.
10.1. Configuração / Instalação / Parametrização
Após realizar a instalação da aplicação Analises Mobile, é necessário proceder à sua parametrização no WINOPT, em
Tabelas Auxiliares / Técnicas / Analises Mobile:
Nesta janela selecciona-se o nº de dias que se pretende processar
e pode-se consultar qual a data do ultimo processamento de
informação. É também possível agendar processamentos. Do lado
direito surgem as bases de dados sobre as quais será realizada a
consulta de informação.
Caso o utilizador pretenda executar o processamento da
informação da base de dados de imediato pode clicar em executar.
O login é muito importante pois ao tentar importar da base de
dados “tratada” para o PDA, a informação só será importada se o
login do PDA corresponder.
Manual do Utilizador WinOpt
373 F3M - Information Systems, S.A.
Na opção de parametrização de menus, o utilizador poderá alterar
/ configurar a descrição dos conteúdos e das várias colunas de
dados. Por exemplo, o nome estatísticas pode ser alterado para
“somatórios”.
Esta opção permite ao utilizador limpar a base de dados reduzindo
o tamanho da informação armazenada. A limpeza (remoção de
dados) pode ser feita na globalidade ou limpar os dados até
determinada data.
WinOpt Manual do Utilizador
374 F3M - Information Systems, S.A.
Esta opção permite ao utilizador verificar o estado das várias
exportações de informação. A última coluna indica se a mesma foi
realiza com ou sem sucesso. O tipo pode ser automático ou
manual (fazer processamento).
10.2. WinOPT Mobile
As análises mobile são “alimentadas” pela base de dados do
programa. Após realizar as configurações existem duas formas
para que os dados sejam exportados para a base de dados que irá
fazer a ponte com o PDA. Essas duas formas são:
Na janela geral (tabelas auxiliares / técnicas / analises mobile) /
configuração clicar em:
Ou optar pela importação automática, configurando uma tarefa do
Microsoft Windows e que irá utilizar as parametrizações já
realizadas.
Para configurar uma tarefa basta seguir os passos:
Manual do Utilizador WinOpt
375 F3M - Information Systems, S.A.
No painel de controlo seleccionar Tarefas Agendadas.
Fazer agendar nova tarefa.
WinOpt Manual do Utilizador
376 F3M - Information Systems, S.A.
Seguir as indicações do assistente de tarefas agendadas.
Fazer procurar para associar a tarefa à aplicação análises mobile.
Manual do Utilizador WinOpt
377 F3M - Information Systems, S.A.
Seleccionar a aplicação e fazer abrir.
Agendar a tarefa para o intervalo pretendido (dia / semana / mês / …).
WinOpt Manual do Utilizador
378 F3M - Information Systems, S.A.
Indicar hora de execução da tarefa.
Indicação do administrador e respectiva password da máquina
para a aplicação poder ser executada.
Manual do Utilizador WinOpt
379 F3M - Information Systems, S.A.
Confirmação da tarefa agendada e propriedades.
10.3. PDA
Para que a informação esteja disponível do lado do PDA é
necessário proceder à sincronização dos dados. Depois de instalar
a aplicação Analises Mobile no PDA, o utilizador deverá seguir os
seguintes passos:
Configurações Iniciais
WinOpt Manual do Utilizador
380 F3M - Information Systems, S.A.
Clicar em Start / Programs e na janela de programas
seleccionar o programa Análises Mobile.
Clicar na imagem para iniciar as análises
Manual do Utilizador WinOpt
381 F3M - Information Systems, S.A.
Se já actualizou o PDA coloque a informação de login e
password e clique em entrar
Nota: para actualizar os parâmetros do PDA clicar em
Parâmetros.
dados do Login do utilizador: clicar na opção actualizar
opção actualizar Login.
informação das Empresas sobre as quais serão
disponibilizadas as Análises escolha a opção Actualizar
Empresas.
Para actualizar a informação dos Menus escolha a
opção Actualizar Versão.
10.3.1. Sincronização dos dados
Caso seja a primeira vez que esteja a consultar as análises
WinOpt Manual do Utilizador
382 F3M - Information Systems, S.A.
desta empresa ou tenha actualizado os dados recentemente
deverá sincronizar a o PDA. Para realizar esta operação deverá:
Seleccionar a empresa sobre a qual pretende consultar as
análises, pode seleccionar dentro das empresas disponíveis. Em
parâmetros poderá consultar a lista de empresas e poderá
consultar a última empresa sincronizada bem como o intervalo
de dados importado.
Para fazer uma nova sincronização seleccione a empresa, insira
o intervalo de datas e indique o tipo de análises que pretende
sincronizar (importar). Ou, poderá ser realizada a sincronização
dentro da mesma empresa clicar na opção carrega e seleccione
o intervalo de datas para efectuar a sincronização.
Os dados a ser sincronizados (importados) são seleccionados
pelo utilizador (poderá optar apenas por estatísticas ou análises
ou ambas). Após ter realizado a importação com sucesso
Manual do Utilizador WinOpt
383 F3M - Information Systems, S.A.
ficarão disponíveis os dados para realizar diferentes tipos de
consultas.
Algumas das consultas permitidas (existem consultas
aninhadas, ou seja, por exemplo, dentro das vendas diárias os
valores podem ser subdivididos em por marcas, por tipo de
lente ou outras combinações).
10.3.2. Análises
Análises de Vendas (diárias / semanais / mensais).
Vendas: fluxo de caixa.
WinOpt Manual do Utilizador
384 F3M - Information Systems, S.A.
Vendas: fluxo de caixa.
Vendas: Clientes Novos
Vendas: análise vendas por loja / por grupo de artigos.
Manual do Utilizador WinOpt
385 F3M - Information Systems, S.A.
10.3.3. Estatísticas
Estatísticas: Valores com ou sem IVA (compras e vendas por
loja/grupos artigos / marcas / fornecedores).
Vendas anuais da sede.
WinOpt Manual do Utilizador
386 F3M - Information Systems, S.A.
Vendas anuais por grupo
Vendas anuais por marca.
11. Ajuda
ou ou F1
A ajuda que agora está a ver pode ser acedida através de qualquer
uma destas três opções.
Uma vez que o sistema de ajuda é sensível ao contexto, quando
desejar obter informação sobre o funcionamento de determinada
janela carregue na tecla F1 e imediatamente ficará posicionado na
página da ajuda correspondente.
12. Janelas
Este menu mostra uma lista das janelas que estão abertas no
Manual do Utilizador WinOpt
387 F3M - Information Systems, S.A.
programa num determinado momento, permitindo aceder ou tornar
activa a janela que o utilizador seleccionar da lista.
Além disso, tem também opções de reorganização das janelas
visíveis:
Alinhamento Vertical: Organiza as janelas verticalmente.
Alinhamento Horizontal: Organiza as janelas horizontalmente.
WinOpt Manual do Utilizador
388 F3M - Information Systems, S.A.
Cascata: Organiza as janelas em cascata
Nesta opção é também permitido ao utilizador optar sobre o tipo de
apresentação dos atalhos, se em botões.
Manual do Utilizador WinOpt
389 F3M - Information Systems, S.A.
ou em barra de ferramentas
(caso o utilizador opte por botões a opção navegador fica
indisponível).
WinOpt Manual do Utilizador
390 F3M - Information Systems, S.A.
Parte III - Conceitos e o seu enquadramento no programa
Para realizar uma gestão mais eficiente do tempo e dos recursos da
óptica foi decidido organizar alfabeticamente todos os conceitos
apresentados neste manual associando-lhes a sua localização
contextual no programa. Caso o conceito não seja um menu ou um
termo independente, ou seja esteja embebido num outro contexto,
será fornecida a localização onde o termo é referido.
Como exemplo: Consultar como imprimir etiquetas para um aro:
Conceito: Etiqueta artigo (emitir).
Localização: Parte II do Manual;
Menu Artigos;
Imprimir Etiquetas.
Conceito
Enquadramento no Manual
Menu /
Contexto Opção Menu / Contexto
A
Acerca II Acerca
Adiantamento II Compras Relacionados / Adiantamento
Adicionar Cliente à Lista II Utilitários Correspondência / Relacionados / Adic. Cliente Lista
Agenda Clínica II Utilitários Agenda Clínica
Agendar Cópia segurança
II Utilitários Base de Dados
Ajuda II Ajuda
Alinhamento Horizontal II Janelas
Alinhamento Vertical II Janelas
Manual do Utilizador WinOpt
391 F3M - Information Systems, S.A.
Aniversário (Corr. cliente)
II Utilitários Correspondência / p. cliente / Aniversário
Apagar Pendentes II Compras Apagar Pendentes
Artigo II Artigos Artigo
Artigo Adquirido (Corr. cliente)
II Utilitários Correspondência / p. cliente / Por Artigo
Artigos – configurar parâmetros
II Tabelas Auxiliares
Configuração / Parâmetros
Aros II Artigos Aros
Arrolamento II Utilitários Consignações / Arrolamentos
Assépticos II Atendimento Relacionados / Assépticos
Assinalar Envio II Utilitários Correspondência / Relacionados / Assinalar Envio
Assistência II Atendimento Fichas de Assistência
Atalho I Func. Geral Janela Principal / Atalho
Atendimento II Atendimento
Actualizar o programa II Utilitários Base de Dados / Corrigir o Programa
B
Bancos II Utilitários Gestão Bancária / Tabelas / Bancos
Barra de Deslocamento I Func. Geral Manutenção de Dados / Barra de Deslocamento
Base de Dados II Utilitários Base de Dados
Botão Actualizar I Func. Geral Manutenção de Dados /
Botão Actualizar
Botão Conta Corrente I Func. Geral Manutenção de Dados / Relacionados / Botão CC
WinOpt Manual do Utilizador
392 F3M - Information Systems, S.A.
Botão Filtrar e Ordenar I Func. Geral Manutenção de Dados / Botão Filtrar e Ordenar
Botão Impressão I Func. Geral Manutenção de Dados / Botão Impressão
Botão Localizar I Func. Geral Manutenção de Dados / Botão Localizar
Botão Modo Visualização da Janela
I Func. Geral Manutenção de Dados / Botão Modo Vis. Janela
Botão Sair I Func. Geral Manutenção de Dados / Botão Sair
Botões da Janela (configurar)
II Janelas Ver Botões ou Ver Barra de Tarefas
Botões de Acesso Rápido I Func. Geral Janela Principal / Atalho
Botões de Edição I Func. Geral Manutenção de Dados / Botões de Edição
C
Caixa II Utilitários Gestão de Caixa
Campanhas II Tabelas
Auxiliares Administrativas
Cartão de Cliente II Utilitários Imprimir Cartões de Cliente
Cartão de Garantia II Atendimento Relacionados / Cartão de Garantia
Cartões Cliente – parametrizar
II Tabelas Auxiliares
Configuração / Parâmetros
Cascata (em) II Janelas
Categorias II Tabelas
Auxiliares Administrativas
Caução II Atendimento Relacionados / Caução
Cheque II Tabelas Auxiliares
Administrativas / Formas de Pagamento
Manual do Utilizador WinOpt
393 F3M - Information Systems, S.A.
Cheques a Fornecedor II Utilitários Gestão Bancária / Cheques a Fornecedores
Cheques de Clientes II Utilitários Gestão Bancária / Cheques de Clientes
Cliente II Atendimento Cliente
Código de Barras (Activar/Desactivar)
I Func. Geral Janela Principal / Rodapé
Código de Barras
(Exemplo)
II Artigos Relacionados / Códigos de
Barras
Código de Barras (Config. Etiqueta)
II Tabelas Auxiliares
Configuração / Parâmetros / Etiquetas de Artigos
Códigos Postais II Tabelas Auxiliares
Administrativas / Códigos Postais
Coluna I Func. Geral Janela Principal / Coluna
Compactar Base de Dados
II Utilitários Base de Dados / Compactar e Reparar Base de Dados
Comparação Stock II Artigos Comparação de Stocks
Compactar Log II Utilitários Base de Dados
Compras II Compras
Compras – configurar parâmetros
II Tabelas Auxiliares
Configuração / Parâmetros
Compras por Data II Mapas Compras / Compras por Data / por data
Compras por Documento II Mapas Compras / Compras por Data / por documento
Condições de Pagamento
II Tabelas Auxiliares
Administrativas / Condições de Pagamento
Configuração das Lojas II MultiLoja Consolidação Sede / Configuração das Lojas
Configurar Impressora I Func. Geral Manutenção Dados/ Relacionados / Conf.Impressora
WinOpt Manual do Utilizador
394 F3M - Information Systems, S.A.
Consignação (a cliente) II Utilitários Consignações / a Clientes
Consignação (de fornecedor)
II Utilitários Consignações / de Fornecedores
Consignações (mapas) II Utilitários Consignações / Mapas
Consistência de Saldos II Utilitários Gestão Bancária /
Consistência de Saldos
Consolidação II Multi-Loja Consolidação
Consolidação (Filial) II Multi-Loja Consolidação Filial
Consolidação (Sede) II Multi-Loja Consolidação Sede
Consulta de Letras II Utilitários Gestão de Letras / Criação de Letras
Conta Bancária II Utilitários Gestão Bancária / Tabelas / Conta Bancárias
Conta Corrente (botão CC)
I Func. Geral Manutenção Dados / Relacionados / Conta Corrente
Conta Corrente Artigo II Mapas Artigos / Conta Corrente
Conta Corrente Cliente II Mapas Clientes/ Conta Corrente
Conta Corrente Fornecedor
II Mapas Fornecedores / Conta Corrente
Conta Corrente Letra II Utilitários Gestão de Letras / Mapas / Conta Corrente
Contactologia II Atendimento Contactologia
Contra Valores II Tabelas Auxiliares
Configuração / Parâmetros
Controlos II Atendimento Contactologia / Controlos
Cópia de Segurança (criar)
II Utilitários Base de Dados / Criar Cópia de Segurança
Manual do Utilizador WinOpt
395 F3M - Information Systems, S.A.
Cópia de Segurança (repor)
II Utilitários Base de Dados / Repor Cópia de Segurança
Correspondência II Utilitários Correspondência
Correspondência para clientes
II Utilitários Correspondência / Para Clientes
Correspondência para entidades
II Utilitários Correspondência / Para Entidades
Correspondência para
fornecedores
II Utilitários Correspondência / Para
Fornecedores
Corrigir o programa II Utilitários Base de Dados / Corrigir o Programa
Criação de Letras II Utilitários Gestão de Letras / Criação de Letras
Criar Cópia de Segurança
II Utilitários Base de Dados / Criar Cópia de Segurança
D
Despistagens II Atendimentos Optometria / Despistagens
Devoluções II Compras Devoluções
Descrição Artigos II Tabelas Auxiliares
Configuração / Parâmetros
Destruir Processos II Utilitários Base de Dados
Diversos II Artigos Diversos
Documentos em Atraso (cliente)
II Mapas Clientes / Documentos em Atraso
Documentos Liquidados (cliente)
II Mapas Clientes / Documentos Liquidados
E
Editor Texto II Utilitários Correspondência / Relecionados / Editor Texto
Encomendas II Compras Encomendas
WinOpt Manual do Utilizador
396 F3M - Information Systems, S.A.
Encomendas Automáticas
II Compras Encomendas Automáticas
Encomendas Pendentes II Mapas Compras / Encomendas Pendentes
Enviar Cópia Segurança II Utilitários Base de Dados / Enviar Cópia Segurança
Envio de Informação p/filial
II MultiLoja Consolidação Sede / Envio Inform. Filial
Envio de Informação p/sede
II MultiLoja Consolidação Filial / Envio Inform. Sede
Entidade (Bancária) II Utilitários Gestão Bancária / Tabelas / Entidades
Entidade (Comparticipadora)
II Tabelas Auxiliares
Administrativas / Entidades
Entrada I Func. Geral Janela Principal / Entrada
Entradas por Encomenda II Mapas Compras / Entrada por Encomenda
Entrega Prescrições de Contactologia
II Atendimento Pendentes de Entrega
Entrega Prescrições de Optometria
II Atendimento Pendentes de Entrega
Especialidades
(médicas)
II Tabelas
Auxiliares
Administrativas /
Especialidades
Especificação Lentes de Contacto
II Tabelas Auxiliares
Técnicas / Especificação Lentes de Contacto
Especificação Lentes Oftálmicas
II Tabelas Auxiliares
Técnicas / Especificação Lentes Oftálmicas
Estado de Recepção II Atendimento Estados
Estados II Atendimento Estados
Estatísticas Compras (Ano / Mês)
II Mapas Compras / Estatísticas Compras (Ano/ Mês)
Manual do Utilizador WinOpt
397 F3M - Information Systems, S.A.
Estatísticas Fornecedor II Mapas Estatísticas / Fornecedor
Estatísticas Grupos de Artigos
II Mapas Estatísticas / Grupos de Artigos
Estatísticas Loja II Mapas Estatísticas / Loja
Estatísticas Marca II Mapas Estatísticas / Marca
Estatísticas Médicos (geral)
II Utilitários Agenda Clínica / Estatísticas Gerais
Estatísticas Médicos (p/ médico)
II Utilitários Agenda Clínica / Estatísticas Médico
Etiqueta de Artigo (emitir)
II Artigos Imprimir Etiquetas
Etiqueta de Artigo (parametrizar)
II Tabelas Auxiliares
Configuração / Parâmetros / Etiquetas de Artigos
Etiqueta p/ Correspondência (emitir)
II Utilitários Correspondência / Etiquetas para Envelopes
Extracto de Conta II Utilitários Gestão Bancária / Mapas /
Extractos de Conta
F
Facturas (cliente) – consultar
II Atendimento Consulta de Documentos / Facturas
Facturas (cliente) - criar II Atendimento Factura
Facturas (fornecedor) II Compras Facturas
Facturas Pró-Forma II Atendimento Consulta de Documentos
Faixa Etária (Corr. Cliente)
II Utilitários Correspondência / p. cliente / Faixa Etária - Sexo
Fecho Compulsivo II Compras Relacionados / Fecho
Compulsivo
Ficha de Assistência II Atendimento Ficha de Assistência
Ficha de Reclamação II Atendimento Ficha de Reclamação
WinOpt Manual do Utilizador
398 F3M - Information Systems, S.A.
Ficha de Reparação II Atendimento Ficha de Reparação
Formas de Pagamento II Tabelas
Auxiliares
Administrativas / Formas de
Pagamento
Formulário (Modo) I Func. Geral Manutenção de Dados / Formulário
Fornecedores II Compras Tabela de Fornecedores
Funcionários II Tabelas
Auxiliares Configuração / Funcionários
G
Gamas Fabrico (Lentes Contacto)
II Tabelas Auxiliares
Técnicas / Especificação Lentes de Contacto
Gamas Fabrico (L. Oftálmicas)
II Tabelas Auxiliares
Técnicas / Especificação Lentes Oftálmicas
Garantia (Cartão) II Atendimento Relacionados / Cartão de
Garantis
Garantia (Condições) II Utilitários Garantia
Geral – Configurar parâmetros
II Tabelas Auxiliares
Configuração / Parâmetros
Gestão Bancária II Utilitários Gestão Bancária
Gestão de Caixa II Utilitários Gestão de Caixa
Gestão de Comparticipações
II Utilitários Gestão de Comparticipações
Gestão de Letras II Utilitários Gestão de Letras
Gestão de Oficina II Oficina
Grelha (Modo) I Func. Geral Manutenção de Dados /
Grelha
Grupos de Artigos II Tabelas
Auxiliares Técnicas / Grupos de Artigos
Guias de Crédito II Compras Guias de Crédito
Manual do Utilizador WinOpt
399 F3M - Information Systems, S.A.
Guias de Remessa II Compras Guias de Remessa
Guias de Transferência
II Multi - Loja Transferências / Transferência Para Outras Lojas ()
Guias de Transporte II Utilitários Consignações / Relacionados
/ Guia de Transporte
H
Histórico de Envios II Utilitários Correspondência / Histórico
de Envios
Histórico de Letra II Utilitários Gestão de Letras / Mapas /
Histórico de Letra
I
Idade de Saldos (fornecedor)
II Mapas Fornecedores / Idade de Saldos
Impressora (configurar) I Func. Geral Manutenção Dados /
Relacionados / Conf. Impressora
Impressora (pré definir) II Tabelas
Auxiliares Configuração / Parâmetros / Impressoras
Imprimir (botão) I Func. Geral Manutenção Dados / Botão
Impressão
Imprimir (Selecção) II Utilitários Correspondência /
Relacionados / Imprimir / Selecção
Imprimir (Todos) II Utilitários Correspondência /
Relacionados / Imprimir / Todos
Informação Óptica – conf.parâmetros
II Tabelas Auxiliares
Configuração / Parâmetros
Inventário II Mapas Artigos / Inventário
J
Janela I Func. Geral Manutenção de Dados /
Janela
WinOpt Manual do Utilizador
400 F3M - Information Systems, S.A.
Janela Principal I Func. Geral Janela Principal
Janelas II Janelas
L
Letra II Tabelas Auxiliares
Administrativas / Formas de Pagamento
Letras II Utilitários Gestão de Letras
Letras a Vencer II Utilitários Gestão de Letras / Mapas /
Letras a Vencer
Lentes de Contacto II Artigos Lentes de Contacto
Lentes Oftálmicas II Artigos Lentes Oftálmicas
Linha I Func. Geral Manutenção Dados / Linha
Linha (Seleccionada) I Func. Geral Manutenção Dados / Linha
(Seleccionada)
Lista (Modo) I Func. Geral Manutenção Dados / Lista
Localizar (botão) I Func. Geral Manutenção Dados / Botão
Localizar
Logotipo da Óptica – configurar
II Tabelas Auxiliares
Configuração / Parâmetros
Lojas II Multi-Loja Lojas
M
Mapa de analise Campanhas
II Utilitários Mapas / Vendas
Mapa de analise Categorias
II Utilitários Mapas / Clientes
Mapa de Caixa II Utilitários Gestão de Caixa / Mapa de
Caixa
Mapa de IVA Compras II Mapas Compras / Mapa de Iva
Mapa de IVA Vendas II Mapas Vendas / Mapa de Iva
Manual do Utilizador WinOpt
401 F3M - Information Systems, S.A.
Mapas de Funcionários II Mapas Vendas
Marca II Tabelas
Auxiliares
Técnicas / Marcas de Artigos
Marcação de Consultas II Utilitários Agenda Clínica / Marcação
de Consultas
Margem de Comercialização
II Tabelas Auxiliares
Configuração / Parâmetros / Artigos
Margens (mapa de) II Mapas Artigos / Margens
Margens Artigos (vendas)
II Mapas Vendas / Margens / Artigos
Margens Fornecedores (vendas)
II Mapas Vendas / Margens / Fornecedores
Margens Grupos Artigos (vendas)
II Mapas Vendas / Margens / Grupos Artigos
Margens Marcas (vendas)
II Mapas Vendas / Margens / Marcas
Materiais de Aros II Tabelas
Auxiliares Técnicas / Materiais de Aros
Matriz de Preços (L. Oftálmicas)
II Tabelas Auxiliares
Técnicas / Especificação Lentes Oftálmicas
Médico II Tabelas
Auxiliares Administrativas / Médicos Técnicos
Meios de Pedido II Tabelas
Auxiliares Administrativas
Menus I Func. Geral Janela Principal / Menus
Moedas II Tabelas Auxiliares
Administrativas / Moedas
Modelos (Lentes Contacto)
II Tabelas Auxiliares
Técnicas / Especificação Lentes de Contacto
Modelos (Lentes Oftálmicas)
II Tabelas Auxiliares
Técnicas / Especificação Lentes Oftálmicas
WinOpt Manual do Utilizador
402 F3M - Information Systems, S.A.
Modo Formulário / Grelha
I Func. Geral Manutenção Dados / Formulário e Grelha
Modo Lista I Func. Geral Manutenção Dados / Lista
MonoLoja (definição) I Func. Geral Janela Principal
Montagens (consulta) II Oficina Consulta de Montagens
Montagens (realizar) II Oficina Pendentes de Execução
(montagem)
Movimento Bancário II Utilitários Gestão Bancária /
Movimentos Bancários
Movimento Directo (stock)
II Artigos Movimentos Directos
Movimento Directo (caixa)
II Utilitários Gestão de Caixa / Movimentos Directos
Movimento Directo Cliente
II Atendimento
Movimentos (mapas) II Utilitários Gestão Bancária / Mapas /
Movimentos
Multi-Loja (definição) I Func. Geral Janela Principal
Multi-Loja (utilização) II Multi-Loja
N
N/ Aviso Lançamento II Compras Nosso Aviso Lançamento
N.º de Vias de Documentos
II Tabelas Auxiliares
Configuração / Parâmetros
Nota de Liquidação II Compras Relacionados / Nota de
Liquidação
Nota de Reclamação II Atendimento Relacionados / Nota de
Reclamação
Notas de Crédito II Compras Notas de Crédito
Notas de Crédito - cliente
II Atendimento
Manual do Utilizador WinOpt
403 F3M - Information Systems, S.A.
Numerário II Tabelas Auxiliares
Administrativas / Formas de Pagamento
O
Óculos de Sol II Artigos Óculos de Sol
Oferta II Artigos Relacionados / Oferta
Oficina II Oficina
Optometria II Atendimento Optometria
Orçamentos II Atendimento Consulta de Documentos
Outros Pré Datados II Utilitários Gestão Bancária / Outros Pré
Datados
P
Países II Tabelas Auxiliares
Administrativas / Países
Pagamento (a fornecedor)
II Compras Pagamentos
Pagamento de cliente (consultar)
II Atendimento Consultar Pagamentos
Pagamento de cliente (fazer)
II Atendimento Fazer Pagamento
Pagamentos a Efectuar (fornecedor)
II Mapas Fornecedores / Pagamentos a Efectuar
Parâmetros II Tabelas
Auxiliares Configuração / Parâmetros
Pedidos a Outras Lojas II Multi-Loja Pedidos de Artigos / Pedidos
a Outras Lojas
Pedidos Automáticos II Multi-Loja Pedidos de Artigos /
Automáticos
Pedidos de Artigos II Multi-Loja Pedidos de Artigos
Pedidos de Outras Lojas II Multi-Loja Pedidos de Artigos / Pedidos
de Outras Lojas
WinOpt Manual do Utilizador
404 F3M - Information Systems, S.A.
Pendentes de Controlo II Oficina Pendentes de Controlo
Pendentes de Encomenda
II Oficina Pendentes de Encomenda
Pendentes de Entrega II Atendimento Pendentes de Entrega
Pendentes de Execução II Oficina Pendentes de Execução
Pendentes de Recepção II Oficina Pendentes de Recepção
Perda II Artigos Relacionados / Perda
Perdas e Ofertas a Clientes (mapa)
II Mapas Artigos / Perdas e Ofertas a Clientes
Por Artigo (Corr. cliente) II Utilitários Correspondência / p. cliente / Por Artigo
Posto de Venda II Tabelas
Auxiliares Configuração / Posto de Venda
Prescrição de Contactologia
II Atendimento Contactologia / Prescrição
Prescrição de Optometria
II Atendimento Optometria / Prescrição
Profissão (Corr. cliente) II Utilitários Correspondência / p. cliente / profissão
Q
Quantidades II Artigos Relacionados / Quantidades
Quantidades Diversas II Mapas Artigos / Quantidades
diversos
Quantidades em Stock II Mapas Artigos / Quantidade em
stock
R
Rankings Artigos (compras)
II Mapas Compras / Rankings / Artigos
Manual do Utilizador WinOpt
405 F3M - Information Systems, S.A.
Rankings Artigos (vendas)
II Mapas Vendas / Rankings / Artigos
Rankings Fornecedores (compras)
II Mapas Compras / Rankings / Fornecedores
Rankings Fornecedores (vendas)
II Mapas Vendas / Rankings / Fornecedores
Rankings Grupos Artigos (compras)
II Mapas Compras / Rankings / Grupos Artigos
Rankings Grupos Artigos (vendas)
II Mapas Vendas / Rankings / Grupos Artigos
Rankings Marcas (compras)
II Mapas Compras / Rankings / Marcas
Rankings Marcas (vendas)
II Mapas Vendas / Rankings / Marcas
Recalcular Estatísticas II Mapas Estatísticas / Recalcular
Recepção de Informação p/filial
II MultiLoja Consolidação Sede / Recepção Inform. Filial
Recepção de Informação
p/sede
II MultiLoja Consolidação Filial /
Recepção Inform. Sede
Recibo (cliente) II Atendimento Relacionados / Recibo
Recibo (consultar) II Atendimento Consultar Documentos
Recibo Entidade II Utilitários Gestão de Comparticipações
/ Recibo Entidade
Reclamação II Atendimento Ficha de Reclamação
Reconciliação Bancária II Utilitários Gestão Bancária /
Reconciliação Bancária
Registar Envio II Utilitários Correspondência / Relacionados / Assinalar Envio
Reparação (Consulta) II Oficina Consulta de Reparações
Reparação (Execução) II Oficina Pendentes de Execução
(executar)
WinOpt Manual do Utilizador
406 F3M - Information Systems, S.A.
Reparação (Registo) II Atendimento Fichas de Reparação
Reparar Base de Dados II Utilitários Base de Dados / Compactar e Reparar Base de Dados
Repor Cópia de Segurança
II Utilitários Base de Dados / Repor Cópia de Segurança
Resumo por Rubrica II Utilitários Gestão Bancária / Mapas /
Resumo por Rubrica
Retirar Cliente Lista II Utilitários Correspondência /Relacionados /Retirar Cliente Lista
Rodapé I Func. Geral Janela Principal / Rodapé
Rubrica II Utilitários Gestão Bancária / Tabelas /
Rubricas
S
Sair II Sair
Saldo de Letras II Utilitários Gestão de Letras / Mapas /
Saldo de Letras
Saldos Diários de Conta II Utilitários Gestão Bancária / Mapas /
Saldos Diários de Conta
Saldos Médios de Conta II Utilitários Gestão Bancária / Mapas /
Saldos Médios de Conta
Selecção de Registos I Func. Geral Manut. Dados / Relacionados
/ Selecção Registos
Série de Numeração II Tabelas
Auxiliares Configuração / Séries de Numeração
Serviços de Reparação II Tabelas
Auxiliares Técnicas / Serviços de Reparação
Sexo (Corr. cliente) II Utilitários Correspondência / p. cliente / Faixa etária - Sexo
T
Manual do Utilizador WinOpt
407 F3M - Information Systems, S.A.
Tabela de Fornecedores II Compras Tabela de Fornecedores
Tabela PVP II Mapas Artigos / Tabelas PVP
Tabelas Administrativas II Tabelas
Auxiliares Administrativas
Tabelas Auxiliares II Tabelas
Auxiliares
Tabelas Configuração II Tabelas
Auxiliares Configuração
Tabelas Técnicas II Tabelas
Auxiliares Técnicas
Talão (consultar) II Atendimento Consular Documentos /
Talão
Talão (criar) II Atendimento Relacionados / Talão
Talão de Crédito - cliente
II Atendimento
Taxas de IVA II Tabelas Auxiliares
Administrativas / Taxas de IVA
Técnico II Tabelas
Auxiliares Administrativas / Médicos Técnicos
Testes de Contactologia II Atendimento Contactologia / Testes
Testes de Optometria II Atendimento Optometria / Testes
Tipos de Aros II Tabelas
Auxiliares Técnicas / Tipos de Aros
Tipos de Cartas II Utilitários Correspondência / Tipos de
Cartas
Transferências II Multi-Loja Transferências
Transferências de Outras Lojas
II Multi-Loja Transferências / Transferências de Outras Lojas
Transferências para Outras Lojas
II Multi-Loja Transferências / Transferências para Outras Lojas
WinOpt Manual do Utilizador
408 F3M - Information Systems, S.A.
U
Última Visita (Corr. cliente)
II Utilitários Correspondência / p. cliente / Última Visita
Utilizadores II Tabelas
Auxiliares Configuração / Utilizadores
V
V/ Aviso Lançamento II Compras Vosso Aviso Lançamento
Valores em divida (Corr. cliente)
II Utilitários Correspondência / p. cliente / Valores em Divida
Venda a Dinheiro (consultar)
II Atendimento Consultar Documentos / Venda a Dinheiro
Venda a Dinheiro (criar) II Atendimento Relacionados / Venda a
Dinheiro
Venda Personalizada II Atendimento Venda Personalizada
Venda Rápida II Atendimento Venda Rápida
Vendas – configurar parâmetros
II Tabelas Auxiliares
Configuração / Parâmetros
Ver Barra Botões II Janelas
Ver Botões II Janelas
Ver / Editar II Utilitários Correspondência /
Relacionados / Ver - Editar
Vias (nº de para documentos)
II Tabelas Auxiliares
Configuração / Parâmetros
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