1 gerenciamento de projetos professora: valéria vargens email: [email protected]

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GERENCIAMENTO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOSPROJETOS

Professora: Valéria Vargens

Email: [email protected]

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O que estes eventos têm em comum?

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Como estudar Gerenciamento de projetos?

PMI – Project Management Institute

IPMA – International Project Manegement Association representada no Brasil pela ABGP

A metodologia e o PMBOK (Project Management Body of Knowledge

A certificação PMP

Visitem www.pmi.org e www.pmimg.org.br

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• Project Management Institute (PMI)• Associação Profissional sem fins lucrativos;

• Cerca de 220.000 membros em mais de 140 países;

• Fundada em 9 de outubro de 1969:

• Matriz da Organização em Newtown Square, Pennsylvania USA;

• Centro Regional de Serviços na Europa e Ásia;

• Membros em cerca de 140 países;

• Cerca de 300 organizações participando do sistema de filiação PMI Group Billing Plan;

• Qualquer pessoa pode se filiar, independentemente da área de especialização ou atividade, sem necessidade de comprovações ou exames.

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PMI – Crescimento de membros no mundo nos últimos 10 anos.

10,000

20,000

30,000

40,000

50,000

60,000

70,000

80,000

90,000

100,000

110,000

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PMBOK – Project Management Body of Knowledge

PMBOK & PMO

PMO – Project Management Office

O PMBOK apresenta um conjunto de práticas tradicionais já comprovadas em Gerenciamento de Projetos, amplamente utilizadas, assim como outras práticas avançadas e inovativas que tem tido um uso mais limitado.

Provê, continuamente, funções de suporte aos gerentes de projetos.

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Aumenta seu valor e reconhecimento dentro da organização;

A Certificação PMPBenefícios para o Profissional

Acelera seu crescimento profissional;

Aumenta suas oportunidades;

Fornece reconhecimento internacional de que você detêm tanto conhecimento quanto experiência no Gerenciamento de Projetos

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1 – Projetos

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Isso é um Projeto?

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Um Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Guia PMBOK®

Características do projeto

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Começo e fim definidos;

O que é um projeto?

Temporário

O fim é alcançado quando:

Não é necessariamente curto.

Os objetivos são atingidos (SUCESSO);

Fica claro que os objetivos não podem ou não serão atingidos (INSUCESSO);

A necessidade que originou o projeto não existe mais (INSUCESSO);

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EXCLUSIVO

Algo que nunca havia sido feito (consideradas todas as suas características)

O produto, serviço ou resultado pode ser único mesmo que pertença a uma categoria maior:

A presença de elementos repetitivos não muda o caráter único;

Por exemplo: Prédio de escritórios.

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É um empreendimento não repetitivo (temporário) com uma seqüência bem definida de eventos com início e fim, conduzido por pessoas, para se obter um novo produto, serviço ou resultados (único) que se caracteriza por: (Ricardo Vargas)

Possuir objetivo e requisitos claramente definidos (Escopo);

Obedecer ao orçamento aprovado (Custo); e

Ser concluídas em prazo especificado (Tempo);

Natureza finita, transitória e estratégica;

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Continuação – O que é um projeto?

Elaboração progressiva;

Atividades integrativas (troca de variáveis);

Individualidade, não-repetitivo;

Seqüência clara e lógica de eventos(objetivos claros) ;

Caracteriza um ciclo de vida do projeto e um ciclo de vida do gerenciamento do projeto;

Objetivo claro e definido (escopo);

Conduzido por pessoas;

Utiliza recursos finitos.

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Continuação – O que é um projeto?

Segundo Paul Dinsmore, projeto é "um empreendimento único, com início e fim determinados, que utiliza recursos e é conduzido por pessoas, visando atingir objetivos pré-definidos". Para que os projetos tenham sucesso é necessário um conjunto de conhecimentos, de processos, de técnicas e de ferramentas que, de maneira coordenada, nos ajudem a executar projetos com sucesso. Isto é gestão de projetos.

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Temporariedade

Individualidade

NãoRepetitivo

SequênciaClara e

Lógica deEventos

ParâmetrosDefinidosPróximos

À Realidade

ObjetivosClaros e

BemDefinidos

Projeto

Conduzindo por pessoas

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Demanda de mercado

Um banco inicia um projeto para oferecer aos clientes a possibilidade de aplicar os empréstimos por hipoteca através da Internet, devido a queda nas taxas de juros e ao aumento na demanda por refinanciamentos e empréstimos para financiamentos de casas novas.

Os projetos tipicamente resultam de...

Necessidade Empresarial

Aumento no volume de chamadas estava sobrecarregando o sistema de telefonia existente em um Help Desk. Sem um novo sistema, os tempos de resposta do atendimento ao cliente seriam afetados, em algum momento, também impactaria os resultados globais.

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Solicitação do Cliente

Treinar os profissionais da empresa em Gerenciamento de Projetos baseado na Metodologia PMI, mas com foco nas necessidades do departamento treinado.


Avanço Tecnológico

Um exemplo seriam os Projetos para melhoria dos meios de comunicação, onde o avanço para as comunicações por satélite permitem que esses pequenos dispositivos se conectem à Web ou recebam mensagens de e-mail procedentes de qualquer lugar do mundo.

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Exigência Legal

Exigência de que nos rótulos dos alimentos afixados em toda embalagem devam constar os ingredientes e as qualidades diárias permitidas de determinadas vitaminas.


Necessidade Social

No caso de um país em desenvolvimento esteja infectado por uma doença bastante contagiosa, são necessários suprimentos e instalações médicas para a evacuação e cura dos infectados.

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Onde aplicar?

• Engenharia• Medicina• Educação• Turismo• Telecomunicações• Automação• Informática• Etc......

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Alguns exemplos de projetos...

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Projetos terminam de 3 maneiras:

1. Atingiu ou excedeu seus objetivos;

2. Concluiu-se durante o Projeto que será impossível atingir os objetivos dentro dos parâmetros definidos;

3. A necessidade do Projeto deixou de existir.

Projetos de sucesso

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•O projeto ficou abaixo do orçamento?

•O projeto terminou mais rápido?

•O projeto consumiu menos materiais e pessoas?

•O cliente foi surpreendido pela qualidade do resultado

do projeto e produtos adicionais?

Mas como se define o sucesso de um projeto?

Isto NÃO é um projeto bem sucedido.Isto NÃO é um projeto bem sucedido.

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De modo geral, pode-se dizer que um projeto pode ser considerado de sucesso se alcança as expectativas do cliente, conforme o planejado, nem mais nem menos. Dito de outro modo, significa que houve:

•entrega do produto conforme o escopo acordado no planejamento;•entrega no prazo estipulado;•realização dentro do custo planejado;•entrega do produto com os critérios de qualidade atendidos;•satisfação da equipe pelo trabalho realizado.

Mas como se define o sucesso de um projeto?

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O sucesso de um projeto está diretamente relacionado com a qualidade do planejamento realizado anteriormente e a verificação da sua adequação a aquilo que foi especificado pelo cliente.

O sucesso de um projeto está diretamente relacionado com a qualidade do planejamento realizado anteriormente e a verificação da sua adequação a aquilo que foi especificado pelo cliente.

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Em geral, optamos por começar algo já executando, sem antes pensar como fazê-lo de maneira mais eficiente, com mais qualidade, e menos desgaste físico e emocional.

O planejamento

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E ainda ... •O quanto as pessoas poderiam se sentir mais satisfeitas ao realizarem o trabalho?

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Atendimento dos requisitos técnicos e funcionais

Fatores críticos de sucesso

Cumprimento do orçamento

Cumprimento do cronograma

Satisfação dos interessados

Benefícios para o patrocinador

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Não estabeleça prazos audaciosos demais:


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Sempre ouça o mercado!

Conheça o ambiente e ouça o mercado


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Em qualquer caso, está submetido ao que chamamos de restrição tripla.

A qualidade do projeto, deve ser um compromisso entre o cronograma, o escopo previamente definido e o custo final do projeto.

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•Estimativas (tempo, custo, recursos) pobres baseadas em fatos inadequados;•Falta de treinamento e capacitação, bem como falta de liderança;

•Falta de padrões ou de uma metodologia.

Conhecimento técnico insuficiente da equipe:

•os produtos selecionados não funcionam ou nunca foram testados; •os produtos corretos não estão dentro do orçamento;

Porquê os Projetos falham?

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Metas/Objetivos/ mal definidos e compreendidos


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Falta de um patrocinador de pulso firme: liderança frouxa e recursos insuficientes


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Falta de planejamento e acompanhamento dos resultados incrementais do projeto:


•urgência em liberar o produto não permite testes adequados; •o projeto nunca termina devido aos constantes acréscimos; •mudanças no cenário do projeto;

Excesso de confiança no feeling dos envolvidos

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Falta de envolvimento da equipe:


Bife à cavalo: envolvimento, comprometimento, parte interessada.

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Falta de análise de riscos


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;

Porquê os Projetos falham?Soluções técnicas nem sempre podem ser implantadas

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•Falta de controle (principalmente de mudanças);

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Expectativas dos stakeholders pouco conhecidas ou mesmo conflitantes


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Temporário

Projetos Atividades

Original

Multifuncional

Permanente

Repetitivo

Funcional

Características distintivas: Atividades são contínuas e repetitivas; Projetos são temporários e únicos; Projetos envolvem um grau de incerteza.

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Porque Gerenciar?

• Estudos foram realizados comprovando que empresas que investiram em esforços na fase de pré-desenvolvimento (planejamento do projeto) conseguiram no mínimo duplicar as chances de sucesso no lançamento do produto.

• Empresas que não utilizavam técnicas de gerenciamento de projetos tinham em média 71% de atrasos nos seus cronogramas.

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Porque Gerenciar?

• Mercado muito Competitivo

• Necessidade de Atualização Tecnológica

• Margens de Lucro cada vez menores

• Padrões mais exigentes de qualidade

• Enfim, uma questão de sobrevivência

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Como o PMBOK está estruturado?

• O PMBOK organiza-se e divide as atividades de Gerenciamento de projetos em 10 áreas de conhecimento distintas

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Áreas de conhecimento

Integração

Cu

sto

Prazo

Escopo

RH

Risco

Comunicação

Aquisição

Qualidade

1. Gerenciamento de Integração1. Gerenciamento de Integração

2. Gerenciamento de Escopo2. Gerenciamento de Escopo

3. Gerenciamento de Tempo3. Gerenciamento de Tempo

4. Gerenciamento de Custo4. Gerenciamento de Custo

5. Gerenciamento de Qualidade5. Gerenciamento de Qualidade

6. Gerenciamento de Recursos Humanos6. Gerenciamento de Recursos Humanos

7. Gerenciamento de Comunicações7. Gerenciamento de Comunicações

8. Gerenciamento de Riscos8. Gerenciamento de Riscos

9. Gerenciamento de Aquisições9. Gerenciamento de Aquisições

10. Gerenciamento de Partes Interessadas10. Gerenciamento de Partes Interessadas

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Como o PMBOK está estruturado?

• Cada uma destas áreas de conhecimento possui diferentes processos, que também estão divididos em fases.

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GRUPOS DE PROCESSO

Iniciação2 processos

Monitoramentoe

Controle11 processos

Encerramento2 processos

Planejamento24 processos

Execução8 processos

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As dimensões da GP

Implementação

Teste

Desenvolvimento

Projeto Técnico

Requisitos

Definição e Justificação

Encerrar

Controlar

Executar

Planejar

Iniciar

AquisiçãoR HRiscoComunicaçãoCusto

CronogramaEscopo

QualidadeIntegração

Processos de GPProcessos de GP

Responsabilidades de Gestão de ProjetosResponsabilidades de Gestão de Projetos

Ciclo de Vida Ciclo de Vida de Projetosde Projetos

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Figura 3-2. Sobreposição dos Grupos de Processos em uma Fase

Nívelde

Atividade

TempoIníc ioda Fase

Térm inoda Fase

P rocessos deE ncerram ento

P rocessos de C ontrole

P rocessos deE xecução

P rocessos deP lanejam ento

P rocessosde

Inic iação

GRUPOS DE PROCESSO

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PROGRAMAS

• É um grupo de projetos relacionados gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente. (PMBOK 2004, pág 16)

• O gerenciamento de programas é o gerenciamento centralizado e coordenado de um grupo de projetos para atingir os objetivos e benefícios estratégicos do programa.

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Exemplos

• O programa de um novo modelo de carro pode ser subdividido em projetos para o design e as atualizações de cada componente principal (por exemplo, transmissão, motor, interior, exterior) enquanto a fabricação continua na linha de montagem.

• O PAC – Programa de Aceleração do Crescimento

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PORTFÓLIO

• Um portfólio é um conjunto de projetos e/ou programas e outros trabalhos agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho a fim de favorecer e aprimorar os objetivos estratégicos empresariais.

• Os projetos ou programas no portfólio podem não ser necessariamente diretamente relacionados.

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Benefícios do Gerenciamento de Portfólio

• Permite validar a estratégia corporativa.

• Capitaliza as oportunidades existentes.

• Permite o gerenciamento e a alocação de recursos nos esforços prioritários.

• Minimiza os riscos externos e potenciais e ameaças.

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RELAÇÃO ENTRE PORTFÓLIO E ESTRATÉGIA

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PORTFÓLIO

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Ger. ProjetoEntregar Soluções

Ger. ProgramaCoordenarMúltiplos Projetos

Ger. Portfólio Definir curso de Ação e Estratégia

Portfólio, Programas e Projetos

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Portfólio, Programas, Projetos e Subprojetos

PortfólioPortfólioUm portfólio é uma coleção de projetos e/ou programase outros trabalhos que são agrupados para facilitar o gerenciamento efetivo do trabalho necessário para alcançar os objetivos estratégicos do negócio.

Um portfólio é uma coleção de projetos e/ou programase outros trabalhos que são agrupados para facilitar o gerenciamento efetivo do trabalho necessário para alcançar os objetivos estratégicos do negócio.

ProgramaProgramaUm programa é um grupo de projetos relacionados gerenciados de forma coordenada para obter benefícios econtroles não disponíveis quando gerenciados de forma individual. Podem incorporar atividades continuas.

Um programa é um grupo de projetos relacionados gerenciados de forma coordenada para obter benefícios econtroles não disponíveis quando gerenciados de forma individual. Podem incorporar atividades continuas.

ProjetoProjeto É um empreendimento temporário que cria um produto, serviço ou resultado único.

É um empreendimento temporário que cria um produto, serviço ou resultado único.

SubprojetoSubprojetoÉ uma subdivisão dentro de um projeto de escopo amplo e complexo. Frequentemente utiliza-se deste conceito quando da terceirização de partes de um projeto para umaoutra empresa ou outra unidade funcional dentro da mesma organização.

É uma subdivisão dentro de um projeto de escopo amplo e complexo. Frequentemente utiliza-se deste conceito quando da terceirização de partes de um projeto para umaoutra empresa ou outra unidade funcional dentro da mesma organização.

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• Project Management Institute (PMI) - http://www.pmimg.org.br/

•PMBOK - Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos, 5ª Edição.

Projeto ou processo. Questão de escolha? Roberto Rinaldi Jr.

Bibliografia

1 gerenciamento de projetos professora: valéria vargens email: [email protected]

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