204 gestión de abonos es

EHP5 for SAP ERP 6.0 Junio 2011 Español

Gestión de abonos (204)

SAP AG Dietmar-Hopp-Allee 16 69190 Walldorf Alemania

Documentación de proceso empresarial

SAP Best Practices Gestión de abonos (204): BPD

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Iconos

Icono Significado

Advertencia

Ejemplo

Nota

Recomendación

Sintaxis

Procesos Externos

Proceso de Negocio Alternativa / Decisión Elección

Convenciones tipográficas

Estilo de escritura Descripción

Texto de ejemplo Palabras o caracteres que aparecen en la pantalla. En este grupo se incluyen los nombres de campo, los títulos de pantalla, los pulsadores, así como los nombres de menú, las vías de acceso y las opciones.

Referencias cruzadas a otros documentos. Texto de ejemplo Palabras o frases que se quieren poner de relieve en el texto, los títulos

de los gráficos y las tablas.

TEXTO DE EJEMPLO Nombres de elementos del sistema. En este grupo se incluyen los nombres de informe, nombres de programa, códigos de transacción, nombres de tabla y palabras clave de un lenguaje de programación, cuando forman parte de un texto, por ejemplo, SELECT e INCLUDE.

Texto de ejemplo Salida en pantalla. En este grupo se incluyen los nombres de fichero y directorio, sus vías de acceso, mensajes, código fuente, nombres de variables y parámetros, así como nombres de herramientas de base de datos, actualización e instalación.

TEXTO DE EJEMPLO Teclas del teclado, por ejemplo, teclas de funciones (como F2) o la tecla INTRO.

Texto de ejemplo Entrada exacta del usuario. Palabras o caracteres que el usuario introduce en el sistema tal y como aparecen en la documentación.

<Texto de ejemplo> Entrada variable del usuario. Los corchetes indican que estas palabras y caracteres se sustituirán por las entradas pertinentes.



Contenido

1 Objetivo ......................................................................................................................................... 5

2 Requisitos ...................................................................................................................................... 5

2.1 Datos maestros y datos organizativos ................................................................................... 5

2.2 Condiciones empresariales .................................................................................................... 7

2.3 Roles ...................................................................................................................................... 8

3 Tabla de resumen del proceso ...................................................................................................... 8 4 Etapas del proceso ........................................................................................................................ 9

4.1 Entrada de pedido de cliente ................................................................................................. 9

4.2 Eliminación de bloqueos de facturación .............................................................................. 12

4.3 Facturación........................................................................................................................... 13

5 Procesos de seguimiento ............................................................................................................ 15

6 Apéndice...................................................................................................................................... 16 6.1 Anulación de las etapas del proceso ................................................................................... 16

6.2 Informes SAP ERP ............................................................................................................... 17

6.3 Formularios utilizados .......................................................................................................... 18



Gestión de abonos

1 Objetivo

El tratamiento de abonos se utiliza para aplicar un abono a una cuenta de deudor una vez que se determina que a un cliente se le ha cobrado de más como resultado de un error en la determinación del precio o en el tipo impositivo de ventas. En ese caso, se crea una solicitud de corrección de factura con el importe a abonar y se coloca un bloqueo de factura para su revisión. A continuación, debe liberarse para que sea relevante para facturación y para que aparezca en el pool de facturación. El proceso de facturación periódica crea una nota de abono que se envía al cliente y contabiliza el documento contable correspondiente.

2 Requisitos

2.1 Datos maestros y datos organizativos Valores estándar de SAP Best Practices En la fase de implementación se han creado datos maestros y datos organizativos esenciales en su sistema ERP tales como los datos que reflejan la estructura organizativa de su empresa y los datos maestros adecuados para su centro operativo, por ejemplo, datos maestros para materiales, proveedores y clientes.

Estos datos maestros generalmente consisten en valores propuestos estandarizados de SAP Best Practices y le permiten seguir las etapas del proceso de este escenario.

Datos maestros adicionales (valores propuestos) Puede probar el escenario con otros valores propuestos de SAP Best Practices que tengan las mismas características.

Verifique su sistema SAP ECC para averiguar si existen otros datos maestros de material.

Utilización de datos maestros propios También puede utilizar valores personalizados para cualquier material o datos organizativos para los que haya creado datos maestros. Para obtener más información de cómo crear datos maestros, véase la documentación Procedimiento de Datos Maestros.

Utilice los siguientes datos maestros en las etapas de proceso que se describen en este documento:

Datos maestros / org.

Valor Detalles de datos maestros / org.

Comentarios

Material H11 Mercadería para comercio reg. (planificación MRP)

Véanse las secciones Condiciones empresariales y Pasos preliminares





Comentarios

sin nº de serie, sin lote

Material H12 Mercancía para comercio reg. (planificación de necesidades por punto de pedido) sin nº de serie, sin lote

Véanse las secciones Condiciones empresariales y Pasos preliminares

Material H20 Mercancía para comercio reg. (planificación de necesidades por punto de pedido) con nº de serie, sin lote

Utilícelo sólo si ha activado el building block Gestión de números de serie (126). Véanse las secciones Condiciones empresariales y Pasos preliminares.

Material H21 Mercancía para comercio reg. (planificación de necesidades por punto de pedido) sin nº de serie, lote controlado (fecha de vencimiento)

Utilícelo sólo si ha activado el building block Gestión de lotes (117).

Véanse las secciones Condiciones empresariales y Pasos preliminares.

Material H22 Mercancía para comercio reg. (planificación de necesidades por punto de pedido) sin nº de serie, lote controlado (estrategia FIFO)

Utilícelo sólo si ha activado el building block Gestión de lotes (117).


Material F29 Productos elaborados MTS para industria de procesos (planificación de PD) sin nº de serie, con lote (fecha de vencimiento)

Utilícelo sólo si ha activado el building block Gestión de lotes (117). Véanse las secciones Condiciones empresariales y Pasos preliminares.

Material F126 Productos elaborados MTS para fabricación discreta (planificación de PD) con nº de serie, con / sin lote (estrategia FIFO)

Utilícelo sólo si ha activado el building block Gestión de números de serie (126).


Solicitante 100000 Cliente nacional 00 Se puede probar el escenario mediante otro cliente nacional.

Destinatario de mercancías

100000 Cliente nacional 00

Pagador 100000 Cliente nacional 00

Centro 1000(1100)

Almacén 1030/ 1040(1130/





Comentarios

1140)

Puesto de Expedición

1000(1100)

Organización de ventas

1000

Canal de distribución

10

Sector 10

2.2 Condiciones empresariales El proceso empresarial descrito en la Documentación de proceso empresarial forma parte de una cadena mayor de procesos o escenarios empresariales integrados. Por tanto, debe haber completado los siguientes procesos y cumplir las siguientes condiciones empresariales antes de comenzar con este escenario:

Condición empresarial Escenario

Ha completado todos los pasos relevantes descritos en la Documentación de proceso empresarial , Etapas del proceso preliminares (154).

Etapas del proceso preliminares (154).

Para ejecutar este escenario, es necesario haber vendido algunas mercancías. Esto significa que debe haber completado por lo menos uno de los escenarios.

Gestión de pedidos de cliente: venta de stock (109)

Ó

Gestión de pedidos a través de terceros (con notificación de entrega) (107)

Ó

Gestión de pedidos a través de terceros (Sin notificación de entrega) (114)

Ó

Venta de productos sin stock con abastecimiento específico de pedido (115)



2.3 Roles Rol de usuario Nombre técnico Etapa del proceso

Empleado (Uso profesional)

SAP_NBPR_EMPLOYEE_S La asignación de este rol es necesaria para la funcionalidad básica.

Administrador de ventas SAP_NBPR_SALESPERSON_S Entrada de pedido de cliente

Gestión de contabilidad de deudores

SAP_NBPR_AR_CLERK_M Eliminación de bloqueos de facturación

Administrador de facturación

SAP_NBPR_BILLING_S Factura cuentas por cobrar

3 Tabla de resumen del proceso

Etapa del proceso

Referencia de proceso externo

Condición empresarial

Rol de usuario

Código de transacción

Resultados esperados

Entrada de pedido de cliente

Solicitud de abono a cliente, como resultado de haber cobrado de más en una factura.

Administrador de ventas

VA01 Pedido grabado, bloqueo de factura asignado automática-mente al pedido de cliente.

Eliminación de bloqueos de facturación

Solicitud aprobada

Gestión de contabilidad de deudores

V23 Bloqueo eliminado

Facturación Documentos y contabilizaciones correspondientes

Administrador de facturación

VF04 Contabilización en cuenta de deudor

Pagos efectuados

Deudores (157)

Tareas de cierre

Tareas de Cierre SD (203)



4 Etapas del proceso

4.1 Entrada de pedido de cliente Utilización El cliente recibirá un abono sólo de impuestos o un abono para cargos incorrectos.

Requisitos Ninguno.

Procedimiento Opción 1: Interfaz gráfica de usuario SAP (SAP GUI)

1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:

Menú SAP Logística → Comercial → Ventas → Pedido → Crear

Código de transacción VA01

2. En la pantalla Crear Pedido de ventas: acceso realice las siguientes entradas:

Nombre de campo Acciones y valores de usuario

Clase de pedido RK

3. Seleccione Crear con referencia.

4. Indique el número de documento de facturación y seleccione Tomar.

El documento de ventas se crea automáticamente copiando las líneas de posición de la factura original. Por cada línea de posición de posición de la factura, se crean dos líneas de posición en el documento de ventas:

• La primera línea de posición no puede modificarse e informa sobre el importe total de la línea de posición original de la factura con la misma cantidad pero con valor de signo opuesto.

• La segunda línea de posición se puede modificar e informa sobre el importe total de línea de posición original de la factura con la misma cantidad y mismo valor.

Puesto que se corrige el importe de una línea de posición de factura que estaba equivocada en la línea de posición original, el usuario especificará el importe correcto en la segunda de las dos líneas de posición. De esta manera, el importe total de corrección se calculará correctamente como diferencia entre la primera línea de posición (que informa del valor erróneo antiguo) y la segunda línea de posición (que informa del nuevo valor correcto).

5. En la pestaña Ventas indique un motivo para la orden; por ejemplo, 102 daños de transporte.



6. Cambie el importe de las segundas posiciones mediante la condición PR00 (CnTy). Marque la

posición y seleccione Pos.condiciones. En el campo Importe para el tipo de condición PR00, modifique el importe.

Si desea modificar el texto de cabecera en la factura que se creará posteriormente durante este proceso, seleccione Pasar a → Cabecera pestaña textos. Marque Nota cabecera1, escriba el texto de la nota (por ejemplo, "Motivo del abono") y seleccione Grabar. Si desea modificar el texto de una posición, marque la posición y seleccione Pasar a → Posición pestaña textos en el menú. Marque Texto material, escriba el texto de la posición y seleccione Grabar.

7. Seleccione Grabar.

Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario

1. Acceda la transacción de la siguiente manera:

Rol de usuario Administrador de ventas

(SAP_NBPR_SALESPERSON_S)

Menú NWBC Ventas → Cockpit de cliente

2. En la pantalla Crear pedido de cliente: Acceso, efectúe las entradas siguientes:

Nombre de campo

Descripción Acciones y valores de usuario

Comentarios

Número del cliente

100000 (100003) Si desea crear una solicitud de corrección de factura con referencia al escenario ventas de productos sin stock con abastecimiento específico de pedido (115) entonces usar Solicitante 100003

3. En la pantalla Cockpit de cliente, efectúe la siguiente opción:

Nombre de campo


Comentarios

Otras actividades

Crear pedido Seleccionar Crear Pedido del menú despegable

4. En la pantalla Crear Pedido de ventas, efectúe las siguientes entradas y seleccione Continuar:

Nombre de campo


Comentarios

Tipo de documento de ventas

RK Solicitud Correccion de Factura



Documento Modelo

<Documento de factura> Introduzca el número del documento de facture al que se hace referencia

El documento de ventas se crea automáticamente copiando las líneas de posición de la factura original. Por cada línea de posición de la factura, se crean dos líneas de posición en el documento de ventas:

• La primera línea de posición no puede modificarse e informa sobre el importe total de la línea de posición original de la factura con la misma cantidad pero con valor de signo opuesto.

• La segunda línea de posición se puede modificar e informa sobre el importe total de línea de posición original de la factura con la misma cantidad y mismo valor.

Puesto que se corrige el importe de una línea de posición de factura que estaba equivocada en la línea de posición original, el usuario especificará el importe correcto en la segunda de las dos líneas de posición. De esta manera, el importe total de corrección se calculará correctamente como diferencia entre la primera línea de posición (que informa del valor erróneo antiguo) y la segunda línea de posición (que informa del nuevo valor correcto).

5. En la pantalla Solicitud Corrección de Factura: Nuevos, introduzca los siguientes datos:

Nombre de campo


Comentarios

Razón de la orden

Por ejemplo: dañado durante el transporte

6. En la pestaña Determinación de Precio, baje el precio para el segundo artículo seleccionando el artículo y seleccionando la pestaña Determinación de Precios en la sección junto al Detalles de Posición

Si quiere cambiar el texto de la cabecera en la factura que va ser creado después en el proceso, seleccione la pestaña Cabecera Detalles → Textos tab. Seleccione Header Note 1, introduzca el texto de nota (por ejemplo, razón para la nota de crédito) y seleccione Tomar. Si quiere cambiar el texto del artículo, marque el artículo y seleccione la pestaña Textos. Seleccione Material Sales Text y lenguaje, introduzca el texto de artículo y seleccione Tomar.

7. Seleccione Grabar Documento. Anote el número de pedido de venta: __________

Nombre de campo Acciones y valores de usuario

Clase de pedido RK

Resultado El pedido se graba y se asigna un bloqueo de factura al abono.



4.2 Eliminación de bloqueos de facturación

Utilización El procedimiento de entrada de pedido de cliente asigna un bloqueo de factura a la nota de cargo. En esta actividad, se elimina el bloqueo de factura.

Requisitos Ninguno.

Procedimiento 1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:

Opción 1: Interfaz gráfica de usuario SAP (SAP GUI)

Menú SAP Logística → Comercial → Ventas → Sistema de información → Pools trabajo → Documentos de ventas bloqueados para factura

Código de transacción V23


Rol de usuario Gestión de contabilidad de deudores (SAP_NBPR_AR_CLERK_M)

Menú NWBC Contabilidad de deudores → Contabilización→ Facturación → Doc.ventas bloqueados p.factura

2. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla Doc.ventas bloqueados p. facturación:

Nombre de campo


Comentarios

Bloqueo Factura Cabecera

Organización de ventas

<Organización de ventas>

Canal de distribución

<Canal de distribución>

Sector <Sector>

Registrado el <Fecha de inicio>

a <Fecha de finalización>

3. Seleccione Ejecutar (F8).



Es posible que aparezca el mensaje del sistema Ejecute primero el reporte de selección SDSPESTA. Confírmelo.

4. En la siguiente pantalla, marque el documento y, a continuación, seleccione Tratar documento de ventas.

5. En la pantalla Modificar Sol.correc.fact. 6xxxxxxx: Resumen, en la pestaña Resumen de posiciones, en el campo Bloqueo factura marque la entrada en blanco para quitar el bloqueo de factura.

6. Seleccione Grabar.

Resultado Se ha eliminado el bloqueo de factura.

4.3 Facturación Utilización En esta actividad se genera un documento de facturación y un abono en la cuenta del cliente.

Requisitos Ninguno.

Procedimiento 1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:


Menú SAP Logística → Comercial → Facturación → Factura → Crear

Código de transacción VF01


Rol de usuario Administrador de facturación

(SAP_NBPR_BILLING_S)

Menú NWBC Ventas → Facturación → Crear factura

2. En la pantalla Crear factura efectúe las entradas siguientes:

Nombre de campo Descripción Acciones y valores de usuario

Comentarios

Clase factura YDIM Factura Electrónica

Fecha factura <Fecha mm/dd/aaaa>



Nombre de campo Descripción Acciones y valores de usuario

Comentarios

Documento <Número de pedido> En la sección Documentos a Procesar. Indique el número de pedido.

3. Para procesar el documento, seleccione Continuar.

4. Seleccione Grabar. Aparecerá el mensaje del sistema Documento 9xxxxxxx grabado.

Resultado Se imprime el abono.

Contabilizaciones financieras:

Material Cuentas en el Debe Cuentas en el Haber

Clase de coste / Objeto CO

Mercancía (HAWA)

10000X Customer domestic 00

410000 Ventas 410000

Producto elaborado (FERT)

10000X Customer domestic 00

410000 Ventas 410000

El abono se imprime automática e inmediatamente (consulte la configuración de la transacción VV33 para el tipo de salida RD00 y los valores de propuesta de la configuración de usuario en la transacción SU01).

También se puede iniciar la impresión manualmente:


1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:

Menú SAP Logística → Comercial → Facturación → Doc.Facturación → Visualizar

Código de transacción VF03

2. Vaya a la transacción VF03 de la pantalla Factura visualizar y en el menú, seleccione Factura → Dar salida.

3. Seleccione la línea de posición con el tipo de mensaje RD00.

4. Seleccione Imprimir.




1. Acceda la transacción de la siguiente manera:



Menú NWBC Ventas → Facturación

2. Seleccione la pestaña Todos los documentos de facturación (actualice la consulta actual en caso necesario).

3. Seleccione el documento de facturación.

4. Seleccione Factura como PDF.

5 Procesos de seguimiento Ha finalizado todas las actividades que forman parte del proceso empresarial descrito en este documento.

Para cumplir las actividades siguientes de este proceso empresarial, realice las etapas del proceso descritas en uno o más de los escenarios siguientes, mediante los datos maestros de este documento.

Deudores (157)

Utilización En esta actividad se contabiliza el pago efectuado.

Procedimiento Finalice todas las actividades que se describen en la Documentación de proceso empresarial del escenario Deudores (157) (Capítulos “Contabilización de pagos mediante el programa de pagos automático” o “Contabilización manual de pagos recibidos de deudores”), mediante los datos maestros de este documento.

Tareas de cierre SD (203) (Opcional)

Utilización Este escenario describe la recopilación de actividades periódicas como las actividades del final del día o los requisitos legales.

Procedimiento Finalice todas las actividades descritas en la Documentación de proceso empresarial del escenario Tareas de cierre SD (203). Véanse los siguientes capítulos

• Revisión de documentos de ventas bloqueados para la facturación

• Revisión del pool de facturación



• Revisión del log de creación de factura colectiva

• Revisión de la lista de documentos de facturación bloqueados (para la contabilidad). mediante los datos maestros de este documento.

6 Apéndice

6.1 Anulación de las etapas del proceso En la siguiente sección, se encuentran los pasos de anulación más frecuentes, que se pueden utilizar para anular algunas de las actividades descritas en este documento.

Entrada de pedido de cliente Código de transacción (SAP GUI) VA01

Anulación: Borrado del documento de ventas

Código de transacción (SAP GUI) VA02

Rol de usuario Administrador de ventas

(SAP_NBPR_SALESPERSON_S)

Menú NWBC Ventas→ Pedidos de Cliente → Tratamiento de Pedidos de Cliente → Modificar Pedido de Cliente

Comentarios Seleccione el menú Doc.ventas→ Borrar.

Eliminación de bloqueos de facturación

Código de transacción (SAP GUI) V23

Anulación: Reasignación del bloqueo de factura

Código de transacción (SAP GUI) VA02



Menú NWBC Ventas→ Pedidos de Cliente → Tratamiento de Pedidos de Cliente → Modificar Pedido de Cliente

Comentarios



Facturación Código de transacción (SAP GUI) VF04

Anulación: Cancelación del documento de facturación

Código de transacción (SAP GUI) VF11



Menú NWBC Ventas→ Facturación → Anular Factura

Comentarios Vaya a la transacción VF11, indique el número del documento de facturación relevante, seleccione Continuar y grabe el resultado. Se ha creado un documento de cancelación de factura con el saldo de la factura original.

6.2 Informes SAP ERP Utilización

En la siguiente tabla se listan los informes que puede utilizar para obtener información adicional sobre este proceso empresarial.

Encontrará descripciones detalladas de cada informe en los siguientes documentos de BPD que recopilan todos los informes importantes:

• Contabilidad financiera: Informes SAP ERP para Contabilidad (221)

• Procesos logísticos: Informes SAP ERP para Logística (222)

Tenga en cuenta que las descripciones de determinados informes que son parte indispensable del flujo del proceso pueden estar ubicadas directamente en la sección a la que pertenecen.

Informes Título del informe

Código de transacción

Rol de usuario Menú NWBC

Comentarios

Listado de pedidos

VA05 Gerente de ventas (SAP_NBPR_SALESPERSON_M)

Ventas → Pedidos de Cliente → Informes → Lista de Pedidos

Se visualiza una lista de todos los pedidos de cliente seleccionados.

Listado de facturas

VF05 Gerente de ventas (SAP_NBPR_SALESPERSON_M)

Ventas→ Pedidos de Cliente → Informes→ Lista de Facturas

Se visualiza una lista de todos los documentos de facturación seleccionados.



6.3 Formularios utilizados

Nombre común del formulario

Clase de formulario

Utilizado en la etapa del proceso

Tipo de salida

Nombre técnico

Factura comercial Smart Forms

Facturación RD00 YBAA_SDINV


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