4 8 9 manual bid
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EJECUC ION D E LO S PROGRAMAS
R ev i sion Aspectos Fin a n c i ero sCS C/CCH
JULI O 2009
Partes del Convenio Clausulas Contractuales Gestion Financiera Desembolsos Informe de Progreso
Informe Semestral Fondo Rotatorio Estados Financieros Auditados Extranet
PA RTES DEL CONVEN IO
Estipulaciones Especiales: ejecutor, condiciones especiales previas, reemnbolso de gastos, fondo rotatorio, plazos, costo total del Programa y recursos adicionales, moneda para desembolsos, adquisiciones, supervision y monitoreo, auditorias, disposiciones varias, etc. Normas 1 Generates: Aplicacion, condiciones previas, forma de desembolsos, suspension y cancelacion de desembolso, ultima solicitud desembol^o, tasa de cambio, otras obligaciones contractuales, adquisiciones de biencs y servicios, estados financieros, control interno y registros, inspeccio1es, arbitrajes, etc. Anexo Ll ieo : Objetivo, descripcion, costo del programa (Presupuesto por Category a y pari-passu), ej ecucion, etc. Otros: Aendices (modelos de cartas)
CI. AUSU LAS C ONTRAC T UCondiciones Especiales Prev ia Desembolso, etc.-an
Op ativo;' Crr
Fondo Rotatorio: Senala porcentaje maximo del Fondo (5 a 20%). Plazos: Estipula el Plazo de Ejecucion y Desembolso del Proyecto. Informe de Progreso: Semestrales o Anuales segun Convenio. Se presenta 30 o 60 dias despues del cierre semestral o anual. Condiciones Generates Previas: Firmas Autorizadas, Solicitud Desembolso, Cronograma Aporte. Informe Semestral del Fondo Rotatorio: hasta 60 dias despues del cierre semestral. Ultima Solicitud de Desembolso: 30 dias antes del Plazo Ultimo Desembolso. Tasa de Cambio: Difiere en cada Convenio. Estados Financieros: Anuales y/o Final, segun Convenio.
Solicitudes de Desembolso (SD).In-forme de Progreso (Section Financiera)
Informe Semestral de Fondo Rotatorio (ISFR). Estados Financieros Auditados (EFAs).
S OLI CITUDES D E D ESEMBOLS O
En la primera SD generalmente se pide el Fondo Rotatorio (ADF) o u11 Reembolso de Pagos Efectuados (DPB). La R v ision de Desembolso puede ser ex-ante (la rendicion de gastos debe contener la documentacion justificativa correspondiente a la Contribucion e informar el Aporte Local) o expose, (se debe enviar solo un detalle de los gastos sin los respaldos, los que son revisados en terreno). Las Reposiciones (RRF) o Justificaciones del Fondo Rotatorio (AFJ) deben presentarse a to ma's cada 180 dias. Las SD deben contener gastos elegibles conforme al Convenio Categorias de Inversion -COI).
TIPOS DE DESEMBOLSOS Dese mbolsos Directos. Fordo Rotatorio (ADF y RRF): Anticipo o Reposicion. Rccmholso de Gaston Efectuados (DPB): Desembolsos del Ejecutor por gastos incurridos con cargo al Proyecto. Pagos directos (DPS): Desembolso a proveedores (diferencias caiiibiArias es responsabilidad del Ejecutor). Ju stiflicac ion Fordo Rotatorio (AFJ): Presentation de gastos contra el Fordo Rotatorio. No genera transferencia monetaria. Transferencias Bancarias: La SD debe incluir los elementos necesarios para una transferencia electronica. Previamente se debe remitiw el Flujo Bancario para Desembolsos (BKF). Pa s. eiCheque E-1- Banco__puede_ hater- cheques - e- n- moneda local
S OLIC ITU D ES DE DESEMBOLS O
ORGAN ISM E]EC UTOR
REPRESENTACION
BIDSEDE: FI N /C M S WASHI N GTON, D.C.
BANCO INTE RM E DIARIO BANCO BENEFICIARIO (DEPOSITARIO BENEFICIARIO
S OLIC]..TUIJ ..E& D E DESEMBO LSO
Ejecutor selecciona el Tipo de Desembolso y presentael Formulario RE1 -729 (ADF, DPB, DPS, AFJ, RRF
Ejecutor presenta el Detalle de Gastos o Pago utilizando el Formulario REl-731 %r el Nlodelo I E.
A fin de identificar y hacer seguimiento, las Solicitudes deben ser numeradas en secuencia y firmadas por el signatario autorizado ante el BID.
FORMULARIO RE 1 -729-S (07/98)Ba nco I llteranle i1ca1no de Desarrrr llo
FORM LARIC DE SOLICITUD DE DESEM BOLSONnmero de Referencia: Al: Ref.: Barco Interamericano de Oesarrollo No. de operacidn del BID Fecha: No. de Solicitud:
Senores:
Conforme a las condiciones del contrato (conuenio) de la operaci6n pertinente mutuamente celehrado por (Nomhre del Prestatario o la Entidad Ejecutora) el Banco Interamericano de Ilesarrollo (BID). poi el presente:
so LIi ITAfaoSReembolso Cie I:,ego S e`ec'ciados
PRESENTAi1110S
11
Jhes'.i:1caci6n del Fondo Ro:a:orio
Pago direc:o al pro,:, eedor o con'..ra:is:aIMPLICA JUSTIFICACION
Cesembolso del Fon
Reposici6n del Fond o Ro a:or io
f.ioneda Solici ada
Mono expres a^en Ia nmoneda soliciada do
NO SE COMPLETA SI ES UNA JUSTIFICACION
f1on:o expresado en la moneda del Rres amo
F ORMULARIORE 1 -729-S (07/9 8)If'JSTR'BANCO IrJTEF"IECIARIO
'ClUES DE DEF DSITOE,NCO DEPOSITARIO
.1. c S7:
BErIEFICIARIO CJombre cle la Cuen:i del Bene'iciario; tlumero de la Cues a clel Bene`iciario; In taicciones Esc.eciales,
Firma Autorizada
Hombre y Titulo
]! Si un Prestataria a Entidad Ejecutara solicita un monta I'ijo en una moneda dilerente a Ia moneda de Ia operacion, el monto espresado en la moneda de la operacion est.a sujeto a cambia.
FORMULARIO RE1-729-S (07/98)21
CATEGGRIAS DE INVERSION (COl)SOLO RECURSOS DEL
Numero de C01
Nombre de C01
Pais de 0rigen
Manto Solicitado
FINANCIAMIENTO 0 CONTRIBUCION
Monto Total:
DEBE COINCIDIR CON EL ACUMULADO DEL MODELO 1E
ull- Fl 3)I il3 ^_ ^a! 3CLI1'iUl31 i 3=t3 t :;ha 3^ i5nd E 36 ^`!Lll '3lent8 _ e (,
Firma Autorizada 21 No se aplica a los desembolsos del Fonda Rotatorio
Nombre 9 Titulo 21 Eapresado en la moneda del prestamo (CT).
RE1.729
F ORMUL A RIO RE-731ESTADO DE GASTOS O PAGOS It
PRESTAMOS DE INVERSION I COOPERACION TECNICA I PEQUEF OS PROYECTOS
No. de Solicitud
Codigo Actividad
Carta no o N PRISM 31ob 1 ecion -
Concepto del Gasto ! Nombre del Beneliciario 61
Monto total contrato o comps1
Total rendido Total rendido al BID antes de al BID antes de esta SD (A. esta SD (BID) Local)2 3
Cuota x de ss
N Com probante Contable
Fecha de Pago 41
Moneda de Pago Monto
Tasa de Cambio 51
(1) Usar un I Estado de Gastos separado por cada categorfa de inversion e ( 2 ) q e b uti izarce un Estado de Gastos separado, uno pars moneda local y otro para divisas. (3 EI Banco otorga el codigo PRISM cuando se le ha_remitido _lainformacion deLcontcato_ (4) La fecha de pago es la fecha en que se ha hecho efectivo el pago al contratista o proveedor. (5) El tipo de oambio aplicado debe ser el mencionado en Contrato o Convenio (6) Se debe incluir un resumen de los gastos que componen el pago (consistente oon el registro Contable)
Total de esta pagina Viene de la pagina anterior Total de esta solicitud
0 p
Nombre y Ti tulo del representante autorizado
FORMUL ARIO RE-731ESTAIDO DE GASTOS O PAGOS 11
)E INVERSION I COOPERACION TECNICA I PEQUEFIOS PROYECTOS
Categoria de Inversion
I rendidoantes de
i SO [A_ Dcal 3
Cuota z de ss
N.
Comprobante
Contable
Fecha de Pago 40
Moneda de
Pago y Monto
Tasa de Cambia
MontoEquivalente en
Financi amientoMonto Total Monto Total
5I
la Mon eda de la O eraci6n
BIO 4
A _ Local
por Rendir BID 1-2.4
por Rendir AL
Total de esta pagina
O
0 .00
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0.00
0.00
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O
0-0O
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nbre y Ti tulo del representante autorizado
Firma RE1-731
MOI1ELO 1 E - C ONTROL PRESUP UEST OBanco Interamer icano de Desarrollo
CONTROL DE PRESUPUESTO DEL PROGRAMA(EQUIVALENTES EN US$) V, Operaci6n N Presupuesto BID Vigente Presupuesto Aporte Local Acumulado hasta solicited anterior N BID (3) Aporte Local (4) PRESUPUESTO VIGENTE
BIDLOCAL TOTAL 100%
Categorias de inversion
Justificaci6n esta Solicitud
Acumula do actual
Saldo Disponible
(LMS1)
(LMS 1) 1
Vigente (2)
BID (5)
Aporte Local (6)
BID (8)=(3)+(5)
Aporte Local (9)=(4)+(6)
BID (10) = 1- 8
Aporte Local (11) = 2- 9
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0A. SUB -TOTAL B. TOTAL BID+LOCAL C. PARI-PASSU 0% 0 0 0 0% 0% 0 0 0 0% 0% 0 0 0 0% 0% 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 00 0 0%
0 0 0 0 0 0 0 0 0 00
0 0 0 0 0 0 0 0 0 00 0
0%
0%
(Representante Autorizado, Nombre y Titulo)
Firma
=DOCUMENTACION DE
SPDO GENERAL
El Ejccutor es responsable de mantener la documentacion respaldatoria de las solicitudes con adecuadas referencias cruzadas, asi como de asegurarse que los pagos efectuados con fondos proporcionados por el Banco se identifiquen adecuadamente en los registros contables y se depositen en cuentas especificas. Doc u mentacic n Valida:Comprobante contable del registro del pago (comprobante de egreso) I)ocumento que genera la obligacion del pago (facturas canceladas, recibos, boletas de honorarios, etc.) Medio de pago (cheques cancelados, comprobante de deposito o cartola b at aria) .
Reten ciones: Documento que genera la obligacion del pago (Libro de Retenciono o Formulario 29) y el Listado de los Consultores cumento que genera la obligacion del pago (factura) y Boarding
SOL I CITU D ES DE DESEM BOLS O RIAntes de desembolsar, el Ejecutor debe informar sus cuentas bancarias (divisas y moneda nacional) y entregar la siguiente i nformacion para transferir electronicamente: nformacion sobre Banco Intermediario: Banco corresponsal del Banco Beneficiario. Si esta en EEUU se debe decir que los fondos seran transferidos del "Federal Reserve Bank (FED)". Informaci6n sobre Banco Beneficiario (Depositario): Banco en el cual ct Ejecutor mantiene su cuenta bancaria. nformi.cion sobre Beneficiario: Ejecutor y No de Cuenta Corriente. Gastos Bancarios: Los beneficiarios son responsables del pago de cargos plcados a sus cuentas bancarias.
FORMULA RIO FLU JO BANCA RIOFORMATO PAR.. TR_ ` SMITIR INFOR_NIACION SOBRE B AN C OS DEPOSIT ARIOS Y C I ENT AS 1 ) FECHA: (Ia) SE SOLIC'ITA (MARQUE CON U NA X): PIG_ P IVrIC)D=F=C:A.P(lb) TIPO DE DESE MBOLSO (MARQUE CO N L N A X): FONDO ROTATORIO - .DF ci RR.F REEMBOLSO PAGOS
EFE:CTL-_
OS (DPB'^
(2) NLU_IIERO DE PREST MO COOPER&CION TEC-NICA: (3) COMPLETE EL OMBRE DEL BANCO I TER.MEDIARIO 2: (3a) COMPLETE LA DIRECCION DEL BA^tiC'O INTERMEDIARIO: (3b) I zstrucciones Especiales para el Banco Inter m ediario:
(4) COMPLETE EL NOMBRE LEGAL DEL BANCO BENEFIC'I .RIO f de_3o',sltario de l e jecu tor. `3 rc.stata l'1o o agencia e j ecuttiora ^: (4a) COMPLETE LA DIRECCION DEL B-- .NCO BENEFICIARIO:(4b) NI HERO CUENT A DEL B NCO BENEFICL RIO COIN B A'` CO IN TERIEDIARIO:
F ORMULARIO FLU JO BANCARIOFORMATO PAR_ TR4 SIIITIR IN-FOR-MACIO N SOBRE B N- C'OS DEPOSITARIOS Y C'L-ENTAS 1
(4c) Instrucciones Especiales Para el. Banco Be iieficiario: ( ) HOMBRE 0 RAZON SOCIAL DEL BENEFICIARI.O Y RUT:
(a) NU\IERC1 DE CUENTA EN EL BANCO BENEFICIARIO: (5b) INDICAR. MONEDA DE LA CUE TA P_ NC'ARIA (ML RQUE. CON U_NA X): LSD PESOS OTROS(5c) Instrucciones Especiales Para el. Beneficiario:
FIRMS AI TORIZADA:
1 ADJUNTAR COPIA C'_ RTOL_ B -NC.RI .. LL- CUE.NTA COR E--NTE.DEL-BE-NE-FICA. RIO E-STEN UN BAN CO E"+4 EF11 :\O SE REQUIERE INFOR . C'IO DEL BANCO INTERIIEDIARI O.I
INF ORME DE PRO GRESO
Para cumplir con la seccion financiera del Informe se debe renlitir Fa planilla "Conciliacion de los Registros BID con Ejecutor por Categoria de Inversion". Ademas, cuando se requieren auditorias anuales, el Informe debe incluir un Acapite sobre el estado de implementacion y cumplimiento de las medidas para subsanar o aclarar, segun corresponda, las observaciones expuestas sobre el Sistema de Control Interno.
INF ORME DE PRO GRES O
+:OtIcILIAoION CE LOS REOIST '! }S EIC Ci-'h E!ECUTOP PUP CATEGORIA CE INVERSION
Presup^.ies :a''iCen e (a) i '3atecor-ia de In';ersion BID s LI":151 Formulas 1 :spar-e Local 2
^3as'os Jus-i`icaclos EIG s^Lt1S1 3 :poi-e Local
r3as^i^i^es ^,' el saldc __i-it:al_Ie del .l_eEi-te L_;- :al Si Lrtili=;a lea I c rflism.a cuenta cc rriente del Fonde Ratatsrio. 3: -:_juntart_ E n c asedo
_ Ie:li
detalles _!e l s Iast s I-a_a :-s la r1e aim no, prvsorita_los al BID sFor iularie RE 1 731G_n_
fere n cia, a ne'al
iliad
n .
e
IFIi_a-lc'IC
RE1 7a'
E STADO S FINANCIE ROS AUDITAD OSCBJETIV OS DE LA AL 5btener opinion profesional con respecto a la information financiera y peracional, la evaluation del sistema de control intemo y la utilization de los recursos del p royecto de acuerdo con los terminos condici on es del Contrato. y Procurar que los Ejecutores adopten y observen solidas practicas de administracion financiera. CONTRATACION Y COSTOS DE LA AUDITORIA Constalncia de que se efectuara de acuerdo con los Requisitos de Auditoria Jndependiente del BID (*): Esto debe dejarse expreso en el contrato. 1egociaci0'n del contrato: La contratacion de los servicios se realiza directamente ^ntre el E j ecutor y los auditores (declarados elegibles por el Banco) orma de pag: El Banco no interviene en la forma de pago. Tampoco opina obre a calidad o contenido de los informes como condition Para el pago.describen en los documentos AF-100, AF-200, AF-300, AF-400 y AF-500.
I
ESADO S F INANC IERO S AUDI TADO S
Oportunidad de la contratacion, permitiendo que los auditores inicien y finalicen sus actividades dentro del plazo acordado ntractualmente. Etrega los Requisitos de Auditoria a los auditores (AF-100, AF-300, AF-400 y AF-500). Entrega de informacion a los auditores.
Ajtorizacion a los auditores para informar directamente al Banco IFacultar a los auditores para que proporcionen directamente al Banco cualquier informacion que este solicite en relacion con la situacion fi* anciera del Ejecutor (debe quedar formalizada en el Contrato).
Emtrega de informes al Banco (en papel y formato electronico).Condiciones que deben regir la ej ecucion de la auditoria (parrafo 7.03
del AF-100).
ESTADO S F INANC IE RO S AUDITADO SPRODUCTOS ESPERA S Estados financieros basicos: Di stamen de los auditores independientes Estados financieros y sus notas nformacion financiera complementaria: Dictamen de los auditores independientes Contenido de la informacion financiera complementaria. C umplimiento de las clausulas contractuales D;'tamen de los auditores independientes. Coiitenido de las clausulas contractuales y estado de cumplimiento. Cntenido de las disposiciones del Reglamento Operativo o de CreditoyI.J
tado de cumplimiento.
ESTADOS FI NANC IERO S AUDITADO S qamen integrado de adquisiciones y solicitudes- d' d-esemDictamen de los auditores independientes. Contenido SD y procesos de adquisiciones cubiertos en el examen. 41 Observaciones sobre lo adecuado de los procesos de adquisicion de bienes, contrtacion de obras y servicios de consultoria y del examen integrado, con las SD , ini_ cluyendo la elegibilidad de los gastos.
L
Informe sobre el Sistema de Control Internon Contetlido de las condiciones significativas para la ejecucion del proyecto. Carta de gerencia con hallazgos menores y recomendaciones. Seguiiniento a las recomendaciones emitidas en el periodo anterior.
NOTA: CTs por un monto igual o inferior a US$ 1 .500.000, donde se requiere EFA final, los productos son: (i) Dictamen sobre el Estado de Gastos del Proyecto; (ii) Dictamen 'sobre la Information Financiera Complementaria; y (iii) Dictamen sobre el Cumplirniento de las Clausulas Contractuales.
ESTADO S FINANCIERO S AUDITADO S
ESTi;,CQ CE IIIVEPSIOI1ES N,CUI'IULADAS (al
C a:ego ri as d e h 7 _ ei,- s i on
BI C USS
Acumulaclo at Inicio del Ejercicio (1 ACoirte Local To-al Ps. Ch, USS Ps, Oh, USS Ps, Ch, USS
BI D
In ersi ones Cu-an-e el Ejerci cio Ci pore Local Ps, Ch, USS Ps, Ch. USS
To.al Ps. Ch, USS
BI D
Acumulado al Cierre del Ejercicio ACor'e Local Ps. Ch. USS Ps. Ch, USS
To-al Ps. Oh,
To`cales Porcen'ajes
Dl
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=DI' " Si :ice.''
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Cl O!
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E STA DO S FINANCIE RO S AUDITADO SESTACO BE EFEC=T1'_'O RECIEICO'Y CESE 'E' '._`,_ EFEr'TUsflOS
Acumulodo al Inicio del Ai o US Ps, Ch,
C:1oin-iien=o del Ejercicio US Ps. Ch,
Acunmulado al Cierre del Ejercicio US Ps, ;h,
To-al E-ec-: i,,o Recibido Desembolsos E`ec:uados (C-01):
To:al E=ec:i,o Cesenmibolsado Esec:i,,-o Disponible USS E`ec:i^ D CCishonible Peso
ESTA DOS FINANC IERO S AUDITADO S
;[3f1CILIA IUU CE LOS REAL, TROS E.I'_' _ ail E_-'.UTOR PO n i-JEliORIt^ CE lia,:ERSIOIa
PresUh ues :o Vi gen: e (a)
icaclos Gaslos ls"F
C aegorri a c l e I nvers io nBIC s LL1S1 Apore Local BID, s,LHS13
!Gas os Pendien es de Jus:i icar f,l,;iBID Alpor-e Local
Total Gasos segunSaldo Disronible
i^011'di.lllCaBC^ del Ejecuor BID Aporte Local
Di erencia LMS .-s (on-abiliclad (c)BID APorte Local
Apore Local
BIC
Al one Local
Foo-niulas
1
2
v
6
7=1
v
8=2-4
9
10
11=^-v-S
12== S-1U
TOTALPARI PASSU TDIV 0! -tClm! CI',",0! CI0! CI'_`ti! TCI:` 0, . -, C0! 0 Iil!
E STADO S F INANCIE RO S AU DI TADO SB-- i. ttr aLcrica.o de Otsar.oiIo 1NF ORNIE SERIESTRAL DEL ESTADO DEL FONOO ROTATORIO NOMBRE ORGANISMO EJECUTOR FECHA DE CORTE DEL INFORME(3OJUN O 3101C)
1
SALDO D1SPONIBLE CONTARLE 12
/.^
;OIVlO!
Ot[a llt Soldo Con table del Fondo Rototorio (FR) do la -nta cn USD Ba Saldo Contablc del FR de la euonta on M-do Local ;I: Ban N= C cntaI II l:
M-.to -
ip- ca^bio (a Total t. USD IIDIWO! UIDIVgo!
GASTOS PENOIENTES OE JUSTIFICACI N ANTE EL DID 13
-
Gaotoe Pondicnteo do JVCt ifiear ante cl BID (ADJUNTAR ESTADO DE GASTOS 0 PAGOS - RE11731)Otro (cj.: Traopa..a S^bclec^[orc^)
_
Ill
TOTAL DEL FONDO ROTATORIO PENDIENTE OE JUSTIFICACI N (1-11)
;OIYlO!
jIV
SALOO DEL FONDO ROTATORIO SEG N L67S 1
1#OI V lO!
CI 111
DIFERENGIAS (IV-111) 14
15ENTIFICACI N OE LAS DIFERENCIAS 14
Otallt Difcrcncia identificnda Otrao difcrcncia^ r ti o do cnmbio ADJUNTAR CONCILIAC16N
Itlo.to
Tip- ca-bi-
Total t. USD
ADJUNTAR DETALLE
Por el prc-tc ccrt^HCamo^ qnc : a) Ion grtoo -pccificado^ en of namcral ll oc rcoliwron o lot efectoo catip^ladoo en cl contrato; y b) I a docnn ntaeion qnc recpalda Ioo gaoto^ o rnnodoo c c^a^ recrvr^on provenicntee del Fondo Rotatorio y oin no prcoentad al BID ecto di.oonibI. loo efectoc do la incocceion del BID
NO
11 ELa -cnta corricntc c0 cxclnnivn porn of Fondo Rotatorio ? Si 2)^4dj inear^opia- do-lao^orM4rd Representacion: www.bidchile.cl Especialista Financiero, Francisco Lois: franciscolo a iadb.org
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