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4.1 – PROJECT CHARTER – PROYECTO ACADÉMICO

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David Naranjo 26/03/12 David Naranjo 27/03/12

Joaquín De Abreu 26/03/12 Joaquín De Abreu 27/03/12

Marc Albaladejo 26/03/12 Marc Albaladejo 27/03/12

Alberto Arnáez 26/03/12 Alberto Arnáez 27/03/12

Jordi Labandeira 26/03/12 Jordi Labandeira 27/03/12 Jordi Labandeira 27/03/12

PROYECTO ACADÉMICO πM-‐Devices

PROJECT CHARTER

Doc. : 4.1-‐Project_Charter_Academico_Rev-‐0

http://www.pm-‐devices.com Pág. 2 de 32

Índice

1.-‐ TÍTULO ......................................................................................................................... 4

2.-‐ MISIÓN, VISIÓN Y VALORES ........................................................................................ 4 2.1-‐ MISIÓN ............................................................................................................................... 4 2.2-‐ VISIÓN ................................................................................................................................ 4 2.3-‐ VALORES ............................................................................................................................. 4

3.-‐ OBJETIVO ..................................................................................................................... 5

4.-‐ JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................ 5

5.-‐ ALCANCE, REQUERIMIENTOS Y LIMITACIONES ........................................................... 6

6.-‐ EQUIPO DEL PROYECTO .............................................................................................. 7 6.1-‐ ............................................................................................................................................ 7 ANTECEDENTES ......................................................................................................................... 7 6.2-‐ PERFILES PROFESIONALES .................................................................................................. 7 6.3-‐ ESTUDIO DE LOS ROLES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO ................................................. 9 6.4-‐ ORGANIGRAMA DEL EQUIPO πM-‐DEVICES ...................................................................... 11 6.5-‐ ORGANIGRAMA DE RESPONSABILIDADES ROTATORIAS. ................................................. 11

7.-‐ CALENDARIO DE HITOS ............................................................................................. 13

8.-‐ COSTES DEL PROYECTO ............................................................................................. 14 8.1-‐ .......................................................................................................................................... 14 PRESUPUESTO DEL PROYECTO ................................................................................................ 14 8.2-‐ CONTROL DE GASTOS ...................................................................................................... 16

9.-‐ INTERESADOS Y HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN ............................................. 17 9.1-‐ IDENTIFICACIÓN DE LOS INTERESADOS ........................................................................... 17 9.2-‐ HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN .............................................................................. 18

10.-‐ GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROYECTO ................................................................ 20 10.1-‐ FORMATO ...................................................................................................................... 20 10.2-‐ UBICACIÓN Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN ........................................................... 20 10.3-‐ ESTRUCTURA DE LA INFORMACIÓN ............................................................................... 21

11.-‐ CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO ............................................................ 21 11.1-‐ REUNIONES VIRTUALES (Skype) ..................................................................................... 21 11.2-‐ REUNIONES PRESENCIALES ............................................................................................ 22 11.3-‐ LUGAR DE ENCUENTRO PARA LAS REUNIONES PRESENCIALES ..................................... 24

12.-‐ METODOLOGÍA DE TRABAJO .................................................................................. 25 12.1-‐ 1ª ETAPA: ACCIONES PREVIAS A LA REUNIÓN ............................................................... 26 12.2-‐ 2ª ETAPA: ACCIONES DURANTE LA REUNIÓN ................................................................ 26 12.3-‐ 3ª ETAPA: POSTERIOR A LA REUNIÓN ............................................................................ 27

13.-‐ CALIDAD .................................................................................................................. 27


PROJECT CHARTER



14.-‐ REGLAS DE CONVIVENCIA ....................................................................................... 29

15.-‐ RIESGOS .................................................................................................................. 30


PROJECT CHARTER



1.-‐ TÍTULO

Diseño e industrialización de un sistema generador de energía eléctrica en sillas de paseo

infantil para carga de dispositivos móviles y mantenimiento de temperatura de biberones.

2.-‐ MISIÓN, VISIÓN Y VALORES

2.1-‐ MISIÓN

Ofrecer soluciones tecnológicas innovadoras en el sector de las sillas de paseo infantil

orientadas a la mejora de la calidad de vida y el ocio de los niños ocupantes del vehículo y de

sus padres, de una forma sostenible y dando un factor diferencial respecto a las sillas de paseo

convencionales.

2.2-‐ VISIÓN

Ser un referente como ingeniería para los fabricantes de sillas de paseo infantil y conseguir el

reconocimiento de los usuarios finales por desarrollar soluciones innovadoras y que inviten a

disfrutar aún más del paseo en silla con sus hijos.

2.3-‐ VALORES

• Orientados a la satisfacción del cliente final

• Trabajo en equipo

• Comprometidos con el medio ambiente

• Productos de máxima calidad y garantía

• Máxima profesionalidad y compromiso con nuestro trabajo

• Creatividad

• Flexibilidad

• Adaptación

• Disciplina

• Pasión


PROJECT CHARTER



3.-‐ OBJETIVO

Este proyecto tiene como objetivo aplicar los conceptos y herramientas aprendidos en el

Master en Project Management Industrial y de Servicios de la School of Professional &

Executive Development de la UPC, para conseguir realizar de forma excelente el Proyecto de

Fin de Master, y obtener así el título final del curso.

Para ello, se ha constituido un grupo de 5 ingenieros altamente cualificados y motivados que

forman el grupo πM-‐Devices, con conocimientos de electricidad, electrónica y mecánica.

Este proyecto tiene como objetivo final realizar un proyecto técnico, en el que se desarrollará y

buscará la forma de producir dispositivos mecánico-‐electrónicos para las sillas de paseo de

bebés, para que se puedan cargar las baterías de los teléfonos móviles mientras se pasea, o

para mantener la temperatura ideal de los biberones y poder alimentar a sus hijos donde y

cuando sea.

Se va a usar en este proyecto la metodología para la gestión de proyectos PMBOK.

4.-‐ JUSTIFICACIÓN

En el mercado globalizado actual, se ha demostrado en diversos estudios que las empresas que

sobreviven son aquellas que invierten en innovación de productos. Incluso muchas técnicas se

han puesto en práctica para lograr la creación, diseño, desarrollo y entrega al cliente final de la

forma más eficiente posible para ser competitivos. Según un estudio realizado por la European

Innovation Scoreboard en el año 2011 (ver gráfico), España se encuentra preocupantemente

en menos del 1% de crecimiento en el desarrollo de la innovación y entre los últimos países

que crecieron en innovación en el año 2011.

Con esta realidad nace el equipo πM-‐Devices, una empresa creada para brindar a la

comunidad industrial española un impulso en el mercado de la innovación y desarrollo de

productos, aportando una gran diferenciación ante los competidores europeos y como

consecuencia consolidando empresas y la economía en el largo plazo.


PROJECT CHARTER



Fig. 4.1

Adicionalmente, con el desarrollo de este proyecto, se brinda un espacio práctico para

desarrollar la creatividad de los participantes en la aplicación de herramientas de “Project

Management”, gerenciales y habilidades directivas aprendidas durante el curso.

5.-‐ ALCANCE, REQUERIMIENTOS Y LIMITACIONES

El proyecto se desarrollará apoyados en la metodología del PMBOK donde se cubrirán todas

las dimensiones planteadas por la metodología. Para la parte de ejecución, por el límite de

tiempo disponible por el Master no se completará, se propone una simulación de las

actividades y tareas a cumplir. Adicionalmente se utilizarán herramientas como EFQD, AMFES,

entre otras metodologías aprendidas durante el desarrollo del Master y de las carreras

profesionales de los participantes del equipo. Por último se ofrecerá un producto de

innovación a una empresa del sector de fabricación de cochecitos para bebes para que sea

implementado.

En cuanto a las limitaciones que nos podemos encontrar mencionamos que el desarrollo del

proyecto será aplicable sólo a cochecitos de bebes aunque existe la posibilidad de

implementarlo en cualquier dispositivo de transporte. Se ejecutará en el período del 10 de

marzo hasta el 21 de septiembre que es la fecha de presentación de los proyectos finales del


PROJECT CHARTER



Máster. Finalmente se desarrollará bajo los cinco grupos de procesos y las nueve áreas de

conocimiento planteadas en la metodología PMBOK.

6.-‐ EQUIPO DEL PROYECTO

6.1-‐ANTECEDENTES

En el año 2012 los miembros del equipo se encontraban realizando un Master por la UPC

School of Professional & Executive Development, concretamente realizaban el Master de

Project Management Industrial y de Servicios. Todos ellos no se conocían con anterioridad, y

fue durante el master cuando se entabló una amistad. Gracias a la metodología de trabajo que

se implanta en el master, en alguna ocasión los miembros del equipo habían coincidido en el

mismo grupo, de tal forma que todos sabemos cómo trabaja cada uno de nuestros

compañeros.

A partir de Febrero del 2012 se iban realizando las exposiciones de seis compañeros, con sus

ideas innovadoras. Cada compañero de clase se interesó por una idea o proyecto que le

gustase, y la idea del proyecto que estamos realizando, fue de gran interés por todos los

componentes del grupo.

De esta forma se formó el equipo πM-‐Devices, de una forma natural y con gran entusiasmo en

llevar a cabo esta idea innovadora.

6.2-‐ PERFILES PROFESIONALES

Los miembros del equipo πM-‐Devices, son profesionales de la Ingeniería, concretamente se

han desarrollado profesionalmente en empresas de sectores bien diferenciados, como es el

sector Acústico, Industria Gráfica, Instalaciones de Seguridad, en la Industria del Envasado e

incluso en el Sector del Automóvil.

A continuación se detallan los miembros del equipo, su experiencia profesional y estudios.


PROJECT CHARTER



Marc Albaladejo

• Director Técnico e Ingeniero de Proyectos en Decibel Ingenieros, S.L. Gestión de proyectos acústicos (mediciones de campo, cálculos, redacción de informes y peritajes, comunicación con el cliente, etc.).

• Ingeniero Técnico de Telecomunicaciones en Imagen y Sonido (Universidad Ramón Llull).

• Cursando Máster en Project Management por la UPC-‐School.

código proyecto: MA

David Naranjo

• Project Technical Leader en Delphi Diesel Systems. Leader en proyectos de mejora (Six Sigma, Shainin) y Project Manager Técnico en bombas de inyección Common Rail DFP.x.

• Ingeniero Industrial especialidad Electricidad (ETSEIT-‐UPC). • Cursando Máster en Project Management por la UPC-‐School.

código proyecto: DN

Joaquín De Abreu

• Coordinador de Ingeniería Mecánica y Procesos Pepsi-‐Cola Venezuela C.A. Desarrollo y ejecución de proyectos en el área industrial y empresas de servicios. Desarrollo de proyectos IPC Ingeniería, Procura y Construcción.

• Ingeniero de Organización Industrial (Especialidad Mecánica) (Universidad Central de Venezuela).


código proyecto: JA


PROJECT CHARTER



Jordi Labandeira

• Responsable Dpto. Ingeniería en Gunnebo España. • Técnico Industrial especialidad Electrónica Industrial (EPSEVG-‐

UPC). • Postgrado en Instalaciones Arquitectónicas (UPC). • Cursando Máster en Project Management por la UPC-‐School.

código proyecto: JL

Alberto Arnáez

• Coordinador de Proyectos de Innovación y/o mejora en el área de Automatización en Gráficas de Prensa Diaria (Grupo Zeta).

• Ingeniero en Automática y Electrónica Industrial (ETSEIAT-‐UPC).Ingeniero Técnico Industrial (EUPMT-‐UPC).


código proyecto: AA

6.3-‐ ESTUDIO DE LOS ROLES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO

En este apartado se aportan los resultados del test de Belbin que todos los componentes del

grupo han realizado, mostrando sólo los 3 valores máximos de cada miembro.

A continuación se exponen los resultados obtenidos del Test de Belbin:


PROJECT CHARTER



CE

(C

ereb

ro)

IR (

Inve

st.

Rec

.)

CO

(C

oo

rdin

ado

r)

IS (

Imp

uls

or)

ME

(M

on

. ev

alu

ado

r)

CH

(C

oh

esio

nad

or)

ID (

Imp

lem

enta

do

r)

FI (

Fin

aliz

ado

r)

ES

(E

spec

iali

sta)

Marc 79 89 57 David 64 99 73 Alberto 70 92 94 Jordi 90 92 64 Joaquín 66 91 78 Máximo 66 64 91 90 79 58 99 92 94

Fig. 6.3.1 Resultados Belbin

Se ha dejado como gráfica más representativa la de máximos del equipo:

Fig. 6.3.2Belbin equipo

0 20 40 60 80 100 CE (Cerebro)

IR (Invest. Recursos)

CO (Coordinador)

IS (Impulsor)

ME (Monitor evaluador) CH (Cohesionador)

ID (Implementador)

FI (Finalizador)

ES (Especialista)

Test Belbin máximo del equipo


PROJECT CHARTER



6.4-‐ ORGANIGRAMA DEL EQUIPO πM-‐DEVICES

Al conocer las características naturales de cada miembro, y tras haber llegado a un consenso,

conseguimos el definitivo organigrama del equipo.

6.5-‐ ORGANIGRAMA DE RESPONSABILIDADES ROTATORIAS.

Se ha visto conveniente compartir los roles en el organigrama del equipo πM-‐Devices, con el

fin de obtener los objetivos como equipo, y pasar por todas las fases de proyecto adoptando el

rol que periódicamente irá variando. Las rotaciones se establecen cada cuatro semanas, y se

pretende que cada persona llegue a experimentar todas las responsabilidades, y así aprender

en aquellas áreas que se dominaban menos. De todas formas, el organigrama fijo como

empresa definido en el punto 6.4, servirá de apoyo al rotatorio, es decir que en el momento

ORGANIGRAMA

Project Manager Director Calidad y Legislación

Director Marketing e

Innovaciones

Director de RR.HH Director Riesgos y Adquisiciones


PROJECT CHARTER



que cualquier miembro adquiera la responsabilidad rotatoria, puede pedir ayuda al

responsable fijo de ese rol, y éste le guiará en todo lo que él buenamente pueda.

Project

Manager

Director

Calidad y Legislación

Director

Marketing e Innovaciones

Director

de RR.HH

Director

Riesgos y Adquisiciones

9 Abril -‐ 6 Mayo

9 Mayo -‐ 3 Junio

4 Junio -‐ 1 Julio

2 Julio -‐ 29 Julio

1 Septiembre -‐ 21 Septiembre


PROJECT CHARTER



7.-‐ CALENDARIO DE HITOS

El siguiente calendario muestra los hitos más significativos en el desarrollo del proyecto,

indicando las fechas de presentación de los diferentes entregables.

Así mismo se han fijado las fechas de reunión periódicas del equipo, tanto presenciales como

por videoconferencia.

Fig7.1. Calendario del proyecto

En la siguiente figura queda reflejado de un modo resumido el Gantt del proyecto con los

principales hitos indicados en el calendario anterior y la duración de las diferentes tareas:

L M X J V S D6 1 2 3 4 57 6 7 8 9 10 11 128 13 14 15 16 17 18 199 20 21 22 23 24 25 2610 27 28 29 1 2 3 411 5 6 7 8 9 10 1112 12 13 14 15 16 17 1813 19 20 21 22 23 24 2514 26 27 28 29 30 31 115 2 3 4 5 6 7 816 9 10 11 12 13 14 1517 16 17 18 19 20 21 22 Presentación idea proyecto18 23 24 25 26 27 28 29 Constitución oficial del equipo19 30 1 2 3 4 5 6 Reuniones presenciales20 7 8 9 10 11 12 13 Reuniones semanales Skype21 14 15 16 17 18 19 2022 21 22 23 24 25 26 27 Inicio del proyecto23 28 29 30 31 1 2 3 Presentación inicial proyecto (Charter académico)24 4 5 6 7 8 9 10 Presentación Proyecto Académico25 11 12 13 14 15 16 17 Presentación preliminar26 18 19 20 21 22 23 24 Presentación final del proyecto27 25 26 27 28 29 30 128 2 3 4 5 6 7 8 Tutorías proyecto técnico (a confirmar fechas)29 9 10 11 12 13 14 1530 16 17 18 19 20 21 2231 23 24 25 26 27 28 2932 30 31 1 2 3 4 533 6 7 8 9 10 11 1234 13 14 15 16 17 18 1935 20 21 22 23 24 25 2636 27 28 29 30 31 1 237 3 4 5 6 7 8 938 10 11 12 13 14 15 1639 17 18 19 20 21 22 2340 24 25 26 27 28 29 30

Semana MesDía

AGOSTO

SEPTIEMBRE

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

JULIO


PROJECT CHARTER



Fig7.2. Gantt del proyecto académico

8.-‐ COSTES DEL PROYECTO

8.1-‐PRESUPUESTO DEL PROYECTO

El presupuesto del proyecto académico contempla básicamente tres tipos de coste:

• Horas de dedicación

• Equipamiento

• Contingencias

HORAS DE DEDICACIÓN

El cálculo de horas de dedicación contempla el cómputo global de horas que todos los

miembros del equipo vamos a dedicar al proyecto (reuniones, entrevistas, trabajos grupales,

trabajos individuales, etc.), para ello se tiene en cuenta tanto el calendario del punto anterior

como la estimación de horas que cada miembro dedicará semanalmente, quedando la

estimación tal y como se detalla a continuación:


PROJECT CHARTER



CONCEPTO UD TIEMPO ESTIMADO

Nº PERSONAS

TOTAL HORAS

COSTE HORA

COSTE TOTAL

Reuniones presenciales 14 2h 5 140h 24€/h 3.360€

Reuniones Skype 24 1h 5 120h 24€/h 2.880€

Trabajo en el Proyecto por persona 1 174h 5 870h 24€/h 20.880€

TOTAL 1.130h 24€/h 27.120€

Tabla 8.1

EQUIPAMIENTO

Los gastos estimados en concepto de equipamiento (material oficina, material informático,

dietas, etc.) son todos aquellos consumibles necesarios para la ejecución del proyecto

académico. Éstos se han estimado tal y como se detalla a continuación:

CONCEPTO UD COSTE UD Nº PERSONAS

TOTAL

Material Oficina 1 80€ -‐ 80€ Servicios Web 1 120€ -‐ 120€ Reprografía 1 200€ -‐ 200€ Dietas (Reuniones Presenciales) 14 10€ 5 700€ Kilometraje y Aparcamiento (Reuniones Presenciales) 14 6€ 5 420€

TOTAL 1.520€

Tabla 8.2

CONTINGENCIAS

Por último, se ha contemplado una partida en concepto de contingencias, con el fin de poder

cubrir posibles gastos no contemplados inicialmente en el presupuesto, sea el origen de éstos

riesgos identificados en el proyecto o no, es por ello que esta partida será un 5% del montante

total del presupuesto, quedando éste en un total de 1.432€.


PROJECT CHARTER



Finalmente se puede observar a continuación una tabla y un gráfico con el resumen de los

costes presentados anteriormente. El precio de venta será el coste total calculado más un

beneficio del 18%, quedando en un importe final de 35.484,96€.

CONCEPTO TOTAL Horas de dedicación (€) 27.120 € Equipamiento (€) 1.520€ Contingencias (5% del total) 1.432€ TOTAL COSTES 30.072€

Tabla 8.3

8.2-‐ CONTROL DE GASTOS

El control de la imputación de costes se llevará a cabo semanalmente mediante la

actualización de las horas de dedicación, el equipamiento comprado y la contingencia (en el

caso que proceda). Para ello se ha creado una plantilla Excel (ver ANX_Control_Costes) donde

cada miembro del equipo imputará dichas actualizaciones que deberán ser informadas antes

del fin de cada semana.

3360

2880

20880

1520

1432

RESUMEN COSTES

Coste Reuniones Presenciales

Coste Reuniones Skype

Coste Trabajo en el Proyecto

Coste Equipamiento

Conxngencias (5% del total)

Gráfico 8.4


PROJECT CHARTER



9.-‐ INTERESADOS Y HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN

Las personas y organizaciones cuyos intereses pueden verse afectados de forma positiva o

negativa por la ejecución o conclusión del proyecto y que a su vez pueden influir en el mismo,

es lo que se denomina Interesados o Stakeholders. Por ello, es de suma importancia identificar

a los Stakeholders con el fin de poder gestionar sus expectativas y requisitos, así como

determinar las herramientas de comunicación que serán utilizadas.

Mediante el plan de comunicación del proyecto académico garantizaremos mantener

correctamente informados a los Stakeholders así como de obtener feedback de éstos.

9.1-‐ IDENTIFICACIÓN DE LOS INTERESADOS

Los Stakeholders del proyecto académico los podemos clasificar en dos grupos y con los

siguientes niveles de expectativa, influencia e interés:

INTERNOS A LA UPC EXPECTATIVA INFLUENCIA INTERÉS

Miembros del Equipo (Presentados en el punto 6) ALTA ALTA ALTO

Cliente (Sr. Jaume Mussons) ALTA ALTA ALTO

Tribunal Evaluador ALTA ALTA ALTO

Profesores UPC BAJA BAJA BAJO

Compañeros del Master MEDIA BAJA BAJO

EXTERNOS A LA UPC EXPECTATIVA INFLUENCIA INTERÉS

Familiares de los Miembros del Equipo

MEDIA MEDIA MEDIO

Colaboradores MEDIA MEDIA MEDIO

Tabla 9.1


PROJECT CHARTER



9.2-‐ HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN

La comunicación con los diferentes Stakeholders podrá ser tanto oral como escrita, aunque

utilizaremos preferentemente unas herramientas u otras, tal y como se describe en los

siguientes puntos, con el fin de que la comunicación sea eficaz y a la vez práctica.

COMUNICACIÓN ORAL

La comunicación oral se usará con todos los Stakeholders y ésta se dará principalmente en los

siguientes escenarios:

REUNIONES PRESENCIALES IMPLICADOS Y OBJETIVO

Programadas

• Los miembros del equipo se reunirán quincenalmente siguiendo el calendario del punto 7 para trabajar en el proyecto.

• El equipo se reunirá con el cliente (Sr. Jaume Mussons) siguiendo el calendario marcado para ver la evolución del proyecto.

• Con otros Stakeholders para trabajar en el proyecto.

No Programadas

• Se producirán de forma espontánea principalmente durante las jornadas del máster (con los propios miembros del equipo, profesores y compañeros de máster), para tratar temas del proyecto.

REUNIONES NO PRESENCIALES

IMPLICADOS Y OBJETIVO

Programadas

• Los miembros del equipo se reunirán semanalmente vía Skype siguiendo el calendario del punto 7 para trabajar en el proyecto.

• Con otros Stakeholders vía Skype o teléfono para trabajar en el proyecto.

Tabla 9.2


PROJECT CHARTER



CHATS IMPLICADOS Y OBJETIVO

SKYPE Y TELÉFONO

• Se utilizará con todos los Stakeholders para conversaciones rápidas que no consideramos reuniones (por ej. Realizar consultas, etc.).

Tabla 9.3

COMUNICACIÓN ESCRITA

La comunicación escrita se dará principalmente con los colaboradores, cliente (Jaume

Mussons) y miembros del equipo. Los medios utilizados serán los siguientes:

MEDIO OBJETIVO

Web

• Plataforma donde se colgará la documentación del proyecto para poder ver el avance de éste así como el resultado final una vez terminado el mismo (www.pm-‐devices.com).

E-‐Mail

• Se utilizará como herramienta principal para enviar información (documentos, convocar reuniones, hacer consultas, etc.)

DropBox

• Nube de almacenamiento de documentación, compartida sólo por los miembros del equipo y donde se guardará toda la documentación relativa al proyecto.

SMS y WhatsApp

• Mensajes instantáneos que se utilizarán principalmente para consultas breves y de carácter urgente.

Tabla 9.4


PROJECT CHARTER



10.-‐ GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROYECTO

10.1-‐ FORMATO

Los documentos y registros que se realicen para este proyecto se crearán bajo las versiones de

MSOffice 2010 y para MSProject se utilizará igualmente la versión 2010. Adicionalmente los

documentos elaborados en MSWord seguirán la siguiente estructura:

Configuración Márgenes Normal (Sup.: 2,5 cm; Inf.: 2,5 cm; Izq.: 3 cm;

Dcha.: 3 cm) Fuente Títulos: Calibrí 14 en mayúsculas y negritas

Subtítulos: Calibrí 12 en mayúsculas y negritas Subtítulo 2: Calibrí 12 en mayúsculas Texto: Calibrí 11

Párrafos Alineación: Justificado Interlineado: 1,5 Viñetas: Puntos negros primer nivel y blancos segundo nivel Numeración: Se utilizará con el número seguido de un punto (1.)

Llamados a tablas y figuras Letra cursiva Tablas Se utilizará estilo “Sombreado medio 1 –

Énfasis 5” Tabla 10.1.1

10.2-‐ UBICACIÓN Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

La documentación se guardará de forma permanente en una carpeta compartida de

“Dropbox” la cual se nombró “Proyecto Master” y posteriormente será colgada en la página

web. Con esta estrategia se consigue que todos los integrantes del grupo puedan visualizar y

modificar los documentos de este proyecto.

Cada integrante del grupo deberá guardar también los documentos en su ordenador hasta que

el proyecto haya sido acabado y entregado.

Un representante del grupo asignado, realizará una copia de seguridad todos los días a

primera hora en su ordenador.


PROJECT CHARTER



10.3-‐ ESTRUCTURA DE LA INFORMACIÓN

La estructura que tendrá la información del proyecto será la misma que está definida por los

Grupos de Procesos de la Gestión de Proyectos.

• GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIÓN

• GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACIÓN

• GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIÓN

• GRUPO DE PROCESOS DE SUPERVISIÓN Y CONTROL

• GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE

Además se añadirán varias carpetas para poder guardar otra información útil del Proyecto:

• ACTAS DE REUNIONES

• DESARROLLO CHARTER PROYECTO ACADÉMICO

• PLANTILLAS

• PRESENTACIONES

• OTROS DOCUMENTOS

La forma en que serán nombrados los documentos sigue una norma que se especifica en el

capítulo 12 que es el apartado de calidad.

11.-‐ CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

11.1-‐ REUNIONES VIRTUALES (Skype)

Se ha acordado realizar una reunión semanal de forma remota, utilizando la plataforma Skype.

Para ello se ha creado un grupo dentro del Skype, que se llama "Reunión Proyecto Master".

Estas reuniones virtuales en la red, nos servirán para tener una toma de contacto con los

trabajos o tareas que debemos desarrollar durante la semana, y que se tienen que presentar

en la reunión presencial. En el punto 12 (Metodología de Trabajo) del Project Charter, se


PROJECT CHARTER



concretará más en las actuaciones a seguir en este tipo de reuniones. Las reuniones Skype las

realizaremos cada Miércoles de la semana, y concretamente a las 22h. Si bien no se ha fijado,

intentaremos no rebasar la hora de duración de la reunión. El calendario de días programados

para estas reuniones se encuentra en el documento Excel: Calendario proyecto.xlsx.

Por último las reuniones serán conducidas por el Líder designado para la ocasión, que irá

leyendo los puntos a tratar y moderará la reunión. El Secretario irá redactando el acta, con los

acuerdos adoptados, fechas acordadas etc.

Para que todo los miembros del grupo experimenten y pasen por estas funciones se irán

rotando reunión a reunión tal como indica la tabla 11.1.

11.2-‐ REUNIONES PRESENCIALES

Las Reuniones presenciales se celebran quincenalmente, los sábados a las 14:30h y se

intentará finalizar como máximo a las 17h. El calendario se puede observar en el documento

de Calendario: Calendario proyecto.xlsx

En el punto 12 (Metodología de Trabajo) del Project Charter se especifican la forma como se

realizarán.

Para que todo los miembros del grupo experimenten y pasen por estas funciones se irán

rotando reunión a reunión tal como indica la Columna de "Rotaciones reuniones Presenciales"

en la tabla 11.1.

Rotación reuniones Skype

Rotación reuniones Presenciales

Líder Secretario

10 Marzo 2012 DN JL

14 Marzo 2012 JL DN

21 Marzo 2012 24 Marzo 2012 JA AA


PROJECT CHARTER



28 Marzo 2012 AA JA

4 Abril 2012 7 Abril 2012 MA JL

11 Abril 2012 21 Abril 2012 JL MA

18 Abril 2012 DN JA

25 Abril 2012 JA DN

2 Mayo 2012 5 Mayo 2012 MA AA

9 Mayo 2012 AA MA

16 Mayo 2012 19 Mayo 2012 JL JA

23 Mayo 2012 JA JL

30 Mayo 2012 2 Junio 2012 AA DN

6 Junio 2012 DN AA

13 Junio 2012 16 Junio 2012 MA JA

20 Junio 2012 JA MA

27 Junio 2012 30 Junio 2012 JL AA

4 Julio 2012 AA JL

11 Julio 2012 14 Julio 2012 DN MA


PROJECT CHARTER



18 Julio 2012 MA DN

25 Julio 2012 28 Julio 2012 JA AA

5 Septiembre 2012 1 Septiembre

2012

AA JA


2012

JA DN


2012

DN JL

Tabla 11.1

11.3-‐ LUGAR DE ENCUENTRO PARA LAS REUNIONES PRESENCIALES

Las reuniones presenciales, principalmente serán de control y por este motivo no se necesita

de grandes herramientas extras, solamente un portátil y material de oficina que cada miembro

del equipo aportará.

Por este motivo, y por el horario en el que se van a realizar, se ha visto factible realizar las

reuniones en el Centro Comercial de Glorias, concretamente en el Pans&Company, donde se

dispone de amplias mesas para trabajar, la suficiente comodidad para realizarlas y en el

horario en que se realiza, no hay un elevado número de clientes en el local.

Además se ha valorado que al realizarse los Sábados, ahorramos los costes de desplazamiento

que si se hicieran entre semana al coincidir con un día de clase. De todas formas se tienen en

cuenta otros posibles puntos de encuentro:

• Las aulas de estudio de la Universidad Autónoma de Bellaterra.

• La misma UPC Tech Talent Center.

Lo que sí tiene claro el grupo, es que las reuniones son necesarias, y se está dispuesto a

realizar el esfuerzo necesario para poder realizarlas, por lejos que se tenga que hacer. Pero

puestos a elegir, se acuerda por consenso establecer como punto más eficiente en tiempo,

distancia y coste, el Centro Comercial de las Glorias.


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12.-‐ METODOLOGÍA DE TRABAJO

Se ha creado una metodología de trabajo que tiene como objetivo establecer unos procesos

básicos para obtener los resultados deseados.

El equipo realizará semanalmente una reunión no presencial vía Skype y una presencial

quincenalmente, tal y como se indica en el calendario del punto 7 y en el punto 11,

adicionalmente a éstas se podrá realizar otras reuniones siempre que se hayan convocado con

la antelación suficiente, utilizando las herramientas de comunicación descritas en el punto 9.2.

Las reuniones tendrán como objetivos principales los siguientes puntos:

• Identificar las nuevas tareas a realizar y establecer un plan de acción para ejecutarlas entre

los diferentes miembros del equipo.

• Supervisar del avance de los puntos en los que está trabajando cada miembro del equipo.

• Debatir y tomar decisiones de forma consensuada.

Todas las reuniones tendrán los siguientes roles asignados:

• Secretario: será la persona encargada de tomar nota de la reunión para poder levantar un

acta tras la finalización de la misma. (Ver modelo de acta ARXX_XXXXXX).

• Líder: será la persona encargada de conducir la reunión asegurándose que se debaten

todos los temas previstos y que se obtienen los objetivos deseados, estableciendo turnos

de palabra y poniendo orden en las reuniones cuando sea necesario.

• Participantes: resto de miembros del equipo que participarán de forma activa en la

reunión.

Los roles de secretario y líder irán rotando en cada reunión tal y como se indica en el punto 11.

A continuación podemos ver de forma más detallada la metodología a seguir en las reuniones

que se mantengan y que dividiremos en tres etapas:


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12.1-‐ 1ª ETAPA: ACCIONES PREVIAS A LA REUNIÓN

Las acciones previas están destinadas a que todas las reuniones estén correctamente

planificadas, con los puntos a tratar definidos y con unos tiempos de duración estimados, para

ello se seguirán los siguientes pasos:

• El secretario será el encargado de distribuir el acta de la última reunión, dónde deberá

informarse de los puntos a tratar en la próxima reunión, así como el día y hora y tiempo

estimado de duración.

• Cada miembro del equipo deberá trabajar en los puntos asignados, de existir algún

impedimento que no permita avanzar en la materia, lo comunicará con antelación al resto

de miembros del equipo.

• El Project Manager actualizará la actualizará la hoja de estado antes de cada reunión.

12.2-‐ 2ª ETAPA: ACCIONES DURANTE LA REUNIÓN

Las acciones previstas durante la reunión están destinadas principalmente a que esta sea

productiva y se consigan los objetivos marcados, para ello, cada rol tendrá las siguientes tareas

asignadas:

• El líder tiene un papel fundamental en esta etapa, su misión es dinamizar, conducir y

moderar la reunión. Repasará todos los puntos del acta anterior (tareas y plazos) así como

de la hoja de estado, introducirá los puntos propuestos a tratar y debatir y repartirá tareas

con plazos al resto de miembros del equipo.

Todas las decisiones se tomarán de forma consensuada, en caso de diferencias, el líder

propondrá una votación, y resultado obtenido por mayoría será aceptado por todos los

miembros.

• El secretario será el encargado de tomar nota de todos los temas tratados, principalmente

de conclusiones y decisiones tomadas, así como de las tareas asignadas.

• El resto de miembros deberán aportar las tareas asignadas finalizadas en las fechas

previstas y participar de forma activa en la reunión. Deberán seguir las normas de

convivencia descritas en el punto 14.


PROJECT CHARTER



Una vez finalizada la reunión, se abre un chat coloquial para comentar de forma distendida el

estado del proyecto, impresiones, temas personales, etc. con el fin de crear un clima de

motivación y unión en el equipo.

12.3-‐ 3ª ETAPA: POSTERIOR A LA REUNIÓN

Posterior a la reunión, las acciones a seguir se limitan a ejecutar las tareas asignas en la

reunión cumpliendo con los objetivos marcados en las fechas establecidas, adicional a estos

trabajos el secretario enviará en una máximo de dos días posterior a la reunión el acta de la

misma.

13.-‐ CALIDAD

Se espera por parte de todos los componentes del grupo la máxima dedicación para que la

documentación generada no requiera de modificaciones ni correcciones. De todas formas

existirá una revisión por otro compañero, y por el Project Manager, el cual validará el

documento.

En la portada de la documentación generada habrá un cuadro donde firmará el autor el revisor

y el PM, en el cual habrá la fecha de firma por todos los componentes enumerados.

El orden de revisión será el siguiente, donde el miembro que se encuentra a la derecha

revisará el documento del miembro que se encuentre a su izquierda:


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Ejemplo de cuadros para insertar las firmas:

Documento redactado por Documento revisado por Documento aprobado por

Joaquín De Abreu Alberto Arnáez Jordi Labandeira

23/03/12 24/03/12 26/03/12

El formato del nombre de los archivos seguirá la siguiente estructura:

xx.x_yyyyyyyyy_Rev_z_a

donde xx.x es la numeración de la estructura PMBOK.

yyyyyyyyy es el nombre del apartado según PMBOK.

z es el número de revisión del documento.

a puede ser EN_PROCESO si el archivo está en proceso de redacción, EN_REVISIÓN si está

siendo revisado, o si no aparece nada es que el archivo está revisado y todo correcto.

Para los anexos, la nomenclatura de los archivos será la siguiente:

ANX_titulo_Rev_z_a

Jordi

David

Joaquín Alberto

Marc


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14.-‐ REGLAS DE CONVIVENCIA

Es obligatorio acudir a todas las reuniones conjuntas que se programen y que a las que se esté

convocado, a no ser que exista una razón justificada que impida la asistencia. Al final de cada

reunión se pactará la siguiente según disponibilidad de horarios de cada uno de los

componentes.

Se dejará un margen de cortesía de 10 minutos para esperar a los componentes que lleguen

tarde. Después de estos minutos la reunión empezará. Las personas que lleguen a partir de

estos 10 minutos, o no se presenten a la reunión, se comprometerán a pagar una ronda de

cafés o de refrescos a los demás compañeros.

Durante las reuniones se respetarán los turnos de palabra, sin interrumpir a los compañeros, y

respetando en todo momento las opiniones. En caso de realizar votaciones, éstas se harán a

mano alzada y se escogerá por mayoría simple. Al ser 5 los componentes del grupo, es

imposible que se dé el caso de empate en las votaciones. En el caso que algún componente del

grupo falte a la votación o no ejerza su derecho a voto y exista un empate, el director del

grupo romperá ese empate.

En cada reunión se asignarán unas tareas a cumplimentar por cada componente del equipo. El

incumplimiento de estas tareas de forma injustificada por parte de un componente del grupo

obligará a los demás integrantes a valorar la gravedad de la situación, y se procederá a

encontrar una solución al respecto. Estas soluciones pueden ser ampliaciones del plazo de

entrega, o redistribución del trabajo pendiente a otros componentes. En todo caso la persona

que incumpla sus tareas estará obligado a pagar una ronda de cafés o de refrescos a los demás

compañeros.

Se espera por parte de todos los integrantes una actitud positiva y comprometida con el

proyecto en pos de conseguir el cumplimiento de todos los objetivos marcados y la excelencia

de la gestión.


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15.-‐ RIESGOS

Una serie de riesgos que pueden impactar el correcto desarrollo del proyecto han sido

detectados y listados. Estos riesgos, siguiendo la estructura de un AMFE, han sido ordenados

en función de un número de prioridad obtenido a partir de:

• El impacto (severidad) que, de producirse, podría tener sobre el coste, calidad o plazo de

entrega del proyecto.

• La probabilidad de ocurrencia del riesgo.

• La probabilidad o facilidad de detección del mismo.

Tabla 15.1. Ratios severidad, ocurrencia y detectabilidad

Para cada uno de los riesgos se ha establecido una acción preventiva o correctiva que deberá

minimizar o evitar el impacto sobre el plan inicial del proyecto.

Aquellos riesgos con un número de prioridad más alto requerirán de un mayor seguimiento y

un plan de acciones más completo. Así mismo, si durante el desarrollo del proyecto un nuevo

riesgo potencial es detectado se incluirá en la lista y se definirán las correspondientes acciones

para mitigar su impacto.

ÁREA RIESGO

IDENTIFICADO

SEVER

IDAD

OCU

RREN

CIA

DETEC

TABILIDAD

PRIORIDAD

ACCIÓN PRETENTIVA O CORRECTIVA

Planificación Retraso en la

ejecución de las tareas asignadas

3 3 2 18

Se hará una revisión semanal del estado de las tareas asignadas a cada componente del equipo.

En el caso de que se prevea un retraso el responsable deberá informar al resto del equipo

con suficiente antelación y pedir soporte si puede suponer un retraso para la ejecución del

proyecto. Una hoja de estado que se actualizará cada

Alta 3 Alta 3 Alta 1Media 2 Media 2 Media 2Baja 1 Baja 1 Baja 3

Severidad Ocurrencia Detectabilidad


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semana mostrará la situación de las tareas más críticas.

Recursos humanos

Pérdida de motivación del

equipo 3 2 2 12

El Project Manager debe encargarse de mantener la motivación de todos los integrantes del

equipo. Se dedicará un espacio de tiempo al final de las reuniones para que cada integrante exponga sus quejas o inquietudes sobre el desarrollo del proyecto y lograr un consenso

entre todos para solventarlas.

Planificación

Tareas clave, responsable y fechas de realización no

definidos

3 2 2 12

Semanalmente se planificarán en reunión de equipo las tareas a realizar. Quedará reflejado en acta la tarea, responsable y fecha de finalización.

Todas las tareas y su seguimiento quedarán registradas en un documento Excel de acceso

para todo el equipo.

Documentación

Pérdida de información en documentos

colgados en Dropbox

2 2 2 8

Cada componente del equipo deberá disponer de al menos una copia de seguridad de todos los documentos en los que esté trabajando. Un componente del equipo hará una copia de

seguridad diaria de los documentos colgados en Dropbox.

Calidad Documentos de baja calidad 2 2 2 8

Todos los documentos realizados por cada uno de los componentes del equipo deberán ser

revisados y aprobados por otros dos componentes del mismo. Cualquier documento que se considere incompleto o mejorable no

podrá ser aprobado hasta que no sea corregido y aceptado.

Será obligatorio el uso del corrector ortográfico.

Recursos humanos

Falta de algún componente del equipo de forma justificada durante un periodo de

tiempo superior a 1 semana

(enfermedad, viaje de trabajo, etc.)

2 2 2 8

En el caso de que la falta del afectado pudiera retrasar la entrega de alguna tarea se distribuirá su faena entre el resto de integrantes del equipo

para no retrasar el proyecto

Planificación Reuniones del equipo poco productivas

2 2 2 8

Se establecerá un orden del día previo a la reunión con los objetivos de la misma y las tareas

a revisar. El conductor de la reunión deberá encargarse de liderar la misma siguiendo el

orden del día y evitando que se quede estancada en alguno de los temas. El Project Manager

deberá a su vez reconducir la situación en el caso de pérdida de eficiencia en las reuniones.


PROJECT CHARTER



Recursos humanos

Conflicto entre dos o más componentes

del equipo 3 2 1 6

El Project Manager deberá reunir a las personas involucradas y aplicar las técnicas directivas aprendidas durante el Master para resolver el conflicto. En el caso de ser el Project Manager

uno de los afectados el resto del equipo asignará una persona encargada de hablar con los

afectados.

Comunicación

Comunicación deficiente en reuniones por

audioconferencia

2 3 1 6

En el caso de que la reunión no pueda desarrollarse por desconexión de 2 o más

integrantes del equipo se pospondrá a otro día. Si el problema persiste durante varias reuniones seguidas se realizarán reuniones presenciales.

Comunicación Página web del proyecto no operativa

2 2 1 4

Se guardará semanalmente una copia del contenido de la página web en soporte físico

(pendrive o similar) que permita su consulta en caso de caída de la red. Para las presentaciones ante el director de proyecto y presentación final se preparará un Powerpoint con el contenido a

mostrar.

Planificación Cambios en el

alcance o timing del proyecto

2 2 1 4 Se establecerá un proceso de cambios que

deberá seguirse para minimizar el impacto sobre el coste, tiempo y/o calidad del proyecto.

Recursos humanos

Retraso en la asistencia a las

reuniones de alguno de los integrantes

del equipo

1 2 1 2

Se concederán 10 minutos de cortesía antes de empezar la reunión. En caso de retrasos

reiterados por una misma persona el Project Manager le recordará de manera asertiva las normas de convivencia y deberá conseguir el compromiso del afectado de reconducir su

comportamiento.

Recursos humanos

Falta de asistencia injustificada a una

reunión de alguno de los integrantes del

equipo

2 1 1 2

El afectado deberá explicar el motivo de su falta al equipo. En caso de más de una falta por un

mismo integrante del equipo el Project Manager se entrevistará con él y deberá conseguir el compromiso del afectado de reconducir su

conducta.

Tabla 15.2.Riesgos del proyecto académico

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