SISTEMAS DE INFORMACIONSISTEMAS DE INFORMACION

Caracas, Marzo 2008Caracas, Marzo 2008

República Bolivariana de VenezuelaRepública Bolivariana de Venezuela

Ministerio de Educación SuperiorMinisterio de Educación Superior

Fundación Misión SucreFundación Misión Sucre

Ministro de Educación SuperiorMinistro de Educación Superior

Luís AcuñaLuís Acuña

Viceministro de Políticas AcadémicasViceministro de Políticas Académicas

Tibisay HungTibisay Hung

Asesor de ContenidoAsesor de Contenido

Profa. Tania SalazarProfa. Tania Salazar

Diseñadora InstruccionalDiseñadora Instruccional

Lic. Luisa MárquezLic. Luisa Márquez

Lic. Elena VillalbaLic. Elena Villalba

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UNIDADES CURRICULARES ESPECIALIZADAS

ESPECIFICACIÓN CURRICULAR

SISTEMAS DE INFORMACIONSISTEMAS DE INFORMACION

horas

Trabajo Acompañado 3

Trabajo Independiente 3

Horas por semana 6

Total horas por trimestre 84

3

Competencias a desarrollarCompetencias a desarrollar

COMPETENCIAS

UNIDAD TEMÁTICA

Conocimientos Habilidades y Destrezas Actitudes y valores

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1. Fundamentos de análisis de Sistemas Organizacionales

2. Teoría de Sistemas

3. Estilos Organizacionales

4. Análisis de los requerimientos de información

5. El proyecto como oportunidad de mejora de los Sistemas de Información

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6969

Tabla de ContenidosTabla de Contenidos

Pág.Programa instruccional 6Introducción 8UNIDAD 1 FUNDAMENTOS DE ANÁLISIS DE SISTEMAS

ORGANIZACIONALES11

La información como recurso organizacional. 11

Perfil del analista de sistemas. 12

Metodologías estructuradas para realizar el análisis de sistemas de información.

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UNIDAD 2 TEORÍA DE SISTEMA 19 Concepto de sistema 20

Características de los sistemas 21

Parámetros de los Sistemas 21

Tipos de Sistemas 22

Importancia de los Sistemas de Información 24

Sistemas Determinísticos y Sistemas Probabilísticos 25

Subsistemas y suprasistemas 25

Sistemas cerrados y abiertos 25

El Proceso Administrativo 29

Conceptos básicos 30

o Entropía 30

o Homeostasis 31

UNIDAD 3 ESTILOS ORGANIZACIONALES 32 Las organizaciones como sistema 33

Niveles de Administración 35

Diagrama de contextos organizacionales 37

Otros factores de la Organización 38

UNIDAD 4 ANÁLISIS DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN

42

Operacionalización de variables. 42

Métodos interactivos. Instrumentos de recolección de datos.

44

Proceso de análisis. 48

Base de datos. 52

UNIDAD 5 EL PROYECTO COMO OPORTUNIDAD DE MEJORA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

61

Definiciones. 62

Objetivos de la Planificación del Proyecto 62

Inicio del Proyecto. 62

Factibilidad tecnológica, económica y operativa del proyecto.

65

Implantación del Sistema 69

5

Bibliografía 74

6

PROGRAMA INSTRUCCIONALPROGRAMA INSTRUCCIONAL

Objetivo General

Diseñar un proyecto sistemas de información que favorezca las interrelaciones de los subsistemas organizacionales.

Sinopsis de Contenidos:

UNIDAD I. FUNDAMENTOS DE ANÁLISIS DE SISTEMAS ORGANIZACIONALES

Objetivo: Conocer los aspectos teóricos que fundamentan el análisis de los sistemas organizacionales.

La información como recurso organizacional. Perfil del analista de sistemas. Metodologías estructuradas para realizar el análisis de sistemas

de información. Ciclo de vida de los sistemas de información

UNIDAD II. TEORÍA DE SISTEMA

Objetivo: Conocer los sistemas organizacionales y sus interrelaciones para conseguir las metas organizacionales.

Concepto de sistema Características de los sistemas Parámetros de los Sistemas Tipos de Sistemas Importancia de los Sistemas de Información Sistemas Determinísticos y Sistemas Probabilísticos Subsistemas y suprasistemas Sistemas cerrados y abiertos El Proceso Administrativo Conceptos básicos

o Entropíao Homeostasiso Equifinalidad

UNIDAD III. ESTILOS ORGANIZACIONALES

Objetivo: Diferenciar los estilos organizacionales y su impacto en los sistemas de información.

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Las organizaciones como sistema Niveles de Administración Diagrama de contextos organizacionales Otros factores de la Organización Estilos Organizacionales, tipos de liderazgo Relaciones humanas dentro de las organizaciones

UNIDAD IV. ANÁLISIS DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN

Objetivo: Realizar el levantamiento de información con métodos objetivos y sistemáticos.

Operacionalización de variables. Métodos interactivos. Instrumentos de recolección de datos. Proceso de análisis. Base de datos.

UNIDAD V. EL PROYECTO COMO OPORTUNIDAD DE MEJORA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Objetivo: Planificar un proyecto de sistemas de información organizacionales.

Definiciones. Objetivos de la Planificación del Proyecto Inicio del Proyecto. Factibilidad tecnológica, económica y operativa del proyecto. Implantación del Sistema.

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INTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓN

La alta complejidad y competitividad de los mercados, producto de los

continuos cambios, profundos y acelerados en un entorno globalizado, requiere

de un máximo de eficacia y eficiencia en el manejo de las empresas. Asegurar

niveles mínimos de rentabilidad implica hoy día la necesidad de un alto aporte

de creatividad destinado a encontrar nuevas formas de garantizar el éxito.

Lo primero que debe comprenderse dentro de este nuevo contexto, es la

interrelación entre los diversos sectores y procesos de la empresa. Analizar y

pensar en función de éstas relaciones es pensar de manera sistémica.

Actualmente se requiere de un trabajo en equipo que involucre tanto en la

planificación, como en las demás funciones administrativas a todos y cada uno

de los sectores o áreas de la corporación.

Ahora bien, el administrador debe ser holístico en su concepción y visión de la

empresa, ya que la Contabilidad es un subsistema dentro de la organización

que se alimenta de los insumos producidos por los demás subsistemas que

integran a la misma. En este sentido, para maximizar la utilidad de la

información, una empresa deberá administrarla de manera eficiente como lo

hace con los demás recursos. Los administradores deben comprender que los

costos tienen una estrecha relación con la producción, distribución, seguridad,

almacenamiento y recuperación de toda la información.

Es aquí donde se insertan los sistemas de información dentro de la

Administración, ya que entre las capacidades fundamentales que debe dominar

el administrador, se incluye, entre otras, la iniciación, determinación de la

viabilidad y planeación y administración de proyectos.

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Así, el plan de formación de Administración de Misión Sucre incorpora esta

unidad curricular con la que te emprenderás en los Sistemas de Información,

teniendo como propósito facilitar las herramientas necesarias para diseñar un

proyecto sistemas de información que favorezca las interrelaciones de los

subsistemas organizacionales.

Este material instruccional está conformado por cinco unidades que te guiarán

por los aspectos que conforman esta estrategia de trabajo. En la primera

unidad encontrarán los fundamentos básicos para el análisis de los sistemas

organizacionales; en la segunda se dilucidarán los conceptos básicos y

objetivos de la Teoría de Sistemas; seguidamente en la tercera unidad se

aprenderá a diferenciar los estilos organizacionales y su impacto en los

sistemas de información.

Una vez asimilado todo esto, se pasará a la cuarta y quinta unidades donde se

profundiza en los requerimientos para la recolección de información para

planificar un proyecto de sistema de información organizacional.

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Unidad I

FUNDAMENTOS DE ANALISIS DE SISTEMAS

ORGANIZACIONALES

Objetivo:

Conocer los aspectos teóricos que fundamentan el análisis de los sistemas

organizacionales.

Contenidos:

La información como recurso organizacional. Perfil del analista de sistemas. Ciclo de vida de los sistemas de información Metodologías estructuradas para realizar el análisis de sistemas

de información

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LA INFORMACIÓN COMO RECURSO ORGANIZACIONAL

Estamos viviendo en el denominado por muchos, “Siglo de la Información”, ello se debe a la facilidad con la que cada día más personas tienen acceso a centenares de datos que antiguamente solo se hallaban en documentos impresos, pero que hoy gracias a la red mundial de la información, Internet, todos podemos acceder con mucha facilidad. Cómo era de esperarse las organizaciones no escapan de esta realidad, si la sociedad aumentó el volumen de información que maneja, las organizaciones también; no obstante las ventajas que actualmente ofrecen las tecnologías de la información facilitan el almacenamiento y manejo de esas inmensas cantidades de datos.

Sin embargo, la utilización de la información no puede ser algo lento o estático en una empresa; no solo basta con tener los datos y saber que están almacenados en algún archivo de algún sistema informático, es imprescindible tener acceso fácil y confiable a la información puesto que de ella dependen gran parte de las decisiones organizacionales que se tomen. Esta panorámica a dado lugar a nuevas exigencias tanto en la formación como en la actuación del profesional de la información.

La información constituye un recurso básico para cualquier actividad humana, de ahí la necesidad de que esta sea oportuna, precisa, relevante, bien gestionada y orientada hacia los actores de los diferentes procesos organizacionales para la toma de decisiones.

La información como un recurso de las organizaciones

Las organizaciones han reconocido, desde hace mucho, la importancia de administrar recursos principales tales como mano de obra y las materias primas. La información se ha colocado en un lugar adecuado como recurso principal. Los tomadores de decisiones han comprendido que la información no es sólo un subproducto de la conducción, sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser el factor crítico para la determinación del éxito o fracaso de éstos.

Para maximizar la utilidad de la información, una organización debe manejarla correctamente, tal como maneja los demás recursos. Los administradores necesitan comprender que hay costos asociados con la producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de toda información.

“Brevedad es el alma de la agudeza.” Wil l iam Shakespeare

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Aunque la información se encuentra a nuestro alrededor ésta no es gratis, y su uso es estratégico para posicionar la competitividad de la empresa. Manejo de la información generada por la computadora

La fácil disponibilidad de computadoras ha creado una explosión de información a través de la sociedad en general y de los negocios en particular. El manejo de la información generada por computadoras difiere en forma significativa del manejo de datos producidos manualmente. Por lo general, hay mayor cantidad de información por las computadoras. El costo de organizarla y mantenerla puede crecer a tasas alarmantes, y los usuarios frecuentemente la tratan menos escépticamente que la información obtenido por otras vías.

PERFIL DEL ANALISTA DE SISTEMAS

El Análisis y Diseño de Sistemas

Los sistemas de información son desarrollados con propósitos diferentes dependiendo de las necesidades de la organización. "El análisis y diseño de sistemas se refiere al proceso de examinar la situación de una empresa con el propósito de manejarla con métodos y procedimientos más adecuados." (Senn, 1992, p.11). Se puede dividir en dos: el análisis de sistemas que comprende la planificación, el levantamiento inicial de información y el estudio en detalle del sistema actual para luego recomendar o estructurar las especificaciones necesarias para el nuevo sistema; y el diseño que consiste en llevar a cabo el sistema por medio de la clasificación y empleo de la información de manera que se pueda ofrecer una alternativa mucho más viable.

En pocas palabras; "El análisis especifica qué es lo que el sistema debe hacer. El diseño establece cómo alcanzar el objetivo" (op. cit., p.13) Ciertamente, todo sistema de información debe presentar salidas en base a entradas de datos y procesos, lo que nos dice que si deseamos entender todo lo que le ocurre a los datos antes de llegar al usuario como información –Es decir antes de ser interpretado por el usuario final- debemos utilizar metodologías que permiten ver los sistemas en base a sus procesos, por lo menos en sistemas de procesado por lotes o secuencial. Un ejemplo de ello es la metodología estructurada. Existen muchas metodologías pero esta es la más arraigada debido a su antigüedad. Recordemos que hace apenas dos décadas los computadores no soportaban el multitasking (procesamiento multitarea), lo que limitaba a procesar una pantalla a la vez, esto sólo permitía sistemas secuenciales donde cada tarea en procesamiento comenzaba cuando la anterior ya había terminado por completo.

Existen sistemas de información diferentes, cada uno ajustado al propósito que se tenga. Los sistemas de procesamiento de transacciones funcionan al nivel operacional de la organización, los sistemas de automatización de oficina y los sistemas de trabajo de conocimiento dan cabida al trabajo a nivel de conocimiento. Los sistemas de más alto nivel incluyen a los sistemas de apoyo a decisiones así como a los sistemas de información gerencial. Los sistemas expertos aplican la experiencia de los tomadores de decisiones para resolver

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problemas específicos estructurados. Al nivel estratégico de la administración encontramos sistemas de apoyo a ejecutivos y los sistemas de apoyo a decisiones de grupo ayudan a la toma de decisiones al mismo nivel, en una forma estructurada o semiestructurada.

El Analista de Sistemas

El Analista de Sistema nace de la necesidad de recopilar, desglosar, catalogar y analizar información necesaria de una empresa para poder proponer nuevos métodos o mejores que permitan modificar los actuales para que así aumente el desempeño de los departamentos dentro de la organización. En toda organización un analista se vale de la información de entrada, los procesos modificadores y la información de salida, para así definir los procesos intermedios y poder entender con claridad a la organización. Todos estos flujos y procesos son estudiados sistemáticamente para poder determinar si son los adecuados, si se deben mejorar o si deben ser reemplazados por otros más idóneos.

Santos (1980, p.12) define las funciones del analista de sistemas para la década de los ochenta como sigue:

"…el analista de problemas en computación deberá conocer procedimientos para indagar sobre lo existente y para saber proponer un verdadero sistema racionalizado, pero también deberá conocer sobre modernos sistemas de información, base del diseño, sobre todo en computación… Estos últimos factores son los que justifican tal especialidad, porque realmente debieron existir los analistas de sistemas, aunque no hubiera computadores, toda vez que siempre hubo sistemas para organizar, que posiblemente no se difundieron porque no existieron en importancia esos dos factores que hoy prevalecen: el computador y la información."

La definición de analista de sistemas de Senn (1992, p. 12), agrega: "…Los analistas hacen mucho más que resolver problemas. Con frecuencia se solicita su ayuda para planificar la expansión de la organización…", es decir, el papel de los analistas sobrepasa los limites impuestos por la definición inicial, también cumplen el papel de asesores, ya sea en sistemas manuales o informatizados, o cualquier otro sistema donde la empresa tenga que invertir en información, después de todo esa es la razón de ser del analista. Comparando las dos definiciones anteriores podemos notar que en veinte años no ha cambiado la descripción de analista de sistemas, más bien se le han atribuido nuevas características que lo definen como un ente de cambio, necesario en cualquier organización con tendencia a crecer.

Según Senn, dependiendo de las funciones de un analista de sistemas se puede clasificar en: Analista de sistemas, Analista y diseñador de sistemas y analista diseñador y programador de sistemas, en donde cada uno se puede identificar y diferenciar de los demás por las actividades que definen sus denominaciones. También podemos clasificar a los analista de sistema como

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Consultor, Experto de soporte y Agente de cambio, clasificación según Kendall (1997, p.6).

Vale la pena explicar un poco la clasificación de éste último autor debido a que no se basa en las actividades propias del analista, sino los papeles que cumple en las fases impuestas en el paradigma Ciclo de Vida de Desarrollo de Sistemas (CVDS) del que ampliaremos más adelante. Cuando se comienza el CVDS el analista cumple en papel de consultor, asesorando a la empresa sobre los mejores métodos y sistemas que se pueden emplean para la óptima gestión de información, recomendando sistemas ya sean de tipo manual o de tipo informático, predominando claro, los sistemas informáticos que le dan la vida a ésta profesión. El experto en soporte se identifica con los últimos pasos del CVDS donde el analista se desempeña en el asesoramiento de hardware y software, basado en el conocimiento y especialmente en la experiencia. Sirviendo el analista muchas veces de escalón para hacer que el sistema desarrollado (no liderizado por él) tenga éxito. Como Agente de Cambio se tiene el papel más importante y más difícil, la comunicación con empleados dentro de la fase de recopilación de información es probable que los empleados piensen que el sistema los va a sustituir, aunque algunas veces es cierto, el analista debe internalizar que el cambio es en pro de la organización y no de un grupo minoritario o sectorial. Así desarrollar sus actividades de manera regular.

Una pregunta común sobre los analistas de sistemas es ¿Todos los analistas deben programar?, Según Senn (1992, p.16); "…La respuesta depende de la organización. Sin embargo, una cosa es evidente: el analista de sistemas más valioso y mejor calificado es aquel que sabe programar.", ciertamente el analista que tiene fuertes principios de programación sabe que se puede y que no se puede, o que es difícil de desarrollar en un lapso de tiempo, recordemos que todos los proyectos informáticos tienen siempre lapsos de tiempo bien reducidos y que si no se tiene el equipo apropiado es difícil cumplir con los plazos establecidos, lo que trae como consecuencia muchas veces la falla de todo el proyecto. Además el analista programador tiene facilidad para comunicar sus ideas a los constructores de código, ya que él estuvo en ese lugar alguna vez y sabe en que forma se necesita la información al momento de generar código.

CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS

El Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas, CVDS en adelante, es un enfoque por fases de análisis y diseño que sostienen que los sistemas son desarrollados de mejor manera mediante el uso de un ciclo específico de actividades del analista y del usuario. Los analistas no se han puesto de acuerdo para decir que tantas fases debe tener un ciclo de vida del desarrollo de sistemas, pero, por lo general, alaban su enfoque organizado. Kendall (1997) divide el CVDS en siete fases que son las siguientes:

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Siendo la división de Senn (1992) la siguiente: Investigación preliminar. Determinación de los requerimientos del sistema. Diseño del sistema. Desarrollo del software. Prueba de los sistemas. Implantación y evaluación.

Comparando los dos autores podemos observar que su división de las fases del CVDS es similar, de hecho a primera vista y sin definir cada una de las fases, si comparamos con sus homólogas podemos notar que Senn define las fases; Análisis de las Necesidades del Sistema Recomendado (3) y Diseño del Sistema Recomendado (4) de Kendall en una sola fase llamada Diseño del Sistema, la cual comprende estas dos actividades.

Simplificando aún más estas fases descritas anteriormente obtenemos el CVDS moderno:

Planificación del Proyecto. Análisis del Sistema Actual. Diseño del Sistema Propuesto. Implantación y documentación del sistema. Evaluación y soporte del sistema.

El CVDS es un conjunto de pasos que si bien son secuenciales no necesariamente deben llevarse con rigidez, en cualquier momento que el analista lo requiera puede devolverse al paso o fase anterior, de hecho, es muy común que si en alguna fase se requiera modificar algún análisis de una fase previa, o hasta repetir varias veces una misma tarea para comparar algún resultado.

1. Identificación de problemas, oportunidades y objetivos

1. Identificación de problemas, oportunidades y objetivos

2. Determinación de los requerimientos de información

2. Determinación de los requerimientos de información

3. Análisis de las necesidades del sistema

3. Análisis de las necesidades del sistema

4. Diseño del sistema recomendado4. Diseño del sistema recomendado

5. Desarrollo y documentación del software

5. Desarrollo y documentación del software

6. Prueba y mantenimiento del sistema

6. Prueba y mantenimiento del sistema

7. Implementación y evaluación del sistema7. Implementación y evaluación del sistema

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Es cierto que el CVDS es un modelo muy organizado para la programación estructurada, pero no siempre se puede aplicar para el desarrollo de aplicaciones, especialmente cuando empezamos a utilizar nuevas metodologías y convenciones. Un ejemplo de ello es la dificultad de aplicar el enfoque estructurado del CVDS para el desarrollo de una aplicación Web. Digamos que tenemos que diseñar un periódico electrónico y que nuestra base de datos se encuentra en un servidor A, que tenemos un servidor Web (WWW) en otra ubicación B y que tenemos un servidor de archivos (FTP) en otro sitio diferente C. Ya este tipo de organización lógica del sistema se sale de las expectativas de las personas que idearon la metodología estructurada del CVDS. Claro, con esto no digo que el paradigma no pueda adaptarse, crear como una especie de metodología híbrida que permita combinar diferentes herramientas, pero ya no tendría la estructura original.

METODOLOGÍAS ESTRUCTURADAS PARA REALIZAR EL ANÁLISIS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Los sistemas de información se rigen por distintas metodologías, para poder hablar de las Metodologías de los Sistemas empezaremos por definir método y procedimiento:Método: Son las formas o maneras de hacer las cosas.Procedimiento: Son los pasos en orden cronológicos.

Existen diferentes metodologías para la realización de sistemas, a continuación mencionaremos una de las mas conocidas, la MEDÍS (metodología estructurada para el desarrollo de sistemas de información) MEDSI, es una metodología estructurada para desarrollar sistemas de información en y para organizaciones de cualquier tipo. Está ha sido probada con éxito en el desarrollo de diferentes sistemas de información para la administración de la Universidad de los Andes en Mérida (ULA), entre los que se destacan los siguientes:

Sistemas de información para el personal administrativo, técnico y de servicio.

Sistema de información de proveedores. Sistema de asignación de salones para una facultad.

Ahora bien entre las características resaltantes de esta metodología podemos señalar las siguientes:Es estructurada: Está característica se debe a dos razones esenciales: (a) Utiliza diferentes métodos y técnicos estructuradas, que son propias de la Ingeniería de la Programación y que han demostrado ser las más eficientes y eficaces para el desarrollo de sistemas programados. (b) Guía paso a paso - de arriba hacia abajo - al grupo que la aplica; explicando primero, de forma muy genera, lo que debe hacerse, para luego entrar en los detalles, a medida que se avanza, hasta explicar las tareas esenciales que el grupo debe llevar a cabo para desarrollar un sistema de información.Es completa: Cubre todas las distintas fases del ciclo desarrollo de un sistema de información, desde la definición del proyecto hasta la implantación del sistema en la organización.

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Es particionada: a fin de manipular mejor la complejidad inherente a un proyecto de este tipo, la metodología se divide en fases. Cada una de estas fases se dividen en pasos, los cuales están orientados a algún tipo de tópico, aspecto o elemento del sistema de información.Es modificable y adaptable: el grupo de desarrollo puede modificar fácilmente la metodología, bien para introducir nuevos elementos como para eliminar algunos.

Fases de La MEDSIPara describir las fases de la MEDSI lo haré de la siguiente forma:

Definir el proyecto (Informe de factibilidad) Análisis del contexto (Informe de la situación actual) Definición de los requerimientos (Salidas del sistema que se quiere,

informe del sistema nuevo) El diseño preliminar (especificar los módulos del sistema en general). El diseño detallado (prototipo, paquete de diseño detallado). La construcción del sistema (Sistema construido). Pruebas del sistema (Informe de pruebas). La implantación del sistema (Implantación del sistema, el sistema listo;

se elimina el anterior si existía o el mismo antiguo pero trabajando con el nuevo; esto según las especificaciones buscadas).

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Unidad II

TEORIA DE SISTEMA

Objetivo:Conocer los sistemas organizacionales y sus interrelaciones para conseguir las metas organizacionales.

Contenidos:

Concepto de sistema Características de los sistemas Parámetros de los Sistemas Tipos de Sistemas Importancia de los Sistemas de Información Sistemas Determinísticos y Sistemas Probabilísticos Subsistemas y suprasistemas Sistemas cerrados y abiertos El Proceso Administrativo Conceptos básicos

o Entropíao Homeostasiso Equifinalidad

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La vida en sociedad está organizada alrededor de sistemas complejos en los cuales, y por los cuales, el hombre trata de proporcionar alguna apariencia de orden a su universo. La vida está organizada alrededor de instituciones de todas clases: algunas son estructuradas por el hombre, otras han evolucionado, según parece, sin un diseño convenido. Algunas instituciones, como la familia, son pequeñas y manejables; otras como la política y la industria, son de envergadura nacional y cada día se vuelven más complejas. Algunas otras son de propiedad privada y otras pertenecen al dominio público. En cada clase social, cualquiera que sea el trabajo que se desempeña hay que enfrentarse a organizaciones y sistemas.

En los tiempos que corren, se hace absolutamente necesario tomar un enfoque más amplio de “totalidad de sistema” (holístico) a los problemas, en lugar de caer en el atolladero de las pequeñas soluciones que sólo abarcan una parte del problema y del sistema y que olvidan tomar en consideración interacciones e interrelaciones con los demás sistemas. El momento del tomar decisiones es ahora.

Entendamos un poco a través de una situación que todos conocemos. Es bien sabido que los recursos no sólo están disminuyendo, sino que también están mal distribuidos. Algunas naciones poseen posen grandes cantidades de aceite, otras tienen mucho trigo. Algunas personas beben café gratuitamente, en tanto que otras tienen que pagar precios exorbitantes por éste. Algunas pueden respirar aire puro, mientras que otras jadean en el “esmog”. Muchos pueden disfrutar de buena salud debido al cuidado, en tanto que otros mueren por negligencia y mala nutrición. Debemos comenzar a poner el precio que corresponde a productos tales como el aire, espacio, medio libre de ruido, agua limpia, comida, calor, educación, calidad de vida y paz.

Es obvio que para resolver estos problemas se requiere una amplia visión. El enfoque de sistemas es la filosofía del manejo de sistemas por los cuales debe montarse este esfuerzo. En la forma verdadera del enfoque de sistema, las soluciones deben tener éxito para todos los sistemas y para toda la gente. Los problemas de sistemas requieren soluciones de sistemas, lo cual en este material significa que debemos dirigirnos a resolver los problemas del sistema mayor, con soluciones que satisfagan no sólo los objetivos de los subsistemas, sino también la sobrevivencia del sistema global.

Ahora bien, es necesario clarificar que en el pasado y también en el presente, muchas personas han tendido a considerar a las organizaciones como sistemas cerrados determinísticos en lugar de visualizarlos como sistemas semiabiertos probabilísticos, claro es mucho más fácil verlo de la primera forma. Cambiar la perspectiva resulta una ganancia en el número y los

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atributos de los elementos que deben considerarse al realizar el análisis de los fenómenos que ocurren en las organizaciones y en el medio que las circunda. Aunque parezca contradictorio, este incremento en el número de factores a considerar, permite en múltiples ocasiones comprender y anticipar con mayor certeza algunas de las formas en que se comportarán tanto el sistema como los elementos que lo integran.

Antes de poner en práctica, o de proponer, un cambio en la organización (por ejemplo nuevos procedimientos de ventas, una nueva campaña publicitaria, etc.) el administrador deberá estudiar las posibles consecuencias del mismo, tanto internas como externas, prestando especial atención a aquellas relaciones entre los diversos elementos que no resultan tan obvias. Igualmente las variaciones del medio deben ser consideradas bajo el mismo enfoque.

El término organización tiene dos acepciones: a) ordenación, asignación de funciones; y b) toda unidad o agrupamiento humano deliberadamente creado y modificado para lograr objetivos específicos (Pearsons, 1960). A lo largo de este material, se contemplará la organización como un sistema enclavado en un suprasistema y compuesto de una gran variedad de subsistemas. Además se utilizará la palabra organización en lugar de empresa, porque esta última generalmente tiene la connotación de lucro.

SISTEMA

Sistema dentro de los Sistemas de Información, puede definirse como un conjunto de elementos que se encuentran interrelacionados. El punto clave de un sistema está constituido por las relaciones entre los diversos elementos del mismo. Para entenderlo, indiquemos que pueden existir un conjunto de objetivos, peso si estos no están relacionados de alguna manera, entonces no constituyen un sistema.

Los elementos de un sistema pueden ser conceptos, en cuyo caso se está tratando un sistema conceptual. Un lenguaje es un ejemplo de sistema conceptual. Los elementos de un sistema pueden ser objetos, como por ejemplo una máquina de escribir compuesta de varias partes. Los elementos de un sistema pueden ser sujetos, como los de un equipo de fútbol. Finalmente, un sistema puede estructurarse de conceptos, objetos y sujetos, como un sistema hombre-máquina, que comprende las tres clases de elementos.

No obstante, algunas veces las conexiones entre los diversos elementos no son evidentes o apreciables a primera vista y es por ello que frecuentemente no se consideran como un sistema algunos elementos que, aparentemente, se encuentran dispersos o que no aparecen directamente conectados. Con cierta frecuencia es este el caso de los elementos materiales, técnicos y humanos de una organización. Gran parte de los esfuerzos de la ciencia están dedicados a descubrir las relaciones entre los diferentes fenómenos, a fin de establecer sistemas que permitan no sólo explicar el universo, sino, lo que resulta más

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importante, predecir y, por tanto, impedir o facilitar la aparición de ciertos fenómenos.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS

Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia. Los límites o fronteras entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad.

Según Von Bertalanffy (1991) sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas. De ahí se deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo (o totalidad).

• Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.

• Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasis.

• Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.

• Homeostasis: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.

Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. Los sistemas pueden operar, tanto en serio como en paralelo.

PARÁMETROS DE LOS SISTEMAS

El sistema se caracteriza por ciertos parámetros, siendo éstos últimos constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la

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descripción dimensional de un sistema específico o de un componente del sistema.

Los parámetros de los sistemas son:

• Entrada o insumo o impulso: es la fuerza de arranque del sistema, que provee el material o la energía para la operación del sistema.

• Salida o producto o resultado: es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las salidas, las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son finales, mientras que los resultados de los subsistemas con intermedios.

• Procesamiento o procesador o transformador: es el fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o resultados. Generalmente es representado como la caja negra, en la que entran los insumos y salen cosas diferentes, que son los productos.

• Retroacción o retroalimentación o retroinformación: es la función de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio preestablecido, manteniéndola controlada dentro de aquel estándar o criterio.

• Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Está en constante interacción con el sistema, ya que éste recibe entradas, las procesa y efectúa salidas. La supervivencia de un sistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del ambiente externo. Aunque el ambiente puede ser un recurso para el sistema, también puede ser una amenaza.

TIPOS DE SISTEMAS

En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:

• Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware.

• Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software.

En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:

• Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los

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sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas.

• Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización.

Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados, cumplen con el segundo principio de la termodinámica que dice que “una cierta cantidad llamada entropía, tiende a aumentar al máximo”.

Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza física en dirección a un estado de máximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de la entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado de creciente orden y organización (entropía negativa). Los sistemas abiertos restauran su propia energía y reparan pérdidas en su propia organización. El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de la organización y de la sociedad.

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí, con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de información no necesariamente incluye equipo electrónico (hardware). Sin embargo en la práctica se utiliza como sinónimo de "sistema de información computarizado".

Los elementos que interactúan entre sí son: el equipo computacional, el recurso humano, los datos o información fuente, programas ejecutados por las computadoras, las telecomunicaciones y los procedimientos de políticas y reglas de operación.

Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:

• Entrada de información: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para procesar la información, por medio de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas magnéticas, código de barras, etc.

• Almacenamiento de información: es una de las actividades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardad en la sesión o proceso anterior.

• Procesamiento de la información: esta característica de los sistemas permite la transformación de los datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de

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los datos que contiene un estado de resultados o un balance general en un año base.

• Salida de información: es la capacidad de un SI para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, graficadores, cintas magnéticas, diskettes, la voz, etc.

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Cuando muchas personas se preguntan por qué estudiar sobre los sistemas de información, es lo mismo que preguntar por qué debería estudiar alguien contabilidad, finanzas, gestión de operaciones, marketing, administración de recursos humanos o cualquier otra función empresarial importante. Lo que si se puede asegurar es que muchas empresas y organizaciones tienen éxitos en sus objetivos por la implantación y uso de los Sistemas de Información. De esta forma, constituyen un campo esencial de estudio en administración y gerencia de empresas. Es por esta razón que todos los profesionales en el área de Administración de Empresas deberían o más bien deben, tomar un curso de sistemas de información. Por otro lado es importante tener una comprensión básica de los sistemas de información para entender cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante también, tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los objetivos citados anteriormente. Muchas veces las organizaciones no han entrado en la etapa de cambio hacía la era de la información sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir, por ejemplo, las TI que se basan en Internet se están convirtiendo rápidamente en un ingrediente necesario par el éxito empresarial en el entorno global y dinámico de hoy.

Por lo tanto, la administración apropiada de los sistemas de información es un desafío importante para los gerentes. Así la función de los SI representa:

• Un área funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante para el éxito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas, administración de operaciones, marketing, y administración de recursos humanos.

• Una colaboración importante para le eficiencia operacional, la productividad y la moral del empleado, y el servicio y satisfacción del cliente.

• Una fuente importante de información y respaldo importante para la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes.

• Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratégica en el mercado global.

• Una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora para millones de hombres y mujeres.

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SISTEMAS DETERMINISTICOS Y SISTEMAS PROBABILISTICOS

Es prudente clasificar los sistemas en dos grandes grupos: determinísticos y probabilísticos. Los primeros son aquellos cuyo funcionamiento puede predecirse con toda certeza, mientras en los últimos existe incertidumbre al respecto. La misma afirmación es válida con referencia al funcionamiento pasado. El tamaño o la complejidad del sistema, no implican necesariamente determinismo o probabilidad. A fin de entender esto, digamos que el sistema solar constituye un sistema determinístico, pues se puede anticipar, con mucho tiempo, su comportamiento. Por otro lado, un microorganismo representa un sistema probabilístico pues no puede anticiparse con precisión el camino que seguirá dentro de una gota de agua, por ejemplo.

Las organizaciones son sistemas probabilísticos, aunque existen aceleradas fuerzas internas que tienden a convertirlos en determinísticos (por ejemplo, procedimientos, reglamentos, etc.). Frecuentemente, los mismos miembros de una organización consideran ésta como un sistema determinístico, cosa que puede conducir a decisiones equivocadas. Las organizaciones se encuentran igualmente, en un medio circundante probabilístico. Puede decirse que la incertidumbre, está presente en todas las actividades de la organización, aunque algunas son más inciertas que otras.

Es de destacar, que los sistemas no siempre son objetos físicos o entidades corpóreas; realmente dependerá del propósito establecer los límites del mismo.

SUBSISTEMAS Y SUPRASISTEMAS

Para aclarar la extensión de un sistema, es necesario establecer dos nuevos conceptos: Subsistema y Suprasistema. Se dijo que un sistema es un conjunto de elementos que mantienen ciertas relaciones entre sí; pero cada uno de esos elementos puede considerarse, a su vez, como un sistema en sí mismo. Por ejemplo, en una organización existen departamentos, cada uno de los cuales puede considerarse como un subsistema. En cada departamento, probablemente, existen secciones; por ejemplo, en el departamento de ventas, podría haber las secciones de ventas al mayoreo, ventas al menudeo, etc., las cuales podrían considerarse como subsistemas de los departamentos, por otro lado, la organización podría considerarse como un subsistema de la economía nacional ( o sea de un suprasistema). El país puede conceptualizarse como un suprasistema aun mayor (el mundo) y este, a su vez, como un subsistema de un suprasistema: el universo. Entonces, el análisis debe realizarse sobre las relaciones entre los elementos del conjunto, deberá basarse en una definición de los límites del sistema, es decir, establecer cuáles elementos deberán quedar incluidos dentro del conjunto. Más adelante se verá esto con más detenimiento.

SISTEMAS CERRADOS Y SISTEMAS ABIERTOS

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Cada sistema se encuentra en un medio circundante (suprasistema). De la misma manera que existen relaciones entre los diversos elementos del sistema, pueden existir tales nexos igualmente entre el sistema y el suprasistema, se dice entonces que el sistema es abierto:

Figura 1.1. Cada organización puede considerarse como un sistema enclavado dentro de suprasistemas y compuesto, a la vez, de subsistemas.

Figura 1.2. Existen relaciones entre los diferentes elementos del sistema, y entre este y el suprasistema (E: entrada; S: salida)

Lo anterior implica, como se muestra en la figura 1.2. que el sistema recibe ciertas influencias del suprasistema y puede influir también sobre él de alguna manera; sin embargo, en los sistemas cerrados no existe intercambio alguno entre el sistema y el suprasistema (ver figura 1.3.). Muchos autores piensan que los sistemas cerrados son una ficción, una entidad meramente imaginaria, pues no existen en la realidad. Lo mismo podría decirse de los sistemas totalmente abiertos.

Universo

Mundo

País

Organización

Divisiones

Departa

men

tos

Secciones

Personas

SISTEMA

E S

EE

E

S

S S

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El grado de apertura de sistemas, se refiere al monto en el cual reciben todo tipo de influjo; pero cada sistema tiene un código que especifica los tipos de influjo que puede aceptar. Tal código viene a servir como una especie de barrera que impide el paso de todo tipo de entradas, ya que sólo admite a aquellas que cubren ciertas características. Si el hombre estuviera totalmente abierto a todos los tipos de estímulos que le llegan, no podría analizarlos pues esto rebasaría con mucho la capacidad de su cerebro, y tal vez tendría tanta información para analizar que se volvería loco. Lo mismo podría decirse de las organizaciones. Entonces, el establecer ciertos códigos para realizar intercambios con el medio circundante sirve de integración y protección a un sistema, por ello las organizaciones, así como los seres humanos, constituyen sistemas parcialmente abiertos.

Figura 1.3. Sistema Cerrado

Además, cada sistema mantiene ciertas fronteras que especifican los elementos que quedan incluidos dentro del mismo. Dichos límites tienen por objeto conservar la integridad del sistema, evitar que los intercambios con el medio lo destruyan, o entorpezcan su actividad, por ejemplo una organización actúa generalmente dentro de ciertos espacios físicos.

Las organizaciones constituyen, evidentemente, sistemas parcialmente abiertos, en virtud de que existen múltiples interacciones entre ellas y su medio.

Comunicación

Cada sistema parcialmente abierto recibe influjos (denominados estímulos o, si van a ser transformados por el sistema, insumos) de su medio circundante a través de vías específicas llamadas entradas. Por ejemplo, una fábrica recibe en sus almacenes materia prima. El almacén constituye una entrada y la materia prima, un insumo (o estímulo).

El sistema influye en sus reacciones o respuestas (denominadas también resultados, si es que son productos de cierta transformación) sobre el medio, emplea vías específicas denominadas salidas, una compañía telefónica, por

SISTEMA

SUPRASISTEMA

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ejemplo, otorga un servicio (resultado, reacción) a sus clientes; cada aparato telefónico es una salida del servicio.

El intercambio de estímulos y de reacciones entre el sistema y su medio circundante, así como entre los diversos elementos del sistema, se denomina comunicación. La comunicación es fundamental para la vida del sistema. En última instancia si el sistema interrumpe la comunicación con su suprasistema, tiene asegurada la muerte. Sin embargo, esto no suele ocurrir, lo que sí puede pasar es que el sistema no tenga suficientes entradas; de tal manera que no le llega toda la información necesaria; por ejemplo, en una organización nadie se ocupa de recibir información sobre las nuevas disposiciones legales, o sobre la situación del mercado en el cual actúa, etc., desde luego es posible que a la larga la vida de la organización se vea en peligro. Entre mayor sea la información pertinente que posea, menor será la incertidumbre.

Sucede lo mismo con las comunicaciones entre los diversos elementos del sistema; si la comunicación no es oportuna y eficiente el sistema no podrá reaccionar (funcionar) adecuadamente; así cada organización debe establecer sus canales de comunicación, tanto internos como externos, que le permitan funcionar adecuadamente.

La Cibernética

Pero no solamente el sistema recibe información del medio circundante, sino también de sí mismo. En otras palabras, cuando reacciona recibe comunicaciones sobre esta reacción, se dice entonces que existe retroalimentación o retroacción.

Puede indicarse que la respuesta se convierte en estímulo, tal como se muestra en la figura 1.4. Esquema Básico de la Retroalimentación.

Figura 1.4. Esquema básico de retroalimentación

Por ejemplo, una fábrica produce televisores a color, pero no nada más los produce y se olvida de todo lo demás; por el contrario, le es indispensable saber si sus aparatos funcionan correctamente y si está produciendo la cantidad adecuada para satisfacer el mercado. Necesita retroalimentación sobre la calidad y la cantidad de su reacción, pues de otra manera su propia existencia está en peligro. A fin de entender mejor, con este mismo ejemplo,

E S

Estímulo oInsumo

Reacción oResultado

RETROALIMENTACION

SISTEMA

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imagínese que ocurriría si durante un año, por decir algo, produce televisores y éstos no funcionan.

La cibernética se ha definido como la teoría del control y de la comunicación en la naturaleza, las máquinas y la sociedad. Uno de los conceptos básicos de la cibernética, además del de retroalimentación, es el de homeostasis, el cual se refiere a un estado de equilibrio constante hacia el cual tienden los sistemas. Cualquier desviación de dicho estado es percibida por el sistema, que pone en juego cierta energía para restaurar la homeostasis.

Un ejemplo sencillo para entender esta teoría lo constituye el calentador automático de agua, que la mayoría tenemos en nuestras casas. Se fija el nivel deseado de temperatura (homeostasis); a medida que pasa el tiempo, el agua va enfriándose hasta que alcanza cierto límite, llegado al cual inmediatamente se enciende el gas y el agua empieza a calentarse; la temperatura del líquido alcanza un límite máximo en el cual automáticamente se suspende el suministro de gas. De esta manera cíclica puede mantenerse, dentro de ciertos límites estrechos, el estado ideal u homeostasis que hemos fijado. Nótese que el enfriamiento constituye una reacción del sistema, que existe una retroalimentación constante hasta llegar al límite inferior, luego del cual surge otra reacción (encendido del gas) y el sistema recibe constantemente retroalimentación, reaccionando el sistema, en la forma de apagarse el gas. Este tipo de retroalimentación se denomina negativa, porque tiende a reestablecer la homeostasis.

Existe también la retroalimentación positiva. En este caso, el estímulo incita a incrementar una reacción. En el ejemplo del calentador de agua, equivaldría a un incremento en la dotación de combustible cada vez que se elevase la temperatura lo que llevaría cada vez más a tener más calor.

Puede establecerse una similitud con algunos movimientos sociales violentos. Ante la explotación y la tiranía se producen manifestaciones de descontento, que son reprimidas por la fuerza, lo cual produce un descontento y así sucesivamente hasta que estalla una revolución que puede transformar radicalmente el sistema social.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

La cibernética mantiene estrechas semejanzas con el proceso administrativo. Este último consiste, a grandes rasgos, en fijar un objetivo, realizar las actividades necesarias para alcanzarlo y determinar si se alcanzó o no, a fin de corregir las acciones si fuera el caso. Se habla así de planeación, ejecución y control. Es necesario hacer notar, que la planeación correspondería a establecer el estado ideal que se desea lograr (homeostasis) y que se requiere estar recibiendo información (retroalimentación) sobre el propio desempeño para controlar que la actividad no se desvíe, sino dentro de límites estrechos, de lo planeado. En todas las organizaciones debe llevarse a cabo el proceso administrativo pues de otra forma se corre el riesgo de desperdiciar múltiples actividades y recursos.

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La homeostasis en las organizaciones, no es necesariamente estática, por el contrario, y aunque parezca una contradicción, se busca establecer estados constantes dinámicos. Casi todas las organizaciones desean crecer, lo cual implica cambios. Entonces lo que se busca que permanezca constante es el carácter o la naturaleza del sistema. El medio circundante impone ciertas restricciones a presiones al sistema, para resistirlas, debe adaptarse, debe introducir alteraciones en su propia estructura o manera de funcionar, pero tratará de conservar su esencia fundamental.

RESUMEN

Como se dijo, los sistemas se comunican con su medio circundante, así como con los diversos elementos que integran el propio sistema; los estímulos que reciben son transformados y analizados y dan origen a las respuestas. Una fábrica recibe, entre otras muchas cosas, materia prima, la transforma y da como respuesta los artículos que produce. El conductor de un automóvil percibe que se encendió la luz en el semáforo, tal estímulo lo transforma en un sentimiento de peligro y reacciona aplicando los frenos.

No todos los estímulos son aprovechados por el sistema, por diversas razones, dando así lugar a desperdicios.

Precisamente, la productividad de una organización puede definirse como la proporción entre los insumos (estímulos) que puso en juego para lograr ciertos objetivos y los resultados (respuestas) que obtuvo.

CONCEPTOS BASICOS

Entropía:

Proceso de desorganización, desgaste en los sistemas físicos, biológicos, sociales, etc. Cuando el sistema comienza a hacerse menos predecible, tiende en forma natural y espontánea a desorganizarse, significando ello su muerte o desaparición. En el caso de las organizaciones implicaría la muerte organizacional.

Homeostasis:

Estado de equilibrio constante hacia el cual tienden los sistemas. Todo sistema dinámico tiende a buscar su estabilidad como requisito necesario de su existencia. En consecuencia, para algunos autores, los cambios organizacionales son respuestas de adaptación al medio, además de ser relativamente no planificados. Mantener las condiciones homeostáticas implica el equilibrio organizacional.

El grado de integración que presenten las partes del sistema es medible o al menos ordenable por la frecuencia de sus interacciones.

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Equifinalidad:

Multiplicidad de medios para lograr los mismos fines, por tanto, se da una selección de medios por adecuación de fines

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Unidad III

ESTILOS ORGANIZACIONALES

Objetivo:Diferenciar los estilos organizacionales y su impacto en los sistemas de información

Contenidos:

• Las organizaciones como sistema• Niveles de Administración• Diagrama de contextos organizacionales• Otros factores de la Organización

• Estilos Organizacionales, tipos de liderazgo• Relaciones humanas dentro de las organizaciones

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Para analizar y diseñar adecuadamente los sistemas de información, el analista de sistema necesita comprender las organizaciones en que trabaja como sistemas conformados por la interacción de tres fuerzas principales: los niveles de administración, el diseño de la organización y la cultura organizacional.

Las organizaciones son sistemas grandes compuestos de subsistemas interrelacionados. Los subsistemas sin relacionados por tres amplios niveles de administradores que toman decisiones (operación, administración media y administración estratégica) y que cortan horizontalmente a través del sistema organizacional. Las culturas y subculturas organizacionales influencian la manera en que se interrelacionan la gente en los subsistemas.

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMA

Las organizaciones son conceptualizadas en forma útil como sistemas diseñados para lograr metas y objetivos predeterminados por medio de la gente y otros recursos que emplean. Están compuestas de sistemas más pequeños interrelacionados que sirven a funciones especializadas (siendo éstos a su vez, sistemas más pequeños) que son eventualmente integrados a través de diversos mecanismos para formar un todo organizacional efectivo.

Es de primordial importancia comprender la organización como un todo para definir de manera adecuada los requerimientos de información y para diseñar sistemas de información adecuados. Todos los sistemas están compuestos de subsistemas (que incluyen sistemas de información). Por tanto, cuando se estudia una organización también se examinan cómo están involucrados los sistemas más pequeños y la forma en que funcionan.

La interrelación e interdependencia de los sistemas

Todos los sistemas y subsistemas están relacionados y son interdependientes. Este hecho tiene implicaciones importantes para las organizaciones y para los análisis de sistemas que buscan ayudarles a lograr mejor sus objetivos. Cuando algún elemento del sistema es cambiado o eliminado, también son impactados el resto de los elementos y subsistemas del sistema.

No puedes bañarte dos veces en el mismo río, porque otras aguas correrán bajo esas aguas (Heráclito)

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Fronteras organizacionales

Otro aspecto de las organizaciones como sistemas es que los mismos sistemas están contenidos entre fronteras que los separan de sus ambientes. Las fronteras organizacionales existen en forma continua, yendo desde las extremadamente manejables hasta las casi impenetrables. Para continuar adaptándose y sobrevivir, las organizaciones deben ser capaces de importar gente, materia prima e información a través de sus fronteras (entradas) e intercambiar sus productos terminales, servicios e información, con el mundo externo (salidas). Sin embargo, si las fronteras no están bien definidas se pone en peligro la competitividad de la organización y disminuye el control sobre el desempeño.

Retroalimentación del sistema para planeación y control

La retroalimentación es una forma de control de sistema. Como sistemas, toda organización usa planeación y control para administrar sus recursos en forma efectiva. Las salidas del sistema son usadas como retroalimentación con la cual comparar el desempeño con los objetivos. Esta comparación ayuda a los administradores para formular objetivos más específicos como entradas.

Ambientes para sistemas organizacionales

La retroalimentación es recibida desde el interior de la organización y del ambiente exterior que la rodea. Cualquier cosa que este fuera de las fronteras de una organización es considerada como un ambiente. Varios ambientes, con diversos grados de estabilidad, constituyen el medio ambiente en donde existe la organización.

Apertura y restrictividad de la organización

La apertura y restrictividad existen de forma continua, ya que no existe una organización totalmente cerrada o absolutamente abierta.

La apertura se refiere al libre flujo de información dentro de una organización. Los subsistemas tales como los departamentos creativos o artísticos son frecuentemente caracterizados como abiertos, con un flujo libre de ideas entre sus participantes y muy pocas restricciones sobre quién obtiene cuál información.

Al extremo opuesto de este continuo puede estar una unidad del departamento de defensa asignada para trabajar sobre la planeación muy confidencial que afecta a la seguridad nacional. Cada persona necesita recibir acreditación, la información en su momento es una necesidad y el acceso a la información se da con base en la que “es necesario saber”.

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NIVELES DE ADMINISTRACION

Se puede concebir la administración de las organizaciones en tres niveles horizontales amplios; los cuales son: el control operativo, la planeación y el control administrativo, y la dirección estratégica. Cada nivel tiene sus propias responsabilidades, y con base en sus características, colabora en el logro de las metas y objetivos de la organización.

Administración de operaciones

El control operativo ocupa el plano base de los tres planos administrativos. Los gerentes de operaciones apoyan sus decisiones en una serie de reglas preestablecidas las cuales al implantarse en forma correcta otorgan resultados previsibles.

Los gerentes de operaciones manejan una alta certidumbre en su toma de decisiones. Éstas afectan la implantación de los programas de trabajo, el control del inventario, etc., es decir todo el movimiento operativo de la organización, la cual es supervisada por la organización, quien también verifica que las tareas básicas se ejecuten oportunamente y sin rebasar las restricciones de la organización.

Administración Media

Esta constituye el segundo plano o intermedio de los tres niveles del sistema administrativo. Los gerentes de mando intermedios toman decisiones sobre la planeación y el control a corto plazo y de la forma de asignar los recursos, al cumplir con la meta de la organización.. estos gerentes toman decisiones en ambientes de baja certidumbre, siendo éstas de muy diversa naturaleza, desde el pronóstico de las necesidades futuras de recursos, hasta la solución de problemas laborales, que pedan afectar a la productividad.

Por lo general, la toma de decisiones de los gerentes de mandos medios carece de un alto grado de estructuración, como sería la toma de decisiones de los gerentes de operaciones. El dominio de su toma de decisiones, se puede caracterizar por tener cierto contenido operativo y estratégico, con fluctuaciones constantes.

Administración estratégica

La administración estratégica o logística constituye el tercero de los tres niveles de la estructura administrativa. Los gerentes de logística se ubican más allá de las fronteras de la organización, en el tiempo o el espacio. Su toma de decisiones guiará a los gerentes de operaciones y de mandos intermedios en los meses y años próximos.

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Los gerentes de logística actúan bajo un clima de gran incertidumbre en la toma de decisiones. Mediante el postulado de metas y el establecimiento de estrategias y de políticas para su logro, los gerentes de logística definen a la organización como un todo. Para ellos la amplia imagen es, donde la empresa decide el desarrollo de nuevas líneas de productos, la separación de negocios no redituables, la adquisición de otras compañías compatibles o simplemente, la decisión de venta de la empresa.

Existe un fuerte contraste en la toma de decisiones desde otra perspectiva: los planeadores estratégicos tienen objetivos de decisión múltiple, mientras que los gerentes de operaciones son de decisión sencilla. Los responsable de la planeación estratégica se enfrentas a problemas semiestructurados, mientras que los gerentes de mandos inferiores se enfrentan a menudo a problemas estructurados.

La naturaleza de las decisiones es diferente para cada uno de los distintos niveles; para los gerentes de logística, las decisiones se presentan con frecuencia para casos únicos; para los gerentes de operaciones, las decisiones tienden a ser repetitivas. Al final, es estilo de decisión de los gerentes de logística tienden hacia la heurística, mientras que los gerentes de operaciones desarrollan un estilo netamente analítico.

Implicaciones de los niveles de administración para el desarrollo de los sistemas de información

Cada uno de los tres niveles de administración repercute en diferentes grados en el desarrollo de los sistemas de información para la administración. Mientras que ciertos requerimientos de la gerencia se encuentran bien definidos, otros son ambiguos o se sobreponen.

Los gerentes de operaciones requieren de una información interna de naturaleza repetitiva y de bajo nivel. Son muy dependientes de la información que manifiesta el desempeño actual y son grandes usuarios de la información en línea, llamada de tiempo real. La necesidad de la información del desempeño pasado y de la información periódica es bastante moderada por parte de los gerentes de operaciones. Para ellos, tiene poco valor la información externa que apoye proyecciones hacia el futuro o que permita la creación de escenarios de simulación.

Lo sistemas de información diseñados para los gerentes de operaciones serán de valor si proveen información para el control periódico de las operaciones. Muchas veces, la información que se usa en el sector operativo, ya ha sido generada o es de fácil visualización. Sin embargo, un sistema que se conecte en línea con tal información, sería de gran utilidad.

Los gerentes de mandos intermedios, por otro lado, planean y controlan al mismo tiempo, por tanto necesitan de la información inmediata como de la de largo plazo. Debido a sus funciones, los gerentes de este nivel, tienen una gran necesidad de información a tiempo real. Y con el fin de llevar un control

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adecuado, también necesitan de la información actual del desempeño para compararla contra los estándares establecidos.

Estoa gerentes también dependen mucho de la información interna. En contraste con los gerentes de operaciones, tienen un gran interés por la información histórica, además de toda la información que les permita pronosticar los acontecimientos futuros, así como la simulación de diversos escenarios.

Los gerentes de logística difieren por sus necesidades informativas de los gerentes antes mencionados. Ellos dependen bastante de la información externa que provee las noticias de las tendencias del mercado y las estrategias de las corporaciones competidoras.

Puesto que las tareas de estos gerentes demandan proyecciones hacia un futuro incierto, necesitan aquella información de naturaleza predictiva, que les permita crear diversos escenarios de simulación; también hacen uso de los informes periódicos, ya que son corresponsables de la adaptación a cambios de gran dinamismo. DIAGRAMAS DE CONTEXTOS ORGANIZACIONALES

Un sistema o subsistema, tal como existe en la organización, puede ser representado gráficamente en varias formas. Los diversos modelos gráficos muestran las fronteras del sistema y la información usada dentro del sistema.

Los sistemas y el diagrama de flujo de datos a nivel contexto

El primer modelo es el diagrama de flujo de datos a nivel contexto (también llamado modelo ambiental). Los diagramas de flujo de datos se enfocan en los datos fluyendo hacia dentro y fuera del sistema y el procesamiento de los datos. Este diagrama utiliza sólo tres símbolos: 1) un rectángulo con esquinas redondeadas, 2) un cuadrado con dos orillas sombradas y 3) una flecha; tal como se muestra en la figura 1.5:

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Figura 1.5. Símbolos del diagrama de flujo de datos a nivel contexto

Los procesos transforman los datos de entrada en información de salida, y el nivel de contenido tiene solamente un proceso que representa al sistema completo. La entidad externa representa cualquier entidad que proporciona o recibe información del sistema pero que no es parte del mismo. Las líneas que conectan las entidades externas con el proceso son llamados flujos de datos y representan datos.

Un ejemplo de un diagrama de flujo de datos a nivel contexto se encuentra en la siguiente figura, aquí se representan los elementos básicos de un sistema de reservaciones de una línea aérea.

Figura 1.6. Diagrama de flujo de datos a nivel contexto para un sistema de reservación de una línea aérea

Un proceso significa que se realizan algunas acciones o grupo de acciones

Una entidad es una persona, grupo, departamento o cualquier sistema que recibe u origina información o datos

Un flujo de datos muestra que es pasada información desde o hacia el proceso

Líneaaérea

Sistema deReservaciónDe la líneaaérea

AgenciaDe viajes

Preferencias yVuelos disponibles

Solicitud de viaje

Información de boletos

Pasajero

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OTROS FACTORES DE LA ORGANIZACIÓN

Estilo del Liderazgo

Junto con la estructura y el diseño de la organización, el estilo del liderazgo puede influir sobre la apertura o confidencialidad de la organización.

El liderazgo puede considerarse como la manera de ejercer la autoridad y la habilidad para influir sobre los otros. Puede fortalecerse dentro de los fundamentos de la organización, como el poder de recompensa y la posición de líder; sin embargo, reside en las características particulares de cada individuo. Cuando se evalúa al liderazgo, es necesario considerar la relación entre el líder y sus seguidores potenciales; y asimismo, la manera cómo impacta sobre ellos el estilo del líder, ya que el liderazgo no fluye en una sola dirección y los subordinados influyen sobre los líderes, así como ocurre a la inversa.

También es importante pensar los factores circunstanciales. Un líder efectivo diagnóstica y responde correctamente a las interrelaciones presentes entre las características del subordinado, la conducta del grupo, la estructura del mismo y sus tareas (así como muchas otras variables de la organización).

Entre los líderes existe una amplia gama de características, desde los autocráticos hasta los promotores de la participación. Los líderes autocráticos mantienen un gran control sobre el flujo de la información, retienen para sí mismos privilegio de la última decisión y atienden incluso las pequeñas decisiones. Las propuestas de los subordinados con frecuencia son limitadas.

Loa líderes promotores de la participación, promueven el flujo de la información, y a menudo delegan las decisiones a sus subordinados. Buscan un alto grado de opiniones y toleran la ambigüedad y una levada incertidumbre.

Sin importar si los líderes son autocráticos o promotores de la participación, para ser en realidad efectivos, deben ser capaces de modificar sus estilos de acuerdo a las situaciones cambiantes, a las tareas y a sus subordinados. A veces, una amplia experiencia en el trabajo, el perfil profesional, los lineamientos intergrupales, los procedimientos precisos y la predilección de la iniciativa en el trabajo, sustituyen el liderazgo, o por lo menos, hacen que en buena medida no sea indispensable.

Los analistas de sistemas necesitan conocer los diversos estilos de liderazgo e identificar el estilo de quienes utilizarán el sistema de información para la administración, así como el estilo de los que tendrán el poder de decisión sobre su diseño e implantación. En la figura 1.7, se presenta un resumen de las implicaciones del estilo de liderazgo para el sistema de información.

Aquellos líderes que tienen una conducta autocrática querrán que el material se canalice sólo hacia ellos o hacia sus asistentes, más que compartirlo con los demás. Los autócratas mantienen menos consultas con otros que toman las decisiones de la organización y, en consecuencia, pocos serán los usuarios que necesiten involucrarse con el sistema de información.

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Los líderes promotores de la participación típicamente delegan responsabilidades y esperan que sus subordinados lleven por su cuenta el seguimiento de las tareas. Estos líderes desearán que los sistemas permitan acceso de grandes volúmenes de información de numerosos usuarios, con lo cual se facilite una amplia difusión de las salidas del sistema.

RELACIONES HUMANAS DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES

Las personas que protagonizan papeles en la organización, expresan mediante ellos sus propias personalidades y su metas individuales. La gente crea, mantiene y desintegra las organizaciones a través de sus relaciones con los demás.

Para que las organizaciones funcionen, los humanos tienen que relacionarse. La fuerza y la profundidad de las relaciones dentro de una organización puede variar, pero los gerentes con éxito reconocen, y en consecuencia actúan con base en el concepto de que la participación dentro de una organización debe ser mutuamente benéfica, tanto para la organización como para el individuo.

Cualquier estrategia que se utilice para motivar, tomará en cuenta la idea de que los seres humanos cuentan con necesidades interpersonales de afecto, consideración y control, que les sirven como fuerzas de motivación para cumplir con los grandes compromisos de tiempo y de esfuerzo requeridos dentro de las organizaciones.

Las organizaciones se operan por y para los seres humanos, quienes son los que establecen las relaciones interpersonales. Es importante estar consciente de que los individuos difieren, y pueden reconocerse ciertas diferencias en el diseño de los sistemas informáticos. Dentro de las diferencias tenemos las preferencias por la cantidad de información, no todos los usuarios necesitan recibir cada uno de los reportes, y las preferencias por la oportunidad lo cual dependerá de las tareas del usuario y de su personalidad. Finalmente, los analistas de sistemas deben estar conscientes que los sistemas informáticos para la administración, pueden, y de hecho cambian, las relaciones interpersonales, así como la forma en que las personas interactúan.

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UNIDAD IV

Análisis de los Requerimientos de

Información

Objetivo:Realizar el levantamiento de información con métodos objetivos y sistemáticos.

Contenidos: Operacionalización de variables. Métodos interactivos. Instrumentos de recolección de datos. Proceso de análisis. Base de datos.

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OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES

Se entiende por variable a las características de un objeto, ente o situación que es capaz de modificarse en extensión y naturaleza de uno a otro objeto, ente o situación. Dicho de otro modo es una característica que varía de un objeto a otro, que no permanece constante y como consecuencia de esto sirve para caracterizar (singularizar) un objeto o grupo de ellos. Las variables son características observables de entes, seres, sujetos que adoptan distintos valores o se pueden formular en jerarquías o categorías.

Un primer aspecto que debe ser considerado al analizar los problemas que se presentan con las variables, su delimitación y definición es el relativo a su distinción con el ente, objeto o situación a la que pertenecen. La variable es una propiedad no el objeto en sí, las variables son cualidades. Por ejemplo, el personal no es propiamente una variable, es un componente o factor a estudiar a través de sus manifestaciones o características. Las características del personal podrían ser experiencia profesional, nivel de formación, capacidad para comunicarse, capacidad para trabajar en equipo, entre otros.

La operacionalización

Definir operacionalmente una variable significa descomponerla en sus elementos constitutivos, de manera que permitan aprehenderla en sus manifestaciones concretas o empíricas para hacerla observable y si es posible cuantificable, es decir, medible, o mejor dicho descriptible y aprehensibles a la persona que requiere estudiarla.

La definición operacional de la variable en algunos casos es dificultosa porque el nivel de generalización y abstracción inicial de las variables no es siempre objeto de una interpretación homogénea, generando por lo tanto variadas acepciones. Los problemas se aumentan porque es necesario que haya absoluta correspondencia entre la variable y la información última a ser recogida. Tomemos por ejemplo: Evaluar la calidad del departamento de Recursos Humanos de la una organización X, la dificultad estaría en delimitar la información que permita evidencia la calidad y que sea aceptado por los involucrados con dicho departamento y dicha organización, a fin de precisar

“Las oportunidades pequeñas son el principio de las grandes empresas.”

Demóstenes

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sus dimensiones e indicadores que la hagan comprensible o al menos, se arribe a un acuerdo sobre su significado entre los interesados.

La operacionalización de variables también se conoce por el nombre de subvariavilización. Este proceso de precisión de la variable para hacerla más tangible y comprensible, no es otra cosa que buscar la forma para establecer con precisión las distintas aristas que conforman la variable, de modo que se muestre menos abstracta que en su definición nominal.

Para operacionalizar una variable se debe cumplir como mínimo con estos tres pasos: definición nominal, definición real y la definición operacional. El primer paso es la definición nominal o representación del concepto, que no es otra cosa que la definición teórica de la variable, lo cual puede hacerse mediante la revisión bibliográfica o con expertos en el tema que se aborda. Una vez que se ha definido la variable conceptualmente, se procede a precisar sus dimensiones que es la tarea del segundo paso.

El segundo paso, la definición real de la variable consiste en generar o derivar de la variable en su definición nominal las dimensiones que permitan hacerla menos abstracta y más comprensible. Este paso consiste en concretar la variable en sus partes con propósitos eminentemente prácticos. Lo importante para obtener la definición real es precisar las dimensiones en las cuales se pueden apreciar esas manifestaciones concretas que la conforman, teniendo claro que esas dimensiones deben ser perfectamente diferenciables una de otra.

El tercer y último paso es la derivación de indicadores o definición operacional. La meta de este paso es encontrar indicadores válidos que representen cada dimensión o la variable en su conjunto, se trata aquí de encontrar información precisa que sirva observar y cualificar o cuantificar la variable. Sin embargo aclaremos a que llamamos indicador. El indicador es la evidencia última de una variable, las cuales pueden traducirse en enunciados para ítemes de un instrumento de observación, registro, medición, análisis o evaluación. En otras palabras, un indicador es una evidencia tangible, empírica, concreta y representativa de la dimensión o de la variable objeto de estudio.

Una definición operacional constituye el conjunto de procedimientos que describe las actividades que un observador debe realizar para recibir las impresiones sensoriales, las cualas indican la existencia de un concepto teórico en mayor o menor grado. En otras palabras, especifica qué actividades u operaciones deben realizarse para medir o recoger una variable.

VariableDefiniciónNominal

VariableDefiniciónNominal

DimensionesDimensiones

Definición Real

Definición Real

IndicadoresIndicadores

Definición Operacional

Definición Operacional

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Métodos interactivos. Instrumentos de recolección de datos

La utilización de métodos de investigación, tales como la observación, la entrevista y el cuestionario, son cruciales en el análisis de los requerimientos del sistema, sin embargo estos instrumentos de recolección de información no se aplican a todos los miembros de la población de la cual se recolecta la información, para ello los analistas pueden tomar estas decisiones con base en un enfoque estructural llamado muestreo.

Muestreo

El muestreo es el proceso de seleccionar sistemáticamente elementos representativos de una población. Cuando estos elementos seleccionados son examinados de cerca, se supone que el análisis revelará información útil acerca de la población como un todo. El analista de sistemas tiene que tomar una decisión sobre dos puntos importantes. Primero, hay muchos reportes, formas, documentos de salida y memorandums que han sido generados por los miembros de la organización. ¿A cuáles de éstos debe prestar atención el analista de sistemas y cuando les debe ignorar?

Segundo, gran cantidad de empleados pueden ser afectados por el sistema propuesto. ¿A qué personas debe entrevistar el analista de sistemas, buscar información por medio de cuestionarios y observar en el proceso de llevar a cabo sus papeles de toma de decisión?

La necesidad del muestreo

Hay muchas razones por las que un analista de sistemas quiera seleccionar una muestra representativa de los datos a examinar, o personas representativas a entrevistar, aplicar cuestionarios u observar. Ellas incluyen:

1. Los costos contenidos2. La agilización de la recolección de datos3. La mejora de la efectividad4. La reducción de la ascendencia

El examen de cada papel y el hablar con todos los miembros de una organización podría ser demasiado costoso para el analista de sistemas. El muestreo ayuda a acelerar el proceso, recolectando datos seleccionados en vez de todos los datos de la población completa. Además al analista le es evitado el problema de analizar todos esos datos de la población.

El analista debe seguir cuatro pasos para diseñar una buena muestra:1. Determinar los datos a ser recolectados o descritos: Las tareas y

responsabilidades del analista de sistemas en este punto son identificar las variables, atributos y conceptos de datos asociados que necesitan ser recolectados en la muestra. Se deben considerar los objetivos del estudio, así como el tipo de método de recolección de datos (observación, entrevista, etc.) a ser usados.

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2. Determinar la población a ser muestreada: el analista de sistemas debe determinar cual es la población. En el caso de datos relevantes, necesita decidir tipo y cantidad, por ejemplo si requiere los reportes de dos meses o de todo un año.

3. Seleccionar el tipo de muestra: Existen varios tipos de muestras, las más empleadas para el análisis de sistemas son: por conveniencia, intencionadas, aleatorias simples y aleatorias complejas. Cada una de estas tiene sus especificaciones estadísticas para aplicarlas.

4. Decidir el tamaño de muestra: El tamaño de la muestra depende de muchas cosas, algunas puestas por el analista de sistemas, algunas determinadas por lo que se sabe acerca de la población misma y otros factores imperantes.

Tipo de Información Buscada en la Investigación

El analista de sistemas busca hechos y cifras, información financiera, contextos organizacionales y tipos de documentos y problemas mediante el muestreo e investigación de datos relevantes:

Los datos relevantes acumulados en registros proporcionan información que no puede ser obtenida por medio de otros métodos, tales como las entrevistas o la observación. Todo el material que se vaya a revisar debe comprenderse, es decir, saber para que fueron producidos, que significado tienen y por qué han sido conservados.

Tipos de datos impresos

El analista de sistemas necesita examinar ciertos datos impresos puesto que ellos proporcionan datos que no se encuentran por medio de ningún otro método de recolección de información. Entre los datos impresos que el analista puede revisar se encuentran:

Documentos cuantitativos

Reportes usados para la toma de decisiones Reportes de desempeño Registros Formas para capturar los datos

Documentos cualitativos

Memorandums Consignas en un tablero de noticias o en

áreas de trabajo Manuales Manuales de políticas

Hechos y cifrasContexto organizacionalInformació n financieraTipos de documentos y problemas

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Instrumentos de Recolección de Datos

Un instrumento de recolección de información es el recurso del que se vale el analista de sistemas para acercarse a la realidad de su organización y recoger información acerca de ella de manera ordena y sistemática. De acuerdo al tipo de información que e quiera recabar dependerá el instrumento que se seleccione y emplee.

La entrevista

Una entrevista para la recolección de información es una conversación dirigida con un propósito específico que usa un formato de preguntas y respuestas. En la entrevista se quiere obtener la opinión del entrevistado y sus sentimientos acerca del estado actual del sistema, los objetivos de la organización, los personales y los procedimientos informales.

Antes que todo, observe las opiniones de la persona a la que está entrevistando. Las opiniones pueden ser más importantes y más reveladoras que los hechos. También es importante considerar losa objetivos organizacionales, los objetivos son información importante que puede ser recogida con entrevistas. Los hechos que se obtienen de los datos relevantes pueden explicar el desempeño pasado, pero los objetivos proyectan el futuro de la organización.

Pasos para preparar la entrevista

Los principales pasos que se deben considerar al momento de planificar una entrevista son:

1. Lectura de material de fondo: Esto consiste en buscar información sobre el entrevistado y su organización. Sensibilizarse con el lenguaje que usan los miembros de la organización para que la información que recoja tenga para usted el mismo significado que para el entrevistado.

2. Establecimiento de los objetivos de la entrevista: Con la información de fondo que recopilada y las necesidades que se tienen de información se establecen los objetivos de la entrevista.

3. Decidir a quien entrevistar: Decida quien es la persona más pretiñen para obtener cada información; trate de incorporar personal de los diferentes niveles.

4. Prepare al entrevistado: Es importante informar con anticipación a las personas que serán entrevistadas, para coordinar fecha, duración y para

Los instrumentos de recolección de datos son el mecanismo por medio del cual el analista de sistemas se relaciona con los diferentes elementos de su organización para obtener los datos necesarios que le permitan diseñar un sistema de información.

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comunicar el asunto de la entrevista, así la persona organiza sus ideas al respecto.

5. Decida sobre tipos de preguntas y estructuras: De acuerdo a los objetivos trazados y al tipo de información que se pretende recabar se decide por el tipo de pregunta que se realizarán. Evite hacer muchas preguntas cerradas puesto que para eso es más preciso usar un cuestionario.

El cuestionario

Los cuestionarios son una técnica de recopilación de información que permite que los analistas de sistemas estudien actitudes, creencias, comportamientos y características de varias personas principales en la organización que pueden ser afectadas por los sistemas actuales. Las respuestas obtenidas mediante cuestionarios usando preguntas cerradas pueden ser cuantificadas. Las respuestas a cuestionarios que usan preguntas abiertas son abalizadas e interpretadas de otras formas. Las preguntas sobre actitudes y creencias son notablemente sensibles a la redacción escogida por el analista de sistemas. Adicionalmente, los cuestionarios pueden ser usados para determinar que tan amplio o limitado es en realidad un sentimiento expresado en una entrevista. En forma inversa, los cuestionarios pueden ser usados para investigar a una gran muestra de usuarios de sistemas, para tratar de encontrar problemas o recoger cosas importantes antes de que las entrevistas sean realizadas.

Pasos para elaborar el cuestionario:

Al igual que en la entrevista es importante fijar los objetivos, determinar a quienes se les va a aplicar el cuestionario, etc. Sin embargo lo más resaltante es considerar cuando es indicado aplicar un cuestionario:

1. Las personas a quienes necesita preguntarles están ampliamente dispersas (diferentes sucursales de la misma corporación)

2. En el proyecto de sistema están involucradas gran cantidad de personas y tiene sentido saber qué proporción de un grupo dado aprueba o desaprueba una característica particular del sistema propuesto.

3. Se está haciendo un estudio exploratorio y se quiere medir la opinión general antes de darle al proyecto de sistema una dirección específica.

4. Se desea asegurarse de que cualquier problema con el sistema actual está identificando y atacado en las entrevistas de averiguación.

La observación

Para cualquier tipo de investigación se comienza con la observación. La utilización de toda técnica comienza con la observación y termina con ella. Aun cuando las ciencias hayan alcanzado considerable desarrollo, la simple forma de ver y oír, dice un conocido autor, no ha podido ser reemplazada, sino sólo complementada y ayudada.

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Básicamente, la observación se puede hacer relativa a: Hechos Experimento, y Registros.

Observación de hechos actuales

Los técnicos Goode y Hatt citados por Gómez (1997) consideran que existen dos formas principales de observación:De participantes, yDe no participantes.

La observación de participantes tiene la ventaja de que los datos obtenidos corresponden mejor a una actuación espontánea del grupo observado, que no cambia su conducta ni en un sentido ni en otro; además los datos obtenidos pueden ser mucho mejor interpretados y buscados, por el mayor conocimiento que se tiene del medio. La desventaja principal es que pueden escaparse al observador diversos datos que se han conjugado con muchos defectos y condiciones que, por lo mismo, le pasan ya inadvertidos.

Observación experimental

La experimentación requiere tener control sobre los elementos del problema, estar en condiciones de hacer variaciones de voluntad. Al establecer un nuevo sistema experimental, éste puede considerarse como una fuente valiosa de datos dentro de la observación, ya que este sistema no se impone definitivamente, sino se deja en la posibilidad de corregirlo y aun de suprimirlo.

Observación a través de registros

Se refiere a todo al material escrito que existe en la empresa y que es considerado como un medio de control, ya sea contable, estadístico y de otra naturaleza. Su registro se lleva sistemáticamente. Esta observación puede ser sobre instructivos, procedimientos, etc. Por lo mismo, este tipo de observaciones se clasifica de acuerdo con el tipo de registros de que se traten.

Registros contables Registros estadísticos Registros administrativos

PROCESO DE ANÁLISIS

La tarea del analista parece ser sencilla, sin embargo su aplicación resulta difícil. La razón para esto puede comprenderse con facilidad. Nos encontramos ante una gran complejidad al tratar de analizar las relaciones recíprocas de niveles múltiples de autoridad, responsabilidad, talentos, conocimientos, capacidades, experiencias y resultados de los sistemas. No obstante el analista de sistemas debe comenzar su trabajo en algún punto y, aún cuando la tarea parezca ser abrumadora existe una razón que puede ayudar a descubrir un método de análisis utilizable. El concepto clave en el método de análisis de sistemas es evaluar el funcionamiento de cada sistema, tomando en cuenta la perspectiva de la razón de la existencia de la organización.

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El proceso de análisis debe sustentarse en la cantidad de hechos con que se cuente para la evaluación, en la medida que el analista clasifique estos hechos, comenzará a observar que algunos de ellos no encajan en el diseño del nuevo sistema. Pero hasta que haya terminado sus análisis se sabrá qué hechos son valiosos y cuáles no. El proceso de análisis puede resumirse en las acciones siguientes:

Piense audazmente. Proporcione su imagen completa. Capture las ideas. Pruebe sus ideas. Diseñe el nuevo sistema.

El siguiente cuadro muestra la analogía del proceso con el método clásico para el análisis de sistemas.

Piense Audazmente La mayoría de los analistas de sistemas realizan sus acciones a través de patrones de hábitos convencionales, lo cual resulta cómodo. Pero para lograr desarrollar un poder analítico se debe sacudir ese pensamiento tradicional; a este respecto los psicólogos dicen que vemos y consideramos las cosas desde un "marco de referencia" personal. Para un análisis eficiente se debe romper el viejo marco de referencia. Una forma de romper ese marco de referencia es pensar con audacia, ser radical. Muchas veces las ideas más descabelladas resultan ser las mejores soluciones. En estos casos es conveniente ponderar los supuestos básicos y

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necesariamente se debe comenzar con las palabras: ¿POR QUÉ? ¿POR QUÉ? ¿POR QUÉ? Antes de estudiar el viejo sistema, se debe seleccionar su ciclo exacto del sistema. Tiene un principio y un fin y un cierto número de puntos intermedios de procesamiento. La investigación debe comenzar en el principio del ciclo. Luego seguirla a través de varias etapas de procesamiento hasta el final. Primero analizar el ciclo del sistema desde atrás, enfocar la atención en los resultados finales y empezar a trabajar desde ahí hacia el frente, hacia el principio. Este proceso mental ayuda a romper con el viejo marco de referencia. Esa es una manera de destruir los límites del actual marco de referencia, que ayudará a pensar claramente. ¡Hay que recordar que las variables nos cuestan pesos, mientras que las constantes cuestan centavos! Identifique las excepciones. Al sondear los viejos sistemas puede encontrar que muchas actividades se hacen por excepción, ya que no se prestan por si mismas a entrar en la rutina regular. Por ejemplo, los teléfonos celulares, se dirigiría a consumidores de clase media-alta, sin embargo como se mencionamos se debe romper con ese marco de referencia los consumidores primarios de telefonía celular es la gente de clase baja ya que no cuentan con teléfonos convencionales. Proporcione La Imagen Completa Un analista de sistemas efectivo siempre tiene un diagrama de flujo maestro colgado en la pared de su oficina. Mientras está haciendo un trabajo de análisis, mira de cuando en cuando este cuadro. Así puede relacionar los detalles que está tomando en cuenta que ahora se encuentran dispersos sobre su escritorio con la imagen total que cuelga de la pared. Si su sistema contiene hojas de trabajo, formas piratas o aún una llamada telefónica, las muestras, fijándolas en el tablero, como un acordeón. Capture las Ideas Una vez que ha introducido una gran cantidad de hechos en su mente, después de que ha dado tiempo para su gestación, las ideas comenzarán a fluir. Pero ellas no respetan el tiempo. Pueden surgir durante las horas de trabajo, pero puede que no. Pueden presentarse mientras se encuentran en la playa, manejando, o justo antes de dormir o soñando.

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Siempre que se presente hay que capturarlas, escribirlas rápidamente. Siempre se debe tener a la mano lápiz y block de notas. Nunca hay que decir luego la escribo, porque se olvida. Se tiene que escribir en cuanto se tiene. Cuando se cree que se tiene una idea valiosa, se debe probar, comentándola con otros. Se debe pedir opinión sobre su valor y permitir que la juzguen. Si no va a funcionar, es mejor que se sepa ahora. Pruebe sus Ideas A mitad del análisis, siempre se ocurren muchas ideas. Se deberá preguntar: ¿Son realmente buenas estas ideas? ¿Podrán soportar la crítica de la gente que de hecho tiene que aplicarlas? Se tiene que asegurar, pidiendo opiniones la gente puede ayudar a diferenciar las ideas que parecen buenas, pero que no funcionarán, de aquellas que son fundamentalmente buenas. Exponer el problema. Aunque uno piense que ya se examinaron todos los hechos que se encontraron durante la investigación, también se debe comentar con la gente involucrada, contándoles algunas de las cosas que se encontraron. Ellos pueden sugerir. Si ya se tiene alguna solución de cualquier forma preguntar si ellos tienen alguna otra, que pudiera ser la misma. En el proceso de investigación y análisis se pueden encontrar problemas y pensar alguna forma de resolverlos parcialmente, mediante una nueva forma o se pueden desarrollar un cierto número de diagramas de flujo pero no se sabe con certeza etapas son necesarias. Hay que comentarlas con alguien objetivo o a una persona que identifique bien el problema, que sepa lo que realmente esta pasando. Cuando preguntemos a otras personas su opinión no debemos molestarnos si critican nuestra idea. En realidad, nos están haciendo un favor. Pueden evitar que cometamos errores que realmente no queremos cometer. Se deben escuchar todas las razones sobre él por qué algunas partes del plan no funcionarán. Criterios Básicos para el Análisis de Sistemas El análisis consiste en separar las funciones esenciales, es decir diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que se hace. Un criterio común para realizar esta tarea radica en la conveniencia de invitar a todos aquellos interesados a hacer comentarios sobre el sistema. El análisis no es un trabajo de una persona; cuanto más críticas se hagan y más ideas se aporten, más precisa será la separación de lo no esencial.

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Con la finalidad de apoyar la labor de análisis, se recomienda tomar en consideración los siguientes criterios: Identificar de manera adecuada el problema, separando sus componentes para conocer su naturaleza, sus características y las causas de su comportamiento. Establecer las bases para ofrecer opciones de solución al problema que se estudia, e introducir medidas de mejoramiento administrativo. Cuestionarse constantemente para que su interpretación sea siempre confirmada, realizarse las preguntas: qué, para qué, dónde, cuándo, quién, cómo, cuánto. Relacionar las diferencias entre cada elemento, tomando en cuenta que los fenómenos administrativos no se comportan de forma aislada sino que tienen que ver unos con otros. Disminuir el número de operaciones e instancias de servicios que consten los sistemas operativos internos y de servicio público. Reducir los requisitos e información solicitada para proporcionar los servicios que demanden los usuarios, buscando que siempre satisfagan al proceso. Identificar y explicar las definiciones y causas con el fin de resolverlas.

Método para Abordar un Análisis de Sistemas El desarrollo de un buen trabajo de análisis depende del criterio y la habilidad de la persona y aunque utilice su técnica se requiere de un método. El método clásico para el análisis de sistemas se basa en lo que conocía como método científico de resolución de problemas. Las principales etapas para el análisis de sistemas son: Definición del problema Reunión de datos Análisis de datos Desarrollo de alternativas Aplicación de la solución Extraído de http://www.universidadabierta.edu.mx/Biblio/S/Santander%20Sandra-Proceso%20analisis.htm

BASE DE DATOS

El almacenamiento de los datos es la esencia del sistema de información. Primero, los datos deben estar disponibles para cuando el usuario desee usarlos. Segundo, los datos deben ser precisos y consistentes. Más allá de esto, dentro de los objetivos se incluyen un almacenamiento eficiente de los datos, así como su actualización y su grabado eficientes. Finalmente, es

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necesario que el acceso a la información obtenida de los datos almacenados deba contar con un formato útil que facilite la administración, la planeación, el control o la toma de decisiones.

Las bases de datos son la fuente central de datos significativos, los cuales son compartidos por numerosos usuarios para diversas aplicaciones. La esencia de una base de datos es el Sistema Administrador de la Base de Datos, el cual permite la creación, modificación y actualización de la base de datos; la recuperación de los datos y la emisión de reportes. A la persona responsable de asegurar que la base de datos satisfaga los objetivos programados se le denomina administrador de la base de datos.

Los objetivos de eficacia de la base de datos son: 1. Asegurar que los datos puedan ser compartidos por los usuarios, para

una variedad de aplicaciones.2. Que el mantenimiento de los datos sea preciso y consistente.3. Asegurar que todos los datos requeridos para las aplicaciones presentes

y futuras se encuentren siempre disponibles.4. Permitir que la base de datos evolucione y se adapte a las necesidades

crecientes de los usuarios.5. Permitir que los usuarios desarrollen su propia visión de los datos, sin

preocuparse por la manera en que los datos se encuentren almacenados físicamente.

La anterior lista de objetivos nos advierte las ventajas y desventajas del enfoque de la base de datos. Primero, al compartir los datos, significa que éstos deben almacenarse por lo menos una sola vez. Esto a su vez apoya que se mantenga la integridad de los datos, ya que el cambio de los datos se realizará de manera más sencilla y confiable si éstos aparecen una vez y no en varios archivos.

Cuando un usuario necesite un dato particular, una base de datos con un buen diseño se debería anticipar tal necesidad (y quizás ya hayan sido utilizados en otra aplicación) en consecuencia, los datos tendrán mayor probabilidad de encontrarse disponibles en una base de datos más que en un sistema de archivos convencionales. Una base de datos con un buen diseño también llega a ser más flexible que dos archivos separados, esto significa que una base de datos llega a evolucionar conforme se modifican las necesidades de los usuarios y de sus aplicaciones.

Finalmente, el enfoque de base datos, tiene la ventaja de permitir que los usuarios expongan sus puntos de vista sobre los datos, sin necesidad de preocuparse de la estructura presente de la base de datos o de su ubicación física.

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Conceptos de Datos

Antes de considerar el uso de los archivos o del enfoque de la base de datos, es importante entender cómo se presentan los datos. Para ello es importante revisar las definiciones de realidad, datos y metadatos.

Solamente el mundo real en si puede ser mencionado como la realidad. Aquellos datos que se obtienen de las personas, de lugares o de eventos de la realidad, eventualmente serán almacenados en archivos o en base de datos. Con el fin de comprender la forma y la estructura de los datos, se requiere de información acerca de los datos mismos. Aquella información descriptiva de los datos se le denomina como metadato.

Dentro de la realidad se tienen entidades y atributos; una entidad es cualquier objeto o evento acerca del cual se recolectan datos. Una entidad puede ser una persona, un lugar, un objeto, un evento o una unidad de tiempo. Las entidades pueden tener relaciones, que son las asociaciones existentes entre ellas. Las relaciones pueden ser de uno a uno, de uno a muchos y por último, la relación de muchos a muchos, a continuación se muestran imágenes sobre cada tipo de relaciones:

Relación de uno a uno

Producto Empaque

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Relación de uno a muchos

Relación de muchos a muchos

Por otra parte, los atributos son características de una entidad. Puede haber muchos atributos para cada entidad. Por ejemplo un paciente (entidad) puede tener numerosos atributos, tales como apellido, nombre, dirección, ciudad, estado, etc. La fecha de la última visita del paciente, así como el detalle de la receta también son atributos.

El elemento más pequeño que se puede obtener y archivar de una entidad es lo que llamamos dato y esta palabra también puede intercambiarse por la de atributo. Los datos pueden tener un valor de longitud fija o variable. En ocasiones un dato puede referirse como un campo; sin embargo esto es incorrecto, un campo representa algo físico y no lógico. Además, numerosos datos pueden agruparse en un campo, el campo puede leerse y convertirse en numerosos datos.

Ahora bien, en el contexto de los metadatos, hay definiciones de registros y definiciones de los datos. Un registro es una colección de datos elementales que tienen algo en común con la entidad descrita. La mayoría de los registros tienen una longitud fija, de tal forma que no es necesario determinar en cada ocasión la longitud del registro. Sin embargo ciertas circunstancias ameritan registros de longitud variable. Un registro de longitud variable se utiliza como alternativa para reservar una gran cantidad de espacio para los registros más largos, como serían el número máximo de visitas de un paciente a un médico.

Los registros poseen también llaves. Una llave es un dato elemental en un registro que se utiliza como criterio de identificación para éste. Cuando una llave identifica de manera exclusiva a un registro se le denomina llave primaria. También hay llaves secundarias y se utilizan para seleccionar un grupo de registros que pertenecen a un conjunto.

Paciente

Paciente

PacienteMédico

Curso 1

Curso 2

Curso 3

Estudiante 1

Estudiante 2

Estudiante 3

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Por último se presenta la definición de metadato. Los metadatos son datos acerca de los datos presentes en el archivo o en la base de datos, ellos describen el nombre que se les da y la longitud asignada a cada dato elemental. Los metadatos también describen la longitud y la composición de cada uno de los registros.

Tipos de Archivos

Los archivos pueden utilizarse para almacenar datos por un período indefinido de tiempo o bien, pueden utilizarse como almacenantes temporales para un propósito particular. Los archivos maestros y los archivos de tablas se utilizan para almacenar datos periódicos más largos. Generalmente los archivos temporales pueden ser archivos de transacción, archivos de trabajo o archivos de impresión.

Archivos largos o

indefinidos

Archivos Maestros

Los archivos maestros contienen registros para un grupo de entidades. Los atributos pueden actualizarse frecuentemente, pero los registros en sí, se mantienen permanentes.

Archivos de TablasContienen datos que se utilizan para calcular otros datos o más parámetros de desempeño.

Archivos temporales

Archivos de Transacción

Se utiliza al introducir cambios para la actualización del archivo maestro.

Archivos de Trabajo

Un archivo de trabajo es el que reordena de forma particular a los registros con el fin de acceder a ellos de manera más rápida.

Archivos para Impresión

Se utilizan cuando es necesario correr un programa que carece de una impresora en línea.

Organización de la Base de Datos

Una base de datos, a diferencia de un archivo, lo comparten muchos usuarios. Y naturalmente cada usuario verá los datos de manera diferente. El problema es que usuarios diferentes tienen enfoques diferentes, y esto determina el modelo lógico en el que se presentará la base de datos, el que a su vez determina el diseño físico del mismo, que implica la forma de almacenamiento de los datos y de sus interrelaciones, así como la mecánica de acceso. Los datos se pueden organizar en estructuras jerárquicas, de red o de datos relacionales.

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Etapas del Desarrollo de Proyectos

Existen muchas metodologías de implementación de sistemas, sin embargo muchos autores coinciden en que cualquier método debe de cubrir las siguientes etapas:

Detección de Necesidades

Consiste en determinar que algún elemento (procesos, equipos, personas, etc.) no cumplen ya con los objetivos o metas, o bien, se requiere de uno no existente de acuerdo al nivel de importancia que manifieste la necesidad.

Definición del Problema

Consiste en delimitar las fronteras y el alcance de las necesidades que se desean atender y sobre la cuales existen posibilidades de definir un proyecto.

Definición de Factibilidad

Consiste en definir el nivel de factibilidad (posibilidades de éxito) para conseguir la solución de las necesidades. Se manejaran 4 niveles de factibilidad que servirán para determinar si un proyecto puede ser exitoso o no, estos niveles son:

Operacional. Técnico. Económico. Calendarización.

Planeación del Proyecto

Consiste en explicar como será la delimitación del problema, justificando el planteamiento de los objetivos desarrollados inicialmente. En esta etapa se definen los niveles o etapas del desarrollo del proyecto, además de las técnicas y el control que se llevará a cabo.

Elaboración del Proyecto

Consiste en definir el diseño, la elaboración de módulos y la integración de todos los elementos. Se deben de dar a conocer en esta etapa todos los distintos tipos de pruebas y técnicas de análisis de resultados para determinar una posible evaluación al final del proyecto.

Documentación Consiste en explicar como están compuestos los manuales técnicos y de usuario del proyecto.

Detección de Necesidades

Elementos para identificar posibles proyectos

Definición de proyecto

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Es la integración de una serie de procedimientos y actividades haciendo uso de una metodología definida que permita lograr los objetivos y metas de la manera más eficiente y efectiva. Motivos de un ProyectoDentro de los motivos que generan el inicio de un proceso para el desarrollo de proyectos se encuentran principalmente elementos y factores que pueden ser externos e internos. Algunos de estos factores son los que se mencionan a continuación:

Micromercados. Se refiere a la necesidad de atender a segmentos de usuarios muy específicos y donde se requieren de productos y servicios adecuados.

Volatilidad Corporativa. Es la necesidad de llegar a acuerdos, uniones, alianzas o adquisiciones que modifican el estado de una empresa.

Control de Costos. Se refiere a la presión por contener y reducir gastos. Consumismo. es la necesidad de reaccionar a la demanda y seleccionar

a sus consumidores. Calidad. Se refiere al mejoramiento del producto final. Globalización. Se refiere a la necesidad de tener mayor cobertura. Regularizaciones. Se refiere a cambios dentro del ambiente provocados

por acciones gubernamentales. Por ej. Las leyes y los impuestos.

Existen elementos muy claros para identificar posibles proyectos, entre los principales podemos nombrar:

Problemas con algún elemento actual. Errores, ineficiencias, retardos, deseos de algún incremento, reducción de gastos, etc.

Deseos de explotar nuevas necesidades. Nuevos mercados, nueva producción, mas formas de obtener venta competitiva, uso de sistemas de información.

Incremento de la competencia. Nuevas características en los competidores, mejorar un servicio o un producto.

Hacer más efectivo el uso de la información. Nueva información, mejor aprovechamiento, rapidez, mejores decisiones.

Crecimiento organizacional. Crecimiento en las empresas, mas necesidades.

Unión o adquisición corporativa. Consolidación de sistemas y procesos, requerimientos, reducir actividades redundantes.

Cambios en el ambiente o en el mercado. Clientes, proveedores, leyes y regulaciones, clima.

Definición del ProblemaCreatividad e innovación .Una vez que se han detectado los posibles problemas existentes en una empresa u organización, debemos de definir las áreas sobre las cuales será planteada la solución para los requerimientos; esta solución debe de estar delimitada de acuerdo a los parámetros que proporcionen los problemas y no abarcar mas allá de los que indica una posible solución.

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Esta etapa contempla 7 pasos que permitirán definir adecuadamente los alcances y fronteras de un proyecto, en estos pasos se permite establecer una guía de operación en el desarrollo del proyecto.

Los pasos son los siguientes: 1. Determinar el alcance y los objetivos. 2. Crear una visión. 3. Adoptar una metodología en la planeación. 4. Organizar y definir los recursos necesarios. 5. Definir el equipo de trabajo. 6. Preparar un plan de trabajo. 7. Obtener o confirmar los requerimientos de acuerdo al plan desarrollado.

El desarrollo de proyectos no solo implica la solución de problemas, sino también consiste en definir la mejor solución posible tomando como base aspectos que sean considerados como únicos o específicos para la solución. Para estos procesos se considera importante la aplicación de la creatividad e innovación en la solución de los problemas.

Estudio de Factibilidad

Determinación de la factibilidad

Factibilidad se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas señalados, la factibilidad se apoya en 3 aspectos básicos:

Operativo. Técnico. Económico.

El éxito de un proyecto esta determinado por el grado de factibilidad que se presente en cada una de los tres aspectos anteriores. Para esto se realiza un estudio de factibilidad que sirve para recopilar datos relevantes sobre el desarrollo de un proyecto y en base a ello tomar la mejor decisión, si procede su estudio, desarrollo o implementación. El objetivo de un estudio de factibilidad es auxiliar a una organización a lograr sus objetivos y cubrir la metas con los recursos actuales en las siguientes áreas:

Factibilidad Técnicao Mejora del sistema actual. o Disponibilidad de tecnología que satisfaga las necesidades.

Factibilidad Económica. o Tiempo del analista. o Costo de estudio. o Costo del tiempo del personal. o Costo del tiempo. o Costo del desarrollo / adquisición.

Factibilidad Operativa. o Operación garantizada.

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o Uso garantizado.

La investigación de factibilidad es un proyecto que consiste en descubrir cuales son los objetivos de la organización, luego determinar si el proyecto es útil para que la empresa logre sus objetivos. La búsqueda de estos objetivos debe contemplar los recursos disponibles o aquellos que la empresa puede proporcionar, nunca deben definirse con recursos que la empresa no es capaz de dar. En las empresas se cuenta con una serie de objetivos que determinan la posibilidad de factibilidad de un proyecto sin ser limitativos.

Presentación de un estudio de Factibilidad

Un estudio de factibilidad requiere ser presentado con todas la posibles ventajas para la empresa u organización, pero sin descuidar ninguno de los elementos necesarios para que el proyecto funcione. Para esto dentro de los estudios de factibilidad se complementan dos pasos en la presentación del estudio:

Requisitos Óptimos. Requisitos Mínimos.

El primer paso se refiere a presentar un estudio con los requisitos óptimos que el proyecto requiera, estos elementos deberán ser los necesarios para que las actividades y resultados del proyecto sean obtenidos con la máxima eficacia. El segundo paso consiste en un estudio de requisitos mínimos, el cual cubre los requisitos mínimos necesarios que el proyecto debe ocupar para obtener las metas y objetivos, este paso trata de hacer uso de los recursos disponibles de la empresa para minimizar cualquier gasto o adquisición adicional.

Un estudio de factibilidad debe representar gráficamente los gastos y los beneficios que acarreará la puesta en marcha del sistema, para tal efecto se hace uso de la curva costo-beneficio.

Planeación del Proyecto

Delimitación del problema

La delimitación del problema se refiere a identificar todos aquellos aspectos que son importantes para el desempeño de una actividad y aislar todos aquellos que no interfieren en el mismo. En la delimitación del problema se deben de escribir cada uno de los recursos y procesos que intervienen dentro del área del proyecto, para analizar cada uno de ellos y seleccionar aquellos que realmente intervengan dentro del problema identificado.

El objetivo de delimitar el problema es disminuir el grado de complejidad del proyecto para atender solo aquellos aspectos que son requeridos. Se deben de proporcionar todos los elementos posibles que ayuden a soportar con bases firmes y concretas todos los elementos (recursos, personal e ideas) que son necesitados por el proyecto para su operación óptima.

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Unidad V

EL PROYECTO COMO OPORTUNIDAD DE MEJORA DE LOS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Objetivo:

Objetivo:Planificar un proyecto de sistemas de información organizacionales.

Contenidos:

• Definiciones.• Objetivos de la Planificación del Proyecto• Inicio del Proyecto.• Factibilidad tecnológica, económica y operativa del proyecto.• Implantación de Sistema.

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La técnica hay que tomarla donde este; hay que dar el gran salto técnico para ir disminuyendo la diferencia que hoy existe entre los países más desarrollados y nosotros (Ernesto “Che” Guevara) DEFINICION

Proyecto de Sistema

Es el Proceso de gestión para la creación de un Sistema o software, la cual encierra un conjunto de actividades, una de las cuales es la estimación, estimar es echar un vistazo al futuro y aceptamos resignados cierto grado de incertidumbre. Aunque la estimación, es mas un arte que una Ciencia, es una actividad importante que no debe llevarse a cabo de forma descuidada. Existen técnicas útiles para la estimación de costes de tiempo. Y dado que la estimación es la base de todas las demás actividades de planificación del proyecto y sirve como guía para una buena Ingeniería Sistemas y Software.

Al estimar tomamos en cuenta no solo del procedimiento técnico a utilizar en el proyecto, sino que se toma en cuenta los recursos, costos y planificación. El Tamaño del proyecto es otro factor importante que puede afectar la precisión de las estimaciones. A medida que el tamaño aumenta, crece rápidamente la interdependencia entre varios elementos del Software.

La disponibilidad de información Histórica es otro elemento que determina el riesgo de la estimación.

Objetivos de la Planificación del Proyecto.

El objetivo de la Planificación del proyecto de Software es proporcionar un marco de trabajo que permita al gestor hacer estimaciones razonables de recursos costos y planificación temporal. Estas estimaciones se hacen dentro de un marco de tiempo limitado al comienzo de un proyecto de software, y deberían actualizarse regularmente medida que progresa el proyecto. Además las estimaciones deberían definir los escenarios del mejor caso, y peor caso, de modo que los resultados del proyecto pueden limitarse.

El Objetivo de la planificación se logra mediante un proceso de descubrimiento de la información que lleve a estimaciones razonables.

Tomado de Pedro Concepción Nova, C/ Respaldo 30 de Marzo # 02. Azua, República Dominicana. E-Mail: p.concepcion[arroba]codetel.net.do, Homepage: http://window.to/concepcion.com.do

INICIO DEL PROYECTO

Los proyectos de sistemas surgen de numerosas fuentes de información. Algunos de los proyectos sugeridos sólo sobrevivirán algunas de las etapas de

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su evaluación, pero otros deberán trascender. Los proyectos de siste4mas son sugeridos principalmente por dos razones: la experimentación de problemas que conduzcan a soluciones con sistemas y la identificación de oportunidades para mejorar, que eventualmente llegaran a presentarse. Ambas situaciones surgen conforme la organización se va adaptando o enfrentando a los cambios evolutivos naturales.

Los problemas dentro de la organización

A nadie le gusta hablar de los problemas que existen en la organización que administran. Sin embargo, es necesario reconocer los síntomas de los problemas a fin de poder atacarlos a tiempo, si desean que el negocio mantenga su máximo potencial. Los problemas surgen de maneras muy diferentes. Una forma de concebir un problema y de cómo aparecen, es imaginar las situaciones en que nunca se logran las metas o los casos en que éstas ya no se cumplen. La retroalimentación es útil y proporciona información referente al desfasamiento entre el desempeño actual y el deseado. De esta manera la retroalimentación permite detectar los problemas.

En ciertos casos, los problemas que requieren los servicios del analista de sistemas, se descubren con facilidad, pues las condiciones normales del desempeño no se están cumpliendo.

Los problemas (o sus síntomas) que pueden solicitar la presencia del analista de sistemas incluyen: la persistencia y la cantidad de errores, el desarrollo lento, incompleto o incorrecto del trabajo, o la no realización del trabajo.

Cuando se presentan síntomas de problemas, tales cómo: que la gente no cumpla con las metas básicas de desempeño, que se observen en los empleados cambios de conducta como un ausentismo anormal, insatisfacciones en el trabajo o la presencia de una alta rotación de los trabajadores, todo ello será indicio para que los directivos noten la existencia de problemas potenciales. Cualquiera de estos problemas, solo o en combinación, puede ser motivo suficiente para buscar el apoyo del analista de sistemas.

Cuando el analista de sistemas reacciona ante las causas de los problemas, toma los papeles de consultor y de experto de apoyo. Como es de suponerse, el papel del analista de sistemas variará sutilmente si el proyecto que surge se debe a una oportunidad de mejoría, o bien, a la necesidad de resolver un problema.

Oportunidades de mejoría

El analista de sistemas sirve principalmente de catalizador y de experto de apoyo, ya que es capaz de identificar el sitio donde los procesos pudieran mejorar. Con un enfoque optimista, los problemas no son más que excelentes oportunidades de actuación; en ciertos ambientes la crisis es prolífica en oportunidades. Lo que pareciera un inquietante problema para un gerente, puede convertirse en toda una oportunidad para un analista de sistemas alerta.

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La mejoría en sistemas, puede definirse como aquellos cambios que otorgan beneficios considerables. Existen muchas oportunidades de mejoras, éstas incluyen:

1. la aceleración de un proceso2. la simplificación del proceso mediante la eliminación de pasos

innecesarios o duplicados3. la combinación de procesos4. la reducción de errores de captura por modificaciones de las formas y

las pantallas de acceso5. la eliminación de salidas redundantes6. una mejoría en la integración de los sistemas y los subsistemas7. la mejora de la aceptabilidad del sistema por parte del usuario8. una mejor relación cliente/proveedor/vendedor con el sistema

la identificación de las oportunidades de mejoría es propia de las capacidades de los analistas de sistemas. Sin embargo, la gente que está en continuo contacto con el sistema, constituye la mejor fuente de información de las mejoras que deben realizarse. Si las mejoras ya fueron expuestas, su experiencia como analista de sistema será muy útil para evaluar las ventajas de tales cambios, y asimismo la forma de implantarlas.

Selección de los proyectos

Los proyectos tienen orígenes y motivos muy diversos. No todos ellos deben elegirse para estudios adicionales. Las razones que justifican todo un estudio de sistemas sobre un proyecto, que parecen solucionar un proyecto o traer mejoras, deben quedar muy claras en su mente. Se debe considerar que el proyecto propuesto no sea planteado para beneficios políticos o de poder; pues en estos casos habrá una alta probabilidad que la concepción de tal proyecto sea pobre, y más adelante quizás no llegue a ser aceptado.

Los proyectos prospectivos deben examinarse desde una perspectiva de sistemas, de tal forma que se considere el impacto del proyecto propuesto sobre toda la organización. Se debe recordar que los diferentes subsistemas de la organización se encuentran interrelacionados e interdependientes, de tal forma que los cambios en uno de los subsistemas pueden llegar a afectar a todos los demás.

Según las consideraciones anteriores, existen cinco criterios específicos para la selección de proyectos, a saber:

1. respaldo de la directiva2. programación del tiempo que se requiere para el proyecto3. la posibilidad de mejorar la búsqueda de las metas de la organización4. contar en la práctica con los recursos del analista y de la organización5. el proyecto vale la pena al compararlo con otras opciones de inversión

de la organización

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DETERMINACIÓN DE LA FACTIBILIDAD

Una vez que el número de proyectos se han seleccionado considerando los criterios antes mencionados, es todavía necesario determinar si estos proyectos seleccionados son factibles. La definición de factibilidad, en este contexto, tiene una mayor profundidad que el uso común de esta palabra. Para los proyectos de sistemas, la factibilidad se apoya en tres principios básicos: operativo, técnico y económico. Un proyecto debe satisfacer los tres principios para poder ser desarrollado.

Figura 1.7 Determinación de la factibilidad de un proyecto de sistemas, evaluando el alcance de los objetivos de la organización

El estudio de factibilidad no es un estudio de sistemas con alto grado de detalle. Más bien, el estudio de factibilidad sirve para recopilar datos relevantes para la dirección, y con base en ellos, deberá tomarse la decisión de si procede un estudio de sistemas.

La información para el estudio de factibilidad puede obtenerse por medio de entrevistas. Este tipo de entrevistas se relaciona directamente con el problema o la oportunidad sugerida. Es típico que el analista de sistema entreviste a los solicitantes del sistema así como a los directivos responsables de la toma de decisiones.

Aunque es importante elegir el problema correcto, los analistas de sistemas, no deben distraer demasiado su tiempo en estudios de factibilidad, pues le serán solicitados muchos otros proyectos, y sólo unos cuántos se ejecutarán. El

FACTIBILIDAD significa que el proyecto sugerido:

1. Auxilia a la organización a lograr los objetivos centrales2. Sea posible cubrir las metas con los actuales recursos de la organización en las tres

áreas siguientes:

Factibilidad Técnica

Mejora del sistema actualDisponibilidad de la tecnología que satisfaga las necesidades del usuario

Factibilidad Económica

Tiempo del analista de sistemasCosto del estudio de sistemasCosto del tiempo de los empleados dedicados al estudioCosto estimado del equipoCosto del desarrollo/adquisición del software

Factibilidad operativa

Que el sistema operará cuando se instaleSi el sistema será utilizado

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estudio de factibilidad debe ser lo más conciso posible, realizándose al mismo tiempo varias actividades durante un corto período.Definición de objetivos

Parte de la indagación de la factibilidad global de un proyecto solicitado consiste en descubrir cuáles son los objetivos de la organización que se abordan, y luego determinar si tal proyecto es útil para llevar de alguna manera el negocio hacia tales objetivos.

Existe una serie de objetivos razonables que deben contemplar los proyectos de sistemas. Estos son, sin ser limitativos:

1. la reducción de errores y contar con una mayor precisión en la captura de datos.

2. la reducción del costo de las salidas del sistema, mediante la simplificación o eliminación de informes duplicados. O innecesarios.

3. la integración de los subsistemas de negocio.4. la actualización del servicio al cliente con el fin de alcanzar un mejor

nivel competitivo.5. aceleración de la captura de datos.6. reducción del tiempo de procesamiento de datos.7. la automatización de procesos manuales para mejorarlos, incrementos

de velocidad o de precisión, reducción de la carga de trabajo, etc.

Los objetivos del proyecto deben definirse formalmente, por escrito, así como también de manera informal, mediante pláticas con el personal de la empresa, averiguando qué problemas consideran que el proyecto de sistemas llegará a solucionar y qué aspecto será mejorado, así como sus expectativas sobre el sistema propuesto.

Determinación de recursos

La determinación de los recursos para el estudio de factibilidad sigue en términos generales, el mismo patrón discutido previamente, el cual deberá revisarse y evaluarse si se llega a realizar un estudio formal de sistemas. Los recursos serán analizados en relación con el tipo de factibilidad: técnica, económica y operativa.

Factibilidad Técnica

Un esfuerzo importante en la determinación de los recursos lo absorbe el establecimiento de la factibilidad técnica. El análisis debe indagar si los recursos técnicos usuales pueden actualizarse o complementarse, de tal manera que satisfagan la necesidad considerada. Sin embrago, a veces “los complementos” de los sistemas llegan a ser costosos y no valen la pena, sencillamente porque no cumplen de manera eficiente las necesidades. Si los sistemas existentes no pueden actualizarse, el siguiente paso a considerar será determinar si existe alguna tecnología que pueda satisfacer los requisitos.

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Es aquí donde la experiencia de los analistas de sistemas es de gran valor, ya que haciendo uso de sus conocimientos y de sus relaciones con las firmas comerciales podrán solucionar el tópico de la factibilidad técnica. Por lo general la respuesta a si una tecnología se encuentra disponible y si llegaría a satisfacer las necesidades de los usuarios es afirmativa, luego entonces, el problema se convierte en otro de tipo económico.

Factibilidad Económica

El estudio de factibilidad económica o financiera es la segunda etapa que se lleva a cabo. Los recursos básicos que deben considerarse son: su tiempo y el del equipo de análisis de sistemas, el costo de la realización integral de un estudio de sistemas (incluyendo el tiempo de los empleados que participarán en él), el costo del tiempo del empleado para la empresa, el costo estimado del equipo y el costo estimado del software comercial o de su desarrollo.

Las empresas involucradas en proyectos deben ser capaces de establecer el valor de la inversión antes de comprometerse con un estudio de sistema completo. Si los costos a corto plazo no se compensan por las ganancias a largo plazo, o no hay una reducción inmediata del costo de operación, entonces, desde el punto de vista económico, el sistema no será viable y el proyecto no debe trascender esta etapa.

Factibilidad Operativa

Por un momento, pensemos que los recursos técnicos y económicos están disponibles. El analista de sistemas deberá considerar la facti8bilidad operativa del proyecto que le ha sido solicitado. La factibilidad operativa depende de los recursos humanos que participan durante la operación del proyecto. Esto se refiere al pronóstico de si, una vez instalado, el sistema llegará a funcionar o a usarse.

Si los usuarios conocen el sistema actual, no le ven problema alguno y no acuden al analista de sistemas para perfeccionarlo, es muy probable que la resistencia al cambio será enorme. En estas circunstancias, son muy pocas las oportunidades de que un sistema nuevo llegue a ser operativo.

Por otra parte, si los mismos usuarios proponen contar con un sistema que sea más eficaz o que cuente con mejores accesos, entonces, con el tiempo, habrá mayor aceptación del sistema. En gran medida, la factibilidad operativa depende del tipo de interfaz que se elija.

La determinación de una factibilidad operativa requiere que el analista de sistemas posee una gran imaginación, así como una hábil capacidad de persuasión, para hacerles saber a los usuarios que se creará un sistema que satisfaga sus necesidades..

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Evaluación de la factibilidad

La evaluación de la factibilidad es una decisión tomada por la directiva de la organización. Las decisiones se basan en la información de la factibilidad recopilada, de manera hábil y profesional y presentada por el analista de sistemas.

El analista de sistemas necesita asegurarse de que las tres fases de factibilidad técnica, económica y operativa fueron cubiertas en el estudio preliminar. El estudio de los proyectos de sistemas que se solicitan debe realizarse con rapidez, de tal manera que los recursos asignados a él y la información que emita el estudio sea sólida y que mantenga en alto el interés prevalerte.

Los proyectos que satisfagan los tres criterios de factibilidad, deben elegirse para estudios de mayor detalle. En este momento, el analista de sistemas, debe actuar como un experto de apoyo, recomendando a la dirección que los proyectos de sistemas que satisfagan todos los requisitos de selección, sean candidatos a estudios adicionales. A menudo el proceso para determinar la factibilidad es bastante efectivo

ELABORACIÓN DEL PROYECTO

Definición de etapas de desarrollo La definición de etapas de desarrollo de un proyecto consiste en la identificación y organización de todas las actividades y procesos importantes que intervienen en la búsqueda de una meta u objetivo, estas etapas deben ser definidas en función de sus características e importancia que presenten.

Las actividades resultantes deben ser descritas y desarrolladas para conocer sus características, posteriormente debe de asignarse un nivel de importancia a cada una de ellas considerando aquellas actividades estrictamente necesarias para alcanzar el objetivo deseado. Esta prioridad a nivel de importancia debe de ser considerada mas importante dentro de un modo eficaz (llegar al objetivo).

Ahora debe de asignarse un rango o nivel aprobatorio para cada actividad que permitirá eliminar directamente aquellas que no cumplan con el criterio asignado. Este nivel mínimo será asignado considerando los niveles mas bajos que hayan sido puestos a las actividades para minimizar su impacto en el resultado final.

Planeación y Control de Procesos Este proceso se refiere a todas aquellas actividades necesarias para organizar y ordenar adecuadamente un proyecto, implica que cada una de las tareas o actividades que componen un proyecto deben estar muy bien definidas con el fin de identificar y conocer todos los aspectos y elementos importantes, y a su vez poder aplicar buenos métodos de control que permitan llevar a cabo el proyecto de la mejor manera. Los pasos que contempla esta etapa son:

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Desglosar actividades generales. Analizar y profundizar cada actividad en sub-actividades (mas

importantes). Conocer el detalle de cada sub-actividad. Aplicar elementos de control para cada actividad y sub-actividad. Identificar formas de evaluarlas. Consolidar y fortalecer cada actividad (justificar).

Arquitectura de tecnología Se refiere a todos aquellos elementos tecnológicos que son necesarios para soportar o complementar a las aplicaciones de una empresa. Su objetivo es definir un camino estándar para el uso de tecnología en las empresas, y que les permita definir las opciones de crecimiento a mediano y largo plazo. Se siguen los siguientes pasos:

Identificar plataformas y principios de tecnología. Definir tecnología distribución de los datos y aplicaciones. Relacionar tecnología distribución de los datos y aplicaciones.

Documentación del Proyecto

Manual técnico y del usuario

La documentación de proyectos es importante para identificar más fácilmente los aspectos y características que forman parte de un proyecto. Una adecuada documentación le proporciona identidad y "personalidad" a un proyecto, de manera que los usuarios podrán reconocer más fácilmente las ventajas y desventajas, características, funcionalidades y ventajas, así como costos y beneficios que impliquen el desarrollo del proyecto.

La documentación de un proyecto debe contar con las siguientes características:

Lenguaje claro y de acuerdo al nivel aplicado: Gerencial. Técnico. Usuario.

Contemplar todos los aspectos del proyecto. Contar con objetivos fácil de detectar. Servir como soporte en todo el desarrollo del proyecto. Identificar ventajas y desventajas (resaltar ventajas). Contar con adecuada estructura.

Extraído de: http://www.monografias.com/trabajos30/desarrollo-sistemas/desarrollo-sistemas.shtml

IMPLANTACIÓN DE SISTEMAS

Una vez que se ha encontrado la solución a un problema y se cuenta con el mejor sistema, es posible que existan diversos criterios de agrupaciones de

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conceptos. Algo importante es lo relativo a las aprobaciones necesarias en las distintas fases de desarrollo del sistema, pues es fácil encontrar que nuestro mejor sistema habiendo sido desarrollado en todo detalle no es aprobado y sea necesario volver a empezar. De tal modo se requiere definir las actividades que van a otorgar dichas aprobaciones y en qué momento se otorgaran, se aconseja lograr una de las soluciones en términos generales para proceder a detallarla y posteriormente aprobarlas en el grado según la importancia de las modificaciones.

Sin embargo la implantación del sistema lleva los siguientes pasos:

Presentación del Sistema

La presentación del sistema debe prepararse esmeradamente, esta es la principal herramienta con la que cuenta el analista. Debe contener un informe con los antecedentes del estudio, objetivos, método de desarrollo, descripción del sistema propuesto, costos, limitaciones y recomendaciones.

Notificación de Áreas Afectadas

Este punto es importante, ya que se debe comunicar por escrito a las áreas que afecta el sistema, con la finalidad de que a su presentación acudan todas las personas involucradas. Esta comunicación se puede hacer por medio de memoranda donde se notifique que está en disposición de presentar el informe para mostrar el procedimiento señalado.

Tiempo y Lugar Adecuado

Se deberá escoger con sumo cuidado el tiempo en que efectuará la presentación. Es muy importante, ya que de ello dependerá el éxito o fracaso de la venta final de la idea. No es conveniente, por lo tanto, hacer una presentación cuando el ejecutivo afectado debe resolver otros problemas, ya que su mente no estará preparada, ni atenta para escuchar y entender la presentación del nuevo sistema. También es muy importante el lugar donde se va a efectuar la presentación del sistema. Preferiblemente se realizará en un lugar cerrado donde no haya posibles distracciones y las personas puedan oír a los exponentes y ver lo que se presenta.

Dirección de Juntas

Es importante establecer un orden para la toma de la palabra, con el objeto de que al hacer la presentación no haya interrupciones innecesarias, sin desestimar la necesidad de aclarar dudas.

Ayudas Audiovisuales

La presentación del trabajo por medio de audiovisuales tiene la ventaja e aclarar cualquier duda que surja en la comprensión del sistema. Uno de los objetivos principales de usar materiales audiovisuales es atraer la atención de

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los presentes, por lo que deben ser lo más amenos y gráficos posibles; además deben servir de guías para la explicación que haga el analista.

Métodos de Implantación

Para implantar un sistema nuevo existen varios métodos para este objetivo; entre ellos tenemos:

Método instantáneo Este método consiste en la implantación del sistema Prueba piloto Este método consiste en un ensayo en una parte de

la organización, con el fin de comprobar su eficiencia; aunque esto no quiera decir que podrá tener la misma validez en el resto del total.

Implantación en paralelo Cuando el sistema nuevo comprende procesos complejos y de gran envergadura, es recomendable el método en paralelo. Este método consiste en que por un tiempo determinado se operará con los dos sistemas, ya que nos permitirá realizar ajustes y modificaciones al nuevo sistema sin llegar a ocasionar graves problemas. El método en paralelo proporciona la familiarización pausada del nuevo sistema por parte del personal afectado.

Método parcial o por aproximaciones sucesivas

Este método consiste en la implantación de una parte del nuevo sistema, para no causar grandes alteraciones; una vez normalizada esta pare, hay que avanzar a la siguiente parte, y así sucesivamente, hasta obtener la implantación completa.

Plan de Implantación

La introducción de cambios importantes de nuevos métodos y sistemas de administración en una organización es una de las tareas más difíciles y complejas para cualquier director. Es sorprendente observar que muchas organizaciones están ocupadas en este tipo de esfuerzo sin tener una planeación adecuada o tal vez sin ninguna planeación.

Un esquema básico del plan incluirá:

Necesidad y objetivos del enfoque de la administración de proyectos: Es muy importante crear conciencia en los involucrados de la necesidad de un nuevo enfoque, ello es primordial para minimizar la resistencia al cambio. Es importante además una exposición concisa de los objetivos relacionados con la implantación de las disciplinas, propias de la administración de proyectos.

Política de administración de proyectos:

Enseñanza y capacitación: Es muy importante lograr la comprensión de la gente interesada en lo que respecta a los conceptos y sistemas de

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esta labor. No es suficiente la mera distribución de instructivos, manuales e información escrita similar. Se requiere cierta clase de capacitación en estás áreas. Si esta capacitación se efectúa apropiadamente, brindará resultados considerables al lograr la comprensión del personal principal asignado a algún proyecto en lo que respecta a los problemas a que se enfrentan diversas partes de la organización.

Estructuras de la organización: Se debe preparar un plan para llevar a la práctica la política de administración de proyectos que tenga la organización. Esto incluirá la serie de medidas y la correspondiente programación relacionadas con las fases del ciclo de duración de los proyectos, para lograr la cabal identificación del proyecto en la organización desde su comienzo hasta su terminación.

Sistemas de manejo de proyectos: El plan de implantación debe incluir el diseño, el desarrollo o la obtención, o ambos, de sistemas apropiados de administración de proyectos. Se tomarán provisiones para probar en forma adecuada el sistema, antes de comprometerse a fondo en utilizarlo. En la mayoría de las organizaciones, se indicará el desarrollo y el mejoramiento continuos.

Implantación de proyectos específicos: El proyecto inicial que va a ser administrado según los nuevos enfoques será seleccionado cuidadosamente para minimizar dificultades y aumentar el grado de éxito inicial. Un plan de implantación detallado (que a menudo se realiza en forma de red de trabajo) también aumentará las posibilidades de éxito. Se recomienda un enfoque evolutivo para no exceder el número máximo de cambios que puede asimilar el medio en que se introducen. La incorporación de proyectos adicionales se efectuará por etapas y cuidadosamente, para no exceder las capacidades de los directores y el personal disponible.

Funcionamiento del manejo de proyectos: Losa procedimientos operativos que llevan a la práctica la política de la administración del proyecto deben ser establecidos.

Administración de proyectos simultáneo a nivel colectivo: En el ambiente de varios proyectos simultáneos hay que establecer los medios para interrelacionarlos y alcanzar metas colectivas a nivel superior.

Evaluación de la administración del proyecto: Si se establece un plan de implantación razonable bueno, podrá llevarse a cabo una evaluación continua para determinar los siguientes factores: si se alcanzan los objetivos de la política, funciona el enfoque, se descubren otros problemas que requieren la atención de la administración, entre otros. Una evaluación cuidadosa permitirá al director controlar el esfuerzo demasiado ambiciosos

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Evaluación del Sistema

La exactitud de la operación del nuevo sistema depende de las pruebas y evaluaciones que se hayan realizado antes y al implantar el sistema, es necesario realizar:

1. Pruebas de instalación,2. Medición de los resultados y 3. Corrección de fallas.

Una vez logrado esto se puede llegar a la implantación definitiva, que consiste en:

1. Vigilancia del sistema;2. Instalación física del sistema, y 3. Información de terminación del estudio.

Una vez implantado el sistema es necesario determinar si los resultados previos han sido logrados realmente. Esto se obtiene a través de la evaluación para ello es necesario:

Establecimiento de estándares. Medición de resultados Evaluación de resultados Medidas correctivas

Las principales deficiencias que detectan en la revisión de sistemas son las siguientes.

Desviación del sistema implantado Aumento de operaciones de la empresa Cambio de políticas que afecten directa o indirectamente el sistema Discrepancia en las operaciones Cambio de condiciones en las que se ejecuta o realizaba el sistema Falta de preparación del personal para realizar el sistema.

Los métodos de vigilancia son los que siguen1. Elaboración de una calendario de fechas de revisiones2. Cuestionarios generales3. Cuestionarios específicos4. Cuestionarios de pruebas reales5. Cuestionarios de sugerencias

Esta revisión tiene mucho que ver con la auditoria administrativa y se deben preparar los reportes e informes precedentes a efecto de que se tomen las decisiones que realmente realimenten al sistema y permitan el cierre del ciclo del proceso administrativo, y que los resultados del control permitan dar origen a un nuevo ciclo que inicia con la planeación, ya sea de un nuevo sistema o de modificaciones al actual.

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