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INDICE

1.

Introduccin Pag.

2.

Objetivos Pag.

3. Conceptos Fundamentales Pag.

4.

Seiri Pag.

5.

Seiton Pag.

6. Seiso Pag.

7.

Seiketsu Pag.

8.

Shitsuke Pag.

9.

Pasos para la implementacin de un programa de 5S Pag.

10.

Fase de Preparacin Pag.

11.

Paso 1: La alta direccin anuncia su decisin de

introducir el Programa de 5S Pag.

12.

Tabla Los diez pasos para la implementacin Pag.

13.

Paso 2: Crear una organizacin de promocin de las 5S Pag.

14.Paso 3: Capacitacin en 5Ss a lderes de la

implementacin Pag

15.

Paso 4: Establecer polticas y objetivos delprograma de 5S Pag.

16.Paso 5: Disear un plan maestro Pag.

17.

Fase de implantacin (pasos 7-9) Pag.

18.

Fase de consolidacin - Paso 10: Afianzar los niveles

logrados y mejorar las metas.

19.

Criterios para la evaluacin del premio nacional de 5S Pag.

20.

Compromiso de la alta direccin Pag.

21.

Organizacin Pag.22.

Implementacin Pag.

23. Integracin y resultados Pag.

Puntajes por criterios Pag.

24.

Rubrica de Evaluacin Pag.

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INTRODUCCION

A menudo nos encontramos con la necesidad de implementar mejoras en

nuestra organizacin, por lo que somos cada vez ms conscientes de que

en ella se generan un gran nmero de desperdicios. En algunos casos

inclusive hemos intentado aplicar algunas de las herramientas que para

este fin se manejan en el medio, sin embargo nada o muy poco cambia, lo

cual nos llena de incgnitas y desesperanza.

Aunque pueda parecer que las herramientas y tcnicas utilizadas no son

buenas o en todo caso no estn diseadas para nuestro medio, no es del

todo cierto, las herramientas y tcnicas son muy buenas y estn diseadas

para cualquier medio, lo que sucede generalmente es que la cultura de

nuestros trabajadores no estar preparados para asimilar adecuadamente

esta tcnicas, y/o la cultura de nuestra organizacin no est alineada con

las condiciones propicias para el desarrollo de estas herramientas y

tcnicas.

AOTS Per conjuntamente con profesionales miembros de prestigiosas

organizaciones como La Embajada de Japn, La Asociacin Peruano

Japonesa, La Cmara de Comercio e Industria Peruano Japonesa y La

Agencia de Cooperacin Internacional del Japn (JICA) formaron un Comit

Autnomo a mediados del ao 2013, con el objetivo de desarrollar el

proyecto denominado Premio Nacional de 5Ss, el cual permitir que las

organizaciones peruanas que implementen el programa de 5Ss puedan

emprender con xito todos los programas de mejora continua y sostenerlas

con el tiempo, considerando que las 5Ss constituyen la base para crear y

sostener organizaciones de Calidad. En tal sentido, el proyecto busca

premiar cada ao a las organizaciones participantes del concurso que estn

comprometidas con este propsito e implementen adecuadamente el

programa de 5Ss.

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La manera de cmo poner en prctica este programa y las bases del

concurso son parte del presente documento.

PREMIO NACIONAL DE 5Ss

1.

Objetivos

Crear una cultura organizacional donde sea propicia la prctica de

herramientas de mejora continua y sistemas de gestin de calidad de clase

mundial, logrando adems un armonioso ambiente de trabajo, donde el

personal est motivado a trabajar en equipo y ganar conocimiento de la

actividad en la que participan.

Los objetivos especficos relacionados son:

Incentivar a las empresas peruanas a la prctica intensiva de las 5Ss.

Difundir conocimientos sobre la aplicacin de las 5Ss y herramientas

complementarias de mejora continua a todas las organizaciones

interesadas.

Estandarizar la prctica de las 5Ss

Fomentar el trabajo en equipo a travs de los equipos de 5Ss

2. Conceptos Fundamentales de las 5Ss

Seiri = Seleccionar (Primera S)

Identificar, seleccionar, separar o eliminar del lugar de trabajo todos losmateriales innecesarios, conservando solo los materiales necesarios

que se utilizan.

Ampliemos ms el concepto. Seleccionar es:

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Separar todo lo que es til de lo intil. Todos tenemos en casa o en

nuestro lugar de trabajo un cajn, un estante o un lugar donde

guardamos cosas que no necesitamos porque creemos que en algnmomento las utilizaremos.

No acumular cosas. Muchos tienen el hbito de juntar objetos

intiles, creyendo que un da los necesitarn.

No solicitar cosas en exceso. En algunas organizaciones, los

responsables de cada rea cuando solicitan tiles de oficina para el

mes, solicitan materiales en exceso los cuales terminan siendo mal

utilizados y hasta terminan en otros destinos lo cual genera prdidas

para la organizacin.

No confundir lo bueno con lo malo. A menudo los trabajadores, en

especial el personal de mantenimiento, suelen guardar repuestos,

partes y piezas malogradas, con la idea de que en algn momento

van a necesitarlas.

No guardar informacin desactualizada o sin importancia como por

ejemplo catlogos o brochure de empresas con las que no se trabaja,

no mantener peridicos murales con informacin desactualizada,

manuales y planos tcnicos (en el caso de empresas industriales

donde no han actualizado las modificaciones realizadas),procedimientos e instructivos en versiones antiguas que ya han

sufrido modificaciones, o lo que es peor, no se cumplen.

En general, los malos hbitos que nos condicionan a actuar as nos

perjudican, no solo a nivel laboral, sino principalmente en el nivel

personal.

Seiton = Ordenar (Segunda S)

Establecer la manera en que deben ubicarse los materiales,

herramientas, utensilios y dems recursos necesarios para el trabajo,

incluyendo su identificacin, con el objetivo de que cualquier persona

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que los necesite pueda ubicarlos, utilizarlos y reponerlos de forma fcil

y rpida.

Este concepto, que es bastante general y conocido por todos los que

practican las 5Ss, se puede estructurar en base a tres puntos, para que

su aplicacin sea ms objetiva:

Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

Una etiqueta para cada cosa/lugar y cada cosa/lugar con su etiqueta.

Las cosas deben ser dispuestas segn su frecuencia de uso, de

manera que se ahorre tiempo y esfuerzo.

El orden de las 5Ss no tiene mucho que ver con el orden cosmtico con

el que solemos vincular esta palabra. El orden de las 5S est orientado a

eliminar desperdicios, generar ahorros y mejorar la eficiencia. Si la

disposicin de las cosas permite ahorrar, tiempo, recursos o dinero,

entonces cumple con este punto.

Seiso = Limpiar (Tercera S)

Se trata de identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando

que todo se encuentre siempre en perfecto estado de uso.

As como en la estructura de la anterior S, diremos en este caso:

Accin bsica de inspeccin detallada

Accin bsica de conservacin

Elimina o reduce accidentes

Reduce fallas, ya que muy buena parte de las causas races ocurrenpor falta de limpieza

Eliminar fuentes que generan suciedad

Seiketsu = Estandarizacin (Cuarta S)

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deber trabajar en equipo con todo su personal utilizando las

herramientas disponibles como son la comunicacin permanente,

auditoras, publicaciones en el peridico mural, revistas, etc.

PASOS PARA LA IMPLEMENTACION DE UN PROGRAMA DE 5S

El programa de 5S, se implanta normalmente en cuatro fases: Preparacin,

Introduccin, Implantaciny Consolidacin, los cualespueden

descomponerse en diez pasos (vase tabla)

Fase de preparacin (pasos 1-5)

Es vital elaborar cuidadosa y esmeradamente los fundamentos para un

programa 5S. Si la planificacin es descuidada, se necesitarn repetidas

modificaciones y correcciones durante la implantacin. La fase de

preparacin empieza con el anuncio de la alta direccin de su decisin de

introducir el Programa y se completa cuando se ha formulado el plan

maestro anual de desarrollo del Programa.

Paso 1: La alta direccin anuncia su decisin de introducir el Programa de 5S

Todos los empleados deben comprender el porqu de la introduccin del

Programa en su empresa y estar convencidos de su necesidad. La elevacin

de los costos de las materias primas, errores en los procesos, reclamos de

calidad, la cada de los precios de los productos, y otros factores negativos

del entorno, fuerzan a las empresas a organizarse ms eficientemente.

Muchas empresas estn adoptando el programa como un medio para

resolver complejos problemas internos y luchar contra las turbulencias

econmicas. No es necesario explicar, que la alta direccin debe considerarcuidadosamente estos puntos antes de anunciar su decisin de introducir

el programa de 5S.

Sin embargo, cuando la alta direccin formule este compromiso, debe

dejar

claro su intencin de seguir el programa 5S hasta su finalizacin. Esto se

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informa a todos los empleados y rganos empresariales explicndoles que la

direccin comprende el valor estratgico de las 5S y que facilitar el apoyo

fsico y organizacional necesario para resolver los diversos problemas queinevitablemente surgirn durante la implantacin. La etapa de preparacin

para el programa de 5S comienza con este anuncio.

Tabla - Los diez pasos para la implementacin de las 5S

Paso Puntos clave

Preparacin

1. Anuncio formal de la decisin de introducir

el Programa de 5Ss

La alta direccin anuncia su decisin de

implementar el programa de las 5Ss en unareunin interna: Publicidad en revista de la

empresa, etc.

2. Crear una organizacin para promocininterna de las 5Ss

Comit de direccin y subgrupos de apoyoOficina de promocin de las 5Ss

3. Capacitacin en 5Ss a los lderes de la

implementacin.

Empezar con los miembros del comit y

grupos de apoyo.

Disear para los empleados cursos talleres que

sern dictados por facilitadores del grupo de

apoyo

4. Establecer los objetivos y polticas del

programa de 5Ss

Establecer lneas de actuacin estratgica y

objetivos

Prever efectos

5. Disear un plan maestro para implantar las

5Ss

Desde la fase de preparacin hasta la

postulacin al Premio Nacional de 5SsDefinirplan piloto si es el caso

6. Lanzamiento del proyecto empresarial del

programa de 5SsInvitar a clientes, filiales y subcontratistas

Implementacin

7. Crear una organizacin corporativa para

maximizar la eficacia en la gestin de planta

Definir indicadores de control para la

implementacin y progreso en la optimizacin

de los procesos

71 Formacin de grupos multifuncionales

Los grupos deben ser conformados por

personal de operaciones, mantenimiento,

calidad, etc. En general tomar en cuenta al

personal que comparten roles dentro de un

mismo proceso7-2 Sectorizar la planta y/o instalaciones

asignando responsabilidades a grupos

multifuncionales

No debera quedar ninguna zona de la

organizacin sin grupo responsable

8. Entrenar a facilitadores de las 5Ss, masificar

capacitacin

Disear talleres y elaborar plan de capacitacin

a todo el personal

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Implementando Campaas

9. Campaa de la 1S

Propiciar la participacin masiva en el

lanzamiento del rea seleccionada

Realizar una auditoria de la 1S despus del

lanzamiento

9.1Campaa de la 2SRealizar auditoria de 1 y 2 S despus de este

lanzamiento

9.2 Campaa de la 3SRealizar auditoria de 1, 2 y 3 S despus de este

lanzamiento

9.3 Campaa de la 4SRealizar auditoria de 1,2,3 y 4 S despus de

este lanzamiento

9.4 Crear y ejecutar plan de masificacin del

programa de 5Ss a toda la organizacin

Analizar la experiencia con el plan piloto y

extender la implementacin al resto de la

organizacin

10. Consolidacin

Consolidar la implantacin de las 5Ss y

actualizar objetivos y metas del sistema.

Postular para el premio Nacional de 5Ss

Contemplar objetivos ms elevados

Paso 2: Crear una organizacin de promocin de las 5Ss

Las 5Ss se promueven a travs de una estructura de pequeos grupos

multifuncionales que se solapan en toda la organizacin. Como muestra la

figura siguiente, en este sistema, los lderes de pequeos grupos de cada

nivel de la organizacin son miembros de pequeos grupos del siguiente

nivel ms elevado. Tambin la alta direccin constituye en s misma unpequeo grupo. Este sistema es extremadamente eficaz para desplegar las

polticas y objetivos de la alta direccin por toda la organizacin.

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As mismo es necesaria la conformacin de un comit de amplia

participacin, en el cual puedan participar las diferentes reas estratgicas

de la organizacinComo grupo de apoyo a este comit se sugiere la creacin de 3 subgrupos:

1. Facilitadores

2. Grupo de Difusin y

3. Auditores

Es deseable que se cuente con una oficina de promocin que sirva de punto

de reunin de los grupos de apoyo.

Entre las funciones del comit est la preparacin del plan maestro,coordinar su promocin y crear pautas para mantener las diversas

actividades entre otras cosas. Mientras que los grupos de apoyo se

encargarn de dirigir campaas sobre temas especficos, diseminar

informacin, disear y ejecutar las auditorias, organizar la publicidad,

entrenar y monitorear la implementacin entre otras. La oficina de

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promocin juega un papel especialmente importante en la gestin de la

implantacin del sistema.

Paso 3: Capacitacin en 5S a lderes de la implementacin

Antes de poner en prctica un programa de 5Ss, debe comprenderse. Para

garantizar que todos comprenden las caractersticas del programa, y las

razones estratgicas que han llevado a la direccin a aceptarlo, se planifican

seminarios externos y planes de formacin internos adecuados para cada

nivel.

Los seminarios externos estn principalmente orientados al comit y grupos

de apoyo, la capacitacin interna debe ser liderado por el grupo defacilitadores.

Paso 4: Establecer polticas y objetivos del programa de 5S

La poltica base debe ser parte integral de la poltica global de la empresa y

debe indicar los objetivos y directrices de las actividades a realizar. Los

objetivos de las 5Ss deben relacionarse con la planificacin estratgica de la

empresa, es decir, con los objetivos del negocio a mediano y largo plazo y

deben decidirse solamente despus de consultas prolongadas con todos los

interesados, incluida la alta direccin. El programa 5Ss debe ser de carcter

permanente solo as se podrn obtener los objetivos fijados.

Paso 5: Disear un plan maestro

Para formular un plan maestro de implantacin, primeramente se tienen

que decidir las actividades a poner en prctica para lograr los objetivos de

las 5Ss. Este es un paso importante. Cada empresa debe reflexionar y

decidir sobre los modos ms eficientes de cubrir los desfases entre la

situacin de partida y los objetivos.

Es importante en este paso decidir la aplicacin masiva del programa o la

implementacin gradual comenzando con un plan piloto.

Salvo el caso de empresas muy pequeas siempre es recomendable

comenzar con un plan piloto.

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En el plan maestro se debe llegar tan lejos como se pueda, en ese sentido

ser muy estimulante proyectarse a participar en el premio nacional y no

descansar hasta ganar el premio mayor.

6. Lanzamiento del proyecto empresarial del programa de 5Ss

Una vez que se ha aprobado el plan maestro, puede tener lugar el

Lanzamiento inicial del programa. Este comienzo debe perfilarse para

cultivar una atmsfera que eleve la moral e inspire dedicacin. Por ejemplo,

en Japn el lanzamiento consiste a menudo en una reunin de todo el

personal con clientes, filiales y subcontratistas. En la reunin, la alta

direccin confirma su compromiso de implantar el Programa e informa de

los planes desarrollados y el trabajo realizado durante la fase de

preparacin.

Dependiendo de las facilidades y caractersticas de la organizacin este

lanzamiento puede ser manejado con diversas estrategias que a su vez sean

respaldadas con diversos elementos de apoyo como:

Videos institucionales

Revistas institucionales

Trpticos

Gigantografias

Reuniones plenarias, etc.

Fase de implantacin (pasos 7-9)

Durante la fase de implantacin, se realizan actividades seleccionadas para

lograr los objetivos del plan maestro. Debe ajustarse el orden y plazo de las

actividades de los pasos 7-9 para adaptarlos a las caractersticas particulares dela empresa, divisin, o planta. Algunas actividades pueden realizarse

simultneamente.

Fase de consolidacin - Paso 10: Afianzar los niveles logrados y mejorar

las metas.

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Este plan no debe considerarse terminado si no se consigue el premio nacional

de 5Ss, una vez alcanzado el premio las actividades corporativas de 5Ss no

terminan aqu. Las empresastienen que continuar introducindolas firmementeen la cultura corporativa hacindolas cada vez ms eficaces.

Una organizacin crece persiguiendo continuamente objetivos cada vez ms

elevados: objetivos que reflejen una visin de lo que la organizacin cree que

debe llegar a ser. Las empresas se estn esforzando en realizar planes

estratgicos que garanticen su supervivencia y rentabilidad en los prximos

aos. Los programas de 5Ss deben apoyarlas en este esfuerzo.

CRITERIOS PARA LA EVALUACION DEL PREMIO NACIONAL DE 5S

1.COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIN ( 250 puntos)Este criterio examina el compromiso, participacin y responsabilidad de la altagerencia, adems de la forma como apoya y respalda al programa de las 5Ssy a todos los involucrados en el proyecto de implementacin.

1.1.Planeacin

El sub-criterio Planeacin, examina el proceso de desarrollo de las estrategiassobre las 5Ss. La Alta Direccin debe incluir la manera como se conciben los

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objetivos 5Ss asociados a, los grandes objetivos estratgicos de laOrganizacin, los planes de accin para alcanzar dichos objetivos y los planesdel personal responsables o dueos de sus procesos. Tambin la Alta Direccinexamina la manera o forma en que se despliegan los planes y como se har elseguimiento al desempeo.

1.1.1. Cmo evidencia la Alta Direccin su compromiso con la promocinde las 5Ss en su Organizacin?

-En la descripcin del proceso de desarrollo de las estrategias de laOrganizacin, se incluyen las 5Ss, como parte de los objetivosestratgicos para fortalecer el desempeo y la posicin competitiva de

la Organizacin.

-Existe una alineacin de los objetivos de las 5Ss, con los objetivosestratgicos de la organizacin.

-Se evidencian en las Matrices Estratgicas de Gestin por reas, laformulacin de objetivos y metas para implementar las 5Ss. Incluyenplanes de accin, indicadores de medicin, tiempos establecidos yresponsables.

-Se tiene conformado el Comit de las 5Ss, responsable directo de laimplementacin del Programa de las 5Ss en la Organizacin.

-Existe un organigrama Funcional de la Organizacin, donde el Comit delas 5Ss, o algn Equipo Organizacional de las 5Ss, tenga representacincon reporte directo a la Alta Direccin o Gerencia General.

1.1.2. Cmo verifica la alta direccin que lo dispuesto se est cumpliendo?

-Participando activamente en reuniones peridicas del comit lo cual sepuede comprobar mediante actas y/o directrices generadas a partir desu participacin.

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-Revisando los informes de auditora y apoyando las conclusiones a lasque llegue el comit producto de su anlisis.

-Se pueden tambin revisar formatos, reportes o informes mensuales deavance de los resultados de la implementacin de las 5Ss. En cada casose verifican los cronogramas, comparando las fechas establecidas entreel plan inicial y el plan actual.

-En la manera cmo y en que, se est gastando el presupuesto asignadoal proyecto de implementacin de las 5Ss. Las justificaciones de los

gastos son evidenciadas con documentos y responsables por cada reaasignada.

-Se verifica con el despliegue de la informacin y comunicacin para ellanzamiento de las 5Ss en toda la Organizacin: afiches, letrerosvisuales, peridico mural, fotos, videos institucionales, revistas, eventos,charlas y seminarios. El liderazgo corresponde al Comit de las 5Ss ytodos los miembros de su equipo de apoyo para la difusin.

1.1.3.

Puede la Alta Direccin demostrar una participacin activa ypermanente en estas actividades?

-En las presentaciones de lanzamiento de las 5Ss, existen los registroscon la participacin (como expositor y/o como asistente al evento),debidamente firmadas por alguno de los representantes de la AltaDireccin? En posteriores difusiones de reforzamiento y motivacinalguno de ellos puede probar su participacin?

-En las reuniones mensuales del Comit de Gerencia, se comprueba con

las actas resumen, que siempre est en agenda algn tema de las 5Ss.En los informes enviados va e-mail se comprueba que existe referenciasal tema de 5Ss con suficiente detalles como fechas y temas a tratar ascomo las decisiones tomadas por la Alta Direccin.

-En la publicacin de un panel o carteln muy visible, donde cada uno delos miembros de la Alta Direccin, firma el Acta de Compromiso y

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Principios de las 5Ss, invitando adems a todo el personal a que sigan suejemplo.

-Con la difusin de videos institucionales de las 5Ss, donde cada uno delos representantes de la Alta Direccin, exponen temas relacionados conlas 5Ss.

1.1.4.Qu clase de nivel le otorga la Alta Direccin a los organizadores deesta actividad? (bsico, medio, estratgico)

-La Alta Direccin al establecer el Comit de las 5Ss, elige entre sus

miembros a los representantes de las gerencias de sus principalesUnidades de Negocios, para darle un mayor impacto y cobertura alPrograma 5Ss. De esta manera asegura el nivel estratgico del proyecto5Ss dentro de la Organizacin.

-Si el Comit de las 5S con la aprobacin de la Alta Direccin, estintegrado en su mayora por Coordinadores, Jefaturas o Supervisores,para hacerse cargo de la implementacin, entonces le est otorgandosolo un nivel medio al proyecto 5Ss dentro de la organizacin.

-En el caso de que la Alta Direccin, no considere por el momentooportuno la conformacin de un Comit de las 5Ss, y solamente apruebela formacin de un Equipo Organizacional o la designacin de unCoordinador de las Actividades de las 5Ss, entonces se est otorgandoun nivel bsico al proyecto 5Ss dentro de la Organizacin.

1.2.Ejecucin

El sub-criterio Ejecucin, examina la amplitud y la profundidad con que los

enfoques estratgicos de la Alta Direccin son aplicados a las reas relevantesde la Organizacin, es decir que tan bien se ejecuta y se despliega el enfoqueen el Programa de las 5Ss. La ejecucin es excepcional si la implementacin seda en todas las reas, de lo contario solo sera limitado. La organizacin debegarantizar que el despliegue de las estrategias asociadas a las 5Ss logrealcanzar las metas.

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1.2.1.Qu facilidades otorga la alta direccin para llevar a cabo estaactividad?

-Asigna un presupuesto general a las actividades de las 5Ss, etapa poretapa, y/o otros recursos logsticos como: lugar para reunionessemanales, mesas de trabajo, muebles pizarras, materiales decapacitacin, edicin y publicacin de revistas, cmara fotogrfica ofilmadora, tableros de publicacin, etc.

-Respaldando y fortaleciendo las decisiones del Comit de las 5Ss, para

conformar los equipos de Auditores, Facilitadores y/o Lderes delprograma, en las Unidades de Negocio o Divisiones de la Organizacin.Se debe hacer evidente la conformacin voluntaria de sus miembros,mediante una reunin de trabajo y declaracin del porqu de suintencin.

-Mediante el acompaamiento y soporte externo de un Equipo deEspecialista en 5Ss, que apoyen el diseo, planeacin, implementacin,sostenibilidad y auditorias del Programa 5Ss, en todas sus etapas. Ser

importante hacer primero un Diagnstico inicial para establecer unalnea base del proyecto y luego la mejora continua.

-En algunos casos, la alta direccin y el Comit de las 5Ss, por cuestionesde mltiples actividades, funciones, toma de decisiones y tiempo,deciden delegar el seguimiento de la implementacin a un Coordinadorde las 5Ss. Esta persona, con gran conocimiento de los procesos ypersonas, en forma exclusiva y a tiempo completo se encargar decoordinar entre todos los involucrados la ejecucin de las actividades de

las 5Ss.

1.2.2.Qu canales de comunicacin emplea y como asegura el xito de estacomunicacin?

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-En la etapa de Difusin y Lanzamiento del Programa de las 5Ss, la altadireccin pone nfasis en la comunicacin directa de los objetivos de las5Ss a todo el personal (presentaciones masivas). Se busca establecerrelaciones de compromiso, escucha del personal, el aprendizaje,necesidades, apoyos y expectativas en todos los niveles de laOrganizacin. Se toman referencias de las ideas de innovacin ypotenciales proyectos de mejora continua en las reas de trabajo.

-De manera programada y peridica es deseable que se inviten a losLderes del programa y/o miembros de los grupos de apoyo del comitde 5Ss, a reuniones de carcter informal (desayunos, almuerzos o cenas)

con alguno de los integrantes de la Alta Direccin y del Comit de las5Ss, para tomar de primera fuente la informacin acerca del avance delas 5Ss o aspectos con oportunidad de mejora. Esto no solo mejora lacomunicacin al interior de la organizacin sino principalmente lamotivacin del personal de apoyo, quienes participan en esta actividadad honorem.

-Mediante los medios tecnolgicos o las redes sociales, la alta direccinse apoya para la comunicacin fluida de manera indirecta, pero en

tiempo real para difundir estrategias, cambios, avances, nuevosmiembros o resultados exitosos que merecen ser compartidos por todos.Ser importante archivar estos mensajes en una carpeta de las 5Ss, oarchivar copias impresas luego de su publicacin en el Tablero de las 5Ss(peridicos murales), para conocimiento de todo el personal de laOrganizacin.

-Durante las Reuniones Mensuales del Comit de las 5Ss y los integrantesde su Equipo de Auditores, Facilitadores, el equipo de difusin y/o

Lderes del programa de las 5Ss, se comunican los resultados obtenidosdel avance en la implementacin de las 5Ss. A su vez se ejecuta eldespliegue hacia abajo con los miembros de estos equipos y eldespliegue hacia arriba con el Comit de las 5Ss.

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1.2.3.Es posible comprobar que todo el personal tiene conocimiento deesta actividad y todos cuentan con la misma posibilidad departicipacin?

-Para todos los grupos que son o pueden ser parte interesada delPrograma de las 5Ss, la alta direccin establece un da centralpreviamente planificado, para que todos estn presentes incluyendosupervisin y jefaturas. Ese da, algunas actividades son paralizadas odelegadas al personal ya capacitados en las 5Ss. Hay un formato defirma de asistencia de todos los participantes, fotos y/o filmacin delevento.

-En funcin de un diagnstico inicial de capacidades se determinaquienes necesitan refuerzo en conocimientos bsicos para implementarlas 5Ss. La alta direccin de esta manera brinda la oportunidad departicipacin y de nivelacin a todo el personal de lnea.

-De igual manera con el apoyo de Recursos Humanos, todo personalnuevo que ingresa a la organizacin, tendr un proceso de induccin, ydebe ser de carcter obligatorio que dentro de esta induccin se incluya

el tema de las 5Ss.

-Es compromiso de la Alta direccin, promover y dar facilidades desoporte a todos los miembros de los Crculos de Calidad en sus proyectosde mejora continua y 5Ss, en todos los niveles de la Organizacin. Serimportante que ellos mismos expongan ante la alta direccin suspropios proyectos de mejora y sus conocimientos de las 5Ss.

1.3.Control

El sub-criterio Control, examina el camino seguido para llevar a cabo laimplementacin del Programa de las 5Ss, verificando el uso de mtodos yherramientas que la Alta Direccin ha establecido como estndares detrabajo dentro de las polticas y normas de la Organizacin. Se explica lamanera como se asegura el cumplimiento de los pasos previstos en el

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proyecto, la manera en que la Alta Direccin induce a que los equipos ypersonas gestionen las reas claves de la Organizacin. El manejo y control dela documentacin tendr un enfoque sistmico desde su concepcin inicial, yse elegirn responsables entre los miembros del Comit de las 5Ss para suadministracin.

1.3.1.Cmo se asegura la alta direccin que los principios vertidos en estaactividad se estn cumpliendo de acuerdo a lo establecido?

-Aprobando, estableciendo y difundiendo las nuevas prcticasprovenientes del Proyecto de las 5Ss, como parte de los nuevos

estndares o principios de la Organizacin. Se elaboran manuales,procedimientos, formatos de control y auditorias, hojas de chequeo yverificacin segn los criterios o parmetros emanados de la AltaDireccin.

-Se debe evidenciar registros de Auditorias cruzadas entre reas detrabajo y/o en algunos casos la Alta Direccin dispone la contratacinde un Auditor externo para uniformizar los criterios de evaluacin ycontrol.

-Existe un departamento y/o rea que con un enfoque sistmico organizatoda la documentacin, sta depende de la Alta Direccin y se encargade la emisin y actualizacin de los archivos y formatos, as como de larevisin peridica de los conceptos, criterios y sub-criterios, definicionesy mejora de procesos usando las 5Ss.

1.3.2.

Se pueden demostrar que estos controles tienen un carcter depermanente?

-De la forma como la Organizacin, representada por la Alta Direccinestablece el enfoque sistemtico de sus controles, respondiendo a losrequisitos de los criterios, es decir los mtodos y procedimientosutilizados para lograr con las 5Ss, productos o servicios de calidad,

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depender la continuidad y sostenibilidad del Programa de las 5Ss en eltiempo.

-

Para que el sistema se enfoque en un control sistemtico, tiene que serevaluado permanentemente a travs de auditoras, cuyos resultadosllegan a la Alta Direccin a travs de informes de auditoras, quienes enltima instancia toman las acciones correctivas que correspondan paracumplir con los requerimientos de los criterios, efectividad en su uso yque este alineado con las necesidades de la Organizacin.

-Todo buen Sistema debe ser capaz de repetir indefinidamente susresultados, labor que es soportada por sus estndares, este enfoquepermitir a las personas aprender, y ganar conocimiento permanentesobre su entorno de trabajo. Se basa en la oportunidad de interaccionesy cambios en las personas y los procesos, permitiendo ganar una mayormadurez a la Organizacin y que debe reflejarse en continuos ciclos deevaluacin y aprendizaje de las 5Ss.

1.3.3. Cmo participa la alta direccin en este control?

-De la manera como la alta direccin ejercita su liderazgo, formal oinformal en todos los niveles de la Organizacin, es decir el sustento y laforma en que las decisiones claves de control se toman, se comunican yse ejecutan. Incluye estructuras y mecanismos para la toma dedecisiones de control, la seleccin y el desarrollo de lderes y gerentes,as como el refuerzo de valores, prcticas y conductas.

-Este control de la Alta Direccin ser efectivo si evita cadenas de mandoque requieran largas vas de decisin, si incluye mecanismos para la

autoevaluacin y control de los lderes y miembros del Comit de las5Ss, para recibir retroalimentacin y para mejorar.-La alta direccin participa del control, durante las reuniones mensualesdel Comit de Gerencia, donde solicita los indicadores claves deldesempeo (KPI) de cada rea o unidad de negocio de la organizacin,respecto a las 5Ss.

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1.3.4.Cmo garantiza la alta direccin que esta herramienta no secontrapone con otros sistemas coexistentes en la organizacin?

-

La alta direccin establece un Modelo Sistmico de Gestin que incluyeal Programa de las 5Ss, para su implementacin en la empresa. Estemodelo define el contexto en el cual opera la Organizacin, y susrelaciones de trabajo tanto con los clientes internos y como con losclientes externos, adems define los retos estratgicos que serntomados como guas para el desempeo organizacional del Sistema.

-Este modelo sistmico debe garantizar el alineamiento de objetivos en

toda la Organizacin, que debe ser reflejada en los valores y principiosfundamentales de las 5Ss, en la implementacin y la sostenibilidad delPrograma de las 5Ss en el tiempo, y las relaciones causa efecto entre loscriterios de evaluacin por cada etapa.

-La alta direccin muestra un grfico donde se explica el marco generaldel modelo sistmico de Gestin donde el Programa de las 5Ss es unelemento clave, existen adems relaciones funcionales e interaccionesentre todos los elementos de otros sistemas.

1.4.Revisin del Sistema

El punto Revisin del Sistema, est ubicado entre dos ciclos, el final de uno y elcomienzo del siguiente, el propsito de este ejercicio es verificar cunto se haalcanzado en un periodo determinado los objetivos y las metas propuestos, almismo tiempo se debe verificar que los efectos generados estn dentro de loque la organizacin esperaba. Es el momento de afinar detalles, y generar elaprendizaje de la organizacin, todo esto permitir asimilar la experiencia einiciar un nuevo ciclo con algunos detalles mejorados. Este es el punto donde

la mejora se lleva a cabo y permitir a la organizacin estar en un mejor nivel.

1.4.1.Realiza la alta direccin revisiones peridicas de este sistema?

-Durante las reuniones del Comit de Gerencia, la alta direccin revisaperidicamente el resultado en la gestin de 5Ss y el cumplimiento demetas y objetivos del periodo, esta revisin debe ser realizada por la

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alta direccin y en un periodo mximo de 1 ao, esto les permitirtomar las acciones correctivas correspondientes.

-

En algunas ocasiones la alta direccin puede solicitar el apoyo deconsultores o auditores externos, para encargarles la medicin y elanlisis (trazabilidad, clima, seleccin, etc.) del desempeoorganizacional, cuando requieran la revisin de algunos de sussistemas, pero en ltima instancia esto servir solo como informacinprevia al proceso de revisin del sistema, proceso que estar al cargo dela alta direccin y el comit en funciones.

1.4.2.

Cmo realiza esta revisin?

-La alta direccin hace uso para esta labor, de indicadores, informes yreportes que le ayudan a comprobar el cumplimiento de los objetivos ymetas

-La alta direccin analiza los datos y la informacin para entender eldesempeo organizacional, incluyen: Tendencias, proyecciones,correlaciones causa-efecto, costeo de actividades, probabilidades y

estadsticas de procesos de control.

1.4.3.Puede mostrar evidencias de esta revisin?

-La alta direccin, firma todas las versiones actualizadas de losprocedimientos y manuales de funciones creados para todos lossistemas que intervienen en la implementacin de las 5Ss.

-

Existen actas de reuniones de revisin firmadas por la alta direccin ylos miembros del comit, adems de registros estadsticos con registrospasados y los actualizados en archivos digitales y/o reportes de control,con las firmas de la alta direccin.

1.4.4.Quines participan de esta revisin?

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2.ORGANIZACIN ( 250 puntos)

Se deben contar con un proceso metdico especialmente diseado paraalcanzar los objetivos propuestos por el programa de 5S.

En este proceso se deben planificar la toma de decisiones al ms alto nivel quepermita a la organizacin tener el control de las actividades del programa,para orientarlas al logro de los objetivos.

2.1.Planeacin

2.1.1.Cuenta la empresa con algn tipo de organizacin que soporte estaactividad de manera sostenida y permanente?

Es necesario que la empresa cuente con un comit u organizacinequivalente multidisciplinaria y soportada por la alta direccin, quegestione el programa y sirva de filtro y puente de comunicacin con laalta direccin

2.1.2.

La organizacin creada tiene representacin en la empresa?

El comit u organizacin encargada del programa de 5Ss debe tener elapoyo de la alta direccin y contar con recursos que permita asegurar eldesarrollo de las actividades. Adems debe contar con el apoyo de todaslas gerencias y tener poder de convocatoria.

Es necesario que la empresa pueda demostrar de alguna manera elcumplimiento de este punto.

2.1.3.El comit u organizacin encargada del Programa de 5Ss cuenta conprincipios y funciones estandarizados?

El comit u organizacin encargada del programa de 5Ss debe demostrarmantener actividades sistemticas y estandarizadas, lo cual se puedeverificar a travs de:

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2.2.2.Se puede demostrar la actividad sostenida de esta organizacin?

Es necesario que existan documentos que demuestren actividad sostenidadel comit, entre estos documentos podemos mencionar:

Plan maestro anual

Actas de reunin

Diagramas Gant de seguimiento de proyectos y/o actividades

Informes de auditorias

Informes de seguimiento

En general puede ser til todo documento que pruebe actividad contina

orientada a lo planificado.

2.2.3.Se puede demostrar la participacin activa de cada uno de susmiembros?

Se debe poder verificar de manera individual, la participacin de cadauno de los miembros del comit y personal de apoyo. En caso deausencias no previstas se debe asignar a un reemplazo.

2.3.

Control

2.3.1.Qu controles lleva a cabo la organizacin que asegure el xito de lasactividades de 5Ss?

No existe una buena gestin si no se tienen controles que retroalimentenel sistema, en este caso el comit de 5Ss de la empresa debe demostrartener mecanismos de control que aseguren el xito del programa. Estoscontroles pueden ser algunos de los que a continuacin se menciona:

% de cumplimiento del plan maestro

Informes de seguimiento a auditorias

Informes de seguimientos a acciones correctivas y preventivas,relacionadas con las no-conformidades detectadas en lasauditorias

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Revisin de indicadores relacionados con la prctica de las 5S

Algn indicador que mida el % capacitacin realizada relacionada

con el sistema vs lo planeado, etc.

2.3.2.Cmo demuestra la organizacin que a su vez ellos reciben tambin uncontrol de sus actividades?

Para asegurar el xito del comit u organizacin encargada del programade 5Ss, se debe demostrar que ellos a su vez reciben algn control de susactividades de parte de la alta direccin, y para esto pueden servir:

Actas de reuniones peridicas entre el comit y la alta direccin

Verificacin del cumplimiento de los estatutos del comit. Informes y/o comunicados de alto nivel entre el comit y la alta

direccin, entre otros.

3.IMPLEMENTACIN ( 250 puntos)

La implementacin es una de los factores crticos del xito en el programa de5Ss, por lo tanto se deber tener mucho cuidado en planificar estas

actividades, y en todo momento deben ser vigiladas y apoyadas por la altadireccin.

3.1.Planeacin

3.1.1.Existe un plan de implementacin de estas actividades?

Debe existir un plan maestro de implementacin que debi ser elaboradopor el comit y aprobado por la alta direccin

3.1.2.Se han definido indicadores que muestren el desarrollo de laimplementacin y/o logros alcanzados?

El desarrollo del plan maestro de implementacin debe ser revisadoperidicamente por la alta direccin quien tomar si es necesario lasmedidas que aseguren su cumplimiento.

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3.2.2.Los ejecutores representan a todos los sectores y niveles de laorganizacin?

Es necesario que los ejecutores de los planes y/o los miembros de apoyose elijan de manera que representen a toda la empresa, esto asegura elxito general del programa.

3.2.3.Todo el personal involucrado ha sido capacitado e informadooportunamente de lo que se est haciendo?

Todo el personal involucrado en el programa debe mantener un registro

de sus capacitaciones y entrenamiento en su file personal queadministra RRHH, con mayor razn si la persona participa directamenteen el comit y/o grupos de apoyo.

3.2.4.Se demuestra en la prctica que las facilidades prometidas para laimplementacin se estn cumpliendo?

Se debe comprobar de alguna manera que las facilidades prometidas seestn cumpliendo, esto incluye entre otras cosas las facilidades para la

realizacin de reuniones en el caso de los miembros del comit y gruposde apoyo

3.3.Control

3.3.1.Cul es el seguimiento que se realiza de las actividades deimplementacin?

Es una de las prioridades de ms alto nivel, el controlar el nivel decumplimiento del plan maestro de implementacin.

3.3.2.Se mantienen un registro de indicadores de implementacin y revisinpermanente de los mismos?

Esta medida complementa el punto anterior.

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3.3.3.Se realizan reuniones a todo nivel que mantenga una comunicacin ypreocupacin compartida sobre los resultados de la implementacin?

La empresa a travs de las acciones tomadas por la alta direccin, debedemostrar que un retraso en la implementacin es un tema muy delicadoy demostrar que toma acciones correctivas coherentes con este nivel deimportancia.

4.INTEGRACION Y RESULTADOS ( 250 puntos)

El cuarto punto tiene como propsito ver el grado de integracin en empresasque ya estn bien avanzadas en su implementacin, as mismo se busca evaluarlos resultados obtenidos y compararlos con los planeados.

4.1.En qu fase de la implementacin esta la empresa?

Normalmente las implementaciones pasan por las siguientes fases:

Plan Piloto

Generalizacin a toda la empresa

Integracin con proveedores

4.2.Cul es el nivel de avance en la fase actual?

Este nivel de avance debe ser verificado a travs de la revisin del planmaestro anual.

4.3.Cules son los resultados obtenidos despus de la implementacin?(Aspectos cualitativos)

La empresa debe enumerar los logros alcanzados en aspectos cualitativos quedebern ser probados de alguna forma. Por ejemplo:

Encuestas de clima laboral

Premios u distinciones alcanzadas

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Mostrando fotos del antes y despus

Entrevistas y reportajes a involucrados

Progreso en los resultados de las auditorias Proyectos de mejora realizados por el personal

Progreso de indicadores de desempeo, entre otras formas posibles

4.4.Cules son los resultados obtenidos despus de la implementacin?(Aspectos cuantitativos)

La empresa debe enumerar los logros alcanzados en aspectos cuantitativosque debern ser probados de alguna forma. Por ejemplo:

Progreso de indicadores de gestin claves del negocio

Reduccin de costos probados en proyectos realizados

Aumento en los niveles de venta

Incrementos en los niveles de facturacin

Indicadores de crecimiento de mercado, etc.

4.5.Cul ha sido el aporte colateral con otros sistemas?

Normalmente el xito en la implementacin de las 5Ss genera beneficioscolaterales en toda la organizacin que pueden incidir en:

Obtencin certificaciones de calidad

Mejora del clima laboral en la organizacin

Reduccin de la rotacin del personal

Reduccin del porcentaje de ausentismo y tardanzas

La organizacin de nuevas actividades en el personal de operaciones,como el uso de checklist y participacin en el mantenimiento autnomo

Mayor y mejor comunicacin entre reas

Resolucin de problemas crnicos, como incumplimientos en el uso deEPPs

Eliminacin de problemas recurrentes

Reduccin de desperdicios de todo tipo y a todo nivel, etc.

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4.6.Qu nivel de integracin tienen estas actividades con el resto de losStakeholder1?

Cul es el avance de la implementacin en las partes interesadas que sonexternas al proceso (Stakeholder1), a estas partes interesadas pueden ser:

Proveedores, El primer Stakeholder1 que se debe atender es el de losproveedores ms importantes cuya cercana e importancia con losprincipales procesos de la

Trabajadores

Clientes

Sociedad

4.7.Cul es el cambio experimentado en el clima organizacional despusde la implementacin de estas actividades?

En este punto es deseable que se recoja la apreciacin de los trabajadores atravs de una entrevista, las personas deben ser seleccionadas al azar y nodeben ser menos de 3.

1Es un trmino ingls utilizado por primera vez por R. E. Freeman en su obra: Strategic Management: A Stakeholder Approach (Pitman,1984), para referirse a quienes pueden afectar o son afectados por las actividades de una empresa.

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Puntos

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1.4.3. Puede mostrar evidencias de esta revisin?

2.1.1. Cuenta la empresa con algn tipo de organizacin que soporte esta actividad de manera sostenida y permanente?

1. 2. 3. Es pos e compro ar que t o o e persona t ene c onoc m ento e esta act v a y to os c uentan c on a m sma

posibilidad de participacin?

1.1. Planeacin

1.1.1. Cmo evidencia la Alta Direccin su compromiso con la promocin de las 5S en su Organizacin?

1.1.2. Cmo verifica la alta direccin que lo dispuesto se est cumpliendo?

1.1.4. Qu clase de nivel le otorga la Alta Direccin a los organizadores de esta actividad? (bsico, medio, estratgico)

1.2.1. Qu facilidades otorga la alta direccin para llevar a cabo esta actividad?

1.2.2. Qu canales de comunicacin emplea y como asegura el xito de esta comunicacin?

2.3.2. Cmo demuestra la organizacin que a su vez ellos reciben tambin un control de sus actividades?

3.1.1. Existe un plan de imple mentacin de e stas actividades?

3.1. Planeacin

2.1.2. La organizacin creada tiene representacin en la empresa?

2.1.3. El comit u organizacin encargada del Programa de 5S cuenta con principios y funciones estandarizados?

2.2.1. Con que facilidades cuenta esta organizacin para el desarrollo de sus actividades?

4. INTEGRACION Y RESULTADOS

1.2. Ejecucin

3.2.4. Se demue stra en la prctica que las facilidades prometidas para la impleme ntacin se estn cumpliendo?

3.3.1. Cul es el seguimiento que se realiza de las actividades de implementacin?

3.3.2. Se mantienen un registro de indicadores de implementacin y revisin permanente de los mismos?

3.3. Control

3.1.2. Se han definido indicadores que muestren el desarrollo de la implem entacin y/o logros alcanzados?

3.1.3. En general todo lo relacionado con estas actividades, est planificado?

3.1.4. Qu facilidades se brindan para esta implementacin?

3.2.1. Los ejecutores de los planes de accin tienen conocimiento de los planes elaborados?

3.2.2. Los ejecutores representan a todos los sectores y niveles de la organizacin?

3.2.3. Todo el personal involucrado ha sido capacitado e informado oportunamente de lo que se est haciendo?

3.2. Ejecucin

2.2.2. Se puede demostrar la actividad sostenida de esta organizacin?2.2.3. Se puede demostrar la participacin activa de cada uno de sus miembros?

2.3.1. Qu controles lleva a cabo la organizacin que asegure el xito de las actividades de 5S?

CRITERIO

1.1.3. Puede la Alta Direccin demostrar una participacin activa y permanente en estas actividades?

1.3.3. Cmo participa la alta direccin en este control?

1.5.2. Forma parte de la estrategia general de la empresa estos reconocimientos, explique cmo?

1.5.3. Existen evide ncias de que este reconocimiento se est llevando a cabo?

1.3. Control

1.4. Revisin del Sistema

1.5. Reconocimientos

1. COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIN ( 250 puntos)

1.4.4. Quines participan de esta revisin?

1.5.1. Qu reconocimientos ha impleme ntado la alta direccin para los e quipos destacados que participan en esta

actividad?

1. 3. 1. C m o s e a se gu ra a a t a re cc n q ue o s p r n c p o s v ert o s e n e st a a ct v a s e e st n cu mp e n o e acu er o a

lo establecido?

1.3.2. Se pueden demostrar que estos controles tienen un carcter de permanente?

1.3.4. Cmo garantiza la alta direccin que esta herramienta no se contrapone con otros sistemas coexistentes en la orga

1.4.1. Realiza la alta direccin revisiones peridicas de este sistema?1.4.2. Cmo realiza esta revisin?

Puntuacin total de la evaluacin

4.7 Cul es el cambio experimentado en el clima organizacional despus de la implementacin de estas actividades?

4.1 En qu fase de la implementacin esta la empresa?

4.2 Cul es el nivel de avance en la fase actual?

4.3 Cules son los resultados obtenidos despus de la implementacin? (Aspectos cualitativos)

4.4 Cules son los resultados obtenidos despus de la implementacin? (Aspectos cuantitativos)

4.5 Cul ha sido el aporte colateral con otros sistemas?

4.6 Qu nivel de integracin tienen estas actividades con el resto de los Stakeholder1?

2.1. Planeacin

2.2. Ejecucin

2.3. Control

2. ORGANIZACIN ( 250 puntos)

3. IMPLEMENTACIN

PUNTAJES POR CRITERIO

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