64120294-manual-basico-de-agrowin.pdf

MMAANNUUAALL

BBÁÁSSIICCOO DDEE AAGGRROOWWIINN

MMAANNUUAALL

BBÁÁSSIICCOO DDEE AAGGRROOWWIINN

Escrito por Michel Prieto [email protected]

Ingeniería de Software InSoft Ltda.Calle 62 No.23-61, Edificio Torre Plaza 62 - Oficina 306 - Manizales, Caldas - Colombia

E-Mail: [email protected]éfono (6) 8850800•Fax (6) 8850800

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AgroWin®

No es permitida la reproducción total o parcial de este manual, ni su tratamiento informático, ni latransmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, porregistro u otros métodos, sin permiso previo y por escrito de los titulares de los derechos de autor.

DERECHOS RESERVADOS Copyright ® 2002 InSoft Ltda.

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PPRREESSEENNTTAACCIIÓÓNN..A partir de la década de los años 90 el mundo ha experimentado cambios fundamentales en elordenamiento de los mercados internacionales, a los cuales Colombia no ha podido sustraerse.La globalización de la economía, la apertura económica y la diversificación de las exportacionescolombianas con una mayor participación del sector petrolero y minero, son factores que estánafectando al sector agrícola colombiano.

Ante las nuevas circunstancias del entorno nacional e internacional, las empresas debenresponder con manejos más eficientes de los recursos, donde el factor de competitividad esdeterminante para obtener niveles de rentabilidad más altos y mayores oportunidades decomercialización tanto a nivel nacional como internacional.

Teniendo en cuenta estas circunstancias, en el Centro Nacional de Investigaciones de Café –CENICAFE, se consideró conveniente proponer un proyecto que utilizando los adelantostecnológicos disponibles y la capacidad creativa y científica de sus investigadores, nospermitiera desarrollar un programa de cómputo que sirviera de ayuda y apoyo a los caficultoresen la más eficiente y efectiva administración de las empresas cafeteras.

Por lo anterior, CENICAFE emprendió un ambicioso y bien orientado proyecto con el fin deentregarle a los agricultores una herramienta amigable para la administración de las fincas. ElComité Departamental de Cafeteros de Caldas se unió a este esfuerzo y en el año de 1994 seinició la conceptualización y el diseño del Sistema Integrado para Administración de FincasSIAF.

Con los primeros adelantos presentados en los años siguientes, la Gerencia Técnica de laFederación consideró conveniente ayudar en la orientación y financiación del proyecto, con elfin de acelerar su desarrollo y se pusiera a disposición de todos los caficultores. El CongresoNacional Cafetero en el año de 1997, conoció los avances del programa y valoró el potencial delmismo para ayudar a la modernización de la administración de las fincas y por esa razón dio suapoyo al proyecto con el fin de acelerar su desarrollo.

Luego de esta exitosa etapa con los cafeteros, la firma InSoft Ltda. dedicó toda su capacidad encolaboración con un equipo de profesionales de diferentes disciplinas, a desarrollar unprograma que permitiera a todos los empresarios agrícolas hacer más fácil la administración desus negocios, a través de un manejo de información técnica, contable, financiera, administrativay estadística, con el objetivo de hacer más competitivas las empresas de este sector.

Hoy, InSoft Ltda. diseña, desarrolla y comercializa en forma independiente el software AgroWincon un grupo de profesionales calificados que durante años han venido estructurando toda unatecnología computacional para el sector agropecuario, por lo que regularmente se producennuevas y mejoradas versiones del sistema que llegan a todos los países de Latinoamérica.

Manizales, Enero del 2004.

ii

IINNTTRROODDUUCCCCIIÓÓNN..La búsqueda permanente de niveles óptimos de competitividad y productividad, ha generado enlas empresas de todos los sectores económicos, la necesidad de dar un tratamiento integral yadecuado a toda la información, de tal forma que brinde el conocimiento necesario para tomardecisiones que se orienten a mejorar los procesos productivos.

ContaPyme “Contabilidad para Pequeñas y Medianas Empresas”, es un sistema de gestión quesurge como solución, con la capacidad de manejar la información originada en las actividadesproductivas y económicas de acuerdo a los requerimientos de cada empresa, y con el control detodas las áreas funcionales, como contabilidad, costos, inventarios, activos, nómina, cartera ytodos los elementos de la cadena productiva.

AAggrrooWWiinn eessttáá bbaassaaddoo eenn CCoonnttaaPPyymmee..ContaPyme como sistema central contiene especialidades en los sectores comerciales,manufactureros, industriales, de servicios, y el Agrícola, específicamente con el programaAgroWin; desarrollado con base en las necesidades particulares a cada sector y con lacapacidad de manejar los diferentes cultivos y procesos de la agroindustria.

Así, AgroWin es una versión especializada de ContaPyme, que incluye módulos especializadosen el manejo de fincas, lotes agrícolas, mapas, suelos, indicadores técnicos y un conjuntoimportante de informes y consultas tanto financieras como técnicas, desde informes deproducción hasta informes de estadísticas de rendimiento de las labores.

El programa cuenta con diferentes herramientas que ayudarán al usuario a desarrollar unproceso de aprendizaje fácil y práctico, dentro de los que están los manuales, el tutormultimedia, ayuda en línea y soporte técnico.

Manuales: Ofrecen conocimientos conceptuales en diferentes temas, brindando al usuariomayor claridad en las áreas manejadas por el programa y sus características.

Tutor multimedia: Herramienta de última tecnología, que permite al usuario a través deejemplos prácticos, conocer la operatividad del sistema y optimizar el uso a través de lasdiferentes herramientas.

Ayuda en línea: brinda permanentemente al usuario información acerca de todo lo quevisualiza en la pantalla y la forma de utilizarlo.

Soporte técnico: Ayuda a través de Internet o vía telefónica, donde un asesor empresarialorientará al usuario en el montaje y operatividad del programa.

Este manual se ha escrito para introducir al usuario en el manejo, operación y entendimiento delsistema, brindando la capacidad suficiente para realizar el montaje de los datos iniciales de laempresa e iniciar el manejo óptimo del programa, sin requerir conocimientos específicos ensistemas, contabilidad, finanzas, inventarios, presupuestos, estadísticas, etc.

iii

El manual está diseñado con un lenguaje sencillo, acompañado de gráficas e imágenes de lasutilidades del programa, que acompañan al usuario en su proceso de aprendizaje.

La estructura en capítulos orienta al usuario en diferentes conceptos y operaciones necesariaspara el obtener el máximo provecho de sus características y herramientas, complementado conejemplos prácticos para el mayor entendimiento de sus requerimientos y alcances.

La ayuda brindada por este manual es un complemento al proceso de aprendizaje del usuario, ybrinda solo los aspectos básicos para la operación del sistema.

iv

TTAABBLLAA DDEE CCOONNTTEENNIIDDOO..

PRESENTACIÓN. .................................................................................................................... I

INTRODUCCIÓN........................................................................................................................ II

AGROWIN ESTÁ BASADO EN CONTAPYME. .................................................................................. II

TABLA DE CONTENIDO. ......................................................................................................... IV

¿QUÉ ES AGROWIN?. ........................................................................................................... 1-1

OBJETIVOS. ...........................................................................................................................1-2

ANTECEDENTES. ....................................................................................................................1-2

CONCEPCIÓN GENERAL DE AGROWIN......................................................................................1-2

EL REGISTRO DE LA INFORMACIÓN. ..........................................................................................1-5

AGROWIN ESTÁ BASADO EN CONTAPYME. ...............................................................................1-6

FÁCIL APRENDIZAJE Y SOPORTE EN LÍNEA. ...............................................................................1-7

INSTALACIÓN DEL SISTEMA................................................................................................ 2-1

INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................2-1

REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DEL COMPUTADOR. ........................................................................2-1

PROCEDIMIENTO PARA LA INSTALACIÓN DEL SISTEMA. ..............................................................2-2

PROCEDIMIENTO PARA DESINSTALAR AGROWIN. ......................................................................2-3

INSTALAR NUEVAMENTE LA APLICACIÓN O ACTUALIZARLA. .........................................................2-4

EJECUTAR AGROWIN POR PRIMERA VEZ. .................................................................................2-4

DESCRIPCIÓN DE LOS PROGRAMAS Y ARCHIVOS QUE CONFORMAN LA APLICACIÓN......................2-6

DESCRIPCIÓN DE DIRECTORIOS, ARCHIVOS Y DOCUMENTOS INSTALADOS PARA LA APLICACIÓN. ..2-7

TUTOR MULTIMEDIA DE AGROWIN. ..........................................................................................2-8

MAYOR INFORMACIÓN.............................................................................................................2-9

LOS COSTOS Y SU CLASIFICACIÓN. .................................................................................. 3-1

INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................3-1

CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS. .............................................................................................3-3

CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS DE ACUERDO A SU FUNCIÓN.....................................................3-6

CLASIFICACIÓN DE COSTOS DE PRODUCCIÓN POR SU IDENTIFICACIÓN CON UN PRODUCTO, ÁREA OFIN PRODUCTIVO. ...................................................................................................................3-7

CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS DE PRODUCCIÓN POR EL TIPO DE RECURSOS SACRIFICADOS......3-8

CLASIFICACIÓN DE LOS GASTOS EMPRESARIALES: GASTOS ADMINISTRATIVOS, DE VENTAS YGASTOS GENERALES...............................................................................................................3-9

v

CLASIFICACIÓN GENERAL RESUMIDA DE LOS COSTOS Y DE LOS GASTOS...................................3-10

OTRAS CLASIFICACIONES DE COSTOS: ...................................................................................3-11

TRATAMIENTO DE TIPOS DE COSTOS SEGÚN SUS CARACTERÍSTICAS ECONÓMICAS:...................3-12

TRATAMIENTO DE OTROS GASTOS Y COSTOS INHERENTES AL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA.3-15

LOS CENTROS DE COSTOS. ................................................................................................ 4-1

SEGUIMIENTO A LOS COSTOS DE LA EMPRESA. .........................................................................4-1

DEFINICIÓN DE CENTROS DE COSTOS. .....................................................................................4-1

ESTRUCTURACIÓN DE LOS CENTROS DE COSTOS......................................................................4-4

CLASIFICACIÓN DE LOS CENTROS DE COSTOS POR SU ETAPA DE DESARROLLO. ..........................4-5

CLASIFICACIÓN DE LOS CENTROS DE COSTOS POR SU RELACIÓN CON EL PROCESO PRODUCTIVO.4-8

TRATAMIENTO DE LOS COSTOS INDIRECTOS DE PRODUCCIÓN (CIP).......................... 5-1

NODOS DISTRIBUIDORES DE COSTOS (COST DRIVER’S). ............................................................5-2

METODOLOGÍA DE CÁLCULO DE LOS COSTOS............................................................................5-7

LOS CENTROS DE COSTOS MANEJADOS POR AGROWIN............................................... 6-1

INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................6-1

TIPOS DE NODOS Y CENTROS DE COSTOS. ...............................................................................6-2

CODIFICACIÓN DE CENTROS DE COSTOS. .................................................................................6-7

EJEMPLO Y EXPLICACIÓN DE LA ESTRUCTURACIÓN DE LOS COSTOS DE UNA FINCA. ......................10

CREACIÓN DE LA FINCA. ..................................................................................................... 7-1

CREACIÓN DE LA FINCA EN EL SISTEMA. ...................................................................................7-1

CREACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LOS TIPOS DE CENTROS DE COSTOS, LOTES YCULTIVOS. ............................................................................................................................. 8-1

CREACIÓN DE CENTROS DE COSTOS. .......................................................................................8-1

CENTRO DE COSTOS DE TIPO ‘ESTÁNDAR’. ...............................................................................8-3

CENTRO DE COSTOS DE TIPO ‘PRODUCCIÓN’. ...........................................................................8-8

CENTRO DE COSTOS DE TIPO ‘DESARROLLO O DE INVERSIÓN’(DINÁMICO). ................................8-9

CENTRO DE COSTOS DE TIPO ‘MAQUINARIA Y EQUIPO’. ...........................................................8-18

NODO DE TIPO ‘LOTE AGRÍCOLA’............................................................................................8-20

CENTRO DE COSTOS DE TIPO ‘CULTIVO AGRÍCOLA PERENNE’...................................................8-24

CENTRO DE COSTOS DE TIPO ‘CULTIVO TRANSITORIO’. ...........................................................8-32

NODO DE TIPO ‘DISTRIBUIDOR POR PESO’. .............................................................................8-33

NODO DE TIPO ‘DISTRIBUIDOR POR CRITERIO’.........................................................................8-37

NODO DE TIPO ‘AGRUPADOR’. ...............................................................................................8-48

PLANILLA DE LABORES....................................................................................................... 9-1

INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................9-1

vi

OBJETIVO. .............................................................................................................................9-1

DESCRIPCIÓN.........................................................................................................................9-1

PASOS A SEGUIR PARA REGISTRAR LA INFORMACIÓN DE LA PLANILLA DE LABORES:.....................9-2

INFORMES DE LA PLANILLA. ......................................................................................................16

OPCIONES ESPECIALES DE MANEJO DE LA PLANILLA DE LABORES. ..............................................18

CONFIGURACIÓN AVANZADA DE LA PLANILLA. .........................................................................9-23

CONTROL Y SEGUIMIENTO DE CONTRATOS DE LABORES........................................... 10-1

INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................10-1

EL MAESTRO DE LABORES .....................................................................................................10-1

ESTADÍSTICAS DE RENDIMIENTOS. .........................................................................................10-4

TIPOS DE CONTRATACIÓN DE LABORES ..................................................................................10-5

ELABORACIÓN DE CONTRATOS DE LABORES. ..........................................................................10-6

PLANILLAS DE LABORES. .....................................................................................................10-11

LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS. .............................................................................................10-14

MANEJO DE LA PRODUCCIÓN CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA FINCA. .................. 11-1

INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................11-1

BASES TEÓRICAS DEL MANEJO DE INVENTARIOS. ....................................................................11-2

MANEJO DE COSTOS DE PRODUCCIÓN A TRAVÉS DE OPERACIONES..........................................11-5

CREACIÓN Y CONSULTA DEL MAPA DE LA FINCA......................................................... 12-1

CREACIÓN DEL MAPA DE LA FINCA. ........................................................................................12-1

ASISTENTE PARA LA CREACIÓN O EDICIÓN DEL MAPA DE LA FINCA............................................12-2

CARGUE INICIAL DE SALDOS DE UNA FINCA.................................................................. 13-1

INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................13-1

EXPLICACIÓN DETALLADA DEL CARGUE INICIAL DE SALDOS DE UNA EMPRESA EN GENERAL. .......13-2

¿QUÉ ES EL CARGUE INICIAL DE SALDOS?. .............................................................................13-2

PASOS PRELIMINARES. .........................................................................................................13-2

CREACIÓN DE LA FINCA Y SU ESTRUCTURA DE CENTROS DE COSTOS, LOTES Y CULTIVOS. .........13-3

CARGUE DE SALDOS A CENTROS DE COSTOS DE TIPO CULTIVO AGRÍCOLA. ...............................13-6

CARGUE DE SALDOS DE UN CULTIVO EN ETAPA DE EXPLOTACIÓN.............................................13-8

ANEXO....................................................................................................................................A-1

MÉTODOS ABREVIADOS DEL TECLADO PARA EL MANEJO DE AGROWIN. ..................................... A-1

BIBLIOGRAFÍA:......................................................................................................................A-1

Capítulo 1: ¿Qué es AgroWin? 1 - 1

Capítulo

1

¿¿QQUUÉÉ EESS AAGGRROOWWIINN??..AgroWin (Sistema de Gestión Total para el Agro) es una aplicación de computadorespecialmente diseñada para proveer información al agricultor sobre su finca y sus recursos.

Una de sus principales características es que utiliza un esquema de registro de información muysencillo, de tal forma que se convierta en un instrumento fácil de utilizar y ágil en el seguimientoy toma de decisiones basadas en la información oportuna yactualizada de la finca.

El registro sencillo de la información de la finca facilita elque muchos agricultores con escasos conocimientostécnicos en áreas como contabilidad, inventarios,presupuestos y estadísticas, queden habilitados paramanejar el sistema, debido a que es el sistema el que seencarga de interpretar la información base que elusuario le suministra y automáticamente transformarlaen información técnica y correctamente clasificada ycodificada a la luz de las técnicas financieras y estadísticas.

Entonces, el usuario sólo tendrá que suministrar la información de los hechosadministrativos que realiza en la semana y el sistema lo recompensará con un número ampliode informes, reportes, cronogramas y gráficos sobre la finca y sus recursos.

De esta forma, el usuario podrá dedicar sus esfuerzos y conocimientos en la interpretación yanálisis de los informes y utilizarlos en el proceso diario de toma de decisiones para obtenersiempre una mejor productividad y ser cada vez más competitivo.

1 - 2 Insoft Ltda. Ingeniería de software.

OObbjjeettiivvooss..Proveer a los agricultores de todos los cultivos un sistemaintegrado de gestión agrícola que les permita optimizar laevaluación, el control y la toma de decisiones a nivel de lasdiferentes actividades productivas, mediante unaherramienta técnica, financiera y administrativa.

Facilitarle al agricultor el empleo de este tipo deherramientas, haciendo que su manejo no requieraconocimientos especiales en

áreas técnicas como contabilidad, presupuestos,inventarios, estadística, etc.

Permitir que fácilmente el usuario pueda elaborar reportes de ingresos/egresos o técnicos de lafinca o de alguno de sus lotes.

Permitir el seguimiento de las diferentes labores que se desarrollan en la finca; detallandotiempos, rendimientos y cantidades en el tiempo, sin que para ello se requieren grandesesfuerzos de parte del agricultor.

Permitir al agricultor la comparación de sus datos estadísticos, técnicos y financieros con lospromedios de la región, del país o de sus vecinos.

En general, servir como instrumento útil para mejorar la productividad de las empresas yproyectos agropecuarios.

AAnntteecceeddeenntteess..La versión 1 de este programa obedeció a un esfuerzo de planeación y conceptualización, que

Cenicafé (Centro Nacional de Investigaciones de Café) en asocio con el Comitéde Cafeteros de Caldas y la Gerencia Técnica de la Federación Nacional deCafeteros de Colombia (www.cafedecolombia.com) vienen realizando desde1994 con la empresa de ingeniería de software - InSoft Ltda.(www.insoftweb.com), con el fin de desarrollar un sistema para computador quecumpla con los verdaderos requerimientos del sector agropecuario.

El diseño final del sistema a partir de la versión 1 y el desarrollo del software hasido responsabilidad de la firma InSoft Ltda.

Para efectos de comercialización, el proyecto SIAF ha tomado el nombre de AgroWin a partirdel mes de Abril del año 2000 hasta el presente y se puede consultar en el sitiowww.agrowin.com.

El sistema actual es el resultado de un proceso de investigación y desarrollo que por mas de 9años se viene trabajando para lograr obtener unaherramienta de fácil manejo para los agricultoresempresarios y que además sea un instrumento útil en todoel proceso de gestión administrativa y técnica de la finca oparcela.

CCoonncceeppcciióónn ggeenneerraall ddee AAggrrooWWiinn..


Uno de los puntos más importantes dentro de la concepción, fue el de imprimirle una granfacilidad de uso al programa, de tal forma que paulatinamente fuera ganando más y másagricultores.

El agricultor sólo deberá suministrar la información correspondiente a las operaciones que ésterealiza a diario y el sistema será el encargado de interpretarla a la luz de las técnicas contablesy financieras, manejo de inventarios y estadísticas, con el fin de mantener a disposición delagricultor un conjunto de reportes de gran interés.

El programa está en capacidad de manejar una o varias fincas (dependiendo de la licencia), locual permite ser de uso para el agricultor directamente o bien, a través de centrosespecializados de gestión agropecuaria, que le podrán prestar el servicio a medianos ypequeños agricultores que no cuentan con los recursos suficientes para adquirir un computador.

AAggrrooWWiinn eess uunn ssiisstteemmaa ccoommpplleettaammeennttee iinntteeggrraaddoo..AgroWin ha sido concebido para que pueda manejaringresos y egresos, la contabilidad, el presupuesto y laejecución presupuestal, los inventarios de bodega, losactivos, las inversiones, la nómina, las estadísticas, todoen forma muy integrada.

El nivel básico maneja los módulos básicos, pero en lamedida en que se progrese en el uso y sistematización dela finca, se puede ir actualizando el sistema a otrasversiones más completas y AgroWin irá incluyendonuevos módulos bajo los mismos principios y conceptosde manejo y operación.

El que sea integrado, significa que en la medida en que le suministra un dato al sistema, éste loasimilará y lo interpretará para afectar correctamente todos los módulos donde aplique el dato.

En otros programas, cuando se compran insumos se debe ir a los inventarios a registrar lacantidad comprada y luego crear un comprobante de contabilidad para afectar la contabilidad dela finca y posiblemente grabar en otro sistema de ingresos y egresos para conocer los gastosque se ha tenido por cada lote. En AgroWin sólo hay que decir el número de unidadesadquiridas y su valor y con esto, el sistema se encargará de aprovechar al máximo esos datos,afectando la contabilidad, los inventarios de bodega, etc.

Para el manejo de AgroWin no necesita saber contabilidad, presupuestos, estadísticas o manejo de inventarios.

Uno de los objetivos fundamentales en el diseño del sistema, fue hacer una aplicación paracomputador que al interactuar con el administrador de la finca, le preguntara por datos que élrealmente conociera de las operaciones administrativas que cotidianamente desarrolla en lafinca.

Por ejemplo, si el usuario realiza una venta de un producto agrícola, el sistema le preguntarápor datos acerca de la venta; en ningún caso por datos contables o técnicos. Para el ejemplo,pediría los siguientes datos:

¿A quién le vendió?.

¿Qué producto agrícola vendió?.

¿Qué cantidad del producto vendió?

¿Por cuanto dinero?.


¿Le hicieron retención al pagarle?

¿Cómo le pagaron?

¿En efectivo?

¿Le consignaron en el banco?

¿Le quedaron debiendo?

Todas las preguntas pueden ser respondidas por la persona que hizo la venta, sin que para ellotenga que conocer de contabilidad, inventarios u otra área específica.

Con esa información suministrada por el administrador, el sistema se encargará de interpretarlay afectar todas las partes del sistema que deba modificar con esa operación o hechoadministrativo.

DDeeffiinniicciióónn ddee OOppeerraacciióónn..Una operación es un hecho o evento de administración que realiza el agricultor en el procesoproductivo.

Son hechos administrativos, por ejemplo, el sembrar un cultivo, comprar, vender o pagar unaplanilla. Son eventos administrativos: que un cultivo pase de la etapa de desarrollo a etapa deproducción, el cierre de un mes o de un año.

En lo sucesivo se utilizará el término ‘operación’para referirse a los hechos, acciones oeventos administrativos.

Con esta definición se ha determinado un conjunto amplio de operaciones que puede llevar acabo el administrador en forma cotidiana.

AAggrrooWWiinn eess uunn ssiisstteemmaa bbaassaaddoo eenn ooppeerraacciioonneess..Para poder hacer que el sistema pregunte exactamente lo que necesita ante cualquieroperación que realice el administrador, se ha introducido elnuevo concepto de sistema basado en operaciones.

Este sistema está en capacidad de interactuar con el usuariode acuerdo con la operación que éste desee registrar yentonces solicitarle exactamente la información que necesitaen un lenguaje claro y sencillo.

AgroWin es el primer sistema completamente basado enoperaciones. Esto quiere decir que se ha instruido para queesté en capacidad de interpretar un conjunto amplio deoperaciones que se llevan a cabo en el proceso administrativode la finca.

En AgroWin cada operación es una pequeña caja de diálogo, donde se graban los datoscorrespondientes al hecho o evento administrativo (operación).

La caja de diálogo contiene controles como: campos de edición donde el usuario debe escribirla información solicitada por el sistema y botones para confirmación o cancelación de laoperación.

AgroWin en sus diferentes niveles involucra diferentes conjuntos de operaciones.


Sin embargo, es muy difícil que el sistema esté programado para cubrir cualquier tipo deoperación eventual que lleve a cabo el administrador. En este caso, (cuando la operación aregistrar no está definida en AgroWin), deberá registrar la información por medio de un sistemade grabación de movimiento contable, similar a cualquier programa de contabilidad, quetambién está incluido e integrado al sistema.

EEll rreeggiissttrroo ddee llaa iinnffoorrmmaacciióónn..Primero se debe conseguir la información de las operaciones o eventos administrativos querealiza en la finca y luego debe proceder a registrar esa información en el computador.

Es muy importante entender que para poder sistematizar la información debe haber orden ydisciplina en las tareas de recolección y codificación de la información de la finca.

Muchos administradores fracasarán tratando de sistematizar las operaciones de la finca, puesno logran recolectar la información de las labores realizadas por cada trabajador o contratista.

FFoorrmmaa ddee ccoolleecccciioonnaarr llaa iinnffoorrmmaacciióónn..

Cada que el administrador lleve a cabo una operación,cualquiera que sea, debe quedar algún tipo de registro ocomprobante de que la operación se realizó. Por ejemplo sicompró, debe haber una factura o un recibo. Esosdocumentos o papeles que comprueban que la operación serealizó se llaman comprobantes o soportes.

La mayoría de las operaciones tienen comprobantes odocumentos de soporte definidos (el comprobante de unacompra será la factura de compra).

EEvveennttooss..

Hay otras operaciones, como los eventos o sucesos, que no tienen un soporte especifico. Unevento, por ejemplo es el pasar un cultivo de etapa de desarrollo a etapa de producción o elevento de finalización de un cultivo.

En los casos en que no hay un soporte natural, el administrador deberá decidir si deseamantener en su memoria los datos de la operación y acordarse de registrarla en el sistemaposteriormente o puede escribir en un “papel”los datos quedescriben esa operación.

Todos los soportes o comprobantes serán guardados enalgún lugar hasta que considere necesario registrarlos en elsistema.

Muchas veces ese lugar donde se guardan los comprobantes,o sea los soportes de las operaciones de administración, es elbolsillo de la camisa del administrador o el cajón de su mesade noche.

Hay una técnica que se usa desde mucho tiempo atrás y quesin embargo podemos decir que es tecnología de punta. Estamos hablando de “El Chuzo”, quenormalmente se ve en algunas tiendas y cafeterías, sobre el cual las vendedoras van insertandotodas las “facturas de venta”. Se trata de un chuzo puesto hacia arriba y montado sobre una


pequeña tablilla, donde se pretende que el administrador vaya acumulando todos loscomprobantes que son el soporte de las operaciones que él realiza.

RReeggiissttrroo ddee llaass ooppeerraacciioonneess eenn eell ccoommppuuttaaddoorr..

Periódicamente, el administrador deberá recoger todos los soportes o comprobantes y llevarlosal computador para su registro.

Una vez registrados todos los soportes o comprobantes que contenían toda la informacióndescriptiva de las diferentes operaciones que se realizaron, debe ordenar al sistema queprocese la información suministrada y listo!. El sistema se encarga de interpretar la informaciónsuministrada en las operaciones y generará las transacciones a que haya lugar internamente enel computador y así afectará todos los módulos que conforman el sistema.

Con solo hacer este proceso, que implica mucha disciplina, pero poco esfuerzo y capacitación,el administrador podrá contar con una amplia gama de informes que le ofrece el sistema, puescualquier dato que el usuario le haya suministrado al computador será aprovechado al máximo.

Se recomienda que cada semana registre la información completa de las operaciones de lasemana y las procese.

AAggrrooWWiinn eessttáá bbaassaaddoo eenn CCoonnttaaPPyymmee..AgroWin, como un sistema administrativo integral, con manejode todas las áreas de la empresa, está basado enContaPyme, que sin lugar a duda es el mejor sistema deadministración y gestión orientado a la micro, pequeña ymediana empresa.

ContaPyme es un sistema con grandes fortalezas en elmanejo y tratamiento de información de costos, deestadísticas y que ofrece una gran facilidad en el manejo decentros de costos.

Desde el punto de vista de ingeniería de sistemas, ContaPyme es un sistema abierto, diseñadopara la pequeña y mediana empresa. Esto ha permitido que se le adicionen todas lascaracterísticas especializadas para el sector agropecuario, como manejo de fincas, lotes oparcelas, mapas, estadísticas,manejo de cultivos,producción, labores, suelos,indicadores técnicos yfinancieros, etc. La unión detodo esto conforma un nuevosistema denominado AgroWin.

En términos mas resumidos sepuede decir que AgroWin esContaPyme mas un conjuntode características para elmanejo agrícola.

ContaPyme es el corazónadministrativo de AgroWin y demuchas otras aplicaciones que


se están desarrollando basadas en este novedoso sistema, que ofrece la mayor facilidad para elregistro de la información y es el número uno en las herramientas para la obtención ygeneración de informes adecuados a cada tipo de empresa.

Debe quedar claro que AgroWin y ContaPyme son un único sistema, donde el uno esprácticamente el núcleo o corazón del otro. Por ser AgroWin un sistema completamenteintegrado, nunca necesita importar o exportar información entre los módulos, ni hacer ningúnesfuerzo especial de manejo de información. Cada que se le suministra un dato al sistema através de las operaciones, por ejemplo a las planillas de labores de mano de obra, todos losmódulos internos (ya sean los básicos de ContaPyme o los especializados de AgroWin) verán eldato y lo aprovecharán al máximo.

FFáácciill aapprreennddiizzaajjee yy ssooppoorrttee eenn llíínneeaa..El programa cuenta con diferentes herramientas que ayudarán al usuario a desarrollar unproceso de aprendizaje fácil y práctico, dentro de los que están los manuales, el tutormultimedia, ayuda en línea y soporte técnico.

Para el aprendizaje del sistema se debe tener en cuenta dos manuales muy importantes:

Manual básico de ContaPyme

Manual básico de AgroWin.

MMaannuuaall bbáássiiccoo ddee CCoonnttaaPPyymmee..Este es el manual introductorio a los módulos administrativos, como el manejo contable, deactivos fijos, inventarios de bodega y todos los módulos administrativos en que está basadoAgroWin.

Este es un manual sencillo, donde se explican las bases teóricas de cada módulo con el fin deque el usuario entienda conceptualmente el manejo administrativo y la importancia de cada áreaa sistematizar de la empresa. El manual está escrito en un lenguaje sencillo y fácil de entendery no requiere conocimientos especializados para su entendimiento.

Se recomienda leer los capítulos de interés para la empresa y entenderlos antes de entrar atrabajar con la parte especializada en las operaciones agropecuarias, como es AgroWin.

En algunas partes del sistema, de los manuales, de las ayudas o de los tutores se encontrará elnombre de ContaPyme en vez de AgroWin, lo cual debe entenderse como el mismo sistema.

MMaannuuaall bbáássiiccoo ddee AAggrrooWWiinn..Este manual de AgroWin presume que el usuario ya ha estudiado los módulos de su interés enel manual básico de ContaPyme y por tanto no se detendrá en explicaciones administrativas nide manejo del sistema, sino que se orientará más a la explicación de todo el proceso desistematización de la finca, desde la creación de toda su estructura de lotes y centros de costos,criterios de distribución de costos, manejo de cultivos transitorios y perennes, manejo de labodega de la finca y el tratamiento de la maquinaria y equipo.

Estos manuales se han escrito para introducir al usuario en el manejo, operación yentendimiento del sistema, brindando la capacidad suficiente para realizar el montaje de losdatos iniciales de la finca o empresa agrícola e iniciar el manejo óptimo del programa, sinrequerir conocimientos específicos en sistemas, contabilidad, finanzas, inventarios,presupuestos, estadísticas, etc.


El manual está escrito con un lenguaje sencillo, acompañado de gráficas e imágenes de lasutilidades del programa, que acompañan al usuario en su proceso de aprendizaje.

La estructura en capítulos orienta al usuario en diferentes conceptos y operaciones necesariaspara obtener el máximo provecho de sus características y herramientas, complementado conejemplos prácticos, buscando el mejor resultado en la sistematización de la actividadempresarial y la obtención de resultados.

El buen entendimiento de estos manuales dejará al usuario en capacidad de crear unaestructura de costos adecuada a las necesidades de información que tenga en una finca oempresa agropecuaria en particular y lo habilitará para suministrarle información en formacorrecta y ponderada a sus necesidades. Finalmente, el usuario quedará en capacidad deobtener los informes necesarios, tanto contables, como estadísticos o de costos y lo dejará encapacidad de establecer sus propios indicadores e informes gráficos.

EEll ttuuttoorr mmuullttiimmeeddiiaa..El tutor multimedia es un programa especialmente desarrollado por InSoft Ltda. para enseñarleal usuario todo acerca del manejo del sistema y su operatividad por medio de animaciones, voz,videos e imágenes especiales de gráficos e informes con toda su funcionalidad.

El tutor en compañía de la documentación y el programa puede ofrecer un curso asistido alusuario acerca de toda la funcionalidad y concepción del sistema.

AAyyuuddaa eenn llíínneeaa..Otra de las importantes características de AgroWin es su ayuda en línea. Cuando se estáleyendo alguna pantalla o ventana del sistema, siempre está disponible el botón de ayuda, através del cual se pueden obtener explicaciones claras e instantáneas acerca de la ventana, supropósito y la explicación de sus campos.

SSooppoorrttee ttééccnniiccoo..Permanentemente se presta ayuda y soporte técnico a través de Internet o vía telefónica, dondeun asesor empresarial orientará al usuario en el montaje, aplicación y operatividad del programa(el tiempo de soporte y limitaciones del servicio está sujeto a los términos pactados en lalicencia de uso del sistema).

InSoft Ltda. también presta el soporte directamente en la finca o empresa del usuario (Esteservicio tiene un costo adicional para el usuario pero es en muchos casos una excelente ayudade iniciación para el usuario que así lo desee).

Capítulo 2: Instalación del sistema. 2 - 1

Capítulo

2

IINNSSTTAALLAACCIIÓÓNN DDEELL SSIISSTTEEMMAA..

IInnttrroodduucccciióónn..A continuación se presentará una breve descripción de:

Las características del computador donde se puede instalar esta aplicación.

El proceso de instalación en su computador.

Las carpetas (o directorios), archivos y programas en general que conforman la aplicación.

Descripción de los programas para realizar la práctica previa al manejo de AgroWin.

IMPORTANTE: Para que AgroWin funcione correctamente en el computador, es necesario queWindows (95, 98, Me, NT SP6, 2000, XP ó 2003) esté correctamente configurado y libre devirus. Así mismo, todas las partes del computador deben estar en perfecto estado defuncionamiento. Se recomienda evitar programas residentes permanentes en memoria, comolos antivirus, pues algunos pueden causar conflictos con AgroWin. Los antivirus se puedencorrer cuando se desee, pero no es necesario que se encuentren permanentemente cargadosen la memoria.

RReeqquueerriimmiieennttooss mmíínniimmooss ddeell ccoommppuuttaaddoorr..

EEll ccoommppuuttaaddoorr eenn ssuuss ppaarrtteess ffííssiiccaass,, ccoommoo mmíínniimmoo ddeebbeeeessttaarr ccoonnffoorrmmaaddoo aassíí::Computador PC Compatible:


Intel Celeron o AMD K6-2 como mínimo de 500 Mhz, recomendable Intel Pentium III, AMD-Athlon de 1 GHz o superior.

64 Megabytes de memoria RAM como mínimo1, recomendable 128 Megabytes o más.

150 Megabytes de espacio libre en el disco duro antes de instalar, recomendable 250Megabytes. 80 Megabytes para la aplicación y documentación, 100 Megabytes para el tutormultimedia, 70 Megabytes sugeridos para copias de seguridad y procesos intermedios.

Monitor VGA a 640x480 y 256 colores, recomendable 800x600 a 16 millones de colores osuperior.

Unidad de disquete (para realizar copias de seguridad) y unidad CD-ROM para lainstalación del software.

Impresora (Preferible inyección de tinta o láser) correctamente instalada. AgroWin tambiéntiene opciones para impresión rápida en impresoras de matriz de puntos.

EEll ccoommppuuttaaddoorr ddeebbee tteenneerr iinnssttaallaaddooss llooss ssiigguuiieenntteesspprrooggrraammaass::

Windows 95, 98, Me, NT SP6, 2000, XP, 2003 o posterior.

Manejadores (drivers) apropiados para la impresora.

PPrroocceeddiimmiieennttoo ppaarraa llaa iinnssttaallaacciióónn ddeell SSiisstteemmaa..Si va a hacer la instalación de AgroWin por primera vez, lea la sección "Instalar por primera vezla aplicación".

Si la aplicación ya se encuentra instalada en su computador, lea cuidadosamente la sección"Instalar nuevamente la aplicación o actualizarla".

IInnssttaallaarr ppoorr pprriimmeerraa vveezz llaa aapplliiccaacciióónn..Paso 1: Puede instalarse desde CD o desde el disco duro.

Desde CD: Inserte el CD en la unidad de CD, inmediatamente el computadoractivará el programa de instalación. Puede pasar al paso 5.

Si el programa de instalación no se ejecuta automáticamente (depende de laconfiguración del computador), siga con el paso 2.

Desde disco duro: Si los programas instaladores de la aplicación se encuentranen el disco duro, se debe ubicar la carpeta donde éstos se encuentran y ejecutarel programa INSTALAR.EXE. Pasar al paso 5.

Paso 2: Seleccione el botón Inicio de la barra de tareas de Windows.

Paso 3: Seleccione la opción Ejecutar.

1 Debe entenderse que si un computador con 64Mb de RAM carga otros programas o drivers en la memoria es posible que lequiten a ContaPyme el espacio de memoria que éste requiere para funcionar correctamente.


Si no dispone de unalicencia comercial,presione éste botón parainstalar una versión dedemostración portiempo ilimitado.

Si dispone de unnúmero de licenciacomercial, digíteloen esta casilla paraactivar todas lascaracterísticas de laversión adquirida.

Presione este botónpara instalar laaplicación.

Observe la versión y elrelease que va ainstalar.

Presione este botónpara instalar laaplicación.

Observe la versión y elrelease que va ainstalar.

Paso 4: Escriba en la caja de edición D:\INSTALAR.EXE y presione Enter. (Siendo D: launidad de CD.)

Paso 5: El programa de instalación se cargará y presentará varias opciones deinstalación. Seleccione una por una las opciones que desea instalar. Cada opciónde instalación cargará un asistente en el que se deberán completar varios pasos.

Una vez seleccione la opción de ‘Instalar AgroWin’se ejecutará el programa de instalación.

El proceso de instalación tomará unos cuantos pasos. Siga detenidamente las instrucciones quese presentan en cada paso del proceso de instalación. Uno de esos pasos es la ventana desolicitud del número de licencia.

NNúúmmeerroo ddee llaa lliicceenncciiaa..Este número es suministrado por elproveedor al momento de adquirir elsistema y es la identificación única de suprograma. Es recomendable conservarloen alguna parte segura, porque seránecesario para tareas como solicitudes deservicio, actualizaciones, reinstalaciones,etc.

Este puede venir impreso en el CD o alrespaldo de la caja del CD. También seencuentra en el certificado de licencia oen las observaciones de la factura decompra del sistema.

Una vez instalado el sistema, cierre todas las ventanas hasta dejar únicamente el programa deinstalación (ventana azul). Instale los otros programas o manuales que desee.

PPrroocceeddiimmiieennttoo ppaarraa ddeessiinnssttaallaarr AAggrrooWWiinn..Recuerde producir una copia de seguridad actualizada antes de desinstalar.

El procedimiento de desinstalación de AgroWin removerá todos los programas y bases de datosque se instalaron originalmente, Pero el sistema no removerá las copias de seguridad u otrosarchivos que el usuario haya generado por su cuenta.

Para desinstalar AgroWin, ejecute los siguientes pasos:

Paso 1: Seleccione el Botón Inicio, de la barra de tareas.

Paso 2: Seleccione Configuración.


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Paso 3: Seleccione Pánel de control.

Paso 4: Seleccione el icono deAgregar o quitar programas.

Paso 5: En la pestaña deInstalar/Desinstalar,seleccione el renglóncorrespondiente a AgroWin.

Paso 6: Finalmente presione el botónAdicionar o quitar.

Las copias de seguridad quedarán en lacarpeta de ‘Copias de seguridad’de lasáreas de trabajo que se hayan creado.

IInnssttaallaarr nnuueevvaammeennttee llaa aapplliiccaacciióónn oo aaccttuuaalliizzaarrllaa..Paso 1: Antes de comenzar una instalación nueva, debe entrar a AgroWin y producir una

copia de seguridad actualizada con un nombre asignado por el usuario; porejemplo asignarle el nombre a la copia 'Datos AgroWin a la fecha, xx/xx/xxxx'. Verdocumento electrónico de 'Opciones de mantenimiento' para mas detalles sobrecopias de seguridad.

Paso 2: Una vez producida la copia de seguridad se debe proceder a desinstalar laversión anterior de AgroWin, siguiendo las instrucciones descritas enProcedimiento para desinstalar AgroWin.

Paso 3: Luego proceda a instalar nuevamente AgroWin siguiendo las instrucciones quese detallan en Instalar por primera vez la aplicación.

Paso 4: Entre a AgroWin recién instalado y restaure la última copia de seguridad.

EEjjeeccuuttaarr AAggrrooWWiinn ppoorr pprriimmeerraa vveezz..Para ejecutar AgroWin, seleccioneel ‘Botón de inicio’, seleccione‘Todos los programas’, seleccionela carpeta ‘AgroWin’y finalmenteseleccione el programa ‘AgroWin’.

Debido a que la licencia deAgroWin aún no ha sido registrada,el sistema presentará una pantallacomo la que sigue, indicándole quedebe registrar la licencia paraobtener su password. Si el sistemaya, ha sido registrado con

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anterioridad, este no le requerirá el password y no se mostrará esta ventana.

EEll RReeggiissttrroo..El registro consiste en enviar alproveedor del programa o a InSoftLtda. la información genérica delpropietario de la licencia, lainformación del computador dondeha sido instalado el sistema y laidentificación única para elcomputador donde fue instalado.El registro de la licencia se puedehacer a través de Internet o bien através de fax o correo ordinario.

Registro por Internet: En este casodebe activar su conexión y luegopresionar el botón ‘Registrardesde Internet’. El sistema lesolicitará algunos datos, entre losque se destaca el número de lalicencia y el identificador único del computador, el cual se encuentra en la ventana deregistro.

Registro por medio de Fax: Presione el botón de ‘Registrar por medio de fax’. El sistema lesolicitará la información genérica del propietario de la licencia y le permitirá imprimir una cartalista para enviar a su proveedor o bien a InSoft Ltda. Sólo fírmela y luego despáchela.

A vuelta de correo (normalmente electrónico) se le enviará el password y regularmente lellegarán e-mail’s informativos o ilustrativos acerca del sistema.

EEll PPaasssswwoorrdd..El password es una clave especial que sirve para indicarle a AgroWin que la licencia es legalpara funcionar en el computador.

El password le será enviado a vuelta de correo una vez registre su licencia. El registro se puedehacer directamente por Internet o bien por Fax.

Para obtener el password dispone de 90 días contados a partir de la fecha de instalación porprimera vez del sistema.

Una vez se obtenga el password, deberá ser registrado en la casilla apropiada de la ventana deregistro. El sistema entonces quedará autenticado y en lo sucesivo no se volverá a presentaresta ventana.

Es indispensable que el registro se haga en el computador donde va a quedar definitivamente elsistema. Cada computador tiene un identificador único y el password que se le envíe a vuelta decorreo, sólo trabajará en conjunto con el número de licencia y el identificador del computador.

Una vez se presione el botón de continuar, se entrará a la ventana principal del sistema. Ver elcapítulo ‘La ventana Inicial’.

Paso 1. Seleccionela opción deregistrar la licencia,ya sea por Internet obien por Fax.

Observe quedispone de 90 díaspara hacer elregistro y conseguirel password.

Observe su númerode licencia.

Observe elidentificador único desu computador.

Paso 2:Presionecontinuar.


Seleccione de la lista supaís, en caso contrarioseleccione‘Internacional’.

Seleccione la configuraciónque más se adecúe a suactividad comercial.

CCoonnffiigguurraacciióónn rreeggiioonnaall..Luego de la ventana de ‘Informaciónde Registro’, el sistema solicitará alusuario la información necesaria paracrear el área de trabajo inicial; paraello debe indicar el país yconfiguración adecuados a su región yactividad comercial.

Una vez indique estos datos, elprograma creará un área de trabajodenominada ‘Area1’, en la cual se lerecomienda crear su empresa. Elsistema también creará otra área detrabajo con un ejemplo ilustrativo.(Para ver el ejemplo presione Ctrl+Alt+W o seleccione [Menú Principal > Archivo > Cambiar elárea de trabajo].

CCoonnssiiddeerraacciioonneess..En Windows NT, 2000 y XP se pueden crear varios usuarios dentro de Windows para quetengan acceso al sistema operativo y se tenga control sobre lo que los usuarios pueden o nohacer. Para que AgroWin funcione correctamente desde cualquier sesión de usuario, esnecesario que la sesión tenga privilegios de Administrador.

Para trabajar AgroWin en red, remítase al apéndice “Configuración para trabajar en modomultiusuario”.

DDeessccrriippcciióónn ddee llooss pprrooggrraammaass yy aarrcchhiivvooss qquueeccoonnffoorrmmaann llaa aapplliiccaacciióónn..

La aplicación está conformada por cinco grupos de archivos.

PPrrooggrraammaass ddee AAggrrooWWiinn..Programas necesarios para el funcionamiento de AgroWin.

Equivale al conjunto de elementos de software construidos para el almacenamiento,procesamiento y consulta de la información.

AAyyuuddaa yy DDooccuummeennttaacciióónn..Son todos los elementos que ayudan al usuario a conocer, aprender y mejorar el manejo de laaplicación. Está conformada por: manuales electrónicos, ayudas, información de última hora,recomendaciones y tutores.

Muchos de los manuales se encuentran en formato electrónico y pueden ser leídos en lapantalla del computador o bien pueden ser impresos en papel para su consulta.

Para leerlos, se pueden consultar de [Inicio de Windows > Programas > AgroWin].


SSiisstteemmaa ddee iinnffoorrmmaacciióónn iinniicciiaall..Banco de Datos para el almacenamiento de la información del sistema.

Allí se almacena la información digitada por el usuario. En el mundo de la informática se conocemejor como la base de datos.

Esta ya viene pre-configurada con muchos datos iniciales que le facilitarán al usuario el registrode la información.

PPrrooggrraammaass bbaassee ppaarraa eell mmaanneejjoo ddee ddaattooss..Programas necesarios para que AgroWin maneje la información almacenada. Estos programasson estándar, o sea que manejan las tablas de datos en un formato con el cual los usuariospodrán acceder a la información a través de otros programas.

DDeessccrriippcciióónn ddee ddiirreeccttoorriiooss,, aarrcchhiivvooss yy ddooccuummeennttoossiinnssttaallaaddooss ppaarraa llaa aapplliiccaacciióónn..

CCaarrppeettaass ddee ddaattooss..Una vez instalada la aplicación se encontrará la carpeta ‘C:\Datos AgroWin\Areas de trabajo\’,en la cual se encontrará una carpeta por cada área de trabajo. Inicialmente el sistema crea unárea de trabajo vacía, llamada ‘Área 1’.

Así mismo, el sistema crea un conjunto de ejemplos en la carpeta ‘C:\Datos AgroWin\Ejemplos’,donde se han creado empresas de ejemplo e ilustración para los usuarios.

Dentro de la carpeta de cada área de trabajo aparecen 4 carpetas cuyo contenido se describe acontinuación:

C:\Datos AgroWin \Áreas de Trabajo\Area xxx\DB\

En esta carpeta se almacenan todas las tablas que conforman el sistema de información actual,O sea los datos de las contabilidades del usuario. Estas tablas y archivos quedan guardados enla copia de seguridad.

C:\Datos AgroWin \Áreas de Trabajo\Area xxx\DOC\

En esta carpeta se almacenan todos los certificados y fichas predefinidas para el sistema,los cuales el usuario puede configurar de acuerdo a sus necesidades, también se almacenanotros archivos guardados por el usuario como son: Mis contratos, Mis informes ContaExcel, Misinformes gráficos, Mis reportes y Mis tablas de datos. Estos archivos quedan guardados en lacopia de seguridad.

C:\Datos AgroWin \Areas de Trabajo\Area xxx\COPIAS DE SEGURIDAD\

Se utiliza para almacenar las copias de seguridad automáticas y las copias de seguridadrealizadas por el usuario. Más adelante se explicará el concepto de copias de seguridad.

C:\Datos AgroWin \Areas de Trabajo\Area xxx\MIS ARCHIVOS\

Se utiliza para almacenar todos los archivos que el usuario grabe desde AgroWin o ContaExcel,como listados, reportes, gráficos, hojas de cálculo, etc. Estos archivos no quedan guardados enla copia de seguridad.


C:\Datos AgroWin\Ejemplos\Ejemplos Empaquetados

En esta carpeta se almacenan copias de seguridad de ejemplos varios del sistema.

CCaarrppeettaass ddee pprrooggrraammaass yy aayyuuddaass..Todos los programas y archivos fijos a esta versión quedarán instalados en la siguiente ruta:

C:\Archivos de Programa\InSoft\AgroWin 3\

En esta carpeta se encuentran todas las aplicaciones y documentos de apoyo de AgroWin.

Se destacan los siguientes programas:

IS_AgroWin.exe

El programa ejecutable de AgroWin.

IS_ContaExcel.exe

La hoja electrónica de cálculo de AgroWin. Por medio de funciones simples se puede acceder atoda la información del sistema.

TTuuttoorr mmuullttiimmeeddiiaa ddee AAggrrooWWiinn..Antes de empezar a operar AgroWin, debe entender y aprender a manejar los controlesespecializados que usa el sistema.

Para esto se ha desarrollado un tutor multimedia especial que le va enseñando al usuario todoel manejo de AgroWin, los maestros, las operaciones y los conceptos bajo los cuales se rigen.

Del buen entendimiento del conjunto de controles y componentes que se explican en el tutor yde todos los textos que describen a cada uno de los controles y su manera de operarlos conmouse o con teclado, depende el buen manejo del sistema. Le recomendamos realizar estetutor cuantas veces lo considere conveniente hasta llegar a memorizar las teclas para el manejoy realizar las diferentes tareas sin titubear.

Pasos para ejecutar el Tutor:

Paso 1: Hacer clic sobre el botón de inicio de Windows.

Paso 2: Hacer clic en la opción de programas.

Paso 3: Hacer clic en la opción ContaPyme.

Paso 4: Seleccionar Tutor Multimedia.

Paso 5: Siempre que desee continuar presione la flecha ‘Siguiente’.


Clic para pasaral siguientevideo del tutor.

Clic para pasaral capítulorequerido.

Clic para volvera empezar elvideo actual.

Clic para pasaral siguientevideo del tutor.

Una vez completado el tutor, se puede empezar a utilizar AgroWin. Para ejecutarlo,simplemente ubíquelo en suescritorio y haga doble clicsobre el icono marcado comoAgroWin.

MMaayyoorr iinnffoorrmmaacciióónn..Para obtener mayor información sobre la instalación del sistema, puede consultar los tópicosabajo relacionados, en: la ayuda en línea de AgroWin, los documentos electrónicos queacompañan el sistema, o bien, en los documentos electrónicos disponibles para descargadesde Internet (www.AgroWin.com?descargar).

Configuración para trabajar en modo multiusuario.

¿Cómo compartir recursos en la red?.

La versión de AgroWin descargada de Internet no incluye algunos de estos documentos deayuda y por tanto deben ser descargados por separado.

Capítulo 3: Los costos y su clasificación. 3 - 1

Capítulo

3

LLOOSS CCOOSSTTOOSS YY SSUU CCLLAASSIIFFIICCAACCIIÓÓNN..

IInnttrroodduucccciióónn..Se puede definir un costo, como la valoración económica de los recursos sacrificados o dejadosde utilizar en otra cosa, para dedicarlos a la obtención de algún fin productivo.

Es de gran importancia entender los costos y su clasificación. Un usuario que no aprenda aclasificar los costos, difícilmente podrá estructurar su empresa y hacerle seguimiento a susproyectos productivos.

Los costos se pueden clasificar por muy diversos criterios: por su función, por sucomportamiento, por el método de producción, etc.

Cada día se hace más necesaria la estructuración de los costos de las empresas de todos lossectores, pues así se obtiene una muy importante fuente de información interna que será degran utilidad para facilitar las decisiones de cambios, para el control interno y para sortear laseventualidades que se van dando por la competencia y la competitividad misma que tienen queenfrentar las empresas en un medio siempre difícil y cambiante.

Tal vez uno de los mayores obstáculos para el desarrollo de la competitividad empresarial, es lafalta de estructuración de métodos adecuados para determinar los costos y las estadísticas enel proceso productivo.

El costo es una medida específica para cada empresa, producto y situación particular ydepende mucho de variables muy cambiantes de una empresa a otra, como pueden ser laorganización interna, el sistema tecnológico de producción, el control y el manejo que se le dé alas diferentes situaciones.

La empresa vista como un todo puede estar mostrando utilidades, pero tal vez, alguno de loscentros de costos de producción esté dando pérdidas, o bien, algún centro de costos intermedio


arroje indicadores de gestión deficientes para su promedio, que esté influyendo negativamenteen las utilidades finales.

Cuando se mira el negocio (la finca) como un todo, no se tiene claridad del comportamiento desus partes. En cambio, cuando se definen bien las diferentes partes de la finca (lotes, planta deprocesamiento, maquinaria, administración, etc), se saben con claridad los costos y los ingresosde esas partes (centros de costos) y se puede hacer un análisis y control separado para cadauna de ellas.

Esto puede ser muy útil para tener claridad de cuánto está costando cada una de las partescomponentes de la finca y poder hacer análisis y/o tomar decisiones respecto a esainformación.

LLaa ccoonnttaabbiilliiddaadd..En el sentido más práctico, la contabilidad es la acción de “llevar las cuentas”. Muchas veces seasume la contabilidad como la parte tributaria, reglamentada y complicada, como en muchoscasos sucede en el sector empresarial y gubernamental.

Llevar la contabilidad de la finca es el tener registros de información ordenada o procesada, deuna forma tal que permita hacer análisis y obtener resultados o información para la toma dedecisiones.

Para llevar las cuentas de la empresa es absolutamente indispensable establecer losmecanismos necesarios para satisfacer los requerimientos de información de la administracióny establecer los controles apropiados para hacer que esa información sea correcta, confiable yoportuna.

CCoossttooss yy bbeenneeffiicciiooss ddee llaa iinnffoorrmmaacciióónn ccoonnttaabbllee..Cuando se establece por primera vez un sistema de control de gestión, la tentación inicial estratar de obtener la mayor cantidad posible de información y tratar de conocer cada número decada actividad de la empresa. Sin embargo, es fácil llegar a una sobredosis o exceso de datos,y lo que es peor, que los resultados sean demasiado costosos.

El gran desafío para el empresario o administrador es el de decidir cuál información, tipo decosto e indicadores son de importancia para su negocio y cuál información es realmenterelevante y merece hacer el esfuerzo de coleccionarla y procesarla.

También es necesario establecer cuál información es de interés, pero que por sus costos derecolección y procesamiento, no se justifica el esfuerzo de obtenerla. En muchos casos, algunainformación de mucho interés, pero para una o dos observaciones y no se debe involucrar en unprocedimiento permanente.

En esto, como en todas las actuaciones del administrador, se debe estar evaluando los costosde hacer algo y los beneficios obtenidos o potenciales que puede reportar ese algo.

LLaa ccoonnttaabbiilliiddaadd ddee ccoossttooss eenn uunnaa ffiinnccaa ttiieennee ppoorr oobbjjeettiivvooss:: Calcular cuánto cuesta la producción de un determinado producto (producción por hectárea,

producción por árbol, etc.).

Calcular cuánto cuesta venderlo.

Calcular cuánto cuesta prestar un servicio.


Obtener la información necesaria para controlar la producción.

Servir de apoyo para las actividades de planeación de la empresa.

Servir de base para la toma de decisiones con base en los costos.

Conocer el costo de mantener cada área de la empresa.

Etc.

CCllaassiiffiiccaacciióónn ddee llooss ccoossttooss..En este capítulo se presentarán múltiples clasificaciones que se le pueden hacer a los costos dela empresa, cada uno mirado desde distintos puntos de vista.

Hay muchas variables y metodologías para obtener costos, pero también hay muchas clases decostos que es necesario comprender para determinar con claridad cuales de ellos son deinterés del administrador para el análisis del negocio y que se aplican a un tipo de empresa enparticular.

Una determinada clasificación de los costos puede servir a algún propósito, pero no ser deutilidad para otros propósitos. Por ello, es importante tener claridad sobre las muchas posiblesclasificaciones de los costos, con el fin de saberlos entender y aplicar las clasificacionesapropiadas de acuerdo con los objetivos que se persigan en un momento determinado.

También es necesario entender con claridad estas clasificaciones de costos para poderestablecer una estructura de costos apropiada para la empresa.

Debe quedar claro para el usuario que hay infinidad de tipos y clasificaciones de los costos. Porlo tanto, se hará especial énfasis en las clasificaciones que interesan desde el punto de vista delas empresas del sector agropecuario y además se presentarán algunas otras clasificacionesque son de interés para entendimiento y cultura del lector.

Cada que se hace una erogación en la empresa, se deberá clasificar correctamente dentro deuna estructura de clasificación de costos organizada y sistemática, ya sea por métodosmanuales, o bien, por métodos computarizados.

Si se retoma la definición de un costo, como ‘la valoración económica de los recursossacrificados o dejados de utilizar en otra cosa, para dedicarlos a la obtención de algún finproductivo’, se observa que se hace alusión a dos conceptos intrínsicos del costo: El ‘recursosacrificado’y el ‘fin productivo’.

Así, para clasificar los costos, será necesario clasificarlos en primera instancia por estos dosconceptos que lo definen plenamente:

Por la naturaleza misma de los recursos sacrificados: Esta clasificación estructura loscostos de acuerdo con la naturaleza misma del recurso. El recurso sacrificado esindependiente del proyecto o área de la empresa en que se utilice. Por ejemplo: salarios,papelería, fertilizantes, mano de obra, etc.

Bajo esta clasificación no se indica el objetivo de la erogación, únicamente se explica lanaturaleza del costo por su cuenta o rubro.

Note que la naturaleza de un producto es independiente del uso que se le vaya a dar.

Ejemplo: Si los salarios se aplicarán a un proyecto producción o se llevan al gasto, no es deimportancia para este concepto de clasificación, simplemente serán clasificados por sunaturaleza como ‘salarios’.


Por el fin productivo (su proyecto objetivo dentro de la empresa): Esta clasificacióntrata de indicar la explicación o el por qué o para qué de la erogación. Para qué proyecto oárea de la empresa se ha hecho la erogación o sacrificio de recursos. En términosagropecuarios, se debe explicar para cuál cultivo de cuál lote se han sacrificado losrecursos.

Las dos variables de clasificación conforman una matriz muy importante, dentro de la cual sedebe catalogar cada costo como sigue:

Clasificación de los costosde la empresa.

Objetivo decostos 1

Objetivo decostos 2

Objetivo decostos 3

Objetivo decostos 4

Concepto de costos A

Concepto de costos B

Concepto de costos C

Concepto de costos D

A continuación se presenta una tabla ejemplo de clasificación de los costos, únicamente parapropósitos didácticos, que presenta algunos conceptos de una estructura de costos de unafinca:

Clasificación de los costosde la finca.

Administraciónfinca

Planta debeneficio

Cultivo decafé

Cultivo demaíz.

Costos Salarios $ 300 $ 50 $ 10 $ 10

Mano de obra $ 50 $25 $ 500 $ 200

Insumos y materiales $ 100 $ 120 $ 700 $ 300

Otros costos $ 200 $ 20 $ 180 $ 70

La matriz de por sí, deja mucha información y permite disponer de una completa claridad de loscostos y de los gastos aplicados a cada una de las áreas objetivo de la empresa.

En AgroWin, cada que se necesite registrar un gasto o costo, cualquiera que sea, elsistema requerirá que se clasifique por concepto de gastos (por su naturaleza) y por suobjetivo o propósito (el centro de costos).

Por lo anterior, el presente capítulo se encargará de explicar en detalle muchos conceptos parala clasificación y tratamiento de ciertos tipos de costos y el siguiente capítulo ‘Los centros decostos’se encargará de explicar en detalle los centros de costos, su propósito y los conceptosrelacionados.


CCllaassiiffiiccaacciióónn ddee llooss ccoossttooss ppoorr ssuu nnaattuurraalleezzaa yy ppoorr eell ffiinnpprroodduuccttiivvoo ((bbiiddiimmeennssiioonnaall))..Como se podrá ver a los largo de esta clasificación, un costo se puede clasificar por muydiversos criterios y puntos de vista.

En primera instancia se presentarán cada una de las formas de clasificar los costoscomúnmente encontradas en la literatura y posteriormente se propondrá una clasificaciónestructurada de los costos y gastos de la empresa.

PPllaanneess ccoonnttaabblleess uunniiddiimmeennssiioonnaalleess..

Esta clasificación de los costos debe coincidir con un plan de cuentas de ingresos y egresos dela contabilidad. Sin embargo, muchas legislaciones tributarias exigen planes de cuentas conestructuras monolíticas y de una sola dimensión, donde se combinan los conceptos de lanaturaleza del gasto y su objetivo indistintamente, lo cual no facilita en algunos países lacorrecta clasificación y entendimiento de la información.

Desde las primeras contabilidades, se clasificaron los conceptos del gasto mediante unaestructura unidimensional denominada el plan de cuentas. Así, los contadores se vieron en lanecesidad de ‘abrir’las cuentas de tal forma que discriminaran tanto la clasificación de losrecursos como los objetivos del gasto. Es así como se definen cuentas de ‘costos deproducción’y de ‘gastos’, o se definen cuentas como ‘maquinaria y equipo’, etc.

Por ejemplo, bajo el esquema unidimensional, la subcuenta de ‘fertilizantes’debería estar comohija de la cuenta de ‘costos de producción’, pero además, los fertilizantes también se puedenconsumir en el área social de la finca y por lo tanto allí también se deberá crear la cuenta defertilizantes. Esto conlleva a un sistema de cuentas redundante.

Note en el anterior ejemplo que la clasificación de ‘Fertilizantes’es propia del recurso y nodepende de su objetivo o uso en la finca. De otra parte, el que el recurso se lleve a laproducción o al gasto es el objetivo del sacrificio del recurso. El objetivo del gasto es un atributopropio del centro de costos. Todas las imputaciones a un cultivo serán costos de producción ytodas las imputaciones a un centro de costos de área social de la finca serán gastos.

Otro ejemplo muy común es el de la cuenta de ‘gastos de personal’, que es necesario definirla(con todas sus subcuentas) como hija de la cuenta de ‘gastos’; pero como también se hacengastos de personal destinado a la producción, es necesario volver a definirla (con todas sussubcuentas) como hija de la cuenta de ‘Costos indirectos de producción’. De esta forma el plande cuentas de una empresa se incrementará y complicará substancialmente bajo el esquemaunidimensional.

Esta estrategia para definir las cuentas es comúnmente utilizada en todos los países conlegislación al respecto y por todos los programas de contabilidad.

Con sistemas tan completos como AgroWin, que incluyen un sencillo sistema de clasificación delos costos en forma bidimensional (Concepto y centro de costos), se puede simplificarenormemente el plan de cuentas, al solo hacer una clasificación por la naturaleza misma de losrecursos y separadamente determinar los objetivos de costos o centros de costos, a los cualesse les aplicarán los recursos.

AAggrrooWWiinn eess ccoommppaattiibbllee ccoonn ttooddooss llooss ppllaanneess ddee ccuueennttaass..

No obstante, AgroWin incluye un plan de cuentas acorde a la estructura comúnmente utilizadapor los contadores, con el fin de facilitar su acercamiento y entendimiento del sistema.


Se sugiere al usuario entender muy bien que los objetivos de los costos son en sí los centros decostos y los recursos sacrificados se clasifican en las cuentas de egresos. De esta forma seevitará tener que crear gran cantidad de cuentas y facilitará su registro y análisis.

CCllaassiiffiiccaacciióónn ddee llooss ccoossttooss ddee aaccuueerrddoo aa ssuu ffuunncciióónn..Tal vez ésta es la mas importante de las clasificaciones para el seguimiento de los costosen el sector agrícola.

Se puede definir un costo, como ‘la valoración económica de los recursos sacrificados odejados de utilizar en otra cosa, para dedicarlos a laobtención de algún fin productivo’.

Es de gran importancia entender los costos y su clasificaciónpor su función. Un usuario que no aprenda a clasificar loscostos por su función, difícilmente podrá estructurar lainformación de su finca y hacerle seguimiento coherente acada centro de costos.

Costo de producción: Corresponden a este grupo todas laserogaciones destinadas a la transformación de los recursos(materia prima, mano de obra y otros) en los productos que laempresa o finca va a vender.

En las empresas agrícolas de campo se llama costo de producción a la aplicación de recursos(mano de obra, insumos y otros) que conduzcan a la obtención de la cosecha y al proceso detransformación de la producción en productos terminados para la venta (post-cosecha).

En empresas pecuarias se llama costo de producción a las aplicaciones de recursos que serealicen a los galpones de aves, a las plantas de concentrados (si se producen en la finca), alos corrales y cercas para los animales, a los animales mismos y a las áreas donde setransforman en derivados o productos a vender.

En empresas agroindustriales se llama costo de producción a las aplicaciones de recursos,mano de obra y materiales, a la planta de procesamiento.

Gastos empresariales: Son erogaciones de recursosnecesarias para mantener en funcionamiento la empresa(finca). Entra en este grupo todos los costos que no son deproducción, pero que son necesarios para el funcionamientoempresarial de la finca. O sea que se agrupan todos loscostos originados por el área administrativa, la logística y laestrategia empresarial, como son los salarios, prestaciones,bonificaciones, etc., que no hayan sido incluidos en los costosde producción.

Otros gastos administrativos, también denominados comogastos generales, son los servicios, los útiles, los elementos de aseo, los arrendamientos, losimpuestos, los seguros, etc.

En términos generales se hablará de gastos para todo el grupo de conceptos que conformanlos gastos empresariales (administración, logística y estrategia) y de costos para todo el grupode conceptos que se refieren a los costos de producción.


Los gastos no están asociados directamente a un producto específico, mas bien se asocian alas erogaciones realizadas en periodo de tiempo determinado.

Los gastos son indispensables para que pueda haber producción, pero no quedan ‘incluidos’enel producto.

CCllaassiiffiiccaacciióónn ddee ccoossttooss ddee pprroodduucccciióónn ppoorr ssuuiiddeennttiiffiiccaacciióónn ccoonn uunn pprroodduuccttoo,, áárreeaa oo ffiinn pprroodduuccttiivvoo..

Los costos o erogación de recursos para la producción seclasifican en directos o indirectos, respecto a un proceso,producto o área en particular que se desee costear.

Esta clasificación es solo para los costos de producción y estádada únicamente por la facilidad que exista de asignarlos oasociarlos a un determinado producto o servicio.

CCoossttooss ddiirreeccttooss ddee pprroodduucccciióónn ((CCDDPP))..Los costos directos son aquellos que se pueden identificar claramente con un área o productoal que se le pueden imputar (cargar o asignar). Por ejemplo, el aplicar 2 toneladas de fertilizantea un lote de maíz. Es claro que el costo de esas dos toneladas de fertilizante es un costoatribuible a la producción del maíz en el lote.

En este grupo se clasifica la mano de obra, los insumos y otros gastos empresariales quepuedan ser imputados directamente a los productos o áreas de producción de la finca.

Por ejemplo, si se pagan honorarios por la asesoría sanitaria del galpón de gallinas ponedorasde la finca (es el único galpón de la finca), se podrá establecer que ese costo es directamenteimputable a los costos de producción de huevos.

Estos costos son llamados los CDP (Costos directos de producción).

CCoossttooss iinnddiirreeccttooss ddee pprroodduucccciióónn ((CCIIPP))..Los costos indirectos son aquellas erogaciones en que se incurre en el proceso productivo dela empresa (o finca), pero que no pueden ser clara ofácilmente atribuibles a algún producto o área en particular,pues éste está asociado con varios o todas las áreas oproductos.

En este grupo se clasifica la mano de obra indirecta, losmateriales indirectos, la asistencia técnica general, lossupervisores o patrones de corte, los jefes de producción, demantenimiento, y la depreciación de los activos, entre otros.

Sirve de ejemplo de costo de mano de obra indirecta el deuna finca ganadera, donde las cercas no pertenecen a ningún potrero específico (área de lafinca). En este caso los costos en que se incurra por mano de obra para la reparación ymantenimiento de las cercas se clasificará como un costo indirecto del ganado.

Estos son llamados CIP (Costos indirectos de producción) en el sector agropecuario y CIF(costos indirectos de fabricación) en el sector manufacturero.


Recuérdese que los costos son directos o indirectos respecto al producto o área de la finca.

Clasificación delos costos deproducción

Ejemplos:

Costos Directosde Producción

(CDP).

10 jornales para desyerba del lote los naranjos.

2 toneladas de fertilizante aplicados al lote “el bajo”.

Celador que se contrata exclusivamente para vigilar el lago depeces de la finca:

Costo directo al centro de costos Lago.

Costos Indirectosde Producción

(CIP).

Costos del beneficiadero, costos de mantenimiento de canales.

Mano de obra para mantenimiento de riegos, etc.

Mayordomo, honorarios por servicios de asesoría en riegos ymanejo de aguas de la finca.

DDiissttrriibbuucciióónn oo pprroorrrraatteeoo ddee llooss ccoossttooss iinnddiirreeccttooss..No es práctico tratar de asignar costos indirectos a los productos (o centros de costosproductores), ya que resulta costoso en operación y muy dificultoso. Por lo tanto, los CIP seacumulan en recipientes aparte y periódicamente se asignan o prorratean a los diferentesproductos producidos, según el o los criterios que resulten apropiados.

En este punto AgroWin es muy fuerte, ya que tiene muchas facilidades para realizar estasdistribuciones en forma adecuada, automática y bajo muchos criterios de distribución quecumplen con los mas altos requerimientos.

CCllaassiiffiiccaacciióónn ddee llooss ccoossttooss ddee pprroodduucccciióónn ppoorr eell ttiippoo ddeerreeccuurrssooss ssaaccrriiffiiccaaddooss..

Como se ha explicado, los costos de producción son todos los recursos sacrificados oconsumidos en el proceso productivo.

Esos recursos sacrificados se pueden clasificar en tres tipos básicos:

Materiales directos: Son los insumos, materiales, materias primas, partes o piezas que esnecesario utilizar o que se consumen en el desarrollo del producto final. Ejemplo: fungicidas,fertilizantes, semillas, materiales de construcción y siembra.

Mano de obra directa: Es la mano de obra que se usa directamente en las labores del procesoproductivo. Ejemplo: Fumigación, siembra, recolección, desyerbas o limpiezas, podas, castrada,ordeño, etc.

Costos indirectos (CIP): Se refieren a la mano de obra, materiales y muchos otros costos queson necesarios para generar el producto durante el proceso productivo, pero que no resulta fácilasignarlos como costos de mano de obra o materiales directos al producto final, o bien, no


quedan incorporados en el producto final. Ejemplo: mano de obra indirecta, materialesindirectos, pago se servicios técnicos, seguros de activos productivos.

Debe entenderse que para obtener los verdaderos costos de producción, es necesario acumularlos costos indirectos y al final de los periodos (que se establecen de acuerdo a la periodicidaddel cultivo) se deben repartir (distribuir o prorratear) entre los productos, de acuerdo con elmejor criterio que se pueda establecer.

AgroWin cuenta con muy buenas herramientas para hacer el manejo de distribuciones oprorrateo de costos, ya sea directamente o bien al final de los periodos.

CCllaassiiffiiccaacciióónn ddee llooss ggaassttooss eemmpprreessaarriiaalleess:: GGaassttoossaaddmmiinniissttrraattiivvooss,, ddee vveennttaass yy ggaassttooss ggeenneerraalleess..

Como se ha explicado, se utiliza la palabra ‘costos’para referirse a los recursos que sesacrifican o consumen en la producción y ‘gastos’para los recursos que se utilizan en laslabores de administración, estrategia y logística para los efectos del funcionamiento de laestructura empresarial de la finca y por consiguiente para alcanzar la producción. También seincluyen en los gastos, los recursos consumidos para el almacenamiento, la comercialización yventa de los productos.

Generalmente los costos se refieren a un producto o servicio, mientras que los gastos serefieren a un periodo de tiempo.

GGaassttooss ddee aaddmmiinniissttrraacciióónn yy vveennttaass..Las empresas deben incurrir necesariamente en otros tipos de gastos, que aunque no son deproducción, en el sentido de que no quedan imputados o asignados directamente a losproductos, son absolutamente necesarios para el cabal funcionamiento de la empresa. En estacategoría se encuentran los gastos de administración y ventas.

Ejemplos: Procurar el financiamiento de los costos y gastos con los socios y los bancos; pagarla tenencia de los libros de contabilidad de la empresa para fines tributarios y de costos; obtenerasesoría legal para el manejo de la empresa o la sociedad; gastos de representación al hacernegocios; diseño y producción de papelería; estudio de tecnologías potencialmente aplicables alos proyectos; capacitación del personal, etc.

Como se puede observar en el ejemplo anterior, todos estos gastos son necesarios para elfuncionamiento normal de la empresa, pero no se pueden relacionar con los costos deproducción propiamente dichos.

La recolección de comprobantes y contabilización de los gastos de administración y ventas sontan importantes como los de producción, ya que el éxito de la empresa también está dado por laeficiencia y efectividad de las actividades de administración y ventas.

LLooss ggaassttooss ggeenneerraalleess..En esta categoría caben todos los gastos que se desarrollan en la empresa, que pueden estarrelacionados con la producción o con la administración y ventas, pero que no resulta fácil sualineación a alguno de los dos conceptos. Por ejemplo, un administrador en una empresaagrícola pequeña, el cual dedica parte de su tiempo a las actividades productivas y parte de sutiempo a las actividades de administración y ventas. Esto sucede con muchos otros conceptos,


Costos y gastos de la empresa agrícola

Costos deproducción

Directos

OperacionalesIngresos

Gastos

Insumos ymateriales

Indirectos

Mano de obra

Operacionales de ventas

Operacionales de Administración

No operacionales

No operacionales

en los cuales no es clara la imputación a los costos indirectos de producción o a los gastos deadministración y ventas: El pago de la electricidad, el uso del computador, los vehículos, etc.

Entonces se puede decir que en algunas empresas, donde es difícil separar los costosindirectos de producción de los costos de administración y ventas, se pueden conformar comoun solo ente denominado ‘Gastos generales’.

Gastos generales = Costos indirectos de producción de difícil relación con el producto, mascostos de administración y ventas.

En muchas empresas puede establecerse este criterio de consolidación de estas dos categoríasen una solo o bien se pueden tener las tres categorías por separado (Costos indirectos deproducción, gastos de administración y ventas y la categoría de gastos generales a donde sellevarán los costos y/o gastos que no se puedan clasificar en los dos anteriores).

AgroWin cuenta con una gran facilidad para hacer este manejo a través de los distribuidores decostos, donde se puede preestablecer que, por ejemplo, todos los gastos de la gerencia serepartan entre los gastos de administración y ventas y entre los costos indirectos de producciónen las proporciones que el usuario establezca. Esto hará que cada vez menos gastos seanimputados a los gastos generales.

CCllaassiiffiiccaacciióónn ggeenneerraall rreessuummiiddaa ddee llooss ccoossttooss yy ddee lloossggaassttooss..

Para poder llevar un registro útil y apropiado de la información de la finca, es necesarioentender que cada egreso, sea costo o gasto, se debe clasificar desde diferentes puntos devista. Como se ha explicado a los largo de este capítulo, hay múltiples conceptos por los que sepueden clasificar los costos.

Para facilitar la clasificación, a continuación se presenta un cuadro resumen y unificado declasificación de los costos por su concepto dentro del funcionamiento de la empresa.

Esta clasificación propuesta presenta los conceptos de clasificación mas relevantes para elinterés que asiste al agricultor. Hay sin embargo muchas formas de clasificar los costos y losgastos y el usuario queda en libertad de establecer su propia clasificación, acorde a sus criteriosy requerimientos de información.

CCuuaaddrroo rreessuummeenn ddee llooss ccoossttooss yy ggaassttooss ddee uunnaa eemmpprreessaa ddeessttiinnaaddaa aa llaapprroodduucccciióónn..

Este cuadro es sinembargo una propuesta,que servirá de punto departida para la clasificaciónde los costos en la medidaen que ellos se produzcan.


Esta clasificación es similar a la clasificación que utiliza por defecto AgroWin, tanto para el plande cuentas internacional, como para algunos planes de cuentas por países. La estructura delplan de cuentas en el sistema luce en sus niveles mas agregados así:

Código Cuenta

4 INGRESOS

41 Ingresos operacionales.

42 Ingresos no operacionales.

5 GASTOS

51 Operacionales de administración.

52 Operacionales de ventas.

53 No operacionales.

7 COSTOS DE PRODUCCIÓN

71 Materiales e insumos

72 Mano de obra

73 Costos indirectos

74 Contratos de servicios.

OOttrraass ccllaassiiffiiccaacciioonneess ddee ccoossttooss::Las clasificaciones siguientes son también muy importantes en ciertos contextos y para muchosestudios de costos, pero que inicialmente no son de interés para la clasificación de los costosrequerida en AgroWin.

CCllaassiiffiiccaacciióónn ddee llooss ccoossttooss ddee aaccuueerrddoo ccoonn llaa aaccttiivviiddaadd ddee llaaeemmpprreessaa:: Costos de producción: Son los recursos sacrificados o consumidos en el proceso

productivo y que finalmente quedan incorporados en el producto. También llamados costosde manufactura o costos de fabricación.

Costos de mercadeo: También llamados costos de distribución y ventas. Su objetivo escalcular lo que cuesta distribuir un producto, ya sea por parte de la misma empresa que loproduce, o bien, por organizaciones que solo cumplen la labor de distribución. Se involucranaquí los costos administrativos y financieros.

Costos de servicios: Su finalidad es calcular el costo de la prestación de un servicio dondese incluyen además los costos administrativos y financieros.


CCllaassiiffiiccaacciióónn ddee llooss ccoossttooss ddee aaccuueerrddoo ccoonn ssuu vvaarriiaabbiilliiddaadd:: Costos fijos: Los que permanecen constantes durante el periodo contable y no dependen

del volumen de producción. Costos variables: Los que varían proporcional al volumen de producción. Costos Semifijos: Aquellos que tiene elementos fijos y variables a la vez.

CCllaassiiffiiccaacciióónn ddee llooss ccoossttooss ddee aaccuueerrddoo ccoonn llaa ffoorrmmaa eenn qquueessee eexxpprreesseenn uu oobbttiieenneenn llooss ddaattooss:: Costos históricos: Cuando la mayoría de los datos son reales y se han ido presentando

durante el período contable, con el objetivo de presentar los estados financieros e informesde costos ejecutados.

Costos predeterminados: Los costos se establecen por anticipado, es decir que secalculan antes de que se inicie la producción. Si la determinación de esos costos se efectúamediante métodos técnicos reconocidos se denominan costos estándar. Si el cálculo seefectúa por peritos o por métodos no muy técnicos, se denominan costos estimados.

Costos por absorción: Todos los costos directos e indirectos, fijos o variables, seconsideran como costos inventariables. Todos estos costos se le asignan al producto. Estees el mas ajustado a las normas tributarias en varios países latinoamericanos.

Costeo directo o variable: Todos los costos directos en la producción o fabricación y loscostos generales variables en la producción/fabricación se incluyen como inventariables. Seexcluyen de los inventariables los costos generales fijos, y se convierten en costos delperiodo en que se incurrieron.

CCllaassiiffiiccaacciióónn ddee llooss ccoossttooss ddee aaccuueerrddoo ccoonn eell ssiisstteemmaa ddeeaaccuummuullaacciióónn ddee ccoossttooss,, qquuee eessttáá ddaaddoo ppoorr llaa nnaattuurraalleezzaa ddeellaass ooppeerraacciioonneess ddee ffaabbrriiccaacciióónn::Esta clasificación se presenta principalmente en las empresas manufactureras y de servicios.

Costos por órdenes de trabajo o de fabricación (También órdenes de pedido, órdenes detrabajo, etc.). Estos corresponden a las empresas que elaboran sus productos acorde apedidos u órdenes de producción de los clientes.

Costos por procesos (Empresas de producción masiva y continua de artículos similares)en donde los costos de los productos se averiguan por períodos.

TTrraattaammiieennttoo ddee ttiippooss ddee ccoossttooss sseeggúúnn ssuussccaarraacctteerrííssttiiccaass eeccoonnóómmiiccaass::

Esta clasificación trata de presentar ciertos tipos de sacrificios reales que la empresa debe teneren cuenta para el análisis y la toma de decisiones. En algunos casos no representan dinero oerogaciones directas y se deben tener en cuenta y en otros casos representan sacrificios yahechos, pero para ciertos análisis no deben ser considerados.


CCoossttooss aalltteerrnnaattiivvooss..Existe la creencia de que “costos”es los que se debe pagar o desembolsar (en dinero) paraadquirir los recursos o usar los activos en un proceso de producción. Esto conlleva a pensarque el usar activos o recursos con que cuenta la empresa es gratuito.

Desde la perspectiva económica, al utilizarse un recurso del cual la empresa es dueña, laempresa puede estar dejando de percibir un beneficio alternativo.

Ejemplo:

Una finca posee un tractor de su propiedad ya pagado completamente. Se puede estimar que elcosto de utilizarlo es únicamente lo gastado en combustibles, lubricantes, llantas y sucorrespondiente mantenimiento.

Mirado desde otro punto de vista, la empresa siempre tendrá otras opciones para el tractor,como puede ser alquilarlo para trabajos en otras fincas o bien venderlo y disfrutar de losintereses de ese capital.

Así pues, al utilizar el tractor en las actividades de la empresa, se está dejando de percibir uningreso o beneficio y por tanto esto se traduce en un costo alterno o equivalente.

De igual forma, si no se tuviese en tractor, el servicio debería pagarse, ya sea en mano de obrao bien en alquiler de otro tractor.

El contabilizar los costos alternos, sin embargo, es un poco difícil y obedece a la planificación,criterios y manejo que un empresario le pueda dar a este tipo de costos.

En AgroWin los costos alternos pueden ser manejados, simplemente clasificándolos de talforma que se puedan obtener informes con costos alternos e informes excluyendo los costosalternos.

Esto mismo sucede con la mano de obra familiar en pequeñas empresas campesinas o con elsalario del mismo dueño de la finca, que al final, deben considerarse también como costosalternos de la empresa (mas adelante se presentará el tratamiento que se le debe dar a estoscostos).

EEll ccoossttoo eeccoonnóómmiiccoo..Para el análisis económico y la toma de decisiones y aun mas, para poder establecer criteriosde comparación entre empresas y proyectos, se deben considerar como costos los egresosreales de caja que se sacrifican para el desarrollo de las actividades, como también los costosalternativos. La suma de estas dos categorías de costos se conoce como el costo económico.

CCoossttooss hhiissttóórriiccooss..El costo histórico representa lo que ha sucedido en el pasado pero puede ser irrelevante para loque se está haciendo o para lo que se piensa hacer en el futuro.

Muchas veces el costo histórico juega un papel de suma importancia como referente para laplaneación y/o presupuestación de las actividades futuras, que al proyectarlo bajo unosdeterminados criterios pueden representar con acierto los costos futuros de actividades biendefinidas.

Los costos históricos revueltos de muchas actividades o labores o centros de costos no tienenningún valor al momento de planear o proyectar. Sin embargo, los costos históricos claramenteseparados por actividades, rubros, centros de costos o labores, pueden tender a repetirse bajo


unas mismas circunstancias o marcarse algunas diferencias previsibles de acuerdo a metas oacciones que se tomen para mejorar la productividad o la competitividad de la empresa o biende acuerdo a las variables económicas del entorno.

CCoossttooss hhuunnddiiddooss..Los costos hundidos son costos en que la empresa incurrió en el pasado, pero que no se debentomar en cuenta para ciertos análisis y toma de decisiones hacia el futuro. Estos costos noafectan los costos de análisis a futuro, ni pueden ser cambiados por ninguna decisión o eventoactual o futuro.

Es decir, los costos hundidos son gastos o erogaciones que se han hecho en el pasado, yaconsumidos en los procesos productivos, pero que en la actualidad, para la toma de algunadecisión, no representan ningún costo.

Por ejemplo, considere que se ha hecho una inversión en la siembra de un cultivo y en sudesarrollo. Luego las condiciones económicas del mercado cambian, haciendo que el costos delo que falta para terminar de desarrollar el cultivo y su recolección, tengan un costo superior alvalor de venta de la cosecha.

Al hacer el análisis, el costo inicial de la siembra y mantenimiento no intervendrá en la decisión,puesto que estos ya están hundidos o sacrificados y no son posiblemente recuperables anteninguna circunstancia. La decisión se debe tomar entonces del análisis futuro, de si se pierde ose gana con lo que falta para terminar el cultivo y su comercialización.

Como se podrá observar, el costo hundido se presenta ante la decisión que hay que tomar bajounas determinadas circunstancias, donde los valores ya consumidos no cuentan ante unadecisión a futuro.

Posiblemente si se toma la decisión de terminar el cultivo, se perderá todo el costo hundido,pero se perdería mas continuando.

CCoossttoo rreelleevvaannttee oo iinnccrreemmeennttaall..Estos son todos los costos que se verán afectados por una decisión o por la realización dealguna actividad.

Si la alternativa es hacer o no hacer una determinada actividad, los costos incrementales seránla diferencia entre los costos totales con la actividad y los costos totales sin la actividad.

Siempre, la decisión económicamente mas conveniente es la que considera todos los costos eingresos relevantes e ignora los costos hundidos.

Recuerde que las decisiones se deben tomar bajo un entorno y circunstancias que se presentanen un momento determinado en el tiempo y no bajo el análisis completo de la historia de unproyecto.


TTrraattaammiieennttoo ddee oottrrooss ggaassttooss yy ccoossttooss iinnhheerreenntteess aallffuunncciioonnaammiieennttoo ddee llaa eemmpprreessaa..

IInnggrreessooss yy ggaassttooss nnoo ooppeerraacciioonnaalleess..Pueden existir un conjunto de gastos e ingresos que no están relacionados directamente con laproducción, ni con la administración y ventas de la empresa, pero que afectan el resultadoeconómico y el flujo de caja de la empresa.

Este es el ejemplo de los ingresos por venta de acciones o inversiones en propiedad raíz, oingresos por rendimientos financieros, etc. De otra parte, también pueden haber gastos nooperacionales, como los gastos financieros posiblemente determinados por un alto grado deendeudamiento, los gastos familiares o del área social (piscina, caballos de recreo, lancha, etc).

Estos gastos e ingresos no corresponden al giro normal de la empresa como tal y por lo tantono se pueden mezclar con los costos y gastos propios de operación.

La diferencia entre los costos y gastos no operacionales da origen al ‘resultado no operacional’y la diferencia entre los gastos y costos de operación y los ingresos operacionales, da origen al‘Resultado operacional’.

Para hacer comparaciones entre resultados de empresas, lotes, actividades o productos, esnecesario separar los factores que explican la eficiencia de producción y la eficiencia de laadministración de los otros factores que pueden afectar el resultado, como los ingresos y gastosno operacionales.

TTrraattaammiieennttoo ddee llooss ccoossttooss ddee llooss bbiieenneess ddee ccaappiittaall((pprrooppiieeddaadd,, ppllaannttaa yy eeqquuiippoo))..Los bienes de capital son la propiedad, planta o equipo, llamados activos que duran mas de unperiodo de producción.

Ejemplos de estos son: La tierra, la maquinaria, las máquinas de procesamiento de la cosecha,los computadores, las construcciones y edificaciones, etc.

Cuando estos activos son adquiridos para el proceso productivo, deben tener un trato diferenteal de los materiales e insumos.

Los materiales e insumos, por consumirse en el mismo periodo del proceso productivo, soncontabilizados directamente como costos de producción.

Cuando se adquiere un activo cuya vida útil abarca mas de un periodo de producción, su valorno puede ser cargado como costo de producción a un solo periodo, ya que ello representaríauna sobre-estimación de los costos del periodo en el que se adquiere y una sub-estimación delos otros periodos donde se usa el activo. Lo correcto es en cada periodo contabilizar el costodel servicio que presta el activo.

Hay varias formas de estimar este costo que en términos contables se denomina ‘ladepreciación’. Una y la comúnmente utilizada es estimar la vida útil del activo y cargarle a cadaperiodo de la vida en la que el activo prestará su servicio una porción igual de ese costo hastaque se termine de llevar al costo todo el valor del activo.

Por lo tanto es necesario distribuir el costo total de cada activo entre los periodos de su vida útil.

Depreciación = Costo asignable al periodo por concepto del uso del activo.


Depreciación periodo = Valor de compra / número de periodos de vida útil.

Otra forma comúnmente utilizada en los procesos agrícolas es el de estimar la cantidad de usoque aguanta el activo y periódicamente evaluar el uso del activo en el periodo, con el fin decargarle al periodo el costo proporcional a la duración estimada de su vida.

Depreciación periodo = (Uso periodo / Uso vida estimado) * Valor de compra.

Este concepto es explicado en detalle en el capítulo de activos fijos e inversiones deContaPyme.

El uso de los bienes de capital al servicio del proceso productivo debe imputarle sus costos alos costos de producción. Los gastos en que incurra la empresa por concepto de otros activosque no están al servicio del proceso productivo deben ser llevados al gasto.

UUssoo ddee llooss bbiieenneess ddee ccaappiittaall eenn eell pprroocceessoo pprroodduuccttiivvoo::

El uso de los bienes de capital en el proceso productivo involucra tres tipos de costos que sedescriben a continuación:

Costos directos:

Estos son los necesarios para mantener en funcionamiento el bien y se consumen en el periodode producción, como son el operario, los combustibles y lubricantes, los repuestos, los costosde mantenimiento, etc.

La depreciación:

La depreciación, como término contable, se define como “la asignación del costo de un activofijo tangible a los resultados en los periodos en los cuales se reciben los servicios del activo”. Entérminos generales, la finalidad de la depreciación es compensar el ingreso de un periodo conlos costos de los bienes y servicios que son consumidos en el esfuerzo de generar ese ingreso.

También se puede interpretar la depreciación como la disminución del valor del activoproductivo en razón de su utilización, de su desgaste o de su obsolescencia.

Depreciación por utilización:

Frecuentemente se deprecia la maquinaria y equipo (tractores, máquinas de procesamientos,etc.) en razón de su uso en horas o de kilómetros recorridos o la especificación de vida útilestablecida por el fabricante.

Depreciación por obsolescencia:

Hay ciertos activos que no pierden su valor por su intensidad de uso, mas si por el correr deltiempo, como es el caso típico de la electrónica, en especial los computadores. Estos sevuelven obsoletos en la medida que van saliendo nuevos modelos, o nuevos aplicativos desoftware que hacen incompatibles o lentos u obsoletos a los antiguos computadores. En estecaso la depreciación se establece por un número de periodos apropiado para cada tipo deactivo.

La depreciación es en esencia una forma de diferir el costo de un activo entre los periodos deproducción en los cuales éste prestará su servicio. De esta manera no se sobreestimarán loscostos de producción del periodo en el que se adquiera y cada periodo será castigado con unaporción del valor invertido en el activo.

Activos no depreciables:


Otros activos, como la tierra y los derechos de agua, son utilizados durante los periodosproductivos, pero no sufren ninguna pérdida de valor por su uso, ni por obsolescencia y por lotanto no se deprecian.

Asignación de los costos de depreciación:

La depreciación se debe incluir en la contabilidad de gestión o de costos como un costo deproducción o bien como un gasto general, debido a que la depreciación representaefectivamente una disminución en el valor del activo durante el proceso productivo y por tantolos ingresos deben ser capaces de cubrir esos costos, además de los otros costos y gastos dela empresa.

Si el activo es destinado directamente al proceso productivo, su depreciación se debe imputarcomo un costo de producción y si está destinado a servicios generales, como computadores, elauto del administrador, los sistemas de comunicación, etc., podrán ser prorrateados entre losgastos de administración y los costos indirectos o bien imputados directamente a los gastosgenerales.

TTrraattaammiieennttoo ddeell ccoossttoo ddee ccaappiittaall..Este está asociado al uso de los bienes de capital y al uso del capital de trabajo.

El costo de capital representa el costo de tener dinero o recursos valiosos inmovilizados en laempresa, en circunstancias en que la empresa como tal está incurriendo en un costo financierodirecto, porque está financiando esos activos con deuda o bien porque está dejando de percibiruna rentabilidad por no tener ese dinero invertido en otra cosa (acciones o intereses bancarios,por ejemplo).

Como se presentó anteriormente en la definición de costos alternativos, el caso de ‘dejar depercibir una rentabilidad’sería un costo alternativo del capital inmovilizado en los activosproductivos.

El incluir el costo de capital en los costos de producción siempre causa discusión.

PPuunnttoo ddee vviissttaa ddeell iinnvveerrssiioonniissttaa..

Desde esta perspectiva el costo de capital existe, ya sea como un egreso de caja (en el caso deque se haya endeudado para obtener el capital), o como un costo alternativo (al juzgar larentabilidad que se dejaría de recibir bajo otra alternativa) y es relevante en muchos casos paratomar decisiones de inversión.

PPuunnttoo ddee vviissttaa ddee llaa ccoonnttaabbiilliiddaadd ddee ccoossttooss..

El incluir los costos de capital en los costos de producción exige en primer lugar un alto gradode estimación de estos e involucra una alta dosis de subjetividad en la información. De hecho,la tasa de interés o descuento o tasa de oportunidad utilizada para estimar el costo de capitalpuede ser muy discutible, ya que para un inversionista puede ser muy baja y para otro, conotras oportunidades, puede ser muy alta. Esto conlleva a que los resultados no seancomparables.

Por ello, es recomendable no incluir el costo de capital o costo financiero o costo alternativo delcapital invertido en el análisis de los costos de producción.

Solo se deben incluir los costos asociados al uso de los bienes de capital y su respectivadepreciación.


TTrraattaammiieennttoo ddee llooss ggaassttooss ffaammiilliiaarreess yy ccoossttooss ddee eexxpplloottaacciióónn..En una gran mayoría de los predios latinoamericanos, muchos de economía campesina ypequeños empresarios, no existe una clara diferenciación entre la empresa como tal y lapersona y su familia. Los egresos correspondientes al manejo de la empresa son mezcladoscon los gastos familiares. Esto es debido a que en la mayoría de los casos el empresario norecibe un sueldo, sino que deriva su ingreso de los ingresos propios de la empresa.

Esto puede complicar la interpretación y comparación de los resultados.

Por lo anterior, la mano de obra campesina y los gastos del salario administrativo se debendefinir basados en el criterio del costo alternativo. En el caso de que el administrador gaste masdel monto asignado como salario, ese gasto debe contabilizarse como un retiro de utilidades. Sigasta menos, la diferencia debe contabilizarse como un aporte a la empresa.

Capítulo 4: Los centros de costos. 4 - 1

Capítulo

4

LLOOSS CCEENNTTRROOSS DDEE CCOOSSTTOOSS..

SSeegguuiimmiieennttoo aa llooss ccoossttooss ddee llaa eemmpprreessaa..Una vez determinado el tipo de actividad o negocio, la naturaleza de las operaciones deproducción y el método de cálculo, entre otras, es necesario empezar a hacerle seguimiento alos costos de producción, a los gastos de administración y ventas y en general a los costos dela empresa.

Para esto, se establece una división de la empresa como un “todo”en partes claramenteidentificables por su fin dentro de la empresa y a las cuales se les hará seguimiento detalladode sus gastos e ingresos. Esas partes definidas de la empresa, se denominan en términosgenerales como ‘centros de costos’.

De la buena estructuración y comprensión de los centros de costos, depende la buenaobtención de resultados futuros.

DDeeffiinniicciióónn ddee cceennttrrooss ddee ccoossttooss..También llamados centros acumuladores de costos e ingresos.

Un acumulador de costos o de ingresos es una parte bien definida de la empresa (física oconceptual), con un fin claro y a la cual se le desea hacer seguimiento detallado de sus costos(y de ser posible de los ingresos que este genera). Es decir, llevarle un registro detallado de loscostos, gastos e ingresos que se le pueden cargar directamente a esa parte de la empresa.

El entendimiento del concepto de centro acumulador de costos es fundamental para poderllevar a cabo el seguimiento de la empresa y sus recursos. Por lo tanto, hasta no entenderplenamente los centros de costos y los conceptos relacionados, no debe procederse con ladefinición y creación de la estructura de centros de costos.


El centro de costos se encargará entonces de ir acumulando todos los egresos e ingresos quese le atribuyan o se le imputen a una determinada área de la empresa que ellos representen yen cualquier momento se podrá obtener informes sobre su estado, los gastos, los costos y losingresos que se le han atribuido, clasificados por cuentas (conceptos de gastos y de ingresos).

Figurativamente se pueden considerar los centros de costos como recipientes donde se vanclasificando los diferentes comprobantes que corresponden a los egresos y los ingresos. Deesta forma habrá un recipiente donde se depositarán todos los comprobantes de gastos deadministración, otro donde se depositarán todos los comprobantes de gastos en maquinaria yequipo, otro donde se depositarán todos los comprobantes de los egresos destinados a la manode obra, insumos y materiales imputables a un determinado cultivo, etc.

De esta forma, cuando se genere un comprobante de algún costo o gasto de la finca, éste seclasificará en el recipiente que mas se adecue: administración, maquinaria, cultivo x, etc.

Al final, cuando se totalicen todos los comprobantes de cada recipiente, se tendrán entonces loscostos o gastos en que se ha incurrido en cada centro de costos.

Entonces esa parte de la empresa a la que se le va hacer el seguimiento se le llama centroacumulador de costos e ingresos, que normalmente también se denomina centro de costos.

En términos muy generales se podría decir que la empresa puede considerarse como un solocentro acumulador de costos e ingresos. Algunos lo consideran así, pero no permite análisisseparados de sus diferentes áreas de gestión y productivas.

Si al usuario le interesa hacer un seguimiento detallado de los costos de la empresa,posiblemente la dividirá en partes bien definidas a las cuales les llevará las cuentas de losgastos, costos e ingresos que se le puedan cargar a ellos directamente. De esta forma seobtiene mayor nivel de información para el control, seguimiento y para la toma de decisiones.

Es importante que los centros de costos sean muy bien definidos conceptualmente y que se lespueda llevar la información con relativa facilidad.

Un ejemplo común de centros acumuladores de costos son los departamentos en que se divideuna empresa o cada cultivo de cada lote de la finca.

Un centro de costos no es necesariamente una parte física de la empresa, puede ser algúnobjetivo de gastos a los que se les desee hacer seguimiento; por ejemplo, si se le desea hacerseguimiento a todos los gastos de vehículos, se crearía un centro de costos: gastos vehículos.Otro ejemplo, podría ser el caso de un centro de costos de ‘Gastos inauguración sede’o‘Gastos familiares’.

La determinación de los centros de costos en que se desea dividir la empresa para elseguimiento de los costos depende de las necesidades de cada usuario y de las características


de cada empresa. Esto también depende mucho del criterio gerencial con que se maneje elnegocio.

El caso de los vehículos como centro de costos, depende de si se considera necesario o no.

Por ejemplo, si en la empresa desean saber con buena aproximación los costos en que se estáincurriendo por el uso de los vehículos en cada mes, se deberá definir a los vehículos como uncentro acumulador de costos. Si por el contrario, esto no tiene ningún significado para elusuario, posiblemente los gastos de los vehículos serán clasificados dentro de un centro deacumulación de costos general de la empresa o de algún departamento que sea responsable deellos.

Suponga una pequeña finca propietaria de una volqueta, la cual se dedica a las actividades detransporte y se desea hacer una evaluación de sí es conveniente vender la volqueta y contratarel servicio cuando se necesite, o bien, seguir con la volqueta y acarrear con sus costos. A esteusuario posiblemente le sea conveniente establecer como centro de costos separado a lavolqueta. De esta forma, al final de cada periodo podrá conocer todos los gastos que se lehicieron a la volqueta y por cuales conceptos (gasolina, conductor, mantenimiento, repuestos,impuestos, seguros, aceite, engrasados, etc).

LLooss cceennttrrooss ddee rreessppoonnssaabbiilliiddaadd..Los centros de responsabilidad son áreas definidas de la empresa (como departamentos oáreas) a las cuales se les asigna un responsable directo. Éste se encarga de la jefatura delárea, de hacer los planes y presupuestos, de controlar su ejecución, de llevar a cabo todas lasactividades propias de un jefe respecto a su área.

CCeennttrrooss ddee ccoossttooss vvss.. CCeennttrrooss ddee rreessppoonnssaabbiilliiddaadd..Todos los centros de responsabilidad principales deberían ser centros de costos para efectosde evaluación, pero no todos los centros de costos son necesariamente centros deresponsabilidad directa.

Por ejemplo, las praderas de una finca ganadera o los lotes de maíz tienen en sí unresponsable, que puede ser directamente el administrador técnico de la finca, pero cada parcelao lote en particular, de por sí, no es un centro de responsabilidad donde hay un responsabledirecto al cual se le pedirán cuentas de esa área. Sin embargo, cada parcela o lote de maíz sies un centro de costos al cual se le hará seguimiento detallado de sus costos y de sus ingresose incluso de sus producciones y rendimientos.

CCllaassiiffiiccaacciióónn ddee llooss cceennttrrooss ddee ccoossttooss ppoorr ssuu ccaarráácctteerr ffííssiiccoo::CCeennttrrooss ddee ccoossttooss ffííssiiccooss ddee ppllaannttaa::

Normalmente son áreas físicas, donde trabajan una o mas personas subordinadas a unresponsable. Si el centro de costos tiene responsable asignado es también un centro deresponsabilidad.

Ejemplo: La gerencia, los departamentos de la empresa y sus secciones, la bodega con suencargado, etc.

CCeennttrrooss ddee ccoossttooss ccoonncceeppttuuaalleess::

Son centros de costos que no existen físicamente en la empresa, pero que existen a nivelconceptual y se les desea hacer seguimiento a los costos e ingresos que ellos generen.


Ejemplos: Los proyectos y programas de la empresa (proyecto de mejoramiento de la eficienciade los trabajadores), los gastos familiares, etc.

EEssttrruuccttuurraacciióónn ddee llooss cceennttrrooss ddee ccoossttooss..Con el fin de hacerle seguimiento a los diferentes costos e ingresos de las partes objetivo de laempresa y además poder llegar a conocer los costos reales de producción de cada uno de losproductos, es necesario dedicarle unos minutos adicionales a pensar en una buena estructurade centros de costos para la empresa.

Debe entenderse que el dividir la empresa en partes cada vez mas pequeñas no hará que lainformación de costos sea mas precisa. La clave a la hora de dividir la empresa en partes parasu seguimiento, es dividirla en sus centros de costos o actividades mas relevantes.

Cada centro de costos debe abarcar un grupo de procesos o procedimientos relacionados yafines entre sí, que son destinados a una determinada necesidad de trabajo en la empresa. Ensu conjunto deben conformar una unidad física o conceptual claramente definida y entendible.

La falta de claridad en la definición de los centros de costos hará fracasar toda una operaciónempresarial que pretenda tomar decisiones basadas en la información proveniente de loscentros de costos.

Hay muchas razones para obtener una buena estructuración de la empresa en centros decostos.

Determinar el verdadero costo de producción de cada unidad producida. Conocer los costos reales de ciertas áreas de la empresa (lotes, bodegas, área social,

planta de procesamiento, cultivos, etc.). Para organizar la empresa en sub-unidades mas pequeñas y fáciles de organizar y evaluar. Para identificar lotes agrícolas, actividades, líneas de producción o centros de costos que

estén dando pérdidas o ganancias. Para encontrar el punto de equilibrio económico. Para comparar diferentes opciones (respecto a otro periodo, respecto a otro lote, respecto a

la región, respecto a otra finca). Para evaluar en algunos casos si producir internamente o comprar afuera. Para entender el negocio y sus diferentes componentes. Para tomar mejores decisiones. Para planear con base en información precisa (costos, rendimientos, estadísticas,

producciones). Para compararse con los competidores y ser más competitivo. Para determinar las actividades a las que se les debe reducir los costos. Para determinar las actividades que no generan valor agregado y se pueden eliminar. Para determinar si inversiones en tecnología pueden reducir los costos de las actividades. Para conocer las fortalezas y debilidades de cada actividad. Para establecer incentivos y sistemas de control sobre grupos de trabajo y responsables de

área. Para conocer el nivel de desempeño de ciertas áreas respecto a lo presupuestado y lo

ejecutado. Para mejorar la eficiencia a través de políticas de motivación y políticas de incentivos. Para producir indicadores que evalúen las metas y objetivos propuestos. Etc.


MMeettooddoollooggííaass ddee ccáállccuulloo ddee ccoossttooss..Hay varias formas para determinar los costos de producción. Costos por absorción, costos porsecciones homogéneas, costos directos, costeo variable, y la metodología de los costos abc(Activity Based Costing).

AgroWin no está desarrollado para adecuarse a una única metodología. Con las muy diversasalternativas que se pueden seleccionar en AgroWin, es posible montar prácticamente cualquiermetodología de costos. Una adecuación de la metodología de los costos ‘abc’puede serutilizada en AgroWin (abc con minúscula es la metodología de costos aplicada a las PYME’s).Se recomienda la lectura de esta metodología de calcular los costos, aunque no esindispensable para los efectos de entender cómo se estructuran y calculan los costos en elsistema.

En términos generales, las diferentes metodologías de costos totales se encargan de imputarlemetódicamente todos los costos indirectos de producción de una empresa a los productos o alos centros de costos de producción que los hacen necesarios y luego distribuye todos loscostos de producción de cada cultivo, entre el número de unidades producidas.

El objetivo principal de todas las metodologías es calcular los verdaderos costos de producircada unidad de producto o de prestar un servicio.

Costo total de producción = Se calcula como el costo directo de producción (Mano de obra einsumos) + costos indirectos + Otros.

CCllaassiiffiiccaacciióónn ddee llooss cceennttrrooss ddee ccoossttooss ppoorr ssuu eettaappaa ddeeddeessaarrrroolllloo..

La etapa de un centro de costos es fundamental en los procesos de costeo y contabilización. Esmuy diferente el tratamiento contable de un centro de costos en etapa de desarrollo a uno enetapa de explotación.

1. Centros de costos en etapa de desarrollo o inversión.

2. Centros de costos en etapa de explotación.

11.. CCeennttrrooss ddee ccoossttooss eenn eettaappaa ddee ddeessaarrrroolllloo oo iinnvveerrssiióónn..Se tiene un centro de costos en etapa de desarrollo cuando se está construyendo,desarrollando o montando algún proyecto, maquinaria, cultivo, edificación o algo, que en unfuturo se piense utilizar o explotar o simplemente beneficiarse de su servicio.

Ejemplos de centros de costos en etapa de desarrollo:

Periodo de siembra y desarrollo de un cultivo de cacao o de café.

Periodo de construcción de la bodega de fertilizantes de la finca.

Montaje de la planta de procesamiento de fruta.

Construcción del beneficiadero de café.

Los centros de costos en desarrollo, son los que acumulan los costos sacrificados paradesarrollar algo.


LLaa ccoonnssttrruucccciióónn ddee uunnaa ffáábbrriiccaa ((ssíímmiill pprreelliimmiinnaarr ppaarraa eenntteennddeerr eell mmaanneejjoo eenn eellccuullttiivvoo))..

Etapa de construcción o desarrollo de la fábrica.

Haciendo un símil con la construcción de una fábrica, se dice que el empresario no se estágastando su dinero en la construcción de la fábrica, sino que está invirtiendo en la construcciónde la fábrica.

Es claro que cuando se comprometen fondos en cualquier proyecto que busque una retribuciónfutura, se trata de una inversión.

Para el ejemplo, los costos de la construcción, en términos de costos y contablemente, no sedeberán considerar en un estado de resultados, debido a que la fábrica aun no se puedeevaluar si está dando pérdidas o ganancias, por la simple razón de que apenas se encuentra enconstrucción.

Es así como todos los gastos y costos imputables a la construcción se deberán acumular en uncentro de costos de desarrollo o de inversión, que hace parte del activo de la empresa (cuentasdel balance).

Ejemplos de estas cuentas en el activo serán:

Construcciones en proceso (1508).

Maquinaria y equipo en montaje (1512).

Activación.

Una vez la construcción haya sido terminada, esta será activada contablemente, lo cual significaque pasa de una etapa de desarrollo a convertirse en un activo fijo depreciable o amortizablepor el valor de todos los gastos que se hicieron durante su etapa de desarrollo.

Depreciación o amortización.

Los costos de desarrollo de la fábrica se deberán amortizar en los años de vida útil de la mismay de ninguna manera deberán afectar al periodo inicial en el que se hicieron, pues castigaríanese primer periodo con demasiados gastos y sub-estimaría los gastos de los otros periodos.

EEll ddeessaarrrroolllloo ddee uunn ccuullttiivvoo ppeerreennnnee..

De igual forma que en la construcción de la fábrica, cuando se está desarrollando un cultivoperenne, se está invirtiendo en ese desarrollo, con el fin de explotarlo cuando empiece aproducir y obtener una retribución por la venta de la producción.

Etapa de desarrollo del cultivo.

Como se puede deducir el párrafo anterior, toda la etapa de desarrollo de un cultivo se debeentender y tratar como una inversión que no debe afectar para nada el estado de resultados).

Todos los costos de desarrollo del cultivo se deben acumular en una cuenta especial del activo,desde las labores preliminares y necesarias para la siembra, como preparación del terreno,ahoyado, trazado y siembra, hasta el momento en que la plantación empiece a producir.

Ejemplo de cuentas para almacenar el costo de desarrollo de cultivos:

Cultivos en desarrollo (1425).

Plantaciones agrícolas en desarrollo (1428)

Plantaciones agrícolas y forestales en desarrollo (1564).


De esta forma, los costos en que se incurra en la finca para el desarrollo de nuevos cultivos, noafectarán los estados de pérdidas y ganancias (o estados de resultados) de un periodo.

En el momento en el que el cultivo empiece a producir, se considera que empieza su etapa deexplotación y por lo tanto deberán suceder dos cosas importantes:

Activación: Una vez que inicia el periodo de producción, el cultivo se activa. Entonces todos loscostos acumulados de desarrollo del cultivo en un lote se convertirán en un único activoamortizable.

Amortización: El activo amortizable creado durante la activación del cultivo será amortizadodurante toda su vida productiva, llevando a los costos de producción de cada periodo unaalícuota del valor total de la activación. Si el cultivo tiene una vida útil de producción de cincoaños, entonces a los costos de cada año le cargará una quinta parte de los costos dedesarrollo.

Etapa de explotación del cultivo.

Todos los costos imputados a los cultivos en etapa de explotación se denominan ‘costos deproducción en proceso’. Técnicamente deben ser acumulados en una cuenta de inventarios delactivo denominada ‘Producción en proceso’.

En términos sencillos el usuario deberá registrar cada valor sacrificado, indicando el conceptodel gasto y el centro de costos al que se le imputa.

En este caso, el concepto del gasto es una de las cuentas de costos de producción y el centrode costos es el cultivo en etapa de explotación.

Debe entenderse que AgroWin no pierde el concepto inicial del gasto (fertilizantes, fungicidas,salarios,etc). Aunque los gastos se acumulen en una cuenta de ‘producción en proceso’,siempre el usuario puede tener información clasificada de los costos.

EEll ddeessaarrrroolllloo ddee uunn ccuullttiivvoo ttrraannssiittoorriioo..

Las construcciones o inversiones cuya retribución se obtenga en un término no mayor a un año,no se deben considerar inversiones, por la simple razón de que la retribución se obtendrá en elmismo año o ejercicio.

Simplemente, desde que se crean los cultivos transitorios, se consideran en etapa deexplotación. Durante unos meses van a estar demandando costos de desarrollo y al final se vaa obtener su retribución.

Esto hace mucho mas simple el tratamiento de los cultivos transitorios o de ciclo corto.

Finalmente, cuando se recolecta la cosecha, se termina el cultivo (se erradica).

22.. CCeennttrroo ddee ccoossttooss eenn eettaappaa ddee eexxpplloottaacciióónn..Como ya se ha explicado en la sección anterior acerca de los centros de costos en etapa dedesarrollo, un centro de costos en etapa de explotación es el que ya se está explotando o delcual ya se están obteniendo beneficios o retribuciones.

Este es el caso mas normal de centros de costos y se denominan centros de costos estándar.

El área administrativa o el área de contabilidad o el área de servicios técnicos, las cuales sedeberán crear como centros de costos, se deberán considerar en etapa de explotación.Obsérvese que todos ellos son entes en los que se está gastando o comprometiendo recursospara obtener beneficios inmediatos o dentro del mismo periodo.


Otro caso de un centro de costos en etapa de explotación es el caso de la maquinaria y equipo,que normalmente se está explotando.

Normalmente los centros de costos estándar acumulan todos sus gastos clasificados porcuentas de costos y de gastos en el estado de pérdidas y ganancias o estado de resultados.

Sin embargo, se hace un tratamiento muy diferente para los centros de costos de explotaciónúnicamente y los centros de costos que siendo de explotación, tienen producción de productosque serán embodegables. Estos se denominan centros de costos de producción.

Si se tiene en la finca una planta de procesamiento de fruta (ya creada) o un beneficiadero decafé, éstos se considerarán centros de costos de producción. Note que estos están en etapa deexplotación, pero a la vez producen productos embodegables.

CCllaassiiffiiccaacciióónn ddee llooss cceennttrrooss ddee ccoossttooss ddee eexxpplloottaacciióónn::

Los centros de costos en etapa de explotación pueden tener una clasificación adicional,dependiendo de si son dedicados a la producción de algún producto o no.

Centros de costos de producción: Estando en etapa de explotación son dedicados a laproducción. Tienen que producir productos embodegables para la venta o para el consumo.

Centros de costos estándar: Son centros de costos en etapa de explotación que no sededican a la producción de productos. Normalmente son ajenos al proceso productivo oacumuladores intermedios de costos indirectos de producción.

Centros de costos de maquinaria y equipo: También son centros de costos en etapa deexplotación, pero se especializan en el almacenamiento de los costos de maquinarias, con el finde repartir los costos entre los cultivos en los cuales ha trabajado una determinada máquina oconjunto de máquinas.

CCllaassiiffiiccaacciióónn ddee llooss cceennttrrooss ddee ccoossttooss ppoorr ssuu rreellaacciióónnccoonn eell pprroocceessoo pprroodduuccttiivvoo..

En una empresa, se deberán establecer todas las áreas funcionales, además de lotes agrícolaso procesos de producción, que directa o indirectamente afecten el costo del producto final.

Hay centros de costos cuyo objetivo final es el de producir, como lo es el cultivo de maíz en unlote de la finca. Sin embargo, no se puede afirmar que solo los costos que se le imputendirectamente a ese lote, serán los costos de producción. Siempre habrán otros centros decostos que será necesario crear para acumular costos que aunque finalmente deberán serllevados por algún método al producto como tal (al maíz), por razones prácticas o demetodología o por necesidades de información, es conveniente acumularlos en un recipienteseparado y al final del ciclo o del periodo, hacer la transferencia al cultivo.

Finalmente, es necesario establecer métodos o criterios para llevar todos esos costos‘intermedios’al producto, con el fin de conocer su costo total real de producción.

Esas áreas funcionales se deberán crear como centros de costos, que deben ser clasificadospor su relación con el proceso productivo como:

Centros de costos acumuladores de los costos de producción.

Centros de costos acumuladores de costos indirectos de producción o fabricación .

Otros centros de costos ajenos al proceso productivo, como administrativos, de ventas, etc.


Toda la estructuración dependerá de los criterios gerenciales, de la actividad económica, de losproductos, y principalmente del criterio del usuario para determinar si una u otra función se debellevar al costo del producto en forma directa, indirecta o no llevarla.

Las secciones siguientes explicarán en detalle cada uno de estos tipos de centros de costos:

CCeennttrrooss ddee ccoossttooss aaccuummuullaaddoorreess ddee llooss ccoossttooss ddeepprroodduucccciióónn..Estos centros de costos almacenan todos los costos en que incurre la empresa (mano de obradirecta, materiales directos y otros costos directos) aplicados a la producción.

Es decir, se encargarán de acumular todos los costos y gastos que son directamenteimputables a un proceso productivo o a un producto.

Para que un centro de costos se clasifique en esta categoría, tiene que ser dedicado a laproducción y como resultado debe producir productos embodegables.

Lo anterior significa que todos los costos que se le imputen en forma directa o indirecta seránllevados finalmente a los productos del centro de costos.

Estos centros de costos tienen un tratamiento especial, ya que contablemente y en términos decostos, todos los fondos que se comprometan en el desarrollo de la producción de un periododeberán tener un tratamiento especial relacionado con los inventarios de producción que seestán desarrollando.

Así, los costos imputados a una plantación en etapa de producción, deberán ser llevadasdirectamente al capítulo de inventarios, a una cuenta denominada ‘producción en proceso’,donde se acumularán hasta que haya producción. Note que no afectan el estado de pérdidas yganancias, pero si el balance en el capítulo de inventarios.

Una vez se embodeguen productos a un costo estimado o estándar (los métodos de estimaciónde costos se tratarán mas adelante), estos serán llevados a la cuenta especial de inventarios deproductos terminados y será disminuida en el mismo monto la cuenta de producto en proceso.

Este proceso seguirá luego cuando se vendan los productos, en cuyo caso se afectará elestado de pérdidas y ganancias por el costo estimado de la producción y por el valor del ingresode la venta.

Todo este proceso se tratará mas adelante en un capítulo de manejo de los inventarios deproducción.

En algunos países, como Colombia, es obligatorio imputar inicialmente los costos de producciónen proceso a las cuentas ‘7 Costos de producción’del estado de pérdidas y ganancias y luegotrasladarlas a las cuentas de inventarios de producción en proceso al final de cada periodo(mensual).

IMPORTANTE:

El centro de costos destinado a la producción deberá producir directamente algún productodentro del negocio y se le hará finalmente un análisis de costos de producción.

Como producirá productos, obligatoriamente deberán ser embodegados y llevados al inventario.

Si el centro de costos no produce productos embodegables, no podrá ser considerado un centrode costos de producción.

Ejemplos generales de centros de costos de producción:


Plantaciones agrícolas en explotación, como maíz, plátano, banano, café, palma de aceite,sorgo, etc.

Líneas de producción de una fábrica (para el caso de la manufactura).

Se dice que un centro de costos es de producción cuando su objetivo es el de producir algúnmaterial para la venta (Productos), o bien para el consumo, que deberá ser embodegado en losinventarios de la empresa.

Cualquier centro de costos en etapa de explotación puede clasificarse como de naturaleza deproducción o de no producción.

CCeennttrrooss ddee ccoossttooss aaccuummuullaaddoorreess ddee ccoossttooss iinnddiirreeccttooss aallpprroocceessoo pprroodduuccttiivvoo ((CCeennttrrooss ddee CCIIPP))..Este es el común de los centros de costos, como los departamentos y áreas de una empresadestinadas al proceso productivo, las plantas de procesamiento, los beneficiaderos y otroscentros de costos conceptuales como la maquinaria y equipo, los vehículos destinados alproceso productivo, las carreteras internas, el riego,, etc.

Todos son centros de costos en etapa de explotación que consumen recursos e incluso puedengenerar ingresos, pero no producen productos embodegables.

Todos estos centros de costos trabajan en forma indirecta para el desarrollo de los productosfinales y se consideran como costos indirectos de producción (CIP), o de fabricación (llamadosCIF en la manufactura o costos generales de manufactura).

Todos los centros de costos de este tipo acumulan costos indirectos de producción en formatemporal. De esta forma se conocerá sus estados de ejecución y estados de resultados y al finaldel periodo se distribuirán sobre los centros de costos destinados a la producción para obtenerlos costos totales de producción.

Cada centro de CIP puede acumular costos relacionados a un determinado tipo de producto o avarios tipos de productos o a todos los productos.

Los costos indirectos de producción (CIP) comprenden los gastos de personal, serviciospersonales, servicios públicos, servicios técnicos y demás aportes indispensables que ayudenen el desarrollo y terminación adecuada del producto final, pero que no son claramenteimputables a cada producto en forma directa.

Estos costos CIF se deben acumular en centros de costos separados y posteriormente senecesitarán mecanismos idóneos de distribución para llevarlos en forma apropiada a los costosdel producto.

Ejemplos en al área agropecuaria:

Los costos de maquinaria (alquiler, combustibles y lubricantes, operario, mantenimientos,etc.)

Los costos de la planta de procesamiento (cuando no es tratada como un CC deproducción).

Los costos de los vehículos de trabajo.

Los costos de germinadores y almácigos (cuando no sean tratados como un procesopreliminar).

Los costos de riego.


Los costos de carreteras internas de trabajo o medios de transporte interno para laproducción.

Ejemplos en la manufactura:

El departamento de diseño de una empresa manufacturera de zapatos.

El área de servicios de la fábrica de herramientas.

Los costos de bodega de materias primas de la fábrica de zapatos.

Etc.

CCoossttooss ggeenneerraalleess iinnddiirreeccttooss aa ccaaddaa aaccttiivviiddaadd..

También hay costos que no caben en ninguna clasificación especial, pero que son también CIP.Estos se llevan a un centro de costos general por cada actividad o producto.

Es claro que los costos directamente imputables a cada lote, se le imputarán directamente,como lo son los jornales de las labores, los insumos y otros costos claramente asignables a loslotes particulares.

También habrán otros costos indirectos de producción que tendrán relación con los centros deCIP ya creados, como carreteras, maquinaria, beneficio, etc.

Pero hay otros, generales a un cultivo, pero que no son claramente asignables a los otroscentros CIP y es dispendioso repartirlos manualmente entre los lotes agrícolas. Para estoentonces se crean centros de CIP acumuladores de costos generales a cada cultivo que tengamás de un lote en la finca.

Ejemplo.

En una finca se tienen tres actividades agrícolas (cítricos, café y plátano). Considere que setienen cinco lotes en café, tres en cítricos y uno en plátano.

Recomendación.

Para el caso del ejemplo, la recomendación es que por cada lote se debe crear un centro decostos y además crear un centro de costos indirectos de producción para café y un centro decostos indirectos de producción para cítricos.

De esta forma cada que se tenga algún gasto general a los lotes de café o de cítricos, se lepuede imputar a su centro de costos indirectos de producción general. Es el caso de unaasesoría técnica para el café, que no se le puede cargar a ningún lote en particular; entonces sele cargará a su centro de CIP general.

El caso del plátano es diferente, ya que por ser un único lote, los costos directos e indirectos deproducción aplicables directamente al plátano se le imputarán al único lote.

Café Café CaféCafé Café Cítricos Plátano

CIP generales a café CIP generales a cítricos

Cítricos Cítricos

$ $ $


CCeennttrrooss ddee ccoossttooss aaccuummuullaaddoorreess ddee ccoossttooss aajjeennooss aallpprroocceessoo pprroodduuccttiivvoo..Son los centros de costos que se dedican a la administración, gerencia y logística de laempresa, pero que no son parte ‘integral’del costo del producto terminado.

Ejemplos:

El área de administración y finanzas.

El área de comercialización y ventas.

El área social de la finca.

Los gastos familiares y de representación.

Los gastos de recreación.

Etc.

EEjjeemmpplloo ddee eessttrruuccttuurraacciióónn ddee cceennttrrooss ddee ccoossttooss ddee uunnaa ffiinnccaa ddee ccuullttiivvoo ppeerreennnnee..

Finca la Cafetalera

Centros de costos ajenos al proceso productivo

Area social

Piscina

Vehículo particular

ADMINISTRACIÓN

Costos indirectos de producción(CIP)

Beneficiadero Se distribuye basado entre los lotes basado en laproducción de cada uno.

Carreteras internas Se distribuye entre los lotes basado en el área decada uno.

Campamentos detrabajadores

Se distribuye entre los lotes basado en el área decada uno.

Vehículos de trabajo. Se distribuye entre los lotes basado en el área decada uno.

Gastos generales de café Se distribuye entre los lotes basado en el área decada uno.


Lotes agrícolas

Lote 1. El barranco.

Café 8 Ha Acumula los costos directos a el imputados, mas losCIP.

Lote 2. Buenos aires.


Lote 3. Cantarrana.


EEjjeemmpplloo ddee eessttrruuccttuurraacciióónn ddee cceennttrrooss ddee ccoossttooss eenn uunnaa ffiinnccaa ddee ccuullttiivvoossttrraannssiittoorriiooss..

Finca El Maizal


Area social

ADMINISTRACIÓN

Costos indirectos de producción(CIP)

Planta de secamiento Se distribuye basado entre los lotes basado en laproducción de cada uno.

Carreteras internas Se distribuye entre los lotes basado en el área decada uno.

Campamentos detrabajadores

Se distribuye entre los lotes basado en el área decada uno.

Vehículos de trabajo. Se distribuye entre los lotes basado en el área decada uno.

Sistema de riego Se distribuye entre los lotes basado en el área decada uno.

Gastos generales de Maíz Se distribuye entre los lotes de maíz basado en elárea de cada uno.


Gastos generales de Sorgo Se distribuye entre los lotes de sorgo, basado en elárea de cada uno.

Maquinaria agrícola (CIP)

Tractor FORD 5000 Se distribuye según el número de horastrabajadas/lote.

KUBOTA M1-1 Se distribuye según el número de horastrabajadas/lote.

Cosechadora John Deere 1 Se distribuye según el número de horastrabajadas/lote.

Implementos tractores Se distribuye según el número de horastrabajadas/lote.

Lotes agrícolas

Lote 1. Plan bajo

Maíz primer semestre Acumula los costos directos a el imputados, mas losCIP.

Sorgo segundosemestre

Acumula los costos directos a el imputados, mas losCIP.

Lote 2. El llanito


Sorgo segundosemestre

Acumula los costos directos a el imputados, mas losCIP.

Lote 3. Plan alto.


Capítulo 5: Tratamiento de los costos indirectos de producción (CIP). 5 - 1

Capítulo

5

TTRRAATTAAMMIIEENNTTOO DDEE LLOOSS CCOOSSTTOOSSIINNDDIIRREECCTTOOSS DDEE PPRROODDUUCCCCIIÓÓNN ((CCIIPP))..

Los centros de costos indirectos de producción (CIP) son acumuladores de costos temporalesque de una u otra forma se deberán llevar al producto para el cálculo de los costos deproducción por unidad.

La forma de llevar al producto los costos indirectos de producción es por el método dedistribución. La distribución de los costos se puede hacer de varias formas principales:distribución inmediata, distribución periódica, distribución al final o no distribuir.

El proceso de la distribución lo hacen unos entes especiales de AgroWin denominados los‘Nodos distribuidores’o ‘Cost drivers’.

Los nodos distribuidores contienen las reglas de la distribución de los costos que se lesimputen, pero no almacenan costos.

Lo que normalmente se hace, es que los costos indirectos se acumulan en centros de costosintermedios durante todo el periodo (mes, por ejemplo) y luego se hace una transferencia detodos los costos desde el centro de costos al distribuidor, el cual los reparte entre los centros decostos de producción, de acuerdo a los criterios y alcances especificados.

PLANTA DESECADO

Centros de costosCIP

Distribuidorde costos

Lote 1

Lote 2

Lote 3

Lote 4


NNooddooss ddiissttrriibbuuiiddoorreess ddee ccoossttooss ((CCoosstt ddrriivveerr’’ss))..

CCaarraacctteerrííssttiiccaass::DDiissttrriibbuucciióónn bbaassaaddaa eenn ccrriitteerriiooss..

Los distribuidores de costos se encargan de distribuir con base en criterios preestablecidos atodos los costos e ingresos que se les imputen.

Por su comportamiento dentro del sistema se llaman también ‘distribuidores o repartidores decostos’, puesto que se les pueden imputar gastos e ingresos y automáticamente los distribuyenentre otros centros de costos.

NNoo aaccuummuullaann ccoossttooss..

Nunca acumulan costos. Todo lo que se les imputa, es distribuido al instante de acuerdo conalgún criterio preestablecido.

DDiissttrriibbuucciióónn ddee llooss CCIIPP..

Se utilizan especialmente para distribuir los CIP (costos indirectos de producción) directamenteentre los centros de costos de producción.

IImmppuuttaacciioonneess aa llooss nnooddooss ddiissttrriibbuuiiddoorreess..

Donde se pueda usar un centro de costos para imputarle algún valor, se puede usar también undistribuidor.

Hay dos formas de imputarle valores a un distribuidor:

Imputación directa.

Cuando se hace una imputación directamente a un nodo distribuidor desde una operación deegresos o de ingresos, el distribuidor repartirá ese valor entre los centros de costos de sualcance, pero que estén vigentes a la fecha de la imputación.

Si los criterios con que esté programado el distribuidor no encuentran ningún centro de costossobre quién distribuir, la imputación es pasada al centro de costos general.

Los distribuidores únicamente distribuyen sobre centros de costos vigentes. Si un distribuidorestá programado para distribuir entre los centros de costos A, B y C, y B no está vigente a lafecha de la imputación, la distribución se hace sólo sobre A y C.

Imputación por traslado desde un centro de costos acumulador de CIP.

Otra forma de imputarle valores a los nodos distribuidores es por traslados de valoresacumulados en centros de CIP. Cuando se hace esta imputación, el distribuidor hace larepartición entre los centros de costos que han estado vigentes durante el periodo deacumulación del centro de CIP.

Los traslados se hacen con la ayuda de las operaciones de cierre de mes.

El periodo de acumulación de los CIP empieza desde su última repartición. Cada vez que hayuna repartición de un centro de costos, así no sea del 100% de su valor acumulado, empieza unnuevo periodo de acumulación.

Si en el conjunto de centro de costos del alcance del distribuidor hay algunos que tuvieron másdías de vigencia que otros, la distribución se hace en forma proporcional a esos días de


vigencia en adición a las proporciones establecidas por los criterios de distribución (área,población, etc.).

LLooss rreeggiissttrrooss ddiissttrriibbuuiiddooss nnoo ddeebbeenn ppeerrddeerr ssuu oorriiggeenn..

Sería una pérdida de información si al distribuir los costos de algún centro de CIP, como puedeser la planta de procesamiento de la fruta, se perdiera la información de los costos acumuladosde la planta como tal.

Para ello, sistemas como AgroWin pueden presentar informes de ejecución presupuestal decada centro de costos, aunque sus costos se hayan distribuido a los productos. Más adelantese explicarán con claridad estos conceptos.

TTiippooss ddee nnooddooss ddiissttrriibbuuiiddoorreess ddee ccoossttooss..

AgroWin puede manejar diferentes tipos de distribuidores de costos, pero en este documentosólo se presentarán los distribuidores de costos básicos. En el capítulo de creación de la finca ylos centros de costos se presentarán todos los detalles acerca de cada tipo de distribuidores:

Nodo distribuidor de costos por peso.

Nodo distribuidor de costos por criterio.

VVaarriiaabblleess nneecceessaarriiaass ppaarraa hhaacceerr llaa ddiissttrriibbuucciióónn..Hay tres variables importantes que se deben tener en cuenta para hacer la distribución, esdecir, para llevar los costos acumulados en los centros de costos indirectos de producción (CIP)al producto.

Periodicidad: El momento en el tiempo en que se hace la distribución. Algunos centros decostos permiten distribuciones inmediatas, otros exigen distribuciones mensuales, odistribuciones semestrales o anuales. La periodicidad se puede establecer directamente enlos centros de costos CIP, marcando los cierres de mes en los que se deberá hacer ladistribución.

Alcance: Es el conjunto de centros de costos sobre los que se hará la distribución. Porejemplo, el centro de costos que acumula todos los costos de beneficio de café se distribuiráentre todos los lotes que tengan café en producción durante el periodo de acumulación.

Criterio de distribución: Se refiere al cómo se repartirán los costos entre los centros decostos. El criterio se basa en la forma de establecer las proporciones para repartir los costos.Por ejemplo, se puede hacer la repartición en proporciones iguales a las áreas de los cultivosen producción o en proporciones al número de árboles de cada cultivo, o en proporción a lashoras de uso de un tractor, etc.

PPeerriiooddiicciiddaadd ddee llaa ddiissttrriibbuucciióónn..Las distribuciones se pueden hacer en diferentes momentos en el tiempo, lo cual depende delas características del cultivo y de las posibilidades de cómputo de que se disponga.

Distribución inmediata: Esto significa que cada que se tenga un costo distribuible a cultivos ocentros de costos, éste se distribuirá al instante de la imputación. Este es el más avanzado y elmás adecuado para muchos casos. Sin embargo no se recomienda hacerlo manualmente porlos costos de calcular y registrar las distribuciones. Solo sistemas avanzados como AgroWinpermiten automatizar estas distribuciones (ver más adelante ‘nodos distribuidores’).


La distribución inmediata no requiere que se cree un centro de CIP especial, puesto que no seacumularán esos costos en un recipiente separado, sino que en la medida en que sucedan,éstos serán imputados directamente al nodo distribuidor, quien se encargará de distribuirlosapropiadamente.

Distribuidor

Lote 1 Lote 4Lote 3Lote 2

Costos Distribucióninmediata

Distribución periódica: los gastos y costos en la medida en que suceden, se van acumulandoen el centro de costos acumulador de CIP y al final de un período definido se hace ladistribución.

Períodos de tiempo: semanal, mensual, semestral y máximo anual.

Distribuidor

L..1. L..4.L..3.L..2.

Costos de todo elperíodo

Traslado delacumulador aldistribuidor alfinal del período.

Centro de costosacumulador de CIP

DistribuciónPeriódica

El centro de costos acumulador CIP es de acumulación temporal. Mientras los costos estén allíacumulados se pueden obtener informes contables, como los informes estado de resultados. Alfinal del periodo, mediante una operación de cierre de mes, se traslada toda la información delCentro CIP a un nodo distribuidor. El nodo distribuidor se encargará de recorrer cuenta porcuenta y distribuirla apropiadamente entre todos los centros de costos de su alcance bajo loscriterios especificados.

LLaa eejjeeccuucciióónn pprreessuuppuueessttaall

Una vez hecha la distribución, los informes contables del centro de costos CIP presentarán elestado de resultados en cero. Sin embargo, AgroWin dispone de un reporte muy importante yextracontable, que se denomina el reporte de ejecución presupuestal. Este refleja todas las


imputaciones directas a los diferentes centros de costos, independientemente de que se hayanrepartido o transferido sus valores.

Cada centro de costos al recibir las imputaciones sabrá qué hacer y a cuáles cuentas llevarlas.

Los valores acumulados en un centro de CIP no pueden pasar de un año a otro, ya que esosvalores acumulados se almacenan en cuentas del estado de resultados, el cual es canceladoanualmente y convertido en utilidad o pérdida.

DDiissttrriibbuucciioonneess pprrooppoorrcciioonnaalleess aa llaa vviiggeenncciiaa ddee llooss cceennttrrooss ddee ccoossttooss

Si los centros de costos sobre los cuales se van a distribuir los costos acumulados en un centrode CIP han estado vigentes durante una parte del periodo de acumulación de costos, el sistemaademás podrá considerar el número de días de vigencia de cada centro de costos y los usacomo peso de distribución adicional al de los criterios establecidos en el distribuidor (esto sedetermina en la definición de cada nodo distribuidor).

Considérese el siguiente ejemplo, donde se hace una distribución al final del periodo. En estecaso, la distribución se hará sobre los lotes 1, 2 y 3. Note que el lote 1 terminó su vigencia en lamitad del periodo. Si los tres lotes tienen la misma área, y el criterio de distribución está basadoen el área de los cultivos, entonces en la distribución de los valores acumulados, al lote 1 lecorrespondería la mitad de lo que le corresponde al lote 2 y por consiguiente al lote 3

Acumulador de CIP

Lote 1

Lote 2

Lote 3

Distribución

Línea de tiempo

Distribución al final del ciclo: En este caso, los costos se acumularán en un centro de CIPque acumulará todos los costos indirectos durante todo el ciclo. Al final, esos costosacumulados se distribuirán o prorratearán. Este es el caso de cultivos transitorios de duracióncorta, que no atraviesan en producción el fin de año.

No distribuir: Otra posibilidad es la de nunca distribuir los CIP y hacer cálculos y estimativoscon herramientas externas al sistema de costos (por ejemplo hojas electrónicas). Este es uncaso no recomendado, puesto que aunque en un momento determinado genera resultados, loscostos de cada vez hacer un análisis, con criterios variables es dispendioso, costoso y pococomparables.

AAllccaannccee ddee llaa ddiissttrriibbuucciióónn..Las distribuciones se deben hacer sobre ciertos centros de costos de la finca. Cada centro deCIP debe tener claridad en su definición para cuáles centros de producción él es necesario. Porejemplo, la planta de procesamiento de fruta se utiliza para procesar los cítricos y por tanto sucosto será imputado por distribución a únicamente los lotes de producción de cítricos. Paranada debe afectar los costos de plátano o de café (en una finca que tiene las tres actividadesagrícolas).


El alcance se puede establecer de muy diversas formas, e incluso formas compuestas, comopueden ser:

Por actividad agrícola: Se establece que la distribución de un determinado centro de costos sedebe hacer entre los lotes que tengan algún tipo de cultivo. Ejemplo: distribuir los costos de‘asesoría en manejo del cultivo de café’entre todos los lotes de café.

Por etapa de desarrollo: Se establece que la distribución se debe hacer entre los cultivos quese encuentren en etapa de producción o de desarrollo. Debe aclararse que aunque la mayoríade los costos a distribuir son de producción, hay muchos otros costos que también afectarán loscostos de desarrollo. Ejemplo: Distribuir los costos del beneficiadero de café entre los lotes decafé en producción.

Por clasificaciones: Se establece que la distribución se hará entre los lotes o cultivos quetengan ciertos atributos o clasificadores. Ejemplo: Distribuir los costos acumulados de la bodega1 entre los lotes con el clasificador ‘juan’y los costos acumulados en la bodega 2 entre los lotescon el clasificador ‘pedro’.

Por designación: Se establece que la distribución se hará entre los centros de costos o lotes ocultivos que establezca discrecionalmente el usuario. Ejemplo: Los costos de la asesoría decontrol de broca sólo se distribuirán entre los lotes L101, L105 y L109.

CCrriitteerriioo ddee llaa ddiissttrriibbuucciióónn..Habiéndose definido el momento en el cual se debe hacer la distribución y el conjunto de lotes ocentros de costos sobre los cuales deben recaer los costos distribuidos, es necesario establecerel criterio o método para calcular la distribución.

Por partes iguales: Los costos acumulados en el centro de CIP se distribuirán entre los lotesestipulados, por partes iguales. Ejemplo: Los gastos generales se podrían distribuir por partesiguales. Ver nodo distribuidor por criterio.

Por área de los lotes: Los costos acumulados en el centro de CIP se distribuirán entre los lotesestipulados, por proporciones determinadas por el área de cada lote o centro de costos (basadoen el número de hectáreas, metros cuadrados, cuadras, etc.). Ejemplo: los costoscorrespondientes a los costos indirectos al cultivo se pueden distribuir en forma proporcional alárea de cada lote. Ver nodo distribuidor por criterio.

Por población: Los costos acumulados en el centro de CIP se distribuirán entre los cultivosestipulados, por proporciones determinadas por la población de cada cultivo o centro de costos(número de árboles, plántulas, matas, etc.). Ejemplo: los costos de riego de una finca deproducción de guanábana (árboles), se pueden distribuir basados en el número de árboles decada lote. Ver nodo distribuidor por criterio.

Por la producción: Los costos acumulados en el centro de CIP se distribuirán entre los lotesestipulados, por proporciones determinadas por la producción recolectada de cada lote o centrode costos (número de kilos o unidades recolectadas en cada lote). Ejemplo: Los costos de laplanta de procesamiento de cítricos se pueden distribuir entre los lotes de producción, deacuerdo a la producción de cada lote. Los mismo para los costos del beneficiadero de laproducción. Ver nodo distribuidor por criterio.

Por mano de obra: Los costos acumulados en el centro de CIP se distribuirán entre los lotesestipulados, por proporciones determinadas por la cantidad de jornales aplicados a cada lote ocentro de costos (número de jornales u horas). Ejemplo: Los costos de supervisión detrabajadores se pueden distribuir entre los lotes de producción de acuerdo al número de


jornales aplicados a cada lote. Se presupone que los supervisores se dedican a administrar yvigilar la mano de obra. Ver nodo distribuidor por criterio.

Por uso de activos: Los costos acumulados en el centro de CIP se distribuirán entre los lotesestipulados, por proporciones determinadas por la cantidad de horas uso de los activos en cadalote o centro de costos (activos como maquinaria, tractores, guadañas, etc.). Ejemplo: Loscostos de la maquinaria y equipo deben ser distribuidos de acuerdo al número de horas queesos equipos trabajaron en cada lote. Ver nodo distribuidor por criterio.

Por pesos preestablecidos: Los costos acumulados en el centro de CIP se distribuirán entrelos centros de costos estipulados por pesos asignados a cada centro de costos. Ver nododistribuidor por peso.

MMeettooddoollooggííaa ddee ccáállccuulloo ddee llooss ccoossttooss..Como se ha explicado, los costos totales de producción son la suma de los costos directos máslos costos indirectos de producción o de fabricación.

Costos de producción = Costos directos + Costos indirectos.

Así, para que pueda obtenerse los costos por cada área de la empresa y para obtener loscostos de producción de cada producto, es necesario seguir con una metodología que serecomienda a continuación:

11.. EEssttrruuccttuurraacciióónn yy ccllaassiiffiiccaacciióónn ddee llooss cceennttrrooss ddee ccoossttooss..La empresa se estructura en centros de costos, los cuales se clasifican por su relación con elproceso productivo, como se explicó en la sección anterior.

Determinación de los centros de costos de producción (como los cultivos sembrados en loslotes agrícolas).

Determinación de los centros de CIP (como las plantas procesadoras, el beneficiadero, lascarreteras, el sistema de riego, la maquinaria y equipo, etc.).

Determinación de los centros de costos ajenos al proceso productivo (como la administración, elárea social, recreación, gastos familiares, etc.).

22.. EEssttaabblleecciimmiieennttoo ddee llooss ccrriitteerriiooss ddee ddiissttrriibbuucciióónn ddee ccoossttoossiinnddiirreeccttooss ddee pprroodduucccciióónn..Una vez se tienen los centros de costos acumuladores de costos indirectos de producción, sedebe establecer los criterios para distribuirlos entre los centros de costos de producción.

Estos criterios se deben definir separadamente para cada centro CIP, ya que cada uno debetener un tratamiento especial de acuerdo al tipo de costos que esté almacenando.

La definición de criterios incluye las siguientes variables:

Periodicidad: En qué momento se hará la distribución. Al final de cada mes, al final del año,al final del ciclo.

Alcance: Se debe establecer sobre cuáles centros de costos de producción se distribuirán.Ejemplo: sobre todos los cultivos de maíz de los lotes.


Criterio de distribución: Se debe establecer el criterio bajo el cual se calculará ladistribución de los costos acumulados en el centro CIP. Ejemplo: distribuir los costosacumulados entre los lotes de maíz, basado en el área de producción de cada lote.

La periodicidad de la distribución, puede ser relacionada con los periodos contables, con el ciclode costos del producto, con la finalización de un proceso de producción o bien, se puede haceruna distribución inmediata.

Es responsabilidad del usuario establecer las variables de distribución en forma apropiada paracada distribuidor, de tal forma que al trasladarle los costos de los centros de CIP, se obtenganlos costos de producción lo mas cercanos a la realidad.

33.. PPrrooggrraammaacciióónn ddee llooss cceennttrrooss CCIIPP ppaarraa qquuee ddiissttrriibbuuyyaann ssuussvvaalloorreess aaccuummuullaaddooss eenn ffoorrmmaa aauuttoommááttiiccaa..Una vez creados los centros de costos CIP y los distribuidores de costos, se debe proceder aconectar los Centros CIP con sus correspondientes distribuidores.

En cada centro CIP, se debe activar la casilla de “Activar la distribución automática”, como semuestra en la siguiente imagen.

Activardistribucionesautomáticas.

El activar la distribución automática, significa que se deberán suministrar varios datosadicionales al centro CIP, que le indicarán en qué momento se deben hacer las distribuciones ya cuál será el nodo distribuidor que se encargará de hacer las distribuciones.

Periodicidad de la distribución: Las distribuciones automáticas se harán durante el proceso decierre de fin de mes, cuando éste (la operación de cierre de mes) tenga marcada la casilla de“traslados entre centros de costos y distribuciones automáticas”.

Marque los meses en que desea que se haga la distribución.


Nodo destino del distribuidor: Especifique el nodo distribuidor al que se le imputarán los datosacumulados del centro de CIP.

Cuenta destino: Seleccione una cuenta de costos de producción, donde se cargarán los costosdistribuidos en cada centro de costos de producción. Generalmente son las cuentas de costosindirectos de producción. Si no se especifica una cuenta, los valores serán trasladados a loscentros de costos de producción en las mismas cuentas originales que se le imputaron al centrode CIP.

44.. CCiicclloo ddee pprroodduucccciióónn yy vveennttaass..El ciclo básico de producción empieza con la imputación de costos y termina con la venta deproductos. Este proceso se puede repetir mes a mes durante todo el periodo o ciclo completode producción.

Un ciclo de producción en un cultivo transitorio es único. Empieza con los trabajos de siembra ytermina con la cosecha y ventas posteriores.

Un ciclo de producción en cultivos perennes es un poco mas complejo. Inicia con los trabajos dela siembra nueva, tiene una etapa de desarrollo o inversión y luego empieza una etapaproductiva hasta un punto en que debe ser zoqueado o erradicado definitivamente.

Ciclo único: Si el cultivo es erradicado definitivamente en el ciclo de siembra nueva, se dice quees un cultivo de un solo ciclo de producción (ejemplo de los forestales).

Múltiples ciclos de producción: Si el cultivo es zoqueado (o cortado) para que vuelva a crecer opara que empiece una nueva etapa de desarrollo y luego producción, entonces se dice que esun nuevo ciclo de producción. Hay cultivos, como el café que son de múltiples ciclos deproducción. Al final, cuando la producción decae lo suficiente, el cultivo es erradicado o cortadodefinitivamente.


Cada ciclo de producción puede durar muchos años, por ejemplo el café alcanza a producirdurante 5 años antes de terminar cada ciclo de producción.

Durante los periodos de producción, la rutina es de imputar gastos, embodegar productos yregistrar ventas. A continuación se explica un poco este proceso.

11.. IImmppuuttaacciióónn ddee ggaassttooss aa llooss cceennttrrooss CCIIPP..

Diariamente se deberán imputar los gastos y costos correspondientes a cada centro CIP. Elcentro CIP acumulará esos valores en las cuentas de costos o de gastos hasta el final del mes.

22.. DDiissttrriibbuucciióónn aauuttoommááttiiccaa ((pprroocceessoo aauuttoommááttiiccoo ddee cciieerrrree ddee mmeess))..

Una vez se han acumulado los gastos durante todo el mes, al ordenarse que se procese laoperación de cierre de mes, el sistema tomará todos los acumulados de gastos y costos delcentro CIP y los transferirá al distribuidor de costos, quien se encargará de repartirlos entretodos los centros de producción.

Habiéndose hecho este proceso, el Centro CIP se quedará con todas las cuentas de gastos y/ode costos en cero.

Para visualizar el valor de las imputaciones hechas a un determinado centro de costos, se debeconsultar el informe de ejecución presupuestal, quien presenta todas las cifras consolidadas delas imputaciones hechas directamente al centro de CIP (independientemente de que se hayancancelado por contabilidad).

33.. AAccttiivvaacciióónn ddee ccuueennttaass ((pprroocceessoo aauuttoommááttiiccoo ddee cciieerrrree ddee mmeess))..

El proceso de cierre de mes, además traslada todos los costos de la cuenta de costos deproducción de cada cultivo en cuentas de producto en proceso del activo.

44.. EEmmbbooddeeggaammiieennttooss ddee pprroodduuccttooss..

Una vez los cultivos vayan produciendo sus cosechas, estas se deberán embodegar. Elembodegamiento se hace por la operación especializada de embodegamientos, con el fin deque el sistema cargue la producción a inventarios.

Al cargarse la producción a inventarios por un costo estimado definido en el embodegamiento,las cuentas de producto en proceso se disminuyen en esa misma cantidad.

55.. VVeennttaa ddee pprroodduuccttooss..

Una vez se encuentren en bodega los productos producidos por los cultivos, estos se puedenvender. En este caso, se disminuyen los inventarios en la cantidad vendida por su costo deproducción y se debitan las cuentas de costo de ventas (la cual representa el costo de lasunidades vendidas únicamente).

El valor del ingreso se carga a la cuenta correspondiente de ingresos contra la cuenta declientes.

55.. CCiicclloo ddee ccoossttooss..A los centros de costos de producción se les determina la periodicidad de cálculo de los costosde producción. Esta periodicidad se denomina el ciclo de costos.

En el caso agropecuario hay varios casos destacables:

Cultivos transitorios: A los cultivos transitorios se les calculan los costos de producción al finalde su ciclo de producción. En este caso el ciclo de costos es igual que el ciclo de producción.


Por su carácter de transitorios y de ciclo corto no alcanzan a tener valor de inversión a amortizaren varios periodos.

Cultivos perennes: Los cultivos perennes tienen un ciclo de producción de duraciónnormalmente largo, donde se hace una inversión inicial en su desarrollo, la cual será amortizadaen los años de vida productiva del cultivo. En este caso se evalúan los costos en cada periodode producción, que normalmente es de un año. Estos periodos de evaluación se denominan“Ciclos de costos”.

Etapa dedesarrollo

Primer ciclode costos

Segundo ciclode costos

Tercer ciclo decostos

Siembranueva

Activacióncultivo

Cierre ciclocostos 1

Cierre ciclocostos 2

Erradicación ozoca cultivo

CICLO COMPLETO DE PRODUCCIÓN DEL CULTIVO

Etapa de Producción

66.. CCiieerrrree ddee cciicclloo ddee ccoossttooss..El cierre del ciclo de costos es de vital importancia y se debe ejecutar antes de proceder a hacerel cálculo de los costos de producción.

Los cierres de ciclos de costos son completamente diferentes a los cierres de mes y a loscierres de año.

El cierre de ciclo de costos es de vital importancia, pues lo que hace es calcular todos loscostos imputados al cultivo durante todo el ciclo (normalmente durante un año) y calculaademás la producción de todo el ciclo. Con esto valores calcula el costo de producir cadaunidad y hace un comprobante de ajuste, que corrige todos los embodegamientos que se hayanhecho, los costos de los productos en inventarios, los costos de los productos vendidos y loscostos de los productos trasladados.

Para hacer el cierre del ciclo de costos, se debe considerar que:

No hay producción en proceso. Si las cuentas de producto en proceso tuvieran algún valor,el cierre de ciclo de costos hará los ajustes necesarios para llevarlos a los productos yaproducidos..

La producción se ha recolectado por completo.

Los costos serán la sumatoria de todos los valores imputados al cultivo desde el inicio delciclo, (o desde el anterior cierre de ciclo).

No es necesario que la producción haya sido vendida, incluso, puede estar aún en labodega de productos.

El cierre de ciclo de costos se debe hacer después del cierre de mes.

77.. CCáállccuulloo ddeell ccoossttoo ppoorr uunniiddaadd ddee pprroodduucccciióónn..Habiéndose establecido el momento en el cual se le calcularán los costos de producción a loscultivos, se debe proseguir con el cálculo que se describe a continuación.


Debe tenerse en cuenta que los cálculos se harán únicamente sobre los centros de costos deproducción.

Durante el proceso productivo, los centros de costos de producción (los cultivos de cada lote)han ido acumulando los costos de mano de obra e insumos directamente imputados a ellos ytambién han recibido y acumulado los costos indirectos de producción que periódicamente (porlo regular cada mes) les han ido irrigando (distribuyendo o prorrateando) los centros de CIP.

Antes de calcular los costos de producción, ya sea al final de un año (para un cultivo perenne) oal final del ciclo (para un cultivo transitorio) se debe asegurar de distribuir los costos CIP queaún no se hayan distribuido en el periodo.

Finalmente se obtienen los costos totales de producción de cada centro de costos destinado ala producción.

Como se ha explicado antes, los costos totales son igual a costos directos más los costosindirectos imputados por los otros centros CIP durante el periodo o el ciclo.

El centro de costos de producción, es decir el cultivo, también ha acumulado durante el periodola producción en cantidades. Por lo tanto, el cálculo de los costos de producción por unidad selimita a dividir los costos acumulados entre las unidades producidas en el periodo.

Costo de producción por unidad = -------------------------------------------------------

De igual forma se pueden obtener los costos por unidad de área o por unidad de población.

Costo por ha = Total costos / Área del cultivo.

Costo por árbol = Total costos / Número de árboles del cultivo.

Costos acumulados periodo o

Producción acumulada periodo o

Capítulo 6: Los centros de costos manejados por AgroWin. 6 - 1

Capítulo

6

LLOOSS CCEENNTTRROOSS DDEE CCOOSSTTOOSS MMAANNEEJJAADDOOSSPPOORR AAGGRROOWWIINN..

IInnttrroodduucccciióónn..Habiéndose estudiado y entendido con toda claridad la teoría de costos y de centros de costos,se debe proceder a entender las herramientas y facilidades que ofrece AgroWin para el montajede la finca y toda su estructura.

AgroWin ofrece muchos tipos de centros de costos y elementos especializados que ayudarán aarmar la estructura de centros de costos apropiada para lafinca.

En general se destacan los centros de costos de tipo cultivo,los cuales son muy populares e indispensables para elmanejo de los costos y la producción.

Sin embargo, estos son especializados y es necesario contarcon otros tipos de centros de costos que ayudarán aestructurar la información y acumularla en forma ordenada ysistemática.

En general se destacan los centros acumuladores de costos estándar. Sin embargo, se definenotros tipos de centros de costos que no son tan comunes, pero igualmente importantes, comolas construcciones en proceso y la maquinaria y equipo en montaje y los centros de costos demaquinaria y equipo en explotación.

AgroWin es un sistema especializado en centros de costos y por tanto puede manejar centrosde costos especializados. Los tipos de centros de costos que maneja AgroWin son cada vez


crecientes y cada uno de ellos se especializará en un determinado tipo de información (uncultivo, una vaca, un ternero, una máquina especializada, etc.).

En este capítulo se presentarán en forma resumida los siguientes temas:

Tipos de nodos y centros de costos que maneja AgroWin.

Los sistemas de codificación de centros de costos sugeridos.

Ejemplo de la estructuración de los centros de costos de una finca.

TTiippooss ddee nnooddooss yy cceennttrrooss ddee ccoossttooss..La estructura y organización de la finca se representa en AgroWin por medio de una estructurade árbol de nodos.

Cada elemento del árbol, en forma genérica se denomina ‘nodo’. Y el conjunto estructurado denodos y sus hijos y los hijos de éstos se denomina el árbol de nodos.

En el árbol de nodos se representa el área de trabajo, las fincas que contenga, los centros decostos de cada finca, los lotes de cada finca, los cultivos de cada lote, etc.

Cada elemento del árbol, en forma genérica se denomina ‘nodo’.

La representación de la estructura de una finca podría lucir como sigue:

Área de trabajo

Finca la Alegría

Centros de costos.

Área social de la finca.

Administración.

Gastos familia

Lotes agrícolas

Lote 1

Lote 2

Cultivo de café

Cultivo de plátano

Cultivo de maíz.

Cada elemento delàrbol se denomina“Nodo”.

Centros de costosindirectos deproducción(CIP).

Planta de beneficio

Riego

Maquinaria y equipo.


TTiippooss ddee nnooddooss::Hay muchos tipos de nodos en el árbol de nodos de AgroWin. Para esta sección se visualizaránlos que son básicos para armar la estructura de la finca:

Tipo de nodo. Descripción.

Finca. Es el nodo que agrupa toda la estructura de la finca. Sus hijos másimportantes son el nodo de ‘Centros de costos’y el nodo de ‘Lotesagrícolas’.

La finca como tal no es un centro de costos, pero la agregación de lainformación de todos sus hijos producen la información completa de lafinca.

Categorías deCentros decostos.

Es el nodo que agrupa conjuntos de centros de costos de la finca.

Las categorías son nodos estructurales, cuya única función es agruparen primera instancia a los centros de costos. No es imputable.

Se pueden crear tantas categorías de centros de costos como sedesee. Por ejemplo:

Categoría de centros de costos.

Categoría de centros de costos indirectos de producción (CIP).

Categoría de maquinaria de producción (CIP).

Categoría de distribuidores de costos.

Centro decostosestándar.

Es un nodo especializado para acumulación de costos. Puedencrearse cuantos nodos de este tipo sean necesarios. Estos nodos sonde explotación y no de producción.

Estos son los centros de costos básicos y son directamenteimputables desde las operaciones.

Centros decostos deproducción

Es un nodo especializado en acumular costos destinados a laproducción. Son imputables directamente y tienen un manejo muyespecial de los costo de producción, acordes a las normas universalesde la contabilidad de costos. Los centros de costos de producciónsiempre deben producir productos embodegables.

Centro decostos endesarrollo.

Son centros de costos que se inician en etapa de desarrollo y queluego pasarán a etapa de explotación o bien, simplemente finalizaráncuando sean terminados.

Estos son centros de costos más especializados y también sondirectamente imputables.

Centros decostos demaquinaria y

Son centros de costos especiales para acumular todos los costos de lamaquinaria y equipo. Por ejemplo de un tractor, de una combinada obien, de un vehículo de trabajo.


equipo. Se le imputarán los gastos de tractorista, de repuestos, combustibles,lubricantes, mantenimientos, etc. Por lo regular, se registran tambiénlas horas de uso de la maquinaria en las diferentes actividades.

Puede ser programado para que distribuya todos sus costosautomáticamente al final de mes, entre los lotes y cultivos en dondetrabajó.

Categoría deLotes agrícolas.

Es el que agrupa todos los lotes agrícolas.

No es centro de costos, ni es imputable.

Se pueden crear tantas categorías de lotes agrícolas como se desee.Por ejemplo:

Lotes agrícolas de la finca 1.

Lotes agrícolas de la finca 2.

Lotes de cítricos.

Lote agrícola. Este nodo es de por sí un agrupador de los cultivos de un lote. El nodolote como tal no es acumulador de costos.

Además de ser un elemento estructural, el lote es directamenteimputable y actúa como agrupador.

Cultivo agrícolaperenne.

Es un nodo especializado para la acumulación de costos de un cultivoperenne. Por cada lote se pueden crear cuantos cultivos se necesiten,incluso de diferentes actividades agrícolas.

Los cultivos son centros de costos especializados y son directamenteimputables.

Los cultivos perennes tienen una vida de uno o varios ciclos dedesarrollo.

Empiezan con el ciclo de siembra nueva, están en desarrollo por unperiodo y luego entran en su etapa productiva.

La etapa de desarrollo es considerada etapa de inversión, pues elvalor de toda la etapa de desarrollo se diferirá entre todos los años devida productiva del cultivo.

Al final de su etapa productiva, algunos (como los forestales) sonerradicados definitivamente y otros (como el café) son zoqueados(cortados), con el fin de que empiece una nueva etapa de desarrollo.

Cultivo agrícolatransitorio.

Es un nodo especializado para la acumulación de costos de un cultivotransitorio o de ciclo corto. Por cada lote se pueden crear cuantoscultivos se necesiten, incluso de diferentes actividades agrícolas.

Los cultivos transitorios son centros de costos especializados y sondirectamente imputables.

Los cultivos transitorios tienen una vida de ciclo corto, inferior un año.Sin embargo, en general, son cultivos que se siembran y se erradicancon la cosecha, sin pasar por una etapa previa de inversión (etapa de


desarrollo de un cultivo perenne que se amortiza en mas de unacosecha).

Empiezan con el ciclo de siembra nueva, están en desarrollo por unperiodo y luego entran en su etapa productiva.

Al final de su etapa productiva, algunos (como los forestales) sonerradicados definitivamente y otros (como el café) son zoqueados(cortados), con el fin de que empiece una nueva etapa de desarrollo.

Distribuidor. Es un nodo especializado al que se le pueden imputar valores y seencarga de distribuirlos de acuerdo a criterios preestablecidos.

No es centro de costos pero es directamente imputable desde lasoperaciones.

Agrupador. Los nodos agrupadores permiten conformar grupos de otros tipos denodos, como centros de costos, centros de costos en desarrollo odistribuidores.

No son centros de costos, pero son directamente imputables.

CCaarraacctteerrííssttiiccaass qquuee ppuueeddeenn tteenneerr llooss ttiippooss ddee nnooddooss::

Imputables: Son nodos a los que se les puede imputar gastos, costos e ingresos.

Acumuladores decostos:

Son nodos que acumulan todos los costos, gastos e ingresos que seles imputen. Es decir, son ‘centros de costos’.

Distribuidores: Son nodos a los que se les puede imputar gastos, costos e ingresos,pero que no acumulan esos valores, si no que los distribuyen entreotros centros de costos (según criterios preestablecidos).

Codificables: Son nodos a los que dentro del programa el usuario se puede referir aellos por un código asignado desde su creación.

La siguiente tabla presenta las características inherentes a cada tipo de nodo.

Tipo de nodo ¿Esimputable?

¿Esacumuladorde costos?

¿Distribuyelos valoresque se leimputen?

¿EsCodificable?

¿Es centrode costos?

Empresa. No No No Si No

Categorías No No No No No

Centros decostos.

No No No No No


Centro decostosestándar.

Si Si No Si Si

Centro decostos dedesarrollo.

Si Si No Si Si

Lotes agrícolas No No No No No

Lote agrícola. Si No Si Si No

Cultivo agrícola. Si Si No Si Si

Distribuidor decostos.

Si No Si Si No

Agrupador Si No Si Si No

NNooddooss iimmppuuttaabblleess..Como se ha explicado, el árbol de nodos que representa la estructura de la empresa, estácompuesto por nodos de diferentes tipos. Para el entendimiento del usuario merecen especialimportancia todos los nodos imputables.

El que sean imputables, significa que en cualquier operación de AgroWin, donde se imputenvalores a las cuentas de gastos o de ingresos y que sea necesario especificar el centro decostos al cual se afectará, el sistema siempre aceptará cualquiera de los nodos clasificadoscomo imputables.

En resumen, donde se requiera en el programa un centro de costos, el usuario puede colocarun nodo imputable.

Los nodos imputables siempre saben qué hacer con los valores que se les imputen.

A continuación se relacionan los nodos imputables más comunes que hacen parte de AgroWin.Los nodos imputables, según las clasificaciones antes presentadas son los siguientes:

Centro de costos estándar.

Centro de costos en desarrollo o de inversión.

Nodo de tipo lote agrícola.

Centro de costos de tipo ‘cultivo agrícola perenne’.

Centro de costos de tipo ‘cultivo agrícola transitorio’.

Nodo distribuidor de costos por peso (cost driver).

Nodo distribuidor de costos por criterio (cost driver).

Nodo de tipo agrupador.

Una descripción detallada de todos los tipos de nodos se hará en el capítulo de creación de loscentros de costos, lotes y cultivos.


CCooddiiffiiccaacciióónn ddee cceennttrrooss ddee ccoossttooss..La codificación de los centros de costos debe hacerse sistemática y consistentemente. Sedeben establecer ciertas reglas para llegar a una codificación consistente y apropiada a losrequerimientos de la finca.

Los códigos de centros de costos y de nodos distribuidores en general deben tener lassiguientes características:

Máximo de 10 caracteres para el Centro de costos.

Máximo de 10 caracteres para el sub-centro de costos.

El centro de costos se separa del sub-centro de costos por ‘:’dos puntos.

Los códigos pueden usar dígitos alfabéticos y numéricos y el caracter de guión bajo ‘_’.

Los centros de costos permanentes, tales como departamentos de la empresa o líneaspermanentes de producción, se pueden enumerar con códigos simples.

Ejemplo:

1 Departamento administrativo.

1:1 Sección de personal.

1:2 Sección de contabilidad.

1:3 Almacén.

2 Planta de producción.

3 Área social.

O bien, usando códigos nemotécnicos:

DA Departamento administrativo.

DA:PER Sección de personal.

DA:CNT Sección de contabilidad.

DA:TES Sección de tesorería.

PP Planta de producción.

AS Área social.

Los centros de costos transitorios, los cuales nacen, tienen vida dentro de la finca por un tiempoy luego se terminan, se pueden codificar a través de códigos compuestos que los identifican ylos distinguen de los otros.

Ejemplo de cultivos transitorios:

El lote de tomates 1, para siembras escalonadas se puede codificar así: los dos primeros dígitosrepresentan el año y los dos siguientes dígitos representan la semana.

Tom1 Lote de tomates 1.

Tom1:0305 Siembra en semana 5 del 2003 de tomate.




Para el caso de cultivos semestrales: los dos primeros dígitos representan el año de la siembray el último representa el semestre.

L12 Lote agrícola de maíz no. 12.

L12:031 Siembra primer semestre de 2003 (´03´ significa 2003 y ´1´ significa primersemestre).

L12:032 Siembra segundo semestre de 2003.

GGrruuppooss ddee cceennttrrooss ddee ccoossttooss..Los nodos de tipo ‘agrupador’pueden contener muchos centros de costos “hijos”. Hay variostipos de nodos agrupadores especializados:

Lotes agrícolas: Agrupa cultivos y centros de costos estándar.

Nodo agrupador: Agrupa muchos tipos de nodos y centros de costos.

Cuando un valor (ingreso o egreso) es imputado a un nodo agrupador o a un distribuidor, ésterepartirá ese valor entre sus hijos, pero únicamente entre los que se encuentren vigentes a lafecha de la imputación (fecha de soporte).

Considere los siguientes ejemplos de codificación de cultivos transitorios:

El lote se denomina “Tomate: Cultivos de tomate”. A este lote se le van creando los cultivos quese van sembrando como “hijos”, los cuales se van numerando en orden de iniciación o siembra:1, 2, etc.

También se pueden enumerar bajo alguna codificación especial inventada por el usuario, comopuede ser un código compuesto del año y la semana en que se siembran: 0412, 0418, 0426,etc. Note que el código representa el año ‘04’y la semana de siembra ‘12’, ‘18’y ‘26’.

Esta segunda codificación puede ser más apropiada. Para cultivos semestrales puede ser ‘041’,‘042’, ‘051’, ‘052’, etc. En este caso se usa el año y el semestre para la codificación.

Ejemplo:

Para el caso, considere un área de la finca productora de comida, donde se siembran diversoscultivos de ciclo corto para consumo interno de la finca.

Se puede codificar cada cultivo con las iniciales del nombre del cultivo y la semana de siembra:

Cultivo Tom0412 con 200 matas de tomate.

Cultivo Hab0425 con 600 matas de habichuela.

Cultivo Arv0438 con 180 matas de arveja.

Cultivo Fri0418 con 200 matas de fríjol.

Cultivo Rep0430 con 400 matas de repollo.

Hay varias formas de estructurar esos cultivos. Una es hacer un lote por cada cultivo; otra eshacer un único lote que contenga todos esos pequeños negocios. Otra es hacer un lote porcada año.

En este caso es recomendable hacer un único lote que los contenga. Note que los cultivospueden estar en zonas separadas, pero conceptualmente en el sistema se pueden considerarcomo un lote.

El lote se codificará como ‘Lote2004 Cultivos de pan coger’.


IImmppuuttaacciióónn ddee ccoossttooss aall ccuullttiivvoo::

Cuando están en ejecución, hay muchos valores (gastos e ingresos) que es claro que se ledeben cargar a cada cultivo en particular, como por ejemplo:

Egreso de almacén de fungicidas para el cultivo de tomate, con cargo al cultivo Tom0412.

Egreso de semillas para el cultivo de fríjol, con cargo al cultivo de Fri0418.

IImmppuuttaacciióónn ddee ccoossttooss aall ggrruuppoo::

Otros valores, no serán tan claramente imputables a los cultivos particulares, puesto que songenerales a todos los cultivos del lote. En este caso, los valores se le imputarán directamente allote como tal. Debido a que el lote actúa como un agrupador y distribuidor, éste se encargará derepartir los valores entre sus cultivos hijos vigentes a la fecha de imputación en proporcionesdeterminadas por el área de cada cultivo.

Gastos de desyerbas del lote completo se le imputan al ‘Lote05’.

Gastos de asesoría técnica a los cultivos de pan coger se le imputan al ‘Lote05’.

Jornales varios gastados en mantenimiento de eras y cultivos se le imputan al ‘Lote05’.

Las imputaciones cargadas al lote serán entonces repartidas o distribuidas entre los cultivosque éste contiene, que estén vigentes a la fecha de la imputación.

Si la imputación se hace en la fecha F1, la imputación será cargada únicamente al cultivo detomate.

Si la imputación se hace en la fecha F2, la imputación será cargada al cultivo de tomate y al defríjol que están vigentes en esa fecha.

Si la imputación se hace en la fecha F4, el valor será distribuido entre los cultivos dehabichuela, fríjol y repollo.

Muchos otros gastos generales al lote podrán adoptar una estrategia de repartición como la deeste ejemplo.

Lote05 : Cultivos de pan coger

Tom0412: Cultivo de tomate.

Hab0425: Cultivo de habichuela.5

Arv0438: Cultivo de arbeja.

Fri0418: Cultivo de fríjol.

Rep0430: Cultivo de repollo.

F1 F2 F3 F4 F5 F6


EEjjeemmpplloo yy eexxpplliiccaacciióónn ddee llaa eessttrruuccttuurraacciióónn ddee lloossccoossttooss ddee uunnaa ffiinnccaa..

La correcta estructuración de los centros de costos de la finca, de los lotes y los cultivos y desus respectivas codificaciones es fundamental para tener éxito en el cálculo futuro de los costosde producción.

11.. EEssttrruuccttuurraacciióónn yy ccllaassiiffiiccaacciióónn ddee llooss cceennttrrooss ddee ccoossttooss..Como se ha explicado anteriormente, se deben definir los centros de costos en que se divide laempresa y clasificarlos por su relación con el proceso productivo:

Los centros acumuladores de costos de producción.

Los centros de costos acumuladores de costos indirectos de producción (CIP).

Los centros de costos acumuladores de otros centros de costos ajenos al procesoproductivo.

EEjjeemmpplloo::

La finca ‘La Sombra’se ha estructurado como se presenta en el siguiente cuadro.

Centro de costos Objetivo Clasificación

Gerencia administrativa. Conocer todos los gastosimputables directamente a lagerencia y administración dela finca.

Centro de costosacumulador de costosajenos al procesoproductivo.

Área social de la finca. Conocer todos los gastosimputados en el área social,incluyendo casa principal,prados, piscina, áreas derecreo y cocina, aseo, etc..Servirá para controlar yhacerle seguimiento a estosgastos y compararlosrespecto a otras fincas yperiodos.

Centro de costosacumulador de costosajenos al procesoproductivo.

Beneficiadero. Conocer los costos en quese incurre en todo el procesode beneficio de laproducción. Además loscostos acumulados podránser distribuidos por criteriosa los lotes de producción dela finca, como costosindirectos de producción.

Centro de costosacumulador de costosindirectos de producción(CIP).

Un criterio de distribución delos costos acumuladospuede ser la cantidad deproducción de cada cultivode cada lote.


Maquinaria y equipo. Conocer todos los costos enque se incurre enmantenimiento demaquinaria y equipo, tallerde mantenimiento,combustibles y lubricantes,alquileres, depreciación, etc.Todos los costosacumulados podrán serdistribuidos por criterios a loslotes de producción de lafinca, como costos indirectosde producción.


Un criterio de distribuciónpuede ser el del número dehoras que ha trabajado lamaquinaria en cada cultivode cada lote.

Cultivos de producción decafé.

Conocer los costos directosde producción de café encada lote.

Cada uno es un centro decostos acumulador de costosdirectos de producción detipo ‘Cultivo agrícola’.

Cultivos de producción deplátano.

Conocer los costos directosde producción de plátano encada lote.

Cada uno es un centro decostos acumulador de costosdirectos de producción detipo ‘Cultivo agrícola’.

Carreteras internas Conocer todos los costos enque se incurre enmantenimiento de lascarreteras internas de lafinca destinadas al acceso alos lotes agrícolas. Todos loscostos acumulados podránser distribuidos por criteriosa los lotes de producción dela finca, como costosindirectos de producción.


La distribución se puedehacer basada en el área decada lote agrícola enproducción o en desarrollo.

Una vez diseñada la estructura de centros de costos, se ha clasificado cada uno de acuerdocon su relación con el proceso productivo. Ver columna de clasificación en la tabla anterior. Estamisma clasificación se podría representar estructuradamente de la siguiente manera:

FINCA LA SOMBRA


Gastos generales

Gerencia administrativa


Area social de la finca

Centros de costos indirectos de producción (CIP)

Beneficiadero

Maquinaria y equipo

Lotes agrícolas de la finca

Lote 1 de café

Lote 2 de café

Lote 1 de plátano

22.. EEssttaabblleecciimmiieennttoo ddee ccrriitteerriiooss ddee ddiissttrriibbuucciióónn ddee llooss ccoossttoossaaccuummuullaaddooss eenn llooss cceennttrrooss CCIIPP..Para el cálculo de los costos totales de producción, es decir los costos de producción de cadaunidad producida (de cada arroba de café o de cada kilo de plátano), se debe primeroestablecer la metodología y criterios para la obtención de los costos totales.

Costos totales = Costos directos + costos indirectos de producción.

Es claro que los costos directos estarán conformados por la mano de obra (jornales) ymateriales e insumos aplicados directamente a cada cultivo de cada lote.

Los costos indirectos, por el contrario permanecen acumulados en centros de CIP, de donde sepueden obtener reportes y datos útiles para control y seguimiento.

Una vez terminado el periodo de acumulación para cada centro de CIP, que puede ser mensual,semestral o anual, éstos serán repartidos entre los centros de costos de producción (o sea entrelos cultivos de producción) en forma razonablemente proporcional a la participación de cadacultivo en los gastos acumulados en cada centro CIP.

Por ejemplo, se podrá establecer que todos los costos de beneficio de café (mano de obra,combustibles, energía eléctrica, depreciación maquinaria y edificaciones, etc.) se deben repartirúnicamente entre los cultivos de café que se encuentran en fase de producción. Los cultivos deplátano no han tenido nada que ver en los costos del beneficiadero del café. El criterio paraestablecer la proporcionalidad de la distribución podría ser la producción de cada cultivo,cargándole mas costo de beneficiadero a los cultivos que mas produjeron y menos a los quemenos produjeron.

De igual forma, los costos de carreteras de transporte interno de la finca le han prestado elservicio a todos los cultivos, tanto los de café, como los de plátano. Las carreteras han servidoen muy diversas etapas de cada cultivo, desde la siembra hasta la recolección y por tanto ladistribución se hace entre todos los lotes agrícolas de la finca, sea que estén en desarrollo o enproducción.


CC de Beneficio

Lotes de producción de café Lotes de producción de plátano

Costos de beneficio

CC carreteras internas finca

Costos de mantenimiento de carreteras.

TTrraattaammiieennttoo ddee llooss ccoossttooss ddee mmaaqquuiinnaarriiaa yy eeqquuiippoo..

La maquinaria y equipo de la finca, cuando es relevante (cultivos mecanizados), tiene un altoimpacto en los costos de producción.

Para ello, se recomienda crear un centro de costos por cada máquina relevante (un tractor ouna combinada o cosechadora) para que acumule durante el mes todos los costos deoperación, como son el operario, los combustibles y lubricantes, los alquileres o la depreciacióna que haya lugar, rodamientos, mantenimientos, repuestos, etc.

Al finalizar cada periodo, todos los costos acumulados de cada maquinaria, se deberán repartirentre los cultivos en los cuales trabajaron esas máquinas, en forma proporcional a sus horas deuso.

Esta misma consideración se puede hacer para cada máquina o para grupos de máquinas. Porejemplo, crear un centro de costos que se llame “Tractores”, el cual acumulará todos los gastosde los tractores.

CCáállccuulloo ddee llooss ccoossttooss iinnddiirreeccttooss ddee pprroodduucccciióónn..

Se tiene ya claro que los centros de costos correspondientes al “Beneficio”y “Carreterasinternas finca”y “Maquinaria y equipo”almacenan costos indirectos de producción.

Para repartir los costos indirectos de producción (CIP) entre los diferentes cultivos para los quese presta el servicio, se debe establecer la forma de distribución de los costos.

Una forma de distribución es una metodología, simple o compleja, que establece lasproporciones en que los costos indirectos de producción deben ser llevados a los procesosproductivos (cultivos).

Cada centro de CIP puede estar basado en criterios de distribución distintos.

CCrriitteerriiooss ddee ddiissttrriibbuucciióónn ddee llooss CCIIPP..

Como se ha venido explicando, los centros de costos que se clasifican como acumuladores de‘CIP’(costos indirectos de producción) deberán ser distribuidos en algún momento y por algúncriterio entre los centros de costos de producción que correspondan (es decir entre los cultivos).


Para el ejemplo, se consideran los siguientes criterios para distribuir los CIP entre los cultivosde café y de plátano:

Distribución de los costos acumulados de beneficio de café:

Periodicidad: Dada la periodicidad anual del ciclo de costos del café, los costos de beneficio sepueden acumular durante todo el año y en el último cierre de mes hacer la distribución. De estaforma se tendrán informes interesantes de costos de beneficio antes de su distribución.

Alcance: El beneficio es un proceso que se le practica a la producción de café en cereza. Al findel proceso se obtiene el café pergamino seco. Por lo anterior la distribución se debe hacerúnicamente sobre los cultivos de café que se encuentran en etapa de producción.

Criterio de distribución: El beneficiadero trabajará para cada cultivo de cada lote en formaproporcional a lo que ellos hayan producido. Los lotes que han producido más, han exigido mástrabajo del beneficiadero, que los que producen poco. Por tanto el criterio para la distribuciónestará basado en el número de kilogramos de café cereza recolectados de cada cultivo de cadalote en el año.

Distribución de los costos acumulados de carreteras de la finca:

Periodicidad: Dado que los costos de mantenimiento de carreteras están al servicio tanto delos cultivos de café, como los de plátano y que la periodicidad del ciclo de costos del café y delplátano son distintas, se debe haber establecido que los costos se acumularán durante todo elmes y al final durante el cierre de mes, se hará la distribución.

Alcance: Como se explicó anteriormente, las carreteras están al servicio de todos los lotes ycultivos de la finca y por tanto sus costos se deben distribuir entre los cultivos de café y los deplátano, así estén en etapa de desarrollo o en etapa de producción.

Criterio de distribución: Se establece que el criterio de distribución de los costos acumuladosdebe estar basado en el área de cada cultivo. Los cultivos de más área absorberán más costosde mantenimiento de carreteras y los más pequeños absorberán menos costos.

Distribución de los costos acumulados de maquinaria y equipo:

Periodicidad: La maquinaria y equipo en la finca del ejemplo se utiliza únicamente para laslabores de café, realizando ciertas prácticas sobre los árboles de café en etapa de producción.Por lo anterior, se establece que la periodicidad de la distribución puede ser anual, que es elciclo de costos del cultivo de café.

Alcance: Debido a que los equipos únicamente se utilizan en el cultivo de café, el alcance de ladistribución será solo los lotes con cultivos de café en etapa de producción.

Criterio de distribución: En este caso, el criterio de distribución puede estar basado en elnúmero de árboles que hayan sembrados en cada lote que haga parte del alcance. Los lotesque tengan más árboles absorberán más costos de maquinaria y equipo que los lotes de menosárboles.

Distribución de los costos acumulados de maquinaria agrícola (Tractores, combinadas,etc):

Periodicidad: La maquinaria agrícola se utiliza únicamente para las labores de maíz, donde serealizan ciertas prácticas, como siembra, arado, fertilización, etc. Por lo anterior, se estableceque la periodicidad de la distribución puede ser mensual, o bien, semestral.

Alcance: Debido a que los equipos únicamente se utilizan en el cultivo de Maíz, el alcance dela distribución será solo los lotes con cultivos de Maíz.


Criterio de distribución: En este caso, el criterio de distribución puede estar basado en elnúmero de horas que el tractor ha trabajado en cada lote.

33.. CCáállccuulloo ddeell ccoossttoo ppoorr uunniiddaadd ddee pprroodduucccciióónn..Los costos totales de cada cultivo en producción serán los costos directos, más los costosindirectos, que para el ejemplo serían: la proporción de los costos de beneficio del café y demaquinaria y equipo más la proporción de los costos del mantenimiento de carreteras mas loscostos de la maquinaria agrícola (cuando aplique).

Así, los costos de producción de café en cada lote serán:

Costos por @ de café = -----------------------------------------------------------------------------------

Y los costos de producción de plátano en cada lote serán:

Costos por Kg de plátano = ------------------------------------------------------------------------------

El ejemplo anterior es muy fácil de implementar en AgroWin, debido a que éste cuenta con unconjunto de tipos de centros de costos especiales que permite implementar con facilidad lasdiferentes estructuras productivas de cada finca.

(Costos directos cultivo + Proporción costos beneficio +Proporción costos maquinaria y equipo + proporcióncostos mantenimiento de carreteras).

Número de arrobas de café producidas.

(Costos directos plátano + Proporción costos carreteras).

Número de Kg de plátano producidos.

Capítulo 7: Creación de la empresa. 7 - 1

Capítulo

7

CCRREEAACCIIÓÓNN DDEE LLAA FFIINNCCAA..

CCrreeaacciióónn ddee llaa ffiinnccaa eenn eell ssiisstteemmaa..Una finca se define como una actividad económica organizada para la producción ycomercialización de productos agrícolas y sus derivados.

En AgroWin se pueden crear cientos de fincas (limitado únicamente por las capacidades delcomputador y la licencia de uso de que se disponga).

Las fincas se pueden manejar por áreas de trabajo. Un área de trabajo puede contener una ocientos de fincas.

El crear varias fincas en un área de trabajo, permite que se puedan hacer operaciones yconfiguraciones comunes a todas. El crear una finca por área de trabajo, permite tener absolutaindependencia en cada finca, tal como si estuviesen en computadores separados.

Hay algo de gran importancia que siempre debe recordarse cuando se van a crear las fincas ylos centros de costos: Verificar la fecha de trabajo, puesto que AgroWin por ser un sistemabasado en el tiempo, las fincas, los centros de costos, lotes y cultivos sólo existirán a partir desu fecha de creación.

La fecha que el sistema interno toma como la fecha de creación es la fecha de trabajo.

Siempre colocar la fechade trabajo antes de crearla finca y los diferentestipos de nodos.


IMPORTANTE: Antes de crear empresas o centros de costos, ponga la fecha de trabajocorrectamente. Puede ser la fecha en la que se hará el cargue inicial de saldos.

PPaassooss ppaarraa llaa ccrreeaacciióónn ddee llaa ffiinnccaa..La creación de la finca es muy sencilla y se realiza en unos pocos pasos.

Sitúese en la ventana del manejador de nodos [Menú principal > Programas > Manejador denodos].

1 : Seleccioneárea de trabajo.

2 : Clicderecho.

3 : Clic.

Nótese que en el menú puedenaparecer varias posibilidades decreación de empresas, como‘Empresa propiamente dicha’, ‘Fincaagrícola’, ‘Finca pecuaria’, ‘Empresamanufacturera’, ‘Empresa deservicios’, ‘Empresa pública’, etc.AgroWin está diseñado para tratarde forma especial cada tipo deempresa.

Los tipos de empresas queaparecen en el menú estánlimitados a la licencia de uso que sehaya adquirido.

Una vez seleccionada la acción de‘CREAR FINCA’, se visualiza unmensaje informativo de granimportancia.

Muy importante: El sistema confirmala fecha de creación de la finca.

Verifique!!

Clic


La finca empezará a existir en AgroWin sólo a partir de la fecha de trabajo de su creación, por lotanto, debe colocar la fecha de trabajo correctamente antes de crear la finca. Se recomiendaque la fecha de creación de la finca sea la misma o anterior a la fecha del cargue de saldosiniciales.

Si coloca la fecha de trabajo en una fecha anterior a la fecha en que creó la finca, ésta noestará visible.

Luego se solicita el código que se le asignará a la finca. Debe ser un dato numérico entre 1 y32767. Si se trata de la primera finca que se crea en el área de trabajo, se recomiendacodificarla como la número 1, la segunda como la número 2, etc.

Una vez asignado el código se visualiza el asistente para la creación de la finca, que paso apaso le irá solicitando al usuario toda la información necesaria para su creación.

PPaassoo 11:: IInnffoorrmmaacciióónn ddee llaa ffiinnccaa..

Nombre de la finca: Máx. 40caracteres. Requerido. Nombre orazón social de la finca o empresa acrear.

Nombre corto: Máx. 10 caracteres.Opcional. Nombre corto de la finca.Este se utilizará en algunosinformes, donde por su diseño,haya un espacio muy pequeño paracolocar el nombre completo de laempresa o finca.

Propietario o responsable: Máx.40 caracteres. Opcional. Nombredel propietario o administrador de la finca.

Teléfono: Máx. 30 caracteres. Opcional. Número telefónico de la finca.

Fax: Máx. 30 caracteres. Opcional. Número de Fax de la finca.

PPaassoo 22:: CCoonnttiinnúúaa ssoolliicciittaannddoo iinnffoorrmmaacciióónn aaddiicciioonnaall..

Dirección: Máx. 50 caracteres.Opcional. Dirección de la finca.

Ciudad: Máx. 20 caracteres.Opcional. Ciudad de la sede de lafinca.

País: Máx. 20 caracteres. Opcional.País de la sede de la finca.

Código postal: Máx. 20 caracteres.Opcional. Código postal de la finca.

Página Web: Máx. 60 caracteres. Opcional. Dirección de la página web de la finca.

E-Mail: Máx. 60 caracteres. Opcional. Dirección de e-mail del contacto en la finca.

PPaassoo 33:: CCaarraacctteerrííssttiiccaass ddee llaa eemmpprreessaa -- ÁÁrreeaa..


Se debe especificar el área de la finca. Debe ser el área de toda la extensión de la finca. El áreaes utilizada principalmente para lapresentación de indicadores y launidad de área es usada paraestablecer la unidad de área en quese debe especificar el área de cadauno de los lotes y cultivos. Es decir,si la finca se expresa en hectáreas,los lotes y cultivos se debenexpresar en hectáreas también.

Dependiendo del uso que haga delárea en los indicadores, ésta puede ser el área o extensión total de la finca o el área cultivablede la finca.

Área: Valor numérico. Requerido. Representa la extensión de la finca.

PPaassoo 44:: CCaarraacctteerrííssttiiccaass ddee llaa ffiinnccaa ––UUbbiiccaacciióónn ggeeooggrrááffiiccaa..

Opcionalmente se puede especificar la altura sobre el nivel del mar y las coordenadasgeográficas de la finca.

Esta información es de interéspara gremios que necesitanlocalizar cada finca ensistemas geo-referenciados.

A.S.N.M.: Valor numérico.Opcional. Representa la alturasobre el nivel del mar.

Latitud: Máx. 15 caracteres.Opcional. Representa la latitudgeográfica de la finca.Expresar grados, minutos ysegundos de acuerdo al siguiente formato: GGG:MM:SS:X, donde X es la latitud norte (N) o sur(S).

Longitud: Máx. 15 caracteres.Opcional. Representa lalongitud en coordenadasgeográficas de la finca.Expresar grados, minutos ysegundos de acuerdo alsiguiente formato:GGG:MM:SS:X, donde X es lalongitud este (E) u oeste (W).

PPaassoo 55:: IInnffoorrmmaacciióónn lleeggaall..

Debe especificarse el tipo de documento de la finca como persona jurídica o bien del propietariocomo persona natural y el número de identificación.

Tipo de documento: Código. Opcional. Tipo de documento de identificación de la empresa.Puede seleccionar entre los tipos de documentos. Ej. Cédula, NIT, RUT, etc.


Los tipos de documentos pueden ser modificados por configuraciones avanzadas.

Número del documento: Máx. 30 caracteres. Opcional. Especificar el número del documento.

PPaassoo 66:: CCllaassiiffiiccaacciióónn lleeggaall..

La página de clasificaciónlegal presentará una serie deatributos especiales definidospara cada país, que serviránpara determinar y clasificaruna finca. Estos serán demucha utilidad para el cálculoautomático de impuestos ydescuentos en las diferentesoperaciones donde aplique.

Estos atributos funcionarán enconjunto con los atributos de cada tercero con el que se desarrollen transacciones. Al sistemase le definen reglas que determinan cuando aplican o no los diferentes tipos de conceptos decargos y descuentos como IVA y retención en la fuente. Ver el documento Contabilidad, capítulode Configuraciones.

Para adicionar o modificar los atributos de configuración legal ir a [Menu principal >Mantenimiento > Configuraciones...]

PPaassoo 77:: AAccttiivviiddaaddeess aaggrrííccoollaass áárreeaa ddee ttrraabbaajjoo..

1: Clic para incluiruna nuevaactividad.

2: Doble Clic paraseleccionar laactividad.

3: Indique el códigoque tendrá laactividad en su áreade trabajo.


AgroWin permite incluir muchas actividades agrícolas, como cultivos perennes y transitorios.También permite adicionar otros tipos de actividades como ganadería y construcción.

En principio se involucran actividades generales, pero se pueden adicionar al área de trabajolas actividades agrícolas que apliquen a las actividades de la finca. Por ejemplo, si la fincacultiva maíz y fríjol, se deben incluir estas actividades.

Para ello, sólo se debe presionar el botón [+] y seleccionar entre las actividades que ofreceAgroWin. Si las actividades de la finca no existen en el listado, se pueden crear una vez setermine con la creación de la finca.

Una vez seleccionada la actividad, se visualizará una pequeña caja de diálogo solicitando elcódigo con que se desea referir a la actividad en el área de trabajo. Note en el ejemplo que la‘Floricultura’tiene internamente el código 32, pero para la empresa se desea que se incluya concódigo ‘1’que es más fácil de memorizar y digitar.

Note que las nuevas actividadesinvolucradas lucen en color blanco, quesignifica que pueden ser eliminadas si sedesea.

Las actividades que se definan son visibles a todas las fincas y empresas del área de trabajo.

Cuando se incluye una actividad, el sistema incluirá además un conjunto amplio de labores einsumos predefinidos para la actividad.

Si se desea, se puede omitir este paso y luego se pueden importar las actividades para el áreade trabajo. Ver [Menú principal > Archivo > Áreas de trabajo > Mantenimiento áreas de trabajo >[Acciones] Modificar > Paso 2].

PPaassoo 88:: CCeennttrrooss ddee ccoossttooss ((NNoo iinncclluuiirr aaqquuíí llooss llootteess yy ccuullttiivvooss aaggrrííccoollaass))..

En este paso de la creación dela empresa, el usuario puedecrear los centros de costosiniciales con que contará laempresa. Los lotes no secrean en este paso,únicamente los centros decostos estándar y endesarrollo.

Los centros de costos secrearán con valores poromisión y será responsabilidaddel usuario revisar los atributos con los que se crea cada tipo de centro de costos, por medio delárbol de nodos.

Este paso de creación de centros de costos puede ser omitido en este asistente y los centros decostos pueden ser creados a través del árbol de nodos.

Siempre es obligatorio por lo menos crear un centro de costos denominado ‘Gastosempresariales’, al cual se le imputarán todos los costos y gastos generales. Note que el sistemalo sugiere con el código ‘1’. Pero esto puede ser modificado por el usuario.


El diseño de la estructura de centros de costos es muy particular a cada finca y se debe hacercon criterio de costeo y seguimiento. Es muy recomendable invertir unos momentos en pensarmuy bien en esta estructura, para luego obtener los resultados requeridos.

Por cada renglón de centro de costos se solicitan los siguientes datos:

Cód. CC: Código máx. 21 caracteres. Requerido. Especifique el código con el que seidentificará el centro de costos.

Nombre: Máx. 40 caracteres. Requerido. Nombre del centro de costos.

Tipo CC: Código numérico. Requerido. Tipo de centro de costos. Ver tipos de centros de costosmás adelante en el capítulo de centros de costos.

Unidad: Solo lectura: Unidad en la que se debe especificar el área de cada centro de costos.

Área: Numérico. Requerido. Área que abarca el centro de costos.

El área será de utilidad al momento de calcular indicadores de gestión por área o bien, parausarse como criterio de distribución de gastos.

Ciertos tipos de centros de costos, pueden no tener área (por ejemplo ‘Gastos de vehículos’o‘Gastos familiares’), en cuyo caso el usuario debe ingeniarse para asignarles un área que sirvade proporcionalidad o peso para distribuciones. En caso de no tener claridad, asigne ‘1’al valordel área.

Nombre corto: Máx. 10 caracteres. Nombre abreviado del centro de costos a ser usado eninformes donde no haya espacio para colocar el nombre completo del centro de costos.

Actividad: Código. Requerido. Código de la actividad a la que se dedica el centro de costos. Sino tiene una actividad definida, colóquese “0 - Actividad general”.

PPaassoo 99:: LLootteess aaggrrííccoollaass ddee llaa ffiinnccaa..

En este paso es necesario crearcada uno de los lotes deexplotación agropecuaria de lafinca.

Los lotes corresponden a lasáreas físicas de tierra de la fincadestinadas a los cultivos. Loslotes no son propiamente loscultivos. Los cultivos sonproyectos agrícolas que secrearán más adelante.

En algunas regiones se acostumbra a trabajar por lotes como áreas físicas de la finca con unnombre propio independiente del cultivo que contenga. Por ejemplo: Los guamos, los naranjos,el bajo, la meseta, buenos aires, el jardín, etc.

Nota: Los lotes agrícolas se pueden crear desde este asistente o bien posteriormente desde elárbol de nodos.

Por cada renglón de definición de lotes se solicitan los siguientes datos:

Cód. lote: Código máx. 21 caracteres. Requerido. Especifique el código con el que seidentificará el lote.


Nombre: Máx. 40 caracteres. Requerido. Nombre del lote. Si el lote no tiene nombre, asignepor ejemplo las palabras ‘Lote 010’.

Tipo CC: Código numérico. Requerido. Tipo de centro de costos. Debe especificarse el tipo delote. Por defecto se coloca lote agrícola.

Unidad: Sólo lectura: Unidad en la que se debe especificar el área de cada lote.

Área: Numérico. Requerido. Área física del lote. No es el área cultivada.

Nombre corto: Máx. 10 caracteres. Nombre abreviado del lote a ser usado en informes dondeno haya espacio para colocar el nombre completo.

Actividad: Código. Requerido. Código de la actividad agropecuaria a la que se dedica el lote. Sino tiene una actividad definida, colóquese “0 - Actividad general”. Un lote puede tener diferentestipos de cultivos que estarán determinados por los cultivos que se le vayan creando en eltiempo, sin embargo, se puede indicar una actividad de vacación del lote que servirá parafacilitar luego la digitación de los datos (ver planillas).

PPaassoo 1100:: GGaassttooss eemmpprreessaarriiaalleess ggeenneerraalleess..

Se debe especificar el centro decostos que será considerado elacumulador de gastosempresariales generales.Regularmente es el inicialmenterecomendado por AgroWin en elpaso de creación de los centrosde costos, o sea el ‘1 gastosempresariales generales’. Noteque el código se preguntaporque igual el usuario puedecambiarle el código o especificarotro centro de costos.

Al centro de costos ‘Gastos generales empresariales’se le imputarán todos aquellos gastos queno es fácil imputarlos directamente a los otros centros de costos específicos. Ejemplo: Elservicio de alumbrado. Posteriormente se pueden establecer criterios de distribución quepermitan repartir esos gastos generales entre otros centros de CIP (Costos indirectos deproducción) o directamente de producción.

Cuando el sistema, en su procesamiento interno no pueda determinar el centro de costos alcual llevar un determinado gasto o costo, lo llevará o trasladará a este centro de costos. Porejemplo, se establece que las depreciaciones del tractor de la finca se deben cargar al cultivode maíz. Si en algún mes no hay cultivo de maíz vigente en el momento de la depreciación, elsistema no tendrá otra opción que cargarle esa depreciación al centro de costos general de lafinca.

PPaassoo 1111:: RRóóttuulloo ppaarraarreeppoorrtteess..

En los campos del rótulo parareportes se debe colocar lostextos que se desea queaparezcan siempre en losreportes. Por ejemplo: El


nombre de la finca, su propietario, la dirección y teléfono, su eslogan, etc.

Con los anteriores datos, los reportes siembre se imprimirán con un encabezado como el quesigue:

PPaassoo 1122:: AAttrriibbuuttooss aaddiicciioonnaalleess..

Una vez se ha definido lainformación fundamental para lacreación de la finca, se puedenincluir dentro de su definición unconjunto adicional de atributosopcionales de interés para elusuario y que pueden ser utilizadosdesde herramientas comoContaExcel.

PPaassoo 1133:: FFiinnaall ddee llaa ccrreeaacciióónn ddee llaa ffiinnccaa..

Una vez se termine de suministrar la información necesaria para la creación de la finca y suscentros de costos y lotes iniciales, el sistema sugiere los pasos a seguir:

Completar la estructura decentros de costos: Cada centrode costos será creado con losdatos básicos que se le hansuministrado. Dependiendo deltipo de centro de costos o delote, cada uno de ellos tienemuchos otros atributos que elsistema le ha asignado pordefecto. Es responsabilidad delusuario entrar a revisar nodo por


nodo desde el árbol de nodos para asegurarse de estar de acuerdo con los atributosasignados o de lo contrario colocar los apropiados.

Realizar el cargue inicial de saldos: Luego de haber creado la finca y toda su estructura decentros de costos y de lotes, se deben crear los cultivos de cada lote de acuerdo con suetapa de desarrollo (desarrollo o explotación) y hacer todos los comprobantes de cargueinicial para que queden registrados en el sistema todos los recursos monetarios y físicosdebidamente valorizados a la fecha del cargue.

Una vez creada la empresa, se visualizará en el árbol de nodos junto con todos sus centros decostos y lotes.

Cada centro de costos debe ser revisado para determinar que todos sus atributos esténcorrectamente suministrados.

CCrreeaacciióónn ddee llootteess yy cceennttrrooss ddee ccoossttooss aaddiicciioonnaalleess..

El asistente para la creación de la finca es una primera oportunidad de crear una estructurainicial de la finca. Posterior a esto, para crear más lotes o centros de costos o cultivos, se debehacer lo siguiente:

Paso 1: Seleccione el nodo padre del cual desea un hijo.

Paso 2: Presione el clic derecho.

Paso 3: Seleccione una de las opciones de crear que aparezcan disponibles. Estaspueden variar dependiendo de la licencia de que se disponga.

Paso 4: Especifique el código del nuevo nodo y luego suminístrele todos los datos que elasistente solicite.

Observe lanueva fincacreada

Observe los centrosde costos y los lotes.Recuerde, cuandonecesite puede crearmas lotes o centros decostos.

Recuerde entrar acada centro decostos y lote arevisar sus atributos.


El siguiente capítulo tratará en detalle el proceso de creación de cada tipo de nodo o centros decostos.

CCrreeaacciióónn ddee ccaatteeggoorrííaass..

Inicialmente se presentan varias categorías de centros de costos, como son:

Centros de costos.

Costos indirectos de producción.

Maquinaria y equipo.

Distribuidores.

Lotes agrícolas.

Cada una de estas categorías ayuda a clasificar los diferentes centros de costos, pero no soncodificables. Esto significa que la categoría como tal, solo sirve para efectos de visualización delárbol de nodos.

Es posible categorizar, por ejemplo los lotes de la finca u otros grupos de centros de costos.

Por ejemplo, supóngase que con una sola empresa de tipo finca se desea manejar lainformación de tres fincas. Finca la Loma, Finca el Bajo y Finca Romeral. Cuando las fincasconforman una misma empresa, bajo un mismo dueño, muchas veces es recomendable quetodas las fincas se traten como una sola. Al crear la única finca, se le deben crear los lotes delas tres fincas. En este caso es recomendable crear varias categorías de lotes. Para elloseleccione la finca y luego [Clic derecho > Configuración > Categorías de centros de costos ynodos].


Se visualiza el maestro de categorías, las cuales pueden se eliminadas o se pueden crearnuevas categorías.

A cada categoría se le define un código, el cual establece únicamente el orden dentro del árbolde nodos.

La categoría base indica si se trata de una categoría de centros de costos o de lotes agrícolas,etc.

El grupo, establece un grupo por defecto para todos los centros de costos o lotes que se leadicionen a esta categoría.

Para el caso de las tres fincas, se pueden crear dos categorías adicionales de lotes de lotes, detal forma que queden tres.

Lotes agrícolas de la finca La loma.

Lotes agrícolas de la finca El bajo.

Lotes agrícolas de la finca El romeral.

Una vez creados, en el árbol de nodos, lucirían como sigue:

Observe lasnuevas categoríascreadas.


A cada categoría se le pueden adicionar tantos centros de costos o lotes como se desee. Serecomienda establecer rangos de códigos para cada categoría.

Por ejemplo:

Categoría Cód.inicial.

Cód. final

Centros de costos 000 099

Costos indirectos de producción 100 199

Centros de costos de maquinaria y equipo 200 299

Lotes agrícolas de la finca la loma. 300 399

Lotes agrícolas de la finca el bajo. 400 499

Lotes agrícolas de la finca el romeral 500 599

Si en realidad son pocos los centros de costos, entonces se recomienda usar apenas dosdígitos. También es posible usar códigos nemotécnicos.

Capítulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos. 8 - 1

Capítulo

8

CCRREEAACCIIÓÓNN YY DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE LLOOSS TTIIPPOOSSDDEE CCEENNTTRROOSS DDEE CCOOSSTTOOSS,, LLOOTTEESS YYCCUULLTTIIVVOOSS..

Como se explicó en el capítulo 5 sobre los tipos de centros de costos manejados por AgroWin,la estructura de nodos no solo se compone de centros de costos. Para armar la estructura senecesita también de nodos de diversos tipos, cuya concepción ya se ha explicado en esecapítulo.

En el presente capítulo se explicará en detalle la creación, acciones y operación de cada uno delos tipos de nodos y centros de costos.

CCrreeaacciióónn ddee cceennttrrooss ddee ccoossttooss..Los centros de costos son explicados en detalle en elcapítulo 4 de este manual. Se recomienda encarecidamentela lectura y entendimiento de este capítulo antes deproceder a crear los centros de costos de la finca.

Hay varios tipos de centros de costos, pero en general sedestacan los centros acumuladores de costos estándar. Sinembargo, se definen otros tipos de centros de costos que noson tan comunes, pero igualmente importantes, como lasconstrucciones en proceso y la maquinaria y equipo enmontaje.


AgroWin es un sistema especializado en el manejo y seguimiento de centros de costos y por lotanto puede manejar un número alto de tipos de centros de costos especializados como lotesagrícolas, cultivos transitorios, cultivos perennes, maquinaria y equipo, construcciones, etc).

Los tipos de centros de costos que maneja AgroWin son cada vez crecientes y para cada unose cuenta con la documentación correspondiente. El alcance de este documento está limitadoúnicamente a los nodos y centros de costos de uso frecuente en la creación de la estructuraempresarial de la finca.

Cada centro de costos tiene un manejo general a través de un conjunto de accionesestandarizadas que se explican brevemente en los párrafos siguientes:

AAcccciioonneess ccoommuunneess aa llooss nnooddooss yy cceennttrrooss ddee ccoossttooss..Informes: Visualiza un sub-menú con todos los informes, reportes y gráficos que sepuedan obtener del centro de costos.

Creación: Se visualizan muchas opciones de creación de tipos de nodos que se puedendesprender de un centro de costos.

Finalizar centro de costos: Acción que genera una operación de finalización de uncentro de costos.

Modificar: Visualiza el asistente especializado de edición del centro de costos para quese actualice su información.

Visualizar: Abre el asistente de edición pero con todos los campos en modo de sololectura.

Verificar: Verifica la información del centro de costos y la integridad de su información.

Recodificar: Permite cambiarle el código a un centro de costos. El nuevo código nodebe existir en el árbol de nodos, bajo ningún tipo de centro de costos.

Eliminar: Elimina un centro de costos de todo el sistema. Para ser eliminado, el centrode costos no puede estar usado en ninguna operación ya procesada.

Presupuesto: Permite crear o modificar el presupuesto de ejecución presupuestal de uncentro de costos.

Consolidar centro de costos: Permite hacer que dos centros de costos se conviertanen uno solo. El código del centro de costos origen desaparece y todo lo que estaba imputado ael, será imputado al centro de costos destino. Se afecta todo el sistema.

TTiippooss bbáássiiccooss ddee cceennttrrooss ddee ccoossttooss..En este documento se explicará la creación de los centros de costos básicos que manejaAgroWin, los nodos distribuidores básicos y algunas de sus acciones y operaciones masimportantes:

Centros de costos estándar.

Centros de costos de producción.

Centros de costos de maquinaria y equipo.

Lotes agrícolas.


Cultivos transitorios.

Cultivos perennes.

Centros de costos en desarrollo o de inversión.

Nodo distribuidor por peso.

Nodo distribuidor por criterio.

Nodo agrupador.

CCeennttrroo ddee ccoossttooss ddee ttiippoo ‘‘EEssttáánnddaarr’’..

OObbjjeettiivvoo..Acumular los costos, gastos e ingresos de un área física o virtual de la empresa que seencuentra en etapa de explotación.

DDeessccrriippcciióónn yy ccaarraacctteerrííssttiiccaass..Los centros acumuladores de costos estándar son el tipo de centro de costos más común entodas las empresas. Se considera un centro de costos estándar a las partes de la empresa a lasque se les hace seguimiento y/o que sean considerados centros CIP (Costos Indirectos deproducción).

Los centros de costos estándar pueden tener fecha inicial y final de vigencia. Solo serán visiblespor el sistema durante su vigencia.

Una característica especial de estos centros de costos estándar es que siempre son partes dela empresa que se están explotando (con excepción de los de producción). No son centros decostos estándar los centros de costos que se encuentren en etapas de desarrollo, construccióno inversión.

Recuérdese que cuando se creó la finca, se suministró la información básica de todos loscentros de costos y lotes que conforman la estructura de la finca, los cuales deben serrevisados y complementarlos con sumo cuidado. Ver la acción de modificar centros de costoscomplementarios.

EEjjeemmppllooss::

Los departamentos de las empresas.

La maquinaria y equipo.

El sistema de riego de la finca.

Los vehículos.

Áreas especiales a las que se les quieren conocer los gastos, costos e ingresos, como losvehículos, las máquinas en ciertos casos, etc.

Entes conceptuales de la empresa, como el centro de costos de gastos empresariales,gastos familiares, etc.

Etc.


Características de los centros de costos estándar:

Todos los gastos, costos e ingresos que se les imputen serán llevados a las cuentas del estadode resultados.

No pueden cambiar de estado (de desarrollo a explotación), como máximo se pueden finalizar.

No admiten embodegamiento de productos a su cargo (puesto que no producen productos).

CCrreeaacciióónn ddee uunn CCeennttrroo ddee CCoossttooss EEssttáánnddaarr..Antes de crear un CC estándar debe primero verificar la fecha de trabajo. Recuerde que elnuevo centro de costos a crear sólo existirá a partir de esa fecha.

Para crear un centro de costos estándar, se debe seleccionar el padre de los centros de costos,que es precisamente el nodo ‘Centros de costos’. Presione clic derecho y seleccione ‘Crear unCC estándar’.

Una vez suministrado el código del nuevo centro de costos, se presenta el asistente decreación, el cual solicitará toda la información necesaria para la ceración del centro de costos.

PPaassoo 11:: IInnffoorrmmaacciióónn bbáássiiccaa..

Nombre: Máx. 40 caracteres. Requerido. El nombre a asignarle al centro de costos.

1 : Clicderecho

2 : Clic

Observe el padre de losCentros de costos.

3 : Digite códigodel nuevo CC.

Observe la fecha!!


Nombre corto: Máx. 10 caracteres.Requerido. El nombre corto del centrode costos. Este será de muchautilidad en informes donde haya muypoco espacio para el nombrecompleto del centro de costos.

Responsable: Máx. 40 caracteres.Opcional. El responsable del centrode costos. Puede seleccionarlo entrelos responsables que ya hayadigitado.

Actividad: Código. Requerido.Identificación de la actividadempresarial con la que se deseaasociar el centro de costos.

La actividad empresarial representa el conjunto de tareas o labores que se podrán usar paraexpresar las actividades que se realizan sobre éste centro de costos. Si no se usa el módulo deactividades déjese siempre las actividades generales.

PPaassoo 22.. CCaarraacctteerrííssttiiccaass ddeell CCCC ––ÁÁrreeaa..

En éste paso se solicita únicamente elárea del centro de costos en la mismaunidad que la unidad de área de laempresa.

El área es solicitada con variospropósitos:

Para establecer criterios dedistribución por área.

Para presentar indicadores porárea.

El área es una variable de tiempo. Esto significa que el área podrá ser cambiada cada vez quese desee y el sistema recordará la fecha en la que fue cambiada y regirá sólo a partir de esafecha.

Si el área de un centro de costos es por ejemplo 150 m2 desde que se creó el centro de costosen 01/01/2003 y en 01/06/2003 el área se cambia a 300 m2, el sistema recordará las fechas.

Si luego se pone la fecha de01/03/2003 se mostrará Área =150m2.

Si luego se pone la fecha de01/08/2003 se mostrará Área =300m2.

Recuerde que siempre que secambie una variable de tiempo, elsistema recordará los valores en eltiempo.


PPaassoo 33.. CCaarraacctteerrííssttiiccaass ddeell CCCC ––UUnniiddaaddeess..

Especifique la población o cantidad de unidades que representan el centro de costos.

El número de unidades es solicitada con varios propósitos:

Para establecer criterios de distribución por número de unidades.

Para presentar indicadores por unidad.

Población: Numérico. Opcional. Número de unidades que conforman el centro de costos.

Unidad: Máx. 10 caracteres. Opcional. Unidad de la población.

El número de unidades puede ser por ejemplo:

El número de empleados del departamento o área de la finca (para el caso del áreaadministrativa).

El consumo promedio en kilovatios del departamento (Para el caso del beneficiadero).

El número de metros lineales de carreteras (para el caso de un centro de costos decarreteras).

Etc.

El número de unidades es una variable de tiempo. Por tanto los cambios que se le hagan en eltiempo serán recordados por el sistema.

PPaassoo 44:: CCllaassiiffiiccaaddoorreess..

La página de clasificadores permiteestablecer clasificaciones para loscentros de costos, lo cual es demucha utilidad a la hora de generarreportes consolidados o bien paraestablecer criterios de distribución decostos.

Grupo: Máximo 10 caracteres.Opcional. Permite definir grupos decentros de costos. Por medio de losfiltros se pueden obtener informes consolidados de todos los centros de costos de un grupodeterminado. Por ejemplo, se puede marcar ciertos centros de costos y lotes como ‘FABIO’yotros como ‘MARIO’; luego se pueden obtener informes de los centros de costos marcados con‘FABIO’e igualmente con los centros de costos marcados como ‘MARIO’.

Clasificadores: Máximo 30 caracteres. Opcional. Los clasificadores son identificadoresadicionales de los centros de costos que serán muy importantes al momento de tenerlos queclasificar para alguna tarea.

El principal uso de los clasificadores es para establecer criterios en las distribuciones de costos.Así se pueden establecer criterios como ‘Distribuir todos los gastos entre los centros de costosque contengan el clasificador ‘FLOR’. Para esto, el sistema buscará entre todos los centros decostos de la empresa y seleccionará los que tienen la palabra ‘FLOR’entre sus clasificadores.


MMooddiiffiiccaacciióónn ddee uunn CCeennttrroo ddee CCoossttooss EEssttáánnddaarr..Para modificar un centro de costos estándar se deben seguir los pasos que se describen en elsiguiente gráfico:

Haciendo doble clic sobre un nodo se llama laacción de modificar (o la acción por defecto), sólosi no tiene hijos

LLaa aacccciióónn ppoorr ddeeffeeccttoo..

La acción por defecto se nota en el menúemergente porque siempre está con negrilla.

En este caso al hacer doble clic sobre elcentro de costos, se llama la acciónmodificar.

EEll aassiisstteennttee..

Al llamar la acción de modificar sevisualizará un asistente similar al decreación de un centro de costosestándar para que se modifique lainformación necesaria.

OOppeerraacciióónn ddee FFiinnaalliizzaacciióónn ddee uunn cceennttrroo ddee ccoossttooss eessttáánnddaarr..Un centro de costos puede tener vigencia indefinida en el tiempo o bien se puede finalizar enuna fecha determinada.

EEjjeemmppllooss::

La finca ha decidido demoler el beneficiadero

Se terminará con el centro de costos de riego.

PPrroocceessoo::

La finalización de un centro de costos estándar lleva a cabo ciertos procesos, dependiendo desí es o no de producción:

Si el centro de costos no es de producción: En este caso solo se finaliza la vigencia del centrode costos.

Si el centro de costos es de producción: En este caso, se pone fin a la vigencia del centro decostos y se traslada todos los gastos y costos acumulados en la cuenta de “Producto enproceso”a una cuenta de gastos de “pérdidas por baja”definida en la operación.

Ver también: Operación de finalización de un centro de costos.

1 : Seleccione elcentro de costos amodificar.

3 : Clic.

2 : Clicderecho.


CCeennttrroo ddee ccoossttooss ddee ttiippoo ‘‘PPrroodduucccciióónn’’..

OObbjjeettiivvoo..Acumular los costos, gastos e ingresos de un área física o virtual de la empresa que seencuentra dedicada a la producción. Esto significa que produce algún tipo de productoembodegable.

DDeessccrriippcciióónn yy ccaarraacctteerrííssttiiccaass..Los centros de producción son comunes en las empresas de manufactura y de producción engeneral. Los cultivos de los lotes también son centros de costos de producción, pero con mayorespecialización, por lo que se han creado centros de costos especializados para el manejo decultivos transitorios y de cultivos perennes.

Los centros de costos de producción pueden tener fecha inicial y final de vigencia. Solo seránvisibles por el sistema durante su vigencia.

Ejemplos:

La planta de procesamiento de frutas.

La línea de producción de zapatos tenis.

Una orden de trabajo que se embodegará finalmente.

Una plantación agrícola destinada a la producción de productos embodegables.

Un hato lechero que produce diariamente leche.

Características del centro de costos de producción:

No pueden cambiar de estado (de desarrollo a producción), como máximo se pueden finalizar.

Que siempre son partes de la empresa que están destinadas a la producción.

Todos sus gastos y costos, aunque sean imputados a las cuentas de gastos o de costos, seráninventariables. Es decir, los gastos imputados a un centro de costos de producción sonautomáticamente transferidos por AgroWin a la cuenta de inventarios-productos en proceso(únicamente las cuentas de gastos y costos que tengan en ‘Si’la opción de ‘AutoActivar’).

El centro de costos de producción debe producir elementos, ya sea productos terminados opiezas intermedias que serán embodegadas por medio de la operación de inventarios.

Todos los gastos y costos serán acumulados en la cuenta de ‘inventarios-productos en proceso’hasta que se produzcan los embodegamientos. Una vez producido el embodegamiento, sucosto será trasladado de la cuenta de productos en proceso a la cuenta de inventarios. Paramayor información ver el módulo de inventarios.

Los centros de costos de producción normalmente acumulan costos directos y costos indirectos.Los indirectos se acumulan inicialmente en centros de costos (CIP) y en los cierres de mes sereparten entre los centros de costos de producción con base en criterios preestablecidos.

Los informes de resultados diferirán mucho de la ejecución presupuestal. Básicamente elestado de resultados presentará únicamente las cuentas de costos de ventas y las cuentas deingresos.


Normalmente en la finca los centros de costos dedicados a la producción son los cultivos, loscuales son centros de costos especializados que se estudiarán mas adelante.

Hay sin embargo una amplia posibilidad de centros de costos que pueden ser de producción,como una planta de procesamiento de fruta, o bien, considerar el beneficiadero como unaplanta de producción.

Los centros de costos de producciónconsumen recursos (mano de obra,insumos y otros) y producenproductos embodegables para laventa o bien para el consumo en otrosproyectos de la finca.

Centros acumuladores de costosintermedios al proceso productivo,que no producen elementos para serembodegados, no son centros decostos de producción.

La ejecución presupuestal presentará la información de todos los gastos, costos e ingresosimputados directamente al centro de costos, y que tengan marcada la opción de “Afectaejecución presupuestal”. Ver [Plan de cuentas > cuenta > Atributo ‘AutoActivar’]).

Al marcar un centro de costos como de ‘Producción’se solicitará que se especifique la cuentadonde serán inventariados todos los gastos y costos imputados al centro de costos.Normalmente es la cuenta de ‘Inventarios –Productos en proceso.’

Debe tenerse en cuenta que los gastos se le deberán imputar siempre a las cuentas de gastoso de costos y el sistema en forma automática los transferirá a la cuenta de ‘Inventarios -productos en proceso’que se especifique en esta casilla.

CCeennttrroo ddee ccoossttooss ddee ttiippoo ‘‘DDeessaarrrroolllloo oo ddee iinnvveerrssiióónn’’((DDiinnáámmiiccoo))..

OObbjjeettiivvoo..Acumular todos los gastos, costos e ingresos imputados a un ente de la empresa que puedecambiar de estados en el tiempo. Inicia en etapa de desarrollo y se convierte posteriormente enun activo fijo depreciable (o amortizable).

Tiene la posibilidad de que pueda seguir después de la activación como un centro de costos enetapa de explotación.

CCaarraacctteerrííssttiiccaass ggeenneerraalleess..Son un tipo especial de centro de costos dinámico, es decir, puede cambiar de estado dedesarrollo a estado de explotación y pueden ser reiniciados y finalizados.

Si son reiniciados, inician un nuevo ciclo y quedan nuevamente en etapa de desarrollo.


Pueden ser finalizados definitivamente en cualquiera de las etapas.

Cuando se crean, quedan inicialmente en etapa de desarrollo (de ahí su nombre) pero se puedecambiar de estados en el tiempo.

Los centros de costos en etapa de desarrollo pueden tener fecha inicial y final de vigencia. Soloserán visibles por el sistema durante su vigencia.

EEjjeemmppllooss::

La construcción de una bodega de insumos y materiales de la finca. Una vez termine suetapa de desarrollo, la bodega se convertirá en un activo depreciable y además podrá seguirsiendo un centro acumulador de costos de embodegamiento.

El montaje y construcción del sistema de riego de la finca: Una vez termine su desarrollo,toda la inversión en el sistema de riego acumulada durante la etapa de desarrollo seráconvertida en un activo depreciable. Además el sistema de riego en funcionamiento seguirácomo un centro de costos en explotación, acumulando todos los gastos que se le imputenpara su correcto funcionamiento.

El montaje de una maquinaria nueva en la planta de procesamiento: Todos los costos demontaje se acumularán y cuando se termine la instalación el valor acumulado se convertiráen un mayor valor de la planta de procesamiento. El centro de costos ‘Montaje demaquinaria’finalizará su vigencia al momento de la activación.

Proyectos de investigación y desarrollo en curso.

CCaarraacctteerrííssttiiccaass eenn eettaappaa ddee ddeessaarrrroolllloo::EEttaappaa ddee ddeessaarrrroolllloo oo iinnvveerrssiióónn..

Siempre inicia en etapa de desarrollo y no en etapa de explotación.

Todas las imputaciones que se le haga a un centro de costos deben cargarse a las cuentas deegresos e ingresos directamente.

Contablemente el sistema acumula todos los costos, gastos e incluso ingresos en que seincurra durante toda la etapa de desarrollo en la cuenta de propiedad, planta y equipo –(construcciones en curso o maquinaria y equipo en montaje).

Desde el punto de vista de ejecución presupuestal, el sistema siempre puede presentarinformes de los costos, gastos e ingresos discriminados por las cuentas de egresos e ingresosoriginalmente imputadas.

EEvveennttoo ddee aaccttiivvaacciióónn..

Cuando se termina la etapa de desarrollo puede cambiar de etapa de explotación y por lo tantocambiar todo el tratamiento interno de las imputaciones contables (operación denominada‘Activación del centro de costos’).

Los centros de costos en etapa de desarrollo o inversión pueden cambiarse a etapa deexplotación mediante una operación de activación. Durante la activación se definen las nuevascaracterísticas que debe tener el centro de costos durante su etapa de explotación.

Todos los recursos sacrificados durante la etapa de desarrollo serán convertidos en un activofijo depreciable cuando el centro de costos sea activado. El activo creado se depreciará entodos los periodos que se especifique durante el evento de activación.

Al activarse el centro de costos pueden darse tres alternativas:


Que el centro de costos finalice definitivamente. Por ejemplo la construcción de unamáquina, que al terminarse no seguirá siendo un centro de costos y seguimiento, sino unactivo depreciable.

Que el centro de costos al activarse, siga siendo un centro de de costos de explotación. Esdecir que se explotará y como tal se le hará seguimiento a todos sus costos de explotación.Normalmente el activo creado se deprecia con cargo al mismo centro de costos enexplotación. Por ejemplo al activar el sistema de riego de la finca, éste continuará existiendocomo centro de costos en explotación, pero no produce productos embodegables. El activocreado con todos los costos de desarrollo se depreciará sobre el mismo centro de costos deriego.

Que el centro de costos al activarse siga siendo centro de costos de explotación, y ademásdedicado a la producción. Como centro de costos de producción deberá producir productosembodegables. Normalmente el activo creado durante el evento de activación se depreciacon cargo al mismo centro de costos. Por ejemplo al activar la planta de procesamiento defruta. La planta como tal pasará a ser un activo mas de la empresa que se depreciará en losaños de vida útil. Además, la planta de procesamiento seguirá siendo un centro de costos deproducción, ya que producirá productos embodegables.

Etapa de desarrollo Etapa de explotación pero no destinado a la producción.

Etapa de explotación destinado a la producción.

Finalización.

CCaarraacctteerrííssttiiccaass eenn eettaappaa ddee eexxpplloottaacciióónn oo pprroodduucccciióónn::Una vez activado el centro de costos y no habiéndose finalizado durante la activación, el centrode costos quedará en etapa de explotación.

EEttaappaa ddee eexxpplloottaacciióónn ppeerroo nnoo ddee pprroodduucccciióónn..

Si durante el evento de activación del centro de costos no se marca la casilla ‘de producción’,éste quedará en etapa de explotación pero no destinado a la producción.

Todos los gastos, costos e ingresos que se le imputen al centro de costos en explotación (perono de producción) si afectarán directamente el estado de resultados (Ingresos y egresos).

El estado de resultados será muy similar a la ejecución presupuestal, con la diferencia de que laejecución presupuestal no involucra cuentas tales como ajustes por inflación, depreciaciones yamortizaciones (solo las cuentas marcadas con ‘afecta ejecución presupuestal’).

Es decir, el centro de costos se empezará a comportar como un centro de costos estándar enexplotación.

EEttaappaa ddee eexxpplloottaacciióónn yy ddee pprroodduucccciióónn..

Si es marcado como ‘de producción’durante el evento de activación, todos los costos y gastosserán llevados a la cuenta de “Inventarios –productos en proceso”hasta que se registren losembodegamientos. Es decir, se comportará como un centro de costos de producción.


CCaassoo ddee eejjeemmpplloo::

La construcción de una bodega es una construcción en curso.

Cuando se termina la construcción, se aplica la operación de activación del centro de costos lacual hace lo siguiente:

Todos los gastos y costos imputados (directa o indirectamente) se convertirán en un activodepreciable.

Durante la activación, se especifica que el centro de costos, como tal, finalizará su vigenciacon la activación. Es decir, el centro de costos que venía en desarrollo terminará su vigencia.

El activo creado (la bodega como propiedad) se depreciará durante toda su vida útil.

CCrreeaacciióónn ddee uunn CCeennttrroo ddee CCoossttooss eenn DDeessaarrrroolllloo..Antes de crear un CC en desarrollo debe primero verificar la fecha de trabajo. Recuerde que elnuevo CC a crear sólo existirá a partir de esa fecha.

Para crear un centro de costos en desarrollo, se debe seleccionar el padre de los centros decostos, que es precisamente el nodo ‘Centros de costos’. Presione clic derecho y seleccione‘Crear CC en desarrollo’.

1 : Clicderecho

Observe el padre de losCentros de costos.

3 : Digite códigodel nuevo CC.

Observe la fecha!!

2 : Clic

Una vez suministrado el código del nuevo centro de costos, se presenta el asistente decreación, el cual solicitará toda la información necesaria para la creación del centro de costosen desarrollo.

PPaassoo 11:: IInnffoorrmmaacciióónn bbáássiiccaa..

Nombre: Máx. 40 caracteres. Requerido. El nombre a asignarle al centro de costos.

Nombre corto: Máx. 10 caracteres. Requerido. El nombre corto del centro de costos. Este seráde mucha utilidad en informes donde haya muy poco espacio para el nombre completo delcentro de costos.


Responsable: Máx. 40 caracteres.Opcional. El responsable del centrode costos. Puede seleccionarlo entrelos responsables que ya hayadigitado.

Actividad: Código. Requerido.Identificación de la actividadempresarial con la que se deseaasociar el centro de costos. Si no seusa el módulo de actividades déjesesiempre las actividades generales.

PPaassoo 22.. CCaarraacctteerrííssttiiccaass ddeellcceennttrroo ddee ccoossttooss ““CCCC””––ÁÁrreeaa..

En éste paso se solicita únicamenteel área del centro de costos en lamisma unidad que la unidad de áreade la empresa.



Para presentar indicadores porárea (Ej. Costos de construcciónpor m2).

El área es una variable de tiempo.Esto significa que el área podrá ser cambiada cada vez que se desee y el sistema recordará lafecha en la que fue cambiada y regirá sólo a partir de esa fecha.

Note que el área de los centros de costos, lotes y cultivos se debe expresar en la misma unidadde área que se haya establecido para la finca.

PPaassoo 33.. CCaarraacctteerrííssttiiccaass ddeell CCCC ––UUnniiddaaddeess..

Especifique la población o cantidad de unidades que representan el centro de costos.

El número de unidades essolicitado con varios propósitos:

Para establecer criterios dedistribución por número deunidades.

Para presentar indicadores porunidad.

Población: Numérico. Opcional.Número de unidades queconforman el centro de costos.

Unidad: Máx. 10 caracteres.


Opcional. Unidad de la población.

El número de unidades puede ser por ejemplo:

El número de empleados del departamento. El consumo promedio en kilovatios del departamento. Etc.

El número de unidades es una variable de tiempo.

PPaassoo 44:: CCiiccllooss ddeell cceennttrroo ddeeccoossttooss..

Normalmente los centros decostos en desarrollo únicamentetienen un ciclo de vida y quizáhasta solo su etapa de desarrollo.Es decir finalizan su vigenciacuando termina su etapa dedesarrollo, o bien, terminan suvigencia al finalizar su etapa deexplotación.

Los centros de costos endesarrollo pueden llegar a cumplirvarios ciclos de vida. Este es el caso especial de los cultivos perennes (Para el manejoapropiado de cultivos se usa un tipo especializado de centros de costos para cultivos que setratará mas adelante).

Normalmente se inicia un centro de costos en el primer ciclo, pero en algunas ocasiones puedeiniciarse en un ciclo diferente al primero, en cuyo caso se debe especificar.

El cuadro de ciclos del centro de costos presenta las fechas en que inició y finalizó cada etapadel ciclo cumplido del centro de costos.

PPaassoo 55:: CCuueennttaa ddee ddeessaarrrroolllloo..

Como se ha explicado en elcapítulo de centros de costos,todos los gastos, costos eingresos que se le imputen a uncentro de costos en desarrollo,serán trasladados y acumuladosautomáticamente a la cuenta de‘Propiedad planta y equipo –Construcciones en proceso’.

El monto acumulado,conjuntamente con sus ajustes porinflación (cuando aplique), seránutilizados posteriormente paradeterminar el valor del activo fijo a generar cuando se ‘Active’el centro de costos.


En el caso del ejemplo, cuando se termine la construcción de la bodega, el sistema tomará todoel valor acumulado en la cuenta de construcciones en curso y lo convertirá en un activo fijodepreciable (para mayor información ver la operación de activación de un centro de costos endesarrollo).

A pesar de que al imputarse los gastos y costos al centro de costos en desarrollo, serántransformados (desde el punto de vista contable) en la cuenta del activo (Construcciones encurso), el sistema no perderá las imputaciones a las cuentas de gastos, las cuales se podránver por la ejecución presupuestal.

Por ejemplo, si se invierte en la construcción de la bodega $ 300,000 en mano de obra y $1,200,000 en materiales, los informes contables para el centro de costos “Construcción bodega”quedarían:

Balance:

Construcciones en curso $ 1,500,000.oo

Estado de ganancias y pérdidas:

En blanco Ya que todos los gastos seredirigieron al activo.

Ejecución presupuestal: Tiene el detalle de todos los gastos.

Mano de obra $ 300,000.oo

Materiales construcción $ 1,200,000.oo

PPaassoo 66:: CCllaassiiffiiccaaddoorreess..

Los clasificadores son palabras clave que se le pueden asignar a los centros de costos paraposteriormente establecer criterios de selección por esas palabras.

Para más información ver la sección anterior sobre centros de costos estándar.


OOppeerraacciióónn ddee AAccttiivvaacciióónn ddee uunn CCeennttrroo ddee CCoossttooss eennDDeessaarrrroolllloo..Los centros de costos en desarrollo son dinámicos, es decir, no estarán en desarrollo porsiempre.

Cuando un centro de costos en desarrollo se termina de desarrollar, todos los costos y gastosinvertidos durante toda esa etapa de desarrollo, están acumulados en la cuenta del activodenominada ‘Construcciones en curso’o cuenta similar.

La construcción entonces empezará una etapa diferente de explotación, o de producción, segúnsea lo que se esté construyendo o desarrollando. Así, la construcción ya terminada seráconvertida en un activo fijo dentro del sistema que será depreciado según su vida útil.

Para que el sistema entienda este cambio y lo procese correctamente, basta con ‘Activar elcentro de costos’mediante la operación especial de ‘Activación’.

EEjjeemmppllooss::

Una bodega que ha terminado su construcción y se desea convertir en un activo. (El centro decostos como tal puede finalizar o no con la activación, dependiendo de si se desea que labodega como tal, siga siendo un centro de costos al que se le hará seguimiento a sus gastos).

El montaje de una máquina en la planta de producción se ha terminado y se desea llevar todoslos gastos en que se incurrió para su montaje, a un mayor valor de la máquina misma (El centrode costos como tal finaliza con la activación).

PPrroocceessooss::

La activación de un centro de costos lleva a cabo los siguientes procesos:

Determina el total de gastos, costos (y menos ingresos en el caso remoto de que existieran enla etapa de desarrollo).

Crea un activo depreciable (el tipo de activo se determina en los datos de la activación), cuyovalor o costo inicial depreciable es el total de gastos, costos e ingresos de toda la etapa dedesarrollo.

Si el centro de costos continuara como tal, lo pone en etapa de explotación o producción segúnse seleccione.

Si el centro de costos termina también con la activación, entonces se le termina la vigencia en lamisma fecha de la activación.

La operación de activación de un centro de costos se puede ejecutar directamente desde elárbol de nodos o bien por medio del manejador de operaciones.

Por medio del manejador de nodos:


1 : Clicderecho

2 : Clic

Al seleccionar la operación de activación del centro de costos, aparecerá un asistente especialque se encargará de solicitar los datos que necesita el sistema para la activación.

Al procesarse la operación, los datos tomarán efecto sobre el centro de costos y se produciránlos cambios correspondientes en el sistema.

Observe los cambios en el árbol de nodos antes de la activación y después de la activación.

Observe el ícono de laconstrucción en desarrollo yluego en explotación.

Observe que se ha creado elactivo fijo “Bodega productoterminado”.

Para activar un centro de costos por medio del manejador de operaciones, se debe abrir elmanejador de operaciones, seleccionar la categoría de cultivos y seleccionar la operación de‘Activación de un cultivo’.


OOppeerraacciióónn ddee FFiinnaalliizzaacciióónn ddee uunn CCeennttrroo ddee CCoossttooss..Un centro de costos puede tener vigencia indefinida en el tiempo o bien se puede finalizar enuna fecha determinada. Al momento de su finalización puede estar en etapa de desarrollo o deexplotación.

EEjjeemmppllooss::

La terminación de la planta de procesamiento.

Se termina la construcción de la bodega antes de su terminación y se abandona laconstrucción..

PPrroocceessoo::

La finalización de un centro de costos lleva a cabo ciertos procesos, dependiendo de la etapa yde si es o no de producción.

Si el centro de costos está en etapa de desarrollo: pone fin a la vigencia del centro de costos enla fecha del soporte de finalización; traslada todos los gastos y costos acumulados en la cuentade “Construcciones en curso”(o cuenta similar) del activo, a una cuenta de gastos de “Pérdidaspor baja”definida en la operación.

Si el centro de costos está en etapa de explotación y no es de producción: En este caso solo sefinaliza la vigencia del centro de costos.

Si el centro de costos está en etapa de explotación y es de producción: En este caso, se ponefin a la vigencia del centro de costos y traslada todos los gastos y costos acumulados en lacuenta de “Producto en proceso”a una cuenta de gastos de “pérdidas por baja”definida en laoperación.

CCeennttrroo ddee ccoossttooss ddee ttiippoo ‘‘MMaaqquuiinnaarriiaa yy eeqquuiippoo’’..

OObbjjeettiivvoo..Acumular los costos, gastos e ingresos de un equipo o conjunto de equipos de la empresa, conel fin de repartirlos a final de mes entre los diferentes lotes y cultivos en forma proporcional a suuso.

DDeessccrriippcciióónn yy ccaarraacctteerrííssttiiccaass..Los centros acumuladores de costos ‘Maquinaria y equipo’son un tipo de centro de costos demucho uso en cultivos de uso intensivo de maquinaria.

Los tractores, combinadas y equipos mayores en general, son a menudo muy costosos yrelevantes en el costo del producto final. Por esto, es necesario acumular sus costos en formaseparada y al final del mes repartirlos entre los cultivos en forma proporcional a lo que el equipotrabajó en ellos.

Los centros de costos de maquinaria y equipo pueden tener fecha inicial y final de vigencia.Solo serán visibles por el sistema durante su vigencia.

Se puede crear un centro de costos para cada tractor o combinada o bien, se puede crear uncentro de costos que agrupe a todos los tractores. Esto debe ser determinado con mucho


criterio para tratar de afectar los costos de la producción de una manera aproximada yeconómica.

PPaassooss ppaarraa ccoonnffiigguurraarr uunn cceennttrroo ddee ccoossttooss ddee mmaaqquuiinnaarriiaa yyeeqquuiippoo..Para lograr este manejo especial de maquinaria, se debe hacer varias cosas. Para el casosupóngase un tractor JD 900:

1. Se crea un centro de costos de tipo maquinaria y equipo, denominado ‘M101: Centro decostos Tractor JD900’, el cual acumulará durante todo el mes los costos de operario,de combustibles y lubricantes, de mantenimiento y reparaciones, etc.

2. Se crea el activo en el módulo de activos, denominado ‘1020: Tractor JD900’y se leindica que el centro de costos al cual le debe asignar las depreciaciones es el demaquinaria y equipo, es decir el ‘Centro de costos Tractor JD900’.

3. Se crea un distribuidor de costos por horas de uso (D1), configurado para que repartaproporcionalmente los valores que se le asignen por horas de uso. Al distribuidor no sele define un activo particular, sino, que se le indica que tome el activo definido por elcentro de costos que le haga la transferencia (De esta forma el mismo distribuidorservirá para ser utilizado por todos los centros de costos que se distribuyan por horas deuso).

4. Se crea una cuenta de costos indirectos de producción (en el plan de cuentas, hija de la73) especial para almacenar los costos indirectos de maquinaria y equipo, que puedeser ‘7310 Costos indirectos de maquinaria y equipo’.

5. Se abre de nuevo el ‘Centro de costos Tractor JD900’(para modificación), se le indicaque va a ser distribuible y se le asigna la cuenta de costos indirectos que corresponda‘7310 Costos indirectos maquinaria y equipo’, luego en el campo de nodo destinodistribuidor, se le asigna el distribuidor D1 por horas de uso antes creado y en el campode activo se especifica el activo fijo ‘1020 Tractor JD900’.

6. Para que todo funcione correctamente, durante cada periodo es necesario registrar lashoras de uso de la maquinaria que esté bajo este concepto de funcionamiento, mediantelas planillas de uso de activos (maquinaria y equipo). Para el caso de este ejemplo, esnecesario hacer planillas de uso de maquinaria y equipo indicando en qué lotes y en quénúmero de horas trabajó el activo fijo ‘1020 Tractor JD900’.


Módulo de activos

1020

Tractor

JD900 M101:Centro de costos.Tractor JD900.Distribuible: SIDistribuidor: D1Activo: 1020

Depreciacionesmensuales

Costos de operario,mantenimiento, repuestos,combustibles, lubricantes, etc.

D1: DistribuidorPor: Horas uso.Según config. CC.

Transferenciaen el cierre defin de mes.

Cultivo 1Uso: 10h

Cultivo 2Uso: 15h

Cultivo 3Uso: 08h

Cultivo 4Uso: 17h

Cultivo 5Uso: 14h

Cultivo 6Uso: 12h

El distribuidor hace la repartición de los costosacumulados en el CC M101 en forma proporcional al usodel activo 1020 en cada uno de los cultivos agrícolas delos lotes de producción y de desarrollo.

EEjjeemmppllooss::

Cada tractor de la finca.

La combinada.

La retroexcavadora.

Los vehículos de trabajo.

El grupo de accesorios mayores de los tractores, como zorras, rastrillos, guadañas, etc.

El grupo de tractores, cuando estos son homogéneos.

Etc.

NNooddoo ddee ttiippoo ‘‘LLoottee aaggrrííccoollaa’’..

OObbjjeettiivvoo..Agrupar los centros de costos de tipo cultivo de un área específica de la finca y mantener ciertainformación especial relacionada con los lotes agrícolas de la finca.

El lote agrícola como tal no es un centro de costos, ya que los centros de costos realmente sonlos cultivos o proyectos agrícolas que se desarrollen sobre ellos. Sin embargo, es posibleobtener informes completos de estado de resultados o ejecución presupuestal por lotes. Losinformes a nivel de lotes son la consolidación de todos los centros de costos hijos vigentes entrelas fecha del informe.


DDeessccrriippcciióónn yy ccaarraacctteerrííssttiiccaass..Los lotes agrícolas se encargan de agrupar los cultivos y centros de costos que se le asocien.Adicionalmente permite mantener la información de los análisis de suelos que se le vayanhaciendo al lote en el tiempo.

Un lote agrícola como tal no es un centro acumulador de costos. El lote es un agrupador de unoo más cultivos o centros de costos.

El nodo de tipo lote agrícola se usa para representar a cada lote físico de la finca. Sinónimos delotes son parcelas, suertes, áreas, etc.

Un lote representa una extensión de tierra cuyas características de topografía y condiciones desuelo se consideran una unidad de explotación y evaluación de la finca.

EEjjeemmppllooss::

Los lotes de cítricos.

Los lotes de arroz.

Los lotes de café.

El lote de almácigos.

El lote de flores.

LLooss ccuullttiivvooss ddee llooss llootteess..

Los lotes existen únicamente con el objeto de contener los cultivos.

Un nodo de tipo lote puede contener diferentes cultivos simultáneamente o escalonados en eltiempo. Es decir un lote de maíz puede tener un cultivo en el primer semestre y otro en elsegundo semestre.

Un lote puede contener uno o muchos proyectos agrícolas y centros de costos estándar. Loscultivos pueden ser de diferentes actividades agrícolas o correspondientes a la misma actividad.

VViiggeenncciiaa..

Los lotes agrícolas pueden tener fecha inicial y final de vigencia. Solo serán visibles por elsistema durante su vigencia.

IImmppuuttaacciioonneess aa llooss llootteess..

Todos los costos, gastos e ingresos que se el imputen directamente al lote, serán distribuidosde inmediato a los cultivos o centros de costos hijos del lote. La distribución se calcula basadaen el área de los cultivos y centros de costos hijos vigentes a la fecha de la imputación.

La distribución la hará en proporciones determinadas por el área de cada lote. No solo repartirálas partidas monetarias, sino las partidas de cantidades y número de jornales que se leapliquen.

Al lote también se le pueden cargar labores, en cuyo caso también distribuirá los jornales y lascantidades trabajadas de la labor entre los cultivos hijos que tengan la misma actividad agrícolaque el lote.


LLooss aannáálliissiiss ddee ssuueellooss..Cada lote agrícola puede mantener toda la información de cada análisis de suelos que se lerealice al lote. Así, se podrán obtener informes de la historia de suelos de un lote, elcomportamiento de cada elemento en el tiempo y su correspondiente tendencia.

IInnffoorrmmeess ddee llooss llootteess..Aunque el lote no es acumulador, AgroWin permite obtener informes de todos los costos, gastose ingresos imputados a los lotes.

De cada lote se pueden obtener informes muy variados. Desde una ejecución presupuestalhasta un cronograma de labores realizadas con todos sus datos de costos y rendimientos.

Para obtener los informes disponibles para el lote se debe seleccionar desde el árbol de nodos,luego hacer clic derecho y finalmente visualizar la lista de informes disponibles.

CCrreeaacciióónn..Recuerde que cuando se crea la finca,el asistente de creación permite quese definan en primera instancia unconjunto de lotes de la finca.

Antes de crear lotes debe asegurarsede colocar la fecha de trabajo en lafecha a partir de la cual desea quesea visible el nuevo lote.

Para crear un lote agrícola adicionalse debe seleccionar el nodo ‘Lotesagrícolas’, presione clic derecho yseleccione ‘Crear lote agrícola’.

Una vez suministrado el código delnuevo lote, se presenta el asistente decreación, el cual solicitará toda la información necesaria para la ceración del lote:

PPaassoo 11.. IInnffoorrmmaacciióónn ddeell llootteeaaggrrííccoollaa..

Nombre: Máx. 40 caracteres.Requerido. El nombre a asignarleal lote.

Nombre corto: Máx. 10caracteres. Requerido. El nombrecorto del lote. Este será de muchautilidad en informes donde hayamuy poco espacio para el nombrecompleto del lote.

Responsable: Máx. 40caracteres. Opcional. El

Paso 1: Clic derecho.

Paso 2: Seleccionar.

Paso 3: especificar elcódigo del nuevo lotea crear.


responsable del lote. Puede seleccionarlo entre los responsables que ya haya digitado.

Actividad: Código. Requerido. Identificación de la actividad agrícola de vocación del lote. Estaactividad normalmente corresponde al tipo de cultivo principal del lote.

PPaassoo 22.. FFoottooggrraaffííaa ddeell lloottee..

En este paso se puede cargar unafotografía del lote. Se recomiendaincorporar fotografías digitales amuy baja resolución que no pasende 250K. En este tamaño sepuede apreciar muy bien unafotografía y no se cargarádemasiado al sistema para copiasde seguridad y manipulación deinformación.

Las opciones permiten cargar laimagen desde un archivo digital enformato bitmap (*.bmp) o pegarlo desde la memoria. La foto del ejemplo tiene únicamente 25 K.

PPaassoo 33.. CCaarraacctteerrííssttiiccaass ddeell lloottee ––ÁÁrreeaa..

En éste paso se solicitaúnicamente el área del lote, en lamisma unidad que la unidad deárea de la finca.



Para presentar indicadores porárea.

El área es una variable de tiempo.Esto significa que el área podrá ser cambiada cada vez que se desee y el sistema recordará lafecha en la que fue cambiada y regirá sólo a partir de esa fecha.

Recuerde que siempre que se cambie una variable de tiempo, el sistema recordará los valoresen el tiempo.

PPaassoo 44.. AAttrriibbuuttooss aaddiicciioonnaalleess..

En este paso se pueden definiratributos adicionales a los lotesagrícolas.

Aunque el sistema no hace uso deesta información, ella es de muchautilidad para efectos deinformación, recordación y puedenser usados adicionalmente desdeContaExcel.


Una vez creado el lote, se podrá visualizar desde el árbol de nodos.

El crear el lote no significa que haya quedado creado el cultivo. El paso siguiente a la creaciónde los lotes es el de crear los cultivos asociados a cada lote.

OOppeerraacciioonneess ssoobbrree llooss llootteess aaggrrííccoollaass..Los lotes agrícolas no son centros de costos y por lo tanto no tienen operaciones especialespara su manejo.

FFiinnaalliizzaacciióónn ddeell lloottee..Es posible terminar la vigencia de un lote, simplemente especificando la fecha de finalizacióndesde el inspector de datos. A partir de ese momento el lote no será visible.

CCeennttrroo ddee ccoossttooss ddee ttiippoo ‘‘CCuullttiivvoo aaggrrííccoollaa ppeerreennnnee’’..

OObbjjeettiivvoo..Acumular todos los costos de de desarrollo y de producción del cultivo perenne de un loteespecífico. Ya sea en forma de imputaciones directas o indirectamente a través dedistribuidores, el centros de costos de tipo cultivo perenne acumulará todos los costos de laetapa de desarrollo y de la etapa de producción. Acumulará además la producción del cultivo,llevará estadísticas de las labores por cada observación, mantendrá un registro de los jornales einsumos aplicados a los lotes para el desarrollo de las labores, etc. Los cultivos perennespueden tener varios ciclos productivos durante su vida productiva.

El cultivo agrícola es uno de los centros de costos mas importantes en AgroWin, ya que es elque aporta la mayor parte de la información técnica y de costos de producción del sistema.

DDeessccrriippcciióónn yy ccaarraacctteerrííssttiiccaass..Cada cultivo agrícola perenne acumula información como la que se describe a continuación:

Empiezan en etapa de desarrollo. Luego se activan y pasan a la etapa de producción.

Si tienen varios ciclos de producción, se deberán zoquear (cortar), para que empiecenuevamente la fase de desarrollo y luego de una nueva activación, empezará otra etapa deproducción. Así hasta que se termine su periodo productivo y se erradique.

Durante la fase de desarrollo acumula todos los costos de desarrollo.

Durante la fase de producción, acumula todos los costos de producción discriminados porcuentas del estado de resultados, por cuentas de costos, por periodos, por edades, porciclos, etc.

Ingresos por venta de productos.

Cantidades de unidades de producción del cultivo recolectadas o cortadas en el periodo, enel año o durante su ciclo.

Cantidad de unidades embodegadas con cargo directo al cultivo o estimativos deembodegamientos.

Cantidad de jornales e insumos aplicados al cultivo periódicamente.


Relación de labores ejecutadas sobre los cultivos, con sus costos, jornales, insumos y susrespectivas estadísticas de rendimientos.

Etc.

Un cultivo acumulará todos los costos, gastos e ingresos que se le imputen al cultivo, ya seadirectamente o en forma indirecta.

El centro de costos de tipo cultivo perenne es una versión especializada del centro de costos dedesarrollo.

Los cultivos pueden tener fecha inicial y final de vigencia. Solo serán visibles por el sistemadurante su vigencia.

Acumula los jornales e insumos imputados para el desarrollo de las labores.

Mantendrá estadísticas de las labores por tipo de contrato, insumos y mano de obra aplicada.

Mantendrá un registro histórico de producción y ventas del cultivo.

Podrá presentar informes de costos, de labores, de producción, etc.

CCeennttrroo ddee ccoossttooss ddiinnáámmiiccoo..El cultivo es un centro de costos dinámico, lo cual quiere decir que empieza en etapa dedesarrollo, luego se activará quedando en etapa de producción o de explotación y finalmente seerradicará o zoqueará. Si se zoquea vuelve a etapa de desarrollo y se inicia nuevamente elciclo.

El centro de costos de tipo cultivo perenne incluye todas las características del centro de costosen desarrollo o inversión.

SSiieemmpprree ddiiggiittaarr llaa iinnffoorrmmaacciióónn ccoonn ccaarrggoo aa llaass ccuueennttaass ddeerreessuullttaaddooss..Normalmente en los programas contables se debe conocer muy bien el ciclo contable de cadatipo de centro de costos que se maneja. Por ejemplo, en el caso de centros de costos endesarrollo se debe saber que cuando un determinado gasto/costo se le va a imputar a un centrode costos en etapa de inversión, no se deben afectar las cuentas de gastos o de costos, sinouna cuenta del activo.

Para el caso de AgroWin, además de que se puede usar la metodología anterior, AgroWinpermite que el usuario digite siempre la información de costos y gastos de los centros de costosen las cuentas de egresos y de ingresos que les correspondan. AgroWin a través de su sistemade interpretación de información, evaluará el tipo de centro de costos y trasladaráautomáticamente las imputaciones a la cuenta que corresponda contablemente. Sin embargo,AgroWin estará también en capacidad de generar informes de ejecución presupuestal,discriminando todas las cuentas de ingresos y egresos que originalmente se afectaron.

Ejemplos:

El cultivo de café del lote L7.

El cultivo de cacao del lote K0301.

Los forestales.


MMaanneejjoo ddee llooss cciiccllooss ddee pprroodduucccciióónn..Los cultivos perennes son los que duran más de un año. Para algunos autores son los queduran más de dos años. Es decir, los sacrificios que se hacen en un periodo se recuperan enotro o otros periodos anuales.

Tienen una etapa de desarrollo vegetativo en la cual no hay producción y luego viene una etapade explotación en la cual hay producción.

Un cultivo perenne puede ser de un solo ciclo o de varios ciclos de producción. Inicialmente sesiembran, luego entran en producción y luego se zoquean. El segundo ciclo empieza a partir dela zoca hasta la nueva zoca, o bien, hasta la erradicación.

Un cultivo perenne acumulará los costos y los gastos de toda la etapa de desarrollo. Estoscostos acumulados serán considerados como una inversión a ser amortizada en la vidaproductiva del cultivo.

Al final de su vida son eliminados o erradicados.

EEvveennttooss ddee llooss ccuullttiivvooss..

Para el correcto funcionamiento de AgroWin es necesario que se registren ciertos eventosfundamentales durante la vida del cultivo.

Un evento es un momento en el tiempo que marca el paso de una etapa a otra.

Iniciación.

Los cultivos inician en etapa de desarrollo y acumulan todas las imputaciones durante eseperiodo. Este periodo se denomina de desarrollo o inversión.

La iniciación empieza en el mismo momento en que se empiecen a consumir o sacrificarrecursos para el desarrollo del cultivo. Es decir cuando se empiecen a hacer trazados,ahoyados, etc.

La iniciación no tiene que coincidir con la siembra. En algunos cultivos puede coincidir, perogeneralmente los trabajos empiezan unas semanas o meses antes de que la semilla seasembrada.

Evento de activación.

Una vez el cultivo adquiere su etapa de explotación o de producción, se debe activar. Estosignifica cambiarle la etapa de desarrollo a producción o explotación.

Todos los costos acumulados durante la etapa de desarrollo o inversión son convertidos en unactivo amortizable. La amortización se hará según lo establezca el usuario: mensual por línearecta o basado en la producción.

La etapa de producción puede durar varios años.

El evento de activación de un cultivo se registra a través de la operación de activación de uncultivo. Todas las imputaciones hechas al cultivo posteriores a la activación harán parte de loscostos de producción del periodo.

Evento de zoca o corte.

Una vez el cultivo ha cumplido con un ciclo completo de producción, la plantación es zoqueaday vuelve a su etapa inicial de desarrollo. Cuando vuelva a entrar en producción será necesariovolver a activar el cultivo. Este ciclo puede repetirse varias veces dependiendo del cultivo.


La zoca o corte se registra en el sistema a través de la operación de zoca o erradicación delcultivo. Esta se registra una vez se han terminado de registrar todas las labores y costos finalesimputables al ciclo del cultivo.

Imputaciones posteriores a la fecha de la operación de la zoca serán cargadas a los costos dedesarrollo del ciclo siguiente.

Erradicación.

El último ciclo del cultivo no se zoquea, sino que se erradica. Este hará que el centro de costosde tipo cultivo finalice su vigencia.

La erradicación se registra en el sistema a través de la operación de zoca o erradicación delcultivo. Esta se registra una vez se han terminado de registrar todas las labores y costos finalesimputables al cultivo.

Luego de la erradicación, el cultivo no aceptará imputaciones, pues queda cerrado.

Cálculo de costos.

El cálculo de costos se debe hacer al final de cada periodo de producción. Si el periodo deproducción es de ciclo anual, entonces cada año se deberán calcular costos.

Al final de un ciclo de vida, desde su siembra hasta su zoca o desde una zoca hasta lasiguiente, también se pueden hacer cálculos pero del proyecto y obtener indicadores, como latasa interna de retorno (TIR). En este caso es conveniente tener en cuenta la pérdida del valordel dinero con en tiempo. Para ello se recomienda tener en cuenta las fórmulas financieras decálculo de la tasa interna de retorno y valor presente neto.

CCrreeaacciióónn ddee uunn cceennttrroo ddee ccoossttooss ddee ttiippoo ccuullttiivvoo ppeerreennnnee..Para crear un cultivo agrícola se debe seleccionar el lote al cual se le creará el cultivo; luegopresione clic derecho y seleccione la opción de ‘Crear cultivo agrícola’.

El código del cultivo dependerá de si se trata de cultivos perennes, cultivos escalonados,cultivos transitorios, etc. Ver la sección de codificación de centros de costos.

Una vez suministrado el código del nuevo cultivo del lote, se presenta el asistente de creación,el cual solicitará toda la información necesaria para la ceración del cultivo:


Paso 1: Clic derecho.

Paso 2: Seleccionar.

Paso 3: especificar elcódigo del nuevocultivo a crear.

PPaassoo 11.. IInnffoorrmmaacciióónn ddeell ccuullttiivvoo aaggrrííccoollaa..

Se debe describir el nuevo cultivo a sembrar.

Actividad agrícola: Código.Requerido. Identificación de laactividad agrícola o tipo de cultivoque se va sembrar.

Nombre: Máx. 40 caracteres.Requerido. El nombre a asignarleal cultivo.

Nombre corto: Máx. 10caracteres. Requerido. El nombrecorto del cultivo. Este será demucha utilidad en informes dondehaya muy poco espacio para elnombre completo del cultivo.

Responsable: Máx. 40caracteres. Opcional. Elresponsable del cultivo. Puede seleccionarlo entre los responsables que ya haya digitado.

PPaassoo 22.. CCaarraacctteerrííssttiiccaass ddeell ccuullttiivvoo..

En éste paso se debe especificar el área del cultivo dentro del lote, en la misma unidad que launidad de área de la finca y la población en árboles, matas u hoyos.

El área y la población son solicitadas con varios propósitos:


Para establecer criterios de distribución por área o por población.

Para presentar indicadores.(Producción/hectárea,producción/árbol, costos/ha,costos/árbol, ingresos/ha,ingresos/árbol, etc).

Para el cálculo de lasestadísticas de las labores(Jornales/Ha, árboles/jornal).

El área y la población son variablesde tiempo. Esto significa que el áreao la población podrán sercambiadas cada vez que se desee yel sistema recordará la fecha en la que se hizo el cambio y el nuevo dato regirá sólo a partir deesa fecha. Las estadísticas de las labores no se verán afectadas, ya que se calcularán con eldato de área y población antigua hasta la fecha del cambio y con el nuevo dato en adelante.

Área: Numérico. Requerido. Área ocupada por el cultivo dentro del lote.

Población: Numérico. Opcional. Número de unidades que conforman el cultivo.

Unidad: Máx. 10 caracteres. Opcional. Unidad de la población (árboles, plantas, matas, hoyos,sitios, etc).

PPaassoo 33.. IInnffoorrmmaacciióónn ttééccnniiccaa..

Se debe especificar la informacióntécnica del cultivo, como la variedady la procedencia. Esta informaciónes solo informativa, ya que elsistema no realiza ninguna accióncon ella.

Variedad: Hasta de 30 Caracteres.Variedad de la semilla sembrada delcultivo.

Procedencia: Hasta 30 caracteres.Procedencia de la semilla.

Observaciones: Texto ilimitado. Se sugiere utilizarlo para colocar todas las especificacionestécnicas de la semilla, del cultivo y en general datos de interés para recordar.

PPaassoo 44.. CCiiccllooss ddeell ccuullttiivvoo..

En este paso se debe especificar elmomento de inicio del ciclo delcultivo. El ciclo tiene un alcanceprincipal desde el punto de vista decostos, que es muy similar al ciclode vida vegetativa del cultivo.


Para AgroWin, el inicio del ciclo de costos de un cultivo depende de si es siembra nueva, unazoca o corte.

Siembra nueva: El ciclo del cultivo empieza en el mismo momento en el que se empiezan asacrificar recursos destinados al proyecto agrícola que se está sembrando en el lote. No tieneque coincidir con la fecha de siembra. En muchos cultivos se empiezan a desarrollar las laboresde un cultivo desde meses antes, en labores tales como preparación del terreno, erradicaciónde la plantación vieja, trazado, ahoyado, etc.

En este caso, se debe especificar la fecha de inicio del ciclo de costos y además la fecha desiembra. Con la fecha de siembra se conocerá la edad del cultivo.

Zoca o corte: Cuando se trata de un cultivo perenne de varios ciclos, el primer ciclo seconsidera desde la siembra hasta la primera zoca. Los ciclos siguientes irán desde la zocahasta la siguiente zoca o bien hasta la erradicación final del cultivo. Cuando por primera vez sehace el cargue de datos al sistema es necesario especificar por cada cultivo en cuál de losciclos de costos se encuentra. Si el ciclo es diferente del primero, no se especifica la fecha desiembra por obvias razones, pero entonces el sistema requiere que se le indique el número delciclo actual.

PPaassoo 55.. CCuueennttaa ccuullttiivvoo eennddeessaarrrroolllloo..

Esta cuenta es de fundamentalimportancia en los cultivosperennes. Contablemente todoslos costos de desarrollo del cultivose consideran una inversión hastael día en que el cultivo empieza suetapa de producción.

Todos los costos de desarrolloserán acumulados en una cuentadel activo que el usuario determina en este paso. Hay diferentes cuentas según el tipo de cultivoque se esté desarrollando.

A pesar de que contablemente todos los costos de desarrollo se acumulan en una única cuenta,AgroWin dispone de la posibilidad de consultar la ejecución presupuestal de la etapa dedesarrollo de un cultivo, en cuyo caso toda la información de costos se presenta discriminadapor las cuentas de costos de producción que haya establecido el usuario.

PPaassoo 55.. CCllaassiiffiiccaaddoorreess..

La página de clasificadorespermite establecer clasificacionespara los cultivos, lo cual es demucha utilidad a la hora degenerar reportes consolidados obien para establecer criterios dedistribución de costos.

Para mayor información ver elpaso de clasificadores en ladescripción del centro de costosestándar.


OOppeerraacciióónn ddee AAccttiivvaacciióónn ddee uunn ccuullttiivvoo..La fase de desarrollo del cultivo se debe terminar cuando éste entra en etapa de producción.

Cuando un cultivo termina su etapa de desarrollo, todos los costos y gastos invertidos durantetoda esa etapa están acumulados en la cuenta del activo denominada ‘cultivos en desarrollo’ocuenta similar.

La activación del cultivo hará dos cosas principalmente:

Crea un activo amortizable en el módulo de activos fijos e inversiones, cuya amortización sederramará sobre los costos del mismo cultivo durante toda la fase productiva.

Convierte el cultivo de desarrollo a un cultivo en etapa de producción, lo cual hace quecambie todo su comportamiento contable.

Para que el sistema entienda este cambio y lo procese correctamente, basta con ‘Activar elcultivo’mediante la operación especial de ‘Activación’.

EEjjeemmppllooss::

Se ha terminado la etapa de desarrollo de una siembra nueva de café. Para pasarlo a etapa deproducción se registra la operación de activación del cultivo.

PPrroocceessooss::

La activación de un cultivo lleva a cabo los siguientes procesos:

Determina el total de gastos, costos (y menos ingresos en el caso remoto de que existieranen la etapa de desarrollo).

Creará un activo amortizable en el módulo de activos por el valor correspondiente a loscostos de desarrollo del cultivo. Programa el activo creado de tal forma que la depreciaciónse le cargue al mismo cultivo en cada periodo.

Pasará el centro de costos de tipo cultivo de la etapa de desarrollo a la etapa de explotación.

La operación de activación de un centro de costos se puede ejecutar directamente desde elárbol de nodos o bien por medio del manejador de operaciones.

OOppeerraacciióónn ddee eerrrraaddiiccaacciióónn ddee uunn ccuullttiivvoo..Un cultivo como centro de costos tiene una vigencia determinada por su vida vegetativa. Loscultivos transitorios se erradican luego de su recolección o corte. Los cultivos perennes puedendurar muchos años e incluso tener varios ciclos de vida. Al final se erradican.

EEjjeemmppllooss::

La terminación de la recolección y trabajos del cultivo del tomate.

Se llega al último ciclo de vida del café y por lo tanto no se zoqueará, sino que se eliminarála plantación. Es posible que la erradicación se cuente hasta el momento del corte de losárboles a raz de suelo o que además se incluyan todos los costos de desrame, destronque yacarreo de la plantación. Al final, se registrará el evento de erradicación del cultivo.

PPrroocceessoo::

La erradicación de un cultivo lleva a cabo ciertos procesos, dependiendo de la etapa en que seencontrara y de si es o no de producción.


Si el cultivo está en etapa de desarrollo: Pone fin a la vigencia del cultivo en la fecha delsoporte de la erradicación; Traslada todos los gastos y costos acumulados en la cuenta de“Cultivos en desarrollo”(o cuenta similar) del activo, a una cuenta de gastos de “Pérdidas porbaja”definida en la operación.

Si el cultivo está en etapa de explotación y no es de producción: En este caso solo se finalizala vigencia del cultivo y no hay procesos adicionales.

Si el cultivo está en etapa de explotación y es de producción: En este caso, se pone fin a lavigencia del cultivo y traslada todos los gastos y costos acumulados en la cuenta de“Producto en proceso”a una cuenta de gastos de “pérdidas por baja”definida en laoperación.

CCeennttrroo ddee ccoossttooss ddee ttiippoo ‘‘CCuullttiivvoo ttrraannssiittoorriioo’’..

OObbjjeettiivvoo..Acumular todos los costos de producción del cultivo transitorio de un lote específico. Ya sea enforma de imputaciones directas o indirectamente a través de distribuidores. El cultivo transitoriose considera en una única etapa de explotación y su recolección o corte representa laerradicación y finalización del mismo.

El centros de costos de tipo cultivo transitorio acumulará además la producción del cultivo,llevará estadísticas de las labores por cada observación, mantendrá un registro de los jornales,insumos y maquinaria aplicados a los lotes para el desarrollo de las labores, etc.

DDeessccrriippcciióónn yy ccaarraacctteerrííssttiiccaass..Cada cultivo agrícola transitorio acumula información como la que se describe a continuación:

Durante la fase de producción, acumula todos los costos de producción discriminados porcuentas del estado de resultados, por cuentas de costos, por periodos, por edades, porciclos, etc.

Ingresos por venta de productos.

Cantidades de unidades de producción del cultivo recolectadas o cortadas en el periodo, enel año o durante su ciclo.

Cantidad de unidades embodegadas con cargo directo al cultivo.

Cantidad de jornales e insumos u horas máquina aplicados al cultivo periódicamente.

Relación de labores ejecutadas sobre los cultivos, con sus costos, jornales, insumos y susrespectivas estadísticas de rendimientos.

Mantendrá un registro histórico de producción y ventas del cultivo.

Podrá presentar informes de costos, de labores, de producción, etc.

Mantendrá estadísticas de las labores por tipo de contrato, insumos y mano de obraaplicada.

Etc.

El centro de costos de tipo cultivo transitorio es una versión especializada del centro de costosde producción.


Los cultivos pueden tener fecha inicial y final de vigencia. Solo serán visibles por el sistemadurante su vigencia.

DDeessccrriippcciióónn ddeell cciicclloo ddee pprroodduucccciióónn..Un cultivo transitorio acumulará los costos y gastos de únicamente su ciclo de producción. Otrociclo del cultivo será otro centro de costos distinto de tipo cultivo transitorio en el mismo lote.

Los cultivos transitorios se siembran y se erradican luego de su única recolección. Su vida estransitoria.

EEvveennttooss ddee llooss ccuullttiivvooss ttrraannssiittoorriiooss::

Para el correcto funcionamiento de AgroWin es necesario que se registren ciertos eventosfundamentales durante la vida del cultivo.

Evento de creación del cultivo.

El cultivo se crea cuando empiezan a imputarse costos al proyecto, no cuando se siembra. Esdecir, los trabajos de arado y preparación del terreno pueden empezar mucho antes de lasiembra. El momento de iniciación del cultivo en cuando se empiezan los trabajos.

En general, los cultivos transitorios se consideran siempre en etapa de explotación. De estaforma se dice que el cultivo transitorio no tiene periodo de inversión, ya que se considera que laretribución estará dada en un periodo inferior a un año. Por lo tanto, todos los costos dedicadosal desarrollo del cultivo, serán considerados como costos de formación de la producción enproceso.

Una vez sea recolectada la cosecha, el producto se embodega y entonces se transfieren losvalores acumulados en las cuentas de producción en proceso a las cuentas de inventarios deproductos terminados. Todo este manejo se explica en detalle en el capítulo de ‘Manejo de laproducción’.

Evento de erradicación.

Una vez se terminen las labores de recolección y erradicación se registra el evento deerradicación y con esto se terminará el único ciclo de costos del cultivo.

CCáállccuulloo ddee ccoossttooss..

En los cultivos transitorios el cálculo de costos es muy simple y se hace al final del ciclo de cadacultivo. Es decir, cuando éste ha sido erradicado.

Costo por unidad = costos totales / número de unidades producidas.

Costos por área = costos totales / número de hectáreas en producción.

NNooddoo ddee ttiippoo ‘‘DDiissttrriibbuuiiddoorr ppoorr PPeessoo’’..

OObbjjeettiivvoo..Distribuir todos los costos, gastos o ingresos que se le imputen a una lista de centros de costospreviamente establecida, bajo el criterio de un peso de distribución establecido para cada centrode costos a distribuir.


DDeessccrriippcciióónn yy ccaarraacctteerrííssttiiccaass::Los nodos distribuidores son emuladores de centros de costos con el propósito especial de quecualquier valor que se le impute sea distribuido a un conjunto de centros de costospreestablecidos.

En cualquier operación donde se pueda imputar un valor a un centro de costos, también se lepuede imputar el valor a un nodo distribuidor.

Los nodos distribuidores no acumulan los valores imputados, ya que inmediatamente losdistribuyen.

Cuando se desea crear un nodo distribuidor por peso, se debe primero establecer la lista decentros de costos sobre los que se hará la distribución y luego asignarle un peso deproporcionalidad a cada centro de costos para que se pueda establecer la distribución.

Ejemplo: El siguiente nodo distribuidor se utilizará para distribuir los gastos entre dos cultivosde la finca. Este nodo se encargará de distribuir todos los costos del supervisor de plantas deprocesamiento y de los mecánicos. Se estima que en la finca la demanda de personal desupervisión y de mecánica para la planta de procesamiento de fruta es el doble que para elbeneficiadero de café (de ahí el peso de 2 a 1).

Nodo distribuidor por peso –D1.

Cód. Centro de costos destino Peso

5 Planta de producción de fruta. 2

4 Beneficiadero 1

Total peso 3

Observe que los pesos de distribución no son porcentajes de distribución. Los pesos marcan laproporcionalidad de la distribución que puede ser expresada también en porcentajes.

En el ejemplo anterior, cualquier valor imputado al nodo distribuidor (D1), será repartido enproporciones de dos a uno entre la planta de producción de fruta y beneficiadero.

CCáállccuulloo iinntteerrnnoo ddee ppoorrcceennttaajjeess..Un nodo distribuidor por peso se compone de una lista de centros de costos con susrespectivos pesos para distribución, como se ilustra en la siguiente tabla:

Centro de costos Peso

CC1 P1

CC2 P2

CC3 P3


Los pesos no son porcentajes, pero el sistema los convierte internamente en porcentajes de lasiguiente forma:

Porcentaje para CC1 es P1/(P1+P2+P3)*100.



La razón de no utilizar porcentajes directamente, es que en algún momento un centro de costospuede estar inactivo y por tanto no ser objeto de repartición. En este caso toda la repartición sehace sólo entre los centros de costos vigentes al momento de la imputación.

Ejemplo: Si se le imputan $ 100 a un centro de costos distribuidor por peso que se distribuyesegún la siguiente tabla:

Centro de costos Peso

CC1 3

CC2 2

CC3 5

La distribución quedaría:

Centro de costos Valor imputado

CC1 $ 30

CC2 $ 20

CC3 $ 50

Pero si la misma imputación se realiza en un momento en que el centro de costos CC2 no estávigente, la distribución quedaría:

Centro de costos Valor imputado

CC1 37.5

CC2 0

CC3 62.5

Nótese que la imputación ha sido hecha de acuerdo al peso de sólo los centros de costosvigentes.


CCrreeaacciióónn ddee uunn NNooddoo DDiissttrriibbuuiiddoorr ppoorr PPeessoo..Antes de crear un nodo distribuidor debe primero verificar la fecha de trabajo. Recuerde que elnuevo nodo a crear sólo existirá a partir de esa fecha.

Para crear un nodo distribuidor por peso, seleccione en el árbol de nodos el nodo “Centros decostos”, clic derecho y seleccione “Crear nodo distribuidor por peso”.

Una vez suministrado el códigodel nuevo nodo distribuidor porpeso, se presenta el asistente decreación, el cual solicitará toda lainformación necesaria para lacreación.

PPaassoo 11:: IInnffoorrmmaacciióónn ddeell nnooddooddiissttrriibbuuiiddoorr ppoorr ppeessoo..

En este paso se especifica elnombre del nuevo nododistribuidor y la actividad a la quese desea asociar el distribuidor.

La actividad es usadaprincipalmente para distribuciones

1 : Clicderecho

2 : Clic

3 : digite el código aasignarle al nuevo nodo.

4 : Clic

Observe la fecha de creación, a partirde la cual estará disponible.


donde se establezca un criterio de actividad (Visto en ciertas operaciones y en distribuidores porcriterio).

PPaassoo 22:: LLiissttaa ddee ddiissttrriibbuucciióónn..

La lista de distribución establece los centros de costos o nodos sobre los que se hará ladistribución.

En la lista se debe establecer por cada renglón un centro de costos o nodo destino y el pesoque le corresponde en cada distribución.

CCaarraacctteerrííssttiiccaass eessppeecciiaalleess::

Si el nodo distribuidor no tiene en su lista ningún centro de costos vigente al momento de hacerla imputación, ésta será redirigida al “centro de costos general”de la finca.

Si un centro de costos no estávigente en la fecha de soporte dela imputación, no entrará en lalista de distribución. Por ejemplo,si el beneficiadero está vigente yno lo está la planta deprocesamiento de fruta, el 100%del valor imputado se cargará albeneficiadero.

Un nodo distribuidor puededistribuir sobre otros nodos distribuidores, los cuales a su vez distribuirán hasta que todo elvalor quede distribuido en centros de costos.

NNooddoo ddee ttiippoo ‘‘DDiissttrriibbuuiiddoorr ppoorr ccrriitteerriioo’’..

OObbjjeettiivvoo..Distribuir todos los costos, gastos o ingresos que se les imputen, sobre un conjunto de centrosde costos preestablecido según un criterio de distribución que será evaluado en la fecha decada imputación.

DDeessccrriippcciióónn yy ccaarraacctteerrííssttiiccaass..Los nodos distribuidores son emuladores de centros de costos con el propósito especial de quecualquier valor que se les impute será distribuido a ciertos centros de costos que cumplen conalgún criterio preestablecido.

En cualquier operación donde se pueda imputar un valor a un centro de costos, también se lepuede imputar el valor a un nodo distribuidor.

Los nodos distribuidores no acumulan los valores imputados, ya que inmediatamente losdistribuyen.

Este es un distribuidor que permite establecer criterios de distribución más sofisticados y queactúan con base en el valor de ciertas variables de los centros de costos.


VVaarriiaabblleess nneecceessaarriiaass ppaarraa llaa ddiissttrriibbuucciióónn..

Periodicidad: Momento en el cual se hace la distribución de los costos acumulados en loscentros de CIP.

Distribución periódica: En los casos en que se necesite hacer distribuciones mensuales oanuales, se debe acumular todos los costos en un centro de costos temporal y en elmomento apropiado asignar todos los costos acumulados al nodo distribuidor para que serealice la distribución.

Distribución inmediata: No se crean centros de CIP, sino que las imputaciones se hacendirectamente sobre el nodo distribuidor, el cual se encarga de hacer la distribución en formainmediata.

Alcance: Conjunto de centros de costos sobre los que actuará:

Sobre toda la empresa. Sobre todos los centros de costos de algún tipo específico. Sobre un conjunto seleccionado de centros de costos. Sobre los centros de costos que tengan algún clasificador definido. Etc.

Filtrar además los cultivos que incluyan una determinada actividad agrícola.

Criterio de distribución: es decir, se especifica la variable de cada centro de costos (delconjunto resultante anterior) que servirá de peso de distribución.

Por área sembrada de cada cultivo. Por número de árboles o plántulas. Por partes iguales. Por producción de un producto en un período. Por el número de jornales de mano de obra consumidos en cada cultivo en un período. Por el movimiento de una cuenta en un período. Por el uso de un activo o grupo de activos (maquinaria y equipo) en cada cultivo en un

período.

Ejemplo de nodo distribuible.

Supóngase que una finca tiene cuatro lotes de café y se desea crear un nodo distribuidor paraque se encargue de repartir todos los valores entre esos lotes de café, en forma proporcional alárea del lote.

Así, cuando se tengan gastos distribuibles al café en proporción a su área, simplemente se leimputarán a ese nodo distribuidor y él se encargará de hacer la repartición de los valores.

Para crear el nodo distribuidor se definirán las siguientes variables:

Nombre distribuidor Distribuidor a café en forma proporcional al área.

Alcance Todos los lotes agrícolas que tengan sembrado ‘café’.

Criterio Área de cada cultivo


Nododistribuidor

40%

4 ha

Gastos y costos

Lote 1 Lote 2 Lote 3 Lote 4 Lote 5

2 ha 1 ha 3 ha 1 ha

20% 10% 30% 10%

La distribución se hacebasada en el área detodos los lotes quetienen cultivo de café.

De esta forma, si por ejemplo se contrata para la finca una asesoría técnica para el cultivo decafé, los costos de la asesoría se le imputarán al nodo distribuidor y este se encargará derepartir todo el costo entre los cultivos de café.

CCrreeaacciióónn ddee uunn NNooddoo DDiissttrriibbuuiiddoorr ppoorr CCrriitteerriioo..Antes de crear un nodo distribuidor por criterio debe primero verificar la fecha de trabajo.Recuerde que el nuevo nodo a crear sólo existirá a partir de esa fecha.

Para crear un nodo distribuidor por criterio, seleccione en el árbol de nodos el nodo “Centros decostos”, clic derecho y seleccione “Crear nodo distribuidor por criterio”.

1: Clicderecho

2: Clic

3: Digite el código aasignarle al nuevo nodo.

4: Clic

Observe la fecha de creación, a partirde la cual estará disponible.


Una vez suministrado el código del nuevo nodo distribuidor por criterio, se presenta el asistentede creación, el cual solicitará toda la información necesaria para la creación.

PPaassoo 11:: IInnffoorrmmaacciióónn ddeell nnooddoo ddiissttrriibbuuiiddoorr ppoorr ccrriitteerriioo..

En este paso se especifica el nombredel nuevo nodo distribuidor y laactividad a la que se desea asociar eldistribuidor.

La actividad es usada principalmentepara distribuciones donde seestablezca un criterio de actividad.

Por ejemplo, cuando se establezca elcriterio de solo tener en cuenta loscultivos que tienen la actividad‘Cítricos’.

Observe que para el caso del ejemplo,se hará la distribución únicamenteentre los cultivos de café de la finca.

PPaassoo 22:: CCoonnjjuunnttoo ddee cceennttrroo ddee ccoossttooss ppaarraa ddiissttrriibbuucciióónn..

Se debe establecer el conjunto decentros de costos para la distribución.Hay varios conjuntos que se detallana continuación y que se puedenseleccionar:

Toda la empresa: El conjunto decentros de costos serán todos loscentros de costos imputables de laempresa, no importando su tipo(estándar, en desarrollo, enexplotación, sub-centros de costos,cultivos, etc).

Todos los centros de costos: Elconjunto de centros de costos paratener en cuenta para la distribuciónserán los centros de costos básicos,tales como los centros de costosestándar, los centros de costos endesarrollo, los sub -centros de costosestándar y los sub-centros de costosen desarrollo (dinámicos).

Todos los lotes agrícolas: El conjuntode los centros de costos a tener encuenta para la distribución seráinicialmente los hijos de los lotesagrícolas.


Centros de costos seleccionados: Se visualiza en el panel derecho el árbol de nodos para quese seleccionen los centros de costos específicos sobre los cuales se desea que se realice ladistribución.

Centros de costos que incluyen algún clasificador: En el panel derecho se visualiza una casillade edición para que se especifique un clasificador. El conjunto de centros de costos sobre elque se distribuirá estará conformado por todos los centros de costos que contienen esa palabraen sus clasificadores.

Centros de costo que están en unaetapa determinada: En el panelderecho se puede seleccionar laetapa que será tenida en cuenta paradeterminar el conjunto de centros decostos sobre los que se hará ladistribución.

Por ejemplo, los centros de costosque estén en etapa de desarrollo.

Filtrar por la actividad de los centros de costos: Una vez se ha seleccionado el conjunto decentros de costos, se puede especificar además que filtre el conjunto a únicamente los centrosde costos que tengan la actividad de este nodo.

PPaassoo 33:: CCrriitteerriioo ddee ddiissttrriibbuucciióónn..

El criterio de distribución indica la variable que se tomará de peso para establecer la forma enque se hará la distribución.

Cuando se haga una imputación a un nodo distribuidor por criterio, el sistema primero obtendráel conjunto de centros de costos sobre los que se harán las distribuciones (según lo dispuestoen el paso anterior).

Luego, por cada uno de los centros de costos determinará el valor de la variable consideradacomo ‘Criterio de distribución’(por ejemplo el área de cada centro de costos). La variable seráevaluada en la fecha del soporte de la imputación. Entonces, el valor de la variable en cadacentro de costos se utilizará como peso de distribución del valor imputado al nodo distribuidor.

Criterios de distribución:

Para la explicación de los diferentes criterios de distribución, se supondrá una asignación de$10,000.oo al nodo distribuidor, el cual los repartirá entre los centros de costos que sepresentan en la siguiente tabla, donde además se presentan algunos de sus atributos:


Centros de costosrecuperados por elalcance deldistribuidor.

Area

(m2)

Población

Número deárboles.

Producción*

(Kilos decafécereza)

Jornales*

Utilizados

Movi.

Cuenta*

7-Costos

Horasguadaña-dora

101: Lote 1 - cultivocafé.

15 ha 120,000 árb. 180,000 Kg 1100 Jor $ 14,000 30 h


40 ha 367,000 árb. 400,000 Kg 3200 Jor $ 40,000 70 h


25 ha 126,000 árb. 310,000 Kg 2500 Jor $ 26,000 55 h


24 ha 200,000 árb. 330,000 Kg 2400 Jor $20,000 38 h


12 ha 90,000 árb. 145,000 Kg 1200 Jor $10,000 20 h

(*) En la semana actual.

Por el área de los centros decostos.

El valor imputado a este nodoserá distribuido proporcional alárea de cada uno de loscentros de costos del conjuntoseleccionado.

El sistema considerará el áreade los centros de costos, comoel valor para el peso dedistribución.

La distribución quedará así:

Centros de costosrecuperados por el alcancedel distribuidor.

Área(m2)

El pesoes elárea

Porcentaje =Peso /

SumaPesos

% Distribuciónde $ 10,000

101: Lote 1 - cultivo café. 15 ha 15 15/116*100 13% 1.293,10






TOTAL 116 100% 10.000,00

Por el número de unidades de los centros de costos:

El valor imputado a este nodo se distribuirá proporcional al número de unidades en cada centrode costos del conjunto seleccionado.

El sistema tomará el número de unidades de población de los centros de costos como el pesode distribución.

Es responsabilidad delusuario que el conjunto decentros de costos tenga elnúmero de unidades enunidades de medidacompatibles.


Centros de costosrecuperados por elalcance del distribuidor.

Nro. deunidades

El peso esel nro. deunds.

Porcentaje = Peso /SumaPesos


101: Lote 1 - cultivo café. 120,000árb.

120.000 120000/903000*10013% 1.328,90


367.000 367000/903000*10041% 4.064,23


126.000 126000/903000*10014% 1.395,35


200.000 200000/903000*10022% 2.214,84

105: Lote 5 - cultivo café. 90,000 árb. 90.000 90000/903000*100 10% 996,68

TOTAL 903.000 100% 10.000,00


Por partes iguales.

El valor imputado aeste nodo se distribuirápor partes iguales encada centro de costosdel conjuntoseleccionado.



Porpartes

iguales

El pesoes igual

Porcentaje =Peso /

SumaPesos


101: Lote 1 - cultivo café. 1 1/5*100 20 % $ 2,000.0





TOTAL 5 100.0% $ 10,000.0

Por Producción.

El valor imputado a este nodose distribuirá proporcional a laproducción en el periodoespecificado en cada centrode costos del conjuntoseleccionado.

En el panel derecho se debeespecificar el producto y elperiodo de evaluación.

El producto se refiere a losproductos determinados porlas ‘labores de producción’.


Ver maestro de labores (No hace referencia a los productos vendidos, ni embodegados).

Para el caso del ejemplo, el producto de las labores de recolección de café es el kilogramo decafé cereza, que se expresa como ‘caféKg’.

El período de evaluación es el lapso de tiempo en el que se evaluará la producción del‘producto’especificado de cada centro de costos.

El valor de la producción de cada centro de costos será el peso de distribución.


Centros de costosrecuperados por elalcance deldistribuidor.

Producción(Cafécereza)

El peso eslaproducción

Porcentaje = Peso /SumaPesos



180,000 Kg 180.000 180000/1365000*10013% 1.318,68


400,000 Kg 400.000 400000/1365000*10029% 2.930,40


310,000 Kg 310.000 310000/1365000*10023% 2.271,06


330,000 Kg 330.000 330000/1365000*10024% 2.417,58


145,000 Kg 145.000 145000/1365000*10011% 1.062,27

TOTAL 1.365.000 100% 10.000,00

Por mano de obra.

El valor imputado a este nodo se distribuirá proporcional a la cantidad de mano de obraejecutada en el periodoespecificado en cada centrode costos del conjuntoseleccionado.

En el panel derecho se debeespecificar la unidad de manode obra y el período deevaluación.

La unidad de mano de obra serefiere a la unidad que se hayaespecificado en los tipos decontratos como ‘Unidad enque se mide la cantidad de


mano de obra’. Puede ser por ejemplo ‘Hora’, ‘Jornal’, ‘Día’, etc. Ver maestro de tipos decontratación de mano de obra.

El período de evaluación es el lapso de tiempo en el que se evaluará la cantidad de unidadesde mano de obra ejecutada en cada centro de costos.

El valor de la ‘Cantidad de mano de obra’de cada centro de costos será el peso de distribución.



JornalesUtilizados

El peso esel núm. dejor.

Porcentaje =Peso /SumaPesos


101: Lote 1 - cultivo café. 1100 Jor 1.100 1100/10400*100 11% 1.057,69





TOTAL 10.400 100% 10.000,00

Por movimiento cuenta.

El valor imputado a este nodo se distribuirá proporcional al movimiento de la cuenta en elperíodo especificado encada centro de costos delconjunto seleccionado.

En el panel derecho sepedirá que se especifique lacuenta, el tipo de movimientoa ejecutar y el período deevaluación.

Si se selecciona movimientocontable, el sistema tomarálos datos del balance o delestado de resultados. Si seselecciona la ejecuciónpresupuestal, el sistematomará los datos del estado de ejecución presupuestal (es decir, del estado de ingresos yegresos de cada centro de costos, sin tener en cuenta las reglas contables).




Cuenta ‘7-Costos’

El peso esel saldo dela cta

Porcentaje = Peso/ SumaPesos


101: Lote 1 - cultivo café. $ 14,000 14.000 14000/110000*100 13% 1.272,73



104: Lote 4 - cultivo café. $20,000 20.000 20000/110000*100 18% 1.818,18

105: Lote 5 - cultivo café. $10,000 10.000 10000/110000*100 9% 909,09

TOTAL 110.000 100% 10.000,00

Por uso de activos fijos.

El valor imputado a este nodo se distribuirá proporcional al uso de un activo específico o de ungrupo de activos en el período especificado en cada centro de costos del conjuntoseleccionado.

En el panel derecho se pedirá que se especifique si se evaluará un activo o un grupo de activos:

Si se especifica ‘Según activo’, se debe especificar el activo. Si se especifica ‘Según clasificadoractivo’, se debe especificar el clasificador, que conformará el grupo de activos.

Para el caso del ejemplo, el peso de distribución será la evaluación del número de horas queaparece usado el activo ‘Guadañadora’en cada cultivo.

El segundo caso, es cuando se tienen grupos de activos con una misma unidad de uso. Porejemplo una explotación agrícola en donde hay un grupo de tractores que entran a hacer laslabores a los lotes de producción. Todos los gastos de esos tractores se imputan al centro decostos de CIP denominado ‘Tractores’. Allí también se imputan las depreciaciones, losrepuestos, los combustibles, los tractoristas, y todos los gastos ocasionados por los tractores. Acada tractor, en su creación se le ha colocado el clasificador ‘TRACTORES’.

Entonces, se puede crear un criterio de distribución proporcional al uso en horas del grupo‘TRACTORES’en cada uno de los lotes de producción agrícola.


Retomando el ejemplo, la distribución quedará así:


Horas usoGuadaña /mes.

El peso esel # dehoras

Porcentaje =Peso /SumaPesos

% Distribuciónde $10,000

101: Lote 1 - cultivo café. 30 h 30 30/213*100 14% 1.408,5




105: Lote 5 - cultivo café. 20 h 20 20/213*100 9% 939,0

TOTAL 213 100% $ 10,000.0

NNooddoo ddee ttiippoo ‘‘AAggrruuppaaddoorr’’..

OObbjjeettiivvooss..Agrupar uno o varios centros de costos de diferentes tipos.

Permitir una mejor organización del árbol de nodos.

Distribuir los valores que se le imputen entre los centros de costos hijos, de acuerdo con lavariable peso de cada uno de ellos.

DDeessccrriippcciióónn yy ccaarraacctteerrííssttiiccaass..Los nodos de tipo agrupador son elementos especiales que ayudan a organizar los centros decostos. Como su nombre lo indica, estos agrupan a otros tipos de centros de costos de diversostipos.

Por ejemplo, un nodo agrupador se puede utilizar para agrupar todos los centros de costos endesarrollo. Otro puede agrupar todos los nodos distribuidores. De igual forma, otro nodoagrupador puede agrupar todos los centros de costos del departamento administrativo.

Se debe considerar al nodo agrupador como un elemento estructural y de distribución.

Imputaciones.

Los nodos agrupadores pueden ser imputados con valores, en cuyo caso el nodo hará ladistribución entre todos los centros de costos hijos que estén vigentes, basados en su peso.Normalmente el peso es el área.

Téngase en cuenta siempre que un nodo agrupador es siempre un nodo distribuidor, donde elpeso de distribución se basa en la variable de peso de cada tipo de nodo hijo.

Otro uso muy claro para los nodos agrupadores es el de agrupar a los distribuidores de costosde la empresa.


PPoorr eejjeemmpplloo::

D Distribuidores de costos.

D:1 Distribuidor costos de procesamiento.

D:2 Distribuidor de costos de café por área.

D:3 Distribuidor de costos de café por árboles.

D:4 Distribuidor de costos de plátano por área.

D:9 Distribuidor de costos de maquinaria y equipo.

Capítulo 9: Planilla de labores. 9 - 1

Capítulo

9

PPLLAANNIILLLLAA DDEE LLAABBOORREESS..

IInnttrroodduucccciióónn..La planilla de labores es uno de los principales instrumentosde registro de la información técnica de la finca y por lo tantose le dedicará un solo capítulo.

De la planilla de labores el sistema toma datos paracontabilidad y la ejecución presupuestal de la finca y porcada lote o cultivo, además aprovecha la información paralos registros históricos de producción, para el cálculo deestadísticas, para el seguimiento de trabajadores, para loscronogramas de labores, para alimentar los sistemas decosteo, etc.

Para manejar la planilla es necesario que se tenga buen conocimiento de la definición delabores y de la definición de los tipos de contratación de mano de obra.

Al final de este capítulo se describe someramente el maestro de tipos de contratación.

OObbjjeettiivvoo..Registrar el uso de mano de obra y las cantidades ejecutadas en todas las labores que serealizan en la finca.

DDeessccrriippcciióónn..Básicamente se trata de registrar por cada día de la semana a los trabajadores que realizaronalguna labor en la finca, detallando el lote donde trabajaron, el número de jornales y si esposible la cantidad realizada de la labor.


Por la gran diversidad de posibilidades para la grabación de la información, se debe estudiarcon cuidado las diferentes modalidades y posibilidades que soporta la planilla para el correctoregistro de la información.

Esta es una de las operaciones más importantes de AgroWin, por cuanto aporta informaciónmuy valiosa a todos los módulos que lo componen.

Recomendación: si se va a registrar la información de una planilla después de su pago, notiene sentido registrar los detalles diarios, simplemente se debe registrar el resumen de laplanilla (totales de la semana), como se explicará mas adelante.

Si se va a registrar una planilla antes de su pago, se puede registrar la información con todoslos detalles, ya que serán de mucha utilidad al momento de generar la planilla de pago, losvalores, resúmenes y estadísticas que ofrece esta operación.

AAddiicciióónn ddee llaa ooppeerraacciióónn ddeessddee eell mmaanneejjaaddoorr ddee ooppeerraacciioonneess::[Botón de adicionar nueva operación > Categoría de Ingresos y gastos > Planilla de labores].

PPaassooss aa sseegguuiirr ppaarraa rreeggiissttrraarr llaa iinnffoorrmmaacciióónn ddee llaappllaanniillllaa ddee llaabboorreess::

PPaassoo 11::IIddeennttiiffiiccaacciióónn ddee llaaooppeerraacciióónn..En este paso se debe registrarla identificación de la operacióny del documento de soporte dela operación. Normalmente eldocumento de soporte de estaoperación debe ser la mismaplanilla de labores.

PPaassoo 22:: CCuueennttaass ddeeppaaggoo..En este punto se debeespecificar la cuenta de la cualproviene el dinero para el pagode los trabajadores: de la caja odel banco.


Básicamente la planilla permite pagarle a los trabajadores de tres formas:

En efectivo con dinero que sale de la caja.

Con cheque de dinero que sale de una cuenta de banco.

O bien, quedar debiendo el dinero al trabajador. Posiblemente para pagarlo al final de laquincena o del mes.

Por lo pronto se explicará el pago de la planilla con caja y bancos. Más adelante se explicarácómo el pago se convertirá en una cuenta por pagar.

Pago de caja: Si el pago se hizo en efectivo, entonces se debe seleccionar la identificación dela cuenta de caja.

Banco: Si el pago se hizo con cheque, se debe seleccionar la cuenta de banco de la cuál sehace el egreso.

PPaassoo 33:: EEssppeecciiffiiccaacciióónn ddee llooss ccoossttooss ddiiaarriiooss ddee llaass ddiiffeerreenntteessmmooddaalliiddaaddeess ddee ccoonnttrraattaacciióónn..En este paso se deberán colocar los valores a los que se paga el jornal (o unidad de pagodefinida) de cada uno de los tipos de contratos que se tenga con los trabajadores de la finca.

Los contratos se definen porseparado desde [Árbol denodos > Finca > Maestros deempresa > Tipos decontratación de mano de obra].

Ver más adelante el maestro detipos de contratación.

Si el tipo de contrato estábasado en la cantidad deunidades de la labor realizada(caso de la recolección de unaproducción de un cultivo (p.e.café) o el corte (p.e. caña) quese pagan por unidades realizadas) se debe especificar el valor a pagar por cada unidad.

Obsérvese que cada tipo de contrato está asociado con una unidad.

CCóóddiiggoo ddeell ttiippoo ddee ccoonnttrraattoo..

En la primera columna se deben definir los tipos de contrato que se usarán en la planilla. Pordefecto, el sistema presenta todos los tipos de contrato definidos y recuerda los costos diarios alos que se paga cada unidad de contratación.

Los tipos de contrato que no se vayan a usar en la planilla se pueden eliminar de esta tabla obien dejar en blanco las columnas de costos. Si se dejan valores de costos y no se utilizan,tampoco tendrá ninguna incidencia en los cálculos y resultados.

CCoonnttrraattiissttaass..

Hay, sin embargo, un grupo de contratos a los que no es necesario colocarles el valor a pagardiario: Estos son los tipos de contratos basados en el tipo de cálculo ‘Contratista’. Esto es, todoslos tipos de contrato en cuya definición se haya especificado que el tipo de cálculo es


Rango de celdas paracopiar

Copiar a laderecha

‘Contratista’, no se les podrá asignar un costo o valor a pagar al día. A los contratistas siemprese les paga un valor global acordado de acuerdo al avance de su trabajo y a la forma como sehaya acordado el pago. Para mayor información, ver 'Maestro de tipos de contratación'.

VVaalloorr aa ppaaggaarr ddiiaarriioo ddee ccaaddaa ttiippoo ddee ccoonnttrraattoo..

En las columnas de la semana se debe registrar el valor a pagar diario de la unidad del contratoen cada día. Es decir, si la unidad es jornal, se debe especificar en la casilla del lunes el valor apagar ese día para cada jornal. Si la unidad del tipo de contrato es Kilogramo, se debeespecificar el valor a pagar en ese día por cada kilogramo.

El sistema recordará los últimos valores pagados por cada tipo de contratación y los presentaráen las planillas nuevas.

MMaanneejjoo ddee llaa ttaabbllaa..

Puede haber muchos tipos de contratación definidos, en cuyo caso, el usuario podrá usar el

botón 'Eliminar' para eliminar los renglones que correspondan a los tipos de contrataciónque no se vayan a utilizar en la planilla que se está editando. El dejarlos, tampoco causa ningúnproblema a los cálculos.

Los valores a pagar de cada tipo de contratación pueden ser variables en los días de lasemana. Sin embargo, lo normal es que se mantenga el precio. Para facilitar la digitación de losprecios se ha dotado a esta tabla del botón de 'Copiar a la derecha'.

Basta con colocar el cursor sobre un día de la semana de alguno de los tipos de contratación ypresionar el botón 'Copiar a la derecha'. Esto hará que el valor a pagar de ese día seacopiado a los días restantes de ese mismo tipo de contratación.

Para facilitar las cosas aún mas, se puede especificar el precio a pagar en el día lunes de cadauno de los tipos de contratación que se utilizarán, luego seleccionar todas las casillas del díalunes y luego presionar el botón 'Copiar a la derecha'.

OOppcciioonneess ddee eeddiicciióónn..

Como en todas las tablas de AgroWin, es posible usar las opciones estándar de Copiar (Ctrl-C),Pegar(Ctrl-V), Borrar (Ctrl-X), Arrastrar (Ctrl-A) y duplicar (Ctrl-D).


CCrreeaacciióónn ddee ttiippooss ddee ccoonnttrraattaacciióónn nnuueevvooss::

Para cada finca se pueden crear los tipos de contratación que se consideren necesarios. Cadatipo de contratación puede llevar un conjunto de parámetros que definen la forma de cálculo delpago al trabajador e incluso, es posible asociar tipos de contratación con cultivos y laboresespecíficas.

Para mayor información ver más adelante el ‘Maestro de tipos de contratación’.

PPaassoo 44:: RReeggiissttrroo ddee llaa iinnffoorrmmaacciióónn ddee llaa ppllaanniillllaa..La planilla es la principal fuentede información para AgroWin ydependiendo de la calidad ydetalle de la información que sesuministre en este punto, elsistema podrá mantener ysuministrar información decalidad.

El registro de la planilla puederealizarse de muchas maneras.Hay formas muy resumidas y hayformas muy detalladas. En lospasos siguientes se tratará deexplicar la forma normal dediligenciar un registro y al final, se presentarán varios ejemplos modelo de las diferentes formasde registro que se pueden adoptar.

A continuación se presenta una descripción de cada una de las columnas de la planilla.

AA)) CCOOLLUUMMNNAA PPAARRAA LLAA EESSPPEECCIIFFIICCAACCIIÓÓNN DDEELL TTIIPPOO DDEE CCOONNTTRRAATTOO..

En ésta se debe especificar el tipo de contratación que se le ha hecho a cada uno de lostrabajadores.

Hay tipos de contratos normales, como el contrato de labores al día, o recolección alcontrato. Hay otros contratos como ‘Contratista’que se refiere a cuando se sub-contrata conun tercero la ejecución de una labor de cantidad determinada.

Labores personal administrativo

Un tipo de contrato muy especial que maneja el sistema es el denominado como ‘Personaladministrativo’. Este se usa cuando uno de los empleados fijos de la finca, a los que se lespaga por nómina (quincenal o mensual), ha realizado labores de mano de obra en la semanay deben ser registrados en la planilla. El registro de las labores desarrolladas por este tipo depersonal, sólo sirve en el sistema para llevar estadísticas y para efectos de costeo. Sinembargo, no significa que al personal administrativo se la vaya a pagar por estas laboresrealizadas. A él se le hace el pago por la semana, por medio de la operación de gastos ypagos o por medio de las operaciones de nómina.

Este también puede ser utilizado para registrar trabajo de mano de obra familiar (enpequeñas parcelas, donde aplique).


BB)) CCOOLLUUMMNNAA DDEE CCÓÓDDIIGGOO DDEELL TTRRAABBAAJJAADDOORR..

En esta columna se debe digitar la cédula o identificación del trabajador. Si no se dispone dela cédula, se puede digitar un número entero cualquiera, tal como 1, 2, 3 …

Si la cédula existe en el maestro de terceros, el sistema automáticamente pondrá su nombreen la columna de 'Nombre trabajador'.

Es muy importante que se entienda que los trabajadores a ser registrados por medio de laplanilla no tienen que haber sido creados en el maestro de terceros.

CC)) CCOOLLUUMMNNAA DDEE NNOOMMBBRREE DDEELL TTRRAABBAAJJAADDOORR..

En esta columna se debe digitar el nombre o sobrenombre del trabajador. Es necesario elnombre completo para el caso en el que se le vaya a pagar con cheque o se haga retenciónen la fuente. Este nombre será el que aparecerá en la planilla de pago.

En el caso de que se trate de un contratista, se debe especificar el nombre del contratista yno se deben detallar cada uno de los trabajadores que han laborado bajo sus órdenes.

DD)) RREEGGIISSTTRROO DDEE LLAASS LLAABBOORREESS RREEAALLIIZZAADDAASS PPOORR EELL TTRRAABBAAJJAADDOORR EENN CCAADDAAUUNNOO DDEE LLOOSS DDÍÍAASS DDEE LLAA SSEEMMAANNAA..

La planilla presenta los siete días de la semana, cada uno con cuatro columnas: Centro decostos, labor, mano de obra y cantidad de labor ejecutada.

Planilla resumida.

Cuando se desea registrar la planilla resumida, no es necesario detallar las labores día pordía. Simplemente se especifican los centros de costos y las labores en ellos ejecutadas entoda la semana en las casillas del día lunes.

Planilla detallada.

Cuando se desea registrar la planilla detallada, se coloca en cada día las labores realizadas.

Registro de las labores de un día.

Para esto, es necesario especificar el lote donde se realizó la labor, el cultivo sobre el que serealizó la labor, la labor que se realizó, los jornales empleados y la cantidad de la laborrealizada.

Trabajador L U N E STipocontr.

Cód. Nombre C. decostos

Labor M. de O. Cantidad

Columna de centro de costos: En ésta se debe especificar el identificador del centro decostos donde se ha realizado la labor. Este puede ser un centro de costos estándar, un lote,un cultivo de un lote, un distribuidor, etc.

Especificando el lote como centro de costos: Si se especifica un lote, el sistema repartirá loscostos de las labores y sus cantidades entre sus cultivos sembrados vigentes a la fecha de laplanilla, pero que tengan definida la misma actividad agrícola que el lote. Por ejemplo, si ellote tiene definida la actividad café para el lote y éste tiene tres cultivos sembrados y vigentes


con actividades de café, café y plátano respectivamente, entonces los valores únicamente serepartirán entre los dos cultivos de café.

Columna de labor: En esta columna se debe especificar la identificación de la laborrealizada en el lote. Solo se pueden especificar labores correspondientes a la actividaddefinida para el centro de costos especificado en la casilla anterior. Según la labor y el tipode contrato que se especifique, las comunas de mano de obra y cantidad de la laborrealizada se volverán requeridas o no.

Columna de mano de obra: En esta columna se especifica la cantidad de mano de obraconsumida o sacrificada para el desarrollo de la labor en el centro de costos especificado.

Según el tipo de contrato, la mano de obra se puede especificar en diferentes unidades,como horas, días, jornales, etc. La cantidad de mano de obra debe especificarse en el tipo deunidad definida por el tipo de contrato.

El que se especifique un número de jornales u horas trabajadas, no significa que se vayan apagar. Esto depende únicamente de la forma de cálculo del tipo de contrato que se hayaespecificado.

Por ejemplo, si el tipo de contrato se paga por la cantidad de unidades recolectadas, elespecificar un número de jornales no tiene incidencia en el pago al trabajador, únicamentetiene incidencia en las estadísticas de mano de obra de la labor.

Si se trata de un contratista que realiza su trabajo con varios trabajadores a su cargo, sedebe especificar el número de jornales sacrificados en el día (El contratista más lostrabajadores). Esto será de mucha importancia para el cálculo de estadísticas de mano deobra de la labor bajo cada tipo de contratación.

Aunque bajo algunos tipos de contrato no es obligatorio especificar cantidad de mano deobra, se recomienda siempre registrar este dato, por las razones que ya se han explicadoacerca de las estadísticas de la mano de obra.

Columna de cantidad: En esta columna se debe especificar la cantidad de la labor realizadacon la mano de obra especificada en la casilla anterior.

Obviamente este dato puede ser muy difícil de suministrar en muchas ocasiones, sobre todocuando el tipo de contrato no está basado en la cantidad de la labor realizada.

Por ejemplo, para el caso de un control de malezas de un cultivo de 10 Ha, donde los 4trabajadores han estado trabajando el día lunes, es muy difícil al final del día especificarcuántas hectáreas desyerbaron en el día.

Por ello, si la labor no se paga por cantidad, la especificación de la cantidad de la labor esopcional. Mucho mejor cuando se pueda dar con algún grado de exactitud, pero si no sehace, el sistema tiene la forma de calcular estadísticas sobre el trabajo realizado como sigue:Si la labor se reporta una o más veces en una o varias planillas, el sistema acumulará todoslos jornales empleados para su desarrollo. Así mismo, acumulará todas las cantidades de lalabor reportadas. Si por lo menos una vez, no se especificó la cantidad de la labor, el sistemaobviará el acumulado de cantidad de labor y tomará como cantidad de labor ejecutada en elcultivo el área del cultivo o el número de árboles o unidades del cultivo. Con estos valores seharán los cálculos de estadísticas de rendimientos.

Labores de producción.

Hay un caso especial cuando se registran labores que se han marcado como de producción(Ver maestro de labores). En este caso, es de carácter obligatorio especificar la cantidad dela labor. Este es el caso normal de las labores de recolección o corte, donde la cantidad de la


labor o labores de recolección, serán interpretadas por el sistema como la producción decada cultivo y acumuladas de manera especial para posteriormente entregar informes yestadísticas de producción.

Sin embargo, es posible que bajo ciertas circunstancias se necesite desactivar estacaracterística de la labor, para que la cantidad especificada de la labor no sea tenida encuenta para producción y para rendimientos. En este caso eventual, se puede desmarcar enla definición del tipo de contrato la casilla de ‘Afectar producción y rendimientos’. Cuandoesta casilla no está marcada en la definición de un determinado tipo de contrato, lascantidades especificadas bajo ese tipo de contrato no serán tomadas como de producción ytampoco afectarán las estadísticas de rendimiento de las labores.

Obligatorio registrar la mano de obra o la cantidad de labor ejecutada.

De acuerdo al tipo de contratación, siempre será obligatorio que se especifique la cantidadde jornales empleados o la cantidad de la labor desarrollada.

Por ejemplo, para un contrato de labores al día, donde se paga por jornal, es indispensableque se especifique el número de jornales trabajados para que se pueda establecer el pago altrabajador.

Para el caso de un contrato que se pague por unidades laboradas, como el de 'recolección alcontrato', donde se paga por cada kilogramo recolectado, será obligatorio especificar lacantidad de la labor realizada, es decir, el número de kilogramos recolectados.

Casos de ejemplo para el registro de cantidades.

El registro de la cantidad puede hacerse de varias formas que el programa interpretaráapropiadamente:

Caso 1: Una persona con contrato de labores al día.

En este caso es obligatorio especificar el número de jornales ejecutados y es opcionalespecificar la cantidad realizada de la labor.

Normalmente no es fácil determinar la cantidad de la labor realizada en el día. En este casose puede dejar en blanco la columna de cantidad.

Un ejemplo de este caso, es cuando un trabajador estuvo desyerbando un lote durante todo el día. Se deja enblanco la casilla de cantidad porque es muy difícil establecer cuántas hectáreas ha desyerbado.

Tipo Contrato. C. de costos Labor M. de O. Cantidad

Pago por jornal El bajo Desyerba 1 Jor

IMPORTANTE: El que no se especifique la cantidad realizada de una labor, no significa queel sistema no tenga en cuenta el dato para estadísticas. Lo que hará el sistema es quecuando se indique que la labor se finalizó, acumulará todos los jornales empleados para suejecución y los dividirá por el número de hectáreas del lote (Para el caso de la desyerba).

Caso 2: Una persona trabajó con contrato basado en el pago por cantidad de unidadesrealizadas.

En este caso es obligatorio especificar el número de unidades de la labor realizada. Aunque los jornalesempleados no es obligatorio especificarlos, es fácil y recomendable hacerlo.


Un ejemplo de este caso es la recolección de café al contrato, donde la unidad en que se mide la recolección esel kilogramo recolectado. Entonces se debe especificar el número de kilogramos recolectados.


Pago por cantidad El bajo Recolección 1 Jor 142 Kg

Caso 3: Varias personas que trabajan simultáneamente en una labor con contrato de labores al día.Es posible indicar en una casilla de jornales, que la labor fue realizada por varias personas, especificando elnúmero de jornales y en la casilla de cantidad, se especifica la cantidad de la labor realizada por esostrabajadores (si se conoce).Un ejemplo de este caso es cuando en un día 3 personas trabajan en una desyerba. Este se marcaría en lacolumna de jornales con 3 y se deja en blanco la columna de cantidad. Esto significa que se consumieron 3jornales en el día pero no se ha establecido la cantidad realizada de la desyerba.


Pago por jornal El bajo Desyerba 3 Jor

Caso 4: Una labor es contratada por unidades realizadas y trabajan varias personas.

En este caso es obligatorio especificar el número de unidades realizadas de la labor y es recomendable siempreespecificar el número de jornales empleados.Un ejemplo podría ser que una madre y su hijo han recolectado 250 kg. en el día y solo se registra a la madre enla planilla. En este caso se marca en la columna de cantidad ‘250’y en la columna de Jornales '2' (si la hija esmenor, se puede registrar medio jornal equivalente en vez de uno).


Pago por cantidad El bajo Desyerba 2 Jor 250 Kg

Para el entendimiento de las posibles formas de diligenciar estas casillas, se recomiendaver los ejemplos que se presentan al final de esta operación.

EE)) CCOOLLUUMMNNAASS DDEE ‘‘TTOOTTAALLEESS RREEMMUUNNEERRAACCIIÓÓNN SSEEMMAANNAA’’..

Se refiere al total ganado por el trabajador en la semana, donde se discrimina los jornales apagar en la semana o bien las unidades a pagar en la semana según el tipo de contrato.


Si se desea ver el detalle de los cálculos del valor a pagar en la semana, se presiona el

botón de 'Detalle', se presenta una ventana que indica cada día cómo se ha liquidado ya qué valor diario.

Debe entenderse que dependiendo del tipo de contratación de la mano de obra, el totalganado por el trabajador en la semana se calculará ya sea por jornales o por unidadesrealizadas.

Cálculo del total remuneración de la semana según el tipo de cálculo definido en eltipo de contrato.

Pago por cantidad de la labor realizada.

Para el caso de contratos basados en pago por cantidad (Recolección de café, corte decaña, etc.), el sistema sumará el número de unidades especificadas en cada día y lomultiplicará por el valor a pagar por unidad para cada día, como haya sido especificado en elpaso 3. En este caso, no se tiene en cuenta en el cálculo el número de jornales registrados.

Pago por cantidad de mano de obra.

Para el caso de contratos basados en la labores al día, el sistema sumará el número dejornales relacionados cada día y los multiplicará por el valor del jornal para ese díaespecificado en el paso 3. En este caso las unidades de cantidad de la labor, que sepudieron haber registrado, sólo se utilizaran para estadísticas.

Contratista (Se establece el pago).

Para el caso de contratos basados en contratista, el sistema no calculará el costo del trabajo en la semana comoen los casos anteriores, sino que será el usuario quien especifique el monto del valor ganado por el contratista enla semana.


Nótese que este caso es especial y se debe saber interpretar. Debe tenerse en cuenta que elvalor a pagar al contratista es discrecional y deberá ser pactada entre las partes la forma depago. El valor a pagar, antes de los descuentos, se debe digitar en la columna de costo.

Personal administrativo (Sólo para costear).

Para el caso de contratos basados en personal administrativo, el sistema calcula el valor dela semana, como en el caso del contrato al día. Nótese que en este caso no se puedenregistrar deducciones, ni total a pagar. El total a pagar siempre será cero para el personaladministrativo, por cuanto a éste se le paga por nómina y no por las labores realizadas.

Por tanto, el registro de las labores del personal administrativo es únicamente con el objetode poder llevar el costo de las labores que éste realiza en cada uno de los lotes.

Esto es aplicable a las fincas pequeñas donde el mayordomo, que es personal administrativoy se le paga por nómina, trabaja normalmente en las labores de la finca.

Este tipo de contrato también es aplicable a las pequeñas parcelas de economía campesina,donde el trabajo familiar no es remunerado, pero si debe ser costeado.

FF)) CCOOLLUUMMNNAASS PPAARRAA EELL RREEGGIISSTTRROO DDEE DDEESSCCUUEENNTTOOSS AALL TTRRAABBAAJJAADDOORR..

Se dispone de cuatro columnas para registrar los descuentos a los trabajadores. Losdescuentos se registran positivos, pero por su carácter de descuentos, restan al total a pagaral trabajador. Un descuento negativo sería una bonificación, o sea que se suma al total apagar al trabajador.

Descuentos para el alimentador: Se debe registrar el valor a descontarle al trabajador ycon cargo al alimentador, por concepto de alimentación.

Descuento por Salud: Se debe especificar el valor retenido al trabajador por concepto desalud (ISS o EPS, cuando aplique).

Descuento por retefuente: Se debe especificar el valor a retener en la fuente para el pagoal trabajador. El valor base de la retención será el valor a pagar por la semana.

Otros descuentos: Se refiere a otros descuentos que se le realicen al trabajador pordiferentes conceptos.

IMPORTANTE: Estas columnas pueden ser adecuadas de acuerdo a las necesidades decada finca y/o región. Esto significa que si en una región no se utiliza el pago al alimentador,se puede cambiar por otro tipo de descuento. Igual para las otras columnas de descuentos.Para configurar los descuentos se debe llamar la opción de ‘Configuración’del menú de laplanilla. Se recomienda la asesoría de un contador para realizar estas configuraciones.

GG)) CCOOLLUUMMNNAA DDEE TTOOTTAALL AA PPAAGGAARR..

La columna de total a pagar se calcula como el ‘Total de la semana’menos los descuentosrealizados al trabajador. Esta columna es de sólo lectura.

Para el caso del personal administrativo, esta columna será de sólo lectura y en blanco, yaque al personal administrativo no se le paga por sus labores, sino por su periodo de trabajo,sea éste la semana, la quincena o mensualidad. El pago del personal administrativo se hacepor medio de la operación de gastos y pagos o bien, por medio de las operaciones de'nómina'.


HH)) CCOOLLUUMMNNAA DDEE NNÚÚMMEERROO DDEELL CCHHEEQQUUEE..

Ya anteriormente se había especificado de cuál cuenta saldría el pago a los trabajadores (verpaso 2). Si se les pagaba en efectivo, se debió haber seleccionado caja y si se les paga concargo a una cuenta bancaria, se debió haber seleccionado banco.

También es posible que se seleccionen las dos: Caja y Banco. Esto significa que a algunostrabajadores se les hará el pago en efectivo y a otros con cheque.

Pues bien, para indicar en la planilla a qué trabajadores se les paga con cargo a la cuenta deBanco y a cuáles en efectivo con cargo a la caja, se utiliza la columna de número de cheque.

A los trabajadores a los cuales se les indique el número del cheque, el sistema losinterpretará como pago con cargo a la cuenta de banco, especificada en el paso 2 'Cuentasde pago'.

A los trabajadores a los que no se les especifique el número del cheque, el sistema losinterpretará como pago en efectivo con cargo a la cuenta de caja, especificada en el paso 2.

PPaassoo 55:: RReeppoorrttee ddee ffiinnaalliizzaacciióónn ddee llaabboorreess..Primero es necesario aclarar que no es necesario finalizar todas las labores que se registran enla planilla. Únicamente es necesario finalizar las labores programadas con ciertos tipos decálculo de rendimientos, como se explicará más adelante en esta sección.

Para AgroWin es muy importante que el usuario reporte la finalización de las labores que se vandesarrollando en los lotes, con el fin principal de calcular estadísticas de rendimiento de la manode obra y los insumos que se necesitaron para el desarrollo de cada labor.

Como se ha explicado, la planilla se utiliza para registrar las labores realizadas en los cultivossembrados en los lotes de la finca. En muchos casos la labor completa de un cultivo de un lotepuede no terminarse en una semana y continuarse desarrollando en la semana siguiente o enotra semana. Es decir, muchas labores se pueden extender más de una semana.

Por lo anterior, el sistema no asume que las labores se terminan en la semana que inician y portanto es necesario indicarle al sistema la semana en que ellas terminan.

¿¿PPaarraa qquuéé ffiinnaalliizzaarr llaass llaabboorreess??..

AgroWin acumula todos los recursos consumidos para el desarrollo de la labor hasta lafinalización de la labor. De igual forma acumula la cantidad reportada de ejecución de la laboren ese periodo.

Con estos datos podrá calcular las estadísticas de rendimiento de las labores, ya sea por dividirlos recursos (mano de obra e insumos) acumulados entre la cantidad de unidades realizadas de


la labor (Ej. número de jornales por hectárea) o la cantidad de unidades realizadas de la labordividido entre la cantidad de recursos consumidos para su desarrollo (Ej. árboles por jornal).

Sin embargo, AgroWin presenta múltiples formas de calcular las estadísticas de rendimiento delas labores, que facilitan y minimizan el registro de la información.

TTiippoo ddee ccáállccuulloo ddee rreennddiimmiieennttoo..

Una vez diligenciada la información detallada de la planilla de labores, se debe indicar cuáles delas labores finalizaron en esa semana.

En este paso se presenta una tabla con el resumen de las labores realizadas en la semana,discriminadas por tipo de contratación y lote.

Cuando se definen las labores, [Menú principal > Programas > Actividades agropecuarias >Maestro de labores], se define el tipo de cálculo de la labor. Este indica la forma en la que secalcularán los rendimientos de las labores. A continuación se presenta brevemente los tipos decálculo que pueden tener las labores:

Cód. Descripción ¿Requiere finalización?

1 Unidad labor / Unidades recurso

Ejemplo: Hoyos / Jornal, Kilos recolectados / Jornal, etc.

No

2 Población cultivo / Unidades recurso.

Árboles / Jornal, árboles / Kilo, etc.

Si

3 Unidades del recurso / área del cultivo.

Jornales / Ha, Toneladas / Cuadra, etc.

Si

Adicionalmente a estos tres tipos de contratos hay otros tres tipos con igual comportamiento,pero cuya fórmula es inversa.

De esta forma, las labores con tipo de cálculo de rendimiento igual a 1 no se finalizan y las detipo 2 y 3 se deben finalizar.

EEll ccáállccuulloo ddee llaass eessttaaddííssttiiccaass ddee rreennddiimmiieennttoo::

Con los acumulados de recursos sacrificados o consumidos para el desarrollo de la labor y lacantidad de la labor ejecutada se pueden obtener las estadísticas de rendimiento de cada labor.La operación de cálculo estará determinada por el tipo de cálculo de rendimiento asignado a lalabor.

Vale destacar que las estadísticas se calculan a nivel de cada observación de la labor. Unaobservación está delimitada por la labor que se realiza en un cultivo específico de un lote, bajoun determinado tipo de contratación.

SSóólloo mmaarrccaarr llaa ffiinnaalliizzaacciióónn ddee llaabboorreess..

Es importante destacar que el sistema calcula cada uno de los registros de esta tabla y elusuario sólo debe marcar las labores que han finalizado y eventualmente marcar algunaslabores para descartarlas para el cálculo de estadísticas.

A continuación se hace una descripción de cada una de las columnas de la tabla de finalizaciónde labores.


AA)) CCOOLLUUMMNNAA DDEE TTIIPPOO DDEE CCOONNTTRRAATTOO..

El sistema requiere que se finalicen las labores especificadas bajo cada tipo de contrato enlos diferentes centros de costos.

BB)) CCOOLLUUMMNNAASS DDEE CCEENNTTRROO DDEE CCOOSSTTOOSS..

Normalmente en el sector agrícola, estas columnas serán el lote y el cultivo donde se realizóla labor. Se puede observar que estos se presentan en forma agrupada, donde inicialmentesólo se visualiza el lote, independiente del número de cultivos que hayan en él.

El objetivo de esto es el de facilitar la finalización de las labores de tal forma que si elusuario marca como finalizada la labor en el lote, implica que se finalizará la labor en cadauno de los cultivos en él sembrados y que se estén realizando.

Si el usuario lo considera necesario, puede abrir el lote para que se visualicen los cultivoshijos y marcar a discreción los cultivos en los cuales finalizó la labor.

CC)) CCOOLLUUMMNNAA DDEE LLAABBOORR..

En esta columna aparecerá la labor que se realizó en el cultivo.

DD)) CCOOLLUUMMNNAASS DDEE SSEEMMAANNAA..

En estas columnas se visualizará la cantidad de mano de obra sacrificada para el desarrollode la labor (MdO) y la cantidad ejecutada de la labor (Cant), pero únicamente concernientesa la semana actual. Se debe recordar que una labor se puede realizar a lo largo de variassemanas.

Cantidades inciertas

Si se presenta un '*' en la columna de 'Cantidad realizada de la labor', significa que no seconoce o que es incierta o no se pudo determinar con certeza la cantidad. Esto ocurre porejemplo, cuando para una misma labor en un lote se especifica la cantidad en un día y enotro día se deja la cantidad en blanco. El sistema internamente interpreta esto como unaomisión de información y por lo tanto no tendrá en cuenta la cantidad especificada para lasestadísticas y utilizará a cambio, la cantidad de unidades del lote o el área del lote (lo queaplique).

EE)) CCOOLLUUMMNNAASS DDEE AACCUUMMUULLAADDOOSS..

Nuevamente se presentan las columnas de mano de obra y cantidad, pero esta vezcontienen el acumulado ejecutado de mano de obra y la cantidad ejecutada de la labordesde la última finalización de la labor. Con estos datos es que realmente se calcularán lasestadísticas de rendimiento de las labores.

FF)) CCOOLLUUMMNNAA DDEE SSEEMMAANNAA DDEE IINNIICCIIOO..

En esta columna se visualiza el número de la semana en que se reportó el inicio de la labor.Vale destacar que el inicio puede darse por el reporte de labores de mano de obra o bien,por el reporte de aplicación de insumos.

Obviamente esta semana de inicio es de la última observación de la labor, o sea, en elperiodo comprendido entre la última finalización de la labor en ese centro de costos y lafecha de la planilla.


GG)) CCOOLLUUMMNNAA DDEE ¿¿FFIINNAALLIIZZAA EESSTTAA SSEEMMAANNAA??..

En esta columna se deben marcar las labores que se han terminado completamente deejecutarse en la semana.

Una vez se marque la finalización de la labor, el rendimiento obtenido se calculará y sevisualizará en la columna siguiente.

Labores que no requieren finalización.

Las labores cuyo tipo de cálculo es ´1´ o ´4´ no requieren de la marca de finalización, puessus estadísticas siempre se calculan basadas en los datos de la semana. Ejemplo de estecaso la recolección o corte, en donde se acumulan los kilogramos recolectados de unproducto en la semana y se dividen entre la cantidad de mano de obra sacrificada para larecolección, dando el promedio de kilogramos recolectados por jornal en el centro de costos(lote:cultivo).

Este tipo de labores no presentan la casilla de finalización y siempre presentan elrendimiento obtenido en la semana.

HH)) CCOOLLUUMMNNAA RREENNDDIIMMIIEENNTTOO..

En esta columna se visualiza el rendimiento de la labores realizadas en la semana en cadacentro de costos.

Para que el rendimiento se calcule se debe marcar la finalización de la labor.

Algunos rendimientos se pueden presentar con el signo ´+´ al final, lo cual significa que lalabor se ha realizado por trabajadores bajo diferentes tipos de contratación. Este es elejemplo de un control de malezas realizado con personal contratado al día y ademásayudaron trabajadores con tipo de contrato administrativo.

II)) CCOOLLUUMMNNAA ¿¿DDEESSCCAARRTTAARR RREENNDDIIMMIIEENNTTOOSS??

En esta columna se deben marcar las observaciones de las labores que por ciertascircunstancias no se desee que se utilicen en las estadísticas generales de la finca.

Las circunstancias pueden ser muy diversas, como la falta de confianza en los datos decantidades, la manipulación inadecuada de los datos, eventos atmosféricos (lluviasanormales) o casos fortuitos que se considere que pueden distorsionar el sistema deestadísticas de rendimiento de la finca, etc.

En este caso se descartan los rendimientos para estadísticas, pero los costos y lasproducciones se procesan normalmente.

JJ)) RREENNDDIIMMIIEENNTTOO DDEE CCOOMMPPAARRAACCIIÓÓNN..

Esta columna se utiliza para presentar los rendimientos de comparación. Así, el usuariopuede establecer contra qué estadísticas va a comparar los datos obtenidos en la finca encada semana. Puede hacer que los rendimientos de comparación sean los regionales,(digitados para cada labor en el maestro de labores) o bien, los rendimientos de alguna fincadel área de trabajo.

Por defecto, los rendimientos de comparación son los regionales. Para cambiar la finca decomparación, se puede acceder al menú de configuración de la planilla y seleccionar laopción de “Finca para rendimientos de comparación”.


Finalizar las labores adecuadamente será de mucha importancia para poder mantenerunas estadísticas buenas y confiables.

El sistema acumula todos los jornales desde el inicio de la labor hasta la semana en que seindique su finalización y ese acumulado lo utiliza para el cálculo de las estadísticas.

Si todas las ocasiones en las que se especificó la labor, se indicó la cantidad realizada de lalabor, el sistema entonces tomará la suma de las cantidades parciales de la labor, desde queésta inició y las utilizará para las estadísticas.

Si el sistema detecta que alguna vez en que se haya especificado la labor, no se especificó lacantidad realizada de la labor, utilizará la cantidad de unidades del lote o su área (lo queaplique) para el cálculo de las estadísticas de rendimientos; En este caso se descartan lascantidades parciales, por no ser confiables.

PPaassooss ooppcciioonnaalleess ddee ffoorrmmaa ddee ppaaggoo..De acuerdo con la configuración interna de las columnas de descuento a trabajadores, puedenaparecer varios pasos adicionales para solicitar los datos de forma de pago.

Inicialmente, la planilla se entrega configurada con la columna 'Descuento alimentador', lo cualindica que se le hará un descuento a los trabajadores de su remuneración semanal, que le serápagada al alimentador por concepto de alimentación.

Si el sistema detecta este tipo de descuento para el alimentador (u otro similar), entoncesmostrará un paso adicional, que solicitará la identificación del alimentador al que se le hará elpago y la información de la forma de pago.

El valor a pagar al alimentador aparecerá en la casilla de ‘Restan’y se debe indicar cómo se leha hecho el pago al alimentador. Si con cargo a una cuenta corriente del banco, en efectivo concargo a la caja, o bien, se le ha quedado debiendo.

Nota de configuración: Las otras columnas de descuento con las que inicialmente se entregaAgroWin, están configuradas internamente para que afecten directamente ciertas cuentas de lacontabilidad. Sin embargo, un usuario avanzado que considere conveniente cambiar losconceptos de descuento y las cuentas o formas de pago de estos descuentos, lo puede hacer através de las opciones de configuración de la planilla. El sistema puede llegar a presentar hastaotros tres pasos de forma de pago de los diferentes tipos de descuento. Esta característica seráde mucha utilidad en regiones donde aplique otros tipos de descuento.

IInnffoorrmmeess ddee llaa ppllaanniillllaa..Cada operación se puede imprimir en muy diversos formatos. En el caso de la planilla delabores se presentan los documentos contables como notas de contabilidad, comprobantes deegreso, comprobantes de caja menor, etc. Adicionalmente se pueden producir informesespecializados de la información de la planilla que se describen a continuación.


PPllaanniillllaa ddee llaabboorreess..Este informe presenta todo el detalle registrado en la planilla de labores de la semana.

En ésta se detalla toda la información de las labores realizadas por cada trabajador y en cadadía, el valor ganado en la semana, los diferentes descuentos que se le hayan realizado y el totala pagar. Presenta también el número del cheque de pago a cada trabajador, la cuenta con laque se le pagó y el número de unidades y de jornales que se le están pagando, entre otros.

Al final de la planilla se presenta un resumen de acumulados con datos totalizados como losque siguen: Total parcial de la planilla, total a pagar, costo planilla, total de unidades de la laborpagadas (p.e. kilogramos recolectaos) (costo y cantidad), total jornales pagados (costo ycantidad), y el total de cada uno de los descuentos o bonificaciones practicados al trabajador.

PPllaanniillllaa ddee ppaaggoo..La planilla de pago es un informe destinado a presentar la información de pago de cadatrabajador, donde se detallan los días trabajados, la cantidad de mano de obra o de laborejecutada a pagar, el total parcial ganado por el trabajador en la semana, los descuentos que sele han practicado al trabajador y el total a pagar. Al final se presenta la forma de pago y unespacio para la firma del trabajador.

Este informe es de mucha utilidad cuando se paga por planilla y se quiere dejar una constanciadel pago.

CCoommpprroobbaanntteess ddee ppaaggoo ddee llaa ppllaanniillllaa ddee llaabboorreess..Este informe imprime un comprobante de pago por cada trabajador, donde se detalla el valor apagar y las labores realizadas en la semana con sus respectivas cantidades (de mano de obra ode labor ejecutada) y remuneraciones. Si se le hacen descuentos o bonificaciones al trabajador,estos también se visualizarán en el área de liquidación. Cada comprobante adicionalmentedetalla la forma de pago y hay un espacio para la firma de recibido del trabajador.


RReessuummeenn ddee llaabboorreess rreeaalliizzaaddaass..Este informe presenta un resumen de todas las labores que se registraron en la planilla, dondese detallan las cantidades ejecutadas de cada labor, las cantidades de mano de obrasacrificadas en la ejecución de la labor, los costos y su indicador de rendimiento y rendimientode comparación.

El resumen se presenta por cada actividad agrícola y por cada tipo de contratación de la manode obra.

Al final de la planilla de resumen se presentan totales por todos los conceptos, similar a lostotales de la planilla de labores.

OOppcciioonneess eessppeecciiaalleess ddee mmaanneejjoo ddee llaa ppllaanniillllaa ddeellaabboorreess..

El paso 3 “Información planilla”dispone de un conjunto de botones para facilitar el manejo yregistro de la información en la planilla.

Botón eliminar renglones: Elimina el o los renglones seleccionados. Se eliminan todos losrenglones seleccionados.

Botón insertar renglones: Inserta uno o varios renglones en la planilla. El número derenglones a insertar está determinado por la selección.

Botón copiar datos a la derecha: En las columnas de información diaria, según seseleccionen las casillas de Centro de costos, labor, Mdo y cantidad, sus datos serán copiados alresto de días de la semana.


Eliminarenglón

Copia a laderecha.

Copiar alportapap.

Buscar Fijarlabor

Activarformato

Colorearceldas

Mover acolumnas.

Insertarenglón

Borrarceldas

Pegar delportapap.

Detallecostos.

Activarverificación.

Fijarcolumnas

Visualizar costostotales de la planilla.

Botón Borrar: Borra los datos contenidos en las celdas seleccionadas. No elimina losrenglones.

Botón copiar: Copia al portapapeles la selección. Por ejemplo, se puede copiar una planilla alportapapeles y pegarla en Ms-Excel.

Botón pegar: Pega al portapapeles la selección. Por ejemplo, se puede hacer la planilla enuna hoja de Ms-Excel y pegarla a la planilla de labores.

Botón buscar: Permite buscar la cédula o nombre del trabajador.

Botón Detalle: Permite visualizar la forma en la que se calculó el valor total de la semanapara un renglón de la planilla. Presenta el precio, la cantidad de unidades liquidadas a eseprecio en cada día y el valor. Totaliza la semana, presenta los descuentos y calcula el total apagar.

Botón fijar labor: Este botón se encarga de activar la barra de fijar labor que aparece acontinuación:

Esta barra permite que se seleccione un cultivo y una labor que se escribirán automáticamenteen las casillas de labor y cultivo de la planilla en la medida en que se registra la información.


No actúa sobre las casillas que ya se han registrado, sólo sobre las que se registren enadelante.

El fijar una labor determinada es de mucha utilidad cuando se va a registrar mucha informaciónde una labor. Este es el caso de la recolección, donde se pueden tener decenas de recolectoresen el campo y a la hora de digitar, el trabajo se reducirá al no tener que estar registrando porcada observación el cultivo y la labor.

Una vez que se cierre la barra de 'Fijar labor', el sistema ya no colocará automáticamente elcultivo y la labor.

Botón verificar: Este botón activa la verificación en línea. Esto significa que en la medida enque se digite la planilla el sistema mostrará en rojo las casillas que contengan datosinconsistentes o faltantes.

Botón formatear: Visualiza los datos formateados de las celdas (sólo si la columna tiene elancho suficiente). Cuando no está activada los datos son presentados tal como se digitaron.

Botón fijar: Permite fijar las columnas de tipo de contrato, código y nombre del trabajador.

Botón color renglones: Permite activar o desactivar colores en los renglones de la planilla.

Botón color columnas: Permite activar o desactivar los colores de las columnas.

Botón totales planilla: Permite visualizar una pequeña caja de diálogo informando los costostotales de la planilla (Costo, descuentos, total a pagar).

Botones de movimiento: Estos permiten mover el cursor a la columna que ellos representan.Por ejemplo si se presiona el botón “Sa”, el cursor se mueve a la columna de sábado.

EEJJEEMMPPLLOOSS DDEE LLAA PPLLAANNIILLLLAA DDEE LLAABBOORREESS..A continuación se presentarán varios ejemplos de las modalidades en que se pueden utilizar lascasillas de la planilla para registrar las labores realizadas en un día de la semana.

IMPORTANTE: Se recomienda encarecidamente estudiar y entender con detalle los ejemplosque se describen a continuación, ya que son de mucha importancia para lograr registrar lainformación de la planilla en forma correcta y exacta.

EEjjeemmpplloo 11.. SSee eessppeecciiffiiccaa llaa ccaannttiiddaadd ddee llaa llaabboorr..

Caso en el que un trabajador desarrolla una labor en un lote de la finca.

Tipo contrato Trabajador Centro decostos

Labor M. de O. Cant.

Labores al día Juan Buenos aires Desyerba 1 Jor 5 Ha

Se interpreta que Juan ha desyerbado 5 hectáreas en una jornada, del lote Buenos aires.


EEjjeemmpplloo 22.. CCaassoo ddee uunn ccoonnttrraattiissttaa eenn eell qquuee vvaarriiaass ppeerrssoonnaass ttrraabbaajjaann eenn uunnaammiissmmaa llaabboorr eenn eell lloottee..

Si más de un trabajador ha estado trabajando en un mismo lote en el desarrollo de una labor, sedebe especificar el número de jornales y si es posible se debe especificar la cantidad de la laborrealizada por todos.

Caso en el que cuatro personas trabajaron en la desyerba de un lote, realizando un total de 2hectáreas.



Contratista Juan y Flia Buenos aires Fertilización 4 Jor 2 Ha

Se interpreta que Juan y familia (otras tres personas), trabajaron durante todo el día en lafertilización de 2 Ha del lote Buenos aires.

EEjjeemmpplloo 33.. CCaassoo ddee uunn ccoonnttrraattiissttaa eenn eell qquuee vvaarriiaass ppeerrssoonnaass ttrraabbaajjaann eenn uunnaammiissmmaa llaabboorr eenn eell lloottee,, ppeerroo nnoo ssee ccoonnooccee llaa ccaannttiiddaadd ddee llaa llaabboorr ddeessaarrrroollllaaddaa..

En este caso se trabaja en una labor que no es fácil estimar la cantidad realizada.

Se suministra el número de jornales, pero no la cantidad de la labor realizada.

Caso de cinco personas que trabajaron en la desyerba del lote Buenos Aires, pero no seconoce cuántas hectáreas realizaron de la labor.

Esta información el sistema la aprovechará una vez que se reporte la finalización de la labor,por cuanto el sistema determinará que la cantidad de la labor realizada fue el área total delcultivo.

EEjjeemmpplloo 44.. LLaabboorreess ssoobbrree llooss cceennttrrooss ddee ccoossttooss eessttáánnddaarr..

En este caso la labor realizada es desarrollada sobre uno de los centros de costos diferentes alos lotes o cultivos físicos.

En este caso se especifica el centro de costos y la labor a registrar debe estar definida dentrodel conjunto de labores de la actividad asociada con el centro de costos (Recuérdese quedurante la creación del centro de costos se le asoció una actividad empresarial).

Caso en el que Juan trabajó en labores de mantenimiento del área social.



Contratista Juan Área Social Mantenimiento 1 Jor

En este caso, entonces se puede dejar en blanco la columna de cantidad, pues puede ser difícilestablecer cantidades de la labor realizada.

Si la persona trabaja sólo media jornada, entonces se digitaría '0.5' en la columna de jornales.



Contratista Juan y Flia Buenos aires Desyerba 5 Jor


EEjjeemmpplloo 55.. CCaassoo nnoorrmmaall ddee rreeggiissttrroo ddee llaa rreeccoolleecccciióónn..

En este caso se obliga a especificar siempre la cantidad de la labor. Para el caso de larecolección, la cantidad de la labor se expresa en la unidad que especifique la labor derecolección. Entonces el valor a digitar en la columna de cantidad será el número de unidades(kilogramos para el caso de Café, litros para el caso de ordeño, huevos para el caso de gallinas,etc.)

Caso en el que Juan trabaja recolectando café al contrato en el lote buenos aires. Recolecta150 Kg. en la jornada.



Rec. Contrato Juan Buenos aires Recolección 1 Jor 150 Kg

EEjjeemmpplloo 66.. CCaassoo ddeell rreeggiissttrroo ddee rreeccoolleecccciióónn,, eenn eell ccuuaall llaa ppeerrssoonnaa ttrraabbaajjóó mmeeddiiaajjoorrnnaaddaa..

En la recolección al contrato, el registrar que la persona trabajó media jornada no afecta elpago, debido a que éste depende del número de unidades recolectadas y no de la cantidad dejornales. Sin embargo, el especificar la cantidad de jornales en estos casos específicos, permitetener mejores estadísticas de rendimientos.

Se debe anotar la cantidad de la labor y el número de jornadas de trabajo (Para el caso, mediajornada).

Caso en el que Juan estuvo recolectando café en el lote buenos aires. Sólo trabajó en lamañana en este lote y recolectó 80Kg.



Rec. Contrato Juan Buenos aires Recolección 0.5 Jor 80 Kg

IMPORTANTE: Note que se está diciendo que se recolectaron 80 kilos en media jornada, lo cual indica unrendimiento de 160 kilos por jornal. Si se trabaja sólo una parte de la jornada y no se especifica, el sistema asumiríaque los 80 kg. fueron recolectados en toda la jornada y que el rendimiento sería de 80 kg. por jornal, lo cual no escierto. Es siempre de capital importancia especificar los jornales de la labor realizada, así ésta no se pague porjornales.

EEjjeemmpplloo 77:: CCaassoo eenn eell ccuuaall ssee ddeesseeaa rreeggiissttrraarr eell rreessuummeenn ddee uunnaa ppllaanniillllaa..

Hay muchas situaciones en donde ya se puede haber pagado la planilla y se desea registrar lainformación de la planilla en el computador, pero en la forma más resumida posible. Para estose deben seguir las siguientes reglas:

a. Los jornales se pueden totalizar, discriminando por tipo de contrato, centro de costos y labor.b. No es necesario especificar las cantidades diarias, sino el número de jornales (o jornadas de

trabajo) y la cantidad acumulada de la labor (si se conoce).c. En el nombre y cédula se puede colocar letras y números fáciles, ya que para el efecto, no

revisten ninguna importancia.d. Todos los valores se pueden colocar en una misma columna de día, por ejemplo lunes.

Ejemplo de una planilla de recolección resumida. Note que los totales de la semana se digitanen el día lunes.


LUNES

Tipo contrato Trabajador Lote Labor Jor Cant.

Labores al día Trabajadoresvarios

El Bajo Recolección 20 Jor 2,300 Kg


Buenos aires Recolección 44 Jor 5,200 Kg


La curva Recolección 9 Jor 1,100 Kg

Ejemplo de una planilla de labores resumida, donde se reporta las desyerbas que se le hizo alos lotes de la finca. Nótese que no se especifica la cantidad de la labor:

LUNES

Tipo contrato Trabajador Lote Labor Jor Cant.


El Bajo Desyerba 18 Jor


Buenos aires Desyerba 35 Jor


La curva Desyerba 11 Jor

CCoonnffiigguurraacciióónn aavvaannzzaaddaa ddee llaa ppllaanniillllaa..AgroWin tiene configurados 4 tipos básicos de descuentos para la planilla de labores, los cualesson:

Descuento por alimentación.

Descuento por salud.

Descuento por retención en la fuente.

Descuento por otros conceptos.

AgroWin permite que el usuario pueda personalizar cada uno de estos descuentos de acuerdo asus requerimientos y políticas para el pago de los trabajadores.

Para configurar estos tipos de descuentos, se ha incluido en la planilla de labores una opciónpara usuarios avanzados que permite configurar los cuatro tipos de descuento para lostrabajadores y la finca utilizada para obtener los rendimientos de comparación.

Es preciso anotar que, al cambiar los valores preestablecidos de los descuentos o la finca pararendimientos de comparación, se afectarán todas las planillas registradas, es decir que estoscambios no son únicos por cada planilla, sino genéricos para todas.

Para ver el menú con las opciones de configuración de la planilla, se debe hacer clic en laopción de menú ‘Configuración’que se encuentra en la parte superior de la ventana de laplanilla.


Para mayor información sobre las configuraciones de la planilla, consulte la ayuda en línea.

MMaaeessttrroo ddee ttiippooss ddee ccoonnttrraattaacciióónn ddee mmaannoo ddee oobbrraa..Almacena los tipos de contratación de mano de obra que se tienen en la empresa o finca. Cadatipo de contratación define la forma como se debe pagar a un trabajador que realice una labor,es decir, determina el precio como se pagará cada día de la semana por unidad de mano deobra (hora, jornal, etc.) o por cantidad trabajada (unidades, kgs., etc.), dependiendo de su tipode cálculo.

Para una empresa o finca se pueden definir gran cantidad de tipos de contratación de mano deobra, cada uno con las características necesarias para adecuarse a todas las formas de pagode las labores que se lleven a cabo. Por esto se pueden definir tipos de contrato para:

Pagar a trabajadores de acuerdo a la cantidad de labor que realicen: por ejemplo, por elnúmero de unidades fabricadas de un producto, por el área de terreno cubierta al aplicar unfungicida en una finca, entre muchos otros casos.

Pagar de acuerdo a la cantidad de mano de obra que se llevó la labor: por ejemplo, por elnúmero de horas que duró la realización de una labor, por el número de jornales o días quetrabajó, entre otros.

Pagar un valor que es definido con un contratista para realizar cierta labor: este caso se dacuando se contrata la realización de una labor con una persona con la que,independientemente de la duración y de la cantidad, ya se tiene un valor pactado.

Costear la realización de una labor: esto es útil cuando la labor la realiza un empleado queya hace parte de la nómina de la empresa y al cual no se le pagará la realización de la laborpuesto que éste ya tiene un sueldo fijo y se paga con otra operación.

Para visualizar el listado de tipos de contratación de la empresa o finca, se debe entrar alManejador de nodos > Maestros de empresa > Tipos de contratación de mano de obra.


DDeeffiinniicciióónn ddee ttiippooss ddee ccoonnttrraattaacciióónn ddee mmaannoo ddee oobbrraa..Para definir un tipo de contrato, el sistema inicialmente solicitará el código del nuevo tipo decontrato, el cual debe ser numérico entre 1 y 32767.

Empresa/Finca: Identificación de la empresa/finca a la cual pertenece el tipo de contrato. Estecampo es de sólo lectura.

Cód. tipo de contratación: Identificación del tipo de contrato. Este campo es de sólo lectura.

Nombre contrato: Nombre o descripción del tipo de contrato. Este se usará en losexploradores de movimiento, en la planilla de labores y algunos informes.

Nombre corto: Nombre corto del tipo contrato. El nombre corto se usará en algunos informesdonde se debe aprovechar el espacio al máximo pero sin disminuir el nivel de detalle.

Cód. Tipo de cálculo: Identificación del tipo de cálculo de rendimiento. Este dato determina laforma como se pagará al trabajador que realice una labor cuando se le pague usando este tipode contrato. Los tipos de cálculo disponibles son:

1. Pago por cantidad de labor realizada.2. Pago por cantidad de mano de obra.3. Contratista (Se establece el pago).4. Personal administrativo (Sólo para costear).

Unidad de Mano de Obra: Unidad en que se mide la cantidad de la Mano de Obra. (Ej: Jornal,Hora, Día).

Unidad de pago: Unidad en la que se mide la cantidad de la labor a pagar. (Ej: Kilo, Unidad,m2, m3, ha). Este campo es requerido sólo si el tipo de cálculo es “Pago por cantidad de laborrealizada”.

BCreaCxP: Las labores realizadas bajo este tipo de contrato se pagarán posteriormente porNómina o con Abono a Cuentas por pagar. Esto quiere decir que el pago de los trabajadores nose hará en efectivo o con cheque sino que se les quedará debiendo. Esta casilla no estarádisponible cuando el tipo de cálculo sea “Personal administrativo (Sólo para costear)”.

Cuenta donde se debe debitar: Esta cuenta es normalmente de gastos de personal o costosde producción por mano de obra y de naturaleza Débito. Esta cuenta se afectará cuando el tipode contrato sea usado en la planilla de labores.

Nota: Si el manejo de la cuenta se desea hacer por labor y no por tipo de contrato, debe ir a[menú principal: Mantenimiento > Configuraciones de usuario], página Módulos y en la opciónManejo de labores, activar la casilla 'El manejo de las labores registradas en la planilla detrabajo se hará por labor y no por tipo de contrato'. Así que debe verificar que cada labor (lasusadas en la planilla de labores) tenga configurada la cuenta de manejo correctamente.

Cuenta donde se debe acreditar: Indique una cuenta del pasivo si el tipo de contrato crea unacuenta por pagar o indique una cuenta de amortización de personal si el tipo de cálculo espersonal administrativo. Esta cuenta se afectará cuando el tipo de contrato sea usado en laplanilla de labores.

Afecta estadísticas, rendimientos y producción: Determine aquí si las labores que serealicen bajo este tipo de contrato afectarán las estadísticas, rendimientos y producción delcentro de costos donde se apliquen. Es decir que, si se deja desactivada esta opción, al realizaruna labor bajo este tipo de contrato no se afectarán los módulos de labores y producción.


Lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado, domingo: Especifique los valores a losque se pagará cada unidad en los diferentes días de la semana. Estos podrán ser cambiadosen cada planilla semanal de acuerdo a las necesidades.

Observaciones: En este campo se puede determinar opcionalmente una observación para eltipo de contrato.

Para mayor información acerca de los tipos de contratación de mano de obra, consulte laayuda en línea.

Capítulo 10: Control y seguimiento de contratos de labores. 9 - 1

Capítulo

10

CCOONNTTRROOLL YY SSEEGGUUIIMMIIEENNTTOO DDEE CCOONNTTRRAATTOOSSDDEE LLAABBOORREESS..

IInnttrroodduucccciióónn..El objetivo principal de este módulo es facilitar a los empresarios agrícolas la elaboración,control, costeo y seguimiento de contratos de labores con los diferentes contratistas quedesarrollan labores en la finca.

Este capítulo asume que ya se tiene un conocimiento claro del manejo del maestro de labores,tipos de contratación de labores y registro de planillas de labores. Por lo tanto la atención sedirigirá exclusivamente a cómo adecuar los maestros de labores y de tipos de contratos paratrabajar en conjunto con los contratos de labores.

En esta explicación se presentarán los siguientes elementos:

Maestro de labores.

Estadísticas de rendimientos.

Tipos de contratación de labores.

Contratos de labores.

Planillas de labores.

Liquidación de contratos de labores.

EEll mmaaeessttrroo ddee llaabboorreessComo ya se ha explicado en éste manual, el maestro de labores se utiliza para definir todas laslabores que se desea registrar y hacerle seguimiento para cada actividad.


Para el desarrollo de contratos se debe además tener en cuenta las siguientes variables:

Tarifa a la que se paga la labor.

Descripción detallada de la labor.

TTaarriiffaa aa llaa qquuee ssee ppaaggaa llaa llaabboorr..Cuando se realizan contratos de labores, éstas se pueden contratar de dos formas:

Tarifa por cantidad de mano de obra ejecutada (por jornales u horas trabajadas) o por cantidadde la labor ejecutada (valor a pagar por cada Ha o por cada árbol, etc.).

TTaarriiffaa ppoorr ccaannttiiddaadd ddee mmaannoo ddee oobbrraa..

Ciertas labores se acostumbra contratarlas estableciendo un valor del jornal, dependiendo delnivel de especialización de la labor.

En este caso se pacta una tarifa a pagar por el Jornal, la hora, el día, etc. Pero en vez deestablecer el valor del pago en unidades monetarias, se establece en relación al número deSMLD (salario mínimo legal diario).

Para los ejemplos se establecerá un valor del SMLD a $12,000 y se asumirá que es lo mismoque un jornal para facilitar la explicación.

Ejemplos:

El trabajador que hace las desyerbas manuales con herbicida y trabajos varios se lepaga el jornal a razón de un SMLD (parece una redundancia). Si este trabaja 3 jornales,entonces se le debe pagar 3 jornales x 1 SMLD/jornal x $12,000/SMLD = $36,000.

El trabajador que se encarga del manejo del tractor (el tractorista), por ser esta labor untrabajo mas especializado se le paga a razón de 1.2 SMLD por cada jornal de trabajo. Siel tractorista trabaja tres jornales, el valor a pagar será: 3 jornales x 1.2 SMLD/Jornal x$12,000/SMLD=$43,200.

Obsérvese que entonces las tarifas para los pagos no se establecen en valores monetarios,sino en función del valor del SMLD. De esta forma, cuando el valor del SMLD varíe (lo cualdepende de variables macro-económicas y puede ser anual o semestral dependiendo del país),no será necesario establecer nuevamente el valor del pago para cada labor, ya que estas estándadas en función del SMLD.

En conclusión las tarifas de las labores, cuando éstas se pagan por cantidad de mano de obra(jornales, horas, etc), se expresarán en función del número de SMLD.

Desyerba manual con herbicida 1 SMLD/Jornal

Desyerba con tractor (Tractorista) 1.2 SMLD/Jornal

Supervisor de corte 1.1 SMLD/Jornal

Estableciendo el valor de SMLD.

Para establecer la tarifa del SMLD se debe ir a [Menú principal > mantenimiento >Configuraciones de usuario > Valores de trabajo > Salario mínimo legal diario ].

Debe entenderse que esto es un valor abstracto. Pior ejemplo, se sabe que hay diferenciasentre el valor del SMLD y el valor de un jornal. Para facilitar las cosas el usuario puedeestablecer que en la casilla del SMLD registra es el valor de un jornal y entonces registra lastarifas de las labores a razón del número de jornales y no del número de SMLD´s.


TTaarriiffaa ppoorr ccaannttiiddaadd ddee llaa llaabboorr rreeaalliizzaaddaa..

Para contratar trabajos por la cantidad de unidades de la labor realizada, se debe establecer latarifa a la que se pagará la labor.

La tarifa se establece en valores monetarios y está estrechamente ligada a la unidad en que semide la labor.

Por ejemplo, una desyerba cuando se contrata por cantidad de la labor realizada (al destajo), sepaga a razón de $ 60,000 por cada ha.

DDoobbllee ttaarriiffaacciióónn..

A cada labor se le puede establecer la tarifa para cuando se contrate por cantidad de mano deobra ejecutada (al jornal) o por la cantidad de labor ejecutada (al destajo).

De esta forma, el sistema tendrá la información que se requiera al momento de hacer uncontrato, ya sea que se contrate por cantidad de mano de obra o por cantidad de labor.


DDeessccrriippcciióónn ddeettaallllaaddaa ddee ccaaddaa llaabboorr..Para efectos de la claridad en la contratación de labores, cada labor permite que se establezcauna descripción detallada del alcance de la labor (hasta de 100 letras). Esta descripción saldráen los contratos de labores.

Ejemplo:

Plateo manual Arbol Plato de 30 cms de diámetro

Control malezas selector Ha Pasos a 30 cms de altura.

EEssttaaddííssttiiccaass ddee rreennddiimmiieennttooss..Para la rápida elaboración de contratos, es muy conveniente tener estadísticas de rendimientospara cada labor.

De esta forma el sistema podrá recomendar las cantidades de labor para cada lote.

Si el sistema sabe que una desyerba con selector tiene un rendimiento de 4 Jornales/ha y se vaa desyerbar el lote 101 que tiene 12 ha´s. Entonces durante la elaboración de un contrato, elsistema inmediatamente asumirá y sugerirá que se requieren 48 Jornales para la ejecución dela labor. Dato que por supuesto el usuario puede variar a su antojo de acuerdo a otras variables.

Debe entenderse que los las estadísticas rendimientos son distintas para cada tipo decontratación. Por tanto el sistema permite establecer estadísticas para cada tipo de contrataciónde la mano de obra.

Por ejemplo, cuando un control de malezas de hace al contrato (por cantidad de la laborrealizada), se tiene un rendimiento de 4 jornales por ha. Por el contrario cuando se contrata aljornal, se obtienen rendimientos mucho mas bajos (6 jornales/ha).

Para establecer los rendimientos se debe llamar el maestro de estadísticas regionales desde elmaestro de labores:

Seleccione la labor a la que se le asignarán los rendimientos y presiones:

[Botón derecho del mouse > Maestro de estadísticas regionales]. Deberá ir agregando lasestadísticas que considere necesarias para cada tipo de contratación.


TTiippooss ddee ccoonnttrraattaacciióónn ddee llaabboorreessLa labor en si, tal como se ha definido en el maestro de labores no indica la forma en que estase contratará. Es decir, se pagará por cantidad de la labor realizada o por los jornalesejecutados?.

Cuando se hace un contrato es necesario establecer la labor a desarrollar y el tipo decontratación que se ha pactado.

Los contratos de labores se crean a través del árbol de nodos:

Básicamente para el trabajo con contratos de labores, solo se pueden utilizar los contratos delabores basados en los dos tipos base de cálculo: pago por cantidad de labor realizada y pagopor cantidad de mano de obra realizada.

En el caso del ejemplo, serían los tipos de contratos 1 y 2.

Cuando se especifica “x Q labor”, se quiere decir “pago por cantidad de labor realizada”. Deigual forma, cuando se especifica “x Q MdO”se quiere decir “pago por cantidad de mano deobra ejecutada”.

CCoonnffiigguurraacciióónn ddee ttiippooss ddee ccoonnttrraattaacciióónn ddee llaabboorreess..Para que los tipos de contratos de labores puedan ser utilizados en los contratos de labores sedeben crear con las siguientes características:

Que el tipo de cálculo sea:

Pago por cantidad de la labor realizada o pago por cantidad de mano de obra ejecutada.


Se deben marcar las siguientes características:

Exige identificar el número del contrato de labores en las planillas de labores.

Al usar el contrato, generar novedad de nómina. Esta opción debe activarse cuando sedesea liquidar el pago al contratista por movimiento contable, a través de las opciones >Asistente para liquidación de contratos.

De esta forma cuando se procesa la planilla, el sistema no hará ninguna afectacióncontable, pero si acumulará todas las labores hechas del contrato hasta que se haga laliquidación del mismo.

Por consiguiente, de esta forma se puede hacer un control y seguimiento a los pagos y alas cantidades ejecutadas del contrato.

EEllaabboorraacciióónn ddee ccoonnttrraattooss ddee llaabboorreess..AgroWin permite la elaboración de contratos de labores de mano de obra a través de laoperación especialmente diseñada para tal fin: Contrato de labores.

Para adicionar una operación de contrato de labores desde el manejador de operaciones:

[Botón de adición de operaciones > Labores > Contrato de labores].

El sistema entonces presentará un asistente, que solicitará los siguientes datos:

PPaassoo 11:: CCoonnttrraattoo ddee llaabboorreess..Identificación del contrato de labores. Note que por el maestro de documentos soporte, sepuede configurar para que el sistema automáticamente numere los contratos a partir de unconsecutivo deseado.


CCoonnttrraattiissttaa: Se debe especificar el identificador del contratista. Este debe haber sidopreviamente definido y se le debe haber definido plenamente la clasificación legal. Normalmentees régimen simplificado y persona natural. Esto es indispensable para que durante los procesosde liquidación de contratos el sistema calcule correctamente los impuestos.

FFoorrmmaa ddee ccoonnttrraattaacciióónn: La forma de contratación se refiere a si el contrato se va a pactarpor un total a pagar o por las tarifas que se pacten para cada labor.

Contrato se basa en el total a pagar: en este caso, independiente del valor que den laslabores y de sus cantidades, el sistema controlará que los pagos por este contrato noexcedan el valor del contrato. Se entiende entonces que las tarifas que se detallen en elcontrato, son solo para efectos de hacer el presupuesto. En este caso se recomiendaimprimir el contrato con un formato en el cual no se visualicen las tarifas, pero si lascantidades de cada labor.

Contrato basado en tarifas: en este caso, se establecen tarifas a pagar y cantidad deobra a ejecutar. El sistema entonces no validará el total pagado al contratista, ni lascantidades ejecutadas, pues de acuerdo a las cláusulas con que se defina el contrato,se pueden pagar más o menos unidades de la labor que las presupuestadas. En estecaso se deben imprimir los contratos en un formato que presente las tarifas.

LLiissttaa ddee llaabboorreess aa ccoonnttrraattaarr: El sistema presenta una tabla donde se deben especificartodas las labores que se contratarán, detallando claramente el centro de costos (lote:cultivo)donde se realizará (o a los cuales se les cargarán las labores), el tipo de contrato de labores(por cantidad de labor o por cantidad de MdO), el precio a pagar por cada unidad de trabajo y lacantidad a realizar. Las observaciones deben detallar claramente la descripción y alcance de lalabor.

Tipo de contrato: recuerde que solo se aceptan tipos de contratación basados en cálculos porcantidad de la labor y por cantidad de mano de obra a ejecutar.

Centro de costos: Especifique el centro de costos (o lote:cultivo) donde se realizará la labor.

Labor: Especificar la labor a contratar. Recuerde que debe estar bien descrita en el maestro delabores. No olvide que el sistema solo acepta labores definidas para la actividad agrícoladefinida para el centro de costos (lote:cultivo).


Precio: El sistema puede usar dos métodos para sugerir el precio o tarifa de la labor (ver menú> opciones): Uno es que el sistema sugiera el precio al que se contrató la labor en el últimocontrató de labores. La segunda opción es que el sistema utilice las tarifas definidas en elmaestro de labores.

El sistema sugiere inicialmente el precio de la labor según las tarifas que se le hayan definido ala labor. Si la labor se contrata por “Q Labor”, sugiere la tarifa a pagar por unidad de la labor; siel tipo de contratación de la labor es por “Q MdO”, el sistema sugiere la tarifa del jornal o unidadde pago de la mano de obra que se haya establecido en el contrato. IMPORTANTE: Note quedebe haber correspondencia entre la definición del SMLD, el factor definido como tarifa depagos de mano de obra en la definición de la labor y la unidad de pago de la mano de obra enlos tipos de contrato.

Cantidad: Especifique la cantidad a contratar.

Si el tipo de contrato se basa en “Q Labor”, entonces se debe especificar el número deunidades de la labor a contratar. Si está activada la opción de “Calcular la cantidad”, elsistema calculará automáticamente la cantidad de la labor, basada en los datos delcultivo (árboles o área).

Si el tipo de contrato se basa en “Q MdO”, entonces se debe especificar el número deunidades de mano de obra (jornales, horas, días) que se contratarán para ejecutar lalabor. Si está activada la opción de “Calcular la cantidad”, el sistema calcularáautomáticamente la cantidad de unidades de mano de obra, basado en las estadísticasregionales. Por ejemplo, si se va a hacer un “control malezas selector”a un cultivo de 2Ha´s y la estadística regional para este tipo de contratación y de labor es de 4 Jor/ha,entonces el sistema sugerirá una cantidad de 8 Jornales.

Costo: es la multiplicación simple de precio por cantidad.

Observaciones: En este campo de 100 caracteres se debe describir la labor y su alcance. Silas observaciones de este campo no alcanzan, se debe hacer la descripción en el campo deobservaciones al contrato del paso 2.

Dependiendo de la opción que se haya establecido para el campo de observaciones, el sistemasugerirá una de dos cosas (ver menú > opciones):

Si se selecciona la opción “Asignar en observaciones las estadísticas de la labor”, el sistematranscribirá en las observaciones la población y área del cultivo y la estadística de mano de obrade la labor bajo el tipo de contratación establecido.

Si se selecciona la opción “Asignar en observaciones la descripción de la labor”, el sistematranscribirá en las observaciones la descripción que se haya establecido para la labor en elmaestro de labores.

TToottaalleess ddeell ccoonnttrraattoo..

Los totales aparecen en la parte inferior de la ventana del paso 1. El contrato puede presentardos totales, dependiendo de la forma de contratación:

Total pactado: Si la forma de contratación es por “Total pactado”, significa que las laborespueden sumar un valor y sin embargo se pacte el valor total del contrato por otro valor en formadiscrecional.


Presupuesto labores: Este es el valor de la suma de todos los costos de las labores delcontrato. Se considere éste como un total de referencia para establecer el valor total delcontrato. Este no se imprimirá en los documentos de contrato de labores.

Valor del contrato: Es el valor real por el que se hará el contrato. Por defecto es igual al“Presupuesto labores”, pero se puede cambiar a cualquier otro valor a discreción delusuario. Para modificar el valor del contrato debe estar activada la opción “Permitirasignar el valor del contrato manualmente”.

Tarifa pactada: Si la forma de contratación es por “Tarifa pactada”, significa que lo relevanteson las tarifas a las que se pacten la ejecución de las labores. En este caso puede no serrelevante el valor total del contrato, sino que este puede ser tomado como un presupuesto,según las cantidades estimadas. El contrato por tarifa pactada puede tener varias modalidades,entre las cuales se destacan:

Si se paga la labor a la tarifa pactada de cada unidad y no se establecen cantidades deobra. Caso de la recolección al contrato, donde se especifica la tarifa por cada kilogramorecolectado, pero no se puede establecer la cantidad.

Si la labor se paga por tarifa pactada y se estima la cantidad, pero se escriben cláusulasque aclaren cómo se paga en el caso de que la cantidad inicialmente establecida resulteser mayor o menor.

PPaassoo 22.. DDaattooss aaddiicciioonnaalleess ppaarraa eell ccoonnttrraattoo..Para complementar el contrato es necesario especificar los siguientes datos:

Fecha de inicio: Fecha en que se deberán iniciarlas labores del contrato.

Plazo (en días hábiles): Número de días hábilesde plazo para la ejecución del contrato. Por [Menú> Opciones > Días hábiles] se pueden establecerlos días hábiles de la semana.

Fecha máxima de finalización: Fecha límite en laque se debe entregar el contrato ejecutado.

Cuenta de costos de contratos: Esta cuenta indica la cuenta de costos o de gastos donde sedeben llevar los costos de ejecución de los contratos de labores. Diferentes tipos de contratospueden llevar a diferentes cuentas. Por ejemplo un contrato de transporte y uno de labores decampo serán dirigidos a diferentes cuentas. Es responsabilidad del usuario definir previamenteestas cuentas y asignarle el atributo de que maneje documento y que se le definan losimpuestos de retención en la fuente e IVA a que haya lugar para que el liquidador los tenga encuenta al momento de liquidar loscontratos.

Cuando se costean las labores de laplanilla en los diferentes centros decostos, el sistema generará asientos detraslado de esta cuenta a las cuentas decostos directos de mano de obra (ejemplode la 74XX a la 72XX), teniendo encuenta las tarifas de las labores y las


cantidades ejecutadas en las labores.

Observaciones: Espacio en el cual se pueden establecer las observaciones adicionales para elcontrato, como cláusulas penales, qué materiales se ha acordado entregar, aclaración detérminos o descripción detallada de algunas labores.

NNoottaa ssoobbrree llaass ccllááuussuullaass ddeell ccoonnttrraattoo::

Debe entenderse que las cláusulas como tal del contrato no se escriben en este campo deobservaciones. Estas se deben de definir en el documento de impresión y serán una constantepara cada tipo de documento de impresión. Para definir las cláusulas puede ir a [ Menú principal> Programas > Contabilidad > Documentos de impresión ]. Busque el registro que correspondaal documento de contrato de labores (por ejemplo contrato civil de obra), ábralo paramodificación y vaya hasta el paso de las observaciones. En este campo deben quedar lascláusulas del contrato.

Pueden desarrollarse tantos formatos de contratos como se desee, ya sea por que tienencláusulas diferentes o porque tienen diseño de impresión diferente.

PPaassoo 33.. FFoorrmmaa ddee ppaaggoo ddeell pprriimmeerr aannttiicciippoo..Cuando hay anticipos, el sistema permite que se registren directamente con el contrato.

Nótese en la imagen que se establecen tres valores:

Valor del contrato: El valor acordado del contrato.

Valor del anticipo: Es el valor que se va a anticipar al contratista para que inicie las labores.

Valor que resta: Es el valor que nominalmente se le queda debiendo al contratista.

Se dice que nominalmente, porque en la realidad, el anticipo es considerado contablementecomo un préstamo al contratista. De esta forma la cuenta por pagar al contratista por el valor del


contrato se cauda cuando este presente avances o bien cuando entregue la obra terminada.Durante esas causaciones del gasto, que involucran el pago al trabajador, se liquidarán losanticipos, impuestos y otros cargos o descuentos relacionados.

Forma de pago del anticipo: Se debe especificar la forma de pago del anticipo, ya sea enefectivo con caja, por medio de bancos (cheque, traslado, etc.) o si se queda debiendo para serpagado en una fecha determinada.

Cuenta de contratistas: Debe especificarse la cuenta en el plan de cuentas a la que se debenllevar las cuentas por cobrar a contratistas. Esta cuenta debe estar configurada para quemaneje cartera, tercero y documento.

DDooccuummeennttoo ddee iimmpprreessiióónn..Como se especificó antes en “notas sobre las cláusulas del contrato”, se pueden tener cuantosdocumentos de impresión se necesiten. Ya sea porque requieren de diferente diseño deimpresión o porque se establecen diferentes juegos de cláusulas.

PPllaanniillllaass ddee llaabboorreess..Las planillas de labores ahora involucran una columna mas para indicar el número del contratobajo el cual se están pagando las labores. Este permitirá hacerle un seguimiento a cadacontrato de labores, de tal forma que se pueda establecer cuánto se ha ejecutado, cuánto se hapagado y que se controle para que no se vayan a hacer mas pagos de los contratados o que sevayan a registrar mas unidades de las que se hayan contratado.

En esta sección únicamente se explicarán los tópicos a tener en cuenta para realizar planillaspara seguimiento y control de contratos de labores.


PPaassoo 22.. CCuueennttaass ddee ppaaggoo..En este paso normalmente se especifican las cuentas de efectivo con las que se pagará laplanilla. Cuando se registran planillas para seguimiento y control de contratos de labores, sedebe tener en cuenta que la liquidación se puede hacer de dos formas:

1. Que se liquiden directamente los contratos dentro de la panilla (para que generen pagoscon caja, bancos o cuenta por pagar), como normalmente se explicó en el capítulo deplanillas de mano de obra. Los tipos de contrato que se utilicen no deben de estarmarcados para generar nómina.

2. Que la planilla genera únicamente novedades de nómina para ser liquidados loscontratos mediante una operación de movimiento contable. En este caso, los tipos decontrato que se utilicen deben estar marcados para que generen novedades de nómina.

En la primera forma, se deben definir las cuentas de efectivo con las que se harán los pagos.

Cuando se trabaja por contratos para liquidar por novedades de nómina, no se necesitanespecificar estas cuentas, ya que la planilla no se encargará de generar los pagos. Para estoserá necesaria una operación de movimiento contable al final del periodo de pago, que conbase en un asistente especial, se encargará de calcular automáticamente todas las novedadesde nómina, cxc, cxp, liquidación de impuestos y otros cargos y descuentos con cada trabajadore incluso generar los comprobantes de pago.

PPaassoo 33.. CCoossttooss ddiiaarriiooss ddee llooss ttiippooss ddee ccoonnttrraattaacciióónn..En este paso normalmente se colocan las tarifas a las que se va a pagar cada tipo decontratación. Cuando los tipos de contratos se basan en contratos de labores, harán caso omisode las definiciones de este paso, ya que las tarifas que se tomarán para costear el contrato,serán las definidas en cada contrato.

PPaassoo 44.. IInnffoorrmmaacciióónn ddee llaa ppllaanniillllaa..En este paso se ha adicionado una columna adicional después del tipo de contrato, para que seidentifique el número del contrato.

CCoolluummnnaa nnúúmmeerroo ddee ccoonnttrraattoo..

El número del contrato será obligatorio únicamente cuando el tipo de contrato esté marcadocomo “Exige identificación del contrato de labores”.

BBoottóónn ppaarraa ccaarrggaarr llaass llaabboorreess rreellaacciioonnaaddaass eenn uunn ccoonnttrraattoo

Para facilitar el registro de las labores de un contrato, se ha adicionado también el botón“Cargar las labores relacionadas en un contrato”.

Cuando se activa este botón, se selecciona el contrato a cargar y el sistema automáticamenteadiciona a la planilla todas las labores del contrato y las cantidades que falten por ejecutarse.Esto se hace para facilitar la digitación de las planillas basadas en contratos.


EEll ccóóddiiggoo ddeell ttrraabbaajjaaddoorr..

Cuando se trabaja con contratos, las cuentas por cobrar o por pagar o las novedades denómina se le cargará todas al contratista. Sin embargo, en la casilla del código del trabajador sepuede colocar el código del jornalero que hizo la labor, solo para que los exploradores delabores lo registren y poder tener históricos de labores realizadas por cada trabajador,independiente de si se han contratado directamente o si se han contratado a través decontratistas.

DDeessccuueennttooss ddee llaa ppllaanniillllaa..

Los descuentos se pueden programar para que no se liquiden en la planilla, sino que se lleven acuentas por cobrar o a cuentas por pagar.


Si se trata de tipos de contratación de labores que se liquidarán por conceptos de nómina, losdescuentos o bonificaciones a los trabajadores se deberán crear como cuentas por cobrar ocomo cuentas por pagar a los contratistas.

Para este caso entonces se debe definir la cuenta por cobrar o por pagar al trabajador.

De esta forma si se registra una novedad de nómina a un trabajador por $200,000 y se le haceun descuento del 4% para salud, el sistema generará una novedad de nómina bajo la cual se ledebe pagar al trabajador la suma de 200,000 y a su vez creará una cuenta por cobrar altrabajador por descuento para salud por valor de $8,000.

Esto no siempre será así. Este manejo se ha implementado de forma temporal, mientras seimplementa el sistema de nómina completo.

EEll pprroocceessoo ddee llaa ppllaanniillllaa..Al procesar la planilla, ésta ya no generará los pagos para los tipos de contratos que debengenerar novedades de nómina. En vez, generará unos movimientos especiales de novedadesde nómina que se acumulará hasta que sean liquidados.

Sin embargo, como se explicó anteriormente, los descuentos o bonificaciones si se generaráncomo cuentas por cobrar o por pagar durante el proceso de la planilla.

LLiiqquuiiddaacciióónn ddee ccoonnttrraattooss..La liquidación de contratos se leería hacer por medio de un módulo de nómina.

OOppeerraacciióónn ddee mmoovviimmiieennttoo ccoonnttaabbllee..Como aún no se cuenta con este módulo, se debe hacer por medio de una operación normal demovimiento contable, con la ayuda de un asistente muy completo que se encarga de generartodos los asientos en forma automática y permite adicionalmente generar comprobantes depago.

Adicione una operación de movimiento contable y seleccione el asistente de liquidación por[Menú operación > Opciones > Asistente para la liquidación de contratos de labores de mano deobra].

AAssiisstteennttee ppaarraa llaa lliiqquuiiddaacciióónn ddee ccoonnttrraattooss ddee llaabboorreess ddeemmaannoo ddee oobbrraa..Este asistente solicitará los datos necesarios para efectuar en forma automática las siguientesoperaciones:

1. Determinar el periodo de pago.

2. Cargar todas las novedades de nómina correspondientes a los contratos vigentes en eseperiodo.

3. Calcular los impuestos de IVA y retención que se generen por concepto de los pagos aefectuar.

4. Cargar todas las cuentas por pagar y por cobrar al contratista que se hayan vencido a lafecha de liquidación.


5. Costear las labores realizadas a los lotes donde se realizaron los trabajos.

6. Cargar a las cuentas de contratos los pagos realizados.

7. Verificar que los pagos realizados por cada contrato no sean mayores a los valorespactados de cada contrato (solo para forma de contratación por valor total pactado).

PPaassoo 11:: DDaattooss ggeenneerraalleess ppaarraa ddeeffiinniirr llaa ffoorrmmaa ddee hhaacceerr llaalliiqquuiiddaacciióónn..

PPeerriiooddoo aa lliiqquuiiddaarr: Se deben especificar exactamente las fechas inicial y final entre lascuales se liquidará el contrato. Se debe tener especial cuidado, ya que el sistema no verificarási un determinado periodo o parte del periodo ya ha sido pagado.

CCaallccuullaarr iimmppuueessttooss: Indica si el asistente debe calcular los impuestos de IVA y Retención enla fuente que se le hayan programado a las cuentas de pago de las labores. Normalmente estascuentas serán las de contratos de servicios (74xx) que se definieron para cada contrato. Paralos diferentes conceptos de contratación que involucren diferentes tipos de impuestos sedeberían crear diferentes cuentas.

LLiiqquuiiddaacciióónn ddeettaallllaaddaa: Si se marca esta opción el sistema adicionará asientos por cada labordiferente que se haya realizado en las planillas del periodo de pago, describiendo en el detallela labor realizada, cantidad, etc. Si no se marca la opción de liquidación detallada, el sistema nodiscriminará por labores, solo discriminará por centro de costos, cuenta y planilla en la cual sehayan registrado las labores.

LLiiqquuiiddaarr ccuueennttaass ppoorr ccoobbrraarr yy ccuueennttaass ppoorr ppaaggaarr: Si se marcan estas opciones, elsistema incluirá asientos de liquidación de las cuentas por cobrar y de las cuentas por pagarque estén vencidas con cada contratista a la fecha del comprobante de liquidación.


TToottaalliizzaarr ccoonnttrraa ccuueennttaa: En esta casilla se identifica la cuenta contra la cual se debentotalizar los pagos. Puede ser una cuenta de efectivo o una cuenta por pagar a contratistas enel caso de que se vaya a causar el pago.

NNuummeerraacciióónn ddee ccoommpprroobbaanntteess: El sistema permitirá imprimir comprobantes múltiples. Estoes un formato de documento de impresión especial, que imprime un comprobante por cadatercero de todos los asientos del comprobante de contabilidad. Para esto debe asegurarse quetodos los asientos relacionados con cada tercero lleven en la columna de tercero el código deltercero. No importa que la cuenta exija o no tercero. Lo importante en este punto es determinarcómo se desea que se numeren esos comprobantes múltiples a la hora de imprimirlos. Para elcaso siguiente se asumirá que el comprobante de liquidación es NT-00001 y que se va agenerar comprobantes a tres contratistas:

Adicionar consecutivo al número del documento actual: El sistema numerará losdocumentos de impresión como NT-00001-1, NT-00001-2 y NT-00001-3.

Numerar utilizando el número del documento de referencia: Esta opción permite que cadadocumento de pago, tenga como número del documento el mismo número de documentoespecificado en la columna de referencia del movimiento contable.

Numerar con base en máscara: Se debe especificar la máscara para enumerar los contratos yel consecutivo a partir del cual se deberán enumerar. Por ejemplo si la máscara es PAGO-###,entonces los comprobantes de pago se enumerarán como PAGO-001, PAGO-002 y PAGO-003.Recuérdese que se en las máscaras se pueden utilizar comodines de mes, año, semana, etc.

Numerar siempre con el número del documento actual: Se le pone siempre a todos losdocumentos de pago el mismo número del comprobante contable en el que quedan registrados.Todos los comprobantes de pago quedarán enumerados con NT-00001.

PPaassoo 22:: LLiiqquuiiddaacciióónn ddee ccoonnttrraattooss::En este paso se presentaran todos los contratos vigentes a la fecha de la liquidación, dondeaparecerán las siguientes columnas:

No. Contrato: presenta el número identificador del contrato de labores.

Contratista: presenta el nombre del contratista con el que se realizó el contrato de labores.

Valor contrato: presenta el valor total pactado para el desarrollo del contrato.

Valor de los pagos: presenta el valor acumulado de los pagos que se le hayan hecho alcontrato. Es decir de las afectaciones a la cuenta 74xx. No se involucran en esta columna losanticipos, impuestos, cuentas por cobrar o cuentas por pagar que se hayan ejecutado con elcontratista, diferentes a las del contrato.

Valor planillas: Representa la valoración o costeo de las labores ejecutadas por el contratista enel periodo de liquidación. Las labores se costean con base en las tarifas de las laboresespecificadas en el contrato y con base en las cantidades de obra reportadas en las planillas delperiodo de liquidación especificado.

Valor acumulado planillas: Representa el valor total acumulado de costeo de las laboresrealizadas para cada contrato, así estas se hayan hecho antes del periodo de liquidación. Estacolumna representa el valor ejecutado del contrato hasta la fecha de liquidación.

Liquidar: Indica si se debe liquidar definitivamente el contrato. Si el contrato se marca paraliquidar, el sistema marcará internamente el contrato como liquidado y no seguirá saliendo en


los asistentes de liquidación de contratos. Así mismo, el sistema sugerirá como valor a pagar ella diferencia entre los pagos realizados del contrato y el valor total pactado del contrato.

Valor a pagar: Representa el valor que se determina pagar al contratista. Este valornormalmente debe corresponder al valor ejecutado del contrato, que se presenta en la columnade “valor planillas”. Sin embargo, el usuario puede determinar a discreción si se paga más omenos. El sistema verificará que el valor de los pagos no se pase del valor total pactado delcontrato.

GGeenneerraacciióónn aauuttoommááttiiccaa ddee mmoovviimmiieennttoo ccoonnttaabbllee..Al presionar aceptar en el asistente se genera automáticamente el movimiento contable.

El usuario puede adicionar, modificar o mejorar el detalle de los asientos.

IImmpprreessiióónn ddee llooss ccoommpprroobbaanntteess ddee ppaaggoo..Para imprimir los documentos de pago, simplemente se hace clic en el botón de impresión y seselecciona el documento de impresión “Comprobantes de egreso múltiples”(También puedenhaber otros formatos para impresión de documentos múltiples).

El sistema entonces presentará un reporte como el que sigue:

Capítulo 11: Manejo de la producción de la finca. 10 - 1

Capítulo

11

MMAANNEEJJOO DDEE LLAA PPRROODDUUCCCCIIÓÓNN CCÁÁLLCCUULLOO DDEELLOOSS CCOOSSTTOOSS DDEE LLAA FFIINNCCAA..

IInnttrroodduucccciióónn..El sistema de inventarios se encarga de manejar los inventarios de mercancías, productosterminados, productos en proceso, materiales e insumos.

Para manejar el sistema de inventarios no es necesario ser experto en el tema.Afortunadamente, AgroWin hace un manejo fácil y sencillo de los inventarios.

Con sólo suministrar la información básica de las operaciones, AgroWin se encarga de hacer enforma automática todos los asientos contables, de ejecución presupuestal, de movimiento decantidades de inventarios, de costeo, etc.

Sin embargo, se recomienda hacer un breve repaso teórico del manejo de inventarios, puesesto le ayudará a entender los informes y a comprender muchos conceptos sencillos einteresantes.

El manejo básico de inventarios se explica en detalle en la ayuda en línea del sistema y en elmanual básico de ContaPyme.

Por lo anterior, este capítulo se limitará a explicar el manejo de la producción de la finca en lostérminos en que se requieren desde el punto de vista financiero y de ejecución presupuestal.


BBaasseess tteeóórriiccaass ddeell mmaanneejjoo ddee iinnvveennttaarriiooss..Uno de los activos corrientes más importantes en muchos tipos de empresas es el inventario demercancías o de productos terminados. La venta de esta mercancía o productos es la fuenteprincipal de ingresos.

En una empresa de producción o manufacturera se presentan varios tipos de inventarios:

Inventario de producto terminado, que almacena todos los productos que se han producidoal interior de la empresa y que están listos para la venta.

Inventario de productos en proceso, que son bienes en el proceso de producción ofabricación. Para el caso de la producción agropecuaria, son los recursos invertidos para laproducción de la plantación.

Inventario de insumos y materiales, que son las materias primas y partes utilizadas en lamanufactura o producción de productos terminados a los que se les hace control.

Los saldos en inventarios de productos terminados, de productos en proceso y de mercancíasse ven siempre reflejados en el balance general.

En esta sección se pretende presentar una introducción conceptual al manejo y contabilizacióndel ciclo de la producción de la finca hasta obtener los costos de producción. Solo se pretendeque el usuario entienda el flujo de información entre cuentas en cada operación que se realice,ya que el proceso y los asientos como tal, los realiza automáticamente AgroWin con lainformación que se le va suministrando en las operaciones.

MMaanneejjoo ccoonnttaabbllee ddee iinnvveennttaarriiooss ddee pprroodduuccttoo tteerrmmiinnaaddoo eenneemmpprreessaass ddee pprroodduucccciióónn..Esta sección sólo aplica a empresas de producción agrícola. Otras empresas pueden tener untratamiento diferente.

A continuación se muestra una breve descripción del flujo de costos que se presenta en laproducción de productos agrícolas.

FFaassee 11.. AAssiieennttoo ddee llooss ccoossttooss ddee pprroodduucccciióónn..

Desde que se inicia cada ciclo productivo, el cultivo consume insumos y materiales, mano deobra, maquinaria, equipo y otros costos indirectos en la producción. Todos estos costos sellevan originalmente a las cuentas de “Costos de producción”.

Asiento de costos de producción (Mano de obra mas materia prima) a las cuentas de Costos. Estos asientos los realiza AgroWinen forma automática en las operaciones de egresos, planillas de labores, planillas de consumos, etc.

Efectivo

$ xxxx


$ xxxx

$xxxx son los costos demateria prima y mano de obray otros costos indirectosconsumidos en la producción.

FFaassee 22.. IInnvveennttaarriioo ddee llooss ccoossttooss ccoommoo pprroodduuccttoo eenn pprroocceessoo..

Periódicamente, normalmente al final del mes, los costos de producción deben ser llevados alactivo a la cuenta de “productos en proceso”, la cual acumula todos los costos que se ha


incurrido en la producción de productos que se encuentran en proceso de producción y aún nohan sido embodegados.

Inventario de los costos como “Producto en proceso”: Estos asientos los realiza ContaPyme en forma automática en lasoperaciones de cierre de mes.


$ xxxx

Productos enproceso

$ xxxx

$xxxx es el costo acumuladode producción en el periodo.

Es posible también que en sistemas más avanzados, los costos de producción se llevendirectamente a las cuentas de “Producto en proceso”sin necesidad de hacer el paso temporalpor las cuentas de “Costos de producción”. AgroWin maneja los dos métodos.

FFaassee 33.. EEmmbbooddeeggaammiieennttoo ddee pprroodduucccciióónn..

Luego, cuando se recolecta la cosecha, se debe embodegar o inventariar el productoterminado. En algunos casos la producción recolectada puede verse sometida a variosprocesos anteriores a convertirse en producto terminado para la producción.

Es importante aclarar que siempre la producción se debe embodegar. Incluso cuando sale de laplanta de procesamiento directamente para la venta. La operación de embodegamiento haceque actúen un conjunto de procedimientos contables y de costeo de suprema importancia.

Si un usuario definitivamente no desea embodegar la producción, debe hacer ciertasconfiguraciones en el sistema para no perder información. Estas configuraciones se explicaránmás adelante en la sección de ‘manejo de la producción sin embodegamiento’.

Para poder embodegar la producción, se debe estimar el costo unitario con el que se debenregistrar los productos en la bodega. Este costo aunque no necesariamente es el real, sirvetemporalmente en el periodo para manejar la bodega y estimar sus costos. Al final del ciclo,cuando se disponga de todos los elementos e información necesaria, se podrá calcular el costode producción real de cada unidad.

Cálculo del costo unitario.

Este costo unitario puede ser estimado o estándar.

El costo estimado se presenta cuando se determina el costo por métodos rudimentarios,estimados o basados en costos históricos.

Los costos estándar son los que se calculan mediante procedimientos reconocidos y científicosy tratan de establecer el costo real de producción de cada unidad.

Una vez establecido el costo estándar, éste puede utilizarse por todo el ciclo productivo durantelos embodegamientos.

Embodegamiento de productos: Estos asientos los realiza AgroWin en forma automática en las operaciones de embodegamientode productos.

Producto en proceso........

$ xxxx

Inventarios deproducto terminado

$ xxxx

$xxxx es el costo estimado oestándar de los productosinventariados (oembodegados).


Note que la cuenta de producto en proceso puede llegar a ser negativa (crédito), si los costosestimados de embodegamiento se hacen mayores a los costos de producción acumuladoshasta la fecha. Esto sin embargo no es un problema, ya que el cierre del ciclo de costos corrigeestas situaciones.

FFaassee 44.. VVeennttaa ddee pprroodduuccttooss tteerrmmiinnaaddooss..

El costo estimado de los productos que se llevan a la bodega, luego será nuevamentetrasladado a los costos de ventas (costos de la mercancía vendida o mas apropiado, costo delos productos vendidos). Este costo de ventas, también será estimado temporalmente, pues hasido basado en costos estimados. También es necesario aclarar que una vez se haga el cierredel ciclo de costos del cultivo, estos valores se ajustarán a los datos reales obtenidos.

Recuerde que el costo de los productos vendidos es estimado y representa el costo para lafinca de la venta. El precio de la venta es el valor al cual se le vende al tercero cada unidad deproducción. La diferencia entre el precio y el costo estimado es la ganancia bruta estimada.

Asiento de la venta de productos: Estos asientos los realiza AgroWin en forma automática en las operaciones de venta deproductos.

Inventarios deproducto terminado

$ xxxx

Costo de ventas ocosto de productos

vendidos

$ xxxx

$xxxx es el costo ponderadode los productos vendidos.Normalmente será costoestándar por número deunidades.

Ingresos

$ yyyy

Efectivo

$ yyyy

$yyyy es el valor de la ventade los productos.

FFaassee 55.. CCiieerrrree ddeell cciicclloo ddee ccoossttooss..

El ciclo de costos es el periodo en el cual se establece que se puede hacer un ejercicio contablede costeo de la producción. Al final de ese ejercicio contable se hace el cierre de costos, lo cualtotaliza todos los costos reales de producción por cada cultivo en etapa de producción y basadoen la cantidad de producción embodegada en ese periodo, el sistema calcula el verdadero costode ventas (costo para la finca de la producción vendida) por cada unidad y genera uncomprobante de ajuste que corrige la cuenta de costo de ventas y de valoración de inventarios.

El periodo del ciclo de costos no tiene que coincidir con los cierres contables.

Hay muchos tipos de sistemas de producción:

Proceso continuo. En el caso de cultivos perennes cuya producción es continua o cíclicadurante un número de años. El ciclo de costos puede coincidir con los cierres de cada añode su vida productiva.

En cultivos de ciclo muy corto que se resiembran permanentemente (por ejemplo el rábano),también se pueden considerar cultivos de producción continua, donde el ciclo de costos sepuede ser trimestral, semestral o anual.


Proyectos agrícolas de una sola cosecha. Este es el caso de los cultivos transitorios, dondeel cultivo dura unos meses o máximo un año. Al final del periodo, el cultivo es erradicado yla producción recolectada. Este es el caso de los productos como maíz, sorgo, trigo, etc.

Otros proyectos agrícolas de una sola cosecha pueden ser los forestales, cuyo desarrollo esde más de siete años y al final se erradican y se recolecta su madera.

En todos estos casos el ciclo de costos empieza con los primeros trabajos de preparacióndel terreno y siembra y termina con la erradicación del cultivo.

Aunque los materiales quedan inventariados a costos no reales, al final del ciclo de costos sepodrán obtener los verdaderos costos de producción de cada unidad.

Costo total de producciónCosto real por unidad producida =

Número de unidades embodegadas.

Debe destacarse que el inventario de producto en proceso no maneja cantidades y que elinventario de producto terminado si maneja unidades de cada producto.

Si en cualquier momento antes de cerrar el ciclo de costos se observa un estado de resultados,se deberá entender que el costo de los productos vendidos es estimado por la empresa y sólosirve para dar una idea del estado de resultados. Al final del ciclo de costos, cuando se haga elcierre del ciclo, el estado de resultados arrojará los verdaderos valores en la cuenta de costosde productos vendidos.

Los asientos requeridos para el cierre del ciclo de costos los realiza AgroWin en formaautomática en las operaciones de cierre de ciclo de costos.

MMaanneejjoo ddee ccoossttooss ddee pprroodduucccciióónn aa ttrraavvééss ddeeooppeerraacciioonneess..

CCoonnssiiddeerraacciioonneess ppaarraa eell ddiisseeññoo ddee uunn ssiisstteemmaa ddee ccoosstteeoo ppaarraallaa ffiinnccaa..CCaarrttaa ddee fflluujjoo ddee ttrraabbaajjoo..

Para obtener los costos de producción es necesario en primera instancia definir claramente lacarta de flujo de trabajo, en la cual se determine claramente las áreas de producción, las decostos indirectos de producción y las que no están involucradas con la producción.

Las áreas de producción incurrirán en costos de mano de obra, materiales y otros costosgenerales. A su vez, estos producirán productos embodegables o inventariables como resultadodel proceso (la cosecha).

Los productos pueden tener muchos estados de procesamiento antes de convertirse en unproducto terminado, que puede ser vendido o bien consumido en otro proceso o lote agrícola.

EEll rreessuullttaaddoo ddee ccaaddaa pprroocceessoo ddeebbeenn sseerr pprroodduuccttooss eemmbbooddeeggaabblleess..

El sistema de inventarios no maneja procesos intermedios de producción del producto.Únicamente maneja procesos en los cuales se producen claramente productos embodegables.Todos los procesos intermedios únicamente se costean y se pueden expresar como actividadeso labores dentro del proceso de producción.


Entonces, para el módulo de inventarios un proceso empieza desde cero, se consumenrecursos para el desarrollo de la producción (mano de obra directa, materiales, insumos y otroscostos generales de producción) y termina con el producto terminado que es inventariable.

Así, un proceso complejo se puede dividir en varios procesos intermedios, siempre y cuandocada proceso se pueda individualizar por los elementos que se producen al final de éste.

EEjjeemmpplloo::

Por ejemplo, en la producción de café se podría establecer que hay un proceso único en dondese invierten recursos en un lote y la producción final después del proceso de beneficio seembodega (es decir, se embodega el producto completamente terminado).

Para el ejemplo anterior, otro usuario puede considerar la etapa de campo como un proceso y laetapa de beneficio como otro proceso. El primer proceso arroja como resultado café cereza, elcual es virtualmente embodegado. El segundo proceso denominado beneficio, consume cafécereza, insumos y mano de obra y produce café pergamino seco después del proceso.

Note que cada proceso de producción se puede individualizar como un proceso aparte, ya quesu producido es claro y se puede embodegar (inventariar) y alguien puede responsabilizarse porel ingreso al inventario (aunque el ingreso no necesariamente tiene que hacerse físicamente).

El módulo de inventarios exige que cada proceso de producción sea considerado como uncentro de costos independiente.

CCeennttrrooss ddee ccoossttooss ddee pprroodduucccciióónn..

Los centros de costos destinados a la producción, es decir, que producirán productosinventariables (embodegables), deberán ser marcados como “centro de costos de producción”,con lo cual el sistema hará un manejo especial de los costos de producción.

Recuerde que siempre que un centro de costos sea marcado como de producción,necesariamente tendrá que producir uno o más productos embodegables.

FFaasseess ddeell ssiisstteemmaa ddee ccoosstteeoo..El proceso de costeo de la producción se hace en varias etapas que deben ser claramenteentendidas por el usuario para obtener los verdaderos costos de producción.

Fase 1 Acumulación de los costos de producción.

Fase 2 Traslado de los costos de producción a la cuenta de producto en proceso.

Fase 3 Embodegamiento de productos.

Fase 4A Venta de productos embodegados.

Fase 4B Consumo de los productos en otro proceso.

Fase 5 Cierre de ciclo de costos.

FFaassee 11.. AAccuummuullaacciióónn ddee llooss ccoossttooss ddee pprroodduucccciióónn..

Los costos de producción están conformados básicamente por tres elementos:

Mano de obra directa.

Materias primas directas.

Costos indirectos de producción.


En la medida en que estos se van consumiendo en el proceso de producción, se le iránimputando a los centros de costos correspondientes. Cada operación de gastos, costos, planillade mano de obra, planilla de consumos, etc., siempre solicitará que se especifique el centro decostos al que se le deberán cargar esos costos o gastos.

Los costos indirectos de producción, llegarán al centro de costos al efectuarse las distribucionesde los centros de costos acumuladores de costos indirectos de producción (normalmentedurante los procesos de cierre de mes).

Los centros de costos de producción entonces acumularán en la cuenta de costos deproducción todos los valores imputados durante el periodo.

Ejemplo: Al cultivo de café del lote “El bajo”se le han imputado los siguientes costos:

71 Costos materiales $ 300,000 Vienen de imputaciones directas.

72 Costos mano de obra $ 500,000 Vienen de imputaciones directas.

73 Costos indirectos $ 400,000 Vienen de los centros CIP.

FFaassee 22.. TTrraassllaaddoo ddee llooss ccoossttooss ddee pprroodduucccciióónn aa llaa ccuueennttaa ddee pprroodduuccttoo eennpprroocceessoo..

Si el cultivo es de producción, los costos que se le imputen a las cuentas de costos deproducción, serán trasladados automáticamente al apartado de inventarios del plan de cuentas,concretamente a una cuenta denominada “Producto en proceso”.

Sin embargo, la información original nunca se perderá. Por los informes de ejecuciónpresupuestal se podrán visualizar las cuentas de costos originales, con sus imputaciones.

Debido a que el cultivo es un centro de costos de producción, contablemente los costos no sereflejarán en el estado de pérdidas y ganancias (estado de resultados), sino que estos seacumularán en una cuenta de inventarios del balance, denominada “Producto en proceso”.Observe que en la ejecución presupuestal, sin embargo, se conservan las cuentas originales ysus respectivos valores.

En el siguiente cuadro se presenta las imputaciones al cultivo cómo se reflejarán en losinformes financieros de la finca:

Centro de costos “El Bajo”

Balance

Cuenta Descripción Valor

1410 Producto en proceso $1,200,000

1430 Inventarios $ 0

Estado de resultados Ejecución presupuestal

Cuenta Descripción Valor Cuenta Descripción Valor

71 Materia prima $ 0 71 Materia prima $ 300,000


72 Mano de obra $ 0 72 Mano de obra $ 500,000

73 Costos indirectos $ 0 73 Costos indirectos

Total $ 0 Total $ 800,000

Nota: En algunas contabilidades, como es el caso Colombiano, los costos de produccióndeberán siempre llevarse en primera instancia a la cuentas de costos de producción (7) y luegoen el fin del mes serán trasladados a la cuenta de producto en proceso (1410). En otrascontabilidades, los costos de producción podrán ser redirigidos directamente a la cuenta deproductos en proceso.

Obsérvese que en la ejecución presupuestal los costos directos no se cancelan cuando se haceel traslado a las cuentas de producto en proceso. Los valores imputados directamente a cadacentro de costos permanecen, aunque se hayan trasladado o distribuido. Observe también quela ejecución presupuestal no refleja los costos indirectos, solo los costos imputadosdirectamente al centro de costos.

El módulo de inventarios se puede configurar [Mantenimiento \ Configuraciones de usuario \Módulos \ Contabilidad \ Auto activación de cuentas] para que trabaje automáticamente concualquiera de los dos sistemas.

FFaassee 33.. EEmmbbooddeeggaammiieennttoo ddee pprroodduuccttooss..

El embodegamiento de productos consiste en entrar a la bodega (inventariar) los productos queva produciendo cada cultivo en producción (representado por un centro de costos).

Como se explicó en la sección anterior “Bases teóricas para el manejo de inventarios”, esnecesario tener estipulado el costo estimado o estándar de los productos que se van aembodegar.

Debe entenderse que el costo estimado o estándar no es el precio al que se va a vender elproducto, sino el estimado de lo que le cuesta a la finca su producción.

El embodegamiento de los productos se hace a través de la operación de “Embodegamiento deproductos”que se describe a continuación.


CCaatteeggoorrííaa.. OOppeerraacciióónn..

IInnvveennttaarriiooss.. EEmmbbooddeeggaammiieennttoo ddee pprroodduuccttooss..

Objetivo.

Permite registrar la información de los productos que se producenen los cultivos y entrarlos al sistema de inventarios y contabilidad.

Por ejemplo, El cultivo de café del lote “El bajo”produjo 30@ decafé pergamino seco (cps) que deben ser embodegados. El costoestimado por @ es de $ 25,000.

Información de la operación.

Paso 1 Identificación del documento soporte del embodegamiento (Entrada alalmacén).

Paso 2 Inventario al cual se ingresarán los productos terminados.

Se debe especificar el código del inventario o bodega a la cual entran losproductos terminados.

Paso 3 Relación de elementos a embodegar.

Se deben relacionar cada uno de los productos a embodegar.

Por cada producto se deberá registrar la cantidad a entrar al inventario, el costounitario (Estándar o estimado) y el centro de costos productor.

El centro de costos productor será conservado internamente por el sistema deinventarios, lo cual será de mucha utilidad en el costeo.

Una vez que el elemento es embodegado, puede ser consumido por otroproceso o bien vendido.

¿Qué hace el proceso?

Con la información registrada el sistema tendrá todos los elementos necesarios para hacer elingreso de los productos a la bodega y los asientos contables a la cuenta de productos enproceso (cr) y a la cuenta de inventarios (Db).

Ejemplo.

Conservando el ejemplo anterior del lote de producción de café que produce 30@, cuyo costoestimado es de $ 25,000 c/u.

Esto significa que el embodegamiento se valora en $750,000. Como se explicó anteriormenteese valor saldrá de la cuenta de producto en proceso y se llevará a la cuenta de inventarios.

Una vez realizado el embodegamiento, el informe de balance luciría como sigue:

Lote de producción de café “El Bajo”


Balance

Cuenta Descripción Saldo anterior Débitos Créditos Nuevo saldo

1410 Producto enproceso

$ 1,200,000 $ 750,000 $ 450,000

1430 Inventarios $ 0 $750,000 $ 750,000

FFaassee 44aa.. VVeennttaa ddee pprroodduuccttooss eemmbbooddeeggaaddooss..

Una vez que los productos han sido embodegados, se pueden vender o consumir. El registro dela venta de productos es el mismo que anteriormente se ha explicado en detalle, tanto en loteórico, como la operación para el registro de venta de elementos de control (materiales oproductos terminados). Ver las secciones anteriores.

Es importante destacar lo siguiente:

Que al hacerse la venta, el costo de venta será el promedio ponderado de los costos estándar oestimados a los que se le haya hecho el embodegamiento.

Que por lo tanto, el costo de ventas será estimado hasta que se haga el cierre del ciclo decostos.

En el caso de venta de productos terminados embodegados en la finca, se pueden presentardos situaciones:

Situación 1: Que el centro de costos al que se le cargan los ingresos sea el mismo centrode costos que produjo los productos.

En este caso, el costo de ventas y el ingreso se le cargan al mismo centro de costos deproducción.

Ejemplo:

Se venden 10 @ de café pergamino seco, a $30,000 c/u. La venta es cargada directamente alcultivo de café del lote “El bajo”.

Finca

Mayor y Balances

Cuenta Descripción Saldoanterior

Débitos Créditos Nuevo saldo

1110 Bancos $ 300,000 $ 300,000

1430 Inventarios $ 750,000 $ 250,000 500,000

Estado de resultados Centro de costos “El Bajo”


41 Ingresosoperacionales

$ 300,000 $ ( 300,000 )

61 Costo de ventas 250,000 $ 250,000

Utilidad * $ ( 50,000 )

(*) La utilidad es estimada ya que el costo de ventas es estimado. El costo de ventas se ajustarácuando se calculen los verdaderos costos de producción por medio de la operación de cierre deciclo de costos.

Situación 2: Que el centro de costos al que se le cargan los ingresos de la venta seadistinto al centro de costos que produjo los productos terminados.

En este caso el centro de costos productor simula una venta al centro de costos vendedor. Deesta forma queda en el centro de costos productor la contabilización de la “venta simulada”y desu correspondiente costo de ventas, que serán los mismos, ya que entre centros de costos sevenden al costo de producción.

Ejemplo:

Se venden 10 arrobas de CPS a $ 30.000 c/u a través del centro de costos “Bodega de ventas”.

Finca

Balance

Cuenta Descripción Saldoanterior

Débitos Créditos Nuevo saldo

1110 Bancos $ 300,000 $ 305,000

1430 Inventarios $ 750,000 $ 250,000 750,000

Estado de resultados Lote “El bajo”cultivo café.

62 Compra dematerias primas(simula cuenta deingresos)

$ 250,000 $ ( 250,000 )

62 Compra dematerias primas(simula cuenta decosto de ventas)

$ 250,000 $ 250,000

Utilidad $ ( 0 )

Estado de resultados Centro de costos “Bodega de ventas”


41 Ingresosoperacionales

$ 300,000 $ ( 300,000 )

61 Costo de ventas 250,000 $ 250,000

Utilidad * $ ( 50,000 )

Obsérvese que en el asiento correspondiente a la venta del centro de costos productor (Lote “Elbajo”, cultivo de café), se simula la cuenta de ingresos y la cuenta de costo de ventas a travésde una misma cuenta denominada cuenta puente (para el caso se ha colocado la cuenta 62Compras materia prima), la cual ha sido determinada en la configuración del inventario.

Lo importante en este caso es que el sistema conservará esas transferencias internas entrecentros de costos para cálculos posteriores. Note que la suma de los créditos a la cuenta 62 esel valor de las unidades producidas y trasladadas internamente a otros centros de costos.

FFaassee 44bb.. CCoonnssuummoo ddee pprroodduuccttooss eemmbbooddeeggaaddooss..

Una situación similar se tendrá cuando un centro de costos consuma elementos producidos porotro centro de costos.

Como es sabido, el consumo de insumos, materiales y también productos, se registra a travésde la operación de “Planilla de consumos”.

En este caso también se simula una venta a través de la cuenta puente del centro de costosproductor al centro de costos consumidor.

Ejemplo:

El centro de costos “Área social”consume 1 @ de café pergamino seco producidas por el lote“El bajo”. El café se consume por los trabajadores y empleados de la finca.

Finca

Balance

Cuenta Descripción Saldo anterior Débitos Créditos Nuevo saldo

1430 Inventarios $ 750,000 $ 25,000 725,000

Estado de resultados Lote “El bajo”cultivo café

62 Compra dematerias primas(simula cuenta deingresos)

$ 25,000 $ ( 25,000 )

62 Compra dematerias primas(simula cuenta decosto de ventas)

$ 25,000 $ 25,000


Utilidad $ ( 0 )

Estado de resultados Centro de costos “El Bajo”

71 Costo de materiasprimas

25,000 $ 25,000

FFaassee 55.. CCiieerrrree ddee cciicclloo ddee ccoossttooss..

Como se ha explicado con anterioridad, el ciclo de costos es el periodo para el cual se debehacer la evaluación de costos de un cultivo. Si se trata de un cultivo transitorio, el ciclo decostos es el total de su vida transitoria. En el caso de los cultivos perennes, el ciclo de costos esnormalmente de un año, aunque en ciertos cultivos puede ser de mas o de menos.

Por ejemplo, para el cultivo del café, cuyo ciclo de producción desde que se siembra hasta quese zoquea puede ser de 6 años, hay un periodo de solo producción de cinco años. Laevaluación de costos se hace normalmente en forma anual y por ello se dice que el ciclo decostos es de un año. Dependiendo de la región donde se cultive el café, el año cafetero puedeempezar en octubre y terminar en septiembre o bien, empezar en enero y terminar endiciembre.

El cierre de ciclo de costos se hace al final del periodo de costos de cada cultivo. Este tiene elpropósito de calcular completamente los costos de producción y corregir todos los asientos decostos de ventas que se hicieron durante el periodo, mediante un comprobante de ajuste.

El resultado es un ajuste de inventarios y un ajuste contable que corrigen todos los egresos deinventarios que se hayan hecho a un costo de ventas estimado, cambiándolo por el verdaderocosto de producción calculado para el periodo.

El cierre del ciclo de costos presume que se hace un corte en la producción (cuando esproducción continua) y que por tanto no hay producto en proceso.

Los valores que hubiesen en las cuentas de producto en proceso son cancelados y llevadoscomo parte del costo de producción.

Para hacer el cierre de ciclo de costos no importa que hayan productos en inventario sin vendero consumir.

La operación de cierre de ciclo de costos se encarga de hacer todo el trabajo automáticamente.

El cierre de ciclo de costos se debe hacer una vez termine el periodo de costos del cultivo.

En un cultivo de producción continua, se puede escoger el final del año o del semestre parahacer el cierre.

En un sistema de producción periódico (como la mayoría de los cultivos), el periodo decierre es dado por los ciclos propios del cultivo.

El cierre se debe hacer posterior al cierre de mes.


CCaatteeggoorrííaa.. OOppeerraacciióónn..

CCeennttrrooss ddee ccoossttooss.. CCiieerrrree ddee cciicclloo ddee ccoossttooss..

Objetivo.

Permite realizar un cierre de ciclo de costos de uno o varioscultivos en producción.

Por ejemplo, al café se le hace cierre de ciclo de costos al finalde cada año de vida productiva y al maíz se le hace cierre deciclo de costos cada semestre.

Información de la operación.

Paso 1 Identificación del documento soporte de la operación.

Paso 2 Lista de centros de costos a cerrar.

El sistema presenta la lista de todos los centros de costos de producción y sedeben seleccionar los que se deseen cerrar.

No es necesario cerrar todos los cultivos o centros de costos, debido a queunos pueden tener ciclos de producción diferentes a otros.

Paso 3 Cuenta a afectar en caso de pérdidas.

En el cierre de un ciclo de costos se pueden presentar pérdidas.

¿Qué hace el proceso?

Por cada centro de costos a cerrar, el sistema obtiene la cantidad de producto embodegado decada producto con cargo al centro de costos; determina la producción embodegada y los costosde producción desde el inicio de la fase de producción o bien, desde el último cierre de ciclo decostos y calcula el costo por unidad de producción; finalmente se hacen los ajustes de lascuentas de costo de ventas de los productos vendidos o trasladados y los ajustes al costo delas existencias en inventarios.

Capítulo 12: Creación y consulta del mapa de la finca. 11 - 1

Capítulo

12

CCRREEAACCIIÓÓNN YY CCOONNSSUULLTTAA DDEELL MMAAPPAA DDEE LLAAFFIINNCCAA..

CCrreeaacciióónn ddeell mmaappaa ddee llaa ffiinnccaa..Una característica importante de AgroWin es que permite definir en el sistema el mapa de lafinca.

El objetivo de definir el mapa de la finca es el de permitir un muy fácil y cómodo sistema deconsulta sobre los lotes de la finca, que en forma gráfica irá mostrando los diferentesindicadores de cada uno de los lotes, en forma de colores o de semáforos.

La creación de indicadores ysemáforos se explica en detalleen la ayuda en línea y en elmanual básico de ContaPyme.

Para la edición o creación demapas se ha incluido unayudante que facilita estatarea.

Para crear el mapa de la finca,se debe seleccionar lasiguiente opción: [Menúprincipal > Programas > Mapade lotes de la finca > Crear].


La acción hará que se presente un asistente especial que conducirá al usuario en la creacióndel mapa de la finca.

AAssiisstteennttee ppaarraa llaa ccrreeaacciióónn oo eeddiicciióónn ddeell mmaappaa ddee llaaffiinnccaa..

El asistente es un sistema muy fácil de manejar que llevará al usuario paso a paso en elproceso de crear el mapa de la finca y la definición de los lotes y centros de costos en los quese ha dividido.

Si se va a crear un nuevo mapa, siga los pasos que se describen en la siguiente sección. Si seva a modificar un mapa ya existente para esta finca, se debe primero cargar el mapa, mediantela opción de menú [Menú principal > Programas > Mapa de lotes de la finca > Modificar] y luegoseguir los pasos que se describen a continuación.

PPaassooss aa sseegguuiirr ppaarraa ccrreeaarr oo eeddiittaarr eell mmaappaa::

PPaassoo 11:: DDeetteerrmmiinnaacciióónn ddee llaa iimmaaggeenn ddee ffoonnddoo ddeell mmaappaa..((OOppcciioonnaall))Para editar un mapa de la finca y determinar cada uno de los polígonos que encierran a cadauno de los lotes de la finca, posiblemente la forma más fácil sea la de "Calcar" el mapa de unoya existente.

El mapa ya existente debe tenerse en formato de imagen digital con formato de BMP (Bitmap).

El mapa en formato de BMP se puede obtener de muy diversas formas, entre las que sedestacan las siguientes:

a) Se puede obtener posiblemente de una imagen "escaneada" del mapa original de la finca.b) Se puede entrar a un programa de graficación, como el "PAINT" de Windows y dibujar el

mapa y sus lotes.c) Se puede obtener una fotografía aérea de la finca en forma digital en formato BMP.

Este paso es opcional, puesto que en el caso de no tenerse la posibilidad de obtener la imagendigital de la finca en formato Bitmap, se deberá dibujar a base de líneas el mapa en el editor demapas en un paso más adelante. Sin embargo, se recomienda obtener el mapa en formatoBitmap, con el fin de calcar de éste cada uno de los polígonos que conforman los lotes de lafinca.

Para cargar la imagen de fondo del mapa de la finca se utiliza el botón "Cargar imagen defondo", el cual solicitará que se indique el nombre del archivo de tipo Bitmap (*.bmp).


Una vez cargada la imagen, ésta se visualizará en el pánel central de la ventana.

Hay ciertas opciones que pueden ayudar a manejar la imagen, como son:

Recargar elúltimo mapagrabado.

Grabar el mapaque se estáeditando.

Botonesde Zoom.

Activa o no lavisualización delbitmap de fondo.

Opaca el mapa paravisualizar mejor las líneasde los polígonos.

Visualiza lospuntos de lospolígonos.

Visualiza laescala delmapa.

Visualiza lacuadrícula delmapa.

A continuación se describen las principales opciones:

Zoom: Este botón le permite aumentar o disminuir la imagen. Una vez presionado el botónde Zoom, el puntero del mouse tomará la forma de una pequeña lupa. Al arrastrar2 la lupasobre el mapa hacia la derecha, la imagen se ampliará y al arrastrar la lupa hacia la izquierda la

2 Arrastrar el puntero del mouse, es la acción de apuntar con el mouse a algún lugar, presionar el botón izquierdo delmouse y sin soltarlo, moverlo en alguna dirección. Se dice que esto es arrastrar con el puntero del mouse.Principalmente esta técnica se utiliza cotidianamente en Windows para mover objetos sobre la pantalla.

Botón paracargar la imagende fondo.

Botón paracargar la imagende fondo.


imagen se disminuirá. Una vez se termine de arrastrar y se suelte el botón del mouse, seterminará el modo de Zoom y el puntero del mouse volverá a su presentación normal.

En la parte derecha del botón de Zoom, se puede observar dos pequeñas flechas, haciaarriba y hacia abajo. El presionar estas flechas también ampliarán o disminuirán la imagen delmapa.

Mover el mapa: Para mover el mapa, se debe situar el puntero del mouse sobre algún punto dela imagen del mapa y arrastrar, con el botón derecho del mouse presionado, en la dirección enque se desea mover el mapa.

Visualización de la imagen de fondo (Si/No): Es posible en cualquier momento desactivar lavisualización de la imagen de fondo. Si el botón se encuentra hundido, se visualizará la imagen,de lo contrario no sevisualizará la imagen.

PPaassoo 22::DDeetteerrmmiinnaacciióónn ddeellaa eessccaallaa ddeell mmaappaa((OOppcciioonnaall))..Determinar la escala delmapa es una tarea fácil,pero no obligatoria.

Se trata de establecer unadistancia conocida de lafinca y señalarla en el mapa,para que el sistema seentere de la escala a la queestá dibujada la imagen delmapa.

Nótese que en la parte inferior derecha del mapa se ha puesto una línea roja, donde sobresalensus extremos como dos puntos vistosos. Se trata de establecer la distancia de esa línea, ya sea

en la posición en la que se encuentra o moviendo sus extremos para quecoincidan sobre dos puntos conocidos de la finca, cuya distancia se conoce.

Una vez colocados los extremos de la línea sobre los puntos conocidos en elmapa, se debe asignar la distancia mediante el botón de "Asignar distancia". Todas lasdistancias son dadas en metros lineales.

Entre mas larga sea la distancia, menor será el error. Sin embargo, tenga en cuenta que elmapa en AgroWin se usa para establecer un sistema de consulta y representación de losindicadores de la finca y de los lotes. No se puede considerar al sistema de mapas de AgroWincomo un sistema de medición o de cálculo de áreas exactas o como un sistema de informacióngeográfico y georeferenciado.

Nota: La distancia entre dos puntos debe ser en línea recta y horizontal. Debe asesorarse paraobtener un método correcto de obtener la distancia en la finca. Debe resaltarse que no sirve unadistancia a cabuya pisada o similares.

Paso 2: Indique ladistancia real entre losdos puntos.

Paso 1: Arrastre lospuntos de la barra demedición a dos puntosconocidos del mapa.

Paso 2: Indique ladistancia real entre losdos puntos.

Paso 1: Arrastre lospuntos de la barra demedición a dos puntosconocidos del mapa.


Una vez se haya establecido la distancia, será posible medir otras distancias en elmapa. Para esto debe posicionar los dos extremos de la línea de medida sobre lospuntos entre los cuales se desee calcular la distancia. Luego presione el botón de"MEDIR".

PPaassoo 33:: FFiillttrroo ddeeooppaaccaammiieennttoo((OOppcciioonnaall))..Como el objetivo es"calcar" el mapa de fondode la finca para obtener laslíneas de los polígonos decada uno de los lotes delmapa, en este paso se dala oportunidad para hacerque el mapa y sus linderosse vean lo más tenueposible, permitiendo quecuando se tracen las líneasde los polígonos, no seconfundan con las líneasdel mapa.

Si se ha dispuesto de una imagen de fondo, el filtro tendrá efecto, de lo contrario, el filtro deopacamiento no tendrá ningún efecto. Note que al presionar el botón de Opacar, la imagende fondo del mapa se verá en forma muy tenue. Para cambiar el tono de la imagen para que sevea mas o menos, se pueden utilizar las tres regletas de color del panel derecho. Al subirlas obajarlas (Arrastrando con el mouse), se irá aumentando o disminuyendo el color del filtro y elresultado se irá viendo sobre el mapa.

El objetivo entonces es opacar la imagen del mapa todo lo que sea posible, pero que sedistingan los linderos de la finca y los linderos internos de los lotes.

PPaassoo 44::DDiibbuujjaaddoo ddeeppoollííggoonnooss..Un polígono es unaporción de superficiedelimitada por rectas quela encierran.

En este punto se debendibujar todas las líneasrectas que considerenecesarias para delimitara cada uno de los lotesde la finca.

Paso 2: Dibuje el contorno decada lote. Apunte y arrastrehasta la siguiente posición.Suelte y arrastre nuevamente.

Paso 1: Seleccione laacción de dibujarpolígonos.

Paso 2: Dibuje el contorno decada lote. Apunte y arrastrehasta la siguiente posición.Suelte y arrastre nuevamente.

Paso 1: Seleccione laacción de dibujarpolígonos.

Paso 2: Regletas de color.Arrástrelas hacia arriba o haciaabajo para establecer el nivelde color que se desee.

Paso 1: Active elbotón de OPACARpara que las regletasde color tenganefecto.

Paso 2: Regletas de color.Arrástrelas hacia arriba o haciaabajo para establecer el nivelde color que se desee.

Paso 1: Active elbotón de OPACARpara que las regletasde color tenganefecto.


Cada polígono debe ser cerrado. Los lados de un polígono pueden servir para conformar otropolígono.

Un polígono representará un centro de costos o lote agrícola de la finca. Un polígono no puederepresentar más de un centro de costos simultáneamente. No pueden haber polígonos dentrode otros.

El mapa de polígonos resultante puede estar conformado por figuras separadas (usado paracuando se desean dibujar varias tierras separadas en un mismo mapa).

Para esto se ha dotado al sistema de varios botones que le pueden ser de ayuda:

Polígono: Al presionar este botón el sistema entra en modo de adición de polígono. Nóteseque el puntero del mouse cambia de forma. Para adicionar un polígono debe posicionar elmouse en el punto donde empezará el polígono y arrastrar (Con el botón izquierdo del mousepresionado) hasta el final de la primera línea del polígono y soltar. En ese momento se haadicionado una línea al polígono. Si el polígono tiene mas líneas, se debe volver a presionar elbotón del mouse y arrastrar hasta la siguiente posición. Siguiendo el anterior procedimientosucesivamente, irá adicionándole líneas a un mismo polígono.

El sistema asume que un polígono termina cuando se mueve el mouse del punto final sin estararrastrando.

Una vez terminado un polígono, cuando vuelva a arrastrar, el sistema lo interpretará como unnuevo polígono.

El modo de polígono se puede cancelar presionando el botón de Selección.

Si una línea de un polígono arranca o termina sobre una línea o punto de otro polígono, la línease conectará automáticamente con ese polígono.

Seleccionar: Este botón le permite entrar en modo de selección. En el modo de selección sepueden realizar varias tareas:

Mover un punto de un polígono: Al posicionar elpuntero del mouse sobre un punto y arrastrarlo, elpunto se moverá a donde lo lleve el puntero delmouse.

Mover un polígono: Al posicionar el puntero delmouse sobre una línea de un polígono y arrastrarlo,se moverán todas las líneas del polígono a donde laslleve el puntero del mouse. Nótese que otras líneasconectadas con el polígono, pero no pertenecientesa el, se estirarán lo necesario para permanecerconectadas.

Seleccionar un polígono: Para seleccionar un polígono, se debe hacer clic sobre una de laslíneas que lo componen. Una vez que el polígono ha sido seleccionado, se visualizará enazul.

Seleccionar varios polígonos: Se puede hacer la selección de varios polígonos de lasiguiente manera: Seleccione el primero como se explicó en el párrafo anterior. Acontinuación presione y mantenga presionado <Ctrl> y seleccione cuantos polígonos desee.Todos irán quedando seleccionados.

Partir una línea de un polígono: Es posible partir en dos una línea ya perteneciente a unpolígono. Para esto debe estar en modo de selección o en modo de polígono. Se debe


posicionar el puntero del mouse sobre el punto de la línea donde se desea partir y presionarel botón derecho del mouse. Un punto de ruptura se adicionará a la línea.

Borrar: Es posible borrar uno o más polígonos. Primero seleccione los polígonos a borrar;Luego presione el botón de borrar. Listo, los polígonos seleccionados serán eliminados.

Seleccionar todo: Este botón permite seleccionar todos los polígonos que se hayandibujado en el mapa. Se pueden seleccionar todos los polígonos, por ejemplo para borrarlos obien para agruparlos.

Agrupar: El botón de agrupar se utiliza para que dos o más polígonos se comporten comouno solo. Simplemente seleccione los polígonos que se desee y presione el botón de Agrupar.

Desagrupar: El botón de desagrupar sirve para des - agrupar varios polígonos que sehabían agrupado previamente.

Longitud: El botón de longitud se utiliza para calcular la distancia de todas las líneasseleccionadas.

Área del polígono: El botón de área del polígono se utiliza para estimar el área delpolígono cerrado que se determine. El procedimiento es el siguiente: Presione el botón de área,luego haga clic en el interior del polígono cerrado al cual se le desea calcular el área. El sistemainmediatamente calcula y visualiza el área del polígono en m2. Nótese que el área seleccionadao interpretada por el sistema se presentará rellena de un achurado doble oblicuo y en unaventana se presentará el área de ese polígono cerrado.

Dibujado de polígonos: Se debe seleccionar el botón de 'Polígono' y seguir el contorno detodos los lotes de la finca con líneas de polígono, verificando que todas las líneas vayanquedado debidamente conectadas.

Recuerde que cada polígono que delimite el área de cada lote debe ser cerrado.

Una vez dibujados todos los polígonos para todos los lotes y centros de costos de la finca sepuede continuar con el paso siguiente.

PPaassoo 55:: CCoommpprroobbaacciióónn ddee ccoonneexxiioonneess::El objetivo de este paso es el de verificar que no se hayan quedado líneas sin conexiónadecuada. Recuérdese queuna línea siempre debe estarconectada por ambos lados.

Si todas las líneas estánconectadas, el sistemadejará seguir al paso 6. Sihay algún segmento oconjunto de segmentosdesconectados, sevisualizarán en color rojo yse deberá regresar al pasoanterior para mover lospuntos de las líneas paraque se conectenadecuadamente.


PPaassoo 66:: AAssiiggnnaacciióónn ddee llootteess yy CCCC''ss aa llooss ppoollííggoonnooss..El objetivo de este paso es elde establecer la relaciónentre cada lote y/o centro decostos de la finca y cada unode los polígonos que sedibujaron en el mapa.

Nótese que en el panelderecho se visualiza unalista con todos los lotes,cultivos y centros de costosdefinidos para la finca y unapequeña cajita de chequeo asu izquierda.

Se recomienda relacionar loslotes con los polígonos, yaque estos son mas o menospermanentes en la finca. Loscultivos son transitorios ypueden aparecer o desaparecer, lo cual necesitaría que periódicamente se modificara el mapapara reasignar los cultivos.

Nótese también que en este paso aparecerá una paleta de colores en la parte inferior del mapa.

El procedimiento para relacionar los lotes y los polígonos es el siguiente:

Paso 1: Seleccione el lote, centro de costos o cultivo de la lista.Paso 2: Seleccione el color que se le asignará al lote.Paso 3: Haga clic en un punto interno del polígono al que se le desea asignar el lote,

cultivo o centro de costos seleccionado.

Una vez establecida la relación, el sistema pondrá como chequeada la cajita de chequeo dellote o centro de costos correspondiente.

Repita el procedimientoanterior para cada uno de loslotes que tengan unarepresentación gráfica através de un polígono delmapa.

Si ha dibujado polígonos querepresenten a centros decostos, también los puederelacionar.

Para eliminar una relación,simplemente haga clic sobrela cajita de chequeo del loteo centro de costoscorrespondiente, de tal formaque no quede chequeada.

Paso 1: Seleccione el lote aasociar con un polígono delmapa.

Paso 2: Seleccione el color aasignarle al lote.

Paso 3: Haga clic en el interiordel polígono del mapa querepresentará al lote, cultivo ocentro de costos.

Paso 1: Seleccione el lote aasociar con un polígono delmapa.

Paso 2: Seleccione el color aasignarle al lote.

Paso 3: Haga clic en el interiordel polígono del mapa querepresentará al lote, cultivo ocentro de costos.

Paso 1: Haga clic enel interior delpolígono a verificar.

Paso 2: Verifique queesté asociado con el lote,cultivo o centro de costosapropiado..Paso 1: Haga clic en

el interior delpolígono a verificar.

Paso 2: Verifique queesté asociado con el lote,cultivo o centro de costosapropiado..


PPaassoo 77:: CCoommpprroobbaacciióónn ddee llootteess..El objetivo de este paso es el de verificar que las asignaciones o relaciones entre polígonos ylotes hayan quedado bien.

Para comprobar, simplemente haga clic al interior de cada uno de los polígonos y verifique lainformación que aparece en el panel derecho, para asegurarse de que correspondan.

Una vez terminada la comprobación, el mapa de la finca estará listo y se podrá finalizar.

FFiinnaalliizzaacciióónn..Al presionar el botón de finalizar, el sistema preguntará si desea guardar el mapa. Se debeseleccionar que 'SI', caso en el cual el sistema empezará a grabar cada uno de los polígonos delos lotes y hará una serie de cálculos, por lo cual este proceso podrá ser un poco demorado. Encasos de muchos lotes, el sistema se podrá tardar varios minutos.

CCoonnssuullttaa ddee mmaappaass..Una vez grabado el mapa, podrá consultar los indicadores de los lotes a través del sistema demapas e indicadores, el cual se carga desde la siguiente opción de menú: [Menú principal >Informes Mapas e indicadores > Consulta de mapa de lotes].

En este caso se presenta una ventana con el mapa de la finca y un conjunto de indicadores ysemáforos que se pueden evaluar en cada uno de los lotes de la finca.

Para mayor información acerca de la creación de indicadores, consultar la ayuda en línea o elmanual básico de ContaPyme.

Capítulo 13: Cargue inicial de saldos de una finca. 12 - 1

Capítulo

13

CCAARRGGUUEE IINNIICCIIAALL DDEE SSAALLDDOOSS DDEE UUNNAAFFIINNCCAA..

IInnttrroodduucccciióónn..El montaje inicial de cualquier sistema de información es una tarea que se debe asumir conmucha disciplina y buen criterio para lograr iniciar con una estructura de información muy bienconcebida y con una información clara y veraz.

Este trabajo que sólo se hace una vez, es a menudo hecho por personas con conocimientosclaros de la finca, con conocimientos contables y principalmente buenos criterios de costeo dela producción. En empresas pequeñas, muy posiblemente todo el montaje pueda ser hecho porel mismo administrador o propietario de la finca.

Para lograr un buen cargue del sistema, se debe seguir un conjunto de etapas fundamentales:

Crear un área de trabajo y revisar las configuraciones que se entregan preestablecidas en elsistema y que pueden requerir de algunas modificaciones o adaptaciones a las necesidadesparticulares de cada finca.

Creación de la finca y toda su estructura de centros de costos, lotes, cultivos y manejo derecursos.

Hacer el cargue inicial de saldos.

La mayoría de las configuraciones con las que se instala el sistema inicialmente podrán dejarsetal como están, puesto que son generales a la mayoría de fincas; sin embargo hay ciertosmaestros como el ‘Maestro de plan de cuentas’que debe ser revisado y adecuado en ciertascuentas para ajustar el plan de cuentas a las necesidades y expectativas reales de cada fincaparticular. Otro maestro de especial interés es el de actividades agrícolas y sus labores


asociadas, debido a que estas pueden variar en unidades, nombres y formas de cálculo derendimientos entre una región y otra.

Una vez se ha hecho la revisión preliminar, se debe entonces crear la estructura de la empresa,con todos los centros de costos, lotes agrícolas, cultivos, información de suelos de los lotes,nodos distribuidores, inventarios a manejar, tipos de contratación de mano de obra, etc.

Una vez creada la estructura, se debe proseguir con el paso final que es el de hacer el cargueinicial de saldos.

EExxpplliiccaacciióónn ddeettaallllaaddaa ddeell ccaarrgguuee iinniicciiaall ddee ssaallddooss ddeeuunnaa eemmpprreessaa eenn ggeenneerraall..

El manual básico de ContaPyme y la ayuda en línea presentan en forma detallada todos lospasos para la realización del cargue de saldos de una empresa. Es indispensable estudiar estoscapítulos de documentación antes de entrar a hacer el cargue de saldos de una finca.

En el presente capítulo únicamente se explicará el cargue inicial de saldos en los quecorresponde a los cultivos agrícolas.

¿¿QQuuéé eess eell ccaarrgguuee iinniicciiaall ddee ssaallddooss??..El cargue inicial de saldos es la tarea de informarle al sistema acerca de todo el inventario derecursos de que dispone la empresa a una fecha determinada, traducido todo a valoresmonetarios y cantidades, donde aplique.

Una vez suministrada la información de saldos iniciales (tarea que sólo se realiza una vez), elsistema quedará listo (a punto) para el registro cotidiano de la información.

PPaassooss pprreelliimmiinnaarreess..Cuando se crea el área de trabajo, se debe seleccionar una configuración a utilizar(Configuración internacional AgroWin, configuración Chile AgroWin, Configuración ColombiaAgroWin, etc).

Cada una de esas configuraciones que puede seleccionar el usuario, tiene pre-configuradostodos los maestros para áreas específicas.

Una configuración de AgroWin internacional, es muy genérica y habrá que adecuarle muchosmaestros para adaptarlos al tipo de actividad o explotación particular de cada país o región.

Una configuración específica, como la configuración AgroWin Colombia, será mucho másespecífica y traerá preestablecidos todos los maestros para su uso prácticamente inmediato.

Sin embargo, en todos los casos el usuario debe revisar los maestros y su información paraverificar que en realidad los datos allí consignados se adaptan realmente a sus necesidades deinformación.


CCrreeaacciióónn ddee llaa ffiinnccaa yy ssuu eessttrruuccttuurraa ddee cceennttrrooss ddeeccoossttooss,, llootteess yy ccuullttiivvooss..

PPrroocceessoo ddee ppllaanniiffiiccaacciióónn..El inicio de la sistematización de la finca se basa en la recopilación de la información necesariapara cargar el sistema, la planeación y diseño de una estructura empresarial por centros decostos y lotes de la finca que permita conseguir en el corto, mediano y largo plazo los objetivosbuscados con el programa, definiendo cual será el diseño más adecuado para manejar lainformación de la finca.

Es importante decidir a partir de qué fecha se va a habilitar la finca en el sistema paradeterminar en ese momento que información se requiere.

RReeccoolleecccciióónn ddee llaa iinnffoorrmmaacciióónn bbáássiiccaa ddee llaa ffiinnccaa:: Nombre de la finca.

Propietario.

Área.

Clasificación legal.

Actividades agrícolas (cultivos).

Qué centros de costos se van a manejar para seguimiento de costos y de ingresos.

Cuáles centros de costos serán de costos indirectos de producción (Centros de CIP).

Cómo se distribuirán los saldos acumulados en los centros de CIP entre los cultivos deproducción.

Cuáles son los lotes de la finca, área, cultivo, población.

Información contable básica a la fecha de creación de la finca (inventarios, cuentas porcobrar y por pagar, efectivo, bancos, activos, etc.).

EEssttrruuccttuurraacciióónn ddee llaa ffiinnccaa eenn eell ssiisstteemmaa::A continuación se presenta una estructura de ejemplo para una finca imaginaria, la cual puedeser la base para la estructuración de cada finca particular sencilla.

De acuerdo con los requerimientos de cada finca, las estructuras de centros de costos de unafinca pueden llegar a ser muy simples o muy complejas. En todos los casos se recomiendaempezar con estructuras simples mientras se va sistematizando la finca y los procesos derecolección de información.

A continuación se sugieren los pasos que se deben seguir para crear una finca y su estructurade centros de costos.

CCrreeaarr ffiinnccaa..

Ejemplo:

La Alegría


Propietario = Juan Pérez

30 has

Datos Técnicos

Tipo de documento = NIT 800-206-250-3

Clasificación legal

Persona jurídica

CCrreeaarr cceennttrrooss ddee ccoossttooss..

Ejemplo:

01 Gastos empresariales generales (por defecto).

Tipo: Centro de costos estándar.

Comportamiento: Centro de costos acumulador para ser distribuido en loscultivos por

área a través del cierre de fin de mes.

02 Semillero y almácigo.


Comportamiento: El producido de plántulas será embodegado y luego seránaplicadas las plántulas a los lotes donde se siembren mediante la planilla deconsumos.

03 Sistema de Riego.


Comportamiento: Acumulará todos los costos durante el mes y en el cierre de finde mes le distribuirá sus valores a los cultivos que apliquen basado en el área decada cultivo.

04 Maquinaria.


Comportamiento: Acumulará todos los costos de operario, mantenimientos,repuestos, combustibles y lubricantes durante el mes. En el cierre de mesdistribuirá todos los valores acumulados entre los cultivos en forma proporcionalal uso de la maquinaria en cada cultivo.

05 Vehículo.


Comportamiento: Durante el cierre del mes distribuirá sus valores acumuladospor pesos de distribución así: 80 % en el centro de costos 02 y 20 % en el centrode costos 01.

06 Invernadero.

Tipo: Centro de costos en desarrollo

Comportamiento: Centro de costos acumulador en proceso de construcción.


07 Área social.

Tipo: Centro de costos estándar

Comportamiento: Centro de costos acumulador. No se distribuyen sus gastosacumulados.

08 Distribuidor por producción de maíz.

Tipo: Centro de costos distribuidor por criterio

Comportamiento: Distribuye los valores imputados de ingresos en formaproporcional a la producción reportada de cada lote. Este será de mucha utilidadpara las operaciones de embodegamiento y ventas de producto terminado.

CCrreeaarr llootteess..

Ejemplo:

11 Lote la curva.

Actividad general (puede tener varias actividades pero en cada cultivo del lote).

20 has

Datos técnicos del lote

12 Lote la sombra.

Actividad Naranja

10 has

Datos técnicos del lote

CCrreeaarr ccuullttiivvooss ddee llooss llootteess..

Cultivos del lote 11.

0203 Maíz (02= Segundo semestre, 03=2003).

Actividad Maíz

5 has

Datos técnicos

Fecha de inicio del cultivo = 01/07/03

Fecha de siembra del cultivo = 15/07/03

Grupo del cultivo (Agrupación interna que se puede dar a los cultivos = Granos).Clasificador (Clasificación interna que se puede dar a los cultivos = Amarillo).

0103 Maíz (01= Primer semestre, 03=2003).

Actividad Maíz

10 has

Datos técnicos




Grupo del cultivo (Agrupación interna que se puede dar a los cultivos = Granos).

Clasificador (Clasificación interna que se puede dar a los cultivos = cultivo en compañía).

Cultivos del lote 12.

01 Naranja

Actividad Naranja

5 has

Datos técnicos



Grupo del cultivo (Agrupación interna que se puede dar a los cultivos = Cítricos).

Clasificador (Clasificación interna que se puede dar a los cultivos = Amarillo).

Con los anteriores pasos el usuario ya ha estructurado la empresa en función de los objetivosde control y manejo de costos que se persiguen.

CCaarrgguuee ddee ssaallddooss aa cceennttrrooss ddee ccoossttooss ddee ttiippoo ccuullttiivvooaaggrrííccoollaa..

El centro de costos de tipo cultivo se comporta como un centro de costos dinámico, que iniciasu fase de desarrollo y luego pasa a la fase de explotación cuando empieza la etapa deproducción.

En cultivos transitorios o cultivos perennes de un solo ciclo, cuando termina la fase deexplotación, el cultivo es erradicado o finalizado.


En cultivos perennes de varios ciclos, cuando termina esa fase de explotación, el cultivo eszoqueado (o cortado) para que empiece un nuevo ciclo vegetativo, iniciando una nueva fase dedesarrollo y así hasta su erradicación.

Se dan dos casos para el cargue:

Que el cultivo esté en etapa de desarrollo. Que el cultivo esté en etapa de producción.

CCaarrgguuee ddee ssaallddooss ppaarraa ccuullttiivvoo eenn eettaappaa ddee ddeessaarrrroolllloo..Todos los cultivos que se encuentren en etapa de desarrollo se deben cargar en el sistemasiguiendo el procedimiento que se describe a continuación:

Todos los valores acumulados de la etapa de desarrollo de años anteriores, se deben cargardirectamente a la cuenta de cultivos en desarrollo del activo3, indicando el cultivo en la casillade centros de costos.

PPrreeppaarraacciióónn ddee llaa iinnffoorrmmaacciióónn..

Todos los gastos realizados al cultivo durante la presente vigencia, hasta la fecha de cargue sedeben cargar a las cuentas de costos de producción, indicando el cultivo en la casilla de centrode costos.

Centro de costos ¿Endesarrollo?

Cuenta Saldo

GGaassttooss ddee ddeessaarrrroolllloo hhaassttaa 3311//1122//22000022..

Los gastos acumulados de desarrollo del cultivo deben ser imputados directamente a lacuenta de ‘Cultivos en desarrollo’, según se le haya asignado en el asistente para lacreación del cultivo.

101:1 Cultivo de Cacao Si 1428*: Cultivos en desarrollo

(*) La cuenta a la que se impute elvalor de cargue inicial para cadacultivo debe ser la misma cuentade desarrollo que se le asignó alcultivo durante su creación (1428o 1425 por ejemplo).

2’000,000

GGaassttooss ddeessddee 11 ddee EEnneerroo hhaassttaa MMaarrzzoo 3311 ddee 22000033..

Los gastos imputados al cultivo en el año en curso se deben imputar directamente a lascuentas de costos de producción y al cultivo específico.

101:1 Cultivo de Cacao Si 710101: Insumos 2’400,000

3 La cuenta de cultivo en desarrollo para cada cultivo es definida en el asistente de creación delcultivo.


101:1 Cultivo de Cacao Si 720101: Mano de obra 3’900,000

AAddiicciióónn ddee llaa ooppeerraacciióónn ddee ““CCaarrgguuee iinniicciiaall ddee ccuueennttaass””..Para ello se ejecutan los pasos de adición de una operación de “Cargue inicial de cuentas”, contipo de documento = 99 y se registran los movimientos:

Recuerde que ésta debe ser la cuenta en elactivo que se estableció para cultivo endesarrollo (Ver creación del cultivo: Paso5”Cuenta cultivo en desarrollo.”)

En el comprobante de cargue inicial anterior, se puede registrar la información de todos loscultivos en etapa de desarrollo.

CCaarrgguuee ddee ssaallddooss ddee uunn ccuullttiivvoo eenn eettaappaa ddeeeexxpplloottaacciióónn..

El cargue de saldos de cultivos agrícolas en etapa de explotación se puede realizar de dosmaneras distintas, dependiendo de si se cuenta con información contable anterior (Costodesarrollo, amortizaciones, ajustes al costo de desarrollo, ajustes a las amortizaciones, etc) o desi se está haciendo el cargue por primera vez y no se dispone de dicha información contable.

A continuación se expondrán los dos casos de cargue de cultivos en etapa de explotación:

1. Caso en el que no se dispone de información contable anterior, proveniente de otrosistema contable.

2. Caso en el que se dispone de información contable anterior, proveniente de otrosistema.

CCaassoo 11:: CCaarrgguuee ddee ssaallddooss eessttiimmaaddooss,, ssiinn iinnffoorrmmaacciióónnccoonnttaabbllee ddee rreeffeerreenncciiaa..Como se ha explicado anteriormente, un cultivo perenne se inicia (inician las labores depreparación del terreno), luego se siembra y pasan varios meses o años hasta que inicia suetapa productiva (o de explotación).

Todo el acumulado de costos de la etapa de desarrollo (sea unos meses o varios años como enel caso del cacao y el café), se deben amortizar en los años de duración del ciclo de vidaproductiva de la plantación (Por lo menos del primer ciclo de vida hasta su renovación por zocao corte).


Para indicarle al sistema que el cultivo ha entrado en su etapa productiva, es necesarioactivarlo, mediante una operación de ‘Activación de un cultivo’. Esta operación tomará todo elvalor acumulado durante la etapa de desarrollo y creará un activo de tipo “Cultivo enproducción”cuyo valor amortizable será el costo de desarrollo.

De esta forma el sistema irá amortizando una fracción del valor total del costo de desarrollo delcultivo en cada cierre de mes subsiguiente, durante los meses de vida productiva del cultivo.

Entendiendo esto, se comprenderá fácilmente el siguiente procedimiento para cargar un cultivoen etapa de explotación:

FFaassee 11:: DDeetteerrmmiinnaacciióónn ddeell vvaalloorr ddeell ccuullttiivvoo qquuee ffaallttaa ppoorr aammoorrttiizzaarr..

Lo más probable es que a la fecha del cargue inicial de saldos muchos cultivos se encuentrenya activados y teóricamente amortizados. Lo que se trata de averiguar es el valor que falta poramortizar.

Aunque este dato se puede hacer por peritazgo, se sugiere utilizar una metodología como laque sigue:

1. Se debe determinar la fecha de inicio período productivo, llamada la fecha de activación(F.Activación).

2. Luego determine los meses de vida productiva del cultivo, desde esa fecha de activaciónhasta la fecha de erradicación o zoca o corte (NroMesesVidaProd). Este dato esestimado.

3. Luego determine los meses que ya han pasado desde la fecha de activación (fecha enque inició el período de explotación de la plantación) hasta la fecha del cargue desaldos, es decir, los meses que lleva produciendo el cultivo (NroMesesProduciendo).

4. Luego determine el costo total de desarrollo del cultivo (CostoDesarrollo).

Si no se dispone del costo total de desarrollo del cultivo, averígüese los costos estándarde desarrollo por árbol, o por mata, o por Ha. o el dato que aplique al cultivo que se leestá haciendo el análisis. Con esto podrá estimar el costo de desarrollo de la plantación.

5. Ahora determine el costo que falta por amortizar con la siguiente fórmula:

Falta por amortizar = CostoDesarrollo*(1 –(NroMesesProduciendo /NroMesesVidaProd))

FFaassee 22:: CCaarrgguuee llooss ddaattooss eenn eell ssiisstteemmaa..

6. Cree el cultivo en desarrollo.

Anote la cuenta de cultivo en desarrollo que asigne en el paso ‘Cuenta cultivo endesarrollo’.

7. Inserte una operación de cargue inicial de cuentas y haga un cargue de saldos delcultivo con el valor que falta por amortizar, asignándolo a la cuenta de “cultivos endesarrollo”en el activo (la misma que se le asignó al cultivo en su creación).

8. Procese la operación.9. Active el cultivo y colóquele en vida útil el número de meses que faltan por amortizar

(NroMesesVidaProd-NroMesesProduciendo). La activación se hace insertando unaoperación de activación de cultivos y colocándole el tipo de documento soporte en ’99-Cargue inicial de saldos’.


El siguiente ejemplo explica con claridad el cargue de un cultivo de cacao en etapa deproducción.

Paso 1: La fecha de inicio del período productivo fue en Febrero 28 de 2001.

F.Activación = 28/02/2001

Paso 2: Meses de vida productiva del cacao = 240 (20 años).

NroMesesVidaProd=240.

Paso 3: La fecha de cargue de saldos es 31 de Marzo de 2003. La fecha de inicio vidaproductiva es 28 de Febrero de 2001. Entonces número de meses produciendo =25 meses.

NroMesesProduciendo=25.

Paso 4: El costo total de desarrollo del cultivo es de $ 10,000,000.oo

CostoDesarrollo=$10,000,000.oo

Paso 5: Determinación del costo que falta por amortizar:

FaltaPorAmortizar = 10’000,000 * (1 - 25 / 240).

FaltaPorAmortizar = 8’958,333.oo en 215 meses (240 - 25).

Paso 6: Se crea el cultivo en etapa de desarrollo.

Desde el árbol de nodos se selecciona el lote agrícola, se presiona el botónderecho del mouse y se selecciona crear un nuevo cultivo y se sigue el asistente.

Paso 7: Se hace el cargue del saldo que falta por amortizar.

Desde el manejador de operaciones, seleccione adición de la operación decargue inicial de saldos (Tecla Insertar \ Nueva operación \ Cargue inicial \Cargue inicial de cuentas) y registre los valores.

Impute los valores a la cuenta de ‘cultivos en desarrollo’y al centro de costoscorrespondiente al cultivo. Recuerde que esa cuenta es la misma que se leasignó al cultivo durante su creación en el sistema.


Recuerde la “cuenta dedesarrollo”de cada cultivo,en el asistente de creaciónde cada cultivo.

Observe el movimiento para el cargue de los valores que faltan por amortizar de un cultivo.

En este caso sólo se ha cargado un cultivo. Pero si fuesen varios cultivos, se podrían cargar enesta misma operación.

Paso 8: Procese la operación. Recuerde siempre que los valores de las operaciones noentrarán al sistema hasta que estas sean procesadas.

Paso 9: Activación del cultivo.

Desde el manejador de operaciones, se debe adicionar la operación deactivación de un cultivo en desarrollo:

El cultivo se encuentra endesarrollo.Esta acción se utiliza para generaruna nueva operación de activacióndel cultivo. Una vez procesada laoperación el cultivo pasará a etapade explotación.


Ponga el tipo de documento de la operación en “99 - Cargue inicial de saldos”.

Luego presione el botón siguiente para seguir con los diferentes pasos del asistente deactivación del cultivo.

En la casilla de cultivo a activar debe colocar el código del cultivo.

Se debe recordar que al activar un cultivo, el sistema automáticamente creará un activo de tipocultivo en producción por el valor acumulado en la cuenta de desarrollo (en este caso8’958,333) que será amortizado en la vida útil restante del cultivo.

El asistente sugiere un código de activo no utilizado (en este caso está sugiriendo el 1). Y unnombre para el nuevo activo amortizable que se creará.

Luego en el paso 3el asistentemostrará el valordel activo a generary algunos datosopcionales, como elvalor desalvamento, lalocalización y ladescripción delnuevo activo agenerar.

En el paso 4 delasistente sesuministrará lainformación sobreel grupo de activos,la cuenta en elactivo, el centro de


costos al cual se le imputarán las amortizaciones del cultivo, el tipo de amortización (selecciónmensual) y el número de meses a depreciar (coloque la diferencia entreNroMesesVidaProductiva y NroMesesProduciendo).

Finalmente en el paso 5, indique si el cultivo es de producción o no. La mayoría de los cultivosson de producción, pues producen productos que se embodegarán. Hay casos excepcionalescomo el pasto (de pastoreo) que no produce directamente ningún producto como tal.

Para mayor información sobre esta operación ver el documento: “Activación de un cultivo endesarrollo”.

CCaassoo 22:: CCaarrgguuee ddee ssaallddooss bbaassaaddooss eenn iinnffoorrmmaacciióónn ccoonnttaabblleeddee rreeffeerreenncciiaa..En este caso, el cargue de saldos de los cultivos en etapa de explotación deberá hacerse conbase en los saldos arrojados por otro sistema contable, donde se cuenta con información comola que sigue:

Costo de desarrollo. Valor de los ajustes al costo de desarrollo. Valor de las amortizaciones. Valor de los ajustes a las amortizaciones. Número de meses de vida útil. Número de meses ya amortizados.

CCoonn eessttaa iinnffoorrmmaacciióónn,, eess ppoossiibbllee eennttoonncceess pprroocceeddeerr ddee mmaanneerraa ffáácciill yy ddiirreeccttaa aarreeaalliizzaarr eell ccaarrgguuee ddee ssaallddooss..

Para el cargue de saldos de cada cultivo realice los siguientes pasos:

1. Cree todos los cultivos a activar. Inicialmente quedarán en etapa de desarrollo.2. Active cultivo por cultivo mediante la operación de “Activación de un cultivo en desarrollo”.

Colóqueles la fecha de soporte de cada operación igual a la fecha en que realmenteempezó la etapa de explotación del ciclo actual del cultivo.

3. Anote el número del activo que se generará al activar el cultivo.4. Asegúrese que todas las operaciones de “Activación de cultivo en desarrollo”hayan sido

procesadas correctamente.5. Ejecute una operación de “Cargue de saldos actualizados de activos”.

EEll ssiigguuiieennttee eejjeemmpplloo eexxpplliiccaa ccoonn ccllaarriiddaadd eell ccaarrgguuee ddee uunn ccuullttiivvoo ddee ccaaccaaoo eenneettaappaa ddee pprroodduucccciióónn..

Paso 1: Creación de todos los cultivos a activar.

Asegúrese de que cada cultivo se cree con una fecha de inicio de ciclo correspondientea la fecha en la cual inició el ciclo actual del cultivo.

Si es siembra nueva, coloque la fecha de siembra. Si es zoca, o renovación por zoca,coloque la fecha de la zoca.


Desde el manejador de nodos: Se selecciona el lote agrícola, se presiona el botónderecho del mouse y se selecciona crear un nuevo cultivo y se sigue el asistente.

Una vez se hayan creado todos los cultivos aactivar, se procede con el paso 2.

Paso 2: Activación de todos los cultivos mediante la operación de “Activar cultivo endesarrollo”.

La activación de un cultivo es una operación especial que le indica al sistema que elcultivo ha cambiado de su etapa de desarrollo a su etapa de explotación.

Acción que llamala operación deactivación de uncultivo endesarrollo.

Una vez se visualice el asistente de la operación, siga cada uno de sus pasossuministrando la información que se le solicite.

En el paso 1, de identificación de la operación, asegúrese de colocar la fecha de soporteigual a la fecha de soporte en la cual se inició la etapa de explotación del cultivo.

Acción paracrear unnuevo cultivoen el lote.


En la fecha de soporte coloquela fecha en la que empezó laetapa de explotación del cultivo.

Paso 3: Anote el número y el nombre del activo que se generará con la activación.

En el paso 2, de detalle de la activación, tome nota del identificador del activo que segenerará al activar el cultivo.

Debe entenderse que cuando se activa un cultivo, internamente el sistema crea unactivo de tipo “cultivo en producción”, que será amortizado durante la vida útil de laplantación.

Como en este caso la activación es de un cultivo que en realidad nunca se le haimputado nada, se creará un activo con valor a amortizar cero.

Anote el código y el nombre delactivo amortizable que se generarácon la activación del cultivo.

Complete el nombre del activo quese generará para que después lopueda identificar con facilidad.

Complete los pasos del asistente, indicando cada uno de los datos que sean requeridos.

Una vez activados los cultivos, en el árbol de nodos se puede observar lo siguiente:


Observe que los cultivosactivados han cambiado de ícono.

Observe que se han creadoautomáticamente activosamortizables por cada cultivoactivado.

Paso 4: Asegúrese de que todas las operaciones de activación de cultivos hayan sidoprocesadas correctamente.

Abra el manejador de operaciones y revise que todas las operaciones de tipo activaciónde un cultivo estén procesadas.

Paso 5: Ejecute una operación de “Cargue de saldos actualizados de activos”.

Esta operación permite colocarle los saldos iniciales a cualquier activo fijo, inversión,activo diferido o activo amortizable.

Camino para llamar la operación:

[Manejador de operaciones > Botón derecho > Nueva operación > Cargue inicial >Cargue de saldos actualizados de activos].

Coloque la fecha de la operación igual a la fecha del cargue de saldos iniciales.

En el paso 2 de la operación se visualiza una tabla, donde se escriben en la columna“código”el código de cada uno de los activos que se debieron haber creado durante laactivación de cada uno de los activos.

(Básese en la tabla de números de activos tomados del paso 3).


En la columna de nombre de activo aparecerán los nombres de los activos que se hancreado y la columna de “Valor antes”se encontrará en cero.

Se debe entonces proceder a colocarle a cada cultivo sus valores:

Mayor valor compra: Escriba el valor del costo total de desarrollo.

Ajustes por inflación compra: Escriba el valor de los ajustes por inflación al valor delcosto total de desarrollo desde la activación hasta la fecha de cargue de saldos.

Depreciación acumulada: Escriba el valor de la amortización realizada al cultivo desde laactivación hasta la fecha del cargue de saldos.

Ajustes por inflación de la depreciación: Escriba el valor de los ajustes por inflaciónrealizados a la amortización desde que se inició el proceso de amortización.

Valorización: Escriba el valor de las valorizaciones que se le hayan hecho al cultivo ensu etapa de explotación.

Valor total resultante: El valor total resultante será calculado como el valor antes, más elmayor valor más los ajustes al valor de compra, menos las depreciaciones, menos losajustes a las depreciaciones, más las valorizaciones.

Finalmente coloque el valor de la vida útil restante, como la vida útil total, menos losmeses de vida útil ya amortizados del cultivo.

Paso 5: Procese la operación de “Cargue de saldos actualizados de activos”.

Ok, los cultivos en producción han quedado cargados!

Anexo. 13 - 1

AANNEEXXOO

MMééttooddooss aabbrreevviiaaddooss ddeell tteeccllaaddoo ppaarraa eell mmaanneejjoo ddeeAAggrrooWWiinn..

Opciones generales.

Ctrl+R Refrescar todas lasventanas.

Ctrl+G Guardar como Excel (XLS).

Ctrl+F4 Cerrar la ventana activa. Ctrl+C Copiar selección yencabezado.

Ctrl+Alt+F4 Cerrar todas las ventanasabiertas.

Ctrl+Insert Copiar selección solamente.

Alt+F4 Salir del programa. Shift+Insert Pegar ó Ctrl+V.

Ctrl+F1 Abrir los temas de ayuda. Ctrl+I Imprimir...

Shift+Ctrl+F6 Ventana anterior (óAlt+Shift+Tab).

Ctrl+F Ver los filtros (usados paragenerar la consulta, gráfico,etc.).

Ctrl+F6 Ventana siguiente (óAlt+Tab).

F1 Ayuda.

Ctrl+F10 Minimizar la ventana. Atl+Letra Activa el menú según letraej.: Alt+A menú Archivo.

Ctrl+F5 Restaurar la ventana. Tab Permite saltar entre losdiferentes controles.

Opciones para mantenimiento de maestros (Tipo listado).

Ctrl+D Ver el inspector de datos. Ctrl+Fin Ir al principio de un listado.

Ctrl+E Ver el encabezado de laventana activa.

Shift+ Seleccionar varios registros(renglones).

Ctrl+L Permite adicionar o quitarcolumnas de la tabla.

Ctrl+Enter Buscar siguiente. Recuerdeque el sistema busca en lacolumna indicada poramarillo.

Ctrl+A Arrastrar/copias el contenidode la celda encima de laactual.

F2 Permite activar el modoedición de la celdaseleccionada.

Ctrl+Inicio Ir al inicio de un listado.

Opciones en el manejador de operaciones.


Ctrl+N Adicionar una operación deMovimiento contable.

Ctrl+V Visualizar la operaciónseleccionada (Solo lectura).

Ctrl+O Copiar la operaciónseleccionada a otro númerode oper.

Ctrl+Del Elimina las operacionesseleccionadas.

Ctrl+P Procesar las operacionesseleccionadas.

Ctrl+Alt+P Procesa el conjunto deoperaciones. Ver filtros.

Ctrl+U Desprocesar las operacionesseleccionadas.

Ctrl+Alt+U Desprocesar el conjunto deoperaciones - Ver filtros.

Ctrl+M Modificar la operaciónseleccionada.

Llamado de programas y opciones de mantenimiento.

Ctrl+W Cambiar de área de trabajo. Ctrl+M Abrir manejador de nodos.

Shift+Ctrl+W Maestro de área de trabajo. Ctrl+T Abrir manejador deoperaciones.

Ctrl+Alt+C Hacer copia de seguridad. Ctrl+B Abrir mantenimiento copiasde seguridad.

Ctrl+Alt+R Recuperar la última copia deseguridad.

Ctrl+K Abrir mantenimiento al plande cuentas PUC.

Opciones para asistentes de datos.

Alt+A Pasar a la página Anterior. F3 Desplegar lista de selección(Linterna).

Alt+S Pasar a la página Siguiente. F5 Crear nuevo registro (Llave).

Alt+R Es igual a presionar el botónAceptar.

F4 Desplegar lista de selección.

Esc Cancelar los cambios (óCtrl+C).

Opciones básicas para operaciones.

Alt+A Pasar a la página Anterior. F1 Ayuda.

Alt+S Pasar a la página Siguiente. Ctrl+G Grabar los datos de laoperación.

Alt+R Es igual a presionar el botónAceptar.

Ctrl+Y Verificar los datos actualesde la operación.

Opciones para la edición de los listados en las operaciones.

Ctrl+C Copiar el contenido de lasceldas seleccionadas.

Shift+ Seleccionar varias filas(renglones).

Ctrl+V Pegar el contenido delportapapeles en la posiciónactual.

Shift+ Seleccionar variascolumnas.

Ctrl+X Cortar el contenido de las F2 Permite activar el modo

Anexo. 13 - 3

celdas seleccionadas. edición de la celdaseleccionada.

Ctrl+A Arrastrar el contenido de lasceldas encima de la actual.

F3 Desplegar lista de selección(Linterna).

Ctrl+D Duplicar el contenido de lasceldas encima de la actual.

F5 Crear nuevo registro (Llave).

Supr (Del) Borrar el contenido de lasceldas seleccionadas.

Bibliografía. 14 - 1

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64120294-manual-basico-de-agrowin.pdf

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