a lesson learned - admincamp...bedingt dadurch das der notes clients noch bis 2015 im einsatz sein...
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A Lesson Learned
oder
Was man aus einer Domino nach Exchange/SharePoint Migration lernen kann!
Dipl.-Ing. Detlev Pöttgen
midpoints GmbH
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Detlev Pöttgen Solutions Architect & Consultant Gesellschafter |Geschäftsführer
midpoints GmbH http://www.midpoints.de IBM Advanced Business Partner IBM Design Partner for Domino Next IBM Mobile Design Partner Apple Enterprise Developer & MDM Program Samsung Enterprise Alliance Partner Schwerpunkte: • Notes / Domino Consulting • E-Mail Management • Notes / Domino & mobile App Entwicklung • We mobilize Notes (IBM Notes Traveler Planung & Implementierung App Entwicklung & Mobile Device Management) Blog: http://www.netzgoetter.net
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Worum geht es in dieser Session? Warum dieser Vortrag? Gründe für eine Migration Konzept / Aufwände
Umsetzung / Aktueller Status Was kann man hieraus lernen?
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Warum dieser Vortrag?
Sollen (oder besser gesagt müssen) wir
weg gehen von IBM Lotus Notes/Domino ?
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Gründe für eine Migration
Aktuell stellen wir bei unseren Kunden fest, das sich die Gründe einer Migration verschoben haben. Es geht nicht nur um die Ablösung eines Groupware-Systems und den Wechsel zu einem Anderen. Es geht vielmehr um die Gesamt-IT-Strategie, in die sich das Groupware-System einfügen muss.
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Gründe für eine Migration
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Gründe für eine Migration
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Gründe für eine Migration
Die Zwei-Hersteller-Strategie soll durchgängig verfolgt werden. Bietet Microsoft oder SAP eine passende Lösung, ist diese zu bevorzugen und zuerst zu evaluieren. Dies führt dazu das: • SQL-Datenbank: Oracle / IBM DB2 à MS SQL Server • Software-Verteilung: Enteo (Netinstall) à MS System Center • Virtualisierung: VmWare/Citrix à MS Hyper-V • Virenscanner: McAffee / Symantec à MS Forefront/Bitlocker • Open Source: Linux à MS Server
• CRM: Notes basiert à SAP CRM / MS Dynamics
• Mail: IBM Domino/Notes à MS Exchange/Outlook • Teamarbeit: IBM Domino/Quickr à MS SharePoint • Intranet: IBM Domino à MS SharePoint • Workflow: IBM Workflow/LEI à MS SharePoint
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Gründe für eine Migration
Die Zwei-Hersteller-Strategie soll durchgängig verfolgt werden. Bietet Microsoft oder SAP eine passende Lösung, ist diese zu bevorzugen und zuerst zu evaluieren. Ziel: • Besseren & einfacheren Support, da weniger Hersteller • Bessere Integration, reduzierte Komplexität
• Geringere Anzahl Server, • Geringere Anzahl unterschiedlicher Software-Komponenten • Geringere Lizenzkosten • Geringere Betriebskosten
• Gebündeltes tieferes Expertenwissen Inhouse (Skills: bisher Windows, Linux, Solaris à Windows)
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Konzept & Aufwände
Vorgehen: 1. Machbarkeits- & Kostenstudie:
• Inventarisierung der vorhandenen Notes-Umgebung • Reifegrad- / Komplexität-Analyse der Notes Anwendungen • Analyse Mailvolumen & Mailrouting
2. Umsetzungskonzept:
• Mail-Migration • Anwendungsmigration
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Konzept & Aufwände
Ist-Zustand vor der Konzepterstellung im Jahr 2009: Historisch gewachsene dezentrale Notes-Umgebung beginnend mit R4: • Multi-Domänen-Umgebung (Auslandstöchter eigene Domäne) • 50+ Domino Server • 10K++ Notes User • Lotus Traveler mit 1000++ Devices
• Notes Version 7.x • Domino Version 7.x
• Stark angepasste Standard-Templates (Mail & private Adressbuch) • Größe der Mail-DBs > 1 GB (ohne Quota) • Keine interne Mailgrößenbeschränkung • Eigenbetriebenes SMTP-Mail-Gateway mit Spam- & Virenfilter
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Konzept & Aufwände
Ist-Zustand: Vorhandene Notes Anwendungen wurden im Rahmen der Machbarkeitsstudie inventarisiert und klassifiziert: • Stufe 1: Geringe Komplexität oder Standard-Template (Diskussions-DB) • Stufe 2: Mittlere Komplexität • Stufe 3: Hohe Komplexität Insgesamt wurden 3.000 unterschiedliche Anwendungstypen erfasst: • Stufe 1: 70% • Stufe 2: 20% • Stufe 3: 10%
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Konzept & Aufwände
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Konzept & Aufwände
Soll-Zustand Exchange: • Eigener Betrieb (Outsourcing / Cloud war eine Option) • Zentrales MS Exchange Cluster
• Zugriff per Outlook, Webaccess, Android & Windows Phone
• Es werden keine Anpassung vorgenommen! • Die Postfächer werden begrenzt (100 MB Default / 500 MB VIP) • Max. Anhangsgröße 10 MB • SMTP Mail-Gateways mit Spam- & Virenscanning durch externen Anbieter
• Es werden KEINE Mails migriert • Es werden KEINE Kontakt- & Kalendereinträge migriert
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Konzept & Aufwände
Soll-Zustand SharePoint: • Zentrale MS SharePoint Umgebung für Workflows & Teamarbeit &
Intranet • Zu migrierende Notes Datenbanken werden in SharePoint oder SAP
abgebildet.
• Anwendungen der Stufe 1 können mit geringem Aufwand durch Nutzung von Standard-Methoden (Notes Export oder fertiges Migrationstool) migriert werden.
• Anwendungen der Stufe 2 müssen individuell gesichtet und mit überschaubarem Aufwand (max. 5-10 PT pro App) migriert werden.
• Anwendungen der Stufe 3 werden zum Großteil nach SAP überführt und sind nicht Bestandteil des Migrationsprojektes. Die Ablösung dieser Anwendungen stellt getrennte Projekte dar.
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Konzept & Aufwände
Option – Soll Notes/Domino: Im Rahmen der Migrationsstudie wurde eine getrennte Betrachtung durchgeführt, welche Kosteneinsparungen und Optimierung im Notes Umfeld mit Einführung von R8.5 erreichbar sind: • Serverkonsolidierung & -zentralisierung • Domänenkonsolidierung
• Einsatz von Standard-Templates
• Integration von Notes 8.5 Standard / Sametime / Telefonie / SharePoint
• Storage-Kostenoptimierung durch Einsatz von DAOS • Einsatz ID-Vault, Notes Shared Login, Managed Replica
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Umsetzung
Nach Abschluss der vorbereitenden Migrationsphase startete im August 2011 das eigentliche Notes Mail-Migrationsprojekt. Aktuell (Sep. 2013) arbeiten alle Standorte Mail-seitig inzwischen mit Exchange/Outlook. Alle Benutzer sind migriert, was fehlt sind noch einige wenige Mail-In-Datenbanken. Die eigentliche produktive Migration begann erst im Juli 2012 und ging dann relativ schnell. Abschluß Feb. 2013
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Umsetzung
Sharepoint
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Umsetzung
Beispiel: Angepasste Mail-In-Datenbank Ca. 3.000 Notes Mail-In-Datenbanken basierend auf dem gleichen angepassten Mail-Template. Im Konzept war vorgesehen, das die Mail-In-Datenbanken nicht nach Exchange migriert, sondern in SharePoint abgebildet werden sollten. Hierbei sollten die im Notes abgebildeten Funktionen 1:1 auch in SharePoint angeboten werden. In der Konzeptphase war hier ein Aufwand von 10 – 20 externen PT eingeplant worden. Nach längerer Entwicklungsdauer, wurde entschieden die Mail-In-Datenbanken nicht nach SharePoint sondern doch als Exchange Postfächer abzubilden.
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Umsetzung
Wie wird nun migriert? • Es werden im Default K-E-I-N-E Dokumente nach Exchange migriert.
Die User beginnen mit einem leeren Exchange Postfach. Grund hierfür:
• Vermeidung zu erwartender Probleme bei Body-Feld-Konvertierung
• Einsparung von Lizenzkosten für Migrations-Tools
• Für VIPs gibt es Ausnahmen. (Kalendereinträge in die Zukunft > 200)
• Es werden keine Anpassungen vorgenommen. Die User müssen zum Beispiel selbst ihre Signatur hinterlegen.
• Die User bekommen eine Outlook- & SharePoint-Schulung
• Es gibt eine strikte Mailgrößen & Postfachbegrenzung
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Umsetzung
Was passiert mit den Anwendungen? • Bedingt durch die Verzögerungen im SharePoint-Projekt, werden nicht
alle Anwendungen nach Beendigung der Mail-Migration umgestellt sein.
• Aktueller Plan ist das bis Ende 2015 die Benutzer über den Lotus Notes Client oder iNotes noch Zugriff auf Ihre alten Mails haben werden.
• Das bis Ende 2015 noch mit bestimmten Anwendungen per Notes Client gearbeitet wird.
• Das Notes basierte Service & CRM System wird erst 2015 / 2016 durch SAP ablösbar sein.
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Umsetzung
Vorgehen bei der Anwendungsmigration • Basierend auf den Daten der IST-Analyse wurde für alle erfassten
Anwendungen, ein fachlich & inhaltlich Verantwortlicher definiert
• Dieser wird aktiv über die Migration informiert & hat mit zu entscheiden:
• Wird die Anwendung überhaupt noch verwendet oder kann sie einfach gelöscht werden
• Wird die Anwendung nur noch lesend zur Recherche benötigt? Wenn ja, verbleibt die Anwendung im Notes oder kann sie migriert werden?
• Wird die Anwendung noch aktiv verwendet, ist mit dem Verantwortlichen zu entscheiden, ob & wie diese migriert wird.
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Umsetzung
Zwei Dinge zeigten sich während des Projektes: • Wie wichtig die richtige Wahl des externen Migrationspartners ist!
Dieser muß im Idealfall sowohl über tiefes Exchange / SharePoint als auch über Domino Knowhow verfügen. Wichtig ist auch das die Projektbeteiligten praktische Migrationserfahrung mitbringen.
• SharePoint ist kein Selbstläufer und zeigte Grenzen auf.
Um die Altanwendungen migrieren zu können, müßen die Altanwendungen hinsichtlich Funktionsweise als auch dem Berechtigungskonzept analysiert und entschieden werden, wie diese am besten unter SharePoint abgebildet werden können. Hierzu werden Domino als auch SharePoint Kenntnisse benötigt & es ist eine intensive Zusammenarbeit des externen Partners & der internen Fachabteilungen notwendig.
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Umsetzung
Bedingt dadurch das der Notes Clients noch bis 2015 im Einsatz sein werden, wurde 2011 weltweit auf 8.5.2 aktualisiert. DAOS, ID-Vault, Notes Shared Login, Traveler wurden eingeführt bzw. ausgebaut. Das geschnürte Upgrade Paket und die erstellten Installationsskripte ermöglichten einen reibungslosen Rollout. Als Ergebnis des 8.5-Updates wurde festgestellt, das das Notes Hotline-Ticket aufkommen um 30% gesunken ist. Eine Analyse der verbleibenden Notes Hotline Tickets zeigt auf, das 50% des Ticketaufkommens durch eigene Anpassungen oder funktionalen Fehlern in selbstentwickelten Anwendungen begründet ist. Ein Konsolidierung der Notes Umgebung wurde nicht mehr durchgeführt.
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Was kann man hieraus lernen?
Das Unmögliche möglich machen!
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Was kann man hieraus lernen?
• Zurückgehen auf Standard-Templates und alte Zöpfe abschneiden.
• Quotas auf Mail-DB- & Anhangsgröße einführen bzw. archivieren
• Zentralisieren & Konsolidieren Denn was im Rahmen einer Migration machbar ist, ist auch im Notes machbar.
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Was kann man hieraus lernen?
• Up-To-Date sein (DAOS, ID-Vault, OoO-Service, Traveler, ...)
• Einsatz von Managed Replicas
• Einsatz eines Client Management Tools
• Fehlern nachgehen & beseitigen
• Automatisieren & Standardisieren
• IBM Connections und Notes 9 (SAML) eine Chance geben
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Was kann man hieraus lernen?
• Up-To-Date sein (DOTS, Java, XPages, Mobile, Web) • Quick Wins à Mobile
• Anwendungen modernisieren
• Altlasten abschneiden
• Notes ist auch keine eierlegende Vollmilchsau (Nicht für alle Anwendungsanforderungen ist Notes/Domino die geeignete Plattform)
• Fehlern nachgehen & beseitigen
• Standard-Client – Plugins und deren Möglichkeiten nutzen • IBM Connections und Notes 9 eine Chance geben
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Was kann man hieraus lernen?
Stay hungry! Stay foolish!
Bleibt hungrig! Bleibt tollkühn!
