1

บทท 1

บทน า

1.1 ชอและสถานทตงของสถานประกอบการ

บรษท มาล สามพราน จ ากด (มหาชน)

26/1 ถนนทางเขาอ าเภอสามพราน ต.ยายชา อ.สามพราน จ.นครปฐม 73110

โทรศพท : (66 34) 324-682-3

โทรสาร : (66 34) 321-619

บรษท มาล เอนเตอรไพรส จ ากด(ส านกงานใหญ)

เลขท 401/1 หม 8 ถนนพหลโยธน ต.คคต อ.ล าลกกา จ.ปทมธาน 12130

โทรศพท : (66 2) 992-5821-32

โทรสาร : (66 2) 992-5818-9

E-mail : msc@malee.co.th

Website : www.malee.co.th

รปท 1.1 บรษท มาล สามพราน

2

รปท 1.2 แผนทบรษท มาล สามพราน

รปท 1.3 โลโกบรษท มาลสามพราน

3

1.2 ประวตสถานประกอบการ

แรกเรมบรษทท าธรกจสงออกผลไมท าใหไดเดนทางไปหลายๆประเทศพบเจอรสชาตความ

อรอยของผลไมจากทวโลกจนวนหนงไดรจกกบเกษตรกรทท าไรผลไมและไดพดคยจนท าใหรวาบางปม

ผลผลตทเยอะเกนความตองการท าใหขายไมทน บางครงกตองทงไปบาง เมอฟงดงนนท าใหเกดความคด

ท าไมไมเกบคณคาของผลไมไวใหยาวนานขนและทกคนสามารถทานผลไมนอกฤดกาลได และนคอ

จดเรมตนของ “มาล”

มาล เหนคณคาของผลไมทกลก ดวยความชนชอบและเขาใจในธรกจของผลไม โดยการทไป

คลกคลทกขนตอนดวยตวเองท าใหรปวาวตถดบมความส าคญอยางมาก ครอบครวมาล เกษตรกรกวา

5,000 ครอบครว และ บรษทมาล สามพรานจ ากด (มหาชน) จงชวยกนดแลและใสใจผลไมทกลก ในทก

ขนตอนอยางพถพถนทสดเพอพรอมดแลผบรโภค ดวยคณคาของผลไมอยางเขาใจ ในทกท ทกเวลา และ

เรายงดแลแบงปนสงดๆใหกบทกคนในชมชนและสงคม

เพราะมาลรดวาผลไมทกลกมหนาทส าคญทจะตองไปดแลสขภาพและความงามของทกคน เรา

อยากใหคนไทยไดทานผลไมและน าผลไมจากทวโลก ททงสด อรอยและเตมไปดวยคณประโยชน

เหมอนเพงเกบจากตน ครอบครวมาลจงชวยกนดแล และใสใจผลไมทกลกอยางดทสด ดวยความมงมน

ทมเทและตงใจตงแตการดแลพนดนและสงแวดลอม การคดสรรผลไมททงสด อรอย ปลอดภย การเกบ

รกษาคณคาอยางพถพถนเพอใหแนใจวาคณประโยชนของผลไมไดไปดแลผบรโภคของเรา อยางดทสด

สดทสดใหมความสขทสดดวยความตงใจทวา “The best we make the best you take”

บรษทมาล เปนบรษททมสวนในการปฏวตวงการผลไมไทยใหกาวไกลไปอกซงเปนนวตกรรม

ใหมในสมยนน บรษทมาลเรมตนธรกจในป พ.ศ. 2507 จากอตสาหกรรมในครอบครวและไดจด

ทะเบยนกอตงบรษท มาลสามพราน จ ากด เมอวนท 2 กมภาพนธ พ.ศ. 2521 ดวยทนจดทะเบยน 10 ลาน

บาท เพอด าเนนธรกจเปนผจ าหนายอาหารกระปอง และผลไมกระปอง ตอมาเมอกจการเตบโตขนจงท า

การขยายก าลงการผลต โดยสรางโรงงานขนบนพนท 30 ไร ทอ าเภอสามพราน จงหวดนครปฐม ในป

พ.ศ.2524

หลงจากด าเนนธรกจจนบรษทมาลมความมนคงและมความนาเชอถอในระดบสงบรษทมาลจง

น าหนเขาจดทะเบยนในตลาดหลกทรพยแหงประเทศไทย เมอวนท 13 มนาคม พ.ศ. 2535 ตอมาเมอ

เดอนเมษายน พ.ศ. 2538 มการเปลยนแปลงกลมผถอหน โดยบรษทเอบโก โฮลดงส จ ากด (มหาชน) ได

4

เขาซอหนจากผถอหนเดมจ านวน 10,000,000 หน คดเปนรอยละ 40 ของทนจดทะเบยน 250 ลานบาท

บรษทมาลจงไดเปลยนชอเปน บรษทมาล สามพรานจ ากด (มหาชน) เมอวนท 15 พฤษภาคม พ.ศ.2541

เพอรองรบธรกจทขยายตวอยางตอเนอง จากเดมทนจดทะเบยนจ านวน 500 ลานบาท เปน 999.99ลาน

บาท เปนทนจดทะเบยน 700 ลานบาท และไดสรางโรงงานแหงทสองตงอยทอ าเภอบานแพง จงหวด

นครพนม เพอผลตและสงออกขาวโพดหวานบรรจกระปอง ในป พ .ศ. 2543

ปจจบน บรษทมาลสามพราน จ ากด (มหาชน) เปนบรษทชนน าในกลมผผลตอาหารและ

เครองดม โดยมสนคาหลกคอ ผลไมกระปอง น าผลไมและเครองดมธญพช ภายใตตรา “มาล” ซงเปนท

เชอถอและรจกอยางกวางขวางทงในประเทศและตางประเทศ อกทงเปนผผลตและจ าหนายผลตภณฑ

สบปะรดบรรจกระปอง,สบปะรดบรรจถงปลอดเชอ,น าสบปะรดเขมขน,ขาวโพดหวานบรรจกระปอง,

ผลไมรวมและผลไมฤดกาลบรรจกระปอง,น าผลไม,น าผกผลไมบรรจกลองยเอชทและพาสเจอรไรส ,

เครองดมบรรจกระปอง และขวด PET ตลอดจนนมสดยเอชทและพาสเจอรไรสภายใตเครองหมาย

การคาตราฟารมโชคชย

บรษทมาล ด าเนนธรกจมากกวา 30 ป จงไดรบความเชอถอไววางใจจากลกคาและผบรโภคและ

ไดเปนสมาชกขององคกรชนน าตางๆ เชน สภาหอการคาแหงประเทศไทย สภาอสาหกรรมแหงประเทศ

ไทย กลมอตสาหกรรมอาหาร สมาคมผผลตอาหารส าเรจรป กรมสงเสรมการสงออกและสภาผขนสง

ทางเรอแหงประเทศไทยรวมถงสามารถควบคมคณภาพใหเปนไปตามมาตรฐานตามเกณฑของ

- ISO 9002 - HACCP - GMP - HALAL - Thailand brand - IFS - Q-MARK

5

รปท 1.4 มาตรฐานบรษท

รางวลแหงเกยรตยศ บรษทมาล สามพราน จ ากด ไดเขารวมโครงการตางๆจนไดรบรางวลมากมายเชน

- โรงงานดเดนดานสงแวดลอมประเภทอตสาหกรรมเครองดมในป 2537,2538 และ2540 - รางวลชนะเลศ Thailand Energy Awards 2008จากกระทรวงพลงงานประเภทโครงการ

พลงงานหมนเวยนทไมเชอมโยงกบระบบสายสงไฟฟา (Off – Grid) ของกรมพฒนาพลงงาน

ทดแทนและอนรกษพลงงาน (พพ.) กระทรวงพลงงาน จากโครงการพฒนาระบบกาซชวภาพ

แบบ UASB (Pond Type) ซงผลตจากกระบวนการน าเสยและเศษพชผลเกษตรวตถดบของ

โรงงาน ชวยประหยดคาพลงงานไฟฟา และคาพลงงานจากน ามนเตา ในปเดยวกนบรษทกยง

ไดรบรางวลรองชนะเลศ Asean Energy Awards 2008

- รางวลยอดเยยมประเภทอาหารจากพช จากกรมโรงงานอตสาหกรรม ในการเขารวมโครงการท

เพมคณคาและพฒนาเทคโนโลยจากการจดการของเสยภายในโรงงานอตสาหกรรมอาหารจาก

พชประจ าป 2554 เมอวนท 10 มกราคม 2555

6

1.3ลกษณะการประกอบการ

บรษท มาล สามพราน จ ากด (มหาชน) มบรษทในเครอ 2 บรษทคอ

บรษท อะกรซอล จ ากด เปนบรษททรบขาวโพดจากเกษตรกร อ าเภอบานแพง จงหวด

นครพนมมาแปรรปเปนผลตผลทางการเกษตรบรรจกระปอง/กลอง

บรษท มาลเอนเตอรไพรส จ ากดเปนบรษททดแลดานการตลาดและการขายของสนคา

ทจ าหนายในประเทศทงหมดโดยมทงการจ าหนายเองและจ าหนายผานตวแทนจ าหนาย

ทวประเทศจากการท าการตลาดอยางมประสทธภาพและการพฒนาสนคาอยางตอเนอง

ของ บรษทมาลเอนเตอรไพรส สงผลใหสนคา “มาล” อยในใจผบรโภคมากกวา 30 ป

เปนทรจกอยางแพรหลายและเปนผน าตลาดผลไมกระปองและน าผลไมมาโดยตลอด

และจ าแนกธรกจหลกออกเปน 2 ธรกจคอ

- ธรกจแปรรปผลไม เชน ผลไมฤดกาลบรรจกระปอง เชน (เงาะ ลนจ ล าไย

สบปะรด มะมวง เปนตน) สบปะรดและผลไมรวมบรรจกระปอง น าสบปะรด

เขมขน ขาวโพดหวานบรรจกระปอง

รปท 1.5 ผลไมบรรจกระปอง

7

- ธรกจเครองดม เชน น าผลไม น าผกผลไม บรรจในกลอง ยเอชทและพาสเจอร

ไรส ชา กาแฟ และเครองดมบรรจในกระปอง กลอง และขวดพลาสตก PET

ภายใตเครองหมายการคา “มาล” และเครองหมายการคาลกคา ตลอดจนเปน

ตวแทนจ าหนายนมสด ยเอชท และพาสเจอรไรส ภายใตเครองหมายการคา

“ฟารมโชคชย”

รปท 1.6 น าผลไมบรรจกลอง

รปท 1.7 น าผลไมบรรจกระปอง

8

1.3.1เปาหมายการด าเนนธรกจ

บรษทฯ ตงวสยทศนไววา “เปนบรษทฯ ในใจ….คคา….และ….ผบรโภค ในธรกจอาหารแปรรป

ระดบสากล”โดยเนนการเตบโตจากสนคาแบรนด“มาล” ทงจากสนคาทมอยในปจจบน และการ

ออกสนคาใหมๆ เพอตอบสนอง ความตองการของลกคาและผบรโภคในทกกลมวย

1.3.2กลมลกคาเปาหมาย

เครอขายซปเปอรสโตร , ซปเปอรมารเกต , รานสะดวกซอ , รานคา , ตวแทนจ าหนาย และ ผน า

เขารายใหญในประเทศตางๆ

9

1.4 รปแบบการบรหารสถานประกอบการ

รปท 1.8 รปแบบการบรหารสถานประกอบการ

10

1.5 ต าแหนงงานและลกษณะงานทไดรบมอบหมาย

นางสาวณฐนฌา ทองบญเมอง

รหสนกศกษา : 5204500105

ต าแหนงงาน : Quality Assurance

ปฏบตงานแผนก: Plant Operation Beverage

รป1.9 ผปฏบตงาน

รายละเอยดเกยวกบงาน

1. แปลเอกสาร

งานแปลเอกสารหนาทหลก คอ การแปลเอกสารตางๆเพอเสนอใหกบลกคาชาวตางชาตทจะมา

จางใหบรษทฯผลตสนคา และแปลเอกสารเกยวกบกฎหมายตางๆจากภาษาองกฤษเปนภาษาไทย

และ ภาษาไทยเปนภาษาองกฤษ ทใชในสวนงานประกนคณภาพ

2. งานเอกสาร

งานดานเอกสารหนาทหลก คอ จดเตรยมเอกสารเพอจดสงขนทะเบยน พมพรายงานการประชม

และพมพเอกสารตางๆของสวนงานประกนคณภาพ

3. รบโทรศพท

งานรบโทรศพทหนาทหลก คอรบโทรศพทด าเนนการโอนสายไปยงจดหมายทตองการ และรบ

ฝากขอความตางๆใหกบพนกงานในส านกงาน

4. รบสง E-mail

งานรบสง E-mail หนาทหลก คอ คอยด E-mail ทสงเขามาในแผนก และสง E-mail ตางๆไปยง

จดหมายปลายทาง

11

1.6 ชอและต าแหนงของพนกงานทปรกษา

คณเมรรนทร ทรพยเจรญ

ต าแหนง : หวหนาแผนกประกนคณภาพอาวโส

แผนก : Plant Operation Beverage

รปท 1.10 ภาพพนกงานทปรกษา

1.7ระยะเวลาทปฏบตงาน

วนท 4 มนาคม 2556 ถง วนท 21 มถนายน 2556

12

บทท 2

รายละเอยดของโครงงาน

2.1 ความเปนมาและความส าคญของปญหา

จากระยะเวลาทผจดท าไดเขามาฝกสหกจศกษาในบรษท มาล สามพราน จ ากด (มหาชน)ใน

ต าแหนงพนกงานประกนคณภาพ Quality Assuranceแผนก Plant Operation Beverageโดยปฏบต

หนาท แปลเอกสาร พมพรายงานการประชม วาระการประชม และเอกสารตางๆ รบโทรศพท รบฝาก

ขอความตางๆ และรบสง E-mail ผจดท าเหนถงปญหาของบรษทคอ บรษทฯมการจดการประชมกน

บอยครงและรบสง E-mail จดหมายตดตอกบลกคาชาวตางชาตเปนประจ าซงพบวาไมมรปแบบ

โครงสราง และการใชภาษาทถกตองเปนเหตท าใหงานลาชา

ดงนนผจดท า เหนถงความส าคญของปญหาดงกลาว ผจดท าจงไดรวบรวมขอมลจาก

แหลงขอมลตางๆรวมถงประสบการณจากการท างาน จงเกดเปนโครงงานเรอง “การสอสารเชงการเขยน

ในทท างาน: บรษทมาล สามพราน จ ากด (มหาชน)” ซงโครงงานดงกลาวไดแบงออกเปน 5 หวขอไดแก

1.การเขยนวาระการประชม 2. การเขยนรายงานการประชม 3. บนทกสน 4. การรบฝากขอความ 5. การ

เขยนอเมล

2.2วตถประสงคของโครงงาน

2.2.1 เพอใหทราบถงรปแบบและการสอสารทถกตอง เชน 1.การเขยนวาระการประชม 2. การ

เขยนรายงานการประชม 3. บนทกสน 4. การรบฝากขอความ 5. การเขยนอเมล

2.2.2 เพอใหทราบถงค าศพท และ รปประโยคภาษาองกฤษทใชในการตดตอสอสาร

2.2.3 เพอใหทราบถงการใชส านวนทกระชบในการบนทกขอความ

2.3 ขอบเขตของโครงงาน

2.3.1 การรวบรวมขอมลและรปแบบทใชในการตดตอสอสาร ไดแก 1.การเขยนวาระการ

ประชม 2. การเขยนรายงานการประชม 3. บนทกสน 4. การรบฝากขอความ 5. การเขยนอเมล

2.3.2 ขอบเขตดานเวลา ผจดท าใชเวลาในการรวบรวมขอมล ตงแตวนท 4 มนาคม 2556 ถงวนท

21 มถนายน 2556

13

2.4 ประโยชนทคาดวาจะไดรบ

2.4.1 เพอใหพนกงานในสถานประกอบการไดทราบถงรปแบบ การเขยนวาระการประชม

การเขยนรายงานการประชม บนทกสน การรบฝากขอความ การเขยนอเมลไดอยางถกตอง เพอ

เพมประสทธภาพในการท างาน

2.4.2 เพอเปนแนวทางใหกบพนกงานหรอผทจะมาฝกปฏบตงานในสถานประกอบการ

2.5 ขนตอนและวธการด าเนนงาน

2.5.1ก าหนดหวขอโครงงาน

2.5.2 ศกษา และ รวบรวมขอมล

2.5.3 วเคราะหขอมล เพอ จดท ารายงาน

2.5.4 น าเสนอรายงานกบพนกงานทปรกษา และอาจารยทปรกษาเพอตรวจสอบและแกไข

2.6 อปกรณและเครองมอทใช

2.6.1 เครองคอมพวเตอร

2.6.2 เครอง Printer

2.6.3 โปรแกรม Microsoft Word

2.6.4 โปรแกรม Microsoft Power Point

2.7 รายละเอยดของโครงงาน

การเขยนวาระการประชม ( Agenda)

การเขยนรายงานการประชม (Minutes)

บนทกสน ( Memos)

การรบฝากขอความ ( Massage)

การเขยนอเมล ( E-mail)

14

2.7.1 การเขยนวาระการประชม (Agenda)

Agenda หมายถง วาระการประชมหรอล าดบรายการของหวขอตางๆ ทจะน าเขาสทประชม การเขยนระเบยบวาระตางๆจะตองเรยนล าดบอยางมเหตผลตอกนเพอใหการประชมเปนไปอยางมระบบและตอเนองกน กลาวคอ การตดสนใจหรอมตของทประชมเกยวกบแตละวาระจะน าไปสการปรกษาหรอตดสนใจหรอลงมตเกยวกบวาระตอไป ดวยเหตนเรองทว ๆ ไปทมกจะตองปรกษากนในทประชมหรอเรองสบเนองกจะน าขนมากอนทกครงสวนเรองเฉพาะอน ๆ กจะจดเปนวาระตอไป เรยงล าดบกอนหลงตามความตอเนองของเรองโดยเลขานการมกเปนผจดเตรยมใหประธาน

โครงสรางระเบยบวาระการประชม

ตารางท2.1 โครงสรางระเบยบวาระการประชม

1.)ระบสถานท วนและเวลาทจะมการประชม Date and place of meting 2.)รายงานการประชมของการประชมคราวทแลวและรบรองรายงานการประชม

Approval, amendment, or correction of minutes of previous meeting

3.)จดหมายซงผเขารวมประชมตองปรกษาหารอกนแลวตอบ

Reading of correspondence

4.)รายงานของคณะกรรมการหรออนกรรมการ Reports of committee or subcommittee 5.)รายงานการปฏบตงานหรอธรกจทยงคงคางหรอไมส าเรจ

Reports or unfinished business from previous meetings

6.)ธรกจหรอหวขอเรองใหมทน าเขาสทประชม New business 7.)เรองทจะแจงใหทราบในทประชม Announcements 8.)เรองอนๆทอาจมผเตรยมน าเขาประชมแตมไดระบไวในวาระ

Matters arising

9.)เรองอนๆซงสมาชกบางคนอาจมขาวตองการแจงใหทประชมทราบหรอเสนอหวขอเพอการประชมในคราวหนา

Any other business หรอ A.O.B

10.)ปดการประชม Adjournment

15

การเขยนวาระการประชมม 2ประเภทไดแก

1. วาระการประชมแบบเปนทางการ คอวาระการประชมแบบเปนทางการตองมลกษณะทเขาใจงายและตรงไปตรงมาอยในรปแบบของจดหมายม 2 ลกษณะคอ 1.1รายละเอยดของวาระการประชมอยขางหนาลายเซน - ใชกระดาษพมพทมตราและชอของหนวยงานทออกจดหมาย

- ใสชอผรบจดหมายชดเจน หากในกรณทมผเขารวมการประชมมากเกนวาทผท า

หนาทเลขานการจะมเวลาพมพชอของผทเขารวมประชมทกคน เลขานการหรอ

ผท าจดหมายกอาจใช “To all members” ซงหมายถงสมาชกทกคนทเขารวม

ประชม

- สถานท วนท และเวลาทจะประชมจะเขยนไวตอนตนเพอจะไดสงเกตเหนไดชด

- การล าดบวาระการประชม เปนการเรยงล าดบอยางมเหตผล

ตวอยาง วาระการประชมแบบจดหมายวาระการประชมอยขางหนาลายเซน

COUNTRYSIDE GOLF CLUB

123 Vipawadee-Rangsit Road

Bangkhen, Bangkok 10900

August 17, 1985

Dear Mr. Buser

A Committee Meeting will be held in the Clubhouse on Saturday Oct. 25, 1985 at 3.00 p.m.

Agenda

1. Minutes of Committee Meeting on August 2, 1985

2. Letter from Mr. Paul Anderson about membership fees

3. Sub-committee reports

4. Membership

5. Plan for 1986 Annual Golf Tournament

6. AOB

Yours sincerely

ชอหนวยงาน

ชอผรบจดหมาย

สถานท วนท เวลา

ล าดบวาระการประชม

SuwimolJamjai

Secretary

ลงชอ

16

1.2 รายละเอยดของวาระการประชมอยขางหลงลายเซน - หนวยงานนประกอบดวยกรรมการหลายชด ซงแตละคณะกมการประชมภายใน

กลมของตนเอง ส าหรบหนงสอฉบบนเปนหนงสอเรยกประชมของคณะกรรมการ

ชดทท าหนาทเกยวกบดานการจดการศกษาและฝกอบรมแกสมาชกและ

ผรบบรการ คณะกรรมการชดนเรยกวา “Education and Training Committee”

บนหวกระดาษใตชอหนวยงานจงไดพมพระบชอของคณะกรรมการของ

หนวยงานใหเหนชด ผรบกจะทราบไดทนทวาเปนการประชมของคณะกรรมการ

ชดใด

- หนงสอฉบบนมไดระบชอผรบโดยเฉพาะ หากแตเปนหนงสอทสงถงสมาชกของ

คณะกรรมการทกคน เมอใช “To all members”ผรบกทราบไดทนทวาผทเขา

ประชมคอสมาชกทงหมดของคณะกรรมการชดน เปนการชวยใหผรบเตรยมตวได

ดกวาเมอไดทราบวาใครจะเขารวมประชมบาง

- หนงสอฉบบนเปนการนดประชม ชแจงรายละเอยดเกยวกบวน เวลา และสถานท

ของการประชม จะสงเกตไดวาตางจากฟอรมในตวอยางท 1 ตรงทไมมค าลงทาย

“Yours sincerely”และรายละเอยดของวาระการประชมอยหลงลายเซนของ

เลขานการ

- ในตอนทายของขอความ มค า “ENC” ซงยอมาจาก “enclosed”ซงหมายความวาม

สงแนบมาดวย ในกรณนไดแนบหนงสอใหกรอกเปนการตอบวาสามารถมารวม

ประชมดวยไดหรอไม

17

ตวอยาง วาระการประชมแบบจดหมายวาระการประชมอยขางหลงลายเซน

UNIVERSITY WOMEN’S ASSOCIATION

Education and Training Committee

Oct. 10, 1985

To all members:

The Annual General meeting of the Education and Training Committee will be held on

Monday Oct. 27, 1985 at 9,30 a.m. in the Crystal Hall, Bangkok Hotel. Please let me know on

the enclosed reply card whether you are able to attend.

SuneesaPanee

(Secretary)

ENC.

Agenda

1. Minutes of the meeting held on August 15, 1985

2. Correspondence

3. Chairman’s report

4. Finance

5.Election of office bearers

6. Matters arising

7. Next meeting

8. Any other business

ชอหนวยงาน

ชอผรบจดหมาย สถานท วนท เวลา

ล าดบวาระการประชม

ลงชอ

18

2. วาระการประชมแบบไมเปนทางการ วาระการประชมทเราอาจพบบอยเชนกน คอ ประเภททม

รปแบบไมเปนทางการมากนก กลาวคอ ระบเฉพาะเรองทจะเขารวมประชม อาจบอก

รายละเอยดของแตละเรองดวยเพอชวยใหผทเขารวมไดเตรยมตวกอนเขาประชม สวนเรองใด

ควรจะเสนอรายละเอยดหรอไมมากนอยเพยงใด กขนอยกบความเหมาะสม ความจ าเปนของ

เรอง ขนอยกบวจารณญาณของประธานทประชมและเลขาฯ ของทประชม โดยยดหลกวา

ขอความเหลานจะตองกะทดรดและไดใจความ

ตวอยาง วาระการประชมแบบไมเปนทางการ

FINANCE CLUB OF AMERICA. Meeting of the Board of Governors:

Tuesday, August 9, 1985 Agenda

1. Applications for membership. 2. Matter of extending invitation to nonresident membership to Army and Navy officers stationed in the New York district and assigned to financial and accounting duties. 3. Matter of renting space in the Club to manufacturers of business machines and office equipment, affording an opportunity to them to demonstrate their products with privilege of using the main dining room between 3 and 5 p.m. to conduct classes for accountants and other. 4. Report of the House Committee. 5. Report of Mr. Harry L. Morris with reference to Field Day. Mr. Morris, Chairman of the Membership committee, believes that the Field Day will be valuable in promoting the membership Campaign which he has in mind. He has discussed the matter with Mr. Horne, Chairman of the Entertainment Committee, and Messrs. Morris and Horne will be prepared to submit concrete suggestions.

Secretary

19

2.7.2 การเขยนรายงานการประชม (Minutes)

Minutes คอ การเขยนรายงานการประชม การบนทกขอความตางๆ จากทประชมและน ามาสรป

เพอเสนอตอสมาชกผเขารวมประชมในคราวตอไป ผท าหนงสอรายงานการประชมน คอ เลขานการของ

ทประชม ในการประชมครงตอไปจะมการรบรองวาขอความดงกลาวถกตองตามทไดตกลงกนในท

ประชมหรอไม หากทประชมเหนควรใหแกไขขอความตอนใดตอนหนง ผทท าหนาทเลขาฯ กจะน าไป

ปรบปรงใหเหมาะสมแลวจงเสนอตอประธานทประชมเพอเซนชอรบรองภายหลงหากรายงานการ

ประชมถกตองทกประการและไดรบการเหนชอบของทประชม ประธานของทประชมกสามารถเซนชอ

รบรองไดทนทหลงการพจารณาของทประชมดวย

สวนส าคญทจะตองระบในรายงานการประชมคอ

1. ชอของหนวยงานทประชม

2. ประเภทของการประชม เชน ประชมประจ าเดอน ประชมพเศษ ประชมระหวาง

อาหารเทยง เปนตน

3. สถานทและวนเวลาของการประชม

4. ชอของประธานการประชม

5. บนทกหวขอส าคญทงหมดของการประชมและมตของการประชม

โดยทวไป กอนการประชมผทเขารวมประชมจะไดรบระเบยบวาระการประชมลวงหนาท

ประชมตองด าเนนการประชมใหเปนไปตามล าดบระเบยบวาระทระบไวในรายงานการประชมจะตอง

จดล าดบใหสอดคลองกบระเบยบวาระการประชมดวย

20

รายงานการประชม ( Minutes)ม 2 ประเภท คอ

1. รายงานการประชมแบบระบหวขอวาระการประชม

- รายงานการประชมนใชกระดาษทมหวจดหมายของหนวยงานทประชมคอ University

Women’s Associationและเปนการประชมของคณะอนกรรมการชดทท าหนาทเกยวกบ

การศกษา และฝกอบรม ซงเรยกวาEducational and Training Committee

- รายงานนแจงใหทราบวาเปนรายงานของการประชมทวไปประจ าปหรอ Minutes of the

Annual General Meetingและแจงใหทราบวนเวลาและสถานททประชมคอ held on

Monday Oct. 27, 1985 at 9.30 A.M. in the Crystal Hall, Bangkok Hotel

- รายงานนแจงรายชอผเขารวมประชมโดยใชค าวา “Present”ซงในทนหมายถง ผน าเขารวม

การประชมในวนน และแจงรายชอพรอมกบต าแหนงในคณะกรรมการชดนหรอหากไมได

เปนกรรมการกแจงใหทราบถงหนวยงานทท าอย เชน

Chairman = ประธานคณะกรรมการ

Assistant Chairman = ผชวยประธาน

Training Officer = กรรมการฝายฝกอบรม

Fund Raising Officer = กรรมการฝายจดหาทน

Ministry of Education = จากกระทรวงศกษา (อาจเปนตวแทนจาก

กระทรวงฯ)

Department of Labour = จากกรมแรงงาน

Secretary = เลขานการทประชม

21

ตวอยาง รายงานการประชมแบบระบหวขอวาระการประชม

UNIVERSITY WOMEN’S ASSOCIATION

Education and Training Committee

81 Phahonyothin 63

Bangkok 10900

Minutes of the Annual General Meeting held on Monday Oct. 27, 1985 at 9.30 A.M. in the

Crystal Hall, Bangkok Hotel.

Present:

SomjitSangseeChairman

DoungchanTemdoungAssistant Chairman

PaneeSeesan Training Officer

TawanaYamyan Fund Raising Officer

SangsomRumpai Evaluation Officer

LawanYindee Ministry of Education

SirisookSookmark Department of Labour

SuneesaPanee Secretary

1. MINUTES

The minutes of the meeting held on August 8, 1985 had been circulated; they were taken as read and signed

as correct.

2. CORRESPONDENCE

(a) Apologies for absence were received from five committee members.

(b) A request from the three provinces for special training in handicraft for women in small villages. This

matter will be considered in a future meeting.

หวจดหมายของหนวยงาน

วน เวลา สถานท

รายชอผเขารวมประชม

หวขอวาระการประชม

22

3. CHAIRMAN’S REPORT

The Chairman reported as follows:

The Committee met three times the year. Principal matters concerned service and liaison with the Education

Authority. Both the Chairman and Secretary served on the Joint Committee to establish closer contact

between schools and the Association In June the Committee had assisted with the Careers Week Exhibition,

during which a panel from the Committee held advicesessions on careers for urban women.

4. FINANCE

The Secretary reported on the financial statement as of August 31, 1985 in respect to the fund held for the

payment of office supplies and entertainment. The capital sum now stood at 15,700 baht. The report was

accepted.

5. ELECTION OF OFFICE BEARERS

The Chairman reported that she had served her term of office and that the Assistant Chairman,

DoungchanTemdoung, was unable to accept the Chairmanship of the Committee because of illness. It was

agreed to invite WipaRatree, Youth Employment Service,to accept the Chairmanship of the Committee.

6. MATTERS ARISING

There were no matters arising.

7. NEXT MEETING

This was left to the Chairman and the Secretary to arrange.

8. ANY OTHER BUSINE

There was none.

Meeting terminated at 11.30 A.M.

Chairman

Oct 27,1985

เวลาเลกประชม

23

2 รายงานการประชมแบบไมระบหวขอวาระการประชม

รายงานการประชมนมไดระบหวขอวาระของการประชมของทกๆวาระทงนเพราะหลายๆวาระ

ไมส าคญมากส าหรบการประชมครงน หากใสทกๆ หวขอวาระจ าท าใหมหวขอเรองมากเกนไป

และไมนาอาน แตละวาระการประชมจงแยกใหเหนโดยชดโดยการใชยอหนา สวนวาระทส าคญ

ทควรไดรบความสนใจเปนพเศษกจะมหวขอเรองใหเหนเดนชดรายละเอยดทใหไวไมมากเกน

ความจ าเปนและไมนอยเกนไปจนผทมไดเขาประชมจะไมเขาใจความเปนไปในทประชม และ

มตของทประชม ส าหรบการทจะเขยนรายงานใหกะทดรดและไดใจความนนขนอยกบความ

ช านาญในการเขยนของผรายงานเอง

ตวอยาง รายงานการประชมแบบไมระบหวขอวาระการประชม

FINANCE CLUB OF AMERICA, INC.

Minutes of the Regular Meeting

Of the Board of Governors Held on May 25,1985

The Board of Governors of the Finance Club of America, Inc. met in regular meeting in the

club rooms in the Hotel Stafford, Lexington Avenue and 49th Street, New York, N.Y. at 6.30

P.M. on May 25, 1985.

The meeting was called to order and presided over by the President, Mr. James R. Trotter.

The Secretary, Mr. Donald T. Wade, recorded the proceedings of the meeting.

Present, in addition to Messrs. Trotter and Wade, were Messrs. Harry L. Morris, Charles

Towle, Cecil S. Everett, James Horne, William C. Behan, and Percy D Kingsley.

Colonel Henry A. Durand was unable to be present at the meeting of the Board but attended

the technical meeting later in the evening.

24

The Secretary announced that minutes of the meeting held on April 25, 1985, had been mailed

to each member of the Board. Upon motion duly made, seconded, and carried, the minutes

were approved.

The Admissions Committee submitted the following names and announced that these

gentlemen were eligible for membership in the Club. Upon motion duly made, seconded, and

carried, they were declared duly elected members of the Club.

Singer, John; Morgan Guarantee Trust Company

Proposed by Mr. Hugh J. Frank and seconded by

Mr. Sargent Fellows

Travers, Murray; Commercial Credit Corporation

Proposed by Mr. James E. Brown and seconded by Mr. Otto Swenson

The Secretary announced with regret the death on May 15, 1985 of Mr. William Samuel

Storer, who had been a member of the Club since December 30, 1965. Upon motion duly

made, seconded, and carried, the Board expressed its regret and the Secretary was instructed to

Mr. Storer family accordingly.

The report of the Treasurer, Mr. Harry L. Morris, was read and upon motion duly made,

seconded, and carried, the report was ordered received and filed.

The Treasurer stated that he had been requested by the Merchants’ Hospital to subscribe, on

behalf of the Club, to an advertisement in the hospital’s annual Souvenir Journal. After some

discussion, it was decided that such a subscription should be made in the sum of $100.

Entertainment Committee

The possibility of a Club golf tournament in the vicinity of New York in June was discussed

Mr. James Horne, Chairman of the Entertainment Committee, stated that in his opinion it

would be impossible to secure a large enough attendance, and upon his recommendation the

matter was dropped until the fall.

25

2.7.3 การจดบนทกสน(Memos)

Memosโดยทวไปแลวการตดตอซอขายทางธรกจระหวางบรษทมกจะมการเขยนจดหมายยนยนเปนลายลกษณอกษรแตถาหากมการตดตอสอสารภายในองคกรบรษทหรอระหวางส านกงานใหญกบ ส านกงานยอยนยมใชบนทกสน (Memos) ซงทงจดหมายและบนทกสนมลกษณะคลายคลงกน

หนาทของบนทกสน

- ชวยควบคมความรบผดชอบของผไดรบมอบหมายใหปฏบตงานอยางใดอยางหนงเนองจากมใบบนทกขอความใหปฏบตงานเปนหลกฐาน

- ชวยใหมการตดตอสอสารไดหลายคนในเวลาเดยวกนเนองจากสามารถตดประกาศบนทกขอความทบอรดประชาสมพนธขององคกรไดนอกเหนอจากการสงบนทกขอความไปยงบคคลโดยตรง

- ชวยในการตดตอสอสารกบบคคลทมบคลกเขากบผอนไดยากเชนใจรอนฉนเฉยวหรอชางซกถามเปนตน

- ชวยในการตดตอสอสารกบบคคลทมธระตลอดเวลาและยากทจะพบได - ชวยใหบคลากรในองคกรมความทนสมยทนตอเหตการณปจจบนในกรณทมเหตการณ

ส าคญหรอสงแปลกใหมทเกยวของกบองคกรตนเองเกดขน

บนทกสนประกอบดวย 2 สวนหลกไดแก 1. The Heading หมายถงสวนหวของบนทกสนซงตามปกตแลวสวนนมกใชวธพมพและ

อาจมตราขององคกรดวยกไดสวนนประกอบดวย Name of organization หมายถงชอองคกรหรอแผนกซงสวนนอาจไมมกได Date ไมนยมใชตวยอหรอตวเลขแทนวนและเดอนตวอยางการเขยนวนเดอนป

เชน January 10, 2003 หรอ 10 January 2003

TO line or Address line หมายถงชอผรบดงตวอยาง TO :SirijitDeepaen หรอ TO : SirijitDeepaen, Accountant หรอ TO : Mrs. SirijitDeepaen, Accountant

26

FROM lines or Sender line หมายถงชอผเขยนบนทกไมนยมใช Mr., Mrs., หรอMs. หนาชอดงตวอยาง

FROM :WanlopDechakanit

หรอ FROM : WanlopDechakanit, Director

SUBJECT line หมายถงขอความสนๆบอกถงบนทกขอความนเกยวกบเรองอะไร subject line เปนประโยคไมสมบรณเชน

SUBJECT : Visiting Rangsit University

ตวอยางท 1ระบชอหนวยงาน

HARARE INTERNATIONAL CORPORATION

Interoffice Memorandum

TO: FROM: SUBJECT: DATE:

ตวอยางท 2 ไมระบชอหนวยงาน

MEMO ……(Date) …..

TO : FROM :

SUBJECT :

27

2. The Message or the Body หมายถงเนอเรองทตองการตดตอโดยมใจความส าคญ (mainidea) อยในยอหนาแรกแลวตามดวยขอความสนบสนนในกรณทบนทกขอความมความยาวมากกวา 1 หนาใหระบหมายเลขหนาทชอนามสกลผรบและวนเดอนปดานบนของบนทกขอความในหนาถดไปดวยดงตวอยาง

ตวอยางท 1ระบหมายเลขหนา

-2- Miss ChoosriKehaloonJanuary 10, 2003

ตวอยางท 2ไมระบหมายเลขหนา

Miss ChoosriKehaloon January 10, 2003

Page 2

28

ในกรณทตองสงบนทกขอความไปยงแผนกอนและมผรบมากกวา 1 คนกควรระบชอผรบทงสองหรอสามคนไวในบรรทดเดยวกนไดดงตวอยาง

ตวอยางท 3ระบชอผรบมากกวา 1 คน

MEMO TO: JarassriMoengmoon, Panom

Sumwannapat, PrakitPuuttri FROM: DATE: SUBJECT:

และถามการสงบนทกสนไปยงบคคลหลายคนในขณะเดยวกนกอาจระบไวขางลางบนทกสนดงตวอยางท4 ตวอยางท4ระบชอผรบดานลางขอความ

INTEROFFICE MEMORANDOM TO : ……………………… FROM : …………….. SUBJECT : ………………. DATE : …………….. ………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… …………………………………………………………… TN/af

c.c. SujttraSukhunthamala, Sales/Sakolwan Sanongkhun, Manager/ MalineeKhonkaen, P.R./

ParinyaYawincharn, Coordinator.

29

ตวอยาง การบนทกขอความม 2 ตวอยางไดแก ตวอยาง 1ไมระบชอหนวยงาน

MEMO January 10, 2003

TO: All New Teaching Staff FROM: Vice President for Academic Affairs SUBJECT: January 20, Meeting

Please attend a meeting on January 20, at 9.00 a.m. at Phrachuang Bldg. Room 204. Dr. ApichatTrisaeng will explain about the methods of measurement and evaluation.

ตวอยางท 2ระบชอหนวยงาน

FACULTY OF AGRICULTURAL BUSINESS

INTEROFFICE MEMORANDUM

DATE : April 5, 2003 TO : Asst. Professor PongthepFukul FROM : Dr. ThepPongpanich, Dean SUBJECT : Welcome (Dr. Robert Brown)

Dr. Robert Brown, a visiting lecturer from Washington State University, is arriving tonight on flight TG 615 at 9.30 p.m. Please welcome him at Chiang Mai Airport and take him to the Chiang Mai Orchid Hotel. We have made a reservation for him for 2 weeks.

I would appreciate your taking care of Dr. Robert Brown during his 2weeks stay in Chiang Mai.

-2-

30

2.7.4 การรบฝากขอความ(Message) Message หมายถงค าพดหรอลายลกษณอกษรทบคคลทหนงฝากบคคลทสองไปยงบคคลทสาม

ขอความโดยทวไปมลกษณะสนๆซงหมายถงการใชถอยค าทจ าเปนกระชบรดกมบคคลผรบฝากขอความจะตองมความระมดระวงในการถายทอดขอความและขอความนนตองมขอมลครบถวนตามจดประสงคมความชดเจนและไมมการบดเบอนหรอเสรมแตงขอมลลกษณะของบนทกประกอบดวยวนหรอวนทและเวลาทลงบนทกขอนาสงเกตกคอไมนยมใช salutation และ complimentary close เพราะไมใชการเขยนจดหมาย ขอมลทปรากฏอยในขอความไดแก ชอผฝากขอความ วธการฝากขอความ จดประสงคของผฝากขอความ ชอผรบฝากขอความ

2.7.4.1 การเขยนขอความม 2 ประเภท คอ 1. ถามขอมล (Asking for Information)

ตวอยางท 1 บนทกขอความทไมเปนแบบฟอรม

5 May 3.30 p.m. Miss Tomoko,

A man called David rang to ask if you could meet him in Bangkok next week. He will call back tomorrow at 10 a.m.

Butsabamintra ตวอยางการบนทกขางตนนเปนการเขยนบนทกขอความลงในกระดาษบนทกธรรมดา ทไมไดม

แบบฟอรม

31

ตวอยางท 2บนทกขอความแบบเปนกนเอง

Friday 4.00 p.m. Marsha,

Your friend, Mr. Sawit, rang to ask you about the sight – seeing program tomorrow.

Don’t forget to call him back. Daeng

ตวอยางการเขยนบนทกขอความขางตนนแสดงถงความสนทสนมเปนกนเองระหวาง Marsha

และDaengเนองจากผบนทกลงชอเลนของตนเอง นอกจากนDaengยงใชส านวน Don’t’ forget to call him back แทน It is important that you call him ซงถอวาเปนทางการและสภาพกวา ตวอยางท 3บนทกขอความทางโทรศพททมแบบฟอรม

TELEPHONE MESSAGE TO : Miss Calorine Date : 10 June 2002 From : Mr. Christopher Time : 8.30 a.m. Message : Please inform him about the criteria in choosing job

applicants. Contact : 878903 Message taken by : Pornthip ตวอยางการเขยนบนทกขอความขางตนนเปนการใชแบบฟอรมบนทกขอความทางโทรศพท

(Telephone slip) ซงเปนทนยมใชในบางองคกร

32

2. ขอรอง (Request)

ตวอยาง บนทกขอความขอรอง

5 May 1.30 p.m. Mr. Eric,

Miss Rosemary rang you to pick her up today at the airport flight No. T.G. 141 at 5.30 p.m.

It is essential that you call her back. Pitsawas

จากตวอยางของจดหมายทงสองประเภทนสามารถสงเกตไดวาประโยคแรกเปนประโยค past

tenseดงนนกรยาทแปลวาโทรศพทจงตองอยในรปแบบของ past tense

33

2.7.4.2 ส านวนทใชในการเขยนขอความ ในการเขยนขอความ ตางๆจะตองใชถอยค าทกระชบรดกมและระมดระวงในการถายทอด

ขอความและจะตองมขอความทครบถวนตามจดประสงคมความชดเจนไมบดเบอน เชน

First sentence

1. Miss Claire of Bernard Shaw Company called. 2. Please call Miss Claire back on ………………………..หมายเลขโทรศพท….. 3. A woman called Claire rang to ………………………...จดประสงค………….. 4. Miss Claire / She called to ask for ……………………..จดประสงค………….. 5. She phoned to ask it you could (possibly) ……………..ขอความ…………….. 6. Miss Claire / She would like to ………………………...จดประสงค……….... 7. She rang to tell you that ………………………………...ขอความ…………….

Last sentence 1. Could you (possibly) call him / here/ back. 2. It is important that you call her / him back. 3. It is essential that you phone her / him back. 4. He / She wants you to call her / him back. 5. He / She wonders if you ………………………………….ขอความ……………….. 6. He / She would like you to ……………………………….ขอความ…………….….

34

2.7.5การเขยน E-mail ทใชในธรกจ

E-Mail (Electronic Mail) คอ จดหมายอเลคทรอนกส ทใชรบสงกนโดยผานเครอขาย

คอมพวเตอรบางแหงใชเฉพาะภายใน บางแหงใชเฉพาะภายนอกองคกร (ส าหรบเครอขายคอมพวเตอรท

มขนาดใหญทสดในโลกคอ internet) การใชงานกเหมอนกบเราพมพขอความในโปรแกรม word จากนน

กคลกค าสง เพอสงออกไป โดยจะมชอของผรบ ซงเราเรยกวา Email Address เปนหลกในการรบสง

คงไมมใครปฏเสธวา ปจจบน e-mail ไดเขามามบทบาทในชวตประจ าวนของคนเราอยางยง

โดยเฉพาะในยคโลกาภวฒน ทมการตดตอสอสารขามประเทศกนเปนวาเลน การเขยน e-mail ดวย

ภาษากลางอยางภาษาองกฤษจงเปนสงทหลกเลยงไมไดแตคนไทยสวนใหญมกจะเขยน e-mail ตามความ

เคยชนของแตละคน โดยไมไดสนใจวาตนเองใชภาษาถกตองหรอไมหรอบางกใชวธครพกลกจ า คอเมอ

เหนรปประโยคทสละสลวยจาก e-mail ของเจาของภาษากจดจ ามาประยกตใชกบการเขยน e-mail ของ

เราซงเปนวธทดประโยคทเจาของภาษานยมใชเขยน e-mail เพอใหคณไดจดจ าไปใชในชวตประจ าวน

ภาษาเขยนของคณจะไดสละสลวยมความเปนมออาชพเวลาตดตอสอสารทางธรกจ

รายละเอยดของการเขยน E-mail มดงน

- ชดค าสงในหนาการใชงาน E-mail

- โครงสรางของการเขยน E-mail

- ตวอยางการใช E-mail ในบรษท

35

2.7.5.1 ชดค าสงในหนาการใชงาน E-mail ชดค าสงตางๆทอยในหนา E-mail นน มกจะเปนภาษาองกฤษเราสามารถเขาใจค าสงเหลานได

หากเราเรยนรความหมายและวธใชค าสงตางๆ ค าสง หรอ รายละเอยดเหลาน

ตารางท 2.2 ชดค าสงในหนาการใชงาน E-mail

ค าศพท ค ายอ ความหมาย Electronic mail E-mail จดหมายอเลคทรอนคสทรอนสงกนไปมาในอนเตอรเนต E-mail Address ทอยทางอเมล คลายๆกบทอยทจาบนหนาซองจดหมายทวๆไป

Inbox กลองหรอทส าหรบเกบอเมลทมผสงเขามา Outbox กลองหรอทเกบอเมลทก าลงจะสงออกไปหาผอน

Sent Item กลองทเกบอเมลทเราเคยสงออกไปหาผอนแลว Delete Items กลองหรอทเกบอเมล ทไดท าการลบทงจาก Inbox แตยงเกบ

ส ารองไวอย Drafts กลอง หรอทเกบอเมลส าหรบใชเกบอเมลตาง ๆ ชวคราวซง

อาจจะมหรอไมมกได ComposeหรอNew Mail จะเปนการสงอเมลใหม ไปหาผอน

Subject หวขอของอเมลทเราจะเขยนหรอสงออกไป Address Book รายชอของอเมลตาง ๆ ทเราสามารถเกบไว เพอใหน ามาใชงาน

ไดงายขน Reply Re การสงตอบจดหมายกลบไปยงผสง

Forward Fw สงไปทงตนฉบบ To ทอยของบคคลทรบจดหมาย

Carbon copy Cc ส าหรบใสทอยของบคคลอนทเกยวของหรอสนใจในขอความในจดหมาย

Blind carbon copy Bcc ส าหรบใสทอยของผรบจดหมายคนอนโดยทผรบแตละคนไมสามารถรไดวามใครบางทไดรบจดหมายฉบบน

Send การสงจดหมาย Save now เปนการบนทกเมอเราเขยน E-mail ไมเสรจโดย E-mail นนๆจะ

ไปอยใน Draft

36

รปท 2.1 ชดค าสงE-mail

37

2.7.5.2โครงสรางของการเขยนE-mail การเขยนอเมลไมวาจะส าหรบธรกจ หรอเหตผลทางสงคม โดยทวไปมกเขยนปะปนกนระหวาง

การเขยนอยางเปนทางการ (Formal) ทมกใชจดหมาย และไมเปนทางการ (Informal) e-mail สวนใหญจะเปนการเขยนทอยในรปแบบกลางๆ (Neutral) หรอไมเปนทางการ (Informal) แตทงนตองพจารณาใหเหมาะสมกบผรบดวยวาเปนใคร

เนอหาใน E-mail ทเปนภาษาองกฤษไมจ าเปนตองใชถอยค าทสละสลวย แตสภาพ กระชบ และสามารถท าใหเขาใจงายและรวดเรว โดยมโครงสรางตอไปน

รปท 2.2 โครงสราง E-mail

1.ชอเรอง (Subject)

2. ค าทกทาย (Greeting) 3. เนอหา (Content)

4.สรป (Conclusion)

5.การลงทาย(Closing)

6.การลงชอ (Signature)

38

1. ชอเรอง (Subject) หลกในการเขยนถาเปน Subject ใหม – ตงเปนวลหรอประโยคสนๆเกยวของกบเนอหาทเรา

ตองการสอเชน - Request for ………………………………………………… - Meeting on date …………………………………………… - Seminar on ………………………………………………… - Dinner Talk by Mr. P. Brown - Good to Learn

1.1กรณตอบเรองทเขาเขยนมาให Re: ชอเรองเดมเชน - Re: Welcome at the airport

1.2 กรณมการแนบเอกสาร Attached ใหระบลงในชอเรองเชน - Change of plan plus attached file

1.3 กรณE-mail ฉบบนมการสงตอมา Forward จะมค าวา Fw: ทชอเรอง - Fw:Reservation

2. ค าทกทาย (Greeting) เปนค าทใชทกทายผทตอบรบ E-mail ของเราคลายกบค าวาเรยน ทใชในจดหมาย โดยหลงชอจะตองตามดวยเครองหมาย จลภาค (, Comma) เสมอ และค าทกทายมทง เปนทางการ (Formal) และไมเปนทางการ ขนอยกบความเหมาะสม โดยใช Dear ตามดวยค าน าหนาชอ

Dear Mr. (ส าหรบผชาย) Dear Mrs. (ส าหรบผหญงทแตงงานแลว) Dear Miss. (ส าหรบผหญงทยงไมแตงงาน) Dear Ms. (ส าหรบผหญงทยงไมแตงงาน หรอไมทราบสถานภาพสม รส)และ

ตามดวยชอคนและนามสกลหรอ นามสกล เชน

39

ตารางท 2.3ค าทกทาย Formal Informal ถารจกชอ Dear Mr/Ms/Mrs/Miss Sun, Hi Sun Dear Mr.HalimeBattal, Hello John Dear Ms.PhojaneeKalapak, John Dear Ms. RungnapaYolprasarn, KhunMalee Dear Mrs. Agnes Charlotte Bickart, P’Ming ถาไมรจกชอ Dear Sir or Madam, N’Tong ถาสงถงหลายคนพรอมกน Dear All, Dear John Dear Colleague, ไมสามารถระบชอผรบไดใหใช Dear+ต าแหนง/ชอคณะ/องคกร

To Whom It May Concern, Dear Sales Manager, Dear Customer, Dear member or Metropolis,

หมายเหต:หามใช “Dear + ชอบรษท” เชน “Dear X company

40

3. เนอหา (Content)

ขอความของจดหมายซงเปนสวนทส าคญทสดของจดหมาย เพราะเปนการสอความประสงค

ระหวาง โดยขอความในจดหมายปกตแลวจะแบงเปน 3 สวนไดแก

ความน า ซงเปนการแสดงการแนะน าตวหรอการบอกสาเหตทจะเขยนใน E-mail เชน

ตวอยาง การอางเหตผลททเขยนมา (Reason for Writing)

เนอความ บอกวตถประสงคถงเรองทเขาเขยนมา หรออาจบอกสงทจะแนะสงไปยง

ผรบ การขอขอมล และ การใหขอมล เชน

ตวอยาง การอางถงเรองทเขาเขยนมา

- Please refer to your email regarding +ชอเรอง……………………………… - Regarding หรอConcerning (เกยวกบ) + ชอเรอง ………………………….. - Thank you for your email of………………………………………………... - Re your email ………………………………………………………………. - I apologize for not getting in contact with you before now. -กรณตอบชา - Sorry for late reply – กรณตอบชา

I am writing in connection with…………………………..…..ฉนเขยนมาเกยวกบ I am writing with regard to………………………………...….ฉนเขยนมาเกยวกบ In reply to your e-mail, here are……………………………....เพอตอบ e-mail ของคณ, นคอ Your name was given to me by ………………………………ฉนไดชอของคณมาจาก We would like to point out that…………………………….…เราอยากจะชแจงวา

41

ตวอยาง การแนบเรอง/สงfile (Attachment)

- Please find the attachment. - Please find the attachment herewith.- ความหมายคลาย “ตามเรอง/เอกสารแนบพรอม

น” - I am pleased to attach herewith the annual report for…………………………………. - Please kindly find out attached file of………………………………………………….. - I’ve attached…. ……………………………………………………………………….. - Please find attached report. - Please see attached file. - I’m sending you ……………………. as a pdf file. - Here is the …………………………. you wanted. - See attached.

ตวอยาง การขอขอมล (Asking for information)

- Could you give me some information about ………………………………………… - I would like to know ………………………………………………………………... - I’d be grateful if you could …………………………………………………………. - Could you please send me …………………………………………………………. - Could you please hand/ forward me………………………………………………… - Please send me …………………………………………………………………….. - I’d appreciate your help on this.

42

ตวอยาง การใหขอมล (Giving Information)

- I’m writing to let you know that…………………………. - We are able to confirm that………………………………. - I am delighted to tell you that ……………………………. - We regret to inform you that……………………………… - Unfortunately,

4. สรป (Conclusion) เปนการเขยนขอบคณ หรอ บอกความมงหวงในอนาคต

- I am looking forward to seeing you in the near future. - I will prepare it accordingly.-กรณบอกวาจะเตรยมการตามทเขาขอหรอทสญญากนไว - Thank you for your cooperation. - Thank you for your kind assistance. - Thank you for your help. - Please do not hesitate to contact us again if you require any further information. - Please feel free to contact me. - Talk to you soon.

43

5. การลงทาย (Closing)

เปนการแสดงความนบถอ แกผทไดรบ E-mail โดยหลงการลงทายจะตองตามดวยเครองหมาย จลภาค (, Comma) เสมอ เชน

- Regard, ขอแสดงความนบถอ - Kind regards, ขอแสดงความนบถอ - Best regards, ขอแสดงความนบถอ - With kind regards, ดวยความเคารพอยางสง - Yours sincerely, Sincerely yours, ดวยความจรงใจ - With kind regards, ดวยความเคารพอยางสง - Yours faithfully, ขอแสดงความนบถอ - Best wishes, ดวยความปรารถนาด - Very truly yours, ขอแสดงความนบถอ - With best regards, ดวยความนบถอ

หมายเหต :

ถาขนตนดวย Dear Sir or Madam ตองลงทายดวย Yours faithfully

ถาขนตนดวย Dear Mr/Ms /Mrs/MissSmith ตองลงทายดวย Yours sincerely

ถาขนตนดวย Dear John ตองลงทายดวย Best wishes

44

6. การลงชอ(Signature)

การลงชอทงทมนามสกล และ ไมมนามสกล และตองการใหเขาทราบรายละเอยดเกยวกบตวเราจะใสชอต าแหนงทอยโดยพมพชดดานซายทายการลงชอเชน ตวอยาง การลงชอแบบมนามสกล ตวอยาง การลงชอแบบไมมนามสกล

Sirinee Milindasuta Industrial Technical Officer Level 8 Department of Industrial Promotion Ministry of Industry Rama 6 Road, Rajthevi District Bangkok 10400, Thailand Tel: +66 2….. Fax: +66 2…… email :sirinee@dip.go.th http://www.dip.go.th

45

ตวอยางการใช E-mail ในการตดตอสอสารระหวาง 2 บรษท โดยผจดท าไดยกตวอยางE-mail 4 ตวอยาง - จดหมายยนยนหรอย าเตอนความจ าการสงซอสนคา - จดหมายตอบกลบการยนยนจากผขาย - จดหมายรองเรยนจากลกคา - จดหมายตอบการรองเรยนจากลกคา

ตวอยางท 1 จดหมายยนยนหรอย าเตอนความจ าการสงซอสนคา (Reminding or Confirming letter)

Dear K.Thakkie, Good morning K.Thakkie. How are you? According to our last meeting on 13 May 2010, I would like to remind you one more time about our first delivery as follows 1. Part name: Side door A/C, Quantity ordered is 3,000 pcs and 2. Part name: Bumper A/C, Quantity ordered is 3,000 pcs All these parts name will be delivered to us on 20 May 2010. I would like to confirm with you if this is our same understanding and we are looking forward to hearing from you. Best regards, AbbieGoda Managing Director 11/63 Moo4 T.BanlamungA.BanlamungChonburi Tel : 038 234567 Fax : 038 234567 Email : abbie@kkt.com http://www.kkt.com

46

ตวอยางท 2 จดหมายตอบกลบการยนยนจากผขาย (Confirming letter)

Dear K.Abbie, Good afternoon. How have you been?

According to your email, we have the same understanding about the order. We are preparing this and it will be delivered to you on 20 May 2010 early morning.

We are sure that the goods will be sent to you with good care.

Best regards, Thakkie Devi Plant manager 110 Moo4 T.BanlamungA.BanlamungChonburi Tel : 038 234534 Fax : 038 234534 Email : thakkie@mmmt.com http://www.mmmt.com

47

ตวอยางท 3 จดหมายรองเรยนจากลกคา (Complaint letter)

Dear K.Thakkie, Thank you very much for your deliver. We received them on time but there is just a small problem that we would like to inform you. There are some dirty on the goods and this becomes our extra process to clean before our next process. This is just a small problem but it is not expected to happen here so we would like you to add more process or find some ways to make sure that the products are clean enough before packing and sending out to us. We also want to know your action in report. It would be great if you could finish it very soon. We hope you can seek a good way to solve the problem.

Best regards,

AbbieGoda Managing Director 11/63 Moo4 T.BanlamungA.BanlamungChonburi Tel : 038 234567 Fax : 038 234567 Email : abbie@kkt.com http://www.kkt.com

48

ตวอยางท 4 จดหมายตอบการรองเรยนจากลกคา (Complaint letter)

Dear K.Abbie, Thank you very much for your email. And we would like to say sorry and apologise for our mistake. This should not have happened and should have been rechecked before delivered. Thank you again for your suggestion. We are having a meeting to seek the way to end this problem. We will inform you one more time soon about our action on this. If you don't mind, we can send some of our people to help you sort out and clean the goods. If you are ok with this, we will go to your place today afternoon. I have to say so sorry about this one more time.

Best regards,

Thakkie Devi Plant manager 110 Moo4 T.BanlamungA.BanlamungChonburi Tel : 038 234534 Fax : 038 234534 Email : thakkie@mmmt.com http://www.mmmt.com

49

2.7.5.3 ค ายอทนยมใชใน E-mail ในปจจบนการแขงขนทางธรกจท าใหทกคนตางกตองท าอะไรอยางรวดเรว คนท

ตอบสนองความตองการของลกคาไดกอนมกจะเปนผไดเปรยบทางการคา แตในปจจบนอนเทอรเนต ชวยใหการตดตอสอสารงายและรวดเรวขน เพยงเราสง E-mail ถงกนซงมกจะนยมใชค ายอ เพอความรวดเรว และเปนทเขาใจในระดบสากล

ตารางท 2.5 ค ายอทนยมใชใน E-mail

ASAP As Soon as Possible

AAMOF As a Matter of Fact BBL Be Back Later B4 Before CU See You EZ Easy

2U2 To You Too GF Girl friend BF Boy friend P.S. Post script

LTNS Long Time no See JIC Just in case

Thks&Rgrds Thanks and Regards Ie In other words

at the mo At the moment attn Attention pls Please w/e weekend

50

บทท 3

สรปผลการปฏบตงาน

3.1 สรปผลการปฏบตงาน

จากการทผจดท าไดปฏบตงานในต าแหนง ประกนคณภาพ Quality Assurance แผนก Plant

Operation Beverage ทบรษท มาล สามพราน จ ากด (มหาชน) ตงแตวนท 4 มนาคม พ.ศ.2556 ถง วนท

21 มถนายน 2556 ท าใหผจดท าไดรบความรและความเขาใจในการท างานนบเปนประสบการณทมคายง

เพราะเปนการเรยนรทแตกตางจากการเรยนรในบทเรยน และท าใหผจดท าไดมโอกาสใชความรทผจดท า

ไดเรยนมาเกยวกบการตดตอสอสารดานตางๆ เชน การเขยนวาระการประชม การเขยนรายงานการ

ประชม บนทกสน การรบฝากขอความ และ การรบสง E-mail มาใชกบการท างานจรง

ดงนนผจดท าจงไดจดท า เรอง “การสอสารเชงการเขยนในทท างาน: บรษทมาล สามพราน

จ ากด (มหาชน)” เพอเปนแนวทางใหกบผทปฏบตงาน

3.2 ปญหาทพบในการท าโครงงาน

3.2.1 การรวบรวมขอมล วาระการประชม รายงานการประชม บนทกสน การรบฝากขอความ

และ การรบ สง E-mail มรายละเอยดมากตองใชเวลานาน แตระยะเวลาในการรวบรวมและศกษามจ ากด

3.2.2 ในการรวมรวมและเรยบเรยงขอมลมความยงยาก และ ซบซอนเพราะขอมลทไดตองให

สอดคลองกบรปแบบการตดตอสอสารของสถานประกอบการ

3.3 ขอเสนอแนะ

เนองจากการจดท าโครงงานมเวลาจ ากด เพราะขอมลในการศกษามรายละเอยดมากและการ

เรยบเรยงขอมลเพอน ามาจดท ารปเลมโครงงานตองใชระยะเวลานาน ดงนนเพอใหการจดท าโครงงานให

สมบรณและมประสทธภาพมากทสดจงควรเพมระยะเวลาในการด าเนนงานใหมากกวาน

51

บรรณานกรม

บรษท มาล สามพราน จ ากด (มหาชน) [ออนไลน] เขาถงไดจาก:

http://www.malee.co.th (วนทคนขอมล 15 มนาคม 2556)

การเขยน e-mail [ออนไลน] เขาถงไดจาก:

http://kcenter.dip.go.th/Portals/0/cop01.pdf (วนทคนขอมล 21 มนาคม 2556)

http://www.speakenglish.co.uk/phrases/writing_letters_and_emails?lang=th(วนทคนขอมล 21 มนาคม

2556)

http://www.lang-koff.com/Email_writing.htm(วนทคนขอมล 21 มนาคม 2556)

http://baybayye.blogspot.com/2013/02/e-mail.html(วนทคนขอมล 21 มนาคม 2556)

http://www.khukhan.ac.th/e-mail/learn1.html(วนทคนขอมล 21 มนาคม 2556)

การเขยน Agendaบนทกสน วาระการประชม การรบฝากขอความ บนทกขอความ [ออนไลน] เขาถงได

จาก

http://coursewares.mju.ac.th:81/e-learning46/ba404/elearning/textPDF/unit6.pdf(วนทคนขอมล 21

มนาคม 2556)

52

ภาคผนวก ก

บทความทางวชาการ