รายงานโครงการหมายเลข COE2004-02

เรอง

โปรแกรมระบบควบคมเอกสาร

โดย

นายณฐวตร เจดพงศาธร รหส 443040723-6 นายภาณวฒน คามวลย รหส 443040880-0 นายยทธชย กระเดา รหส 443040898-1

รายงานนเปนรายงาน งานโครงการองนกศกษาชนปท 4 ซงเสนอเปนสวนหนงในหลกสตรวศวกรรมศาสตรบณฑต

ภาควชาวศวกรรมคอมพวเตอร คณะวศวกรรมศาสตร มหาวทยาลยขอนแกน

Project Report No. COE2004-02

Title

Document Control System

By

Mr.Nuttawut Jurdpongsatorn ID. 443040723-6 Mr.Panuwat Khamwan ID. 443040880-0 Mr.Yuthachai Kradao ID. 443040898-1

This is the report of fourth year project assignment submitted in partial Fulfillment of the requirement for the Degree of Bachelor of Engineering

Department of Computer Engineering Faculty of Engineering Khon Kaen University

เรอง

โปรแกรมระบบควบคมเอกสาร

โดย นายณฐวตร เจดพงศาธร รหส 443040723-6 นายภาณวฒน คามวลย รหส 443040880-0 นายยทธชย กระเดา รหส 443040898-1

อาจารยทปรกษาโครงการ

...................................... (อ.กานดา รณนะพงศา)

อาจารยผรวมประเมนโครงการ

1....................................... (อ.บญฤทธ กเกยรตกล)

2.......................................

(อ.วส เชาวพานนท)

ประเมนผล ณ วนท ......../......../........

ก

กตตกรรมประกาศ

ในการทโครงการนจะสาเรจลงไดนน จาเปนตองไดรบความชวยเหลอจากหลายๆสวน ซงมทงให ขอมล ใหคาปรกษา คาแนะนา รวมทงแหลงคนควาเพมเตม จงขอขอบพระคณมา ณ ทน โดยเฉพาะอยางยง - พๆ เจาหนาทของบรษทอดรมาสเตอรเทค จากด ทชวยใหขอมลในเรองของ ระบบควบคมเอกสาร รปแบบของเอกสาร - อาจารย วส เชาวพานนท ทใหคาปรกษาและแนะนาแหลงคนควาเพมเตม - อาจารย บญฤทธ กเกยรตกล ทชวยใหคาแนะนา - เพอนๆ วศวกรรมคอมพวเตอร รน 11 ทชวยใหอธบายการทางานของโปรแกรมบางสวน ทใชในการพฒนา

ข

บทคดยอ

โครงการโปรแกรมระบบควบคมเอกสารนเปนการพฒนาโปรแกรมประเภทเวบแอพลเคชน ทใชในการจดการกบระบบเอกสาร ซงมวตถประสงคหลกคอ เพอนามาชวยจดการกบเอกสารใหเปนระบบมากขน ตวโปรแกรมสามารถจะดเอกสารไดในหลายรปแบบตวอยางเชน อาจจะดเอกสารโดยทเอกสารนนอยในรปแบบ PDF หรอ HTML หรอขอดเฉพาะขอมลบางสวนของเอกสารได นอกจากนยงสามารถทจะทาการสรางเอกสารขนใหมไดรวมทงแกไขเอกสารไดดวย แนวคดในการพฒนาโปรแกรมนขนมาคอตองการทจะกระตนใหบรษทธรกจขนาดเลกทกาลงขยายตวไดมการนาเทคโนยเขามาจดการกบระบบเอกสาร เพอใหงายตอการจดเกบและแกไขในภายหลง อกทงยงชวยใหระบบเอกสารของบรษทมความเปนมาตรฐานขน แผนการดาเนนงานของโครงการนสามารถทจะแสดงเปนขนตอนไดดงน

1. ทาการศกษาระบบการควบคมเอกสารในบรษท 2. ทาการศกษาถงรปแบบของเอกสารทงหมดทบรษทตองการจดเกบและแกไข 3. พฒนาโปรแกรมทสามารถจะจดเกบและแกไขไดเฉพาะตวหนงสอ 4. พฒนาโปรแกรมทสามารถจะจดการกบตารางและรปภาพได 5. พฒนาระบบฐานขอมล 6. ทดลองใชโปรแกรมและหาขอผดพลาดเพอทาการปรบปรงแกไข

ค

สารบญ

กตตกรรมประกาศ ก บทคดยอ ข สารบญ ค สารบญรปภาพ ง สารบญตาราง จ บทท 1 บทนา 1 1.1 ความสาคญและทมาของโครงการ 1 1.2 วตถประสงคของโครงการ 1 1.3 ขอบเขตของโครงการ 1 1.4 แผนการดาเนนงานโครงการ 2 1.5 ผลทคาดวาจะไดรบ 2 บทท 2 ความรพนฐานเกยวกบเอกสาร 3 2.1 ขอมลของกลมผใช (User) 3 2.2 ขอมลของระบบเอกสาร (Document) 4 2.3 ขอมลของระบบควบคมเอกสาร (Document Control System) 7 บทท 3 การพฒนาโปรแกรม 9 3.1 บทบาทการทางานของผใช User 9 3.2 รายละเอยดการทางานของระบบเอกสาร 10 3.3 รายละเอยดการทางานของโปรแกรม 12 บทท 4 ผลการดาเนนงาน 14 4.1 สวนตดตอกบผใช 14 บทท 5 บทสรปและขอเสนอแนะ 21 5.1 สรปผลการดาเนนงาน 21 5.2 ปญหา อปสรรคในการดาเนนงาน และ แนวทางแกไข 21 5.3 ขอเสนอแนะ 22 บรรณานกรม 23

ง

สารบญรปภาพ รปท 2.1 แสดงลาดบชนของเอกสาร 6 รปท 3.1 แสดงการทางาน Create และ New Revision 10 รปท 3.2 แสดงการทางาน Cancel Document 11 รปท 3.3 แสดงแสดงการทางาน Create External Document 12 รปท 4.1 หนา Login 14 รปท 4.2 หนา Main menu 15 รปท 4.3 หนา Document List 15 รปท 4.4 หนา Originating menu 16 รปท 4.5 เมนยอยของ Create menu 17 รปท 4.6 Create New Document 17 รปท 4.7 Open save File 18 รปท 4.8 New Revision Document 19 รปท 4.9 Cancel Document 19 รปท 4.10 Your Folder 20

จ

สารบญตาราง ตารางท 1.1 แสดงแผนการดาเนนงาน 2

1

บทท 1 บทนา

1.1 ความสาคญและทมาของโครงการ เนองจากในปจจบนบรษทตางๆยงไมไดมการนาเอาระบบสารสนเทศมาใชจดการกบระบบเอกสารภายในองคกรอยางเตมท ทาใหเกดปญหาความลาชา เกดการสญหายของเอกสารบางอยาง เมอมขอผดพลาดการสบคนและแกไขทาไดยาก อกทงบรษทสวนใหญมกจะมการตดตอกนดวยระบบเมล ดงนนแนวคดการนาเอาเทคโนโลยสารสนเทศมาใชจดการระบบเอกสารจงเปนวธการทนาจะมประสทธภาพมากทสด เพราะทาใหงายตอการแกไขเอกสาร การสบคน สามารถทจะตรวจสอบความถกตองไดอยางรวดเรว ในกรณทตองมการตรวจสอบเอกสารสามารถทจะคนหาและแกไขโดยไมตองเสยเวลาแกไขทงหมด

นอกจากนหากบรษทใดตองการทจะไดรบมาตรฐาน ISO 9001:2000 จาเปนอยางยงทบรษทนนจะตองมการจดการกบเอกสารอยางมระบบ เพอใหเปนไปตามมาตรฐานของขอกาหนด ISO 9001:2000 ทาใหเปนแนวคดสาคญในการทาโครงการนขนมา

1.2 วตถประสงคของโครงการ

1. เพอพฒนาโปรแกรมทสามารถจดการกบเอกสารในองคกรตางๆ ใหเปนระบบ 2. เพอใหเอกสารภายในบรษทถกแกไขไดงาย ทกคนไดใชขอมลชดเดยวกน และเปนชดทมการ

ปรบปรงขอมลลาสด 3. เพอเพมศกยภาพของระบบงานของ SMEs

1.3 ขอบเขตของโครงการ สามารถพฒนาโปรแกรมประเภท web application ทจะนาไปใชงานจรงในบรษทได โดยทตวโปรแกรมจะตองมความสามารถดงน

• สรางและแกไขเอกสารได • อนมตเอกสารได • เกบขอมลเอกสารลงในฐานขอมลและสามารถเรยกดได

2

1.4 แผนการดาเนนงานโครงการ 1. ทาการศกษาระบบการควบคมเอกสารในบรษท 2. ทาการศกษาถงรปแบบของเอกสารทงหมดทบรษทตองการจดเกบและแกไข 3. พฒนาโปรแกรมทสามารถจะจดเกบและแกไขไดเฉพาะตวหนงสอ 4. พฒนาโปรแกรมทสามารถจะจดการกบตารางและรปภาพได 5. พฒนาระบบฐานขอมล 6. ทดลองใชโปรแกรมและหาขอผดพลาดเพอทาการปรบปรงแกไข

สามารถทจะแสดงเปนแผนการดาเนนงานไดดงตารางท 1.1 ตารางท 1.1 แสดงแผนการดาเนนงาน

แผนการดาเนนงาน กรกฎาคม สงหาคม กนยายน 1.ศกษาคนควา ระบบเอกสาร+tool ทใช 2. ออกแบบระบบ 3.เขยนโปรแกรม Originator Approver DCC Trainer 4.ออกแบบฐานขอมล 5.รวมงานทงหมดเขาดวยกน 6.ทดลองใชงานและแกไข

1.5 ผลทคาดวาจะไดรบ

1. ไดโปรแกรมประเภท Web Application ทสามารถจะจดระบบเอกสารขององคกรไดโดยทองคกรนนไมเสยคาใชจายใดในการไดโปรแกรมไปใช

2. สามารถทจะนา Web Application ทพฒนาเพอนาไปใชงานไดจรงในบรษทตางๆ 3. เปนการพฒนาระบบเอกสารของธรกจ SMEs โดยใชเทคโนโลยเขามาชวย

3

บทท 2 ความรเบองตนเกยวกบเอกสาร

2.1 ขอมลของกลมผใช (User)

ผใชในระบบสามารถแบงออกเปนกลมดงน 2.1.1 General User : กลมผใชทมสทธนอยสด เปนพนกงานระดบลางทวไปในบรษทไดแก

พนกงานทวไปทมตาแหนงตากวา supervisor ยกเวน engineer ทก ตาแหนง

Action : View เอกสาร, Print เอกสาร ได 2.1.2 Originator : กลมผใชทมตาแหนงสงกวา General User ไดแก บคลากรทมตาแหนง

สงกวาหรอเทากบ Supervisor ยกเวน Engineer ทกคนจะสามารถเปน Originator ได

Action : Create, New Revision, Cancel Document โดยมขนตอนการ ทางานตามทออกแบบไวตาม Flow Chart 2.1.3 Reviewer : เปนหวหนาแผนกแตละแผนก (ระดบ Manager) Action : สามารถ View เอกสารได 2.1.4 Approver : ระดบผบรหาร เปนบคคลทถกกาหนดไว โดยปกตแลวตาแหนงตอง

เทากบหรอสงกวา manager ขนไปแตกยงไมสามารถระบตาแหนง แนนอนได เพราะอาจเปนใครกไดทไดรบความไววางใจ

Action : อนมตเอกสาร, View เอกสารได 2.1.5 Trainer : ผทนาเอกสารทไดรบการอนมตแลวไป Train Action : Print เอกสาร 2.1.6 DCC : Document Controller เปนผควบคมระบบเอกสารทงหมด Action : ดแลระบบเอกสารทงหมด, Configuration User ตางๆ ในระบบ, กาหนดสทธการใชงานเอกสารของ Position ตางๆ

4

2.2 ขอมลของระบบเอกสาร (Document) เอกสารในระบบสามารถแบงออกเปนประเภทตางๆ ดงน 2.2.1 Quality Manual หมายถง คมอคณภาพ ซงผทสามารถออกเอกสารประเภทนได กคอ ผบรหารตงแต ระดบผจดการฝายขนไป การกาหนดหมายเลขเอกสาร คอ QM-XXX-YYY QM Quality Manual XXX Document Number YYY Revision Number 2.2.2 Procedure หมายถง ระเบยบการปฏบตงาน ซงผทสามารถออกเอกสารประเภทนได กคอ ผบรหาร ตงแตระดบผจดการฝายขนไป หรอผทไดรบมอบหมายจากผจดการฝายนน

การกาหนดหมายเลขเอกสาร คอ QP-XXX-YYY QM Quality Procedure XXX Document Number YYY Revision Number 2.2.3 Instruction หมายถง วธการทางาน ซงผทสามารถออกเอกสารประเภทนได กคอ Engineer และ Supervisor ขนไป เอกสารประเภท Instruction แบงไดดงน 2.2.3.1. Quality Process Instruction หมายเลขเอกสาร คอ QI-PI-XXX-YYY QI Quality Instruction PI Process Instruction XXX Document Number YYY Revision Number 2.2.3.2. Inspection Instruction หมายเลขเอกสาร คอ QI-II-XXX-YYY QI Quality Instruction II Inspection Instruction XXX Document Number

5

YYY Revision Number 2.2.3.3. Process Control Flow หมายเลขเอกสาร คอ QI-PCF-XXX-YYY QI Quality Instruction PCF Process Control Flow XXX Document Number YYY Revision Number 2.2.3.4. Specification หมายเลขเอกสาร คอ QI-Spec-XXX-YYY QI Quality Instruction Spec Specification XXX Document Number YYY Revision Number 2.2.3.5. Other หมายเลขเอกสาร คอ QI-Other-XXX-YYY QI Quality Instruction Other Other Document XXX Document Number YYY Revision Number 2.2.4 Support document หมายถง เอกสารอนๆ ทเกยวของ ดงน 2.2.4.1. Rule หมายถง เอกสารทอางองมาจาก Instruction โดยยกเนอหาสวนใดสวนหนงมาเพอ ใชตดหนางาน ซงผทสามารถออกแบบเอกสารประเภทนได กคอ Engineer และ Supervisor ขนไป การกาหนดหมายเลขเอกสาร คอ Rule-XXX-YYY Rule Rule XXX Document Number YYY Revision Number 2.2.4.2. External document หมายถง เอกสารจากภายนอก การกาหนดหมายเลขของเอกสาร External document จะตองแบงกลมตามประเภทของเอกสาร กอนจงจะทาการกาหนดหมายเลขเอกสาร ประเภทของเอกสาร (Type of Document) มดงน

6

1. SOO 6. QCF 2. Instruction 7. Specification 3. GIP 8. PM 4. II 9. Drawing 5. Rule 10. Other การกาหนดหมายเลขเอกสาร คอ QI-EXT-XXX(______) QI Quality Instruction EXT External Document XXX Document Number

(____) Document Type ลาดบชนของเอกสาร เปนดงแสดงในรปท 2.1

Manual Procedure

Instruction

Support Document ( Rule , External Document )

รปท 2.1 แสดงลาดบชนของเอกสาร

7

2.3 ขอมลของระบบควบคมเอกสาร (Document Control System) ระบบเอกสารประกอบดวย Operation ตางๆ ดงน 2.3.1. Create: คอการสรางเอกสารใหมทยงแบงลงไปไดอกตามชนดของการสราง - Create Documents : คอการสรางตวเอกสารจะม Form แนบหรอไมกได - Create Forms : เปน Form แนบในเอกสาร - Create Rules : เปนเอกสารทสรางจากการดงบางสวน (บางบรรทด) ออกมาจากตว Document เพอความสะดวกในการใช งานเอกสาร

2.3.2. New Revision: การแกไขเอกสารเดมท effective แลว การแกไขเอกสารเปนการสรางตว ใหมท run เลขเอกสารตวเดมใชชอเอกสารตวเดม แตเปลยนเลข revision และเมอเอกสาร Effective กจะตองถกนาไปใชงานแทนทตวเดมซงถอวา เปนตวเกา การทา New Revision ยงแบงไดเหมอนการสรางคอ

- Document คอ สราง revision ใหมของเอกสารขนมา ซงปรบแกเนอหาของ document จากของเดม และสามารถเปลยนแปลง form ไดดวย - Form คอ การสราง form ตวใหมแทนตวเกาโดยถามการเปลยน revision ของ form ตวใดตวหนงแลว กจะตองเปลยนแปลง Revision ของ Document ดวย - Rule คอ การเปลยนแปลงเนอหาภายในเอกสาร Rule และจากท Rule ไดมา จากบางสวนของ document ดงนนถา New Revision rule ตวนน Effective จะตองทาการออก New Revision ของ Document ตามดวย

2.3.3. Cancel Document: คอ การขอยกเลกเอกสารทไมตองการใชงานแลว (เกาเกนไป, ไมมการ ใชงานอกตอไป) โดยไมมการสราง Revision ใหมแทนตวเดม การทาการ Cancel document นทาไดโดยตองเขยนคารองขอ Cancel Document และรอการอนมต เชนเดยวกบการสรางเอกสารหรอ New Revision 2.3.4. Create External: External Documents คอ เอกสารจากภายนอก (เปนเอกสารจากทาง บรษทอน เชนบรษทของลกคา) ทตองการใหบรษทเราใชงาน การ Create External คอ การลงทะเบยนหมายเลข External Documents แกเอกสารภายนอก โดยจะไมมการ

8

เปลยนแปลงเนอหาของเอกสาร ดงนนจงไมมการอนมต เอกสารภายนอกเขามาจะถกเกบ ลงฐานขอมลใหมโดย DCC เลย 2.3.5. Approve: เปนขนตอนสาหรบ Approver และ Reviewer ในการ View เอกสาร และทาการ อนมตหรอ Reject 2.3.6. Use: คอ การใชเอกสาร สามารถแบงเปน 2 วธ คอ 1.การ View เอกสาร 2. Print เอกสาร 2.3.6.1. การ View ทาไดโดย การ View จากตวโปรแกรม ซงจะแสดงเนอหารายละเอยด ตางๆของโปรแกรม 2.3.6.2. การ Print สามารถ Print ไดทกคนแตจะไมเปนเอกสารควบคมจนกวาจะให DCC ทาการ stamp ตราวาเปนเอกสารควบคม *เอกสารควบคม : เอกสารทไดการรบรองจาก DCC วาเปนเอกสารทถกตองและนาไปใชงานได และ DCC จะรบผดชอบถาเกดเหตการณตางๆขนจากการนาเอกสารควบคมไปใชงาน

9

บทท 3 การออกแบบระบบ

3.1 บทบาทการทางานของผใช User

รายละเอยดอนๆ เกยวกบ User บทบาททงหมดทเปนไปไดม ดงน 1. General User 2. General User + Originator 3. General User + Originator + Reviewer 4. General User + Originator + Approver 5. General User + DCC 6. General User + DCC + Originator 7. General User + DCC + Reviewer 8. General User + DCC + Approver 9. General User + Trainer 10. General User + Trainer + Reviewer 11. General User + Trainer + Approver 12. General User + Trainer + Originator ( * อาจมการเพม-ลด บทบาทได )

ขอกาหนดตางๆ เพมเตมเกยวกบ User

- อนญาตใหทกคน Print เอกสารทยงไมพรอมใชได - เอกสารจะใชได(มการรบรอง) กตอเมอมการประทบตราจาก DCC - เอกสารทรบรองแลว เรยกวา เอกสารควบคม - ถามขอผดพลาดตางๆ จากการนาเอกสารควบคมไปใชงาน ผรบผดชอบอนดบแรกคอ DCC - Approver จะตองมอยางนอยทสด 2 คน ในการอนมตเอกสารทกฉบบ

- ในกรณท Reviewer เปนคนเดยวกบ Approver จะตองเปลยน Approver นนเปน คนอนโดยผท ทาได คอ DCC เลอกวาใครจะเปนแทน (จะเกดกรณนกตอเมอ มการกาหนด Approver เปน Default สาหรบอนมตเอกสาร group นนหรอ ทก group นน หรอ ทก group ไวกอน ถาให

10

Originator เปนคนเลอก Approver เองตอน create document จะไมเกดกรณน แตจะมปญหาอนตามมา คอ เลอก Approver ไดไมตรงกบความเหมาะสมในการใชงานอาจเปนการสญเปลา ถา Create เอกสารแตละฉบบแลวตองมาเลอก Approver โดย Approver กเปนคนเดม)

3.2 รายละเอยดการทางานของระบบเอกสาร 3.2.1. การทางานของ Create และ New Revision

Originator

รปท 3.1 แสดง Operation: Create และ New Revision

จากรปท 3.1 แสดงการทางานของ Create และ New Revision สามารถอธบายไดคอ เรมตนผสราง สรางเอกสารจากทใดกตาม เอกสารจะยงไมเขาสระบบจนกวา Originator จะสรางเสรจสมบรณและ send to DCC เรยบรอย เอกสารกจะเขาสระบบ และม Status เปน Sign loop จากนนถงขนตอนในการ review , approve โดยถามการไมผานทขนตอนใด จะตองทา การ reject เอกสารกลบไปหา Org โดยตองมการใหเหตผลดวย และตองทราบวาผใดเปนคนreject

DCC

Reviewer

Approvers

Trainers

DCC

reject

reject

reject Ongoing

Sign loop

Wait for training

Finished

Effective

11

โดย status ของเอกสารจะเปน Ongoing จน Originator แกไขเอกสารเสรจ จงจะสงไปท DCC และยอนลงมาตาม Flow Chart และถาอนมตเสรจแลว เอกสารจะตองนาไปรอ Train โดย Trainers จะตอง Print Document ตวนนไป train แกผใชงาน และตองนาใบ training attendance มาใหแก DCC เพอเปนการบอกวาได train เสรจแลว และเอกสารจะม status เปน finish เพอรอวน Effective แตถาในตวเอกสารไมกาหนดวน Effective ไว กจะทาการ Effective ทนท 3.2.2. การทางานของ Cancel Document

Originator

รปท 3.2 แสดง Operation: Cancel Document

จากรปท 3.2 แสดงการทางานของ Cancel Document สามารถอธบายไดคอ เนองจากการ Cancel Document เปนเพยงการสงใบคารองเพอขอยกเลกเอกสารดงนน ไมจาเปนตองผาน Trainer Flow chart จงคลายกบ การทางานของ Create และ New Revision เพยงแตไมมขนตอนของ Trainer

Effective

Finished

DCC

Reviewer

Approvers

DCC

reject

reject

reject Ongoing

Sign loop

12

3.2.3 การทางานของ Create External Document

รปท 3.3 แสดง Operation: Create External Document

จากรปท 3.3 แสดงการทางานของ Create External Document สามารถอธบายไดคอ เนองจาก External Document ไมมการแกไขหรอตรวจสอบใดๆ จาก Approve หรอ Reviewer ดงนนเมอเอกสารถกสรางโดย Originator เสรจกมาให DCC ทาการเกบลงฐานขอมลได ทนท 3.3 รายละเอยดการทางานของโปรแกรม จากขอมลทเราทาการสารวจมาไดแลว ขนตอนตอไป คอการออกแบบโครงสรางและองคประกอบตางๆ ของโปรแกรม ดงน 3.3.1.ลกษณะและความสามารถตางๆของโปรแกรม - เปนโปรแกรมประเภท Web Application ทมการตดตอกบ Database - สามารถใชงานจากทใดกได ทเชอมตออนเตอรเนต โดยไมตองลงโปรแกรมใดๆเพมเตม - ตองมความสามารถทจะเขยนเอกสาร,อนมต,แกไข และ Operation อนๆของระบบ

เอกสารได 3.3.2. เครองมอตางๆ ทใชในการพฒนาโปรแกรม - ใชภาษา HTML สรางรายละเอยดตางๆ ของหนา page - ใชภาษา PHP ในการสราง Dynamic Page และใชตดตอกบ Database - ใช MySQL เปน Database - ใช IIS หรอ Apache เปน Web Server

Ongoing

Effective

Originator

DCC

13

- ใชโปรแกรม Appserv ชวยในการตดตง PHP, MySQL , Apache Web Server รวมทง การ Config คาของโปรแกรมเหลาน

3.3.3. รายละเอยดของการออกแบบโปรแกรม โปรแกรมนใช Database หลกทเดยวในการควบคม Flow ของระบบเอกสารทงระบบโดย จะใช Status ของเอกสารเปนตวกาหนดตาแหนงตางๆ ใน Flow และการเปลยน Status ของ เอกสารกจะเปนการเปลยนตาแหนงของเอกสารนนๆ ใน Flow ของระบบดวย ดวยวธการน ไฟลเอกสารจะไมไดถกสงไปจรงๆ จาก Operation หนงไปยงอก Operation หนง แตจะเปนเพยงแคการเปลยน Status ของเอกสารใน Databaseหลก โดยสวนนผใชจะไมร และอาจมองเหนวาไฟลเอกสารนนไดสงมาถงตนจรงๆ

14

บทท 4 ผลการดาเนนงาน

4.1 สวนตดตอกบผใช จากทไดวางแผนการดาเนนงาน และไดทาการออกแบบในสวนของ GUI ของโปรแกรม ดงตอไปน

4.1.1 หนา Login เปนหนาแรกทผใชงานทกคนตองผาน เพอตรวจสอบสถานะของผใชวาสามารถใชระบบไดระดบใด

เชน ดเอกสารไดอยางเดยว, สรางเอกสาร แกไขเอกสารและดเอกสารได, อนมตเอกสารได เปนตน หนา Login กจะมลกษณะดงรป 4.1

รปท 4.1 หนา Login

4.1.2 หนา Main menu หลงจากทผใชระบบ ทาการ Login เขาสระบบแลว กจะม menu แสดงใหเหนดงรปท 4.2 โดยท แต

ละ menu จะ active ตามบทบาทของผใชท Login เขามา เชน originator จะสามารถใชงาน menu ไดดงน Document List, Originating, Your Folder สวน User ธรรมดากจะสามารถใชงาน menu ไดเฉพาะ Document List และ Your Folder เทานน

15

รปท 4.2 หนา Main menu

4.1.3 หนา Document list

เปนหนาแสดงเอกสารในระบบ ผใชงานระบบท Login เขามา สามารถทจะคนหาเอกสารตาง ๆ ในระบบ โดยสามารถคนหาไดจาก group ของเอกสาร, สถานะของเอกสาร, originator name, document title, document number

รปท 4.3 หนา Document List

16

4.1.4 หนา Originating เปนสวนท Originator ใชในการจดการเกยวกบเอกสาร โดยจะม menu ดงรปท 4.4 คอ Create,

New Revision, Cancel Document และจะกลาวรายละเอยดของ menu ยอย ตอไป

รปท 4.4 หนา Originating menu

4.1.4.1 Menu Create

หลงจากทเราไดทาการ Click ท Create menu แลว กจะมหวขอยอย ๆ ขนมา ซง จะประกอบดวย

View sample document – จะเปนการแสดงตวอยางเอกสาร Create New Document – จะเปนการสรางเอกสารใหม Create New Form – จะเปนสวนของการสราง form Open File – ในกรณท Originator ไดทาการสรางเอกสาร แตยงไมเสรจแตไดทาการ save

ไว กจะสามารถเปดงานเดมมาทาตอได

17

Menu ยอยของ Create กจะเหนไดดงรปท 4.5

รปท 4.5 เมนยอยของ Create menu

Create new documents เปนตวอยางของการ Create New Document ดงทแสดงในรป 4.6

รปท 4.6 Create New Document

18

Open save File กรณท Originator ทางานคางเอาไว และทาการ save งานเกบเอาไว กสามารถท

จะทาการเปดงานขนมาทาตอ โดยจะแสดง file ททาการ save ไว ดงรปท 4.7

รปท 4.7 Open save File

4.1.4.2 New Revision

ใชในการแกไขเอกสารตวเดมทไดถกสรางขนมาใชงานแลว โดยจะไมทาการ Save ทบเอกสารตวเดม แตจะทาการใสหมายเลขของการ revision กากบไวแทน โดยในรปท 4.8 เมอเรา Click ท menu New Revision กจะมหนาคนหา เพอความสะดวกแกผใชงาน โดยเลอกคนหาไดจาก document title, group

19

สวน New Revision แสดงไดดง รปท 4.8

รปท 4.8 New Revision Document

4.1.4.3 Cancel Documents ในกรณทเอกสารทถกสรางขนมา ไมถกตองหรอไมเปนไปตามรปแบบทกาหนดไว

กจะมการ Cancel Document เพอทไดนากลบไปแกไข กจะผาน menu Cancel Document โดยจะหนาคนหาเชนเดยวกบ New Revision ดงรปท 4.9 และในการ Cancel Document จะตองมการใหเหตผลประกอบดวยวา เอกสารชดนนเกดขอผดพลาดอะไร

รปท 4.9 Cancel Document

20

4.1.5 หนา Your Folder เปนหนาทแสดง File ของผใชงานระบบแตละคน ทไดทาการ save เกบไวภายในระบบงาน โดย

ภายใน Your Folder กจะแสดงรายชอ file ดงทเหนในรป 4.10 และยงสามารถทจะจดเรยงตามลาดบของ File Name, Type, Group งานทถก save ไวใน Your Folder จะสามารถถกเรยกขนมาดสถานะหรอลบ ออกไปได

รปท 4.10 Your Folder

21

บทท 5 บทสรปและขอเสนอแนะ

5.1 บทสรปและการดาเนนงาน

จากการดาเนนงานในตอนตน งานหลก ๆ กจะเปนการออกแบบในสวนของการตดตอกบผใชงานระบบ นนกคอ สวนของ GUI โดยมแนวคดหลกในการออกแบบวา ตองการใหผใชงาน ระบบเกดความสะดวกสบาย และงายตอการใชงานใหมากทสด สวนงานทจะตองทาตอไปนนกคอ ในสวนของการออกแบบในสวนของฐานขอมล ซงตองใชเวลาในการออกแบบ เพอใหการคนหาขอมลทาไดงายขนและการจดการกบระบบฐานขอมลทาไดเรว

5.2 ปญหา อปสรรคในการดาเนนงาน และแนวทางแกไข

1. ปญหาการนดประชมกนระหวางสมาชกภายในกลม เนองจากสมาชกในกลมมเวลาวางไมตรงกน ทาใหตองเลอกหาททกคนวางพรอมกน

แนวทางแกไข คอ พยายามหาเวลาวางในชวงวนหยด เชน วนเสาร – อาทตย มาคยกน เกยวกบขนตอนในการทางาน 2. การทจะเขาใจในรายละเอยดในโครงสรางของงานทงหมดนนยากพอสมควร เพราะเปนระบบทม

ขนาดใหญ แนวทางแกไข คอ พยายามเขาพบอาจารยทปรกษาบอย ๆ เพอขอคาชแนะ 3. การทางานยงไมลงตวมากนก เนองจากไมมการแบงหนาทการทางานออกเปนสวน ๆ อยางชดเจน แนวทางแกไข คอ จดทาตารางการทางานของระบบขนมา เพอเปนการกาหนดขอบเขต ระยะเวลาในการทางาน 4. การทางานบางชวงไมไดเปนไปตามแผนงานทไดทาการปรกษากนไวในชวงแรก เปนผลใหงานททา

ออกมาลาชาบาง แนวทางแกไข คอ พยายามเนนหรอกระตนเพอนรวมงานเปนระยะ เพอใหงานสาเรจตาม ระยะเวลาทไดกาหนดไว 5. เนองจากวายงไมเคยใชงานโปรแกรม PHP,MySQL มากอนจงตองใชเวลาในการทาความเขาใจอย

พอสมควร แนวทางแกไข คอ พยายามถามเพอนทมความชานาญอยแลวกจะชวยไดประหยดเวลาไดมาก ถาหากเพอนไมสามารถชวยใหคาปรกษาไดจงจะนาปญหาไปปรกษากบอาจารยตอไปภายหลง

22

6. ในการเขยนโปรแกรม จะมบางสวนของโปรแกรมทจะตองตดตอกบฐานขอมลแตเนองจากยงไมไดมการทาความเขาใจกบระบบฐานขอมล จงทาใหไมสามารถทจะเรยกขอมลออกมาได

แนวทางแกไข คอ เขยนโปรแกรมใหแสดงคาตวแปรทจะใชสงคาออกมาแลวบอกรายละเอยด เกยวกบตวแปรนนเพอใหงายในการตดตอกบฐานขอมล

5.3 ขอเสนอแนะ ในชวงครงแรกนโปรแกรมระบบควบคมเอกสารจะยงไมสามารถทจะใชงานไดอยางสมบรณ

เนองจากตวโปรแกรมยงพฒนาไมเสรจ ในสวนททาเสรจไปแลวกคอการออกแบบสวนตดตอกบผใช(GUI) และการทางานทมการจาลองระบบฐานขอมลบางสวน ซงหลงจากนจะตองมการพฒนาตอใหสามารถตดตอกบระบบฐานขอมลทงหมดได

23

บรรณานกรม

1. สมประสงค ธตนลนธ. เรยนลด php 4 ครอบคลมเวอรชน 4.2. กรงเทพมหานคร : โปรวชน, 2545. 2. วงศประชา จนทรสมวงศ. คมภร Photoshop 7 สสทงเลม. กรงเทพมหานคร : โปรวชน, 2545. 3. กตศกด เจรญโภคานนท. คมภรการสราง E-Commerce Application PHP4 ฉบบสมบรณครอบคลม PHP เวอรชน 4.0.6. กรงเทพมหานคร : บรษท ซคเซส มเดย จากด. 4. กตต ภกดวฒนกล. คมภร PHP. พมพครงท 4. กรงเทพมหานคร : เคทพ คอมพ แอนด คอนซลท, 2547. 5. Supin Wanna. PHP Web Application Development. กรงเทพมหานคร : บรษท เบนมารค วชน จากด. 6. พนจนทร ธนวฒนเสถยร. Macromedia Dreamweaver MX ฉบบเรยนลด. พมพครงท 5. กรงเทพมหานคร : บรษท ซคเซส มเดย จากด. 7. www.php.net8. www.w3.org/Amaya/9. www.mysql.com10. www.mysqlfront.de/11. www.appservnetwork.com