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8/17/2019 Access Micro

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FUNDAMENTOS

El motor principal de una entidad, ya sea comercial, industrial o de servicios es suinformación; la cual nos proporciona un conocimiento estadístico de las operaciones que seestán llevando acabo o por hacer.

Access como administrador de base de datos nos permiten manipular la informacióncon la cual estemos trabajando, a si como organizarla de tal manera que se nos facilite laobtención de requerimientos de información una consulta, un informe, una gráfica deresultados, etc.!.

" la colección de datos relacionada en forma ordenada se le denomina Base de datos; unabase de datos, consiste en almacenar información masiva en la cual sus datos estánrelacionados entre sí.

"ccess como gestor o administrador de base de datos cumple con todas las normas paraorganizar de esta manera la información.

#a información de una empresa es variada y esta debe estar organizada de tal manera quecada tipo de información sea almacenada en diferentes grupos conocidos como $ablas.

%i regresamos a la figura anterior, cada elemento de la base de datos seria una tabla, enconsecuencia, la primer tabla seria de &lientes y la segunda tabla seria la de 'roductos." continuación se observa los elementos que forman a una tabla.

Tabla Productos

Id-producto

Descripción Precio-unitario

Precio-publico antidad-pedido

( "ceite ) *.++ ) *.+ (-- ayonesa ) /.++ ) .0 -0 %opas ) (+.++ ) (-.++ 0-

1

Id-cliente Nombre-clienteDirección-clienteCiudadEstadoTeléfono

Id-productoDescripciónPrecio-unitarioPrecio-publicoCantidad-pedido

Base de datos

Elemento 1 de base de datos

Elemento 2 de base de datos

1)

2)

Campo 1 Campo 2 Campo 3 Campo Campo !


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En resumen podemos decir que una Tabla es una colección de datos de un solo tipo que sealmacena de manera organizada en filas y columnas donde las columnas forman losampos y las filas los !e"istros.

&omo se observó, una 1ase de datos se utiliza para almacenar información la cual se

encuentra organizada y ordenada dentro de elementos llamadas tablas. En "ccess una basede datos no solo se compone de tablas las cuales contienen la información, si no, quetambi2n contienen elementos que trabajan junto con ellas, como puede ser, 3ormularios,&onsultas, 4nformes, ódulos, acros, etc.

#as $ablas, los 3ormularios, &onsultas e 4nformes, son Objetos que nos permitenrelacionarnos con los datos. En "ccess casi todo e5cepto los datos son considerados comoObjetos.

FORMULARIOS

#os formularios son los objetos que serán utilizados para relacionarse con los datos

contenidos en las tablas; estos facilitan ver, introducir y modificar la información.CONSULTAS

#as consultas se utilizan para analizar datos de una o más tablas; por ejemplo, puedegenerar una consulta para visualizar solo aquellos productos que correspondan a undepartamento en particular, generar una consulta que muestre solo los empleados de undeterminado departamento o área, etc.

INFORMES

#os informes son el resultado impreso en una hoja de papel de cierta información solicitadade nuestras tablas o consultas, como puede ser, un informe de los productos de la canasta

básica, un informe de todos los trabajadores que laboran en la empresa, un informe de pagode nomina, etc.

INIIA! AESS #$$$

4nicio $odos los programas icrosoft 6ffice icrosoft 6ffice "ccess

6tra forma7

2

6bserve que la tabla 'roductos contiene campos los cuales son7

(8 4d8producto-8 9escripción08 'recio8unitario/8 'recio8publico8 &antidad8pedido

y tres registros con los productos7

(8 "ceite-8 ayonesa08 %opas


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%& : #& Escribir msaccess'& "ceptar

ELEMENTOS DE LA VENTANA BASE DE DATOS

!EAI(N DE UNA BASE DE DATOS /(+ 0-/8/8( (A -08may8(@*-

6bserve que el campo Nombre almacena solo letras por lo tanto es un campo tipo $e5to, elcampo Edad almaceno nBmeros y es de tipo Cum2rico, mientras que el campo Fec-Nacimiento guardo valores tipo fecha como consecuencia es un campo tipo fecha.

3

1) "arra de#erramientas de$b%etos

2) &en' de la(entana de "ase dedatos

1 2 3bre un ob%eto en (ista actualbre un ob%eto en (ista dise*oCrea un ob%eto nue(oElimina un ob%eto

4


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TIPOS DE DATOS

Tipo de campo Almacena Tipo de campo AlmacenaTe+to #etras o combinación de

letras, caracteresespeciales y nBmeros

Autonum)ricos CBmero secuencial elcual se incrementa deuno en uno de forma

automáticaMemo $e5to e5tenso ocombinación e5tensa dete5to o nBmeros

Si,No Derdadero o 3also o %i yCo o "ctivado o9esactivado

Num)rico CBmeros utilizados paracualquier operaciónaritm2tica

Obeto O.E 6bjetos como una ojade cálculo, undocumento de Ford,etc.

Moneda Dalores de moneda ydatos num2ricos utilizadosen cálculos matemáticoscon una precisión dehasta ( dígitos y /decimales

/iper01nculo $e5to o combinación dete5to y nBmerosalmacenado como te5toy utilizado comodirección de hipervínculo

Fec2a,/ora Dalores de fecha y ora

'G&$4&"

(. %eleccione la opción 1ase de datos en blanco-. 9e un clic en el botón de "ceptar0. %eleccione la carpeta donde desea grabar su base de datos/. "signe el nombre de "#"&EC para su base de datos. 9e un clic en &rear

!EA! .AS TAB.AS

9e doble clic en &rear una tabla en vista diseHo

CLAVES PRINCIPALES

ampo como cla0e principal3(. 9e un clic derecho en el campo IdProducto

-. 9e un clic en el botón

"signar un campo como clave principal nos ayuda para que cada registro tenga una claveBnica y este no se repita dentro de la tabla de datos, es decir, el primer registro tendrá laclave ( y ningBn otro registro podrá tener esa clave de identificación.

#as claves principales son un componente esencial de una base de datos relacional. %onutilizados para encontrar datos rápidamente y para combinar tablas separadas.

'ara elegir un campo principal debe tomar en cuenta dos aspectos7

%&


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4uardar Tabla

9e un clic en el botón de grabar y asígnele un nombre

COMO DISEÑAR LAS TABLAS

#as tablas son los objetos que almacenan los datos dentro de una base de datos; los datoscontenidos en estas, deben ser recolectados minuciosamente tomando en cuenta losiguiente7

%& acer un estudio detallado de la información que se requiere organizar, procesar uobtener como resultado.

#& &lasificarla de tal manera que cada información sea de un solo tipo o genero clasificarlaen diferentes tablas!.

'& 9efinir un campo como clave de acceso a los registros establecer una clave principal!.5& &onocer el tipo de información que será almacenada para definir el tipo y tamaHo de los

campos.6& Establecer relaciones y tipo de relación! entre las diferentes tablas que estarán

asociadas relacionar las tablas!.COMO NOMBRAR CAMPOS

'ara asignar un nombre de campo en "ccess debemos respetar las siguientes reglas7

7& 'ueden tener hasta ?/ caracteres.8& 'ueden incluir cualquier combinación de letras, nBmeros, espacios y caracteres

especiales, e5cepto el punto.!, el signo de admiraciónI!, el acento grave y loscorchetesJ K!.

9& Co pueden comenzar con un espacio en blanco.:& Co pueden contener caracteres de control valores "%&44 de + a 0(!.%$& Co se pueden incluir comillas dobles L! en los nombres de tabla, vista o procedimiento

almacenado en un proyecto de "ccess.%%& El nombre de un campo no debe ser una palabra reservada de "ccess.

Nota3 Estas mismas reglan deberán seguirse para los Controles y los Objetos.

Ejemplo de nombres de campos validos7

Combre8empleado%ueldo9iario'agoMquincenal%alario(

Ejemplo de nombres de campos no validos7

Combre del empleadoIJsueldoMdiarioK'ago Nuinc.

ASISTENTE PA!A B;S


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CUADRO DE ERRAMIENTAS

Seleccionar Obeto%e utiliza para seleccionar un control, sección, formulario,informe o página de acceso a datos.

Asistentes paracontroles

"ctiva y desactiva los asistentes para controles. los"sistentes para controles le ayudan a crear un control, comopor ejemplo un botón de comando o un cuadro de lista. Enun formulario, e5isten asistentes adicionales para un cuadrocombinado, un grupo de opciones, un subinforme o unsubformulario.

Eti=ueta'resenta un te5to descriptivo, por ejemplo un título oinstrucciones de un formulario, informe o una página deacceso a datos. #as etiquetas de los formularios e informes

,

Encabeadodel .ormulario

Encabeado deP/0ina

Detalle

Pie de P/0ina

Pie del

.ormulario

Cuadro de erramientas


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pueden contener hipervínculos, pero si 2stos se encuentranen un informe, no se verán en "ccess.

uadro de te+to

%e utiliza para presentar, incluir o modificar los datos delorigen de registros base de un formulario, informe o páginade acceso a datos, mostrar los resultados de un cálculo oaceptar los datos especificados por el usurario.

4rupo de opciones

%e utiliza en combinación con las casillas de verificación, losbotones de opción o los botones de alternar para presentarun conjunto de valores alternativos. 'or ejemplo, se puedeutilizar un grupo de opción para especificar si un pedido se vaa enviar por aire, por mar o por tierra. En una página deacceso a datos, un grupo de opciones sólo puede contenerbotones de opción.

Botón de alternar

%e utiliza como un control autónomo dependiente de uncampo %íQCo, como un control independiente para recibir losdatos introducidos por el usuario en un cuadro de diálogopersonalizado, o como parte de un grupo de opciones.

Botón de opción%e utiliza como un control autónomo dependiente de uncampo %íQCo.

asilla de 0eri*icación%e utiliza como7 un control autónomo dependiente de uncampo %íQCo.

uadro combinado

&ombina las características de un cuadro de lista y un cuadrode te5to. %e puede escribir en el cuadro de te5to oseleccionar un elemento en el cuadro de lista para agregarun valor a un campo base.

uadro de lista 'resenta una lista de valores desplazable.

Botón de comando%e utiliza para realizar diferentes acciones; por ejemplolocalizar un registro, imprimir un registro o aplicar un filtrode formulario.

Ima"en

%e utiliza para presentar una imagen estática en unformulario o informe. 9ado que una imagen estática no es unobjeto 6#E, no se puede modificar la imagen dentro de"ccess hasta que haya sido incluida en un formulario oinforme.

Marco de obetoindependiente

%e utiliza para presentar un objeto 6#E independiente, comouna hoja de cálculo de icrosoft E5cel, en un formulario oinforme. El objeto permanece constante mientras usted sedesplaza de registro en registro.

Marco de obetodependiente

%e utiliza para mostrar los objetos 6#E; por ejemplo unaserie de imágenes, en un formulario o informe. Este controles para objetos almacenados en un campo del origen deregistros base del formulario o informe. " medida que sedesplaza de registro en registro, aparece un objeto diferente

en el formulario o informe.

Salto de p>"ina

%e utiliza para comenzar una nueva pantalla en unformulario, una nueva página en un formulario impreso o unanueva página de un impreso.

ontrol *ic2a &rear un formulario con fichas de varias páginas o un cuadrode diálogo con fichas. 'uede copiar o agregar otros controlesa un control ficha. aga clic con el botón secundario delmouse en el control 3icha de la cuadrícula de diseHo paramodificar el nBmero de páginas, el orden de las páginas, las


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propiedades de la página seleccionada y las propiedades delcontrol ficha seleccionado.

Sub*ormulario,Subin*orme

%e utiliza para presentar los datos procedentes de más deuna tabla en un formulario o informe.

.1nea

%e utiliza en un formulario, informe o página de acceso adatos para dar 2nfasis a la información relacionada o

especialmente importante, o para dividir un formulario opágina en distintas secciones mediante líneas.

!ect>n"ulo

%e utiliza para crear efectos gráficos, como agrupar unconjunto de controles relacionados o resaltar los datosimportantes de un formulario, informe o página de acceso adatos.

Mas controles "grega controles adicionales al documento.

VISTAS DE UN FORMULARIO

?ista dise@o3 se agregan los controles en la sección de detalle o en cualquier otra

sección, y se utiliza generalmente para cambiar las propiedades de los controles ogenerar algBn evento.

?ista *ormulario3 podrá 0er y modi*icar los registros de las tablas segBn el diseHoque se haya seguido en la vista diseHo

?ista 2oa de datos puede ver los registros en formato de filas y columnas, la ventajaes que podrá ver varios registros al mismo tiempo

SELECTOR DE RE!ISTROS


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#as 'ropiedades son atributos específicos que pueden ser utilizados para cambiar laapariencia y tarea de un objeto.

metros3 Es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra su propiocuadro de diálogo que solicita información, como por ejemplo criterios para recuperarregistros o un valor que desea insertar en un campo.

onsulta de Tabla de !e*erencias ruadas3 uestra valores resumidos sumas,

cuentas y promedios! de un campo de una tabla y los agrupa segBn un conjunto de hechosenumerados en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro conjunto de hechos enumeradosen la parte superior de la hoja de datos.

onsulta de Acción3 Es una consulta que realiza cambios a muchos registros en una solaoperación.

E5isten cuatro tipos de consultas de acción7

&onsulta de Eliminación. &onsulta de "ctualización. &onsulta de 9atos ane5ados. &onsulta de &reación de tabla.

onsulta S


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T!ABAA! ON !E.AIONES

Es importante mencionar que para establecer una relación entre dos tablas debe de e5istirun campo en ambas tablas que sea id2ntico o al menos del mismo tipo, es decir ambos

num2ricos o ambos de carácter.

ESTABLECER RELACIONES

#as relaciones se establecen desde la opción !elaciones del menB erramientas o desde el

botón elaciones de la barra de erramientas de base de datos.

TIPOS DE RELACIONES

"ccess permite trabajar con tres tipos de relaciones las cuales son7

%&


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!elación Uno a Uno3


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#a Inte"ridad !e*erencial permite proteger los datos, es decir, esta característica le evitatener que aHadir o eliminar datos de forma inadecuada.

MA!OS


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P!ATIA

1. Análisis

#& reación de tablas

catArticulo

Campo TipoTamañ

o Observaciones

IDAutonumérico Clave principal, indexado, no duplicado

Clave Texto 13 Requerido, indexado

Descripcion Texto 5 Requerido

!nidadMed Texto 3 "#a, $%,c&a"rec!nitArt Moneda Requerido, con dos decimales

"orIvaArt 'umérico (ntero

catCliente

Campo TipoTamañ

o Observaciones

IDAutonumérico Clave principal, indexado) no duplicado

1

$elefono

$4'6'"=6 3"&$


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Rfc Texto 13 Indexado, con duplicado

'om*re Texto 35 Requerido, Indexado, con duplicado

Direccion Texto +

Cuidad Texto 15

(stado Texto +

Telefono Texto 1

Cp Texto 5

catTipoPago

Campo TipoTamañ

o Observaciones


Tipo"a%o Texto 1 Requerido, indexado, no duplicado

catVendedor

Campo TipoTamañ

o Observaciones

ID Autonumérico Clave principal, indexado, no duplicado

'om*re Texto 35"orComision 'umérico (ntero Requerido, con duplicado

tabFactura

Campo TipoTamañ

o Observaciones


olio Texto - Requerido, indexado, no duplicado

ec.a ec.a/0ora Requerido

IdCliente 'umérico ar%oRequerido, Campo de *2squeda,indexado

IdTipo"a%o 'umérico ar%o Campo de *2squeda

Idendedor 'umérico ar%o Campo de *2squeda

tabFactura

Campo TipoTamañ

o Observaciones

Idactura 'umérico ar%o Clave externaIdArticulo 'umérico ar%o Clave externa 4Campo de *2squeda

Cantidad 'umérico 6imple Requerido"rec!nitac Moneda Con dos decimales

"orIvaac 'umérico (ntero Requerido

'& Asistente para BCs=uedas

$abla &ampo de bBsqueda $abla que da los valores

tab3actura4d&liente cat&liente4d$ipo'ago cat$ipo'ago4dDendedor catDendedor

union"rticulo3acturado 4d"rticulo cat"rticulo

1!


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5& Trabaar con !elaciones

6& Formularios&rea los sig. formularios7 frm&liente, frm"rticulos, frmDendedores, frm$ipo'ago

odifica las siguientes propiedades

$ituloS&liente, 1otones a5imizar inimizarSCo, %elector de registrosSCo y%eparador de egistrosSCo

7& onsultas

&rear dos consultas de datos ane5ados

onsulta Tabla ampos A"re"ar campos

conEncabezado3acturatab3actura $odos

cat&lientefc, 9ireccion,&p, $elefono,&iudad y Estado

con"rticulo3ac

union"rticulo3acturado $odos! 4mporteS &antidadU'rec


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8& rear el *ormulario principal

&on las consultas conEncabezado3actura y con"rticulo3ac(!. &rear un formulario utilizando un asistente

-!. %elecciona las consultas creadas y los siguientes campos de cada una7

onsulta ampos

conEncabeadoFacturaTodos

conArticuloFacIdArticulo antidad

PrecUniFac PorI0aFac la0eImporte I0a

3. En la siguiente ventana pregunta como desea ver los datos, seleccionaconEncabezadoFac y en la parte inferior formulario con subformularios

4. En la distribución para el formulario selecciona Hoja de datos

-. Estilo7 Estándar

. 3ormulario7 frmEncabezadoFac, %ubformulario7 frmArticuloaFac Subformulario

9& reación de una macro para el *ormulario principal

(!. "bra el formulario frm"rticulo3ac %ubformulario en vista 9iseHo-!. &lic derecho en el campo 4d"rticulo y seleccione 'ropiedades0!. %elecciona la ficha Eventos4. &lic en la propiedad espu!s de actualizar y clic en el botón!. En la ventana elija la opción =enerador de macros y "ceptar

1,


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. Escribe el nombre macActualizadoatos y "ceptar/. En la columna "cción selecciona Establecer "alor A!. En la parte inferior especifica lo siguiente7

Elemento7 #re$nitFac E5presión7 #re$nitArt

0. En la columna "cción selecciona nuevamente Establecer "alor y en la parte

inferior7Elemento7 #or%"aFac E5presión7 #or%"aArt

(+!. =uarda la macro

:& A"re"ar botones al *ormulario principal

"bre el formulario frmEncabezadoFac en vista 9iseHo y agrega los botones7

ate"or1a Acciones Formulario=ue abrir>

In*ormación Te+to Nombre,botón

6peraciones

con formularios

"brir

formulario

frm&liente "brir el formulario y

mostrar todos los registros

cmd"gregar&liente

6peracionescon formularios

"brirformulario

frm$ipo'ago "brir el formulario ymostrar todos los registros

cmd"gregar$ipo'ago


"brirformulario

frmDendedor "brir el formulario ymostrar todos los registros

cmd"gregarDendedor


"brirformulario

frm"rticulo "brir el formulario ymostrar todos los registros

"gregararticulo

cmd"gregar"rticulo

6peracionescon registros

9eshacerregistro

9eshacer cmd9eshacer

%$& Actualiación autom>tica de los re"istros

(!. &rea un botón en el formulario principal-!. %elecciona la categoría 6peraciones con formularios y la acción "ctualizar datos

del formulario3. az clic derecho sobre el botón y elige #ropiedades4. En la ficha eventos haz clic en la propiedad Al &acer clic y despu2s has clic en el

botón!. &opia la línea de programación que dice7

Do"md.Doenutem acFormar, acecordsenu, -, , acenu5er/6

?!. &ierra la ventana*!. az clic derecho en el botón cmd"gregar&liente7. En la ficha E"entos, haz clic en la propiedad Al recibir el enfo'ue y en el botón0. %elecciona (enerador de c)digo ( pe&a a)í la línea de códi&o

epite los pasos / ( 7pala los botones cmdA&re&ar8ipo9a&o, cmdA&re&ar5endedor,cmdA&re&arArticulo

%%& A"re"ar campos calculados Subtotal I0a Total de la *acturaG

(!. "bre el subformulario en vista diseHo-!. En el pie del subformulario dibuja un cuadro de te5to0!. 9a clic derecho y selecciona 'ropiedades4. En la ficha atos en la propiedad Origen de control escribe la #ormula

76uma4Importe-. En la ficha Otras en la propiedad *ombre escribe t5t%ubtotal

1


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?!. "grega otros dos cuadros de te5to con los nombre t5t4va y t5t$otal, deben quedarde la siguiente forma7

%#& Para 0isualiar los 0alores de los controles en el *ormulario principal3

+. "bra el formulario principal en la vista diseHo. En el pie del formulario dibuja un cuadro de te5to-. &lic derecho y elige la opción #ropiedades . En la ficha atos )a! clic en el botón de Origen de control /. *n la ventana :enerador de datos eli&e;

• en la primera ventana; Formularios Formularios car&ados #rm*ncabe!adoFac

#rmArticuloFac $ub#ormulario,

• en la se&unda ventana; t


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?. 9e clic en el botón 6pciones de esumen O*. En la columna %uma active las casillas de 4mporte, 4va y $otal y "ceptar y %iguienteA. 9istribucion por defecto y %iguiente@. Estilo por defecto y %iguiente(+."signe el nombre inf4mprimir3ac y 3inalizar

%6& ambiar propiedades del in*orme+. "bra el informe en modo 9ise;o. "bra la oja de propiedades-. En la ficha 9atos en la propiedad 3iltro escribe 4Folio564Forms574frmEncabezadoFac57

4Folio5. En la propiedad 3iltrar al cargar elije Si /. =uardar

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