CAPITOLATO TECNICO

ACQUISIZIONE DI UNA PIATTAFORMA APPLICATIVA SOFTWARE E DEI SERVIZICORRELATI PER LA GESTIONE INFORMATIZZATA DELL’AREA AMMINISTRATIVA-

CONTABILE NELL'INTERESSE DELLA COSTITUENDAAZIENDA ULSS 6 “EUGANEA”

CIG N. 69011587BC

ART. 1OGGETTO E DURATA DELL’APPALTO

Il presente capitolato ha per oggetto la fornitura e la manutenzione di una piattaforma applicativaper la gestione informatizzata dell’area amministrativa contabile, a supporto della costituendaAzienda ULSS n. 6 “Euganea”.La fornitura, in una prima fase, consisterà nell’avviamento di una soluzione software (nel seguitodenominata Middleware Contabile), con dati estratti dagli attuali sistemi gestionali presenti,finalizzata a fornire, agli uffici preposti indicatori, estrazioni dati ed estratti conto fornitoriunificati, come di seguito descritto, nel rispetto delle scadenze istituzionali vigenti.La soluzione Middleware Contabile dovrà protrarsi fino alla seconda fase, nella quale è previstol’avvio della soluzione applicativa unica presso l'Azienda Ulss Euganea, con i relativi servizi direcupero dati, installazione, formazione, supporto all’avviamento, post-avviamento emanutenzione per i 3 (tre) anni successivi al collaudo dell'anzidetta soluzione applicativa unica.

ART. 2CARATTERISTICHE DELLA FORNITURA E DEI SERVIZI

PRIMA FASE DELLA FORNITURA:Come indicato nell’art. 1, la prima fase della fornitura dovrà prevedere l’avviamento dellasoluzione software denominata “Middleware Contabile”, la cui finalità consiste nel mettere adisposizione dell’ULSS Euganea, in forma aggregata, le informazioni attualmente presenti nei tresistemi amministrativo contabili, i quali dovranno essere conservati nelle rispettive sedi di origine:

● NFS della Dedalus S.p.A nell’attuale Ulss 15;● Eusis della GPI S.p.A nell’attuale Ulss 16;● NFS della Dedalus S.p.A nell’attuale Ulss 17.

La soluzione software del “Middleware Contabile” dovrà garantire, quale requisito minimo edindeffettibile, la produzione dei plurimi dati informativi e documentali durante il periodo ditransizione, fino all’avvio della soluzione applicativa unica.

Al riguardo, l'elenco non esaustivo dei dati informativi e documentali è il seguente:

Pagina 1 di 44

OGGETTOData entro cui lafunzionalità deveessere operativa

Frequenza diripetizionedelleaggregazioni

Dati analitici delle fatture passive in scadenza pergestire lo scadenzario (conto disponibilità MEF)

15 gennaio 2017 settimanale

Dati necessari per le attività di liquidazione IVAmensile

gennaio 2017 mensile

Dati relativi al flusso di tesoreria, al fine di gestire imandati di pagamento e le reversali di incasso inmodo unificato da middleware, e acquisizione daltesoriere dei dati identificativi dei mandati e dellereversali eseguiti per chiusura relative partite nelgestionali esistenti

15 gennaio 2017 giornaliera

Dati aggregati relativi alle fatture passive pagabili pergestione centralizzata del flusso di pagamenti versotesoriere e gestione delle informazioni necessarie allacompilazione del portale ministeriale per “contodisponibilità”

15 gennaio 2017 giornaliera

Dati necessari per la predisposizione ed elaborazionedel modello fiscale Intra e Intra 12

10 febbraio 2017 mensile

Dati finalizzati alla liquidazione IVA Split 10 febbraio 2017 mensile

Dati finalizzati all’aggregazione del budget trasversaleper centro ordinatore

15 marzo 2017 mensile

Dati necessari alla elaborazione del conto economico(sia per COGE che per COAN)

15 marzo 2017 a richiesta

Dati relativi alle poste R 1 marzo 2017 trimestrale

Dati analitici necessari per il calcolo dell’indicatoretempestività pagamenti

10 aprile 2017 trimestrale

Estratto conto web con evidenza del codice univocoufficio ex ULSS (il fornitore che accede all’estrattoconto dovrebbe poter sapere a quale “EX ULSS”rivolgersi in relazione alla singola fattura presentenell’estratto conto unificato)

30 aprile 2017 a richiesta

Dati necessari alla elaborazione dello statopatrimoniale

15 giugno 2017 a richiesta

Dati necessari alla elaborazione del libro cespiti 30 giugno 2017 a richiesta

L’aggregazione di tali informazioni dovrà avvenire utilizzando le funzioni di estrazionedisponibili presso i Sistemi Contabili esistenti.Sono a carico dell’aggiudicatario eventuali trasformazioni e/o interpretazioni di taliinformazioni o l’utilizzo di eventuali soluzioni alternative (ad esempio lettura diretta degliarchivi).Il sistema dovrà essere installato nei sistemi server messi a disposizione dall’Azienda ULSSEuganea. Dovranno essere previste tutte le giornate di supporto da remoto e on-site nei periodiantecedenti le scadenze sopra indicate, al fine di garantire gli adempimenti previsti in modopuntuale ed esaustivo.

Pagina 2 di 44

Il “Middleware contabile” dovrà essere attivo fino al completo avvio del nuovo sistema applicativounico, il quale dovrà comunque avvenire inderogabilmente entro 6 (sei) mesidall'aggiudicazione, fatte eccezionalmente salve eventuali e diverse esigenze aziendali oprescrizioni regionali.

SECONDA FASE DELLA FORNITURA:Il sistema applicativo unico dovrà garantire, nel rispetto della normativa vigente e delle lineeguida della Regione Veneto:

• la gestione dei processi amministrativi – contabili ritenuti necessari ai fini dellacertificabilità dei bilanci; al riguardo dovranno essere soddisfatti i requisiti generali richiestiai fini del percorso attuativo della certificabilità dei bilanci (PAC) secondo la legislazionevigente;

• la gestione di processi autorizzativi secondo le modalità ritenute necessarie dall’AziendaULSS;

• la gestione dell’autenticazione forte e della firma digitale nei casi previsti dalla normativavigente (es. ordini, mandati, etc.);

• il sistema deve rendere disponibili le informazioni gestite al fine di assicurare la lorointegrazione con gli applicativi software di pertinenza di dominio regionale e di dominioaziendale;

• una costante attività di supporto all’Azienda ULSS per l’aggiornamento giuridico-normativo delle procedure automatizzate di Gestione dell’Area Amministrativa Contabile;

• la disponibilità alla Azienda ULSS e alla Regione Veneto (attraverso i relativi flussiinformativi) dei dati registrati, con ampia possibilità di effettuare elaborazioni e analisipropedeutiche ad azioni programmatorie e strategiche.

Il sistema proposto deve rispondere ai seguenti requisiti essenziali:• elevata configurabilità ed adattabilità alla struttura organizzativa dell’Azienda mettendo a

disposizione sottosistemi applicativi tra loro totalmente integrati e personalizzabili;• per gli aspetti della sicurezza si dovrà dare piena applicazione alle disposizioni di legge in

materia di protezione dei dati personali (D.Lgs 196/2003), garantendo l’adeguamentotempestivo del software e dell’hardware ad ogni aggiornamento della normativa.La gestione dei codici d’accesso alla procedura (codici utente e password) dovrà essereconforme al D.Lgs 196/2003 e dovrà consentire di strutturare la visibilità delleinformazioni in ossequio al principio della separazione delle funzioni;

• l’architettura generale del sistema dovrà essere necessariamente basata su un modellodistribuito, utilizzante standard aperti e documentati, preferibilmente OpenSource, che nonnecessiti installazioni o personalizzazioni delle singole postazioni client, in ossequio aquanto disposto dal CAD e dagli standard tecnologici indicati da DigitPA. Deve esseregarantita la tracciabilità di tutti gli accessi sia del terminale che dell’utente constoricizzazione degli stessi (Autenticazione, Autorizzazione ed Accounting) ed ogni altrainformazione necessaria al PAC. Il sistema deve fornire all’amministratore di sistemastrumenti per l’interrogazione di detti contenuti:

• dovrà essere possibile introdurre appositi sistemi di validazione che permettano di gestireil processo di aggiornamento delle principali anagrafiche con funzionalità di unificazionedelle anagrafiche e governo delle anagrafiche (come ad esempio la proposta di inserimentofornitori e articoli da parte dei centri ordinanti);

• personalizzazione delle principali videate di inserimento dati (data entry) per utente ogruppo di utenti al fine di impostare valori diversi di default dei campi e/o limitare lamodifica/visualizzazione degli stessi;

• dovrà essere previsto una funzionalità che permetta lo scambio di comunicazioni tra gliutenti registrati a sistema.

Pagina 3 di 44

• il fornitore dovrà farsi carico dell’integrazione con il Sistema di Identity Managementaziendale correlato all’infrastruttura di dominio/LDAP.

• multi sessione di lavoro disponibile per singolo accesso• automatismi di sistema tali da guidare l’operatore nel corretto/completo inserimento dei

dati. Il sistema dovrà, inoltre, prevedere blocchi logici e controlli automatici atti adimpedire l’inserimento di informazioni errate, non congruenti o non consistenti.

• garanzia, in fase di avviamento, della migrazione dei dati dai sistemi attuali verso il nuovosistema.

• audit/log altamente configurabile, prevedendo la possibilità di tracciare (chi ha fatto, checosa e quando) in qualsiasi momento tutto ciò che riguarda ogni dato gestito e deve esserein grado di produrre warning specifici (al minimo con le seguenti modalità: conmessaggistica interna all’applicativo, con report e via email) su operazioni ritenute critiche,assicurando la possibilità di storicizzare e recuperare i dati modificati, su alcune proceduree attività particolarmente sensibili, indicate dall’Azienda (es. modifiche a IBANfornitori/beneficiari).

• il sistema, oltre a disporre di report operativi accessibili a tutti gli utenti per le attività digestione corrente, deve essere dotato di uno strumento di reportistica standardizzata edinamica in base alla quale sia possibile interrogare la banca dati ai vari livelli, mediantecriteri di selezione multipla e scelta delle variabili da riprodurre sul report con possibilità diexport su differenti formati (tra cui txt, ods, cvs, xlsx, xml, pdf); la produzione dei reportdeve avvenire in maniera semplice e selezionabile dall’operatore che deve poter definire lastruttura del report.

• l’applicativo dovrà basarsi su Database Oracle 11g e versioni successive o su DatabaseOpen.

• l’applicativo dovrà essere offerto senza limiti di licenze di utilizzo (siano esse adutente/client siano esse ad utente “concorrente”);

• Il sistema deve prevedere il caricamento in formato digitale (es. pdf, jpg) di qualsiasidocumento utile all’Azienda e collegarlo a movimenti/documenti/anagrafiche ecc.. ad essicorrelati (es. planimetrie, visure, foto, schede tecniche).

• Il software applicativo deve gestire adeguati sistemi di controllo degli accessi quali adesempio l’implementazione di avanzati sistemi di profilatura degli utenti, conautorizzazione/abilitazione sulle funzionalità e sui dati da gestire nonchè la possibilità diimplementare la “Segretation of Duties” prevista dalla normativa del PAC.

• Il sistema deve essere integrato con tutti i software applicativi già esistenti presso leAziende Sanitarie che soddisfano esigenze amministrativo contabili come per esempiocartella informatizzata, software CASSA, fatturazione attiva/rendicontazione attivitàveterinaria, DPC, gestione manutenzioni ecc…; si rimanda all’apposito articolo per ildettaglio delle integrazioni previste.

• Il sistema deve garantire l’elaborazione, la gestione, la produzione e la trasmissione (oveprevista) dei flussi informativi definiti nei moduli seguenti e comunque di tutti quelliprevisti dalla normativa vigente, prevedendo la gestione delle fasi di simulazione, controlloe validazione.

• Gli adeguamenti del software alla normativa vigente e ai regolamenti derivanti daicambiamenti normativi dovranno essere garantiti e realizzati senza oneri aggiuntivi perl’Azienda ULSS, nel rispetto delle tempistiche utili alla operatività prevista.

• Il sistema oggetto di fornitura deve permettere la registrazione di tutte le informazioninecessarie per la pubblicazione sui portali aziendali (attraverso modalitàopen/interoperabili) dei dati previsti dalla normativa "amministrazione trasparente" (Dlgs33/2013 e ss.mm.ii.).

• Il sistema dovrà gestire workflow di approvazione (ad esempio per i processi diapprovvigionamento: dalla creazione delle anagrafiche, alla richiesta informatizzata di

Pagina 4 di 44

reparto, dalla preparazione del materiale in magazzino alla predisposizione degli ordini afornitore) configurabili anche con la possibilità di inserire informazioni aggiuntive insezioni specifiche. Il workflow, con i diversi livelli autorizzativi, dovrà essere configurato econfigurabile, anche autonomamente da parte dell’Azienda ULSS, per la gestione di servizisanitari e socio-sanitari, quali la protesica, l’assistenza integrativa, etc.

• Il sistema deve garantire gli strumenti necessari per gestire la firma elettronica deidocumenti nonché per l’invio in conservazione dei principali documenti prodotti e gestitidal sistema stesso presso i sistemi di conservazione legale sostitutiva in uso dell’AziendaULSS.

• Il sistema si deve integrare al MIF (Middleware Interface) offerto da Infocert, qualeconnettore al Sistema di Interscambio (SDI), già implementato all’interno della CostituendaULSS Euganea o in alternativa si deve integrare allo SDI, come meglio specificato nell’art. 9integrazioni.

COPERTURA FUNZIONALEIl sistema offerto deve comprendere la gestione dei seguenti moduli, descritti negli articolisuccessivi:1. Gestione anagrafica2. Contabilità analitica (per beni e servizi, tecnici e sanitari, etc.)3. Gestione cespiti e inventario4. Contabilità generale5. Gestione magazzini e servizi (compresi magazzini centrali, periferici e di reparto)6. Flussi informativi7. Integrazioni

In particolare, l’inserimento di un dato deve avvenire una sola volta nel “modulo” di pertinenza evalere anche per gli altri, assicurando unicità e correttezza.

ART. 3GESTIONE ANAGRAFICHE

Il sistema deve prevedere la gestione delle anagrafiche a livello centralizzato, consentendo digestire un’unica anagrafica a valenza aziendale (es modalità di pagamento, codice piano dei conti,fattori produttivi, etc).Tutte le anagrafiche devono prevedere la possibilità di una gestione parametrizzabile degliattributi, prevedendo eventuali obbligatorietà e/o controlli sulla valorizzazione delle informazionipresenti.La gestione di profili di utenze (da master a successive autorizzazioni) dovrà essere effettuata perpermettere la corretta gestione del processo di creazione ed aggiornamento dei codici. Il sistemadeve permettere le permission di inserimento, modifica, cancellazione e visualizzazione in modoparametrico per utente e per i principali attributi anagrafici.Le principali anagrafiche presenti all’interno del sistema dovranno essere gestite con profonditàstorica, garantendo in modo univoco la possibilità all’uso, da parte del soggetto anagrafico, deimoduli interessati per il periodo di validità indicato.Ogni anagrafica dovrà essere presente una sola volta all’interno della banca dati.Nello specifico dovranno essere gestite le seguenti anagrafiche con tutte le informazioni previsteda normativa e comunque parametrizzabili e con campi gestibili in base alle esigenze aziendali. Leprincipali e non esaustive sono:

• PIANI DI CONTABILITA’ ANALITICA (centri di costo, fattori produttivi,raggruppamenti, driver per ricircoli, etc.)

• CESPITI

Pagina 5 di 44

• ANAGRAFICHE FISCALI (codici Iva, codici ritenuta, ecc…)• PIANO DEI CONTI CONTABILITA’ GENERALE• CLIENTI E FORNITORI• BENI E SERVIZI (codice Aziendale, codice ATC, codice Minsan/CO.DI.FA/FARMADATI,

Civab e CND, codice prodotto del fornitore, codice prodotto del fabbricante, Codice diRepertorio dei Dispositivi Medici)

• SOGGETTI EROGATORI• UNITÀ DI PRELIEVO E LUOGO DI CONSEGNA• PIANI DI CODIFICA PER L’AGGREGAZIONE DEI DATI A LIVELLO REGIONALE• ECC.

ART. 4CONTABILITA’ ANALITICA

Il modulo di contabilità analitica deve consentire l’acquisizione, l’aggregazione, l’elaborazione el’esposizione dei dati elementari di costo, ricavo e stato patrimoniale (in relazione alleImmobilizzazioni), organizzati per fattore produttivo e centro di costo, necessari per il governodell’Azienda e per il soddisfacimento dei debiti informativi interni (macrostrutture, dipartimenti eunità operative) ed esterni (Ministero della Salute, Regione, Enti locali,…).Il sistema dovrà mettere a disposizione i dati in forma analitica e di sintesi e garantirel’importazione dei dati dagli altri sistemi informativi aziendali e, viceversa, l’esportazione dei datidi COAN verso altri sistemi informativi aziendali.

ALIMENTAZIONE DELLA CONTABILITA’ ANALITICAIl sistema deve:

• garantire che il flusso di contabilità analitica, riguardante sia costi che ricavi, contenga leseguenti informazioni ritenute minimali:

o centro di costo/ricavo;o fattore produttivo;o anno/mese di competenza;o anno/mese di elaborazione;o importo;o fonte del dato;o tipo di bilancio (per esempio sanitario/sociale/commerciale/frna);

• garantire che il flusso di contabilità analitica sia alimentato almeno dalle seguenti fonti:o scarico a Centro di Costo della bolla nella procedura di magazzino (reale per i beni,

fittizia per i servizi ;o scarico a Centro di Costo del buono di servizio attestante l’avvenuta erogazione del

servizio con l’indicazione del periodo di competenza e/o del contesto specifico disomministrazione dello stesso o altra movimentazione alternativa prevista per laliquidazione dei servizi;

o acquisizione dati, per i servizi socio sanitari, dagli applicativi di gestione delleautorizzazioni;

o registrazione del documento contabile nella procedura di contabilità generale;o importazione dati da altri moduli del sistema informativo o da moduli esterni (es.

cespiti o Personale);• garantire che la quadratura COAN/COGE sia “nativa”, con possibilità di verifiche

immediate attraverso:o elaborazioni e stampe per la verifica della quadratura fra contabilità analitica e

contabilità generale per singolo conto (es. dettaglio movimentazioni cdc/fpsquadrate);

Pagina 6 di 44

o in caso di squadratura con la COGE, deve essere garantita la possibilità diintervenire tramite rettifiche/correzioni delle scritture che generano la squadraturastessa;

• garantire la storicizzazione puntuale del dato, con possibilità di consolidare gli stessi ascadenze periodiche;

• garantire le ulteriori seguenti funzionalità:o stretta integrazione col sistema di Contabilità Generale e con gli altri moduli del

sistema contabile (magazzino, cespiti,…), in modo che le scritture nei diversisottosistemi generino automaticamente la corrispondente rilevazione di contabilitàanalitica;

o funzionalità di drill-down per passare dal saldo ai dettagli; per ciascun movimentodi contabilità analitica dovrà essere possibile risalire alla scrittura elementare diorigine, generata dal sottosistema di alimentazione; in pratica, avere la possibilità dirisalire in COAN al dettaglio dei singoli movimenti dei flussi di alimentazione. Es.Risalire ai singoli prodotti, unità di prelievo e fornitori per i movimenti delmagazzino, dati fattura per i movimenti della COGE;

o gestione del costo del personale a effettivo e a standard tramite contabilizzazioneautomatica degli stipendi in quadratura con la COGE.

SISTEMA DI RIBALTAMENTO DEI COSTI COMUNI E GENERALIRelativamente al ribaltamento dei costi comuni e generali il sistema deve;

• consentire la definizione dei criteri di ribaltamento e modalità di riparto dei costi/ricavi;• consentire la definizione di sistemi di gerarchie e relazioni fra i centri di costo per realizzare

la ripartizione dei costi (e dei ricavi) di specifici Cdc (di struttura, intermedi, comuni,generali) su specifici centri di costo finali;

• consentire la reiterazione del processo per la determinazione delle varie configurazioni dicosto, ed il consolidamento dei dati elaborati per il raffronto con esercizi precedenti;

• garantire flessibilità nella determinazione delle configurazioni di costo (costi diretti o costipieni);

• garantire, con riferimento alla ripartizione di ricavi/costi ed ai conseguenti ribaltamenti lapossibilità di:

o effettuarli a cascata, secondo sequenze definibili dagli operatori;o utilizzare le tabelle di dati extracontabili quali driver per i ribaltamenti, tramite

anche acquisizione automatica dei dati;o utilizzare criteri determinati specificatamente;o escludere, nel processo di ripartizione, specifici fattori e centri di costo e ricavo;o dare evidenza separata dei costi direttamente imputati rispetto a quelli oggetto di

ribaltamento;o effettuare analisi “what-if”, verificando in modo veloce soluzioni alternative a

configurazioni di costo e/o sistemi di ribaltamento.

MODELLI REGIONALI E MINISTERIALIRelativamente ai MODELLI REGIONALI E MODELLI MINISTERIALI (LA, CP), il sistema deveprevedere la gestione dei modelli regionali e dei modelli ministeriali (LA,CP) secondo le seguenticaratteristiche:

• predisposizione, compilazione, elaborazione del modello regionale secondo il formatodefinito e del modello ministeriale e relativi allegati

• acquisizione dei modelli ministeriali sopra citati come riclassificazione del modello, avendola possibilità di visualizzare tutti i passaggi intermedi di ribaltamento;

• riprodurre i report con possibilità di export;

Pagina 7 di 44

SISTEMA DI INTERROGAZIONE DATI E REPORTISTICAIl sistema deve garantire la possibilità di elaborare e condividere i seguenti resoconti:

• Reportistica per aggregazione di Centro di Costo/Centri di Responsabilità e fattoriproduttivi/conti, aziendali;

• Reportistica per aggregazione di Centro di Costo/Centri di Responsabilità e fattoriproduttivi/conti, regionali/ministeriali;

• Reportistica del piano dei centri di costo e dei fattori produttivi/conti.• Prevedere la possibilità di esportare i dati in modalità strutturata:

o sintetici in linea e/o storicizzati della contabilità analitica contenenti le informazionidi minima già individuate in precedenza;

o analitici relativi ai movimenti contabili alimentanti la CoAn e di minima giàindividuati in precedenza;

o di dettaglio relativi alla specifica movimentazione nei diversi sottosistemi dialimentazione della CoAn (es. movimenti di magazzino, cespiti, pn/fatture, coge).

o Deve essere prevista l’integrazione con gli strumenti di office automation open e dimercato diffusi presso l’Azienda ULSS, nonché l’esportazione verso gli altri sistemiinformativi aziendali esistenti;

o Esportazione della reportistica standard da inviare via e-mail, configurate a sistema,ai responsabili CdR/CdC, con gestione allegati o attraverso link.

ART. 5GESTIONE CESPITI E INVENTARIO

Il sistema deve consentire la gestione analitica dei beni patrimoniali mobili e immobili, materiali eimmateriali, di proprietà (acquisiti, donati o realizzati in economia) o di terzi (leasing, service,noleggio o in comodato d’uso…), nonché cespiti di proprietà presso terzi, e le immobilizzazioni incorso nel rispetto della normativa civilistica, fiscale e regionale.Il modulo "gestione cespiti" (GC) deve poter gestire le informazioni sui cespiti a partire dallagestione progetti/programmi (progetto/programma inteso come obiettivo per raggiungere ilquale occorre una molteplicità di azioni) e dalla gestione delle fonti di finanziamento mediante unalogica di gestori/tipologia. Ai progetti/programmi possono essere collegate molteplici fonti difinanziamento.Il sistema, inoltre, deve ricevere i dati dalla “gestione ordini” (collegata ai contratti e ai budget) ecolloquiare, in prospettiva, con i gestionali dedicati alla gestione operativa delle attrezzatureelettromedicali e agli ordini di protesi/ausili.I cespiti devono essere suddivisi in Immobili e Mobili, Materiali e Immateriali.Il sistema deve gestire la ricognizione straordinaria dei beni mobili con l’aggiornamento massivodelle ubicazioni dei centri di costo, dei beni presenti e non presenti.Il sistema deve garantire un “blocco” su tutti i dati per gli esercizi chiusi e consolidarli. Inoltre ilsistema deve garantire anche la sicurezza dell’impatto di modifiche ai sistemi di ammortamento,introdotti da norme.

ETICHETTE ED INVENTARIO FISICOIl sistema deve essere in grado di generare, in modalità manuale e/o automatica, il numero diinventario (con formato alfanumerico) e produrre le etichette da apporre sui beni inventariati e suiluoghi fisici in cui i beni sono ubicati. L’etichetta dei beni deve contenere il codice identificativo delcespite, la descrizione e qualsiasi eventuale ulteriore informazione che verrà richiesta in fase diesecuzione del contratto. Il sistema deve essere integrato alla soluzione di gestione cespiti presente (Trilogis, presso ULSS17)basata su tecnologia RFID per la gestione sia dei cespiti stessi sia dell’ubicazione fisica (stanze).Dovranno essere utilizzati standard di tipo aperto garantendo il rispetto di quanto previsto dalle

Pagina 8 di 44

normative di settore vigenti. Il software deve quindi garantire la possibilità di interfacciarsi,leggere, scrivere ed utilizzare le informazioni provenienti dal suddetto software.Inoltre, deve essere possibile l'inserimento veloce dei dati di base e la realizzazione di periodicherevisioni dell'inventario esistente, così come l'alienazione per fuori uso di elevati quantitativi dibeni inventariati.

LEGAMI TRA CESPITII beni possono essere classificati in principali, accessori e componenti.I beni accessori sono quei beni (es.: stampante per PC) che, pur inventariati con codice proprio,sono strettamente legati, per quanto riguarda l’utilizzo, ad un bene principale.I beni componenti sono invece cespiti non suscettibili di autonomo utilizzo e che devono quindiessere inventariati con lo stesso codice del bene principale, incrementandone il valore.Il sistema deve:

A. consentire di gestire la “ricongiunzione” fra il bene principale ed i suoi accessori ocomponenti;

B. permettere la gestione delle eventuali variazioni (cancellazioni, fuori uso, eccetera)dell'accessorio ma anche di quelle del bene primario cui l'accessorio è collegato: inoltredeve essere possibile gestire i vari componenti del bene in modo autonomo, anche se legatifra loro, perché facenti parte ad esempio di un unico strumento;

C. gestire l'eventualità in cui il bene accessorio abbia una propria fonte di finanziamentodiversa da quella del bene principale ed anche la possibilità di abbinare i beni “padre-figli”;

D. gestire i beni per unità singola o per universalità di beni;E. nel caso di beni singoli, gestire gli eventuali componenti, non dotati di vita autonoma ma

legati al bene principale, come incrementi di valore;F. garantire i requisiti di cui al punto A, B, C e E anche nel caso di manutenzioni straordinarie.

MOVIMENTAZIONE DEI BENIRelativamente alla movimentazione dei beni il sistema deve:

• tracciare lo spostamento riguardante il trasferimento di beni da un centro costo ad un altro,in particolare quando il bene risulti finanziato con fondi di tipo commerciale e la nuovadislocazione lo faccia uscire da tale ambito;

• gestire il CONSEGNATARIO del bene inventariale, responsabile della verifica fisica dellapresenza del bene stesso;

• consentire agli assegnatari dei beni assoggettati ad inventariazione l’accesso ai beniassegnati ai centri di costo di riferimento (dell’Unità Operativa, del Servizio, dell’Ufficio,etc.) per poter verificare, in qualunque momento, la consistenza del patrimonio edeffettuare poi la ricognizione fisica dei beni. La procedura software, quindi, devepermettere di effettuare la stampa dei beni presenti sul cdc da tutti i profili interessati (tracui i consegnatari). Inoltre, deve consentire la gestione informatizzata della verificaperiodica fisica sui singoli centri di costo. I consegnatari potranno, quindi, rilevare:

o la presenza e confermarla;o la “non presenza”;o la presenza nel cdc di cespiti non in elenco dei beni attribuiti;

con la registrazione di eventuali annotazioni di rilievo.• garantire l’acquisizione di dati da fogli di lavoro strutturati, al fine di agevolare gli

inserimenti delle variazioni a seguito di ricognizioni inventariali rilevanti, o soluzionisimilari.

• prevedere la gestione informatizzata delle proposte di spostamento da un centro di costoad un altro e delle relative autorizzazioni e prese in carico;

• gestire la consegna di beni di terzi e l’eventuale comodato d’uso dei beni di terzi presso ledislocazioni aziendali/ UU.OO.;

Pagina 9 di 44

• gestire la consegna di beni presso terzi e l’eventuale comodato d’uso presso terzi;• effettuare la storicizzazione dell’archivio relativo agli spostamenti di ciascun bene;• gestire trasferimenti massivi della totalità o di un sottoinsieme di beni assegnati ad un

centro di costo/consegnatario ad un altro;• garantire la gestione del fuori uso e delle eventuali alienazioni;• prevedere, per il fuori uso, la possibilità di allegare il relativo verbale;• generare, se necessario, i documenti di accompagnamento• gestire, anche come allegati, ulteriori attributi assegnabili ai beni, come ad es.

l’adeguamento alla normativa antiincendio, corredando l’attributo di date di inizio e finevalidità, valori di riferimento e annotazioni a corredo.

AMMORTAMENTI E STERILIZZAZIONIRelativamente agli ammortamenti e sterilizzazioni, il sistema deve:

• gestire l’ammortamento fiscale e quello civilistico come previsto dal Codice Civile;• garantire che le quote di ammortamento dell’esercizio vengano calcolate, applicando le

aliquote determinate sulla base della vita utile, definita a livello nazionale, per ciascunacategoria di beni, dalla tabella di riferimento nazionale;

• consentire di applicare un’aliquota più elevata (o più bassa nei casi previsti dallanormativa) sul singolo bene;

• consentire di definire autonomamente la data da cui far partire l’ammortamento sia essa laconsegna del bene, la data della fattura, la data di protocollazione della fattura, la data dientrata in funzione o del collaudo;

• prevedere che, nel primo esercizio, l’aliquota di ammortamento sia rapportata alla frazioned’anno in effettivo utilizzo del cespite acquisito o alternativamente applicandoforfettariamente la metà dell’aliquota normale (tale alternativa non deve valere per lemanutenzioni). Il sistema deve prevedere un parametro per rendere automatical’operazione a seconda della scelta effettuata con possibilità di modifica su singolo benequalora l’Azienda ne ravveda la necessità per la corretta rappresentazione dei datieconomici di ammortamento;

• prevedere per i cespiti il cui valore risulti inferiore a 516,46 euro la possibilità diammortizzarli integralmente nell’esercizio in cui vengono resi disponibili e pronti per l’uso,ad eccezione di quelli che fanno parte di universalità ai sensi dell’art. 816 del Codice Civile;il sistema deve prevedere un parametro per rendere automatica l’operazione.

• nel caso in cui sia effettuata la dismissione o alienazione di un cespite, prevedere chel’ammortamento non sia calcolato oppure possa essere operato per la frazione d’anno in cuiil cespite è stato impiegato. Il metodo prescelto deve essere applicato in modo uniforme atutti i beni dismessi o ceduti in corso d’anno. Il sistema deve prevedere un parametro perrendere automatica l’operazione;

• nel caso di manutenzione straordinaria, garantire che l’ammortamento venga calcolato nelseguente modo a seconda della tipologia di manutenzione:

o incrementativa della vita utile del bene, con applicazione dell'aliquota prevista perla classe merceologica del cespite manutenuto;

o non incrementativa della vita utile del bene, con utilizzo di un’aliquota che completil’ammortamento della manutenzione contestualmente all'ammortamento delcespite manutenuto; nel caso in cui il cespite abbia già esaurito l'ammortamento, larelativa manutenzione andrà completamente ammortizzata nell'anno diacquisizione.

• consentire la gestione della correlazione fra i singoli cespiti e le varie fonti di finanziamentoutilizzate, dettagliatamente individuate, permettendo modalità di ammortamentospecifiche, collegate alla tipologia di fonte di finanziamento, all’interno della stessa classedi cespite.

Pagina 10 di 44

• garantire la riconciliazione sistematica tra fonti di finanziamento, cespiti e riserve dipatrimonio netto, nonché tra ammortamenti e sterilizzazioni che ne discendono;

• garantire la riconciliazione sistematica tra contributi in conto esercizio stornati al contocapitale e cespiti, nonché tra ammortamenti e sterilizzazioni che ne discendono;

• prevedere la possibilità di inserimento sul medesimo cespite di una o più fonti difinanziamento; ciascuna fonte di finanziamento concorrerà autonomamente allasterilizzazione degli ammortamenti.

PIANO DEGLI INVESTIMENTIPer quanto attiene al Piano degli Investimenti, l’applicativo deve consentire la gestione dellaprogrammazione degli investimenti e la predisposizione del piano degli investimenti su un arcotemporale di tre anni, secondo le modalità e gli schemi definiti a livello regionale, garantendonel'export (tipicamente in formato csv/xls).Il sistema deve consentire un collegamento tra Piano degli Investimenti definito in sede diprogrammazione e gli investimenti realizzati, generando il piano degli investimenti a consuntivoper ciascun anno (stato di attuazione del piano investimenti) che sarà anche la base per laformulazione del nuovo piano triennale (nuova programmazione).Deve essere possibile l'aggiornamento in corso d'anno del Piano Investimenti. La procedura devetenere traccia delle modifiche, mantenendo traccia di ogni versione del piano e relativi dati diapprovazione fino al dato consolidato di fine esercizio.Per ogni intervento compreso nel piano investimenti dovrà essere possibile associare una o piùfonti di finanziamento, appositamente codificate, le quali saranno attribuite ad uno o più soggettigestori di risorse.Ai soggetti gestori di risorse (centri ordinatori), quindi, sarà assegnata la disponibilità finanziariasuddivisa per fonti di finanziamento, da utilizzare per la realizzazione degli interventi ad essiattribuiti.Nell'ambito di ciascun intervento deve essere possibile lo spostamento di somme tra gestori.Gli interventi non finanziati non potranno essere associati ai processi di acquisto e, pertanto, nondeve essere possibile emettere ordini, se non tramite apposita validazione gestita nel workflow daparte livelli autorizzativi “sovra-ordinati”. Se esiste un finanziamento parziale deve esserepossibile utilizzarlo.Il sistema dovrà gestire i contratti e gli ordinativi relativi agli interventi del piano consentendo ilcollegamento con:

• la procedura magazzino (ad es. gestione e ricondizionamento ausili)• la procedura Contabilità Generale (per le fatture dei fornitori e il mandato di pagamento);• la procedura inventario (per l’inventariazione delle attrezzature e delle opere).

Il sistema dovrà consentire l'aggregazione di più contratti.Per ogni intervento possono essere presenti più aggregazioni, ognuna attivata dal gestore diriferimento. Inoltre, stante che un contratto può essere utilizzato per più interventi, il sistema devegarantire tale funzionalità e il relativo monitoraggio.Il sistema dovrà consentire il monitoraggio di ciascun intervento sia in modo complessivo, sia inmaniera separata per tipologia d’investimento, per aggregazione o per contratto, permettendoanche l’export dei dati collegati (ordini, bolle, fatture, pagamenti) direttamente su foglioelettronico; questo anche ai fini della rendicontazione alla regione sulle spese sostenute.A ciascun intervento finanziato presente nel piano investimenti potrà essere associato un codiceCUP (se previsto) che verrà ereditato dal contratto e riportato nei relativi ordini, fatture epagamenti ad esso collegati.Il sistema inoltre, per ciascun intervento classificato come opera/lavoro pubblico, dovràdisaggregare l'importo dell'intervento e di ogni contratto in sottocategorie, permettendo lagestione del Quadro economico dell'intervento secondo gli schemi in vigore: ad esempio, lavori,

Pagina 11 di 44

oneri sicurezza, spese tecniche, imprevisti, IVA (suddivisa per aliquote). Dovrà essere possibiledesumere per ogni voce (lavori, spese tecniche, etc.) l’importo aggiornato e le relative fatturecaricate.

FUNZIONI SPECIFICHE RELATIVE ALLA GESTIONE DEGLI IMMOBILINella gestione degli immobili, il sistema deve prevedere le seguenti ulteriori funzioni specifiche:

• gli immobili (ospedali, ospedale di comunità, case della salute, poliambulatori,…) devonoessere codificati secondo un nomenclatore definito a livello regionale;

• ad ogni immobile deve essere possibile associare tutti gli interventi effettuati quali:o ampliamenti;o ristrutturazioni;o manutenzioni straordinarie.

attraverso le funzionalità dei legami tra i cespiti già illustrate.• ad ogni intervento deve essere associata la/le relativa/e fonte/i di finanziamento;• ad ogni immobile deve essere possibile associare i cespiti presenti, le modalità di acquisto e

le fonti di finanziamento.• Il sistema deve consentire inoltre il collegamento ai singoli immobili di costi correnti non

capitalizzabili, quali:• manutenzioni ordinarie eseguite annualmente, definite a livello regionale attraverso

l’univoca anagrafica dei prodotti;• utenze (energia elettrica, gas, acqua);• riscaldamento (energia termica, servizio energia, gas);• smaltimento rifiuti sanitari e non;• pulizie;• altri costi afferenti gli immobili;• tasse e tributi legati agli immobili.

Il sistema deve prevedere una reportistica che consenta di:• conoscere il valore dell’immobile, degli interventi effettuati, delle fonti di finanziamento

utilizzate;• conoscere il valore dei cespiti presenti nell’immobile e le relative fonti di finanziamento,

con particolare riferimento alle apparecchiature biomediche, con analisi di dettaglio perconto o per prodotto;

• conoscere i costi correnti connessi all’utilizzo dell’immobile;• conoscere gli utilizzi dei finanziamenti assegnati.

In particolare, per quanto riguarda la realizzazione di fabbricati, deve essere possibile associare alcespite in via di realizzazione tutte le fatture relative alle varie tipologie di spese sostenute ed aglistati di avanzamento lavori, con possibilità di inserire nella scheda cespite, al termine dellarealizzazione dell’opera, la data di entrata in funzione/collaudo. La gestione cespiti assegna ilnumero d’inventario, eventualmente associato alla scheda principale (come da paragrafo legamitra cespiti).Il sistema deve gestire unitamente ai dati inventariali ed economici dei beni immobili, anche lascheda dei dati catastali (mappali, rendite, rivalutazioni, classamenti, ecc…) cui correlare ledestinazioni d’uso con relativa data di decorrenza (da storicizzare); tali dati dovranno essereestraibili in apposite stampe da utilizzare ai fini del calcolo della base imponibile per le imposte sulpatrimonio immobiliare.

RELAZIONI CON GLI ALTRI MODULIInoltre, relativamente alla relazione con gli altri moduli software, la procedura per la gestionecespiti deve:

Pagina 12 di 44

• garantire l’integrazione e la perfetta quadratura con la contabilità generale (ad esempio nonpossono essere registrate in contabilità fatture su conti relativi ai cespiti per le quali, a fineesercizio, non sia presente il collegamento con i relativi numeri inventario gestiti nelmodulo cespiti, quadrando nei valori, e viceversa non possono esserci cespiti inventariatinel modulo cespiti non collegati e quadrati con una corrispondente fattura o scritturacontabile automatica di fatture da ricevere) con relative stampe di controllo.

• prevedere la correlazione fra la classe merceologica del cespite, desumibile dall’ordine diacquisto, e gli specifici conti delle immobilizzazioni, dei fondi ammortamento,ammortamenti, per la generazione delle scrittura di prima nota e di assestamento;

• prevedere il collegamento dei beni soggetti a collaudo al conto di bilancio delle“immobilizzazioni in corso” e di trasferire detti beni alle corrette classi di cespiti, solo adavvenuto inserimento della data di collaudo;

• gestire il blocco automatico (blocco collaudo) della fattura se un cespite (o un’universalità)è in attesa di collaudo. In questo caso la fattura deve rimanere bloccata in relazione alladecorrenza dei termini di pagamento ai fini del calcolo dell'indice di tempestività deipagamenti fino a collaudo avvenuto e sbloccarsi automaticamente a seguitodell’inserimento dello stesso in procedura;

• gestire l’alimentazione della contabilità analitica al fine di assicurare il calcolo dellaconsistenza patrimoniale e delle quote di ammortamento di ogni singolo bene, sia annualiche infrannuali, e l’attribuzione, anche percentualizzata, ai centri di costo/attivitàutilizzatori/commesse;

• prevedere nella scheda del bene e nelle successive movimentazioni (ammortamenti,variazioni valore, beni accessori, eccetera) un collegamento con l'ordine di acquisto (ovepresente) ed eventuale codice di commessa, codice progetto e fonte di finanziamento;

• prevedere il set di dati necessario per poter trasferire in automatico alla contabilità generalele scritture di ammortamento e di sterilizzazione;

• prevedere il trasferimento automatico alla contabilità analitica degli ammortamenti e delleeventuali relative sterilizzazioni diviso per Centro di Costo;

• garantire la generazione automatica delle scritture contabili relative a fuori uso ealienazioni divise per fonte di finanziamento:

o storno fondo ammortamento o storno valore netto contabile con eventuale rilevazione di minusvalenza o

plusvalenzao sterilizzazione dell’eventuale minusvalenza;

• generare automaticamente le correlate scritture contabili per il bene principale ed icomponenti nel caso di cessione del bene o messa fuori uso;

• gestire l’acquisizione dei dati indispensabili all'emissione della fattura attiva, nel caso dialienazioni.

REGISTRO DEI BENI AMMORTIZZABILIAi fini fiscali il sistema deve essere in grado di predisporre un apposito registro che utilizzi criteridi calcolo di ammortamento fiscale e che tenga conto di movimenti di trasferimento dacommerciale a dislocazioni di tipo istituzionale fuori uso o cancellazioni e viceversa. In tal senso ilregistro deve essere alimentato con scritture di rettifica di acquisto, fondo e quota. La contabilitàgenerale deve essere in grado di registrare le quote di ammortamento così calcolate per poteralimentare il bilancio commerciale.Gli attributi da prevedere nel registro sono almeno i seguenti:

• numero inventario;• descrizione bene;• estremi fatture e di ogni altro movimento contabile;• codici e ragione sociale fornitori;

Pagina 13 di 44

• costo di acquisto;• percentuale di ammortamento;• conto patrimoniale di acquisto;• ammortamento annuo fiscale suddiviso per tipologia di attività;• residuo ammortizzabile• stato di fuori uso;• stato di cancellata;• conto di fondo ammortamento;• conto ammortamento.

Il sistema deve garantire la stampa del libro cespiti nel formato richiesto dalla normativa vigente.

REPORTISTICALa gestione dei cespiti dovrà essere dotata di strumenti di interrogazioni dei dati reportistica asupporto, quale:

• verbali di: consegna, installazione, collaudo, variazione valore, trasferimento, fuori uso,cancellazione;

• inventari: per categoria fiscale e classificazione, per servizio e stabilimento, per fornitore oconto d'uso, per combinazione di più criteri di scelta contemporaneamente e a sceltadell'utente;

• giornale movimenti: per categoria fiscale, per consegnatario, per fonte di finanziamento,per centro di Resp. centro di costo, dislocazione;

• registro beni ammortizzabili: analitico, per conto, solo a totali, commerciale;• scheda del bene e relativi attributi collegati (es: scheda catastale);• stampa riepilogativa per conto di stato patrimoniale che esponga l'elenco dei beni

completamente ammortizzati ma ancora funzionanti;• stampa riepilogativa per conto di stato patrimoniale che esponga l’elenco dei beni non

ancora entrati in funzione (immobilizzazioni in corso) con valorizzazione degli importitotali;

• stampa riepilogativa degli ammortamenti per conto;• stampa riepilogativa delle sterilizzazioni per conto e/o ammortamenti per fonte di

finanziamento;• stampa riepilogativa dei beni in comodato d'uso, locazione e altri beni di terzi con

valorizzazione dell'importo totale e residuo;• stampa riepilogativa dei beni di proprietà presso terzi con valorizzazione dell’importo

totale e residuo;• stampa riepilogativa fuori uso con possibilità di distinguere causali diverse (es. furti);• stampa riepilogativa dei beni donati per esercizio, con valorizzazione dell'importo totale;• stampe di natura statistica;• stampe di natura gestionale (es. situazione dei singoli beni inventariabili con indicazione

delle relative quote di ammortamento per centro di costo);• stampa di controllo distinta per conto di imputazione e singola fattura fra il valore dei beni

iscritti in inventario e i valori iscritti a bilancio;• stampe di simulazione degli ammortamenti e sterilizzazione in corso d’anno e per gli anni

futuri, con possibilità di stabilire dei parametri con particolare riferimento alla data dientrata in funzione dei beni;

• stampa sulla base dei diversi parametri dell’anagrafica cespite.

Pagina 14 di 44

ART. 6CONTABILITA’ GENERALE

Il sistema deve consentire la redazione del Bilancio d’esercizio Aziendale, secondo quanto previstodalle normative civilistiche e fiscali nonché dalle leggi e disposizioni regionali. Deve consentire lariclassificazione dei dati contabili per assolvere i debiti informativi verso la Regione e i Ministericompetenti.Deve garantire l’emissione dei documenti attivi e la registrazione dei documenti passivi,l’emissione e la contabilizzazione degli incassi e dei pagamenti secondo le modalità definitedall’ente tesoriere e dalla normativa in materia, nonché deve garantire la gestione dell’ordinativoinformatico secondo le indicazioni del tesoriere.Il Sistema di contabilità generale deve essere in grado di gestire efficacemente un’organizzazioneamministrativa di tipo divisionale. Le divisioni potranno essere gestite come bilanci sezionaliall’interno della medesima contabilità generale e consentire la costruzione di bilanci consolidatiquale aggregazione delle divisioni previa elisione delle poste compensative.

Il sistema deve consentire la proposta automatica, parziale o totale, delle registrazioni contabili deidocumenti sia relativamente alle ENTRATE sia alle USCITE, con gestione dei mandati e dellereversali secondo le necessità aziendali e in linea con le indicazioni regionali e nazionali.

CONTABILITA’ SEPARATA E BILANCI SEPARATIIl sistema proposto deve:

• prevedere funzioni specifiche per la gestione separata del bilancio sanitario e sociale comeprevede la L.R. 19/2016 e all’interno della medesima divisione delle contabilità separaterelative a:

o fondo per la Non Autosufficienza;o distretti, presidi ospedalieri e altre strutturazioni aziendali.o attività intramoenia;o attività commerciali;o altre attività (ad. es centri e funzioni regionali)

• prevedere apposite funzioni per la predisposizione automatica dei riclassificati richiestidalla normativa e dalla prassi corrente; quindi, a titolo puramente esemplificativo, modelliregionali, modelli ministeriali CE ed SP e Rendiconto Finanziario (ex Decreto legislativo118/2011 e ss.mm.ii.);

• ulteriori riclassificazioni dei dati necessari al fine di rispondere a esigenze informativeministeriali, regionali e aziendali (per esempio riclassificato relativo alle sole voci (FR) delFondo Regionale della non Autosufficienza);

• garantire la gestione della contabilità separata, oltreché alla parte economica, anche allostato patrimoniale (Clienti, Fornitori, Banche, Immobilizzazioni, come nel caso del BilancioSociale);

• permettere la redazione di bilanci per contabilità separata/divisionale, oltreché aggregata;• permettere l’elaborazione automatica delle tabelle della Nota Integrativa ai sensi del D.Lgs.

118/2011 e ss.mm. come integrate dalla Regione Veneto.

GESTIONE CLIENTI E FORNITORIPer quanto attiene alla gestione di clienti e fornitori, il sistema deve prevedere, almeno, le seguentifunzionalità

• gestire diverse modalità di pagamento sullo stesso fornitore (diversi conti correnti, ediverse modalità di pagamento, comprese le varie tipologie di cessione del credito ed iconti bancari dedicati ai fini della tracciabilità dei pagamenti dichiarate ai sensi della legge136/2010)

Pagina 15 di 44

• gestire le modalità di pagamento tra enti pubblici con giroconto della contabilità presso laBanca d’Italia

• gestire in maniera chiara le varie tipologie di cessione del credito (pro soluto e prosolvendo, per singola partita o per contratto ceduto) nonché le procure all’incasso ed i contibancari dedicati ai fini della tracciabilità dei pagamenti);

• cambiare la priorità di selezione di una modalità pagamento; • agganciare al conto del beneficiario il conto del cessionario del credito e (già al momento

del caricamento della partita sulla quietanza della cessione) generare il movimento ditrasferimento delle partite ad altro beneficiario e cessionario;

• prevedere un controllo sui pagamenti: mettere in stato di sospensione il fornitore a livellolocale, bloccare i pagamenti che superano un certo ammontare monetario, ecc;

• garantire la gestione dello split payment derivante dalle fatture passive e dalle fattureattive; in particolare deve garantire, per le fatture passive, la gestione dello split paymentanche nelle comunicazioni verso la PCC ;

• garantire la gestione dello “stato” della partita di debito nella comunicazione periodicaverso la PCC;

• prevedere il collegamento mediante Web Service con la PCC per la comunicazione dei datidi stato partita debitoria e pagamenti effettuati (vedi paragrafo relativo al Registro Unicodelle Fatture);

• prevedere l’estrazione dei soli fornitori soggetti a ritenuta d’acconto;• prevedere la gestione del DURC: acquisizione automatica, memorizzazione delle richieste,

gestione delle scadenze e possibilità di blocco automatico dei pagamenti in caso diirregolarità;

• gestire la tracciabilità delle partite di credito per assolvere agli adempimenti ministeriali dicui al d.lgs 194/2008;

• offrire a clienti e fornitori la possibilità di consultare il proprio e/c via web, come descrittosuccessivamente nel paragrafo “Portale fornitori”.

FORNITORI SOGGETTI A RITENUTA D’ACCONTO; ANAGRAFE DELLE PRESTAZIONIPer quanto attiene alla gestione dei fornitori soggetti a ritenuta d’acconto e anagrafe delleprestazioni, il sistema proposto deve:

• garantire che le ritenute diventino liquidabili automaticamente al momento dell'emissionedell'ordinativo di pagamento. L'automatismo dovrà attivarsi in base alla datadell'ordinativo e non alla data di scarico dello stesso;

• prevedere stampe dettagliate o riepilogative delle ritenute irpef, oltre che dei contributiprevidenziali a carico percipiente, dei contributi previdenziali a carico del soggettoerogante e dell’IRAP qualora dovuti, da versare nel mese;

• garantire l’elaborazione dei tracciati secondo le specifiche tecniche previste dalla normativavigente necessarie per la predisposizione del modello di Certificazione Unica e modello770;

• prevedere stampe e report di controllo su fogli di calcolo dei dati contenuti nel tracciato perl’invio e la predisposizione del modello di Certificazione Unica e modello 770;

• garantire la gestione degli elementi necessari per ottemperare all'obbligo di comunicazioneall’Anagrafe delle Prestazioni” (art.53 DLGS.165/2001) degli incarichi di consulenza ecollaborazione esterna pagati nel semestre attraverso una stampa completa (esportabile sufogli di calcolo) la quale, selezionando il periodo di pagamento delle fatture (mese-anno)riporti:

o i dati anagrafici completi del fornitore libero professionista;o i riferimenti delle fatture pagate nel periodo;o i dati contabili relativi al compenso (conto economico, eventuale riferimento

all'ordine emesso dal Servizio responsabile della spesa) per ogni fattura pagata.Pagina 16 di 44

REGISTRAZIONI DEI DOCUMENTI E SCRITTURE CONTABILICon riferimento alle registrazioni dei documenti e delle scritture contabili, le operazioni contabiliafferenti alle diverse tipologie di divisioni e di contabilità separate dovranno essere effettuatesull’unico Piano dei Conti e collegate alle varie tipologie di attività.

Il sistema deve:• garantire la creazione automatica di scritture contabili periodiche (es. da altri moduli

collegati quali i cespiti per ammortamenti e sterilizzazioni);• garantire la registrazione di dati contabili derivanti da altre applicazioni, anche mediante il

riversamento da interfacce e procedure esterne (es. pagamenti multipli come farmacie perconvenzionata esterna, assegni e sussidi ad utenti, personale, ricavi, ticket da centri diriscossione esterni, ecc.);

• prevedere la gestione del legame fra note di credito (attive e passive) e fatture per stornitotali o parziali;

• prevedere la gestione delle compensazioni fra clienti e fornitori tramite scrittura diretta dicompensazione di partite o tramite l’emissione di mandato di pagamento vincolato areversale d’entrata;

• garantire la gestione del periodo di competenza e della data di caricamento di ogni singolodocumento contabile;

• prevedere la gestione dei ratei e dei risconti con proposta di generazione automatica dellescritture contabili di chiusura e riapertura dell’esercizio;

• garantire la gestione automatica della chiusura e dell’apertura di esercizio;• prevedere la simulazione di chiusura e riapertura;• prevedere la gestione delle fatture e note di accredito da ricevere sul bilancio in chiusura,

con proposta di generazione automatica delle fatture da ricevere sulla base dei movimentidi carico (di beni e servizi), ma non ancora fatturati e sulla base delle fatture rilevatenell’esercizio successivo con competenza anno precedente;

• prevedere la gestione delle fatture e note di accredito da emettere con proposta digenerazione automatica delle scritture contabili sulla base delle fatture emesse e rilevatenell’esercizio successivo con competenza anno precedente;

• prevedere il calendario operativo contabile che permetta di operare sia sull’anno inchiusura che sull’esercizio nuovo. Le scritture contabili di chiusura esercizio quali: ratei erisconti, fatture e note di accredito da ricevere, fatture e note di addebito da emetteredevono poter girare automaticamente, garantendone la quadratura, sul vecchio e sul nuovoesercizio contabile;

• prevedere l'indicazione della competenza economica del costo o del ricavo conimpossibilità di imputare un costo o un ricavo su un esercizio già chiuso, e proposizionedel relativo conto collegato di sopravvenienza passiva o attiva;

• consentire di effettuare operazioni multiple su più partite o documenti, nonché generareoperazioni automatiche sulla base di determinati parametri reimpostati (ad es. abbuonimassivi su gruppi di partite con saldo di pochi centesimi);

• garantire l’aggiornamento immediato degli archivi contabili con possibilità di variare oannullare le scritture inserite non ancora consolidate o stampate nei sezionali Iva e nel librogiornale bollato;

• garantire, attraverso un sistema di abilitazione degli utenti alle diverse funzionalità etipologia di scrittura contabile, la possibilità di variare o annullare le singole registrazioni;

• prevedere in fase di inserimento dei movimenti tutti i controlli derivanti dal rispetto delleregole fiscali e dei principi contabili, tra i quali a titolo esemplificativo e non esaustivo:

o la verifica della quadratura;o la coerenza delle date;

Pagina 17 di 44

o la correttezza dei dati IVA;• prevedere che la modifica di un movimento contabile debba essere subordinata e limitata

dallo stato del documento cui si riferisce. In particolare, possono essere consentitemodifiche parziali limitate da definire in sede di esecuzione del contratto, laddove sia statoemesso ordinativo di incasso/pagamento, mentre non possono essere più consentitemodifiche qualora siano stati elaborati in definitivo il libro giornale di contabilità e/o iregistri IVA;

• prevedere che i saldi degli esercizi precedenti già chiusi debbano restare disponibili perinterrogazioni e report di confronto “anno su anno”;

MOVIMENTAZIONI EXTRA-CONTABILIIl sistema inoltre deve consentire la movimentazione di scritture extra-contabili riguardanti sia iconti di Contabilità Generale che quelli di Contabilità Analitica. Tali registrazioni, devonointegrare o rettificare, ma in ambiente separato, i dati certi ed immodificabili della contabilitàgenerale, con scritture significative dal punto di vista operativo e gestionale per effettuare analisiperiodiche sull’andamento della gestione economica aziendale e propedeutiche all’invio deimodelli Ministeriali CE trimestrali.I movimenti extra-contabili possono essere mantenuti, variati, cancellati.Il sistema deve consentire, quindi, di elaborare:

A. bilanci di verifica infrannuali con dati di preconsuntivo di periodo o annuali alimentati da:o contabilità generale;o contabilità analitica;o budget;o caricamento da dati esterni (per es. previsione dei servizi);o movimentazioni di scritture extracontabili;o simulazioni delle scritture di chiusura di bilancio (ammortamenti, fondi rischi e

oneri, valutazione rimanenze, etc) compresa la simulazione di ratei, risconti, fatturee note di credito da ricevere e da emettere a fine esercizio e in periodi intermedi;

B. bilanci di previsione con dati alimentati da:o consuntivo anno precedente;o contabilità generale;o contabilità analitica;o budget;o caricamento da dati esterni (per es. previsione dei servizi);o movimentazioni di scritture extracontabili;o simulazioni delle scritture di chiusura di bilancio (ammortamenti…..)

C. modelli ministeriali CE trimestrali con le modalità previste per i bilanci di verificainfrannuali;

D. report di confronto con variazioni assolute e percentuali (es. dati di consuntivo, preventivo,preconsuntivo);

E. riclassificazione dei bilanci secondo secondo gli schemi di cui al Decreto legislativo118/2011 come integrato dalla Regione Veneto;Le funzioni di interrogazione e reporting, sia di dettaglio sui movimenti che aggregate suisaldi devono consentire di esaminare tanto i dati effettivi che quelli extracontabili.Il sistema deve essere in grado di consolidare le elaborazioni di cui ai punti A, B e C, estoricizzarle in modo da consentire il confronto con analisi e verifiche effettuate in periodisuccessivi (per esempio in occasione di CE trimestrali, verifiche trimestrali, verifichestraordinarie ecc...).

Pagina 18 di 44

SISTEMA DI BUDGETLa procedura inoltre deve prevedere un sistema di budget, gestibile mediante workflowautorizzativo, suddiviso almeno per gestore delle risorse e fattori della produzione da acquisire(conto economico/patrimoniale).Il caricamento dei dati di budget può avvenire mediante alimentazione manuale, medianteinteroperabilità da procedure esterne e con generazione automatica partendo da consuntivi o“budget” precedenti moltiplicati per un fattore percentuale di incremento o diminuzione, anchefrazionati rispetto all’importo annuo.Il consumo del budget deve essere registrato ed alimentato dagli ordini, dai movimenti di carico edalle fatture. Inoltre, il sistema deve prevedere delle misure di controllo che consentano di attivarewarning/alert e/o blocchi parametrizzabili nel caso in cui vengano superati gli importi assegnati.Il sistema deve garantire una reportistica che evidenzi l’andamento del consumo del budget,analisi di confronto di periodo nel medesimo esercizio o su più esercizi o rispetto a “proiezioni diconsumo”, analisi di possibili criticità.

GESTIONE PROGETTI FINANZIATIDevono inoltre essere presenti funzionalità, gestibili anche nel sistema di budget e medianteworkflow, per la gestione dei progetti finanziati al fine di:

• garantire per ogni singolo progetto la gestione almeno dei seguenti elementi:o numerazione progetto;o denominazione progetto;o struttura/nome responsabile del progettoo data apertura progetto;o stato del progetto (aperto, chiuso);o soggetto finanziatore;o finanziamento erogato;o atto di finanziamento;o caratteristiche del finanziamento;o centro di costo/responsabilità;o costi diretti sostenuti nell’esercizio per conto economico e patrimoniale;

• garantire l’acquisizione delle informazioni dalla contabilità generale e dagli altri moduli;• prevedere la possibilità di effettuare imputazioni manuali di costi non automaticamente

registrati (es. import di dati extracontabili rilevati da procedura degli stipendi)• consentire la quantificazione della quota parte di finanziamento utilizzata per investimenti

ai fini della determinazione delle scritture di rettifica dei contributi in conto esercizio(gestione dei legami tra soggetto finanziatore e correlata riserva di patrimonio netto dautilizzare per la sterilizzazione degli ammortamenti);

• prevedere, attraverso la gestione di appositi parametri, la generazione di stampe dicontrollo atte a riepilogare i dati gestiti al fine dell’inserimento degli stessi nel portaleregionale Ready Fin;

• prevedere apposita reportistica per l’esposizione analitica e riepilogativa dei movimentirelativi a ciascun progetto, anche in funzione della stesura delle Tabelle della NotaIntegrativa al bilancio d’esercizio.

CASSA ECONOMALEIl sistema deve garantire la gestione delle casse economali di pagamento e relativo reintegro con leseguenti caratteristiche:

• garantire la gestione integrata con la contabilità generale e analitica delle casse economalidi pagamento, autonome e con propri registri contabili;

• garantire che, relativamente alle uscite, siano assolte almeno le seguenti funzioni:o registrazioni e controllo movimenti di uscita delle casse economali;

Pagina 19 di 44

o blocco dei movimenti dopo la chiusura giornaliera della cassa;o controllo in tempo reale sulla disponibilità residua del fondo di cassa e segnalazione

esigenza di reintegro;o imputazione delle spese e controllo sulla disponibilità residua di budget;o stampa del giornale di cassa;o riepilogo dei movimenti di spesa, complessivo e per unità organizzativa

richiedente;o generazione automatica delle relative scritture contabili per imputazione dei costi

alla contabilità generale e analitica;• elaborazioni per rispondere al debito informativo della resa del conto giudiziale.

ADEMPIMENTI FISCALIIl Sistema Amministrativo contabile, oggetto della fornitura dovrà consentire la gestione deiseguenti adempimenti fiscali:

• Imposta sul valore aggiunto (IVA): il sistema deve garantire la gestione dell’imposta sulvalore aggiunto (IVA) e, in particolare, deve:

o consentire la gestione di più tipologie di attività IVA svolte dalle aziende sanitarie,articolate al loro interno, anche con più sezionali, in registri corrispettivi, IVAacquisti e IVA vendite; il riepilogo mensile IVA deve essere suddiviso anche persingola tipologia di attività IVA svolta;

o gestire la liquidazione mensile complessiva ed il versamento dell'IVA a debitoattraverso la compilazione del modello F24EP; inoltre, ai fini del versamentomensile, la procedura deve eseguire in automatico il calcolo del pro-rata (laddoveesistente) e tenere conto degli adempimenti previsti in applicazione delle normesullo Split Payment e Reverse Charge sia sull’attività istituzionale che commerciale;

o gestire le informazioni necessarie per la predisposizione della dichiarazione IVAannuale e delle dichiarazioni trimestrali, con l’eventuale adeguamento della quotadi pro-rata;

o gestire con contabilità separata l'attività commerciale svolta dall’Azienda al finedella detrazione IVA di cui all'art.19 ter D.P.R. 633/72. Di tale contabilità dovrannoessere chiaramente individuabili le relative scritture contabili, non solo ai fini IVA,ma anche ai fini IRES;

o prevedere automatismi di esigibilità IVA in relazione alla data di emissione deirelativi ordinativi di pagamento. Dovrà essere gestita in modo automatico laspecificità relativa all'esigibilità dell'IVA in modo differito sia per le fatture passiveche per quelle attive (ove previsto). L'inserimento nella liquidazione IVA mensile èinfatti determinato non dalla data di registrazione della fattura ma dalla datadell'ordinativo di pagamento/incasso. Una volta che la fattura in sospensione èdivenuta esigibile al momento del suo pagamento, la procedura, automaticamente,dovrà trasferirla sull’apposito registro IVA esigibile, consentendo comunquel’individuazione delle fatture trasferite.

o gestire l’IVA intra ed extra UE con apposite causali e sezionali IVA che neconsentano la rilevazione contabile sia mediante il metodo dell’integrazione sufattura che con il sistema dell’autofattura (laddove la normativa lo prevede); ilsistema deve inoltre garantire che venga effettuata mensilmente la liquidazionedell’IVA da versare con apposito modello F24EP;

o prevedere almeno i seguenti controlli:� correttezza delle sequenze di numerazione sui registri;� controllo dei “buchi di numerazione”;� correttezza e preesistenza della Partita Iva sui Fornitori – Clienti;� rapporto tra imponibile, % assoggettamento e imposta;

Pagina 20 di 44

� imputazione a costo dell’Iva indetraibile.o permettere le seguenti stampe:

� registri IVA;� registro riepilogativo sia complessivo che per singola tipologia di attività

IVA;� prospetto di liquidazione e i riepiloghi per la dichiarazione IVA annuale,

suddivisi per tipologia IVA come da impostazione della Dichiarazione IVAannuale;

� prospetto di liquidazione dell’IVA dovuta in applicazione dello SplitPayment.

o consentire prima dell’esecuzione della stampa in definitivo dei registri IVA,apposite verifiche (anche con stampe provvisorie) per il controllo dellanumerazione delle fatture, dei codici Iva e della corretta liquidazione mensile siaper tipologia di attività che complessiva;

o rendere le scritture contabili immodificabili a seguito della stampa definitiva deiregistri.

• Imposta sul reddito delle Società (IRES): il sistema deve garantire la completa gestione IRESe, in particolare, deve:

o consentire la gestione di più tipologie di attività IRES;o gestire con contabilità separata l'attività commerciale svolta dall’Azienda ai sensi

dell’art.144 comma 2, D.P.R.917/1986. Di tale contabilità dovranno esserechiaramente individuabili le relative scritture contabili;

o gestire le informazioni necessarie per la predisposizione del bilancio commerciale;o prevedere la stampa di un libro giornale separato per l’attività commerciale ai fini

IRES. Il sistema può prevedere, inoltre, il calcolo dei costi promiscui e lagenerazione automatica delle relative scritture contabili.

• Imposta di bollo: il sistema deve garantire la gestione dell’imposta di bollo e, in particolare,deve:

o garantire la regolarità nell’emissione dei documenti attivi;o prevedere automatismi di assoggettamento ed esclusione (es. assoggettare a bollo le

fatture che riportano importi esenti/fuori campo IVA maggiori di Euro 77,47);o gestire separatamente le diverse modalità di assolvimento: Bollo virtuale e Bollo su

documenti informatici;o prevedere strumenti di controllo e rendicontazione delle diverse modalità di

assolvimento di cui al punto precedente;o gestire separatamente la liquidazione e il pagamento del bollo virtuale dal bollo su

documenti informaticio consentire la stampa del registro dei bolli virtuali.

• Imposta sul Reddito delle Persone Fisiche (IRPEF).Il sistema deve garantire la completagestione IRPEF. La procedura di gestione del Sostituto d’imposta ha come obiettiviprincipali la gestione delle informazioni necessarie per la produzione delle CertificazioniUniche e del modello 770, come previsto dalla normativa vigente. A tal fine si rinvia aquanto specificato nel paragrafo relativo ai “Fornitori soggetti a ritenuta d’acconto eanagrafe delle prestazioni”.

• Imposta Regionale sulle Attività Produttive (IRAP); il sistema deve prevedere unacompleta gestione IRAP.

• In particolare deve prevedere automatismi che semplificano la rilevazione e la gestione deimovimenti e della dichiarazione IRAP:

o rilevazione dell'imponibile IRAP e del debito IRAP attraverso l'integrazione delsistema regionale di Gestione delle Risorse Umane (GRU), per quel che attiene illavoro dipendente e assimilato. Questo al fine di generare in automatico (o di

Pagina 21 di 44

acquisire le informazioni necessarie alla generazione) la dichiarazione annualeIRAP;

o rilevazione dell'imponibile e del debito IRAP, in fase di inserimento "manuale” didocumenti che comportano anch'essi tale gestione.

Gli automatismi elencati dovranno garantire che il sistema, durante la fase di inserimentodi detti documenti (es: rimborsi per personale comandato, fatture di agenzie per lavorointerinale, lavoro autonomo) effettui il caricamento dell'imponibile IRAP con contestualescrittura automatica in contabilità del debito IRAP e predisponga tutti i dati necessari ai finidella compilazione della dichiarazione IRAP.Inoltre, il sistema deve consentire sia la gestione dell’IRAP sull’attività istituzionale checommerciale.

La ditta fornitrice, nell’ambito del servizio di Manutenzione Evolutiva e Correttiva disciplinato dalsuccessivo art. 11, dovrà garantire il pronto accoglimento delle richieste di adeguamento derivantedalle modifiche della normativa fiscale.

CICLO ATTIVORelativamente alla gestione del CICLO ATTIVO, il sistema deve prevedere la gestione dellacontabilità clienti e in generale il controllo di tutto il ciclo attivo direttamente o utilizzando iprogrammi di fatturazione delle diverse strutture operative aziendali, dovrà comunque gestirel’anagrafica, l’emissione delle fatture/note attive con alimentazione della Contabilità Generale edella Contabilità Analitica, la gestione incassi (da sportelli cassa aziendali, sportelli cassa esterni,conti correnti postali, sistemi di riscossione automatici, Istituto Tesoriere) fino alla gestione deisolleciti e l’eventuale invio dei dati per la messa a ruolo.Il sistema deve garantire che le operazioni relative al ciclo attivo siano il più possibile guidate sia aifini della emissione della fattura, sia nella “scelta” dei sezionali IVA a seconda che si tratti diattività commerciale o di attività istituzionale, sia, infine, per la corretta allocazione ai conti diContabilità Generale e Analitica, tenuto conto anche delle norme in essere sullo “Split – Payment”.

Emissione FatturaPer l’emissione della Fattura, il sistema deve:

• avere un modulo dedicato all’emissione dei documenti attivi anche in formato elettronico,sia fatture con IVA, che note di addebito proprie dell’attività istituzionale (es. richiesta aiComuni delle quote sociali);

• consentire l’emissione della fattura in formato elettronico in modalità integrata con ilsistema per la fatturazione elettronica e secondo le specifiche tecniche nazionali. Eventualiaggiornamenti tecnici che si renderanno necessari a seguito di circolari regionali e/onazionali dovranno essere effettuati dall'aggiudicatario senza oneri aggiuntivi per ilcommittente.

• gestire e monitorare lo stato delle fatture elettroniche (emesse, inviate, accettate, rifiutate,conservate,….);

• garantire che il modulo di fatturazione attiva preveda:o la gestione di diversi listini (a titolo esemplificativo Nomenclatore Regionale,

Nomenclatore Aziendale, Attività Libero Professionale, Convenzioni tipo);o il collegamento dei listini sia al centro di ricavo (obbligatorio) che al cliente;o in fase di emissione fattura, prioritariamente, la proposta del listino associato al

contratto, qualora non sia presente un contratto, al centro di attività e in secondaistanza al cliente. Dovrà comunque essere possibile modificare il listino applicato insede di inserimento, tenendo traccia delle modifiche effettuate;

o il collegamento con il modulo di magazzino e il modulo cespiti, oltre appositiautomatismi per la generazione delle fatture nel caso di cessione dei beni nei

Pagina 22 di 44

confronti dei soggetti singoli, aziende pubbliche e private, ai fini del rispetto dellenorme vigenti (per esempio il riferimento dei DDT sulla fattura ecc..);

o una gestione dei contratti in cui possono essere inseriti i dati del cliente, gli articolifacenti parte del contratto, il listino applicato, il centro di ricavo, la rilevanza ai finiIRES consentendo in fase di inserimento fattura l’utilizzo di tale sottoinsieme diinformazioni;

o che su tutti i documenti emessi sia presente il codice identificativo d'incassocompatibile con i sistemi di riscossione in uso presso l’Azienda (es.sistemi diriscossione automatici, ecc..);

o una funzione automatica di storno completo (nota di accredito o storno di nota diaddebito) del singolo documento emesso chiudendo automaticamente la partitacontabile di credito in fase di contabilizzazione;

o la gestione automatica della data di scadenza della fattura sulla base dellecondizioni di pagamento inserite nella parte anagrafica (cliente, contratto, ecc.);

o la gestione di più scadenze o rateizzazioni sullo stesso documento;o l’esportazione verso procedure esterne: la soluzione proposta dovrà consentire

l’esportazione dei dati atti ad emettere fatture attive da parte di altri sistemi in usonell’Azienda;

o l’acquisizione da procedure esterne di documenti attivi già emessi al fine dellacontabilizzazione in Contabilità Generale e Analitica, nonché l’aggiornamentoautomatico dei sezionali IVA vendite sui registri specifici;

o l’acquisizione automatica dalle altre procedure utilizzate in Azienda sulla base ditracciati predefiniti, delle informazioni necessarie per gestire la proposta diemissione della fattura;

o la possibilità di effettuare scarichi a procedure esterne: l’applicativo dovràprevedere la possibilità di trasferire a procedure esterne le informazioni relative allefatture emesse (con tutti gli attributi rilevanti) e agli incassi effettuati (es.programma gestione Attività Libera Professione o stipendi);

o che la fase di contabilizzazione generi automaticamente l’alimentazione dellacontabilità generale (sia per la parte commerciale che istituzionale), la contabilitàanalitica e i registri IVA;

o la gestione delle informazioni necessarie ai fini della predisposizione dei flussirelativi al modello 730 precompilato ai sensi del Dlgs.175/2014;

o l’invio al sistema di Conservazione Sostitutiva Aziendale.

Gestione del CreditoIl sistema deve garantire la gestione del credito con le seguenti caratteristiche:

• il sistema deve disporre di adeguati strumenti di controllo e prevedere per ogni clientegestito una scheda riassuntiva di valutazione costituita da una serie di informazioni checonsentono una rapida interpretazione dello stato del singolo credito e delle azioniintraprese (credito scaduto, stato del sollecito, pratica trasmessa all’ufficio legale, fallimentoecc..);

• prevedere varie fasi di recupero parametrizzabili e personalizzabili dalla singola aziendaper tipologia del credito, a titolo puramente indicativo: primo sollecito, secondo sollecitocon raccomandata R/R, recupero coattivo (giudiziale o iscrizione a ruolo);

• prevedere elaborazione dei tracciati necessari per l’iscrizione a ruolo secondo le modalitàpreviste dal concessionario della riscossione;

• prevedere il calcolo delle spese e degli interessi a carico del debitore;• nelle varie fasi di sollecito dovrà essere possibile generare automaticamente lettere/PEC di

sollecito o diffida, contenenti l’addebito di eventuali rimborsi spese e il calcolo degliinteressi maturati sulla base del tasso selezionabile;

Pagina 23 di 44

• i modelli di lettera/PEC e gli addebiti di spese e interessi dovranno essere personalizzabilitramite parametri;

• l’applicativo deve consentire di memorizzare sulla pratica di sollecito informazioni utilicome contatti telefonici intercorsi o note varie e allegare documenti quali fax o altro;

• l’applicativo deve consentire di rappresentare lo stato della gestione del credito anche nellavisualizzazione delle partite di credito, e non solo in un modulo o funzione ad hoc, al finedi avere contezza dello stato del credito anche da partitario.

CICLO PASSIVOPer quanto attiene al CICLO PASSIVO, il sistema deve prevedere tutte le operazioni contabiliinerenti il ciclo passivo, a partire dal protocollo fatture passive con imputazione sui registri IVA,alimentazione della Contabilità Generale e della Contabilità Analitica sulla base delle informazioniconnesse all’ordine ed al fattore produttivo, conto economico e/o patrimoniale, centro di costo, erilevazione del debito verso il fornitore.Il sistema deve garantire che le operazioni relative al ciclo passivo siano il più possibile guidate siaai fini della registrazione della fattura, sia nella scelta del fornitore, nella scelta dei registri IVA aseconda che si tratti di attività commerciale o di attività istituzionale, sia, infine, per la correttaallocazione ai conti di Contabilità Generale e Analitica, tenuto conto anche delle norme in esseresullo “Split – Payment”.

Registrazione dei documenti passiviIl sistema deve garantire che la gestione dei fornitori e dei documenti passivi preveda le seguenticaratteristiche:

• consentire la ricezione della fattura in formato elettronico in modalità integrata con ilsistema nazionale per la fatturazione elettronica. Eventuali aggiornamenti tecnici che sirenderanno necessari a seguito di circolari regionali dovranno essere effettuatidall'aggiudicatario senza oneri aggiuntivi per il Committente;

• gestire e monitorare lo stato delle fatture elettroniche (ricevute, accettate, rifiutate,conservate,….);

• la registrazione della fattura passiva, nota debito o altro documento equivalente di richiestadi pagamento da parte del fornitore deve articolarsi nelle seguenti fasi:

o protocollazione, ovvero l’attribuzione al documento passivo della data di arrivo edel numero di protocollo attribuito dal sistema, con rilevazione della data discadenza del documento;

o registrazione della testata della fattura, con individuazione del tipo di attività odivisione/struttura di bilancio cui si riferisce e assegnazione del codice diprotocollo;

o registrazione dei dati della fattura ai fini IVA (sia per attività istituzionale checommerciale);

o registrazione in contabilità generale sul conto di appartenenza (economico opatrimoniale) e rilevazione del debito nei confronti del fornitore; il sistema deveprevedere la possibilità di effettuare la registrazione in forma provvisoria conmodalità automatiche di passaggio alla movimentazione definitiva al verificarsi dideterminate condizioni (per esempio liquidazione fattura ecc…)

o l’invio al sistema di Conservazione Sostitutiva Aziendale;• le note di accredito devono essere legate alle fatture cui competono;• il sistema deve garantire, attraverso funzioni specifiche, la registrazione contabile dei

documenti passivi nella tipologia di attività cui si riferiscono: Attività Istituzionale, AttivitàCommerciale, Gestione Sociale, e con le ulteriori suddivisioni al loro interno che si riterrànecessario impostare;

• il sistema deve prevedere l’aggiornamento dei registri IVA acquisti e IVA in sospensione;

Pagina 24 di 44

• il sistema deve gestire lo Split Payment sia relativo all’attività istituzionale checommerciale;

• il sistema deve gestire le ritenute di acconto;• il sistema deve prevedere la gestione integrata del codice CIG o CUP in tutte le fasi del

processo fino all’emissione del mandato di pagamento verso il tesoriere;• il sistema deve gestire gli anticipi a beneficiari (es. per deposito) o a dipendenti (es. per

spese viaggio) e la relativa chiusura;• il sistema deve garantire che la registrazione dei documenti passivi riferiti ai cespiti

assicuri:o la contabilizzazione provvisoria al conto delle immobilizzazioni in corso fino al

superamento del collaudo, ove previsto;o la sospensione della pagabilità, con relativo impatto nel calcolo dell'indicatore di

tempestività dei pagamenti, fino al superamento del collaudo, ove previsto, e,successivamente al superamento dello stesso, la contabilizzazione automatica delcespite al conto patrimoniale di riferimento con storno dell’immobilizzazione incorso e l'aggiornamento nella gestione cespiti;

o il collegamento con la gestione dei finanziamenti in conto capitale;• tutte le modifiche relative alle scadenze delle fatture/note di credito dovranno essere

trasferite in automatico sia sulle scritture di cessione già presenti e collegate alle partitecontabili, che nell’algoritmo di calcolo dell’indicatore di tempestività dei pagamenti;

• l’acquisizione automatica dalle altre procedure utilizzate in Azienda sulla base di tracciatipredefiniti, delle informazioni necessarie per la registrazione di documenti di debito o dicredito.

Liquidazione delle fattureRelativamente alla liquidazione delle fatture, il sistema proposto dovrà permettere il controllo e laverifica delle fatture dai rispettivi uffici competenti avendo la possibilità di interrogare evisualizzare i protocolli delle fatture o altri documenti di addebito di propria competenza.Per i beni, il sistema proposto nella fase di controllo fatture dovrà effettuare la verifica dicongruenza in valore fra i prodotti fatturati, consegnati e ordinati (fattura – ordine - D.D.T.).I movimenti di carico dovranno poter essere valorizzati con il prezzo riportato in fattura, sediverso da quello indicato nell'ordine dovrà essere possibile variare direttamente il prezzo in fasedi liquidazione con modifica contestuale del valore di magazzino ed aggiornamento del costomedio di acquisto, dell'ultimo prezzo di acquisto di ogni prodotto di magazzino, del ricalcolo delprezzo medio ponderato continuo e con la possibilità di effettuare la rivalorizzazione degliscarichi.Per i servizi il sistema proposto nella fase di controllo fatture o altri documenti di addebito dovràeffettuare la verifica di congruenza in valore fra importi fatturati, ricevimenti dei servizi e ordini(fattura – ordine – movimento di carico).Il sistema dovrà prevedere le seguenti funzionalità:

• gestione di una cartella contabile/dossier che permetta l’associazione di più documenticontabili ad una singola bolla o ricevimento del servizio e viceversa senza limite di numero;

• ricerca di un ordine e/o di una/un bolla/documento di trasporto o di un ricevimento diservizi a partire dagli estremi della fattura;

• estrazione di liste di documenti contabili secondo vari criteri di selezione (per periodo, perufficio competente, per n. distinta, per conto economico ecc..);

• ricerca degli ordini collegati ad un progetto tramite codice di progetto e ricerca dei codiciCIG/CUP dall'ordine.

Dovrà essere possibile indicare sulle fatture una scadenza diversa da quella standard, gestita ederivata dal contratto, in relazione al fatto che il servizio ordinatore può avere motivazioni diverseper richiedere un pagamento con la variabile tempo parametrizzabile e/o sospendere i termini di

Pagina 25 di 44

pagamento qualora ne ravvisi la necessità; tali variazioni dovranno trovare riscontro nell’algoritmodi calcolo dell’indicatore di tempestività dei pagamenti.Dovrà essere possibile ottenere un’elaborazione contenente le fatture da ricevere, le note diaccredito da ricevere, e per ciascuna il dettaglio di tutte le informazioni contabili necessarie,(almeno: fornitore, movimenti di carico, ordine, descrizione, importo, riferimenti contabili inmerito al conto economico/patrimoniale, riferimenti contabili in merito al conto delle fatture daricevere e note di credito da ricevere) a cui la nota di accredito o la fattura da ricevere si riferisce.Tale elaborazione deve costituire il dettaglio della/e scrittura/e contabile/i generata/eautomaticamente già descritta in precedenza.Il sistema deve, inoltre, prevedere strumenti di controllo idonei a garantire il monitoraggio nelcorso dell’esercizio successivo o degli esercizi successivi delle fatture e note di accredito ricevute eregistrate a fronte delle fatture da ricevere e note di accredito da ricevere di cui all’elaborazionesuddetta.Analoghe funzionalità di determinazione e controllo delle fatture da ricevere e note di accredito daricevere dovranno essere garantite nel caso in cui i servizi siano gestiti con soluzioni diverse e/oalternative all’emissione dell’ordine e del ricevimento del servizio.Dovrà essere possibile parametrizzare il valore di discrepanza da bolla/ricevimento delservizio/autorizzazione al pagamento e fattura che consenta la liquidazione automatica.Lo stato di “pagabilità”, quindi di “liquidabilità” del documento deve essere chiaramenteevidenziato dalla procedura e lo stesso non può più essere modificato una volta emessol’ordinativo di pagamento.Il sistema deve guidare l’operatore nella contabilizzazione delle fatture passive in modocontrollato dai parametri di sistema (anagrafiche, condizioni, tipi movimento) e deve essereintegrato con le informazioni residenti e accessibili sul sistema degli ordini/ricevimenti (prezzi,quantità, ecc). Come struttura minimale l’applicativo deve:

• prevedere il caricamento della fattura e abilitazione al pagamento automatica quando siverificano le seguente condizioni: quadratura dei movimenti di carico (di beni e servizi) conl’importo della fattura, con previsione di livelli di discrepanza definiti ammissibili;quadratura dell’IVA e possibili verifiche automatiche;

• gestire automaticamente lo smistamento delle fatture elettroniche ai vari uffici liquidatori,qualora la liquidazione non sia automatica;

• prevedere il caricamento della fattura e abilitazione al pagamento affidata ad un diversoservizio aziendale che effettua la liquidazione contabile. Il sistema deve prevedere lagestione del processo di liquidazione nelle varie fasi (verifica, conferma,autorizzazione/approvazione) con tracciabilità di tutti i passaggi autorizzativi;

• prevedere soluzioni diverse e/o alternative all’emissione dell’ordine e del ricevimento delservizio per la gestione delle diverse fasi del processo di liquidazione dei servizi e relativocontrollo (per esempio autorizzazioni al pagamento e la gestione delle richieste di note dicredito direttamente al fornitore).

Registro Unico delle FattureIl sistema deve essere in grado di integrarsi, anche tramite Web Service, con il registro unico dellefatture – RUF - così come previsto dal DL 66/2014 e successive modifiche.Inoltre, il sistema deve consentire, dopo aver eseguito tutti i controlli e le quadrature dei dati, lagenerazione dei flussi necessari all’alimentazione della Piattaforma per la Certificazione dei Creditidel MEF secondo quanto previsto dall’art.7-bis del DL 35/2013 e s.m.i. e dalle CircolariMinisteriali. Il sistema deve essere in grado di gestire gli esiti degli invii alla PCC consentendo, incaso di esito negativo, di rielaborare il flusso limitatamente ai record scartati al fine di unsuccessivo reinvio.

Pagina 26 di 44

Cessione del CreditoIl sistema deve gestire la cessione del credito con le seguenti caratteristiche:

• la cessione del credito pro-soluto deve poter essere gestita secondo diverse modalità(chiusura automatica partita del cedente sul cessionario al momento dell'introduzione delmovimento), in maniera massiva con selezione multipla (per tutte le fatture di un fornitore)o puntuale (fattura per fattura);

• la cessione del credito pro-solvendo deve poter essere gestita mediante l’individuazione delcessionario e della modalità indicata dallo stesso. In tal caso sarà modificata la modalità dipagamento in maniera massiva con selezione multipla (per tutte le fatture di un fornitore) opuntuale (fattura per fattura), senza chiusura del documento;

• la procura all’incasso deve essere gestita con modalità analoghe alla cessione del creditopro-solvendo purché sia distinguibile dalla stessa;

• il sistema deve garantire una reportistica a supporto dell’analisi di tali operazioni contabilicon particolare attenzione al calcolo degli interessi moratori derivante da ritardatipagamenti;

• il sistema dovrà permettere di adempiere ai controlli imposti dalla normativa vigente;• il sistema dovrà inoltre mantenere disponibile, per le interrogazioni a sistema e per la

reportistica sulle partite aperte e sui pagamenti, l’informazione del soggetto cedente;• il sistema dovrà permettere la distinzione del credito pro-soluto e pro-solvendo e il

pagamento per procura e tale distinzione dovrà essere gestita anche nelleestrazioni/statistiche previste per gli utenti.

Portale FornitoriIl sistema dovrà prevedere uno “Sportello virtuale per il fornitore” accessibile via internet con leseguenti caratteristiche:

• accesso da parte del fornitore in qualunque momento a dati e attività che lo riguardano (es.stato fatture emesse e storico dei pagamenti effettuati);

• accesso ad un numero illimitato di fornitori;• invio automatico di mail di notifica per ogni movimentazione.

Indicatore dei PagamentiIl sistema deve garantire il calcolo dell’indice di tempestività dei pagamenti secondo parametripreimpostati e nel rispetto della normativa vigente nazionale in merito agli obblighi sullatrasparenza e gli obblighi informativi nei confronti del livello regionale.

GESTIONE DELLA CASSAIl sistema deve garantire la gestione della cassa e deve essere in grado di:

• acquisire in automatico le scritture del giornale di cassa dal flusso prodotto dal tesorierealimentando:

o conto di tesoreria;o conto provvisori di uscita;o conto provvisori di entrata;

consentendo in tal modo l’allineamento automatico tra scritture del tesoriere e scritturecontabili;

• consentire inoltre un’integrazione con il Tesoriere, al fine di assolvere gli adempimenti peril controllo interno e per quelli di tipo informativo previsti dalla vigente normativa; dovràinoltre permettere il confronto fra la situazione di cassa e quella presentata dalla BancaTesoriere, nonché la stampa del giornale di cassa;

• gestire la programmazione della cassa mediante simulazioni estrapolate da dati giàpresenti in procedura (es. pagamenti in scadenza) e da dati inseriti manualmente (es.

Pagina 27 di 44

previsione rimesse regionali o altre entrate) secondo uno schema da definire in sede diesecuzione del contratto;

• monitorare l’andamento delle riscossioni e dei pagamenti rispetto alla programmazioneeffettuata;

• elaborare reportistica o ricerca rispetto a sospesi da regolarizzare.

Gestione dell’incassoIl sistema deve garantire la gestione degli incassi con le seguenti caratteristiche:

• presentare in fase di regolarizzo dei provvisori d’entrata, l’elenco di quelli da regolarizzare(acquisiti in automatico dal Tesoriere);

• consentire la regolarizzazione di più provvisori su un unico documento e viceversa;• non deve essere possibile l’emissione della reversale che regolarizza parzialmente un

provvisorio;• deve garantire la possibilità di gestione dei sottoconti di tesoreria nell’invio dei dati relativi

alle reversali di incasso al tesoriere;• gestire la reversale vincolata a un mandato di pagamento (da utilizzare nelle

compensazioni fra enti pubblici) e relativa comunicazione verso l’istituto tesoriere secondole relative specifiche di flusso;

• gestire l’elaborazione e la trasmissione della reversale informatica tramite la produzione diun file secondo le specifiche tecniche definite dal tesoriere. Il sistema deve garantire laproduzione del file e apposizione di firma digitale direttamente dalla procedura contabile;

• gestire il codice SIOPE, da ricavare, con opportuni automatismi, dal conto di contropartitaeconomica e/o patrimoniale o alimentabile manualmente solo quando non sia possibilel’attribuzione automatica; il codice SIOPE andrà esposto nell'ordinativo;

• prevedere l’estrazione di riepilogo degli ordinativi anche per codice SIOPE;• recepire le modifiche previste dal Codice dell’Amministrazione Digitale per l’effettuazione

dei pagamenti elettronici a favore delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubbliciservizi, integrandosi con i futuri canali di pagamento;

• consentire la stampa del giornale delle reversali.

Gestione del pagamentoIl sistema deve garantire la gestione del pagamento con le seguenti caratteristiche:

• verifica dello stato di pagabilità del documento;• gestione dello scadenzario per la programmazione dei pagamenti settimanali/mensili;• il pagamento deve essere predisposto attraverso un procedimento automatico che consenta

di gestire le priorità di pagamento mediante appositi criteri parametrizzabili:o fasce di importi;o data di scadenza;o tipologia dei fornitori;o tipologia dei fattori di produzione (individuati dai conti CO.GE).

• il sistema dovrà prevedere le funzionalità per la gestione dei codici CIG e CUP al fine digarantire la tracciabilità dei pagamenti (legge 136/2010);

• il sistema dovrà prevedere la modifica massiva dei dati presenti su partite al finedell’emissione dei mandati di pagamento (es. variazione coordinate bancarie);

• il sistema deve prevedere automatismi per adempiere agli obblighi di legge in merito allaverifica della regolarità del DURC;

• il sistema dovrà prevedere automatismi per adempiere agli obblighi di legge sulla verifica esul controllo delle posizioni debitorie (controllo Equitalia per pagamenti superiori ai10.000€);

• in fase di estrazione dei documenti da pagare dovranno essere segnalate eventualianomalie rispetto alle modalità di pagamento (es. IBAN mancante od incompleto);

Pagina 28 di 44

• i pagamenti effettuati devono essere contabilizzati in un conto transitorio che devesuccessivamente essere quadrato con i pagamenti confermati da parte della Tesoreria;

• il sistema di pagamento deve garantire la possibilità di gestione dei sottoconti di tesorerianell’invio dei dati al tesoriere;

• la trasmissione al Tesoriere degli ordinativi di pagamento dovrà avvenire tramite laproduzione di file secondo le specifiche tecniche definite dallo stesso Tesoriere e finalizzatoall’utilizzo degli ordinativi informatici nel rispetto della normativa vigente; il sistema devepoter garantire la produzione del file e apposizione di firma digitale direttamente dallaprocedura contabile a seconda delle specifiche tecniche previste dall’istituto tesoriere;

• il sistema di pagamento deve gestire il codice SIOPE, da ricavare, con opportuniautomatismi, dal conto di contropartita economica e/o patrimoniale o alimentabilemanualmente solo quando non sia possibile l’attribuzione automatica; il codice SIOPEandrà esposto nell'ordinativo;

• il sistema deve garantire la corretta gestione del codice SIOPE nel caso di applicazione delloSplit Payment, ossia l’attribuzione del codice SIOPE con riferimento alla contropartitaeconomica e/o patrimoniale (riferimento al conto del bene, del servizio oimmobilizzazione) e non dell’IVA;

• il sistema deve prevedere l’estrazione di riepilogo degli ordinativi anche per codice SIOPE;• consentire la stampa del giornale dei mandati.

SISTEMI AUTOMATICI DI SPEDIZIONEL’applicativo deve prevedere l’integrazione con sistemi di spedizione automatizzata. Inparticolare:

• gli spool di stampa devono poter essere prodotti, senza strumenti software dirielaborazione, nei principali formati standard presenti sul mercato (per es. per l’invio dilettere di sollecito, recupero crediti, comunicazioni ai fornitori, fatturazioni, CertificazioneUnica dei redditi);

• il sistema deve essere in grado di recepire il flusso informativo di ritorno (esiti invio);• la documentazione (fatture, avvisi di pagamento, solleciti, certificazione unica dei redditi)

deve poter essere spedita anche mediante fax, posta elettronica o PEC direttamente dalsistema.

ART. 7GESTIONE MAGAZZINI E SERVIZI

Devono essere previste tutte le funzionalità che permettano di gestire le movimentazioni deiprodotti all’interno e al di fuori dell’Ente: carichi, scarichi, trasferimenti, storni, rettifiche, prestitifra unità organizzative interne e prestiti fra struttura ed Enti esterni (il tutto di volta in volta ancheper le merci in visione, in omaggio e con contratto estimatorio/conto deposito). Il sistema dovrà essere utilizzabile, tramite integrazione, compresa nella fornitura, con soluzionispecifiche funzionanti su dispositivi “mobile”, dotati di sistemi di lettura tipicamente tramitecodice a barre per la tracciabilità dei beni/dispositivi attraverso i codici (ref) dei prodotti senzanecessità di ri-etichettatura degli stessi.Il sistema deve prevedere tutte le funzionalità che permettano la gestione di modelli differenti distock management (modello a intervallo di riordino fisso, modello a livello di riordino fisso, aconsumo/replenishment).Oltre alle transazioni standard previste dalla procedura dovrà essere consentito all’utente diintrodurne di nuove definendone il tipo e le modalità con cui la transazione deve operare.I principali report richiesti:

• capienza residua del budget assegnato per classe/fattore produttivo;

Pagina 29 di 44

• riepilogo consumi con vari criteri: magazzino, periodo, articolo, CdC, tipo di transazione,classificazioni, ecc. con confronto pari periodo anno precedente;

• indice di rotazione secondo immissione parametri relativi;• analisi ABC (Pareto) per quantità e valore;• elenco disponibilità economiche per contratto;• stampa di quadratura della contabilità di magazzino con indicazione dei ricavi e costi per le

giacenze;• Il sistema deve rendere possibile il monitoraggio degli articoli sotto scorta attraverso

l’utilizzo di appositi filtri.

GESTIONE CONTRATTIIl modulo deve prevedere la gestione almeno delle seguenti informazioni, che, in parte verrannoacquisite dalla Piattaforma di gestione delle gara (ora CSAMED, in prospettiva ARCA e CONSIP),tenendo presente che dovranno essere previsti blocchi in caso di assenza della coperturaeconomica del contratto stesso (ad es. nel caso debbano essere emessi ordinativi):

• data Creazione Contratto;• data validità contratto (“dal”,“al”);• codice contratto;• anno contratto;• descrizione contratto (senza limiti di testo);• servizio autorizzato alla modifica del contratto;• abilitazioni utente specifiche per la modifica del contratto in base al servizio gestore del

contratto;• codice e descrizione fornitore;• indicazione se si tratti di acquisto in economia, rdo, accordo quadro, proroga, rinnovo, ecc.;• gestione delle scadenze di pagamento (che dovranno essere collegate alle fatture liquidate

sulla base del contratto);• indicazione se si tratti di contratto creato per acquisto in danno;• importo totale del contratto, con l’opzione che tale campo sia compilabile a mano o

calcolato in automatico analizzando le singole righe di contratto;• campo note storicizzato in base ad ogni modifica dell’importo del contratto;• indicazione se il contratto è esclusivo ossia che i prodotti in esso contenuti siano

acquistabili solo all’interno di quello specifico contratto, se valido;• indicazione se il contratto è vincolato ossia i prodotti in esso contenuti siano acquistabili

solo da quel fornitore, se il contratto è attivo;• importo bloccabile: ossia che in fase di ordine se si acquista più di quanto previsto nella

disponibilità del contratto, non sia possibile ordinare (come somma degli ordini già emessipiù quello che si cerca di emettere);

• quantità bloccante: ossia non sia possibile ordinare una quantità superiore a quantaindicata nel contratto (come somma degli ordini già emessi più quello che si cerca diemettere);

• CIG;• CUP;• delibera di riferimento;• budget di riferimento;• conto/conti CO.GE. di riferimento;• giorni (naturali continuativi) entro i quali il fornitore dovrà consegnare il materiale

ordinato in regime ordinario ed in urgenza; tale informazione può essere gestita anche alivello di singolo articolo, purché esistano modalità per rappresentarla a livello di articolo;

• minimo ordinabile per contratto;

Pagina 30 di 44

• sconti previsti;• tempi di approvvigionamento normali ed in urgenza; tale informazione può essere gestita

anche a livello di singolo articolo, purché esistano modalità per rappresentarla a livello diarticolo;

• altri campi necessari al flusso informativo regionale Contratti Dispositivi Medici e ai datirelativi alla Pubblicazione per la “trasparenza” ex DM 33/2013 e s.m.i. (ad esempio ifornitori invitati alla gara, i fornitori aggiudicatari, ecc.).

All’interno del contratto dovranno essere inserite le singole righe di prodotti (beni e servizi).Per ciascun prodotto dovrà essere possibile indicare codice, descrizione, quantità, prezzo, iva,minimo ordinabile; prodotti omaggio (si precisa che all’interno di uno stesso ordine lo stessocodice articolo potrà essere gestito sia in omaggio sia a prezzo diverso da zero).Si ricorda che all’interno del contratto dovrà essere possibile inserire i componenti di un eventualekit con il relativo prezzo di acquisto.Dovrà essere possibile importare da altri file i contratti nuovi e modificare i contratti già esistentisolo per i campi modificati.Si precisa, inoltre, che:

• a ciascun articolo dovranno essere associabili singoli file immagine e/o testo senza limiti didimensioni;

• dovrà essere possibile dall’anagrafica del prodotto poter risalire direttamente al consumostorico con la possibilità di visualizzazione grafica dei risultati;

• devono essere garantite la gestione e l’aggiornamento delle catene di equivalenza;• devono essere garantiti la gestione e l’aggiornamento dei prodotti sostitutivi;• deve essere definito il magazzino in cui è gestito;• per ciascun magazzino in cui il prodotto è gestito dovranno essere rese disponibili, a titolo

esemplificativo, le seguenti informazioni:• quantità di pezzi minima distribuibile;• punto di riordino;• scorta minima;• scorta massima;• CDC da disabilitare nel caso in cui non sia autorizzata la consegna di quello specifico

prodotto a quello specifico cdc (tale funzione dovrà essere semplice, efficace ed efficientesia per la parte di abilitazione che di disabilitazione);

• richiedibilità da reparto;• ordinabilità a fornitore;• qualsiasi eventuale ulteriore attributo specifico che consenta la selezione di altri processi

trasversali;• indicazione classe di appartenenza ABC (metodo Pareto);• quantità minima ordinabile a fornitore;• tipo di gestione a magazzino (scorta/transito/conto deposito/Conto visione, ecc.);• tipo di gestione dell’approvvigionamento (a punto di riordino, a ripristino di livello, per

commessa);• tipo gestione (consumo, prestazione);• tipo di gestione del lotto: dovrà essere possibile selezionare: gestione senza lotto e

scadenza, gestione solo lotto; gestione solo scadenza; gestione lotto e scadenza;• prezzo ultimo ordine riferito al magazzino di riferimento;• l’indicazione della necessità di una richiesta motivata.

Pagina 31 di 44

GESTIONE RICHIESTE/PRESCRIZIONI

Il sistema deve prevedere la possibilità di gestire il magazzino delle unità di prelievo (es. reparto),sia per la gestione dei movimenti di carico che di scarico, l’emissione di richieste di fornitura dalmagazzino, la gestione di resi e l’inventario del materiale giacente nelle unità di prelievo.Richiesta di approvvigionamento dall’unità di prelievoIl sistema proposto, in particolare per la gestione degli approvvigionamenti di magazzino e diriordino dei reparti dovrà utilizzare algoritmi di ottimizzazione dei consumi e di riduzione dellagiacenza in ottica di gestione con Livelli Obiettivo e di gestione più efficiente della spesa.Il sistema dovrà prevedere la possibilità di immissione di richieste che possono rimanere pendingnel sistema e la loro conseguente gestione.Il sistema dovrà prevedere la gestione del calendario di consegna informatizzato, comprensivo dieventuali cut off orari.Si dovrà prevedere la funzionalità di quantità massima richiedibile, calcolata sulla base dialgoritmi di deviazione standard.Le caratteristiche fondamentali della gestione di richieste di approvvigionamento possonoriassumersi come segue:

• devono essere gestite le richieste informatizzate dall’unità di prelievo, con la possibilità diconfigurare le unità di prelievo con differenti gradi di accesso (es. solo alcuni prodottirichiedibili);

• il processo di redazione ed approvazione deve essere effettuato on line;• facilità e velocità di immissione on-line: il processo di digitazione a schermo di una RdA

deve essere semplice e richiedere tempi limitati; deve essere altresì possibile la riemissione,nel caso una RdA non procedesse come previsto o la cancellazione di RdA sbagliate;

• deve essere sempre possibile verificare lo stato di approvazione della richiesta di acquisto,consentendo di seguire l’avanzamento della richiesta;

• all’atto dell’immissione della richiesta d’acquisto deve essere eventualmente effettuato ilcontrollo (opzionalmente bloccante) della disponibilità di budget per singolo CdC.

• possibilità di gestire eventuali allegati/documenti a corredo delle richiesteDovranno essere possibili tutti i tipi di richieste che verranno specificate in fase di esecuzione delcontratto, in particolare dovranno essere possibili richieste ordinarie, urgenti, in emergenza.Dovrà essere prevista la gestione di richieste di materiale a scorta, a transito, in conto deposito,richieste motivate personalizzate, ecc..Dovranno essere previste le richieste informatizzate anche per gestire tutti i processi di reverselogistics (sia da reparto che a fornitore). Tali richieste dovranno verificare anche la coerenza deilotti e scadenze eventualmente indicati con quanto consegnato in precedenza a quello specificocentro di costo.Per ciascuna richiesta dovrà essere possibile mostrare, o meno, il costo relativo ai materiali richiestie la giacenza presso i magazzini a cui il cdc è abilitato, configurabile per magazzino.Una volta che la richiesta sia stata completata, essa viene trasmessa all’approvatore. Deve esserepossibile definire una o più gerarchie di persone le quali hanno la facoltà di approvare le richiestee gli ordini fino a limiti di spesa predefiniti, e/o per famiglia di articoli. Tale definizione deveessere elastica e modificabile nel tempo a seconda delle modalità organizzative stabilite.Tutte le attività di approvazione dei documenti che riguardano il ciclo degli acquisti deve essereeffettuata on line, con la possibilità da parte dell’approvatore di visualizzare il dettaglio deldocumento sottoposto a verifica con evidenziazione di eventuali anomalie.

Tracciabilità delle consegne all’unità di prelievoIl sistema deve garantire la gestione del workflow dallo scarico del magazzino alla consegnaall’unità di prelievo, con l’evidenza delle varie fasi del processo oltre a prevedere più stati relativial processo di accettazione (ad esempio accettazione con riserva, accettazione parziale, controllo). Il

Pagina 32 di 44

sistema deve, inoltre, prevedere la possibilità di considerare accettati i beni consegnati allo scaderedi un arco temporale predefinito (configurabile per ambito aziendale).

GESTIONE ORDINI

Algoritmi di gestione Scorte (Scorta Minima;Punto di Riordino)Il sistema dovrà consentire, per il materiale gestito a scorta, il calcolo dei livelli di scorta minima(SM) e di punto di riordino (ROP) partendo dall’analisi di un periodo di indagine dei consumi(dal, al), considerando un valore di giorni di copertura della SM e un tempo diapprovvigionamento (LeadTime) dei fornitori (dinamico o meno). Tale fase deve possedere lecaratteristiche di versatilità massima rispetto alla identificazione dei prodotti, o aggregazioni diprodotti, oggetto dell’analisi stessa.Il concetto di dinamico o meno si esplicita nella possibilità che il Lead Time del fornitore non siaun dato contrattuale/di prassi ma sia un valore calcolato (data invio ordine di fornitura-giornoconsegna).

Gestione OrdiniPer gestione degli ordini si intende in senso più lato tutta la gestione del ciclo degli acquisti, dibeni e servizi, dalla richiesta di acquisto fino all’abbinamento delle fatture con l’ordine o con idocumenti di trasporto.Il sistema deve garantire l’emissione degli ordini in formato elettronico (firma digitale ed invio viaPEC/email). Eventuali aggiornamenti tecnici che si renderanno necessari a seguito di circolariregionali dovranno essere effettuati dall'aggiudicatario senza oneri aggiuntivi per il Committente;Tutte le fasi del ciclo devono essere gestite in modo integrato dalla procedura.Negli ordini dovrà essere possibile indicare almeno tutte le informazioni utili alla generazioneelettronica degli stessi secondo le specifiche suindicate. Inoltre, devono poter essere registratianche altri dati quali, ad esempio:

• Sigla operatore che ha creato l’ordine• Sigla operatore ultima modifica• Riferimento al preventivo – numero e data• Tipo pagamento con possibilità di impostare rateizzazione• budget (annuale / pluriennale) per conto CoGe e CdR, con disponibilità residua• delibera• note accessorie (antiincendio, sicurezza, …)• sigla per indicare che il bene è soggetto ad inventariazione• gestione degli sconti / omaggi (più di due)• deposito del fornitore• magazzino di destinazione• etc.

L’ordine d’acquisto può essere generato automaticamente dalla RDA (opportunamentedifferenziate per beni, cespiti e servizi), generato da un processo di suggerimento d’acquisto oinserito manualmente.Il sistema deve garantire:

• calendario automatico di elaborazione pre-ordini parametrizzabile per:o gruppi di prodottio fornitorio periodoo possibilità di vedere tutti gli acquisti effettuati presso un fornitore particolareo creazione rapida degli ordini, semplicemente immettendo fornitore, prodotti;o gestione di molteplici diverse tipologie di ordini: ordini standard, ordini aperti,

contratti, ecc.;

Pagina 33 di 44

o creazione di ordini standard e “rilasci” di ordini aperti da RdA on line e su carta;o determinazione automatica del prezzo in base al listino fornitore (o all'ultimo

prezzo), percentuale Iva, sconti (fino a due);o possibilità di specificare nell'ordine il luogo di consegna dei prodotti o dei servizi e

altre informazioni rilevanti (persona da contattare, numero di telefono, orari ecc…);o controllo della disponibilità Budgetaria sul fattore/centro di costo al momento della

creazione dell’ordine;o gestione dello stato di un ordine: da autorizzare, bloccato, annullato, evaso, ecc.;o rendere opzionale la possibilità o meno di emettere un ordine anche senza

disponibilità di budget o di contratto;o possibilità di saldare/chiudere ordine inevaso o evaso parzialmente.o l’invio al sistema di Conservazione Sostitutiva Aziendale;

Il sistema dovrà prevedere la numerazione automatica degli ordini a inizio anno a livello aziendalesenza sovrapposizioni numeriche.Il sistema in particolare per alcune tipologie di ordini dovrà gestire informazioni aggiuntivespecifiche dell'ordine. Ad esempio per ordini relativi a manutenzioni di attrezzature sanitarie e/oinformatiche dovrà essere prevista la gestione di:

• numero di inventario apparecchiatura/cespite;• numero di chiamata/ticket;• classe apparecchiatura biomedica – Codifica CIVAB.

L’ordine di un cespite bene mobile deve contenere una o più righe di articoli ordinati. A ciascunariga di articolo deve essere attribuita una descrizione, una tipologia, un centro di costo e unalocalizzazione e deve essere trasformato automaticamente in cespite (aggregato o modulo) esuccessivamente creato un numero di inventario unico (si rimanda alla sezione relativa agliinventari).

GESTIONE ATTIVITA’ DI MAGAZZINOIl sistema proposto dovrà prevedere anche le funzioni riportate di seguito.

Ricevimento merceIl sistema dovrà permettere in fase di ricevimento di :

• richiamare l’ordine;• caricare il materiale ricevuto, fatti i controlli quali-quantitativi, in modo diretto o con

specifica fase di precarico;• prevedere una fase di conferma delle quantità caricate;• effettuare carichi secondo parametri predefiniti per ciascun magazzino.

Dovrà essere possibile effettuare il controllo del consegnato e la riconciliazione a diversi livelli:ordine, documento di trasporto e fattura.La gestione di alcune caratteristiche imprescindibili della filiera di approvvigionamento di benisanitari dovrà trovare adempimento, quale ad esempio la gestione di controlli/avvisi relativi aiblocchi all’ingresso per ordini/prodotti/lotti in regime di recall, in regime di quarantena ocomunque in fase di sospensione/fermo di distribuzione della struttura ricevente.

Preparazione MercePer ogni articolo dovranno essere previste una o più locazioni di stoccaggio dinamiche permateriali in “stock” con gestione di specifiche sotto aree di magazzino (area bunker, frigo, ecc).Predisposizione alla lettura di codici a barre relativi alla precedente fase e conseguente processo disuggerimento del lotto/scadenza da prelevare.

Spedizione MercePermettere la creazione e la trasmissione di documenti di trasporto elettronici e cartacei.

Pagina 34 di 44

I movimenti di scarico di magazzino dovranno essere valorizzati secondo differenti modalità chepotrà differire in base alle esigenze aziendali (es. valore di listino, prezzo medio ponderatocontinuo, ecc.).

Non conformità di servizioDovranno essere gestiti degli indicatori di performance nei contratti di servizio.Dovranno, inoltre, poter essere gestiti periodi di indisponibilità dei prodotti se presenticomunicazioni specifiche dei fornitori in tal senso. Dovrà essere possibile gestire l’inserimento ditali indisponibilità collegate ai prodotti con specifici requisiti:

• articolo oggetto della indisponibilità;• sostituto nel periodo di indisponibilità.

Dovrà essere prevista l’emissione di comunicazioni automatiche, con testi predefiniti, nei confrontidei fornitori le cui performance saranno inferiori o superiori a determinate soglie di performancecalcolate con gli indicatori di cui sopra o con indici di servizio riassuntivi.

Gestione “distinta base”Il sistema dovrà consentire la gestione della “distinta base”, tenendo conto delle materie primeutilizzate per il prodotto finito, mantenendo l’associazione quantità/costi. Dovrà essere possibilela stampa dell’etichetta riportante i vari componenti del prodotto finito (es. gestione dei pasti,galenici, centro stampa, emoderivati).Nello specifico, per la produzione galenica, dovranno essere acquisiti i costi dei beni gestiti a scortae da acquisti “ad hoc” producendo altri beni soggetti ad etichettatura e conformità d’uso (pomate,supposte, creme, ….). Il bene prodotto viene così ad essere valorizzato con regole proprie della“contabilità industriale” ma integrato con le materie di magazzino.La produzione galenica, nel caso dell’Allestimento antiblastici avviene nelle procedure softwarespecifiche, la cui integrazione al sistema va prevista, cosi come indicato nell’art. 9.

CONTO DEPOSITO E SERVICEDovrà garantire una completa informatizzazione della gestione del materiale in conto deposito edel materiale in service attribuendo in modo puntuale i consumi sui corretti centri di costo egarantendone la tracciabilità (ad esempio attraverso l’uso di codici a barre) e sistemi automatici diriordino. La gestione deve tale da non essere necessaria la stampa ed etichettatura dei dispositivi,ma la lettura dei codici articolo dei fornitori.

INVENTARIO DI MAGAZZINO/UNITA’ DI PRELIEVO

Valorizzazione delle rimanenze di magazzino e di unità di prelievoDeve essere prevista la gestione automatica dell'inventario fisico con eventuali generazioni deimovimenti di rettifica delle giacenze per la riconciliazione del sistema contabile e fisico. Leregistrazioni di inventario dovranno contenere l’indicazione dell’operatore loggato e dovrannoavere la possibilità di contenere sue annotazioni.Dovrà essere possibile gestire l’inventario fisico in più modalità:

• completamente automatica: dovrà essere possibile utilizzare funzionalità (ad es. disponibilisu palmari) che permettano la rilevazione selezionando il codice a barre articolo o il codiceubicazione per poter inserire e verificare immediatamente la corrispondenzafisico/contabile;

• semiautomatica: dovrà essere possibile generare un modulo, stampabile e compilabile avideo, per la rilevazione dei dati relativi alle giacenze fisiche presenti.

Il sistema dovrà in ogni caso consentire di estrarre l’elenco dei prodotti da inventariare secondo leregole di gestione di magazzino più comuni. Ad es. dovrà essere possibile elaborare l’elenco deiprodotti da controllare in base ad un parametro che ne identifichi l’alto costo; oppure in base ai

Pagina 35 di 44

prodotti di classe A/B/C (metodo di Pareto), tale classe dovrà essere individuata sia in base alvalore che alla quantità movimentata. Per ciascun prodotto elaborato in base ad esempio ai filtrisopra descritti dovrà essere indicata la quantità per ubicazione, il lotto, la scadenza ecc.Dovrà essere possibile elaborare l’inventario e i controlli per l’inventario fisico sia per lotto escadenza che solo per quantità.Il sistema dovrà tenere distinti i tipi di richiesta di lotto da quelle di quantità. Nel caso di rettifichedi lotto il sistema dovrà consentire la rettifica dei lotti in più ed in meno nella stessa maschera edeffettuare una verifica di coerenza (somma algebrica delle quantità per prodotto uguale a zero) perportare a termine l’elaborazione. Dovrà inoltre essere possibili modificare lotto e quantità con ununico tipo di movimento che permetta di aggiornare contestualmente sia i lotti sia le giacenze.Dovrà essere possibile elaborare il libro giornale di magazzino con tutte le informazioni previstedalla normativa vigente. Tale elaborazione dovrà essere stampabile su carta ed elaborabile su filenon modificabile e dovrà poter essere sviluppata sia in modo provvisorio che definitivo.

Resi merceIl sistema deve consentire di tracciare in maniera informatica i resi da reparto e quelli a fornitorecon possibilità di storno contabile dalla contabilità di reparto (istituzionale) o emissione di nota diaccredito in caso di gestione commerciale. Per i resi a fornitori dovrà essere resa disponibile lastampa del documento di consegna al fornitore stesso.

Ritiri e recallIl sistema dovrà poter gestire, partendo da un inserimento informatico dei dati relativi ai ritiri erecall da effettuare (ad esempio numero comunicazione AIFA, prodotto, lotto, causale, ecc) inmaniera centralizzata.

GESTIONE DEI SERVIZIIl sistema deve garantire l’esistenza di strumenti adeguati a gestire il processo di acquisto deiservizi sanitari e non sanitari, ed in particolare:

• prevedere una gestione dei contratti analoga a quella descritta precedentemente;• garantire la possibilità di emettere ordini ai fornitori con modalità analoghe a quelle

previste nei punti suindicati, tenuto conto delle specificità proprie dei servizi (ad es.erogazione non in una data precisa, ma in un arco temporale; le unità di misuracorrispondono a ore, giornate, mese, a consumo, a canoni predefiniti)

• prevedere la gestione del servizio ricevuto, attraverso:o richiamo dell’ordine;o acquisizione dell’attestazione di erogazione del servizio da parte del fornitore (ad

es. attraverso DDT semplificato);o generazione di un movimento attestante il ricevimento del servizio;o prevedere soluzioni diverse e/o alternative all’emissione dell’ordine e del

ricevimento del servizio (per esempio autorizzazioni al pagamento per assegni esussidi);

o garantire che indipendentemente dallo strumento utilizzato sia impegnato il budgetassegnato, il contratto qualora esistente e la corretta alimentazione della contabilitàanalitica.

• l’acquisizione automatica dalle altre procedure utilizzate in Azienda sulla base di tracciatipredefiniti, delle informazioni necessarie per la registrazione di bolle.

ART. 8FLUSSI INFORMATIVI

Pagina 36 di 44

Il software, oltre ad avere funzioni di estrazione dei dati ai fini di rendicontazione delle attività,deve consentire la produzione dei flussi informativi regionali e nazionali, relativi sia agli aspetticontabili, descritti in precedenza, sia agli aspetti correlati alla contrattualistica e ai consumi. Atitolo di esempio si riportano i principali:

• Flusso Dispositivi Medici (Contratti e Consumi)• Flusso Farmaci (CDC, Farosp, DDF)• File F• Mobilità Attiva Farmaceutica Convenzionata• L. 648/96 (medicinali innovativi in commercio in altri Stati ma non sul territorio nazionale;

medicinali ancora non autorizzati ma sottoposti a Sperimentazione clinica; medicinali daimpiegare per un’indicazione terapeutica diversa da quella autorizzata)

• File xml per adempimenti correlati all’Amministrazione Trasparente, L.190/2012);• File relativi al DM 33/2013 e s.m.i. nei formati descritti all’art. 2.• Nuovi flussi dati/estrazioni che potranno essere necessari a seguito di richieste regionali.

ART. 9INTEGRAZIONI

Il sistema deve potersi integrare attraverso i più comuni protocolli e metodologie riconosciutestandard di mercato. E’ richiesta al sistema la capacità di integrazione tramite l’adozione di formatiXML e dei protocolli di scambio da esso derivati (Web Services) per consentire il completoautomatismo e impedire l’accesso diretto al dato, nonché garantire il massimo livello di sicurezza.Nel caso di integrazioni che prevedono accessi di sola lettura possono essere utilizzate anche delleviste di database con le opportune regole per garantirne la sicurezza. Il sistema deve consentire aseconda della tipologia di integrazione la definizione di tempi e modi del processo di integrazione:asincrono con cadenza prefissata e configurabile, sincrono (real-time) a fronte della variazione deldato.Laddove non sia possibile garantire un’integrazione standard per le integrazioni in essere o perproblematiche relative all’applicativo aziendale coinvolto, deve essere possibile allestire comunquetramite apposita interfaccia uno strumento per lo scambio delle informazioni e la loro automazionee tempificazione.Si precisa che attualmente i Sistemi Informativi delle tre ULSS, salvo poche eccezioni, risultano traloro distinti e con applicazioni diverse; pertanto le integrazioni richieste dovranno esseresviluppate per tutti i sistemi e successivamente essere riviste a seguito delle unificazioni chesaranno predisposte.

Il sistema dovrà adattarsi ai meccanismi di integrazione previsti dagli applicativi attualmente inuso presso tutte le attuali tre Aziende ULSS. Qualora fosse necessario adottare un middleware diintegrazione, dovrà essere previsto l’utilizzo del middleware aziendale (Picasso); rimanendo acarico dell’aggiudicatario gli oneri per lo sviluppo, lato sistema amministrativo contabiledell’integrazione, facenti parte integrante dell’offerta.Si riportano di seguito le integrazioni che devono essere previste, secondo le specifiche diriferimento con:

• Gestione Risorse Umane, piattaforma regionale, ditta Sigma Informatica per lacontabilizzazione stipendi;

• PCC – Piattaforma Certificazione Crediti;• AUR- Anagrafe Unica Regionale e Anagrafe Locale ULSS Euganea (attualmente le Anagrafi

Aziendali delle tre ULSS);• PARIX – Registro Imprese di Sintesi;• Sistema PagoPA;• Sistema gestione anagrafiche farmaci (farmadati);

Pagina 37 di 44

• Integrazione con i flussi di tesoreria da e verso le banche che gestiscono il servizio perl’Azienda ULSS Euganea;

• Applicativi Aziendali:o gestione riscossione e fatturazione (es. CASSA, sistemi veterinari, libera professione,

730 precompilato); i sistemi attualmente presenti nelle tre Aziende Sanitarierisultano: ULSS 15, sistemi Dedalus (AS/400 e PS FirstAid); ULSS 16, prodotto SCIditta GPI; ULSS 17, WBS, ditta Engineering; relativamente alla fatturazione delleattività veterinarie, soluzione FatDip ditta Infocer srl;

o gestione recupero crediti;o altre procedure aziendali interessate alla generazione del flusso da inviare al

Ministero per il modello 770;o Gestione manutenzione apparecchiature elettromedicalio sistemi di gestione dei CESPITI (attualmente Trilogis, presso ULSS 17)o Sistemi Informativi Ospedalieri in uso nelle tre ULSS, in particolare per le

funzionalità di Order Entry, Cartella informatizzata, Blocco Operatorio,prescrizione dematerializzata dei farmaci; relativamente alla richiesta/ prescrizione,preparazione e somministrazione sia dei farmaci che dei beni sanitari in genere, siadurante il ricovero che alla dimissione. Attualmente nelle tre Aziende risultanoattivi: ULSS 15, prescrizioni Sire3 della Dedalus e sito aziendale per la consultazionedel prontuario ospedaliero; ULSS 17, cartella AREAS della Engineeering IngegneriaInformatica;

o magazzini esterni (attualmente Plurima presso ULSS 16, strumento Pharmatools,ditta GPI)

o PTO Prontuario Farmaci Ospedalieri (direttamente, o tramite connessioni agliapplicativi aziendali già integrati al PTO);

o Robot del magazzino farmaceutico presso ULSS 17, tramite WS, ditta Pharmathek;o Sistema di allestimento antiblastici in uso presso le farmacie ospedaliere (ULSS 15

prodotto Dossier ditta BiMind, ULSS 16 prodotto Oncosys ditta Dedalus, giàNoemalife, ULSS 17 prodotto AREAS Engineering Ingegneria Informatica);

o Sistema di protocollo e gestione documentale (in avviamento la gestionedocumentale WR4 fornita dalla ditta CBT Hitachi Systems S.p.A;);

o Sistema WEBDPC, prodotto COMIFAR, ditta GPI;o Integrazione con Sistema di Conservazione sostitutiva Aziendale (Infocert) per tutti

i documenti gestiti dal sistema amministrativo contabile (ordini, bolle, fatture, etc.);o Integrazione col MIF (Middleware Interface) di Infocert, quale connettore al Sistema

di Interscambio (SDI), o interfacciamento diretto con lo SDI e al fornitore diconservazione sostitutiva, gestendo funzionalità di “console broker” econservazione di tutta la documentazione (libri obbligatori);

o Integrazione con sistemi terzi per gestione dati/bolle in formato strutturato(tipicamente WS) per tutti i documenti (protesica, sterilizzazione ferri chirurgici);

o Integrazione con il sito internet istituzionale dell’Azienda Sanitaria utilizzandostandard conosciuti, aperti e non proprietari con particolare riferimento agliadempimenti di cui alla legge N.190/2012, al DL 83/2012, legge n.134/2012 e DL179/2012 ed ss.mm.ii.;

o Acquisizione delle informazioni dai principali sistemi di acquisto tra cui ARCA eCONSIP relativamente ai dati di gare aggiudicate e alla possibilità di gestire gliordini mediante la procedura ordini aziendale e il collegamento di tale sistema conil magazzino aziendale.

Deve essere consentito l’accesso diretto (con appositi profili in sola lettura) agli archivi del sistemacontabile (DB) con strumenti di interrogazione SQL (odbc o simili) e su specifiche richieste

Pagina 38 di 44

dell’Azienda ULSS deve essere fornita adeguata documentazione sulla struttura dei dati e nel casodevono essere predisposte i necessari indici e/o viste logiche al fine di velocizzare/snellire taliinterrogazioni. Dovrà essere fornito uno strumento per creare delle query ad hoc, versionabile conla possibilità di profilare l’uso delle query da fornire all’utente finale.Pertanto, il sistema dovrà possedere delle funzioni di import ed export verso altri applicativi.Dovrà consentire l'importazione e l'utilizzo di banche dati generate da altri sistemi (come ad es. laquotazione dei listini dei mercati telematici, tramite integrazione e/o interfaccia (es. da portali).Si richiede, inoltre, di formulare un progetto che preveda l’integrazione (parte integrantedell’offerta) con gestione utenze, manutenzioni, rifiuti e pulizie (al fine di permettere ilribaltamento automatico dei costi sugli edifici).Il sistema inoltre deve essere integrabile (ad. es. tramite generazione di datamart) con i sistemiinformativi aziendali utili allo sviluppo dei sistemi di controllo direzionale (ad es. dati di attività).

ART. 10PIANO DI AVVIAMENTO

INSTALLAZIONE, MIGRAZIONE, CONFIGURAZIONEPer l’implementazione del sistema dovrà essere predisposto apposito piano di avviamentotenendo conto degli aspetti indicati di seguitoIl sistema deve essere installato in un ambiente di test e di produzione messo a disposizionedall’Azienda ULSS.La configurazione del sistema dovrà prevedere:

• il recupero dei dati (si rimanda al paragrafo specifico), nonché la verifica completa dellaloro integrità;

• l’analisi delle attuali procedure amministrativo contabili e la conseguente realizzazione deirelativi workflow delle procedure amministrativo contabili definite nel Piano di Progetto;

• attività di armonizzazione delle codifiche in uso presso le attuali tre Aziende Sanitarie, edimplementazione di un sistema di gestione delle “transcodifiche”/”matching” delleanagrafiche in uso precedentemente presso le tre Aziende Sanitarie. Tali attività sonofinalizzate all’avvio della soluzione unitaria e alla concomitante possibilità di analisi conprofondità “storica” dei dati.

• definizione, personalizzazione e diffusione degli applicativi su tutte le strutture distribuitesul territorio aziendale, ponendosi quale obiettivo primario della progettazionel’ottimizzazione dei processi gestionali, delle risorse aziendali e dell’ottimale raccolta deldato.

FORMAZIONE, ASSISTENZA ALL’AVVIAMENTO E AL POST-AVVIAMENTODeve essere prevista la formazione ed affiancamento personalizzato degli utenti e supportodurante la fase di avviamento, ed in particolare:

• la formazione dovrà essere differenziata in base alla tipologia di utenti. Tale formazionedovrà essere estesa agli utenti di altre procedure in uso nelle Aziende che dovrannointegrarsi con il software fornito, con sessioni formative personalizzate in funzione dellospecifico applicativo. Dovranno essere previste specifiche sessioni formative per i SistemiInformativi relative all’installazione delle procedure fornite, sia lato server che lato client,oltre alla struttura della base dei dati fornita;

• l’assistenza all’avviamento e in fase di post-avviamento, l’assistenza sistemistica edapplicativa, l’affiancamento agli operatori in modalità on-site;

• la fornitura e l’aggiornamento della manualistica necessaria all’attività (manuali tecnici edoperativi) comprensiva della descrizione delle strutture dati e delle procedure, idonea adassicurare il corretto utilizzo del software fornito; la manualistica utente deve essere resadisponibile on-line.

Pagina 39 di 44

Il piano di formazione e avviamento dovrà essere sviluppato tenendo presente i numeri degliattuali utilizzatori:

Formazione (corsi con max 15-20 partecipanti, ad eccezione del modulo “richieste da reparto” peril quale si prevedono corsi da circa 50 persone):

Area/Modulo/funzionalità

NR,UTILIZZATORI EX ULSS DIAPPARTENENZA

ULSS 15 ULSS 16 ULSS 17

AMMINISTRAZIONE 20 1 12

CONTABILITA’ (COGE-COAN) 22 30 20

ACQUISTI (iter completo ordini, bolla, liquidazione)..tutti i centri ordinatori

77 77 60

MAGAZZINI CENTRALI (ECONOMALE, FARMACIA)

45 28 27

RICHIESTE DA REPARTO 245 544 981*

* il numero elevato presente presso l’ULSS 17 è dovuto al fatto che, oltre ai richiedenti referenti di benipresso i diversi centri di costo, le prescrizioni (ad. es. farmaci alla dimissione) e le richieste fuori prontuariovengono registrate o comunque validate dal personale medico

Dovrà essere predisposto un adeguato piano di affiancamento, durante l’avviamento presso lediverse sedi dell’Azienda ULSS Euganea (ex Aziende ULSS 15, ULSS 16 e ULSS 17) con risorsespecialistiche in ambito ordini/logistica e contabile, nonché un piano di post- avviamento al fine disupportare al meglio l’utilizzo della nuova piattaforma.Le attuali sedi, oggetto di avviamento, ma che potranno seguire revisioni in base allariorganizzazione aziendale:

• Ospedale di Camposampiero• Ospedale di Cittadella• Magazzino di Fontaniva• Sede direzionale in Via Scrovegni Padova• Sede di via dei Colli Padova• Ospedale Sant’Antonio di Padova• Ospedale di Piove di Sacco• Centro Polifunzionale di Monselice (è ubicato anche il magazzino attualmente)• Ospedale “Ospedali Riuniti Padova Sud-Madre Teresa di Calcutta” di Monselice• Sedi territoriali residuali (servizi sociali, distretti, prevenzione)

Si sottolinea che le giornate riportate nella tabella soprastante sono ULTERIORI rispetto a quellenecessarie nella FASE 1 (periodo transitorio all’unificazione del sistema amministrativo contabileper la gestione e il supporto agli utenti del “middleware”).

Pagina 40 di 44

RECUPERO DELLO STORICOPer quanto riguarda il recupero dello storico, il sistema deve garantire all’avviamento lamigrazione dello storico necessario per la gestione dei processi.A titolo esemplificativo, dovrà, quindi, essere garantita la migrazione dello storico, come segue:

1. Contabilità analitica:a. Piano dei centri di costo;b. Piano dei fattori produttivi;c. Movimenti di almeno due anni da allineare a COGE (almeno come saldi per

mese, centro di costo e fattore produttivo, oltre al dettaglio dei singoli movimentiche generano il DATAMART di COAN.

2. Gestione cespiti e inventario: anagrafiche, movimenti e schede tecniche relative a cespitidall’1/1/2012, indipendentemente dalla loro natura (proprietà, di terzi) e anagraficheattributi collegate.

3. Contabilità generale:a. Anagrafiche movimentate dall’1/1/2012 e anagrafiche collegate;b. Partite aperte fornitori e clienti con i relativi movimenti dall’1/1/2012.

4. Gestione dei magazzini:a. Anagrafiche beni e servizi movimentati degli ultimi 3 anni;b. Bolle e relativi ordini non collegate a fattura degli ultimi 3 anni;c. Contratti in essere con la disponibilità del magazzino;d. Consumi ultimo anno (per garantire il calcolo delle proposte di riordino);e. Rimanenze iniziali valorizzate a prezzo medio ponderato.

5. Gestione dati regionali:a. Anagrafiche dei piani di codifica ultimi 3 anni;b. Dati contabili per conto economico e patrimoniale regionale e aziendale ultimi 3

anni.6. Relativamente all’anno in corso d’avvio: il sistema dovrà garantire un recupero dello

storico dei dati per la gestione di tutti i processi nell’unico sistema amministrativocontabile. A titolo esemplificativo e non esaustivo, il sistema dovrà consentire:a. La messa a disposizione di tutte le registrazioni effettuate dall’1/1/2017;b. l’elaborazione di report completi delle informazioni di tutto l’anno;c. la corretta valorizzazione delle rimanenze al costo medio ponderato;d. la corretta gestione dei sostituti d’imposta;e. la messa a disposizione del modulo gestione IVA alimentato dalle registrazioni

effettuati da inizio anno;f. il trasferimento delle partite aperte al momento di avvio e di quelle chiuse nel

periodo intercorrente l’ultimo esercizio e la data di avvio.

ART. 11MANUTENZIONE E ASSISTENZA APPLICATIVA

L’assistenza deve comprendere i seguenti servizi:• Manutenzione Correttiva ed Evolutiva (come sotto specificato)• Help desk• Servizi professionali on demand

Servizio di Manutenzione Evolutiva e CorrettivaNell’ambito del servizio la ditta fornitrice dovrà impegnarsi a mantenere o riportare in buonecondizioni di funzionamento i prodotti forniti.Le segnalazioni di errori saranno inviate per iscritto e dovranno contenere una descrizionedell’errore riscontrato ed i passi operativi che lo hanno generato.

Pagina 41 di 44

Il servizio di manutenzione evolutiva dovrà prevedere la fornitura delle versioni aggiornate delprodotto e le nuove versioni del prodotto stesso/major release.E’ inoltre compresa la manutenzione adeguativa, per l’adeguamento del software alle disposizionidella normativa regionale e nazionale vigente nell’ambito del contratto.

Servizio di help desk telefonicoIl servizio di Help Desk telefonico sarà rivolto agli utenti chiave del sistema, definiti “key user”.Per “Key User” si intendono quelle figure professionali (non necessariamente del reparto IT) chehanno il compito di raccogliere ed interpretare le esigenze dei diversi utenti e che nella nostrametodologia rappresentano gli interlocutori privilegiati nei rapporti tra Cliente e fornitore.In particolare si metterà a disposizione dei “key user” un supporto di Help che verrà erogatosecondo la seguente procedura:

• identificazione cliente• registrazione richiesta;• smistamento della richiesta al tecnico di riferimento;

Il servizio di Help Desk dovrà soddisfare i seguenti requisiti minimi:• Giorni di copertura: da lunedì a venerdì (esclusi i festivi)• Orario di copertura: dalle 8.00 alle 18.00• Fornitura numero dedicato • Fornitura indirizzo e-mail

Il reparto di assistenza applicativa dovrà garantire il servizio nei giorni feriali dal Lunedì alVenerdì, dalle ore 9.00 alle ore 13:00 e dalle 14:00 alle 18:00. L’erogazione del servizio in giorni eorari diversi dovrà essere concordata e sarà quotata separatamente.

Servizi professionali on demand Sono da considerare invece inclusi nella presente fornitura tutti gli adeguamenti necessari per ilrispetto delle norme civilistiche, contabile, nazionali e regionali.Non sono oggetto del presente capitolato servizi di sviluppo e manutenzione evolutiva e serviziprofessionali di supporto per attività di personalizzazione non previste, da erogare a seguito diesplicita richiesta.La ditta fornitrice dovrà prevedere modalità di erogazione di:

• interventi on site• interventi da remoto

La ditta fornitrice dovrà concordare preventivamente l’eventuale supporto onsite indicando laprofessionalità del personale utilizzato, l’attività da svolgere e la struttura per la quale è erogatal’attività.Nel “rapporto di intervento” dovrà essere distinta la tipologia di attività:

• analisi/supporto/formazione/affiancamento• abilitazione e profilazione utenti/configurazione di sistema;• manutenzione correttiva• manutenzione adeguativa o evolutiva.

Sono da considerarsi esclusi dal contratto di assistenza, e quindi rientranti nei servizi “ondemand”:

• Sviluppo di personalizzazioni;• Attività su software diversi da quello fornito;• Attività di manutenzione adeguativa (tuning del sistema, cambio sistema operativo,

aggiornamento versione software di base o di produttività individuale);• Attività di formazione (che avverrà successivamente al post avviamento del sistema,

previsto in fornitura);• Installazione e configurazione di nuovo hardware;

Pagina 42 di 44

• Installazione e configurazione degli aggiornamenti.

Rilasci in produzioneI rilasci in produzione di moduli, configurazioni e personalizzazioni sono pianificati a seguito diaccettazione del relativo documento di analisi.I rilasci in produzione ed i relativi test non devono interferire con la normale attività dell’azienda;pertanto devono essere svolti, salvo diversa autorizzazione, al di fuori dei seguenti orari di lavoro:

• Giorni feriali dalle ore 07.00 alle ore 17.00;• Sabato mattina dalle ore 07.30 alle ore 13.00.

La schedulazione del rilascio deve essere condivisa preventivamente, inoltre almeno unasettimana prima deve essere comunicata al referente dell’Azienda Sanitaria;

• la data prevista del rilascio e le previsione delle ore necessarie;• i moduli che sono coinvolti nell’aggiornamento;• la documentazione di quanto rilasciato e dei test eseguiti;• l’eventuale documentazione relativa alle modifiche di interfaccia del gestionale

(aggiornamento manuali di utilizzo);• personale in affiancamento post-rilascio e struttura di affiancamento.

Tempi di interventoLa ditta fornitrice a fronte di segnalazioni di malfunzionamento dovrà garantire celerità diintervento al fine di ridurre al minimo il disagio all’azienda, sulla base dei livelli di servizioprevisti art. 14 “LIVELLI DI SERVIZIO”.

ART. 12LIVELLI DI SERVIZIO

Il fornitore dovrà garantire i seguenti livelli di servizio:

Descrizione problema Tempo presa incarico

Tempo risoluzione

1: Errore di carattere “EMERGENZA”:Interruzione anomala completa e irrimediabile delsistema o totale indisponibilità del Prodotto.

immediata 2 ore lavorative

2: Errore di carattere “URGENTE”: Parte delProdotto non è operativa o non funziona inconformità con le specifiche di prodotto, con graviconseguenze sull'operatività del Sito soggetto adassistenza.

immediata 4 ore lavorative

3: Errore di carattere “ORDINARIO”: Parte delProdotto non è operativa o non funziona inconformità con le specifiche di prodotto, conconseguenze minori sull'operatività del Sitosoggetto ad assistenza.

immediata 8 ore lavorative

4: Errore di carattere con risoluzione“PROGRAMMABILE:” Parte del Prodotto non èoperativa o non funziona in conformità con lespecifiche di prodotto, con conseguenze nonsignificative sull'operatività del Sito soggetto adassistenza.

immediata 24 ore lavorative

5: Richieste È possibile migliorare l'applicazioneesistente, senza che questo abbia tuttavia un

immediata 15 giorni lavorativi

Pagina 43 di 44

impatto significativo

ART. 13MESSA A DISPOSIZIONE DEI DATI

Al termine del periodo contrattuale l’aggiudicatario dovrà mettere a disposizione un’estrazione ditutti i dati registrati analitici e raggruppati, con relative indicazioni operative e descrittive deitracciati ed i servizi di supporto, al fine di consentirne il recupero e il riutilizzo in fase di avvio diun nuovo sistema amministrativo contabile subentrante. Tale attività è parte integrante dell’offerta

Pagina 44 di 44