acta de comitÉ de coordinacion - icbf.gov.co · programa de alimentación escolar (pae) ......

República de Colombia Departamento Administrativo para la Prosperidad Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

Cecilia de la Fuente de Lleras Regional Caquetá

Grupo Planeación y Sistemas

F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

ACTA COMITÉ ESTRATEGICO REGIONAL No. 019

Hora: 8:00 am. Fecha: 15 de agosto de 2013.

Lugar: Oficina Dirección Regional

Dependencia que

Convoca: Dirección Regional

Proceso: Direccionamiento Estratégico

Objetivo: Revisar y evaluar el Sistema Integrado de Gestión, con corte a 30 de junio de 2013, e implementar las acciones para asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continuas.

Agenda:

1. Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión y revisiones realizadas

al Sistema de Gestión de Seguridad

2. Retroalimentación del cliente (quejas, reclamos y sugerencias, encuestas de satisfacción)

3. Desempeño de los Macro procesos / procesos y conformidad del servicio

4. Desempeño ambiental

5. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas

6. Requisitos legales Ambiental y SYSO

7. Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección

8. Cambios que podrían afectar al Sistema Integrado de Gestión

9. Recomendaciones para la mejora

10. Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos para la entidad

11. Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoración previa de riesgos:

12. Desempeño de SYSO

13. Estado de la investigación de accidentes

14. Resultados de la participación y consulta de las partes interesadas externas

15. Desempeño y efectividad del SGSI

16. Identificación de técnicas, productos o procedimientos para mejorar el desempeño del SGSI

17. Revisión de la Política y los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión

DESARROLLO:

RESULTADOS DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y

REVISIONES REALIZADAS AL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD.

Se generaron acciones de mejora a partir de los 18 hallazgos de la Auditoría interna SIGE, recibida en el Regional en octubre del 2012, en los Ejes de Seguridad y Salud Ocupacional y en el






Eje de Sistema General de la Seguridad de la Información, de las cuales 17 se encuentran con estado cerrado y 1 abierta en ejecución que vence en diciembre de 2013.

Esta acción correctiva es la 1553 generada desde el Proceso Gestión Administrativa por la Dirección Regional a la Dirección Administrativa, porque se evidenció que la entidad no ha determinado, proporcionado y/o mantenido la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio; a junio de 2013 se ha logrado la realización de visita de diagnóstico a la Sede Regional Caquetá CZ Florencia 1; se espera la ejecución de los arreglos requeridos con recursos del convenio 3322 Fonade, de conformidad a la actividad programada desde la Dirección Administrativa.

REVISIONES REALIZADAS AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION –

SGSI.

Para verificar el cumplimiento de las Políticas de Seguridad Informatica del ICBF en el primer semestre del 2013 se aplicó la lista de chequeo y se obtuvo un resultado de un 80% exitoso, donde se ha detectado que los colabores están comprometidos con la Política del SGSI y la Políticas de Seguridad Informatica del ICBF, haciendo buen uso de las Herramientas Informáticas, dado que la aplicabilidad de las mismas facilita el flujo de información continuo y eficaz para optimizar el uso de los recursos informáticos y mantenimiento en buen estado del software y hardware, y a la vez ayudan a prevenir el retraso de las tareas cotidianas de la institución (entrega oportuna de informes), y así, evitar los constantes bloqueos masivos de las máquinas de cómputo y caída de red, y tener un normal funcionamiento de los aplicativos.

RETROALIMENTACIÓN AL CLIENTE:

RECLAMOS: En el primer semestre del año 2013 se presentaron en la Regional Caquetá y sus Centros Zonales 48 reclamos, diez registros más que los presentados en el segundo semestre del año 2012, cuando se presentaron (38). Los reclamos fueron distribuidos de la siguiente manera: CZ Florencia 1 (20), CZ Florencia 2 (13), CZ Puerto Rico y CZ Belén (7) registros cada uno, y Regional Caquetá (01). Los programas y/ó servicios que suscitaron dichos reclamos fueron: Programa de Alimentación Escolar (PAE) (12) registros, Centros de Desarrollo Infantil CDI (11) registros, Hogares Comunitarios 05 y FAMI (10) registros, Hogares Infantiles, Desayunos Infantiles (DIA) y Hogares Sustitutos (04) registros cada uno, y Fijación de custodia, Investigación de paternidad y Hogar Gestor, (1) registro cada uno. QUEJAS: En el primer semestre del año 2013 se presentaron en la Regional Caquetá 9 quejas, 1 registro menos que las recepcionadas en el segundo semestre de 2012 (10). Las quejas se encuentran distribuidos así: CZ Florencia 1 (7) y CZ Puerto Rico y CZ Florencia 2 (1) registro cada uno, siendo los motivos, por los cuales los ciudadanos reportaron irregularidades los siguientes: Maltrato al Ciudadano cinco (5); parcialidad en los procesos y Demora en la atención (2) registros cada uno, y personal (1) registro. A continuación se presenta una síntesis de las actividades realizadas por los centros zonales, para mitigar estas. SUGERENCIAS:






En el primer semestre de 2013 se presentaron en la regional Caquetá 11 sugerencias, 5 registros más que las recepcionadas en el segundo semestre del año 2012, cuando se presentaron 6 registros. La totalidad de sugerencias fueron recepcionadas en el CZ Florencia 1. La totalidad de las quejas, reclamos y sugerencias, fueron gestionadas y solucionadas, solamente el 6% de las mismas no se solucionaron dentro de los términos estipulados en la Resolución 3264/09, generándose las respectivas acciones de mejora a los profesionales responsables.

DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS:

Los resultados presentados en los indicadores con corte a 30/06/13, son los siguientes:

MACRO PROCESO

NOMBRE DEL INDICADOR RESULTADO PUNTOS CRITICOS

Dire

ccio

na

-mie

nto

Estr

até

gic

o

MPE1-01 Eficiencia ejecución presupuestal compromisos.

Optimo NA

MPE1-02 Eficiencia ejecución presupuestal obligaciones.

Optimo NA

Me

jora

mie

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Con

tinu

o

MPE2-01 Porcentaje de acciones correctivas y preventivas eficaces.

Optimo NA

MPE2-02 Agentes educativos (madres comunitarias, maestras jardineras, operadores) sensibilizados en Mejores prácticas Ambientales del ICBF.

Optimo NA

MPE2-03 Porcentaje de riesgos controlados

Adecuado La hoja de vida contempla el nivel óptimo cuando se cumple el 100% de las actividades previstas para mitigar los riesgos, sin tener en cuenta la incidencia de factores incontrolables por parte de la regional, que inciden en el cumplimiento del plan de acciones, situación que se presentó en 4 de las 5 actividades no cumplidas a junio de 2013.

MPE2-04 Porcentaje de avance de la ruta de implementación y mantenimiento del Sistema Integral de Gestión.

Optimo NA






SN

BF

E-29 Número de municipios con asistencia técnica del ICBF en la formulación de Políticas diferenciales en favor de niños, niñas y adolescentes.

Optimo NA

E-31 Número de Municipios con los Consejos Municipales de Política Social monitoreados.

Adecuado NA

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stión

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rim

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E-01 Número de niños y Niñas con Atención Integral a la Primera Infancia.

Optimo NA

E-03 Número de niños y niñas atendidos en Hogares Comunitarios de Bienestar -HCB Familiares, Fami, Grupal y en Establecimientos de Reclusión y otras formas de atención.

Optimo NA

E-04 Número de nuevos Agentes Educativos vinculados a procesos de formación en el modelo de atención Integral.

Optimo NA

E-22 Número de niños y niñas en primera infancia con valoración y seguimiento nutricional.

Optimo NA

MPM1-02 Número de niños y niñas entre 6 meses a 4 años 11 meses de edad beneficiados con el Programa – DIA.

Optimo NA

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E-06 Niños, niñas y adolescentes atendidos por el Programa de Alimentación Escolar.

Adecuado NA

MPM2-01 Niños, niñas y adolescentes en situación de desplazamiento atendidos por el Programa de Alimentación Escolar.

Optimo NA

MPM2-02 Días promedio de atención del Programa de Alimentación Escolar.

Optimo NA

MPM2-03 Porcentaje de cumplimiento de la actualización de datos de unidades de Servicio y beneficiarios para la Dirección de Niñez y Adolescencia.

Optimo NA






Ge

stión

p

ara

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de

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Los indicadores de este proceso no aplican para el periodo evaluado, por cuanto no se cuenta con los respectivos datos reflejados en el tablero de control.

Ge

stión

pa

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utr

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n Los indicadores de este proceso no

aplican para el periodo evaluado, por cuanto no se cuenta con los respectivos datos reflejados en el tablero de control.

Re

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De

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E–08 Porcentaje De Niños, Niñas, Adolescentes Y Jóvenes Vinculados A Procesos De Formación.

Optimo NA

E-13 Número De Niños, Niñas Y Adolescentes Que Reingresan Al Proceso De Restablecimiento De Derechos.

Optimo NA

E-14. Número De Niños, Niñas Y Adolescentes Menores De 18 Años En Protección Con Situación Legal Definida En Menos De 6 Meses.

Adecuado Inoportunidad en el registro de las actuaciones en el SIM.

E-18 Porcentaje de Niños, niñas y adolescente víctimas del desplazamiento forzado con proceso de restablecimiento de derechos por vulneraciones adicionales al desplazamiento.

Adecuado NA

MPM5-P1-01: NNA En PARD Ubicados En La Modalidad De Hogar Sustituto Con Más De 12 Meses De Permanencia.

Optimo NA

MPM5.P1-02: NNA En Pard Ubicados En La Modalidad De Hogar Sustituto Con Más De 12 Meses De Permanencia.

Adecuado NA

MPM5-P1-03 Porcentaje De Niños, Niñas O Adolescentes Con Auto De Apertura De Investigación Que Llevan Entre 121 Y 180 Días Sin Situación Legal Definida.

Adecuado Inoportunidad en el registro de las actuaciones en el SIM.

MPM5-P1-04. Porcentaje Niños, Niñas Y Adolescentes Con Auto De

Adecuado NA






Apertura De Investigación Que Llevan Más De 180 Días Sin Situación Legal Definida.

MPM5-P1-05 Porcentaje De Niños Y Niñas Menores De 6 Años Con Situación Legal Definida En Menos De 6 Meses.

Adecuado NA

MPM5-P1-06 Porcentaje Niños, Niñas Menores De 6 Años Que Reingresan Al Proceso De Restablecimiento De Derechos.

Adecuado

Gestión A

dopcio

nes

E-15: Niños, Niñas Y Adolescentes En Situación De Adoptabilidad En Firme, Sin Características Especiales Presentados A Comité De Adopciones, Con Familia Asignada.

Optimo NA

E-16: Niños, Niñas Y Adolescentes En Situación De Adoptabilidad En Firme, Con Características Especiales Presentados A Comité De Adopciones, Con Familia Asignada.

Optimo NA

E-17: Niños, Niñas Y Adolescentes Que A Partir De La Fecha De Sentencia De Adopción En Firme, Cumplen Con El Número De Informes De Seguimientos Post Adopción En El Periodo Establecido.

Optimo NA

MPM5-P2-01: Niños Y Niñas Menores De 6 Años En Situación De Adoptabilidad En Firme, Sin Características Y Necesidades Especiales Presentados A Comité De Adopciones, Con Familia Asignada.

Optimo NA

MPM5-P2-02: Niños Y Niñas Menores De 6 Años En Situación De Adoptabilidad En Firme, Con Características Y Necesidades Especiales Presentados A Comité De Adopciones, Con Familia Asignada.

Optimo NA

Ge

stión

respo

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bili

dad

pe

nal Reiteración Del Delito En El Sistema

De Responsabilidad Penal Para Adolescentes.

Adecuado No hay teniendo en cuenta que se han realizado capacitaciones y actividades que han influido en el des incremento de reincidencia en la comisión de conductas punibles.

Gest

ión

hu

m

an

a MPA1-P1-01 Porcentaje

colaboradores participantes en actividades de seguridad y salud en

Optimo NA






el trabajo.

MPA1-P1-02 Cupos del Programa de Bienestar Social Ejecutados.

Optimo

NA

MPA1-P1-03 Cupos de Capacitación Ejecutados.

Optimo NA

MPA1-P1-10 Disminución de la Frecuencia de Accidentes de Trabajo.

Adecuado La Dirección de Gestión Humana no reporta a la Dirección de M. Organizacional los reportes efectuados por la Regional de manera oportuna.

MPA1-P1-11 Disminución Frecuencia de Ausentismo

Optimo NA

Ge

stión

fin

an

cie

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MPA1-P2-01 Rezago presupuestal NA

MPA1-P2-02 Ejecución PAC NA Convocatoria pública modalidad Generaciones con Bienestar declarada desierta.

MPA1.P2-03 Ejecución presupuestal NA

Ge

stión

Lo

gís

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MPE1-06-05 Porcentaje de los recursos contratos por el ICBF.

Optimo NA

MPE1-06-06 Porcentaje de los recursos contratos, reportados en plan compras y contratación.

Optimo NA

MPE1-06-05 Porcentaje de los recursos contratos, reportados en plan compras y contratación.

Adecuado NA

Ge

stión

Ad

min

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ativa

MPA1-P5-01 Nivel de Cumplimiento Estándar de Consumo de Agua.

Optimo NA

MPA1-P5-02 Nivel de cumplimiento estándar de consumo del recurso energético.

Adecuado

MPA1-P5-07 Organización de Archivos de Gestión

Optimo NA

MPA1-P5-09 Ejecución Presupuestal de Gestión Ambiental

En riesgo El análisis efectuado por la sede nacional no contempla las particularidades de las regionales, toda vez que la contratación y ejecución de estos recursos son variadas.

MPA1-P5-10 Ejecución de Planes de Gestión Ambiental

Optimo NA






Ge

stión

co

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ata

ció

n MPA1-PA-02Liquidación de

contratos. Optimo NA

MPA1 PA 03: Solicitud de liquidación de contratos.

Optimo NA

Ge

stión

tecno

lógic

a MPA6-01 Aplicación de las

herramientas informáticas en el ICBF.

En riesgo La totalidad de los colaboradores programados para utilizar los aplicativos ERP, SIM y SIJA, no hicieron uso de los mismos en el segundo trimestre, por omisión

Ge

stión

Ju

ríd

ica

MPA2-01 Oportunidad en la expedición del auto de avocación por el Funcionario Ejecutor.

NA (A junio)

Optimo (Marzo/13)

En el primer semestre de 2013 se avoco conocimiento a un (1) proceso de cobro pre jurídico que corresponde al señor Luís Eduardo Longas Mesa, dentro los cinco (5) días hábiles siguientes al recibido del expediente por parte del Grupo Financiero para un cumplimiento del 100% del indicador.

MPA2 02: Oportunidad en la Notificación del mandamiento de pago.

Optimo NA

MPA2 04: Oportunidad en la expedición de la Resolución que reconoce o niega la calidad de Denunciante

NA En el primer semestre de 2013 no se presentó denuncia alguna de bienes vacantes, mostrencos o vacaciones hereditarias.

MPA2 05 Presentación oportuna de los créditos a favor del ICBF en los Procesos Concursales de insolvencia empresarial en Ley 1116 de 2006.

NA En el primer semestre de 2013 no se presentaron créditos a favor del ICBF en los procesos concursales de reorganización empresarial en la Ley 1116 de 2006.

MPA2 06 Oportunidad en la resolución de Recursos en Sede Administrativa.

NA Análisis: En el primer semestre de 2013 no interpusieron recursos alguno en contra de los actos administrativos que proferidos la Dirección Regional.

MPA2 07 Cumplimiento de la puesta NA No aplica para la Regional






en operación del Software SIJA.

Caquetá.

MPA2 08 Oportunidad en la contestación de demandas.

Optimo NA

Ge

stión

Se

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Ate

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E-40 Quejas y reclamos solucionados en términos de ley.

En riesgo La complejidad de algunos reclamos no permite el cierre en los 15 días estipulados en la resolución 3264 de 2009. Los profesionales no asumen la cultura de registrar en el aplicativo SIM las gestiones realizadas.

MPA05-02 Oportunidad en la atención de peticiones de asuntos conciliables

Optimo Incremento de peticiones de asuntos conciliables atendidas por el mismo número de profesionales.

MPA05-03 Oportunidad en la atención de denuncias

Adecuado NA

MPA05-03 Porcentaje en constatación de denuncias PRD (acumulado)

Optimo NA

MPA05-02-04 Quejas y reclamos cerrados (acumulado)

Optimo NA

Eva

luació

n y

Mo

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reo

MPEV1-P1-05 Mesas Públicas y eventos de rendición de cuentas

realizadas.

Optimo NA

Ase

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MPEV2-P1-02 Acciones Ejecutadas frente a los resultados de estándares por debajo del 60%.

Optimo NA

MPEV2-P1-03 Acciones Formuladas frente a los resultados de estándares por debajo del 60%.

Optimo NA

MPEV2-P1-04 Cierre de situaciones de reporte inmediato.

Optimo NA

MPM5-P1-05 Modalidades con licencia de funcionamiento vigente durante la ejecución del contrato con el icbf

Optimo NA






ESTADO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS:

Durante el primer semestre del 2013, la Regional Caquetá generó 11 acciones Correctivas, de las cuales el 63% se encuentran con estado cerrado y el 27% abiertas en ejecución. Ninguna acción correctiva se encuentra con estado vencido, a 30/06/13. Con respecto al período anterior, disminuyó la generación de acciones de correctivas en un 64%; pasando de 31 acciones correctivas generadas en el segundo semestre de 2012 a 11 acciones generadas en el primer semestre de 2013; sin embargo se encuentra que en el período anterior se generaron 18 acciones por Auditorias SIGE y 3 por mapas de riesgo, mientras en el actual período no se encuentra ninguna por mapas de riesgo y solamente 1 por Auditorías internas SIGE. Durante el primer semestre del 2013, se generó 1 acción preventiva, la cual se encuentra cerrada. Con respecto al período anterior, disminuyó la generación de acciones de preventivas pasando de 5 acciones generadas en el segundo semestre de 2012 a 1 acciones generadas en el primer semestre de 2013; sin embargo se encuentra que en el período anterior se generaron 4 acciones por mapas de riesgo y 1 por seguimiento y verificación de aspectos ambientales, mientras en el actual período la generada tiene como fuente el seguimiento y medición de procesos.

Se generaron 2 No Conformidades del Sistema, mientras en el período anterior se generaron 8, obteniendo una disminución del 85%.

REQUISITOS LEGAL AMBIENTAL Y SYSO:

La Regional Caquetá cumple con el 100% de los requisitos legales ambientales aplicables a la Regional, demostrado en la implementación de la guía de buenas prácticas ambientales, sensibilizaciones y el compromiso de los colaboradores frente al cuidado y conservación del medio ambiente desde la institución.

ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES ANTERIORES POR LA DIRECCION:

De los 38 Compromisos de la anterior Revisión por Dirección, a 30/06/13 se cumplieron 38 y

10 están en ejecución:

MACRO PROCESO/PROCESO

NUMERO DE

COMPROMISOS

ESTADO

Direccionamiento Estratégico 3 Cumplidos

Mejoramiento continuo 4 Cumplidos 3 En ejecución 1

Servicio y atención 4 Cumplidos 3 En ejecución 1

Gestión para la primera infancia 3 Cumplidos

Gestión para la niñez y adolescencia 1 En ejecución

Gestión familia 1 En ejecución

Gestión de Nutrición 8 Cumplidos 2 En ejecución 6






Protección 12 Cumplidos

Gestión Jurídica 2 Cumplidos

CAMBIOS QUE PUEDEN AFECTAR EL SISTEMA Y PROPUESTAS PARA LA MEJORA:

Como resultados del análisis de cambios que pueden afectar el Sistema, se realizaron las siguientes propuestas de mejora:

Macroproceso/proceso Propuestas de Mejora Resultado esperado Direccionamiento Estratégico Obtener el resultado del indicador

“Ejecución Metas Sociales”, después de los 15 días hábiles de cada mes.

Resultado real del indicador.

Direccionamiento Estratégico Excluir del indicador de “Ejecución de metas sociales y financieras”, los programas que por razones externas a la regional, no dieron inicio acorde a la programación realizada en el SIM.

Resultados reales de la regional, en indicador de las modalidades en ejecución.

Direccionamiento Estratégico Revisar en cada Centro Zonal los motivos frecuentes de devolución de documentos soporte para la legalización y pago y generar acciones para disminuir su ocurrencia

Disminución de errores en las cuentas presentadas para pagos a Entidades Administradoras de Servicios.

Mejoramiento continuo Establecer reconocimientos por incidencia positiva de Grupos y/o Centros Zonales, en resultados de indicadores de Mejoramiento Continuo.

Sana competencia interna, que propicie el mejoramiento continuo.

Coordinación y Articulación del SNBF

Sugerir en los CPS y mediante oficio a los entes territoriales la cofinanciación de los programas del ICBF antes de que empiece la ley de garantías.

Aumento de cobertura de los programas a los entes territoriales que vayan a cofinanciar.

Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia Socialización y seguimiento a la

implementación del manual operativo del SNBF

Mayor articulación y coordinación entre las instituciones que hacen parte del SNBF para lograr la protección integral de los Niños, niñas, adolescentes y jóvenes.

Gestión Para La Promoción Y Prevención Para La Protección Integral De La Niñez Y Adolescencia

Acompañamiento al cargue y la actualización mensual que deben realizar los Operadores, de la información de beneficiarios atendidos para el programa PAE en el aplicativo CUENTAME.

Información completa y actualizada de la modalidad PAE, con el cargue de los beneficiarios del programa de Alimentación Escolar PAE. Fuente de información confiable para los resultados de los indicadores.

Gestión Para La Promoción Y Prevención Para La Protección

Gestionar con los entes territoriales para la contratación

Redistribución de cupos y aumento de cobertura a unidades






Integral De La Niñez Y Adolescencia

de docentes. focalizadas donde se atiende el servicio normalmente, con el fin de lograr al 100% en la atención de la cobertura contratada.

Gestión para la Nutrición Vinculación de profesionales en Nutrición Y dietética

Contar con profesionales en Nutrición Y dietética en los centros zonales y EAS.

Gestión para la protección Efectuar alertas a los representantes de las agencias de adopción, previo al vencimiento de los términos para la remisión de informes de seguimientos post-adopción.

Niños, niñas y Adolescentes adoptados por familias extranjeras con 4 seguimientos post-adopción, dentro de los términos definidos en el Lineamiento Técnico de la Modalidad.

Gestión para la protección Efectuar alertas a los Equipos de Defensoría de Asuntos no conciliables, previo al vencimiento de los términos para la remisión de informes de seguimientos post-adopción.

Niños, niñas y Adolescentes adoptados por familias extranjeras con 4 seguimientos post-adopción, dentro de los términos definidos en el Lineamiento Técnico de la Modalidad.

Gestión para la protección Implementar estrategias de acompañamiento psicoterapéutico en los casos de Grupos de hermanos que cuenten con concepto favorable de separación, con el fin de propiciar su adopción.

Niños, niñas y Adolescentes de características especiales adoptados.

Gestión humana Solicitar a la Sede Nacional programación de videoconferencias.

Cumplimiento de objetivos institucionales.

Gestión Financiera Registro de la información en un solo sistema SIIF NACION Trámite oportuno de las cuentas para pago con calidad y oportunidad.

Cumplimiento de la Ley Pagos oportunos a Entidades Administradoras de Servicios, proveedores y colaboradores.

Mientras dure la operatividad de los dos sistemas SIIF NACION II y SIF ICBF se garantice la vinculación del personal requerido

Oportunidad en el registro de la información

Gestión Administrativa

Participar activamente en todas las sensibilizaciones y capacitaciones relacionadas con los temas.

Minimizar el rechazo por parte de los colaboradores e implementar de manera dinámica el nuevo sistema de comunicación.

Solicitar capacitación al personal encargado y de apoyo.

Disminuir los posibles errores y fallas en el manejo de la información por parte de los responsables.

Gestión de Contratación

Presentar mínimo dos veces al mes al Coordinador del Grupo Jurídico informe sobre

Realizar seguimiento a las actuaciones desarrolladas en los procesos judiciales






seguimiento a los proceso judicial

Continuidad de los contratistas para la vigencia 2014

Contar con el talento humano completo en la vigencia 2014

Gestión Tecnológica Realizar copia de seguridad de los correos electrónicos relevantes, de manera permanente, en la segunda partición del equipo de cómputo.

Cumplimiento de atributos CID (Confidencialidad, integridad, disponibilidad) de los activos de información.

Gestión Jurídica continuidad de los contratistas para la vigencia 2014

Contar con el talento humano completo en la vigencia 2014

Aseguramiento a estándares Garantizar desde la Oficina Aseguramiento a la Calidad que los Consorcios cuenten con los profesionales que se requieren para el cumplimiento del contrato de verificación a estándares.

Cumplimiento de los tiempos para el desarrollo de la verificación a estándares de primeras y segundas visitas, garantizando con esto la mejora en la calidad en la prestación del servicio en nuestras unidades y entidades.

RESULTADOS DE LA GESTION REALIZADA SOBRE LOS RIESGOS DE LA ENTIDAD

Riesgos de mayor dificultad para su control o

no controlados CAUSAS

Proceso: Gestión Humana.

Riesgo: Rotación de personal.

Las causas del riesgo no dependen del nivel Regional, por lo que las acciones realizadas no permitieron mitigar totalmente el riesgo, lo que motivó la decisión de considerarlo riesgo residual.

Resultado de la gestión de riesgos a 30/06/13: De los 50 riesgos que tenían tratamiento a 30 de junio de 2013, en 44 se cumplió a cabalidad el plan de tratamiento.

Nombre del Riesgo

Número de

acciones

definidos con

corte a

30/06/13

Número de

acciones

que se dio

cumplimient

o

Análisis (descripción de las

causas por las cuales no se dio

cumplimiento)

Pérdida de confianza de la sociedad en el ICBF

8 7

Pendiente aplicación de encuestas de satisfacción a clientes externos, porque se espera directriz de la Dirección de Servicio y Atención, quien siempre emite la encuesta y da instrucciones al respecto.

No suficiente articulación de los actores del SNBF y la consiguiente no coordinación para la elaboración del Plan Nacional del Servicio Público de Bienestar Familiar.

5 4

Pendiente identificar el resultado de la labor de empoderamiento y desarrollo de competencias, a partir de las actividades de sensibilización y capacitación (taller realizado).

Deserción de los niños, niñas y adolescentes del programa

3 0 No ha iniciado la ejecución del programa.






Baja vinculación de los NNA al programa Generaciones con Bienestar

3 2 No ha iniciado la ejecución del programa.

VULNERABILIDADES O AMENAZAS NO TRATADAS ADECUADAMENTE EN LA

VALORACION PREVIA DE RIESGOS DEL SGSI.

INFORMACIÓN ACTIVO DE

INFORMACIÓN VULNERABILIDAD

Tipo Hardware En el cuarto técnico están alojados los equipos de telecomunicaciones y equipos tecnológicos que garantizan la operación de los Servicios críticos y aplicaciones que se manejan en el ICBF (Equipos servidores, switches, routers, racks, organizadores de cableado, aires acondicionados, UPS, etc.)

El cuarto técnico de la Sede Regional tiene una ventana hacia la calle lo cual conlleva a riesgo de hurto o daño. El cuarto técnico del Centro Zonal de Puerto rico, presenta problemas debido a los acabados de la infraestructura, lo cual es un riesgo inminente donde existe la posibilidad de generar problemas eléctricos que van desde un simple corto circuito hasta un incendio.

Tipo físico En las Historias de Atención

reposan los procesos

administrativos de

restablecimiento de derechos los

cuales son el expediente de los

niños, niñas y adolescentes con

medida de protección.

Las historias de atención de la Sede

regional están ubicadas en la oficina de

adopciones y esta oficina tiene una pared

provisional en triple, que puede ser

violentada y se puede acceder a estos

activos de información.

Las historias de atención del Centro

Zonal Florencia 2 están ubicadas en el

pasillo, quedando expuestas a

manipulación o pérdida de los activos de

información.

DESEMPEÑO DE SYSO.

Con respecto a la medición de los colaboradores y contratistas que participan en las actividades SYSO, el indicador se presenta en un estado óptimo, por la asistencia y participación en actividades de pausas activas, las actividades lúdicas pedagógicas han impactado notablemente en la conducta de los colaboradores quienes identificaron en el programa de medicina preventiva y del trabajo la oportunidad de prevenir enfermedades de origen profesional (estrés laboral, túnel carpiano entre otros). El resultado del indicador “Disminución de la frecuencia de accidentes de trabajo presenta un estado adecuado con corte a Junio, gracias a la consecución de la meta propuesta del 100% en la reducción de los accidentes laborales. Las actividades de los Programas de Medicina Preventiva y de Higiene y Seguridad Industrial implementadas para ejercer un mayor control de los peligros minimizaron los riesgos en las áreas de trabajo, el compromiso activo de los colaboradores en la implementación de una cultura preventiva que evitó la ocurrencia de accidentes laborales






Analizando la consolidación de los datos reportados durante los periodos podemos concluir que el ausentismo decreció en un 0.71 % cumpliendo con los objetivos propuestos por el eje S&SO; de acuerdo a los resultados el estado de la regional es óptimo porque este fue menor a -5% del rango establecido por la Sede Nacional permitiéndonos dar cumplimiento la meta propuesta. Las patologías presentadas obedecieron en un 60% a enfermedades de origen común y el 40% demandas por eventos de ATEP los cuales fueron originadas en los meses anteriores y que continúan en incapacidad por el tratamiento médico que este demanda para la recuperación.

ESTADO DE LA INVESTIGACION DE INCIDENTES.

De acuerdo al análisis de causalidad de los tres accidentes presentados durante el primer semestre de 2013 se puede concluir que el 100% de los accidentes de trabajo fueron generados por condiciones del medio (Riesgo locativo) que sumado con los actos inseguros como la falta de atención a las condiciones del entorno dieron lugar a la ocurrencia de los eventos adversos, una vez concluidas las investigaciones por parte del comité investigador se reconocen que los accidentes fueron leves al no representar perdida funcional en el colaborador, ni daños a la propiedad.

ACTAS DE COPASO Y ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN DE RIESGOS. En el primer semestre de 2013 se constató que el comité paritario vigente en este periodo cumplió con sus funciones responsablemente convocando y ejecutando las reuniones mensuales, elaborando las actas, supervisando las actividades de Salud Ocupacional, Formulando propuestas en beneficio de los colaboradores y participando activamente en las actividades de Salud Ocupacional incentivando la participación de sus compañeros.

DESEMPEÑO Y EFECTIVIDAD DEL SISGEMA DE GESTION DE SEGURIDAD DE LA

INFOMRACION. Para verificar el cumplimiento de las Políticas de Seguridad Informatica del ICBF en el primer trimestre del 2013 se aplicó la lista de chequeo y se obtuvo un resultado de un 80% exitoso. A partir de las sensibilizaciones se ha detectado que los colabores están comprometidos con la Política del SGSI y la Políticas de Seguridad Informatica del ICBF, haciendo buen uso de las Herramientas Informáticas, dado que la aplicabilidad de las mismas facilita el flujo de información continuo y eficaz para optimizar el uso de los recursos informáticos y mantenimiento en buen estado del software y hardware, y a la vez ayudan a prevenir el retraso de las tareas cotidianas de la institución (entrega oportuna de informes), y así, evitar los constantes bloqueos masivos de las máquinas de cómputo y caída de red, y tener un normal funcionamiento de los aplicativos.

Se han realizado actividades de sensibilización del plan ICBF digital 2012-2014, la Política del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y las Políticas de Seguridad Informática del ICBF (circular 014 del 22/04/2010). Como resultado del seguimiento realizado, se han generado a Grupos y Centros Zonales acciones correctivas y preventivas, desde el Macro proceso Gestión Tecnológica. Entre las necesidades que se encuentran para mejorar el desarrollo de procedimientos, guías e






instrucciones en Gestión Tecnológica, se requiere Necesidades: Para mejorar el desempeño del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, se hace necesaria la adecuación de un espacio físico en las instalaciones de la Sede Regional, para que el Soporte en sitio desarrolle las actividades propias de reparación y mantenimiento físico de impresoras y equipos de cómputo. Así mismo, la adecuación de un espacio físico destinado a cumplir las funciones de la sala de videoconferencias, debido a que en la actualidad funciona en el espacio del Auditorio de la Sede Regional; situación que nos obliga a cancelar actividades programadas con antelación por priorizar las videoconferencias, alterando el Calendario Estratégico de la Regional Caquetá. Se hace necesaria la vinculación de un Ingeniero de Sistemas con dedicación exclusiva para desarrollar las actividades tendientes a implementar y mantener el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.

REVISION DE POLITICAS Y OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION:

Se presentaron las entradas del Formato “F1.0R10.MPE1 Formato para Registro de la Información de Revisión por Dirección del SIGE”, en cumplimiento del procedimiento Revisión por la Dirección del SIGE, donde se concluye que la Regional cumple las políticas de primer y segundo nivel del Sistema Integrado de Gestión y sus objetivos, acorde a los resultados de los Macro procesos/ procesos, así: ESTRATÉGICOS: Los resultados obtenidos durante el primer semestre del 2013, permiten observar un mejoramiento en la programación y ejecución de los recursos asignados para dar cumplimiento a la misión institucional, propiciando la satisfacción de nuestros usuarios y el posicionamiento del ICBF. El avance significativo en actividades de sensibilización ambiental, permite mejorar las prácticas ambientales propiciando acciones amigables con el medio ambiente entre los colaboradores de la Regional y los aliados y beneficiarios en la ejecución de los programas institucionales. Se ha creado cultura de generación, consulta y gestión de procedimientos de acciones de mejora a través del módulo de Mejoramiento del aplicativo ISOLUCION, lo cual se evidencia en los resultados del indicador de acciones correctivas y preventivas efectivas, propiciado por el seguimiento y acompañamiento realizado desde Planeación y Sistemas, a través de alertas permanentes propiciando acción preventiva y mediante Talleres realizados por grupos y centros zonales. El cumplimiento de las actividades, a partir del monitoreo y evaluación de los riesgos, ha permitido mitigar la probabilidad y/o impacto de los riesgos, previniendo la materialización de los mismos. La implementación de actividades programadas en el Calendario Épico, en los diferentes ejes del SIGE, propician apropiación y empoderamiento de los temas del Sistema Integrado de Gestión, no solamente entre los colaboradores de la Regional, sino entre niños, niñas, adolescentes y familias,






agentes educativos, entidades administradoras de servicios, proveedores y ciudadanía beneficiaria de los servicios, tal como se evidenció en la Feria del SIGE realizada el 15/06/13. MISIONALES: De acuerdo con los resultados obtenidos en los indicadores de Primera Infancia, se observa que se cumplió con la meta establecida en un 100% durante el primer semestre de 2013, este resultado es producto del seguimiento y supervisión que se realiza a cada uno de los programas de Atención a la Primera Infancia, en las dos modalidades Tradicional e Integral, a través de las visitas a las unidades de servicios, para la verificación y cumplimiento de estándares, en todos los municipios del departamento, por parte del personal de los centros zonales y de la Regional, así como el seguimiento que se realiza a través de los Comités Operativos y Técnicos Regionales que permiten analizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y tomar las medidas correctivas necesarias para garantizar los derechos de los niños y las niñas y de las consecución de las metas establecidas. Con respecto a los procesos de Formación para los agentes educativos, conforme con el Plan Operativo del Convenio SENA –ICBF, los grupos programados iniciarán en el segundo semestre del presente año, proceso que conlleva a la cualificación del talento humano, y mejorar la atención a los niños y niñas en la primera infancia, a sus familias y a la comunidad. De acuerdo con el resultado de los indicadores del proceso de Protección y en lo atinente a la política de calidad, se puede establecer que se ha dado cumplimiento a los objetivos 1 y 3 de calidad, los cuales están orientados a Lograr el bienestar de la Familia colombiana; así como Prevenir la vulnerabilidad o amenazas y protección de los NNA, respectivamente. Esto se realiza a través del desarrollo de los PARD, que se adelantan a favor de los NNA desde los Centros zonales y familia, del seguimiento que se realiza a la medida por parte del Coordinador del centro zonal, así como también al seguimiento desde los comités consultivos zonales y Regionales. Así mismo desde Comité de Adopciones se realiza Seguimiento a casos de NNA declarados en adoptabilidad pendientes de ingreso a comité de Adopciones, al estado Indicador de Seguimiento Post Adopción, Seguimiento estado Familia en lista de espera, Seguimiento Referentes Afectivos, Presentación de familias y respectivas asignaciones a NNA, seguimiento a avance de las actividades diseñadas para conjurar los riesgos del Proceso. También se realiza seguimiento al Proceso de SRPA, mediante el Comité con el operador de la modalidad y comité Departamental de seguimiento al SRPA. En relación al eje ambiental, continúa fortaleciéndose la apropiación por parte de los NNA en proceso de Protección, los operadores, Hogares sustitutos y servidores públicos que atienden este proceso; en la promoción de prácticas saludables y amistosas con el medio ambiente. En cuanto a la política relacionada con la seguridad de la información, se cuenta con registro de información en el aplicativo SIM, de los casos atendidos desde las Defensorías de familia, cualificando el servicio de consulta e información; así como también de seguridad de la información, al quedar consignada la misma en la plataforma dispuesta para tal fin.






APOYO: El resultado de los indicadores del Macroproceso/proceso Gestión Financiera, con corte al primer semestre de 2013: MPA1-P2-01 Rezago Presupuestal 100%, MPA1-P2-02 Ejecución de PAC 88%, MPA1-P2-03 Ejecución Presupuestal 92%, se enmarca en la aplicación de las políticas del Sistema Integrado de Gestión, así como el seguimiento permanente y aplicación de los cambios en la política, actualización de procedimientos, aplicación de controles. Las actividades desarrolladas en cumplimiento de la implementación y adecuación de la política de calidad han sido oportunas, bien programadas, dinámicas, participativas, se evidencia mayor compromiso y empoderamiento por parte de servidores públicos. Se concluye que el sistema de gestión es eficaz, eficiente y efectivo, toda vez que las actividades se realizan acorde con la normatividad y procedimientos vigentes en pro de alcanzar los resultados esperados, el resultado se evidencia en el cumplimiento de los indicadores, lo que permite y propicia la autoevaluación y evaluación permanente, el sistema se constituye en una herramienta que permite que el cumplimiento de la meta en los procesos de la regional sean medibles, verificables y cuantificables es decir permite medir la gestión y compromiso del Grupo. Los objetivos están claramente definidos por lo que permiten medir el nivel de satisfacción de nuestros clientes internos (Servidores Públicos y Contratistas) y clientes externos, tomando medidas eficaces que ocasionan el mejoramiento de los servicios ofrecidos para cumplir con la misión institucional, mediante el análisis permanente de las debilidades a través del seguimiento y formulación de acciones de mejora para la oportuna toma de decisiones. A través de los procesos de Gestión Humana y Administrativa se logró promover por medio de las actividades lúdicas, recreativas y formativas la participación activa de los colaboradores generando con ello la disminución del estrés laboral, lo cual apunta a mejorar el clima laboral. Así mismo se ha realizado un trabajo de concientización a los colaboradores a través de correos, capacitaciones y charlas de sensibilización frente a la importancia de la conservación del medio ambiente (uso racional del papel, separación de residuos sólidos, ahorro y buen uso de los recursos hídrico y energético). El Grupo Administrativo ha desarrollado reuniones con el personal de vigilancia y servicios generales donde se les ha socializado la misión, visión y objetivos institucionales, el manual del Sistema Integrado, entre otros temas, resaltado su quehacer para el cumplimiento de su labor en el marco del Sistema Integrado de Gestión. El resultado positivo de los indicadores de Gestión Jurídica y de Contratación MPA1 PA 02, MPA1 PA 03, MPA2 01, MPA2 02, MPA 2 03, MPA2 04, MPA2 05, MPA2 06, MPA2 07, MPA2 08 se enmarca en la aplicación de las políticas del Sistema Integrado de Gestión, así como el seguimiento permanente y aplicación de los cambios en la política, actualización de procedimientos y aplicación de controles. . Por lo cual concluye que el sistema de gestión es eficaz, eficiente y efectivo, toda vez que las actividades se realizaron teniendo en cuenta los procesos y procedimientos vigentes






Con relación al proceso Aseguramiento a Estándares, la Regional ejerce un control permanente frente a la respuesta oportuna a requerimiento que se generen a partir de la verificación a estándares, logrando así un resultado óptimo en la medición de las acciones formuladas y ejecutadas para subsanar los hallazgos que impidieron alcanzar el estándar, así como la respuesta oportuna y eficaz a las Situaciones de Reporte Inmediato. De igual manera se realiza seguimiento mensual a través del EV03 para controlar la vigencia de las respectivas licencias de funcionamiento otorgadas a las instituciones de protección que tiene contrato vigente con el ICBF, con lo anterior se da respuesta al objetivo de este proceso, el cual es Realizar acciones de aseguramiento de la calidad a la gestión de las instituciones para garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos y legales que permitan generar confianza y excelencia en la prestación del servicio público de bienestar familiar. En el Macro proceso Gestión Tecnológica se resalta que los activos de información se encuentran identificados y valorados, lo cual permite asegurar la confidencialidad, integridad, disponibilidad, legalidad y confiabilidad de la información en la regional, mediante las actividades de capacitación, control y seguimiento al cumplimiento de la política del Sistema de Gestión de Seguridad de la información y las Políticas de Seguridad Informática del ICBF. Se adelanta el proceso de rotulación de activos en la Sede Regional y los Centros Zonales. Para fortalecer el sistema se requiere la vinculación en forma definitiva a la planta de personal del ICBF, de los contratistas que cumplen funciones misionales, personal de apoyo para las diferentes áreas del Grupo Financiero, conforme la necesidad resultado de la aplicación de las cargas laborales, solo así se logra que las actividades de los diferentes procedimientos se cumplan con la oportunidad y tiempos requeridos. En cuanto a infraestructura se requiere la asignación de recursos para atender oportunamente los requerimientos de mantenimiento y reparaciones locativas de la Sede Regional y los Centros Zonales. Se hace necesario levantar el diagnóstico del estado actual de las instalaciones de la regional y sus cuatro centros zonales en razón a que los intervenidos dentro del programa de Centros Zonales con calidad presentan demasiados inconvenientes en su construcción que no garantiza el adecuado ambiente laboral de los colaboradores así como la atención a nuestros clientes que son la razón de nuestra misión institucional.

DECISIONES:

Decisiones

Descripción de la Decisión Responsable Fecha

DIRECCIONAMIENTO Solicitar a la Subdirección de Mejoramiento Organizacional, excluir del cálculo del indicador trimestral, las actividades programadas que no fueron cumplidas, cuyas causas no dependen del nivel regional y/o zonal.

Coordinadora Grupo Planeación

y Sistemas

22/08/13

Solicitar a la Subdirección de Evaluación el cálculo del Coordinadora 21/08/2013






indicador de Ejecución metas sociales después del 15 de cada mes, debido a las correcciones que se realizan hasta esa fecha.


Revisar mensualmente que los colaboradores utilicen las Herramientas Informáticas en el ICBF.

Ingeniera de Sistemas Líder

Regional

03/09/2013 02/10/201305/11/2013

03/12/2013

Generar acción de mejora por incumplimiento del indicador “MPA6-01 Aplicación de las herramientas informáticas en el ICBF”.


y Sistemas

17/08/13

MEJORAMIENTO CONTINUO Brindar capacitación y apoyo a Grupos y Centros Zonales, para la generación de Acciones Preventivas.

Profesional EPICO 31/10/13

Realizar Grupos de Estudio y Trabajo con personal responsables en Grupos y Centros Zonales, para explicar ajustes a herramientas del macro proceso Mejoramiento Continuo.

Profesional EPICO 30/11713

Solicitar a la Subdirección de Mejoramiento Continuo, tener en cuenta el incumplimiento de acciones previstas para mitigar riesgos, cuando éstas no dependen de la Regional, para que no se afecte los resultados de gestión regional.

Profesional EPICO 15/09/13

COORDINACION Y ARTICULACION DEL SISTEMA Socialización del manual operativo del SNBF en los CPS, en las mesas que los conforman y en la mesa de Infancia y Adolescencia.

Referente del SNBF y

Coordinadores de Centros Zonales

Agosto a Octubre de

2013

Seguimiento a la implementación del Manual Operativo del SNBF



Agosto a Diciembre de

2013

Sugerir en los espacios de los CPS de los entes territoriales, la cofinanciación de los programas del ICBF 2014, antes de que empiece la ley de garantías.



Agosto a Octubre de

2013

GESTION TECNOLOGICA Generar acción de mejora por incumplimiento del indicador “MPA6-01 Aplicación de las herramientas informáticas en el ICBF”.


y Sistemas

30/08/13

Actualizar el Sistema Operativo, el Office 365 y la configuración del correo electrónico, cuando la Subdirección de Recursos Tecnológicos informe que el usuario se ha migrado a la nube.

Ingeniera de Sistemas Regional

31/12/13






GESTIÓN PARA LA PROTECCIÓN

Realizar en Comité Consultivo Zonal quincenal, revisión de los Indicadores, para establecer el adecuado registro de las actuaciones en el SIM, que permita garantizar la calidad y oportunidad de las actuaciones y evitar errores que afectan el resultado de los indicadores, en caso de requerirse generar los respectivos tickets.

Coordinadores Zonales

31/12/2013

Presentar en Comité Consultivo Regional, reporte de NNA con Declaratoria de Adoptabilidad sin ser reportados a Comité de Adopciones.

Secretaria Comité de Adopciones

31/12/2013

Realizar revisión al envío de los informes de seguimiento post adopción de familias colombianas y extranjeras.

Secretaria Comité de Adopciones

31/12/2013

Remisión de informes de seguimientos post adopción de niños, niñas y adolescentes adoptados por familias colombianas, con domicilio en el municipio de Florencia, dentro de los términos establecidos en el Lineamiento Técnico del Programa de Adopción.

Coordinadores Zonales y Equipo

de Defensoría 31/12/13

Generar Acciones de Mejora por incumplimiento reiterado en compromisos relacionados con la gestión de indicadores.

Coordinador Zonal 31/12/13

Realizar ingreso en el SIM de las actuaciones pertinentes en cada una de las peticiones generadas a favor de los NNA y las familias colombianas interesadas en adelantar proceso de adopción.

Profesionales Equipos

Interdisciplinarios 31/12/13

Realizar seguimiento al envío oportuno de información de NNA atendidos por Comisaría de Familia.

Coordinador Zonal 31/12/13

Promover la estrategia establecida en el Lineamiento de Referentes afectivos.

Psicóloga Grupo Asistencia Técnica

31/12/13

GESTIÓN PARA LA NUTRICIÓN.

Completar la primera toma del Sistema de Seguimiento Nutricional en formato Excel, de tal forma que se pueda contar con información para evaluar la gestión con base en los indicadores

Responsable de Seguimiento

Nutricional en la Regional y Centros

Zonales, y administrador de

PI cuéntame

16/08/13

Remitir el seguimiento de la segunda toma del 2013 Responsable de Seguimiento

Nutricional en la Regional y Centros

Zonales, y administrador de

PI cuéntame

16/08/13






GESTION PARA LA ATENCION DE LAS FAMILIAS Y COMUNIDADES

Solicitar mediante correo electrónico a la subdirección de familia y comunidad el cambio de cupos a municipios en los que se cuenta con mayor número de familias

Enlace regional de familia y

comunidad 20/08/2013

Realizar seguimiento semanal a los AEC en la focalización de las familias que hacen falta para cumplir meta regional.

Enlaces zonales de Familia y

Comunidad

30/08/13 6/09/13

13/09/13 20/09/13

GESTION SERVICIO Y ATENCION

Ajustar herramienta autocontrol que permitan realizar el seguimiento a las peticiones y así evitar el vencimiento de estas.

Profesional PAC Regional

31/08/13

Implementar herramienta de autocontrol ajustada en los Centros Zonales.

Coordinador de Centro Zonal

16/09/13

Continuar con los recordatorios semanales por parte del profesional de Servicios y Atención Regionales


30/12/13

Continuar realizando seguimientos en comité Consultivo PARD de los asuntos conciliables en el nivel zonal y regional.


30/12/13

GESTION HUMANA

Solicitar recurso económico para la adquisición de dotación de equipos brigadistas y contratación de persona que realice las funciones de recepcionista

Coordinadora Administrativa

30/11/13

GESTION FINANCIERA

Seguimiento permanente al trámite oportuno de cuentas para pago, con el fin de garantizar el pago dentro de los procedimientos y tiempos establecidos.

Coordinador Grupo Financiero

30/12/13

GESTION ADMINISTRATIVA

Solicitar a la Sede Nacional programación de videoconferencias.


30/09/13

Participar activamente en sensibilizaciones y capacitaciones relacionadas con los aplicativos.


31/12/13

Solicitar capacitación al personal encargado y de apoyo para el manejo de aplicativos.


30/09/13

Generar acciones de mejora a partir de verificación y seguimiento a cumplimiento de requisitos del Eje Ambiental y SYSO.


30/09/13

GESTION CONTRATACION

Remitir al Grupo Jurídico los soportes de liquidación de los contratos dentro de los cuarenta y cinco (45) meses siguientes a la terminación de los contratos.

Supervisores de Contratos

30/09/13

acta de comitÉ de coordinacion - icbf.gov.co · programa de alimentación escolar (pae) ......

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