actividad gestion documental i
DESCRIPTION
Resolucion de la primera actividadTRANSCRIPT
TAREA GESTION DOCUMENTAL
UNIDAD 1
GESTION DOCUMENTAL I
MARTHA LUCIA ZAPATA CALLE
Código 33971243
GESTION DOCUMENTAL
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y
ARCHIVISTICA
OCTUBRE DE 2011
TAREA GESTION DOCUMENTAL
UNIDAD 1
GESTION DOCUMENTAL I
MARTHA LUCIA ZAPATA CALLE
Código 33971243
TUTORA: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
METODOLOGIAS Y ESTRATEGIAS EAD - VIRTUAL
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y
ARCHIVISTICA
OCTUBRE DE 2011
TABLA DE CONTENIDO
Introducción
Concepto De Archivo, Documento Y Documento De Archivo
Derechos De Los Ciudadanos Sobre La Privacidad De Los Documentos
Ley Por Medio De La Cual Se Dicta La Ley General De Archivos?
La Ley General De Archivos En El Título V, Gestión De Documentos, Artículo 21.?
Gestión Documental A Partir Del Concepto Que Emite El Archivo General De La
Nación.
Objetivos Que Pretende Alcanzar Un Programa De Gestión Documental.
Aspectos Que Deben Considerarse Para Elaborar Un P G D
Importancia y Ventajas Que Produce La Implementación De Un P G D Para Las
Empresas.
Revisión Del Documento “Conceptualización De Un Programa De Gestión
Documental” En Su Marco Legal
Tablas De Retención Documental (Trd) Y Cuáles Son Sus Etapas.
Conclusiones
Bibliografía
INTRODUCCION
Esta actividad tiene como finalidad dar a conocer la teoría y aplicaciones prácticas
que conforman la gestión documental y la administración de los archivos con lo
cual se sirve de apoyo a los objetivos y funciones de las organizaciones dentro de
las cuales se implementa un PGD.
Contiene conceptos básicos que le permiten al estudiante interpretar y desarrollar
la teoría archivística dentro de un proceso archivístico general
1. CONCEPTO DE ARCHIVO, DOCUMENTO Y DOCUMENTO DE ARCHIVO A PARTIR DE LA DEFINICIÓN QUE DA EL AGN.
ARCHIVO:
es un conjunto de documentos, generados en cualquier fecha, forma y soporte
material, que se generan en una entidad o por una persona, en el desarrollo de
sus funciones o actividades, conservados para que sirvan de testimonio e
información a quien lo produce.
DOCUMENTO
Es la Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado,
cuyo fin es dar testimonio de un hecho, garantizar un derecho, imponer una
obligación relacionada con una actividad Institucional.
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o
privada en razón de sus actividades o funciones.
Entre este tipo de nuevos documentos se encuentran: los archivos magnéticos,
CD ROM (disco compacto de solo lectura), disco óptico, documentos cartográficos
o arquitectónicos, documentos legibles por máquina, impresos, manuscritos,
materiales audiovisuales, microcopias, microfilm.
2. Derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.
El derecho a la intimidad, privacidad y confidencialidad de las personas está
consagrado en la Constitución de la República.
Asimismo, en la Ley Nº.18.331 se reconoce que el derecho a la protección de
datos personales es inherente a la persona humana.
3. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?
Ley 594 de julio 14 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones
4. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21.?
TITULO V
Gestión De Documentos
Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán
elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de
nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los
principios y procesos archivísticos.
PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la
validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su
autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las
leyes procesales.
5. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.
Gestión Documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para
administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la
recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de
racionalización y economía.
6. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.
Objetivo General
Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar
a las entidades y hacer más eficiente su implantación.
Objetivos Específicos
Definir el Programa de Gestión Documental (PGD), en términos de
procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de
información, formatos establecidos y aplicables.
Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los
procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en una
institución.
Señalar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas
por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión
documental.
7. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?
La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la
gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos
tales como la producción, recepción, distribución, tramite, organización, consulta
conservación y la disposición final de los documentos.
Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se
determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se
desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo
vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico):
1. Producción de documentos
2. Recepción de documentos,
3. Distribución de documentos,
4. Trámite de documentos,
5. Organización de documentos,
6. Consulta de documentos,
7. Conservación de documentos
8. Disposición final de documentos.
8. Mencione por qué es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.
Los Archivos soportan el conocimiento del pasado, fortaleciendo nuestras raíces e
identidad.
Los Archivos ofrecen información fundamental para la administración, para la
defensa de los derechos ciudadanos, el servicio a la comunidad y como fuente de
la historia.
Los Archivos son un bien común, tanto servidores públicos como particulares,
somos responsables de su uso, aprovechamiento y conservación.
La adecuada Gestión Documental de una Empresa, es determinante para la
conservación de su memoria institucional; máxime cuando se trata de una Entidad
del sector Público, ya que existe un marco jurídico riguroso y de obligatorio
cumplimiento que rige la actividad archivística desde la producción del documento
hasta su disposición final.
9. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.
Constitución Política De Colombia
Articulo Interpretación.Artículo 8.
“Es obligación del Estado y de las
personas proteger las riquezas
culturales y naturales de la Nación”.
El Estado debe garantizar el bienestar
de las personas y los recursos que
posea
Artículo 15.
“Todas las personas tienen derecho a
su intimidad personal y familiar y a su
buen nombre, y el Estado debe
respetarlos y hacerlos respetar. De
igual modo, tienen derecho a conocer,
actualizar y rectificar las informaciones
que se hayan recogido sobre ellas en
bancos de datos y en archivos de
entidades públicas y privadas. En la
recolección, tratamiento y circulación de
datos se respetarán la libertad y demás
garantías consagradas en la
Constitución. La correspondencia y
demás formas de comunicación privada
son inviolables. Sólo pueden ser
interceptadas o registradas mediante
orden judicial, en los casos y con las
formalidades que establezca la ley. Con
El Estado debe garantizar los derechos
y deberes de las personas, y su
privacidad.
La Constitución Política Colombiana sra
garante del cumplimiento de estos
derechos y deberes
el fin de prevenir la comisión de actos
terroristas, una ley estatutaria
reglamentará la forma y condiciones en
que las autoridades que ella señale,
con fundamento en serios motivos,
puedan interceptar o registrar la
correspondencia y demás formas de
comunicación privada, sin previa orden
judicial, con aviso inmediato a la
Procuraduría General de la Nación y
control judicial posterior dentro de las
treinta y seis (36) horas siguientes. Al
iniciar cada periodo de sesiones el
gobierno rendirá informe al Congreso
sobre el uso que ha hecho de esta
facultad. Los funcionarios que abusen
de las medidas a que se refiere este
artículo incurrirán en falta gravísima, sin
perjuicio de las demás
responsabilidades a que hubiere lugar”.
(Reforma Acto Legislativo 02 de 2003).
Artículo 20.
“Se garantiza a toda persona la libertad
de expresar y difundir su pensamiento y
opiniones, la de informar y recibir
información veraz e imparcial, y la de
fundar medios masivos de
comunicación”. Estos son libres y
Cada persona es libre de expresar sus
opiniones, además los medios de
comunicación tienen libertad de
prensa , siempre y cuando cumplan con
su responsabilidad social
tienen responsabilidad social. Se
garantiza el derecho a la rectificación
en condiciones de equidad. No habrá
censura”.
Artículo 23.
“Toda persona tiene derecho a
presentar peticiones respetuosas a las
autoridades por motivos de interés
general o particular y a obtener pronta
resolución. El legislador podrá
reglamentar su ejercicio ante
organizaciones privadas para garantizar
los derechos fundamentales”.
Toda persona tiene derecho a reclamar
sus derechos mediante mecanismos
que define el estado.
Artículo 27.
“El Estado garantiza las libertades de
enseñanza, aprendizaje, investigación y
cátedra”
Toda persona tiene derecho a la
educación y el estado velara por este
derecho.
10. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y cuáles son sus etapas.
Definición E Importancia
Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
La Administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de
Retención ya que éstas:
Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental. .
Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de
archivo.
Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención
Documental son fundamentales porque:
Permiten el manejo integral de los documentos.
Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo
Total.
Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los
documentos.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión
administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de
gestión.
Etapas:
Primera Etapa. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes
documentales.
Segunda Etapa. Análisis e interpretación de la información recolectada.
Tercera Etapa. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental
para su aprobación.
Cuarta Etapa. Aplicación
Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el
representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene
su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su
aplicación.
Etapa Quinta. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención
Documental.
CONCLUSIONES
Esta actividad permitió adquirir los conocimientos teóricos básicos sobre la
archivística como disciplina y las bases para el diseño e implementación de un
programa de gestión documental que se ajuste a los cambios e innovaciones
tecnológicas.
BIBLIOGRAFIA
Universidad del Quindío. Ciencia de la Información y la Comunicación.
Modulo Gestión Documental.
Universidad Católica de Manizales. Tecnología en Archivística y
Documentación. Módulos de trabajo.2007