Capitulo 10 gestin de la comunicacin del proyecto

Capitulo 10gestin de lacomunicacin delproyectoUna comunicacin eficaz crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto y perspectivas e intereses en ejecucin o resultado del proyecto.

Project Management Body of Knowledge (PMBOK)

IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS Este proceso consiste en identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto y documentar la informacin relevante a sus intereses que intervenga en el xito del proyecto.

Identificar a los interesados: EntradasActa de construccin del proyecto: Subministra informacin sobre lo interno y externo que participe en el proyecto y se miren afectadas por el mismo.Documentos de adquisicin: Si un proyecto se basa en un contrato establecido, las partes de dicho contrato son los interesados clave y proveedores en el proyecto. Factores ambientales de la empresa: La cultura y la estructura de la organizacin, y normas gubernamentales(normas de productos).Activos de los procesos de la organizacin: Los registros de los interesados, lecciones aprendidas anteriores, y registros de interesados anteriores.

3Identificar a los interesados: H y TAnlisis de los interesados: Proceso que permite recopilar y analizar informacin de los interesados identificando expectativas y influencia relacionada con la finalidad del proyecto.

Juicio de expertos: para asegurar la identificacin de los interesados se debera contar con el juicio y la experiencia de personas con conocimientos especializados .

Identificar a los interesados: SalidasRegistro de los interesados: El principal resultado de esta fase es el registro de los interesados, tales como, la Informacin de identificacin, la Informacin de evaluacin, y su clasificacin.

Estrategia de gestin de los interesados: Define un enfoque de manera que aumenta el apoyo en minimizar impactos negativos de los mismos durante el ciclo de vida del proyecto

PLANIFICAR LAS COMUNICACIONESEs el proceso para determinar las necesidades de informacin de los interesados y definir, cmo abordar las comunicaciones con ellos.

Planificar las comunicaciones: EntradasRegistro de los interesados:Estrategia de gestin de los interesados:Factores ambientales de la empresa: Dado que la comunicacin debe adaptarse al ambiente del proyecto, todos los factores ambientales se utilizan como entradas de este proceso.

Activos de los procesos de la organizacin: Todos los activos se utilizan como entradas, como las lecciones aprendidas y la informacin histrica son importantes.

Planificar las comunicaciones: H y T.Anlisis de requisitos de comunicacin: Determina las necesidades de informacin de los interesados en el proyecto.Tecnologa de las comunicaciones: son los mtodos para transmitir la info.Modelos de comunicacin: En el marco de proceso de comunicacin el emisor es responsable de que la informacin transmitida sea clara de modo que el receptor pueda recibirla correcta.Mtodos de comunicacin: interactiva,(reuniones, llamadas) de tipo push,(Faxes, correo de voz) y de tipo pull,(virtual)

Planificar las comunicaciones: salidasPlan de gestion de las comunicaciones: Puede ser formal o no, y proporciona como requisitos de documentacion de los interesados, la informacion que debe ser comunicada, motivo de la distribucion de dicha informacionActualizaciones a los documentos del proyecto: Cronograma del proyecto, registro de interesados, la estrategia de gestion de los interesados.

DISTRIBUIR LA INFORMACINEs el proceso de poner la informacin relevante a disposicin de los interesados en el proyecto de acuerdo con el plan establecido.

Distribuir la informacin: entradasPlan para la direccin del proyecto: Es lo que contiene el plan de gestin de comunicaciones.Informes de desempeo: Se utilizan para distribuir la informacin sobre el estado y desempeo del proyectoActivos de los procesos de la organizacin: Las polticas, procedimientos y directivas relativos a la distribucin de la informacin, las plantillas, la informacin histrica y lecciones aprendidas.

Distribuir la informacin: H y TMtodos de comunicacin: Para distribuir la informacin se utilizan, reuniones individuales y grupales, las videoconferencias, audio conferencia, y la mensajera instantnea. Herramientas para la distribucin de la informacin: Documentos impresos, correo electrnico, fax, telfono, internet, etc.

Distribuir la informacin: Salidas.Actualizaciones a los activos de los procesos de la org: Notificaciones a los interesados: Informacin que puede subministrarse a los interesados sobre cambios y estado del pro.Informes del proyecto: Describen el estado del proyecto, lecciones aprendidas y registros de incidentes.Presentaciones del proyecto: El equipo del proyecto subministra informacin a los interesados del proyecto esto es respecto a las necesidades de la audiencia.Registros del proyecto: actas de reuniones o algunos otros que describan el proyecto.

GESTIONAR LAS EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOSEs el proceso de comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme se presenten.

Gestionar Las Expectativas De Los Interesados: EntradasRegistro de interesadosEstrategia de gestin de los interesadosPlan para la direccin del proyectoRegistro de incidentesRegistro de cambiosActivos de los procesos de la org.

Gestionar Las Expectativas De Los Interesados: H y TMtodos de comunicacin: Los mtodos utilizados en el plan de gestin de la comunicacin se utilizan aqu.Habilidades interpersonales: El director del proyecto debe tener habilidades para gestionar las expectativas de los interesados tales como, generar confianza, resolver conflictos, escuchar de manera activa, superar la resistencia al cambio

GESTIONAR LAS EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS: SalidasActualizacin a los activos: causas de los problemas, lecciones aprendidas de la gestin.Solicitudes de cambio: Al gestionar a los interesados puede generar una solicitud de cambio al proyecto.Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto:Actualizaciones a los documentos del proyecto: Registro, estrategia y incidentes en interesados.

INFORMAR EL DESEMPEOEs el proceso de recopilacin y distribucin de la informacin sobre el desempeo , incluyendo informes de estado, y mediciones de avance.

Informar El Desempeo: EntradasPlan para la direccin del proyecto: Subministra informacin sobre , desempeo, alcance , costos , cronograma, y parmetros de calidad.Informacin sobre desempeo: Resultados de los entregables, avance , y costos.Mediciones del desempeo: Desempeo real frente a lo planeado, costos reales conforme a lo planeado.Proyecciones del presupuesto: se verifican los fondos , y se compara con lo que resta, y se hace una estimacin para lo que falta del pro.Activos de los procesos: Informes, polticas y procedimientos.

Informar el desempeo: H y TAnlisis de variacin: Verificar la calidad, comparar resultados y costos con actuales y planeados.Mtodos de proyeccin: Consiste en predecir el desempeo futuro del proyecto con lo que se tiene a la fecha.Mtodos de comunicacin: Reuniones de revisin del estado, para intercambiar info acerca del avance utilizando tcnica push.Sistemas de informes: Es donde el director subministra informes para distribuir a los interesados acerca de costos, avance del cronograma y desempeo.

Informar El Desempeo: SalidasInformes de desempeo: Organizan y resumen la informacin y presentan los resultados comparando con lo planeado, para mirar el desempeo.Actualizacin a los activos: Formatos de informe, de lecciones aprendidas, y el de causas de incidentes.Solicitudes de cambio: Como cambios que ajustan el desempeo futuro del proyecto.