agile retrospectives - bliv bedre undervejs

35
Global Business Services, GBS © 2012 Søren Weiss Hansen Agile retrospectives Erfaringer fra en agile coach bestbrains 4. september 2012

Upload: bestbrainsdk

Post on 04-Jul-2015

460 views

Category:

Documents


1 download

TRANSCRIPT

Page 1: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012 Søren Weiss Hansen

Agile retrospectives Erfaringer fra en agile coach

bestbrains

4. september 2012

Page 2: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen 2

Page 3: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

3

The agile coach team in IBM/DK

Søren Weiss • Coaching

• Scrum practices

• Agile values

Thomas Byrdal • Agile tools

• International scrum teams

Gitte Klitgaard • Agile testing

• Process & Methodology

Annette Klink • Management

• Agile contracts

• Training

Min. 5 years of practical experience (scrum)

Have worked as scrumteammembers, scrummasters, product owners and agile coaches

Have faced the “dragons”- and are still alive…

Page 4: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

Agile coaching @IBM/DK 2008-2012

1089 people

131 teams

89 Projects

4 agile coaches

Page 5: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

Stop, reflekter og find en bedre vej….

“Here is Edward Bear coming downstairs now.

Bump, bump, bump, on the back of his head,

behind Christopher Robin. It is, as far as he

knows, the only way of coming downstairs, but

sometimes he feels that there might be another

way. If only he could stop bumping for a

moment and think of it.”

A. A. Milne

Winnie the Pooh

(Peter Plys)

5

”De fleste siger, at de gerne vil lære, men færre tager sig tiden til det…”

Page 6: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

Hvad er et retrospective?

6

“Et møde af en fast varighed afholdt mellem sprints

med det formål at drage sig erfaringer med, hvad

der virker særlig godt, og hvad der kan forbedres

yderligere. Erfaringerne omsættes til forbedrende

handlinger i det næste sprint og på den måde

optimeres arbejdsformen, leverancerne og

trivslen”.

Andre kilder:

• Scrumfoundation

• Scrum.org

Page 7: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

Historie

7

• 1997: in "Surviving Object-Oriented Projects", Alistair Cockburn describes several

projects (dating as far back as 1993) informally using the practice, but does not give it a

label; he summarizes it as "Work in increments, focus after each"

• 2001: the first description of a "reflection workshop" in the context of an Agile project

appears in Alistair Cockburn’s "Agile Software Development"

• 2001: regular retrospectives are one of the principles of the Agile Manifesto: "At regular

intervals, the team reflects on how to become more effective, then tunes and adjusts its

behavior accordingly", though not necessarily yet common practice

• 2001: the term "Project Retrospectives" is introduced in Norm Kerth’s book of the same

name

• 2001: the XP community endorses retrospectives early on, by way of a paper at XP2001

on "Adaptation: XP Style"

• 2003: thanks in good part to sessions at the XP Day cycle of conferences, more teams

start practicing project and iteration retrospectives

• 2006: the publication of Esther Derby and Diana Larsen’s "Agile Retrospectives" brings to

a close the codification of heartbeat retrospectives

Kilde: agilealliance.org

Page 8: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

Projekt-

leder

Scrum-

master

Læring i det traditionelle og i det agile projekt

8

• Varighed: 1-3 dage

• Gennemføres efter projektet er afsluttet

• Fokus på det der ikke virkede

• Reflektion og læring til brug i næste projekt

• Vanskeligt at overføre læringen til næste projekt.

Evaluering (Traditionel udvikling)

• Varighed: 2-4 timer

• Gennemføres efter hver iteration

• (Også) fokus på det, som vi er gode til og som vi vil gøre mere af

• Reflektion og læring til brug i næste iteration

• Forholdsvis nemt at overføre læringen til den næste iteration.

Retrospective (Agile udvikling)

Page 9: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

Miniretrospective – et eksempel

Hvor mange af jer har deltaget i et retrospective?

Hvor godt fungerede det seneste retrospective, som du deltog i? (Fo5)

Hvad fungerede særlig godt? (Skriv på en grøn post it note)

Hvad fungerede særlig dårligt? (Skriv på en rød post it note)

Gruppen placerer alle post it notes på en easyflip og danner sig et overblik emnerne (uddyb for hinanden hvis der er tvivl om indhold).

Organiser identiske emner i klynger. Tegn en cirkel om en klynge og navngiv den.

Hver person har tre stemmer (dot votes). Stem på de tre emner, som du er mest interesseret i at undersøge nærmere.

Skriv emnet med flest stemmer på en ny easyflip og tegn en cirkel om emnet.

Vedkommende, der har skrevet emnet, præsenterer det for resten af gruppen.

Tegn - som en gruppe - et mindmap eller et rigt billede, der viser hvordan man i det næste retrospective, som I skal deltage i, vil kunne bruge jeres indsigt om emnet til at forbedre mødet.

Præsenter mindmap / rigt billede for de andre grupper.

9

Page 10: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

Miniretrospektive - opfølgning

”Hvad er den vigtigste læring, som

du tager med fra denne øvelse?”

10

Page 11: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

Mønstre

11

#1 - Manglende forberedelse

#2 - Manglende struktur

#3 - Manglende opfølgning

#4 - Manglende variation i øvelserne

#5 - Svagt formulerede mål

#6 - Passive mødedeltagere

#7 - Forhastede konklusioner

#8 - Utilstrækkelig tid / for megen tid

#9 – Uklare møderegler

#10 - Facilitatoren faciliterer ikke

#11 - Distribuerede teams

#12 - Manglende anerkendelse af

retrospectivemødet

#13 - Skøjten ovenpå de “farlige”

emner #14 – ???

#15 - Utryg stemning / blame

game

#16 -Ugunstige fysiske rammer

#17 - Manglende mødetidsdisciplin

#18 - Manglende opfølgning på mål

fra seneste retrospective

#19 - Venten på næste retrospective før en ændring kan

gennemføres

#20 –Prøver at implementere for mange ændringer

på een gang

Page 12: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

#1 - Manglende forberedelse

12

Facilitator

Indsaml relevant

information fra product owner

Indsaml relevant

information fra scrumteamet

Indsaml relevant

information fra stakeholders

Indsaml relevant

information fra ledelsen

Logistik

Find gerne en lokation der indbyder til inspiration

Design / forbered øvelser

TIP: også deltidsansatte, studentermedhjælpere,

projektkoordinatorer osv.

kan have gode input til arbejdsformen, processen

eller interaktionen med

andre enheder.

TIP: Brug en sprintlog til at indsamle information

undervejs i sprintet

TIP: Bed deltagerne reflektere før mødet og

medbringe input/data til

mødet

Page 13: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

#2 - Manglende struktur

13

Set the stage

• Agenda

• Mål

• Check in

Gather data

• Brainstorming

• Objektivt og factsbaseret

Generate insights

• Organiser data

• Opsummere

• Analyser

• Find mønstre

• Få ideer

Decide what to do

• Brainstorm actions

• Prioriter actions

• Filtrer actions

• Beslut

• Commit

• Vælg ansvarlige

• Aftal deadlines

• Overfør til næste sprint

Close the retrospective

• Check out

• Retrospective on the retrospective

Kilde: Agile Retrospectives – making good teams great (D. Larsen, E. Derby)

Page 14: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

#3 - Manglende opfølgning

14

• Gør i teamrummet actions for næste sprint synlige.

• Følg op i teamet løbet af sprintet.

• Vær disciplineret.

• Husk at det tager tid (mindst et sprint) at ændre en vane.

• Husk at lave opfølgning på næste retrospective.

Implementer

actions

som tasks

i næste sprint

Page 15: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

#4 - Manglende variation i øvelserne (1/2)

15

Set the stage

Check in

Focus on / focus off

ESVP

Working agreements

Temperature reading

Satisfaction histogram

Gather data

Time line and variations

Triple nickels

Color code dots

Mad, sad, glad

Locate strengths

Satisfaction histogram

Team Radar

Like to Like

FRIM

Generate insights

Brainstorming/filtering

Force field analysis

5 whys

Fishbone

Patterns and shifts

Prioritize with dots

Report out and synthesis

Identify themes

Learning matrix

Decide what to do

The retrospective planning game

SMART goals

Circle of questions

Short subjects

Triple nickels

Force field analysis

Close the retrospective

+/Delta

Appreciations

Temperature reading

Helped, hindered, hypothesis

ROTI

Satisfaction histogram

Team Radar

Learning matrix

Short subjects

Kilde: Agile Retrospectives – making good teams great (D. Larsen, E. Derby)

Page 16: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

#4 - Manglende variation i øvelserne (2/2)

16

Benyt gerne temaretrospectives der er designet så øvelserne passer til det udviklingstrin, hvor teamet er.

- ”Hvordan kan vi optimere på de tre roller?”

- ”Hvordan får vi PBL’en i en tilstand, hvor den øverste del er groomet tilstrækkeligt?”

Page 17: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

#5 - Svagt formulerede mål

17

Før ændring til smart-mål:

“Vi aftaler at øge anvendelsen af pair programmering”.

Efter ændring til smart-mål:

“Målet er at pair programmere mindst 5 timer dagligt

startende næste mandag. Vi roterer dagligt. Peter laver et

skema med et program over ordningen, og vi evaluerer på

næste retrospective”.

Tip:

• Lav eet smart mål ad gangen

• Lav 1-5 actionpunkter til hvert mål

• Udpeg en ansvarlig

• Planlæg med flere iterationer (pas på ikke at undervurdere

tidsforbruget)

• Det kræver øvelse at lave gode smart mål

Page 18: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

#6 - Passive mødedeltagere

18

Sørg for at samtlige mødedeltagere ”byder op til dans” i løbet

af de første 5 minutter af mødet.

Isen brydes ved at få samtlige deltagere til at sige noget.

Undersøgelser viser, at det er afgørende for aktivitetsniveauet i

løbet af mødet, at alle mødedeltagerne indenfor de første få

minutter af mødet får sagt noget.

Efter velkomsten og præsentation af mål og agenda, stiller

retrospectivelederen eet kort spørgsmål. Hver person svarer efter

round-robin princippet. Der stilles spørgsmål, som kan besvares

kortfattet. Eksempler på spørgsmål:

• Udtrykt i een sætning, hvad håber du, at vi opnår med dagens

retrospective?

• Udtrykt i eet ord, hvordan er din egentilstand lige nu?

• Hvad er din største bekymring i relation til dagens

retrospective?

Retrospecitvlederen går rundt i lokalet og lytter aktivt men uden at

bedømme svarene, dvs. uden at sige "godt", "super", "perfekt" osv.

Retrospecitvlederen takker afslutningsvist alle personerne for

deres deltagelse.

Page 19: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

#7 - Forhastede konklusioner

19

Dette er et mønster, som jeg ofte ser på retrospectives, typisk hvor der mangler struktur og facilitering.

Følgende ses:

- Teamet indsamler ikke data men hopper direkte til at konkludere ved at spørge teamet: ”hvad gik godt?” og ”hvad skal vi gøre anderledes?”.

- Teamet kommer i tidsnød og konkluderer med ”hovedet under armen”

Tip: Pas på! Forhastede konklusioner kan underminere tilliden til retrospectivet som institution.

Page 20: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

#8 - Utilstrækkelig tid / for megen tid

20

Fase Procent Minutes gns.

Set the stage 5% 5 minutter Gather Data 30% - 50% 50 minutter

Generate insights 20% - 30% 30 minutter

Decide what to do 15% - 20% 20 minutter

Close the retrospective 10% - 15% 15 minutter

Varighed: 2 - 4 timer Eksempel: 2 timer

Fase Procent Minutes gns. Set the stage 5% 10 minutter Gather Data 30% - 50% 75 minutter

Generate insights 20% - 30% 45 minutter

Decide what to do 15% - 20% 30 minutter Close the retrospective 10% - 15% 20 minutter

Eksempel: 3 timer

Fase Procent Minutes gns. Set the stage 5% 15 minutter Gather Data 30% - 50% 95 minutter

Generate insights 20% - 30% 60 minutter

Decide what to do 15% - 20% 40 minutter Close the retrospective 10% - 15% 30 minutter

Eksempel: 4 timer

NB.: En halv time er ikke tilstrækkelig tid, hvis man skal ned under overfladen og finde problemernes rod. Et

retrospective af en acceptabel kvalitet kræver mere tid!

Page 21: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

#9 - Uklare “møderegler”

21

At skabe et sæt af regler, som teammedlemmerne aftaler at følge med henblik på at skabe et miljø, hvor

man kan arbejde sammen effektivt. Reglerne skabes

af teamet selv. Reglerne skal holdes indenfor rammerne af scrum. Working agreements kan

justeres fra sprint til sprint. Se eksempler herunder:

Passivitet er ikke en acceptabel adfærd.

Mobiltelefoner skal holdes slukket under alle

scrumsessioner.

Man forlader ikke en sessionen, før den er afsluttet. I tilfælde af, at man skal gå tidligt, aftaler

man det med resten af teamet ved mødestart.

Alle meninger er velkomne.

Teamet skal tilstræbe en anerkendende

interaktion med hinanden.

Man holder ikke “møder i mødet”

Der tales engelsk, så snart der er engelsktalende deltagere

Vi bruger refereekort under diskussioner

Vi afgør beslutninger ved Fo5

Page 22: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

#10 - Facilitatoren faciliterer ikke

22

Observationer:

Managerattitude vs. servant leader attitude

Svært ved at håndtere forskellige

personligheder

Svært ved at håndtere forskellige kulturer

Dårlig forberedelse

Mister overblik under mødet

Tip: Overvej at skiftes til at facilitere retrospectivemøderne. Det kan skabe variation og fornyet energi.

Facilitatoren skal have fokus på

processen – ikke på indholdet. Dette

frigør de andre deltagere til at kunne

deltage 100% i processen og

øvelserne.

Hvad virker bedst?

Scrummaster som facilitator?

Teammedlem som facilitator?

Ekstern facilitator?

Page 23: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

#11 - Distribuerede teams

23

Tip: Lav en rotationsordning hvis muligt. Tilliden til og forståelsen for hinanden vil typisk stige markant.

Aaaarrrrgghhhh…….! Opleves ofte som en kæmpe udfordring

• Faldgruber

• Mødet bliver afholdt i øer som to separate møder (-> der skabes to teams i teamet)

• Retro by e-mail

• “Dem og os”-kultur

• Er “tungere” at gennemføre

• Kræver ekstraordinær meget forberedelse

• Det kan være svært at finde egnede øvelser

• Test teknikken grundigt

• Brug videounderstøttet kommunikationstool

• TelePresence rocks!

• Klik her for liste over brugbare tools

Page 24: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

#12 - Manglende anerkendelse af retrospectivemødet

24

Tip: Der kan være brug for træning og coaching af ledelsen samt omgivelserne!

Observation:

“Der investeres ressourcer i at gennemføre retrospective. Der aftales actions, men disse

bliver ikke respekteret. Jo mere presset projektet er, desto mere udtalt bliver denne adfærd”.

Citater:

• “Sådan plejer vi ikke at gøre her i firmaet”

• “Teamet er blevet umuligt at samarbejde med efter

de er begyndt med det der scrum”

• “Det er mig, der er chefen”

• Scrummasteren kan blive en udsat person

• Bemærk at teammedlemmer også kan modarbejde

teamets beslutninger.

• Det tager typisk 30-60 dage at ændre en vane.

Page 25: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

#13 - Skøjten ovenpå de “farlige” emner

25

Tip: Elefanten står ofte midt i lokalet i de teams, hvor man umiddelbart mindst kunne vente det

Observation:

“Der er ingen i teamet, der bringer de farlige emner frem”.

• Faresignaler:

• Teamet mener ikke, at de har brug for at holde

retrospectives.

• Actions er meget lavpraktiske og meget enkle.

• Teamet er altid glade

• Der er altid fravær til retrospectives

• 1:1 samtaler med teamet afdækker ofte, at der er

tale om sammenslutningen af konfliktsky elementer.

• Mønstret observeres oftest i teams uden kvinder.

Page 26: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

#14 - ???

26

Page 27: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

#15 - Utryg stemning / blame game

27

Observation:

“Mødet udvikler sig til personlige angreb. Folk er ukomfortable”.

The retrospective prime directive says:

"Regardless of what we discover, we understand and

truly believe that everyone did the best job they

could, given what they knew at the time, their skills

and abilities, the resources available, and the

situation at hand.“

Norm Kerth

• Brug The Prime Directive i forbindelse med check-in

• Bed folk om eksplicit at committe sig til at deltage på

præmisserne fremfor “bare” at starte mødet som alle

andre møder.

• Vær særlig opmærksom på, at fokus på konstant at

skulle levere kan være stressende. Der kan nemt

opstå “overtryk” i et scrumteam.

Page 28: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

#16 -Ugunstige fysiske rammer

28

Observation:

“Mødet bliver afholdt i fx teamrummet, “i kælderen” eller…”.

• Teamet kan være ufokuserede, hvis mødes

holdes i teamrummet.

• Vores egentilstand påvirkes af vores omgivelser.

Ugunstige omgivelser =

• Anbefaling:

• Skab noget forandring på dette møde, der

er en investering i at forbedre sig.

• Tilstræb at booke mødet et sted, hvor

teamet ikke opholder sig i hverdagen.

• Tilstræb at afholde mødet i nogle rammer,

der indbyder til læring og reflektion.

Tip: et retrospective kan sagtens holdes fx. i parken på en solksinsdag

Page 29: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

#17 - Manglende mødetidsdisciplin

29

Observation:

“Folk kommer for sent til mødet eller dukker slet ikke op”.

• Det er rigtig svært at få mødet til at

fungere, hvis der er udeblivelser. Der

mangler input til gather data og de

fraværende giver ikke buy-in til nye

actions.

• Anbefaling:

• Lad facilitatoren påminde

mødedeltagerne inden mødet.

• Start til tiden uanset om folk er

mødt frem.

• Lav en ordning, hvor man tager

sidemanden med.

• Tag det op som et emne på

retrospectivemødet.

Page 30: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

#18 - Manglende opfølgning på mål fra seneste retrospective

30

Observation:

“Retrospectivemødet gennemføres, uden at der følges op på de actions og mål, der blev defineret ved

seneste retrospective.”.

• Det breder sig meget hurtigt et oplevelse af

ligegyldighed ift. de initiativer, der aftaler på

retrospective.

• Retrospectivemødet mister sin værdi.

• Anbefaling:

• Retrospectivemødet begynder med, at

“Guardian angel” læser målsætningen op

og redegør for, hvordan der er blevet

arbejdet med målet i sprintet.

• Teamet kommenterer.

• Der stemmes om, hvorvidt:

1. videreføres til næste sprint

2. noteres, som dokumentation

3. direkte i waste

Page 31: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

#19 - Venten på næste retrospective før en ændring kan gennemføres

31

Observation:

“Teamet følger scrummetoden så slavisk, at intet justeres og ændres mellem retrospectivemøderne”.

• Det er en balance ikke at underkende

retrospectivemødet og på den anden side

ikke blive decideret reaktive.

• Anbefaling:

• Udvid eksplicit et daily scrum med

henblik på at drøfte de udfordringer,

der kræver handling nu og her.

Page 32: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen

#20 – Prøver at implementere for mange ændringer på een gang

32

Observation:

“Teamet ender op med en kæmpelang actionliste efter retrospectivemødet uden at have forholdt sig til,

om initiativerne kan implementeres i næste sprint”.

• Der sker typisk det, at der bliver

implementeret færre actions i sådan et team

sammenlignet med et team, der har lavet en

realistisk vurdering af deres formået.

• Anbefaling:

1. Identificer actions

2. Prioriter

3. Vurder størrelse (effort)

4. Vurder impact (værdi)

5. Vurder “energibidrag”

6. Reprioriter

7. Anfør ansvarlig (guardian angel)

8. Beskriv som SMART mål

Page 33: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen 33

Inspiration - litteratur

Page 34: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen 34

Kontakt

Søren Weiss

Phone: +45 41 20 81 05,

E-mail: [email protected]

Linkedin: http://linkd.in/sorenweiss

Twitter: http://twitter.com/sorenweiss

Page 35: Agile retrospectives  - bliv bedre undervejs

Global Business Services, GBS

© 2012, Søren Weiss Hansen 35