Data Protection Policy

Aisin Europe S.A.

1

EN: DATA PROTECTION POLICY OF AISIN EUROPE

Contents of this policy 1. Introduction and scope ................................................................................................ 2

2. Contact point for the protection of personal data ...................................................... 2

3. Definitions ..................................................................................................................... 3

a. Data protection legislation ....................................................................................................... 3

b. Personal data ............................................................................................................................ 3

c. Data controller ........................................................................................................................... 3

d. Processor ................................................................................................................................... 3

e. Processing personal data ........................................................................................................ 4

f. Filing system .............................................................................................................................. 4

4. Principles applicable when collecting and processingpersonal data ...................... 4

a. Lawfulness ................................................................................................................................. 4

b. Fairness ...................................................................................................................................... 5

c. Transparency (personal data collected and purposes for processing) ............................ 6

d. Confidentiality and integrity ..................................................................................................... 7

5. Transfer of personal data ............................................................................................ 8

a. Transfer within the group of Aisin Europe ............................................................................. 8

b. Transfer to processors ............................................................................................................. 8

c. Transfer to third countries - outside the European Economic Area .................................. 9

6. Time limit for the storage of personal data ................................................................ 9

7. Rights of individual data subjects ............................................................................... 9

a. The right of access ................................................................................................................. 10

b. The right to rectification ......................................................................................................... 10

c. The right to be forgotten ........................................................................................................ 10

d. The right to restriction of processing .................................................................................. 11

e. The right to data portability .................................................................................................... 11

f. The right to object ................................................................................................................... 11

g. Automated individual decision-making ................................................................................ 11

h. Right to withdraw consent ..................................................................................................... 12

i. Procedure for exercising rights and other provisions ........................................................ 12

8. Use of social media ........................................................... Error! Bookmark not defined.

9. Revision of this policy ...................................................... Error! Bookmark not defined.

2

1. Introduction and scope

For the performance of its activities Aisin Europe processes various data, both commercial and

personal data. This policy concerns the processing of the personal data of different categories

of identifiable persons such as employees, clients and suppliers website users, subscribers or

any other persons contacting Aisin Europe.

Aisin Europe understands the importance of the protection of personal data and the concerns

of its employees, clients and clients’ contact persons, suppliers and suppliers’ contact persons

and other persons with whom it has contacts regarding the processing of their personal data.

Aisin Europe always carefully considers the protection of personal data during the different

personal data processing operations.

Different persons within the company may have access to the personal data of its employees

(the term employees shall include: everyone who works for Aisin Europe, including

independent service providers and consultants, temporary workers such as agency workers,

trainees, student workers, volunteers, former workers) and other individuals (clients and

suppliers) in the performance of their duties. Each of these persons within Aisin Europe is

bound by this policy.

This policy is designed to provide a uniform minimum standard for the protection of personal

data applicable to Aisin Europe S.A. and its respective subsidiaries. This policy will be applied

by all entities within Aisin Europe, except if other compulsory data protection legislation is

applicable which contains stricter obligations and conditions.

Anyone with access to the personal data processed by Aisin Europe must comply with this

policy. Failure to comply with this policy may result in disciplinary measures / sanctions, such

as a warning, dismissal or other sanction authorized by law, without prejudice to Aisin Europe’s

right to bring civil or criminal proceedings.

The data controller for the purposes of this policy is Aisin Europe S.A., with registered office

address at Avenue de l'Industrie 21, Parc Industriel, 1420 Braine-l’Alleud, Belgium and

registered at the Crossroads Bank for Enterprises under the number: 0401.891.982

2. Contact point for the protection of personal data

Aisin Europe has created a GDPR contact point, to ensure the implementation and

enforcement of the General Data Protection Regulation (also called “GDPR”) and this policy.

To exercise any of your rights (see article 7 of this policy), or if you have any other questions

about how Aisin Europe processes your personal data, please e-mail privacy@be.aisin-

europe.com or write to Aisin Europe by registered letter at the address below :

Aisin Europe GDPR Contact

Avenue de l’Industrie 21, Parc Industriel, 1420 Braine-l’Alleud, Belgium

3

3. Definitions

The applicable data protection legislation uses specific language and refers to an abstract

matter. Below you will find several definitions in order to enable you to better understand the

terminology, and by extension, this policy.

a. Data protection legislation

Various legislation can apply, depending on the concrete application in which personal data

are processed.

The basic principles and obligations are indicated in Regulation (EU) 2016/679 of the European

Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard

to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing

Directive 95/46/EC. This regulation is also known as the General Data Protection Regulation

(GDPR). Directive 2002/58/EC of the European Parliament and of the Council of 12 July 2002

concerning the processing of personal data and the protection of privacy in the electronic

communications sector is applicable in specific cases (e.g. processing of location data; use of

cookies).

As well as the European regulations, specific national data protection legislation also applies,

such as the Belgian Law of 8 December 1992 on the protection of privacy with regard to the

processing of personal data and the Law of 13 June 2005 on electronic communications.

b. Personal data

Personal data concern all information about an identified or identifiable natural person, also

known as the data subject. A person is considered as identifiable when a natural person can

be directly or indirectly identified, in particular by reference to an identifier such as a name, an

identification number, location data, an online identifier or one or more elements that are

characteristic of the physical, physiological, genetic, psychological, economic, cultural or social

identity of that natural person.

c. Data controller

The controller is a natural person or legal person (for example a company), a public authority,

agency or other body which, alone or jointly with others, determines the purposes and

means for the processing of personal data.

d. Processor

The processor is a natural person or legal person, a public authority, agency or other body

that processes personal data on behalf of and only on instructions from the controller.

4

e. Processing personal data

Processing personal data means any operation or set of operations which is performed upon

personal data or a set of personal data, whether or not by automatic means (e.g. software),

such as collection, recording, organization, structuring, storage, adaptation or alteration,

retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making

available, alignment or combination, blocking, erasure or destruction.

f. Filing system

A filing system means any structured set of personal data which are accessible according to

specific criteria, whether centralized, decentralized or dispersed on a functional or

geographical basis.

This implies both electronic structured filing systems by means of the use of software or cloud

applications, and paper files and filing systems, provided that these filing systems are

organized and structured in a logical way by connecting them to individuals or which are

connected to individuals on the basis of criteria.

4. Principles applicable when collecting and processing personal data

In addition to having its specific language, GDPR has several basic principles which every

controller must comply with in order to be in accordance with this legislation… In the event of

doubt regarding the application of these principles in a concrete case, you can always contact

the GDPR contact point for further explanations.

a. Lawfulness

GDPR provides that personal data must be processed lawfully and fairly with respect to the

data subject.

In order to process personal data lawfully, a legal basis must exist. In principle, personal data

can only be processed when:

o The processing is necessary for the performance of a contract to which the data

subject is party or in order to take steps at the request of the data subject prior to

entering into a contract.

o The processing is necessary for compliance with a legal obligation which is imposed

upon the organization.

o The processing is in order to protect the vital interests of the data subject or another

natural person.

o The processing is necessary for the performance of a task carried out in the public

interest or in the exercise of official authority vested in the organization, which acts as

the controller.

o The processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by

the company as a controller or the interests of a third party, except where the

5

fundamental rights and freedoms of the data subject regarding the protection of his or

her personal data override these interests.

o The data subject has given his or her consent. The company shall inform the person

concerned at the latest before the data is collected about the purpose for which consent

is required, which personal data will be collected for the processing, the right to revoke

consent, the possible consequences for the data subject in the context of automated

individual decision-making and profiling, and transfer to third countries.

If you have given your consent for a specific processing purpose to Aisin Europe in order to

process your data for that purpose, you can withdraw this consent at any time. Aisin Europe

will then stop any further processing of your data for which you gave consent and will inform

you of the possible consequences of your withdrawal of consent. If Aisin Europe processes

your personal data for other purposes and in order to do so it refers to other legal bases, it will

still be able to process your personal data.

Aisin Europe ensures that it always refers to at least one of the above-mentioned legal bases

when it processes personal data… If you have questions about the applicable legal basis that

Aisin Europe is referring to, you can always contact the GDPR contact point.

Some categories of personal data are of a sensitive nature and data protection legislation also

has a stricter regime for these special categories of personal data (also known as ‘sensitive

personal data’). These are data concerning race or ethnic origin, political opinions, religious or

philosophical beliefs, or trade union membership and processing of genetic data, biometric

data for the unique identification of a person, or data about health, sexual behavior or sexual

orientation. Data relating to criminal offences or convictions also form a special category.

In principle, the processing of these sensitive personal data is forbidden unless the company

can refer to one of the exceptions. In a limited number of cases, should Aisin Europe process

sensitive personal data, the data subject will be informed in advance. For more information

about the Aisin Europe's handling of sensitive personal data, please contact the GDPR

contact point.

b. Fairness

The data controller ensures that personal data shall be processed:

o For specific, explicit and legitimate purposes and may not be processed further in a

way incompatible with the initial purposes for which the data were collected. The data

controller shall always clearly communicate the purposes before starting the

processing.

o This processing shall be limited to what is necessary for the purposes for which the

data were collected. If possible, the data controller will anonymize the data or use

pseudonyms in order to limit the impact for the data subject as much as possible. This

means that the name or identifier will be replaced so that it is difficult or even impossible

to identify an individual.

o Limited in time and only as necessary for the specific purpose.

o Accurately, and the data shall be updated where necessary. The data controller shall

take all reasonable measures to erase or update the personal data, taking into account

the purposes for which they are processed.

6

c. Transparency (personal data collected and purposes for processing)

In principle, Aisin Europe processes personal data it has received directly from the data subject

and shall inform him/her about the following matters:

the identity and contact details of the controller; the purpose of the processing and its legal basis; if the personal data processing is supported by a legitimate interest, an explanation

of this interest; the (categories of) receivers of the personal data; the transfer of personal data to third countries (outside the EU) or international

organizations (+ on what basis); the time limit for the storage of personal data or the criteria used to determine the

time limit; the rights of the data subject (including the right to revoke consent); the right to lodge a complaint with the related supervisory authority; explanation when the transmission of personal data is a contractual or legal

obligation; the logic behind automated decision-making processes and the possible legal

consequences for the data subject; if the company receives personal data from a third party, it shall clearly inform the

data subject about the categories of personal data which it received from this third party and will also make this third party known to the data subject.

When the data subject already has all the information, Aisin Europe will not inform the data

subject unnecessarily about the processing of his/her personal data.

If Aisin Europe processes personal data for other purposes that are incompatible with the

purposes for which they were initially collected (the new purpose is not described in the initial

information note and the data subject cannot guess that his / her personal data will also be

processed for this new purpose), the company will take all the necessary measures to process

such data lawfully and will inform the person concerned.

Aisin Europe can provide information on both a collective and individual basis and will always

ensure that it is written in understandable and simple language.

Specific legislation may contain exceptions or set additional requirements which the company

must comply with, with respect to the provision of information to data subjects. These

mandatory legal provisions take precedence over this policy.

7

The personal data that Aisin Europe collects may notably include:

- Name

- E-mail address

- Telephone number

- Address

- Financial and tax related information (eg. Bank account number)

- Date of birth

- Family circumstances (eg. Marital status)

- Employment and education details

- Pictures (eg. Company events)

- Posting on any social media applications and services that we provide

- IP address, browser type and language, access time

- Details for using our products and services

- Etc.

Aisin Europe processes personal data to provide its clients, employees etc., with the requested

services. As part of this, Aisin Europe may also use personal data in the course of

correspondence relating to different services:

- Customer management

- Supplier management

- Personnel and payroll administration

- Staff management

- Public relations

- Security

- Safety

- Marketing (eg. Promoshop, Newsletter)

- Trade information / technical sales information

- Etc.

In addition to the below purposes Aisin Europe may also use personal data collected via its

websites:

- To manage and respond to any request submitted through our websites

- To manage subscriptions to Aisin Europe’s newsletters

- To receive orders from customers

d. Confidentiality and integrity

Aisin Europe takes the required technical and organizational measures to ensure that the

processing of personal data is always carried out with the appropriate safeguards to protect

the data against unauthorized access or unlawful processing and against loss, destruction or

damage of accidental origin. Aisin Europe use a range of physical, electronic and managerial

measures to ensure that it keeps personal data secure, accurate and up to date.

8

- Education and training to relevant employees to ensure they are aware of our privacy

obligations when handling personal data

- Administrative and technical controls to restrict access to personal data on a need-to

know-basis

- Technological security measures, including firewalls, encryption and anti-virus software

- Physical security measures, such as staff security passes to access premises, clean

desk policies etc.

5. Transfer of personal data

In some cases, Aisin Europe may have to transmit personal data to third-party receivers, both

inside and outside the company's group. In any event, these personal data are only transferred

on a need-to-know basis to these receivers who carry out the processing for specific purposes.

Aisin Europe shall always observe the necessary security measures when transferring the data

and with respect to the receivers, in order to guarantee the confidentiality and integrity of the

personal data…

The transfer to third parties can take several forms, as described in more details below.

a. Transfer within the group of Aisin Europe

Third-party transfers can only intervene if Aisin Europe has respected the various principles

and obligations imposed by GDPR. This means, among other things, that the data subject

must be informed about the transfer and the reason for this transfer and that the transferring

company can rely on a legal basis (consent from the data subject, performance of an

agreement, legitimate interest, etc.) for this transfer.

In this further processing, the company must also comply with the other principles listed in

article 5 of this policy.

When your personal data are passed on to companies within the group, but which are located

outside the European Economic Area (i.e. The European Union, Norway, Iceland and

Liechtenstein), Aisin Europe will provide for the appropriate guarantees described in point c.

b. Transfer to processors

Aisin Europe may ask a third party, a processor, to process personal data, on behalf of and

only on instructions from Aisin Europe. The processor may not process these personal data

for its own purposes which are independent of the purposes for which Aisin Europe uses the

processor.

Aisin Europe may decide to collaborate with these processors, which provide services at the

request of Aisin Europe, including for travel agencies, rental services, and other professional

consultancy services, etc.

Aisin Europe will only use processors and provide them with personal data if a subcontract is

concluded in accordance with legal requirements of GDPR.

9

c. Transfer to third countries - outside the European Economic Area

It is also possible that Aisin Europe transfers personal data to parties that are based in third

countries, these are countries outside the European Economic Area (eg. the European Union,

Norway, Iceland and Liechtenstein).

Such a transfer is possible if the country where the receiver is based offers sufficient legal

guarantees to protect your personal data and which the European Commission has assessed

as being adequate. In other cases, the company shall conclude a standard contract with the

receiver so that equivalent or similar protection to that offered in Europe is offered.

Where this has not occurred or is not possible, Aisin Europe may still transfer the personal

data of the data subject, following the consent of the data subject, within the limits of the

relationship with Aisin Europe In order to allow the transfer, and therefore the processing, also

in these cases, Aisin Europe will ask the person concerned if he/she agrees to this occasional

transfer to third countries.

If more information or a copy of the guarantees for these international transfers are desired,

the procedure as described under article 7 can always be followed.

6. Time limit for the storage of personal data

Aisin Europe will hold personal data on its systems for the longest of the following periods:

- As long as is necessary for the relevant activity or services ;

- Any retention period that is required by law ; or

- The end of the period in which litigation or investigations might arise in respect to Aisin

Europe or by Aisin Europe.

After the final time limit has passed, Aisin Europe shall delete or anonymize the personal data

if it still wishes to use it for statistical purposes and may retain the data for a longer period of

time for dispute management, study or archiving purposes.

7. Rights of individual data subjects

Data protection legislation provides for different rights for data subjects with respect to the

processing of personal data so that the data subject can still exercise sufficient control over

the processing of his or her personal data.

Through this policy, Aisin Europe is already trying to provide as much information as possible

to the data subjects in order to be as transparent as possible with respect to the processing of

personal data. This general policy must be read together with more specific information notes

which give more explanations about the company’s specific processing purposes.

10

Aisin Europe understands that the data subject may still have questions or desire additional

clarifications with respect to the processing of his or her personal data. Aisin Europe thus

understands the importance of the rights and shall therefore comply with these rights,

considering the legal limitations in the exercising of these rights. The different rights are

described in detail below.

a. The right of access

The data subject has the right to obtain confirmation from Aisin Europe of whether or not his

or her personal data are being processed. If his or her data are being processed, the data

subject may request the right to consult his or her personal data.

The company shall inform the data subject of the following:

o the processing purposes;

o the categories of personal data concerned;

o the receivers or categories of receivers to which the personal data are supplied;

o the transfer to receivers established in third countries or international organizations

o if possible, the period during which it is expected that the personal data will be saved,

or if this is not possible, the criteria used to determine this period;

o that the data subject has the right to ask the company to correct or erase personal

data, or to limit the processing of his or her personal data, as well as the right to

object to this processing;

o that the data subject has the right to lodge a complaint with a supervisory authority;

o if the personal data are not collected from the data subject, all available information

about the source of the data;

o the existence of automated decision-making, including profiling, and meaningful

information about the logic involved, as well as the significance and the envisaged

consequences of such processing for the data subject.

Aisin Europe shall also supply a copy of the personal data that are being processed. For any

further copies requested by the data subject, the company may charge a reasonable fee.

b. The right to rectification

When the data subject establishes that Aisin Europe has incorrect or incomplete data about

him/her, the data subject always has the right to inform Aisin Europe of this fact so that

appropriate action can be taken to rectify or supplement these data. It is the data subject’s

responsibility to provide correct personal data to the company.

c. The right to be forgotten

The data subject can ask to have his or her personal data erased if the processing is not in

accordance with data protection legislation and within the limits of the law (Article 17 GDPR).

11

d. The right to restriction of processing

The data subject may request the processing restricted if:

o the accuracy of the personal data is contested by the data subject, for a period

enabling the controller to check their accuracy;

o the processing is unlawful and the data subject opposes the erasure of the data;

o Aisin Europe no longer needs the data, but the data subject requests that they not be

removed, given that he or she needs them for the exercise or defense of legal claims;

o he or she has objected to processing, pending the verification whether the legitimate

grounds of the controller override those of the data subject.

e. The right to data portability

The data subject has the right to obtain his or her personal data which he or she provided to

Aisin Europe in a structured, commonly-used and machine-readable format. The data subject

has the right to have those personal data transmitted to another controller (directly by Aisin

Europe). This is possible if the data subject has consented to the processing and if the

processing is carried out via an automated process.

f. The right to object

When personal data are processed for direct marketing purposes (including profiling), the data

subject can always object to this processing.

The data subject can also object to processing due to a specific situation regarding the data

subject. Aisin Europe shall stop processing the personal data unless it demonstrates

compelling legitimate grounds for the processing which override the interests of the data

subject or for the exercise or defense of legal claims.

g. Automated individual decision-making

The data subject shall have the right not to be subject to a decision based solely on automated

processing, including profiling, which produces legal effects concerning him or her or similarly

significantly affects him or her such as evaluating personal aspects with respect to the

performance of work, reliability, creditworthiness, etc.

This right not to be subjected to such automated decision-making does not exist when the

decision is permitted by a mandatory legal provision.

Nor may the data subject invoke this right when the decision is necessary for entering into, or

the performance of, a contract between the data subject and the Aisin Europe or is based on

the data subject's explicit consent. In these last two cases, the data subject does have the right

to obtain human intervention from someone at Aisin Europe and he or she has the right to

make his or her point of view known and to challenge the automated decision process.

12

h. Right to withdraw consent

If you have given your consent for a specific processing purpose to Aisin Europe in order to

process your data, you can withdraw this consent at any time by contacting the GDPR contact

point.

i. Procedure for exercising rights and other provisions

The data subject can exercise his/her rights by sending an e-mail or registered letter to Aisin

Europe’s GDPR contact point described in article 2 of this policy. Aisin Europe may ask the

data subject to identify themselves in order to ensure that the effective exercise of the rights

is requested by the data subject.

In principle, Aisin Europe shall respond to the request of the interested person within one

month. Otherwise, Aisin Europe informs the data subject of the reasons for their delay in the

follow-up of the request.

8. Use of social media

Aisin Europe uses SNS (Social Networking Systems) such as Facebook, Instagram, Pinterest, YouTube, and Twitter and has its own social media appearance. These SNS platforms have their own policies. Aisin Europe does not control the individual policies of any SNS platforms. Please refer to each social media platform for their respective policies. You are fully responsible for your contributions. Aisin Europe will not have any responsibility nor liability in this regard.

9. Revision of this policy

Aisin Europe reserves the right to adjust and review this policy when it deems necessary and

to remain coherent with the legal obligations and/or recommendations of the competent

supervisory authority for data protection.

13

FR : POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES D’AISIN EUROPE

Table des matières 1. Introduction et champ d’application ..........................................................................14

2. Point de contact pour la protection des données à caractère personnel ...............15

3. Définitions ....................................................................................................................15

a. Législation en matière de protection des données ............................................................ 15

b. Données à caractère personnel ........................................................................................... 15

c. Responsable du traitement ................................................................................................... 16

d. Sous-traitant ............................................................................................................................ 16

e. Traitement de données à caractère personnel .................................................................. 16

f. Fichier ....................................................................................................................................... 16

4. Principes applicables à la collecte et au traitement des données à caractère

personnel ............................................................................................................................17

a. Licéité ....................................................................................................................................... 17

b. Loyauté ..................................................................................................................................... 18

c. Transparence (données à caractère personnel collectées et finalités du traitement) . 18

d. Confidentialité et intégrité ...................................................................................................... 20

5. Transfert de données à caractère personnel ............................................................20

a. Transfert au sein du groupe d’entités d’Aisin Europe ....................................................... 21

b. Transfer à des sous-traitants ................................................................................................ 21

c. Transfert vers des pays tiers – en dehors de l’Espace Economique Européen ........... 21

6. Durée de conservation des données à caractère personnel ....................................22

7. Droits des personnes concernées .............................................................................22

a. Droit d’accès ............................................................................................................................ 22

b. Droit de rectification ................................................................................................................ 23

c. Droit à l’oubli ............................................................................................................................ 23

d. Droit à la limitation du traitement .......................................................................................... 23

e. Droit à la portabilité ................................................................................................................. 24

f. Droit d’opposition .................................................................................................................... 24

g. Prise de décision individuelle automatisée ......................................................................... 24

h. Droit de retrait du consentement .......................................................................................... 24

i. Procédure concernant l’exercice des droits et autres dispositions ................................. 25

8. Utilisation des réseaux sociaux ....................................... Error! Bookmark not defined.

9. Révision de cette politique ............................................... Error! Bookmark not defined.

14

1. Introduction et champ d’application

Dans l’exercice de ses activités Aisin Europe traite diverses données, tant des données

commerciales que des données à caractère personnel.

La présente politique porte sur les traitements de données à caractère personnel, dont les

données à caractère personnel relatives aux travailleurs, clients, visiteurs de nos sites internet,

fournisseurs ou toute autre personne nous contactant.

Aisin Europe comprend l’importance de la protection des données à caractère personnel et

les préoccupations de ses travailleurs, clients, fournisseurs et autres personnes avec

lesquelles elle entretient des contacts en termes de traitement de leurs données à caractère

personnel. Lorsqu’elle traite des données à caractère personnel, Aisin Europe tient toujours

soigneusement compte de leur protection.

Diverses personnes au sein de la société peuvent avoir accès aux données personnelles de

ses travailleurs (le terme travailleur doit notamment être compris comme : tous ceux qui

travaillent pour Aisin Europe, y compris les prestataires de services et consultants

indépendants, les travailleurs temporaires tels que les intérimaires, stagiaires, étudiants,

bénévoles, anciens travailleurs) et d’autres personnes (clients et fournisseurs) dans l’exercice

de leur fonction. Chacune de ces personnes au sein d’Aisin Europe est liée par la présente

politique.

Cette politique est conçue pour fournir une norme minimale uniforme pour la protection des

données personnelles applicable à Aisin Europe S.A. et à ses filiales respectives. Cette

politique sera appliquée par toutes les entités au sein d'Aisin Europe, sauf si d'autres lois sur

la protection des données obligatoires sont applicables et contiennent des obligations et des

conditions plus strictes.

Toute personne ayant accès aux données personnelles traitées par Aisin Europe doit se

conformer à cette politique. Le non-respect de cette politique peut entraîner des mesures /

sanctions disciplinaires, telles qu'un avertissement, une révocation ou toute autre sanction

autorisée par la loi, sans préjudice du droit d'Aisin Europe d'intenter une action civile ou pénale.

Le responsable du traitement des données dans le cadre de l’application de la présente

politique est dès lors Aisin Europe S.A., dont le siège social est établi à Avenue de l'Industrie

21, Parc Industriel, 1420 Braine-l’Alleud, Belgique et enregistrée à la Banque Carrefour des

Entreprises sous le numéro : 0401.891.982

15

2. Point de contact pour la protection des données à caractère personnel

Aisin Europe a créé un point de contact RGPD pour assurer la mise en œuvre et l'application

du règlement général sur la protection des données (également appelé «RGPD») et de cette

politique. Pour exercer l'un de vos droits (voir l'article 7 de cette politique), ou si vous avez

d'autres questions sur la manière dont Aisin Europe traite vos données personnelles, veuillez

envoyer un e-mail à privacy@be.aisin-europe.com ou écrire à Aisin Europe par lettre

recommandée à l'adresse ci-dessous:

Aisin Europe GDPR Contact

Avenue de l’Industrie 21, Parc Industriel, 1420 Braine-l’Alleud, Belgium

3. Définitions

La législation applicable en matière de protection des données est une matière abstraite, qui

a son propre langage. Vous trouverez ci-dessous quelques définitions qui vous aideront à

mieux comprendre la terminologie et, par extension, la présente politique.

a. Législation en matière de protection des données

Diverses lois peuvent s’appliquer, en fonction du cas concret d’application du traitement des

données à caractère personnel.

Les principes et obligations de base sont contenus dans le Règlement 2016/679 du Parlement

européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à

l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces

données, et abrogeant la directive 95/46/CE. Cette réglementation est également dénommée

Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) ou General Data Protection

Regulation (GDPR). La Directive 2002/58/CE du Parlement européen et du Conseil du 12

juillet 2002 concernant le traitement des données à caractère personnel et la protection de la

vie privée dans le secteur des communications électroniques s’applique dans des cas

particuliers (par exemple le traitement de données de localisation ; l’utilisation de cookies).

Outre la réglementation européenne, la législation nationale spécifique sur la protection des

données s’applique également, c’est-à-dire, toute législation secondaire prise en Belgique

quant à la protection des données à caractère personnel et au RGPD, en ce compris de la

législation prise pour transposer la Directive 2002/58/CE du 12 juillet 2002 relative à la vie

privée et aux communications électroniques, ainsi que les lignes directrices ou codes de

conduite émis par l’Autorité belge de protection des données (ainsi que toute modification,

mise à jour ou remplacement ultérieure).

b. Données à caractère personnel

Les données à caractère personnel sont toute information se rapportant à une personne

physique identifiée ou identifiable, également dénommée la « personne concernée ». Une

16

personne est réputée être identifiable lorsqu’une personne physique peut être identifiée,

directement ou indirectement, notamment au moyen d’un identifiant (un nom, un numéro

d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne) ou d’un ou plusieurs

éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique,

économique, culturelle ou sociale.

c. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est une personne physique ou morale (une entreprise, par

exemple), une autorité publique, un service ou tout autre organisme qui, seul ou conjointement

avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement de données à caractère

personnel.

d. Sous-traitant

Le sous-traitant est une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou

autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable

du traitement et sur instruction de ce dernier.

e. Traitement de données à caractère personnel

Un traitement de données à caractère personnel est toute opération ou tout ensemble

d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés (par exemple logiciel) et

appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, par exemple

la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la

modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la

diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la

limitation, l’effacement ou la destruction.

f. Fichier

Un fichier est tout ensemble structuré de données à caractère personnel accessibles

selon des critères déterminés, que cet ensemble soit centralisé, décentralisé ou réparti de

manière fonctionnelle ou géographique.

Cela concerne donc à la fois les fichiers électroniques structurés au moyen d’un logiciel ou

d’applications dans le cloud et les dossiers et fichiers papier, pour autant qu’ils soient

organisés et structurés de façon logique par une connexion à des personnes ou qu’ils soient

liés à des personnes à l’aide de critères.

17

4. Principes applicables à la collecte et au traitement des données à caractère

personnel

En plus d’avoir son propre langage, la législation en matière de protection des données prescrit

plusieurs principes de base que tout responsable du traitement doit respecter pour se

conformer à cette législation.

En cas de doute sur l’application de ces principes dans un cas concret, n’hésitez pas à

contacter l’équipe en charge de la protection des données point de contact RGPD pour plus

d’informations.

a. Licéité

La législation en matière de protection des données prescrit que les données à caractère

personnel doivent être traitées de façon licite et loyale à l’égard de la personne concernée.

La régularité du traitement implique l’existence d’un fondement juridique. En principe, les

données à caractère personnel peuvent uniquement être traitées si :

o Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée

est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-

ci.

o Le traitement est nécessaire pour satisfaire à une obligation légale imposée au

responsable du traitement.

o Le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne

concernée ou d’une autre personne physique.

o Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant

de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement.

o Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le

responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les droits

fondamentaux et les libertés de la personne concernée qui exigent une protection des

données à caractère personnel.

o La personne concernée donne son consentement. Le responsable du traitement

devra informer préalablement la personne concernée notamment de la finalité pour

laquelle le consentement est demandé, quelles données à caractère personnel seront

collectées pour le traitement, du droit de retirer le consentement, des conséquences

possibles pour la personne concernée dans le cadre de la prise de décision et le

profilage individuels automatisés, ainsi que du transfert des données vers des pays

tiers.

La personne concernée peut à tout moment révoquer le consentement qu’elle a Aisin Europe

pour le traitement de ses données à caractère personnel à une finalité de traitement

déterminée. Aisin Europe cessera alors de traiter ces données, pour le traitement pour lequel

elle avait donné son consentement, et Aisin Europe l’informera des conséquences possibles

du retrait de son consentement. Si Aisin Europe traite les données à caractère personnel de

la personne concernée à d’autres finalités et qu’il invoque pour ce faire d’autres fondements

juridiques, il pourra continuer à traiter les données de la personne concernée.

18

Lorsqu’il traite des données à caractère personnel, Aisin Europe garantit qu’elle se fonde

toujours au moins sur l’un des fondements juridiques susmentionnés. Si vous avez des

questions sur les fondements juridiques invoqués par Aisin Europe, n’hésitez pas à contacter

le point de contact RGPD.

Certaines catégories de données à caractère personnel ont un caractère sensible, de sorte

que la Législation en matière de protection des données a prévu un régime plus strict pour ces

catégories de données (également dénommées « données sensibles »). Il s’agit des données

à caractère personnel révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les

convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que les données

génétiques, les données biométriques permettant d’identifier une personne physique de

manière unique, les données concernant la santé ou les données concernant la vie sexuelle

ou l’orientation sexuelle d’une personne. Les données relatives aux infractions ou

condamnations pénales constituent également une catégorie particulière.

En principe, le traitement de ces données sensibles est interdit sauf si l'entreprise peut se

référer à l'une des exceptions. Dans un nombre limité de cas, si Aisin Europe traite des

données personnelles sensibles, la personne concernée sera informée à l'avance. Pour plus

d'informations sur le traitement des données personnelles sensibles par Aisin Europe, veuillez

contacter le point de contact RGPD.

b. Loyauté

Aisin Europe garantit que les données à caractère personnel seront traitées :

o Pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne seront pas traitées

ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités initiales pour lesquelles

les données ont été collectées. Aisin Europe devra à tout moment communiquer

clairement les finalités avant de débuter le traitement.

o Dans les limites de ce qui est nécessaire pour les finalités pour lesquelles les données

ont été collectées. Quand c’est possible, Aisin Europe anonymisera ou pseudonimisera

les données afin de limiter au maximum l’impact pour la personne concernée. Cela

signifie que le nom ou l’identifiant sera remplacé de manière à rendre l’identification

d’une personne difficile, voire impossible.

o Pendant une durée limitée et pour autant que ce soit nécessaire pour la finalité

concernée.

o Correctement et, si nécessaire, les données seront mises à jour. Aisin Europe adoptera

toutes les mesures nécessaires pour effacer ou corriger les données à caractère

personnel, compte tenu des finalités du traitement.

c. Transparence (données à caractère personnel collectées et finalités du

traitement)

En principe, Aisin Europe traite les données à caractère personnel directement fournies par la

personne concernée. Le responsable du traitement qui traite les données à caractère

personnel de la personne concernée devra systématiquement lui communiquer les

informations suivantes :

19

l’identité et les coordonnées du responsable du traitement ; la finalité du traitement et son fondement légal ; si le responsable du traitement invoque un intérêt légitime pour procéder au

traitement des données à caractère personnel, une explication de cet intérêt ; les (catégories de) destinataires des données à caractère personnel ; le transfert de données à caractère personnel vers des pays tiers (en dehors de

l’UE) ou des organisations internationales (+ sur quelle base) ; la durée de conservation des données ou les critères en vertu desquels la durée de

conservation est définie ; les droits de la personne concernée (notamment le droit de retirer son

consentement) ; le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle ; une justification si la communication des données à caractère personnel est une

obligation contractuelle ou légale ; la logique qui sous-tend les procédés de prise de décisions automatisés et leurs

conséquences juridiques possibles pour la personne concernée ; si le responsable du traitement reçoit des données à caractère personnel de la part

d’un tiers, il doit informer clairement la personne concernée des catégories de données ainsi reçues et lui communiquer l’identité de ce tiers.

Si la personne concernée dispose déjà de toutes les informations, Aisin Europe ne l’informera

pas inutilement du traitement de ses données à caractère personnel.

Si Aisin Europe traite les données à caractère personnel à d’autres finalités, incompatibles

avec les finalités pour lesquelles elles ont initialement été collectées (la nouvelle finalité n’est

pas décrite dans la note d’information initiale et la personne concernée ne peut deviner que

ses données à caractère personnel seront également traitées à cette nouvelle fin), Aisin

Europe prendra toutes les mesures nécessaires pour traiter ces données de façon licite et il

en informera la personne concernée.

Aisin Europe peut fournir les informations tant sur une base collective qu’individuelle et il

veillera toujours à ce qu’elles soient rédigées dans un langage compréhensible et simple.

Certains textes législatifs peuvent contenir des exceptions ou imposer des exigences

complémentaires pour ce qui est de la communication d’informations aux personnes

concernées et auxquelles le responsable du traitement doit se conformer. Ces dispositions

légales contraignantes priment sur la présente politique.

Les données à caractère personnel collectées par Aisin Europe peuvent notamment inclure:

- Nom, prénom

- Adresse e-mail

- Numéro de téléphone

- Adresse

- Données financières et fiscales (ex. Numéro de compte bancaire)

- Date de naissance

- Situation familiale (ex. État civil)

- Détails sur l’emploi et l’éducation

- Images (ex. Événements d’entreprise)

- Affichage sur toutes applications et services de medias sociaux dont Aisin Europe est

abonnée

- Adresse IP, type de navigateur et langue, temps d’accès

- Détails d’utilisation de nos produits et services

20

- Etc.

Aisin Europe traite les données à caractère personnel pour fournir à ses clients, employés,

etc., les services demandés. Dans ce cadre, Aisin Europe peut également utiliser des données

personnelles dans le cadre d’une correspondance relative à différents services:

- Gestion de la clientèle

- Gestion des fournisseurs

- Administration du personnel et de la paie

- Relations publiques

- Sécurité

- Marketing (ex. Promoshop, Newsletter)

- Informations commerciales / informations techniques sur les ventes

- Etc.

Outre les objectifs ci-dessus, Aisin Europe peut également utiliser les données à caractère

personnel collectées via ses sites Web pour:

- Gérer et répondre à toute demande soumise via nos sites Web

- Gérer les abonnements aux newsletters d’Aisin Europe

- Recevoir des commandes de clients

d. Confidentialité et intégrité

Aisin Europe adopte les mesures techniques et organisationnelles requises pour garantir que

le traitement des données à caractère personnel soit toujours effectué moyennant les

garanties appropriées pour protéger les données contre tout accès non autorisé ou traitement

illégal et contre la perte, la destruction ou des dégâts d’origine accidentelle. Aisin Europe utilise

une série de mesures physiques, électroniques et de gestion pour garantir la sécurité, la

précision et la mise à jour des données.

- Education et formation pour les employés concernés afin de s’assurer qu’ils sont

conscients de nos obligations de confidentialité lors du traitement des données à

caractère personnel

- Contrôles administratifs et techniques visant à restreindre l’accès aux données à

caractère personnel selon le principe du « besoin d’en connaître »

- Mesures de sécurité physique, telles que les procédures pour accéder aux bureaux,

les politiques de bureaux propres etc.

5. Transfert de données à caractère personnel

Dans certains cas, Aisin Europe peut être forcée de transmettre des données à caractère

personnel à des tiers bénéficiaires, tant au sein du groupe d’entreprises d’Aisin Europe qu’en

dehors de celui-ci. Dans tous les cas, les données à caractère personnel sont exclusivement

transférées à ces bénéficiaires, qui procèdent au traitement pour des finalités précises, sur la

base du principe « need to know » (besoin d’en connaître). Lors du transfert, Aisin Europe

adopte systématiquement les mesures de sécurité nécessaires, notamment à l’égard des

21

bénéficiaires, afin de garantir la confidentialité et l’intégrité des données à caractère personnel.

Le transfert à des tiers peut adopter diverses formes décrites plus en détail ci-après.

a. Transfert au sein du groupe d’entités d’Aisin Europe

Les transferts vers des tiers ne peuvent intervenir que si Aisin Europe a respecté les divers

principes et obligations imposés par la législation en matière de protection des données. Cela

signifie notamment que la personne concernée doit être informée du transfert et de la raison

de ce transfert et que la partie cédante peut s'appuyer sur une base légale (consentement de

la personne concernée, exécution d'un accord, intérêt légitime, etc.) pour ce transfert.

Lors de ce traitement ultérieur, Aisin Europe doit également respecter les autres principes

énumérés à l’article 5 de la présente politique.

Lorsque les données à caractère personnel de la personne concernée sont transférées à des

entités du groupe, mais qui sont situées hors de l’Espace Economique Européen (c’est-à-dire

l’Union Européenne, la Norvège, l’Islande et le Liechtenstein), Aisin Europe prévoit les

garanties appropriées décrites au point c.

b. Transfer à des sous-traitants

Aisin Europe peut demander à un tiers, un sous-traitant, de traiter des données à caractère

personnel exclusivement pour le compte d’Aisin Europe et sur instruction de cette dernière. Le

sous-traitant ne peut traiter ces données à des fins propres indépendantes des finalités pour

lesquelles Aisin Europe fait appel au service du sous-traitant.

Aisin Europe peut décider de collaborer avec ces sous-traitants, qui fournissent des services à la demande d'Aisin Europe, y compris pour les agences de voyages, les services de location, et d'autres services de conseil professionnels, etc.

Aisin Europe utilisera uniquement les sous-traitants et leur fournira des données personnelles si un contrat de sous-traitance est conclu ou s’ils sont conformes aux exigences légales du RGPD.

c. Transfert vers des pays tiers – en dehors de l’Espace Economique Européen

Il est également possible qu’Aisin Europe transfère vos données à caractère personnel à des

parties établies dans des pays tiers, c’est-à-dire des pays situés en dehors de l’Espace

économique européen (à savoir : l’Union Européenne, la Norvège, l’Islande et le Liechtenstein)

en dehors des deux situations visées ci-dessus.

Un tel transfert est possible si le pays où le destinataire est établi offre des garanties légales

suffisantes pour la protection des données à caractère personnel et jugées appropriées par la

Commission européenne. Dans les autres cas, Aisin Europe conclue avec le destinataire un

contrat reprenant les clauses standards afin qu’une protection comparable et équivalente à

celle de l’Europe soit offerte.

22

Lorsque cela n’a pas eu lieu ou si ce n’est pas possible, Aisin Europe peut, dans certaines

conditions, se fonder sur les dérogations reprises à l’article 49 du RGPD dont le consentement

de la personne concernée. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations ou une

copie des garanties en vigueur pour ces transferts internationaux des données à caractère

personnel, vous pouvez toujours suivre la procédure définie à l’article 7.

6. Durée de conservation des données à caractère personnel

Aisin Europe conservera des données à caractère personnel sus ses systèmes pour une

période qui se limite à :

- Aussi longtemps que nécessaire pour l’activité ou les services concernés ;

- Toute période de conservation requise par la loi ; ou

- La fin de la période au cours de laquelle des litiges ou des enquêtes pourraient survenir

à l’égard d’Aisin Europe ou d’Aisin Europe.

Aisin Europe anonymisera les données à caractère personnel si elle souhaite encore les

utiliser à des fins statistiques. Aisin Europe peut conserver les données à caractère personnel

pendant une plus longue période si la loi l’exige (jusqu’à l’expiration du délai de prescription),

à des fins de gestion des litiges, d’étude ou d’archivage.

7. Droits des personnes concernées

La législation en matière de protection des données prévoit pour les personnes concernées

divers droits relatifs au traitement des données à caractère personnel, afin que les personnes

concernées puissent continuer d’exercer un contrôle suffisant sur le traitement de leurs

données à caractère personnel.

Par la présente politique, Aisin Europe tente déjà de fournir autant d’informations que possible

aux personnes concernées afin de faire preuve de la plus grande transparence en matière de

traitement des données à caractère personnel.

Aisin Europe comprend que la personne concernée peut se poser d’autres questions ou vouloir

obtenir des précisions au sujet du traitement de ses données à caractère personnel. Aisin

Europe comprend dès lors également l’importance des droits qu’il s’engage à respecter,

compte tenu des limitations légales imposées lors de l’exercice de ces droits. Les divers droits

sont décrits plus en détail dans la suite de la présente politique.

a. Droit d’accès

La personne concernée a le droit d’obtenir la confirmation par Aisin Europe que ses données

à caractère personnel font l’objet d’un traitement. Si tel est le cas, la personne concernée peut

demander à accéder à ses données.

Aisin Europe informera la personne concernée des éléments suivants :

23

o les finalités du traitement ;

o les catégories de données à caractère personnel concernées ;

o les destinataires ou les catégories de destinataires des données à caractère

personnel ;

o le transfert à des destinataires établis dans des pays tiers ou des organisations

internationales ;

o si possible, la durée de conservation des données à caractère personnel envisagée

ou, si ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;

o le droit pour la personne concernée de demander à Aisin Europe la correction ou

l’effacement de données à caractère personnel, ou une limitation du traitement de ses

données à caractère personnel, ou du droit de s’opposer à ce traitement ;

o le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;

o lorsque les données à caractère personnel ne sont pas collectées auprès de la

personne concernée, toute information disponible quant à leur source ;

o l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris un profilage et des

informations utiles concernant la logique sous-jacente de cette prise de décision, ainsi

que l’importance et les conséquences prévisibles de ce traitement pour la personne

concernée.

Aisin Europe fournit en outre une copie des données à caractère personnel traitées. Si la

personne concernée demande des exemplaires supplémentaires, Aisin Europe peut exiger

des frais raisonnables.

b. Droit de rectification

Si la personne concernée constate qu’Aisin Europe détient des données inexactes ou

incomplètes la concernant, elle a à tout moment le droit de le signaler à Aisin Europe afin que

ce dernier puisse faire le nécessaire pour corriger ou compléter ses données. Il appartient à

la personne concernée de fournir à Aisin Europe des données à caractère personnel correctes.

c. Droit à l’oubli

La personne concernée peut demander l’effacement de ses données à caractère personnel si

le traitement n’est pas conforme à la législation en matière de protection des données et dans

les limites de cette législation (art. 17 RGPD).

d. Droit à la limitation du traitement

La personne concernée peut demander la limitation du traitement si :

o l’exactitude des données à caractère personnel est mise en cause et pendant la

période nécessaire à la vérification de leur exactitude ;

o le traitement est illégal et la personne concernée ne souhaite pas l’effacement des

données ;

24

o Aisin Europe n’a plus besoin des données, mais la personne concernée demande à ce

qu’elles ne soient pas supprimées, car elle en a besoin pour l’exercice ou la justification

d’une action en justice ;

o une réclamation est introduite contre le traitement dans l’attente de l’explication des

intérêts légitimes qui priment sur les intérêts de la personne concernée.

e. Droit à la portabilité

Les personnes concernées ont le droit de recevoir les données à caractère personnel les

concernant qu’elles ont fournies à Aisin Europe dans un format structuré, couramment utilisé

et lisible par machine. La personne concernée a le droit de transmettre ces données à

caractère personnel (directement par Aisin Europe) à un autre responsable du traitement.

C’est possible si le traitement repose sur le consentement de la personne concernée ou

l’exécution du contrat.

f. Droit d’opposition

Quand les données à caractère personnel sont traitées à des fins de marketing direct (y

compris le profilage), la personne concernée peut toujours s’opposer au traitement.

La personne concernée peut également s’opposer au traitement d’une situation spécifique la

concernant. Aisin Europe cessera alors le traitement, à moins qu’il ne démontre qu’il existe

des motifs légitimes et impérieux pour le traitement, qui prévalent sur les intérêts de la

personne concernée, ou qui se rapportent à l’exercice ou la justification d’une action en justice.

g. Prise de décision individuelle automatisée

La personne concernée a le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement

sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques la

concernant ou l’affectant de manière significative de façon similaire, par exemple l’évaluation

d’aspects personnels relatifs à l’exécution du travail, la fiabilité, la solvabilité.

Ce droit de ne pas être soumis à une telle prise de décision automatisée n’existe pas quand

la décision est autorisée par une disposition légale impérative.

La personne concernée ne peut cependant pas invoquer ce droit si la décision est nécessaire

à la création ou à l’exécution du contrat entre la personne concernée et Aisin Europe ou si elle

repose sur le consentement explicite de la personne concernée. Dans ces deux derniers cas,

la personne concernée a le droit à l’intervention humaine d’un membre d’Aisin Europe et elle

a le droit de faire connaître son point de vue et de contester la décision automatisée.

h. Droit de retrait du consentement

25

Si la personne concernée a donné son consentement au responsable du traitement pour une

finalité de traitement déterminée, la personne concernée peut à tout moment retirer ce

consentement en contactant le point de contact RGPD.

i. Procédure concernant l’exercice des droits et autres dispositions

La personne concernée peut exercer ses droits en envoyant un e-mail ou une lettre

recommandée au point de contact RGPD d'Aisin Europe décrit à l'article 2 de cette politique.

Aisin Europe peut demander à la personne concernée de s’identifier (copie recto verso de la

carte d’identité) afin de s’assurer que l’exercice effectif des droits est demandé par la personne

concernée.

En principe, Aisin Europe donne suite à la demande de la personne concernée dans un délai

d’un mois. Dans le cas contraire, Aisin Europe informe la personne concernée des raisons de

leur retard dans le suivi de la demande.

8. Utilisation des réseaux sociaux

Aisin Europe utilise les réseaux sociaux tels que Facebook, Instagram, Pinterest, YouTube et Twitter et possède sa propre apparence sur les médias sociaux. Les plateformes des réseaux sociaux disposent de leur propres politiques et Aisin Europe ne les contrôle pas. Veuillez-vous référer aux politiques sur la protection des données propres à chaque plate-forme de ces réseaux sociaux. Il est dans votre responsabilité de contrôler votre utilisation. Aisin Europe décline toute responsabilité à cet égard.

9. Révision de cette politique

Aisin Europe se réserve le droit d’adapter et de réviser la présente politique quand elle le juge

nécessaire et pour continuer à se conformer aux exigences légales et / ou aux

recommandations de l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données.

26

NL: GEGEVENSBESCHERMINGSBELEID VAN AISIN EUROPE

Inhoud van dit beleid 1. Inleiding en bereik .......................................................................................................27

2. Contactpunt voor de bescherming van persoonsgegevens ....................................27

3. Definities ......................................................................................................................28

a. Wetgeving omtrent gegevensbeheer ................................................................................... 28

b. Persoonsgegevens ................................................................................................................. 28

c. Databeheerder ........................................................................................................................ 28

d. Verwerker ..................................................................................... Error! Bookmark not defined.

e. Verwerking van persoonsgegevens ..................................................................................... 29

f. Archiefsysteem ........................................................................................................................ 29

4. Principes die van toepassing zijn bij het verzamelen en verwerken van

persoonsgegevens .............................................................................................................29

a. Wettelijkheid ............................................................................................................................ 29

b. Rechtvaardigheid .................................................................................................................... 31

c. Transparantheid (verzamelde persoonsgegevens en doel van verwerking) ................. 31

d. Confidentialiteit en integriteit ................................................................................................. 33

5. Overdracht van persoonsgegevens ...........................................................................33

a. Overdracht binnen de Aisin Europe groep .......................................................................... 33

b. Overdracht naar verwerkers.................................................................................................. 34

c. Overdracht naar derde landen – buiten de Europese Economische Ruimte ................ 34

6. Tijdslimiet voor de bewaring van persoonsgegevens ..............................................34

7. Rechten van de individuele betrokkenen ..................................................................35

a. Het recht van toegang ............................................................................................................ 35

b. Het recht op correctie ............................................................................................................. 36

c. Het recht om vergeten te worden ......................................................................................... 36

d. Het recht op beperking van verwerking ............................................................................... 36

e. Het recht op dataportabiliteit ................................................................................................. 36

f. Het recht om bezwaar aan te tekenen ................................................................................ 37

g. Geautomatiseerde individuele besluitvorming ................................................................... 37

h. Recht op herroeping van toestemming ............................................................................... 37

i. Procedure voor het uitoefenen van rechten en andere bepalingen ................................ 37

8. Gebruik van sociale media .........................................................................................38

9. Herziening van dit beleid ............................................................................................38

27

1. Inleiding en bereik

Tijdens het uitvoeren van zijn activiteiten verwerkt Aisin Europe verschillende gegevens, van

zowel commerciële als persoonlijke aard. Dit beleid behandelt de verwerking van

persoonsgegevens van verschillende categorien van identifieerbare personen, zoals

werknemers, klanten, leveranciers, website gebruikers, geabboneerden, or elke andere

persoon die Aisin Europe contacteert.

Aisin Europe begrijpt het belang van de bescherming van persoonlijke gegevens en de

bezorgdheden van zijn personneel, klanten, en contactpersonen van klanten, leveranciers en

contactpersonen van leveranciers, en elke andere persoon met wie AE contacten onderhoudt

in verband met het verwerken van hun persoonlijke gegevens. Aisin Europe overweegt steeds

de bescherming van persoonlijke gegevens tijdens de verschillende verwerkingen van

persoonsgegevens.

Verschillende personen binnen het bedrijf hebben mogelijk toegang tot de persoonlijke

gegevens van het personeel (De term personeel bevat: iedereen die werkt voor Aisin Europe,

inclusief onafhankelijke dienstverleners en consultanten) , tijdelijke werknemers zoals, interim

werkers, trainees, studenten, vrijwilligers, ex-werknemers) en alle andere individuen (klanten

en leveranciers) in het uitoefenen van hun taken. Elk van deze personen binnen Aisin Europe

is gebonden aan dit beleid.

Dit beleid is ontworpen om een uniforme minimumstandaard voor het beschermen van

persoonlijke gegevens te voorzien binnen Aisin Europe S.A. en zijn kantoren. Dit beleid zal

toegepast worden door alle entiteiten binnen Aisin Europe, behalve als er andere verplicht

wetgeving omtrent gegevensbescherming van toepassing is met striktere verplichtingen en

voorwaarden.

Iedereen met toegang tot persoonlijk gegevens verwerkt door Aisin Europe moet dit beleid

naleven. Niet-naleving van dit beleid kan resulteren in disciplinaire maatregelen/sancties, zoals

een waarschuwing, ontslag of andere sanctie toegestaan door de wet, met behoud van Aisin

Europe’s recht om een burgerlijke of strafrechtelijke procedures aan te spannen.

De gegevensbeheerder voor toepassing van dit beleid is Aisin Europe S.A., met

maatschappelijke zetel in Avenue de l'Industrie 21, Parc Industriel, 1420 Braine-l’Alleud,

Belgium en geregistreerd in de Kruispuntbank voor Ondernemers onder het nummer:

0401.891.982

2. Contactpunt voor de bescherming van persoonsgegevens

Aisin Europe heeft een GDPR contactpunt gecreeerd, om te implementatie en naleving van

de Algemene verordening gegevensbescherming (ook genaamd “AVG”) en van dit beleid te

verzekeren.

Om uw rechten uit te oefenen (zie artikel 7 van dit beleid) of in geval van vragen over hoe Aisin

Europe jouw persoonsgegevens verwerkt, gelieve een mail te sturen naar privacy@be.aisin-

europe.com or stuur een aangetekende brief naar Aisin Europe op onderstaand adres:

Aisin Europe GDPR Contact

Avenue de l’Industrie 21, Parc Industriel, 1420 Braine-l’Alleud, Belgium

28

3. Definities

De toepasselijke wetgeving omtrent gegevensbeheer gebruikt een specifieke taal en refereert

aan een abstract begrip. Hieronder vind u verschillende definities om u in staat te stellen de

terminologie, en bij uitbreiding, dit beleid, beter te begrijpen.

a. Wetgeving omtrent gegevensbeheer

Verschillende wetgevingen kunnen van toepassing zijn, afhankelijk van de contrete toepassing

waarin persoonsgegevens verwerkt worden.

De basis principes en verplichtingen zijn aangeduid in de Verordening (EU) 2016/679 van het

Europese Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke

personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije

verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG.

Deze wetgeving is tevens gekend als de Algemene Verordening Gegevensbescherming

(AVG). Verordening 2002/58/EC van het Europese Parlement en de Raad van 12 juli 2002

betreffende de verwerking van persoonsgegevens en de bescherming van de persoonlijke

levenssfeer in de sector elektronische communicatie is van toepassing in bepaalde gevallen

(e.g. verwerking van locatiegegevens, gebruik van cookies).

Buiten de Europese wetgeving, is specifieke nationale wetgeving omptrent

gegevensbescherming ook van toepassing, zoals de Belgische Wet van 8/12/1992 over de

bescherming van de privacy met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens, en de

Wet dan 13/06/2005 over electronische communicate.

b. Persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare

natuurlijke persoon ("de betrokkene"); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke

persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een

identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online

identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische,

genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke

persoon;

c. Databeheerder

De databeheerder is een natuurlijke persoon of rechtspersoon (bijvoorbeeld een bedrijf), een

overheidsinstantie, agentschap of ander lichaam dat, alleen of samen met anderen, de

doeleinden en middelen voor de verwerking van persoonsgegevens bepaalt.

29

d. Verwerker

De verwerker is een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie,

agentschap of ander lichaam dat persoonsgegevens verwerkt namens en alleen op instructies

van de data beheerder.

e. Verwerking van persoonsgegevens

Met de verwerking van persoonsgegevens wordt bedoeld: elke bewerking of reeks van

bewerkingen die uitgevoerd worden op een persoonsgegeven of set van persoonsgegevens,

al dan niet via geautomatiseerde middelen (e.g. software), zoals verzameling, opname,

organizatie, structurering, bijhouden, aanpassing of wijziging, opvraging, raadpleging, gebruik,

openbaarmaking door verzending, verspreiding of anderszins beschikbaar stellen, uitlijning of

combinatie, blokkeren, wissen of vernietigen.

f. Archiefsysteem

Een archiefsysteem betekent elke gestructureerde set van persoonsgegevens die

toegankelijk zijn via specifieke criteria, al dan niet gecentraliseerd, gedecentraliseerd of

verspreid op een functionele of geografische basis.

Dit impliceert zowel elektronische gestructureerde archiveringssystemen door middel van

software of cloudapplicaties, als papieren bestanden en archiveringssystemen, op voorwaarde

dat deze archiveringssystemen op een logische manier zijn georganiseerd en gestructureerd

door ze te verbinden met individuen of die verbonden zijn met individuen op de basis van

criteria.

4. Principes die van toepassing zijn bij het verzamelen en verwerken van

persoonsgegevens

Naast zijn specifieke taal, heeft de AVG verschillende basisprincipes waaraan elke controller

moet voldoen om in overeenstemming te zijn met deze wetgeving ... In geval van twijfel over

de toepassing van deze principes in een concreet geval, kunt u altijd contact opnemen met de

GDPR-contactpunt voor verdere uitleg.

e. Wettelijkheid

De AVG voorziet dat persoonsgegevens moeten verwerkt worden op wettelijke en passende

wijze verwerkt worden ten op opzichte van het data onderwerp.

Om persoonsgegevens wettelijk te verwerken moet er een wettelijke basis bestaan. In

principe, mogen persoonsgegevens enkel verwerkt worden wanneer:

30

o Het verwerken noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract tot welke de

betrokkene betrokken is of om stappen te ondernemen op verzoek van de betrokkene

alvorens een contract aan te gaan.

o Het verwerken noodzakelijk is voor het naleven van een wettelijke verplichting die

de organisatie is opgelegd.

o Het verwerken tot doel heeft de vitale belangen van de betrokkene of een andere

natuurlijke persoon te beschermen.

o Het verwerken is noodzakelijk voor het uitvoeren van een taak die wordt uitgevoerd in

het publiek belang of in de uitvoering van het openbaar gezag door de organisatie die

optreedt als de beheerder.

o Het verwerken is noodzakelijk met het oog op de legitieme belangen van het bedrijf als

beheerder of de belangen van een derde partij, behalve wanneer de fundamentele

rechten en vrijheden van de betrokkene met betrekking tot de bescherming van zijn of

haar persoonsgegevens prevaleren boven deze belangen.

o De betrokkene heeft zijn/haar toestemming gegeven. Het bedrijf zal ten laatste voor

het verzamelen van de gegevens de betrokkene persoon informeren: over het doel

waarvoor de toestemming verplicht is, het recht om toestemming te herroepen, de

mogelijke gevolgen voor de betrokkene in de context van geautomatiseerde individuele

beslisingsmaking en profilering, en overdracht naar derde landen.

Indien je aan Aisin Europe toestemming hebt gegeven voor het gebruik van je

persoonsgegevens voor een zeer specifiek verwerkingsdoeleinde kan je deze toestemming

op elk moment herroepen. Aisin Europe zal dan verdere verwerking van je gegevens voor

welke je toestemming gegeven had stoppen en zal je informeren over de mogelijke gevolgen

van je herroeping van toestemming. Indien Aisin Europe je persoonsgegevens verwerkt voor

andere doeleinden en om dit te doen verwijst naar andere rechtsgrondslagen, mag het nog

steeds je persoonsgegevens verwerken.

Aisin Europe zorgt ervoor dat het altijd verwijst naar ten minste een van de bovengenoemde

rechtsgrondslagen wanneer het persoonsgegevens verwerkt ... Als u vragen hebt over de

toepasselijke rechtsgrondslag waarnaar Aisin Europe verwijst, kunt u altijd contact opnemen

met het GDPR-contactpunt.

Sommige categoriën van persoonsgegevens zijn van gevoelige aard en de

gegevensbeschermingswetgeving heeft een strengere regeling voor deze speciale categoriën

van persoonsgegevens (ook ‘gevoelige persoonsgegevens’ genoemd). Dit zijn gegevens over

ras or ethnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen,

vakbondslidmaatschap en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens ter

unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, seksueel gedrag of

seksuele orientatie. Gegevens gerelateerd aan criminele feiten of veroordelingen vormen ook

een speciale categorie.

In principe is het verwerken van deze gevoelige persoonsgevens verboden tenzij het bedrijf

kan verwijzen naar een van de uitzonderingen. In een klein aantal gevallen, moest Aisin

Europe gevoelige persoonsgegevens verwerken, zal de betrokkene op voorhand geinformeerd

worden. Voor meer informatie over Aisin Europe’s behandeling van gevoelige

persoonsgegevens, gelieve het GDPR contactpunt te contacteren.

31

f. Rechtvaardigheid

De databeheerder verzekert dat persoonsgegevens verwerkt zullen worden:

o Voor specifieke, expliciete en legitieme doeleinden end dat deze niet verder verwerkt

mogen worden in een manier die incompatible is met de oorspronlijke doeleinden

waarvoor deze gegevens verzameld werden. De databeheerder zal steeds duidelijk

over het doeleinde communiceren alvorens te starten met de gegevensverwerking.

o Deze verwerking zal gelimiteerd zijn tot wat nodig is voor het doeleinde waarvoor de

gegevens verzameld warden. Indien mogelijk, zal de databeheerder de gegevens

anonimiseren of pseudoniemen gebruiken om zo de impact voor het data onderwerp

zo veel mogelijk te beperken. Dit betekent dat de naam of identificator vervangen wordt

zodat het moeilijk of zelfs onmogelijk wordt om een individu te identifiëren.

o Beperkt in de tijd en enkel waar nodig voor het specifieke doeleinde.

o Op een accurate manier, en de gegevens zullen upgedated worden waar nodig. De

data beheerder zal alle redelijke maatregelen nemen om de persoonsgegevens te

wissen of up te daten, rekening houdend met de doeleinden waarvoor de gegevens

verwerkt worden.

g. Transparantheid (verzamelde persoonsgegevens en doel van verwerking)

In principe verwerkt Aisin Europe persoonsgegevens die het direct van de betrokkene

gekregen heeft en zal hem/haar informeren over het volgende:

De identiteit en contactgegevens van de beheerder; Het doel van de verwerking en diens legale basis; Indien het verwerken van de persoonsgegevens ondersteund wordt door een

legitiem belang, een toelichting op dit belang; De (categoriën van) ontvangers van persoonsgegevens; De overdracht van persoonsgegevens naar derde landen (buiten de EU) of

internationale organizaties (+ op welke basis); De tijdslimiet van bewaring van persoonsgegevens of de criteria gebruikt om de

tijdslimiet te bepalen; De rechten van de betrokkene (inclusief het recht om toestemming te herroepen); Het recht om een klacht in te dienen bij de gerelateerde toezichthoudende

authoriteit; Toelichting wanneer de overdracht van persoonsgegevens een contractuele of

wettelijke verplichting is; De logica achter geautomatiseerde besluitvormingsprocessen en de mogelijke

juridische gevolgen voor de betrokkene; Indien het bedrijf persoonsgegevens van een derde partij ontvangt, zal het duidelijk

de betrokkene informerren over de categoriën persoonsgegevens die het ontvangen heeft van deze derde partij en zal hij deze derde partij ook bekend maken aan de betrokkene.

Wanneer de betrokkene reeds al deze informative bezit, zal Aisin Europe niet onnodig de betrokkene informeren over de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens.

Indien Aisin Europe persoonsgegevens verwerkt voor andere doeleinden die incompatibel zijn

met de doeleinden waarvoor de gegevens oorspronkelijk verzameld zijn (het nieuwe doeleinde

is niet beschreven in de initiële informatienota en de betrokkene kan niet raden dat zijn/haar

32

persoonsgegevens ook voor dit nieuwe doeleinde verwerkt zullen worden), dan zal het bedrijf

alle nodige maatregelen nemen om deze gegevens op een wettelijke manier te verwerken en

zal het de betrokken persoon informeren.

Aisin Europe kan informatie op zowel collectieve als individuele basis ter beschikking stellen

en zal er steeds voor zorgen dat deze geschreven is in een verstaanbare en simpele taal.

Specifieke wetgeving kan uitzonderingen bevatten of bijkomende vereisten stellen waaraan

het bedrijf moet voldoen betreffende informatieverstrekking aan betrokkenen. Deze verplichte

wettelijke voorzieningen hebben voorrang op dit beleid.

Specific legislation may contain exceptions or set additional requirements which the company

must comply with, with respect to the provision of information to data subjects. These

mandatory legal provisions take precedence over this policy.

De persoonsgegevens die Aisin Europe verzameld kunnen met name bestaan uit:

- Naam

- E-mail adres

- Telefoonnummer

- Adres

- Financiële en belastingsgerelateerde informatie (bv. bankrekeningnummer)

- Geboortedatum

- Familiale omstandigheden (eg. Burgerlijke staat)

- Gegevens over werk en onderwijs

- Foto’s (bv. bedrijfsevenementen)

- Posts via eender welke sociale media applicatie en dienst die we ter beschikking

stellen

- IP adres, browser type en taal, toegangstijd

- Details voor het gebruik van onze producten en diensten

- Etc.

Aisin Europe verwerkt persoonsgegevens om zijn klanten, personeel, etc. te voorzien van de

gevraagde diensten. Als onderdeel hiervan kan Aisin Europe persoonsgegevens gebruiken

tijdens correspondentie betreffende verschillende diensten:

- Klantenbeheer

- Leveranciersbeheer

- Personeels- en loonsadministratie

- Personeelsbeheer

- PR

- Zekerheid

- Veiligheid

- Marketing (eg. Promoshop, Nieuwsbrief)

- Handelsinformatie / technische verkoopsinformatie

- Etc.

In aanvulling op deze doeleinden kan Aisin Europe ook persoonsgegevens verzameld via zijn

websites gebruiken:

33

- Om elk verzoek ingediend via onze websites te beheren en erop te antwoorden

- Om abonneringen op Aisin Europe’s nieuwsbrieven te beheren

- Om bestellingen van klanten te ontvangen

h. Confidentialiteit en integriteit

Aisin Europe neemt de benodigde technische en organizatorische maatregelen om te

garanderen dat de verwerking van persoonsgegevens steeds uitgevoerd wordt met de gepaste

veiligheidsmaatregelen om de gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang,

onwetmatige verwerking en tegen verlies, vernietiging of schade van toevallige oorsprong.

Aisin Europe gebruikt een scala aan fysieke, electronische en manageriële maatregelen om

te garanderen dat het persoonsgegevens veilig, accuraat en up-to-date houdt.

- Opleiding en training voor relevante personeelsleden om te garanderen dat ze op de

hoogte zijn van onze privacy-vereisten bij de behandeling van persoonsgegevens.

- Administratieve en technische controles om toegang tot persoonsgegevens te

beperken tot een need-to-know basis

- Technologische veiligheidsmaatregelen, inclusief firewalls, encryptie en anti-virus

software

- Fysieke veiligheidsmaatregelen, zoals personeels-toegangsbadges om de site te

betreden, clean desk beleid, etc.

5. Overdracht van persoonsgegevens

In sommige gevallen, moet Aisin Europe misschien wel persoonsgegevens overdragen aan

derde-partij ontvangers, zowel binnen als buiten de bedrijfsgroep. In elk geval worden deze

persoonsgegevens enkel overgedragen op een need-to-know basis naar deze ontvangers die

de verwerking uitvoeren voor specifieke doeleinden. Aisin Europe zall altijd de nodige

veiligheidsmaatregelen in acht nemen tijdens het overdragen van gegevens en ten opzichte

van de ontvangers, om zo de confidintialiteit en integriteit van de persoonsgegevens te

garanderen...

De overdracht naar derde partijen kan verschillende vormen aannemen, zoals hieronder in

meer detail beschreven.

d. Overdracht binnen de Aisin Europe groep

Derde-partij overdrachten kunnen alleen plaatsvinden indien Aisin Europe de verschillende

principes en verplichtigen opgelegd door de GDPR respecteert. Dit betekent, onder andere,

dat de betrokkene geinformeerd moet worden over de gegevensoverdracht en de reden

hiervoor, en dat de overdragende onderneming een beroep kan doen op een wettelijke basis

(toestemming van de betrokkene, uitvoering van een overeenkomst, legitiem belang, etc.) voor

deze overdracht.

34

In dit verdere verwerken moet het bedrijg ook voldoen aan de andere principes die opgelijst

worden in artikel 5 van dit beleid.

Wanneer jouw persoonsgegevens overgedragen worden aan bedrijven binnen de groep, maar

die zich bevinden buiten de Europese Economische Ruimte (i.e. De Europese Unie,

Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein), zal Aisin Europe de passende garanties zoals

beschreven in punt c voorzien.

e. Overdracht naar verwerkers

Aisin Europe kan een derde partij, een verwerker, vragen om persoonsgegevens te verwerken

names en alleen op instructie van Aisin Europe. De verwerker mag deze persoonsgegevens

niet verwerken voor zijn eigen doeleinden die onafhandelijk zijn van de doeleinden voor

dewelke Aisin Europe de verwerker gebruikt.

Aisin Europe kan beslissen om samen te werken met deze verwerkers, die diensten op

verzoek van Aisin Europe voorzien, inclusief reisagentschappen, huurdiensten en andere

professionele consulting diensten, etc.

Aisin Europe zal alleen verwerkers gebruiken en hen voorzien van persoonsgegevens indien

er een subcontract is afgeloten in overeenstemming met de wettelijke vereisten van de GDPR.

f. Overdracht naar derde landen – buiten de Europese Economische Ruimte

Het is ook mogelijk dat Aisin Europe persoonsgegevens overdraagt naar partijen die

gebaseerd zijn in derde landen. Dit zijn landen buiten de Europese Economische Ruimte (i.e.

de Europese Unie, Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein).

Deze overdracht is mogelijk indien het land waarin de ontvanger gebaseerd is voldoende

wettelijke garanties biedt om je persoonsgegevens te beschermen die door de Europe

Commissie beoordeeld zijn als adequaat. In andere gevallen zal het bedrijf een standaard

contract met de ontvanger aangaan zodat een gelijkwaardige of gelijke bescherming zoals

deze in Europe aangeboden wordt.

Waar dit niet gebeurd is of niet mogelijk is, mag Aisin Europe nog steeds de persoonsgegevens

van de betrokkene overdragen, na toestemming van de betrokkene en binnen de limieten van

de relatie met Aisin Europe. Om de overdracht toe te staan, en daarmee ook de verwerking,

ook in deze gevallen zal Aisin Europe de betrokkene vragen om toestemming voor deze

occassionele overdracht naar derde landen.

Indien meer informatie of een copie van de guaranties voor deze international overdrachten

gewenst is kan de procedure beschreven in artikel 7 steeds gevolgd worden.

6. Tijdslimiet voor de bewaring van persoonsgegevens

35

Aisin Europe zal persoonsgegevens in zijn systemen bewaren voor de langste van volgende

periodes:

- Zo lang nodig is voor de betreffende activiteit of diensten ;

- Elke bewaarperiode die wettelijk verplicht is;

- Het einde van de periode waarin rechtzaken of onderzoeken kunnen onstaan ten

aanzien van Aisin Europe of bij Aisin Europe.

Nadat de laatste tijdslimiet voorbij is zal Aisin Europe de persoonsgegevens wissen of deze

die het nog steeds wenst te gebruiken voor statistische doeleinde anonimyseren en voor

langere tijd behouden voor conflictbeheer, bestudering of archivering.

7. Rechten van de individuele betrokkenen

De wetgeving rond Gegevensbescherming voorziet verschillende rechten voor betrokkenen

ten opzichte van het verwerken van persoonsgegevens zodat de betrokkene nog steeds

voldoende controle kan uitoegenen over het verwerken van zijn of haar persoonsgegevens.

Door dit beleid probeert Aisin Europe reeds zoveel mogelijk informatie aan betrokkenen te

voorzien om zo transparant mogelijk te zijn in verband met het verwerken van

persoonsgegevens. Dit algemeen beleid moet samen gelezen worden met meer specifieke

informatienota’s die meer toelichting geven over de specifieke verwerkingsdoeleinden van het

bedrijf.

Aisin Europe begrijpt dat de betrokkenen nog steeds vragen kunnen hebben of bijkomende

verduidelijkingen in verband met de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens kunnen

wensen. Aisin Europe begrijpt dus het belang van deze rechten en zal daarom aan deze

rechten voldoen, gelet op de wettelijke limieten in het uitoefenen van deze rechten. De

verschillende rechten zijn hieronder in detail beschreven.

j. Het recht van toegang

De betrokkene heeft het recht om bevestiging van Aisin Europe te krijgen of zijn/haar

persoonsgegevens verwerkt worden. Indien zijn/haar persoonsgegevens verwerkt worden,

mag de betrokkene vragen deze persoonsgegevens te raadplegen.

Het bedrijf zal de betrokkene informeren over het volgende:

o De doeleinden van verwerking;

o De categoriën van betrokken persoonsgegevens;

o De ontvangers of categoriën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens

verstrokken worden;

o De overdracht aan ontvangers in derde landen of internationale organizaties;

o Indien mogelijk, de periode waarin de persoonsgegevens bewaard zullen worden, of

indien dit niet mogelijk is, de gebruikte criteria om deze periode te bepalden;

o Dat de betrokkene het recht heeft het bedrijf te vragen persoonsgegevens te

corrigeren or wissen, de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens te beperken, en

het recht om te bezwaar te maken tegen deze verwerking;

36

o Dat de betrokkene het recht heeft een klacht in te dienen bij toezichthoudende

authoriteit;

o Indien de persoonsgegevens niet verzameld worden van de betrokkene, alle

beschikbare informatie over de bron van de gegevens;

o Het bestaan van geautomatiseerd beslissingmaken, inclusief profilering, en zinvolle

informatie over de betrokken logica, evenals de betekenis en de beoogde gevolgen

van dergelijke verwerking voor de betrokkene.

Aisin Europe zal een copie van de persoonsgegevens die verwerkt worden bezorgen. Voor

elke verdere copie aangevraagd door de betrokkene mag het bedrijf een redelijke prijs

aanrekenen.

k. Het recht op correctie

Wanneer de betrokkene vaststelt dat Aisin Europe over incorrecte of oncomplete gegevens

over hem/haar beschikt, heeft de betrokkene steeds het recht om Aisin Europe hierover te

informeren zodat een passende actie ondernomen kan worden om deze gegevens te

verbeteren of aan te vullen. Het is de verantwoordelijkheid van de betrokkene om correcte

persoonsgegevens te verstrekken aan het bedrijf.

l. Het recht om vergeten te worden

De betrokkene kan vragen zijn/haar persoonsgegevens te wissen indien de verwerking niet in

overeenstemming is met de gegevensbescherming wetgeving en binnen de limieten van de

wet (Artikel 17 GDPR).

m. Het recht op beperking van verwerking

De betrokkene mag verzoeken dat de verwerking beperkt wordt indien:

o De accuraatheid van de persoonsgegevens gecontesteerd wordt door de betrokkene,

voor de periode nodig voor de verwerker om de accuraatheid te controleren;

o De verwerking onwettelijk is en het de betrokkene het wissen van de data weigert;

o Aisin Europe de gegevens niet meer nodig heeft, maar de betrokkene verzocht heeft

deze niet te wissen, daar hij/zij deze nodig heeft voor het uitoefenen of verdediging

van juridische claims;

o De betrokkene bezwaar heeft tegen de verwerking, in afwachting van de verificatie of

de legitieme basis van de beheerder voorrang heeft op deze van de betrokkene.

o

n. Het recht op dataportabiliteit

De betrokkene heeft het recht om zijn/haar persoonsgegevens die hij/zij verstrokken heeft aan

Aisin Europe op een gestructureerde, algemeen gebruikte en machine-leesbaar formaat te

37

ontvangen. De betrokkene heeft het recht om deze persoonsgegevens naar een andere

beheerder te laten sturen (direct door Aisin Europe). Dit is mogelijk indien de betrokkene

toegestemd heeft tot de verwerking en indien de verwerking uitgevoerd word via een

automatisch process.

o. Het recht om bezwaar aan te tekenen

Wanneer persoonsgegevens verwerkt worden voor direct marketing doeleinden (inclusief

profilering), kan de betrokken steeds bezwaar aantekenen tegen deze verwerking.

De betrokkene kan altijd bezwaar aan tekenen tegen verwerking door een specifieke situatie

betreffende de betrokkene. Aisin Europe zal het verwerken van persoonsgegevens stoppen

tenzij het dwingende legitieme redenen voor de verwerking aantoont die voorrang hebben op

de belangen van de betrokkene schenden of voor de uitoefening of verdediging van juridische

claims.

p. Geautomatiseerde individuele besluitvorming

De betrokkene heeft het recht niet te worden onderworpen aan een beslissing die uitsluitend

is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, inclusief profilering, die rechtsgevolgen

teweegbrengt die hem of haar betreffen of die op vergelijkbare wijze van grote invloed zijn op

hem of haar, zoals het beoordelen van persoonlijke aspecten met betrekking tot de uitvoering

van werk , betrouwbaarheid, kredietwaardigheid, etc.

Dit recht om niet onderworpen te zijn aan dergelijke geautomatiseerde besluitvorming

bestaat niet wanneer de beslissing is toegestaan door een dwingende wettelijke bepaling.

De betrokkene kan evenmin een beroep doen op dit recht wanneer de beslissing

noodzakelijk is voor het aangaan of de uitvoering van een contract tussen de betrokkene en

de Aisin Europe of wanneer de beslissing gebaseert is op de expliciete toestemming van de

betrokkene. In deze laatste twee gevallen heeft de betrokkene het recht om menselijk

ingrijpen van iemand bij Aisin Europe te verkrijgen en heeft hij of zij het recht om zijn of haar

standpunt kenbaar te maken en het geautomatiseerde besluitvormingsproces aan te

vechten.

q. Recht op herroeping van toestemming

Als u uw toestemming voor een specifiek verwerkingsdoel aan Aisin Europe hebt gegeven om

uw gegevens te verwerken, kunt u deze toestemming op elk gewenst moment intrekken door

contact op te nemen met het GDPR-contactpunt.

r. Procedure voor het uitoefenen van rechten en andere bepalingen

38

De betrokkene kan zijn rechten uitoefenen door een email of aangetekende brief te versturen

naar Aisin Europe’s GDPR-contactpunt, beschreven in artikel 2 van dit beleid. Aisin Europe

mag de betrokkene vragen zichzelf te identificiëren om te verzekeren dat de betrokkene om

de effectieve uitoefening van de rechten verzoekt.

In principe zal Aisin Europe antwoorden op het verzoek van de desbetreffende persoon

binnen 1 maand. Anders informeert Aisin Europe de betrokkene over de redenen voor de

vertraging in het opvolgen van het verzoek.

8. Gebruik van sociale media

Aisin Europe gebruikt SNS (Sociale Netwerk Systemen), zoals Facebook, Instagram,

Pinterest, YouTube en Twitter en heeft een eigen verschijning op sociale media. Deze SNS-

platformen hebben hun eigen beleiden. Aisin Europe beheert de individuele beleiden van

eender welk SNSN-platform niet.

Gelieve elk sociaal media platform te raadplegen voor hun respectievelijk beleid. Je bent

volledig verantwoordelijk voor je

9. Herziening van dit beleid

Aisin Europe behoudt zich het recht voor om dit beleid aan te passen en te herzien wanneer

het dit nodig acht en om coherent te blijven met de wettelijke verplichtingen en / of

aanbevelingen van de bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.