alfresco para organizaciones destinadas a la salud pública
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Esta presentación da un resumen de los casos de uso relacionados con las organizaciones de salud pública, como hospitales u organizaciones gubernamentales y como Alfresco puede ayudar a resolver sus problemáticas.TRANSCRIPT
Alfresco ONE!La plataforma documental fiable , escalable y segura para la gestión integral de la documentación en organizaciones dedicadas a la salud pública !!Jose Carrasco!Skype: [email protected]!
Agenda • Alfresco • Referencias • Portfolio • Casos de Uso • Interfaces de usuario • Gestión de documentos de archivo • Plataforma tecnológica
AlfrescoPerfil de empresa
La plataforma abierta para la gestión de contenidos críticos y la colaboración documental.
En 2005, revolucionamos el ECM…
Modelo de subscripción + Sin pago inicial de licencia + Una fracción del coste de un ECM propietario
Simple en su despliegue y uso + Versión community para desarrolladores + Se ejecuta en plataformas de código abierto
Innovación e Interoperabilidad + El ciclo de innovación más rápido en el mercado ECM + Líderes en el soporte de estándares abiertos
Alfresco en cifras
4.000 mill. archivos
7 millones usuarios
3.000 empresas
180 países
100,000,000+ documentos
Los 10 mayores despliegues tienen una media de más de 60 millones de documentos, superando algunos los 100
mil.
100,000+ usuarios
Los 10 mayores
despliegues tienen una media de 72.000 usuarios, superando algunos los 100
mil.
10,000+ docs/hora
Una agencia federal de USA
carga en el sistema +10,000 registros médicos
por hora en Alfresco
Alfresco en el mundo real
Alfresco en industrias donde se manipula contenido de manera intensiva
Gobierno y Salud
Sectores financieros
Industria Media y Publicación
High Tech
En el sector de la salud pública
Referencias
Alfresco cuenta actualmente con más de 150 referencias en Hospitales y organismos dedicados a salud pública, distribuidos en más de 100 países.
El grupo financiero Church Pension Group (CPG) cuenta con 5 empresas que manejan más de 9.ooo millones de activos. Entre sus productos financieros hay Pensiones, seguros de vida, coberturas de accidente, mutuas laborales y otros productos similares. Cada activo cuenta con un conjunto variable de documentación que es almacenada en Alfresco.
“Tener una plataforma segura, flexible y completamente integrada en nuestros sistemas es crítico para nuestro negocio. Alfresco nos provee de una arquitectura moderna para manejar todos nuestros contenidos y ha sido facilmente adaptada a nuestros requerimientos de negocio y nuestras normativas.” Hugo Martínez, Director Content Solutions Church Pension Group
Alfresco Business Solutions cuenta con muchas referencias en Pharma, Hospitales y organismos dedicados a salud pública. Un sector por necesidad crítico donde no pueden haber errores.
Departamento de salud pública de California
Gestión de los expedientes vitales de
salud pública según legislación de 2006 utilizando como Interfaz de usuario
WorkDesk.
“Según nuestros datos y el conocimiento de los usuarios, la interfaz de Alfresco WorkDesk es intuitiva… La rápida adopción y despliegue del sistema fue en parte debido a la gran usabilidad del sistema.” David Fisher, CDPH Center for Health Statistics
Si hay un sector donde el número de usuarios es importante es en instituciones gubernamentales. Alfresco Enterprise se encuentra en varios ministerios y en 14 de las 17 Comunidades Autónomas. Alfresco cuenta con varias instalaciones en organismos europeos.
Digitalización de contenidos eGovernament Backoffice Automatización del Archivo Soporte de normativas Transformación de documentos a PDF/A Optimización de la búsqueda de contenidos Gestión centralizada de contenidos Reducción sensible de los costes
Cubriendo el ciclo completo de la gestión documental
Portfolio
Ciclo de vida completo
• Captura • Creación • Formularios • Escáneres • Correo electrónico
Generación
• Tramitación • Revisión • Colaboración • Aprobación • Flujos de trabajo
Tramitación y colaboración • Publicación
• Web • Movilidad • Portales
Distribución
• Archivo • Conservar • Espurgo y Custodia • Disposición • Destrucción
Almacenamiento y custodia
Auditoria y Seguimiento
El objetivo es gestionar el ciclo de vida completo de la documentación:
Colaboración e Intranets
Contenidos Transaccionales y
Workflows
Enterprise Content Platform
WebContent (WCM)
Integración ERP, CRM Gestión de archivo electrónico
Procesos
Aplicaciones propias Servicios de contenidos
Archivado
Colaboración segura Búsqueda documental
Acceso Movil
Experiencias Web Optimización de canal
Digital asset management
La plataforma Alfresco
Plataforma Open Source
Web Content Services
IMAP Server
Colaboración
Flujos de Trabajo
Contenido social
Gestión de documentos
Gestión de Archivo
Gestión Activos Digitales
Gestión de Expedientes y negocio
Aplicaciones de movilidad
Alfresco Cloud
DAM
IMAP
ACTIVITI
OWD
Mobile
DM
RM
SHARE
SOCIAL
WCS
Content Platform
CLOUD
Cuáles son tus casos de uso?
Colaboración en equipo de investigación Gestión de versiones, flujos de trabajo colaborativo y aprobación, edición online de documentación
Compartición de archivos de forma segura Eliminación de los agujeros de seguridad al utilizar una plataforma completa y segura, con privilegios de acceso
Oficina sin papeles Consultar información desde dispositivos móviles y desktop
Automatización de procesos Flujos de trabajo y la gestión de documentos para mejorar la eficiencia
Mobilidad : tablets y smartphones Convierta los tablets en herramientas de productividad tanto para consultas en campo como para aprobar tareas fuera de la oficina
Gestión de archivos y registros Gestión de la documentación de archivo para garantizar la conformidad y poder establecer calendarios de conservación en relación a normativas y conservación longeva. Guardar de manera eficaz y segura historiales clínicos y otras documentaciones sensibles.
Gestión de contenidos multimedia Almacene, clasifique, etiquete, busque y previsualice vídeos, audios o cualquier archivo multimedia Repositorio central de documentos Aúne todos los documentos en una plataforma preparada para la integración y la escalabilidad, reduciendo costes, mejorando la seguridad y disponibilidad, aumentando la relevancia de las búsquedas y accelerando la adquisición de funcionalidad gracias a los estándares y un rápido time to market. Una única plataforma tanto para la información asistencial como para la no asistencial.
Casos de Uso
Cree aplicaciones de negocio dispositivo. Permite implantar de manera rápida p r o c e s o s d e n e g o c i o m e d i a n t e configuración, sin desarrollos y que funcionan tanto en desktop , web y mobile.
El expediente electrónico Gestiona la vista de expedientes desde el punto de vista de negocio y documental, permitiendo reducir el gap entre las aplicaciones de negocio y documentales. Implemente el Historial Clínico Con todas las garantías de una plataforma pensada desde la seguridad y con el conjunto más grande de interfaces estándares para permitir una clara orientación a la interoperabilidad.
Múltiples tipos de expedientes Con Alfresco WorkDesk puedes configurar varios tipos de expedientes, flujos de trabajo, desde una interfaz pensada para la tramitación y con todas las ventajas de una interfaz moderna orientadas al perfil del usuario. Implemente cualquier tipo de tramitación asistencial como:
• Historial clínico • Altas • Informes de telemedicina
O Tramitaciones no asistenciales como:
• Gestión de facturas • Gestión de contratos • Archivos de Gobierno • Expedientes de personal • Informes financieros • Expedientes de compras • Expedientes legales
Casos de Uso
Documentación asistencial
• Catalogación • Clasificación • Indexación • Automatización
• Archivo electrónico
• Workdesk • Mobile • Seguridad • Búsquedas por perfil
• Captura • Creación y colaboración
• Expediente electrónico
• Correo electrónico
.
• Historial Clínico • Actas • Telemedicina
Generación
• Tramitación • Revisión • Colaboración • Aprobación • Flujos de trabajo
Tramitación y colaboración
• Archivo • Conservar • Espurgo y Custodia • Disposición • Destrucción
Almacenamiento y custodia
• Firma digital • HL7
Integración
Documentación Asistencial • Generación de documentación
• Incorporación de informes de altas • Incorporación de los informes de Telemedicina • Creación de la Historia Clínica e incorporación de la documentación en
papel desde diferentes ubicaciones (eg. Planta, Admisiones, Recepción, etc). Integración con diferentes proveedores de escáneres.
• Consultas desde la estación clínica médica por médicos y enfermeras
• Consultas específicas por roles (eg. Médicos, Enfermeras, Secretarías, Personal de RRHH)
• Gestión integral de la seguridad y la auditoria • Consulta desde dispositivos móviles
Documentación Asistencial • Integración
• Firma digital , @Firma, OpenSign, CoSign, etc • Soporte de estándares documentales como CMIS • Integración mediante Webservices, RestServices • Múltiples lenguajes de programación • Adquisición automática de metadatos desde escáneres , OCRs
(eg. Kofax), Multifuncionales • Adquisición automática de información contenida en archivo en
formatos estándares como EXIF. • Capacidad de contener metadatos HL7 • Capacidad de contener metadatos ENI • Paciente: integración con sistemas de portal y terceras
aplicaciones
Documentación no asistencial
• Catalogación • Clasificación • Indexación • Automatización
• Archivo físico
• Archivo electrónico
• Workdesk • Alfresco Share • Mobile
• Captura • Creación y colaboración
• Expediente electrónico
• Correo electrónico
.
• Recursos Humanos
• Compras • Asesoría jurídica
Generación
• Tramitación • Revisión • Colaboración • Aprobación • Flujos de trabajo
Tramitación y colaboración
• Archivo • Conservar • Espurgo y Custodia • Disposición • Destrucción
Almacenamiento y custodia
• Firma digital • Terceros sistemas
Integración
Documentación no Asistencial • Generación de documentación
• Incorporación de la documentación de las aplicaciones de los distintos departamentos a un único repositorio
• Capacidad de integrarse con sistemas actuales , por ejemplo, conectores con SAP
• Establecimiento de flujos de trabajo • Creación de plantillas y vistas por roles • Colaboración , versionado , edición online • Archivo electrónico unificado
Canales de Consulta
• Paciente: integración con sistemas de portal y terceras aplicaciones
• Sistemas móviles (iPad y Android)
• Profesional: a través de su aplicación ó directamente a través de Alfresco.
• Personal : a través de la Intranet
• Terceros mediante integraciones
Múltiples interfaces, según rol y caso de uso
Interfaces de usuario • Gran usabilidad : Drag&drop, edición online, interfaz rica,
arquitectura REST, etc
• Repensada la gestión documental para orientarla al usuario
• Desktop, Web y Mobile
• Social : Comentarios, “Me gusta”, “Favoritos” , posibilidad de seguir a usuarios, Muro de actividades para escenarios de intranet
• Interfaces dedicadas a los casos de uso y perfiles: Share para colaboración, Workdesk para tramitación. Ambas utilizando el mismo repositorio
• Integración con Explorador de windows y MS Office
Process-centric Vista de expediente. Basado en roles.
Content-centric Vista de repositorio. Colaboración. Documentación de Archivo
Process-centric • Documentación según la
función del usuario • Eg. Comercial • Eg. Atención del usuario
• Vistas funcionales • Eg. Gestión de Activos • Eg. Gestión de incidencias
• Foco en los metadatos • Foco en los procesos
Content-centric • Documentación según proyecto
y colaboración • Eg. Proyecto de Saneamiento • Eg. História clínica
• Jerarquía documental • Criterios de optimización
• Foco en la colaboración • Foco en la clasificación
Un único Repositorio
Vista según Perfil
Vista según Perfil
Recursos Humanos
Gestión de Incidencias
Equipos de Investigación
História clinica
Expedientes
Documentación colaborativa
Incidencias
Archivo
Conservación de la documentación Gestión de documentación de archivo
Casos de uso
• Guardar documentos de archivo
• Cuadro de clasificación bien definido
• Calendario de conservación asociado
• Orientado a archiveros y auditores
Casos de uso
Crear, Preservar y Destruir documentos
Clasificación y Archivado
Cuadro de clasificación
Descripción
Tipos documentales
Preservación
Calendario de conservación
Eventos
Auditoria
Destrucción
Disposición
Transferencia
Archivo electrónico § Ciclo de vida integral: Archivo activo, semi-activo y pasivo § Custodia: Seguridad , y trazabilidad y auditoría.
§ Preservación: § Transformación y migración documental a formatos estándares de larga
duración.
§ Conservación: § Establecimiento de automatismos para gestionar la conservación automatizada
y con cumplimento legal.
§ Transferencia. Servicios de transferencia. § Expurgo:
§ Eliminación controlada ligada a calendarios de conservación
Diferentes tipos documentales
Documento Modelo documental flexible ( carpetas, tipos
documentales) Documentos se pueden crear en cualquier
momento y para cualquier uso El documento se puede cambiar según
requerimientos de usuario Los documentos pueden ser borrados según
requerimientos del usuario
Documento De Archivo La organización define un cuadro de
clasificación Los registros pertenecen siempre a un
proceso legal o de negocio dentro de la organización
Una vez que un registro esta declarado, no
puede cambiarse sin un procedimiento definido
Los registros son custodiados por un
determinado tiempo
≠ ≠ ≠ ≠
Tipos de Documentos Documentos Electrónicos
– Registro escaneado , PDF o registro Web – Físicos – Definidos por la organización
Documentos físicos – Carpeta – Almacén – Archivo
Cuadro de clasificación
Organización Jerarquías multinivel Planificación de Procedimientos
(series de registros, categorías de registros y carpetas de registros.
Agrupados por Categorías (Planificaciones de disposición)
Agrupados por expedientes(carpetas de registros)
Referencias (relaciones entre registros) Añadir series y subseries dinámicamente
Alfresco RM nos permite la agregación estructurada de expedientes de una manera flexible mediante elementos muy bien definidos.
Procedimiento
Expedientes
Planificación disposición
Nuevo en RM
2.1
Ciclo de vida Disposición Relacionado a nivel de categorías Permite políticas de:
• Retención • Disposición
Planificación de distintos pasos dentro del ciclo de vida como Obsoleto, Transferido, Retenido, Custodiado o Destruido
Observación de Registros El sistema es capaz de identificar los registros
que precisan ser revisados, avisando automáticamente al usuario al termino del periodo de revisión.
Eventos Definidos por el usuario Definidos por el sistema Permiten ser enlazados a las planificaciones de
disposición Gran conjunto de eventos predefinidos:
• Abolición • Caso terminado • Obsoleto • Reasignación • Preparado para disposición
Transferencia Capacidad de "transferir" registros al final del
ciclo de disposición.
Servicios documentales Alfresco Share
Colaboración y Tramitación História clinica, telemedicina, etc
Repo
sitorio
dedicado
s
Aplicacione
s
Y Servicios
Sistem
as de
Almacen
amiento
. .
Indices Contenido
Repositorio Alfresco
Archivo
Repositorio Alfresco
Repositorio
Módulo RM
. .
Indices Contenido
Colaboración y tramitación Archivo
Alfresco Workesk
Seguridad y Auditoria Seguridad Soporte para autenticación encadenada,
SSO y directorios de usuarios y enfocado a ACLs,
Modelo extensible para necesidades propias
Diferentes permisos preconfigurados como la capacidad de cerrar expedientes, eliminar planificaciones, destrucción de archivos o periodos de cadencia.
Auditoria API de auditoria que permite una alta
granularidad en la auditoria de los elementos tratados
Auditar acciones Filtro por tipo de evento, usuario o fecha Las mismas auditorias pueden ser
declaradas como registros
Seguridad – Permisos especiales Existen más de 50 permisos especiales (capabilities):
• Extender periodo de retención o bloqueo, cerrar carpetas, crear, modificar, destruir tipos de referencias, destruir registros programados para destrucción, etc.
Cada una de ellas permite una tarea específica en el sistema
Extender periodo de retención o bloqueo • Permite al usuario que lo tiene bloquear registros y carpetas,
extendiendo así su periodo de retención. Cerrar carpetas • El usuario que lo tiene puede cerrar carpetas para archivo posterior. • Nota: existe otra tarea que es lo contrario: volver a abrir carpetas.
Búsqueda
Graba / recupera búsquedas Genera informes
Busca en : En el registro y sus propiedades En las planificaciones de disposición En campos calculados ( como las
fechas ) En los estados En propiedades propias
Busca como si fuera un gestor documental, con la seguridad de un gestor de registros.
Escalabilidad e integración Plataforma tecnologica
Repo
sitorio
Alfresco
APIS
Interope
rabilid
ad
Aplicacione
s
Y Servicios
Sistem
as de
Almacen
amiento
. RDBMS .
DM Share Workdesk Mobile OEM 3rd Party Aplicaciones propias
API NaKve Java
CMIS
REST SOAP JCR /
JSR 170 NaKve REST
NaKve SOAP
.NET
PHP Java
Python
Version Control BPM-‐based Workflow
Security & AudiKng
Content Modeling
Indexing, Search & Query Handler
Forms
Policies and Aspects
Templates & TransformaKons
Clustering & High Availability
Web Content Deployment
Tagging, Forums, Wiki, Blogs
JMX Monitoring
Protocolos
Sharepoint
IMAP
CIFs
WebDAV
FTP
RM
Indices Contenido
RDBMS
RDBMS LDAP /AD
SDK
Arquitectura • Utilizando los últimos avances técnicos en
arquitectura como Rest Services
• Orientada a la integración con otros sistemas
• Gran performance : Con menos hardware rinde más
• Diseñada para tener millones de documentos y escalar a medida que crece el fondo documental
• Amplio stack soportado
Desarrollo • Código Abierto y basada 100% en estándares
• APIs sencillas y basadas en tecnologías con amplia penetración en el mercado y perfiles básicos y baratos: HTML y Javascript
• Soporte para clientes en .NET, Java, PHP o Python
• Rápido time to market
• Gran conjunto de Addons
Configuración vs Desarrollo • La configuración necesita únicamente de conocimientos
mínimos de IT para mantener y actualizar las aplicaciones de negocio basadas en workdesk
• El configurador Desktop te permite crear nuevos tipos documentales, formularios y pestañas.
• Cada configuración representa una función de negocio
• Utilización de plantillas y posibilidad de copiar-pegar configuraciones para crear nuevos trámites en minutos.
• Código fuente disponible. Fácil de integrar gracias a su diseño.
Servicios de Replicación Selección de los contenidos a
transferir Programados o ejecutados
manualmente Soporte para copias
incrementales o completas, con posibilidad de borrar la replicación
Un Origen- Varios Destinos
Autor Hospital
Hospital B
Movil Oficinas centrales
Storage Policies Ejemplos
• Por Tipo: Videos grandes en SSD. Office Documents en unidades más lentas.
• Por caso de uso, por edad, por utilización , etc …
Basado en reglas y acciones
SSD $$$
FC Drives
$$
SATA Drive
$
SSD = Solid State Drives FC = Fibre Channel
Policy Rules
Policy Rules