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1 ALLEGATO 7 – Requisiti funzionali del sistema ERP-SAP

ALLEGATO 7

REQUISITI FUNZIONALI DEL SISTEMA ERP

SAP -

Tabelle A e B dei requisiti funzionali

Gara a procedura aperta per l’acquisizione dei servizi

di implementazione, avviamento e gestione del

sistema ERP della Fondazione Istituto Italiano di

Tecnologia


Sommario

1. REQUISITI FUNZIONALI .................................................................................................................. 3

1.1. Tabella A – Nucleo minimo del sistema ERP-SAP da implementare ................................................. 3

1.2. Tabella B – Nucleo esteso del sistema ERP SAP da implementare .................................................. 20


1. REQUISITI FUNZIONALI

1.1. Tabella A – Nucleo minimo del sistema ERP-SAP da implementare

La Tabella A – Nucleo minimo del sistema ERP-SAP racchiude i requisiti funzionali per i

quali è richiesta la messa in esercizio per i requisiti previsti in Fase A, meglio descritta al

paragrafo 5.2 del capitolato tecnico.

ID Area funzionale di riferimento

Nome requisito Descrizione del requisito

A.C.1 Contabilità Contabilità

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare le seguenti macrofunzionalità: - contabilità generale - contabilità analitica - contabilità finanziaria/tesoreria - gestione economico/patrimoniale - ciclo attivo e passivo - gestione cespiti - gestione fiscale - integrazione con payroll

A.C.2 Contabilità Gestione movimenti

contabili

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare la gestione dei movimenti contabili. In particolare, in tutte le fasi di introduzione, modifica, visualizzazione o stampa deve essere possibile richiamare il fornitore/cliente, oltre che per codice, anche per ragione sociale, o parte di essa e per partita IVA.

A.C.3 Contabilità Gestione competenza economica costi/ricavi

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare l'indicazione della competenza economica del costo o del ricavo, con possibilità di impostare un blocco automatico se l'utente prova a inserire un costo/ricavo su un esercizio chiuso. La competenza economica può essere relativa a due esercizi o suddivisa su un periodo all'interno dello stesso esercizio.

A.C.4 Contabilità Abbinamento note di

credito a fatture

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere di abbinare le note di credito alle fatture con esposizione del saldo. La liquidazione delle fatture deve essere al netto della nota di credito.

A.C.5 Contabilità Codifica piano dei

conti

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare una gestione della struttura del Piano dei Conti con codifica dei livelli alfanumerica.

A.C.6 Contabilità Gestione piano dei

conti

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare la gestione del Piano dei Conti. In particolare: - il piano deve essere definibile dall'utente senza vincoli e con la possibilità di gestire diversi schemi di riclassificazione del bilancio; - deve essere garantita la possibilità di cambiare mastro a un conto, anche nel caso in cui questo sia già stato movimentato.

A.C.7 Contabilità Regolarizzazione sospesi di cassa

La procedura dovrà generare in contestuale i movimenti contabili da emettere in ordinativo e comunicare tale legame al Tesoriere per la chiusura dei sospesi stessi.

A.C.8 Contabilità Monitoraggio residuo Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere il monitoraggio automatico periodico del residuo rispetto ai limiti di spesa (per il Centro di Costo) tramite piccola cassa.


A.C.9 Contabilità Riclassificazione conto

beneficiario/debitore

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere di abbinare il/i conto/i del beneficiario o debitore a diverse tipologie di riclassificazione, sia ai fini della redazione del bilancio di esercizio, sia in classi libere ai fini di rendicontazioni.

A.C.10 Contabilità Relazioni tra bene

principale ed eventuali componenti

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere di gestire relazioni di tipo "padre/figlio" tra il bene principale e le sue eventuali componenti.

A.C.11 Contabilità Simulazioni su ammortamenti

Il sistema ERP-SAP implementato deve offrire la possibilità di effettuare simulazioni e proiezioni nel tempo degli ammortamenti.

A.C.12 Contabilità Bilanci

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere la generazione dei bilanci di verifica, la riclassificazione di bilancio secondo la IV direttiva UE, la redazione di bilanci periodici come prescritti dalla normativa o dai regolamenti vigenti.

A.C.13 Contabilità Interoperabilità tra

gestione fatture attive e ciclo commerciale

Le funzionalità di gestione delle fatture attive devono essere integrate con le funzionalità di gestione del ciclo commerciale.

A.C.14 Contabilità Recupero crediti e

sollecito

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare il recupero crediti utilizzando i dati presenti nella contabilità generale. L'iter procedurale deve prevedere l'emissione di un primo sollecito nel quale siano proposte le partite non riscosse, secondo criteri di estrazione definiti dall'utente (periodo, registro/bollato, ufficio, note su partite ecc.). Contestualmente all'emissione di tale documento si richiede che sia riportato sulle partite sollecitate un'indicazione di memoria (nota). Deve poi essere possibile inviare e tracciare almeno un secondo sollecito.

A.C.15 Contabilità Analisi statistiche su

fatture

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere di effettuare analisi statistiche sui tempi di pagamento delle fatture, in particolare sui ritardi.

A.C.16 Contabilità Elaborazione

fabbisogno mensile fondi

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare l'elaborazione automatica del fabbisogno mensile di fondi a partire dalle previsioni di uscita di ogni tipo (liquidazione fatture, utenze, missioni, payroll ecc.).

A.C.17 Contabilità Interoperabilità tra

contabilità generale e gestione cespiti

Il sistema ERP-SAP implementato deve garantire l'integrazione tra le funzionalità a supporto della contabilità generale e quelle a supporto del modulo cespiti.

A.C.18 Contabilità Riconciliazioni di

cassa Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere di gestire le riconciliazioni di cassa.

A.C.19 Contabilità Segnalazione mancati

incassi

Il sistema ERP-SAP implementato deve poter evidenziare il mancato incasso (fatture attive) nei termini convenuti (per esempio mediante report dedicati o tramite interfaccia utente).

A.C.20 Contabilità Inserimento decentrato

prima nota

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere l'inserimento dati decentrato e da parte di più utenti con permessi diversi della prima nota nel sistema.

A.C.21 Contabilità

Interoperabilità tra gestione carte di

credito e gestione note spese

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere la contabilizzazione automatica delle spese sostenute con carta di credito, garantendo le necessarie interfacce utente.

A.C.22 Contabilità Calcolo automatico

scadenza

AI momento dell'inserimento di un documento di debito o credito, il sistema ERP-SAP implementato deve permettere di calcolare automaticamente la scadenza derivandola dalle condizioni di pagamento/incasso inserite al momento dell’ordine.


A.C.23 Contabilità Segnalazione

anomalie partite

In fase di pagamento, il sistema ERP-SAP implementato deve segnalare nelle fasi iniziali del processo eventuali anomalie quali, ad esempio, estremi bancari mancanti o incompleti.

A.C.24 Contabilità Emissione avvisi di

pagamento a fornitori Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare la funzionalità di emissione di avvisi di pagamento ai fornitori.

A.C.25 Contabilità Gestione sospesi di

cassa

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare il passaggio automatico, con relativa gestione, dei sospesi di cassa attivi e passivi.

A.C.26 Contabilità Stampe di contabilità

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare le stampe di contabilità quali: - stampe di contabilità generale: giornale, schede contabili, saldi/debitori, brogliacci di prima nota ecc.; - stampe di partitario: schede a partite, estratti conto, solleciti, scadenziari; - stampe sulla situazione di cassa: giornale di cassa, analisi degli ordinativi emessi per beneficiari/debitori oppure per conto di imputazione oppure per codice SlOPE.

A.C.27 Contabilità Liquidabilità ritenute Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere che le ritenute diventino liquidabili automaticamente al momento dell'emissione dell'ordinativo di pagamento.

A.C.28 Contabilità Stampe riepilogative

ritenute

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare la produzione di stampe dettagliate o riepilogative delle ritenute da versare nel mese e visualizzazioni e/o stampe di controllo sulle ritenute caricate, ma non ancora versate. Deve essere possibile definire opportuni template per la stampa e/o visualizzazione di tali informazioni, senza l'intervento di un programmatore

A.C.29 Contabilità Documentazione ai fini

IVA

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare la produzione di documenti rilevanti ai fini IVA (per es. fatture/note d'accredito) da importare automaticamente nell'eventuale modulistica.

A.C.30 Contabilità PDF fattura/nota

collegata alla scrittura

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere di creare la fattura/nota collegata alla scrittura in contabilità generale. Deve essere supportato in particolare il formato PDF.

A.C.31 Contabilità Inserimento immediato

fatture

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere l’inserimento delle fatture appena esse pervengono, indipendentemente dal compimento o meno dei precedenti o successivi passi del workflow (per es. il fatto che l'ordine sia stato inserito o meno, entrata merce attuata o no ecc.), con successivi meccanismi di accompagnamento per l’abbinamento all’ordine/al DDT e il corretto procedimento fino alla liquidazione.

A.C.32 Contabilità Report anomalie partite da pagare

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere la produzione di un report anomalie precedente alla fase di estrazione delle partite da pagare, che evidenzi tutte le partite pagabili (a una certa data di scadenza o meno) che presentano anomalie negli estremi bancari e altri elementi propedeutici alla corretta gestione dei pagamenti.


A.C.33 Contabilità Gestione IVA attiva e

passiva

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare la gestione dell'IVA attiva e passiva. La stampa definitiva dei registri deve rendere immodificabili le relative scritture contabili. Il sistema ERP-SAP implementato deve essere in grado di gestire, con registri IVA separati e stampe separate, la triplice tipologia di esigenze possibili in IIT: - attività commerciale: IVA detraibile; - attività istituzionale comunitaria: IVA non detraibile, non applicata dal fornitore quindi da gestire/pagare a parte della fattura; - attività istituzionale Italia: IVA non detraibile, applicata dal fornitore.

A.C.34 Contabilità Ritenute sostituto

d'imposta

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare le ritenute sostituto d'imposta. Deve in particolare essere possibile inserire, per ciascun libero professionista, il tipo di regime fiscale scelto dal lavoratore (ordinaria, agevolato, semplificato, contribuente minima, prestazione occasionale superiore o inferiore ad euro 5.000,00 ecc.) e la data della relativa dichiarazione rilasciata dal soggetto. In sede di protocollo della fattura, il sistema ERP-SAP implementato deve poter recuperare i dati identificativi del regime fiscale del professionista e l'automatismo di inserimento delle scritture inerenti alle ritenute IRPEF, INPS/altre casse e oneri INPS c/ente (ove previsti).

A.C.35 Contabilità Identificazione univoca

cespiti

Il sistema ERP-SAP implementato deve garantire l'identificazione univoca dei cespiti, rendendo possibile assegnare in automatico un identificativo univoco a ogni cespite al momento dell'ingresso/creazione. Deve inoltre essere possibile assegnare al cespite altri identificativi, mantenendo opportunamente la correlazione e la tracciabilità tra i diversi sistemi di identificazione.

A.C.36 Contabilità Storico valore del bene

e ammortamenti

Il sistema ERP-SAP implementato deve offrire la funzionalità di gestione e visualizzazione dello storico del valore del bene e degli ammortamenti.

A.C.37 Contabilità

Accesso diretto a documenti contabili correlati in formato

digitale

A partire da una qualsiasi schermata dell'interfaccia utente del sistema ERP-SAP implementato che contenga un riferimento a un documento contabile, deve essere possibile accedere in modo immediato e contestuale al documento in formato digitale.

A.C.38 Contabilità Fatture telematiche

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare la ricezione e l'invio di fatture per via telematica. In particolare, il sistema ERP-SAP implementato, deve essere in grado di ricevere le fatture passive in formato elettronico secondo i principali formati e protocolli standard (es. EDI, UBL).

A.C.39 Contabilità Flessibilità condizioni

di pagamento

Il sistema ERP-SAP implementato deve essere configurabile e flessibile per quanto riguarda le condizioni di pagamento (es. pagamento a 30 gg dal CRE, pagamenti anticipati).

A.C.40 Contabilità

Certificazioni compensi corrisposti ai lavoratori autonomi e

mod. 770

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare la gestione delle certificazioni dei compensi corrisposti ai lavoratori autonomi e modello 770. Le certificazioni dei compensi devono essere redatte in conformità alle norme vigenti.

A.C.41 Contabilità

Stampa etichette per registrazione

fattura/nota accredito fornitore

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere, alla registrazione di una fattura/nota d'accredito fornitore, la produzione e la stampa di un'etichetta da apporsi sulla fattura stessa. La stampa potrà avvenire a "fine giornata" e/o in "tempo reale", per es. al fine di sostituire l'apposizione del timbro manuale.


A.C.42 Contabilità Interoperabilità con

istituto cassiere

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare la più ampia interoperabilità per via telematica con l'istituto cassiere, mediante opportune interfacce applicative. L'attuale istituto cassiere è la Banca Carige S.p.a il cui affidamento scadrà al 31 marzo 2015.


istituto cassiere

Le modalità di interfacciamento e scambio dati con l'istituto cassiere devono essere facilmente aggiornabili e riconfigurabili, per esempio mediante una modifica dei file di configurazione/setup del sistema ERP-SAP implementato.

A.C.44 Contabilità Anagrafica gestione

amministrativo-contabile

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare la gestione amministrativo-contabile, in particolare abilitando per il pagamento delle fatture passive le seguenti azioni: - possibilità di associare più IBAN/estremi bancari allo stesso soggetto; - possibilità di inserire estremi bancari di istituti che non hanno l’IBAN (es. USA e altri paesi extracomunitari); - possibilità di gestire i flussi di ritorno dalla banca ad IIT, in modo che si integrino in automatico con il sistema ERP-SAP implementato di IIT in ottica di riconciliazione dei dati; - possibilità di specificare un beneficiario qualora fosse diverso dalla ragione sociale della società (accettazione fondi da banca beneficiaria condizionata a un nome di beneficiario uguale a quello del titolare del conto).

A.C.45 Contabilità Elaborazione

automatica bonifici

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere l'elaborazione automatica di bonifici qualora ritenuto necessario a fronte di specifici eventi legati alla gestione del personale IIT: es. Previdenza Complementare, TFR, rimborsi INPDAP .

A.C.46 Contabilità Gestione partitario

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare la gestione del partitario (in particolare, deve essere possibile emettere ordinativi di incasso e pagamento). La gestione del partitario, oltre che per beneficiari e/o debitori, deve essere possibile anche per altri conti di tipo "patrimoniale" (conti d'erario, casse ecc.). La gestione del partitario non è solo per i fornitori, ma per tutte le tipologie di debito.

A.C.47 Contabilità Avvisi di pagamento

via e-mail

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere di inviare gli avvisi di pagamento attraverso posta elettronica, secondo quando previsto dalla disposizione normativa che entrerà in vigore dal 1° gennaio 2014 , e prevede l'obbligo di trasmissione telematica della fattura ai fornitori.

A.C.48 Contabilità Codici CUP/CIG in

ordinativi

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere di generare la stampa degli ordinativi di incasso/pagamento in modo che includa anche il codice CUP/CIG.


A.C.49 Contabilità Import/export dati

contabili e IVA

Il sistema ERP-SAP implementato deve fornire la funzionalità di importazione/esportazione dati contabili e IVA, per esempio secondo le seguenti modalità: - tramite supporto cartaceo con stampa di etichette di riepilogo dati per l'archiviazione e la ricerca dei documenti da abbinare, inviati tramite gestione documentale e scansione con riconoscimento OCR dei dati; - tramite fatturazione elettronica così come previsto dalla Direttiva Europea 2001/115/CE del Consiglio del 20 dicembre 2001, recepita in ltalia dal Decreto Legislativo del 20 febbraio 2004 n. 52 e dal Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004. Qualsiasi aggiornamento di tipo normativo e/o fiscale che dovesse subentrare dopo il rilascio del sistema dovrà essere garantito a carico del fornitore senza oneri aggiuntivi per il Committente.


Agenzia delle Entrate

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere la generazione automatica dei flussi informativi richiesti dall'Agenzia delle Entrate per ogni necessario adempimento richiesto dalla normativa fiscale in un formato rispondente alle disposizioni ministeriali ed idoneo alla trasmissione per via telematica.

A.C.51 Contabilità Stampa informazioni

registri

Il sistema ERP-SAP implementato deve fornire funzioni di stampa per le seguenti informazioni: - i registri IVA; - il registro riepilogativo; - il prospetto di liquidazione e i riepiloghi per la dichiarazione IVA annuale.

A.C.52 Contabilità Gestione ritenute

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare la gestione ritenute abilitando: - calcolo automatico e controllo automatico del codice fiscale - per i professionisti esteri l'inserimento del "codice identificazione fiscale estero" e "codice stato estero" per la compilazione del modello 770.

A.C.53 Contabilità Controllo importi

prestazioni occasionali

Il sistema ERP-SAP implementato deve prevedere la possibilità di effettuare automaticamente un controllo (non bloccante) sulle prestazioni occasionali superiori a un determinato importo (per es. 5.000,00 Euro), onde evitare errori nell'assoggettamento a INPS. L'importo rispetto al quale effettuare il controllo deve essere configurabile dall'utente finale senza l'intervento di un programmatore.

A.C.54 Contabilità Gestione professionisti

con regimi fiscali particolari

Il sistema ERP-SAP implementato nel caso di professionisti aderenti a regimi fiscali particolari (per es. Regime delle Nuove Attività Produttive) deve prevedere la possibilità di gestirne i documenti (anche se non soggetti a ritenuta d'acconto) con relativa elaborazione, secondo la normativa vigente, sia della certificazione annuale sia del modello 770.

A.C.55 Contabilità Certificazioni

compensi corrisposti ai lavoratori autonomi

Il sistema ERP-SAP implementato deve predisporre le certificazioni compensi assegnato a questi data e numero di protocollo. Il numero di protocollo deve poter essere ripreso dall'attuale sistema documentale "Archidoc".

A.C.56 Contabilità Storico informazioni liberi professionisti

Il sistema ERP-SAP implementato deve mantenere uno storico delle informazioni correlate a ciascun libero professionista, in particolare al fine di seguirne eventuali cambi di regime.


A.C.57 Contabilità Anagrafica

beneficiari/debitori

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere la creazione di un beneficiario o di un debitore sulla base di una anagrafica unica, utile a evitare la ridondanza di informazioni qualora un soggetto possa essere codificato sia come beneficiario sia come debitore. Deve essere possibile assegnare automaticamente un codice univoco al beneficiario/debitore.

A.C.58 Contabilità Stampa di controllo modifiche storico

Il sistema ERP-SAP implementato deve fornire la funzionalità di "stampa di controllo" che permetta di evidenziare/stampare le modifiche effettuate nel tempo a dati/informazioni/anagrafiche/documenti. Deve essere possibile selezionare in modo flessibile il periodo temporale di riferimento di tale "stampa di controllo".

A.C.59 Contabilità Gestione modifiche a documenti contabili

Qualunque operazione (inserimento anagrafica, inserimento o variazione conti ecc.) deve poter avvenire dalla stessa maschera di registrazione del documento senza dover aprire sessioni ad hoc.

A.C.60 Contabilità Generazione

automatica file contabili

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere la generazione automatica di file contabili relativi al personale a partire dal payroll in uso in IIT

A.C.61 Contabilità Fatturazione attiva

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare la fatturazione attiva prevedendo di attingere i dati dall'anagrafica clienti, oppure consentire contestualmente l'inserimento di una nuova anagrafica attraverso la schermata corrente (cioè senza richiedere il passaggio o la navigazione tramite menù per accedere all'anagrafica clienti).

A.C.62 Contabilità Emissione e stampa

fatture/note di accredito

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere l'emissione e la stampa di fatture/note accredito, sia a clienti codificati sia a clienti non codificati, prima in una versione di "prova" e, successivamente alla verifica, nella versione definitiva e numerata del documento. La stampa dovrà prevedere diverse copie intestate (a uso interno, per il cliente ecc.).

A.C.63 Contabilità Scadenziario pratiche

di recupero crediti

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere di visualizzare/stampare lo scadenziario della pratica di recupero crediti in funzione del relativo stato di avanzamento e richiamare visualizzazioni e/o stampe della situazione debitoria dei clienti.

A.C.64 Contabilità Gestione codice

SIOPE

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare la gestione del codice SIOPE, da ricavare dal conto di contropartita economica o patrimoniale. Il sistema ERP-SAP implementato deve contenere l’indicazione dei codici gestionali SIOPE di cui al decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 14/11/2006 n. 135555 e successive modificazioni ed integrazioni. Tale codice deve essere esposto nella stampa dell'ordinativo secondo quanto previsto dal suddetto Decreto Ministeriale

A.C.65 Contabilità Riepilogo ordinativi per

codice SIOPE

Il sistema ERP-SAP implementato deve garantire la possibilità di gestire il flusso dati "verso e da" Banca d'Italia trasmessi secondo i codici gestionali SIOPE di cui al decreto del MEF 14/11/06 n. 135555 al fine di consentire la riconciliazione in maniera automatica. La Banca d'Italia rende disponibili i flussi di incassi e pagamenti che sono stati movimentati in formato excel.


A.C.66 Contabilità Accesso diretto a storico documenti contabili correlati

A partire da un a qualsiasi schermata dell'interfaccia utente del sistema ERP-SAP implementato che contenga un riferimento a un documento contabile, deve essere possibile accedere in modo immediato e contestuale allo storico dei cambiamenti di stato di quel documento e ai relativi eventi che ne hanno comportato ciascun cambiamento di stato.

A.C.67 Contabilità Gestione professionisti

con regimi fiscali particolari (fase 2)

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere , per i casi che lo prevedono (es Regime delle nuove attività produttive) di abilitare un controllo sui 3 anni di validità del regime fiscale agevolato, e che tale controllo sia bloccante nel caso si dovesse - per errore - procedere al pagamento della fattura secondo le modalità di tale regime nonostante i 3 anni siano già decorsi.

A.C.68 Contabilità Segnalazione

inserimento prima nota

Il sistema ERP-SAP implementato deve inviare una segnalazione automatica all'ufficio contabilità a seguito dell'inserimento della prima nota da parte di un utente.

A.C.69 Contabilità Import movimenti

contabili

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare l'importazione di movimenti contabili, sia attivi che passivi, tramite tracciato record da definirsi.

A.C.70 Contabilità Gestione file di scarico

ordinativi

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare la funzionalità di lettura e gestione del file di scarico degli ordinativi.

A.C.71 Contabilità Gestione bilancio

multi-aziendale / multi-divisionale

Per quanto attiene la redazione e la gestione del bilancio di Esercizio, il sistema ERP-SAP implementato deve permettere la gestione del bilancio multi- aziendale / multi-divisionale .

A.C.72 Contabilità Bilanci infrannuali

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere la generazione di bilanci infrannuali, con cadenza determinata dall'utente, con le opportune scritture di rateo/risconto, fatture da ricevere/emettere.

A.C.73 Contabilità Template notifiche di

sollecito

Deve essere possibile definire opportuni template per la notifica di sollecito, senza l'intervento di un programmatore. In generale, i testi dei documenti da inviare devono essere completamente personalizzabili e parametrizzabili. Deve essere possibile in particolare memorizzare sul sollecito informazioni utili come contatti telefonici intercorsi o note varie. Deve inoltre essere possibile allegare al sollecito documenti in formato digitale (es. fax).

A.C.74 Contabilità Stampe di confronto

bilanci

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere di visualizzare e stampare I bilanci generati. In particolare, per operare un necessario controllo sull'andamento del bilancio deve essere disponibile un set di stampe di confronto tra esercizi diversi e tra periodi del medesimo esercizio.

A.C.75 Contabilità Fatture passive

Il sistema ERP-SAP implementato deve rendere disponibili le seguenti informazioni relative alle fatture passive: - Numero - Data accettazione merce - Data registrazione della fattura - Data di liquidazione della fattura - Data emissione del CRE

A.C.76 Contabilità Cespiti Il sistema ERP-SAP implementato deve rendere disponibili le seguenti informazioni relative ai cespiti: - Numero


A.C.77 Contabilità Tesoreria

Il sistema ERP-SAP implementato deve rendere disponibili le seguenti informazioni relative alla tesoreria: - Volume complessivamente movimentato (entrate + uscite) - Previsione mensile per categoria - Consuntivo mensile per categoria

A.C.78 Contabilità Fatture attive

Il sistema ERP-SAP implementato deve rendere disponibili le seguenti informazioni relative alle fatture attive: - Numero - Data richiesta emissione fattura attiva - Data emissione fattura attiva - Data ricezione del pagamento

A.C.79 Contabilità Acquisizione fondi

Il sistema ERP-SAP implementato deve rendere disponibili le seguenti informazioni relative all'acquisizione fondi: - Previsione mensile - Consuntivo mensile

A.A.1 Acquisti Anagrafica fornitori

Il sistema ERP-SAP implementato deve fornire la funzionalità di gestione dell'anagrafica fornitori prevedendo almeno: - di natura amministrativa; - relativi alle categorie merceologiche gestite dal fornitore stesso; - relativi alla tipologia di fornitore (produttore, rivenditore ecc.).

A.A.2 Acquisti Anagrafica fornitori e tracciamento acquisti

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere di tracciare gli acquisti effettuati ai sensi della vigente normativa (Codice degli Appalti). Per esempio, per ogni acquisto deve essere possibile risalire agli estremi del conto corrente bancario dedicato e al nominativo del rappresentante aziendale che ha (direttamente o per delega) potere di firma.

A.A.3 Acquisti Classi merceologiche e codici di prodotto in

anagrafica fornitori

Il sistema ERP-SAP implementato, per l'anagrafica fornitori, deve permettere di specificare per ogni fornitore, oltre alle classi merceologiche, i codici di prodotto cui lo stesso è abilitato.

A.A.4 Acquisti Codici di prodotto

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere di gestire i codici di prodotto. Deve essere possibile in particolare: - gestire sistemi multipli di codifica prodotto (es. codifica interna e codifica fornitore); - correlare sistemi di codifica prodotto diversi (es. correlare il codice interno con il codice adottato dal fornitore); - definire e gestire codici prodotto alternativi/sostitutivi (es. correlare i codici di prodotti ritenuti equivalenti ai fini di un determinato utilizzo); - gestire in automatico le correlazioni tra codici prodotto a seguito di un aggiornamento della codifica fornitore o della codifica interna; - gestire in particolare la correlazione tra codici nuovi e codici diventati obsoleti.

A.A.5 Acquisti Gestione distinte base

Il sistema ERP-SAP implementato deve fornire la funzionalità di gestione delle distinte base, anche strutturata gerarchicamente, per determinare: - il dettaglio degli articoli da ordinare dato un articolo composto; - la gestione delle scorte per l'assemblaggio di pezzi compositi.

A.A.6 Acquisti Gestione distinte base

- Interfaccia con sistemi CAD

Il sistema ERP-SAP implementato deve potersi interfacciare con sistemi per la gestione delle distinte base utilizzati presso i Dipartimenti IIT. In particolare, il sistema ERP-SAP implementato deve poter acquisire e gestire le distinte base generate da sistemi CAE (Computer Aided Engineering) al fine della generazione di RdA/ordini.


A.A.7 Acquisti Inserimento ordini

Il sistema ERP-SAP implementato deve offrire la funzionalità di inserimento ordini. In particolare, in fase di inserimento ordini deve essere possibile selezionare gli articoli direttamente dai listini acquisiti dei fornitori.

A.A.8 Acquisti Ordini e categorie

merceologiche

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere l'inserimento e la gestione di ordini i cui articoli si riferiscono a una pluralità di categorie merceologiche.

A.A.9 Acquisti Ordini quadro

Il sistema ERP-SAP implementato deve fornire la possibilità di gestione di ordini quadro attraverso l'emissione di buoni di acquisto da parte di utenti abilitati con profilazione utente differenziata; ad. esempio il richiedente del bene potrà agire solo sulla selezione dell'articolo, la sua quantità e data di consegna richiesta.

A.A.10 Acquisti Buoni d'ordine

Il sistema ERP-SAP implementato deve fornire la funzionalità di gestione dei buoni d’ordine a fronte di un ordine quadro, garantendo i meccanismi di autorizzazione e di impegno del budget.

A.A.11 Acquisti Inserimento ordini

ottimizzato

Le informazioni replicate all'interno di un ordine gestito nel sistema ERP-SAP implementato devono poter essere specificate una sola volta e proposte in automatico nelle righe e nei campi successivi.

A.A.12 Acquisti Supporto alla

compilazione ordini

Il sistema ERP-SAP implementato, in fase inserimento di un ordine deve consentire una precompilazione parziale sulla base di informazioni contenute in ordini precedenti o importate da fonti informative esterne (per es. fogli Excel, file XML).

A.A.13 Acquisti Modifica ordini

Il sistema ERP-SAP implementato deve fornire la funzionalità di modifica degli ordini in diverse fasi del loro ciclo di vita (per esempio al momento del ricevimento della merce) per tenere conto di variazioni non prevedibili (ad esempio variazioni di cambio, di prezzo consentite contrattualmente ecc.). Per tali variazioni il sistema ERP-SAP implementato deve dare la possibilità di definire una soglia di tolleranza su cui poter effettuare il controllo di capienza di budget. Tutte le variazioni apportate a un ordine devono poter essere tracciate (data, autore ecc.).

A.A.14 Acquisti Modifica condizioni di acquisto su un singolo

ordine

Il sistema ERP-SAP implementato deve consentire la modifica delle condizioni di acquisto (per es. EXW, DDU, pagamento 30 gg) al momento della creazione di un ordine senza dover accedere e introdurre modifiche nell'anagrafica fornitori.

A.A.15 Acquisti Predisposizione ordine e verifica magazzino

Al momento della predisposizione di un ordine il sistema ERP-SAP implementato deve consentire la verifica della presenza in magazzino degli item dell'ordine e delle ultimi ordini emessi.

A.A.16 Acquisti Compilazione

automatica percentuale IVA

Il sistema ERP-SAP implementato deve fornire la funzionalità di calcolo e compilazione in automatico della percentuale di IVA secondo regole predefinite e configurabili basate sul contenuto dei campi dell'ordine ed eventualmente su informazioni estratte da altre fonti informative del sistema ERP-SAP implementato (per esempio Gestione Progetti). Il valore della percentuale di IVA calcolato e compilato automaticamente deve comunque rimanere sempre modificabile manualmente da parte dell'utente.

A.A.17 Acquisti Workflow emissione ordini e documenti

correlati

Il sistema ERP-SAP implementato deve consentire l'archiviazione in automatico della documentazione di supporto all'emissione di un ordine e deve consentire di specificare la fase del ciclo di vita dell'ordine a cui fa riferimento.


A.A.18 Acquisti Aliquote IVA

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere di specificare aliquote IVA diverse per ogni articolo di un ordine. Ciò include la possibilità di gestire aliquote indetraibili, parzialmente o totalmente detraibili.

A.A.19 Acquisti Ordini a valore con

scadenziario

Il sistema ERP-SAP implementato deve fornire la funzionalità di gestione di ordini a valore con la possibilità di impostare "alert" in caso di raggiungimento di una certa percentuale del valore massimo oppure in prossimità della scadenza dell'ordine stesso.

A.A.20 Acquisti Stampa ordini

Il sistema ERP-SAP implementato deve offrire la possibilità di stampare, per ogni ordine definitivo da inviare, tutti gli allegati necessari (per es. condizioni generali di acquisto, lettera dati bancari CIG ecc.)

A.A.21 Acquisti Gestione CIG e CUP

Il sistema ERP-SAP implementato deve offrire la possibilità di gestire CIG e CUP in modo integrato per tutto il ciclo di vita di un acquisto, nei casi previsti dal codice e delle policy/procedure IIT.

A.A.22 Acquisti Verifica CIG, CUP e

IBAN

Il sistema ERP-SAP implementato deve fornire la funzionalità di controllo della correttezza semantica e formale dei codici: - CIG (codice alfanumerico di 10 cifre), - CUP, - IBAN

A.A.23 Acquisti Autorizzazione

missione e ordine

Il sistema ERP-SAP implementato, per le fatture relative ai servizi legati a missioni (es. viaggi, hotel, ecc.) deve permettere di disporre di un ordine all'autorizzazione alla missione stessa (la missione è gestita da altro applicativo dedicato alla gestione di viaggi e missioni TEM)

A.A.24 Acquisti Template RdA e ordini

Il sistema ERP-SAP implementato deve fornire la funzionalità di generazione di RdA e ordini anche a partire da template predefiniti e/o precompilati (per es. RdA già emesse per categoria merceologica)

A.A.25 Acquisti Verifica sui contratti quadro per categoria

merceologica

A fronte dell'emissione di una RdA o dell'avvio di un processo di gara, il sistema ERP-SAP implementato deve verificare l'esistenza di contratti quadro in essere per le specifiche categorie merceologiche richieste e, in caso affermativo, segnalarli all'utente.

A.A.26 Acquisti Acquisti con

pagamento anticipato

Il sistema ERP-SAP implementato deve consentire la gestione specifica di RdA con pagamento anticipato (per esempio acquisti effettuati su Internet con carta di credito aziendale), in modo integrato con il modulo di contabilità.


A.A.27 Acquisti Ciclo di vita acquisti

Il sistema ERP-SAP implementato deve essere predisposto per fornire funzioni di workflow per la gestione e il monitoraggio dell'intero flusso approvativo legato agli acquisti,caratterizzato da due fasi principali: - emissione RdA (da parte di tutti gli utenti autorizzati), autorizzazione, impegno preliminare del budget; - emissione ordini (anche raccogliendo più RdA), autorizzazione, impegno finale del budget, controllo capienza del budget per la combinazione rilevante (centro di costo - voce di budget), con blocco automatico in caso di superamento del budget; - variazioni d'ordine; - ricevimento merci / servizi; - collaudo merci / servizi. Il workflow deve essere modificabile senza richiedere l'intervento di un programmatore

A.A.28 Acquisti Gestione lead time Il sistema ERP-SAP implementato deve fornire la funzionalità di gestione del lead time di approvvigionamento per singolo bene/servizio e per fornitore.

A.A.29 Acquisti Vendor rating

Il sistema ERP-SAP implementato deve offrire la funzionalità di vendor rating. I parametri di riferimento (per esempio puntualità nelle consegne, qualità dei beni e dei servizi venduti, qualità dei documenti inviati) devono poter essere definiti sulla base delle specifiche esigenze degli utenti finali da parte degli amministratori del sistema e senza l'intervento di un programmatore. Deve essere possibile produrre della reportistica sulla base di tali informazioni.

A.A.30 Acquisti Black list fornitori Il sistema ERP-SAP implementato deve fornire la funzionalità di gestione di una black list dei fornitori.

A.A.31 Acquisti Analisi statistica

fornitori e reportistica

Il sistema ERP-SAP implementato deve consentire la realizzazione di analisi statistiche relative all'impiego dei diversi fornitori.

A.A.32 Acquisti Scadenziario servizi

esterni

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare la gestione di uno scadenziario dei servizi esterni (dati in outsourcing). In particolare, deve essere possibile creare e inoltrare "alert" verso utenti selezionati sulla base della data di scadenza dei contratti.

A.A.33 Acquisti Visualizzazione e stampa pagamenti

Il sistema ERP-SAP implementato deve fornire la funzionalità di visualizzazione dei pagamenti effettuati. Deve inoltre offrire la possibilità di stampare (ad esempio in formato PDF o in altri formati supportati) il documento della ricevuta bancaria.

A.A.34 Acquisti Profilazione utente e

centri di costo

I diversi profili utente autorizzati a utilizzare le funzionalità di gestione degli ordini devono poter agire su diversi centri di costo.

A.A.35 Acquisti Ricerca per Acquisti e

Logistica

Il sistema ERP-SAP implementato deve consentire di effettuare ricerche sui codici di prodotto, sui fornitori presenti nell'anagrafica fornitori e sugli ordini e sugli accordi quadro sulla base delle relazioni che li legano.

A.A.36 Acquisti Alerting ritardo e

scadenza consegne

Il sistema ERP-SAP implementato deve offrire la possibilità di impostare e generare "alert" nel caso in cui la consegna degli articoli di un ordine non rispetti una scadenza prefissata. Deve essere possibile generare periodicamente e in automatico report che elenchino le consegne scadute specificando il ritardo rispetto alla scadenza prefissata.


A.A.37

Acquisti

Repository modulistica gare

Il sistema ERP-SAP implementato deve includere un repository per la modulistica a supporto della gestione di gare (per esempio disciplinari, estratti di capitolati, clausole contrattuali). Il repository deve inoltre includere la normativa di riferimento.

A.M.1 Magazzino Gestione magazzino

Il sistema ERP-SAP implementato deve fornire funzionalità di gestione magazzino. In particolare, tale funzionalità deve supportare le seguenti attività: - gestione materiale conto terzi (per es. ai fini della riparazione); - gestione di magazzini dislocati in aree differenti (per es. presso diversi centri); - gestione delle scorte e generazione automatica di "alert" legati al livello delle scorte (per es. definendo soglie sotto le quali generare notifiche).

A.M.2 Magazzino Tracciamento dei beni

Il sistema ERP-SAP implementato deve consentire il tracciamento dei beni dopo la consegna ai fini, in particolare, della gestione delle scorte, per esempio mediante liste di prelievo all'interno dei singoli dipartimenti.

A.M.3 Magazzino Gestione merce non

ordinata

Il sistema ERP-SAP implementato deve offrire la possibilità di gestire la ricezione, la spedizione e la giacenza di merce non ordinata (per es. richiesta per test, campioni omaggio, beni in comodato, beni realizzati internamente).

A.M.4 Magazzino Predisposizione ordine e verifica magazzino

Al momento della predisposizione di un ordine il sistema ERP-SAP implementato deve consentire la verifica della presenza in magazzino degli item dell'ordine e delle ultimi ordini emessi.

A.M.5 Magazzino

Correlazione tra gestione processo

ricevimento merce e collaudo

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere la gestione del processo di ricevimento merci tramite opportuno strumento di workflow

A.M.6 Magazzino Certificati di regolare

esecuzione e di collaudo

Il sistema ERP-SAP implementato deve fornire la funzionalità di predisposizione dei CRE (certificati di regolare esecuzione) e dei certificati di collaudo che attestano la chiusura dell'ordine.

A.M.7 Magazzino Gestione processo di

collaudo

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere la gestione del processo di collaudo tramite opportuno strumento di workflow

A.M.8 Magazzino

Documenti di supporto a certificati di regolare

esecuzione e di collaudo

Il sistema ERP-SAP implementato deve offrire la possibilità di correlare eventuali documenti di supporto ai CRE e ai certificati di collaudo (per es. verbali, perizie ecc.) al collaudo stesso e di recuperare tali documenti tramite il sistema documentale

A.M.9 Magazzino Statistiche

segnalazioni non conformità merce

Il sistema ERP-SAP implementato deve offrire in particolare la possibilità di estrarre ed elaborare statistiche relative alle segnalazioni di non conformità della merce ricevuta.

A.M.10 Magazzino Gestione totale dei resi

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere la gestione del processo di gestione dei resi tramite opportuno strumento di workflow. I resi devono essere collegati automaticamente agli ordini relativi e deve essere possibile risalire dall'ordine al reso e viceversa.


A.RU.1 Risorse Umane Risorse Umane

Il sistema ERP-SAP implementato deve includere in particolare le seguenti macrofunzionalità: - gestione politiche personale IIT - gestione del personale - autorizzazione ferie - pianificazione del personale - rendicontazione del personale - gestione anagrafiche

A.RU.2 Risorse Umane Personale

Il sistema ERP-SAP implementato deve rendere disponibili le seguenti informazioni relative al personale IIT: - Numero di dipendenti - Titolo di studio - Età - Nazionalità - Qualifica - Genere - Data inizio rapporto di lavoro - Data fine rapporto di lavoro - Afferenza del ricercatore alla struttura scientifica (dipartimento, centro, facility) - Afferenza ricercatori al team di ricerca - Eventuale periodo trascorso come visiting in altre strutture scientifiche - Eventuali missioni come invited speaker

A.RU.3 Risorse Umane Gestione Template di

Contratto

Il sistema ERP-SAP implementato deve consentire la gestione di template di contratto. I template devono poter essere inseriti/modificati da utenti specificamente abilitati o dall'amministratore del sistema senza l'intervento di un programmatore.

A.RU.4 Risorse Umane Associazione figure professionali/form

contrattuale

Il sistema ERP-SAP implementato deve consentire l'associazione in automatico dell'appropriato form contrattuale alle diverse figure professionali a seconda dei dati presenti in anagrafica

A.RU.5 Risorse Umane

Integrazione Risorse Umane -

Pianificazione e Controllo

Il sistema ERP-SAP implementato deve essere predisposto per l'interoperabilità tra le funzionalità di gestione del personale e pianificazione e controllo al fine di garantire l'allineamento in relazione all'attribuzione del centro di costo

A.RU.6 Risorse Umane Pianificazione del

Personale

Il sistema ERP-SAP implementato deve offrire funzionalità a supporto delle attività di definizione del budget relativo alle risorse umane a tutte le funzioni all'interno di IIT coinvolte

A.RU.7 Risorse Umane Atti di assunzione

Il sistema ERP-SAP implementato deve rendere disponibili le seguenti informazioni relative agli atti di assunzione: - Numero - Data ricezione richiesta di assunzione / rinnovo - Data in cui l'atto è reso disponibile alla persona da assumere

A.RU.8 Risorse Umane Workflow per la

gestione di contratti

Il sistema ERP-SAP implementato deve in particolare prevedere la gestione automatizzata attraverso workflow delle diverse fasi del ciclo di vita di un contratto. In particolare deve essere possibile generare in maniera automatica alert indirizzati a tutti coloro che sono coinvolti nella gestione di un contratto al fine del rispetto delle scadenze contrattuali previste. Inoltre deve essere possibile la parametrazione senza l'intervento di un programmatore.


A.RU.9 Risorse Umane Visiting

Il sistema ERP-SAP implementato deve rendere disponibili le seguenti informazioni relative a visiting esterni a IIT: - Data inizio - Data fine - Struttura di provenienza - Qualifica - Struttura scientifica ospitante (dipartimento, centro, facility) - Data inizio rapporto di lavoro - Team ospitante - Afferenza ricercatori al team di ricerca

A.RU.10 Risorse Umane Gestione payroll Il sistema ERP-SAP implementato deve essere predisposto nel creare formati di dati automatici inviabili ai gestori di paghe.

A.RU.11 Risorse Umane Rendicontazione e

generazione reportistica

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere la rendicontazione automatica (sui dati del payroll) e la possibilità di generare reportistica a disposizione di specifici utenti o gruppi di utenti (in particolare i singoli responsabili dei Centri di Costo e la Direzione).

A.RU.12 Risorse Umane Cedolini Il sistema ERP-SAP implementato deve rendere disponibile informazioni sul numero di cedolini

A.RU.13 Risorse Umane Scostamenti budget

personale

Il sistema ERP-SAP implementato deve prevedere l'integrazione tra gestione delle Risorse Umane e la gestione del budget al fine di consentire il monitoraggio automatico degli scostamenti di budget relativi al personale.

A.RU.14 Risorse Umane Autorizzazione

scostamenti budget

Nel casi di scostamenti rispetto al budget stabilito, deve essere previsto un workflow autorizzativo a più livelli (es. assunzione di una figura diversa da quella prevista, modifiche nella durata del contratto previsto o nella RAL).

A.RU.15 Risorse Umane Verifica report missioni

Il sistema ERP-SAP implementato deve essere predisposto per l'invio e la ricezione dei dati da e verso il modulo di gestione viaggi e missioni (TEM) al fine di consentire di evidenziare le discrepanze tra report missioni/trasferte e quanto effettivamente liquidato al personale contrattualizzato o agli affiliati come rimborso spese in cedolino.

A.RU.16 Risorse Umane

Riconciliazione tra missioni e cedolini

Il sistema ERP-SAP implementato deve essere predisposto per la riconciliazione automatica tra i dati relativi alle missioni/trasferte e i rimborsi ai trasfertisti.

A.PC.1 Pianificazione e

Controllo Pianificazione e

Controllo

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare le seguenti macrofunzionalità: - definizione regole e parametrazione sistema di pianificazione e controllo - gestione budget (interno ed esterno) - acquisizione consuntivi e controllo avanzamento - gestione della riallocazione dei costi - gestione del ribaltamento dei costi - riconciliazione bilancio - proiezioni - simulazioni - registrazione consuntivi


Controllo Riallocazione dei costi

Il sistema ERP-SAP implementato deve implementare la funzionalità di riallocazione dei costi


Controllo

Variazioni e correzioni budget e controllo di

capienza

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere di apportare variazioni e correzioni agli oggetti di budget nelle diverse fasi di processo. Se apportate successivamente alla fase iniziale, variazioni e correzioni devono dare luogo a un nuovo controllo di capienza.



Controllo Riconciliazione eventi gestionali / transazioni

Il sistema ERP-SAP implementato deve consentire la riconciliazione di ogni evento (gestionale/transazionale) rispetto ai seguenti criteri: - competenza di budget; - competenza economica; - competenza di cassa.


Controllo Impegno budget per prelievo magazzino

Il sistema ERP-SAP implementato deve prevedere la possibilità di impegnare il budget in funzione dei prelievi a magazzino.


Controllo

Workflow autorizzativo impegni rispetto al

budget

Il sistema ERP-SAP implementato deve consentire la gestione del budget in ogni sua fase (definizione, impegno, chiusura) attraverso un workflow autorizzativo. In particolare, deve essere possibile fissare tetti massimi di spesa per le combinazioni di oggetti di budget (es. macro-voce "dipartimento").


Controllo Gestione richieste di

variazioni budget

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere di gestire le richieste di variazione mediante lo strumento di workflow autorizzativo (es. specificare diversi ruoli). In particolare, l'emissione delle richieste di variazione può essere decentrata, ma l'approvazione deve essere centralizzata.


Controllo Pianificazione acquisti

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare la pianificazione degli acquisti rendendo possibile: -la determinazione del budget (annuale - trimestrale ecc.) sulla base dello storico; -il raccordo tra budget e piano triennale; -la pianificazione delle categorie merceologiche da acquistare, sia a quantità che a valore; -la programmazione di ordini, gare e pianificazione trattative.


Controllo Oggetti di budget

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere la gestione di oggetti di budget. Ciascun oggetto di budget deve essere caratterizzato almeno dalle seguenti dimensioni: - anno e versione di riferimento; - fondo di riferimento: può assumere i valori budget interno (BI), budget esterno (BE); - natura (es. inventario, personale, viaggi, materiale di consumo, servizi, PhD); - responsabilità: Centro di Costo di riferimento; - progetto di riferimento (interno/esterno, codice di commessa ecc.) - fonte: finanziatore (UE, Stato, clienti esterni per i progetti commerciali ecc.); - budget item (= singola istanza decisa dal CdC); - riferimenti alla struttura organizzativa di IIT (es. piattaforma di riferimento). Le dimensioni che caratterizzano gli oggetti di budget devono essere configurabili senza l'intervento di un programmatore.


Controllo

Organizzazione gerarchica degli oggetti di budget

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere di organizzare gerarchicamente gli oggetti di budget. La gerarchia deve essere configurabile dall'amministratore di sistema e senza l'intervento di un programmatore.


Controllo Allineamento con

contabilità generale

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere una gestione coerente della dimensione "natura" degli oggetti di budget. In particolare a livello transazionale la natura degli oggetti di budget deve poter essere allineata con la contabilità. Deve poi essere possibile effettuare delle aggregazioni anche differenziate. Tale requisito è valevole anche per il costo del personale.



Controllo Immissione degli

oggetti del controllo

Il sistema ERP-SAP implementato deve rendere possibile, per le transazioni di consuntivazione, la compilazione delle dimensioni degli oggetti di budget sin dalle fasi iniziali di ciascun processo autorizzativo (RdA, autorizzazione missioni ecc.). Tali informazioni devono poter essere trasferite automaticamente ad eventuali successive fasi di processo (con possibilità di apportare correzioni). L'inserimento del budget item è facoltativo.


Controllo Granularità budget

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere di formulare il budget a un livello di granularità diverso rispetto al consuntivo (es. voce, capoconto, conto, famiglia di acquisto ecc.).


Controllo Gestione Input dati di

budget

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere di gestire il budget ammettendo in particolare l'input decentrato dei dati, con possibilità di configurare e gestire le autorizzazioni a livello di singolo utente o centro di responsabilità (dipartimento, facility ecc.). Deve inoltre essere possibile gestire il budget articolato in budget item (riga di budget omogenea per tutti gli oggetti di budget).


Controllo Formulazione del

budget

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere la formulazione del budget per item. In particolare deve essere possibile supportare le seguenti funzionalità di base in fase di inserimento dei budget item: - calcolo elementare: quantità per prezzi unitari, IVA; - inserimento di descrizioni e commenti; - data prevista di consegna (o intervallo di date); - possibilità di selezionare il riferimento temporale: anno intero, semestre, trimestre, mese (con automatismo di suddivisione, es. mensilizzazione).


Controllo Gestione richieste di variazioni budget (1)

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare una gestione controllata delle variazioni di budget. In particolare, l'emissione delle richieste di variazione può essere decentrata ma l'approvazione deve essere centralizzata.


Controllo Controllo di capienza a

diversi livelli

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere di effettuare il controllo di capienza a un livello almeno aggregato rispetto a quello utilizzato nella predisposizione del budget. Il budget viene fatto su due dimensioni principali (organizzativa e natura di spesa) e su una accessoria (tipologia di progetto). Le dimensioni a loro volta si dividono in più livelli. Tutto questo per classificare ogni codice prodotto che si vuole acquistare. (Rif. Allegato 4) Deve quindi esserci la possibilità di avere un controllo su differenti livelli.


Controllo Variazione impegno

budget

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare la variazione degli impegni di budget in funzione del riferimento temporale con cui avviene il pagamento della RDA (anche con su competenze diverse di esercizio) Quando accade che l'effettivo costo della RDA sia inferiore o superiore a quanto definito nell'inziale RDA in automatico il sistema deve variare l'impegno di budget inizialmente allocato.


1.2. Tabella B – Nucleo esteso del sistema ERP SAP da implementare

La Tabella B – Nucleo esteso del sistema ERP-SAP racchiude i requisiti funzionali per i

quali si prevede la messa in esercizio per i requisiti previsti in Fase B, meglio descritta al

paragrafo 5.2 del capitolato tecnico.

ID Area funzionale di riferimento

Nome requisito Descrizione del requisito

B.C.1 Contabilità

Interoperabilità tra gestione cespiti e altre

componenti del sistema ERP-SAP

implementato

Le funzionalità di gestione dei cespiti devono interoperare in modo integrato con le funzionalità a supporto della gestione della strumentazione di laboratorio, delle facilities, degli asset informatici e della gestione dei progetti finanziati.

B.C.2 Contabilità Simulazioni di

situazioni patrimoniali

Il sistema ERP-SAP implementato deve dare la possibilità di effettuare simulazioni di situazioni patrimoniali aggiornate a prescindere dall'avvenuta esecuzione delle scritture di apertura di bilancio.

B.C.3 Contabilità Scritture manuali Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere di effettuare scritture manuali utili a gestire simulazioni.

B.A.1 Acquisti Gestione

automatizzata CIG

Il sistema ERP-SAP implementato deve fornire la possibilità di alimentare una tabella con i CIG di cui si dispone e poter richiamare i CIG nel momento in cui serve assegnarne uno (es. seleziono da menu a tendina e associo il relativo acquisto) così da poter tracciare per quale acquisto è stato utilizzato quel CIG

B.A.2 Acquisti Configurabilità

interfacciamento con servizi di richiesta CIG

Il sistema ERP-SAP implementato deve essere configurabile dall'amministratore del sistema per permettere la modifica dell'interfacciamento verso i servizi di richiesta CIG in caso di variazioni delle modalità di accesso.

B.A.3 Acquisti Set materiali utilizzo

ricorrente

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere la gestione di eventuali kit/set di materiali di utilizzo ricorrente, preventivamente definiti in accordo con i fornitori.

B.A.4 Acquisti Acquisizione e

gestione listini fornitori

Il sistema ERP-SAP implementato deve essere predisposto per l'acquisizione automatica di listini resi disponibili dai fornitori secondo diverse modalità di caricamento batch di file (es. csv, xml) o tramite invocazione di webservices.

B.A.5 Acquisti IBAN multipli per uno

stesso fornitore

Il sistema ERP-SAP implementato deve offrire la possibilità di gestire più IBAN/estremi bancari per uno stesso fornitore e di poter effettuare pagamenti su conti bancari diversi a seconda delle esigenze (possibilità di inserimento di IBAN multipli in anagrafica fornitore e scelta agevole al momento del pagamento) nel rispetto del Codice degli Appalti e delle normative che regolano la tracciabilità dei flussi finanziari.

B.A.6 Acquisti Interoperabilità con

servizi online di monitoraggio gare

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere l'interfacciamento con i servizi online di monitoraggio gare e in particolare di richiesta CIG.


B.A.7 Acquisti Workflow gestione

gare

Il sistema ERP-SAP implementato deve guidare l'utente, attraverso uno specifico workflow, nelle varie fasi di impostazione e realizzazione di una gara. Il workflow deve essere differenziato in funzione della tipologia di acquisto, inclusa la gestione delle "Unicità", ad esempio invio informatico della relativa dichiarazione e degli allegati (e.g. ricerca di mercato), autorizzazione elettronica, legame a RdA, predisposizione dell'ordine a gara assegnata.

B.A.8 Acquisti Statistiche gare

effettuate e reportistica

Il sistema ERP-SAP implementato deve offrire funzionalità di creazione ed estrazione di statistiche relative alle gare e delle "unicità" (per esempio numero di gare/unicità esperite su un certo intervallo di tempo, importi di base d'asta e di aggiudicazione, comparazione di offerte per fornitore, ribassi ottenuti ecc.). Sulla base di tali informazioni deve essere possibile produrre anche della reportistica mediante integrazione con la funzionalità di Reportistica.

B.A.9 Acquisti eProcurement

Il sistema ERP-SAP implementato deve fornire la funzionalità di gestione delle gare pubbliche telematiche in modalità e-procurement nei limiti e nelle forme permesse dalla normativa in vigore. Tale funzionalità può essere implementata anche attraverso l'integrazione con sistemi esterni.

B.A.10 Acquisti Modifica al workflow di supporto alla gestione

delle gare

Il sistema ERP-SAP implementato deve fornire la possibilità di modificare/aggiornare il workflow per la gestione delle gare in ogni sua parte (processi, interazioni, form di riferimento ecc.) in funzione dell'evoluzione sia della normativa di riferimento che delle procedure interne. Tale attività deve poter essere effettuata da amministratori del sistema e senza l'intervento di un programmatore.

B.RU.1 Risorse Umane Workflow per la

gestione dello human capital

Il sistema ERP-SAP implementato deve prevedere la gestione automatizzata attraverso workflow di tutte le fasi necessarie alla gestione dello human capital di IIT (job posting, recruiting, hiring ecc.).

B.RU.2 Risorse Umane Mappatura

dell'organizzazione

Il sistema ERP-SAP implementato deve consentire in automatico la mappatura dell’organizzazione e la definizione del funzionigramma a partire dai dati relativi all'anagrafica del personale

B.RU.3 Risorse Umane Condivisione dati Risorse Umane

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare la condivisione automatica dei dati gestiti da Risorse Umane (per es. anagrafica Risorse Umane, archivio documentale) con gli altri applicativi di terze parti in uso presso la Fondazione.

B.RU.4 Risorse Umane Organigramma e funzionigramma

Il sistema ERP-SAP implementato deve fornire supporto alla definizione dell'organigramma.

B.RU.5 Risorse Umane Simulazioni e forecast

sul personale

Il sistema ERP-SAP implementato deve essere predisposto per l'effettuazione di simulazioni e la generazione di forecast per le assunzioni di personale Co.Co.Pro, dipendente e per i PhD Affiliati.

B.RU.6 Risorse Umane Analisi scostamenti e

simulazioni

Il sistema ERP-SAP implementato deve offrire un supporto all'analisi degli scostamenti tra la situazione di organico stabilito, la previsione di budget e l'organico a consuntivo. Il sistema ERP-SAP implementato deve essere in grado di gestire motori di calcolo per l'algoritmo di simulazione sul personale.


B.RU.7 Risorse Umane Messaggio di

benvenuto

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere di generare in automatico un messaggio testuale di benvenuto destinato ai nuovi assunti e a tutti coloro per cui è previsto e di inoltrarlo via e-mail. Tale messaggio dovrà essere personalizzato in funzione dei dati presenti in Anagrafica.

B.RU.8 Risorse Umane Kit di benvenuto

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere di generare e inviare in automatico ai nuovi assunti e a tutti coloro per cui è previsto il "kit di benvenuto" (welcome kit) contenente tutte le informazioni utili in termini di logistica, safety & health, policies e procedure. Tale kit dovrà essere personalizzato in funzione dei dati presenti in Anagrafica (livello di inquadramento, area funzionale di appartenenza ecc.).

B.RU.9 Risorse Umane

Pacchetto personalizzato

documentazione ingresso

Il sistema ERP-SAP implementato deve consentire la generazione automatica del pacchetto di documentazione a corredo della formalizzazione del contratto/dell'ingresso (contratto stesso, modulo detrazioni, presa visione delle varie brochure, modulo di assegnazione PC, modulo di assegnazione badge ecc.) in funzione dei dati presenti in Anagrafica.


Interoperabilità Risorse Umane con Recruiting, Hiring e

gestione budget

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere l'interoperabilità tra la sottocomponente Gestione Personale e le sottocomponenti Pianificazione e Controllo e Project Management (Progetti istituzionali e Commesse commerciali). In particolare, deve essere possibile definire un codice budget di riferimento sin dalla fase di job posting.

B.RU.11 Risorse Umane Processo assunzione

e rinnovo

In relazione al workflow per la gestione del ciclo di vita di un contratto, il sistema ERP-SAP implementato deve consentire la programmazione e l'invio di alert. Tale funzionalità deve in particolare supportare i processi di assunzione/rinnovo contratti. Ad esempio deve essere possibile segnalare il superamento del limite massimo di contratti internship (max 48 mesi).

B.RU.12 Risorse Umane Definizione piani di carriera individuale

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare la definizione e la gestione dei piani di carriera dei singoli professional in funzione sia delle policy interne che dei processi di valutazione previsti (MBO e Tenure Track).

B.RU.13 Risorse Umane Processo formativo

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare la gestione del processo di gestione e sviluppo delle competenze. In particolare l'ERP-SAP implementato deve offrire le seguenti funzionalità: analisi dei bisogni, gestione delle richieste di formazione, definizione e progettazione dei corsi, analisi del gap di competenze rispetto ai modelli di riferimento, definizione dei piani formativi, gestione del budget, supporto all'erogazione dei corsi e alla loro valutazione. Inoltre deve essere possibile creare un archivio storico con tutta la formazione che è stata fatta, chi l'ha sostenuta, chi se ne è occupato, etc.

B.RU.14 Risorse Umane Piani di carriera

individuali

Il sistema ERP-SAP implementato deve fornire un supporto nella definizione dei piani di carriera individuali, attraverso strumenti che facilitino la rilevazione e la valutazione del gap tra le competenze effettive e quelle previste nell'ambito di opportuni modelli di riferimento definiti all'interno di IIT. Il sistema ERP-SAP implementato deve fornire un supporto all´individuazione delle aree di crescita necessarie, allo scopo di progettare un piano di sviluppo individuale.


B.RU.15 Risorse Umane Formazione erogata

Il sistema ERP-SAP implementato deve rendere disponibili le seguenti informazioni relative alla formazione erogata: - Numero di ore di formazione - Tipologia di formazione (corso interno, corso esterno) - Numero di unità di personale che partecipano alla formazione Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere di rilevare le informazioni relative alla formazione sui seguenti servizi: - formazione HR - formazione per il personale dell'officina

B.RU.16 Risorse Umane Skill inventory

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere la creazione e gestione di un archivio delle competenze interne. Tale archivio deve essere indicizzato dal motore di ricerca del sistema ERP-SAP implementato al fine di poter individuare e analizzare le competenze presenti in IIT.

B.RU.17 Risorse Umane Talent management

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare il processo di Talent Management, rivolto al mercato interno dei dipendenti (retention) al fine di motivare e trattenere gli "alti potenziali" già presenti nell'organizzazione.

B.RU.18 Risorse Umane Gestione obiettivi e definizione bonus

Il sistema ERP-SAP implementato deve garantire l'integrazione con Pianificazione e Controllo e Ufficio Organizzazione della Ricerca ai fini della gestione degli obiettivi del personale contrattualizzato e ai fini della definizione di premi e incentivi.

B.RU.19 Risorse Umane Comunicazioni con il

personale

In relazione ai processi di comunicazione, il sistema ERP-SAP implementato deve prevedere meccanismi che consentano una gestione integrata delle comunicazioni tra il personale e tutte le funzioni all'interno di IIT di volta in volta coinvolte nei processi di gestione del personale. Inoltre il sistema ERP-SAP implementato deve permettere la creazione e la gestione di un repository per la gestione delle informazioni che esulano dalla comunicazione istituzionale di IIT (ad esempio informazioni di natura logistica, eventi e attività extra-lavorative, convenzioni ecc.)

B.RU.20 Risorse Umane Gestione missioni Il sistema per la gestione missioni dovrà essere multilingue


Integrazione tra Gestione Trasferte e

Missioni e Rilevazione Presenze

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere l'integrazione e l'interoperabilità tra le funzionalità di gestione di trasferte e missioni (TEM) e di rilevazione delle presenze (Selesta).

B.RU.22 Risorse Umane Coerenza con

controllo gestione

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare l'inserimento delle informazioni gestionali relative a una missione/trasferta secondo le dimensioni definite nell'ambito del controllo di gestione.


B.RU.23 Risorse Umane Pianificazione missioni

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare la gestione della pianificazione di una missione/trasferta. In particolare: - la gestione della pianificazione deve essere effettuata secondo le voci di costo (es. diaria, soggiorno, vitto, trasporto per tipologia ecc.) previste dal controllo di gestione; - deve essere possibile gestire anticipi di cassa erogati al trasfertista e il relativo calcolo del saldo finale; - l'autorizzazione alla missione/trasferta deve essere subordinata alla verifica della capienza di budget; - deve essere possibile effettuare una verifica automatizzata dei massimali giornalieri di spesa previsti dalle policy in funzione dell'inquadramento del trasfertista; - deve essere supportata la gestione puntuale delle destinazioni di viaggio (nazione, città, indirizzo ecc.) per motivi di gestione delle assicurazioni e a fini statistici.

B.RU.24 Risorse Umane Gestione ciclo di vita missioni e spese di

viaggio

Il sistema ERP-SAP implementato deve fornire la funzionalità di gestione dell'intero ciclo di vita di una missione/trasferta (dalla richiesta di autorizzazione al pagamento) per tutti i trasfertisti IIT attraverso workflow autorizzativi.

B.RU.25 Risorse Umane Gestione missioni per

tipo di risorsa

Il sistema ERP-SAP implementato deve prevedere workflow differenti per la gestione di missioni/trasferte a seconda del rapporto giuridico con il trasfertista (personale contrattualizzato, affiliati, invited speaker ecc.).

B.RU.26 Risorse Umane Requisito degli anticipi

(servizi travel)

Il sistema ERP-SAP implementato dovrebbe chiudere automaticamente in "rimborsata" la nota spesa dell'affiliato, al momento della liquidazione del bonifico effettuato dalla contabilità. Come personale affiliato si intendono per esempio i dottorandi.

B.RU.27 Risorse Umane Consuntivazione e

chiusura nota spese

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere la gestione della consuntivazione e della chiusura di note spese relative a una missione/trasferta da parte del trasfertista o di un suo delegato. In particolare: - deve essere possibile allegare immagini digitali come giustificativi di missione; - deve essere possibile effettuare il calcolo del saldo debito/ credito verso il trasfertista; - deve essere supportata la gestione di pagamenti anticipati.

B.RU.28 Risorse Umane Produzione

documentazione contabile

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere di produrre su base periodica o a richiesta la seguente documentazione: - scritture di contabilizzazione delle spese di viaggio; - informazioni per le finalità fiscali, retributive e previdenziali e assicurative.

B.RU.29 Risorse Umane Survey

Il sistema ERP-SAP implementato deve consentire la realizzazione di survey e la raccolta di dati relativi al livello di soddisfazione del personale IIT e alle motivazioni di eventuale uscita.


B.RU.30 Risorse Umane Archivio anagrafico

Alumni

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere la creazione e la gestione di un archivio anagrafico Alumni che contenga, ad esempio, le seguenti informazioni: recapiti e posizioni lavorative ricoperte dopo l'uscita da IIT, elenco delle pubblicazioni, dei brevetti. Tale archivio deve poter essere aggiornato dagli Alumni stessi, dotati di opportune credenziali, attraverso l’interfaccia web della Intranet in uso presso la Fondazione che dovrà essere opportunamente integrata a tale scopo. Tale archivio deve essere indicizzato dal motore di ricerca del sistema ERP-SAP implementato al fine di supportare il reperimento di informazioni mirate e l'estrazione di report mediante integrazione con la funzionalità di Produzione Reportistica.

B.PC.1 Pianificazione e

Controllo Proiezioni e

simulazioni budget

Il sistema ERP-SAP implementato deve permettere di generare proiezioni e simulazioni basate sui dati di budget relativi a specifici periodi (annuali o pluriennali), mediante integrazione con le funzionalità di analisi statistica e reportistica del sistema ERP-SAP implementato.

B.PC.2 Pianificazione e

Controllo Formulazione del

budget

Il sistema ERP-SAP implementato deve supportare il processo di formulazione del budget, che include la negoziazione (con relative notifiche). Il processo può appoggiarsi sul motore di workflow. Il processo deve essere storicizzato (tracciamento delle versioni).

allegato 7 - iit.it · 3 allegato 7 – requisiti funzionali del sistema erp-sap 1. requisiti...

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