02 internal quality audit training

INTERNAL AUDIT ISO 9001:2008

Presented by

Franklin Sondakh, S.Kom, M.Th

TERMS & DEFINITION

REFERENCE :

• ISO 19011 Guidelines for auditing management systems

• ISO 9001:2008 Klausul 8.2.2 Audit Mutu Internal

TERMS AND DEFINITION

AUDIT: Suatu proses yang sistematis, mandiri dan

terdokumentasi untuk untuk mendapatkan bukti audit dan mengevaluasi dengan objektif untuk menentukan tingkat pemenuhan kriteria audit yang disepakati.

TERM AND DEFINITION

• Kriteria Audit:

Kebijakan, prosedur atau persyaratan- persyaratan lainnya yang digunakan sebagai acuan audit.

• Bukti Audit:

Record, pernyataan atau informasi lainnya, hasil pengamatan atau observasi, relevan dengan kriteria audit dan bisa diverifikasi (quantitative atau qualitative)

TERM AND DEFINITION

• Temuan Audit:

Hasil evaluasi dari bukti audit yang ditemukan terhadap kriteria audit

• Audit Conclusion:

Hasil akhir dari kegiatan audit yang disepakati oleh team audit setelah mempertimbangkan obyektif dan semua temuan audit

TERM AND DEFINITION

Auditor :

Seseorang yang terkualifikasi dan kompeten yang ditunjuk untuk melaksanakan audit

Kualifikasi AUDITOR:

Kombinasi dari pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja dan audit

TERM AND DEFINITION

Audit Team Leader / Lead Auditor

• Terkualifikasi sebagai Auditor

• Ditunjuk sebagai pemimpin sebuah team audit untuk pelaksanaan audit yang ditetapkan.

Auditee

• Organisasi/bagian/personel yang diaudit

TERM AND DEFINITION

• Audit Plan:

Aktifitas dan pengaturan untuk sebuah audit yang akan dilaksanakan

• Audit Scope:

Ruang lingkup atau batasan sebuah pelaksanaan audit (lokasi fisik, unit organisasi, aktifitas dan prosesi sesuai periode waktu yang dicakup)

TERM AND DEFINITION

Audit Team: • Satu atau lebih auditor yang melakukan audit (satu

orang sebagai audit team leader) Technical expert: • person orang yang mempunyai keahlian khusus atau

tenaga ahli di bidang yang sedang dilakukan audit Audit program: • Satu set atau lebih rencana audit dalam jangka waktu

tertentu dan dengan tujuan tertentu

AUDIT TYPES AND PURPOSE

• Audit pihak pertama (Internal) Audit yang dilaksanakan oleh perusahaan itu sendiri untuk tujuan internal dan dapat mengetahui keefektifan dari SMM yang telah dipakai dan diterapkan • Audit pihak kedua (pihak luar) Audit terhadap sub kontraktor/ pemasok/ vendor yang dilakukan oleh atau atas nama organisasi pembeli

AUDIT TYPES AND PURPOSE

• Audit pihak ketiga (pihak luar dan mandiri)

Definisi: Audit terhadap suatu organisasi yang dilakukan oleh badan sertifikasi atau registrasi yang mandiri

Tujuan:

• Menggantikan Audit pihak kedua

• Melakukan Audit yang mandiri oleh jasa/pendapat yang kompeten/profesional

• Untuk tujuan registrasi/sertifikasi SMM

TUJUAN AUDIT MUTU

a) Tujuan Internal • Memperlihatkan bukti ketidak sesuaian pada SMM

• Menilai kebutuhan untuk tindakan perbaikan atau peningkatan

• Meninjau kesiapan untuk audit oleh pihak luar (kedua dan/ketiga)

• Merangsang pemeliharaan dan perbaikan terhadap kegiatan yang sudah disetujui

• Memelihara kesadaran akan mutu

Tujuan Audit Mutu

b) Tujuan Eksternal

• Memenuhi persyaratan standar SMM (ISO 9001:2008)

• Memenuhi persyaratan badan sertifikasi/ registrasi

• Memenuhi permintaan pelanggan (seperti dinyatakan dalam kontrak)

• Memenuhi persyaratan badan pemerintah (misalnya PLTN)

Persyaratan Audit Mutu Internal

ISO 9001 pasal No. 8.2.2 • Organisasi harus melaksanakan Internal Audit dalam

interval yang telah ditetapkan sesuai dengan rencana. • Program audit harus direncanakan dengan

memperhatikan status dan kepentingan dari rangkaian proses dan area yang diaudit, termasuk hasil audit sebelumnya

• Kriteria audit, ruang lingkup dan frekuensi audit harus ditetapkan

• Auditor jangan mengaudit lingkup kerjanya • Hasil-hasil audit harus dicatat (4.2.4)

Persyaratan Audit Mutu Internal

• Anggota manajemen yang bertanggung jawab terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan, harus melakukan tindakan perbaikan dalam jangka waktu yang telah ditetapkan

• Kegiatan tindak lanjut harus menilai penerapan dan keefektifan tindakan perbaikan yang diambil (8.5.2)

• Hasil IQA merupakan masukan dalam kegiatan Tinjauan Manajemen

Pasal-pasal ISO 9001 yang berhubungan dengan pasal IQA

• 4.2.4 Pengendalian catatan

• 5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang

• 5.6 Tinjauan Manajemen

• 6.1 Sumber daya

• 6.2.2 Pelatihan

• 8.5 Peningkatan

PRINSIP-PRINSIP AUDIT

1. Etis

2. Penyajian yang obyektif

3. Profesional

4. Independen

5. Pendekatan berdasarkan bukti

KOMPETENSI AUDITOR

Elemen elemen kompetensi

• Atribut Pribadi

• Pelatihan Auditor

• Pengalaman Kerja

• Pengalaman Audit

• Pendidikan

PENUNJUKAN AUDITOR

Auditor tidak boleh mengaudit

departemennya sendiri atau

pekerjaannya yang menjadi tanggung

jawabnya

Auditor harus memiliki: Pengetahuan Ketrampilan Kepribadian Pendidikan Pelatihan Pengalaman

Pengetahuan

• Prosedur, alat, dan metodologi audit

• Dokumen sistem manajemen

• Situasi perusahaan atau bagian yang diaudit

• Perundangan-undangan, peraturan dan persyaratan lainnya yang relevan

Ketrampilan

Verbal • Cara bertanya dan

intonasi suara • Kejelasan pertanyaan • Kejelasan tutur kata • Level komunikasi

Non verbal • Roman muka • Body language • Penempatan diri

KEPRIBADIAN

• Terbuka

• Diplomatis

• Ceria

• Beradaptasi

• Bertahan

• Tegas

• Percaya diri

• Beretika

• Jujur

• Bersungguh-sungguh

• Bijaksana

ACT

CHECK

DO

PLAN

MANAGEMENT PROGRAM AUDIT

Kewenangan Program

Audit

Penetapan Program Audit

Penerapan Program Audit

Pemantauan dan Tinjauan Program Audit

Improvement

Kompetensi Auditor

Kegiatan Audit

Tanggung Jawab dan Wewenang dalam

Audit Internal

Tanggung Jawab manajemen

• Menunjuk manajer program Audit

• Memberi wewenang untuk merencanakan Audit Internal

• Menyelesaikan masalah yang menyangkut kebijakan

• Menyediakan Sumber Daya

Manager Program Audit Internal

• Membuat rencana audit internal

• Memilih, melatih dan membuat kualifikasi untuk auditor Internal

• Menunjuk Tim Audit

• Memonitor dan memastikan pelaksanaan Audit Internal

• Memelihara catatan audit internal

• Melaporkan hasil audit pada saat rapat tinjauan manajemen

Tugas lead auditor

• Mengatur semua proses audit

• Membantu menunjuk anggota team Audit

• Memimpin pertemuan pembukaan

• Memimpin pelaksanaan Audit

• Mempresentasikan hasil Audit

• Memimpin pertemuan penutupan

• Membuat laporan hasil audit

Tugas Auditor

• Bekerjasama dan membantu lead auditor dalam melaksanakan audit

• Melaksanakan audit sesuai dengan standar dan ruang lingkup yang ditetapkan

• Mempersiapkan dokumen dan informasi yang penting

Auditee

• Koordinasi dengan tim audit tentang rencana audit

• Menjamin kehadiran personel yang relevan menyediakan fasilitas yang diperlukan

• Menindak lanjuti hasil audit dengan tindakan perbaikan

• Mendokumentasikan hasil audit serta tindakan perbaikan yang diperlukan

Aktifitas Audit

1. Persiapan audit

2. Pelaksanaan audit

3. Kegiatan setelah audit

PERSIAPAN AUDIT

Auditor

• Memahami tujuan audit

• Memahami ruang lingkup audit

• Mencari informasi tentang area sasaran audit (dokumentasi, diskusi dengan manajemen atau technical experts)

• Memahami proses

• Menyusun check list audit

Tinjauan dokumen

• Bandingkan dengan persyaratan ISO

• Segala ketidak jelasan mengenai dokumen harus ditanyakan

• Dokumen-dokumen lain yang terkait

Pembuatan dokumen audit (penyusunan check list)

• Fungsi check list

• Sebagai pedoman

• Memperlancar audit

• Catatan mengenai cakupan audit

Aspek yang dibutuhkan dalam menyusun check list

• Dokumentasi

• Peralatan

• Data

• Orang

• proses

PELAKSANAAN AUDIT

Pelaksanaan Audit

• Opening meeting

• Pengumpulan dan verifikasi informasi

• Temuan audit

• Komunikasi dengan auditee

• Persiapan closing meeting

• Closing meeting

Pertemuan pembukaan/opening meeting

• Memperkenalkan tim auditor

• Menjelaskan tujuan audit, standar dan metode yang digunakan serta ruang lingkup audit

• Konfirmasi jadwal audit

• Konfirmasi auditee per bagian

• Memberikan penjelasan kepada auditee tentang hal-hal yang masihdipertanyakan

Proses on-site Audit

INFORMASI • Didapat melalui

Reviewdokumen,interview, pengamatan dsb.

Bukti Audit • Lakukan Verifikasi

Temuan Audit

• Bandingkan dengan Dokumen Persyaratan

Kesimpulan Audit

• Tinjauan

HAL-HAL YANG DIAUDIT

Metode audit

Backward Tracing

Forward Tracing

Teknik audit

• Klarifikasi

• Interview

• Observasi

• Verifikasi

• Sampling

Kode etik auditor Yang harus dilakukan: • Menjaga kerahasiaan auditee • Bersikap netral • Mendengar penjelasan auditee • Sopan-santun dan ramah • Melaporkan hasil audit berdasarkan fakta

Yang tidak boleh dilakukan: • Menekan auditee dengan jabatannya • Mengadu domba antar auditee • Mengejek, melecehkan auditee • Emosi, lepas kendali, berkata kasar, memaki

Rapat penutupan

• Mengucapkan terima kasih

• Mengkonfirmasi lingkup audit yang sudah dilaksanakan

• Menyampaikan hasil audit

• Menentukan waktu penyelesaian tindakan perbaikan

• Memberi kesempatan untuk bertanya

Karakteristik positif auditor

• Percaya diri

• Terlatih berdiplomasi

• Ingin tahu

• Pendengar yang baik

• Cakap dalam berbagai medan

• konstruktif

Karakteristik negatif auditor

• Tanpa perencanaan • Subyektif • Buruk berkomunikasi • Gampang dipengaruhi • Mudah membentuk opini dan kesimpulan • kaku

• Pendekatan tidak profesional • Tidak pandai mengatur waktu • Pemalas • Takut memberikan penilaian negatif • berdebat

Karakter dan situasi audit

• Orang yang argumentatif

• Serangan frontal

• Pembuang waktu

• Pikun

• Dokumen hilang

• Lunch break diperpanjang dsb

Analisa hasil temuan audit

• Besar/kecil masalah?

• Auditee sadar akan permasalahan?

• Pernah ditemukan pada audit sebelumnya?

Kategori temuan Audit

Ketidak sesuaian minor: • Bila terjadi ketidaksesuaian antara salah satu tahapan pada SMM (misal:

prosedur atau instruksi kerja) tidak sesuai dengan pelaksanaan di lapangan.

• Bila salah satu dari persyaratan ISO 9001:2008 tidak konsisten diterapkan.

Ketidaksesuaian Mayor: • Bila terjadi akumulasi ketidaksesuaian minor di area atau fungsi tertentu

sehingga dapat disimpulkan adanya sistem yang total breakdown. • Bila ada satu persyaratan wajib yang tidak diterapkan

Observasi: • Kecenderungan/potensi ketidaksesuaian yang dapat berdampak di masa

depan

Penulisan Temuan Audit

Isi temuan audit harus mencakup:

• Problem yang ditemui

• Lokasi ketidaksesuaian ditemukan

• Objective evidence/bukti yang mendukung ketidaksesuaian

• Referensi yang digunakan

KEGIATAN SETELAH

AUDIT

Pelaporan Audit

Laporan audit meliputi: • Ruang lingkup dan sasaran audit • Jadwal audit • Anggota tim audit • Auditee • Identifikasi dokumen rujukan terhadap audit yang

dilakukan • Observasi audit dengan bukti pendukung • Ketidaksesuaian • Kesimpulan/keputusan audit • Rekomendasi pada tindak lanjut atau verifikasi pada audit

berikutnya

Keseluruhan laporan harus mencakup:

• Identifikasi laporan • Ruang lingkup dan sasaran audit • Rincian dari audit program, para auditor, tanggal dan

dan area dimana audit dilaksanakan • Identifikasi dari dokumen referensi terhadap audit yang

dilakukan • Pengamatan audit, ketidaksesuaian dan bukti

pendukung • Rekomendasi tindak lanjut dari tindakan perbaikan

untuk audit berikutnya • Kesimpulan oleh Tim Audit

Distribusi laporan audit

• Top Manajemen

• Anggota tim tinjauan manajemen

• Tim audit dan auditee

• Personel yang bertanggung jawab untuk tindakan perbaikan

Tanggung jawab tindakan perbaikan

Tim Audit:

• Mencatat ketidaksesuaian yang ditemukan dalam CAR

• Menjelaskan ketidaksesuaian pada Auditee

• Meminta persetujuan dari auditee mengenai batas waktu pelaksanaan tindakan perbaikan

• Mengontrol dan memonitor penerbitan dan pengambilan CAR

Tanggung jawab tindakan perbaikan

Auditee: • Mengerti dengan jelas ketidaksesuaian yang ditemukan

auditor • Menyelidiki dan menentukan akar penyebab masalah • Melakukan tindakan perbaikan untuk mencegah

terulangnya permasalahan yang sama • Melakukan pengendalian untuk menjamin efektifitas

tindakan perbaikan • Mencatat tindakan perbaikan yang diambil dan

merubah dokumen (bila perlu) • Mengembalikan CAR kepada auditor untuk diverifikasi

Tindakan perbaikan

• Auditee harus memberikan perhatian terhadap setiap temuan audit yang diberikan

• Perhatian tersebut dapat berupa tindakan perbaikan

• Setiap tindakan perbaikan disesuaikan dengan ISO 9001:2008

• Dilakukan sesuai rencana (tindakan dan waktu)

Tindak lanjut audit

• Setiap tindakan perbaikan harus diverifikasi

• Verifikasi oleh auditor

• Setiap ketidaksesuaian yang timbul dari tindak lanjut audit ditetapkan sebagai temuan baru dan dilaporkan ke Top Management

• Sebagai masukan audit selanjutnya

Tinjauan manajemen/ Manajemen Review

• Tinjauan secara teratur terhadap kebijakan dan prosedur tertulis dari sistem mutu

• Tinjauan terhadap hasil audit internal untuk memastikan bahwa sistem mutu diterapkan dan diikuti sebagaimana yang dipersyaratkan

“Anda tidak akan dihargai sebagai seorang auditor jika tidak dapat mengevaluasi hasil

temuan dan hanya melaporkan hal-hal sepele.”