5 key things to know about ediscovery and how to implement them in your practice

 5  Things  You  Need  to  Know  about  eDiscovery    

and  How  to  Implement    

them  in  Your  Prac?ce  

Kelly  Twigger,  Esq.    Boulder  County  Bar  Associa:on    

February  21,  2014  

Kelly  Twigger  Principal  

ESI  AEorneys    

Guest  lecturer,  Denver,  CU,    MarqueEe,Vanderbilt    

Law  Schools  Milwaukee  Business  Journal:  40  Under  40  Class  of  

2010  Kentucky  basketball  fana:c  Official  Host  Kentucky  Derby  First  Computer:    IBM  AS2  

First  Blog  Post:    December  2007  First  Tweet:    August  2009  

WHAT  IS  ESI  ATTORNEYS  

•  Law  firm  that  works  exclusively  in  eDiscovery  and  Informa:on  law    

•  Acts  as  outsourced  in-­‐house  counsel  for  firms,  businesses,  and  municipali:es  that  do  not  have  dedicated  eDiscovery  and  informa:on  law  counsel    

•  Creators  of  the  eDiscovery  Assistant™  app  for  iPad  

Number  1:  Embrace  eDiscovery  

Director  of  CIA  falls  from  grace  at  the  hand  of  his  paramour  and,  you  guessed  it,  ESI.  

Federal  Government  is  aware  of  and  encouraging  policy  and  considera:on  of  issues  in  ESI.  

Presiden:al  memo  outlines  need  to  meet  “legal  requirements  related  to  the  preserva:on  of  informa:on  relevant  to  li:ga:on.”  

Florida  adopted  new  rules  effec:ve  July  5,  2012  

Colorado  has    pilot  project  in  state  business  courts  in  Denver  

Map  courtesy  of  Tom  Allman  

PROPOSED  CHANGES  TO  RULES|FRCP      •  Amendments  considered  following  corporate  backlash  of  expense  of  preserva:on  and  lack  of  knowledge  of  how  to  avoid  sanc:ons    

•  Proposed  changes  now  require  “bad  faith”  showing  for  sanc:ons  under  Rule  37  vs.  original  idea  of  providing  more  defini:on  to  Rule  26  

•  Timeline  for  effec:ve  date  is  likely  2015  

EMBRACE  EDISCOVERY|WHAT  DOES  IT  MEAN?      •  Stop  being  resigned  and  start  using  it  to  your  advantage  

•  Turn  the  funnel  on  its  head  –  look  for  what  you  want,  not  through  what  you  have  

•  The  world  stage  is  ALL  about  informa:on,  and  your  clients  need  you  to  have  their  back  

Number  2.    eDiscovery  NOW  

prevents  problems  later  AND  costs  less  $$$  

WHAT  DOES  NOW  MEAN  ?  

•  Immediate  considera:on  of  preserva:on  obliga:ons  upon  an:cipa:on  or  knowledge  of  li:ga:on  

•  Who  are  your  witnesses/custodians?    •  Meaningful  meet  and  confer    •  Make  decisions  based  on  the  data  you  have,  or  will  likely  have  

WHAT  DOES  NOW  MEAN  ?|  TALKING  EARLY      •  What  types  of  ESI  do  each  party  have?    •  Where  is  the  informa:on  stored?  •  What  is  being  preserved?    Collected?    Reviewed?    •  How  much  data  will  you  have  to  deal  with?    •  What  are  the  best  approaches  to  cost  effec:vely  handle  and  review  the  data?    

•  Who  will  bear  the  costs?    

IMPACT|  OBLIGATIONS  OF  COUNSEL  •  Lawyers  can  no  longer  assume  that  a  request  for  all  

documents  will  mean  that  the  opposing  aEy  understands  what  is  out  there  and  should  be  produced;  requests  must  be  specific    

•  Counsel  need  to  have  understanding  of  IT  systems  and  actual  costs  to  collect  and  produce  data  to  argue  undue  burden  and  know  true  purpose  behind  request  to  overcome  the  argument  

•  Need  to  educate  clients  on  the  challenges  of  ESI  before  li?ga?on  arises,  so  that  clients  are  prepared    

•  Evaluate  and  iden:fy  best  tools  for  handling  ESI  commiserate  with  value  of  maEer  

CASE  STUDY|  ACTUAL  COST  SAVINGS      

220  GB   12  GB  

220  GB   3  GB  

$375,000  

$42,000  

WHAT  YOU  NEED  TO  BE  DOING|  FORM  OF  PRODUCTION      FRCP  Rule  34(b)(1)(C):  

The  Request  may  specify  the  form  or  forms  in  which  electronically  stored  informa:on  is  to  be  produced.      

FRCP  Rule  34(b)(2)(d):  

If  a  request  does  not  specify  a  form  for  producing  ESI,  a  party  must  produce  it  in  a  form  or  forms  in  which  it  is  ordinarily  maintained  or  in  a  reasonably  usable  form  or  forms,  and  a  party  need  not  produce  in  more  than  one  form.    

WHAT  YOU  NEED  TO  BE  DOING|  FORM  OF  PRODUCTION      

   Number  3:  Don’t  Ignore    Social  Media  

SOCIAL  MEDIA|  WHAT  SITES  ARE  YOUR  CLIENTS  USING?  

SOCIAL  MEDIA|  HOW  ARE  THEY  USING  IT?  

KEY  DECISIONS|  GATTO  V.  UNITED  AIR  LINES  

Court  ordered  adverse  inference  instruc?on  aZer  Plain?ff  seeking  disability  following  accident  on  tarmac  “accidentally”  deleted  his  Facebook  account.        Even  if  Plain:ff  did  not  intend  to  permanently  deprive  the  defendants  of  the  informa:on  associated  with  his  Facebook  account,  there  is  no  dispute  that  Plain:ff  inten:onally  deac:vated  the  account.  .  .  Neither  defense  counsel's  allegedly  inappropriate  access  of  the  Facebook  account,  nor  Plain:ff's  belated  efforts  to  reac:vate  the  account,  negate  the  fact  that  Plain:ff  failed  to  preserve  relevant  evidence.  In  light  of  all  of  the  above,  a  spolia:on  inference  is  appropriate.    

         Ga#o  v.  United  Air  Lines,  Inc.,  2013  WL  1285285  (D.N.J.  Mar.  25,  2013)  

SOCIAL  MEDIA|  DOWNLOADING  FACEBOOK  DATA  

Number  4:  Making  Decisions  about  ESI  and  

eDiscovery  Strategy  has  to  be  a  TEAM  

effort  

Number  5:  Not  all  eDiscovery  Tools  are  Created  

Equally  (and  they’re  not  all  just  for  review)  

FTK  Imager  

• Collec:on  tool  for  making  forensic  images    • Free  download  at  www.accessdata.com  •  Install  on  hard  drive  and  use  for  mobile  collec:on    

•  PC  based  forensic  search  tool  •  Indexes  data  and  creates  concept  map  to  show  rela:onships  between  custodians  and  data  •  Allows  culling  of  data  with  low  cost  and  low  effort    •  One  :me  licensing  fee  –  requires  use  of  dongle  

•  Process,  Review,  Produce  ESI  

•  Fixed  cost  per  document  vs.  per  GB  

•  Use  on  iPhone  and  iPad  

•  No  training  required  

•  Cross-­‐planorm  

• PC  based  processing  and  review  tool    • Works  with  up  to  15GB  of  data  per  maEer  • $100  download  one  :me  fee  that  goes  to  Room  to  Read  charity  • Download  at  www.prooffinder.com  

By  Nuix  

•  Mul:ple  tools  to  allow  for  collec:on  of  social  media,  review  and  case  management  in  cloud  based  services  

•  Pricing  -­‐-­‐  $25/GB  flat  fee  per  month  •  Use  with  iPhone,  iPad    •  Built  by  former  paralegal  at  large  Chicago  firm  to  provide  li:ga:on  support    

•  Cross-­‐planorm  –  web  based    •  Grows  with  what  you  need  for  your  case  

www.nextpoint.com  

www.ediscoveryassistant.com  

•  Includes  rules,  case  digests,  checklists,  templates  glossary  and  resources  for  eDiscovery    •  Designed  to  be  first  stop  for  eDiscovery    •  Includes  checklists  for  planning  strategy,  interviewing  custodians,  iden:fying  sources  of  ESI  to  meet  your  obliga:ons  •  Ini:al  download  -­‐-­‐  $29.99  with  monthly/annual  subscrip:on  cost  

Ques?ons?  

Kelly  H.  Twigger,  Esq.    

p:    303.379.3068  ktwigger@esiaEorneys.com  www.esiaEorneys.com  

     TwiEer:    @kellytwigger  LinkedIn:    Kelly  Twigger