asas 2014 - marianne van wanrooij
Post on 12-Jun-2015
429 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Document Life Cycle ManagementFrom creation to archiving Marianne van
Wanrooij
@Mariannerd
About me
Marianne van Wanrooij SharePoint Solution Architect at Connected Solutions Event organizer at Dutch Information Worker User
Group (DIWUG) Editor of the DIWUG SharePoint Magazine Organizer SharePoint Saturday Holland SharePoint MVP (5 years)
But also… Mom to Jitse (3) and Meghan (1)
Current project ProRail: Migration SharePoint 2007 to
SharePoint Online (via Motion10)
30+ minutes left….
ProRail
SharePoint Online (Office 365)
NO CUSTOM MADE SOLUTIONS
Document life cycle management
Meta data
Modeling your SharePoint environment
Key give aways
ProRail
Business case Project- and teamsites and file shares Document driven Archiving not working properly Problems with search….. Can’t find the expected
documents Need for case management features Growth of sites and document types
Technical SharePoint 2007 Custom made features for collaboration and archiving
SharePoint
what is it?
Events / agenda
Tasks
Contacts
Custom lists
Site Collections
Level security
WebParts
Apps
Workflow
Search
Document libraries
Document management
Record management
Web Content Management
… and much more…
Pages
Document life cycle
New document
Recycle bin
authoring
Co-authoring feedback
reviews
changes &additions
Approval publishing
archiving
DocumentLife Cycle
Different people have a different views on the document
Author
Co-authors
Approvers
Information architects
Archive managers
Consumers… information workers/employees/external
Meta data
Information about information• System meta data• Standard meta data• Formal meta data• Informal meta data
The future of enterprise content management
Meta data
Modeling your meta data
DEMO
Algemene onderdelen site
Doc.Lib. Algemeen
CT basisdocumentCT DossierCT DocumentkoppelingCT BriefCT ExcelCT MemoCT PowerPointCT Agenda
Aankondigingen
TitelHoofdtekstVerlooptGewijzigdGemaaktGemaakt doorGewijzigd door
Nieuwsfeed
GemaaktGemaakt doorContentLikesAntwoorden
Taken
TitelBegindatumEinddatumToegewezen aan%voltooidBeschrijvingPrioriteitTaakstatusGerelateerde itemsVoorafgaande taken
Agenda
TitelBegintijdEindtijdBeschrijvingCategorieGenodigdenHoofdtekstLocatieResourceVergaderstukkenVerlooptGemaaktGemaakt doorGewijzigdGewijzigd door
Contactpersonen
TitelAchternaamVoornaam (fonetisch)VoornaamVolledige naamE-mailadresBedrijfBedrijfsnaam (fonetisch)FunctieTelefoon op werkTelefoon thuisMobiel nummerFaxnummerAdresPlaatsProvinciePostcodeLand/regioWebpaginaNotitiesLeeftijdGewijzigdGemaaktGemaakt doorGewijzigd door
CT Basisdocument
CT DocumentCategorieDocumentStatus*DocumenttypeEigenaar*Korte omschrijvingVertrouwelijkheid
CT Document
Document-ID (kenmerk)NaamTitel* (onderwerp)Auteur*Versie*GemaaktGemaakt doorGewijzigdGewijzigd door
CT Agenda
CTProRail document
CT Brief
CT ProRail document
CT PowerPoint
CT ProRail document
CT Memo
CT ProRail document
CT Dossier
NaamTitelBeschrijving
CT Excel
CT ProRail document
CT Doc.koppeling
NaamUrl
CT ProRail document
CT basisdocumentProces*
But….
Key give aways
User Adoption
Governance
SharePoint Out of the Box : know the boundaries and limitations
SharePoint Online (cloud): know the roadmap
top related