assinatura de documentos digitais na leroy...

Assinatura de Documentos Digitais na Leroy Merlin

CertForum – Fórum de Certificado Digital

Certificados Digitais em sistemas do setor privado

Renato Augusto Coltro Diretor Jurídico Giselle Brides Coordenadora Jurídica

Grupo Adeo no Mundo

Grupo Adeo no Mundo

Grupo Adeo no Mundo

Quem é a Leroy Merlin no Mundo?

Quem é a Leroy Merlin no Brasil?

Leroy Merlin no Brasil

Líder no segmento Varejista de Home Center no Brasil 42 Lojas 11 Estados e o DF + de 9.000 Colaboradores

Pelo 05º ano consecutivo umas das

melhores empresas para se trabalhar,

segundo o GPTW.

O início da Assinatura Digital

Em 2016, a Diretoria Jurídica tinha como um dos seus

Objetivos a implantação de iniciativas que contribuam para

uma cultura paperless, desdobramento de uma das ações

táticas no eixo #Produtividade do Banner da Companhia.

O projeto visou resolver o “problema” das assinaturas pela

Diretoria Executiva, substituindo a assinatura física pela

Assinatura Digital inicialmente nas Procurações, Cartas de

Preposição, Notificações e Substabelecimentos.

Cenário Antigo – Assinatura Manual

Recebe do Cartório / Rateia a Despesa

Reconhecimento de

Firma em Cartório

Coleta de Assinaturas Impressão

Elaboração

do Documento

Digitalizar

Eram necessários 13 dias para superar todas as fases

Arquivamento

e Envio ao Cliente

Assinatura Digital – Benefícios

Diante da necessidade de sermos cada vez mais produtivos, a implantação da Assinatura Digital traz inúmeros benefícios, dentre eles a segurança Jurídica que se confere aos documentos assinados fisicamente, a mobilidade e comodidade de promover a assinatura de documentos em qualquer localidade.

Além disso, ainda ganharemos em (i) Agilidade (ii) Segurança (iii) Controle (iv) Qualidade (v) Simplificação (vi) Redução de custos e (vii) Sustentabilidade.

#Produtividade

A Regra é ser Simples#

Início da Assinatura Digital

Em Junho de 2016 iniciamos as Assinaturas Digitais das Procurações,

Substabelecimentos, Cartas de Preposição e Notificações. Nesse ano foram assinados digitalmente 274 documentos e tivemos uma

redução de custo de 87% em relação ao custo da assinatura física.

Desse total, tivemos a recusa de 03 órgãos públicos na aceitação de uma procuração assinada digitalmente.

Cenário Atual – Assinatura Digital

Envia por e-mail o PDF

ao Solicitante

Fluxo da Assinatura Digital &

Recepção dos

Documentos assinados

Cadastro do Documento no Portal de

Assinaturas - Certisign

Elaboração do

Documento

Atualmente são necessárias no máximo 48 horas para superar todas as fases

Início da Assinatura Digital – Atos Societários

No final do mês de Maio de 2017, avançamos com o Projeto da Assinatura Digital e assim, houve o primeiro arquivamento na JUCESP de um ato societário Assinado Digitalmente.

A partir de então, todos os Atos Societários passaram a ser assinados digitalmente.

Em Agosto de 2017, implantamos a certificação digital para as empresas OBRAMAX e ZODIO (empresas do Grupo Adeo, que terão suas primeiras Lojas inauguradas em Dezembro de 2017, em São Paulo), iniciando com elas o mesmo processo já praticado na LEROY MERLIN.

Fases de Implantação da Assinatura Digital

1ª Onda 2016: Procurações, Substabelecimentos e Notificações

2ª Onda 2017: Atos Societários

3ª Onda Segundo Semestre 2017: Integração da Benner (software jurídico) com a

Certisign

4ª Onda 2018: Contratos Revenda (contratos com fornecedores)

5ª Onda 2019: Contratos Não Revenda (contratos em geral)

Assinatura Digital – Demais Áreas

Além dos documentos jurídicos, a Assinatura Digital pode ser explorada por outras áreas da Companhia, fortalecendo assim a cultura parpeless e ganhando eficiência com a utilização da tecnologia.

Outra grande oportunidade que está sendo estudada é a implantação da Assinatura Digital nos Processos de Recursos Humanos, onde podem ser assinados digitalmente os seguintes documentos:

Assinatura de requisição e liberação (recibo) de férias; Assinatura de espelho de folha de ponto; Contrato de trabalho; Solicitação de treinamento; Automatização do processo de Solicitação de Movimentação; Avaliações de desempenho; Sobreavisos.

Parceria

OBRIGADA!

Giselle Brides – Coordenadora Jurídica da Área Societária gbsantos@leroymerlin.com.br

Equipe Jurídico Leroy Merlin Brasil