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Capacitación en el uso de SIGED Empresa Supervisora

Ana Flavia Barrera Naupari

18 DE AGOSTO 2015

Índice : Objetivo 1. Ingreso al SIGED 2.0 2. Ver Documentos de la Bandeja de Expedientes 3. Adjuntar 4. Reenviar 5. Ver Documentos Enviados 6. Trazabilidad 7. Recuperar 8. Versionar 9. Devolver 10. CC Conocimiento 11. Anular

Objetivo:

• Que las empresas supervisoras conozcan las funcionalidades del aplicativo SIGED para la gestión de los documentos digitales con Osinergmin.

1. Ingreso al SIGED 2.0

Para acceder al SIGED, se deberá utilizar el link siguiente: http://siged.osinerg.gob.pe (se le solicitará su usuario y contraseña)

Bandeja de Expedientes:

Esta opción lista los documentos que son asignados al usuario y que se encuentran

pendientes de atención. Entre paréntesis se visualiza la cantidad de expedientes que

no han sido leídos.

2. Ver Documentos de la Bandeja de Expedientes

• Seleccione un documento de su Bandeja Expedientes. Al seleccionar un documento de la Bandeja de Expedientes, se mostrará el detalle del documento en la parte inferior de la bandeja. Se visualizarán dos pestañas General y Documentos.

3. Adjuntar Archivos dentro de un Expediente recibido por la ES en su Bandeja de Expedientes

Adjuntar: Seleccionar Archivo Registrar Archivo

1

2

Al dar click en Registrar Archivo aparece:

Adjuntar Archivos creando Nuevo Tipo de Documento dentro del expediente asignado a la ES:

EJEMPLO: Tipo de Documento: «Informe» Asunto: «Nombre del Documento»

Visualización del Nuevo Documento

Enumerar: Seleccionar el documento a Enumerar

• Adjuntar Archivos en un Documento Propio

EJEMPLO: Abrir Documento. Imprimir Documento y firmarlo. Escanear Documento (Formato PDF)

Adjuntar Archivo:

Seleccionar Archivos

Ventana Final

Tipos de Documentos en el SIGED (a usarse por las ES)

TIPO DOCUMENTO (SIGED) DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO

ACTADocumento usado para las asignaciones de solicitudes de Actas de

Verificación de Pruebas y Conformidad.

CARTA DE VISITA

Formulario elaborado por Osinergmin y util izado por la Empresa Supervisora,

cuyo objetivo es dejar constancia de algún servicio de supervisión realizado o

que no pudo realizarse por causas no imputables a la Empresa Supervisora.

INFORME

Informe mensual que resume las órdenes de servicio concluidas o no en dicho

periodo asignadas a la Empresa Supervisora.

(modelo en Guía General de Supervisión)

INFORME DE SUPERVISION DE EMPRESA SUPERVISORA Informe que contiene el análisis de la supervisión asignada con o sin visita.

INFORME DE SUPERVISIÓN RH Informe cuyo resultado es denegar la solicitud de Registro de Hidrocarburos.

INFORME TÉCNICO

Informe que contine el análisis de la supervisión asignada, concluyendo en

requerimiento de información, comunicación de observaciones o el resultado

final (por ejemplo, favorable, denegatorio, etc.). Se notifica conjuntamente con

el Oficio o Resolución al Agente Supervisado.

OFICIO

Oficio que comunica observaciones, informa acerca de la supervisión

realizada o solicita información al Agente Supervisado como parte de una

Supervisión.

RESOLUCION GERENCIA HIDROCARBUROS Resultado final de la supervisión.

FICHA REGISTRO HIDROCARBUROSDocumento que contiene los datos del titular del registro, de la instalación,

establecimiento o medio de transporte, asi como el numero de la inscripción.

RESOLUCION REGISTRO HIDROCARBUROS Resultado final del proceso de Registro de Hidrocarburos.

INFORME IPASInforme con el que se da Inicio al Procedimiento Administrativo Sancionador

(PAS).

OFICIO IPAS Oficio que comunica al Agente Supervisado el Inicio del PAS.

INFORME FINAL PAS Informe que acompaña a la Resolución PAS y se notifica al Agente Supervisado.

INFORME TECNICO PARA ARCHIVO DE INSTRUCCION PRELIMINAR Informe de la Empresa Supervisora que recomienda el Archivo del PAS

RESOLUCION PAS Resultado final del PAS

INFORME FINAL FISE Informe Final de la Empresa Supervisora

INFORME PRELIMINAR FECPPrimer Informe elaborado por la empresa supervisora como resultado de una

supervisión FECP

INFORME FINAL FECP Informe Final de la Empresa Supervisora

INFORME PRELIMINAR FISEPrimer Informe elaborado por la Empresa Supervisora como resultado de una

supervisión FISE.

Los Informes son numerados por las Empresas Supervisoras en el SIGED previo a la firma.

Los Oficios y las Resoluciones son numeradas y firmadas por funcionarios de OSINERGMIN

GESTIÓN PASO A PASO DEL INFORME DE EMPRESA SUPERVISORA e INFORME TÉCNICO EN EL SIGED: PASO 1: ADJUNTAR EL INFORME EN FORMATO EDITABLE EN EL SIGED PASO 2: NUMERAR EL INFORME EN EL SIGED PASO 3: IMPRIMIR EL INFORME DESDE EL SIGED (Informe numerado) PASO 4: FIRMAR Y FOLIAR EL INFORME (*) PASO 5: ESCANEAR EL INFORME EN PDF PASO 6: ADJUNTAR EL INFORME FIRMADO EN SIGED (**) (*) LA FOLIACIÓN DEBE SER CONTINUA TOMANDO EN CUENTA LOS DOCUMENTOS PREVIOS QUE YA CONFORMEN EL EXPEDIENTE FÍSICO. (**) EN EL SIGED DEBERÁN QUEDAR, EL INFORME EN FORMATO EDITABLE Y EL INFORME EN PDF

4. Reenviar Cuando ya se culminó de adjuntar los documentos del entregable, se reenvía el expediente al emisor.

Llenar los datos requeridos (mail de envío de documentos al ESP)

Conformidad de la Solicitud

5. Ver Documentos Enviados

Dentro de la pestaña «General» se visualizan las opciones: * Trazabilidad * Recuperar * Reenviar

6. Trazabilidad

7. Recuperar

Se muestra nuevamente en la opción «Expedientes»

Se puede verificar en la Trazabilidad

Expediente Recuperado

8. Versionar

Se muestran los documentos existentes en el Expediente

Se adjunta documento a Versionar OJO: Debe tener el mismo nombre del documento anterior

Conformidad de la Solicitud

9. Devolver

Se devuelve el expediente

Conformidad de la Solicitud

10. CC Conocimiento

Se puede ver la Trazabilidad y Reenviar como Copia.

11. Anular

Consultas:

Ante consultas o dudas respecto al

uso del SFH favor enviar correo en horario de

oficina (Lunes a Viernes de 9:00 am - 6:00 pm) a:

jrodriguez@osinergmin.gob.pe

Indicando el motivo de la consulta y un número de celular para asistirlo, gracias.

Muchas gracias abarrera@osinergmin.gob.pe