interactive whiteboard basicswhiteboard+basics.pdf · you can use your interactive whiteboard in...

Interactive Whiteboard Basics 

Instructor: Rachel Lockman | rclockman@wisc.edu  

What we will cover • Equipment Basics • Using the Board to Control the Computer • Software Installation • Calibrating the Boards • Software concepts • Annotating the Screen and Screen Captures • Creating and Finding Board Content • Getting Help  

 The School of Education has recently received and installed numerous Interactive White Boards.  There are two brands of White Boards: Promethean and SMART.  Today’s class is held in a room with a Promethean (or ActivBoard).  Today we will cover: 

• An introduction to the hardware • Software installation • An introduction to the software (both annotating & presenting) • An introduction to the accessories (student response systems) 

 There are different common uses for the board: 

Project What’s on the Computer Most simply, you can use the interactive white board as a screen for projector what is on your computer. 

Control & Annotate You can use the “Desktop Annotation” mode to control the computer via the board and the stylus.  In this mode you can also use the stylus to “write” on the board and to edit/circle/notate web sites, images, or whatever else is being displayed on the screen. 

Design, Present, & Interact You can use the software that comes with the board called ActivInspire.  This software is very similar to PowerPoint.  You can use the software to display the presentations you (or someone else) has created in ActivInspire.  You can also design a presentation in ActivInspire.  The Board and the software are meant to be interactive, so there is a great deal that you do to enhance the interactivity.  There are also many online lessons / presentations that you can download and use.  You can also install this software (free of charge) on your own laptop or computer so that you can design presentations away from the white board. 

Student Response Systems (and other accessories) The boards have a number of accessories that you can use in conjunction with the software and the board.  One of those accessories is the Student Response System.  Once installed, you can use the response systems to poll or question your audience.  The feedback is instantaneous and results can be discussed and displayed. 

Getting Help   

• MERIT Help Desk (hardware and software questions) 263‐4751 • Contact Katy Kavanagh at kavanagh@education.wisc.edu or Rachel Lockman at rclockman@wisc.edu • Interactive Whiteboard Hours at various times through the week • SMART: http://education.smarttech.com/ste/en‐us/ • Promethean Planet: http://www.prometheanplanet.com/   

 Equipment Basics  

Promethean Board  SMART Board Board has hard surface interacts only with electronic stylus. 

Touch‐sensitive surface works with passive “pens” that accompany the board or a finger. 

There is no on/off switch.  The board can ONLY be turned on with the remote control.  

On/off switch is on panel on either side of the board. 

The remote is needed to turn the projector on/off.    Remote not needed to run the board. The control panel can be used to select inputs and adjust the volume.  Use the control panel  

  Projector For both Promethean and SMART, the projector is physically connected to the board by an arm extension.  The entire structure is height adjustable; simply raise or lower the board and the projector will go up or down.    

PROMETHEAN The projector has no On/Off switch.  To turn the projector on or off, you must use the remote control.  You can focus the projector by adjusting the ring that surrounds the projector lens.  SMART The projector has a focus adjustment knob on the bottom. This is the only way to adjust the focus.  The projector turns on and off with the SMART board (via the wall button or the remote control).     The Document Camera Some of the boards are also attached to a document camera.   The document camera allows you to display a paper document or other image onto the board via the projector.    

Promethean Document Camera 

SMART Document Camera 

   The Projector Remote 

The SMART remote is not needed to run the board or the projector.  However, users may find it helpful to control the volume, or to toggle through the possible inputs to the projector or turn the board on and off.      The “Hide” button allows you to temporarily hide the desktop by darkening the screen.  The “Mode” button controls the brightness of the projector according to preset settings for a “Dark Class” or a “Light Class.” 

The Promethean remote is needed to turn the projector on/off.    Simply press the red button.  Press the “Computer” or “Video” buttons to toggle through the possible inputs to the projector.  The “Freeze” button will freeze the current image on the screen.  The remote can also be used to adjust the image shape and mute or change the sound volume.    

Promethean Stylus  SMART Pens Used like a mouse.  Tap the board to click and double‐click.  

Used like a mouse.  Tap the board to click and double‐click. 

Right‐click by pressing the button along the barrel of the pen. 

Right‐click by pressing the “mouse” button in the bottom tray of the board. 

When writing on the board, press firmly and make sure that you maintain contact with the board. 

When writing on the board, make sure that only the tip of the pen contacts the board.   

       Software Installation  

• The best way to obtain the software is to get an installation flash drive from the MERIT circulation desk.   

• There are separate flash drives for PCs and Macs. • Each flash drive contains folders for both Promethean 

and SMART software • In addition to the installation files for the software, 

each folder contains a text file with the product key or serial number. 

• For both operating systems, follow the instructions on the screen.  Make sure you choose a “Full Install” and accept the license agreement.   When you get to the “Customer Information” screen provide the Product key 

• TIP: Be sure to establish and internet connection BEFORE you begin the installation.  

 Choosing a Version There are two interfaces that Promethean ActivInspire uses.  When you first run the software, it will ask you what applications you are most familiar with.  Choose “ActivStudio” or “Other Applications” to get the interface for adults.  If you want an interface aimed at elementary age children, choose ActivPrimary.  You can switch your interface later if you like.   Calibrating the Boards  

• Occasionally, you will need to align/orient the board when the spot the board is touched does not match the placement of the cursor.  

• To begin the process on the Promethean Board, hover the stylus over the lit Promethean logo in the upper left‐hand copy  

• To begin the process on the SMART Board, click the help (?) button on the board tray, then select the Align/Orient option when the support window opens. 

• Complete the process on either board by following the onscreen instructions to click the stylus or pen on sets of crosshairs around the board.  

   Using the Board to Control the Computer  At the most basic level, the whiteboard is simply a mouse or “input device” for the computer.  The board is connected to the computer through a VGA cable (allowing the computer to display an image on the board via the projector) and a USB cable (allowing the board to tell the computer on what part of the image is being clicked).  Software, and specifically drivers, facilitate this communication and will be discussed later.  A few of the boards in the classrooms have a dedicated computer which is properly connected and has all the necessary software.   

 Connecting a Laptop Computer  You can connect a laptop to either board.   

• To connect it to the projector, attach the VGA cable (the largest of the three).  If you are using a Mac computer, you will need an adapter (you can check one out at the MERIT Library circulation desk). 

•   If you want the sound from your computer to be played on the board’s speakers, plug the audio cable into your headphone jack (be careful to not put it in the microphone jack). 

•   If you want to use the board to control your computer, plug the USB cable into one of your USB ports.  The appropriate drivers must be loaded on your computer to allow it to be controlled by the board, but they are not needed if you only want to use the projector and/or speakers. 

 As we mentioned before, you can use the board as a replacement for a mouse.  You do not need to have Notebook or ActivInspire open in order to use the board to control your computer.  For example, you can browse the web at the board by simply using a pen instead of your mouse.    Software Concepts 

 Welcome to Interactive Whiteboards  When you first run the software, you will be presented with a welcome screen that provides quick access to valuable information for those who are beginning users.  It is recommended that beginners keep the “Open the Welcome Center” box checked until they have familiarized themselves with SMART’s Notebook software.  Similarly, Promethean presents you with the “ActivInspire Dashboard” which serves the same purpose as the Notebook Welcome Center.       

  Board Tools There are countless different ways to use your board.  In this training, we will discuss four basic categories of ways to use the board to enhance your lessons.    You can use your interactive whiteboard in much the same manner you would use a static, analog whiteboard.  Launch SMART Notebook or Promethean ActivInspire to begin working with a new, untitled notebook or flipchart.  You will have a large white area on which to write.    SMART Notebook Toolbar Most basic functions are represented by icons in the toolbar.  These functions include: 

Next Page Undo  Cursor tool controls desktop

Select the Pen…then the color/type 

New Page 

Eraser Arrow 

Shapes 

Insert Text

SMART’s Welcome Center

Select the pen tool and color.   Write on the board to fill the white space with annotations and notes.  When you run out of space you can add another page to your notebook by pressing the “Next Page” button.    

   Promethean ActivInspire Toolbar                           Keep track of your pages using the page browser.  The browser panel can be moved from the left side to the right to accommodate user preferences.  Simply click on the double arrow to jump the panel to the left or right.  

Move panel left or right 

Promethean browsers panel include (in order L‐R):  

• Page Browser • Resource Browser • Object Browser • Notes Browser • Property Browser • Action Browser • Voting Browser 

SMART browsers include (in order top‐to‐bottom): 

• Page Sorter • Gallery “Browser” • Attachments “Browser” • Properties “Browser” 

   Saving or Exporting Your Work Once you have finished adding content, it is easy to save, print or export your work.    Promethean  SMART The default is to save your file as a .flipchart file.  If you save your file this way it will continue to be modifiable using Promethean software. 

The default is to save your file as a .notebook file.  If you save your file this way it will continue to be modifiable using SMART software. 

Promethean allows you to import PowerPoint as images or objects. 

SMART allows you to export your work to PowerPoint.

They also both allow you to export your work as PDF file.    Annotating the Screen and Screen Captures This section shows you how to annotate the desktop in both SMART’s Notebook and Promethean’s ActivInspire. 

The Notebook software allows you to make annotations on the screen and notebook pages.  To do this, you will use the SMART Floating Tools. If you pick up a pen the Floating/Board Tools appear.  This allows users to annotate web pages, presentations, or anything else that can be displayed on the screen.  The software signals the annotation mode through the appearance of a frame that wraps around the screen. This “Ink Layer” includes a button to clear annotations and a camera tool to capture the screen. By default, desktop annotations are saved on a clear film that sits over the top of your page.         

Clear Annotations

Camera (screen capture)

Frame

The ActivInspire software also allows you to make annotations on the screen and flip charts pages.  To do this, you will use ActivInspire’s Desktop Annotation mode.  To enter this mode, click on the Desktop Annotate button. 

Pressing this button will clear away your flipchart pages, leaving you only the tool bar and the page browser (which can be closed to open up more of the screen).  You can now write over web browsers and other software applications.  Try switching between the pen and select tool to alternately write on an application or control it with the mouse.  In addition to writing, you can use other tools including the highlighter, connectors, shape and type tool.    Press the reverse arrow button to undo your last annotation.  To clear away annotations, erase them individually with the eraser or clear them all with the spray bottle icon. 

By default, desktop annotations are saved on a clear film that sits over the top of your page.  If you use the “Next Page” button, you will be able to make new annotations and your old ones will be saved on a page.  The page, however, will not include what was underneath the transparency with the annotations.  If you want to save your annotations you will need to do a screen capture and then annote the image.  

  Capturing Images  SMART: To save the background with your annotations, you will need to use the “Camera” tool.  By default, the camera will “take a picture” of the desktop with your annotations.  When  SMART Notebook is open, this image will be saved as a Notebook page.  Remember that although we used the camera tool here to capture desktop annotations, you can use the camera tool to capture anything that appears on the screen.  This makes it a great way to import pictures quickly.    

 Promethean: To save the background with your annotations, you will need to use the “Camera” tool.  To get to the camera tool, click on the “More Tools” icon in the tool bar.  Then select the “Camera” tool and the correct type of snapshot (“Area” will capture an area  you select, “Window” will capture an active window, “Fullscreen” will capture everything on the screen). 

 Once you have captured your image, you have a choice about what to do with it.  You can send it to the current flipchart page or to a new one.  Sending it to the clipboard will make it so you can “Paste” it wherever you like.  You can also put it in a resource folder for use later. Go ahead and practice by leaving the flipchart on a new page.   

Remember that although we used the camera tool here to capture desktop annotations, you can use the camera tool to capture anything that appears on the screen.  This makes it a great way to import pictures into your flipcharts quickly.  

  Resource Packages  

More Tools Icon 

Remember that there is lots of content in the Gallery to integrate into your lessons.  For example, there are many backgrounds, templates and images that can help you get started.  You can learn how to execute many of the techniques used in this lesson in future sessions.  There are countless resources available online as well.  Before you design an activity, it may be worth seeing if something similar is already available.  Many of the activities can be modified, allowing you to customize them to suit your lesson. 

Premade Examples 

Included in the software are many examples of lessons that have been created for Inspire.  There are also many more that have been developed by Promethean or shared by teachers at PrometheanPlanet.com.   

To load one of the premade lessons that are already on your computer, start by clicking the Resource Browser icon (the picture of the music note and clapboard).  It is one of several available browsers; we have already seen the Page Browser; others will be covered in future sessions.   

You can navigate through the resources to find a lesson you would like to use.  You can also click the icon with a picture of the earth and a magnifying glass to open a web browser and explore the Promethean Planet content download site.   

The SMART software also includes a lot of premade material which you can find by going to the Gallery browser.

 Creating and Finding Board Content  Remember that there are also lots of pictures and applications in the resource and gallery browsers.   These can be integrated into your own lessons.  For example, there are many backgrounds and images that can help you get started.    

SMART’s Gallery of Resources