introducing spectrum

 Fusion Laboratories, Inc 

5420 LBJ Freeway   �   Suite 850   �   Dallas, Texas   �   75240 

        Phone: 214­739­5454   �   Fax: 214­739­5455 

http://www.fusionlabs.net 

Grant administration can often mean piles of paper, cutting and pasting from one document 

to  another,  tedious  re­keying  of  data  from  applications  to  your  internal  systems,  multiple 

crammed  filing  cabinets,  postage  and  shipping  of  boxes  to  geographically  dispersed  review 

committees,  distribution  of  application  packets  to  board  members,  hours  at  the  copying 

machine….a  lot of work  and  quite  distracting  from your overall mission!  It’s  very easy  to be 

consumed by the administrative aspects of grant making, but there are ways for technology to 

help. 

Spend LESS time:

Re-keying data

Reviewing incomplete applications

Copying applications multiple times

Collating multiple documents per application

Worrying that an application has slipped through the cracks

Filing paper

Manually logging data from interim and final reports

Compiling and recompiling data for management and board reporting

Tracking misplaced documents throughout the review process

Creating correspondence to applicants and grantees

How much time in a given year or grant cycle do you spend sitting at your computer re­keying 

information from paper based grant proposals? How much time is spent playing phone tag as 

you try to help your applicants ensure a complete and compelling proposal? How much time 

at the copier? How much time collating committee and board packets? Schlepping to the post 

office to mail the packets? Filing all of those paper applications and corresponding documents 

 Fusion Laboratories, Inc 

5420 LBJ Freeway   �   Suite 850   �   Dallas, Texas   �   75240 

        Phone: 214­739­5454   �   Fax: 214­739­5455 

http://www.fusionlabs.net 

at the end of every cycle? How much time hand compiling data from past grant cycles in order 

to analyze past results and areas of focus?   

The question is, can you easily report and analyze the fruits of your labors? Can you say that all 

this work has helped strengthen your relationships with your grantees? Remember too, that 

time costs money. This is in addition to the actual hard dollars you might be spending!  

Spend LESS money:

Using up reams of paper to print grant applications

Shipping boxes of paper to geographically dispersed committees

Paying storage fees

What if there was a system that could dramatically reduce time spent on the activities above? 

What would you do with all that time? Could saving some of the hard dollars you spend on 

paper, shipping and storage be redirected towards your philanthropic purpose? 

Spend MORE Time:

Building and nurturing you relationships with your grantees

Supporting your grantees as they deliver on grant objectives

Understanding if those grant objectives are delivering change

Assisting your grantees as they translate their mission to programs

Partnering with other organizations

Developing greater knowledge around community issues

Spectrum is a comprehensive system that handles the entire grants management process 

from initial inquiries to application submission, to internal due diligence and review, to 

committee review and scoring, to board review, to grant award and finally to analysis and 

reporting on your funding activities. It covers the entire spectrum of the grant making cycle! 

 Fusion Laboratories, Inc 

5420 LBJ Freeway   �   Suite 850   �   Dallas, Texas   �   75240 

        Phone: 214­739­5454   �   Fax: 214­739­5455 

http://www.fusionlabs.net 

Not only does Spectrum support the entire cycle of grant making, it supports these cycles for 

all of the following types of grant activities: standard grants, grant commitments, competitive 

grants, donor advised grants, scholarships, quick scholarships. 

Fusion Labs was founded by a trio of executives, who have a long history of successfully building products for foundations and managing technology consulting companies. The executive management team previously founded and built BRBA, a highly profitable Dallas-based technical/consulting firm with several hundred employees and annual revenues in excess of $30 million. The team navigated the company into a successful merger with six other corporations to launch an IPO for the public company Brightstar. This corporation had operating revenues in excess of $100 million and over one thousand employees. The executives left to found Fusion Labs in 2001. The company is headquartered in Dallas, Texas with offices in Houston and Charleston, South Carolina.

Fusion Labs currently offers two primary products for foundations: GrantedGE for community foundations and Spectrum for private, family and corporate foundations.

One of the products for this division is GrantedGE, a full-featured grants management system for community foundations and other foundations with donor advised funds as well as discretionary funds. GrantedGE is specifically built to manage grant process and programs when the funding sources are multiple and varied and when each of those funding sources carries its own set of program and funding criteria. GrantedGE manages the multiple variations of grants associated with multiple funds: donor-advised, interfund transfers, competitive grants, scholarships, designated grants, project grants, and others. GrantedGE manages each grant type through the entire cycle – from online submissions through multiple due diligence workflows to eventual resolution and payment. GrantedGE is fully integrated with Blackbaud’s CRM system, The Raiser’s Edge as well as its financial system, The Financial Edge.

Spectrum is a second grants management offering designed and built by Fusion Labs. This product also manages the entire grant lifecycle from online submission through due diligence, committee and board review to final resolution. Spectrum is a point solution for grants management that can be integrated with your existing financial system. Spectrum offers constituent relationship management for each of the constituencies with which a foundation interacts – grant and scholarship applicants and recipients, board and volunteer committee members, funding and joint venture partners and to a limited degree, donors.

Call us today to discuss which of our offerings will best serve your foundation’s operational needs.

Letter of inquiry Application

Due diligence

Committee Scoring

Board Approval

Grant AwardReporting and analysis

 Fusion Laboratories, Inc 

5420 LBJ Freeway   �   Suite 850   �   Dallas, Texas   �   75240 

        Phone: 214­739­5454   �   Fax: 214­739­5455 

http://www.fusionlabs.net 

Spectrum Feature Set 

Take your grant application/proposal process on line: 

Easily create and publish single or multi stage grant applications 

Drag and drop functionality to set up new grant and scholarship applications  Manage multiple grant programs 

Easily create and manage scholarship applications 

Embed grant applications forms on your existing website 

Enable the attachment of supporting documents 

User logins for grantees enable them to save their work and continue later 

Reduce the administrative burden on your grantees by pre­populating fields 

Customize messages  

Create help messages 

All data entered by the grantees as they create and submit their on line application or 

proposal flows seamlessly into the back office to kick off the internal review processes. No 

export/import of data required! 

Once a completed application is submitted by a potential grantee, the staff can begin their 

review and due diligence including: 

Email capabilities for correspondence with the applicant 

Verification of nonprofit status and standing  Ability to assign tasks and track the completion of those tasks 

Budget checking for one or multiple funds 

Portals for Grant­seekers, Grantees and Review Committees

 Fusion Laboratories, Inc 

5420 LBJ Freeway   �   Suite 850   �   Dallas, Texas   �   75240 

        Phone: 214­739­5454   �   Fax: 214­739­5455 

http://www.fusionlabs.net 

Allocation of funding recommendations 

Ability to add notes   Ability to review past aspects of an applicant’s relationship with your foundation  Capture and track information about the applicants programs, executive 

management as well as contact information 

Create and manage review committees 

After the staff has reviewed the application and supporting documents for completeness, 

done their initial due diligence and perhaps made budgetary recommendations, they can then 

assign the application to a review committee. Staff makes the decision as to how each 

application within a specific grant program should be scored and by whom. Spectrum offers 

tremendous flexibility around committee scoring. It supports multiple scoring rounds and 

multiple types of scoring. In addition, Spectrum supports initial automatic scoring for those 

that receive a great many proposals and need systematic help in ensuring that they do see and 

consider the highest ranking proposals. The automatic scoring can be overridden by staff if 

necessary.  

Since review committees are often spread across diverse geographies, Spectrum supports on 

line committee portals. Each committee member has a login to their work space to read and 

score the applications assigned to them. The committee member can make notes, ask 

questions and generally discuss a particular proposal with other members or staff. Committee 

members can score by question, by section or by proposal.  

 Fusion Laboratories, Inc 

5420 LBJ Freeway   �   Suite 850   �   Dallas, Texas   �   75240 

        Phone: 214­739­5454   �   Fax: 214­739­5455 

http://www.fusionlabs.net 

Application Review Committees have:

On line access to the proposals assigned to them  

The ability to print the proposals if desired  The ability to make notes or ask questions to staff or other committee members 

The ability to score a proposal by question or by section  The ability to assign an overall score to a proposal.   Scores can be either numeric or text, i.e. “Yes”, “No”, “Maybe” 

The ability to save their work and come back later 

Workflow

Spectrum allows you to configure the steps and tasks to manage your foundation’s processes. 

The system is extremely flexible and designed to support steps in the order that works for you. 

These steps can be changed by you should your processes change, expand or shrink. The 

workflow process is entirely configurable! Workflow capabilities enable you to ensure that 

each application moves through all the required steps established by your organization for 

each of your funding programs. Workflow builds confidence that each proposal is moved 

through your due diligence requirements in a timely manner and that nothing falls through the 

cracks.  

Assign tasks to users to establish clear lines of ownership  Assign deadlines to ensure a timely response to every proposal  

Create as many different workflows as required to support your programs 

Configure workflows based on grant type and/or dollar amounts 

Establish and track pre­requisites  Categorize task types – Review tasks, Create Grant tasks, Due Diligence tasks 

 Fusion Laboratories, Inc 

5420 LBJ Freeway   �   Suite 850   �   Dallas, Texas   �   75240 

        Phone: 214­739­5454   �   Fax: 214­739­5455 

http://www.fusionlabs.net 

Specify user defined potential outcomes associated with a task 

Attach notes to each task in the workflow for a complete audit trail 

Once the committees have made the recommendations and funding decisions are complete, 

Spectrum supports the necessary correspondence and payment scheduling.  

Correspondence

Spectrum supports templates for both email and hard copy correspondence. Letters and 

emails can be queued and tailored with individual details about a specific proposal.  Invitation 

and confirmation templates can provide a more personalized experience for an on line 

applicant. Any correspondence generated is then saved and stored on the applicant’s or 

grantee’s record, thus enabling you to have a complete record of correspondence at your 

fingertips. No more hunting through file cabinets and folders!  

Create correspondence templates for letters and emails 

Configure messages for applications submitted via the Web 

Link correspondence to the grant or proposal record  Single letters/emails  

Mass mailing to a group 

Merge Spectrum fields into Word documents 

 Fusion Laboratories, Inc 

5420 LBJ Freeway   �   Suite 850   �   Dallas, Texas   �   75240 

        Phone: 214­739­5454   �   Fax: 214­739­5455 

http://www.fusionlabs.net 

Grant Payments

Spectrum offers robust capabilities for payment scheduling and tracking. Grant payments can 

be made through multiple funds. Grant awards can be broken into multiple payments. 

Payments can be scheduled and broken into installments.  Contingencies can be attached to 

payments or payment installments. Once all the decisions have been made around who will be 

paid, how much they will be paid and when they will be paid – all of this information can be 

gathered up and batched in an export file that is sent to the accounting office. Once the 

finance office has cut the checks for the grant awards, information about the check number 

and check date can then be imported back into Spectrum. No more telling grantees you will 

have to research and call them back when they call to inquire about a grant payment, it will all 

be in the system! It is also possible to automate this transfer of information between 

Spectrum and your accounting system.  

Schedule payment amounts and dates 

Link contingencies to payments 

Tie payments to single or multiple funds 

Check and allocate program and fund budgets 

Process as single payments or batches 

Export payment file to your accounting system 

Import payment information back into Spectrum 

 Fusion Laboratories, Inc 

5420 LBJ Freeway   �   Suite 850   �   Dallas, Texas   �   75240 

        Phone: 214­739­5454   �   Fax: 214­739­5455 

http://www.fusionlabs.net 

Reporting

Spectrum offers comprehensive functionality for tracking and categorizing descriptive 

characteristics for applicants, grantees, funds, and even donors. These characteristics can be 

used in reporting, querying and analyzing data to help fine tune the match between your 

funding areas and your overall mission. How many times have your spent hours compiling the 

data for a new report for a board member who has asked to see information from a new and 

different perspective? With Spectrum, as long as you have tracked the information in the first 

place, you will be able to report on it within a few clicks. In addition, Spectrum includes over 

80 pre­configured reports out of the box. Each of these reports offers that flexibility of filtering 

by date range or by characteristic as well as a number of other criteria. Once you have created 

the report with specific filters, you can save it and either publish it within the system for other 

users OR you can publish it on the web for board members, committee members, other 

groups or the general public. No more printing and mailing reports! 

Over 80 configurable, parameter driven reports 

Robust querying tool for creating your own reports  Publish reports to other users or to the Web 

990 reporting   Report designer  Add custom reports to the reports menu 

 Fusion Laboratories, Inc 

5420 LBJ Freeway   �   Suite 850   �   Dallas, Texas   �   75240 

        Phone: 214­739­5454   �   Fax: 214­739­5455 

http://www.fusionlabs.net 

Administration

The robust feature set of Spectrum ensures that you can configure the system to support your 

foundation’s business and data management requirements. If those requirements change over 

time, it is simply a matter of changing the configuration. No need to enlist professional 

services every time a process or data tracking requirement changes.  

Spectrum enables you to set roles and permissions around records and data. One of the most 

robust features of Spectrum is the ability to set up unlimited descriptive characteristics for 

grantees, proposals, grants and even donors. Using these characteristics to consistently 

describe your funding or program areas, fields of interest, population groups, age groups, 

other demographics and geographic areas served will greatly enhance your ability to report on 

your activities from a variety of perspectives.  

Manage characteristic (Form 990/NTEE) code tables 

Manage security and permissions 

Import and export data 

Configure workflows  Configure application stages and cycles  Manage correspondence templates,  

Manage data  ­ import, delete, global change 

Manage custom profile fields 

Perform system diagnostics 

Fusion Labs builds and supports products for grant making foundations. Call us to day to learn 

more about options available for your foundation!