inventory reports - indon

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

Rencana Konseptual Supply Chain Rencana Konseptual Supply Chain InventoryInventory 2013

Danni R HidayatDanni R HidayatForeman Parts AnalystForeman Parts AnalystPurchasing and Supply Chain DepartmentPurchasing and Supply Chain Department

Mei 2013

Bagian 1

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

Memaksimumkan inventory harus mempertimbangkan semua akibat dan aspek-aspek dan sudah

seharusnya mengkonsepkan sesuatu yang bisa di aplikasikan dengan cepat, mudah, dimana harus

bersinergi dengan sumber daya manusia yang ada, fasilitas yang tersedia dan sistem yang

digunakan.

Kita harus rutin cek perkembangan inventori secara periodik, karena ini sangat berkaitan erat

dengan perputaran finansial perusahaan, lebih lagi, akan berdampak langsung dengan properti,

fasilitas bahkan kepada sumber daya manusia yang diperlukan untuk menjalankan inventori MRP

yang sekrang ini tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam bisnis yang sedang berjalan.

(diindikasiakan dengan prosentase stok mati yang sangat besar dibandingkan dengan stok yang

rutin digunakan*)

Inventori SebelumnyaInventori Sebelumnya

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

InventoryInventory SebelumnyaSebelumnya

Nilai Inventori yang turun dari Desember 2013 sampai April 2013 memang kelihatan ada grafik turun, namun angka nilainya masih sangat tidak seimbang dengan kebutuhan yang ada. *Skenario yang ingin dilakukan adalah memotong stok mati sampai 50 % dari stok awal

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

Inventory Profile Inventory Profile

Dalam segi total jenis stok atau material yang di simpan, dari Januari 2012 sampai April 2012, semakin naik dan bermain di angka 3000 jenis.Ini berarti merupakan pertanda ada perkembangan yang kurang baik yang harus segera di temukan solusinya.Pada bulan April, jenis stok ada 2922 macam.

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

Isu dan Kendala OperasionalIsu dan Kendala Operasional

Ada beberapa dampak dan resiko yang harus dihadapi dengan keadaan

stok yang tidak seimbang seperti sekarang ini, atau bisa dikatakan MRP

memiliki stok yang sangat tidak efisien.

Kurangnya tempat penyimpanan yang baik di gudang dan di site Gudang utama / center (Rapak Dalam) tidak memiliki kualifikasi “contamination control” yang baik.

Denah gudang tidak standar dan lokasi yang ada sekarang pun masih kurang baik.

Tidak ada nya alat dan perlengkapan gudang yang sudah seharusnya ada.

Manajemen pengembangan sumber daya manusia yang masih kurang terarah dan tidak baik.

Bunga yang besar untuk pemegang saham/ BOD 50 % lebih stok yang disimpan ada stok mati.

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

Isu dan Kendala OperasionalIsu dan Kendala Operasional

Sistem kontrol inventori yang tidak baik – akan mulai diarahkan untuk

sentralisasi kontrol stok atau material oleh orang yang cukup bisa

diandalkan. Setiap orang bisa meminta stok tanpa ada seseorang yang bertanggung jawab penuh untuk permintaan

tersebut.

Tidak ada kontrol minimum dan maksimum stok yang seharusnya disimpan.

Sistem MRP yang digunakan sekarang tidak dapat mengakomodir semua

kebutuhan yang ada,

Tidak adanya kataloger untuk standar penamaan dan pengkodean stok (diindikasikan dengan adanya 1 jenis stok dengan 2 nama)*

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

Struktural Organisasi secara Fungsi Struktural Organisasi secara Fungsi

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

KONSEPTUALKONSEPTUAL

A. Memusatkan kontrol permintaan pembelian dan penambahan stoka) Table hierarchy (Konsep Distribusi)

b) Site hanya dapat meminta stok dengan kategori keperluan unit yang sedang rusak dan butuh cepat

c) Administration flow dan sistem potong stok. (Perlu manual kontrol dan secara disiplin bermain

dengan sistem stok persediaan – Bagian 2)

B. Mengembangkan sistem dan membuat cara yang mudah untuk bisa

memonitoring semua proses dari awal sampai akhir. a) Menambahkan kategori hazardous di sistem Fleetmex

b) Mengatur Store Code di Fleetmex

c) Mengatur material yang memiliki persamaan sesuai dengan strategy tim purchasing

d) Manajemen pencatatan sistem untuk sejarah permintaan (bagian 2)

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

KONSEPTUALKONSEPTUAL

C. Mengatur ulang parameter inventoria) Kategori FMS

b) Berdasarkan order method

c) Mendaftakan seluruh PM KIT untuk seluruh unit

d) Setting Lead Time Cycle (bagian 2)

e) Parameter Dead Stock

D. Pergudangan dan Distribusi (berlanjut)a) Designing denah gudang utama untuk kebutuhan kapasitas 3000 jenis material (Bagian 2)

b) Bin size lokasi (Bagian 3)

c) Strategy sumber daya manusia (Bagian 2)

d) Tools pendukung (Bagian 3)

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

ConceptualConceptual

E. Pergudangna dan Distribusi (lanjutan)e) Re-design semua aktifitas di gudang (penerimaan, pembungkusan, pengiriman, QA-QS, cek rutin

stok, sistemisasi – Bagian 3)

f) Strategy Distribusi (Bagian 2)

g) Memperbaiki administrasi (Bagian 2)

h) WIN and SOP (Chapter 3)

i) Laporan Break Down didalam konsep ekspedisi (Bagian 3)

F. Key Performances Measurementa) KPI Service parts return (Bagian 3)

b) KPI Purchasing parts return (Bagian 3)

c) KPI wrong parts order and wrong parts quantity being order (Bagian 3)

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

Detail Konsep - InventoriDetail Konsep - Inventori

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

Detail Konsep - StrategiDetail Konsep - StrategiAdministration flow and sistem potong stok. (Perlu manual kontrol dan secara disiplin bermain dengan

sistem stok persediaan – Bagian 2)

Semua stok yang telah digunakan akan dipotong di sistem di hari yang sama, dan setiap Semua stok yang telah digunakan akan dipotong di sistem di hari yang sama, dan setiap pertengahan bulan dan akhir bulan adalah cut off time-nya.pertengahan bulan dan akhir bulan adalah cut off time-nya.SR dan PR, sebaiknya kirim secara konsolidasi setiap minggu ke gudang Rapak DalamSR dan PR, sebaiknya kirim secara konsolidasi setiap minggu ke gudang Rapak DalamLaporang pemotongan sistem harus di laporkan setiap bulan dan dilakukan pencatatan manual Laporang pemotongan sistem harus di laporkan setiap bulan dan dilakukan pencatatan manual dengan “log book”dengan “log book”

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

Detail Konsep - InventoriDetail Konsep - InventoriMenambahkan kateogori hazardous di Fleetmex

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

Mengatur indikator Hazardous di Fleetmex

Detail Konsep – System DevelopmentDetail Konsep – System Development

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

Mengatur Store Code di Fleetmex

Detail Konsep – System DevelopmentDetail Konsep – System Development

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

Detail Konsep - InventoriDetail Konsep - InventoriMengatur parameter kategori FMS di inventori (Fast = Biru, Medium = Kuning, Slow = Hijau)

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

Detail Konsep – System DevelopmentDetail Konsep – System DevelopmentMengatur parameter inventori bedasarkan order method

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

Detail Konsep - InventoriDetail Konsep - InventoriMendaftarkan semua PM KIT untuk semua unit sedang dalam pengerjaan, kendala yang di dapatkan adalah lamanya

respon daripada supplier untuk memberikan referensi pembuka yang nantinya akan di cek sebelum di set ke sistem

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

Detail Konsep – DEAD STOCKDetail Konsep – DEAD STOCK

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

Warehouse Layout & Aisle Space• Bentuk yang paling efisien adalah persegi dan di bangun sesuai dengan

kebutuhan.

• Pada dasarnya terdiri dari:• Penerimaan• Penyimpanan• Hand Bin / Pick• Machine Bin / Pick

• Pengiriman

Detail Konsep - PergudanganDetail Konsep - Pergudangan

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

Warehouse Layout & Aisle Space

Detail Konsep - PergudanganDetail Konsep - Pergudangan

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

Warehouse Layout & Aisle Space

Detail Konsep - PergudanganDetail Konsep - Pergudangan

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

Warehouse Layout & Aisle SpaceDescription of Area Min

(m)Max(m)

Manual Pick and Work Areas Main travel aisle - walking Aisle for two-way walking traffic Aisle for one-way walking traffic 30 cm-50 cm deep Bins on either side of aisle 60 cm deep bins on either side of aisle 90 – 120 cm Deep Bins on either side of aisle Modular drawer / HD Cabinet

1.81.50.80.80.91.11

2.51.8111.11.41.6

Detail Konsep - PergudanganDetail Konsep - Pergudangan

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

Warehouse Layout & Aisle SpaceDescription of Area Min

(m)Max(m)

Motorized Pick and Work Areas Main motorized travel aisles Other motorized travel aisles Counter balanced fork lift truck Out-Rigger stand up fork lift truck

3.62.432.5

63.64.63

Detail Konsep - PergudanganDetail Konsep - Pergudangan

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

Mengatur Bin Lokasi

Detail Konsep - PergudanganDetail Konsep - Pergudangan

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

Supporting tools and equipment (Chapter 3)• Forklift• Untuk kepentingan Audit, sebaiknya paling tidak ada 1 orang storeman memiliki

SIO• Diperlukan paling tidak 1 forklift ukuran minimum 2,5 Ton

• Drum pick handler• Oil pallet• Hand trolley• Plastic clip• Clean curtain plastic• Electric plastic sealer

Detail Konsep - PergudanganDetail Konsep - Pergudangan

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

Detail Konsep – Strategi Sumber Daya Manusia Detail Konsep – Strategi Sumber Daya Manusia

Store man / admin inventoriMRP terlalu ramai memiliki sumber daya manusia di section inventori dan logistik dimana sangat tidak seimbang dengan jumlah item dan aktifitas yang ada.

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

Detail Konsep - StrategiDetail Konsep - Strategi

Re-design semua aktifitas di gudang (penerimaan, pembungkusan,

pengiriman, QA-QS, cek rutin stok, sistemisasi – Bagian 3)

Adalah sangat penting untuk menetapkan WIN (work-instruction) atau SOP (Standard Operating Procedure) untuk mengolah tempat, watktu, didalam keahlian yang cukup untuk bisa menyelesaikan semua pekerjaan aktifitas gudang, seperti komplain dan penanganan pengembalian material yang dipesan karena kesalahan pengirim / forwarder atau kesalahan supplier . Meniadakan beberapa pekerjaan yang tidak perlu dan membuang waktu, menghitung dengan cara yang baik dan tepat perhitungan stok harian, untuk strategi yang lebih membawa hasil setiap bulannya dan pada akhir tahunnya.

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

Strategi Distribusi, Perbaikan administrasi, and menetapkan

WIN juga SOP di setiap aktifitas sesuai dengan keperluan

Dengan keaadan sekarang yang tidak ada pengiriman secara reguler dan terjadwal, maka setiap pengiriman material harus di atur dan diperlukan usaha untuk komunikasi serta usaha tunggal agar berjalan dengan baik. Sebaiknya kita perlu analisa secara bulanan biaya transportasi yang keluar secara bulanan dengan mempertimbangkan untuk memiliki asset armada sendiri ataupun jika tidak, menggunakan forwarder yang bisa meng-ansuransi-kan material yang dikirim.Dengan sistem yang lemah seperti sekarnag ini, dimana tidak bisa mengakomodir perkembangan pesat perusahaan, dan kekurangan sumber daya manusia yang berpengalaman, kita perlu menguatkan dalam segi administrasi juga kontrol sistem secara manual yang dipayungi dengan SOP dan WIN perusahaan.

Detail Konsep - StrategiDetail Konsep - Strategi

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

Detail Konsep – Evaluasi KontrolDetail Konsep – Evaluasi KontrolSERVICE PARTS RETURN – Bagian 3

• Ini berjalan sesuai dengan kebijakan perusahaan untuk mengurangkan biaya yang tidak perlu dan menambah perputaran stock dengan mengurangkan pengembalian material dari permintaan departemen servis khususnya karena salah order atau order dengan kuantitas yang berlebihan.

• Jika ditemukan parts / material yang tidak bertuan, maka departemen servis menginformasikan dengan seksi logistik dan akan di proses sesuai dengan yang seharusnya. Akan jadi stok dan akan terhitung di sistem

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

KPI for Purchasing parts return (Chapter 3)

Penting untuk mengontrol semua aktiftas untuk hal-hal yang bisa berdampak pada pertambahan inventori.

KPI for Wrong parts order and wrong parts quantity being order

(Chapter 3)

Detail Konsep – Evaluasi KontrolDetail Konsep – Evaluasi Kontrol

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

Rup 6,798,324,940.78 Rup 279,118,924.81jika

DEADSTOCK

Dampak finansial yang berkaitan langsung dengan Asset Dampak finansial yang berkaitan langsung dengan Asset InventoriInventori

Stok yang ada di Gudang = Rp 19,191,770,931.84

EXHAUSTED

Rp 12,393,445,991.06Rp 12,114,327,066.25

Tapi, permasalahan yang berdampak besar adalah “SURPLUS”, karena sebelumnya tidak ada kontrol minimum dan maksimum suatu stok di setiap site dan di gudang Rapak Dalam

Dan jika kita bisa mengontrol stok yang berlebih itu dan effisiensi? Rp 1,587,669,744.44Rp 1,587,669,744.44

IMPOSSIBLE MEANT I’M POSSIBLE

IMPOSSIBLE WE DO MIRACLE WE TRY

THANKS