manual software perpustakaan ibra v8
Post on 19-Mar-2022
5 Views
Preview:
TRANSCRIPT
1 | P a g e
MANUAL SOFTWARE PERPUSTAKAAN IBRA V8
1. PENGANTAR
Sistem Informasi Perpustakaan terpadu adalah paket program manajemen database
yang dibangun dan di desain secara khusus untuk mendukung layanan administrasi dan
sistem informasi pada perpustakaan. Program ini bersifat client-server, multiuser serta
dapat berjalan di hampir semua sistem operasi seperti Windows 9x, Windows Me,
Windows 2000, Windows Xp, Windows vista, Windows 7, Machintos, juga pada sistem
operasi opensource seperti Ubuntu, Linux Redhat, Mandriva, Fedora Core, Unix dan hampir
semua distro linux lainnya.
Software perpustakaan ini dikerjakan oleh tim profesional yang kompeten di bidang
perpustakaan, bidang teknologi Informasi dan sistem informasi. Software ini memiliki fitur-
fitur yang lebih interaktif, tampilan yang lebih simpel dan user friendly.
Alasan yang mendasari pembuatan sistem ini adalah adanya kebutuhan user saat ini
yang semakin menuntut layanan serba cepat, simpel serta memberikan banyak alternatif.
Alasan pendukung lainnya adalah adanya fakta perkembangan teknologi informasi yang
eksponensial, munculnya format-format baru dalam bentuk informasi, online access serta
arus informasi yang telah membawa konsekuensi luas bagi perpustakaan era ini serta
menciptakan kebutuhan layanan yang kompetitif. Layanan perpustakaan yang lambat,
manual dan tidak mampu memberi banyak alternatif tentu akan mengecewakan user.
Karena itu Keputusan untuk menghadirkan teknologi informasi di perpustakaan
guna untuk mendukung 'layanan prima' pada perpustakaan merupakan keputusan
bijaksana dan cerdas. Perpustakaan-perpustakaan di negara maju telah membuktikan
kemajuan layanan perpustakaan dengan mengimplementasikan layanan berbasis Teknologi
Informasi.
Perpustakaan manapun yang tidak cepat mengikuti perkembangan TI tentu tidak
akan mampu memberikan layanan yang kompetitif, akan semakin ditinggalkan oleh user,
akan mengecewakan dan akan terkesan 'low performance'.
2 | P a g e
2. FITUR UTAMA :
1. Modul Pengolahan
a. Pustaka Cetak
Jenis koleksi meliputi: Buku teks, Skripsi, Tugas Akhir, Kliping, Makalah,
Majalah, Koran, Jurnal (Dalam bentuk tercetak). Jenis dan jumlah koleksi tidak dibatasi.
Entri koleksi Pustaka Cetak dan Eksemplar Baru.
Entri Abstrak koleksi Pustaka Cetak.
Cari koleksi Pustaka Cetak dan eksemplar.
Edit koleksi Pustaka Cetak dan eksemplar.
Hapus koleksi Pustaka Cetak dan eksemplar.
Penyiangan koleksi Pustaka Cetak dan eksemplar.
Cetak Barcode per judul koleksi Pustaka Cetak.
Cetak Barcode per eksemplar koleksi Pustaka Cetak.
Cetak barcode sistem bebas entri.
Cetak Label per judul koleksi Pustaka Cetak.
Cetak Label per eksemplar koleksi Pustaka Cetak.
Cetak Katalog.
Cetak Kartu Pinjam buku.
Laporan berkala Pustaka Cetak, sistem fleksibel periode waktu.
Laporan berkala penyiangan Pustaka Cetak, sistem fleksibel periode
waktu.
Laporan aktifitas pengolahan petugas
Statistik Pustaka Cetak Berdasarkan Klasifikasi.
Statistik Pustaka Cetak Berdasarkan Klasifikasi Tiap Bulan.
Statistik Pustaka Cetak Berdasarkan Klasifikasi Tiap Tahun.
Statistik Pustaka Cetak Berdasarkan Jenis Koleksi.
Statistik Pustaka Cetak Berdasarkan Jenis Koleksi Tiap Bulan.
Statistik Pustaka Cetak Berdasarkan Jenis Koleksi Tiap Tahun.
Auto referencess sistem klasifikasi.
Autocomplete sistem.
Laporan dan Statistik dapat di export ke dokumen Word, Excel dan
Grafik(pie/bar).
b. Pustaka Digital
Jenis koleksi meliputi: E-Book, Artikel, Skripsi, Tugas Akhir, Kliping,
Makalah, Majalah, Koran, Jurnal. (dalam bentuk digital).
Jenis dan jumlah koleksi tidak dibatasi.
Entri koleksi Pustaka Digital Baru.
Entri abstrak koleksi Pustaka Digital.
Cari koleksi Pustaka Digital.
3 | P a g e
Edit koleksi Pustaka Digital.
View koleksi Pustaka Digital.
Cetak koleksi Pustaka Digital.
Download koleksi Pustaka Digital.
Hapus koleksi Pustaka Digital.
Laporan Pustaka Digital.
Statistik Pustaka Digital.
Tersedia 350 E-Book Materi Pelajaran.
Auto referencess sistem klasifikasi.
Laporan dan Statistik dapat di export ke dokumen Word, Excel dan Grafik
(pie/bar).
c. Pustaka Multimedia
Jenis koleksi meliputi: Video, Audio, Image, CD/DVD.
Entri koleksi Pustaka Multimedia Baru.
Entri abstrak koleksi Pustaka Multimedia.
Cari koleksi Pustaka Multimedia.
Edit koleksi Pustaka Multimedia.
Play koleksi Pustaka Multimedia.
Download koleksi Pustaka Multimedia.
Hapus koleksi Pustaka Multimedia.
Laporan Pustaka Multimedia.
Statistik Pustaka Multimedia.
Tersedia Video, Audio, Images sebagai contoh.
Laporan dan Statistik dapat di export ke dokumen Word, Excel dan Grafik
(pie/bar).
d. Anggota Perpustakaan
Jenis Anggota meliputi: Guru, Staff/Karyawan, Siswa, Tamu.
Jenis anggota tidak dibatasi.
Entri Anggota Perpustakaan Baru.
Cari Anggota Perpustakaan.
Edit Anggota Perpustakaan.
Hapus Anggota Perpustakaan
Cek histori peminjaman Anggota Perpustakaan.
Ganti Status Anggota Perpustakaan (On/Off).
Cetak kartu Anggota Perpustakaan disertai barcode dan foto.
Cetak kartu Anggota Perpustakaan secara grup pilihan.
Bebas pustaka.
Cetak surat bebas pustaka.
4 | P a g e
Laporan berkala Anggota Perpustakaan, sistem periode waktu.
Statistik Anggota Perpustakaan.
f. Kamus Istilah
Entri kamus istilah berdasarkan kategori istilah.
Cari kamus istilah.
Edit kamus istilah.
Hapus kamus istilah.
2. Modul Sirkulasi
Transaksi peminjaman koleksi Pustaka Cetak, menggunakan sistem barcode.
Transaksi perpanjangan koleksi Pustaka Cetak, menggunakan sistem barcode.
Transaksi pengembalian koleksi Pustaka Cetak, menggunakan sistem barcode.
Transaksi Antrian/Pemesanan koleksi Pustaka Cetak.
Cek pinjaman Anggota Perpustakaan.
Cek denda Anggota Perpustakaan.
Cetak bukti transaksi peminjaman.
Cetak bukti transaksi perpanjangan.
Cetak bukti transaksi pengembalian.
Cetak surat tagihan keterlambatan, dilengkapi rincian pustaka cetak yang
dipinjam dan dendanya.
Laporan Pustaka Cetak yang sedang dipinjam, sistem periode waktu.
Laporan Pustaka Cetak yang harus kembali, sistem periode waktu.
Laporan Antrian Peminjam.
Laporan Pustaka Cetak yang paling sering dipinjam.
Laporan Transaksi Peminjaman.
Laporan Transaksi Perpanjangan.
Laporan Transaksi Pengembalian.
Laporan Denda.
Statistik transaksi standart.
Statistik transaksi berdasarkan jenis Anggota Perpustakaan.
Statistik transaksi berdasarkan jenis Pustaka Cetak.
Statistik transaksi berdasarkan jurusan/kelas.
Statistik transaksi berdasarkan jurusan dan klasifikasi.
Statistik Pustaka Cetak terpinjam.
3. Modul Pengunjung
Entri pengunjung, menggunakan sistem barcode.
Monitoring pengunjung.
Statistik pengunjung perbulan berdasarkan jenis anggota.
5 | P a g e
Statistik pengunjung pertahun berdasarkan jenis anggota.
Statistik pengunjung perbulan berdasarkan jurusan.
Statistik pengunjung pertahun berdasarkan jurusan.
4. Modul OPAC (Online Public Acces Catalog)
Pencarian pustaka cetak berdasarkan jenis koleksi dan kategori.
Menampilkan informasi detail koleksi pustaka cetak, meliputi: cover/gambar,
Abstrak, status pinjam, status ketersediaan dan informasi peminjam.
Pencarian pustaka digital berdasarkan jenis koleksi dan kategori.
Menampilkan informasi detail dan display koleksi pustaka digital.
Fasilitas cetak dan download koleksi pustaka digital.
Pencarian pustaka multimedia berdasarkan jenis koleksi dan kategori.
Menampilkan informasi detail dan display koleksi pustaka multimedia.
Fasilitas download koleksi pustaka multimedia.
Pencarian anggota perpustakaan.
Menampilkan informasi detail anggota perpustakaan, meliputi: biodata anggota,
status keanggotaan dan pinjaman pustaka cetak.
Pencarian kamus istilah.
Menampilkan informasi dan layanan perpustakaan.
Fasilitas berbagi/ sharing bahan pustaka.
Usulan pengadaan bahan pustaka.
Sistem layanan antar (deliver order).
Sumbangan pustaka cetak.
Pencarian kamus istilah.
Etalase pustaka cetak.
Berita dan pengumuman.
Web link.
5. Modul Administrator
Konfigurasi petugas.
Konfigurasi jurusan/kelas.
Konfigurasi bahasa.
Konfigurasi jenis koleksi pustaka cetak.
Konfigurasi jenis koleksi pustaka digital.
Konfigurasi jenis koleksi pustaka multimedia.
Konfigurasi jenis anggota.
Konfigurasi kartu anggota.
Konfigurasi hak download.
Konfigurasi sistem transaksi sirkulasi dan denda.
Konfigurasi hari libur pekanan dan hari libur khusus.
Konfigurasi layanan dan informasi perpustakaan.
Konfigurasi Umum perpustakaan.
6 | P a g e
Konfigurasi jumlah halaman pertampilan.
Konfigurasi tema tampilan halaman petugas, pengunjung dan OPAC.
Konfigurasi OPAC.
Konfigurasi Link halaman utama.
Export dan backup database.
3. SPESIFIKASI SERVER DAN PERANGKAT PENDUKUNG
Spesifikasi minimal server atau komputer yang akan diinstal antara lain:
Skala kecil
o Prosessor i3 2GHz
o Memori RAM 4GB
Skala menengah
o Prosessor i5 2,2GHz
o Memori RAM 4GB
skala besar
o Prosessor i7 2.5GHz
o Memori RAM 8 Gb
Sistem operasi menggunakan Linux atau Windows.
Perangkat pendukung:
Disarankan minimal terdapat 2 komputer yaitu sebagai server dan sebagai petugas.
Barcode reader: untuk peminjaman buku, pengembalian buku dan presensi anggota
perpustakaan.
Printer: untuk mencetak barcode buku, kartu anggota dan surat. Disarankan berjenis
laser agar cetakan barcode mudah dibaca oleh scanner (barcode reader).
Mesin laminating: jika diperlukan untuk melaminating kartu anggota.
7 | P a g e
4. MEMULAI PENGGUNAAN SOFTWARE
Komputer yang pertama kali dapat mengakses software perpustakaan adalah server
software tersebut karena alamat IP klien harus dikonfigurasi dengan kelas jaringan yang
sama dengan server agar dapat mengaksesnya. Sedangkan untuk server software, secara
default alamat IP-nya telah didaftarkan. Jadi konfigurasi pertama kali yang harus dilakukan
adalah memberikan alamat IP pada komputer klien dengan kelas jaringan yang sama
dengan server.
Cara mengakses software perpustakaan setelah instalasi selesai:
1. Buka browser pada server.
2. Pada address bar, ketikkan alamat http://localhost atau http://127.0.0.1, atau ketik
alamat IP server misalnya: http://192.168.0.1 . Hal ini disesuaikan dengan IP server.
3. Jika berhasil maka akan masuk ke halaman hak akses OPAC.
Cara mengakses :
1. Jika mengakses dari komputer lain/klien, pastikan komputer tersebut sudah
terhubung dengan server melalui jaringan. Hubungi petugas jaringan setempat jika
diperlukan.
2. Buka browser .
3. Pada address bar, ketikkan alamat http://localhost, Jika diakses pada server. Namun,
jika diakses pada komputer klien, localhost diganti dengan alamat IP server misalnya:
http://192.168.1.1. Hal ini disesuaikan dengan IP server.
Maka selanjutnya akan masuk pada hak akses OPAC (Online Public Access) atau hak
akses katalog atau dapat disebut juga hak akses pengunjung dengan menu home sebagai
default menu yang pertama kali akan di-load. Menu home akan dijelaskan pada sesi
selanjutnya.
8 | P a g e
Gambar 1.1 OPAC
5. MENU HOME
Menu home pada hak akses OPAC adalah menu default yang akan muncul ketika
mengakses software perpustakaan. Hampir semua konten pada halaman ini dapat di
customize melalui hak akses administrator.
Penjelasan mengenai bagian-bagian dari menu Home di OPAC :
1. Judul atau tema : Tulisan tebal yang terletak pada bagian tengah atas, dapat diberi
tulisan mengenai tema atau motto dari instansi perpustakaan terkait. Untuk
menggantinya dapat dilihat pada sesi “Konfigurasi link home dan judul home”.
2. Banner home : Gambar yang terletak pada bagian tengah yang bertujuan untuk
menggambarkan keadaan umum instansi perpustakaan terkait dan juga untuk
9 | P a g e
memberikan kesan menarik bagi perpustakaan. Untuk menggantinya dapat dilihat
pada sesi “Mengganti logo, banner home dan disain kartu anggota”.
3. Link home : empat buah ikon di bawah merupakan link ekstra atau link terkait yang
disesuaikan dengan kondisi instansi perpustakaan terkait. Untuk menggantinya dapat
dilihat pada sesi “Konfigurasi link home dan judul home”.
4. Berita terkini: ditampilkan dua buah berita terbaru yaitu berita yang dimasukkan
paling akhir oleh petugas. Untuk menambah berita baru akan dijelaskan pada sesi
“Menambah berita baru”.
5. Etalase : ditampilkan masing-masing satu sampel koleksi pustaka terbaru, pustaka
terlaris, pustaka pilihan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada sesi “Etalase”.
Gambar 1.2 Home pada OPAC
6. HAK AKSES ADMINISTRATOR, SIRKULASI DAN PENGOLAHAN
Ketika sudah mulai mengakses software perpustakaan seperti yang telah dijelaskan
pada sesi “Memulai Penggunaan Software” maka selanjutnya akan masuk pada hak akses
OPAC.
10 | P a g e
Secara default, akan diberikan username dan password sebagai berikut:
1. Administrator :
a. Username : admin
b. Password : admin
2. Pengolahan :
a. Username : pengolahan
b. Password : pengolahan
3. Sirkulasi :
a. Username : sirkulasi
b. Password : sirkulasi
Dari ketiga hak akses tersebut semuanya dapat diganti, dihapus, maupun ditambah
user petugasnya oleh petugas perpustakaan sendiri. Untuk mengganti, menghapus dan
menambahnya akan dijelaskan pada sesi “Ijin Akses Petugas”.
Untuk masuk ke hak akses administrator, sirkulasi ataupun pengolahan caranya sama yaitu :
1. Pada hak akses OPAC klik menu Login.
2. Masukkan username dan password sesuai dengan hak akses yang dimaksud.
3. Klik menu Login.
Gambar 1.3 Halaman Login
7. LOGIN PETUGAS
Petugas dibagi menjadi 3 hak akses yaitu Administrator, Sirkulasi, Pengolahan. Dari
ketiga hak akses tersebut, semuanya memiliki cara yang sama untuk login. Masing – masing
11 | P a g e
hak akses akan di jelaskan secara terperinci pada sesi – sesi setelah ini.
Cara login petugas :
1. Akses software perpustakaan melalui browser (lihat sesi “Memulai Penggunaan
Software”), maka akan tampil halaman OPAC.
2. Klik menu Login.
3. Masukkan Username dan Password (lihat sesi sebelumnya).
4. Jika berhasil, maka akan masuk ke halaman petugas sesuai dengan hak aksesnya
masing-masing.
8. KELUAR DARI HAK AKSES ADMINISTRATOR, SIRKULASI DAN PENGOLAHAN
Untuk keluar dari hak akses Administrator, sirkulasi ataupun pengolahan dan
kembali ke halaman hak akses OPAC, maka caranya adalah klik tombol Logout yang
barada di pojok kanan atas. Jika tombol Logout diklik itu berarti keluar dari halaman
petugas dan secara otomatis akan masuk pada hak akses OPAC.
9. GAMBARAN UMUM MENGENAI HAK AKSES ADMINISTRATOR, SIRKULASI
DAN PENGOLAHAN
Hak akses Administrator, Sirkulasi ataupun Pengolahan disajikan dengan disain yang
sama, hanya menu kiri dan kontennya yang berbeda. Berikut penjelasan mengenai
gambaran umum kesamaan dari ketiga hak akses tersebut :
1. Bagian tengah paling atas adalah nama instansi perpustakaan.
2. Bagian pojok kanan atas adalah tombol Setting User yang akan dijelaskan pada sesi
“Mengubah akun data diri petugas” dan tombol Logout.
3. Bagian kiri adalah tempat disajikannya menu–menu utama, tiap hak akses akan
berbeda-beda menunya.
4. Bagian kanan adalah lembar kerja utama.
12 | P a g e
5. Bagian pojok kiri bawah adalah status hak akses.
Gambar 1.4 Home sirkulasi
10. TOOL MESIN PENCARI
Popdown Jenis Koleksi
Mengindikasikan jenis koleksi yang akan dicari. Jika memilih kosong maka mesin pencari
akan memilih semua jenis koleksi yang ada.
Popdown Kategori
Bagian identitas mana yang akan dicari. Mesin pencari akan mencocokkan kata kunci
menurut kategori yang dipilih.
Field Cari
Tempat untuk menuliskan kata kunci berdasarkan pada Kategori. Jika tidak menuliskan
kata kunci maka mesin pencari akan mencari semua koleksi menurut jenis koleksi yang
dipilih.
Checkbox Dari kata depan
Jika dicek maka mesin pencari akan mencari hanya dari awal karakter saja menurut kata
kunci. Misalnya kata kunci tertulis “a” maka mesin pencari hanya akan mencari
Kategori yang berawalan “a” saja.
Checkbox Perlihatkan Gambar
13 | P a g e
Jika dicek maka dalam daftar hasil pencarian akan menampilkan thumbnail gambar,
namun jika tidak memiliki gambar maka akan ditampilkan ikon gambar.
Checkbox Tampilkan Foto
Jika dicek maka dalam daftar hasil pencarian akan menampilkan thumbnail foto, namun
jika tidak memiliki foto maka akan ditampilkan ikon foto.
Popdown Rentang Waktu
Untuk membatasi pencarian yaitu hanya pada rentang waktu yang telah ditentukan saja
yang akan dicari datanya. Maksud dari contoh gambar di atas adalah pencarian hanya
dilakukan dari tanggal 1 Januari 2012 sampai dengan tanggal 31 Desember 2012,
seperti tanggal yang tertera di atas. Untuk menonaktifkan Rentang Waktu, centang
pada checkbox Abaikan tanggal maka mesin pencari tidak akan terpengaruh oleh
fasilitas ini.
Checkbox Abaikan Tanggal
Tool ini digunakan untuk menonaktifkan popdown Rentang Waktu. Jika checkbox
Abaikan tanggal dicentang maka mesin pencari tidak akan terpengaruh oleh fasilitas
Rentang Waktu.
Tombol Cari
Untuk mengeksekusi proses pencarian.
Tombol Tampilkan Semua
Untuk menampilkan semua jenis koleksi yang telah ditentukan oleh popdown Jenis
Koleksi.
Tombol Kosongkan
Untuk mengosongkan daftar pencarian.
Ikon Excel
Untuk mendownload hasil pencarian dalam bentuk excel.
Ikon Word
14 | P a g e
Untuk mendownload hasil pencarian dalam bentuk word.
11. HAK AKSES ADMINISTRATOR
Gambar 1.5 Home admin
Hak akses ini diberikan fasilitas-fasilitas strategis perpustakaan. Petugas
administrator bertugas untuk mengatur sistem informasi perpustakaan agar sesuai dengan
aturan perpustakaan yang ada. Semua menu konfigurasi berada pada hak akses ini. Seperti:
1. Konfigurasi Umum.
2. Konfigurasi Petugas.
3. Konfigurasi Jurusan.
4. Konfigurasi Jenis Koleksi.
5. Konfigurasi Jenis Anggota.
6. Layanan & Informasi.
7. Konfigurasi Hari Libur.
8. Konfigurasi Tampilan.
9. Link Home.
10. Plugin.
11. Konfigurasi Bahasa.
15 | P a g e
12. Export data pustaka.
13. Backup Seluruh Data.
Tiap menu di atas akan dijelaskan pada sesi berikutnya.
12. KONFIGURASI UMUM
Konfigurasi umum pada hak akses meliputi :
a. Konfigurasi Identitas.
Digunakan untuk mengubah logo, nama instansi perpustakaan, nama pimpinan
perpustakaan, dll yang berkaitan dengan identitas perpustakaan terkait.
b. Konfigurasi Halaman.
Digunakan untuk mengkonfigurasi jumlah halaman per baris pada masing-masing
pustaka.
c. Konfigurasi Anggota.
Digunakan untuk mengkonfigurasi KTA dan disain KTA.
d. Konfigurasi Sirkulasi.
Digunakan untuk pengaturan nomor barcode yang digunakan untuk transaksi
sirkulasi.
e. Konfigurasi Lebar Gambar.
Digunakan untuk mengatur lebar gambar dari semua jenis koleksi dan juga foto
anggota perpustakaan.
f. Konfigurasi Pustaka Digital.
Digunakan untuk mengatur fasilitas download pada pustaka digital.
g. Konfigurasi Barcode.
Digunakan untuk mengkonfigurasi pencetakan barcode. Ada 2 pilihan pada menu
ini yaitu cetak barcode disertai label dan cetak barcode tidak disertai label.
Untuk mengubah semua konfigurasi di atas, akan dijelaskan pada sesi selanjutnya.
13. SETTING SIRKULASI SECARA KHUSUS
16 | P a g e
Cara membuka setting sirkulasi khusus:
1. Login sebagai administrator.
2. Klik menu Konfigurasi Umum.
3. Klik tab menu Sirkulasi.
4. Atur konfigurasi.
5. Klik Simpan Status untuk mengakhirinya.
Pada settingan khusus ini terdapat 2 konfigurasi antara lain:
1. Anggota harus mengisi buku tamu terlebih dahulu sebelum meminjam, yaitu:
Aturan yang mensyaratkan anggota harus mengisi buku tamu yang disediakan oleh
sistem software perpustakaan ini.
2. Nomor Induk Nomor Anggota (Prioritas Nomor yang dibaca ketika sistem
sirkulasi), yaitu:
Pilihlah sesuai dengan kode barcode kartu anggota. Jika kode barcode KTA
diambilkan dari nomor induk maka pilihlah nomor induk, tetapi jika kode barcode
KTA diambilkan dari nomor anggota maka pilihlah nomor anggota.
14. MENENTUKAN NAMA, ALAMAT, KOTA, KODE POS, TELEPON/FAX, ALAMAT
WEBSITE, EMAIL
Konfigurasi ini digunakan untuk menentukan identitas umum instansi perpustakaan.
Beberapa data ini akan ditampilkan pada hak akses OPAC.
Cara untuk menentukan identitas perpustakaan:
1. Login sebagai administrator.
2. Klik menu Konfigurasi Umum.
3. Ganti nama instansi perpustakaan yang akan ditampilkan pada bagian paling atas
sistem.
4. Ganti alamat instansi perpustakaan pada field Alamat.
5. Ganti Kota/Kabupaten dimana instansi tersebut berada.
17 | P a g e
6. Ganti kode pos sesuai dengan instansi tersebut berada.
7. Ganti nomor telepon utama perpustakaan pada field Telepon.
8. Ganti nomor fax jika ada pada field Fax.
9. Ganti alamat website resmi instansi jika ada pada field Website.
10. Ganti alamat email perpustakaan pada field Email.
11. Klik Simpan untuk mengakhirinya.
15. MENENTUKAN PIMPINAN PERPUSTAKAAN DAN NOMOR INDUKNYA
Cara untuk menentukan pimpinan perpustakaan dan nomor induknya :
1. Login sebagai administrator.
2. Klik menu Konfigurasi Umum.
3. Ganti nama pimpinan perpustakaan pada field Nama Kepala Perpustakaan. Nama ini
akan tercantum di berbagai surat pada sistem ini dan juga pada KTA.
4. Ganti Nomor Induk Kepala Perpustakaan. Nomor ini akan tercantum di berbagai surat
pada sistem ini dan juga pada KTA.
5. Klik Simpan.
16. MENGGANTI LOGO
Logo akan selalu ditampilkan pada kop surat di sistem ini.
Cara mengganti logo :
1. Login sebagai administrator.
2. Klik menu Konfigurasi Umum.
3. Klik tombol Browse pada field Logo, maka akan muncul kotak File Upload.
4. Cari gambar Logo yang diinginkan dengan tipe .jpg . Jika telah ditemukan dobel
klik file tersebut.
5. Klik Simpan untuk mengakhirinya.
Jika gambar terlalu besar maka dapat diperkecil dengan menggunakan program
bawaan Microsoft Office yaitu Microsoft Office Picture Manager dengan tool Resize-nya.
18 | P a g e
Jika gambar bertipe selain .jpg misalnya .bmp, .png, .gif maka dapat dikonversi
dengan menggunakan program bawaan Windows yaitu Paint dengan cara di save as
kemudian pilih tipe .JPEG.
17. KONFIGURASI ANGGOTA DAN KARTU ANGGOTA
Konfigurasi Kartu Anggota
Setelah melakukan perubahan pada bagian ini, jangan lupa klik Simpan Status.
1. Kartu anggota ditampilkan foto :
Jika dicentang maka data anggota yang memiliki foto akan ditampilkan fotonya pada
photobox KTA bagian depan. Tetapi jika tidak ada maka photobox akan tampil secara
default yaitu 3x4. Jika tidak dicentang maka photobox akan selalu tampil secara
default 3x4.
2. Tiap anggota dapat login untuk memperoleh informasi tentang dirinya :
Digunakan untuk mengaktif/nonaktifkan fasilitas login anggota perpustakaan. Jika
fasilitas login anggota diaktifkan maka anggota dapat login kemudian memperoleh
beberapa fasilitas yaitu untuk mengubah passwordnya, memperoleh informasi
koleksi yang pernah dan sedang dipinjam, hak khusus untuk download pustaka
digital jika diaktifkan.
3. Kode barkode diambilkan dari: Nomor Anggota Nomor Induk
Kode barcode ini ditampilkan di bagian belakang kartu anggota, digunakan pada
saat transaksi buku.
Gambar 1.6 Konfigurasi KTA
19 | P a g e
Disain Kartu Anggota
Ada beberapa bagian kartu anggota yang dapat diganti, yaitu sebagai berikut :
1. Disain kartu anggota.
2. Nama instansi pada bagian belakang kartu.
3. Warna background nama instansi.
4. Warna background bagian belakang kartu.
1. Disain kartu anggota
Kartu anggota dapat didisain menggunakan program image editor seperti
Adobe Photoshop, Adobe Ilustrator, Corel Draw dll. Kemudian disimpan dalam
bentuk .jpg. Selanjutnya file .jpg tersebut dimasukkan kedalam sistem software
perpustakaan dengan cara sebagai berikut :
1. Login sebagai administrator.
2. Klik menu Konfigurasi Umum.
3. Kklik tab menu Anggota.
4. Klik tombol Browse pada field Ganti Disain Depan, maka akan muncul kotak
File Upload.
5. Cari gambar Disain Kartu Anggota yang telah didisain sebelumnya dengan
tipe .jpg, jika telah ditemukan maka dobel klik file tersebut.
6. Klik Simpan Disain untuk mengakhirinya.
Disarankan agar disain kartu tidak terdapat photobox karena secara otomatis
photobox akan muncul dengan sendirinya.
2. Nama instansi pada bagian belakang kartu
Cara menggantinya adalah sebagai berikut :
1. Login sebagai administrator.
2. Klik menu Konfigurasi Umum.
3. Klik tab menu Anggota.
20 | P a g e
4. Klik nama instansi perpustakaan di bagian atas pada bagian belakang kartu lalu
ganti dengan nama instansi perpustakaan terkait.
5. Klik Simpan Disain.
3. Warna background nama instansi
Cara menggantinya adalah sebagai berikut :
1. Login sebagai administrator.
2. Klik menu Konfigurasi Umum.
3. Klik tab menu Anggota.
4. Ganti kode hexadesimal pada field Warna Header. Kode hexadesimal dapat
diperoleh pada software image editor seperti photoshop dengan menggunakan
tool colorpicker untuk mengambil warna yang diinginkan kemudian muncul kode
hexadesimal yang dapat diambil.
5. Klik Simpan Disain.
4. warna background bagian belakang kartu
Cara menggantinya sama seperti pada poin nomor 3 tetapi yang diganti pada
field Warna Background.
Gambar 1.7 Disain KTA
21 | P a g e
18. KONFIGURASI HALAMAN
Konfigurasi halaman digunakan untuk menentukan default jumlah baris per halaman
dan jumlah halaman per grup.
Cara untuk konfigurasi halaman :
1. Login sebagai administrator.
2. Klik menu Konfigurasi Umum.
3. Klik tab menu Halaman.
4. Ganti field yang diinginkan.
5. Klik Simpan untuk mengakhirinya.
Gambar 1.8 Konfigurasi Halaman
Perhatikan gambar di atas!
Field baris yaitu jumlah baris tiap halaman, field halaman yaitu jumlah butir halaman
tiap satu grup seperti contoh dibawah ini :
Gambar 1.9 Halaman koleksi
19. KONFIGURASI UKURAN GAMBAR
Digunakan untuk menentukan ukuran gambar yang masuk ke sistem, sehingga
gambar akan memiliki ukuran yang sama meski sebelumnya berukuran berbeda-beda. Hal
ini untuk mengurangi beban dan ruang pada memori karena user cenderung memasukkan
22 | P a g e
gambar berukuran besar. Jika ingin menonaktifkan fasilitas ini/ingin ukuran tetap pada
aslinya maka kosongkan field-fieldnya kemudian simpan tetapi hal ini tidak disarankan.
Cara mengkonfigurasi ukuran gambar:
1. Login sebagai administrator.
2. Klik menu Konfigurasi Umum.
3. Klik tab menu Lebar Gambar.
4. Atur lebar gambar/foto sesuai yang dikehendaki tetapi jangan terlampau besar karena
akan memberatkan sistem, (tinggi foto dan tinggi gambar otomatis akan menyesuaikan
lebarnya secara skalar).
5. Klik Simpan.
20. KONFIGURASI PRIVACY DOWNLOAD PUSTAKA DIGITAL
Cara mengkonfigurasi privacy download pustaka digital :
1. Login sebagai administrator.
2. Klik menu Konfigurasi Umum.
3. Klik tab menu Download.
4. Pilih radio button yang sesuai dengan aturan masing-masing.
5. Klik Simpan.
Pada pembatasan hak download ini hanya menutupi fasilitas download yang
disediakan oleh Adobe Reader, oleh karena itu ada trik-trik tertentu untuk tetap dapat
mendownload meski tidak memiliki hak download. Hal ini dapat diketahui oleh pengunjung
tertentu yang memiliki kemampuan lebih dibidang pemrograman web.
21. PENAMBAHAN PETUGAS BARU
Penambahan petugas baru berfungsi untuk menyimpan data diri petugas ke dalam
sistem beserta username dan password yang digunakan untuk login petugas sesuai dengan
23 | P a g e
hak aksesnya. Jadi petugas baru akan memiliki username dan password setelah
mendaftarkan diri sebagai petugas.
Cara Menambahkan Petugas Baru adalah sebagai berikut :
1. Login sebagai Administrator.
2. Klik menu Konfigurasi Petugas.
3. Pilih tab Tambah User.
4. Isi field yang bertanda bintang dengan data diri petugas yang ingin ditambahkan
karena field tersebut harus diisi, tetapi dianjurkan untuk diisi semua.
5. Pada popdown Level Akses, pilih hak akses yang sesuai dengan tanggung jawab yang
dibebankan pada petugas.
6. Buatlah username dan password yang mudah diingat.
7. Klik simpan untuk mengakhiri penginputan.
Karena form petugas baru berada pada hak akses Administrator, maka kemungkinan
besar Adminstrator akan mengetahui password petugas baru tersebut. Tetapi, hal tersebut
tidak menjadi masalah karena password dapat diubah oleh user sendiri tanpa diketahui
orang lain. Hal ini akan dijelaskan pada sesi berikutnya yaitu pada sesi “Mengubah akun
data diri petugas”.
24 | P a g e
Gambar 1.10 Form menambah petugas baru
22. MENGUBAH AKUN DATA DIRI PETUGAS
Untuk mengubah akun data diri petugas ini hanya dapat dilakukan oleh petugas
yang bersangkutan, administrator tidak memiliki hak untuk mengubahnya tetapi diberi hak
untuk menghapusnya. Hal ini akan dijelaskan pada sesi “Menghapus petugas”.
User dapat mengedit semua data dirinya termasuk password kecuali username dan
hak akses. Username dan Level akses tidak dapat diedit guna untuk menjaga konsistensi
dan keakuratan data pengolahan dan sirkulasi.
a. Cara membuka halaman Edit Profile :
1. Petugas harus login terlebih dahulu.
2. Klik ikon Setting User pada pojok kanan atas.
Maka data diri petugas akan ditampilkan dalam field-field yang siap untuk diedit.
b. Cara mengedit data diri :
1. Buka halaman Edit Profile.
2. Ganti data diri pada masing-masing field yang diinginkan.
3. Klik tombol Update untuk mengakhirinya.
c. Cara mengganti password :
1. Buka halaman Edit Profile.
2. Klik tab ganti password.
3. Isikan password lama pada field old password.
4. Isikan password baru pada field New Password dan field Retype New Password.
5. klik Update.
23. MENGHAPUS PETUGAS
Cara untuk menghapus Petugas adalah sebagai berikut :
1. Login sebagai Administrator.
25 | P a g e
2. Klik menu Konfigurasi Petugas.
3. Klik delete pada daftar konfigurasi user yang diinginkan.
24. KONFIGURASI JURUSAN
Konfigurasi jurusan digunakan untuk mengatur jurusan yang ada pada instansi
terkait. Jurusan biasanya digunakan untuk mengklasifikasi anggota berdasarkan prodi.
Pada instansi TK, SD, SMP dan SMA jurusan dapat dijadikan sebagai identitas kelas. Jadi
jurusan dapat berupa kelas atau prodi. Jurusan yang telah disetting akan diaplikasikan pada
saat memasukkan atau mengedit anggota (dapat dilihat pada sesi “Memasukkan anggota
baru”).
Tetapi pada implementasinya, menerapkan jurusan sebagai kelas justru akan
memberatkan petugas perpustakaan karena harus mengedit identitas kelas setiap siswa
pada saat pergantian tahun ajaran baru. Biasanya sebagian besar siswa yang naik kelas akan
berubah kelasnya missal, dari kelas 7B naik ke kelas 8D. Oleh karena itu pada instansi TK,
SD, SMP, SMA boleh mengosongkan popdown Jurusan, tetapi kalau diisi akan lebih bagus.
a. Cara membuka halaman Konfigurasi Jurusan :
1. Login sebagai administrator.
2. Klik menu Konfigurasi Jurusan.
Maka akan tampil form jurusan pada bagian atasnya dan bagian bawahnya
daftar jurusan.
b. Cara memasukkan jurusan baru :
1. Buka halaman Konfigurasi Jurusan.
2. Isi field kode jurusan berupa singkatan atau akronim jurusan.
3. Isi field Nama Jurusan berupa kepanjangan dari jurusan.
4. Klik tombol Tambahkan.
c. Cara mengubah jurusan:
26 | P a g e
1. Klik edit pada daftar jurusan yang diinginkan, maka form jurusan akan terisi.
2. Ganti data yang diperlukan.
3. Klik Update setelah selesai.
d. Cara menghapus jurusan :
1. Klik delete pada daftar jurusan yang diinginkan.
2. Klik OK.
Gambar 1.11 Konfigurasi Jurusan
25. KONFIGURASI PRODI ATAU KELAS
Lihat sesi “Konfigurasi Jurusan”.
26. KONFIGURASI BAHASA
Suatu instansi perpustakaan pasti memiliki koleksi buku yang tidak hanya berbahasa
Indonesia tetapi ada juga yang berbahasa Inggris, bahasa daerah dll. Maka dari itu fasilitas
ini dapat digunakan untuk mengkonfigurasi bahasa yang harus disediakan, jadi jika ada
penambahan koleksi yang berbahasa baru dapat ditambahkan di sini.
Bahasa yang terdaftar di sini akan menjadi popdown pada form input koleksi buku
maupun digital.
a. Cara membuka halaman Konfigurasi Bahasa:
1. Login sebagai administrator.
27 | P a g e
2. Klik menu Konfigurasi Bahasa.
3. Maka akan tampil form bahasa pada bagian atasnya dan bagian bawahnya
merupakan daftar bahasa yang tersedia.
b. Cara memasukkan bahasa baru :
1. Buka halaman Konfigurasi Bahasa.
2. Isi field Nama Bahasa .
3. Isi field Keterangan jika diperlukan.
4. Klik tombol Tambahkan.
c. Cara mengubah bahasa:
1. Klik edit pada daftar bahasa yang diinginkan, maka form bahasa akan terisi.
2. Ganti data yang diperlukan.
3. Klik Update setelah selesai.
d. Cara menghapus jurusan :
1. Klik delete pada daftar bahasa yang diinginkan.
2. Klik OK.
Gambar 1.12 Konfigurasi bahasa
27. JENIS KOLEKSI
Jenis koleksi berfungsi untuk memisahkan koleksi berdasarkan beberapa faktor
seperti kegunaannya, bentuknya, fungsinya, dsb. Misalnya jenis koleksi “bukuteks” berisi
koleksi buku bacaan, jenis koleksi “koran” berisi koleksi surat kabar, dsb.
28 | P a g e
Tersedia fasilitas yang lengkap dalam menunjang manajemen jenis koleksi, hal ini
akan dijelaskan pada sesi-sesi setelah ini. Sehingga sistem ini cocok untuk diterapkan pada
perpustakaan manapun baik dalam skala kecil maupun besar karena selain fasilitas jenis
koleksi, juga terdapat fasilitas lain yang mudah untuk disesuaikan dengan aturan
perpustakaan masing - masing.
a. Cara membuka halaman Konfigurasi Jenis Koleksi :
1. Login sebagai administrator.
2. Klik menu Konfigurasi Jenis Koleksi.
3. Maka akan tampil daftar seluruh jenis koleksi baik jenis koleksi pustaka cetak, jenis
koleksi pustaka digital maupun jenis koleksi pustaka multimedia yang bergabung
menjadi satu dalam satu daftar.
Secara garis besar koleksi pada sistem ini terbagi dalam 3 jenis pustaka yaitu:
pustaka cetak, pustaka digital dan pustaka multimedia. Masing–masing dari jenis pustaka
tersebut memiliki jenis koleksi sendiri-sendiri. Setiap jenis pustaka dapat memiliki beberapa
jenis koleksi yang jumlahnya dapat ditambah maupun dikurangi sendiri oleh Administrator.
Setiap jenis koleksi, didalamnya dapat diisi koleksi yang jumlahnya hampir tak terbatas.
Contoh jenis koleksi perpustakaan pada umumnya antara lain: buku teks, koran, majalah, e-
book, video, dll.
Perbedaan antar jenis pustaka :
1. Pustaka cetak yaitu pustaka dalam bentuk fisik.
2. Pustaka digital yaitu pustaka dimana koleksinya berbentuk PDF.
3. Pustaka multimedia yaitu pustaka dimana koleksinya berbentuk video, audio dan
gambar.
29 | P a g e
Gambar 1.13 Konfigurasi jenis koleksi
28. PENAMBAHAN JENIS KOLEKSI BARU
Cara melakukan penambahan jenis koleksi baru :
1. Buka halaman Konfigurasi Jenis Koleksi.
2. Klik tab Buat Jenis Koleksi.
3. Masukkan jenis koleksi pada field Jenis (jangan gunakan karakter khusus).
4. Pilih jenis pustaka pada popdown Pustaka.
5. Klik tombol Simpan untuk mengakhirinya.
Jika berhasil maka akan diforward ke tab Home dan jenis koleksi yang baru saja
dibuat akan ditampilkan pada daftar jenis koleksi.
29. PENGATURAN FORM INPUT KOLEKSI YANG DIPERLUKAN
Tiap jenis koleksi dapat diatur field yang diperlukan atau yang tidak diperlukan
sehingga dapat disesuaikan dengan properti koleksi dari jenis koleksi yang bersangkutan.
Misalnya jenis koleksi “bukuteks” membutuhkan field bibliografi sedangkan jenis koleksi
“majalah” tidak membutuhkannya maka field bibliografi diaktifkan pada jenis koleksi
“bukuteks” tetapi pada jenis koleksi majalah “dinonaktifkan”.
Cara mengatur form input jenis koleksi :
1. Buka halaman Konfigurasi Jenis Koleksi.
30 | P a g e
2. Klik detail pada daftar jenis koleksi yang diinginkan.
3. Ganti status aktif atau nonaktif, sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan.
Gambar 1.14 Konfigurasi jenis pustaka buku teks
Pada kolom Nama field, secara default yang nomor pertama adalah switch_font. Ini
digunakan untuk mengaktifkan dan menonaktifkan font arab pada jenis pustaka cetak dan
digital. Jika switch_font diaktifkan maka pada form entri koleksi pustaka cetak dan pustaka
digital terdapat checkbox yang berfungsi untuk mengaktifkan dan menonaktifkan
switch_font tersebut. Jika switch_font diaktifkan maka keyboard akan mengeluarkan huruf
arab pada field-field tertentu. Biasanya checkbox tersebut hanya diaktifkan di perpustakaan
pondok pesantren dimana beberapa properti koleksinya terdapat tulisan arab.
30. MENGGANTI LABEL FORM INPUT KOLEKSI
Mengganti label diperlukan jika sedikit kurang sesuai dengan properti koleksi.
Misalnya field pengarang dapat diganti menjadi penulis. Atau juga ada properti koleksi yang
31 | P a g e
tidak tersedia, misalnya jenis koleksi “majalah” terdapat properti volume tetapi di sistem
tidak ada, penyelesaiannya label field edisi diganti menjadi volume.
Cara mengganti label form input koleksi :
1. Buka halaman Konfigurasi Jenis Koleksi (lihat sesi “Jenis Koleksi”).
2. Klik detail pada daftar jenis koleksi yang diinginkan.
3. Klik edit pada daftar field yang diinginkan.
4. Ganti label pada field Nama Item.
5. Klik tombol Update untuk mengakhirinya.
Gambar 1.15 Edit label form jenis koleksi
31. MENGATUR TATA LETAK JENIS KOLEKSI
Semua tata letak jenis koleksi mengikuti konfigurasi ini. Urutan penyusunan dari atas
ke bawah dapat diatur melalui halaman ini. Gambar di bawah ini adalah contoh
implementasi dari konfigurasi tata letak jenis koleksi yaitu urutan menu jenis koleksi yang
mengikuti konfigurasi.
Gambar 1.16 Tata letak jenis koleksi
Cara mengatur tata letak jenis koleksi :
1. Buka halaman Konfigurasi Jenis Koleksi.
32 | P a g e
2. Klik urutkan dan sesuaikan urutannya.
32. MENGATUR TATA LETAK FIELD INPUT KOLEKSI
Semua tata letak field jenis koleksi mengikuti konfigurasi ini dan berikut caranya :
1. Buka halaman Konfigurasi Jenis Koleksi.
2. Klik detail pada daftar jenis koleksi yang diinginkan.
3. Klik urutkan dan sesuaikan urutannya.
33. MENGATUR PROPERTI KOLEKSI YANG DITAMPILKAN DI OPAC
Maksud dari fasilitas ini adalah bagian properti buku mana yang boleh ditampilkan di
opac. Misalnya petugas hanya ingin menampilkan judul, pengarang dan tahun terbit saja,
maka judul, pengarang dan tahun terbit diaktifkan dan selain itu dinonaktifkan.
Cara untuk mengatur properti koleksi :
1. Buka halaman Konfigurasi Jenis Koleksi.
2. Klik detail pada daftar jenis koleksi yang diinginkan.
3. Klik ikon aktif/nonaktif pada field Tampilkan Di Opac dan sesuaikan
mana yang ingin ditampilkan dan mana yang tidak ingin ditampilkan.
34. MENGHAPUS JENIS KOLEKSI
Sebelum menghapus jenis koleksi, hapuslah terlebih dahulu koleksi yang berada
didalamnya. Jika tidak, maka jenis koleksi tersebut tidak dapat dihapus. Sistem dibuat
sedemikian rupa agar menghindari kekacauan dan ketidakakuratan data. Jika sebelum
menggunakan software perpustakaan ini sudah menggunakan program lain kemudian data
program lain tersebut dikonversi ke software perpustakaan ini maka kemungkinan besar
fasilitas ini tidak akan berfungsi. Jika hal itu terjadi maka hubungi technical support dari
33 | P a g e
software perpustakaan ini untuk membantu dalam penghapusan jenis koleksi yang
diinginkan.
Cara menghapus jenis koleksi:
1. Buka halaman Konfigurasi Jenis Koleksi.
2. Klik delete pada daftar jenis koleksi yang diinginkan.
3. Klik OK.
4. Klik Lanjutkan jika sudah yakin untuk menghapus data tersebut.
35. JENIS ANGGOTA
Jenis anggota berfungsi untuk memisahkan anggota berdasarkan jabatan, status
keanggotaan, status pendidikan, dll untuk diberikan aturan yang berbeda dalam hal
peminjaman buku. Misalnya perpustakaan x berjenis anggota guru, siswa, dan karyawan.
Terdapat fasilitas yang lengkap dalam menunjang manajemen anggota yang akan
dijelaskan pada sesi-sesi setelah ini sehingga sistem ini cocok untuk diterapkan pada
perpustakaan manapun. Baik dalam skala kecil maupun skala besar karena selain fasilitas
jenis anggota juga terdapat fasilitas penunjang lain yang mudah disesuaikan dengan aturan
perpustakaan masing - masing.
a. Bebarapa tujuan diterapkannya Jenis Anggota :
1. Menentukan besar denda yang berbeda sesuai dengan kemampuan setiap jenis
anggota.
2. Menentukan lama boleh meminjam buku oleh setiap jenis anggota.
3. Menentukan jumlah maksimal buku yang boleh dipinjam dalam sekali pinjam.
4. Memudahkan dalam manajemen anggota.
b. Cara membuka halaman Konfigurasi Jenis Anggota :
1. Login sebagai administrator.
2. Klik menu Konfigurasi Jenis Anggota.
3. Maka akan tampil daftar jenis anggota beserta nilai propertinya dan tool
34 | P a g e
disampingnya.
Gambar 1.17 Konfigurasi jenis anggota
36. PENAMBAHAN JENIS ANGGOTA BARU
Cara untuk menambahkan jenis anggota baru :
1. Buka halaman Konfigurasi Jenis Anggota (lihat sesi “Jenis Anggota”).
2. Klik tab Buat Jenis Anggota .
3. Masukkan jenis anggota pada field Kode Jenis Anggota (biasanya disingkat dan tidak
menggunakan karakter khusus).
4. Masukkan penjelasan atau kepanjangan jenis anggota pada field jenis anggota.
5. Masukkan masa berlaku (tidak wajib) pada field masa berlaku dengan format tt-bb-
hh maksudnya tahun-bulan-hari. Misalnya “03-06-15” artinya masa berlaku anggota
yang berjenis anggota ini adalah 3 tahun 6 bulan 15 hari terhitung sejak anggota
tersebut terdaftar. Jadi setelah melewati masa itu anggota yang bersangkutan tidak
memiliki hak pinjam. Tetapi jika field batas relatif diisi maka masa berlaku akan
diabaikan.
6. Masukkan tanggal batas akhir (tidak wajib) pada field batas akhir dengan format
tttt-bb-hh maksudnya tahun-bulan-tanggal. Misalnya “2012-06-15” artinya masa
berlaku seluruh anggota yang berjenis anggota ini akan berakhir pada tanggal 15
Juni 2012. Jadi setelah melewati tanggal itu semua yang berjenis anggota ini tidak
memiliki hak pinjam, tetapi jika field batas relatif diisi maka tanggal batas akhir akan
35 | P a g e
diabaikan dan jika masa berlaku diisi maka field ini tidak perlu diisi.
7. Masukkan batas relatif (tidak wajib) dengan beberapa kata pada field batas relatif
misalnya: “selama menjadi guru” atau “selama menjadi siswa”, jika field ini diisi
maka tahap nomor 5, 6 diabaikan oleh sistem dan masa berlaku jenis anggota ini
tidak terbatas sebelum petugas menghapusnya atau memberi bebas pustaka (lihat
sesi “Bebas pustaka anggota”).
8. Masukkan angka jumlah koleksi yang boleh dipinjam pada field Total Pinjam. Hal
ini untuk membatasi anggota dalam meminjam sesuai jenis anggotanya. Meskipun
total jenis koleksi yang boleh dipinjam lebih besar daripada ini tetapi tetap saja
maksimal pinjam keseluruhan akan menggunakan angka ini.
9. Pilih status aktif “On”. Jika memilih “Off” maka seluruh anggota yang berjenis
anggota ini tidak memiliki hak pinjam. Namun, jika hanya satu atau beberapa
anggota saja yang berstatus “Off” dapat dilihat pada sesi “Memblokir anggota”.
10. Klik tombol Simpan untuk mengakhirinya.
Field nomor 5, 6 dan 7 salah satu harus ada yang diisi. Tetapi jika nomor 7 tidak
diisi maka antara nomor 5 dan 6, salah satunya harus diisi. Jika pembuatan jenis
anggota berhasil maka akan di forward ke tab Home dan langsung ditampilkan
pada daftar jenis anggota.
Gambar 1.18 Form untuk menambahkan jenis anggota baru
37. MENGUBAH SETTING JENIS ANGGOTA
36 | P a g e
Cara mengubah setting jenis anggota :
1. Buka halaman Konfigurasi Jenis Anggota (lihat sesi “Jenis Anggota”).
2. Klik edit pada daftar jenis anggota yang diinginkan.
3. Ubah nilai field yang diinginkan kecuali field Kode Jenis Anggota. Untuk
penjelasannya, lihat pada sesi sebelumnya yaitu pada sesi “Penambahan Jenis
Anggota Baru”.
4. Klik Update untuk mengakhirinya.
38. MENGHAPUS JENIS ANGGOTA
Dalam menghapus jenis anggota, meskipun tidak ada persyaratan untuk menghapus
semua anggota yang berjenis anggota tersebut, namun jika tidak dihapus, maka seluruh
anggota dari jenis anggota tersebut akan kehilangan semua konfigurasinya. Tetapi, jika
membuat jenis anggota yang sama dengan yang dulu pernah dihapus maka otomatis
anggota yang bersangkutan akan kembali mendapatkan konfigurasinya.
Cara menghapus jenis anggota:
1. Buka halaman Konfigurasi Jenis Anggota (lihat sesi “Jenis Anggota”).
2. Klik delete pada daftar jenis anggota yang diinginkan.
3. Klik OK.
4. Klik Lanjutkan jika sudah yakin untuk menghapus data tersebut.
39. KONFIGURASI SIRKULASI
Pengaturan model sirkulasi berada pada konfigurasi sirkulasi. Didalamnya terdapat
beberapa settingan, antara lain:
1. Setting maksimal pinjam setiap jenis koleksi oleh setiap jenis anggota.
2. Setting jangka waktu pinjam setiap jenis koleksi oleh setiap jenis anggota.
3. Setting denda setiap jenis koleksi oleh setiap jenis anggota.
4. Setting sewa setiap jenis koleksi oleh setiap jenis anggota.
5. Setting layanan setiap jenis koleksi oleh setiap jenis anggota.
37 | P a g e
6. Setting boleh dipinjamkan setiap jenis koleksi oleh setiap jenis anggota.
7. Setting sirkulasi secara khusus.
40. SETTING MAKSIMAL PINJAM
Ada 2 konfigurasi dalam menentukan maksimal pinjam dan kedua-duanya harus
disetting.
A. Maksimal pinjam setiap jenis anggota
Yaitu men-setting jumlah maksimal dari keseluruhan koleksi yang boleh dipinjam
oleh setiap jenis anggota. Meskipun jika di total settingan pada point B melebihi pada
point ini tetapi maksimal pinjam yang dihitung adalah point ini(A) bukan pada total
point B.
Misalnya settingan point A 20 eksemplar, settingan point B jika ditotal 30 eksemplar
maka maksimal pinjam jenis anggota ini adalah 20 eksemplar.
Cara men-setting maksimal pinjam :
1. Buka halaman Konfigurasi Jenis Anggota (lihat sesi “Jenis Anggota”).
2. Klik Edit pada daftar jenis anggota yang diinginkan.
3. Tentukan total pinjam pada field Total Pinjam.
4. Klik tombol Update untuk mengakhirinya.
B. Maksimal pinjam setiap jenis anggota dari setiap jenis koleksi
Yaitu men-setting jumlah maksimal koleksi yang boleh dipinjam oleh setiap jenis
anggota dari setiap jenis koleksi yang ada.
Cara men-setting maksimal pinjam setiap jenis anggota dari setiap jenis koleksi :
1. Buka halaman Konfigurasi Jenis Anggota (lihat sesi “Jenis Anggota”).
38 | P a g e
2. Klik Konf Sirkulasi pada daftar jenis anggota yang diinginkan.
3. Tentukan jumlah angka maksimal pinjam pada field–field Max Pinjam sesuai
dengan jenis koleksi yang diinginkan pada jenis anggota tersebut.
4. Klik tombol Simpan sekali untuk menyimpan seluruh konfigurasi yang telah
disetting.
Gambar 1.19 Setting maksimal pinjam anggota
41. SETTING JANGKA WAKTU PINJAM
Setting jangka waktu pinjam digunakan untuk menentukan berapa lama waktu yang
diijinkan untuk meminjam koleksi bagi setiap jenis anggota untuk setiap jenis koleksi. Jika
melebihi waktu yang ditentukan maka akan terkena denda yang telah disetting sebelumnya
(lihat sesi “Setting denda keterlambatan”).
Cara men-setting jangka waktu pinjam :
1. Buka halaman Konfigurasi Jenis Anggota (lihat sesi “Jenis Anggota”).
2. Klik Konf Sirkulasi pada daftar jenis anggota yang diinginkan.
3. Ttentukan jangka waktu pinjam pada field–field Jangka Waktu sesuai dengan jenis
koleksi yang diinginkan pada jenis anggota tersebut dengan format tt-bb-hh (tahun-
39 | P a g e
bulan-hari). Misalnya “00-00-14” artinya masa pinjam anggota yang berjenis
anggota ini adalah 0 tahun 0 bulan 14 hari terhitung sejak anggota tersebut
meminjam koleksi yang berjenis koleksi tersebut, jika lebih dari 14 hari maka akan
terkena denda.
4. Klik tombol Simpan sekali untuk menyimpan seluruh konfigurasi yang telah
disetting.
42. SETTING DENDA KETERLAMBATAN
Setting denda keterlambatan digunakan untuk menentukan nominal biaya yang
harus dibayarkan oleh anggota jika terlambat dalam mengembalikan buku, dihitung sejak
habisnya jangka waktu pinjam oleh setiap jenis anggota untuk setiap jenis koleksi. Besar
denda tersebut akan dikalikan jumlah hari terlambat.
Cara men-setting denda keterlambatan :
1. Buka halaman Konfigurasi Jenis Anggota (lihat sesi “Jenis Anggota”).
2. Klik Konf Sirkulasi pada daftar jenis anggota yang diinginkan.
3. Tentukan angka nominal denda pada field–field Denda sesuai dengan jenis koleksi
yang diinginkan pada jenis anggota tersebut. Misalnya 500 artinya jenis anggota
tersebut akan dikenai denda Rp 500,- /hari pada koleksi yang berjenis koleksi
tersebut jika terlambat mengembalikan.
4. Klik tombol Simpan sekali untuk menyimpan seluruh konfigurasi yang telah
disetting.
40 | P a g e
43. SETTING SEWA DAN LAYANAN
A. Setting Sewa
Setting sewa digunakan untuk menentukan nominal biaya yang harus dibayarkan
oleh anggota jika meminjam koleksi. Hal ini dihitung sejak meminjam sampai dengan
mengembalikannya. Besar sewa akan dihitung berdasarkan besar sewa yang dikalikan
dengan jumlah hari sewa. Setting sewa ini berlaku untuk setiap jenis anggota dari setiap
jenis koleksi.
Berikut cara untuk mensettingnya :
1. Buka halaman Konfigurasi Jenis Anggota (lihat sesi “Jenis Anggota”).
2. Klik Konf Sirkulasi pada daftar jenis anggota yang diinginkan.
3. Tentukan angka nominal sewa pada field – field Sewa sesuai dengan jenis koleksi
yang diinginkan pada jenis anggota tersebut. Misalnya 500 artinya jenis anggota
tersebut akan dikenai biaya sewa Rp 500,- /hari pada jenis koleksi tersebut mulai
saat peminjaman sampai saat pengembalian.
4. Klik tombol Simpan sekali untuk menyimpan seluruh konfigurasi yang telah
disetting.
B. Setting Layanan
Setting layanan digunakan untuk menentukan nominal biaya yang harus dibayarkan
oleh anggota jika meminjam koleksi. Setting ini berlaku untuk setiap jenis anggota dari
setiap jenis koleksi. Besar biaya layanan hanya dibayarkan sekali saja dan tidak dikalikan
dengan jumlah hari.
Berikut ini adalah cara untuk mensettingnya :
1. Buka halaman Konfigurasi Jenis Anggota (lihat sesi “Jenis Anggota”).
2. Klik Konf Sirkulasi pada daftar jenis anggota yang diinginkan.
3. Tentukan angka nominal sewa pada field-field Layanan sesuai dengan jenis
koleksi yang diinginkan pada jenis anggota tersebut. Misalnya 1500 artinya jenis
41 | P a g e
anggota tersebut akan dikenai biaya layanan Rp 1500,- pada jenis koleksi
tersebut.
4. Klik tombol Simpan sekali untuk menyimpan seluruh konfigurasi yang telah
disetting.
44. SETTING BOLEH DIPINJAM ATAU TIDAK
Setting boleh pinjam atau tidak digunakan untuk mengatur hak pinjam jenis
anggota tertentu pada jenis koleksi tertentu. Misalnya jenis anggota Siswa tidak boleh
meminjam jenis koleksi referensi tetapi boleh meminjam jenis koleksi bukuteks maka pilih
radio button “ya” pada bukuteks dan “tidak” pada referensi.
Berikut ini adalah cara untuk mensettingnya :
1. Buka halaman Konfigurasi Jenis Anggota (lihat sesi “Jenis Anggota”).
2. Klik Konf Sirkulasi pada daftar jenis anggota yang diinginkan.
3. Cek radio box Boleh Dipinjam dan pilih “ya” atau “tidak”. Jika pilih “ya” maka jenis
koleksi tersebut boleh dipinjam oleh jenis anggota tersebut sebaliknya jika pilih
“tidak” maka jenis koleksi tersebut tidak boleh dipinjam oleh jenis anggota tersebut.
4. Klik tombol Simpan sekali untuk menyimpan seluruh konfigurasi yang telah
disetting.
45. HARI LIBUR
Hari libur digunakan untuk menentukan hari-hari libur dan menentukan denda.
Apakah akan dikenakan denda atau tidak jika peminjaman melewati hari libur. Selain itu
42 | P a g e
juga ini diguanakan untuk menentukan jatuh tempo pengembalian koleksi agar tidak jatuh
pada hari libur.
Cara masuk ke halaman Konfigurasi Hari Libur :
1. Login sebagai administrator.
2. Klik menu Konfigurasi Hari Libur.
3. Tab Hari Libur Pekanan merupakan default utama dari halaman konfigurasi hari libur
ini.
Gambar 1.20 Konfigurasi hari libur
46. MENENTUKAN HARI LIBUR PEKANAN
Hari libur pekanan adalah hari libur setiap seminggu sekali. Misalnya hari Sabtu diset
sebagai hari libur pekanan maka setiap hari Sabtu selalu dianggap hari libur.
Cara memasukkan hari libur pekanan baru:
1. Buka halaman Konfigurasi Hari Libur (lihat sesi “Hari Libur”).
2. Pilih hari pada popdown Libur Tiap Hari.
3. Klik Tambahkan.
Cara mengganti hari libur pekanan yang sudah ada:
1. Buka halaman Konfigurasi Hari Libur (lihat sesi “Hari Libur”).
2. Klik edit pada daftar hari libur pekanan yang diinginkan.
3. Ganti hari pada popdown Libur Tiap Hari.
4. Klik Update.
Cara menghapus hari libur pekanan:
43 | P a g e
1. Buka halaman Konfigurasi Hari Libur (lihat sesi “Hari Libur”).
2. Klik delete pada daftar hari libur pekanan yang diinginkan.
3. Klik OK.
47. MENENTUKAN HARI LIBUR KHUSUS
Hari libur khusus adalah hari libur yang tanggal harinya sudah ditentukan
sebelumnya misalnya diset “2012-12-01” maka pada tanggal 1 desember 2012 termasuk
hari libur yang akan mempengaruhi sirkulasi seperti perhitungan denda dsb ketika melewati
tanggal tersebut. Jadi diharapkan Petugas Administrator selalu menambahkannya setiap
setahun sekali.
Cara memasukkan hari libur khusus:
1. Buka halaman Konfigurasi Hari Libur (lihat sesi “Hari Libur”).
2. Klik tab Hari Libur Khusus.
3. Masukkan keterangan pada field Nama Libur Khusus, misalnya: hari pendidikan
nasional.
4. Masukkan tanggal hari libur pada field Pada Tanggal.
5. Klik Tambahkan, maka data akan langsung ditampilkan pada daftar dibawahnya.
Cara mengganti hari libur khusus yang sudah ada:
1. Buka halaman Konfigurasi Hari Libur (lihat sesi “Hari Libur”).
2. Klik tab Hari Libur Khusus.
3. Klik edit pada daftar hari libur khusus yang diinginkan.
4. Ganti pada field yang perlu diganti.
5. Klik Update.
Cara menghapus hari libur khusus:
1. Buka halaman Konfigurasi Hari Libur (lihat sesi “Hari Libur”).
2. Klik tab Hari Libur Khusus.
44 | P a g e
3. Klik delete pada daftar hari libur khusus yang diinginkan.
4. Klik OK.
Gambar 1.21 Form hari libur khusus
48. HARI LIBUR DIKENAI DENDA ATAU TIDAK?
Digunakan untuk menentukan apakah hari libur yang telah dikonfigurasi akan
dikenai denda atau tidak, caranya adalah sebagai berikut :
1. Buka halaman Konfigurasi Hari Libur (lihat sesi “Hari Libur”).
2. Klik tab Status Denda Hari Libur.
3. Pilih radio button Status Denda yaitu “Libur dikenai denda” atau “Libur tidak dikenai
denda”, sebagian besar perpustakaan memilih “Libur tidak dikenai denda”.
4. Klik Simpan untuk mengakhirinya.
Gambar 1.22 Form status denda
49. PENGATURAN TAMPILAN SISTEM
45 | P a g e
Tersedia 6 disain tema tampilan. Masing-masing hak akses mendapat 2 tema dengan
asumsi hak akses Administrator, Sirkulasi dan Pengolahan dijadikan satu yaitu hak akses
petugas.
Perincian ketiga hak akses tersebut beserta nama tema yang disediakan adalah sebagai
berikut:
1. Petugas: default sky, green leaf
2. Opac: deep sea, dark green
3. Presensi pengunjung: aurora shine, forestry
Cara membuka halaman Konfigurasi Tampilan :
1. Login sebagai Administrator (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Konfigurasi Tampilan.
3. Tab Petugas merupakan halaman default dari kofigurasi tampilan.
Cara mengganti tampilan petugas:
1. Buka halaman Konfigurasi Tampilan.
2. Klik pada nama tema tampilan yang ingin diaktifkan.
3. Jika berhasil maka akan berubah menjadi yang menandakan bahwa tema
tampilan tersebut sedang aktif.
Cara mengganti tampilan hak akses OPAC:
1. Buka halaman Konfigurasi Tampilan.
2. Klik tab Opac .
3. Klik pada nama tema tampilan yang ingin diaktifkan.
4. Jika berhasil maka akan berubah menjadi yang menandakan bahwa tema
tampilan tersebut sedang aktif.
Cara mengganti tampilan prisensi pengunjung:
1. Buka halaman Konfigurasi Tampilan.
46 | P a g e
2. Klik tab Pengunjung .
3. Klik pada nama tema tampilan yang ingin diaktifkan.
4. Jika berhasil maka akan berubah menjadi yang menandakan bahwa tema
tampilan tersebut sedang aktif.
50. BACKUP DATA
Backup data merupakan cara mengamankan data yang sudah dimasukkan dengan
cara menyimpannya ke media lain atau digandakan sehingga jika terjadi sesuatu yang tidak
diinginkan, masih ada data lain yang tersimpan. Data yang dimasukkan oleh petugas berupa
teks, file pdf, file gambar, file audio, file video. Disediakan fasilitas untuk membackup
seluruh data tersebut secara terpisah-pisah berdasarkan jenis koleksi dan jenis datanya
dengan cara mendownloadnya.
Untuk server dengan spesifikasi sedang sampai rendah mungkin ada kendala dalam
membackup data yang cukup besar, jika terjadi kendala dan tetap harus membackupnya
maka dapat menghubungi Technical Support software ini untuk membantu dalam
pengamanan data.
Cara membuka Halaman Backup:
1. Login sebagai Administrator.
2. Klik menu Backup Seluruh Data.
3. Maka akan muncul tampilan seperti ini.
Gambar 1.23 Backup database
Cara backup Database(data teks):
47 | P a g e
1. Buka Halaman Backup.
2. Klik tombol Backup Database Sekarang.
3. Maka akan muncul kotak download, cek radio button Save File.
4. Klik OK.
5. Maka akan diperoleh file sql yaitu file standar internasional database berbasis web.
Jika terdapat masalah di kemudian hari pada database maka dapat mengupload file
ini ke database software perpustakaan.
Cara backup file pustaka cetak :
1. Buka Export Data Pustaka.
2. Klik Pustaka Cetak.
3. Maka akan muncul kotak dialog untuk mendownloadnya seperti pada gambar
berikut ini.
Gambar 1.24 Download pustaka cetak
4. Klik untuk mendownloadnya.
5. Kemudian, akan muncul lagi kotak download seperti pada gambar berikut ini.
48 | P a g e
Gambar 1.25 Kotak dialog save file
6. Cek radio button Save File.
7. Klik OK.
8. Setelah proses selesai, maka akan diperoleh file xml yang berisi koleksi pustaka
cetak. Jika terjadi masalah dikemudian hari maka dapat mengupload isi file xml ke
dalam databasenya.
Cara backup file pustaka digital :
1. Buka Export Data Pustaka.
2. Klik Pustaka Digital.
3. Maka akan muncul kotak dialog untuk mendownloadnya seperti pada gambar
berikut ini.
Gambar 1.26 Download file pustaka digital.
49 | P a g e
4. Klik untuk mendownloadnya.
5. Maka, akan muncul lagi kotak download seperti pada ‘backup file pustaka cetak’.
6. Cek radio button Save File.
7. Klik OK.
8. Setelah proses seleai, akan diperoleh file xml yang berisi gambar atau pdf. Jika
terjadi masalah dikemudian hari maka dapat mengupload isi file xml tersebut ke
databasenya.
Cara backup file pustaka multimedia :
1. Buka Export Data Pustaka.
2. Klik Pustaka Multimedia.
3. Maka akan muncul kotak dialog untuk mendownloadnya seperti pada gambar di
bawah ini.
Gambar 1.27 Download pustaka multimedia
4. Klik untuk mendownloadnya.
5. Maka akan muncul lagi kotak download seperti pada gambar 1.25 di ‘backup file
pustaka cetak’.
6. Cek radio button Save File.
50 | P a g e
7. Klik OK.
8. Setelah proses selesai, akan diperoleh file xml yang berisi gambar atau multimedia.
Jika terjadi masalah dikemudian hari, maka dapat mengupload isi file xml tersebut ke
databasenya.
51. KONFIGURASI LINK HOME DAN JUDUL HOME
Digunakan untuk mengkonfigurasi menu ikon yang terdapat pada halaman Home di
OPAC, lebih tepatnya pada posisi tengah dibawah banner home. Link ini merupakan link
ekstra yaitu link untuk menuju ke halaman web lain. Jika diklik maka akan terbuka
tab/window baru. Disarankan untuk melinkkan ikon ini ke website instansi yang masih
berhubungan dengan instansi ini dan sesuai dengan gambar ikon tersebut.
Disediakan fasilitas untuk mengubah tulisan dan alamat urlnya yaitu sebagai berikut:
1. Login sebagai administrator.
2. Klik menu Link Home.
3. Field label berfungsi untuk mengubah tulisan link.
4. Field url berfungsi untuk mengubah alamat web yang akan dituju.
5. Klik Upd untuk menyimpannya, hanya untuk satu baris ikon link.
Gambar 1.28 Konfigurasi link home
52. HAK AKSES PENGOLAHAN
Hak akses ini bertugas untuk mengolah seluruh data perpustakaan : memasukkan data,
51 | P a g e
mengedit data dan menghapus data. Cara untuk masuk ke hak akses pengolahan dapat
dilihat pada sesi “Login Petugas”.
Beberapa menu utama pengolahan antara lain :
1. Pustaka Cetak
2. Pustaka Digital
3. Pustaka Multimedia
4. Pustaka Berkala
5. Anggota
6. Opac
7. Kamus Istilah
8. Berita
9. Stok Opname
Beberapa menu memiliki submenu di dalamnya. Masing-masing menu di atas akan
dijelaskan pada sesi berikutnya.
53. STRUKTUR MENU PENGOLAHAN
Gambar 1.29 Home pengolahan
Menu Pustaka
52 | P a g e
Di dalam menu pustaka ini, kita bisa langsung melihat berbagai jenis koleksi yang
dimiliki oleh perpustakaan baik pustaka cetak, digital maupun multimedia. Selain itu,
terdapat juga tool-tool yang user friendly dan interaktif untuk pengolahan dari masing-
masing pustaka seperti, cetak barcode, cetak label dan katalog, edit koleksi, tambah
koleksi dan juga inventaris untuk jenis pustaka cetak.
Di menu tambah koleksi pada setiap jenis pustaka ini terdapat tab-tab dari koleksi
pustaka yang sudah diatur pada hak akses administrator. Untuk mengetahui jumlah dari
masing-masing koleksi pustaka, dapat dilihat di popdown jenis koleksi pada halaman
awal dari masing-masing jenis pustaka.
Gambar 1.30 Tampilan halaman awal menu pustaka
Menu Anggota
Di dalam menu anggota, terdapat beberapa tool-tool yang digunakan untuk
mengolah data anggota. Dari mulai tambah anggota, cetak KTA, edit anggota, hapus
sampai ke bebas pustaka. Menu-menu tersebut ditampilkan dengan tampilan yang
interaktif pada halaman awal menu pustaka. Selain itu, di halaman awal ini, kita bisa
langsung melihat ada berapa anggota perpustakaan tersebut.
53 | P a g e
Gambar 1.31 Tampilan halaman awal menu anggota
Menu Opac
Berisi fasilitas-fasilitas untuk merespon partisipasi/permintaan pengunjung dari hak
akses OPAC. Menu tersebut diantaranya adalah : Pustaka berbagi, Usul pengadaan,
Layanan antar, Sumbangan buku.
54. MEMASUKKAN KOLEKSI PUSTAKA CETAK
54 | P a g e
Hal yang pertama kali harus dilakukan untuk memasukkan koleksi pustaka cetak
adalah membuka Form tambah pustaka cetak.
Cara membuka Form tambah pustaka cetak :
1. Login sebagai Pengolahan atau dapat juga sebagai Sirkulasi (lihat sesi “Login
Petugas”).
2. Klik menu Pustaka Cetak atau ikon pustaka cetak pada home, maka akan
masuk ke halaman pustaka cetak.
3. Klik tambah koleksi.
Gambar 1.32 Form input bukuteks
4. Klik Simpan untuk menyimpan data yang telah dimasukkan. Jika berhasil maka akan
masuk ke halaman Inventaris. Untuk memasukkan kode inventaris koleksi, akan
dijelaskan pada sesi “Memasukkan Eksemplar atau Inventaris”.
Dari gambar di atas, dapat dilihat bahwa terdapat tab-tab yang berisi jenis-jenis
koleksi dari pustaka cetak seperti bukuteks, majalah, skripsi, dll. Jenis-jenis koleksi tersebut
55 | P a g e
sesuai dengan jenis koleksi yang sudah diatur oleh Administrator (lihat sesi “jenis koleksi”).
Selain itu, di sana juga terdapat beberapa media input yaitu: field, checkbox dan radio
button. Media input tersebut tampil sesuai dengan yang telah dikonfigurasi sebelumnya
oleh administrator (lihat sesi “Pengaturan form input koleksi yang diperlukan”). Misalnya
field halaman ditampilkan, field penerbit tidak perlu ditampilkan.
Field–field ini dapat diatur urutannya oleh Administrator (lihat sesi “Mengatur tata letak
form input koleksi”). Misalnya field Judul dapat diposisikan di atas, field pengarang dapat
diposisikan dibawah.
Penjelasan mengenai field-field/media input yang sering digunakan :
1. Id Buku: berisi nomor urut koleksi yang akan diinputkan, nomor tersebut diambil dari
nomor terakhir koleksi pustaka sejenis ditambah satu. Field ini dihidden atau tidak
diperlihatkan, namun nomor tersebut akan muncul secara otomatis setelah
penambahan koleksi selesai. Nomor ini sangat penting bagi sistem karena digunakan
sebagai Id untuk berbagai pemrosesan data.
2. ISBN: biasanya buku memiliki kode unik internasional di bagian belakang, kode
tersebut dapat dimasukkan pada field ini. Pada field ini, jika kita ISBN dari buku yang
akan dimasukkan sudah tercatat dalam database, maka ketika diklik judu, secara
otomatis semua field akan terisi. Sehingga tidak perlu lagi memasukkan satu persatu
data mengenai buku tersebut.
3. Judul Asli: biasanya digunakan pada buku hasil terjemahan dengan memasukkan
judul sebelum diterjemahkan ke dalam field ini.
4. Bahasa: pada menu popdown, pilih bahasa yang digunakan sesuai dengan bahasa
dari buku tersebut.
5. Subyek: digunakan untuk memasukkan tema yang terkandung dalam keseluruhan isi
buku yang kemudian digunakan untuk menentukan kode klasifikasi. Ketika
memasukkan subyek sesuai dengan jenis buku yang dientrikan pada field ini, secara
otomatis akan muncul subyek-subyek yang berhubungan dengan subyek dari buku
tersebut beserta klasifikasinya.
56 | P a g e
6. Klasifikasi: digunakan untuk menentukan kode klasifikasi. Jika memasukkan subyek
yang sudah ada dalam database, maka field klasifikasi secara otomatis akan ikut terisi
kode klasifikasinya. Selain itu, secara otomatis akan terisi sendiri 3 digit nama
pengarang 1 digit judul koleksi setelah dimasukkan pengarang dan judul. Sehingga
memudahkan dan mempercepat proses pengentrian data.
7. Pustaka Pilihan: jika memilih Ya maka koleksi ini akan ditampilkan pada halaman
Etalase di OPAC sebagai kategori Pustaka Pilihan. Petugas bebas menentukan
pustaka pilihan. Tujuan dibuatnya fitur ini adalah sebagai media pustakawan untuk
mempromosikan buku-buku tertentu kepada pengunjung.
55. MEMBUKA HALAMAN INVENTARIS
Jika setelah memasukkan properti buku maka akan langsung dihadapkan pada
halaman inventaris tetapi jika tidak maka cara untuk membuka halaman inventaris
tersebut adalah sebagai berikut :
1. Login sebagai Pengolahan (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Pustaka Cetak.
3. Cari buku yang dimaksud pada tool pencari (lihat sesi “Pencarian pustaka cetak”).
4. Setelah muncul daftar pencarian, klik ikon inventaris pada baris buku yang
diinginkan.
57 | P a g e
Gambar 1.33 Form Inventaris
56. MEMASUKKAN EKSEMPLAR ATAU INVENTARIS
Setelah berhasil memasukkan properti buku kini akan disajikan Form Inventaris.
Form inventaris harus diisi minimal sekali pada satu judul koleksi agar dapat disirkulasikan
tergantung jumlah eksemplar buku yang ada, jika terdapat 3 eksemplar maka harus mengisi
inventaris sebanyak 3 buah. Dibawah Form Inventaris terdapat Daftar Inventaris untuk
menampilkan inventaris buku yang telah dimasukkan.
Cara memasukkan inventaris/eksemplar:
1. Buka halaman inventaris (lihat sesi “Membuka Halaman Inventaris”).
2. Masukkan kode inventaris pada field Nomor Inventaris.
3. Masukkan Jenis Perolehan, dapat diisi darimana asal perolehan buku tersebut.
4. Status pinjam, jika buku boleh dipinjamkan maka biarkan saja, tetapi jika tidak boleh
dipinjamkan maka cek radio button Baca Ditempat.
5. Status ada maksudnya adalah kondisi buku saat ini ada, tidak ada atau dalam kondisi
lain. Hal ini disesuaikan dengan status ada pada kondisi buku yang sebenarnya.
6. Masukkan pemilik buku pada field Pemilik.
7. Masukkan harga buku pada field Harga.
8. Klik Simpan, jika berhasil maka akan langsung ditampilkan pada daftar inventaris
yang berada dibawah form Inventaris.
57. MEMASUKKAN ABSTRAKSI ATAU RINGKASAN BUKU TERCETAK
Cara untuk memasukkan abstraksi atau ringkasan buku tercetak :
1. Buka halaman inventaris (lihat sesi “Membuka Halaman Inventaris”).
2. Klik tab Abstraksi.
3. Masukkan ringkasan buku kedalam textarea Abstraksi, maksimal 2000 karakter yang
58 | P a g e
bisa dimasukkan. Dibawahnya terdapat kotak indikator sebagai penghitung sisa
karakter.
4. Klik Simpan.
Gambar 1.34 Form abstraksi
58. PENCARIAN PUSTAKA CETAK
Halaman pencarian di sini ditujukan pada petugas pengolahan ataupun sirkulasi.
Cara membuka halaman pencarian pustaka cetak:
1. Login sebagai Pengolahan (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Pustaka Cetak.
3. Carilah koleksi yang diinginkan dengan menggunakan toolbar mesin pencari yang
berada pada bagian atas, untuk penjelasan mengenai cara penggunaannya dapat
dilihat pada sesi “Tool Mesin Pencari”.
Gambar 1.35 Pengolahan pustaka cetak
59 | P a g e
59. MENGEDIT PUSTAKA CETAK
Cara mengedit pustaka cetak :
1. Buka halaman pencarian kemudian cari koleksi yang diinginkan (lihat sesi “Pencarian
Pustaka Cetak”).
2. Klik edit pada baris koleksi yang dimaksud.
3. Ubah properti koleksi pada media input yang diinginkan, media input akan
dijelaskan pada sesi “Memasukkan Koleksi Pustaka Cetak”.
4. Klik Simpan untuk mengakhirinya.
60. MENGEDIT EKSEMPLAR ATAU INVENTARIS
Cara untuk mengedit eksemplar atau inventaris :
1. Buka halaman inventaris (lihat sesi “Membuka Halaman Inventaris”).
2. Klik edit pada baris inventaris yang ingin diubah.
3. Ubah properti inventaris pada media input yang diinginkan, media input dijelaskan
pada sesi “Memasukkan Eksemplar atau Inventaris”.
4. Klik Update.
61. MENGHAPUS EKSEMPLAR ATAU INVENTARIS
Cara untuk menghapus eksemplar atau inventaris :
1. Buka halaman inventaris (lihat sesi “Membuka Halaman Inventaris”).
2. Klik delete pada baris inventaris yang ingin dihapus.
3. Klik OK untuk mengeksekusinya.
62. MENGEDIT ABSTRAKSI ATAU RINGKASAN BUKU TERCETAK
Cara untuk mengedit abstraksi atau ringkasan buku tercetak :
1. Buka halaman inventaris (lihat sesi “Membuka Halaman Inventaris”).
2. Klik tab abstraksi .
60 | P a g e
3. Ubah textarea abstraksi sesuai kebutuhan.
4. Klik Simpan.
63. PENAMBAHAN BUKU TERCETAK BARU
Dalam kasus penambahan buku tercetak baru ada baiknya mengecek terlebih
dahulu judul buku pada mesin pencari apakah sudah pernah dimasukkan atau belum. Jika
belum maka masukkan saja properti buku seperti biasa, untuk lebih jelasnya lihat sesi
“Memasukkan koleksi pustaka cetak”. Tetapi jika ternyata judul sudah pernah dimasukkan
maka tinggal tambahkan eksemplar pada judul tersebut dengan cara lihat pada sesi
“Memasukkan eksemplar atau inventaris”.
64. PENAMBAHAN BUKU TERCETAK DENGAN JUDUL YANG SUDAH ADA
Penambahan buku tercetak dengan judul yang sudah ada pada dasarnya hanya
menambah eksemplar buku karena perpustakaan telah memiliki koleksi tersebut hanya
kuantitasnya yang ditambah. Maka yang harus dilakukan adalah mencari identitas buku
tersebut, setelah ditemukan tambah eksempar buku tersebut dengan membuka halaman
eksemplar. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada sesi “Memasukkan eksemplar atau
inventaris”. Jika ternyata ada beberapa properti yang berbeda biasanya pada bagian edisi
atau tahun terbit berarti masukkan data buku seperti yang dijelaskan pada sesi
“Memasukkan koleksi pustaka cetak”.
65. PENYIANGAN KOLEKSI
Maksud penyiangan di sini adalah memindahkan koleksi/eksemplar dari yang aktif di
rak perpustakaan sehingga dapat dijangkau oleh pengunjung kemudian karena alasan
sudah usang, rusak, tidak up to date atau yang lainnya dipindahkan ketempat lain yang
tidak dapat dijangkau oleh pengunjung seperti diletakkan digudang atau dihibahkan
ketempat lain.
Tahap yang dilakukan untuk penyiangan adalah:
61 | P a g e
1. Identifikasi judul buku dan kode inventaris buku yang akan disiangi.
2. Buka halaman inventaris (lihat sesi “Membuka halaman inventaris”).
3. Klik Trash pada baris inventaris yang ingin disiangi.
4. Masukkan alasan mengapa buku tersebut disiangi pada confirmation box.
5. Klik OK.
6. Jika berhasil maka inventaris tidak akan tampil lagi pada daftar Inventaris karena
telah dipindahkan ke dalam daftar penyiangan. Daftar penyiangan tersebut dapat
dilihat pada menu laporan yang ada pada hak akses pengolahan dan sirkulasi.
66. MENAMPILKAN DETAIL KOLEKSI TERCETAK
Detail pustaka tercetak berarti menampilkan semua properti suatu koleksi tercetak
sesuai dengan yang telah dikonfigurasi oleh Administrator. Pada software perpsutakaan ini
memungkinkan menampilkan detail koleksi lebih dari satu karena detail akan dimunculkan
dibawah masing masing baris pencarian.
Cara menampilkan detail koleksi tercetak:
1. Buka halaman pencarian kemudian cari koleksi yang dimaksud (lihat sesi “Pencarian
Pustaka Cetak”).
2. Setelah tampil daftar pencarian, klik judul yang diinginkan.
62 | P a g e
Gambar 1.36 Informasi detail koleksi tercetak.
67. MENCETAK BARCODE EKSEMPLAR BUKU
Pada sistem software perpustakaan barcode buku diambilkan dari kode inventaris.
Fasilitas cetak barcode ini sangat efisien karena petugas mencetak barcode secara masal.
Selain itu, petugas juga bisa mencetak barcode dan label sekaligus sehingga memudahkan
petugas dalam hal pengolahan data buku.
Cara mencetak barcode :
1. Klik menu pustaka cetak.
2. Pada halaman awal dari menu pustaka cetak, klik cetak untuk mencetaknya.
3. Kemudian, akan masuk ke halaman pemilihan buku yang akan dicetak. Untuk lebih
jelasnya, dapat dilihat pada gambar berikut ini.
Gambar 1.37 Memasukkan buku yang akan dicetak
4. Selanjutnya, klik ikon untuk memasukkan pilihan buku yang ingin dicetak.
Untuk lebih jelasnya, lihat gambar berikut ini.
63 | P a g e
Gambar 1.38 Buku yang akan dicetak
5. Koreksi lagi eksemplar mana yang akan dicetak, jika ada yang tidak ingin dicetak
maka kembalikan lagi dengan mengklik ikon .
6. Klik tombol barcode maka akan masuk ke halaman pencetakan seperti pada
gambar di bawah ini.
Gambar 1.39 Cetak barcode
7. Dari gambar di atas, dapat dilihat bahwa ada 3 tombol pilihan untuk mencetak
barcode yaitu cetak barcode, cetak barcode dan label serta cetak label. Tetapi,
materi kali ini, yang akan dicetak hanya barcode saja. Jadi, klik tombol
untuk mencetaknya.
8. Pastikan apakah komputer sudah terintegrasi dengan printer apa belum dengan
64 | P a g e
melihat nama printer yang akan muncul pada popdown name.
9. Klik OK untuk memulai proses pencetakan.
Gambar 1.40 halaman cetak barcode
68. MENCETAK KATALOG
Cara mencetak katalog :
1. Klik menu pustaka cetak.
2. Pada halaman awal dari menu pustaka cetak, klik cetak untuk mencetaknya.
3. Kemudian, akan masuk ke halaman pemilihan buku yang akan dicetak. Untuk lebih
jelasnya, dapat dilihat pada gambar 1.37.
4. Selanjutnya, klik ikon untuk memasukkan pilihan buku yang ingin dicetak.
Untuk lebih jelasnya, lihat gambar 1.38.
5. Koreksi lagi eksemplar mana yang akan dicetak, jika ada yang tidak ingin dicetak
maka kembalikan lagi dengan mengklik ikon .
6. Klik tombol katalog.
7. Pastikan apakah komputer sudah terintegrasi dengan printer apa belum dengan
melihat nama printer yang akan muncul pada popdown name.
8. Klik OK untuk memulai proses pencetakan.
65 | P a g e
Gambar 1.41 Katalog buku
69. MENCETAK LABEL EXEMPLAR BUKU
Cara mencetak label :
1. Klik menu pustaka cetak.
2. Pada halaman awal dari pustaka cetak, klik cetak untuk mencetaknya.
3. Kemudian, akan masuk ke halaman pemilihan buku yang akan dicetak. Untuk lebih
jelasnya, dapat dilihat pada gambar 1.37.
4. Selanjutnya, klik ikon untuk memasukkan pilihan buku yang ingin dicetak. Untuk
lebih jelasnya, lihat gambar berikut ini.
66 | P a g e
Gambar 1.42 buku-buku yang akan dicetak
5. Koreksi lagi eksemplar mana yang akan dicetak, jika ada yang tidak ingin dicetak
maka kembalikan lagi dengan mengklik ikon .
6. Klik tombol barcode maka akan masuk ke halaman pencetakan seperti pada
gambar di bawah ini.
Gambar 1.43 Cetak label dalam exemplar
67 | P a g e
7. Dari gambar di atas, dapat dilihat bahwa ada 3 tombol pilihan untuk mencetak
barcode yaitu cetak barcode, cetak barcode dan label serta cetak label. Tetapi,
materi kali ini, yang akan dicetak hanya label saja. Jadi, klik tombol
untuk mencetaknya.
8. Pastikan apakah komputer sudah terintegrasi dengan printer apa belum dengan
melihat nama printer yang akan muncul pada popdown name.
9. Klik OK untuk memulai proses pencetakan.
Gambar 1.44 halaman cetak label
70. MENCETAK BARCODE DAN LABEL EXEMPLAR BUKU
Dalam mencetak barcode dan label ini, caranya sama seperti mencetak barcode
maupun label. Yang berbeda hanya pada tombol cetaknya pada halaman pencetakan.
Untuk mencetak barcode dan label sekaligus, klik tombol , maka yang
tercetak adalah barcode disertai label sekaligus. Hal ini bertujuan agar barcode dan label
dari buku yang dicetak sesuai dan meringankan tugas pustakawan dalam pencetakan masal
atau dalam jumlah yang banyak. Tetapi, untuk dapat melakukan pencetakan barcode dan
label ini, pertama-tama setting pencetakan barcode di hak akses administrator pada
Konfigurasi umum. (lihat sesi “Konfigurasi barcode”).
68 | P a g e
71. MENGGANTI NAMA INSTANSI PADA LABEL
Untuk mengganti nama instansi pada label buku sesuai dengan nama instansi
perpustakaan terkait, caranya adalah :
1. Login sebagai petugas pengolahan.
2. Klik menu pustaka cetak.
3. Klik cetak.
4. Pilih buku mana yang ingin dicetak seperti pada gambar 1.37 dan 1.38.
5. Klik barcode atau label, maka akan masuk ke halaman pencetakan
seperti pada gambar 1.44.
6. Pada header label, ganti namanya sesuai dengan nama instansi perpustakaan
terkait. Maka nama tersebut akan muncul di bagian label semua koleksi
buku dari perpustakaan tersebut.
72. MENGHAPUS KOLEKSI PUSTAKA CETAK
Cara untuk menghapus koleksi pustaka cetak :
1. Buka halaman pencarian kemudian cari koleksi yang diinginkan (lihat sesi “Pencarian
Pustaka Cetak”).
2. Setelah tampil daftar pencarian, klik delete pada suatu baris daftar pencarian
yang dimaksud.
3. Klik OK, maka semua eksemplar koleksi tersebut akan terhapus.
4. Jika ada eksemplar pada koleksi tersebut sedang dipinjam meskipun hanya satu,
maka penghapusan tidak dapat dilaksanakan.
73. MEMASUKKAN KOLEKSI PUSTAKA DIGITAL
Hal yang pertama kali harus dilakukan untuk memasukkan koleksi pustaka Digital
adalah membuka Form tambah pustaka digital.
69 | P a g e
Cara membuka Form tambah pustaka digital :
1. Login sebagai Pengolahan (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Pustaka Digital atau ikon pustaka digital pada home, maka akan
masuk ke halaman pustaka digital.
3. Klik tambah koleksi.
Gambar 1.45 Form input koleksi digital
4. Klik Simpan untuk menyimpan data yang telah dimasukkan.
Dari gambar di atas, terlihat bahwa terdapat beberapa media input yaitu: field,
checkbox dan radio button. Media input tersebut tampil sesuai dengan konfigurasi yang
telah dilakukan sebelumnya oleh administrator (lihat sesi “Pengaturan form input koleksi
yang diperlukan”). Misalnya field halaman ditampilkan, field penerbit tidak perlu
ditampilkan.
Field–field ini dapat diatur urutannya oleh Administrator (lihat sesi “Mengatur tata letak
form input koleksi”). Misalnya field Judul dapat diposisikan di atas, field pengarang dapat
diposisikan di bawah.
70 | P a g e
Penjelasan field-field/media input yang sering digunakan secara default :
1. Id digital : berisi nomor urut koleksi yang akan diinputkan, nomor tersebut diambil
dari nomor terakhir koleksi pustaka sejenis ditambah satu. Field ini dihidden atau
tidak diperlihatkan, namun nomor tersebut akan muncul secara otomatis setelah
penambahan koleksi selesai. Nomor ini sangat penting bagi sistem karena digunakan
sebagai Id untuk berbagai pemrosesan data.
2. ISBN : biasanya buku memiliki kode unik internasional di bagian belakang, kode
tersebut dapat dimasukkan pada field ini. Pada field ini, jika kita ISBN dari buku yang
akan dimasukkan sudah tercatat dalam database, maka ketika diklik judu, secara
otomatis semua field akan terisi. Sehingga tidak perlu lagi memasukkan satu persatu
data mengenai buku tersebut.
3. Judul Asli : biasanya digunakan pada buku hasil terjemahan dengan memasukkan
judul sebelum diterjemahkan ke dalam field ini.
4. Bahasa : pada menu popdown, pilih bahasa yang digunakan sesuai dengan bahasa
dari buku tersebut.
5. Subyek: digunakan untuk memasukkan tema yang terkandung dalam keseluruhan isi
buku yang kemudian digunakan untuk menentukan kode klasifikasi. Ketika
memasukkan subyek sesuai dengan jenis buku yang dientrikan pada field ini, secara
otomatis akan muncul subyek-subyek yang berhubungan dengan subyek dari buku
tersebut beserta klasifikasinya.
6. Klasifikasi : digunakan untuk menentukan kode klasifikasi. Jika memasukkan subyek
yang sudah ada dalam database, maka field klasifikasi secara otomatis akan ikut terisi
kode klasifikasinya. Selain itu, secara otomatis akan terisi sendiri 3 digit nama
pengarang 1 digit judul koleksi setelah dimasukkan pengarang dan judul. Sehingga
memudahkan dan mempercepat proses pengentrian data.
7. File : media untuk memasukkan file koleksi yang memiliki format .pdf.
71 | P a g e
74. PENCARIAN PUSTAKA DIGITAL
Halaman pencarian di sini ditujukan untuk petugas Pengolahan.
Cara membuka halaman pencarian pustaka digital:
1. Login sebagai Pengolahan (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Pustaka Digital atau ikon pustaka digital pada home, maka akan
masuk ke halaman pustaka digital.
Setelah halaman pustaka digital terbuka, carilah koleksi yang diinginkan dengan
menggunakan toolbar mesin pencari di atas, untuk penjelasan mengenai cara
penggunaannya dapat dilihat pada sesi “Tool Mesin Pencari”.
Gambar 1.46 Pustaka digital pada pengolahan
75. MENGEDIT PUSTAKA DIGITAL
Cara untuk mengedit pustaka digital :
1. Buka halaman pencarian kemudian cari koleksi yang diinginkan (lihat sesi “Pencarian
Pustaka Digital”).
2. Klik edit pada baris koleksi yang dimaksud.
3. Ubah properti koleksi pada media input yang diinginkan, media input dijelaskan
72 | P a g e
pada sesi “Memasukkan Koleksi Pustaka Digital”.
4. Klik Simpan untuk mengakhirinya.
76. MEMASUKKAN ABSTRAKSI ATAU RINGKASAN PADA PUSTAKA DIGITAL
Cara untuk memasukkan abstraksi atau ringkasan pada pustaka digital :
1. Buka halaman pencarian kemudian cari koleksi yang diinginkan (lihat sesi “Pencarian
Pustaka Digital”).
2. Klik abstraksi pada baris koleksi yang dimaksud.
3. Masukkan ringkasan buku kedalam textarea Abstraksi, maksimal 2000 karakter yang
dapat dimasukkan dan dibagian bawah terdapat kotak indikator sebagai penghitung
sisa karakter.
4. Klik Simpan.
Gambar 1.47 Form abstraksi pustaka digital.
77. MENGHAPUS KOLEKSI DIGITAL
Cara untuk menghapus koleksi digital :
1. Buka halaman pencarian kemudian cari koleksi yang diinginkan (lihat sesi “Pencarian
Pustaka Digital”).
2. Setelah tampil daftar pencarian, pilih judul-judul koleksi yang akan dihapus dengan
73 | P a g e
cara mencentang checkbox yang terletak pada pinggir kanan koleksi. Jika ingin
mencentang semuanya maka klik checkbox paling atas begitu pula sebaliknya.
3. Setelah selesai mencentang baris-baris koleksi yang diinginkan, klik ikon
pada toolbar di atas.
4. Klik OK untuk mengeksekusinya.
78. MENAMPILKAN DETAIL PUSTAKA DIGITAL
Detail pustaka digital berarti menampilkan semua properti suatu koleksi digital
sesuai dengan yang telah dikonfigurasi oleh Administrator (lihat sesi “Pengaturan form
input koleksi yang diperlukan”). Pada software perpustakaan ini memungkinkan
menampilkan detail koleksi lebih dari satu karena detail akan dimunculkan dibawah masing
masing baris pencarian.
Cara menampilkan detail koleksi digital:
1. Buka halaman pencarian kemudian cari koleksi yang dimaksud (lihat sesi
“Pencarian Pustaka Digital”).
2. Setelah tampil daftar pencarian, klik judul yang diinginkan.
Gambar 1.48 Detail pustaka digital
74 | P a g e
79. MEMASUKKAN KOLEKSI PUSTAKA MULTIMEDIA
Hal yang pertama kali harus dilakukan untuk memasukkan koleksi pustaka
Multimedia adalah membuka Form tambah pustaka multimedia.
Cara membuka Form tambah pustaka digital :
1. Login sebagai Pengolahan (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Pustaka Digital atau ikon pustaka multimedia pada home, maka
akan masuk ke halaman pustaka multimedia.
3. Klik tambah koleksi.
Gambar 1.49 Form input koleksi multimedia
4. Klik Simpan untuk menyimpan data yang telah dimasukkan.
Dari gambar di atas, terlihat bahwa terdapat beberapa media input yaitu: field,
checkbox dan radio button. Media input tersebut akan tampil sesuai dengan yang telah
dikonfigurasi sebelumnya oleh administrator (lihat sesi “Pengaturan form input koleksi yang
diperlukan. Misalnya field durasi ditampilkan, field produser tidak perlu ditampilkan.
Field–field ini dapat diatur urutannya oleh Administrator (lihat sesi “Mengatur tata
letak form input koleksi”). Misalnya field Judul dapat diposisikan di atas, field produser
dapat diposisikan dibawah.
Penjelasan field-field/media input yang sering digunakan secara default :
1. Id Multimedia : berisi nomor urut koleksi yang akan diinputkan, nomor tersebut
75 | P a g e
diambil dari nomor terakhir koleksi pustaka sejenis ditambah satu. Field ini dihidden
atau tidak diperlihatkan, namun nomor tersebut akan muncul secara otomatis
setelah penambahan koleksi selesai. Nomor ini sangat penting bagi sistem karena
digunakan sebagai Id untuk berbagai pemrosesan data.
2. Bahasa : pada menu popdown, pilih bahasa yang digunakan sesuai dengan bahasa
dari file tersebut baik gambar, video ataupun video.
3. Full : media untuk memasukkan file koleksi berupa video dan audio.
80. PENCARIAN PUSTAKA MULTIMEDIA
Halaman pencarian di sini ditujukan untuk petugas Pengolahan.
Cara membuka halaman pencarian pustaka digital:
1. Login sebagai Pengolahan (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Pustaka Digital atau ikon pustaka multimedia pada home, maka
akan masuk ke halaman pustaka multimedia.
Setelah halaman pustaka multimedia terbuka, carilah koleksi yang diinginkan
dengan menggunakan toolbar mesin pencari di atas, untuk penjelasan mengenai cara
penggunaannya dapat dilihat pada sesi “Tool Mesin Pencari”.
76 | P a g e
Gambar 1.50 Pustaka multimedia pada pengolahan
81. MENGEDIT PUSTAKA MULTIMEDIA
Cara untuk mengedit pustaka multimedia :
1. Buka halaman pencarian kemudian cari koleksi yang diinginkan (lihat sesi “Pencarian
Pustaka Multimedia”).
2. Klik edit pada baris koleksi yang dimaksud.
3. Ubah properti koleksi pada media input yang diinginkan, media input dijelaskan
pada sesi “Memasukkan Koleksi Pustaka Multimedia”.
4. Klik Simpan untuk mengakhirinya.
82. MEMASUKKAN ABSTRAKSI ATAU RINGKASAN PADA PUSTAKA MULTIMEDIA
Cara untuk memasukkan abstraksi atau ringkasan pada pustaka multimedia :
1. Buka halaman pencarian kemudian cari koleksi yang diinginkan (lihat sesi “Pencarian
Pustaka Multimedia”).
2. Klik abstraksi pada baris koleksi yang dimaksud.
3. Masukkan ringkasan buku kedalam textarea Abstraksi, maksimal 2000 karakter yang
dapat dimasukkan dan dibagian bawah terdapat kotak indikator sebagai penghitung
sisa karakter.
4. Klik Simpan.
Gambar 1.51 Form abstraksi pustaka multimedia
77 | P a g e
78 | P a g e
83. MENGHAPUS PUSTAKA MULTIMEDIA
Cara untuk menghapus pustaka multimedia :
1. Buka halaman pencarian kemudian cari koleksi yang diinginkan (lihat sesi “Pencarian
Pustaka Multimedia”).
2. Setelah tampil daftar pencarian, pilih judul-judul koleksi yang akan dihapus dengan
cara mencentang checkbox yang terletak pada pinggir kanan koleksi. Jika ingin
mencentang semuanya maka klik checkbox paling atas begitu pula sebaliknya.
3. Setelah selesai mencentang baris-baris koleksi yang diinginkan, klik ikon
pada toolbar di atas.
4. Klik OK untuk mengeksekusinya.
84. MENAMPILKAN DETAIL PUSTAKA MULTIMEDIA
Detail pustaka multimedia berarti menampilkan semua properti suatu koleksi
multimedia sesuai dengan yang telah dikonfigurasi oleh Administrator (lihat sesi
“Pengaturan form input koleksi yang diperlukan”). Pada software perpustakaan ini
memungkinkan menampilkan detail koleksi lebih dari satu karena detail akan dimunculkan
dibawah masing masing baris pencarian.
Cara menampilkan detail koleksi multimedia:
1. Buka halaman pencarian kemudian cari koleksi yang dimaksud (lihat sesi “Pencarian
Pustaka Multimedia”).
2. Setelah tampil daftar pencarian, klik judul yang diinginkan.
85. MENJALANKAN ISI KOLEKSI PUSTAKA MULTIMEDIA
Isi koleksi pustaka multimedia berupa video, audio dan gambar. Semuanya memiliki
cara yang sama untuk menjalankannya yaitu sebagai berikut :
1. Buka halaman pencarian kemudian cari koleksi yang dimaksud (lihat sesi “Pencarian
Pustaka Multimedia”).
79 | P a g e
2. Klik ikon pada baris koleksi yang diinginkan.
3. Maka konten koleksi akan didisplay disampingnya.
86. MEMASUKKAN KOLEKSI PUSTAKA BERKALA
Yang termasuk ke dalam koleksi pustaka berkala meliputi jurnal, majalah, buletin, dll.
Langkah-langkah untuk memasukkan koleksi pustaka berkala :
1. Login sebagai Pengolahan (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Pustaka Berkala. Maka akan tampil tiga pilihan sub menu di dalamnya.
3. Pilih submenu Terbitan untuk memasukkan koleksi baru.
4. Pada halaman pustaka berkala, klik . Maka akan masuk ke dalam form
inputan pustaka berkala.
80 | P a g e
5. Isi form yang tersedia sesuai dengan koleksi pustaka berkala yang akan diinputkan.
6. Klik Simpan, jika sudah selesai.
87. MENGEDIT KOLEKSI PUSTAKA BERKALA
Untuk mengedit koleksi pustaka berkala, caranya adalah :
1. Login sebagai Pengolahan (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Pustaka Berkala. Maka akan tampil tiga pilihan sub menu di dalamnya.
3. Pilih submenu Terbitan.
4. Pada halaman pustaka berkala, klik Edit. Maka akan masuk ke dalam form edit pustaka
berkala.
81 | P a g e
5. Ubah data yang akan diedit.
6. Klik Simpan, jika sudah selesai.
88. MENAMBAH EDISI DAN KONTEN KOLEKSI PUSTAKA BERKALA
Untuk menambah Edisi dari koleksi berkala yang sudah dimasukkan adalah sebagai
berikut :
1. Login sebagai Pengolahan (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Pustaka Berkala. Maka akan tampil tiga pilihan sub menu di dalamnya.
3. Pilih submenu Terbitan.
4. Pada halaman pustaka berkala, pilih koleksi yang akan ditambah edisinya, lalu klik
untuk menambah edisinya. Maka akan masuk ke dalam form input edisi pustaka berkala.
5. Isi form edisi yang tersedia.
6. Klik Simpan, jika sudah selesai. Maka data akan tampil di bagian bawah.
Untuk menambah konten pada koleksi pustaka berkala adalah sebagai berikut :
1. Login sebagai Pengolahan (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Pustaka Berkala. Maka akan tampil tiga pilihan sub menu di dalamnya.
3. Pilih submenu Edisi.
82 | P a g e
4. Pada halaman pustaka berkala, pilih koleksi yang akan ditambah kontennya, lalu klik
pada bagian konten. Maka akan masuk ke dalam form input konten pustaka berkala.
5. Isi form konten yang disediakan.
6. Klik Simpan, jika sudah selesai. Maka data yang sudah diinput akan tampil di bawah.
89. MENGEDIT EDISI DAN KONTEN KOLEKSI PUSTAKA BERKALA
Untuk mengedit atau mengubah edisi koleksi pustaka berkala, caranya adalah :
1. Login sebagai Pengolahan (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Pustaka Berkala. Maka akan tampil tiga pilihan sub menu di dalamnya.
3. Pilih submenu Edisi.
4. Pada halaman pustaka berkala, pilih koleksi yang akan diedit, lalu klik Edit pada bagian
edit. Maka akan masuk ke dalam form edit edisi pustaka berkala.
83 | P a g e
5. Ubah data yang akan diedit.
6. Klik Simpan, jika sudah selesai.
Untuk mengubah konten koleksi pustaka berkala, langkah-langkahnya adalah sebagai
berikut :
1. Login sebagai Pengolahan (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Pustaka Berkala. Maka akan tampil tiga pilihan sub menu di dalamnya.
3. Pilih submenu Edisi.
4. Pada halaman pustaka berkala, pilih koleksi yang akan diedit, lalu klik Edit pada bagian
edit. Maka akan masuk ke dalam form edit konten pustaka berkala.
5. Ubah konten yang akan diedit.
6. Klik Simpan, jika sudah selesai.
84 | P a g e
90. MENGHAPUS KOLEKSI PUSTAKA BERKALA
Untuk menghapus koleksi pustaka berkala, caranya adalah :
1. Login sebagai Pengolahan (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Pustaka Berkala. Maka akan tampil tiga pilihan sub menu di dalamnya.
3. Pilih submenu Terbitan.
4. Pada halaman pustaka berkala, pilih koleksi yang akan dihapus, lalu klik untuk
menghapusnya. Begitu pula jika ingin menghapus edisi ataupun konten.
91. MEMASUKKAN ANGGOTA BARU
Hal yang pertama kali harus dilakukan untuk memasukkan Anggota baru adalah
membuka Form tambah anggota.
Cara membuka Form tambah anggota :
1. Login sebagai Pengolahan atau Sirkulasi (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Anggota atau ikon anggota pada menu home.
3. Klik ikon tambah anggota.
Gambar 1.52 Form anggota baru
4. Klik simpan setelah data selesai dimasukkan.
Penjelasan field-field/media input Form Tambah Anggota :
85 | P a g e
1. Nama : masukkan nama lengkap anggota baru.
2. Nomor Induk : dapat berupa NIP, NIS, atau nomor KTP. Nomor ini juga unik, jika ada
calon anggota yang nomor induknya kembar dengan anggota lain maka boleh
memberikan/menambahkan kode khusus pada nomor induk atau mengganti
dengan jenis nomor induk yang lain.
3. Jurusan : dapat dilihat pada sesi “Konfigurasi Jurusan”.
4. Angkatan : tahun dimana calon anggota perpustakaan secara resmi diterima sebagai
bagian dari instansi induk perpustakaan. Jika calon anggota orang luar atau lupa
tahunnya maka isilah dengan tahun diterimanya sebagai anggota perpustakaan
yaitu tahun sekarang.
5. Jenis Anggota : masukkan jenis anggota yang paling sesuai dengan keadaan calon
anggota atau jika sama sekali tidak ada yang sesuai hubungi Administrator untuk
mengkonfigurasinya. Jenis anggota digunakan untuk mengelompokkan anggota-
anggota yiaitu dapat berdasarkan jabatan, status keanggotaan, status pendidikan
atau yang lainnya. Digunakan untuk membedakan hak dan kewajiban sebagai
anggota perpustakaan. Dapat dilihat di sesi “Jenis Anggota”.
6. Asal Instansi : isilah instansi dimana calon anggota bernaung dalam lembaga
tersebut jika ada.
7. Tanggal Lahir : disarankan mengisi field tanggal lahir dengan meng-klik ikon
kalender disampingnya agar tidak terjadi kesalahan penulisan format tanggal.
8. Status Aktif KAP : jika calon anggota tersebut belum diijinkan untuk meminjam buku
maka pilihlah radio button Off atau jika tidak, biarkan saja.
9. Foto : jika calon anggota memiliki foto, maka dapat dimasukkan melalui field ini
dengan meng-klik tombol Browse di sebelah kanannya.
10. Keterangan: jika memiliki keterangan lain maka dapat mengisinya pada field ini.
92. PENCARIAN ANGGOTA
Halaman pencarian di sini ditujukan untuk petugas Pengolahan atau Sirkulasi.
86 | P a g e
Cara membuka halaman Pencarian Anggota:
1. Login sebagai Pengolahan atau Sirkulasi (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Anggota atau ikon anggota pada menu home.
Setelah halaman pencarian anggota terbuka, carilah anggota yang diinginkan dengan
menggunakan toolbar mesin pencari di atas, untuk penjelasan mengenai cara
penggunaannya dapat dilihat pada sesi “Tool Mesin Pencari”.
Gambar 1.53 Halaman Anggota
93. MENGEDIT ANGGOTA
Cara mengedit anggota :
1. Buka halaman pencarian kemudian cari anggota yang diinginkan (lihat sesi
“Pencarian Anggota”).
2. Klik edit pada baris anggota yang dimaksud.
3. Ubah identitas anggota pada media input yang diinginkan, media input dijelaskan
pada sesi “Memasukkan Anggota Baru”.
4. Klik Simpan untuk mengakhirinya.
87 | P a g e
94. CETAK KARTU ANGGOTA
Cara untuk mencetak kartu anggota :
1. Buka halaman pencarian kemudian cari anggota yang diinginkan (lihat sesi
“Pencarian Anggota”).
2. Setelah tampil daftar pencarian, pilih nama-nama anggota yang akan dicetak kartu
anggota dengan mencentang checkbox yang terletak pada pinggir kanan
anggota. Jika ingin mencentang semuanya maka klik checkbox paling atas begitu
pula sebaliknya.
3. Setelah selesai mencentang baris-baris anggota yang diinginkan, klik ikon
pada toolbar di atas.
4. Pastikan komputer terintegrasi dengan printer dan nama printer muncul pada
popdown name.
5. Klik OK untuk memulai proses pencetakan.
95. ANGGOTA BEBAS PUSTAKA
Bebas pustaka adalah menghapus anggota dengan syarat tidak sedang meminjam
koleksi perpustakaan dan status keanggotaan masih aktif. Bebas pustaka tidak begitu saja
menghapus anggota tetapi masih menyimpannya ke dalam histori sehingga dapat dijadikan
dokumentasi perpustakaan. Ada dua opsi bebas pustaka yaitu bebas pustaka disertai
dengan cetak surat bebas pustaka dan tidak disertai cetak surat bebas pustaka.
88 | P a g e
Gambar 1.54 Bebas pustaka
Cara bebas pustaka :
1. Buka halaman pencarian kemudian cari anggota yang diinginkan (lihat sesi
“Pencarian Anggota”).
2. Klik BP pada baris anggota yang dimaksud.
3. Maka tampil halaman bebas pustaka. Jika masih meminjam koleksi maka koleksi
tersebut akan ditampilkan pada halaman ini dan proses bebas pustaka tidak
dapat dilanjutkan. Tetapi, jika tidak memiliki pinjaman maka akan disediakan dua
tombol yaitu Bebas Pustaka Tanpa Cetak Surat dan Bebas Pustaka Dengan Cetak
Surat.
4. Periksa kembali kebenaran datanya karena begitu mengklik tombol yang
dijelaskan pada poin (5) maka bebas pustaka akan langsung dijalankan dan data
keanggotaan akan dihapus.
5. Klik tombol Bebas Pustaka Dengan Cetak Surat jika ingin disertai dengan
mencetak surat bebas pustaka, sebaliknya jika bebas pustaka tidak disertai
dengan mencetak surat maka pilihlah tombol Bebas Pustaka Tanpa Cetak Surat.
96. CETAK SURAT BEBAS PUSTAKA
Lihat sesi “Anggota Bebas Pustaka” terutama bagian cetak surat bebas pustaka.
97. MENGHAPUS ANGGOTA
Hampir sama dengan Anggota Bebas Pustaka, perbedaannya adalah:
1. Bebas Pustaka meninggalkan data laporan anggota meskipun data anggota tersebut
telah dihapus.
2. Bebas Pustaka memiliki fasilitas untuk mencetak surat babas pustaka.
3. Hapus Anggota dapat dilakukan secara massal dan lebih praktis daripada Bebas
Pustaka.
89 | P a g e
Cara menghapus anggota :
1. Buka halaman anggota kemudian cari anggota yang diinginkan (lihat sesi “Pencarian
Anggota”).
2. Setelah tampil daftar pencarian, pilih nama-nama anggota yang akan dihapus
dengan mencentang checkbox yang terletak pada pinggir kanan anggota. Jika
ingin mencentang semuanya maka klik checkbox paling atas begitu pula sebaliknya.
3. Setelah selesai mencentang baris-baris koleksi yang diinginkan, klik ikon
pada toolbar di atas.
4. Klik OK untuk mengeksekusinya.
5. Jika ada anggota yang masih dalam meminjam koleksi maka proses penghapusan
dihentikan dan ditampilkan anggota yang masih dalam peminjaman tersebut.
98. MELIHAT RIWAYAT PEMINJAMAN SETIAP ANGGOTA
Cara melihat riwayat peminjaman setiap anggota :
1. Buka halaman anggota kemudian cari anggota yang diinginkan (lihat sesi “Pencarian
Anggota”).
2. Setelah tampil daftar pencarian, klik Nama Anggota maka muncul detail
dibawahnya.
3. Klik Riwayat Peminjaman pada kotak detail.
4. Tombol Tampilkan Sederhana untuk menampilkan histori peminjaman saja,
sedangkan tombol Tampilkan Semua untuk menampilkan semua histori.
90 | P a g e
Gambar 1.55 Riwayat peminjaman anggota
99. IMPORT DATA BARU ANGGOTA
Untuk memasukkan anggota dalam jumlah banyak, bisa menggunakan fasilitas import data
anggota yang ada di dalam menu Anggota.
Berikut ini langkahnya :
1. Login sebagai Pengolahan atau Sirkulasi (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Anggota atau ikon anggota pada menu home.
3. Pilih Import dengan ikon .
4. Maka akan masuk ke dalam menu di bawah ini.
5. Browse data excel anggota. Lalu klik upload.
6. Tunggu sampai proses selesai, maka data akan muncul di halaman bawahnza.
7. Klik Simpan untuk memasukkan data anggota ke dalam database.
8. Untuk template atau contoh urutan data anggota dalam excel, bisa dilihat di
.
91 | P a g e
100. MEMASUKKAN ISTILAH DALAM KAMUS ISTILAH
Cara membuka form kamus istilah :
1. Login sebagai Pengolahan (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Kamus Istilah.
3. Klik ikon .
Cara memasukkan istilah baru :
1. Pilih kategori yang sesuai, jika tidak ada yang sesuai buat kategori baru yang
dijelaskan pada sesi “Membuat dan mengedit kategori kamus istilah”.
2. Masukkan istilah.
3. Masukkan penjelasan istilah pada textarea Deskripsi.
4. Masukkan sumber asal istilah tersebut jika ada.
5. Klik Simpan.
101. MENGEDIT DAN MENGHAPUS ISTILAH DALAM KAMUS ISTILAH
Cara mengedit istilah :
1. Login sebagai Pengolahan (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Kamus Istilah.
3. Cari istilah yang ingin diedit.
4. Klik edit pada baris istilah yang dimaksud.
5. Ubah field yang diperlukan (dijelaskan pada sesi “Memasukkan Istilah Dalam Kamus
Istilah”).
6. Klik Update.
Cara menghapus istilah :
1. Login sebagai Pengolahan (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Kamus Istilah.
3. Cari istilah yang ingin dihapus.
4. Klik delete pada baris istilah yang dimaksud.
92 | P a g e
5. Klik OK.
102. MEMBUAT DAN MENGEDIT KATEGORI KAMUS ISTILAH
Cara membuat dan mengedit kategori kamus istilah :
1. Buka form kamus istilah yang dijelaskan pada sesi “Memasukkan Istilah Dalam
Kamus Istilah”.
2. Setelah tampil Form Kamus Istilah, klik link Atur Kategori.
3. Jika ingin membuat kategori baru tinggal masukkan kategori baru ke dalam field
Kategori kemudian klik tombol Tambahkan.
4. Jika ingin mengedit tinggal klik edit pada baris kategori yang dimaksud, ubah field
kategori kemudian klik Update.
103. MENAMBAH BERITA BARU
Cara menambah berita baru :
1. Login sebagai Pengolahan (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Berita.
3. Klik tab Tambah Berita.
4. Masukkan field-fieldnya, setelah selesai klik tombol Simpan.
104. MENGEDIT BERITA
Cara untuk mengedit berita :
1. Login sebagai Pengolahan (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Berita.
3. Klik edit pada baris berita yang dimaksud.
4. Ubah field yang perlu diubah.
5. Klik tombol Update untuk mengakhirinya.
105. MENGHAPUS BERITA
Cara untuk menghapus berita :
93 | P a g e
1. Login sebagai Pengolahan (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Berita.
3. Klik delete pada baris berita yang dimaksud.
4. Klik tombol OK.
106. PENGOLAHAN PUSTAKA BERBAGI
Cara membuka halaman Pustaka Berbagi :
1. Login sebagai Pengolahan atau Sirkulasi (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Opac.
3. Klik submenu Pustaka Berbagi.
Cara menghapus Pustaka Berbagi :
1. Buka halaman Pustaka Berbagi.
2. Cari pustaka dengan mesin pencari di atas (lihat sesi “Tool Mesin Pencari”).
3. Setelah tampil daftar pencarian, pilih judul-judul koleksi yang akan dihapus dengan
cara mencentang checkbox yang terletak pada pinggir kanan koleksi. Jika ingin
mencentang semuanya maka klik checkbox paling atas begitu pula sebaliknya.
4. Setelah selesai mencentang baris-baris koleksi yang diinginkan, klik ikon
pada toolbar di atas.
5. Klik OK untuk mengeksekusinya.
Cara melihat detail koleksi :
1. Buka halaman Pustaka Berbagi.
2. Cari pustaka dengan mesin pencari di atas (lihat sesi “Tool Mesin Pencari”).
3. Klik Judul pada baris koleksi yang diinginkan untuk melihat detail pustaka.
4. Klik ikon file untuk melihat konten koleksi.
107. PENGOLAHAN USUL PUSTAKA
Cara membuka halaman Usul Pengadaan :
94 | P a g e
1. Login sebagai Pengolahan atau Sirkulasi (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Opac.
3. Klik submenu Usul Pengadaan.
Cara menghapus Usul Pengadaan :
1. Buka halaman Usul Pengadaan.
2. Tampilkan usulan berdasarkan tanggal tertentu atau tampilkan semua (lihat sesi
“Tool Mesin Pencari”).
3. Pilih usulan-usulan yang akan dihapus dengan cara mencentang checkbox yang
terletak pada pinggir usulan. Jika ingin mencentang semuanya maka klik checkbox
paling atas begitu pula sebaliknya.
4. Setelah selesai mencentang baris-baris usulan yang diinginkan, klik ikon
pada toolbar di atas.
5. Klik OK untuk mengeksekusinya.
Cara membalas usulan :
1. Buka halaman Usul Pengadaan.
2. Tampilkan usulan berdasarkan tanggal tertentu atau tampilkan semua (lihat sesi
“Tool Mesin Pencari”).
3. Klik reply pada baris usulan yang dimaksud.
4. Pilih radio button Sudah jika sudah atau akan ditindak lanjuti.
5. Masukkan Tanggapan jika diperlukan.
6. Klik tombol Simpan untuk mengakhirinya.
108. PENGOLAHAN LAYANAN ANTAR
Cara membuka halaman Layanan Antar :
1. Login sebagai Pengolahan atau Sirkulasi (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Opac.
3. Klik submenu Layanan Antar.
95 | P a g e
Cara menghapus Pustaka Berbagi :
1. Buka halaman Layanan Antar.
2. Tampilkan usulan berdasarkan tanggal tertentu atau tampilkan semua (lihat sesi
“Tool Mesin Pencari”).
3. Setelah tampil daftar pesanan, pilih pesanan-pesanan yang akan dihapus dengan
cara mencentang checkbox yang terletak pada pinggir kanan. Jika ingin
mencentang semuanya maka klik checkbox paling atas begitu pula sebaliknya.
4. Setelah selesai mencentang baris-baris pesanan yang diinginkan, klik ikon
pada toolbar di atas.
5. Klik OK untuk mengeksekusinya.
109. PENGOLAHAN SUMBANGAN BUKU
Cara membuka halaman Sumbangan Buku :
1. Login sebagai Pengolahan atau Sirkulasi (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Opac.
3. Klik submenu Sumbangan Buku.
Cara menghapus Sumbangan Buku :
1. Buka halaman Sumbangan Buku.
2. Tampilkan sumbangan berdasarkan tanggal tertentu atau tampilkan semua (lihat
sesi “Tool Mesin Pencari”).
3. Setelah tampil daftar sumbangan, pilih judul-judul yang akan dihapus dengan
cara mencentang checkbox yang terletak pada pinggir kanan koleksi. Jika ingin
mencentang semuanya maka klik checkbox paling atas begitu pula sebaliknya.
4. Setelah selesai mencentang baris-baris koleksi yang diinginkan, klik ikon
pada toolbar di atas.
5. Klik OK untuk mengeksekusinya.
Cara melihat Sumbangan Buku :
96 | P a g e
1. Buka halaman Sumbangan Buku.
2. Tampilkan sumbangan berdasarkan tanggal tertentu atau tampilkan semua (lihat
sesi “Tool Mesin Pencari”).
3. Klik Judul pada baris sumbangan yang diinginkan untuk melihat detailnya.
110. HAK AKSES SIRKULASI
Tugas utama Petugas Sirkulasi sebenarnya hanya ada tiga yaitu melayani
peminjaman, pengembalian dan perpanjangan. Tetapi di dalam hak akses sirkulasi tidak
hanya disediakan fasilitas tersebut bahkan terdapat beberapa fasilitas pengolahan yaitu:
Pustaka Cetak, Anggota, Opac (kecuali Layanan Antar). Tujuannya adalah jika sedang
melakukan tugas sirkulasi tiba-tiba ada calon anggota yang ingin mendaftar atau ada koleksi
baru maka petugas sirkulasi dapat langsung menanganinya tanpa harus menghubungi
petugas pengolahan.
Beberapa menu utama sirkulasi antara lain :
1. Transaksi
2. Pustaka Cetak
3. Anggota
4. Opac
Dari 4 menu tersebut 3 diantaranya sudah dijelaskan pada segmen pengolahan, sesi
selanjutnya hanya akan menjelaskan menu Transaksi. Meskipun hanya satu tetapi cukup
kompleks dalam kegunaannya.
97 | P a g e
111. PEMINJAMAN KOLEKSI
Ada 2 cara dalam melakukan peminjaman koleksi yaitu :
Cara yang pertama:
1. Login sebagai Sirkulasi (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Transaksi untuk masuk ke halaman Transaksi.
Gambar 1.56 Transaksi
3. Masukkan nomor anggota yang akan meminjam pada field barcode (biasannya
menggunakan barcode reader).
4. Jika berhasil maka akan masuk ke halaman Peminjaman dimana di sana akan
ditampilkan identitas anggota dan daftar pinjaman.
5. Masukkan nomor inventaris buku yang ingin dipinjam ke dalam field Barcode
Pustaka (biasannya menggunakan barcode reader).
6. Jika peminjaman berhasil maka akan langsung ditampilkan pada daftar pinjaman.
98 | P a g e
Gambar 1.57 Peminjaman pustaka
Cara yang kedua ini hanya dapat digunakan jika peminjam sudah meminjam minimal
satu koleksi, yaitu sebagai berikut :
1. Login sebagai Sirkulasi (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Transaksi untuk masuk ke halaman Transaksi.
3. Masukkan nomor inventaris koleksi yang sedang dipinjam oleh anggota tersebut
pada field barcode (biasannya menggunakan barcode reader).
4. Jika berhasil maka akan masuk ke halaman Peminjaman dimana di sana akan
ditampilkan identitas anggota dan daftar pinjaman.
5. Masukkan nomor inventaris buku yang ingin dipinjam ke dalam field Barcode
Pustaka (biasannya menggunakan barcode reader).
6. Jika peminjaman berhasil maka akan langsung ditampilkan pada daftar
pinjaman.
99 | P a g e
Gambar 1.58 Pengembalian pustaka
112. PENGEMBALIAN KOLEKSI
Ada beberapa cara dalam melakukan pengembalian koleksi, tiap-tiap cara dipakai
saat kondisi yang paling sesuai agar lebih efisien.
Cara yang pertama:
1. Login sebagai Sirkulasi (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Transaksi untuk masuk ke halaman Transaksi.
3. Masukkan nomor inventaris koleksi yang ingin dikembalikan atau koleksi lain
yang masih dipinjam anggota tersebut atau nomor anggota tersebut pada field
barcode (biasannya menggunakan barcode reader).
4. Jika berhasil maka akan masuk ke halaman Pengembalian atau Peminjaman
dimana di sana akan ditampilkan identitas anggota dan daftar pinjaman.
5. Masukkan nomor inventaris koleksi yang ingin dikembalikan ke dalam field
Barcode Pustaka (biasanya menggunakan barcode reader).
6. Jika pengembalian berhasil maka akan kembali ke halaman Transaksi.
Cara yang kedua:
100 | P a g e
1. Login sebagai Sirkulasi (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Transaksi untuk masuk ke halaman Transaksi.
3. Masukkan nomor inventaris koleksi yang ingin dikembalikan atau koleksi lain
yang masih dipinjam anggota tersebut atau nomor anggota tersebut pada field
barcode (biasannya menggunakan barcode reader).
4. Jika berhasil maka akan masuk ke halaman Pengembalian atau Peminjaman
dimana di sana akan ditampilkan identitas anggota dan daftar pinjaman.
5. Klik ikon Kembalikan pada baris koleksi yang ingin dikembalikan.
6. Jika pengembalian berhasil akan kembali ke halaman Transaksi.
113. PERPANJANGAN PEMINJAMAN
Cara melakukan perpanjangan peminjaman :
1. Login sebagai Sirkulasi (lihat sesi “Login Petugas”).
2. Klik menu Transaksi untuk masuk ke halaman Transaksi.
3. Masukkan nomor inventaris koleksi yang ingin diperpanjang atau koleksi lain yang
masih dipinjam anggota tersebut atau nomor anggota tersebut pada field barcode
(biasannya menggunakan barcode reader).
4. Jika berhasil maka akan masuk ke halaman Pengembalian atau Peminjaman dimana
di sana akan ditampilkan identitas anggota dan daftar pinjaman.
5. Klik ikon Perpanjang pada baris koleksi yang ingin diperpanjang.
6. Jika perpanjangan berhasil maka tulisan angka pada kolom perpanjangan akan
bertambah satu.
114. CETAK RESI SIRKULASI
Setelah terjadi sirkulasi maka akan ditampilkan maksimal 2 anggota yang telah
melakukan sirkulasi terakhir. Sirkulasi yang ditampilkan di sini meliputi peminjaman,
pengembalian, perpanjangan, potong biaya. Fitur ini berada pada hak akses sirkulasi menu
Transaksi.
101 | P a g e
Cara mencetak resi:
1. Klik menu Transaksi.
2. Jika ada kegiatan sirkulasi yang tidak ikut dicetak, hilangkan tanda centang yang
bersangkutan.
3. Klik tombol Cetak seperti gambar di atas maka item yang dicetak hanya yang
dicentang saja.
4. Pastikan terlebih dahulu komputer apakah sudah terintegrasi dengan printer
atau belum dan nama printer muncul pada popdown name.
5. Klik OK untuk memulai proses pencetakan.
115. POTONG BIAYA
Potong biaya diperlukan jika petugas sirkulasi hendak memberikan keringanan biaya
kepada anggota saat sirkulasi. Potong biaya dapat dilakukan setelah anggota yang dikenai
potong biaya melakukan transaksi hari ini dan terkena biaya.
Cara melakukan potong biaya :
1. Klik menu Transaksi.
2. Klik tombol Potong Biaya, jika belum melakukan transaksi hari ini pemotongan
biaya tidak dapat dilakukan.
3. Masukkan nilai nominal Potong Biaya tanpa tanda pemisah.
4. Klik Ok untuk mengakhirinya.
5. Klik X untuk membatalkan Pemotongan Biaya.
102 | P a g e
116. HAK AKSES OPAC (ONLINE PUBLIC ACCESS)
Hak akses opac dapat disebut juga Halaman Katalog karena pengunjung dapat
mengakses semua jenis koleksi pada interface ini. Hak akses ini tidak dibatasi, semua orang
dapat memasukinya. Selain itu juga sebagai default maka halaman ini yang pertama kali
akan diload ketika mengakses.
Beberapa menu utama opac antara lain:
1. Pustaka cetak
2. Pustaka digital
3. Pustaka multimedia
4. Pustaka berbagi pdf
5. Ingin berbagi pdf
6. Anggota
7. Informasi layanan
8. Usul pengadaan
9. Layanan antar
10. Sumbangan buku
11. Etalase
12. Kamus istilah
13. Login
14. berita
117. GAMBARAN UMUM HAK AKSES OPAC ATAU HAK AKSES PUBLIC
Hak Akses Opac didisain sangat sederhana agar pengunjung merasa nyaman dalam
pencarian katalog tanpa mengurangi kemudahan dalam penggunaannya. Berikut ilustrasi
103 | P a g e
layout OPAC:
1. Bagian pojok kanan atas adalah tepat bertenggernya menu utama.
2. Bagian bawah menu utama adalah info perpustakaan.
3. Bagian kiri agak keatas adalah nama instansi perpustakaan.
4. Bagian kiri agak kebawah adalah alamat dan identitas instansi perpustakaan.
5. Bagian kanan adalah area kerja sistem.
118. HOME OPAC
Lihat pada sesi Menu home pada segmen paling atas.
119. PENCARIAN PUSTAKA CETAK
Cara melakukan pencarian pustaka cetak :
1. Buka sistem informasi perpustakaan ini (sesi “Memulai Penggunaan Software”).
2. Klik menu Pustaka Cetak.
104 | P a g e
3. Cari koleksi dengan menggunakan tool search engine yang berada di atas (sesi “Tool
Mesin Pencari”).
4. Klik judul koleksi untuk melihat detail, eksemplar dan status pinjam.
5. Klik abstraksi untuk melihat ringkasan koleksi.
6. Klik gambar untuk melihat preview gambar ukuran asli.
120. PENCARIAN PUSTAKA DIGITAL
Cara untuk melakukan pencarian digital :
1. Buka sistem informasi perpustakaan ini (sesi “Memulai Penggunaan Software”).
2. Klik menu Pustaka Digital
3. Cari koleksi menggunakan tool search engine di atas (sesi “Tool Mesin Pencari”).
4. Klik judul koleksi untuk melihat detailnya.
5. Klik Pdf untuk melihat konten / isi koleksi.
105 | P a g e
6. Klik abstraksi untuk melihat ringkasan koleksi.
7. Klik gambar untuk melihat preview gambar ukuran asli.
121. PENCARIAN PUSTAKA MULTIMEDIA
Cara untuk melakukan pencarian pustaka multimedia :
1. Buka sistem informasi perpustakaan ini (sesi “Memulai Penggunaan Software”).
2. Klik menu Pustaka Multimedia.
3. Cari koleksi dengan menggunakan tool search engine yang berada di atas (sesi “Tool
Mesin Pencari”).
4. Klik judul koleksi untuk melihat detailnya.
5. Klik Play untuk memainkan / melihat konten koleksi.
6. Klik abstraksi untuk melihat ringkasan koleksi.
7. Klik gambar untuk melihat preview gambar ukuran asli.
106 | P a g e
122. PENCARIAN ANGGOTA
Cara melakukan pencarian anggota :
1. Buka sistem informasi perpustakaan ini (sesi “Memulai Penggunaan Software”).
2. Klik menu Anggota.
3. Cari anggota dengan menggunakan tool search engine yang berada di atas (sesi “Tool
Mesin Pencari”).
4. Klik Nama Anggota untuk melihat detail dan pinjaman koleksi.
5. Klik gambar untuk melihat preview foto ukuran asli.
107 | P a g e
123. INGIN BERBAGI PDF
Fasilitas ini disediakan bagi pengunjung/anggota yang ingin menyumbangkan
pustaka dalam bentuk Pdf.
Cara berbagi Pdf antara lain:
1. Buka sistem informasi perpustakaan ini (sesi “Memulai Penggunaan Software”).
2. Klik menu Ingin Berbagi PDF.
3. Masukkan data diri dan data koleksi pada form yang disediakan.
4. Klik Simpan untuk mengakhirinya.
124. MENU INFORMASI LAYANAN
Berisi informasi mengenai berbagai layanan dan aturan perpustakaan sesuai yang
diinputkan oleh administrator. Untuk Administrator, dapat mengeditnya melalui menu
Layanan & Info pada hak akses Administrator.
125. USUL PENGADAAN PUSTAKA BARU
Apabila pengunjung ingin mengusulkan suatu pustaka maka dapat diusulkan melalui
fasilitas ini yang nantinya akan diperiksa oleh petugas pengolahan dan sirkulasi. Cara
menggunakan fasilitas ini:
1. Buka sistem informasi perpustakaan ini (sesi “Memulai Penggunaan Software”).
2. Klik menu Usul Pengadaan.
3. Masukkan data diri.
4. Masukkan data koleksi pada field pustaka1, jika mengusulkan dua koleksi maka
masukkan data koleksi kedua pada field pustaka2.
5. Klik Simpan untuk mengakhirinya.
126. MEMINTA LAYANAN ANTAR
Apabila pengunjung ingin meminjam koleksi tapi malas untuk datang ke
perpustakaan dikarenakan tempatnya yang jauh dengan lokasi pengunjung berada. Maka
108 | P a g e
pengunjung dapat memanfaatkan fasilitas ini tanpa harus datang ke perpustakaan. Dengan
fasilitas ini, pengunjung hanya cukup menunggu petugas perpustakaan mengantarkan buku
yang ingin dipinjamnya. Fasilitas ini dinamakan dengan fasilitas Layanan Antar. Cara
menggunakan fasilitas ini :
1. Buka sistem informasi perpustakaan ini (sesi “Memulai Penggunaan Software”).
2. Klik menu Layanan Antar.
3. Masukkan data diri.
4. Masukkan data koleksi pada field pustaka1, jika memesan dua koleksi maka
masukkan data koleksi kedua pada field pustaka2.
5. Klik Simpan untuk mengakhirinya.
127. MENYUMBANG BUKU
Apabila pengunjung menyumbangkan buku maka diharuskan mengisi form ini :
1. Buka sistem informasi perpustakaan ini (sesi “Memulai Penggunaan Software”).
2. Klik menu Sumbangan Buku.
3. Masukkan data diri penyumbang dan data pustaka yang disumbangkan.
4. Klik Simpan untuk mengakhirinya.
128. ETALASE
Etalase berisi daftar pustaka cetak khusus. Dibagi dalam 3 bagian yaitu Pustaka
Terbaru, Pustaka Terlaris dan Pustaka Pilihan.
1. Pustaka Terbaru: ketika klik menu Etalase, maka secara default adalah halaman
Pustaka Terbaru yang akan terbuka. Ditampilkan 30 koleksi yang dimasukkan paling
akhir.
2. Pustaka Terlaris: ditampilkan 30 koleksi yang paling sering dipinjam.
3. Pustaka Pilihan: pustaka yang dipilih oleh petugas untuk ditampilkan pada halaman
ini, petugas bebas menentukan pustaka mana yang dipilih.
109 | P a g e
129. MELIHAT PUSTAKA TERBARU
Cara untuk melihat pustaka terbaru :
1. Buka sistem informasi perpustakaan ini (sesi “Memulai Penggunaan Software”).
2. Klik menu Etalase.
130. MELIHAT PUSTAKA PALING SERING DIPINJAM
Cara untuk melihat pustaka yang paling sering dipinjam :
1. Buka sistem informasi perpustakaan ini (sesi “Memulai Penggunaan Software”).
2. Klik menu Etalase.
3. Klik tab Pustaka Terlaris.
131. MELIHAT PUSTAKA PILIHAN
Cara untuk melihat pustaka pilihan :
1. Buka sistem informasi perpustakaan ini (sesi “Memulai Penggunaan Software”).
2. Klik menu Etalase.
3. Klik tab Pustaka Pilihan.
132. MENU LOGIN
Menu login digunakan untuk masuk ke hak akses Administrator, Sirkulasi,
Pengolahan. Selain itu juga untuk masuk ke halaman presensi pengunjung. Menu login
110 | P a g e
adalah pintu gerbang untuk masuk ke halaman petugas.
Cara menggunakan menu login:
1. Buka sistem informasi perpustakaan ini (sesi “Memulai Penggunaan Software”).
2. Klik menu Login.
3. Masukkan Username dan Password, sesuai dengan hak akses yang ingin
dimasuki.
4. Klik tombol Login.
133. MENU BERITA
Menu di sini maksudnya adalah pada hak akses OPAC. Pengunjung dapat menikmati
berita seperti layaknya sebuah web, tetapi diharapkan petugas mengisi berita yang
berkaitan dengan perpustakaan terkait.
Cara menggunakan fasilitas berita:
1. Buka sistem informasi perpustakaan ini (sesi “Memulai Penggunaan Software”).
2. Klik menu Berita.
3. Secara default berita terbaru akan langsung ditampilkan.
4. Bagian kiri adalah beberapa berita terbaru.
134. PRESENSI PENGUNJUNG / BUKU TAMU
Perpustakaan pada umumnya selalu mewajibkan pengunjung untuk mengisi
kehadiran di buku tamu. Pengunjung diharuskan mengisi tanggal, identitas, tanda tangan.
Pada sistem ini disediakan fasilitas tersebut dan prosedurnya sangat sederhana.
Cara melakukan prisensi / mengisi buku tamu:
111 | P a g e
1. Scan barcode kartu anggota dengan menggunakan barcode reader.
2. Jika tidak memiliki barcode reader, masukkan nomor anggota kemudian klik
tombol .
Jika berhasil prisensi pengunjung telah dicatat oleh sistem.
*) dengan asumsi halaman Prisensi Pengunjung harus sudah terbuka.
Cara membuka halaman Prisensi Pengunjung:
1. Buka sistem informasi perpustakaan ini (sesi “Memulai Penggunaan Software”).
2. Klik menu Login.
3. Ketikkan “pengunjung” pada field Username dan Password klik tombol Login.
Cara keluar dari halaman Prisensi Pengunjung: klik tombol keluar pada pojok
kanan atas.
Gambar 1.59 Halaman Pengunjung
135. NAVIGASI HALAMAN
Fungsi Navigasi Halaman untuk memudahkan dalam berpindah halaman dari satu
halaman ke halaman lain sesuai yang diinginkan dan mengatur efektifitas dan efisiensi kerja
user dan sistem.
112 | P a g e
contoh kondisi default Navigasi halaman.
contoh Navigasi Halaman secara lengkap
Penjelasan:
Jumlah baris: angka 50 berarti menampilkan 50 baris pencarian dalam satu
halaman.
Apply: digunakan untuk memproses Jumlah Baris, jika mengganti angka Jumlah
Baris maka harus menekan tombol ini untuk memprosesnya.
Baris Halaman: jajaran tombol halaman untuk memudahkan
berpindah dari satu halaman ke halaman yang lain.
On Page: tombol halaman yang berwarna merah menunjukkan bahwa sedang
berada pada halaman yang berwarna merah tersebut (15).
Super Next: untuk berpindah ke grup halaman selanjutnya.
Super Previous: untuk berpindah ke grup halaman sebelumnya.
End: untuk berpindah ke grup halaman terakhir.
First: untuk kembali ke halaman pertama.
top related