ownership. responsibility. accountabilityvendormanagement.uemedgenta.com/document/bm_panduan... ·...
Post on 09-Feb-2021
0 Views
Preview:
TRANSCRIPT
-
Oracle Supplier Portal
OWNERSHIP. RESPONSIBILITY. ACCOUNTABILITY
“Our Work and Business, Reimagined”
Panduan Pengguna PenjualBahagian III: Penyerahan Invois di Portal Pembekal
-
2
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
Apa yang Telah Ditukar untuk Penjual?
2
4
Semua profil penjual mesti didaftarkan dan
diluluskan dalam Portal Pembekal Oracle
1
5
Penjual perlu menggunakan Portal
Pembekal Oracle untuk menjalankan urus
niaga / perniagaan dengan UEM Edgenta
Prestasi/kelayakan penjual akan dinilai
dalam Portal Pembekal Oracle. Penjual akan
dinilai menggunakan kriteria, pemarkahan
dan pemberat terpiawai
Penjual mesti menghantar permohonan sebut
harga (RFQ) / gerak balas tender / invois
dalam Oracle. Proses penilaian / pemarkahan
dan pemberian tender akan dilakukan melalui
Oracle
3Penjual diminta untuk menggunakan Portal
Pembekal Oracle untuk semua komunikasi
dengan UEM Edgenta
-
3
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
Istilah Baru Digunakan dalam Proses Digital (Oracle)
Transaksi Dengan Standard PO
Manual Process Purchase Order (PO) Delivery Order (DO) Invoice
Oracle Purchase Order (PO) Goods Receipt Note (GRN) Invoice
Transaksi Dengan PO and LOA
Manual ProcessProses
tender
Letter of Award
(LOA)
Certificate of Completion
(CoC) / Job Sheet /
Service Report
Certificate of Payment
(CoP) ManualInvoice
Oracle Negotiation
Purchase Order
(PO) / Letter of
Award (LOA)
Work Confirmation (WC)
Penjanaan automatik
GRN menerusi sistem
& Certificate of
Payment (CoP)
Invoice
New New
NewNew New
-
4
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
Gambaran Keseluruhan Proses TransaksiP
EN
JU
AL
ED
GE
NT
A
Portal
Perkhid
matan
Oracle
Oracle
Fusion
Portal
Pembekal
Oracle
Luar
Sistem
Legend
UN
IT P
ER
OL
EH
AN
ED
GE
NT
A
BAHAGIAN I: Pendaftaran BAHAGIAN II: Tender (Negotiation) BAHAGIAN III & IV: Work Confirmation & Invois
Layari Portal
Pembekal
Oracle
Terima Terma &
Syarat
Daftar &
lampirkan
dokumen
berkaitan
Semak &
sahkan
permohonan(Unit SVM)
Tamat
PR dikeluarkan(“Preparer”)
Pengeluaran PO(Unit Pembelian)
Semak &
sahkan PO
Penghantaran
barang/
perkhidmatan
berdasarkan
PO / LOA
PO/
LOA?
Menghantar
pelawaan untuk
Negotiation(Unit Sumber)
PO
LOA
Hantar respon
Negotiation
Lulus?
YA TIDAK
Semakan &
penyerahan
LOA(Unit Sumber)
Semak &
sahkan PO +
LOA
PO /
LOA?
Penjanaan Work
Confirmation
(WC)
Pengesahan
WC untuk LOA(Unit Bisnes)
Pelaksanaan
GRN untuk PO(Pemohon /
Penyedia)
Pengesahan &
kelulusan WC(Unit Kontrak)
Penghantaran
invois
Pengesahan
dokumen &
pembayaran(Unit Kewangan)
PO
LOA
Tamat
Proses
Keputusan
Mula
Tamat
GRN dijana
secara
automatik
Penjanaan CoP
1
3
1
Topik di
dek ini
http://vendormanagement.uemedgenta.com/Default.aspx
-
5
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
Sekilas Portal Pembekal Dan Perkhidmatan…
Fungsi Oracle Portal Pembekal Oracle Portal Perkhidmatan Oracle
PenggunaSemua penjual (termasuk yang sudah
mempunyai kontrak bersama Edgenta)
Terhad kepada penjual yang sudah
mempunyai kontrak bersama Edgenta
samaada LOA dengan bayaran
berdasarkan tahap pencapaian atau
bayaran tetap
Tujuan
Portal yang membolehkan penjual
mendaftar, mengambil bahagian dalam
rundingan, mengesahkan PO & LOA,
menghantar invois dan melihat status
pembayaran.
Portal untuk memproses pembayaran
berdasarkan tahap pencapaian dan
pembayaran tetap dengan bukti
penghantaran barang/perkhidmatanRujuk ciri system di bawah
Ciri
• Pendaftaran Penjual
• Kemaskini Profil Penjual
• Penilaian Prestasi Penjual
• Penyertaan dalam Rundingan
• Pengesahan PO dan LOA
• Penghantaran dan Semak Invois
• Penyemakan Pembayaran
• Mengirim & mengesahkan Work
Confirmation berdasarkan tahap
pencapaian atau BOQ
• Certificate of Payment akan
dikeluarkan setelah mendapat
pengesahan kerja
• Invois akan dikeluarkan berdasarkan
perakuan pembayaran
• Menghantar permohonan Retention
Release berdasarkan invois
-
6
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
Isi Kandungan
1 Melihat Status Purchase Order (PO)
2 Penyerahan Invois di Portal Pembekal
3 Penyemakan Invois dan Bayaran di Portal Pembekal
4 Mengedit Invois di Portal Pembekal
-
7
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
Isi Kandungan
1 Melihat Status Purchase Order (PO)
2 Penyerahan Invois di Portal Pembekal
3 Penyemakan Invois dan Bayaran di Portal Pembekal
4 Mengedit Invois di Portal Pembekal
-
8
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
1. Melihat Status Purchase Order (PO)
1.1 Log masuk dengan
nama pengguna dan kata
laluan
Layari: https://enpf.login.ap1.oraclecloud.com
-
9
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
1. Melihat Status Purchase Order (PO)
1.2 Di laman utana, klik
“Supplier Portal”
-
10
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
1. Melihat Status Purchase Order (PO)
1.3 Di bahagian “Orders”, klik
pada “Manage Orders” untuk
melihat Purchase Order (PO)
-
11
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
1. Melihat Status Purchase Order (PO)
1.4 Masukkan maklumat untuk
mencari Purchase Order (PO)
tertentu
1.5 Klik “Search”
Nota: Lihat pada
bahagian “Status”
untuk status PO
-
12
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
No Status Penerangan Status Tindakan Penjual
1 Closed
PO ditutup dan GRN dikeluarkan oleh pemohon PR.
Invois telah diluluskan dari pihak akaun dan menunggu
pembayaran.
Menunggu bayaran masuk
2Closed for
Receiving
i) PO ditutup dan GRN dikeluarkan oleh pemohon
PR. PO menunggu penghantaran invois
ATAU
i) PO ditutup dan GRN dikeluarkan oleh pemohon
PR. Invois sudah dihantar oleh penjual tetapi
menunggu kelulusan dari Unit Account Payable
Untuk (i), hantar invois
Untuk (ii), lakukan susulan dengan Unit
Account Payable JIKA tarikh sudah
melebihi terma pembayaran
3 Open
PO belum ditutup atau sebahagian GRN telah
dikeluarkan oleh pemohon PR.
Lihat maklumat PO untuk memeriksa GRN
dan menghantar invois berdasarkan GRN
(jika ada). Jika barang / perkhidmatan
sudah diserahkan tetapi tiada GRN
diterima, penjual perlu menyusul dengan
pemohon PR
Senarai Status Purchase Order
1. Melihat Status Purchase Order (PO)
-
13
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
1. Melihat Status Purchase Order (PO)
1.6 Untuk memeriksa maklumat PO, klik
pada pautan “Purchase Order Number”
-
14
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
1. Melihat Status Purchase Order (PO)
1.7 Klik “View Details” untuk
melihat maklumat resit dan
pulangan
-
15
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
1. Melihat Status Purchase Order (PO)
Nota: Rujuk ruangan
“Received” untuk melihat
jumlah GRN oleh pemohon
-
16
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
Isi Kandungan
1 Melihat Status Purchase Order (PO)
2 Penyerahan Invois di Portal Pembekal
3 Penyemakan Invois dan Bayaran di Portal Pembekal
4 Mengedit Invois di Portal Pembekal
-
17
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
2. Penyerahan Invois di Portal Pembekal
2.1 Klik “Supplier Portal”
-
18
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
2.2 Di bahagian “Invoices
and Payments”, klik
“Create Invoice”
2. Penyerahan Invois di Portal Pembekal
-
19
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
2.3 Pilih
“Identifying PO”
2. Penyerahan Invois di Portal Pembekal
2.4 Pilih akaun bank2.5 Masukkan nombor invois
di bahagian “Number”
2.6 Pilih tarikh invois
2.7 Klik “+” untuk
melampirkan invois dan
dokumen lain yang
berkaitan
-
20
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
2. Penyerahan Invois di Portal Pembekal
2.8 Untuk memuat naik
dokumen, klik “Browse”
2.9 Masukkan tajuk di ruangan
“Title” dan penerangan di
ruangan “Description”
2.10 Klik “OK”
Nota: Pastikan semua maklumat
seperti nombor invois, tarikh dan
jumlah pada lampiran sepadan dan
tepat dengan maklumat yang sudah
dimasukkan ke dalam sistem
-
21
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
2.11 Di bahagian “Lines”, klik pada “Select
and Add” untuk penambahan PO
2. Penyerahan Invois di Portal Pembekal
Nota: Maklumat tepat dari invois ke
Purchase Order (PO) adalah sangat
penting bagi memastikan kelancaran
proses pembayaran
-
22
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
2. Penyerahan Invois di Portal Pembekal
2.12 Pilih “Purchase
Order” yang berkaitan
2.13 Klik “Search”
2.15 Klik “Apply”
2.14 Klik pada baris item
Purchase Order (PO) yang
berkaitan. Jika terdapat lebih
dari satu PO yang tersenarai,
pilih baris yang berkaitan
dengan invois
Nota: Jika tiada baris item yang
muncul, ini bermakna pemohon PR
masih belum menjanakan GRN
2.16 Klik “OK”
-
23
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
2. Penyerahan Invois di Portal Pembekal
2.17 Semak dan sahkan jumlah /
bilangan invois di ruangan
“Amount” atau “Quantity”
Nota: Edit jumlah / bilangan mengikut
invois anda. Jumlah / bilangan invois
yang ditetapkan boleh kurang dari GRN
2.18 Pilih “Tax
Classification” yang
tepat
Nota: Pastikan “Tax
Classification” sepadan dengan
maklumat cukai di dalam PO
(cth: SST 6%)
2.19 Sekiranya ada cukai, pilih
“Tax Classification” dan klik
“Actions” dan pilih “Calculate
Tax” untuk kiraan cukai dalam
invois
-
24
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
2. Penyerahan Invois di Portal Pembekal
2.20 Klik “Save”2.21 Untuk
penyerahan invois,
klik “Submit”
-
25
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
2. Penyerahan Invois di Portal Pembekal
2.23 Klik “Printable page” jika
ingin memuat turun salinan invois
sebagai rujukan
2.25 Klik “Done”
jika selesai
2.22 Klik “OK” untuk menutup
kotak pemberitahuan
2.24 Klik “Create
Another” untuk
menghantar invois lain
-
26
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
2. Penyerahan Invois di Portal Pembekal
KUNCI UTAMA
▪ Invois hanya BOLEH dijana jika penjual menerima GRN dari Purchase Order (PO) yang sepadan
▪ Jika penjual menghantar lebih dari satu Purchase Order (PO), ianya boleh disatukan di dalam satu invois
-
27
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
Isi Kandungan
1 Melihat Status Purchase Order (PO)
2 Penyerahan Invois di Portal Pembekal
3 Penyemakan Invois dan Bayaran di Portal Pembekal
4 Mengedit Invois di Portal Pembekal
-
28
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
3. Penyemakan Invois dan Bayaran di Portal Pembekal
3.1 Klik “Supplier Portal”
-
29
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
3.2 Di bahagian “Invoices
and Payments”, klik “View
Invoices”
3. Penyemakan Invois dan Bayaran di Portal Pembekal
-
30
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
3. Penyemakan Invois dan Bayaran di Portal Pembekal
3.4 Klik “Search”
3.3 Pilih
“Supplier”
Nota: Lihat di bahagian ini
untuk status invois.
Nota: Jika bayaran sudah
dibuat “Payment Number”
akan kelihatan disini
-
31
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
No Status Penerangan Status Tindakan Penjual
1 IncompleteInvois masih di dalam mod draf dan belum diserah
kepada Unit Account Payable
Selesaikan proses penjanaan invois dan
serahkan di dalam sistem
2 On Hold
Invois sudah diserahkan ke Unit Account Payable tetapi
belum diluluskan disebabkan isu berkaitan maklumat
invois (cth: perincian invois tidak sama dengan
lampiran)
Buat susulan dengan Unit Account Payable
untuk tindakan selanjutnya
3 In ProcessInvois sudah diserahkan ke Unit Account Payable dan
masih dalam proses penyemakan oleh pihak pembeli
Menunggu kelulusan
4 Cancelled
i) Invois sudah diserahkan tetapi ditolak oleh Unit
Account Payable selepas disemak
ATAU
ii) Invois sudah diserahkan ke Unit Account Payable
tetapi ditarik balik oleh penjual
Untuk (i) dan (ii), penjuall perlu menjana
dan menhantar invois yang baru dengan
maklumat tepatNota: Nombor invois mestilah unik untuk
dikenal pasti.
5 Approved
Invois sudah diserahkan dan diluluskan oleh Unit
Account PayableNota: Status yang sudah diluluskan boleh dibatalkan jika
terdapat isu berkaitan yang timbul
Menunggu pembayaran. Sekiranya
pembayaran masih belum dibuat melebihi
terma pembayaran, sila hubungi Unit
Account Payable
Senarai Status Invois
3. Penyemakan Invois dan Bayaran di Portal Pembekal
-
32
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
Isi Kandungan
1 Melihat Status Purchase Order (PO)
2 Penyerahan Invois di Portal Pembekal
3 Penyemakan Invois dan Bayaran di Portal Pembekal
4 Mengedit Invois di Portal Pembekal
-
33
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
4. Mengedit Invois di Portal Pembekal
4.1 Klik “Supplier Portal”
-
34
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
4.2 Di bahagian “Invoices
and Payments”, klik “View
Invoices”
4. Mengedit Invois di Portal Pembekal
-
35
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
4. Mengedit Invois di Portal Pembekal
4.4 Klik “Search”
4.3 Pilih
“Supplier”
4.5 Klik pautan
“Invoice Number”
Nota: Anda boleh mengedit
invois jika status
“Incomplete”
-
36
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
4. Mengedit Invois di Portal Pembekal
4.7 Jika ingin mengubah maklumat
“Quantity” atau “Amount”, klik pada
baris item berkaitan dan klik “Cancel
Line”
4.6 Untuk mengedit baris item
yang sedia ada, edit di
ruangan yang sepatutnya
4.8 Untuk menambah baris
“Purchase Order”, klik “Select
and Add”
-
37
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
4. Mengedit Invois di Portal Pembekal
4.9 Pilih “Purchase
Order” yang berkaitan
4.10 Klik “Search”
4.12 Klik “Apply”
4.11 Klik baris item PO yang
dikehendaki. Jika baris PO lebih
dari satu, pilih baris yang
berkaitan dengan invois penjual
Nota: Jika tiada baris yang muncul,
ini bermakna pemohon PR masih
belum menjanakan GRN
4.13 Klik “OK”
-
38
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
4. Mengedit Invois di Portal Pembekal
4.14 Klik “Save” 4.15 Untuk
menyerahkan
perubahan klik
“Submit”
-
39
Oracle Supplier Portal
p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”
Sokongan Edgenta
Isu Jabatan Unit Pegawai
1. Pendaftaran di portal
pembekal
2. Log masuk / Kata kunci
3. Mengemaskini profil
Perolehan
Pengurusan Vendor
Strategik (Strategic
Vendor Management)
• E-mel Kongsian:
vmu_registration@edgenta.com
1. Negotiation (RFT / RFQ / RFI)
2. Award (Pemberian tender)
Pengurusan Kategori
(Category
Management) /
Sumber (Sourcing
Admin)
• E-mel Kongsian:
category.mgmt@edgenta.com
• E-mel Kongsian:
sourcing.admin@edgenta.com
1. Purchase Order (PO) Pembelian (Purchasing
Admin)
• E-mel Kongsian:
purchasing.admin@edgenta.com
1. Kontrak Kontrak (Contract
Admin)
• E-mel Kongsian:
contract.admin@edgenta.com
1. Invois
2. PembayaranKewangan Account Payable
• Noor Akalili Abdul Muni:
akalili.abdulmunir@edgenta.com
Sila hubungi pegawai yang disebutkan jika mempunyai sebarang pertanyaan
-
Oracle Supplier Portal
“Our Work and Business,
Reimagined”
Disclaimer: This material has been prepared by UEM Group Berhad (UEM) solely for informational purposes
for the exclusive use of the party to whom UEM delivers this presentation. Any statements and estimates
are accurate only as at the date of the material. This material has been prepared on a confidential basis
solely for the use and benefit of UEM. This material must not be copied, reproduced, distributed or passed
to others at any time, in whole or in part, without the prior written consent of UEM.
top related