retour d'expérience gtd - getting things done

Getting Things Done

S’organiser pour réussirL’art de l’efficacité sans le stress

Véronique Guiberteau-CanfrèreJean Davoust

Gérer ses engagements?

Une méthode? Descendant Vs Ascendant

Objectifs de vie Objectifs à 2 ans Objectifs à 6 mois Mes fonctions Pro / Perso Stratégie Taches Quotidien

Question de point de vue

Gérer ses engagementsLa méthode GTD

• Les recenser et les stocker dans un « système » externalisé

• Les clarifier• Consigner les rappels et

les actions• Concrétiser les

première actions• Ce n’est qu’un début…

Recenser et stocker dans un « système » externalisé

Clarifier

Emails indésirables

S’acheter une Ferrari

Article de référence

Clarifier

Construire ma maisonOrganiser le comité de direction

Consigner les rappels et les actions

Appeler Paul pour la réunion Réparer frigo Ecrire le devis client X

En attente de la réponse de Paul pour la réunion

Acheter du lait

Trouver des idées pour améliorer la rentabilité

GTD• C’est

– Un outil /Une méthode

• Ce n’est pas – Une philosophie de vie

• GTD : se positionner sur une échelle de temps– Préciser et accomplir SES objectifs à moyen et long terme– Fluidifier le quotidien :

• Diminution du stress• Augmentation de l’efficacité

• Les outils informatiques GTD – conditionnent en partie l’appropriation de la méthode.– MAIS inutiles (trop usine à gaz) si on ne fait pas l’effort de se pencher sur

la méthode

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Par quoi commencer ?

• Se poser une question : a-t-on envie de faire un grand ménage ?

• Prévoir d’y consacrer du temps au début • Lire le livre • Reprendre tout ce que l’on a faire, ce sur l’on

veut faire, ce que l’on voudrait faire• En profiter pour réfléchir à ses objectifs CT,

MT, LT

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Les trucs utiles tout de suite

• Une tâche de moins de 2 min est faite immédiatement

• Désactiver l’alerte d’arrivée de messages• Ne pas mettre de notifications sur toutes les

tâches• Considérer les mails qui appellent une action

comme des tâches

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Certaines tâches

Toutes les tâches

Non utlisé

Les points clés pour moi• La « boite de réception » :

– réceptacle de toutes les tâches au fil de l’eau (intérêt du smartphone synchronisé)

– revue une fois par jour pour « typer » les tâches, leur assigner des projets, des échéances, des contextes, des priorités, des statuts

– utile : pouvoir y intégrer des mails par simple transfert

• Les revues– Boite de réception : tous les jours = les nouvelles tâches à trier– Liste « hot » : tous les jours = ce qu’il y a à faire– Les autres listes ou projets : 1 fois par sem/par mois

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Mes outils

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Sur Internet Toodledo

Sur mon IPhoneToDo

Pas d’outil desktop

Synchronisation

OutlookBoites de réception0 taches

Envoi de mails taches

Il existe plus d’outils MAC que PC…? J’ai changé 2 fois d’outils

Quels outils pour MA gestion GTD?

• Gestion des entrées• Gestion des listes/actions• Gestion du calendrier / des échéances• Gestion des plans de projets• Gestion des référentiels

Mon contexte

Utilisation intensive perso et pro de MS Outlook:• Emails• Contacts personnels• Contacts professionnels (GCP)• Calendrier• Tâches• Synchronisation avec un PDA

Beaucoup (trop) de solutions « GTD » disponibles

Ma solution

• S’appuyer sur Outlook• Pas de support d’organisation en doublon• Apport d’une couche GTD:

Quoi? Où?

Gestion des entrées Jello & Outlook: Emails, tâches

Gestion des listes/actions Jello & Outlook: Tâches

Gestion du calendrier / des échéances Jello & Outlook: Calendrier, tâches

Gestion des plans de projets Jello & Outlook: Tâches (insuffisant)

Gestion des référentiels Dossiers (papiers et informatiques)

Pour finir

• S’approprier d’abord le processus, après les outils

• Investir du temps au démarrage (2 jours)• Insister dans les premiers mois• Choisir les outils avec lesquels on est le plus à

l’aise (usage, plaisir, facilité)

Pour aller plus loin…

• http://www.gtdtimes.com/• http://twitter.com/gtdtimes• http://fr.wikipedia.org/wiki/Comparaison_de_logiciels_GTD• http://www.des-livres-pour-changer-de-vie.fr/?s=gtd• http://blog.pierremorsa.com/category/sorganiser-pour-reussir/

• Lien vers ToDoList: Application GTD utilisée par Laurent Bosc:• http://www.codeproject.com/KB/applications/todolist2.aspx