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UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS Fundada en 1551
FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
E.A.P. DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
“ DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE UN OPERADOR LOGÍSTICO PARA LA DISTRIBUCIÓN Y REPARTO DE UNA LÍNEA
DE PRODUCTOS DE BELLEZA EN LA PROVINCIA DE LIMA ”
TESIS
para optar Título Profesional de
INGENIERO INDUSTRIAL
AUTOR
TERRY DANIEL MEDINA MOLINA
LIMA - PERU
2003
INDICE
PáginaINTRODUCCIÓN 4
CAPITULO I 5
1. LA EMPRESA 5
1.1. RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA 5
1.2. OBJETO SOCIAL 5
1.2.1 LOGÍSTICA DE ENTRADA 5
1.2.2 GESTION DE STOCKS 6
1.2.3 LOGISTICA DE SALIDA 7
1.2.4 LOGISTICA INVERSA 8
1.2.5 INTELIGENCIA DEL NEGOCIO 9
1.3. LOCALIZACIÓN 9
1.4. INFRAESTRUCTURA PRODUCTIVA 9
1.5. ESTRUCTURA ORGANICA Y ASPECTOS ADMINISTRATIVOS 10
1.6. VISION, MISIÓN Y PRINCIPIOS DE LA EMPRESA 19
CAPITULO II
2. AREA DE DISTRIBUCIÓN. 20
2.1. ZONAS DE DISTRIBUCIÓN 20
CAPITULO III
3. PROCEDIMIENTOS PARA LA DISTRIBUCIÓN DE
PRODUCTOS COSMÉTICOS A NIVEL CONSULTORA.
3.1. ELABORACION DE PROCEDIMIENTOS 23
3.2. CICLO DE DISTRIBUCIÓN 28
3.2.1. PROGRAMACIÓN DE DESPACHO 30
3.2.2. DESPACHO DE PEDIDOS 36
3.2.3. REPARTO DE PEDIDOS 40
3.2.4. LIQUIDACION DOCUMENTARIA 46
3.2.5. DEPÓSITOS DE RESPONSABILIDAD 50
3.2.6 RECOJO DE FACTURA POR ANULAR 53
CAPITULO IV
4. RATIOS DE CONTROL 55
4.1. RATIOS DE CONTROL 55
4.2. RATIO LIQUDACIÓN DOCUMENTARIA 66
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 68
BIBLIOGRAFÍA
ANEXOS
Descripción del procedimiento de un operador logístico para la distribución y reparto de una línea de productos de belleza en la provincia de Lima. Medina Molina, Terry Daniel
Derechos reservados conforme a Ley
INTRODUCCIÓN
Desde los años veinte y treinta, el modelo que ha configurado nuestra forma de
pensar respecto a las empresas ha sido el de una estructura grande e integrada
que da la impresión de poseer, gestionar y controlar directamente la mayor parte
de sus activos y recursos.
Actualmente se está replanteando ese modelo y se buscan estructuras y métodos
que garanticen el éxito empresarial. Como parte de este proceso, las empresas
están recurriendo cada vez más al Outsourcing para reconfigurarse agresivamente
y transformar esencialmente su forma de hacer negocios.
En el presente trabajo se describe los procedimientos que fueron implementados
para realizar un Outsourcing en el área de Logística de Salida para una empresa
líder en el rubro de productos de belleza. Cuya elaboración se realizó a través de
etapas que cubrían toda la implementación. Se hizo un seguimiento de todo el
proceso que implicaba el servicio que se estaba prestando, realizando un análisis
en todos los procesos, mejorándolos y plasmándolos documentadamente,
implementando así los procedimientos de Logística de Salida para la empresa
líder en el rubro de productos de belleza.
La aplicación de dichos procedimientos redujo en 25% el tiempo utilizado en los
procesos de Despacho y Reparto, siendo estos dos los principales procesos de
toda la operación.
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CAPITULO I
1. LA EMPRESA
1.1 . RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA.-
La empresa es un Operador Logístico con más de 35 años de experiencia
en Operaciones Logísticas de productos no perecibles a nivel nacional e
internacional.
1.2. OBJETO SOCIAL.- La empresa se dedica a brindar los siguientes
servicios:
1.2.1. LOGÍSTICA DE ENTRADA:
• Administración Logística y control de inventarios.
• Compras nacionales e importadas.
• Importaciones.
• Nacionalización de la mercadería.
La Logística de Entrada enmarca las actividades necesarias para
cumplir con el abastecimiento de sus productos, dejándolos
disponibles para su transformación o venta. Esto implica
actividades de Gestión de Inventarios, Planificación y Compras,
Políticas de Stocks, Niveles de Rotación, y la correcta planificación
de sus necesidades de abastecimiento de insumos y/o productos
terminados.
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La empresa le permite canalizar a sus clientes todos sus
requerimientos desde cualquier parte del mundo, pues cuenta con
relaciones comerciales en todos los continentes. Asimismo, en el
Perú, un equipo de profesionales realiza la Gestión de compras
bajo parámetros proporcionados originalmente por sus clientes.
En suma, el servicio comprende desde el Seguimiento a la Orden
de Compra del cliente en el país de origen, el Agenciamiento de
Carga Internacional y de Aduanas, Transporte y Almacenaje en el
Centro de Distribución y el Control de Inventarios; estas etapas,
son medidas mediante Indicadores de Gestión que periódicamente
le proporcionan a sus clientes.
Controlar la operación de Logística de Entrada resulta sencillo con
el sistema IN HOUSE como un servicio de información vía
Internet, que permite consultar en línea a sus clientes el estado de
su Orden de Compra en todas sus etapas.
1.2.2. GESTION DE STOCKS:
• Almacenamiento y custodia de mercadería
Las instalaciones cuentan con una estructura física suficiente para albergar
a sus clientes.
Asimismo, de acuerdo a los requerimientos de cada cliente cuenta con
áreas de expansión.
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Cuenta con un Sistema de Inventario Cíclico que les permite garantizar a
los clientes la exactitud (ERI)1 en sus inventarios (los cuales en la
actualidad alcanzan el 100%) y el mantenimiento de su mercadería en
estado de uso. El software de inventarios les permite trabajar con
Inventarios Cíclicos, Código de Barras, Multilocaciones, compatibilidad
entre Items, Volúmenes, Lotes, fechas de Vencimiento, Fifo, Trazabilidad e
Información diaria, semanal y mensual, sobre los Indicadores de Gestión de
sus clientes para la toma de decisiones.
1.2.3. LOGISTICA DE SALIDA:
• Producción o fraccionamiento de pedidos.
• Despacho
• Reparto
• Liquidación documentaria.
• Exportación.
Con la empresa de tecnología más importante del país como socio
estratégico, logran una transmisión, recepción y procesamiento de
información requerida por sus clientes durante las 24 horas del día. Son
Despachados más de 10,000 pedidos diarios a 156,000 destinos a nivel
nacional, abasteciendo así, a los requerimientos de demanda en menos
de 24 horas en Lima y 72 horas al punto más lejano en provincias, a los
diferentes canales de distribución tales como: Autoservicios,
distribuidores, mayoristas, instituciones y el canal horizontal de
minoristas.
1 ERI, Ver Definición de Términos, Página 75
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Un staff de profesionales en Comercio Exterior, maneja los despachos al
exterior de sus clientes a diversos destinos alrededor del mundo.
Además, el Servicio de Atención al Cliente, está constantemente
evaluando las operaciones y coordinando reuniones periódicas para
reportar las mismas, de acuerdo a las mediciones de los Indicadores de
Gestión.
La empresa brinda también a sus clientes el servicio de transformaciones
como son el armado de promociones en empaques termoencogibles, el
armado de canastas e impresiones inkjet entre otros.
1.2.4. LOGISTICA INVERSA:
• Reingreso por devoluciones de pedidos.
• Anulaciones.
• Canjes.
El retorno al centro de Distribución, de los pedidos anulados y
devoluciones de mercadería, por cambios de presentación, vencimientos
u otros motivos, constituye toda una Operación Logística.
Las devoluciones en algunas compañías superan el 5% de sus ventas.
Por ello, mediante la optimización de procesos, la empresa ayuda a
disminuir estos indicadores. Si el pedido de sus clientes por algún motivo
no pudo ser entregado, serán reprocesados en el mismo centro de
Distribución para ser enviados al día siguiente o en las fechas que el
cliente indique, evitando así perder la venta. Asimismo, dichas
devoluciones seguirán un estricto control de calidad, en base a las
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especificaciones que el cliente otorgue, para ingresarlas a inventario, o
designarlas a Destrucción.
El cliente podrá visualizar permanentemente la disminución de sus
devoluciones consultando los Indicadores de Gestión, gracias a la
optimización de procesos que la empresa le ofrece.
1.2.5. INTELIGENCIA DEL NEGOCIO:
• Indicadores de Gestión.
• Reportes.
• Información detallada.
La Inteligencia del Negocio es el despliegue de los Conocimientos
Operativos y del Mercado en la Toma de Decisiones.
La empresa le permite a sus clientes aprovechar las experiencias en el
manejo de sus operaciones para plantear rumbos de acción, enmarcados
en el contexto actual del entorno y de sus tendencias.
Mediante el análisis de los movimientos de órdenes, pedidos y artículos,
utilizando conceptos de Datawarehouse, se pueden identificar las causas
a problemas que existen dentro del flujo de materiales en la cadena de
suministros. En este sentido, la empresa le brinda a sus clientes la
información de su operación logística en el momento adecuado a través
de reportes e indicadores de gestión, lo que le permitirá tener una base
objetiva para la Toma de Decisiones.
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1.1. LOCALIZACIÓN.- La oficina administrativa se ubica en el distrito de Jesús
Maria, Lima 11 - Perú. El centro de distribución se ubica en Los Olivos.
Lima-Perú.
1.2. INFRAESTRUCTURA PRODUCTIVA
1.2.1. PLANTA.- La Planta es compartida por 3 empresas pertenecientes
a un mismo grupo. (Ver distribución de planta en Anexo N°1) Siendo
el operador logístico y específicamente el área de almacenes de
esta la que mayor extensión ocupa. El área utilizada por los
almacenes esta distribuido de la siguiente manera:
• Exportaciones
• Materias Primas
• Bijouterie.
• Productos terminados
• Tintes
• Regalos
• Colonias
• Shampoo
• Talcos
• Maquillaje
• Envases
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1.3. ESTRUCTURA ORGANICA Y ASPECTOS ADMINISTRATIVOS.-
1.3.1. ESTRUCTURA ORGANICA.- El operador logístico pertenece a un
Grupo Corporativo el cual cuenta con un directorio que dirige las 3
empresas que conforman dicho grupo y cada empresa está
administrada por un Gerente General (Ver organigrama en Anexo N°2)
El Operador logístico cuenta con 493 empleados entre operarios y
personal administrativo, repartidos en 15 centros de costo siendo
estos:
• Administración central, 18 empleados
• Recepción, 15 empleados
• Control de Calidad, 19 empleados
• Fraccionamiento, 183 empleados
• Semifraccionado, 72 empleados
• Exportaciones, 31 empleados
• Compras, 9 empleados
• Almacenes, 15 empleados
• Almacenes Productos Terminados, 4 empleados
• Almacenes Materia Prima, 2 empleados
• Almacenes Bojouterie, 5 empleados
• Almacén Regalos y Textiles, 38 empleados
• Despachos y Trafico, 56 empleados
• Transformaciones, 22 empleados
• Área Comercial, 4 empleados
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1.3.2. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS.-
Las principales Funciones Administrativas son:
Gerente General
• Misión o Propósito de puesto
Dirigir la Unidad de Negocios Operador Logístico, optimizando los
procesos integrados logísticos y buscando la máxima satisfacción
del cliente.
• Funciones
1. Mantener y desarrollar la cartera de clientes de la Unidad de
Negocio Operador Logístico.
2. Definir, aprobar y velar por el cumplimiento de los planes
estratégicos de su unidad de negocio
3. Aprobar el plan de inversiones de la Unidad de Negocio
Operador Logístico.
4. Delegar responsabilidades para el cumplimiento de los planes
estratégicos de la Unidad de Negocio.
5. Aprobar y controlar los flujos de caja de la Unidad de Negocio.
Asistencia de Gerencia
• Misión o Propósito de puesto
Brindar apoyo en toda las actividades de la gerencia pudiendo ser
administrativas y operativas.
• Funciones
1. Elaborar informes y documentos concernientes a la Gerencia.
2. Realizar el arqueo de caja chica (verificación de fondos versus
documentos de caja: Supervisión, transporte, lima) en forma
semanal.
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3. Programar pagos en el sistema de la empresa versus las
facturas pendientes de pago de los repartidores,
Transportistas y proveedores en forma quincenal.
4. Verificar los vales de consumo de gasolina versus facturas de
grifos y realizar el trámite a Contabilidad en forma semanal
5. Recoger y enviar la correspondencia a la Gerencia General de
forma diaria.
6. Recepcionar, organizar y archivar documentos varios.
7. Llevar la agenda del Gerente General.
8. Atender llamadas telefónicas y coordinar reuniones de trabajo
y visitas.
9. Verificar las facturas de teléfonos y su trámite a Contabilidad
Cajero
• Misión o Propósito de puesto
Realiza la administración y la liquidación del dinero proporcionado
para gastos propios del área y de terceros.
• Funciones
1. Manejo de 4 cajas chicas, 3 del Operador Logístico y 1 del
Cliente Empresa de productos de Belleza.
2. Recepcionar el dinero y cancelar a las personas previo Vº Bº
del Jefe.
3. Liquidar el dinero mediante reembolsos al Operador Logístico
y al cliente empresa de productos de Belleza.
4. Envío de las facturas de los transportistas y/o repartidores al
Cliente Empresa de productos de belleza para su cancelación
respectiva.
5. Realizar cobranza y/o deposito en los Bancos.
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6. Digitar e Imprimir el pago de pedidos y fuera de pedidos
(regalos) por repartidor (Lima - Provincia) Cliente Empresa
productos de belleza a los controles de despacho.
7. Entregar las consistencias de reparto a los Supervisores
Provincia y Repartidores de Lima.
Sub Gerente
• Misión o Propósito de puesto
Planificar, dirigir, evaluar y controlar las operaciones logísticas de
la empresa, para satisfacer y sobrepasar las expectativas del
cliente.
• Funciones
1. Aprobar mediante firma documentos que se requieran para
realizar las operaciones logísticas.
2. Administrar el personal de la organización, autorizar
contratación de personal, programar vacaciones, descansos,
permisos, bonificaciones, etc.
3. Reemplazar al Gerente General, realizando el seguimiento de
los proyectos asignados.
4. Reemplazar al Gerente General en reuniones pactadas con
los clientes.
5. Apoyar al Jefe General de Proceso Línea B, Jefe de Logística
de Entrada, Jefe de Logística de Salida, Jefe de Gestión de
Stock ante cualquier eventualidad.
6. Apoyar en visitas y presentaciones a nuevos clientes, cuando
se requiera.
Jefe Comercial
• Misión o Propósito de puesto
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Diseñar y ejecutar la estrategia comercial de la compañía y lograr
los objetivos cuantitativos planteados
• Funciones
1. Elabora el presupuesto de ventas de la compañía a 18 meses
y actualizarlo mensualmente, según el comportamiento del
mercado
2. Elaborar el presupuesto de gastos del área comercial
3. Realizar visitas y presentaciones a clientes, sobre los servicios
que brinda la compañía.
4. Mostrar a los posibles clientes, las instalaciones, el equipo de
ejecutivos y el soporte tecnológico
5. Revisar y aprobar con el personal a su cargo, el seguimiento y
metodología de los levantamientos de información a empresas
que cotizan con el operador Logístico
6. Revisar y aprobar con el personal a su cargo, las propuestas
técnico-económicas que se presentan a los clientes.
7. Elaborar el convenio de servicios con los clientes
8. Revisar las cláusulas del contrato de servicios con los clientes
9. Planificar la mudanza la implementación con un nuevo cliente
10. Planificar y gestionar con los clientes actuales, la factibilidad
de manejar sus operaciones en otros países
11. Gestionar la participación en Eventos relacionados a publicitar
los servicios del Operador Logístico
12. Coordinar con Demanda, Finanzas y la Gerencia General, las
variaciones en el pronóstico de ventas, paga actualizarlo
según el ciclo de ventas y operaciones
13. Controlar que se ejecute normalmente la facturación de la
compañía.
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14. Buscar permanentemente que otros servicios se pueden
brindar a los clientes actuales.
Jefe Logística de Entrada
• Misión o Propósito de puesto
Asegurar el abastecimiento de insumos en la cantidad y fecha
solicitada por los clientes. Así como mantener los niveles de
inventarios de acuerdo a las políticas establecidas por los
clientes.
• Funciones
1. Planificar el abastecimiento de insumos nacionales e
importados.
2. Autorizar pagos a proveedores.
3. Evaluar niveles de inventarios y sus variaciones.
4. Diseñar estrategias de abastecimiento.
5. Evaluar y seleccionar los proveedores (Agencias de aduanas,
Embarcadores)
6. Representar a los clientes ante Aduanas.
7. Negociar con proveedores precios y condiciones de pago.
8. Resolver problemas de abastecimiento.
9. Supervisar saldos de admisión temporal y nacionalizaciones.
10.Preveer nuevas necesidades de nuestros clientes.
Jefe Gestión de Stocks
• Misión o Propósito de puesto
Desarrollar un 'expertise' en almacenes para Yobel que muestre
el desarrollo en infraestructura a la par con la Logística
Inteligente.
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• Funciones
1. Evaluar la demanda de necesidades de los almacenes en
base a los estimados de ingresos de insumos y producción de
productos terminados en todas las líneas de procesos y
clientes.
2. Identificar y diseñar las alternativas para satisfacer las
demandas del cliente interno y externo.
3. Planificar para el corto y mediano plazo las actividades para
conseguir dotar los almacenes de la infraestructura equipos y
herramientas determinadas en el diseño.
4. Auditar y controlar la situación de los almacenes de manera
periódica.
5. Organizar los recursos del área para facilitar la
polifuncionalidad el mejoramiento continuo.
6. Elaborar y controlar el presupuesto del área de Gestión de
Stock.
7. Hacer cumplir las normas de Seguridad e Higiene industrial en
los diferentes almacenes del Grupo en Perú y en otros países.
8. Brindar soporte al área Comercial en la elaboración de
propuestas a clientes.
Jefe Logística de Salida
• Misión o Propósito de puesto
Planear, organizar, dirigir y controlar todas las operaciones y
actividades con el despacho y reparto a nivel nacional e
internacional de todos los productos que comercializan los
diferentes clientes de la empresa.
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• Funciones
1. Formular las estrategias del área para el logro de los objetivos
2. Dirigir y controlar la ejecución de planes y programas
pendientes a lograr los objetivos de la empresa.
3. Dirigir y controlar las actividades de las diferentes áreas
funcionales y supervisar la aplicación de las acciones
correctivas necesarias, cuando se tengan desviaciones a los
planes y programas establecidos.
4. Asegurar la continuidad del servicio de procesamiento de
datos y procurar su desarrollo.
5. Planear, dirigir y controlar en forma coordinada con la
Gerencia y RRHH la dotación de empleados, remuneraciones,
capacitación y otros beneficios del personal.
6. Elaboración de presupuestos y rendir cuentas de los gastos,
progresos y operaciones del área.
7. Participación en el plan de ventas y operaciones del Operador
Logístico.
8. Mantener y conservar los activos, mobiliario y equipos a su
cargo.
9. Conocer, cumplir y hacer cumplir los documentos normativos
de carácter. General y los específicos del ámbito de su
competencia, así como asegurar su conocimiento y
cumplimiento por parte del personal a su cargo.
Jefe de Procesos
• Misión o Propósito de puesto
Administra y equilibra los recursos humanos en toda la Cadena
de Abastecimiento desde la Recepción hasta la entrega de los
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pedidos al área de Logística de Salida. Mantener el ERI en 98%
de exactitud.
• Funciones
1. Responsable del buen funcionamiento de los procesos.
2. Responsable del orden de los almacenes
3. Responsable del ERI de los procesos.
4. Responsable de productividades en cada proceso
5. Responsable de la exactitud del picking
6. Responsable de la eficiencia de la mano de obra en cada
proceso de transformación
7. Responsable de los presupuestos de los procesos
8. Hace auditorías de rutas
9. Mide los procesos de junta revisora de materiales
10. Responsable de la optimización de Picking en todos los
procesos
11. Responsable de la automatización en líneas de Sacado.
12. Responsable de la Programación Maestra
Jefe de Aseguramiento de Calidad
• Misión o Propósito de puesto
Asegurar el funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad,
mediante la organización, planificación, dirección, control y
medición periódica de los procesos en las Cadenas de
Abastecimiento para la mejora continua.
• Funciones
1. Capacitar al personal operativo en los conceptos de normas y
aseguramiento de calidad en cada una de sus actividades.
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Derechos reservados conforme a Ley
2. Planificar, organizar, dirigir y controlar del Sistema de
Aseguramiento de Calidad.
3. Realizar el seguimiento a los resultados de los procesos:
reacondicionamientos, secciones, control de pedidos,
auditorias a los ingresos.
4. Normalizar los procedimientos de control y realizar el
seguimiento a su cumplimiento.
5. Determinar los parámetros y políticas de control.
6. Definir los parámetros de tolerancias.
1.4. VISION, MISIÓN Y PRINCIPIOS DE LA EMPRESA
1.4.1. VISION:
Desarrollo continuo optimizando la cadena de abastecimiento de los
clientes.
1.4.2. MISIÓN:
Es una empresa líder en el desarrollo continuo a través de la
optimización de las operaciones en la cadena de abastecimiento.
Trabajamos con pasión, alegría, integridad y lealtad.
Tenemos una gran capacidad de adaptación y flexibilidad.
Promovemos el mejoramiento continuo para exceder las expectativas
de nuestros clientes.
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1.4.3. PRINCIPIOS:
• Integridad
• Madurez
• Amplitud mental
• Comunicación
• Organización
• Trabajo en equipo
• Relaciones interpersonales
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CAPITULO II
2. DISTRIBUCIÓN FÍSICA
2.1. AREA DE DISTRIBUCIÓN.
La distribución de los productos de belleza que se considera para el
presente trabajo es en el ámbito de la Provincia de Lima. (ver Gráfico Nº 1)
2.1.1. ZONAS DE DISTRIBUCIÓN
La provincia de Lima es el área geográfica que es cubierta para
realizar la distribución de los productos de belleza del cliente. Siendo
ésta de una extensión amplia, y siendo el tiempo de entrega de estos
productos de 7 días, considerando que los productos que fueron
despachados en un día determinado deben ser entregados a las
consultoras el mismo día. El área esta dividida en 7 zonas,
subdivididas en 112 cuentas y estas a su vez subdivididas en 464
subcuentas, (ver distribución de zonas en anexo No 3)
Las 7 zonas de distribución son:
• LIMA 1: La Molina, San Borja, Surco, Surquillo, Barranco,
Miraflores.
• LIMA 2: San Isidro, Magdalena Del Mar, Lince, Jesús Maria,
Pueblo Libre, San Miguel, Bellavista.
• LIMA 3: Callao, San Martín De Porres, Ventanilla.
• LIMA 4: La Victoria, San Luis, El Agustino, Cercado De Lima,
Breña, Rímac
• LIMA 5 : Independencia, Los Olivos, Comas, Carabayllo, Puente
Piedra
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• LIMA 6 : Zarate, San Juan De Lurigancho, Ate, Vitarte,
Salamanca, Santa Anita, Chosica, Chaclacayo.
• LIMA 7 : San Juan De Miraflores, Villa Maria Del Triunfo, Villa El
Salvador, Chorrillos.
Adicionalmente a estas 7 zonas, existe una cuenta denominada
9011, la cual agrupa a los clientes especiales, como personal del
cliente, gerentes de zona. Dicha cuenta esta dividida en 10
subcuentas, siendo éstas:
9011 A: Surco Oeste, Barranco.
9011 B: Pueblo Libre, Magdalena, San Miguel, Callao,
Bellavista, La Perla.
9011 C: San Isidro Oeste, Miraflores.
9011 D: Barrios Altos, Breña, La victoria, San Juan de
Lurigancho, Rimac, Independencia.
9011 E: Los Olivos, San Martín de Porras, Carabayllo, Comas,
San José - Callao.
9011 F: Chorrillos, Pachacamac, Villa Maria del triunfo, San
Juan de Miraflores.
9011 G: Santa Anita, Ate – Vitarte, La Molina alta.
9011 H: San Isidro Este, Surquillo, San Borja, San Luis.
9011 I: La Molina Vieja (La Molina Baja), Surco Este.
9011 J: Jesús Maria, Lince, Cercado de Lima.
La cuenta 9011 se debe distribuir el día que se reparte Lima 1 y debe
concluirse la entrega de la misma el día que fue despachado.
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Derechos reservados conforme a Ley
Una subcuenta es el área que cubre un repartidor en un día,
entregando aproximadamente 90 pedidos, puerta a puerta de cada
consultora.
Todas las subcuentas han sido clasificadas según la dificultad
logística de reparto (Ver Anexo No 3). Estas han sido clasificadas en:
• Fáciles (Clase B)
• Difíciles (Clase A)
Para dicha clasificación se han considerado 3 criterios:
• Distancia del área de reparto
• Densidad de reparto
• Grado de urbanización de la zona
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Derechos reservados conforme a Ley
Gráfico Nº1 - ÁREA DE DISTRIBUCIÓN
Distritos de Lima 1 - Cercado Callao 2 - Bellavista 3 - Carmen de la Legua 4 - La Perla 5 - La Punta 6 - Ventanilla
1 - Cercado de Lima 3 - Ate 4 - Barranco 5 - Breña 7 - Comas 9 - Chorrillos 10 - El Agustino 11 - Jesús María 12 - La Molina 13 - La Victoria 14 - Lince 17 - Magdalena del Mar 18 - Miraflores 21 - Pueblo Libre 22 - Puente Piedra 25 - Rimac 27 - San Isidro 28 - Independencia 29 - San Juan de Miraflores 30 - San Luis 31 - San Martin de Porres 32 - San Miguel 33 - Santiago de Surco 34 - Surquillo 35 - Villa María del Triunfo 36 - San Juan de Lurigancho 38 - Santa Rosa 39 - Los Olivos 41 - San Borja 42 - Villa El Salvador 43 - Santa Anita
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Derechos reservados conforme a Ley
CAPITULO III
3. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS IMPLEMENTADOS PARA
DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS DE BELLEZA A NIVEL
CONSULTORA.
3.1. ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
3.1.1. Etapas del Proyecto de Elaboración de Procedimientos:
Para la elaboración de los procedimientos descritos en el presente
trabajo se elaboró un esquema de las etapas que comprendió todo el
proyecto, siendo estas:
3.1.1.1. Análisis Situacional.-
Comprendió la realización de un análisis comparativo del
modus operandi de las diferentes áreas y procesos
involucradas para documentar y actualizar los procedimientos;
así mismo este examen permitió detectar prioridades,
haciendo un acercamiento hacia las necesidades de recurso
humano, tecnológico, técnico, etc. disponible y/o necesario
para su desarrollo
3.1.1.2. Definición de la Metodología.-
Basándonos en que los procedimientos deben ser
documentados a partir de la aplicación de una misma
metodología para toda la Entidad. Se analizaron los diferentes
métodos existentes tanto al interior de la empresa como en su
entorno, es decir las otras empresas del grupo, con el fin de
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seleccionar la mejor alternativa que garantice el objetivo
esperado y que ocasione menos traumas en su
implementación.
3.1.1.3. Planeación.-
En esta etapa se definió el alcance y cobertura del proyecto,
es decir si se inicia documentando los procedimientos por
procesos críticos o todos los procesos, por procesos de apoyo,
etc.
Esto nos indicó el tiempo aproximado de duración del proyecto
por fases, recursos, integrantes del equipo de trabajo, entre
otros. Como resultado se presentó el cronograma actividades.
3.1.1.4. Definición del Esquema Organizativo.-
Implicó definir el equipo de trabajo que diseñó y llevó a feliz
término el proyecto. El equipo estuvo compuesto por un Jefe
de proyecto, cuya responsabilidad recayó en mi personas,
siendo mi responsabilidad la de facilitar la comunicación entre
los integrantes del equipo, hacer seguimiento al proyecto,
brindar el apoyo que se requiere al interior de cada
dependencia, definir los sistemas de divulgación, etc.
Los usuarios participaron activa y permanentemente en el
proyecto, dado que conocen el proceso en forma integral y
también detallada.
3.1.1.5. Levantamiento de los Procedimientos.-
Esta fase constituyó el cimiento para la formulación de los
procedimientos optimizados, ya que permitió comparar el
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estado de los procedimientos aislados que algunos procesos
había desarrollado y su diseño final, facilitando identificar el
valor agregado resultante (reducción de pasos, mejoramiento
de secuencias, eliminación de requisitos, mayor satisfacción
del usuario, etc.)
En esta fase fue trascendental el papel que jugó el usuario, es
decir el responsable o directo ejecutor del procedimiento, por
su conocimiento, experiencia, manipulación de documentos,
ya que sugirieron la forma como operaría más eficientemente
el proceso.
3.1.1.6. Análisis.-
Se realizó un examen minucioso donde se detalló el
conocimiento de los diferentes aspectos asociados al
procedimiento para efectuar las mejoras, destacando el valor
agregado con efectos positivos en el cliente, la empresa, los
funcionarios y la sociedad en general.
3.1.1.7. Formulación.-
Tomando como base el conocimiento, el análisis de los
procedimientos anteriores de la empresa, las propuestas de
mejoras conducentes a optimizar la realización del trabajo, se
formularon los procedimientos como un resultado del
consenso entre los diferentes actores que intervienen en su
ejecución.
3.1.1.8. Prueba y Ajuste.-
Con el fin de buscar mejores resultados en la implantación y
seguridad en el diseño de los procedimientos propuestos y/o
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mejorados, se adelantaron pruebas o ensayos reales antes de
su adopción, estableciendo su validez y efectividad, de igual
manera sirvió para ambientar a los usuarios y clientes sobre la
nueva forma de realizar las cosas. Realizando los ajustes
generados en el desarrollo de las pruebas.
3.1.1.9. Aprobación y Oficialización.-
Realizadas las pruebas y sus ajustes, se estructuró el
respectivo manual, el cual se sometió a consideración y
aprobación de la instancia respectiva, para luego ser
oficializarlo mediante la expedición del acto administrativo que
permitió su adopción.
3.1.1.10. Implementación y Aplicación
Para que el proyecto de procedimientos no hagan parte de la
cadena de desilusiones, fue necesario que de la formulación y
aprobación se pase a la aplicación en el trabajo diario de las
dependencias, para lo cual se realizó una distribución
adecuada de tal manera que se evitó la escasez o la excesiva
provisión.
3.1.1.11. Divulgación
Como toda actividad nueva, fue necesario que sea de
conocimiento y entendimiento de todos los usuarios, el cliente,
y la Empresa en general, con el fin de garantizar que cada
paso del procedimiento realmente se ejecute de acuerdo con
lo establecido.
La divulgación se hizo a través de intranet, además de
individualmente con los directamente involucrados.
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3.1.1.12. Control y Mejoramiento continuo.-
Una vez realizada la implantación, los procedimientos deben
someterse a monitoreo periódico para verificar que las
actividades de los nuevos manuales, formularios, reglamentos,
sistemas, instalaciones, equipos, etc., estén operando de
acuerdo con los patrones de calidad y agilidad esperados.
3.2. CICLO DE DISTRIBUCIÓN
El ciclo de distribución (Ver Diagrama Nº 1) es el proceso que se
desarrolla desde que la orden de compra de una consultora que realiza un
pedido es procesada en las oficinas de Servicio al Cliente de la empresa
de productos de belleza hasta que este es entregado en el domicilio de la
consultora correctamente.
Este capítulo se centra en la parte correspondiente al operador logístico,
detallando los siguientes procesos:
• Programación de despachos
• Despacho de pedidos
• Reparto de pedidos
• Liquidación documentaria
• Depósitos de responsabilidad
• Recojo de Facturas por anular
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Realiza pedido a travesde una orden de compra
CONSULTORASAC - EMPRESA DE
PRODUCTOSCOSMETICOS
Recibe y procesa lasordenes de compra
Envia informacional Operador
Logistico
OPERADORLOGISTICO
Recibe informacionde SAC
RealizaProgramaciòn de
Despachos
Despacha pedidos
Reparto
Recepcion dePedido
Conforme
Fin de Ciclo
Linea de producciony linea de sacado
Verifica si es :producto dañado,faltante o trueque
N o
Si
INICIO
DIAGRAMA No 1CICLO DE
DISTRIBUCION
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3.2.1. PROGRAMACIÓN DE DESPACHO.- Este proceso (ver Diagrama
Nº 2) cubre las actividades desde la coordinación de la transmisión
de información enviada por el cliente (SAC)2 hasta la entrega de las
hojas de sacado al coordinador del área operativa. En el que se
detalla el orden de agrupación de los destinos.
El objetivo de dicho procedimiento es otorgar la secuencia de trabajo
a producción asignando los medios de reparto apropiados. Además
de zonificar los pedidos, minimizando los despachos y maximizando
la cantidad de volumen por vehículo así mismo la factibilidad de ser
entregados en el mismo día.
Las políticas que se deben cumplir para programar despachos son:
• El programador determina la cantidad de pedidos que debe llevar
un repartidor para el reparto diario (80 a 100 pedidos aprox.).
• El programador de despacho es responsable de realizar una
correcta agrupación de pedidos por territorio.
• De existir un pedido que no cumpla los requisitos para el reparto
realizar la re-programación necesaria.
2 Cliente SAC, Ver Definición de Términos, Página 81
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Recepciona el Query de(SAC).
P R O G R A M A D O RD E D E S P A C H O S
O P E R A D O R D ESISTEMAS
Coordina la transmisión deinformación enviada por
CETCO.
Reordena lainformación enviada porCETCO de acuerdo a la
programación.
DIGITADOR DED E S P A C H O S
Emite el programa deDespachos
Fin deActiv idad
INICIO
Se modifica las subcuentas(maestro de subcuenta)
según Query si serequiere.
Se modifica los territorios(maestro de territorios)
según Query si se requiere
Se ingresa nuevosrepartidores si se
incrementan los territorios.
Se realiza la secuenciaciónde las Sub- cuentas (orden
de armado).
Se realiza la asignación delínea a cada sub - cuenta.
Impresión de listado de lassub - cuentas por linea.
D I A G R A M A N o 2P R O G R A M A C I O N D E
D E S P A C H O S
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3.2.1.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.-
Responsable
Programador de Despachos
Actividad
1. Recepciona el Query3 del cliente con sus estimados de
ventas por sub-cuentas.
2. Se modifica las subcuentas (maestro de subcuenta) según
Query si se requiere.
3. Se modifica los territorios (maestro de territorios) según
Query si se requiere.
4. Se ingresa nuevos repartidores si se incrementan los
territorios.
5. Se realiza la secuenciación de las Sub-cuentas (orden de
armado).
6. Se realiza la asignación de línea a cada sub-cuenta.
7. Impresión de listado de las sub-cuentas por línea.
Responsable
Operador de Sistemas
3 Query, Ver Definición de Términos, Página 80
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Actividad
8. Coordina la transmisión de información enviada por SAC-
Cliente.
Responsable
Digitadora de Despachos
Actividad
9. Reordena la información enviada por SAC-Cliente de
acuerdo a la programación.
10. Emite el programa de Despachos
FIN DE ACTIVIDAD
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3.2.2. DESPACHO DE PEDIDOS.- El despacho de pedidos (Ver Diagrama
Nº 3) determina las actividades necesarias para realizar el despacho y
confirmación de los pedidos. El cual garantiza un procedimiento
eficiente, efectivo y eficaz.
Las políticas para este procedimiento son:
• Por ningún motivo los vehículos deben de salir de planta si no
tienen la documentación necesaria (Boleta de despacho, Guía de
Remisión, Guía Remisión Remitente, Guía Remisión
Transportista y Control de Despacho)
• Las guías de remisión deben de contar con los datos
debidamente llenados, sin enmendaduras, borrones, correcciones
y manchas.
• La totalidad de despachos deben de contar con el Control de
Despacho respectivo y con la firma autorizada.
• Debe registrarse la totalidad de los despachos en el sistema y la
confirmación del despacho.
• La mercadería debe ser entregada según la programación y en
buen estado
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Desglosa los controles dedespacho, relacion de
consultoras, relacion dedeudoras y controles de
chequeos al 100% ycompagina según cuenta
ASISTENTE DESUPERVISOR DE
DESPACHOS
SUPERVISOR DEDESPACHOS
Entrega de documentos alrepartidor para el chequeo de
mercaderia la linea deregalos
Recepcion de listado debultos por Sub cuenta por
parte de produccion
DIGITADOR
Verificacion del listado debultos por sub cuenta versus
los bultos cargados por elrepartidor
Confirmar el faltante debultos, verificar con elarea de produccion la
salida de la sub-cuentaen cuestión.
Autoriza salida alrepartidor de planta
Emisión de guias deRemisión por sub-
cuenta
Reparto
Se da la indicacion de ladescarga y se procede aun conteo por parte del
supervisor
Se procede alarmado de bultos
faltantes y seinvestiga
INICIO
Conforme
Existefaltante?
Salió porventanilla?
JEFE DEESTACION DEDESPACHOS
Llenado de los datos en elcontrol de despacho del
repartidor
NO
SI
SI
SI
Se procede alarmado de bultos
faltantes.NO
NO
DIAGRAMA No 3DESPACHO DE
PEDIDOS
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3.2.2.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.-
Responsable
Repartidor
Actividad
1. Presentarse en la fecha, hora y lugar indicado por el
operador logístico.
Responsable
Asistente de Jefe de Despacho
Actividad
2. Desglosa los controles de despachos, la relación de
Consultoras, la relación de Deudoras y si hubiese control
de calidad el control de chequeo al 100% y las compagina
según Sub - Cuenta.
3. Entrega de documentos al repartidor para el chequeo de la
mercadería de la línea Z4.
4. Recepción del listado de bultos por Sub-cuenta por parte
de producción.
Responsable
Repartidor
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Actividad
5. Recibir las cajas de pedidos, las bolsas de Stylos & Modas,
los productos y premios despachados fuera de caja (línea
Z). Verificar que lo entregado coincida con lo indicado en el
Listado de Control de Despachos y el perfecto estado de
los productos.
6. Firmar el Listado de Control de Despachos en señal de
conformidad, indicando fecha y hora, siendo responsable
de la mercadería entregada desde ese momento.
7. Recepcionar los siguientes documentos: (i) Listado de
Consultoras sin Deuda; (ii) Listado de Consultoras con
Deuda; (iii) Juego completo de guías de remisión (original -
destinatario, transportista y copia SUNAT); (iv) Boleta de
Ventas y/o facturas, según corresponda; (v) Noticias; (vi)
Cupón de Pago (vii) Boleta de Despacho. Por ningún
motivo el Repartidor podrá retirarse de la empresa sin
estos documentos.
Responsable
Asistente de Jefe de Despacho
Actividad
8. Verificación del listado de bultos por Sub-cuenta versus los
bultos cargados por el Repartidor .
4 Línea Z, Ver Definición de Términos, Página 80
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Si es conforme:
9. Llenar los datos en el control de despacho del Repartidor,
dando conformidad del despacho y entregar de guía de
remisión para su traslado.
Responsable
Digitador
Actividad
10. Emisión de guía de remisión.
Si no es conforme.
Responsable
Supervisor de Despacho
Actividad
11. Se da la indicación de la descarga de la camioneta y
proceder a un nuevo conteo por parte de personal del
operador logístico.
12. Confirmado el faltante verificar con el área de Producción
la salida de los bultos de la Sub-Cuenta en cuestión.
13. Si se confirma la no salida de los bultos se procede a
armar los bultos faltantes.
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14. Si se confirma la salida de los bultos, se completa los
bultos faltantes para no afectar a la consultora y se
procede a una investigación.
Responsable
Jefe Estación de Despacho
Actividad
15. Autoriza al repartidor la salida de planta a su zona de
reparto con su visto bueno en la guía de remisión.
FIN DE LA ACTIVIDAD
3.2.3. REPARTO DE PEDIDOS.- El reparto de pedidos (Ver Diagrama No
4) permite el control del servicio de reparto en forma ordenada, en el
más breve tiempo, en el lugar adecuado y con un trato cordial a las
consultoras.
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REPARTIDOR OFICINAGERENTE DE
ZONA
Salir de planta y dirigirse a lazona de Reparto
Al l legar a la zona de reparto,comunicarse con la gerentede zona para informarle el
inicio del reparto y consultar sitiene vouchers cancelados de
consultoras.
FINREPARTO
INICIO
Tiene Voucherscancelados?
Acercarse a la oficina deGerente de zona
S I
Realizar el descargo de lasconsultoras con voucherscancelados del listado de
consultoras con deuda
Inicio de reparto, visitar a lasconsultoras en la direccionque f igura en la boleta de
Despacho.
N o
Tiene Deuda?
Entregar pedido, sol ici tandoDNI, colocando en la boletade Despacho e l numero del
DNI y verif icar la f irma,colocar ademas el parentesco
sino fuera la t i tular quienrecepciona el pedido.
NO
Se encuentra a laconsultora?
S I
DEPOSITO
Se recepciona los pedidosque no fueron recepcionados,
separandolos en dos listas,pedidos con deuda y pedidos
sin deuda.
NO
Tiene VouchersCancelados?
S I
S I
NO
DIAGRAMA No 4 - REPARTO DE PEDIDOS
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3.2.2.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.-
Responsable
Repartidor
Actividad
1. Ordenar mercadería según ruta de reparto
2. Ubicado en la zona de reparto comunicarse con la Gerente
de Zona para informarle del inicio del reparto y realizar las
consultas correspondientes.
3. En caso de no lograr comunicarse con la Gerente de Zona,
insistir una vez más. Si en 10 minutos no recibe
contestación alguna, iniciar el reparto y reportar lo sucedido
en el Control de Reparto.
4. Visitar a la totalidad de las Consultoras,
independientemente del Listado en el cual se encuentren.
5. Durante el reparto, llevar las guías de remisión y
presentarla en caso fuera intervenido por SUNAT.
6. Entregar los pedidos a su destinatario y exclusivamente en
la dirección que figura en la boleta de despacho.
7. Entregar las cajas, bolsas de Stylos & Modas,
conjuntamente con los productos y premios fuera de caja
que figuran en la Boleta de Despacho.
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8. En caso la caja y/o bolsa de Stylos & Modas estuviese
mojada o visiblemente maltratada, conjuntamente con la
Consultora, deberá verificar su contenido. En caso de
faltantes de mercadería o que algún producto estuviese
dañado, dejará constancia de lo detectado en la Boleta de
Despacho y ambos, el Repartidor y la Consultora, firmarán
dicho documento. Asimismo, deberá avisar a la empresa
para atender el faltante o producto dañado dentro de las 24
horas. Finalmente, llevará el producto dañado a planta para
que en ésta se efectúe el canje correspondiente dentro de
las 24 horas.
9. La Consultora deberá firmar la Boleta de Despacho en
señal de conformidad y colocar el número de su documento
de identidad.
10. En caso no encontrarse la Consultora, entregar el pedido a
una persona mayor de edad quien exhibirá una copia del
DNI de la consultora, además de su documento de
identidad, consignará el número del mismo e indicará su
vínculo con la Consultora en la Boleta de Despacho.
11. En los casos “9” y “10”, Verificar coincidencia de firma entre
DNI y Boleta de despacho de la persona que recibe el
pedido.
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Caso: listado de consultoras sin deuda
12. Entregar el pedido previa presentación de algún documento
de identidad de la Consultora.
13. No solicitar Cupón de Pago alguno.
14. De no encontrar a persona alguna en la dirección indicada
en la Boleta de Despacho, dejar una Nota de Visita
Pendiente, debiendo indicar en ésta la fecha y hora de la
visita realizada e indicar la hora aproximada de la segunda
visita.
15. Visitar por segunda vez a la Consultora y de no encontrar a
persona alguna, dejar nuevamente la Nota de Visita
Pendiente, indicando la hora y fecha de la visita realizada y
precisar que la Consultora deberá recoger su pedido en el
deposito de la zona.
Caso: listado de consultoras con deuda
16. Solicitar a la Consultora el voucher impreso directamente
por el Banco como constancia de cancelación de la deuda.
El voucher emitido por el Banco deberá ser por el mismo
importe de la deuda que figura en el Listado de Consultoras
con Deuda.
17. Verificar la información que figura en el voucher.
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18. Si la información verificada coincide, entregar el pedido.
19. Si la información verificada no coincide dejar formato de
Visitado, al final del reparto de cada remesa, dejar el pedido
en el depósito. Sólo si la zona no contase con un depósito,
dejar los pedidos en la oficina de la Gerente de Zona.
20. Por ningún motivo entregar pedidos con pagos parciales
que no completen el importe adeudado que figure en el
Listado de Consultoras con Deuda.
Tiempo de reparto
21. El reparto deberá efectuarse dentro de las 24 horas desde
el momento de la recepción de la carga, salvo que se
generen Notas de Visita Pendiente debidamente
sustentadas.
22. La hora máxima para entregar pedidos será hasta las 9:00
pm, salvo indicación contraria de la empresa, previa
autorización de SAC-cliente.
Excepciones
Primeros pedidos
23. Chequear el pedido y solicitar la firma de la Consultora en
señal de conformidad, quien deberá consignar el número de
su documento de identidad.
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Derechos reservados conforme a Ley
Pedidos en lista de chequeo o zona de chequeo
24. La orden de chequeo total o parcial de la zona será
transmitida por la empresa a pedido del cliente, debiendo
el Repartidor revisar, en presencia de cada Consultora,
cada uno de los productos contenidos en la caja, bolsa de
Stylos & Modas y los productos fuera de caja, verificando
la coincidencia entre lo facturado y lo enviado.
Pedidos de servicio
25. Dichos pedidos figurarán en el listado “Pedidos de
Servicio”.
26. Deberá aplicarse el procedimiento detallado en el acápite
anterior.
Direcciones erradas
27. La dirección a entregar el pedido deberá ser la que figure
en la Boleta de Despacho. En caso la dirección no
existiera, El Repartidor no deberá entregar el pedido,
debiendo devolverla a planta e informarle para que
posteriormente lo reporte a SAC-Cliente.
28. Asimismo, el cliente entregará periódicamente al
Repartidor el Formato de “Actualización de Direcciones”
con el objetivo de actualizar la base de datos de las
Consultoras.
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Derechos reservados conforme a Ley
Inconveniencias durante el reparto
29. En caso de tener cualquier tipo de inconveniente durante el
reparto, el Repartidor deberá llamar inmediatamente a la
empresa para efectuar la consulta.
FINALIZACION DEL REPARTO
30. Deberá llevar los pedidos con deuda que quedasen como
saldo al depósito y, en caso que la zona no cuente con
uno, deberá llevarlos a la casa u oficina de Gerente de
Zona, quien firmará el Control de Despachos, el Listado de
Consultoras con Deudas y la Relación de Pedidos que
quedan en Depósito por Deuda.
FIN DE LA ACTIVIDAD
3.2.4. LIQUIDACIÓN DOCUMENTARIA
Este proceso permite llevar el control de la documentación emitida
directamente a la consultora. Determina que la entrega de la
mercadería sea recepcionada de manera eficiente.
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Derechos reservados conforme a Ley
Finalizado el reparto yhabiendo dejado los pedidos
no entregados al deposito. Sedirige a la planta para realizarla liquidacion documentaria
REPARTIDORSUPERVISORA DE
CONTROLDOCUMENTARIO
Recepciona el programa dedespacho diario, y valida la
documentacion del repartidor.
FIN LIQUIDACIONDOCUMENTARIA
INICIO
ALMACEN
Verifica la hoja de Sacado.
Tuvo reclamo?
Verifica la documentacionentregada por el repartidor.
Faltante y/oTrueque y/o Canje?
SI
Procede?
Entrega el/los productos a lasupervisora de control
documentario.
SI
Se le genera Nota deMercaderia Perdida y asume
el/los productos
NO
Emite hoja de salida deproducto
Entrega reclamo a consultoray regresa a planta para
entregar a ControlDocumentario la Hoja de
Atencion.
NO
DIAGRAMA No 4LIQUIDACION
DOCUMENTARIA
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Derechos reservados conforme a Ley
3.2.4.1. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Responsable
Repartidor
Actividad
1. Finalizado el reparto se dirige a Planta a realizar la
liquidación documentaria respectiva.
Responsable
Supervisora Control documentario
Actividad
2. Recepciona el Programa de Despachos Diario para luego
cruzar la información con la documentación del Repartidor.
3. Recoge de Sistemas el Reporte de que cuentas llevaron
los listados de chequeo al 100%.
4. Verifica que las boletas de despachos lleven debidamente
la firma, DNI, fecha y hora de recepción de la consultora.
5. Verifica el listado de deudas, el listado de chequeo al
100%, las guías de remisión de material promocional, notas
de crédito, boletas de despacho especial a Gerente de
Zona
6. Atiende los reclamos, faltantes, trueques y/o canjes;
siempre y cuando el Repartidor presente la fotocopia de la
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Derechos reservados conforme a Ley
boleta de venta de la consultora debidamente firmada por
ella, el cual se le hace llegar al área de Almacén.
Responsable
Almacén
Actividad
Faltantes :
7. Verifica la hoja de sacado del área Operativa, el cual
confirma si efectivamente se envió el producto o no.
Si no es conforme
8. Se confirma que el producto efectivamente fue chequeado
e introducido en la caja.
9. La Supervisora de Control Documentario, procede a emitir
la Nota de Mercadería Perdida el cual será asumido por el
Repartidor.
10. Almacén entrega del producto faltante a Control
Documentario para luego ser entregado al repartidor.
Trueques :
11. Verifica si se envió un producto por otro por falta de stock o
por error, previa consulta con la Boleta de Venta de la
consultora.
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Derechos reservados conforme a Ley
Canjes :
12. Si el Repartidor al chequear sus cajas, encuentra un
producto en mal estado, este es entregado a la oficina de
control documentario y enviado a almacén para su cambio.
Si es conforme:
13. Almacén entrega el producto faltante a Control
Documentario para luego ser entregado al repartidor y
finalmente a la consultora.
14. En todos los casos: La Supervisora emite una hoja de
salida del producto (Atención de Faltantes, Trueques o
Canjes).
Responsable
Repartidor
Actividad
15. Lleva la Hoja de salida del producto para el visto bueno del
Jefe de despachos como conformidad de salida del
producto de Planta.
16. Entrega los faltantes, trueques o canjes a la consultora.
17. Regresa con la hoja de Atención de Faltantes, Trueques o
Canjes a Control Documentario.
FIN DE LA ACTIVIDAD
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Derechos reservados conforme a Ley
3.2.5. DEPÓSITOS DE RESPONSABILIDAD.- Este proceso (Ver Diagrama
Nº 5) controla los pedidos con deuda y los pedidos sin deuda que no
fueron entregados, ubicados dentro del área que le corresponde a la
cuenta que reciben; de esta manera logrando un servicio de entrega
de pedidos con cancelación de pago en los casos de pedidos con
deuda y un punto de recojo de los pedidos sin deuda que no fueron
recepcionados por las consultoras el día de reparto.
Finalizado el reparto, l leva lospedidos no entregados con y
sin deuda al Deposi to deresponsabil idad.
R E P A R T I D O R D E P O S I T O D ER E S P O N S A B I L I D A D
Recepciona los pedidosverif icando que la entrega sea
conforme, separando lospedidos con deuda y sin
deuda.
F I ND E P O S I T O
INICIO
C O N S U L T O R A
Recoge su pedido con suDNI. Si el pedido fuera con
deuda entregará su voucherdel Banco cancelado.
el pedido esrecogido?
S I
Comunica a l OperadorLogist ico cuantas cajas
quedaron en su deposito paraprogramar el recojo de
facturas por anular
NO
D I A G R A M A N o 5D E P O S I T O D E
R E S P O N S A B I L I D A D
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Derechos reservados conforme a Ley
3.2.5.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.-
Responsable
Encargados de Depósitos
Actividad
1. El encargado del depósito recepciona los pedidos al final
del reparto, diferenciando los pedidos en dos listados, el de
pedidos con deuda y el de pedidos sin deuda.
2. Verifica lo siguiente:
A.- Que el total de cupones cancelados más los pedidos
entregados sume el total de pedidos del listado de
pedidos con deuda.
B.- Los fuera de caja y el total de cajas y bolsas de Stylos
estén completas según los controles de despacho.
C.- Concluida la verificación el encargado del depósito
firma la relación de pedidos que quedan en señal de
conformidad y desde ese momento será el responsable
de la mercadería en caso de existir discrepancia el
encargado del depósito deberá indicarlo en el formato
de pedidos que quedan en depósito e informará al
operador logístico.
3. En el caso que la cuenta tenga chequeo al 100% ó
selectivo el encargado del depósito verificará junto con el
repartidor todo el pedido y en caso de existir discrepancias
se indicará en el formato de chequeo, el repartidor
informará al operador logístico y se procederá a la atención
dentro de las 24 Hrs. Las cajas y bolsas de Stylos abiertas
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deberán cerrarse con cinta adhesiva con logo entregada
por el operador Logístico.
4. Para la entrega de un pedido la encargada del depósito
deberá solicitar documento de identidad de la persona que
recoge el pedido, si esta no fuera la consultora, deberá
llevar una copia del DNI de la consultora y si fuera un
pedido con deuda deberá solicitar la boleta de pago
cancelada por el monto que figura en el listado.
5. El encargado del depósito entregará el pedido previa firma
de la boleta de despacho como muestra de conformidad,
asimismo deberá colocarse el número de DNI, Fecha, hora
y el parentesco de la persona que recoge el pedido si esta
no fuera la titular.
6. En los casos que la consultora tenga deuda de dos
campañas deberá solicitarse ambos cupones, los cupones
quedan en poder del encargado del depósito.
7. La Gerente de Zona no podrá retirar pedidos con deuda del
depósito salvo indicación del operador logístico, la cuál
estará autorizada por SAC-Cliente.
8. La Gerente de Zona está en derecho de preguntar en
cualquier momento el saldo de pedidos que aún se
mantiene en depósitos.
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9. El Operador logístico informará al encargado del depósito
la fecha de recojo de pedidos que no fueron recogidos por
las consultoras. El depositario deberá informar cuantos
pedidos aun quedan por recoger.
FIN DE LA ACTIVIDAD
3.2.6. RECOJO DE FACTURA POR ANULAR.- Este procedimiento es el que
realiza el recojo de los pedidos que no fueron retirados por las consultoras,
así como de la documentación de aquellos que fueron recogidos. El tiempo
promedio que los pedidos permanecen en los depósitos es de 10 días.
3.2.6.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.-
Responsable
Jefe de Despachos
Actividad
1. Designa el transportista que recogerá boletas de
despachos y mercadería que se encuentra en Depósitos.
Responsable
Transportista
Actividad
2. Recoge dos tipos de documentación:
• Las boletas de despacho recepcionadas:
Corresponde a la mercadería que la consultora recogió
del depósito.
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• Las boletas de despacho por anular: Corresponde a
la mercadería que la consulta no recogió del depósito y
serán dejadas en el Almacén de Recepción de
mercadería para luego ser anuladas.
3. Las boletas de despacho recepcionadas son entregadas
a Control Documentario para luego hacer el cruce de la
información.
Responsable
Supervisora de Control Documentario
Actividad
4. Verifica que efectivamente las boletas de despachos de
los todos los pedidos anulados o recepcionados estén
completos, para luego juntarlos con el paquete de los
pedidos entregados directamente a las consultoras.
5. Le entrega al digitador, los listados de chequeo al 100%
de todas las cuentas debidamente firmados por la
consultora.
6. Después de haber recabado todas las boletas de
despacho, guías de salida, notas de crédito y ubicarlas en
cajas por número de cuentas; estas son enviadas a
CENTRAL FILE (Almacén de Archivos de la empresa
cosmética)
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7. Y Finalmente las carátulas de despacho (documento en el
que se especifica cuantos pedidos lleva el Repartidor) son
enviados con memorándum a SAC-cliente.
FIN DE LA ACTIVIDAD
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CAPITULO IV
4. RATIOS DE CONTROL
Los ratios de control nos permiten conocer y medir nuestras operaciones.
Los ratios que se consideran principalmente para medir el aspecto
netamente operativo son el ratio de tiempo de reparto y el ratio de
liquidación documentaria.
4.1 Ratio Tiempo de Reparto.- El ratio Tiempo de reparto considera el
tiempo que demora el pedido en ser entregado a la consultora, desde
que este sale de planta.
El ratio de Tiempo de Reparto se Obtiene de:
diaelensDespachadoPedidosdeTotal
diaelenEntregadosPedidosdeTotalpartodeTiempoRatio =Re
Se considera que los pedidos deben ser entregados dentro de las 24 horas
de haber sido despachado de la planta del operador logístico.
Los datos de la operación de reparto son obtenidos a través de un software
de confirmación de reparto que se encuentra en una tarjeta SIM5 de cada
uno de los celulares de los repartidores (ver árbol lógico del software anexo
No 4), a través de cual informan vía mensajes SMS que son captados por
un servidor que almacena la información.
La información que se obtiene a través de este sistema es:
• Hora y fecha que los repartidores salen de planta
5 Tarjeta Sim. Ver Definición de Términos Pág. 81
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• Hora y fecha que los repartidores llegan a su zona de distribución
• Hora y fecha en que es entregados cada uno de los pedidos
• Hora y fecha que finaliza el reparto en la zona distribución.
• Hora y fecha que finaliza el reparto luego de haber dejado los pedidos
no entregados a las consultoras, al deposito de responsabilidad
Estos datos permiten generar los cuadros por cada una de las zonas desde
Lima 1 a Lima 7 (Cuadros Nº. 1 - 7), en estos cuadros se observa:
• Cuenta y subcuenta
• Nombre del Repartidor
• Numero de Pedidos y Bultos que llevo el repartidor
• Hora de Salida de Planta
• Hora de inicio de Reparto
• Hora de fin de reparto
• En caso no hubiera finalizado el reparto el mismo día se observa la
cantidad de pedidos pendientes de entrega, la hora de inicio y fin de
reparto de dichos pendientes
• Tiempo promedio de entrega por pedido
• Porcentaje de entrega de pedidos el día de despacho
• Fecha de liquidación documentaria (ingresada manualmente al
sistema)
Estos datos son resumidos en el cuadro Record de Reparto (cuadro Nº. 8)
el cual indica el porcentaje de pedidos entregados el mismo día en que
fueron despachados y el porcentaje de pedidos entregados al día
siguiente. A través de este cuadro se genera la gráfica Record de Reparto
(gráfico Nº.2), que representa en un gráfica de barras lo señalado en el
cuadro Record de Reparto.
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Consultar texto impreso o Archivos en Excel:
Cuadro Nº 1 – Datos Reparto por Cuenta – Lima 01
Cuadro Nº 2 – Datos Reparto por Cuenta – Lima 02
Cuadro Nº 3 – Datos Reparto por Cuenta – Lima 03
Cuadro Nº 4 – Datos Reparto por Cuenta – Lima 04
Cuadro Nº 5 – Datos Reparto por Cuenta – Lima 05
Cuadro Nº 6 – Datos Reparto por Cuenta – Lima 06
Cuadro Nº 7 – Datos Reparto por Cuenta – Lima 07
Cuadro Nº 8– Record de Reparto por Zona
Cuadro Nº 2– Record de Reparto por Zona
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4.2. RATIO LIQUIDACIÓN DOCUMENTARIA.- La liquidación documentaria
permite verificar la entrega de los pedidos, información que debe
coincidir con la ingresada al sistema vía mensajes SMS a través de la
confirmación de reparto. El ratio de liquidación documentaria, es
ingresada manualmente al sistema, adicionando data al cuadro del ratio
de tiempo de reparto, esta información genera el cuadro Record de
Liquidación (Cuadro No. 9) que permite visualizar la fecha en que se
realizó la liquidación documentaria y a la vez generar el grafico de
liquidación documentaria (grafica No. 3).
El Ratio de Liquidación Documentaria (RLD) se obtiene:
diaelensDespachadoPedidosdeTotaldespachodelhoraslasdedentroLiquidadasPedidosdeTotal
RLD24=
CUADRO 9 - Record de Liquidación
ZONA DENTRO 24 HORAS DENTRO 48 HORAS
3 Días 4 Días 5 a mas Días
LIMA 1 80.33% 16.39% 3.28% 0.00% 0.00% LIMA 2 82.22% 13.33% 2.22% 0.00% 2.22% LIMA 3 88.41% 11.59% 0.00% 0.00% 0.00% LIMA 4 75.36% 24.64% 0.00% 0.00% 0.00% LIMA 5 88.16% 11.84% 0.00% 0.00% 0.00% LIMA 6 60.56% 32.39% 7.04% 0.00% 0.00% LIMA 7 89.74% 8.97% 1.28% 0.00% 0.00%
Fuente de Elaboración: Cuadro Datos de Reparto por Cuenta Lima 1 – 7
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Grafico No 3 – Record de Liquidación Documentaria
0.00%
20.00%
40.00%
60.00%
80.00%
100.00%
Grafico 3 - Record Liquidacion
DENTRO 24 HORAS 80.33% 82.22% 88.41% 75.36% 88.16% 60.56% 89.74%
DENTRO 48 HORAS 16.39% 13.33% 11.59% 24.64% 11.84% 32.39% 8.97%
3 Dias 3.28% 2.22% 0.00% 0.00% 0.00% 7.04% 1.28%
4 Dias 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00%
5 a mas Dias 0.00% 2.22% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00%
LIMA 1 LIMA 2 LIMA 3 LIMA 4 LIMA 5 LIMA 6 LIMA 7
GRAFICO No. 3 - Fuente de Elaboración: Cuadro Record de Reparto por Zona
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CONCLUSIONES
1. El Programador de Despacho es quien determina la asignación de carga de
cada vehículo, así como el orden de producción, por lo tanto la
programación de Despacho es la que determinará que el costo de la
operación sea el optimo.
2. La mercadería al salir secuenciada por las líneas de producción, permite
una disminución del 25 % en el tiempo de reparto, puesto el repartidor en
el momento de la entrega, no pierde tiempo buscando el pedido dentro de
toda su unidad el pedido, ya que estos al ser secuenciados, están
ordenados según su ruta de entrega.
3. Los procedimientos son la primera herramienta en el entrenamiento del
nuevo personal, por tanto es de suma importancia que estos se encuentren
correctamente documentados y actualizados.
4. A través de los procedimientos se garantizan la realización de las tareas
siempre de la misma forma.
5. los procedimientos sirven para evaluar al personal y conocer su
desempeño. Al ser de revisión periódica, sirven para verificar su actualidad
y como reentrenamiento del personal con experiencia.
6. Los procedimientos promueven la comunicación entre los distintos sectores
de la empresa y son útiles para el desarrollo de auto inspecciones y
auditorias.
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RECOMENDACIONES
1. La revisión de la documentación que debe portar el repartidor al salir de
planta debe ser obligatoria, el personal de Despacho debe ser muy
cuidadoso en este tema, pues la omisión de algún documento puede
significar una multa y/o el decomiso de la mercadería, en caso que la
unidad sea intervenida por personal de Sunat.
2. Los procedimientos deben someterse a monitoreo periódico para verificar
que las actividades de los nuevos manuales, formularios, reglamentos,
sistemas, instalaciones, equipos, etc, estén operando de acuerdo con los
patrones de calidad y agilidad esperados.
3. El control debe asegurar que los procedimientos se desarrollen como
fueron adoptados, anticipándose a los hechos para adoptar las medidas
correctivas y estableciendo las soluciones que garanticen la supervivencia y
éxito de la Entidad a través del mejoramiento continuo de los procesos, esto
garantizará que los manuales estén permanentemente actualizados.
4. Para cualquier proyecto de manual de procedimientos es recomendable
seguir las etapas que describo en el capitulo 3. Estas etapas cubren todos
los aspectos necesarios en un proyecto de este tipo.
5. Durante todo el desarrollo del proyecto, es necesario que exista, por parte
del equipo de trabajo y en especial del jefe del proyecto, un proceso de
concientización hacia todos los involucrados en éste, con el fin de facilitar
su mismo desarrollo e implementación, más aun cuando se presentan
cambios radicales en la forma de hacer las cosas.
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BIBLIOGRAFÍA
1. Antún, J.(1994) Logística: una visión sistémica, Serie D-39, Instituto
de Ingeniería, UNAM, México, 206 p.
2. Briceño, S (1995) "Orientaciones estratégicas para el desarrollo de
operadores logísticos", Memorias del XX Congreso de la Academia
Nacional de Ingeniería, Veracruz, (México), Septiembre 28-30,
1995, pp. 190-195.
3. Colomer, J (1998). El transporte terrestre de mercancías:
organización y gestión, Universidad Politécnica de Valencia,
Valencia, 252 p.
4. Fornolls, J (1998) "Estrategias para la distribución urbana de
mercancías en el área metropolitana de Barcelona" Universitat
Pompeu Fabra, Barcelona, 32 p.
5. Lambert, D.; Stock, J. (1993) Strategic Logistics Management, Irwin,
Boston, 862 p.
6. Robusté, F. (1998) Principios de diseño de sistemas logísticos,
Universidad Católica de Chile, Santiago, 89 p.
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ANEXOS
Consultar texto impreso o archivos en Excel
Anexo No 2
Organigrama Grupo Empresarial
(consultar texto impreso)
Anexo
Organigrama LOGISTIC- Operador Logístico
Anexo No 3
ZONIFICACION DEL MERCADO LIMEÑO POR DISTRITOS
Anexo No 4
Confirmación del Reparto - Árbol Lógico
ANEXO No 1 DISTRIBUCIÓN DE PLANTA
P L A S T I C O S
A L M A C E N D E E N V A S E S T A L C O S
C A M A R A D E F R I O
A L C O H O L
U N I L E V E R
C O M E D O R
R E C E P C I O N D E M A T . P R I M A S
G A L P O N
LABORATORIO MAT. PRIMAS
P A T I O D E
R E C E P C I O N
L O G I S T I C A
A L M A C E N D E E N V A S E S C R E M A S Y S H A M P O O S
A L M A C E N D E E N V A S E S C O L O N I A S
LEYENDA Ruta de tránsito sin casco Ruta de tránsito con casco
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DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
Campaña.- Periodo de 21 Días, en el cual tiene vigencia lo que señala el
catalogo. Hay 18 campañas en un año, 16 campañas de 3 semanas y 2 campañas
de 2 semanas.
Catálogo.- Es un documento impreso el cual indica los precios y productos que
van a estar disponibles en una campaña determinada. El cual es entregado a la
consultora con una campaña de anticipación.
Central File.- Almacén donde son guardados los archivos de la empresa de
productos de belleza.
Consultora.- Persona dedicada a la venta de productos de belleza.
Control de Chequeo al 100%.- Es el documento donde figuran todas las
consultoras que realizaron pedido en una determinada subcuenta. El repartidor en
el momento de la entrega del pedido debe realizar un chequeo de todos los
productos entregados y certificar que son los mismos que figuran en la boleta de
venta dando así la conformidad de dicha entrega. Si no fuera este el caso, reportar
la no-conformidad de esta en el control e informar para regularizar esto en la
brevedad posible.
Control de Despacho.- Es el documento donde figuran la cantidad de cajas y
productos fuera de caja que transporta un repartidor el día que realiza su reparto.
Con este documento el repartidor verifica que los productos que le son entregados
son lo que figuran en dicho documento.
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Deudoras.- Son las consultoras que tienen deuda de campañas anteriores.
ERI.- Exactitud en Registro de Inventario, diariamente aleatoriamente se
seleccionan 10 productos y se visualiza en el sistema su ubicación en el sistema,
teniendo que coincidir el anaquel físico con el que figura en el sistema, si se
encontrará un ítem que no coincidiera se realiza la verificación de todo el almacén.
Estibas.- Personas que sirven de apoyo a los repartidores y/o transportistas para
cargar y ordenar la mercadería en las movilidades. Se solicitan de acuerdo al
volumen de la carga.
Gerente de Zona.- Persona que agrupa y dirige un numero de líderes de una
determinada zona.
Líder.- Persona que agrupa y dirige un numero de consultoras que viven en una
determinada zona.
Línea Z.- Son los productos que van fuera de caja. En esta línea están incluidos
los regalos que reciben las consultoras.
Orden de Compra.- Es el documento por el cual la consultora realiza su pedido,
dicho documento se entrega a la consultora en conjunto con el pedido realizado la
campaña anterior, si la consultora no realizó pedido en la campaña anterior la
orden de compra se le entrega en una reunión que se realiza cada 3 semanas,
denominada fin de campaña.
Pedido.- Producto o conjunto de productos solicitados por las consultoras.
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Derechos reservados conforme a Ley
Query.- Información enviada por SAC-Cliente, donde detalla sus estimados de
venta por subcuenta para la campaña en mención. Esta data debe llegar como
máximo al operador logístico antes de las 3 p.m. del día anterior al reparto.
Relación de deudoras.- Es el listado de las consultoras que hicieron pedido en
campañas anteriores y a la fecha aun no han cancelado dicho pedido.
Repartidor.- Persona encargada de llevar los pedidos desde la planta del
operador logística hasta la vivienda de la consultora.
SAC-Cliente.- Servicio de atención al cliente, es el área de la empresa de
productos de belleza, que se encarga de todas las coordinaciones y apoyo para
que el operador logístico realice la una optima distribución.
Tarjeta SIM.- La tarjeta SIM identifica al usuario a la red y contiene un
microprocesador (chip), el cual almacena información única sobre la cuenta,
incluyendo su teléfono, número de este y números de seguridad (PIN y PUK).
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