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Tablas de Retencion Documental
(TABLAS DE RETECIÓN DOCUMENTALTRD)
ALCALDÍA DE SAN MARTÍN DE LOS LLANOS - META
Secretaria de Gobierno
San Martín de los Llanos, Agosto de 2016
DEPARTAMENTO DEL META
CODIGO
ASMLL-TRD
MUNICIPIO DE SAN MARTIN DE LOS LLANOS
VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
TABLA DE CONTENIDO
Introducción3Marcojurico4Identificación delaentidad6Reseñahistorica6MIsión7VIsión7Metodologia aplicada en la elaboracion de la tablas deretencióndocumental, procedimiento, formato y tiempodeelaboracion8Definición de Tabla deRetenciónDocumental8Fortalezas para laadministraciónmunicipal8Investigación preliminar sobre la institución8Compilación de lainformacióninstitucional8Entrevista con los productores de los documentos delainstitución9Análisis e interpretación de lainformaciónrecolectada9Elaboración y presentación de las Tablas deRetenciónDocumental10Explicacion del formato delatabla13Sustentación de laeliminacióndocumental16Procedimiento16Normatividad17Aplicación de las tablas de retencion documental para las transferencias primarias18Aplicación18Transferenciadocumental18Responsables19Revisiónyactualizaciónperiodicadelastablasderetencióndocumental...20 7Glosario20Cuadrodeclasificación24Tablas deretencióndocumental37Anexos173
(11)
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APROBACIÓN
INTRODUCCIÓN
Con la promulgación de la Ley 80 de 1989 para el Archivo General de la Nación ha sido de vital importancia la elaboración de las Tablas de Retención Documental (TRD) tanto en las entidades publicas como privadas con funciones publicas, dado que las TRD son una herramienta archivística que registra las series con sus respectivas unidades documentales y evidencia el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Por otro lado, en el año 2000 se promulgo la Ley 594 “Ley General de Archivo” en la cual es establecio la obligatoriedad de la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original y el compromiso de elaboración y adopción de las TRD; igualmente determina la responsabilidad de la administración pública en la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.
En virtud de lo anterior, la Alcaldía de San Martín de los Llanos en cumplimiento de la Ley General de Archivo y de toda la normatividad vigente, ha elaborado las Tablas de Retención Documental y con el fin de que estas faciliten el manejo de la información, contribuyan a la racionalización de la producción documental, permitir a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente, faciliten la organización de los documentos, y garanticen la selección y conservación de los documentos que tienen valores secundarios.
Para la elaboración de esta herramienta archivística se utilizo la metodología planteada por el Archivo General de la Nación en el Manual No. 4 Tablas de Retención y Transferencias Documentales, el cual tiene como objetivo servir de apoyo a los funcionarios de archivo, para normalizar los procesos archivísticos relacionados con la gestión documental1; el manual consta de tres temas el primerohacereferenciaalasTRD,nombralasbaseslegales,laspautasy
procedimientos para su elaboración y presentación; el segundo asunto hace alusión a las transferencias documentales, donde detalla los conceptos, responsabilidades y procedimientos relacionados con las transferencias; y el tercer tema son unos anexos, que comprende normatividad archivística y formatos e instructivos.
1 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. (2001). Tablas de Retención y Transferencias Documentales. Colombia: Imprenta Nacional deColombia.
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MARCO JURICO
La Constitución Política de Colombia en el Título I de los Principios Fundamentales establece: Artículo 8: "Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de lanación".
En el Título II de Los Derechos, Las Garantías y Los Deberes, en su Capítulo I de Los Derechos Fundamentales,establece:
Artículo 15: "Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas”.
Artículo 20: "Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial..."
Artículo 23: "Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución..."
El capítulo II De Los Derechos Sociales, Económicos y Culturales preceptúa:
Artículo 72: "El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica."
Artículo 74: "Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable".
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Acuerdo 012 del 16 de octubre de 1991. Por el cual se fija un plazo de seis meses para la presentación de las Tablas de Retención Documental de los Organismos Nacionales del orden central. Y Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994. Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos.
Acuerdo 09 del 18 de octubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se reglamenta la presentación de la Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto No. 1382 de1995."
Ley 594 julio 14 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. El Artículo 24: “Obligatoriedad de las Tablas de Retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental”.
Acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación. “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”.
Circular Externa No. 003 del 27 de Febrero 2015 del Archivo General de la Nación. “Directrices para la elaboración de Tablas de Retención Documental”.
Decreto No. 1080 del 26 de Mayo de 2015 de Mincultura. Artículo 2.8.2.6.1
“Generalidades del sistema de Gestión Documental TRD y TVD”.
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1IDENTIFICACIÓN DE LAENTIDAD
1.1 RESEÑAHISTORICA
Los primeros conquistadores que hicieron su arribo a los llanos orientales fueron Jorge de Spira y Nicolás de Federmán en el año de 1531, le siguieron Hernán Pérez de Quezada en 1541, Juan de Avellaneda 1550 y Gonzalo Jiménez de Quezada en el año de 1569, todos ellos en busca de Eldorado, motivo que impulsó igualmente al capitan Pedro Daza de Heredia, fundador de San Martín a explorar nuestro territorio.
San martín fue fundado en el año 1585, con el nombre de Medina de las Torres , como una ciudad intermedia entre san Juan de los Llanos y Tunja. Los revueltos de los indígenas arrasaron totalmente la población de Medina de las Torres por lo que fue reconstruida el 10 de abril de 1641 por el gobernador Juan de Zárate con el nombre de San Martín del Puerto, en el sitio que hoy ocupa a orillas del río Camoa en un ligero pliegue de terreno que ofrece una maravillosa vista panorámica.
Durante la época de la colonia el territorio de San Martín perteneció al virreinato de Santafé de Bogotá y se denominó cantón (región provincial) de San Martín del Puerto. A partir de esta fecha los años sucedieron sin hechos de importancia notoria en su apacible y pastoril acontecer solamente alterado algunas veces con los encuentros indígenas o con cambios de nuevos misioneros, autoridades civiles omilitares.
Hasta cuando corrido algo mas de un siglo, se perciben los primeros movimientos que no alcanzan a tener la resonancia requerida, pero si el despertar de la intensa, sangrienta y decisiva participación en la guerra de la independencia, con la intervención de aguerridos sanmartineros que se alistaron en el ejercito patriótico, primero con Nonato Pérez en la batalla del Upía el 21 de febrero 1818 y que luego atacó y venció en San Martín al batallón realista. Después incorporados con Santander en el pantano de vargas y el puente de Boyacá, hasta llegar al Perú, y ya de su regreso algunos sanmartineros entre los que se recuerdan a Pablo Enciso y Paulino Rey, exhibieron las medallas de plata que allá recibieron por su decisiva intervención en las batallas y aguerrido valor, cuya inscripción decía “ A los vencedores deayacucho”.
El territorio de San Martín, hizo parte del estado soberano de Cundinamarca en la unión colombiana y fue cedido por éste al gobierno nacional mediante acto legislativo del 1 de septiembre de 1867, la nación aceptó esta cesión mediante la
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ley del 4 de junio de 1868, en consecuencia, la administración del territorio pasó a ser de orden nacional y los gastos que esta demando fueron a cargo del tesorero nacional. Durante esta época tomo la denominación de territorio nacional de los llanos y su capital fue San Martín de los Llanos. En 1905 se creó la intendencia nacional del Meta y San Martín después de haber sido el centro de los negocios y la vida del llano dejo de ser capital, categoría que adquirió entoncesVillavicencio.
San martín es la población más antigua del departamento del meta y fue elevada por decreto nacional Nº 237 de 1958 a municipio. Deriva su nombre del santo a que está consagrada, cuya celebración se efectúa con gran entusiasmo el 11 de noviembre.
En el año 2002, se la cambia el nombre por el de San Martín de los Llanos (Según acuerdo 038 de 2002).
1.2 MISIÓN
Ser el ente integrador que permita la creación de un ambiente armónico entre lo social y lo institucional, asumiendo el liderazgo y la participación local en los procesos que se derivan de la ampliación de la frontera agroindustrial y productiva, la economía petrolera y las políticas nacionales de paz y de seguridad, favoreciendo mejores condiciones de vida para las comunidades, impulsando oportunidades de desarrollo productivo sostenible, el acceso y generación de conocimiento, desarrollando infraestructura social y tecnológica, trabajando en el control y seguimiento para el manejo de impactos de la inversión y la integración de los diversos niveles de gobierno para la gestión y financiación deldesarrollo.
1.3 VISIÓN
En el 2032 el municipio de San Martín de los Llanos estará posicionado como centro de desarrollo tecnológico y de negocios, integrado a la región del Ariari y la Altillanura, caracterizado por su dinamismo social, ambiental y económico, posición que logró al orientar los cambios productivos rurales con enfoque incluyente, a través del agrocomercio, agroindustria y turismo, al igual que el aprovechamiento de su potencial petrolero, presentando indicadores óptimos de calidad de vida de la población con una amplia alianza regional que favorece el mantenimiento y manejo sostenible de los recursos ambientales, donde prevalecen el respeto; promoción y ejercicio de los Derechos Humanos.
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2 METODOLOGIA APLICADA EN LA ELABORACION DE LA TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL, PROCEDIMIENTO, FORMATO YTIEMPO
DE ELABORACION.
2.1 DEFINICIÓN TABLA DE RETENCIÓNDOCUMENTAL
La tabla de retención documental, es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en el archivo de gestión y en el archivo central y se establece sus disposición final, bien sea con el propósito de conservarlas totalmente, seleccionarlas o eliminarlas.2
2.2 FORTALEZAS TRD PARA LA ADMINISTRACIÓNMUNICIPAL
· Facilitar el manejo de lainformación.
· Contribuir a la racionalización de la produccióndocumental.
· Permitir a la administración proporcionar un servicio eficaz yeficiente.
· Facilitar el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ellasestipulados.
· Garantizar la selección y conservación de los documentos que tienen carácterpermanente.
· Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
· Sirven de apoyo para la racionalización de los procesosadministrativos
· Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivototal.
· Ayudan a controlar la producción y tramitedocumental.
· Identificación de las funcionesinstitucionales.
· Integrar los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
En la elaboración de las T.R.D., se contemplaron tres etapas:
2.3 INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LAINSTITUCIÓN
2.3.1 Compilación de la informacióninstitucional
2 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. (2001). Tablas de Retención y Transferencias Documentales. Colombia: Imprenta Nacional de Colombia.
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Se procedió a indagar sobre la información institucional, como el Acuerdo No. 027 de 2012 que estableció la estructura de la planta y se determinó la escala de remuneración para las diferentes categorias de empleos del Municipio de San Martín de Llanos, y teniendo en cuenta el Decreto No. 055 de 2015 “Por el cual se actualiza el manual especifico de funciones, competencias laborales y requisitos de los empleos pertenecientes a la planta de cargos del municipio de San Martín de los Llanos”. Posteriormente se procedió a consultar la información relacionada con las normas a nivel nacional que inciden en la producción documental de la Alcaldia, obteniendo como elemento y/o herramientas de apoyo:
· Estructura orgánicavigente.
· Codificación de Unidades Administrativas y/0dependencias.
· Organigramavigente.
· Manual de funciones y competenciaslaborales.
· Legislación y normas vigentesnacional
· Normatividadinterna
2.3.2 Entrevista con los productores de los documentos de lainstitución.
Analizada la información institucional e identificadas las dependencias, se procedió a realizar entrevistas durante los meses de mayo o junio de 2016 y confrontada en el mes de Julio de 2015 con los productores de la documentación en la entidad, con el fin de:
· Identificar y definir las unidadesdocumentales.
· Analizar la producción y tramite de los documentos teniendo en cuanta los manuales de procedimientos de lasdependencias.
· Identificar los valores primarios de ladocumentación.
2.4 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LAINFORMACIÓN RECOLECTADA
Una vez compilada la información se procedió a conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo en cuenta como base las entrevistas y el análisis de los manuales de funciones y procedimientos; posteriormente se empezó con la elaboración de los cuadros de clasificación documental, teniendo en cuenta lo establecido en el Acuerdo No. 005 del 15 de
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marzo de 2013 del Archivo General de la Nación, que en el Artículo 5º. Establece que “el cuadro de clasificación debe reflejar la jerarquía y atender los conceptos básicos de fondo, subfondo, sección, subsecciòn, serie, subserie, Unidad Documental compuesta, Unidad Documental simple que establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de las unidades administrativas o dependencias”.
Igualmente, se socializo el tema con el fin de definir la valoración y selección documental con los productores de los documentos en la entidad.
2.5 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Las Tablas de Retención Documental se elaboraron teniendo como punto de partida la series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia de la Alcaldía de San Martín de los Llanos; asimismo, se tuvo en cuenta la estructura orgánica definida en el Acuerdo No. 027 de 2012 y el manual de funciones establecido en el Decreto No. 055 de 2015. Las TRD se encuentran soportadas por los cuadros de clasificación documental, en donde se definen las series, subseries; para lo cual se estableció la siguientecodificación.
CODIFICACIÓN. La codificiación se da en forma jerarquica de acuerdo a la estructura organica y al organigrama vigente.
CODIGO
DEPENDENCIAS
100
DESPACHO DEL ALCALDE
110
SECRETARIA DE HACIENDA
111
SECRETARIA DE HACIENDA – DIRECCIÓN DE TESORERIA
112
SECRETARIA DE HACIENDA – DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO
113
SECRETARIA DE HACIENDA – DIRECCIÓN DE IMPUESTOS
120
SECRETARIA DE CONTROL INTERNO
130
SECRETARIA DE CONTRATACIÓN
140
SECRETARIA DE GOBIERNO
141
SECRETARIA DE GOBIERNO – DIRECCIÓN DE ALMACEN
142
SECRETARIA DE GOBIERNO – INSPECCIÓN DE POLICíA
143
SECRETARIA DE GOBIERNO – COMISARIA DE FAMILIA
144
SECRETARIA DE GOBIERNO – ENLACE MUNICIPAL
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150
SECRETARIA DE SALUD (P.A.B.)
160
SECRETARIA DE OBRAS PÚBLICAS
170
SECRETARIA DE PLANEACIÓN
171
SECRETARIA DE PLANEACIÓN – SISBEN
172
SECRETARIA DE PLANEACIÓN – VIVIENDA
173
SECRETARIA DE PLANEACIÓN – DIRECCIÓN DE BANCO DE PROYECTOS
CODIFICACIÓN: SERIES Y SUBSERIES
Serie 01: Actas. Código de dos dígitos, asignados de forma consecutiva de acuerdo al orden alfabético de las series.
Subserie 08: Actas comité orden público. Código de dos dígitos, asignados de forma consecutiva de acuerdo al orden alfabético de las Subseries al interior de la serie.
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100
Despacho del Alcalde
110
Secretaria de Hacienda
120
Secretaria deControl Interno
130
Secretariade Contratación
140
Secretaria de Gobierno
141
150
Secretriade Salud Pública
160
Secretaria de Obras
170
Secretaria de Planeación
111
Direcciónde
Tesoreria
112
DireccióndePresupuesto
113
DireccióndeImpuestos
Dirección de Alamacén
142
Inspecciónde Polícia
143
Comisaria deFamilia
144
Enlace de victimas
171
Sisben
172
Vivienda
173
Dirección Banco de Proyectos
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3 EXPLICACION DEL FORMATO DE LATABLA
COMPONENTES:
Oficina Productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
Hoja _ /_. En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada hoja, siguiendo un consecutivo que determinará el total de las hojas utilizadas para la elaboración de las tablas de retención de la entidad.
Ejemplo:HOJA 1 DE 2
HOJA 2DE_2
Código. Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como sus series respectivas.
Serie. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. De ser pertinente, también se listarán la subseriescorrespondientes.
Retención. Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central. Esta permanencia está determinada por la valoración derivada del estudio de la documentación producida en lasoficinas.
Archivo de Gestión. Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras.
Archivo Central. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizados su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
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Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
Disposición final. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras permanentes, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación.
Conservación total. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Asimismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.
Eliminación. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología.
Selección. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo, entendiéndose este como la operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial durante la selección con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros.
Microfilmación: Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o magnéticos.
Procedimientos. En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo, microfilmación yeliminación.
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4 SUSTENTACIÓN DE LA ELIMINACIÓNDOCUMENTAL
Eliminación: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
La eliminación de documentos de archivos tanto físicos como electrónicos, deberá estar basada en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental, y deberán ser aprobadas por el comité interno de archivo con la relación de documentos que presenten las oficinas.
4.1 PROCEDIMIENTO
1. Identificar los documentos que ya han cumplido los tiempos de retención y que su disposición final sea la eliminación, verificando las TRD y las TVD aprobadas.
2. Diligenciar el Inventario Documental de los documentos objeto de eliminación.
3. Presentar al Comité Interno de Archivo la Solicitud de Aprobación de la eliminación dedocumentos.
4. Autorizar o desautorizar las solicitudes de eliminación medianteActa.
5. Si se hacen observaciones se ajusta el inventario documental de documentos objeto aeliminar.
6. Publicar por treinta (30) días en la página Web de laentidad.
7. Recibir las observaciones al proceso realizadas por los ciudadanos, y dar oportuna respuesta a los requerimientos. (Si sepresentan).
8. Atender durante sesenta (60) días siguientes a la publicación, los requerimientos efectuados por el Archivo General de la Nación (Si se presentan).
9. Notificar a los responsables de la secretaria de la aprobación del procedimiento, y de las fechas límites para allegar lossoportes.
10. Elaborar el Acta de EliminaciónDocumental.
11. Establecer el método mediante el cual se procederá a destruir el material (inmersión, destrucción por máquina, etc.), siempre garantizando que el material quedeilegible.
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12. Firmar el Acta de Eliminación de Documentos como evidencia de aprobación.
13. Los soportes del proceso de eliminación se deben conservar de forma permanente.
4.2 NORMATIVIDAD
Ley 594 de 2000,“Ley General de Archivos” del Gobierno Nacional.
Decreto No. 2578 de 2012 “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado” del Ministerio de cultura, en el cual se establece en el artículo 25 “La eliminación de documentos de archivo deberá estar respaldada en las disposiciones legales o reglamentarias que rigen el particular, en las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental con la debida sustentación técnica, legal o administrativa, y consignada en conceptos técnicos emitidos por el Comité Interno de Archivo o por el Archivo General de la Nación, cuando se haya elevado consulta a esteúltimo”.
Acuerdo No. 004 de 2013 delArchivo General de la Nación “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica elprocedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las TRD y TVD”.
Decreto 1080 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura" del Ministerio de Cultura, en el cual señala en el artículo 2.8.2.2.5. “La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos,deberá constar en Actas de Eliminación, indicando de manera específica los nombres de las series y los expedientes, las fechas, el volumen de documentos (número de expedientes)a eliminar, así como los datos del acto administrativo de aprobación la respectiva tablade retención o valoración documental; dicha Acta debe ser firmada por los funcionariosautorizados de acuerdo con los procedimientos internos de la entidad y publicada en lapágina web de cadaEntidad”.
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5 APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL PARA LAS TRANSFERENCIASPRIMARIAS
5.1 APLICACION
Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusión indicando:
· Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento: con la aprobación de la evaluación técnica o convalidación del consejo departamental de archivo delMeta.
· Instructivo para suaplicación.
· Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD de cadaoficina.
5.2 TRANSFERENCIADOCUMENTAL
Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, Para la transferencia de la documentación al archivo central, deberán seguirse los siguienteslineamientos:
· Efectuar la selección y eliminación natural de la documentación, previa verificación de la existencia de originales o en su defecto copias de mejor calidad. No archivar fax, se debe fotocopiar inmediatamente y archivar la fotocopia.
· Retirar el material impreso no susceptible de archivo (revistas, periódicos, sobre, tarjetas, de invitación, plegable de programas, propaganda de productos comerciales, entre otros), siempre y cuando no afecte la integridad delexpediente.
· Eliminación de material metálico y AZ (clips, ganchos de cosedora, legajadores, alfiles, etc.), procurando no causar deterioros de tipofísico.
· Los documentos de cada expediente estén colocados en unidades de conservación (carpetas desacidificadas cuatro aletas) individuales, se encuentren ordenados atendiendo la secuencia propia de su producción; y su disposición refleje el vínculo que se establece entre el funcionario y la entidad, de manera que al revisar el expediente, el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que refleje la másreciente.
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Cada expediente podrá estar contenido en varias unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la misma, cada carpeta debe contener .como máximo 200 folios. La foliación debe ser consecutiva de 1 a n independientemente del número de carpetas, en el vértice superior derecho con lápiz de mina negra HB 2; en forma descendente, por Ej.: Carpeta 1 Folios. 1-200, Carpeta 2 Folios. 201-400, etc.
5.3 RESPONSABLES
Transferencia primaria: El comité interno de archivo dejará establecido en un cronograma que estas se efectuaran en el mes de marzo de cada año, el funcionario auxiliar responsable del archivo comunicará a cada oficina el día que le corresponda.
Actualización de inventarios: las oficinas que realicen las transferencias deberán entregar el inventario en el formato único en medio magnético y físico, (dejando una copia en físico para la oficina) de la documentación transferida al funcionario auxiliar responsable del archivo, posteriormente este funcionario actualizará en el formato único de inventario del archivo central en medio magnético yfísico.
Revisión y seguimiento: Es responsabilidad de la funcionaria auxiliar de archivo, para que en coordinación con el asesor de control interno se efectúen visitas a las diferentes oficinas productores de documentos, efectuando un seguimiento de mejoramiento. Pero si la oficina continua omitiendo el procedimiento de gestión documental se debe informar al comité interno de archivo para aplicar las medidas correspondientes.
Documentos de apoyo: Son documentos que sirven al funcionario para el cumplimiento de su gestión, pueden ser normas nacionales, departamentales o de otras dependencias, estas no están contempladas en la tabla de retención documental, por lo tanto se deben llevar en una carpeta identificando el contenido sin darle ninguna organización, cuando el jefe de la oficina quiera eliminar documentos de apoyo, lo hará con la presencia de la funcionaria auxiliar de archivo y se hará un acta de eliminación firmada por las dos partes, esta acta se archivará en los documentos del archivo general del municipio con valor secundario.
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6 REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN PERIODICA DE LAS TABLASDE RETENCIÓNDOCUMENTAL.
Las Tablas de Retención Documental de la Alcaldía, son susceptibles de actualización en los siguientes casos:
· Cuando existan cambios en la estructura orgánica de laentidad.
· Cuando existan cambios en lasfunciones.
· Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación.
· Cuando se produzcan cambios en el marco normativo delpaís.
· Cuando se transformen tipos documentales físicos enelectrónicos.
· Cuando se generen nuevas series y tiposdocumentales.
· Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y procedimientos que afecten la producción dedocumentos.
La actualización de las Tablas de Retención Documental también debe surtir el proceso de aprobación por las instancias correspondientes (comité Interno de Archivo), la evaluación y convalidación por el Consejo Departamental de Archivo del Meta, y deberá llevarse un registro documentado con los cambios de las actualizaciones de las Tablas de Retención Documental, que se hayan realizado permitiendo la trazabilidad y control del instrumento.
7 GLOSARIO
Actividad administrativa. Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites reglados por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa (oficina), que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas.
DEPARTAMENTO DEL META
CODIGO
ASMLL-TRD
MUNICIPIO DE SAN MARTIN DE LOS LLANOS
VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
Administración de Archivos. Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la Planeación, Dirección, Organización, Control, Evaluación, Conservación, Preservación y Servicios de todos los archivos de una Institución.
Archivo Total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Asiento. Es el conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación.
Asunto. Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una acción administrativa.
Ciclo Vital del Documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
Clasificación Documental. Labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.
Comité interno de archivo. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Depuración. Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc). Es análogo a la selección natural.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
Documento Activo. Es aquel que es utilizado habitualmente con fines administrativos.
DEPARTAMENTO DEL META
CODIGO
ASMLL-TRD
MUNICIPIO DE SAN MARTIN DE LOS LLANOS
VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
Documento de apoyo. Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas.
Documento Esencial. (Documento Vital). Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aun después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
Documento Facilitativo. Es aquel de carácter administrativo común a cualquier institución y que cumple funciones de apoyo.
Documento Inactivo. Es aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales.
Documento Semiactivo. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.
Expediente. Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad Archivística.
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
Gestión Documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización yconservación.
Producción Documental. Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.
Selección Documental. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación, por medio de muestreo.
Unidad Administrativa. Unidad técnico-operativa de una institución.
DEPARTAMENTO DEL META
CODIGO
ASMLL-TRD
MUNICIPIO DE SAN MARTIN DE LOS LLANOS
VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
Unidad Archivística. Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivística, entre otras: un expediente. Véase: Expediente. (3)
Unidad de conservación. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un libro o un tomo.
Unidad Documental. Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.
Valor Primario. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el asunto.
Valor Secundario. Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.
Valoración Documental. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases dearchivo.
DEPARTAMENTO DEL META
CODIGO
ASMLL-TRD
MUNICIPIO DE SAN MARTíN DE LOS LLANOS
VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
8 CUADRO DECLASIFICACIÓN
FONDO
SECCION
SUBSECCION
CODIGO
SERIE
CODIGO
SUBSERIE
UNIDAD DOCUMENTAL
ALCALDÍADESANMARTÍNDELOSLLANOS
140
142
01
ACCIONES CONSTITUCIONALES
01
Acción de tutela
Complejo
141
02
ACTAS
01
Actas de baja de elementos
Simple
170
02
ACTAS
02
Actas de comité ambiental municipal
Simple
110
02
ACTAS
03
Actas de comité contable
Simple
120
02
ACTAS
04
Actas de comité coordinador de control interno
Simple
150
02
ACTAS
05
Actas de comité de discapacidad
Simple
144
02
ACTAS
06
Actas de comité de emergencia
Simple
140
02
ACTAS
07
Actas de comité de erradicación de trabajo infantil
Simple
150
02
ACTAS
08
Actas de comité de estrategia escuela saludable
Simple
140
02
ACTAS
09
Actas de comité de familias en acción
Simple
112
02
ACTAS
10
Actas de comité de hacienda
Simple
140
144
02
ACTAS
11
Actas de comité de justicia transaccional
Simple
140
02
ACTAS
12
Actas de comité de mesa infantil
Simple
150
02
ACTAS
13
Actas de comité de salud mental (SPEA)
Simple
(70)
DEPARTAMENTO DEL META
CODIGO
ASMLL-TRD
MUNICIPIO DE SAN MARTíN DE LOS LLANOS
VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
ALCALDÍADESANMARTÍNDELOSLLANOS
150
02
ACTAS
14
Actas de comité de salud sexual y reproductiva
Simple
150
02
ACTAS
15
Actas de comité de seguridad alimentaria
Simple
171
02
ACTAS
16
Actas de comité de Sisben
Simple
150
02
ACTAS
17
Actas de comité de vacunación
Simple
150
02
ACTAS
18
Actas de comité de vigilancia epidemiológica
Simple
170
02
ACTAS
19
Actas de comité interinstitucional de educación ambiental
Simple
140
02
ACTAS
20
Actas de comité interno de archivo
Simple
142
02
ACTAS
21
Actas de compromisos
Simple
142
02
ACTAS
22
Actas de conciliación de accidente de transito
Simple
142
02
ACTAS
23
Actas de conminaciones
Simple
140
02
ACTAS
24
Actas de consejo de gobierno
Simple
140
02
ACTAS
25
Actas de consejo de seguridad
Simple
170
02
ACTAS
26
Actas de consejo municipal de gestión del riesgo y desastre
Simple
142
02
ACTAS
27
Actas de decomiso de semovientes
Simple
140
02
ACTAS
28
Actas de derechos humanos
Simple
142
02
ACTAS
29
Actas de diligencias por convivencia
Simple
140
02
ACTAS
30
Actas de eliminación documental
Simple
141, 142,
144
02
ACTAS
31
Actas de entrega de elementos
Simple
DEPARTAMENTO DEL META
CODIGO
ASMLL-TRD
MUNICIPIO DE SAN MARTíN DE LOS LLANOS
VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
ALCALDÍADESANMARTÍNDELOSLLANOS
142
02
ACTAS
32
Actas de entrega de elementos incautados
Simple
141
02
ACTAS
33
Actas de entrega de elementos rematados
Simple
140
02
ACTAS
34
Actas de orden público
Simple
144
02
ACTAS
35
Actas de subcomité de victimas
Simple
140
02
ACTAS
36
Actas de visita de inspección y vigilancia
Simple
142
02
ACTAS
37
Actas de visitas a espacios públicos
Simple
170
02
ACTAS
38
Actas de visitas técnicas
Simple
160
02
ACTAS
39
Actas entrega de talonarios de guía degüello
Simple
160
02
ACTAS
40
Actas inspección sanitaria a planta de beneficio de bovinos
Simple
160
02
ACTAS
41
Actas socialización de hidrocarburos
Simple
160
02
ACTAS
42
Actas visita redes eléctricas
Simple
100
02
ACTAS
43
Actas visita técnica de obra
Simple
113
03
ACUERDOS
01
Acuerdos de Pago de Impuestos
Complejo
110
04
BOLETÍN
01
Boletín diario de caja
Complejo
142
05
CERTIFICACIONES
01
Certificación de ocurrencia de transito
Simple
171
05
CERTIFICACIONES
02
Certificación de puntaje de SISBEN
Simple
171
05
CERTIFICACIONES
03
Certificaciones de afiliación al SISBEN
Simple
170
05
CERTIFICACIONES
04
Certificaciones de estratificación
Simple
170
05
CERTIFICACIONES
05
Certificaciones de incentivo forestal
Simple
170
05
CERTIFICACIONES
06
Certificaciones de nomenclatura
Simple
172
05
CERTIFICACIONES
07
Certificaciones de posesión de predio
Simple
DEPARTAMENTO DEL META
CODIGO
ASMLL-TRD
MUNICIPIO DE SAN MARTíN DE LOS LLANOS
VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
ALCALDÍADESAN MARTÍNDELOSLLANOS
100, 140
05
CERTIFICACIONES
08
Certificaciones de residencia
Simple
141
05
CERTIFICACIONES
09
Certificado de bien inmueble
Simple
111
05
CERTIFICACIONES
10
Certificado de cuentas bancarias
Simple
112
05
CERTIFICACIONES
11
Certificado de disponibilidad presupuestal
Simple
110
05
CERTIFICACIONES
12
Certificado de paz y salvo de impuesto predial
Simple
113
05
CERTIFICACIONES
13
Certificado de paz y salvo de industria y comercio
Simple
140
142
05
CERTIFICACIONES
14
Certificado de permanencia
Simple
141
05
CERTIFICACIONES
15
Certificado de plan de compras
Simple
112
05
CERTIFICACIONES
16
Certificado de registro presupuestal
Simple
110
05
CERTIFICACIONES
17
Certificado de retención y descuentos
Simple
172
05
CERTIFICACIONES
18
Certificado de traspaso de mejoras
Simple
100,110,
120,130,
140,150,
160,170
06
CIRCULARES
01
Circular externa
Simple
100,110,
120,130,
140,150,
160,170
06
CIRCULARES
02
Circular interna
Simple
111
07
COMPROBANTES
01
Comprobantes de egreso
Compuesto
141
07
COMPROBANTES
02
Comprobantes de entrada al almacén
Compuesto
111
07
COMPROBANTES
03
Comprobantes de ingresos
Compuesto
141
07
COMPROBANTES
04
Comprobantes de salida del almacén
Compuesto
DEPARTAMENTO DEL META
CODIGO
ASMLL-TRD
MUNICIPIO DE SAN MARTíN DE LOS LLANOS
VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
ALCALDÍADESANMARTÍNDELOSLLANOS
170
08
CONCEPTOS
01
natural
Simple
170
08
CONCEPTOS
02
Concepto de uso de suelo
Simple
100, 130
08
CONCEPTOS
03
Concepto jurídico
Simple
110
09
CONCILIACIONES BANCARIAS
Compuesto
130
10
CONTRATOS
01
Contrato de arrendamiento
Compuesto
130
10
CONTRATOS
02
Contrato de comodato
Compuesto
130
10
CONTRATOS
03
Contrato de compraventa de bienes muebles
Compuesto
130
10
CONTRATOS
04
Contrato de consultoría
Compuesto
130
10
CONTRATOS
05
Contrato de obra
Compuesto
130
10
CONTRATOS
06
Contrato de prestación de servicios
Compuesto
130
10
CONTRATOS
07
Contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión, profesionales y/o artistas
Compuesto
130
10
CONTRATOS
08
Contrato de seguros
Compuesto
130
10
CONTRATOS
09
Contrato de suministro
Compuesto
160
11
CONTROLES
01
Control de cloro y ph agua del acueducto
Simple
100,110,
120,130,
140,150,
160,170
111,112,113,
141,142,143,
144,171,172,
173
11
CONTROLES
02
Control de comunicaciones oficiales
Simple
173
11
CONTROLES
03
Control de ejecución de proyectos
Compuesto
160
11
CONTROLES
04
Control de inspección de sacrificio
Simple
DEPARTAMENTO DEL META
CODIGO
ASMLL-TRD
MUNICIPIO DE SAN MARTíN DE LOS LLANOS
VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
ALCALDÍADESANMARTÍNDELOSLLANOS
160
11
CONTROLES
05
Control de mantenimiento y verificación
Simple
100,110,
120,130,
140,150,
160,170
111,112,113,
141,142,143,
144,171,172,
173
11
CONTROLES
06
Control de préstamo de documentos
Simple
130
12
CONVENIOS
01
Convenio de asociación
Compuesto
130
12
CONVENIOS
02
Convenio interadministrativo
Compuesto
113
13
DECLARACIONES
01
Declaración bimestral de retención
Compuesto
113
13
DECLARACIONES
02
Declaración de impuesto de industria y comercio
Compuesto
113
13
DECLARACIONES
03
Declaración sobre tasa municipal y distrital de la gasolina
Compuesto
100
14
DECRETOS
Compuesto
100,140,
160, 170
142, 172
15
DERECHOS DE PETICIÓN
Compuesto
142
16
DESPACHOS COMISORIOS
01
Diligencia de embargo o secuestro
Compuesto
142
16
DESPACHOS COMISORIOS
02
Diligencia de entrega
Compuesto
142
16
DESPACHOS COMISORIOS
03
Restitución de inmuebles
Compuesto
110
17
ESTADOS FINANCIEROS
Compuesto
170
18
ESTUDIOS
01
Estudio de estratificación socieconomica
Compuesto
150
18
ESTUDIOS
02
Estudio y análisis de causas de mortalidad
Compuesto
DEPARTAMENTO DEL META
CODIGO
ASMLL-TRD
MUNICIPIO DE SAN MARTíN DE LOS LLANOS
VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
ALCALDÍADESANMARTÍNDELOSLLANOS
160
19
GUIAS
01
Guía de transporte de carnes en canal
Simple
140
20
HISTORIAS LABORALES
Compuesto
100,110,
120,130,
140,150,
160,170
111,112,113,
141,142,143,
144,171,172,
173
21
INFORMES
01
Informe a entes de control
Compuesto
142
21
INFORMES
02
Informe de accidentes de transito
Compuesto
142
21
INFORMES
03
Informe de accidentes para interesados
Compuesto
150
21
INFORMES
04
Informe de auditoria a programas de salud
Compuesto
120
21
INFORMES
05
Informe de auditorias internas
Compuesto
120
21
INFORMES
06
Informe de austeridad del gasto público
Compuesto
120
21
INFORMES
07
Informe de control interno contable
Compuesto
120
21
INFORMES
08
Informe de derechos de autor
Compuesto
110
21
INFORMES
09
Informe de ejecución presupuestal
Compuesto
111
21
INFORMES
10
Informe de ejecución presupuestal activa
Compuesto
112
21
INFORMES
11
Informe de ejecución presupuestal pasiva
Compuesto
100,110,
120,130,
140,150,
160,170
111,112,113,
141,142,143,
144,171,172,
173
21
INFORMES
12
Informe de gestión
Compuesto
DEPARTAMENTO DEL META
CODIGO
ASMLL-TRD
MUNICIPIO DE SAN MARTíN DE LOS LLANOS
VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
ALCALDÍADESANMARTÍNDELOSLLANOS
160
113
21
INFORMES
13
Informe de guías de degüello
Compuesto
141
21
INFORMES
14
Informe de movimientos de almacén
Compuesto
171
21
INFORMES
15
Informe de novedades afiliados a IPS
Compuesto
142
21
INFORMES
16
Informe de papeletas de equinos
Compuesto
142
21
INFORMES
17
Informe de procesos policivos
Compuesto
120
21
INFORMES
18
Informe de rendición de cuentas
Compuesto
120
21
INFORMES
19
Informe ejecutivo anual
Compuesto
120
21
INFORMES
20
Informe pormenorizado de control interno
Compuesto
120
21
INFORMES
21
Informe seguimiento a PQR
Compuesto
120
21
INFORMES
22
Informe seguimiento al plan anticorrupción
Compuesto
100,110,
120,130,
140,150,
160,170
111,112,113,
141,142,143,
144,171,172,
173
22
INVENTARIOS
01
Inventario de transferencia primaria
Compuesto
141
22
INVENTARIOS
02
Inventarios bienes inmuebles
Compuesto
141
22
INVENTARIOS
03
Inventarios de bienes devolutivos
Compuesto
141
22
INVENTARIOS
04
Inventarios de vehículos
Compuesto
140
22
INVENTARIOS
05
Inventario documental archivo central
Compuesto
160
23
LIBROS
01
Libro control de alumbrado
Simple
160
23
LIBROS
02
Libro control de guía de movilización
Simple
160
23
LIBROS
03
Libro control de maquinaria
Simple
142, 143
23
LIBROS
04
Libro de asignación de citas
Simple
144
23
LIBROS
05
Libro de asistencia al usuario
Simple
100
23
LIBROS
06
Libro radicador de decretos Y resoluciones
Simple
DEPARTAMENTO DEL META
CODIGO
ASMLL-TRD
MUNICIPIO DE SAN MARTíN DE LOS LLANOS
VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
ALCALDÍADESANMARTÍNDELOSLLANOS
170
24
LICENCIAS
01
Licencia de construcción
Compuesto
142
24
LICENCIAS
02
Licencia de inhumación
Compuesto
170
24
LICENCIAS
03
Licencia de parcelación
Compuesto
142
24
LICENCIAS
04
Licencia de permiso de transporte
Compuesto
170
24
LICENCIAS
05
Licencia de reconocimiento a la existencia de edificaciones
Compuesto
170
24
LICENCIAS
06
Licencia de subdivisión rural
Compuesto
170
24
LICENCIAS
07
Licencia de subdivisión urbana
Compuesto
170
24
LICENCIAS
08
Licencia de urbanización
Compuesto
113
25
LIQUIDACIONES
01
Liquidación de impuestos
Simple
130
26
MANUALES
01
Manual de contratación
Simple
140
26
MANUALES
02
Manual de funciones
Simple
130
26
MANUALES
03
Manual de interventoria
Simple
140
26
MANUALES
04
Manual de procedimientos
Simple
173
26
MANUALES
05
Manual de procedimientos del banco de proyectos
Simple
140
27
NOMINAS
01
Nomina de personal activo
Compuesto
140
27
NOMINAS
02
Nomina de personal pensionado
Compuesto
140
27
NOMINAS
03
Nomina de personal temporal
Compuesto
142
28
PAPELETAS DE EQUINOS
Simple
170
29
PERMISOS
01
Permiso de enajenación de bienes inmuebles
Simple
140
29
PERMISOS
02
Permiso de establecimiento y espectáculo público
Simple
DEPARTAMENTO DEL META
CODIGO
ASMLL-TRD
MUNICIPIO DE SAN MARTíN DE LOS LLANOS
VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
ALCALDÍADESANMARTÍNDELOSLLANOS
170
29
PERMISOS
03
Permiso de tala y poda
Simple
170
29
PERMISOS
04
Permiso ocupación o intervención de espacio pública
Simple
142
29
PERMISOS
05
Permiso tarjeta de operación
Simple
100, 160
142
30
PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS
Peticiones, quejas y reclamos
Simple
170
31
PLANES
01
Plan anticorrupción y atención al ciudadano
Compuesto
141
31
PLANES
02
Plan anual de adquisiciones
Compuesto
170
31
PLANES
03
Plan de acción
Compuesto
170
31
PLANES
04
Plan de desarrollo municipal
Compuesto
170
31
PLANES
05
Plan de gestión del riesgo
Compuesto
170
31
PLANES
06
Plan de gestión integral de residuos sólidos
Compuesto
120
31
PLANES
07
Plan de mejoramiento
Compuesto
120
31
PLANES
08
Plan de mejoramiento suscrito a entes de control
Compuesto
170
31
PLANES
09
Plan de ordenamiento territorial
Compuesto
140
31
PLANES
10
Plan institucional de archivo (PINAR)
Compuesto
170
31
PLANES
11
Plan operativo anual de inversiones
Compuesto
140
31
PLANES
12
Plan operativo anual de mas familias en acción (POA)
Compuesto
120
31
PLANES
13
Plan de auditoria
Compuesto
160
32
PLANOS
01
Planos topográficos
Simple
160
32
PLANOS
02
Planos urbanísticos
Simple
112
33
PRESUPUESTO ANUAL
Compuesto
DEPARTAMENTO DEL META
CODIGO
ASMLL-TRD
MUNICIPIO DE SAN MARTíN DE LOS LLANOS
VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
ALCALDÍADESANMARTÍNDELOSLLANOS
143
34
PROCESOS
01
Proceso administrativo de restablecimiento de derechos
Compuesto
143
34
PROCESOS
02
Proceso de delitos sexuales
Compuesto
143
34
PROCESOS
03
Proceso de maltrato infantil
Compuesto
143
34
PROCESOS
04
Proceso de violencia de genero
Compuesto
143
34
PROCESOS
05
Proceso de violencia intrafamiliar
Compuesto
140
34
PROCESOS
06
Proceso disciplinario
Compuesto
140
142
34
PROCESOS
07
Proceso policivo
Compuesto
140
35
PROCESOS JUDICIALES
01
Proceso judicial acción de cumplimiento
Compuesto
140
35
PROCESOS JUDICIALES
02
Proceso judicial acción popular y/o de grupo
Compuesto
140
35
PROCESOS JUDICIALES
03
Proceso judicial contractuales
Compuesto
140
35
PROCESOS JUDICIALES
04
Proceso judicial de nulidad electoral
Compuesto
140
35
PROCESOS JUDICIALES
05
Proceso judicial de nulidad y restablecimiento de derecho
Compuesto
140
35
PROCESOS JUDICIALES
06
Proceso judicial de reparación directa
Compuesto
140
35
PROCESOS JUDICIALES
07
Proceso judicial de repetición
Compuesto
140
36
PROGRAMAS
01
Programa adulto mayor
Compuesto
150
36
PROGRAMAS
02
Programa ampliado de inmunizaciones (PAI)
Compuesto
DEPARTAMENTO DEL META
CODIGO
ASMLL-TRD
MUNICIPIO DE SAN MARTíN DE LOS LLANOS
VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
ALCALDÍADESANMARTÍNDELOSLLANOS
140
36
PROGRAMAS
03
Programa anual de capacitación
Compuesto
140
36
PROGRAMAS
04
Programa apoyo a primera infancia, a dolencia y fortalecimiento familiar
Compuesto
150
36
PROGRAMAS
05
Programa atención integrada a las enfermedades prevalentes
de la infancia (AIEPI )
Compuesto
150
36
PROGRAMAS
06
Programa de salud sexual y reproductiva
Compuesto
140
36
PROGRAMAS
07
Programa de atención a personas con discapacidad
Compuesto
160
36
PROGRAMAS
08
Programa de capacitación a operarios
Compuesto
140
36
PROGRAMAS
09
Programa de Colombia mayor
Compuesto
140
36
PROGRAMAS
10
Programa de consejo política social
Compuesto
140
36
PROGRAMAS
11
Programa de equidad de genero
Compuesto
140
36
PROGRAMAS
12
Programa de gestión de documental
Compuesto
150
36
PROGRAMAS
13
Programa de salud mental
Compuesto
150
36
PROGRAMAS
14
Programa de salud oral
140
36
PROGRAMAS
15
Programadesaludy seguridadenel
trabajo
Compuesto
172
36
PROGRAMAS
16
Programa de vivienda
Compuesto
150
36
PROGRAMAS
17
Programa estrategia saludable
Compuesto
140
36
PROGRAMAS
18
Programa mas familias en acción
Compuesto
120
36
PROGRAMAS
19
Programa para la implementación del sistema de gestión de calidad y MECI
Compuesto
140
36
PROGRAMAS
20
Programa plataforma de juventudes
Compuesto
150
36
PROGRAMAS
21
Programa régimen subsidiado
Compuesto
DEPARTAMENTO DEL META
CODIGO
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MUNICIPIO DE SAN MARTíN DE LOS LLANOS
VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
ALCALDÍADESAN MARTÍNDELOSLLANOS
171
36
PROGRAMAS
22
Programa SISBEN
Compuesto
100
37
PROYECTOS
01
Proyectos de acuerdo
Compuesto
173
37
PROYECTOS
02
Proyectos de inversión
Compuesto
100
38
REGISTROS
01
Registro consecutivo de comunicaciones oficiales enviadas
Simple
100
38
REGISTROS
02
Registro consecutivo de comunicaciones oficiales recibidas
Simple
140
38
REGISTROS
03
Registro de atención al usuario
Simple
171
38
REGISTROS
04
Registro de beneficiarios del SISBEN
Simple
171
38
REGISTROS
05
Registro de entrega de certificados y constancias
Simple
150
38
REGISTROS
06
Registro de ficha epidemiológica
Simple
113
38
REGISTROS
07
Registro de guía degüello
Simple
113
38
REGISTROS
08
Registro de inscripción de establecimientos comerciales
Simple
140
38
REGISTROS
09
Registro de novedades de familias en acción
Simple
143
38
REGISTROS
10
Registro de procesos
Simple
110
38
REGISTROS
11
Registro de recaudos
Compuesto
140
39
REGLAMENTOS
01
Reglamentos de higiene y de seguridad industrial
Simple
140
39
REGLAMENTOS
02
Reglamento interno de archivo
Simple
100
40
RESOLUCIONES
01
Resoluciones del despacho del alcalde
Simple
140
41
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Compuesto
140
42
TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL
Compuesto
DEPARTAMENTO DEL META
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VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
9 TABLAS DE RETENCIÓNDOCUMENTAL
OFICINAPRODUCTORA:DESPACHODELALCALDECÓDIGO:100HOJA:1 DE5
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Archivo de Gestión
Archivo Central
CT
M/D
S
E
100.02
ACTAS
100.01.41
Actas socialización de hidrocarburos
2
10
x
x
Se conserva totalmente y se digitaliza para consulta.
100.05
CERTIFICACIONES
100.05.08
Certificaciones de residencia
1
0
x
Después de cumplir el tiempo se eliminan por carecer de valor secundario.
100.06
CIRCULARES
100.06.01
Circular externa
1
10
x
Al ser de carácter informativo se eliminan ya que carecen de valor secundario.
100.06.02
Circular interna
1
10
x
Vía correo electrónico entre dependencias; al ser de carácter informativo se eliminan ya que carecen de valor secundario.
100.08
CONCEPTOS
100.08.03
Concepto jurídico
-Solicitud
-Concepto
2
10
x
Se selecciona un 5% por cada año teniendo como criterio su aporte para el desarrollo de las actividades misionales de la Entidad y el resto de la documentación se elimina.
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VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
OFICINAPRODUCTORA:
DESPACHO DELALCALDE
CÓDIGO:
100
HOJA:
2 DE5
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Archivo de Gestión
Archivo Central
CT
M/D
S
E
100.11.02
Control de comunicaciones oficiales
-Formato control de comunicaciones oficiales
2
10
x
Se debe conservar dos (2) años en el Archivo de Gestión y por diez (10) años al Archivo Central, posteriormente se elimina la serie.
100.11.06
Control de préstamo de documentos
-Formato control de préstamo de documentos
3
0
x
Seeliminanporquepierdenvigencia administrativa.
100.14
DECRETOS
2
20
x
x
Se conserva totalmente la serie, puesto que son documentos que contienen valor secundario y conforman la memoria institucional. Circular externa 003 de 2015 del AGN; asi mismo, deben ser digitalizados para la consulta. Constitución nacional Art. 315.
100.15
DERECHOS DE PETICIÓN
-Solicitud
-Respuesta
2
5
x
Se eliminan porque transcriben las acciones penales, disciplinarias y fiscales. De efectuarse la apertura de algún proceso, los documentos solicitados harán parte del respectivo expediente.
DEPARTAMENTO DEL META
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VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
OFICINAPRODUCTORA:
DESPACHO DELALCALDE
CÓDIGO:
100
HOJA:
3 DE5
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Archivo de Gestión
Archivo Central
CT
M/D
S
E
100.21
INFORMES
100.21.01
Informe a entes de control
-Comunicaciones
-Informe
2
10
x
x
Se conserva totalmente la serie, en consideración que son documentos que contienen valor secundario, que conforman la memoria institucional. Circular externa 003 de 2015 del AGN. Se digitalizan para la consulta.
100.21.12
Informe de gestión
-Comunicaciones
-Informe
2
8
x
x
100.22
INVENTARIOS
100.22.01
Inventario de transferencia primaria
-Inventario documental (FUID)
2
0
x
Se debe conservar y actualizar permanentemente en el Archivo de Gestión por ser instrumento que permite el control de los expedientes transferidos anualmente al Archivo central.
100.23
LIBROS
100.23.06
Libro radicador de decretos y resoluciones
4
0
x
Se elimina por carecer de valor secundario
100.30
PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS
-Formato de PQR
2
5
x
Se eliminan porque transcriben las acciones penales, disciplinarias y fiscales. De efectuarse la apertura de algún proceso, los documentos solicitados harán parte del respectivo expediente. Ley 1474 de 2011.
DEPARTAMENTO DEL META
CODIGO
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MUNICIPIO DE SAN MARTíN DE LOS LLANOS
VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
OFICINAPRODUCTORA:
DESPACHO DELALCALDE
CÓDIGO:
100
HOJA:
4 DE5
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Archivo de Gestión
Archivo Central
CT
M/D
S
E
100.37
PROYECTOS
100.37.01
Proyectos de acuerdo
-Oficio
-Exposición de motivos
-Proyecto de acuerdo
4
0
x
Las copias del Despacho se eliminan. Debido a que enviados al Concejo Municipal para su aprobación, si tiene viabilidad hará parte documental del Acuerdo. Los no aprobados son de gestión en el despacho y los Acuerdos aprobados son enviados al archivo histórico de los documentos del Concejo Municipal y es allí donde los deben Conservar de manera permanente.
100.38
REGISTROS
100.38.01
Registro consecutivo de comunicaciones oficiales recibidas
-Formato
1
5
x
x
Se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión por ser instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060 de 2000. Se transferirá por cinco (5) años al Archivo Central, se microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el soporte papel.
100.38.02
Registro consecutivo de comunicaciones oficiales enviadas
-Formato
1
5
x
x
DEPARTAMENTO DEL META
CODIGO
ASMLL-TRD
MUNICIPIO DE SAN MARTíN DE LOS LLANOS
VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
OFICINAPRODUCTORA:
DESPACHO DELALCALDE
CÓDIGO:
100
HOJA:
5 DE5
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Archivo de Gestión
Archivo Central
CT
M/D
S
E
100.40
RESOLUCIONES
100.40.01
Resoluciones del despacho del alcalde
-Resoluciones
2
10
x
x
Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfieren al Archivo Central para un tiempo de retención de veinte (20) años, cumplido este tiempo se microfilma o digitaliza para la conservación parmente de ambos soportes por ser documento de importancia para la historia del Municipio, en cumplimiento a la Circular 03 de 2015 del AGN. Constitución nacional Art.315.
CONVENCIONES:
CT: Conservación Total
FIRMARESPONSABLE:
M: Microfilmación
Monica Rodríguez Ruiz
E: Eliminación
Secretaria de Gobierno
S: Selección
FECHA:
Patricia Castro
Auxiliar de Archivo
DEPARTAMENTO DEL META
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MUNICIPIO DE SAN MARTíN DE LOS LLANOS
VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
OFICINA PRODUCTORA:
DESPACHO SECRETARIA DE HACIENDA
CÓDIGO:
110
HOJA:
1 DE 4
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Archivo de Gestión
Archivo Central
CT
M/D
S
E
110.02
ACTAS
110.02.03
Actas de comité contable
-Notificación
-Acta
2
10
x
x
Se conservan con valor secundario, terminada la retención pasa al archivo Central y se digitaliza para consulta.
110.04
BOLETÍN
110.04.01
Boletín diario de caja
-Recaudo por caja
-Relaciones detallada
-Soporte Bancos
2
18
x
Se tiene en cuenta la preclusión de procesos que es a los 20 años. Se elimina por no tener valor secundario.
110.05
CERTIFICACIONES
110.05.12
Certificado de paz y salvo de impuesto predial
-Solicitud
-Certificado
1
0
x
Se elimina porque la certificación pierde vigencia y no contiene valor secundario.
110.05.17
Certificado de retención y descuentos
-Solicitud
-Liquidación
-Certificado
10
0
x
Se elimina porque la certificación pierde vigencia y no contiene valor secundario. Y el original lo conservan los funcionarios
DEPARTAMENTO DEL META
CODIGO
ASMLL-TRD
MUNICIPIO DE SAN MARTíN DE LOS LLANOS
VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
OFICINA PRODUCTORA:
DESPACHO SECRETARIA DE HACIENDA
CÓDIGO:
110
HOJA:
2 DE 4
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Archivo de Gestión
Archivo Central
CT
M/D
S
E
110.06
CIRCULARES
110.06.01
Circular externa
1
10
x
Al ser de carácter informativo se eliminan ya que carecen de valor secundario.
110.06.02
Circular interna
1
10
x
Vía correo electrónico entre dependencias; al ser de carácter informativo se eliminan ya que carecen de valorsecundario.
110.09
CONCILIACIONES BANCARIAS
-Libro auxiliar bancario
-Extractos bancarios
-Conciliación bancaria
-Notas bancarios
2
10
x
Se elimina porque pierde su vigencia administrativa y la información se encuentra en loslibroscontables.Régimende Contabilidad Pública, Sección 8. Principios de ContabilidadPública.
110.11
CONTROLES
110.11.02
Control de comunicaciones oficiales
-Formato control de comunicaciones oficiales
1
10
x
Se debe conservar dos (2) años en el Archivo de Gestión y por diez (10) años al Archivo Central, posteriormente se elimina la serie.
110.11.06
Control de préstamo de documentos
- Formato control de préstamo de documentos
3
0
x
Se eliminan porque solo sustentan la gestión y pierden vigencia administrativa.
DEPARTAMENTO DEL META
CODIGO
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MUNICIPIO DE SAN MARTíN DE LOS LLANOS
VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
OFICINA PRODUCTORA:
DESPACHO SECRETARIA DE HACIENDA
CÓDIGO:
110
HOJA:
3 DE4
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Archivo de Gestión
Archivo Central
CT
M/D
S
E
110.17
ESTADOS FINANCIEROS
-Balance consolidado
-Estados Financieros
-Estados Contables
-Certificación
2
20
x
x
En concordancia con la Ley 962 de 2005 Art.
28 y 86; Por ser una serie de carácter informativo, dispositivo y misional se establece digitalización para su consulta y la conservación del soporte original en concordancia con lo establecido por la Ley 594 de 2000 Art.19, parágrafo 2.
110.21
INFORMES
110.21.09
Informe de ejecución presupuestal
-Comunicaciones
-Informes
5
5
T
x
Seleccionar los informes del mes de diciembre de cada año para conservación permanente, toda vez que consolidan los datos de la ejecución anual y el resto de la documentaciónseelimina.Decreto 111de1996(CompilacióndelaLey38de
1989, Ley 179 de 1994 y Ley 225 de 1995).
110.21.01
Informe a entes de control
-Comunicaciones
-Informe
2
10
x
x
Se conserva totalmente la serie, en consideración que son documentos que contienen valor secundario, que conforman la memoria institucional. Circular externa 003 de 2015 del AGN. Se digitalizan para la consulta.
110.21.12
Informe de gestión
-Comunicaciones
-Informe
2
8
x
x
DEPARTAMENTO DEL META
CODIGO
ASMLL-TRD
MUNICIPIO DE SAN MARTíN DE LOS LLANOS
VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
OFICINA PRODUCTORA:
DESPACHO SECRETARIA DE HACIENDA
CÓDIGO:
110
HOJA:
4 DE4
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Archivo de Gestión
Archivo Central
CT
M/D
S
E
110.22
INVENTARIOS
110.22.01
Inventario de transferencia primaria
-Inventario documental (FUID)
2
0
x
Se debe conservar y actualizar permanentemente en el Archivo de Gestión por ser instrumento que permite el control de los expedientes transferidos anualmente al Archivo central.
110.38
REGISTROS
110.38.11
Registro de recaudos
-Formato de factura
2
18
x
Documento con valoración primaria, una vez cumplidos los tiempos es posible su eliminación.
CONVENCIONES:
CT: Conservación Total
FIRMARESPONSABLE:
M: Microfilmación
Monica Rodríguez Ruiz
E: Eliminación
Secretaria de Gobierno
S: Selección
FECHA:
Patricia Castro
Auxiliar de Archivo
DEPARTAMENTO DEL META
CODIGO
ASMLL-TRD
MUNICIPIO DE SAN MARTíN DE LOS LLANOS
VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
OFICINAPRODUCTORA:
DIRECCIÓN DETESORERIA
CÓDIGO:
111
HOJA:
1 DE 3
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Archivo de Gestión
Archivo Central
CT
M/D
S
E
111.05
CERTIFICACIONES
111.05.11
Certificado de cuentas bancarias
-Solicitud
-Certificado
1
0
x
Pierde vigencia administrativa
111.07
COMPROBANTES
111.07.01
Comprobantes de egreso
-Comprobante de Egreso
-Orden de Pago
-Certificado de disponibilidad presupuestal
-Lista de chequeo
-Resumen
-Cuenta de cobro y/o factura
-Planillas de Pago de seguridad social
· Soportes decumplimiento
· Certificación delSupervisor
2
10
x
Cumplidos diez (10) años en el Archivo Central se procede a microfilmar o digitalizar y posteriormente se elimina el soporte papel.Ley 962de
2005. Artículo 28; Régimen de Contabilidad Pública, Marco conceptual 9.2.1. Soportes de Contabilidad y Decreto 2674 de2012
DEPARTAMENTO DEL META
CODIGO
ASMLL-TRD
MUNICIPIO DE SAN MARTíN DE LOS LLANOS
VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
OFICINAPRODUCTORA:
DIRECCIÓN DETESORERIA
CÓDIGO:
111
HOJA:
2 DE 3
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Archivo de Gestión
Archivo Central
CT
M/D
S
E
111.07.03
Comprobantes de Ingresos
· Comprobantes
· Consignaciones
· Recibos decaja
2
10
x
Cumplidos diez (10) años en el Archivo Central se procede a microfilmar o digitalizar y posteriormente se elimina el soporte papel.Ley 962de
2005. Artículo 28; Régimen de Contabilidad Pública, Marco conceptual 9.2.1. Soportes de Contabilidad y Decreto 2674 de2012
111.11
CONTROLES
111.11.02
Control de comunicaciones oficiales
-Formato control de comunicaciones oficiales
2
10
x
Se debe conservar dos (2) años en el Archivo de Gestión y por diez (10) años al Archivo Central, posteriormente se elimina la serie.
111.11.06
Control de préstamo de documentos
- Formato control de préstamo de documentos
3
0
x
Seeliminanporquepierdenvigencia administrativa.
111.21
INFORMES
111.21.01
Informe a entes de control
-Comunicaciones
-Informe
2
10
x
x
Se conserva totalmente la serie, en consideración que son documentos que contienen valor secundario, que conforman la memoria institucional.
DEPARTAMENTO DEL META
CODIGO
ASMLL-TRD
MUNICIPIO DE SAN MARTíN DE LOS LLANOS
VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
OFICINAPRODUCTORA:
DIRECCIÓN DETESORERIA
CÓDIGO:
111
HOJA:
3 DE3
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Archivo de Gestión
Archivo Central
CT
M/D
S
E
111.21.10
Informe de ejecución presupuestal activa
-Informe
4
16
x
Seleccionar los informes del mes de diciembre que consoliden los datos de la ejecución anual para conservación permanente y el resto de la documentación se elimina. Decreto 111 de 1996, Ley 38 de
1989, Ley 179 de 1994 y Ley 225 de 1995.
111.21.12
Informe de gestión
-Comunicaciones
-Informe
2
8
x
x
Se conserva totalmente la serie, en consideración que son documentos que contienen valor secundario.
111.22
INVENTARIOS
111.22.01
Inventario de transferencia primaria
-Inventario documental (FUID)
2
0
x
Se debe conservar y actualizar permanentemente en el Archivo de Gestión por ser instrumento que permite el control de los expedientes transferidos.
CONVENCIONES:
CT: Conservación Total
FIRMARESPONSABLE:
M: Microfilmación
Monica Rodríguez Ruiz
E: Eliminación
Secretaria de Gobierno
S: Selección
FECHA:
Patricia Castro
Auxiliar de Archivo
DEPARTAMENTO DEL META
CODIGO
ASMLL-TRD
MUNICIPIO DE SAN MARTíN DE LOS LLANOS
VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
OFICINAPRODUCTORA:
DIRECCIÓN DEPRESUPUESTO
CÓDIGO:
112
HOJA:
1 DE3
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Archivo de Gestión
Archivo Central
CT
M/D
S
E
112.02
ACTAS
112.02.10
Actas de comité de hacienda
-Notificación
-Acta
2
10
x
x
Una vez cumplidos los tiempos de retención se transfieren al archivo central para su custodia y conservación total por ser documentos históricos y de gran valor para laEntidad.
112.05
CERTIFICACIONES
112.05.11
Certificado de disponibilidad presupuestal
1
0
x
Se eliminan porque la información se consolida en los informes de Ejecución Presupuesta y los certificados originales hacen parte de los expedientes de ContrataciónydeTesorería. Decreto 111 de 1996 (Compilación de la Ley 38 de 1989, Ley 179 de 1994 y Ley 225 de
1995).
112.05.16
Certificado de registro presupuestal
1
0
x
Se eliminan porque la información se consolida en los informes de Ejecución Presupuestal.Decreto
111 de 1996 (Compilación de la Ley 38 de
1989, Ley 179 de 1994 y Ley 225 de 1995).
DEPARTAMENTO DEL META
CODIGO
ASMLL-TRD
MUNICIPIO DE SAN MARTíN DE LOS LLANOS
VERSIÓN No.
2
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APROBACIÓN
OFICINAPRODUCTORA:
DIRECCIÓN DEPRESUPUESTO
CÓDIGO:
112
HOJA:
2 DE3
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
Archivo de Gestión
Archivo Central
CT
M/D
S
E
112.11
CONTROLES
112.11.02
Control de comunicaciones oficiales
-Formato control de comunicaciones oficiales
2
10
x
Se debe conservar dos (2) años en el Archivo de Gestión y por diez (10) años al Archivo Central, posteriormente se elimina la serie.
112.11.06
Control de préstamo de documentos
- Formato control de préstamo de documentos
3
0
x
Seeliminanporquepierdenvigencia administrativa.
112.21
INFORMES
112.21.01
Informe a entes de control
-Comunicaciones
-Informe
2
10
x
x
Se conserva totalmente la serie, en consideración que son documentos que contienen valor secundario.
112.21.11
Informe de ejecución presupuestal pasiva
-Informe
-Formato registro de ejecución presupuestal.
4
8
x
Seleccionar los informes del mes de diciembre de cada año para conservación permanente, toda vez que conso
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