analisa n desain 2
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
DOKUMENTASI SISTEM INFORMASI
• Data flow diagram (DFD)
- Context Diagram (CD)
- DFD fisik
- DFD logis
• Flowchart sistem
• Data Dictionary
Data Flow Diagram
• Context Diagram (CD)
Diagram konteks adalah diagram paling atas, yaitu diagram yang
paling tidak detail dari sebuah sistem informasi yang hanya
menggambarkan aliran data ke dalam dan ke luar sistem.
• Simbol yang dipakai:
Simbol lingkaran menggambarkan entitas atau proses dimana
aliran data masuk ditransformasikan ke aliran data keluar.
Lingkaran mendefinisikan Batas sistem.
Simbol aliran data atau disebut interface
Simbol entitas eksternal menggambarkan asal atau tujuan data di
luar sistem. Kotak menggambarkan lingkungan sistem.
Simbol file, menggambarkan tempat penyimpanan data
Contoh context diagram
Pelanggan
Sistem
penerimaan kas
Bank
Pembayaran
Setoran
General
ledger
Total penerimaan kas
Data flow diagram (DFD) Fisik
• DFD fisik adalah representasi grafik dari sistem yang menunjukkan entitas-entitas internal dan eksternal, aliran-aliran data ke dalam dan ke luar sistem. Entitas internal meliputi: personil, tempat, alat, dalam sistem yang mentransformasikan data.
• DFD fisik menggambarkan dimana, bagaimana, oleh siapa proses dalam sistem dilakukan. Bukan menujukkan apa yang dilakukan.
Data flow diagram (DFD) Logis
• DFD logis adalah representasi grafik dari
sebuah sistem yang menunjukkan proses-
proses dalam sistem dan aliran-aliran data
ke dalam dan ke luar sistem.
• DFD logis mewakili logika dari sebuah
sistem, yaitu apa yang dilakukan tanpa
menyebutkan dimana, bagaimana dan oleh
siapa proses tsb dilakukan.
Membuat DFD
Asal
Sistem
Tujuan
A
B
Asal
1.0
Tujuan
A
B
3.0
2.0
File
C
D
1.1
A
1.4
1.2
C
1.3
D
F
E
G
3.1
3.2
File
D
HI
B
3.1.1
3.1.2
D
J
I
H
Gbr 1. Context Diagram
Gbr 2. DFD Level 0
Gbr 3. DFD Level 1
Gbr 4. DFD Level 1
Grb 5. DFD Level 2
Membuat DFD
• Gambar 1 adalah context diagram yg menggambarkan aliran data ke dalam dan keluar sistem
• Gambar 2 adalah DFD level 0 (ditandai dgn nomor desimal 0), yg merupakan detail dari gambar 1
• CD dan DFD level 0 tsb disebut DFD yg seimbang krn punya aliran data eksternal yg ekuivalen, yaitu aliran data masukan “A” dan aliran data keluaran “B”. DFD yg benar adalah DFD yg seimbang
• DFD level 1 (gambar 3) adalah pengembangan dari lingkaran 1.0, memiliki aliran data masukan “A” dan aliran data keluaran “C” dan “D”, yang sama dengan aliran data pada lingkaran 1.0.
• DFD level 1 (gambar 4) adalah pengembangan dari lingkaran 3.0, memiliki aliran data masukan “D” dan aliran data keluaran “B”, yang sama dengan aliran data pada lingkaran 3.0
• DFD level 2 (gambar 5) adalah pengembangan dari lingkaran 3.1, memiliki aliran data masukan “D” dan aliran data keluaran “H” dan “I”, yang sama dengan aliran data pada lingkaran 3.1
• Kotak-kotak entitas hanya tampil pada CD dan DFD level 0, tidak dalam DFD-DFD di bawah level 0.
• Proses pengembangan lingkaran (proses) ke dalam proses yang lebih detail disebut dengan Top-Down Partitioning. Top-down partitioning juga sering diasosiasikan dengan proses penyusunan sebuah sub sistem.
Contoh membuat DFD
• Berikut contoh membuat DFD untuk sistem penerimaan kas sebuah perusahaan distributor barang PT Lentera Hati.
• Langkah-langkah:
- Buat narasi sistem
- Buat tabel entitas dan kegiatan
- Gambar context diagram
- Gambar DFD fisik
- Gambar DFD logis
Sistem penerimaan kas PT Lentera HatiNarasi sistem penerimaan kas
Paragraf Baris Teks
1
2
3
4
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
PT Lentera Hati menggunakan prosedur berikut ini untuk memproses penerimaan
kas dari penjualan. Bagian penerimaan menerima cek dan remittance advice
(berita pengiriman uang) dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui cek tsb dan
menulis jumlah terbayar dan nomor cek pada remittance advice. Secara periodik,
karyawan pada bagian penerimaan mempersiapkan total batch remittance advice
dan mengirim batch remittance advice, bersama dengan salinan total batch, ke
accounts receivable. Pada waktu yang sama, karyawan tersebut mengirim batch
cek yang berhubungan ke kasir.
Karyawan pada accounts receivable memasukkan batch tersebut ke dalam sebuah
terminal online, yaitu memasukkan total batch, nomor pelanggan, nomor tagihan,
jumlah terbayar dan nomor cek. Setelah memeriksa bahwa tagihan berada dalam
keadaan terbuka dan jumlah terbayar benar, komputer mengirim pembayaran ke
file induk accounts receivable. Jika ada ketidakcocokan maka komputer akan
memberi informasi.
Pada akhir setiap batch, komputer mencetak slip setoran yang sama dengan yang
tampil pada komputer kasir. Kasir membandingkan slip setoran tsb dengan batch
cek yang berhubungan dan membawa slip tersebut ke bank.
Sementara slip setoran dimasukan, nomor cek dan jumlah terbayar untuk setiap
transaksi dimasukkan ke dalam sebuah tape. Tape tersebut digunakan untuk
membuat daftar penerimaan kas pada setiap akhir hari. Pada waktu yang sama,
ringkasan accounts pelanggan yang terbayar pada hari tersebut juga dicetak.
Karyawan pada accounts receivable membandingkan laporan tsb dengan
remittance advice dan total batch dan mengirim total peneriman kas ke bagian
general ledger.
Tabel entitas dan kegiatan pada sistem penerimaan kas PT Lentera Hati
Entitas Paragraf Kegiatan
Bagian
penerimaan
1
1
1
1
1
1
1. Menerima cek dan remittance advice
2. Memeriksa dan menyetujui cek
3. Menulis jumlah terbayar dan nomor cek pada remittance advice
4. Mempersiapkan total batch remittance advice
5. Mengirim batch remittace advice bersama dgn salinan total batch ke
Accounts receivable
6. Mengirim batch cek yang berhubungan ke kasir
Pelanggan
Accounts
receivable
2
2
4
4
7. Memasukkan batch tersebut ke dalam sebuah terminal online
8. Memasukkan total batch, nomor pelanggan, nomor tagihan, jumlah
terbayar dan nomor cek
9. Membandingkan laporan tersebut dengan remittance advice dan total
batch
10. Mengirim total penerimaan kas ke bagian general ledger
Kasir 3
3
11. Membandingkan slip setoran bank dengan batch cek yang berhubungan
12. Membawa slip seoran ke bank
Komputer
(terminal
online)
2
2
13. Memeriksa bahwa tagihan berada dalam keadaan terbuka (open) dan
jumlah terbayar benar
14. Mengirim pembayaran ke file induk accounts receivable
Entitas Paragraf Kegiatan
2
3
4
4
4
15. Memberikan informasi jika ada ketidakcocokan
16. Mencetak slip setoran bank
17. Memasukkan transaksi ke dalam sebuah tape
18. Membuat daftar penerimaan kas
19. Mencetak ringkasan account pelanggan yang terbayar
Bank
Bagian
General
Ledger
Menggambar context diagram sistem penerimaan kas
Pelanggan
Sistem
penerimaan kas
Bank
Pembayaran
Setoran
General
ledger
Total penerimaan kas
Petunjuk:
1. Masukan semua entitas yang melakukan satu atau lebih kegiatan pemrosesan informasi ke dalam lingkaran
2. Masukan proses-proses yang normal saja bukan proses perkecualian
3. Masukan semua kegiatan dan entitas yang ada dalam narasi
4. Gambar hanya satu untuk mewakili semua entitas yang bekerja secara identik
Menggambar DFD Fisik
Petunjuk:
1. Agar lebih jelas, gambar aliran data ke dalam dan keluar sebuah file
2. Meskipun sebuah file tidak disebutkan dalam narasi, tetapi jika file tersebut diperlukan secara logis maka masukan file tersebut dalam diagram
Menggambar DFD Fisik
Pelanggan
1.0
Penerimaan
2.0
Accounts
receivable
4.0
Komputer
3.0
Kasir
Bank
General
Legder
Cek dan
remittance advice
Cek yg
disetujui
Tape
penerimaan kas
File induk
Acc. receivable
remittance advice teranotasi
Dan salinan total batch
Daftar
Penerimaan
kas
Total batch,
No pelanggan,
No tagihan,
Jml terbayar,
No cek
Total
Penerimaan
kasRingkasan
Jml
terbayar
Slip setoran
Slip setoran
dan cek
Menggambar DFD Logis
Petunjuk:
1. Kelompokkan kegiatan-kegiatan yang terjadi pada tempat yang sama dan waktu yang sama
2. Kelompokkan kegiatan-kegiatan yang terjadi pada waktu yang sama tetapi tempat yang berbeda
3. Kelompokkan kegiatan-kegiatan yang secara logis berhubungan
4. Agar DFD mudah dibaca, gunakan lima sampai tujuh lingkaran saja
5. Aliran data masuk ke lingkaran entitas, jika entitas tsb melakukan kegiatan pemrosesan informasi. Tetapi aliran data ke kotak entitas, jika entitas melakukan kegiatan operasi seperti menyimpan barang, mengambil barang, dll.
6. Pada DFD fisik, membaca dari file-file komputer dan menulis ke file-file komputer harus melalui lingkaran komputer
7. Pada DFD logis, aliran data tidak dapat digambarkan dari lingkaran dengan nomor tinggi ke nomor rendah
Entitas Paragraf Kegiatan
Bagian
penerimaan
1
1
1
2. Memeriksa dan menyetujui cek
3. Menulis jumlah terbayar dan nomor cek pada remittance advice
4. Mempersiapkan total batch remittance advice
Accounts
receivable
2 8. Memasukkan total batch, nomor pelanggan, nomor tagihan, jumlah
terbayar dan nomor cek
Komputer 2
3
3
13. Memeriksa bahwa tagihan berada dalam keadaan terbuka (open) dan
jumlah terbayar benar
14. Mengirim pembayaran ke file induk accounts receivable
17. Memasukkan transaksi ke dalam sebuah tape
Komputer
kasir
3
3
16. Mencetak slip setoran bank
11. Membandingkan slip setoran bank dengan batch cek yang berhubungan
Komputer 4
4
18. Membuat daftar penerimaan kas
19. Mencetak ringkasan account pelanggan yang terbayar
Accounts
receivable
4 9. Membandingkan laporan tersebut dengan remittance advice dan total
batch
Menggambar DFD Logis
Daftar entitas dan kegiatan kronologis pada sistem penerimaan kas PT
Lentera Hati
Entitas Paragraf Kegiatan
Bagian
penerimaan
1
1
1
2. Memeriksa dan menyetujui cek
3. Menulis jumlah terbayar dan nomor cek pada remittance advice
4. Mempersiapkan total batch remittance advice
1.0 Menerima pembayaran kas
Acc. receiv 2 8. Memasukkan total batch, nomor pelanggan, nomor tagihan, jumlah terbayar dan
nomor cek
Komputer 2
3
3
13. Memeriksa bahwa tagihan berada dalam keadaan terbuka (open) dan jumlah terbayar
benar
14. Mengirim pembayaran ke file induk accounts receivable
17. Memasukkan transaksi ke dalam sebuah tape
2.0 Mencatat pembayaran pelanggan
Komputer
kasir
3
3
16. Mencetak slip setoran bank
11. Membandingkan slip setoran bank dengan batch cek yang berhubungan
3.0 Mempersiapkan slip setoran
Komputer 4
4
18. Membuat daftar penerimaan kas
19. Mencetak ringkasan account pelanggan yang terbayar
Acc receiv 4 9. Membandingkan laporan tersebut dengan remittance advice dan total batch
4.0 Mempersiapkan total penerimaan kas
Menggambar DFD Logis
Pengelompokan daftar entitas dan kegiatan kronologis pada sistem
penerimaan kas PT Lentera Hati
Menggambar DFD Logis
Pelanggan
1.0
Menerima
Pembayaran
kas
2.0
Mencatat
Pembayaran
pelanggan
4.0
Mempersiapkan
Total penerimaan
kas
3.0
Mempersiapkan
Slip setoran
Bank
General
Legder
pembayaran
Transfer
keuangan
File transk
penerimaan kas
File induk
Acc. receivable
Batch pembayaran
pelanggan
Total
Penerimaan
kas
Mencairkan cek
Flowchart Sistem
• Flowchart sistem adalah representasi grafik dari sistem informasi, proses-proses, aliran data logis, masukan, keluaran, file-file, entitas-entitas sistem operasi, aliran data fisik, dan kegiatan lain yang berhub dengan sistem baik kegiatan manual maupun komputer.
• Flowchart sistem merupakan gabungan DFD fisik dan DFD logis ditambah aspek operasional dan manajemen.
• Flowchart sistem berfungsi untuk memahami cara kerja sebuah sistem informasi dan menganalisis pengendaliannya.
Simbol dalam flowchart sistem
Dokumen
Input
Manual
Output
Proses
komputer
Proses
ManualMulti
dokumen
Display
layar
I/O file
Start/End
Disk
1
2
Keputusan
A
Konektor on-page
Konektor off-page
Arsip
Tape
Petunjuk membuat flowchart sistem #1
1. Bagi flowchart sistem ke dalam beberapa kolom, yaitu untuk entitas eksternal dan entitas internal
2. Beri label pada kolom tsb sesuai entitasnya
3. Usahakan aliran kegiatan-kegiatan urut mulai dari kolom paling kiri ke kanan untuk meminimalkan garis persimpangan/cross dan simbol konektor
4. Logika flowchart sebaiknya mengalir dari atas ke bawah, dari kiri ke kanan
5. Jika aliran tidak dari atas ke bawah, gunakan anak panah pada garis pengbungnya
6. Untuk aliran dari dan ke file komputer, selalu gunakan anak panah untuk menunjukkan arah aliran data
7. Usahakan flowchart tampil dalam satu halaman, jika tidak gunakan konektor off-page
8. Dalam setiap kolom, minimal harus ada satu proses manual, input data atau file-file
9. Jangan mengubungkan dokumen-dokumen dalam kolom yg sama secara langsung tanpa ada proses
Petunjuk membuat flowchart sistem #2
10.Jika sebuah dokumen didistribusikan ke kolom lain, maka gambarkan kembali dokumen tsb, kecuali jika jaraknya pendek.
11.Dokumen/laporan yang dicetak dalam bagian pemrosesan data sebaiknya ditampilkan dalam kolom pemrosesan data, baru kemudian dikirim ke bagian lain
12.Dokumen/laporan yang dicetak oleh bagian pemrosesan data menggunakan alat yang terletak di bagian lain sebaiknya tidak ditampilkan dalam kolom pemrosesan data, atau tampilkan dibagian pemrosesan data tetapi beri penjelasan bahwa pencetakan dilakukan menggunakan alat di bagian lain dalam kolom pemrosesan data, baru kemudian dikirim ke bagian lain
13.Proses yang dilakukan dalam PC sebaiknya ditampilkan terpisah dari kolom pemrosesan data
14.Proses-proses baik manual maupun komputer, dapat ditampilkan sebagai satu proses atau urut-urutan proses
15.Cara mengakses file komputer adalah melalui simbol proses komputer
16.Proses manual pengiriman dokumen antar kolom tidak perlu ditampilkan
17.Jangan gunakan proses manual untuk filling dokumen.