analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi...
TRANSCRIPT
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PERSEDIAAN BARANG DAGANG PADA OASSURE – SISKEM ANEKA
INDONESIA
Putri Ayu Puspa Rengganis
Fakultas Ekonomi, Universitas Gunadarma
ABSTRACT
Control over inventory system is very important for the company, due to meet
the demand from consumers is needed supplies accordingly. According Mulyadi et
al (2001) inventory system is needed to manage the company's stock trading
mutation that aims to assist managers in managing the company's inventory needs in
order to minimize costs.
Goals to be achieved from this research is to analyze accounting information
system inventory of merchandise as well as the constraints faced by the Oassure -
Siskem Aneka Indonesia, as well as to develop the design of effective accounting
information system to address the constraints of merchandise inventory. Based on
the research that has been done, it is known that there are some deficiencies in the
information system the merchandise inventory accounting applied by the company,
such as the lack of effective distribution of tasks and responsibilities between
departments - departments concerned, as well as the lack of complete documents in
operating merchandise inventory accounting information.
Keywords: Analysis, Design, Accounting Information Systems, Merchandise
Inventory.
PENDAHULUAN
Menurut Indrajani (2008) perusahaan saat ini sangat memerlukan sistem
informasi akuntansi untuk mendukung proses bisnis dan bersaing secara kompetitif.
Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu jenis sistem informasi yang
diperlukan oleh perusahaan dalam menangani kegiatan operasionalnya sehari – hari
untuk menghasilkan informasi – informasi akuntansi serta informasi – informasi
lainnya mengenai proses bisnis perusahaan yang diperlukan oleh manajemen dan
pihak – pihak terkait lainnya sehubungan dengan pengambilan keputusan dan
kebijakan – kebijakan lainnya (Indrajani, 2008).
Untuk memperkuat sistem pengendalian persediaan, perusahaan pada
umumnya melakukan perhitungan fisik persediaan secara periodik. Tujuannya
adalah untuk mencocokan jumlah fisik persediaan dengan catatan perpetual yang
diselenggarakan pada buku persediaan. (Widjayanto, 2001). Sistem informasi
akuntansi persediaan memiliki kaitan yang erat dengan sistem pengendalian intern
perusahaan. Hal ini terlihat dari adanya pengawasan berupa pendelegasian
wewenang dan prosedur (berupa pengendalian administratif) serta sistem pencatatan
dalam persediaan barang (berupa pengendalian akuntansi).
Pada penelitian Muljo et al (2005) ditemukan bahwa pada perusahaan yang
diteliti tidak terdapat bukti pengeluaran barang untuk setiap kegiatan pengeluaran
barang dan hanya mengandalkan ingatan dan kepercayaan dari bagian gudang saja.
Untuk itu peneliti mengajukan usulan sistem informasi yang baru dengan
menambahkan adanya kegiatan stock opname sebagai bentuk pengendalian terhadap
persediaan fisik barang dan pencatatannya (Muljo, 2005)
Pada penelitian yang dilakukan oleh Heripracoyo (2009) menganalisis dan
merancang sistem informasi akuntansi pada persediaan dengan menggunakan
pendekatan OOAD. Hasil dari analisis sistem yang berjalan ditemukan bahwa ada
kekurangan pada kelengkapan dokumen, laporan, dan pencatatan pada bagian
persediaan (Heripracoyo, 2009)
Pada penelitian Sulistiyo (2009) menunjukan bahwa dalam pembuatan
sistem informasi pengelolaan persediaan harus diperhatikan beberapa hal antara lain
fungsi – fungsi yang terkait dalam sistem pengelolaan persediaan, dokumen –
dokumen yang digunakan, file – file yang diperlukan, dan laporan yang dihasilkan
dari sistem informasi akuntansi persediaan (Sulistiyo, 2009)
Pada penelitian Fauziah et al (2010) ditemukan bahwa objek yang diteliti
telah menggunakan sistem komputerisasi dalam pengelolaan persediaannya namun
masih menggunakan software yang sederhana sehingga memungkinkan terjadinya
human error dan penggelapan yang dilakukan oleh karyawan yang mengoperasikan
software tersebut. Untuk mengatasi masalah tersebut peneliti mengajukan
perancangan sistem informasi akuntansi persediaan dalam bentuk diagram arus data,
bagan alir sia, dan rancangan software yang baru dengan menggunakan Microsoft
Visual Basic 6.0 (Fauziah et al, 2010).
Berdasarkan analisis terhadap penelitian sebelumnya, maka penelitian ini
menggunakan diagram arus data, bagan alir dokumen, Entity Relationship Diagram
dan Normalisasi sebagai bentuk penggambaran sistem yang berjalan dan rancangan
yang diusulkan, sehingga dapat memberikan kontribusi pada penelitian yang telah
dilakukan sebelumnya melalui analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi
persediaan.
METODE PENELITIAN
1. Wawancara Personel
Pada tahap ini dilakukan investigasi dan survei sistem melalui teknik
wawancara. Menurut Hall (2007) wawancara merupakan sebuah metode untuk
mendapatkan fakta tentang sistem yang ada saat ini dan persepsi pengguna tentang
hal – hal yang dibutuhkan oleh sistem baru. Wawancara dilakukan dengan pihak
manajemen Oassure tentang sistem informasi persediaan yang diterapkan, yang
terdiri dari 3 kegiatan utama yaitu pengadaan barang dagang, pengeluaran barang
dagang, dan perhitungan fisik barang.
2. Peninjauan Dokumen
Menurut Hall (2007) dokumen perusahaan merupakan sumber lain dari fakta
tentang sistem yang sedang disurvei. Pada tahap ini dilakukan peninjauan terhadap
dokumen – dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengadaan barang dagang,
pengeluaran barang dagang, dan perhitungan fisik barang.
3. Analisis Sistem
Menurut Hall (2007) analisis sistem (system analysis) sebenarnya merupakan
proses dua langkah yang melibatkan survei atas sistem yang ada saat ini dan analisis
atas kebutuhan pengguna. Setelah melakukan wawancara dan peninjauan dokumen,
tahap selanjutnya yaitu menggambarkan sistem yang telah ada dalam bentuk bagan
alir dokumen untuk masing – masing kegiatan. Dari hasil penggambaran tersebut
dapat terlihat kelemahan apa saja yang terdapat dalam sistem yang ada, dan apa yang
dibutuhkan untuk pengembangan sistem dalam upaya memperbaiki sistem yang ada.
4. Desain sistem
Menurut Mulyadi (2001) Desain sistem adalah proses penterjemahan
kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan yang diajukan kepada
pemakai informasi untuk dipertimbangkan. Metode yang digunakan pada
pengembangan sistem penelitian ini didasarkan pada penelitian sebelumnya Fauziah
(2010) yaitu metodologi yang berorientasi pada keluaran atau output, process dan
data.
a. Metodologi yang berorientasi pada output.
Fokus utama dari metodologi ini adalah pada keluaran atau output yang
menggunakan bagan alir dokumen dan bagan alir sistem.
Gambar 3.1 Metodologi yang berorientasi pada output. (Sutabri, 2004)
b. Metodologi yang berorientasi pada process
Fokus utama metodologi ini pada proses dengan menggambarkan dunia
nyata yang memakai data flow diagram.
Gambar 3.2 Metodologi yang berorientasi pada process. (Sutabri, 2004)
c. Metodologi yang berorientasi pada data.
Fokus utama metodologi ini adalah data, dimana dunia nyata digambarkan
dalam bentuk entitas, atribut data serta hubungan antar data tersebut.
Gambar 3.3 Metodologi yang berorientasi pada data. (Sutabri, 2004)
PEMBAHASAN
Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Dagang pada Oassure
Sistem informasi akuntansi persediaan barang dagang pada Oassure memiliki
3 kegiatan yang dilaksanakan yaitu prosedur pengadaan barang, prosedur
pengeluaran barang, dan prosedur perhitungan fisik persediaan. Prosedur pengadaan
barang merupakan rangkaian prosedur mulai dari pemesanan barang hingga barang
masuk gudang, yang akan menghasilkan laporan persediaan. Prosedur pengeluaran
barang merupakan bagian dari prosedur penjualan barang dagang mulai dari
pemesanan oleh pelanggan hingga barang dikirim ke pelanggan. Selanjutnya
prosedur perhitungan fisik persediaan yaitu proses pencocokan jumlah fisik barang
dengan pencatatan barang yang dilakukan setiap 3 bulan sekali di lingkungan
internal perusahaan.
Prosedur Perhitungan Fisik Persediaan Barang Dagang pada Oassure
Prosedur perhitungan fisik persediaan barang dagang merupakan suatu
proses pem-verifikasian antara jumlah fisik yang ada pada gudang dengan jumlah
persediaan yang ada di catatan bagian gudang. Perhitungan fisik persediaan
dilakukan setiap 3 bulan sekali oleh divisi Oassure bagian gudang bersama bagian
akuntansi.
Gambar 4.2 Bagan Alir Dokumen Perhitungan Fisik Persediaan Barang Dagang
Sebaiknya perhitungan fisik persediaan barang dagang ini tidak boleh
dilakukan oleh bagian gudang untuk menjaga independensi proses perhitungan fisik.
Jika perhitungan fisik dilakukan oleh bagian gudang maka akan memicu munculnya
penyelewengan data oleh bagian gudang yang juga bertugas mencatat jumlah
persediaan dalam file persediaan. Selain itu kurangnya kontrol dari manajemen
dalam mengawasi proses perhitungan fisik persediaan yang dilakukan.
Prosedur Pengadaan Persediaan Barang Dagang pada Oassure
Prosedur pengadaan persediaan barang dagang pada divisi Oassure terdiri
dari dua proses yaitu proses pemesanan barang dan proses penerimaan barang. Pada
proses pemesanan barang dagang bagian gudang bertugas untuk memeriksa
persediaan apa yang telah mencapai titik pemesanan kembali dan melaporkannya ke
bagian pembelian kantor pusat. Bagian pembelian tersebut akan melakukan
pemesanan kepada supplier yang telah ditunjuk oleh perusahaan. Kemudian supplier
akan mengirimkan barang bersama surat – surat pendukung pengiriman barang.
Barang yang datang diterima oleh bagian gudang dan akan diverifikasi dengan
dokumen yang berkaitan. Selanjutanya bagian akuntansi akan mengarsip seluruh
dokumen yang berhubungan dengan pengadaan persediaan.
Gambar 4.3 Bagan Alir Dokumen Pengadaan Persediaan Barang Dagang
Proses ini memakan waktu yang cukup lama, karena untuk pembuatan PO
dan melakukan transaksi pembelian harus melalui kantor pusat terlebih dahulu.
Padahal divisi Oassure merupakan SBU yang seharusnya kegiatan pembelian
ataupun penjualannya dapat dilakukan sendiri oleh divisi tersebut. Selain itu barang
yang datang langsung diterima oleh bagian gudang dapat menimbulkan kesempatan
penyelewengan oleh bagian gudang. Selain itu tidak ada laporan tertulis kepada
manajemen tentang jumlah barang yang diterima oleh perusahaan.
Prosedur Pengeluaran Persediaan Barang Dagang pada Oassure
Prosedur pengeluaran persediaan barang dagang merupakan bagian dari
prosedur penjualan yang terjadi pada divisi Oassure. Prosedur pengeluaran
persediaan ini melibatkan beberapa bagian seperti bagian penjualan kantor pusat,
bagian gudang, bagian pengiriman, dan bagian akuntansi.
Gambar 4.4 Bagan Alir Dokumen Pengeluaran Persediaan Barang Dagang
Dari bagan alir dokumen diatas dapat terlihat bahwa adanya ketidak efektifan
dalam pembuatan faktur yang dibuat oleh bagian penjualan kantor pusat. Seharusnya
bagian gudang tidak perlu mengetahui mengenai harga dan pesanan dalam faktur
penjualan. Selain itu tidak adanya bukti pengeluaran barang dari gudang sebagai
bukti untuk proses audit oleh manajemen.
Analisis Sistem Informasi Persediaan Barang Dagang pada Oassure
Berdasarkan uraian sebelumnya, ditemukan beberapa kekurangan yang
terdapat dalam sistem informasi persediaan barang dagang pada Oassure, yaitu
antara lain :
· Sebaiknya perhitungan fisik persediaan barang dagang ini tidak boleh
dilakukan oleh bagian gudang untuk menjaga independensi proses
perhitungan fisik.
· Pada prosedur pemesanan persediaan barang dagang yang dilakukan oleh
bagian pembelian kantor pusat dinilai kurang efektif, karena koordinasi
antara divisi Oassure dengan bagian pembelian kantor pusat akan memakan
waktu, karena jarak yang cukup jauh.
· Pembagian tugas pada prosedur penerimaan persediaan barang dagang
kurang efektif karena barang langsung diterima oleh bagian gudang. Ini
dapat memicu munculnya penyelewengan oleh bagian gudang.
· Kurangnya dokumen sebagai bentuk pencatatan manual yang dapat
menyulitkan penyusuran jejak audit untuk persediaan barang dagang.
· Seharusnya bagian gudang tidak perlu mendapat dokumen faktur penjualan
yang akan memunculkan potensi penjualan barang secara ilegal dibawah
harga yang telah ditetapkan perusahaan.
Berdasarkan kekurangan diatas maka diperlukan sistem informasi usulan
dengan memperhatikan beberapa hal sebagai berikut :
· Pada prosedur pemesanan persediaan barang dagang sebaiknya dilakukan
oleh bagian pembelian khusus divisi Oassure yang berada di kantor cabang
untuk menghemat waktu.
· Pada prosedur penerimaan persediaan barang dagang sebaiknya dilakukan
oleh bagian penerimaan.
· Pada prosedur pengeluaran persediaan barang dagang sebaiknya bagian
gudang tidak perlu menerima faktur penjualan. Faktur penjualan akan
dihasilkan oleh bagian penagihan melalui pemeriksaan dokumen – dokumen
terkait.
Berikut ini adalah beberapa dokumen yang diusulkan dalam sistem informasi
persediaan barang dagang :
· Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)
· Bukti Barang Masuk (BBM)
· Laporan Penerimaan Barang
· File Daftar Order
· File Order Pembelian
· File Order Penjualan
· Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB)
· Tiket Pengambilan Barang (TPB)
· Bukti Barang Keluar (BBK)
· Laporan Pengeluaran Barang
· Surat Muat Barang (SMB)
· Kartu Perhitungan Fisik (KPF)
· Daftar Hasil Perhitungan Fisik (DHPF)
Usulan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Dagang pada
Oassure – Siskem Aneka Indonesia
Pada penelitian ini akan diusulkan pengembangan sistem persediaan barang
dagang dengan menambahkan beberapa bagian seperti bagian pembelian kantor
cabang, bagian penerimaan, dan bagian penghitung serta pengecek perhitungan fisik.
Selain itu juga akan ada penambahan dokumen – dokumen yang dapat membantu
efektifitas kontrol internal yang dilakukan oleh perusahaan khususnya dalam bidang
persediaan.
Usulan Prosedur Perhitungan Fisik Persediaan Barang Dagang
Gambar 4.5 Usulan Bagan Alir Dokumen Perhitungan Fisik Persediaan
Gambar 4.6 Usulan Diagram Arus Data Perhitungan Fisik Persediaan Barang
Usulan Prosedur Pengadaan Persediaan Barang Dagang
Gambar 4.7 Usulan Bagan Alir Dokumen Pengadaan Persediaan Barang Dagang
Gambar 4.8 Usulan Diagram Arus Data Pengadaan Persediaan Barang Dagang
Usulan Prosedur Pengeluaran Persediaan Barang Dagang
Gambar 4.9 Usulan Bagan Alir Dokumen Pengeluaran Persediaan Barang
Gambar 4.10 Usulan Diagram Arus Data Pengeluaran Persediaan Barang Dagang
Usulan Entity Relationship Diagram Persediaan Barang Dagang
Gambar 4.11 Usulan Entity Relationship Diagram Persediaan Barang
Normalisasi
1. Bentuk Tidak Normal (Unnormal)
Gambar 4.12 Normalisasi bentuk Unnormal
2. Bentuk Normal ke Satu (1NF)
Gambar 4.13 Normalisasi bentuk ke satu (1NF)
3. Bentuk Normal ke Dua (2NF)
Gambar 4.14 Normalisasi bentuk ke dua (2NF)
Desain Output
Tabel 4.1 Tabel Persediaan
Tabel 4.2 Tabel Supplier
Tabel 4.3 Tabel Pengadaan Persediaan
Tabel 4.4 Tabel Penjualan
Tabel 4.5 Tabel Pengeluaran Persediaan
KESIMPULAN
Kesimpulan
Berdasarkan uraian pembahasan pada bab sebelumnya, ditemukan beberapa
kekurangan yang terdapat dalam sistem informasi persediaan barang dagang pada
Oassure, yaitu antara lain :
· Pada prosedur pemesanan persediaan barang dagang yang dilakukan oleh
bagian pembelian kantor pusat dinilai kurang efektif.
· Pembagian tugas pada prosedur penerimaan persediaan barang dagang kurang
efektif.
· Kurangnya dokumen sebagai bentuk pencatatan manual.
· Pada prosedur pengeluaran persediaan barang dagang terdapat ketidak
efektifan karena bagian gudang mendapat dokumen faktur penjualan.
· Perhitungan fisik persediaan barang dagang ini hanya dilakukan oleh bagian
gudang.
Saran
Berdasarkan kekurangan yang ditemukan dalam sistem informasi akuntansi
yang diterapkan pada divisi Oassure maka diperlukan sistem informasi usulan dengan
memperhatikan beberapa hal sebagai berikut :
· Pada prosedur pemesanan persediaan barang dagang sebaiknya dilakukan oleh
bagian pembelian khusus divisi.
· Penerimaan persediaan barang dagang sebaiknya dilakukan oleh bagian
penerimaan.
· Pada prosedur pengeluaran persediaan barang dagang faktur penjualan akan
dihasilkan oleh bagian penagihan melalui pemeriksaan dokumen – dokumen
terkait.
· Pada prosedur perhitungan fisik dapat dilakukan oleh bagian penghitung dan
bagian pengecek, bukan oleh bagian gudang.
Keterbatasan Penelitian
Keterbatasan penelitian ini hanya mencakup persediaan dalam satu divisi. Dan
perancangan yang dilakukan hanya berupa desain konseptual saja. Untuk penelitian
berikutnya dapat menambahkan sistem seperti sistem informasi akuntansi pembelian
dan penjualan. Selain itu juga dapat membuat desain program untuk objek penelitian
yang dapat langsung direalisasikan dan di teliti dampak pemakaian program tersebut
pada objek penelitian.
DAFTAR PUSTAKA
Fauziah, Sifa., Widilestariningsih, Ony., Yulianto, Henry. 2010. “Perancangan Sistem
Informasi Akuntansi Persediaan Barang Dagang pada PT. Tasly World
Indonesia cabang Bandung Dengan Menggunakan Microsoft Visual Basic
6.0 dan SQL Server 2000 Berbasis Client Server (Studi Kasus : PT. Tasly
World Indonesia cabang Bandung)”, Jurnal Komputerisasi Akuntansi.
Hall, James. 2007. Accounting Information Systems, edisi 4. Jakarta : Salemba Empat.
Handoyo, Andreas., Maharsi, Sri., Go, Ornella. 2004. “Pembuatan Sistem Informasi
Akuntansi Terkomputerisasi atas Siklus Pembelian dan Penjualan pada
CV.X”, Jurnal Informatika, Vol.5 No.2 : 86 – 94.
Heripracoyo, Sulistyo. 2009. “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi
Pembelian dan Persediaan pada PT. Oliser Indonesia”, Seminar Nasional
Aplikasi Teknologi Informasi.
Muljo, Harjono et al. 2005. “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi
Penjualan Konsinyasi dan Persediaan PT. Saga Machie”, Jurnal Compact,
Vol.2 No.1.
Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat.
Romney, Marshall., and Steinbart, Paul. 2006. Accounting Information System, edisi
9. Jakarta : Salemba Empat.
Sulistiyo. 2009. “Sistem Informasi Akuntansi Pengelolaan Persediaan untuk
Perusahaan Dagang”, Jurnal Orbith, Vol.5 No.1 : 24 – 29.
Utami, Ema., dan Sukrisno. 2005. Konsep Dasar Pengelolaan dan Pemrograman
Database dengan SQL Server, Ms. Access dan Ms. Visual Basic. Jogjakarta :
Andi Offset.
Wijaya, Andri. 2007. “Penggunaan DFD dan ERD pada Analisis dan Perancangan
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Suku Cadang dan Pelayanan Service
pada PT. Mitra Maju Mobilindo”, Jurnal Teknik Industri, Vol.7 No.2.
Yenty. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan pada
PT. Pelangi Swadaya Abadi. Skripsi, Program Studi Ganda Akuntansi dan
Sistem Informasi, Universitas Bina Nusantara, Jakarta.
Yoswara., Yuliana. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi
Pembelian dan Persediaan pada Rumah Makan Jala – Jala Seafood and
Crab. Skripsi, Program Studi Ganda Akuntansi dan Sistem Informasi,
Universitas Bina Nusantara, Jakarta.
http://digilib.unimus.ac.id/files/disk1/9/jtptunimus-gdl-s1-2008-fianakrism-426-2-
bab2.pdf. Diakses pada tanggal 1 Oktober 2012.