i

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB DI SMP NEGERI 21 SURAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Syaiful Muhammad Furqon

12.22.1435

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2014

ii

iii

ANALYSIS AND DESIGN OF WEB-BASED EMPLOYEE INFORMATION SYSTEMS AT SMP NEGERI 21 SURAKARTA

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB DI SMP NEGERI 21 SURAKARTA

Syaiful Muhammad Furqon Armadyah Amborowati

Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Employee information system is a system that manages employee data by means of the input data into the system and generate output reports employee data. The purpose of this study is to create website-based employee information systems at SMP 21 Surakarta previously using the manual method.

The research method in this study is the observation and the literature method in order to obtain the data necessary to support this report.

So that information systems can be implemented with user data processing facilities, processing employee data, and reports making. And expected to be useful to timesaving in employee data searching, updating and mild late in reporting the data. Keywords: Employee Information System, PHP and MySQL.

4

1. Pendahuluan

1.1 Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi jauh akan lebih terasa dengan adanya

perkembangan informasi dari segi penggunaan komputer sebagai alat pemrosesan

suatu data. Informasi adalah hal yang penting saat ini, apalagi bila berhubungan

dengan jarak. Salah satu teknologi yang paling cepat perkembangannya adalah

internet. Penggunaan internet sangatlah mendukung dalam memberikan informasi

yang jaraknya jauh untuk dijangkau. Karena melalui internet, kita dapat mengetahui

segala informasi yang diperlukan dan sangat mendukung untuk informasi yang lebih

baru. Penggunaan komputer semakin berkembang dengan bertambahnya juga

tingkat kebutuhan manusia tersebut untuk melakukan suatu pemrosesan data. Salah

satu dari penerapan teknologi ini adalah sistem informasi, banyak dari instansi

pemerintah maupun swasta termasuk sekolah telah menggunakan teknologi ini

untuk menunjang kemampuan bekerja di instansi tersebut.

Di dunia pendidikan sudah lama terjadi perpindahan dari cara manual ke

komputerisasi dalam hal pengolahan data namun hanya sebatas pemanfaatan

aplikasi sederhana sehingga belum dapat mencapai suatu pencapaian yang

maksimal dalam menyelesaikan suatu masalah. Dengan adanya hal tersebut, maka

diperlukan alat yang mampu mengolah data dengan cepat, tepat dan akurat yang

dapat berguna bagi guru, murid, dan staf pegawai untuk mengetahui informasi data

guru. Ini juga terjadi di SMP Negeri 21 Surakarta walaupun sudah menggunakan

komputer(excel) sebagai pengolahan datanya, namun hanya sebatas pencatatan

nilai siswa, pendataan pegawai dengan cara seadanya, pembuatan jadwal siswa

dan guru, pendataan siswa dan sebagainya.

Dari masalah yang telah diuraikan di atas, menjadi motivasi bagi penulis

untuk membuat sebuah sistem informasi yang berjudul “ANALISIS DAN

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB DI SMP

NEGERI 21 SURAKARTA”. Sehingga diharapkan dengan adanya sistem ini dapat

menyampaikan informasi untuk pihak-pihak yang membutuhkan.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang diuraikan di atas maka rumusan

masalah dalam penelitian ini adalah :

Bagaimana membuat suatu Sistem Informasi Kepegawaian berbasis web di

SMP Negeri 21 Surakarta sehingga dapat memudahkan dalam pengolahan data.

5

1.3 Batasan Masalah

Agar pembahasan tidak meluas dan menyimpang dari pokok permasalahan,

maka penulis menetukan batasan masalah meliputi :

1. Hanya sebatas pengolahan data pegawai di SMP Negeri 21 Surakarta.

2. Data pemutasian pegawai belum mencakup kedalam sistem ini.

3. Bahasa pemrograman yang digunakan dalam sistem ini adalah PHP dan MySQL

1.4 Manfaat Penelitian

Manfaat dari pelaksanaan penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi

SMP Negeri 21 Surakarta, yang mampu memperluas penggunaan teknologi

informasi di lingkup sekolah. Mempermudah pengguna dalam mengolah dan

memperoleh informasi pegawai yang diperlukan.

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem

2.1.1 Pengertian Sistem

Mc Leod (1995) mendefinisikan sistem sebagai sekelompok elemen-elemen

yang integrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai satu tujuan. Sumber

daya mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya berjalan dengan

baik maka dihubungkan dengan mekanisme kontrol.1

2.1.2 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah merupakan suatu sistem dengan komponen-

komponen yang bekerja untuk mengelola data menjadi informasi. Menurut

Jorgiyanto HM menyatakan bahwa “Sistem informasi didefinisikan sebagai suatu

sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi

harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang

diperlukan.2

1 Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing

Perusahaan dan Organisasi Modern, hal 4.

2 Jogiyanto. HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan

Praktek Aplikasi Bisnis, hal 11

6

2.1.3 System Development Life Cyle (SDLC)

Menurut Turban,Rainer dan Potter (2001), yang dimaksud dengan SDLC

adalah kerangka terstruktur yang terdiri dari beberapa proses yang berurutan yang

diperlukan untuk membangun suatu sistem. Pendekatan waterfall digunakan untuk

menggambarkan SDLC.

Feasibility

Analysis

Design

Programming

Testing

Maintenance

Implementation

Gambar 2.1 SDLC Waterfall

3. Analisis

3.1 Tinjauan Umum

3.1.1 Keadaan Umum

SMP Negeri 21 Surakarata adalah salah satu instansi pendidikan milik

pemerintah yang beralamat di Jalan Karengan 27B, Surakarta. Dengan adanya

sekolah ini, telah memunculkan bibit-bibit anak bangsa yang berprestasi seiring

berjalanya waktu.

SMP Negeri 21 Surakarta dipimpin oleh seorang kepala sekolah. Dan

mempunyai seorang wakil kepala sekolah yang membawahi bagian kurikulum,

kesiswaan, sarana, dan humas. Terdapat 39 orang tenaga pengajar dan 6 orang

karyawan.

Lokasi SMP Negeri 21 Surakarta sangatlah mudah dijangkau dengan semua

macam angkutan transportasi. SMP Negeri 21 Surakarta juga mempunyai fasilitas

untuk menunjang lancarnya kegiatan belajar mengajar seperti ruang kelas, Ruang

Perpustakaan, Ruang Tata Usaha, Ruang Kepala Sekolah, Ruang Guru, Ruang

Musik, Ruang BK, Ruang Sanggar Pramuka, Ruang OSIS, Ruang UKS, Parkir

Sepeda, Parkir Motor bagi Pegawai, Pos Keamanan, Laboratorium IPA,

Laboratorium Komputer, Mushola, Toilet, Dua Lapangan Tenis, Lapangan Basket,

Telpon Umum, Koperasi, Tiga Kantin.

7

3.2 Analisis Kebutuhan Sistem

Hasil dari tahap analisis kelemahan sistem digunakan untuk rekomendasi

fungsional apa saja yang bisa dilakukan sistem baru. Fungsional ini mencerminkan

kebutuhan sistem. Oleh karena itu untuk dapat membuat sistem baru, terlebih

dahulu dilakukan analisis kebutuhan sistem. Tujuan dari fase analisis kebutuhan

sistem adalah untuk memahami dengan sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem

baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadahi kebutuhan tersebut, atau

memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem baru tidak dibutuhkan.

Kebutuhan sistem dapat digolongkan dalam dua tipe, yaitu kebutuhan

fungsional dan kebutuhan nonfungsional. Kebutuhan fungsional berisi informasi dan

proses apa saja yang harus dilakukan oleh sistem, sedangkan kebutuhan

nonfungsional menyangkut perilaku sistem yang berhubungan dengan kinerja,

operasional dan platform sistem.

3.2.1 Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional berisi proses dan informasi tentang apa saja yang

harus dilakukan oleh sistem tersebut. Aktor yang berlaku pada sistem ini adalah

admin dan user. Berikut ini adalah kebutuhan fungsional untuk admin dan user :

Tabel 3.1 Kebutuhan Fungsional

No Aktor Kebutuhan Fungsional

1 Admin Untuk mengakses halaman admin, maka admin harus melakukan

login terlebih dahulu sebagai ID admin, fungsi login untuk

memastikan bahwa yang ingin mengakses halaman admin adalah

admin tersebut.

Admin dapat mengubah username dan password user sesuai

kebutuhan.

Admin dapat menambah, mengubah, dan menghapus data agama,

pangkat, golongan, jabatan, pendidikan, dan mata pelajaran.

Admin dapat mem-backup dan me-restore data.

Admin dapat merubah password-nya sendiri.

Untuk kemanan data apabila sistem admin tidak dipakai, maka admin

dapat melakukan logout.

2 User User(pegawai) dapat mengubah password-nya.

User dapat merubah data pribadinya.

8

User dapat menambah, merubah dan menghapus data keluarga,

jabatan, riwayat pendidikan, riwayat seminar dan riwayat diklat.

User dapat melihat data pribadi pegawai, keluarga, jabatan, riwayat

pendidikan, riwayat seminar dan riwayat diklat user (pegawai) lainya.

Namun tidak bisa mengubah-ubah datanya.

User hanya dapat mencetak laporan data pribadinya sendiri.

3.2.2 Kebutuhan Non Fungsional

1. Kebutuhan perangkat lunak :

Implementasi

Windows 7 Ultimate

Pembuatan

Windows 7 Ultimate

MySQL

XAMPP

Adobe Dreamweaver CS3

Adobe Photoshop CS3

2. Kebutuhan perangkat keras:

Implementasi

Processor : Intel CoreTM 2 Duo keatas atau yang setara

RAM : 2048 MB

HDD : 500GB

LCD monitor, Keyboard dan Mouse

Pembuatan

PC

Processor Intel CoreTM 2 Duo

RAM : 2048 GB

HDD : 500GB

3.3 Perancangan Basis Data

Sistem ini mebutuhkan basis data yang akan digunakan untuk menyimpan

seluruh informasi yang akan ditampilkan dalam sistem tersebut. Perancangan basis

data sangat diperlukan agar bisa memiliki database yang efisien dalam penggunaan

ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam memanipulasi

9

data. Dalam merancang database dapat dilakukan dengan menerapkan normalisasi

terhadap struktur tabel.

3.3.1 ERD (Entity Relationship Diagram)

ERD adalah suatu pemodelan dari basis data relasional yang didasarkan

atas persepsi di dalam dunia nyata, dunia ini senantiasa terdiri dari sekumpulan

objek yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya. Suatu objek

disebut entity dan hubungan yang dimiliki disebut relationship.

Pegawai

Golongan

Masuk

1

Mata

Pelajaran

id_Mapel

Nama_Mapel

Mengajar

N

Id_gol

Nama_gol

N N

Mempunyai

Agama

AgamaId_Agama

1

Keluarga

Seminar

Diklat

Riwayat

Pendidikan

Riwayat

Jabatan

Masa_kerja

Pangkat

Memiliki 1N

Menghadiri1 N

N

1 Memiliki

N

N

1Mempunyai

Memiliki 1

N

Id_keluarga

Id_askes

Status

Nama

Tgl_lahir

Pekerjaan

Id_pendidikan

Nama_pendidikan

Id_riwayat_pendidikan

Id_pendidikan

NIP

Nama_sekolah

No_STTB

Jurusan

Tahun_Lulus

Id_riwayat_jabId_jabatan

NIP

Tahun

Id_jabatan

Nama_jabatan

Id_pangkat

Nama_pangkat

Id_Diklat

NIPNama_diklat

Penyelenggara

Tgl_diklat

Lama_diklat

Tempat

Keterangan

Id_seminar

NIP

Nama_seminar

Peranan

Tgl_seminarPenyelenggara

Tempat

Keterangan

NIP

Nama_peg

Alamat

Id_golId_agama

Id_pangkat

No_askes

TelpTempat_Lhr

Tgl_Lhr

Jenis_Kel Gol_darahJumlah_Anak

Status_Nikah

Status_Peg

TMT

Tgl_pensiun

KetFoto

N

NIP

Mereferensi

Pendidikan

N

1

MereferensiN Jabatan1

Menghadiri

1

Status_profesi

Gaji_pokok

Gambar 3.1 ERD (Entity Relationship Diagram)

10

3.3.2 Relasi Antar Tabel

Relasi antar tabel berguna untuk memudahkan dalam menghubungkan tabel

dan dalam satu tabel memiliki ciri khas yang dapat menjadi kunci utama dalam

pengaksesan tabel, berikut ini adalah relasi antar tabel :

Keterangan : * Primary key (kunci utama) yaitu suatu atribut atau suatu set minimal

atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik, tapi

juga dapat mewakili suatu kejadian dari suatu entity.

** Foreign key (kunci tamu) yaitu suatu atribut yang melengkapi satu

hubungan yang menunjukkan ke induknya.

Gambar 3.2 Relasi Antar Tabel

3.4 Perancangan Sistem

Perancangan sistem bagian awal dari pembuatan sistem informasi. Tahapan

ini bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses pada perangkat lunak

11

yang dibuat agar pembuat program tidak menyimpang dari aturan dan hasil analisis

yang telah diterapkan pada perancangan program.

Tujuan perancangan sistem adalah :

1. Menggambarkan alur proses yang terjadi dalam sebuah sistem.

2. Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem.

3. Untuk memberikan gambaran umum yang ditujukan kepada user tentang

sistem yang baru.

Secara umum rancangan model yang di usulkan mempunyai dua bentuk

model yaitu physical model dan logical model. Physical model biasanya

digambarkan dengan bagan alir (Flowchart), bentuk ini menunjukkan bagaimana

nantinya sistem secara fisik diterapkan. Logical model digambarkan dengan alur

data (Data Flow Diagram), model ini menjelaskan kepada user bagaimana nantinya

fungsi-fungsi di sistem akan bekerja.

3.4.1 Flowchart Sistem

Flowchart sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara

keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur yang ada

di dalam sistem. Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukan alir

(flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Flowchart digunakan

sebagai alat bantu menggambarkan hasil analisa ataupun perancangan sistem yang

mudah dikomunikasikan oleh sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

Flowchart yang diusulkan yaitu sebagai berikut:

12

Data Pegawai Data Agama Data Admin Data Pangkat Data Keluarga Data GolonganData Riwayat

JabatanData Jabatan

Data Riwayat

PendidikanData Pendidikan

Data Riwayat

Seminar

Data Riwayat

Diklat

Input Data

PegawaiInput Data Agama Input Data Admin

Input Data

Pangkat

Input Data

Keluarga

Input Data

Golongan

Input Data

Riwayat Jabatan

Input Data

Jabatan

Data Riwayat

Pendidikan

Input Data

Pendidikan

Input Data

Riwayat Diklat

Input Data

Riwayat Seminar

Olah Data

PegawaiOlah Data Agama Olah Data Admin

Olah Data

Pangkat

Olah Data

Keluarga

Olah Data

Golongan

Olah Data Riwayat

JabatanOlah Data Jabatan

Olah Data Riwayat

Pendidikan

Olah Data

Pendidikan

Olah Data Riwayat

Diklat

Olah Data Riwayat

Seminar

Pegawai Agama Admin Pangkat Keluarga GolonganBanyak Mata

PelajaranRiwayat Jabatan Jabatan

Riwayat

PendidikanPendidikan Riwayat Diklat Riwayat Seminar

Pengolahan

Laporan Pegawai

Laporan Data

Pribadi Pegawai

Data Mapel

Input Data Mapel

Olah Data Mapel

Mata Pelajaran

Laporan Data

Agama

Laporan Data

Golongan Darah

Laporan Data

Golongan pegawai

Laporan Data

Mata Pelajaran

Laporan Data

Pangkat

Laporan Data

Satus Nikah

Laporan Data

Status Pegawai

Laporan Data

Status Nikah

Laporan Data

Status Profesi

Pengolahan

Laporan Agama

Pengolahan

Laporan Golongan

Pegawai

Pengolahan

Laporan Golongan

Darah

Pengolahan

Laporan Mata

pelajaran

Pengolahan

Laporan Pangkat

pegawai

Pengolahan

Laporan Status

Nikah

Pengolahan

Laporan Status

Pegawai

Pengolahan

Laporan Status

Nikah

Pengolahan

Laporan Status

profesi

Gambar 3.3 Flowchart Sistem

13

3.4.2 DFD(Data Flow Diagram)

DFD adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan,

khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan

komplek dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD

adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi

sistem.

3.4.2.1 Diagram Konteks (Context Diagram)

Diagram konteks merupakan gambaran keseluruhan dari suatu sistem

informasi. Diagram konteks yang merupakan gambaran dari sistem informasi

kepegawaian di SMP N 21 Surakarta adalah sebagai berikut :

Sistem

Informasi

Kepegawaian

AdminPegawai

Data

Pribadi Pegawai,

Pensiun, Riwayat Seminar,

Riwayat Jabatan,

Riyawat Diklat,

Riwayat Pendidikan

Informasi Data

Pegawai

ID Pegawai

Informasi Data Pegawai

Data User Name dan Password

PegawaiID Pegawai

Data Pegawai

Gambar 3.4 Diagram Konteks (Context Diagram)

4. Hasil Penelitian dan Pembahasan

4.1 Manual Program

4.1.1 Halaman Login Admin

Halaman Login adalah halaman paling awal yang ditampilkan untuk

menjaga keamanan dari Sistem Informasi Kepegawaian ini. Fungsi login disini

adalah hanya yang berwenang saja yang berhak masuk atau melihat data yang

terdapat di dalam sistem informasi tersebut. Terdapat perbedaan halaman login

admin dan halaman login pegawai.

14

Gambar 4.1 Halaman Login

4.1.2 Halaman Beranda

Halaman beranda merupakan halaman awal yang ditampilkan pada saat

user/admin membuka website Sistem Informasi Kepegawaian ini. Halaman ini

memuat main menu, sidebar menu dan sebagainya.

Gambar 4.2 Halaman Beranda

5. Kesimpulan

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil setelah beberapa tahapan dalam

menyelesaikan “SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN di SMP N 21 SURAKARTA”,

adalah :

1. Sistem informasi kepegawaian yang diajukan penulis dapat membantu SMP N 21

Surakarta untuk mengingkatkan kinerja bagian kepegawaian sehingga menjadi

lebih efektif dan efisien.

2. Dengan adanya sistem ini dapat memperkecil kesalahan yang terjadi ketika

melakukan pendataan pegawai.

3. Berdasarkan perancangan sistem dengan DFD terdapat 2 entitas yaitu admin

dan user atau pegawai.

15

4. Sistem informasi kepegawaian yang diajukan penulis dapat memberikan

informasi yang akurat, efisien dan up to date.

5.2 Saran

Saran untuk SMP N 21 Surakarta jika sistem informasi ini digunakan :

1. Usahakan agar selalu meng-update informasi yang terdapat didalam sistem

informasi kepegawaian, agar didapatkan informasi yang selalu baru tiap

waktunya agar tidak menyesatkan penerima informasi.

2. Saran untuk pengembang sistem informasi kepegawaian ini akan lebih

bermanfaat jika terdapat sistem izin pegawai didalam sistem tersebut.

3. Dengan berjalannya sistem pengolahan data yang baru ini, user diharapkan

untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan dari sistem ini, agar dapat

diperbaiki dan segera dapat dicari jalan keluar masalah yang timbul.

16

DAFTAR PUSTAKA

Fattah, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan

bersaing perusahaan dan organisasi modern. Yogyakarta : Andi Offset.

Jogiyanto, HM. 2005. Analisa dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.

Kadir, Abdul. 2002. Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP. Yogyakarta :

Andi Offset.

Kristanto, Andri. 2003. Perancangan sistem informasi dan aplikasinya. Jakarta : Gava

Media.

Kurniawan, Rulianto. 2010. PHP dan MySQL untuk orang awam. Palembang : Maxikom.

Kusrini, M.Kom. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta :

Adni Offset.

Utami, Ema. 2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database dengan SQL

Server, Ms.Access, dan Ms.Visual Basic. Yogyakarta: Andi Offset.

xvii