animation reunion

8/17/2019 Animation Reunion

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Outil de communication

Animation de réunions : brainstorming et Créaplan


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Introduction générale

Dans le cadre de la conduite du changement, vous serez amené à animer des réunions (réunion

de réflexion, réunion de présentation, réunion de travail, etc). L’image de votre proet dépend!eaucoup de ces moments de rencontre "ue ce soit avec votre é"uipe, les utilisateurs, lesinstances, etc.

P.A.S. # les $ étapes clés d%une réunion réussie

La Préparation d%une réunion &ui inviter à la réunion '

La préparation matérielle

L%invitation à une réunion

LAnimation d%une réunion Le plan tpe d%une réunion

Le discours positif

Les tpes de "uestions

L%utilisation des supports pédagogi"ues

La cl*ture d%une réunion

Le Suivi d%une réunion Le compte rendu

L’auto+évaluation de l’animateur

Les - rgles d’or de l’animation de réunion


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Les principaux types de réunions

/éunion d’information #

0es réunions peuvent réunir un grand nom!re de participants. 1lles sont organisées pour délivrer del’information générale de l’é"uipe proet vers les utilisateurs.

1lles doivent pouvoir 2tre reproducti!les avec des animateurs différents, comme par exemple desréunions d’état d’avancement (gr3ce à des supports standardisés et une organisation du tempsprécise).

1lles ne sont pas le lieu pour les échanges d’idées, tout au plus un moment de réponses à "uel"ues"uestions peut 2tre ménagé.

/éunion d’analse des dsfonctionnements # 0es réunions doivent se dérouler avec un nom!re réduit (- à 4) de participants sélectionnés de

fa5on trs précise en fonction du suet traité. 0e sont par excellence des réunions nécessitant lapluridisciplinarité. 1lles sont organisées pour définir les causes d’un pro!lme organisationnel au seind’un service ou le long d’un processus.

1lles doivent 2tre préparées de fa5on rigoureuse par l’animateur et peuvent nécessiter des entretienspréparatoires pour poser de fa5on claire la pro!lémati"ue à traiter.

0e sont des lieux privilégiés d’échanges et de dé!ats parfois intenses. Dans la préparation, il faut

s’assurer du fait "ue tous les participants pourront s’exprimer et "u’aucun n’inhi!era l’autre.

/éunion de recherche de solutions #

0es réunions relvent de la m2me logi"ue "ue les réunions d’analse des dsfonctionnements.

1n fonction de la nature des dsfonctionnements identifiés, les participants pourront appartenir à lam2me catégorie socio+professionnelle, ou au m2me service ou 2tre en totale pluridisciplinarité.


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Les trois étapes de la réunion

Préparation

Animation

Suii

Intellectuelle # les thmes,les o!ectifs, le plan

!atérielle # l%organisation, lesparticipants, le lieu, les supports et le

matériel techni"ue

6 L%o!ectif 6 Les attitudes à adopter 6 Les rgles de fonctionnement6 La durée6 Le souci du résultat

Le compte+rendu

A"A#$

P%#&A#$

AP'%S$-7

4-7

8-7

Pas de bonne animation sans une bonne préparation.

Préparer c(est )tre s*r de bien gérer son temps


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+

La préparation de la réunion,ic-e de préparation

Préparer une réunion

cest /ixer :

Le t-0me :

De quoi parle-t-on ?

Et avec qui ?

Les ob1ecti/s :

Où veut-on arriver en

fin de réunion ?

Le plan :

Par quelle méthode ?

Par quelles étapes ?

Cette /ic-e peut

serir de mod0le

dinitation

'éunion :

&ate :

&urée :

Animateur :

Secrétaire :

$-0me

b1ecti/

Plan

Participants : !odalités pratiues supports5 lieu5matériels ...6 :

&urée

!od0le de /ic-e de préparation 7 mod0le dinitation


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Préparation de la réunion9ui initer

' I

Le CRI de la participation

C ompétent par rapport au suet

R esponsa!le par rapport à la prise de décision

I ntéressé par le thme

;n participant n(a pas sa place < une réunion s(il ne répond pas < un de ces crit0res

C

La pertinence du choix des participants est un élément essentiel pour atteindre les

objectifs que l’on s’est xés.

Au moment d’inviter vos participants, posez-vous les questions suivantes

A-t-il une bonne connaissance du sujet traité !

"ourra-t-il s’exprimer librement #la présence d’un ou d’autres participants risque-t-elle de le $%ner ! & 'o(ez notamment vi$ilant aux relations hiérarchiques entreles individus

'i vous sentez que la réunion risque d’%tre tr)s con*ictuelle, il vaut mieux en faire uneou deux préparatoires avec les personnes qui peuvent se confronter de fa+on mettre enévidence les points de tension et de les désamorcer avant de les réunir.


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=

La préparation de la réunionLa préparation matérielle

;ne bonne préparation matérielle > une des cle/s de la réussite de otre réunion

Le groupe C'I6

Le lieu

Le matériel

L(in/ormation

6 /ecenser les participants

6/éserver une salle suffisamment vaste, claire, calme69eiller à ne pas 2tre dérangé (pas de téléphone dans lasalle ...

6 Disposer ta!les et chaises de manire à ce "ue cha"ue

participant puisse voir tous les autres et 2tre vu par eux.6 :aper+!oard6 ;eutres de couleur, ru!an adhésif 6 /étroproecteur 6 Documents et supports6 :etite collation et !oissons

6


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?

Lanimation de la réunion

Le plan type dune réunion

Le temps d(ouerture permet l%appropriation et enrichit la production.Le temps de /ermeture permet la concrétisation opérationnelle

;

"

%

'

$

;

'

%

,

%

'

!

%

$

;

'

%

=ccueil du groupe

Définir les modalités du compte+rendu:rogrammer la réunion suivante

>ntroduction

1xploration des thmes

?élection @ :riorisation des idées

Aodalités de mise en Buvre des décisions

0onclusion

Définir leur mise en application("ui fait "uoi, "uand, comment, oC, com!ien ...)

/ésumer le travail effectué>dentifier les priorités d%action

/echercher et prendre en comptetoutes les idées

:résenter l’o!ectif de laréunion

/appeler le travail déà fait


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@

Lanimation de la réunionurir la réunion

. Accueil des participants

0ommencez à l’heure.9érifiez "ue tout le monde se connat et invitez lesparticipants à se présenter .

2. Introduction

Ecrivez+l’o!ectif de la réunion au ta!leau et assurez+vous de l%adhésion dugroupe./appelez le timing (et respectez leF)

3. 'appel des r0gles du 1eu

Dites ce "ue vous attendez des participants, leur r*le. =ssurez+vous de leur accord.

AllieB clarté et coniialité. Sac-eB créer un climat de con/iance


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Lanimation de la réunionLe rDle de l(animateur et du participant

Le Ging et le Gang d’une !onne animation

Animateur

:articipant

0entré sur son o!ectif

9alorise le groupe

Harant de la méthode

Eardien du temps

?%impli"ue activement

:articipe à la production

Echange avec les autres

/especte les rgles du eu


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Lanimation de la réunionLe discours positi/

L’attitude de l’animateur est primordiale

Langage corporel

++ F

!ots F

=ma!ilité

:hrases courtes

Dé!it calme

Aots simples

9oix claire


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Lanimation de la réunion&es r0gles pour lanimateur

L1 D>?0OJ D1? AOK?

L1 KO, L= 9O>J

L1? =KK>K


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L(animation d(une réunion :le GsaoirG et le Géiter de H de lanimateur

?=9O>/

6 Donner envie

6 =voir de l%assurance

6 1tre à l%aise

6 /egarder le groupe

6 Aatriser le temps

6 1tre précis (plan,

"uestions)

6 ;aciliter les échanges

6 :rendre en compte tous

les avis

6 =ccepter de modifier un

point de vue

6 >mposer son point de

vue à tout prix

6 =voir le trac

6 1tre arrogant

6 ?e ustifier

6 1tre impatient

6 Donner une impression

de flou

6 Dialoguer à deux

6 ?e perdre dans les

détails

L(éuilibre5 c(est garder la matrise de la réunion mais aussi ourir le 1eu

19>K1/ D1 ...


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Lanimation de la réunionLes types de uestions

#ombreuses réponses possibles = "ui doit+on diffuser le compte+rendu '

0rée le dialogue

2 réponses possibles ;I J

##6

Doit+on diffuser le compte+rendu à

l’ensem!le du personnel '


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+

Lutilisation de supportLe paperKboard pour /aire participer


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Lutilisation de supportLe panneau Créaplan pour produire des idées

Le panneau 0réaplan permet #

= chacun de s%exprimer De réunir l%ensem!le des idées du groupe De regrouper des idées par thme D%avoir au final une vision glo!ale de

l%opinion du groupe

0omment l%utiliser '

:oser des "uestions claires et accessi!les Distri!uer des cartes+réponse à tous les mem!res

/amasser les cartes, les placer sur le panneau en les regroupant par thmes

;aire réagir le groupe sur les idées émises

/ésumer les conclusions du groupe et les intégrer dans le compte+rendu

0%est le support

complémentaire pour

une !onne participation

O O


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=

Lanimation de la réunionLa gestion des perturbations

$raitement des ob1ections

b1ection Irré/utable b1ection ,loue

1.Reformuler

2.!onder

".Pivoter

#.Proposer

$.%alider

1.Reformuler

2.&omprendre

".'inimiser( reconna)tre

#.%alider * +ermer le su,et

1.Poser des questions pour faire

préciser

2.Replacer lO!,ection +loue en

O!,ection réfuta!le ou irréfuta!le

'esteB calme en toutes circonstances. !ontreB otre olonté de trouer une solution

#-ésiteB pas < utiliser -umour ou autorité pour déblouer une situation

b1ection 'é/utable

:uis"ue vous animez des réunions de travail sur des thmes "ui auront desincidences sur le travail et les activités des participants, vous serez confronté à deso!ections régulires. :our faire face, voici comment procéder #

é


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?

Lanimation de la réunionClDturer la réunion

9uelle suite pour les membres du groupe

La proc-aine réunion : date5 lieu et ordre du 1our

L(éaluation de la réunion

Les points < parcourir :

9ue proposonsKnous

A ui

9uel compteKrendu

L i i d( é i


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@

Le suii d(une réunion :Le compte rendu

Pour )tre lu5 un compteKrendu doit )tre tr0s synt-étiue et enoyé dans lesdélais conenus aec lensemble des participants

Le compte rendu permet de snthétiser les résultats de la réunion, d%informer les colla!orateurs etde suivre les décisions prises

Points traités Décisions prises uand ? &omment ? ui suit ?ui ?

Prochaine réunion /

Points 0 a!order /

Réunion

Date /

Destinataires

Rappel de lo!,ectif

!od0le de compte rendu

L i i d( é i


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Le suii d(une réunion :

LautoKéaluation de lanimateur

&ualitéd%écoute etformulation

:réparationmatérielle

/édactiondu compte+

rendu

/espectdu planannoncé

/espectdu timing

Hestion despertur!ations

:articipationde tous

0larté deprésentatio

M N +

Les réunions ne fontgénéralement pas l’o!et d’uneévaluation par le groupe(contrairement aux sessions deformation).

éanmoins, l’animateur peuts’auto+évaluer pourcomprendre ses points forts et

ses points à améliorer.

?ituez+vous sur chacun desaxes suivant et dégagez vosaxes de progrs


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Conclusion : les r0gles d(or de l(animation

. Définir les o!ectifs de la réunion et les valider avec le groupe4. :roposer une méthode de travail et des rgles de !onne conduite

$. =nnoncer la durée de la réunion et la respecter impérativement

P. 9eiller à la participation de chacun # écouter, considérer, valoriser

8. /elancer fré"uemment le groupe par une "uestion adressée à tousou par un rapide tour de ta!le

Q. 9errouiller les points d%accord o!tenus

R. 9eiller à prendre en compte toutes les idées émises

S. /eformuler cha"ue fois "ue c%est nécessaireT. ?%assurer de la compréhension de chacun

-. =pporter une conclusion