ASIA PACIFIC POSTAL UNION EXECUTIVE COUNCIL

APPU-EC 2010Westin Hotel, Nusa Dua BALI

Indonesia21-22-23-24-25 Juni 2010

Direktorat Kelembagaan Internasional Pos dan TelekomunikasiKementerian Komunikasi dan Informatika

Republik Indonesia

www.appu-bali.com

afganistan brunei darussalam korea

india malaysia china

mongolia japan nepal

tongapakistan

thailand

philipines

new zealand

vietnam

papua new guinea

srilanka

solomon

bhutan iran bangladesh

maldives indonesiafiji

cambodia laos nauru

myanmarvanuatu

singapura

australia

PENDAHULUAN

Asia Pacific Postal Union Executive Council Meeting (APPU-EC) 2010 ;

merupakan Sidang Dewan Pos Eksekutif se-Asia Pasifik yang pada tahun 2010, Indonesia berkesempatan menjadi tuan rumah penyelenggaraan pertemuan negara-negara anggota di bidang jasa pos ini ; untuk bertukar pandangan, mendiskusikan berbagai masalah serta dalam rangka kerjasama mewujudkan kepentingan bersama

TUJUAN

PT DEWADARU HEMASSPerusahaan swasta Nasional dalam industri Jasa Profesional Penyelenggaraan dalam M.I.C.Eselaku kandidat PCO (Professional Conventions Organizer) APPU-EC 2010 ; bertujuan membantu Penyelenggaraan kegiatan Panitia, Instansi Kementerian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia, untuk mewujudkan sukses bersama dalam pelaksanaan agenda sidang Internasional ini dengan menjamin keteraturan dan pengelolaan segala kebutuhan yang terencana, tepat waktu, efektif, melayani dengan segenap hati, profesional, sigap,cekatan, senyum dan Insya Allah dengan hasil memuaskan.

CAKUPAN PEKERJAAN

Melakukan koordinasi intensif dengan pihak panitia APPU 2010;menyangkut penyediaan fasilitas/sarana teknis dan operasional pendukung berupa ;

1.Tempat dan Ruangan Rapat

2.Sajian Menu

3.Perangkat Teknis Rapat

4.Transportasi

5.Tim Organizer (PCO)

1. TEMPAT DAN RUANGAN RAPAT Hotel sebagai tempat pertemuan/rapat yang terdiri dari ;

•Ruang Utama Rapat (Meeting Packages)•Ruang Breakout Room 1 •Ruang Breakout Room 2•Foyer Hotel untuk Penempatan Desk Information •Ruang Sekretariat

2. SAJIAN MENU (F&B)

•Menu Makanan selama acara berlangsung •Rehat Kopi / Teh (Coffee/Tea Breaks) selama acara berlangsung

3. PERANGKAT TEKNIS PENDUKUNG RAPAT

•ID Cards•Backdrop, spanduk dan Rolling Banner •Seminar Kits ; Tas Backpack , Ballpoint dan Block Note•Komputer (Desk PC) , Printer, USB dan ATK •Alat Perekam,LCD Projector,switcher, TV Plasma, Delegates Microphone•Dokumentasi Foto dan Video

4. TRANSPORTASI

•Bus 20 Seats •Bus 40 Seats •Mobil Minibus 7 seats ; Operasional Panitia

5. TIM ORGANIZER (PCO)

Penyediaan tim kerja organiser selaku PCO ; operator pelaksana dan pengawas/kontrol kelancaran teknis operasional selama rapat berlangsung ; terdiri dari :

•Koodinator PCO ; selaku penanggung jawab utama pelaksana•Sekretaris dan para staf Kesekretariatan•Koordinator Venue (Hotel ; Sarana & Prasarana Rapat)•Koordinator Material Cetak dan Seminar Kits•Koordinator Pengadaan Logistik , Operator dan Teknisi •Koordinator Jaringan Operasional IT ( Web dan Wifi) dan Operator•Koordinator Transportasi dan staf pengendali lapangan

TAHAP PELAKSANAAN KERJA TAHAP PERSIAPAN

TAHAP PELAKSANAAN

TAHAP PELAPORAN

TAHAP PERSIAPAN

1.Pembentukan dan pendelegasian Tim PCO (jakarta & bali) ; selaku tenaga pendukung (organiser APPU-EC)

2.Menghubungi dan kontrak kerjasama dengan manajemen Hotel perihal ; Pemesanan Ruang Rapat, Meeting Packages, Menu (F&B) dan Sarana/Fasilitas lain yang diperlukan selama sidang

3.Konfirmasi tempat Makan Malam diluar hotel (Outside Dinner) jika pihak Panitia sudah memutuskan pilihan tempat

4. Acc/approval grafis desain pada seluruh materi yang membutuhkan

pencetakan sebelum produksi dan eksekusi produksi

5. Menghubungi dan koordinasi perencanaan dengan pihak pengadaan (supplier) : agen produksi material (cetak & produk), sewa material teknis sidang, pengadaan material peserta sidang, akses dan jasa internet, tim dokumentasi serta perusahaan transportasi

6. Rapat koordinasi berkala dengan Panitia perihal seluruh persiapan terkait

7. Keberangkatan Tim PCO inti Jakarta menuju Bali

TAHAP PELAKSANAAN

1.Kedatangan tim PCO pada H-2/H-1 di tempat pelaksanaan dan konsolidasi Tim PCO (Jakarta & Bali)

2.Rapat kerja teknis (technical meeting) dengan panitia dan manajemen hotel

3.Checklist dan pelaksanaan masuk barang (LOADING) dan penerapan fungsi teknis secara lengkap

4.Inspeksi sarana dan prasarana teknis ; memastikan seluruh unit tersedia dengan LENGKAP, akurat sesuai spesifikasi, berada pada tempatnya dan BERFUNGSI / beroperasi dengan baik

5.Implementasi pelaksanaan teknis sesuai perencanaan

TAHAP PELAPORAN

1.Tahap akhir berupa laporan kerja PCO dengan pendataan/dokumen lengkap sesuai standar administrasi pelaporan

2. Penyerahan materi dokumentasi berupa foto dan video kegiatan APPU-EC 2010 dalam format yang telah ditentukan

STRUKTUR ORGANISASI PCO

PCO

PCO COORDINATOR (1)

1.Staf Koordinator SEKRETARIAT (1)- Staf

Desk Information (1)

- Staf Registrasi (Badges Issued) (2)- Staf

Administrator (2) - Staf Operator Foto Copy (2) 2. Staf Koordinator MATERIAL RUANG SIDANG (1)

- Staf Ruang Sidang / Floor Assistance (2) - Staf Operator IT Web & Wifi (1 ) - Staf Operator Sound System (2) - Staf Operator Multimedia (2) - Staf Dokumentasi Foto & Video (3) 3.Staf Koordinator PESERTA SIDANG (1)

- Delegates Assistance (2) 4.Staf Koordinator VENUE (1)

- Floor Assistant (1)

5.Staf Koordinator TRANSPORTASI (1) - Operational Assistant (2)

JOB DESCRIPTIONPCO

Hotel (Penginapan Delegasi )

Hotel (Penyelenggaraan Sidang)

Ruang Sidang Utama

Breakout Room (small)

Breakout Room (medium)

Outside Dinner Restaurant (by sponsor)

Farewell Outside Dinner Restaurant (by

sponsor)

VENUE

Hotels

HOTEL (Penyelenggaraan Sidang)

The Westin , Nusa Dua BALI

HOTEL (Penginapan

Delegasi)

Novotel, Nusa Dua BALI

Ruang Sidang Utama

Room Name :

Set Up :

Square Meter :

Profile :

Breakout Room (small)

Room Name : Bandung Room

Set Up : Broken U - Shape

Capacity : 25 pax

Square Meter : 132 sq. mtr

Profile :

Lay out :

Sound System StandardDisplay ScreenMeeting Amenities :NotePen/PencilMineral Water,Mint

Breakout Room (medium)

Room Name : Jasmine Room

& Lotus Room

Set Up : Broken U -

Shape

Capacity : 50

pax

Square Meter : 176 sq.meters

Profile :

Layout : Sound System StandardDisplay ScreenMeeting Amenities :NotePen/PencilMineral Water,Mint

Resto Name : GWK Jendela Bali Resto

Jarak tempuh dari Westin : 30 menit

Location : Diatas Perbukitan

View : Pantai Jimbaran

Setting Dinner : Outdoor ; Round Table Dinner

Set up Menu : Buffet (Prasmanan)

Menu Composition : International (20%) - Vegetarian

(20%) - Local (60%)

MC :

Entertainment :

Transportation :

Outside Dinner Restaurant

Farewell Outside Dinner

Restaurant Resto Name : KAYUMANIS Restaurant

Jarak tempuh dari Hotel: 20 menit

Location : Pinggir Pantai Nusa Dua

View : Pantai Nusa Dua

Setting Dinner : Outdoor ; Round Table Dinner

Set up Menu : Buffet (Prasmanan)

Composition Menu : International (20%) - Vegetarian (20%) -

Local (60%)

Style Menu : BBQ Dinner on the beach

MC :

Entertainment :

Transportation :

MATERIAL KESEKRETARI

ATAN

1. Desk Top PC 2. Printer BW3. Printer Colour 4. USB Flash Disk 5. Mesin Foto Copy6. TV Plasma 42 “

DESKTOP PCLCD monitor 17 inchIntel Core 2 DuoOS Windows XPMS Office 2007Adobe AcrobatACER

PRINTER B/W

HP Laserjet 1022N 19 ppm A4 Network ReadyBlack and White Laser Printer

LASER JET HP Laserjet 1017N 8 ppm A4 Network ReadyCOLOUR Laser Printer

PRINTER COLOUR

Kingston 8 GB. Optical ZIP /USB 2.0 Flash drive, 8 GB

USB FLASH DISK

CANON IR 5000 office monochromeAutomatic sorter

MESIN FOTO COPY

TV PLASMANEC 42 inch

NEC PlasmaSync 42MP4 ; 42 inch 16:9 HDTV

MATERIAL RUANG SIDANG

• Ruang Sidang Utama • Meeting Packages; Mini

Garden/Flowering• Breakout Room (Small ) • Breakout Room (Medium)

• Delegates Mic• Voice Recorder• Website • WIFI Connections• Projector • LCD Switcher• LCD Screen• Laptop / Notebook • Sound System

• Backdrop• Rolling Banner• Spanduk

• Dokumentasi

• Ruang Sidang Utama

• Meeting Packages; Mini Garden/Flowering

• Breakout Room (Small )

• Breakout Room (Medium)

DELEGATES MICROPHONEAuditel Table Microphone

SOUND RECORDERSimbada MP3 Deo 2Ouput Rekaman format mp3; 2 GB VGA output & Operator

WEB DESIGN & HOSTING Webhosting Mail hosting Dedicated IP SSL certificateDomain ; www.appu-bali.com Web design Web programming Data baseModul

WIFI Koneksi Internet Bandwidth capacity 2 mbps Coverage Area : Ballroom, Breakout Rooms dan Sekretariat Room

AKSES INTERNET DAN JARINGAN WIFI

Akses internet gratis nirkabel tersedia di ruang sidang/pertemuan utama. Sekretariat akan memberikan informasi konfigurasi jaringannya. Dengan akses internet, Para tamu delegasi juga dapat menggunakan Komputer Personal di Ruang Sekretariat, dimana internet dan printer tersedia bagi yang ingin mencetak dokumen.

Hard copy akan tersedia di ‘pigeon hole’ setiap peserta delegasi

BEN Q Projector 5000 ansi lumens

PROJECTOR

LCD AUTOMATIC SWITCHERLCD SWITTC ATENCL-5708M ATEN 8 Port Switch 1U KVM Console with 17" LCD Display, Keyboard & Touchpad PS2 & USB Output ( Formally the CL1208ME-ATE ) CL5708 CL5708M

LCD SCREEN Focus 3 x 4 m ; 2 x 3 m

14" Acer Aspire 4540-5424 NotebookIntel core 2 duoOS,WINDOW XP.MS office,adobe acrobat

LAPTOP NOTEBOOK

SOUND SYSTEMBeta 3 speakers Standard Professional Audio Integrated SystemMicrophone ; Shure SM58 , SM57 ; A56DMixer , Cabling & Operator

BACKDROP Graphis Design approval by DGPT

Digital printing; 4x6 m ; Full Colour ; High Resolution

Pemasangan di Ruang Sidang

ROLLING STAND BANNERFull colour ; 60 x 160 cm high resolutionDesain background sesuai tema backdrop

SPANDUK Graphis Design approve by DGPT

Digital printing Full Colour

High Resolution1x5 m

Pemasangan di 4 (empat) lokasi Tulisan:

WELCOME DELEGATES APPU –EC 2010

• Dokumentasi

MATERIAL PESERTA SIDANG

ID Cards /BadgesPigeon Hole OdnerFlagpole

SEMINAR KITS;Tas Egronomic Backpack Ballpoint Blocknote

MEETING PACKAGES ;LuncheonCoffe Breaks Mineral WaterMintBallpoint/Pencil Notes

ID CARDSPVC

Neck strap warna orangeTulisan sablon : APPU-EC 2010

Nomor registrasi = Nomor Pigeon Hole

PIGEON HOLEBahan Kayu

150 holes ; Penomoran ; No Registrasi

ODNERCover full colour desain backdrop

FLAG POLE

TAS SEMINARPolyester ,

Egronomic Back panelSize Lap Top 15,4 inch

SEMINAR KIT

SEMINAR KIT

PULPEN Ballpoint standardSablon APPU-EC

SEMINAR KIT

BUKU AGENDABlocknote standard

Cover desain Backdrop

Outside Dinner

Welcome Dinner

MENU

Welcome Dinner

@Westin Hotel

1

2

3

4

5

6

7

8

Outside

Dinner

MENU

Outside Dinner

GWK ‘Jendela Bali Restaurant’

1

2

3

4

5

6

7

8

MENU

MENU

Farewell Outside Dinner

KAYUMANIS Restaurant ‘ Beach Club Area’

1

2

3

4

5

6

7

8

MOBIL OPERASIONAL 7 seats Operasional 18 jam / hari Tahun 2007 ke atasToyota Kijang Innova

MEDIUM BUSIn car entertainment20 seatsFull acTahun 2005 keatas BUS Fleet DetailUnit : WHITE UNITS - MEDIUM / MICRO BUSFleet : Mercy MB-700Cap, : 25 seat & 40 seatsOperasioanal 18 jam/hari

TRANSPORTASI

Bus juga akan siaga saat kedatangan Bandara Internasional Ngurah Rai dengan papan tanda APPU-EC . Sekretariat akan menyediakan bus antar jemput dari / ke bandara untuk semua anggota delegasi. Bus juga siaga di hotel pelaksanaan sidang dan ‘shuttle’ dari dan ke hotel tempat delegasi menginap.

Sekretariat juga akan memberikan pengaturan hanya mengambil dari dan ke hotel atas selama pertemuan. Waktu menjemput akan menyesuaikan dengan teknis pelaksanaan penyelenggaraan.

Transport akan juga siaga untuk acara ‘undangan makan malam bersama’ (outside dinner) para delegasi APPU-EC 2010, dengan tujuan yang diinginkan

.

TIMETABLE OF MEETINGS

Monday 21 June 2010

Time Grand Ball Room Room I

09.00 - 10.30 : Opening Ceremony APPU-EC10.45 - 12.30 : “ 12.30 - 14.00 : Luncheon ; hosted by DGPT Indonesia

14.00 - 15.45 : APPC-GB ; Finance Committee 16.00 - 18.00 : “19.00 - 22.00 : Welcome Dinner ; hosted by DGPT Indonesia

Tuesday 22 June 2010

09.00 - 10.30 : Direct Mail Seminar10.45 - 12.30 : “

12.30 - 14.00 : Luncheon hosted by,DGPT Indonesia

14.00 - 15.45 : APP-GA Postal Financial Services Working Group 16.00 - 18.00 : “

19.00 - 21.00 : Dinner hosted by Australia Post and Hong Kong Post

Wednesday 23 June 2010

09.00 - 10.30 Letter Post Working Group10.45 - 12.30 “

12.30 - 14.00 Luncheon hosted by DGPT Indonesia14.00 - 15.45 Parcels Working Group16.00 - 18.00 ”

19.30 - 21.00 Welcome Dinner hosted by PT Pos Indonesia

Thursday 24 June 2010

09.00 - 10.30 Strategy Roundtable10.45 - 12.30 ”12.30 - 14.00 Luncheon hosted by DGPT Indonesia14.00 - 15.45 APPU-EC16.00 - 18.00 Closing Session19.00 - 22.00 Dinner hosted by Japan Post and New Zealand Post

Friday 25 June 2010

Excursion to

H-2 19 Juni 2010 Team PCO tiba di Bali ; check in di hotel penginapan terdekat / sekitarnyaKonsolidasi dan koordinasi tim jakarta dengan tim bali

Rapat/pertemuan koordinasi dengan pihak ;

1.Panitia ; status kehadiran & konfirmasi jumlah peserta delegasi 2.Hotel ; kesiapan venue ,menu dan tenaga pendukung 3.Supplier Bali ; Checklist seluruh material termasuk checking unit

kendaraan / mobil-mobil operasional dan bus

H-1 20 Juni 2010

PEMASANGAN ADVERTORIAL EVENT Pemasangann Backdrop di ruang sidang utama Spanduk WELCOME peserta di 4(empat) titik , menurut rekomendasi panitia; Banner 6 (enam) titik ; 4 titik di hotel westin dan 2 titik di hotel novotel ; atau titik yang direkomendasikan panitia

SET UP RUANG SIDANG UTAMA DAN BREAKOUT ROOMSPCO melakukan cek dan ricek ; koordinasi dengan staf banquet Manajemen Hotel yg bertugas perihal kesiapan akomodasi ruang sidang utama

SET UP SEKRETARIAT Pengadaan dan penataan perangkat meja informasi dan sekretariat di tempat yang telah ditentukan

H-120 Juni 2010

LOADING MATERIAL RUANG SIDANG Mesin foto copy ,notebook PC, printer,usb,atk,tv plasma,perangkat multimedia, sound system, instalasi jaringan internet akses (wifi) dan briefing tim dokumentasi foto dan video

LOADING MATERIAL PESERTA SIDANG Pigeon hole dipasang pada tempat yang ditentukan. Seluruh material peserta sidang dipersiapkan, dihitung ulang, ditempatkan pada tempatnya sesuai prosedur penggunaan teknisnya ; seperti : Id cards & alat cetaknya, neck strap, seminar kits , dsb.

PERSIAPAN PENJEMPUTAN KE BANDARA 2 (dua) Bis dan mobil operasional yang diperlukan menuju ke bandara Ngurah Rai ; 1 jam sebelum jadwal kedatangan para delegasi di Bali

H21 Juni 2010

TRANSPORTASI Penjemputan delegasi dari hotel Novotel ke Westin

SEKRETARIATPeserta berdatangan dan proses registrasi peserta ; Pendistribusian Badges/ID Cards jenis PVC dengan sistem pendokumentasian data dan foto, yaituPeserta mengisi formulir isian yang telah disediakan di meja registrasi ;

- Perwakilan / Delegasi : Negara Perusahaan

- Nama Lengkap : - No Registrasi : PCO SIAGA Operator Fotocopy, Floor Assistance, dsb