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Bogotá, D.C.

ASOCIACIÓN CLUB FELINO COLOMBIANO ACFEC

NIT 900006866-3

Miembro de la Federación Internacional Felina FIFé

www.acfec.co tesorerí[email protected] [email protected]

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Asamblea General Extraordinaria de Socios

Viernes 25 de Octubre 2013

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ARTÍCULO 31º.- QUÓRUM DELIBERATORIO Y VALIDEZ DE LOS ACTOS: La asistencia de la mitad más uno de los asociados hábiles o delegados

constituirá quórum para deliberar y adoptar decisiones válidas; si dentro de los treinta minutos (30’) siguientes a la hora convocada no se

hubiere integrado éste quórum, la Asamblea podrá deliberar y adoptar decisiones válidas con cualquier número de Asociados presentes.

Parágrafo 1: Una vez constituido el quórum, éste no se entenderá desintegrado por el retiro de alguno o algunos de los asistentes. Parágrafo 2: Siempre que se realicen elecciones, deberá verificarse el quórum.

COD PRESENTE PODER3 Jhon Alexander Córdoba Poveda. Socio Fundador Poder

4 Luis Ernesto Cuello Pinto. Socio Fundador Poder

5 Patricia Zuleta Franco. Socio Fundador Poder

18 Nydia Vera Monroy. SI

19 Iván Darío Cabrera Vera. Web Master SI

22 Ingrid Gómez Romero.

39 Sergio Bustamante Zuleta. Poder

44 Beat Rettenmud. Socio Honorífico Poder

48 Alvaro Saavedra González. Poder

51 Ricardo Esteban González. Poder

52 Ma. Victoria Mendez Martínez.

55 Martha Inés Guapacha Vda de Martínez. Poder

62 Beatríz Jofré. Socio Honorífico Poder

63 Constanza Lucía Prada Hernández. JD:Vocal SI

67 Cristina Margarita Urquijo Velásquez. Sistemas Información SI

69 José Leopoldo Link Belchener.

70 Dora Inés Castillo R.

71 Rosalba Ortiz de Rodriguez.

72 Catalina Cuadros Colmenares. JD:Presidente SI

65 Rosalba Rubiano Tovar.

73 Gerardo Andrés Rodriguez P.

74 Cesar Esteban González. JD:Vicepresidente SI

22 TOTAL SOCIOS 6 9

PRESENTE 6

PODER 9

Total 15

Quórum 12

NOMBRE

A medida que me vuelvo más viejo le pongo menos atención a lo que la gente dice y más a lo que realmente hace.

Andrew-Carnegie

Verificación de Quórum

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Esta Asamblea General Extraordinaria fue convocada teniendo en el artículo 29 de los estatutos Acfec.

…e) Cuando se presente renuncia colectiva, o cualquier otra causa que haya producido la caducidad de las autoridades sociales.

Renunciaron a sus cargos las siguientes personas:

Sra. Nidya Vera., al cargo de: Tesorería.

Sra. Martha Guapacha., al cargo de: Secretario General.

Sr. Iván Darío Cabrera., al cargo de: la Vocalía encargada y responsable del REGISTRO

GENEALÓGICO y del Libro de Orígenes.

Preside la Asamblea: Sra. Catalina Cuadros – Presidente Junta Directiva.

Secretaria de la Asamblea: Sra. Constanza L. Prada. – Vocal Junta Directiva.

La Junta Directiva aprovecha la oportunidad de esta Asamblea General Extraordinaria

para presentar dentro del Orden del Día un resumen de las actividades realizadas a la

fecha, por las personas encargadas hasta el momento de los cargos vacantes, y a su vez

presenta un pequeño informe de las actividades realizadas, y los proyectos que desea

poner en práctica.

Orden del Día.

1. Presentación del Informe de Tesorería.

2. Presentación del Informe de Junta Directiva.

3. Propuesta de Postulantes a Cargos Vacantes en Junta Directiva.

4. Proposiciones y Varios.

Teniendo en cuenta los Estatutos Acfec y la normatividad para la Asamblea se aprueba el

Orden del día con la siguiente votación:

Lectura y Aprobación del Orden del Día

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COD VOTO

VOTO

POR

PODER TOTAL18 Nydia Vera Monroy. 1 2 3

19 Iván Darío Cabrera Vera. Web Master 1 1 2

63 Constanza Lucía Prada Hernández. JD:Vocal 1 1

67 Cristina Margarita Urquijo Velásquez. Sistemas Información 1 2 3

72 Catalina Cuadros Colmenares. JD:Presidente 0

74 Cesar Esteban González. JD:Vicepresidente 1 1

6 TOTAL SOCIOS 5 5 10

VOTOS A FAVOR 7

VOTOS EN CONTRA 3

Total 10

NOMBRE

• ARTÍCULO 30º.- PARTICIPACION MEDIANTE REPRESENTACION POR PODER: Parágrafo 2: Cada asociado tendrá derecho a llevar la

representación de dos (2) poderdantes. Los miembros de la Junta Directiva, de los Comités, el Representante Legal y los

trabajadores de “ACFEC” no podrán recibir poderes.

• ARTÍCULO 32º.- PROCEDIMIENTO INTERNO DE LAS ASAMBLEAS GENERALES: En las reuniones de Asamblea General Ordinarias o Extraordinarias, se observarán las siguientes normas: 1. La Asamblea será presidida por el Presidente de la Asociación. En caso de inasistencia de éste, por el Vicepresidente y a falta de ambos por el Secretario. En caso de no haber asistido ninguno de ellos, la Asamblea será presidida por quien ella designe. El Presidente designará al Secretario de la Asamblea. El presidente sólo tendrá voto en caso de empate.

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INFORME DE

TESORERÍA

Presenta: Constanza Lucia Prada Hernández. VOCAL

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Labores Ejecutadas desde el Inicio del Período:01-jul-2013Yo Constanza Prada en calidad de Miembro de la Junta Directiva y por solicitud de la Presidente,

recibí el cargo de Tesorería a la Sra. Nidya Vera; y partir del 1 de julio de 2013, doy apoyo a la

Junta en las labores como Tesorera ( E ).

SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

• Recibo Sistema Socios creado por la Sra. Margarita Urquijo.

• Recibo Sistema Tesorería desarrollado e implementado por la Sra. Margarita Urquijo.

-Grabación y verificación de la información contable y de socios.

-Solicitud de Cambios y mejoras al Sistema.

BANCOS.

• Cambio de cuenta de Bancolombia a la sucursal de Galerías.

• Cambio de firmas para los cheques. (Firmas conjuntas Presidenta y Tesorera)

• Solicitud de Tarjeta Débito, que permite facilitar las transacciones y el manejo.

• Implementación del manejo de la cuenta por la sucursal virtual.

CAMARA DE COMERCIO.

• Registro ante la Cámara de Comercio del Nuevo Representante Legal Sra. Catalina Cuadros y

Suplente Dr. Esteban González.

• Registro ante la Cámara de Comercio de la Nueva Junta Directiva.

DISMINUCIÓN DE LAS CUENTAS POR PAGAR.

• Pago a través de nuestra cuenta Bancolombia para la deuda de Fifé por valor de $390 Euros.

• Pago de las cuentas pendientes incluyendo un abono de la deuda de la Sra. Nidya Vera por

valor $417,000 pesos.

OTRAS LABORES.

Apoyo en las funciones del Cargo de Secretaría General.

SALDOS INICIALES RECIBIDOS DE LA TESORERA ANTERIOR

DESCRIPCIÓN

EFECTIVO

Y BANCOS

DIFICIL

COBRO

SALDOS

INICIALES

PREPAGO

CUENTAS

POR PAGAR

CUENTAS

POR

COBRAR

Saldo en Bancos 920.941

Saldo en Efectivo 3.600

Deuda Aldana - Anexo 1. 6.095.050

Cuentas por Cobrar - Anexo 2. 1.301.500

Cuentas Por Pagar - Anexo 3. 4.004.561

Modalidad de Pago Adelantado o Prepago - Anexo 4. 1.041.200

924.541 6.095.050 1.041.200 4.004.561 1.301.500

SALDOS INICIALES PREPAGO1.041.200

CUENTAS POR PAGAR 4.004.561

Deuda Inicio del Período 5.045.761

EFECTIVO Y BANCOS 924.541

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1 75 Jaulas 50x50 y 11 jaulas 50X100cm

2 Manuales Fife

3 1 Lector de Microchip

4 2 microchip ITS

5 Talonarios de registro de implantacion de Microchip

6 40 separadores acrilicos amarillos y verdes

7 2 portamódulos de oficina

8 Venta Productos Gabrica

9 Anualidad 06/11 al 06/12

10 Alquiler Jaulas Club Tica de los Andes

TOTAL $6.095.050

ANEXO 1. CUENTAS DE DIFICIL COBRO - Sr. Aldana

NOMBRE DESCRIPCIÓN VLR PAGO OBSERVACIÓN

Catalina Cuadros Colmenares Anualidad/13 90.000 SI

Cesar Esteban Gonzalez Ascencio Saldo Inscripción Criadero 140.000 SI

Christian Enrique Cabarcas Charrys Anualidad/13 90.000 Notificación

Cristina Margarita Urquijo Velásquez Anualidad/13 90.000 SI

Dora Inés Castillo Rodriguez Anualidad/13 90.000 Notificación

Gerardo Andrés Rodriguez Pardo Anualidad/13 90.000 Notificación

Ingrid Gómez Romero Anualidad/13 81.500 SI

Iván Darío Cabrera Vera Anualidad/13 90.000 SI

Jhon Alexander Córdoba Poveda Anualidad/13 90.000 SI

Ma. Victoria Mendez Martínez Anualidad/13 90.000 Notificación

Ricardo Esteban González Rodríguez Anualidad/13 y Otros 180.000 Notificación

Rosalba Ortiz de Rodriguez Anualidad/13 90.000 Notificación

Rosalba Rubiano Tovar Anualidad/13 90.000 Notificación

TOTAL 1.301.500

ANEXO 2. CUENTAS POR COBRAR

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DESCRIPCIÓN POR PAGAR PAGOS CRUC.CTAS SALDO

Nydia Vera 2.425.511 417.000 2.008.511

Luis Ernesto Cuello 373.700 192.100 181.600

Martha Guapacha 105.000 105.000 -

Catalina Celeita 100.000 100.000 -

FIFé 1.068.107 1.068.107 -

TOTALES 4.072.318 1.690.107 192.100 2.190.111

ANEXO 3. CUENTAS POR PAGAR (ABONOS Y SALDOS)

NOMBRE INICIAL ACTUAL

Alvaro Saavedra González 424.000 424.000

Constanza Lucía Prada Hernández 22.200 800

Martha Ines Guapacha Vda de Martinez 590.500 473100

Patricia Zuleta Franco 4.300 16300

Sergio Bustamante Zuleta 200 200

1.041.200 914.400

ANEXO 4. MODALIDAD PAGO ADELANTADO

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MOVIMIENTO DEL PERÍODO 1 JUL – 25 OCT /2013

DESCRIPCION

EFECTIVO

Y BANCOS INGRESOS EGRESOS

CRUCE DE

CUENTAS PREPAGO

Saldo Inicial en Bancos 920.941

Saldo Inicial Efectivo 3.600

Act:Exhibición 1 NIZA 300.000

Act:Exhibición 2 CORFERIAS 200.000

Anualidad Socios 72.750 90.000 90.000

Bancos 70.218

Cuentas Por Pagar 622.000 90.000

FIFE 1.068.107

Mensajeria 5.150

Papelería 199.805

Prepago 459.000

Publicidad 11.600 90.000

R.G:Denuncia del Servicio 90.000 62.100 108.000

R.G:Registro de Camadas (C/u) 52.000 179.100

R.G:Registro de Criaderos 210.000

R.G:Titulos obtenidos 27.000

R.G:Transferencia de Propietario 200.000 40.000 280.000

Refrigerios 220.000

Servicio Celular 10.000

Trámites Administrativos 285.200

Transportes 5.000

TOTALES 924.541 1.583.750 2.497.080 372.100 684.100

EFECTIVO Y BANCOS 924.541

INGRESOS 1.583.750

2.508.291

EGRESOS 2.497.080

SALDO A LA FECHA 11.211

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CUENTA DESCRIPCIÓN OBSERVACIÓN UNIDAD CANTIDAD VLR. UN. VLR.TOTAL

PAPELERIA Papel Fotocopia Carta una resma por semestre PESOS 2 8.900,00 17.800,00

PUBLICIDAD Pago Anual por dominio Un pago por año - 3 dominios PESOS 3 32.000,00 96.000,00

PUBLICIDAD Pago Anual por dominio Un pago por año - Hosting DÓLAR 90 1.882,11 169.389,90

FIFE Pago Anual FIFE valor=350 EURO EUROS 350 2.592,11 907.238,50

ADMON Camara Comercio Renovación Cámara Ccio- 2012 no se renovó. PESOS 300.000,00 300.000,00

ADMON Camara Comercio Certificados Cámara de Comercio PESOS 3 12.300,00 36.900,00

ADMON Varios Transportes y otros PESOS 1 60.000,00 60.000,00

ADMON Varios Asambleas PESOS 2 70.000,00 140.000,00

Total 1.727.328,40

COSTOS FIJOS (SE DEBE TENER EN CUENTA EL VALOR DE CAMBIO DE EUROS Y DOLARES VARIABLE A LA FECHA)

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Si se cuenta en flujo de caja con el dinero se le cancelara la suma de $100.000 mensuales, en el

momento que no se cuente para esta mensualidad se acumula para cuando se tenga el dinero

disponible para dicho pago.

Se hace la aclaración que se realizará después de cumplir con las otras obligaciones dando

prioridad a la de Fife.

Si la Asociación en algún momento cuenta con algún remanente de las actividades realizadas

se pagara cuota Extra a esta deuda con el visto bueno de la Junta

Deuda Total 2.425.511

Abono 417.000

Saldo 25/Oct 2.008.511

Noviembre Diciembre TOTAL

ABONO 417.000 118.511 535.511

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre TOTAL

100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 1.200.000

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Junio TOTAL

100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 90.000 690.000

Total 1.890.000

AÑO / 2013

AÑO / 2014

AÑO / 2015

Octubre

PROPUESTA DE PAGO

CUENTAS POR PAGAR: SRA. NIDYA VERA

$2.008,511

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• La Señora Nidya Vera solicita que se le pague un Interés sobre la deuda para aceptar el pago

propuesto.

• Por la situación económica de Acfec en este momento, no se acuerda pagar interés y se solicita

esperar hasta la próxima Asamblea para nuevamente proponer las formas de pago a la Sra.

Nidya Vera.

COD VOTO

VOTO

POR








A FAVOR 5

DESEMPATE A FAVOR 1

TOTAL A FAVOR 6

EN CONTRA 5

NOMBRE

ACUERDOS A PROPUESTA DE PAGO:

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SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Presenta: Cristina Margarita Urquijo V.

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MÓDULO DE TESORERÍA. ACTIVIDADES GENERALES REALIZADAS: Análisis, Diseño y programación del sistema

para tesorería.

CÓDIGO FUENTE CONSTRUIDO Y/O ACTUALIZADO: Permite el manejo y grabación de

comprobantes contables de tesorería para generar informes como libro diario, consolidados

mensual y anual de la información de tesorería, informes de egresos e ingresos, listados de

anualidades, presupuesto, presupuesto de gastos y cuentas por cobrar.

BASE DE DATOS: El sistema desarrollado en Access 2010, registros de entrada para tablas

de Datos Iniciales, Cuentas de Costo, Tesorería, Cuentas por Pagar, Presupuesto de Gastos y

Presupuesto.

Se entrega Manual descriptivo del Módulo de Tesorería.

MÓDULO DE SOCIOS Y VENCIMIENTOS. ACTIVIDADES GENERALES REALIZADAS: Análisis, Diseño y programación y desarrollo del

sistema para Socios y Vencimientos de Acfec.

CÓDIGO FUENTE CONSTRUIDO Y/O ACTUALIZADO: Permite el manejo y grabación de

socios y criaderos. Esto permite generar informes de directorio, identificación, correo

electrónico, junta directiva, vencimientos activos, vencimientos de criaderos, lista de criaderos

activos y retirados.

BASE DE DATOS: El sistema desarrollado en Access 2010, registros de entrada para tablas

de Socios, Vencimientos de Anualidades y Criaderos.

Se entrega Manual descriptivo del Módulo de Socios y Vencimientos.

SISTEMA DE

INFORMACIÓN

FECHA VERSIÓN RESPONSABLES DESCRIPCIÓN

23/08/2013 V.0001 Constanza Prada Módulo Tesorería

Módulo de Socios

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ANALISIS

NUMERACION

Numeración Repetida

Ejemplo: dos gatos con mismo LO

Numeración Duplicada

Ejemplo: Un gato dos numero

Numeración Trocada

Ejemplo: En un pedigrí se puede encontrar los padres con LO de otro gato diferente

Numeración Cruzada

Ejemplo: Dos pedigrís con el mismo número, pero en el registro LO tienen número diferente

Numeración Saltada o inexistente

Nombres Diferentes

Ejemplo: Tres pedigrís de un mismo padre pero diferente nombre en todos.

REGISTRO

Información incompleta

Información inexistente o perdida

Información mal capturada

Plantillas inexistente o perdidas

TIPOS DE INCONSISTENCIAS ENCONTRADAS EN LO

RECOMENDACIONES

Actividades a Corto Plazo:

Revisión de Documentación y Pedigrís por cada Criadero:

Documentación de transferencias externa.

Documentación de Denuncia de Camadas.

Verificación y grabación de la información.

Depuración y corrección del Registro LO.

Actividad a Largo Plazo:

Implementar una base de datos que permita tener un uso eficiente y práctico de los

datos en Registro Genealógico.

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ESTADISTICAS 2013

AÑO RAZA CRIADERO

TRANFERENCIA

EXTERNA

DENUNCIAS DE

MONTA CRIAS TOTAL

2013 ABY ABALAK 2 2 2

NFO GATOS DE FREYJA 3 12 12

PER HUELLAS DE AMOR 1 3 3

PER MILLENIUM FALCON 1 4 4

PER-EXO MOTAS 6 18 18

RAG KACHKANIRAQMI 4 14 14

Cantidad 0 17 53 53

MÓDULO LIBRO DE ORÍGENES. (LO).

Este módulo permitirá grabar los datos de los gatos registrados en la Asociación para facilitar la posibilidad de conocer los orígenes de un gato, sus antecesores, y descendientes, las recompensas obtenidas y otros datos de interés, como pueden ser el sexo, el color, criador, las camadas atribuidas, y con esto se pueden generar los pedigrís de cada gato.

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INGRESOS POR REGISTRO

DESCRIPCION AHORA

Afiliación Acfec 35.000

Anualidad Socios 90.000

Carnet de Macho Reproductor 15.000

Denuncia del Servicio 30.000

Pedigrí (3 y 4 generaciones) 40.000

Pedigrí (5 generaciones) 50.000

Pedigrí (6 generaciones) 60.000

Pedigrí Especial (fotos) 60.000

Registro de Camadas (C/u) 12.000

Registro de Criaderos 180.000

Transferencia de Propietario -

Transferencia Externa 30.000

Cambio de Nombre 15.000

Copia de Pedigrí 15.000

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EVENTOS

Presenta: Cesar Esteban González.

Nos ganamos la vida con lo que trabajamos. Hacemos nuestras vidas con lo que damos.

Winston Churchill

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INCENTIVO A CRIADEROS

-Se suspende la figura de Prepagos de los trámites.

-Como nuevo incentivo se aprobó dar el 10% de descuento al año siguiente para los

criaderos que hayan registrado sus camadas el año anterior.

INCENTIVO A SOCIOS

-Se darán descuentos y beneficios en las actividades y eventos a realizar.

-Se informa a partir del 2014, se implementará dar un descuento a los socios que

hayan participado en las actividades realizadas en el periodo anterior.

El valor de este descuento va desde un 5% hasta un 50% sobre el valor de la

anualidad dependiendo de las ganancias obtenidas y la participación de cada socio

durante el año.

Este valor será aprobado cada año por la Junta Directiva para ser obtenido del 1

Enero al 31 diciembre del año siguiente.

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ACTIVIDADES EJECUTADAS

Exhibición NIZA Sábado, 6 de Julio de 2013

https://www.facebook.com/events/343664795760749/?ref=5

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Exhibición AGROEXPO CORFERIAS BOGOTÁ

Domingo, 21 de Julio de 2013

https://www.facebook.com/events/153692221492596/?ref=5

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PROMOCIÓN

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PROYECTOS

EXPOSICIÓN - 2014.

Fecha: 15 y 16 de Febrero -2014Jueces Postulados :

BEAT RETTENDMUNTADRIANA BABAALEJANDRA AYALA

Lugar: Universidad LA SALLE.

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SEMINARIO FELINO 1er. SEMESTRE/2014.

Fecha : Febrero - 2014.Conferencistas : Solicitud a Jueces Expo. Posibles Tema :

RAZAS. COMO PRESENTAR GATOS A SHOW.REGISTRO INICIAL

Quien Aplica.Condiciones.Recomendaciones .

Lugar : Hotel Parque 97.

SEMINARIO TECNICO FELINO 2º SEMESTRE/2014.

Fecha : 2o Semestre 2014Posibles Conferencistas : • Dr. Paludi.• Dr. Minovich.• Amy Peirano.• Dra. Viviana Rodríguez.• Dra. Claudia Cebey.• Dra. Lina Sans.Lugar : Hotel Parque 97.

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Para el cargo de Tesorería se postula a la Sra. Constanza Lucia Prada H., encargada del cargo hasta la

fecha, y es aceptado, con la siguiente votación.

COD VOTO

VOTO

POR








A FAVOR 7

EN CONTRA 3

NOMBRE

Para el cargo de Vocalía Registro Genealógico y LO se postula Sra. Cristina Margarita Urquijo V., y es

aceptado, con la siguiente votación.

COD VOTO

VOTO

POR








A FAVOR 10

EN CONTRA 0

NOMBRE

POSTULACIÓN A CARGOS VACANTES

TESORERÍA SECRETARÍA GENERAL. Vocalía encargada y responsable del REGISTRO

GENEALÓGICO y del Libro de Orígenes. VOCAL

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La Asamblea General Extraordinaria procede a oficializar los cargos para:

Tesorería en cabeza de la Sra. Constanza Prada Hernández.

Vocalía encargada y responsable del REGISTRO GENEALÓGICO y del Libro de Orígenes, en cabeza de la

Sra. Cristina Margarita Urquijo V.

La Asamblea por falta de proponentes y/o voluntarios determina según Parágrafo 3 del Artículo 37.,

que dejará vacantes los cargos de Secretaría General y Vocal por el tiempo faltante de este período

hasta la próxima Asamblea que a más tardar será en Marzo/14.

ARTÍCULO 37º.- JUNTA DIRECTIVA. Parágrafo 3.- Renuncia Miembros de Junta Directiva. En caso de renuncia de alguno de los miembros de

la Junta Directiva, la Asamblea General procederá a oficializar la misma y determinará si deja vacante el cargo o si elige a un nuevo miembro

que entrará a conformar la Junta Directiva por el tiempo faltante para terminar el periodo de este órgano.

Se recibe la propuesta de la Sra. Nidya Vera para estudiar la posibilidad de bajar el valor a la Anualidad

y el valor del ingreso socio.

Se acepta la propuesta y además se acepta que el valor se definirá en la próxima reunión de Junta

Directiva y se dará a conocer a través de la Página Web.

Finalmente Siendo las 9:30 p.m., la Presidente agradece el apoyo y da por terminada la Asamblea.

PROPOSICIONES Y VARIOS

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