audi gestion

empresaReseaEmpresaEXSA S.A.EspecialidadesVoladura de Rocas, Minera a Tajo Abierto, Minera Subterrnea, Obras Civiles y Tuneles, ExplosivosSectorProductos quimicosTipoDe financiacin privadaSedeOficina AdministrativaCalle Las Begonias 415 Piso 12San Isidro - Lima 27 - PerT (01) 315-7000F (01) 315-7015Tamao de empresaDe 501 a 1000Fundada1954

Programa de Audira

PROGRAMA DE AUDITORIA

EXSA S.ADel 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2014Auditora de Gestinrea de Administracin

Objetivo general

Determinar si los resultados alcanzados por la entidad, reflejan la debida programacin de las actividades establecidas en elestatuto y si estn disponibles para el servicio de la misma.

Objetivos especficos1.-2.-3.-4.-

PROCEDIMIENTOSREF. P/THECHO PORFECHA TERMINO

1Realizar evaluacin del Control internoCI 101J.L.A.1/5/152Evaluar el cumplimiento de las politicas, normas y procedimientos de control interno en el Area Administrativa de la empresa EXSA S.A. A1S.C.G.1/5/15

3Verificar que la empresa cuente con el MAPRO para una ptima gestin e las operaciones internas.A2J.L.A.1/5/15

4Comprobar si el rea de Administracin dispone de un sistema de control y proteccin de toda la informacinque utiliza.A3C.G.S1/5/15

5Verificar si existen una adecuada division y distribucion de funcionesA4J.L.A1/5/15

6Determinar si se evaluan la gestion de la Empresa mediante los resultados alcanzados y a traves del uso de A5J.L.A1/5/15indicadores.

Control Interno

EVALUACIN DEL CONTROL INTERNOCI 101EXSA SA Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2014CI 101Auditora de Geston: rea de administracin

PREGUNTASN/ASINOCOMENTARIOS

1. Muestra la Direccin inters por la integridad y los valores ticos de susfuncionarios?-Existe un Cdigo de tica aprobado?X-El Cgido de tica ha sido difundido mediante talleres o Xreuniones para explicar su contenido?

2. Los funcionarios responden adecuadmente a la integridad y valores ticos propiciados por la entidad?- Existe una cultura de rendicin de cuentas con caractersticasde integridad, confiabilidad y oportunidad?-Los funcionarios prestan colaboracin para cumplir las exigenciasexcepcionales de la entidad relacionadas con el servicio a los usuarios?-Existe conocimiento de actos fraudulentos o contrarios a la tica queinvolucren a los funcionarios que ejecutan las operaciones?

3. La entidad desarrolla una dministracin estratgica para el cumplimiento de su misin?Son consistentes e relacin ala entidad?

4. Se realiza seguimiento de las estrategias como una herramienta para evaluarla gestin de la entidad?X

5. La estructura organizacional esa decuada par el tamao y las actividades de sus operaciones?

6. Existen polticas y procedimientos apropiados para la autorizacin y aprobacin por parte del nivel jerrquico adecuado sobre las operaciones y actividades quedesarrolla la entidad?X

7. Existe la adecuada supervisin y monitorio de las operaciones de las unidades o entidades desconcentradas de la entidad?

8. Los funcionarios tienen conocimiento de los reglamentos especficos y el manualde procesos?

9. Se a distribuido el manual de normas y procedimientos al personal nuevo de la empresa?

10. Se han identificado los procesos, procedimientos y actividades que no generan valor agregado o son innecesarios enla entidad?

11. La entidad ha elaborado el Manual de organizacin y funciones?

12. La entidad ha asignado la responsabilidad para la toma de decisiones sobre la base de los niveles de autoridad?

13. La Direccin establece objetivos realizables de acuerdo a los medios disponibles?

14. La entidad ha implantado canales de comunicacin que faciliten la retroalimentacin?

15. Exsiten mecanismos establecidos para la coordinacin de tareas entre reas, unidadesy funcionarios?

16. L a direccion se preocupa de que la informacion que maneja este segura y que se generen backups?

17. La Direccin se preocupa de contar con equipos de seguridad que no solo protejan la informacion sino tambien al personal de la organizacin de futuras contingencias?

Calle Arica 242 - MirafloresTEL: 351 -7264

A1

EXSA S.ADel 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2014Auditora de GestinA1rea de AdministracinA1

SUMILLADesconocimento de los reglamentos por parte del personal nuevo.

OBSERVACINFalta de comunicacin con el personal nuevo. No se realiz una induccin de todas las normas y procedimientos que debe de seguir, los cuales son obligatorios para el mejor funcionamiento de la empresa.

CRITERIO

EFECTOTrasgresin de disposiciones aplicables a la entidad.

CAUSAFalta de conocimiento de las normas y el no comunicar y distribuir el manual con las normas y procedimientos que todo trabajador debe de cumplir.

CONCLUSIN - El personal desconoce el reglamento interno. - Falta de capacitacion al departamento de Recursos Humanos, ya que era obligacion de esta area informar al nuevo personal de las politicas, normas y procedimientos que se deben de seguir dentro y fuera de la empresa.

RECOMENDACIN - Capacitar al personal de Recursos Huamanos. - Realizar retroalimentacin al nuevo personal. - Publicar y brindar una copia de los reglamentos que todo el personal debe de seguir, para que la empresa logre todos sus objetivos.

ELABORADO PORC.G.S.

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Comentario.Hemos verificado que EXSA S.A. cuenta con el manual de procedimientos actualizados, que estna disposicin del personal. En el cual se esquematiza mediante organigramas y mapas generalescomo funciona la organizacin y cmo las reas y puestos se interrelacionan para obtener un trabajo coordinado.

Recomendacin.Si bien el MAPRO est a disposicin del personal, a travs de encuentas y entrevistas en el reade administracin se vislumbra que muchos de ellos desconocen la informacin del MAPRO, por tanto la empresa debera optar por realizar charlas en los cuales se brinde mayor informacin al personalsobre la interpretacin del MAPRO.

ELABORADO PORJ.L.A

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SUMILLAMnimo control de la proteccn de la informacin

OBSERVACINDurante la indagacin en el proceso de auditora de la empresa EXSA S.A., se identific que los controles generales de tecnologas de informacin requeridos para proteger la informacin relevante de la organizacin son mnimos, por no seguir con los procedimientos establecidos por las normas

CRITERIOProteccin de la informacin.De acuerdo con las polticas de la empresa, cada rea debe de velar por la informacin que maneja. Debe de exigir a los responsables de la informtica que establezcan mecanismos para resguardadar la informacin de cada rea.

EFECTODebido a que los controles de tecnologa de informacin, son mnimos, la informacin corre el riesgo de no ser confiable y ampla el margen de posibilidades de riesgo de perdida de dicha informacin.

COMENTARIOEsta situacin se presenta debido a que los controles de tecnologas de informacin son mnimos y los responsables del rea de Administracin no exigen un mayor control en la proteccin de la informacin que ellos manejan y dependen.

CONCLUSIN

RECOMENDACINLos principales ejecutivos deben de cumplir con lo dispuesto en las normas propias de la empresa, si bien es cierto ellos no se encargan de emplear mecanismos para mantener la informacin resguardada, si tienen la responsabilidad de pedir que el rea responsable elabore mecanismos que permitan mantener asegurada la informacin que el Area de Administracin maneja.

ELABORADO PORC.G.S

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FUNCIONES DEL AREA DE ADMINISTRACION

FUNCIONESCUMPLESINOPlanificacion y control del presupuesto empresarialX

Pago de rubros autorizados a otras dependenciasXDesarrollar y aplicar normas, politicas, procedimientos y controles administrativos y financierosXMantener reuniones periodicas de coordinacion con los diferentes jefes departamentalesXSupervisar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y fiscales.X

ELABORADO PORJ.L.A

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APLICACIN

Se formulo preguntas la jefa del area de Administracion con el objeto de conocer si esta informado de los objetivos que persigue la empresa, y cuales de ellos se han podido alcanzar

cargo: Jefa del area de Administracion

Preguntas:

1. Cules son las funciones que tiene a su responsabilidad como jefa del area de administracion, y realiza actualmente?R:7

2. Cuales son las funciones que no se encuentra desempeando?R:7

INDICADOR :

Division y distribucion de funciones = Funciones que realiza la Jefa de AdministracionFunciones del area

Division y distribucion de funciones = 77

Division y distribucion de funciones =100%

La jefa del area de Adminsitracion cumple con el 100 % de las funciones que tiene a su cargo

ELABORADO PORJ.L.A

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Hoja de deficiencias

HOJA DE DEFICIENCIA


REF P/TDEFICIENCIASGRADORECOMENDACIONESAMPLIACIN PROCEDIMIENTOS DE AUDITORAINCLUYE EN LA CARTA DE CONTROLMayorMenorSINO2.-Desconocimento de los reglamentos por parte del personal nuevo.XAmpliar la verificacin de si solo los nuevos trabajadores del rea de Administracin desconocen de los procedimientos y normas que deben de seguir.x - Capacitar al personal de Recursos Huamanos.

- Realizar retroalimentacion al nuevo personal.

- Publicar y brindar una copia de los reglamentos que todo el personal debe de seguir, para que la empresa logre todos sus objetivos.

4.-Mnimo control de la proteccn de la informacinxAmpliar la verificacin corroborando si se estan generando backups de la informacion que se maneja en el rea de Administracin.x - Los funcionarios responsables del rea de Administracin deben de solicitar e incluso exigir que el rea responsable, en este caso al rea de Sistemas, elaboren mecanismos que controlen y protejan la informacin que maneja el rea de Administracin.

Riesgos de auditoria

RIESGOS DE AUDITORIA


RIESGOS

1. Riesgo inherente Este tipo de riesgo tiene ver exclusivamente con la actividad econmica o negocio de la empresa, independientemente de los sistemas de control interno que all se estn aplicando.

a). Integridad de la administracion u operacin.No existe integridad en esta area, cada equipo de trabajo elabora sus proyectos de manera independiente y no toman encuenta los acuerdos planteados por la organizacin

b). Capacidada para tomar decisiones eficientes por parte de los administradoresHasta la fecha se ha demostrado que a los administradores les cuenta trabajo tomar decisiones, y en algunos casos dejan trabajos pendientes pendientes.

c). Experiencia y conocimiento de la administracion.La mayoria de contratos son a jovenes sin experiencia, que se encuentran cursando los primeros ciclos de la universidad y/o institutos.

No se a formado personal de confianza.

e). Cambios en el personal de la administracion.Se contrata a trabajadores con contratos a corto plazo y en muchos casos sin opcion a renovar, lo que implica que constantemente se realicen cambios.

f). Fracaso en los resultados para cumplir las metas.Tras la ultima reunion, se plantaeron metas y proyectos que a la fecha no han sido cumplidos

g). Niveles de obsolecencia de la tecnologia para operar.El area de administracion cuenta con equipos obsoletos que dificultan el trabajo del personal

2. Riesgo de controlAqu influye de manera muy importante los sistemas de control interno que estn implementados en la empresa y que en circunstancias lleguen a ser insuficientes o inadecuados para la aplicacin y deteccin oportuna de irregularidades.

a). Confiabilidad en los sistemas de control de gestion interno.

b). Deteccion tardia o no deteccion de los errores o desviaciones.

c). Tardia o nula solucion de las desviaciones.

d). Sistema de informacion no confiable.El sistema de informacion que utilizan no es muy confiable ya que han sido varias las ocasiones en las que este sistema ha fallado por completo, generando perdida parcial y en alguno perdida total de informacion importante.

e). Poca experiencia y capacidad del personal.

f). Cambios en los niveles de la organizacinNo hay estabilidad, cada tres o dos meses cambian de personal que forman parte de los los niveles mas alto de organizacin.

g). Aplicacin incorrecta de controles (internos, de gestion, presupuestarios)

h). Fallas e incumplimientos de los controles

3. Riesgo de deteccinEste tipo de riesgo est directamente relacionado con los procedimientos de auditora por lo que se trata de la no deteccin de la existencia de erros en el proceso realizado.

a). Determinacion de los indicadores de gestion.No se determinaron de manera correcta y precisa cuales eran los indicadores de gestion.

b). Evaluacion y supervision del trabajo de campo de los auditores.Debido a una mala organizacin, no reservaron tiempo para evaluar y supervisar el trabajo de campo de los auditores encargados.

Informe de Auditora

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