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INSTITUTO COSTARRICENSE DE PUERTOS DEL PACÍFICO

Auditoría Interna Puerto de Caldera, Puntarenas

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CR-INCOP-AI-I-2019-004

AUDITORÍA INTERNA


INFORME DE AUDITORÍA FINANCIERA ACERCA DE LA REVISIÓN DE ALGUNAS PARTIDAS DEL BALANCE DE SITUACIÓN AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018, DEL

INCOP

Junio, 2019

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TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO .............................................................................................................. iii

INFORME DE AUDITORÍA FINANCIERA ACERCA DE LA REVISIÓN DE ALGUNAS PARTIDAS DEL BALANCE DE SITUACIÓN Al 31 DE DICIEMBRE DEL 2018, DEL INCOP ......................................... 5

I.-INTRODUCCIÓN. ..................................................................................................................... 5

1.1.-Origen del Estudio. ............................................................................................................. 5

1.2.-Objetivo general. ................................................................................................................ 5

1.2.1.-Objetivos específicos. ...................................................................................................... 5

1.3.-Alcance del estudio. ............................................................................................................ 5

1.4.-Antecedentes ..................................................................................................................... 6

1.5.-Cumplimiento de Normas Técnicas de Auditoría. ............................................................... 7

1.6.-Normas técnicas a cumplir. ................................................................................................ 7

1.7.-Comunicación verbal de los resultados del estudio. ........................................................... 8

II.- RESULTADOS. ........................................................................................................................ 9

III.- CONCLUSIONES ................................................................................................................. 25

IV.- RECOMENDACIONES ......................................................................................................... 26

ANEXO 1 .................................................................................................................................. 29






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RESUMEN EJECUTIVO

¿QUÉ EXAMINAMOS? El estudio se llevó a cabo sobre las cuentas de Efectivo y Equivalentes, específicamente Cajas Chicas de San José y Caldera, Cuentas Bancarias, Inversiones, Activo Fijo y Transitorio, y Cuentas en Cobro Judicial seleccionadas de los Estados Financieros al 31 de diciembre de 2018 con el objetivo de determinar la razonabilidad de estas. ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE? Lo anterior, es de suma importancia considerando las Normas de Control Interno en el punto 4.3 Protección y Conservación del Patrimonio, así como la norma 4.4.3 Registros Contables y Presupuestarios para la administración de activos, y exigencia de la confiabilidad y oportunidad de la información. De ahí la importancia de una valoración, presentación y revelación, así como el manejo adecuado de los fondos, debido cuidado de los activos institucionales, inversiones y las cuentas en cobro judicial esto considerando que son responsabilidad de los titulares subordinados de las unidades objeto de dicha revisión. ¿QUÉ ENCONTRAMOS? Al momento de realizar los procedimientos relacionados con las cuentas sujetas a revisión se encontró lo siguiente;

- Se determinó al momento de realizar los arqueos una diferencia en el fondo de la caja chica de San José.

- Al verificar la información de la toma física de activos se determinó deficiencia de control en la fiscalización de activos institucionales.

- Al momento de realizar arqueo de formularios de cheques en blanco en la Unidad de Tesorería se determinaron formularios de cheques en custodia que corresponden a cuentas cerradas.

- Se determinó en la revisión de las conciliaciones bancarias que en la cuenta del Banco de Costa Rica No.6301 se mantienen 3 cheques pendientes de cambio con una antigüedad mayor a 4 años.

- Seguimiento, presentación y revelación inadecuados de casos registrados en las cuentas de Cobro Judicial.

- Pagos de avances de obra registrados en la cuenta de activos en tránsito.






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¿QUÉ SIGUE? Con el fin de corregir las situaciones encontradas se están girando recomendaciones a la Unidad de Contabilidad, a la Unidad de Tesorería y a la Asesoría Legal con el fin de que se implementen las acciones específicas que se requieren para cumplir con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y Normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE) de la Contraloría General de la Republica, en el ámbito de resguardo, control y supervisión de los bienes patrimoniales del INCOP. Por otra parte, se debe establecer mejoras en los procedimientos internos, considerando posibles riesgos que se puede presentar en la actividad administrativa financiera de la Institución relacionados con el manejo de los activos fijos, el manejo de los fondos de caja chica, el seguimiento de cuentas en cobro judicial, así como con las conciliaciones bancarias.






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INFORME DE AUDITORÍA FINANCIERA ACERCA DE LA REVISIÓN DE ALGUNAS PARTIDAS DEL BALANCE DE SITUACIÓN Al 31 DE DICIEMBRE DEL 2018, DEL INCOP

I.-INTRODUCCIÓN. 1.1.-Origen del Estudio. El presente estudio se realiza en cumplimiento de lo establecido en él Plan Anual de Trabajo para el periodo 2019. 1.2.-Objetivo general. Revisar las cuentas contables seleccionadas de los Estados Financieros del período 2018, para determinar la razonabilidad de las mismas. 1.2.1.-Objetivos específicos. 1. Evaluar los registros, cálculos y documentación soporte de los registros contables de las cuentas seleccionadas. 2. Verificar en los Estados Financieros la presentación de las cuentas seleccionadas. 3. Revisar en los Estados Financieros la información de las notas relacionadas con las cuentas seleccionadas. 1.3.-Alcance del estudio. La Auditoría Interna revisó las cuentas de Efectivo y Equivalentes, específicamente Cajas Chicas de San José y Caldera, Cuentas Bancarias, Inversiones, Cuentas en Cobro Judicial, Activos Transitorios, y Obras en Proceso seleccionadas de los Estados Financieros, para lo cual se utilizó entre otros la documentación soporte relacionada con las cuentas sujetas a estudio, comprendidas entre el 01/01/2018 hasta el 31/12/2018.







La Auditoría Interna, utilizó entre otros la documentación e información suministrada por la Unidad de Contabilidad, la Unidad de Tesorería, Asesoría Legal, y oficinas en San José del INCOP, relacionadas con las actividades sujetas a examen. 1.4.-Antecedentes

La Auditoría Interna en cumplimiento del Plan Anual de Trabajo 2019, realiza la verificación de cuentas de Efectivo y Equivalentes, específicamente Cajas Chicas de San José y Caldera, Cuentas Bancarias, Inversiones, Cuentas en Cobro Judicial, Activos Transitorios, y Obras en Proceso seleccionadas de los Estados Financieros, con el fin de coadyuvar al fortalecimiento del sistema de control interno de la organización. Lo anterior, con fundamento en el inciso a) del artículo N° 17 de la Ley del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico (INCOP), N° 1721 y el artículo N° 36 del Reglamento de Tesorería que establecen:

Artículo 17.- El Auditor, que será un Contador Público Autorizado, tendrá a su cuidado todas las funciones de vigilancia y fiscalización de los bienes y de las operaciones que realiza el Instituto. Además de las que fije la Junta Directiva, tendrá las siguientes atribuciones: a) Fiscalizar todas las operaciones y actividades del Instituto, verificando la contabilidad y los inventarios, realizando arqueos y otras comprobaciones que estime necesarios; (…) Artículo 36.- De los arqueos sin previo aviso. El director (a) Administrativo-Financiero (o a quien este designe) o el Auditor General y sus delegados, podrán efectuar en cualquier momento y sin previo aviso, todas aquellas revisiones o arqueos que consideren convenientes sobre los valores o documentos en custodia de la tesorería o sobre los procedimientos y medidas de control interno vigentes.

Las actividades y gestiones relacionadas con manejo del efectivo, activos fijos, inversiones, cuentas en cobro judicial básicamente están regulados por las Unidades de Tesorería y Contabilidad respectivamente. Dentro de las regulaciones legales y técnicas, se pueden mencionar las siguientes:

Reglamento de Tesorería

Reglamento para la administración de bienes del INCOP

Reglamento de Caja Chica







Procedimiento para el control y levantamiento de inventario de Activos No Corrientes

Reglamento de Cobro Administrativo arreglos de pago

Política de la prescripción de cheques

Políticas institucionales para la realización de inversiones financieras del INCOP

Políticas para estimación de cuentas de cobro dudoso

Entre otras. 1.5.-Cumplimiento de Normas Técnicas de Auditoría. El estudio se realizó con observancia en la Ley General de Control Interno, No. 82921, las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público2; Normas Generales de Auditoría para el Sector Público3, Reglamento de la Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna4, entre otras y donde resulten aplicables. 1.6.-Normas técnicas a cumplir. Los resultados y la implantación de las recomendaciones del presente informe, se regirá entre otros, por lo dispuesto en los artículos Nos. 36 y 39 de la Ley General de Control Interno, por lo que se previene del deber que tienen los Titulares Subordinados en el trámite de los Informes de la Auditoría Interna:

“Artículo 36. —Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría

1 La Gaceta No. 169 del 04/09/2002 2 La Gaceta No.. 28 del 10/02/2010 3 Resolución de la Contralora General, R-DC-064-2014, Publicado en La Gaceta No. 184 del 25 de setiembre de 2014. Vigente a partir del 01 de enero de 2015 4 La Gaceta No. 184 del 22/09/2015.







interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda. Artículo 39. —Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable. (...) (...) Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos también incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el sub-auditor y los demás funcionarios de la auditoría interna, establecidas en esta Ley. Cuando se trate de actos u omisiones de órganos colegiados, la responsabilidad será atribuida a todos sus integrantes, salvo que conste, de manera expresa, el voto negativo”

1.7.-Comunicación verbal de los resultados del estudio. La comunicación preliminar de los resultados y recomendaciones producto de la auditoría a que alude el presente informe, se realizó a la Dirección Administrativa Financiera, Gerencia General, la Unidad de Tesorería y la Unidad de Contabilidad; previa convocatoria mediante los oficios Nos. CR-INCOP-AI-2019-159, CR-INCOP-AI-2019-160, CR-INCOP-AI-2019-161 y CR-INCOP-AI-2019-162, respectivamente.







El borrador del informe se entregó Lic. Mario González Amador, con el oficio CR-INCOP-AI-2019-164, con el propósito de que en un plazo no mayor a 2 (dos) días hábiles se formularan y remitieran a la Auditoría Interna del INCOP, las observaciones que se consideren pertinentes sobre su contenido, así como la documentación y otra evidencia que sustente sus aseveraciones. En ese sentido, la Administración manifestó no tener observaciones sobre los temas tratados en el presente informe. II.- RESULTADOS. Esta Auditoría Interna en cumplimiento de su Plan de Trabajo Anual 2019 y en apego a las Normas que regulan la actividad de la Auditoría Interna en el Sector Público, realizó el presente estudio, aplicando para ello las diferentes técnicas y prácticas usuales de auditoría para la recolección y determinación de los hallazgos, los cuales se detallan a continuación: 2.1 Deficiencia de Control en la Fiscalización de Activos Fijos. Con base a la información recibida de la toma física de activos fijos realizada por la Unidad de Contabilidad en el mes de diciembre 2018, se observaron activos sin placa, deteriorados, activos pendientes de traslado, y activos no localizados; sin que se hayan solicitado las justificaciones oportunamente a los responsables de los activos, tampoco se comunicó esas inconsistencias a la Dirección Administrativa Financiera y por ende a la Gerencia General. Ver Anexo No.2 La Jefatura de Contabilidad es la designada como responsable del levantamiento del inventario de activos fijos, del análisis y de la emisión del informe del resultado. A su vez debe informar a la Dirección Administrativa Financiera sobre dichos resultados para que esta eleve a la Gerencia General los casos cuando no se cumpla el debido proceso según la normativa aplicable (PROC-UC-03)5. El objetivo del sistema de control interno es proporcionar seguridad de que los activos están salvaguardados contra cualquier pérdida despilfarro uso indebido irregularidad o acto ilegal y que las transacciones son ejecutadas de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos para la correspondiente valoración, registro, presentación y revelación de los estados financieros, de acuerdo con los criterios establecidos.

5 Procedimiento para el control y levantamiento de inventario de Activos No Corrientes







Posterior a las indagaciones de esta Auditoria, la Unidad de Contabilidad procedió a enviar un correo con fecha 3 de abril 2019 a las diversas unidades indicando lo siguiente:

“De conformidad con la realización de inventarios de activos fijos llevados a cabo por la funcionaria, Andrea Esquivel, en el informe adjunto, se resume una serie de inconsistencias con los activos bajo la responsabilidad de cada uno; mismas que son reportadas al momento en que fueron entregados los inventarios para su correspondiente firma. Por lo indicado en el documento adjunto, solicitamos la colaboración de cada uno de ustedes para proceder con las correcciones y ajustes que procedan, tal como:

1. Trasladar en el sistema de activos, todos aquellos activos que no deben estar en sus inventarios, o, por el contrario, incorporar aquellos que deben estar incorporados en sus inventarios.

2. Coordinar con el encargado (Bernal Herrera) reponer placas a aquellos activos que no la conservan, a esto a fin de mantener un control adecuado de los bienes.

3. Reposición de los activos que se reportan como no aparecidos durante el inventario, conforme al Reglamento de Administración de Bienes del INCOP.

4. Realizar el trámite correspondiente conforme al reglamento respectivo, para dar de baja a los activos en desuso, en mal estado y no reparables, tal como: donación, destrucción o remate.

5. Reubicar al funcionario custodio del activo en el sistema de activos. Es importante que, en el menor plazo posible, se corrijan las deficiencias presentadas en los inventarios de activos, a fin de que el control de los bienes sea lo más eficiente posible y para dar cumplimiento a la normativa vigente en este ámbito. Además, de que en el próximo inventario se procederá a verificar las correcciones del caso.”

Consultado el jefe de la Unidad de Contabilidad sobre las gestiones realizadas en relación a las diferencias citadas de los inventarios este nos manifiesta mediante correo electrónico de fecha 27 de marzo de 2019 que:

…” Cuando se toman los inventarios y se determinan faltantes, a cada dependencia se le notifica de la situación encontrada. El próximo lunes que esté la Sra. Andrea, reenviaremos copia de los correos mediante los cuales se notifican las inconsistencias a las Jefaturas para que normalicen la situación de sus activos







faltantes de acuerdo con la reglamentación. Si debe quedar claro, que cada Jefatura de Unidad, es la única responsable de los activos que custodia, no es la Contabilidad. Si algún activo faltara, se debe seguir el procedimiento establecido en el Artículo 27, 28 y 29 del Reglamento de Administración de Bienes del INCOP, hasta tanto, no se podrán excluir activos del sistema y de libros. Si no están ubicados correctamente, deben ingresar el sistema de activos, y darles la ubicación correcta. Si falta placa, es coordinar un replaqueo con el funcionario encargado.

De acuerdo a lo citado anteriormente se determinó que quedaron pendientes de realizar algunas actividades de control según el Procedimiento para Control y Levantamiento de Inventario de Activos no corrientes (PROC-UC-03) que en el Artículo 7 menciona:

“Unidad de Contabilidad: Responsable del levantamiento del inventario de activos, del análisis y de la emisión del informe de resultado del mismo.”

…"La Unidad de Contabilidad debe realizar un inventario anual para efectos de cierre contable y un inventario adicional por año en las diferentes unidades de la institución en forma programada y selectiva." ..."En caso de diferencias se cuenta con un plazo de 3 días hábiles para que el encargado de la unidad brinde la justificación correspondiente al encargado de la toma física de Contabilidad, caso contrario se informará a la Dirección Adm. Financiera y ésta en un plazo de 3 días hábiles notificará a la Gerencia General con la debida relación de hechos para que se proceda conforme la normativa vigente. (Proced. Control y Levantamiento de Inv. 1e, 1f, 1j, 1k)" …"En el caso de sobrantes determinados en el inventario y así declarados oficialmente deberán ser registrados en auxiliar (Proced. Control y Levantamiento de Inv. 1m, 1n, 1o,1p)"

Por su parte la Ley General de Control Interno cita en su Artículo 8º:

…”se entenderá por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos: a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.







Además, las Normas de Control Interno para el sector público en el numeral 4.3.1 Regulaciones para la administración de activos indica:

…"El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, actualizar y comunicar las regulaciones pertinentes con respecto al uso, conservación y custodia de los activos pertenecientes a la institución. Deben considerarse al menos los siguientes asuntos: b. La asignación de responsables por el uso, control y mantenimiento de los activos, incluyendo la definición de los deberes, las funciones y las líneas de autoridad y responsabilidad pertinentes. c. El control, registro y custodia de la documentación asociada a la adquisición, la inscripción, el uso, el control y el mantenimiento de los activos. d. El control de los activos asignados a dependencias desconcentradas o descentralizadas. e. El cumplimiento de requerimientos legales asociados a determinados activos, tales como inscripción, placas y distintivos. g. El tratamiento de activos obsoletos, en desuso o que requieran reparaciones costosas.

Las Normas supra en su apartado 4.4.5 indican:

”La exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la institución debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de activos tales como el mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega u otros, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes.”

Al ser consultado el Jefe de la Unidad de Contabilidad sobre las posibles causas de la condición descrita en este apartado, respondió 6 lo siguiente:

“Efectivamente, el informe del inventario de activos no se remitió a la Dirección Administrativa Financiera porque en ese mes apenas se estaban concluyendo, y luego el personal de la institución se acogió a las vacaciones de fin año 2018, hasta el día 7 de enero del presente año. No obstante, mediante correo masivo del 03/04/2019 (12:24 pm, copia adjunta) se remite, nuevamente, a todas las jefaturas, el informe del inventario para que procedieran a realizar los ajustes en

6 Oficio CR-INCOP-UC-2019-041







cada uno de los inventarios y a corregir las deficiencias que ya eran conocidas por cada uno de ellos, desde el momento en que firmaron el recibido conforme el inventario físico realizado por la colaboradora de nuestra unidad. La medida fue con la finalidad de que los inventarios se corrigieran, a lo que nuestra unidad ha estado anuente a colaborar; sin embargo, a la fecha han sido poco las unidades que se han acercado a nuestro despacho solicitando la colaboración. Posterior a nuestra segunda notificación, correspondería a la Dirección Administrativa, comunicar lo pertinente a la Gerencia según lo establecido en el reglamento”

No obstante, lo anterior, podría existir una falta de diligencia para concluir el proceso de la toma física, conforme lo establece el Procedimiento para el Control y Levantamiento de Inventario de Activos No Corrientes. Todo lo anterior, puede generar una serie de efectos, como, por ejemplo, pérdidas de los bienes patrimoniales a la institución no identificadas oportunamente, activos deteriorados depreciándose pudiendo afectar el gasto y por consiguiente las utilidades y sus efectos fiscales correspondientes, así como una posible revelación inadecuada a nivel de los estados financieros. 2.2 Conciliación y Chequeras en Custodia de Cuentas Inactivas o Cerradas. Mediante la realización de los arqueos de las cajas chicas de San José y Caldera se determinó una diferencia en la caja chica de la oficina de San José, situación que fue comunicada mediante el servicio de Advertencia CR-INCOP-AI-2019-091 dirigido a la Presidencia Ejecutiva sobre esa situación, aspecto que fue atendido según Oficio CR-INCOP-PE-0345-2019. Como parte de la revisión en las cuentas bancarias en la Unidad de Tesorería se determinó formularios de cheques en blanco de las diferentes cuentas que mantiene la institución, dentro de este grupo pudimos determinar aproximadamente 1.200 formularios de cheques más 2 chequeras completas en blanco que corresponden a cuentas del Banco de Costa Rica No. 246813 y del Banco Popular No. 397120 respectivamente, al consultar a la Jefe de Tesorería sobre el uso de esas cuentas esta nos manifiesta: “que esas dos cuentas no están activas y que fueron cerradas hace algún tiempo”. Además, señaló: “que no tiene ningún documento ya que eso tiene bastante tiempo de que ocurrió y por su antigüedad no mantiene esa información”. En el Sistema de Conciliaciones Bancarias se genera la conciliación de la cuenta del Banco de Costa Rica No. 246813, siendo que dicha cuenta se encuentra inactiva y fue cerrada desde hace algún tiempo conforme lo indicado por la Jefe de la Unidad de Tesorería.







Fuente: Documento que genera el Sistema de Conciliaciones Bancarias, suministrada por la Unidad de Contabilidad. La Jefatura de Tesorería es la responsable de la custodia y control de todos los formularios de cheques que utiliza INCOP, por tal razón es la encargada de identificar caducidad o deterioro de esos documentos con el propósito de tomar las acciones correspondientes. A su vez informar a la Dirección Administrativa Financiera sobre dichos resultados para que se proceda según corresponda. La finalidad del control de los documentos en custodia de la Unidad de Tesorería es salvaguardar de pérdida, robo o usos no autorizados todos aquellos valores que se le entregaron en custodia como parte de las funciones que debe ejecutar dicha Unidad. Según la situación anteriormente citada, se puede determinar un incumplimiento de las Normas de Control Interno para el Sector Público que señalan en su apartado 4.4.2:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer lo pertinente para la emisión, la administración, el uso y la custodia, por los medios atinentes de formularios uniformes para la documentación, el procesamiento y el registro de las transacciones que se efectúen en la institución. Asimismo, deben prever las seguridades para garantizar razonablemente el uso correcto de tales formularios.”







Además de lo indicado la Ley General de Control Interno cita en su Artículo 8º:

…”se entenderá por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos: a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

A la Jefa de la Unidad de Tesorería se consultó sobre las posibles causas que originaron la condición descrita en este apartado manifestándose7 lo siguiente:

“1-) La cuenta 246813 del Banco de Costa Rica y se utilizaba para cancelar la planilla por medio de ella, la misma se cerró porque se comenzó a utilizar transferencias para el pago de la planilla institucional, los cheques que quedaron todavía en custodia de la esta oficina. Se le va a solicitar el visto bueno a la Administración para poder realizar la destrucción de estos (con todo lo que indica la reglamentación), ya que no se va a requerir más. 2-) La cuenta 397120 (68797) del Banco Popular, era una cuenta que se tenía para realizar pagos en el Muelle de Quepos, pero se dejó de utilizar porque se solicitó por parte de ellos que ya no se utilizara más, porque se les dificultaba el trámite en ese banco, pero a raíz de ello quedaron dos chequeras intactas (ya que esta cuenta no son formularios continuos). Al igual que en la anterior se le va a solicitar el visto bueno a la Administración para poder realizar la destrucción de estos (con todo lo que indica la reglamentación), ya que no se va a requerir más.”

Tal y como se indicó anteriormente, la cuenta No. 246813 del Banco de Costa Rica se encuentra inactiva o cerrada pese a ello el Sistema de Conciliaciones Bancarias permite generar la conciliación de dicha cuenta con saldo cero, situación que obedece en apariencia a una falla en el sistema. La condición señalada podría ocasionar un eventual daño a la imagen de la institución y debilitamiento del sistema de control interno a raíz de un posible uso indebido y no autorizado de los formularios de los cheques que se encuentran en Tesorería de cuentas bancarias inactivas o cerradas.

7 Oficio CR-INCOP-UT-0129-2019







2.3 Cheques prescritos pendientes de cambio en Conciliación Bancaria. Se verificó las conciliaciones bancarias elaboradas por la Unidad de Contabilidad durante el período comprendido entre enero y diciembre del 2018, en este punto se determinó que la conciliación de la cuenta del Banco de Costa Rica No. 6301 mantiene 3 cheques en la conciliación como pendientes de cambio con una antigüedad mayor a los 4 años. En el siguiente cuadro se presenta el detalle de los cheques que se encuentran pendientes en la conciliación al 31 de diciembre del 2018:

Cuadro No. 1 Cheques pendientes de cambio cuenta corriente BCR No. 6301

Conciliación diciembre de 2018

Tipo de movimiento

Beneficiario Documento Monto Fecha

Cheque Servicentro Costa del Pacífico MVSZ, S. A. 10445 172,573.00 03/03/2014

Cheque Asociación Desarrollo Integral San Rafael de Esparza

11266 300,000.00 27/10/2014

Cheque SEFUISA S. A. 11680 30,181.50 26/02/2015

TOTAL 502,754.50

Fuente: Elaboración propia con información suministrada por la Unidad de Contabilidad

La Unidad de Contabilidad de acuerdo al Procedimiento para la revisión de Conciliaciones Bancarias en su punto No. 7: “es la responsable de realizar y revisar las conciliaciones de las cuentas bancarias, así como de analizar la información y de comunicar sobre diferencias identificadas a la Unidad de Tesorería, para que dicha Unidad gestione con las entidades bancarias lo que corresponda y una vez obtenida o aclaradas las inconsistencias comunicar al funcionario de Contabilidad para los ajustes correspondientes en la conciliación.”

Al respecto el Procedimiento para la Revisión de Conciliación Bancaria indica como política en su apartado No. 6 lo siguiente:

..."Los cheques pendientes de cambiar por el proveedor o beneficiario se deberán liquidar a partir de los 4 años tomando como referencia la fecha de emisión del documento."







Tómese en consideración que la cita en el artículo No. 7.3 de la Política de prescripción de cheques indica lo siguiente:

..."El cheque será emitido en la fecha estimada por la empresa, cuando se haya cumplido con todos los requisitos internos para su realización, pero para hacerlo efectivo en cualquier entidad ya sea bancos, financieras u otros, el portador del mismo tendrá un máximo de cuatro años, a partir de la fecha de emisión, basado en lo que establece el artículo 831 y 984 del Código de Comercio.”…

El Código de Comercio establece en los artículos supra lo siguiente:

“Artículo 831. —En cualquier tiempo, dentro del término de la prescripción, el banco girado deberá pagar el cheque total o parcialmente, si el librador tiene fondos suficientes para ello y no ha recibido contraorden ni mandato judicial para no hacer el pago.”

“Artículo 984. —Salvo lo expresamente dispuesto en otros capítulos de este Código, todo derecho y su correspondiente acción prescriben en cuatro años, con las siguientes salvedades que prescribirán en un año: a) Las acciones de nulidad de los acuerdos tomados por las asambleas de accionistas o consejos de administración de sociedades comerciales; las de reclamaciones por vicios de las cosas vendidas con garantía de buen funcionamiento; y las de responsabilidad de los administradores, gerentes, directores y demás miembros de la administración de sociedades; b) Las acciones para cobrar intereses, alquileres, arrendamientos o rentas; c) Las acciones de los empresarios, para cobrar el valor de las obras que ejecutaren por destajo; d) Las acciones para cobrar el uso de cualquier otro derecho sobre bienes muebles; y e) Las acciones derivadas de ventas al por mayor y al detalle a otros comerciantes o al consumidor directamente.”

Además, las Normas de Control Interno para el Sector Público en su apartado No. 4.4.5 indican:

”La exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la institución debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de activos tales como el mobiliario y equipo, los vehículos, los







suministros en bodega u otros, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes.”

Al Jefe de la Unidad de Contabilidad se le consultó sobre las posibles causas de la condición descrita en esta sección, manifestando8 que:

… “Con respecto a este tema de los cheques pendientes, no corresponde al suscrito brindar justificación alguna. Como usted conoce, en la práctica comercial, el cheque se entrega al proveedor, y a partir de ahí, la institución no tiene ningún tipo de control de cuándo el beneficiario cambie el cheque. Es lo que sucede en estos tres casos; tampoco existe una política financiera establecida a lo interno de la institución, que indique cómo proceder en estos casos” …

No obstante, lo anterior se debe indicar que se evidencia una falta de diligencia en la ejecución del Procedimiento para la Revisión de Conciliación Bancaria y la Política de prescripción de cheques, así como lo establecido en el Código de Comercio en relación a lo indicado en esta sección. La situación señalada genera incertidumbre sobre la gestión, ya que existen políticas internas definidas que regulan estos aspectos y que al no haberse puesto en práctica refleja debilitamiento del sistema de control interno en el manejo de las conciliaciones bancarias y la información suministrada y sus efectos en la presentación de los Estados Financieros. 2.4 Seguimiento y Revelación Inadecuadas de las Cuentas a Cobrar en Cobro Judicial. En relación a las Cuentas a Cobrar en Cobro Judicial, la Asesoría Legal suministró la información acerca del estado en que se encuentran los casos incluidos en dichas cuentas, adicionalmente se suministró copia de las resoluciones del juzgado. Con base en la información suministrada se determinó que existen casos que tienen resoluciones desde los años 2005, 2007, 2008, 2009, 2011 y 2012, no obstante, a la fecha de esta revisión esas cuentas aún permanecen en los Estados Financieros de la Institución como Cuentas a Cobrar en cobro judicial. La Asesoría Legal es la encargada del seguimiento de los casos ante las instancias judiciales, y por su parte la Unidad de Contabilidad de realizar los registros o ajustes contables cuando sea necesario para efectos de mantener la debida revelación y presentación a nivel de Estados Financieros por tal razón es importante que exista una coordinación y comunicación constante








entre ambas unidades cuando se tengan situaciones en la vía judicial y que estas puedan tener repercusiones económicas a nivel institucional. En el cuadro siguiente se presenta lo registrado en la cuenta de cobro judicial al mes de diciembre del 2018 con el detalle de los casos que de acuerdo con la información recopilada en la Asesoría Legal cuentan con algún tipo de resolución en los juzgados y el estatus de los que aún se encuentran pendientes:

Cuadro No. 2 Detalle de Cuentas a Cobrar en cobro Judicial

Diciembre 2018 Nombre Cédula No. De Expediente Monto Observaciones

Viajes al exterior Guillermo Ruiz 1-0420-0097 04-020763-170-ca ₡1,110,302.13 Caso según manifiesta Asesoría Legal fue archivado por el Juzgado por imposibilidad de localizar a la parte demandada, no obstante, no hay evidencia en el expediente que refiera lo señalado, de acuerdo a la Asesoría Legal se enviará un escrito al juzgado solicitando la reactivación del caso.

Pagares Agua (Guillermo Ruiz Castro)

1-0420-0097 04-020762-170-ca ₡5,754,505.57 Expediente fue eliminado por el Juzgado por presentar más de 11 años desde el último acto, según consta en documento del juzgado de fecha 27-05-2019.

Vapores del Pacífico 3102103671 03-14795-170-ca ₡44,536,318.30 De acuerdo con la información aportada por Asesoría Legal este caso según consta en oficio del juzgado indica que no se continuó porque el expediente fue devuelto a la Institución. En consulta realizada por esta Auditoría al Registro de la Propiedad la sociedad fue disuelta el 8/03/2017, y ante Ministerio de Hacienda se encuentra desinscrita desde el 27/12/2010

Agencia Aduanal Triple F 3101173151 07-000971-169-ca ₡437,652.50 Caso archivado por el Juzgado por no presentar en el tiempo una nueva dirección para notificar, acción caducó juzgado notifica 18/07/2012.







Erick Carvajal Granados 1-0693-0152 07-000973-163 ₡53,385.64 Caso archivado por el Juzgado acción caduco ya que no se presentó en tiempo una nueva dirección de notificación juzgado resuelve en fecha 24/01/2008.

Agencia Aduanal Aral 3101036570 07-000970-163-ca ₡665,813.41 Caso archivado por el Juzgado por no presentar en el tiempo una nueva dirección para notificar, acción caducó juzgado notifica 19/06/2008.

Cobro judicial LAICA 3007042036 04-20389-170-ca ₡5,878,537.41 Declarado sin lugar en el Juzgado Civil de Hacienda de Asuntos Sumarios por falta de derecho de parte de INCOP, en razón de que las facturas presentadas carecían de ejecutividad. 08/09/2011

Laica Exp-20389-CA 3007042036 04-20389-170-ca ₡9,848,116.98 Declarado sin lugar en el Juzgado Civil de Hacienda de Asuntos Sumarios por falta de derecho de parte de INCOP, en razón de que las facturas presentadas carecían de ejecutividad. 08/09/2011

Agencia Marítima, S.A 3102002712 07-000972-163-ca ₡1,215,453.60 Caso archivado por el Juzgado por no presentar en el tiempo una nueva dirección para notificar, acción caducó juzgado notifica 24/05/2008.

Asoc. Integral Paquera 10-000935-1012 ₡717,537.36 Asesoría Legal manifiesta que no cuenta con documentos o expediente de este caso a la fecha 21/05/2019, que irá al juzgado para solicitar una copia.

Consejo Nacional de Rehabilitación

₡169,654.00 Asesoría Legal manifiesta no tiene antecedentes sobre trámite de este caso.

Ana Cristina Araya

₡183,306.00 Asesoría Legal manifiesta no tiene antecedentes sobre trámite de este caso.

Subtotal casos en cobro judicial CLS

₡70,570,582.90

Naviera Costatun

3101726922 $430.60 En trámites en Asesoría Legal para presentación de demanda al Juzgado de Cobros de San José.

Fuente: Elaboración propia con información suministrada por la Unidad de Contabilidad y Asesoría Legal.

Dentro de los criterios atinentes a esta condición se encuentra, el Reglamento de Cobro Administrativo arreglos de pago en su artículo 12 Cuentas Incobrables, cita lo siguiente:

“La determinación de este apéndice deberá ser realizada por la Jefatura de la Unidad de Contabilidad, tomando en consideración las:







a) Cuentas para las cuales se ha gestionado el Cobro Judicial y se han declarado judicialmente prescritas o que no exista posibilidad de recuperación. b) Cuentas para las cuales no es posible reconstruir por ningún medio el Estado o Historial de Cuentas, ni depurar el pendiente por no poderse recuperar la información necesaria. c) Deberá proceder con el registro contable correspondiente conforme a la normativa técnica y legal que rige para esta materia.”

La Política Contable para la Estimación de Cuentas de Cobro Dudoso, indica al respecto lo siguiente:

“1.- Se deberá reconocer una pérdida por deterioro de las cuentas a cobrar cuando exista evidencia objetiva de que se ha incurrido en la misma o se presume su incobrabilidad, cuando los créditos sean medidos: al costo: el importe de la pérdida por deterioro del valor será la diferencia entre el importe en libros y la mejor estimación del menor valor que puede tener dicho crédito. El monto en libros del activo se reducirá mediante una cuenta regularizadora (provisión para incobrables). El importe de la pérdida se reconocerá en el resultado del período (incobrables) y no se podrá revertir.”

Las Normas de Control Interno para el Sector Público en su apartado 4.4.5 indican:

“La exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la institución debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de activos tales como el mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega u otros, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes.”

Al Jefe de la Unidad de Contabilidad se le consultó sobre las posibles causas de la condición señalada 9 manifestando que:

“Respecto a los casos de cobro judicial registrados actualmente en nuestros registros, y que datan de más de ocho años, a la fecha no hemos recibido de nuestra Asesoría Legal, ningún tipo de resolución que evidencie que los casos fueron resueltos o archivados…”








Al Asesor Legal se le consultó sobre las causas eventuales de la condición indicada, manifestando10 que:

“Esta Unidad ha mantenido a través del tiempo una comunicación fluida con los superiores, informado constantemente del resultado o gestión de los procesos judiciales en general, cierto es, que se ha transmitido lo que acontece de manera verbal...”

A pesar de lo señalado por la Unidad de Contabilidad y Asesoría Legal es evidente que no se utilizó un canal de comunicación adecuado que permitiera la coordinación y seguimiento oportuno de los casos en mención para su registro y posterior presentación de los Estados Financieros de la institución. La condición descrita en este informe ocasionó un deterioro de las cuentas a cobrar en cobro judicial ya que de acuerdo a los hechos observados podría ser incierta su recuperación para la Institución, y además de que se ha mantenido a lo largo de varios períodos información desactualizada en los registros contables y en los Estados Financieros de la Institución. 2.5 Obras en Proceso Registradas como Activos en Tránsito. En la cuenta de activos en tránsito a diciembre 2018 se determinó que en su gran mayoría los registros obedecieron a compras de equipo y mobiliario de fin de período 2018, sin embargo, dentro de esos movimientos se registraron pagos por la suma de ¢96.493.819,49 (noventa y seis millones cuatrocientos noventa y tres mil ochocientos diecinueve colones con 49/100) que correspondían a avances de obra por proyectos tales como Construcción de caseta de guardacabos del muelle de Puntarenas, y etapas varias del proyecto en el Balneario de Ojo de Agua.

10 Oficio CR-INCOP-AL-087







Cuadro No. 3 Activos en Transito

Diciembre 2018

ID Doc. Fecha mov Tipo movimiento Monto Fecha de

factura

50795 22/10/2018 - Compra de sillas ejecutivas 2,694,642.93 09/05/2018

115 12/12/2018 - Compra e instalación del sistema de paneles solares de los domos de video para el sistema de circuito cerrado de televisión del puerto de Puntarenas

2,481,480.00 06/12/2018

000003 17/12/2018 - Avance en los trabajos de Construcción de la I Etapa en proyecto para cumplimiento de la Ley 7600 en el Balneario Ojo de Agua

23,473,758.00 23/11/2018

000002 17/12/2018 - Avance en los trabajos de la Construcción de la I Etapa en el proyecto para el cumplimiento de la Ley 7600 en el Balneario Ojo de Agua

16,500,246.00 08/11/2018

46 26/12/2018 - Avance en los trabajos por construcción de la caseta de guardacabos del Muelle de Puntarenas

15,182,643.60 17/12/2018

51 26/12/2018 - Avance en los trabajos por construcción de caseta de guardacabos del Muelle de Puntarenas

16,320,510.50 19/12/2018

00036149 26/12/2018 - Compra de vehículo ForTuner 4 x 4 para uso en la Presidencia Ejecutiva del INCOP

37,000,000.00 21/12/2018

97546 26/12/2018 - Compra de servidor tipo torre 9,840,571.20 18/12/2018

000028 27/12/2018 - Construcción de la etapa 3, 4 y 5 del proyecto de cumplimiento con la Ley 7600 en el Balneario Ojo de Agua

25,016,661.39 27/12/2018

527 27/12/2018 - Compra de cámara fotográfica 4,034,891.00 20/12/2018

140 28/12/2018 - Compra e instalación de una cámara de video, unidad de potencia ininterrumpida (UPS) y switch (Conmutador) para el sistema de circuito cerrado de televisión de las instalaciones portuarias del Puerto de Puntarenas

488,710.00 27/12/2018

118 28/12/2018 - Compra de portátil y monitores 2,108,868.46 20/12/2018

Totales 155,142,983.08

Fuente: Elaboración propia con información suministrada del Auxiliar de Activos en Tránsito

La Unidad de Contabilidad es la responsable de la coordinación de todas las actividades relacionadas con el control de activos fijos del INCOP, así como de conciliar mensualmente los registros efectuados sobre las diversas cuentas que presentan los Estados Financieros. El objetivo del sistema de control interno es proporcionar seguridad de que los activos están salvaguardados contra cualquier pérdida despilfarro uso indebido irregularidad o acto ilegal y que las transacciones son ejecutadas de acuerdo con las normas y procedimientos







establecidos para el correspondiente registro presentación y valoración que permita la preparación de los estados financieros, de acuerdo con los criterios establecidos.

Posterior a las indagaciones de la Auditoría Interna sobre los registros señalados la Unidad de Contabilidad procedió en fecha 18 de marzo a reclasificar dichas partidas a la cuenta de Obras en Proceso. Según lo señalado se presenta en el siguiente cuadro detalle de registros a la cuenta de activos transitorios:

Cuadro No. 4 Reclasificación de Activos en Transito a Obras en Proceso

Marzo 2019 Doc. Fecha

mov.

Tipo movimiento Monto Fecha de

factura

Observaciones Registro en

auxiliar

activos

transitorios 000003 17/12/2018 - Avance en los trabajos de

Constr4ucción de la I Etapa en proyecto para cumplimiento de la Ley 7600 en el Balneario Ojo de Agua

23,473,758.00 23/11/2018 Nota recibido conforme el 11/12/2018.

Obra en Proceso

000002 17/12/2018 - Avance en los trabajos de la Construcción de la I Etapa en el proyecto para el cumplimiento de la Ley 7600 en el Balneario Ojo de Agua


Obra en Proceso

46 26/12/2018 - Avance en los trabajos por construcción de la caseta de guardacabos del Muelle de Puntarenas


Obra en Proceso

51 26/12/2018 - Avance en los trabajos por construcción de caseta de guardacabos del Muelle de Puntarenas


Obra en Proceso

000028 27/12/2018 - Construcción de la etapa 3, 4 y 5 del proyecto de cumplimiento con la Ley 7600 en el Balneario Ojo de Agua

25,016,661.39 27/12/2018 Nota recibido conforme del 27/12/2018.

Obra en Proceso

Totales 96,493,819.49

Fuente: Elaboración propia con información suministrada por la Unidad de Contabilidad.







Se logra determinar dentro de los elementos atinentes a este procedimiento, se encuentran el Procedimiento para el Registro Contable de Construcciones y Obras en Proceso, que en su artículo 23 indica que para el caso de ampliaciones será de acuerdo con la Directriz CN-002-2010 punto No.6 Registro Contable de las Construcciones en Proceso:

…"Una vez iniciada la construcción o remodelación de la infraestructura se utilizará la cuenta “Construcciones en proceso”, cuenta de activo, donde se registran todas las transacciones que se relacionen con la obra que está en proceso; al concluirse la obra esta cuenta debe ser reversada contra la cuenta del activo terminado y a su vez se registra el activo respectivo” ...

Se realizó las consultas de las posibles causas de la condición aquí descrita al Jefe de la Unidad de Contabilidad señalando11 que:

…“Con respecto a dicha cuenta, nuestra unidad no tiene control alguno sobre el comportamiento de los proyectos en proceso de desarrollo, que el aspecto que permite la variación en los saldos mes a mes según se paguen avances en las obras.”…

Ante la condición desarrollada en este apartado se evidencia un registro contable en una cuenta que no corresponde a la naturaleza de la transacción, en apariencia a falta de una instrucción precisa para registro contable relacionado con este tipo de transacciones conforme lo establece las regulaciones internas. La situación anterior ocasiona que no se vea reflejado en las cuentas respectivas los pagos correspondientes a las obras en ejecución y de trazabilidad de los costos propios de cada proyecto y su capitalización futura.

III.- CONCLUSIONES Un control adecuado de Activos Fijos es imprescindible; no solo por el hecho de cumplimiento de regulaciones internas y externas en aras del fortalecimiento del sistema de control interno, sino que los mismos representan una inversión significativa dentro de los Estados Financieros y los efectos sobre éstos, además son utilizados para la prestación de los servicios que brinda la institución en el cumplimiento de sus funciones en procura de alcanzar los objetivos de corto, mediano y largo plazo.








Es importante que la Unidad de Tesorería siendo la encargada de administrar y custodiar los recursos económicos y financieros de la institución y dadas sus múltiples actividades mantenga en custodia única y exclusivamente solo documentos que se encuentran vigentes y debidamente autorizados por la institución. En cuanto al tema de conciliaciones bancarias, el objetivo de la conciliación bancaria es verificar que todos los registros contables relacionados con el efectivo están correctamente reflejados en el saldo bancario y que no se han efectuado transacciones erróneas o dudosas, mediante este procedimiento el funcionario puede determinar inconsistencias y tomar las acciones procedentes para la corrección dentro del mes de la revisión para su debida presentación a nivel de Estados Financieros. Con respecto a las Cuentas por Cobrar en Cobro Judicial se determinaron debilidades de control, coordinación y comunicación entre la Asesoría Legal y la Unidad de Contabilidad que no permitieron contar de forma oportuna con los insumos necesarios para que se pudieran realizar los ajustes contables correspondientes de dichas cuentas que en apariencia contaban con resolución judicial. No obstante, lo anterior en la nota No. 8 de los Estados Financieros se visualiza la cuenta estimación para cuentas incobrables misma que se encuentra fuera del alcance de este estudio. En relación a los registros contables por pagos de avances de obra realizados en la cuenta transitoria cabe indicar que por efecto de trazabilidad de los costos propios de cada proyecto y su capitalización futura todas las erogaciones deben ser registradas en la cuenta que refleje la naturaleza de la transacción hasta el finiquito de cada proyecto. IV.- RECOMENDACIONES Con el propósito de coadyuvar en el fortalecimiento del Sistema de Control Interno de las áreas de oportunidad identificadas, se emiten las recomendaciones, por lo tanto, se estima pertinente que se giren las instrucciones oportunas. La Auditoría Interna se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implantación de las recomendaciones emitidas. 4.1.- Al señor Mario Gonzalez Amador, Gerente General del INCOP o quien ocupe su cargo 4.1.1. Instruir a los (as) responsables de las instancias pertinentes para que se establezcan las acciones necesarias, oportuna y efectivas para la implantación de las recomendaciones de este informe, de acuerdo con lo que establece la norma 206.02 de las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, a más tardar el 15 de julio del 2019.







4.2.- A la señora Daxia Vargas Masís, Directora Administrativa Financiera del INCOP o a quien ocupe su cargo 4.2.1. Realizar las acciones necesarias de acuerdo a sus competencias para que se finalice con las actividades pendientes producto de la toma física de activos fijos realizado en diciembre 2018 de conformidad con la normativa interna que regula esta actividad. Para lo cual se concede un plazo para su implementación al 31 de agosto del 2019. 4.3.- Al señor Marvin Calero Álvarez, Jefe de Contabilidad del INCOP o a quien ocupe su cargo 4.3.1. Revisar y depurar la conciliación bancaria según los lineamientos establecidos en el Procedimiento para la revisión de Conciliación Bancaria, la Política de la prescripción de cheques, así como lo que establece en esta materia el Código de Comercio. Para lo cual se concede un plazo para su implementación al 31 de julio del 2019. 4.3.2. Coordinar con la Unidad de Tecnologías de Información para que tomen las medidas necesarias con el fin de que se corrija el Sistema de Conciliación Bancaria relacionado con la generación de la conciliación de la cuenta inactiva. Para lo cual se concede un plazo para su implementación al 31 de agosto del 2019. 4.3.3. Coordinar con la Asesoría Legal del INCOP y tomar las acciones de conformidad con los lineamientos y marco normativo para depurar en los casos que corresponda las cuentas por cobrar en cobro judicial; además que se revisen los casos de los registros consignados en dicha cuenta sobre los cuales la Asesoría Legal indica no tener antecedentes registrados, esto a más tardar al 31 de agosto 2019. 4.3.4. Girar la instrucción al personal de la Unidad de Contabilidad para que en el futuro registren los avances de obras en la cuenta que se ha definido para los efectos con el fin de tener una trazabilidad de los costos propios de cada proyecto y que permita su capitalización futura, de acuerdo con lo establecido en las regulaciones internas y externas. Para cual se concede un plazo al 31 de julio de 2019. 4.4.- A la señora Luisa Tijerino Sánchez, Jefa Unidad de Tesorería del INCOP o quien ocupe su puesto 4.4.1. Realizar las acciones necesarias para que se disponga de los formularios de cheques en blanco en custodia de las cuentas bancarias que se encuentran inactivas o cerradas, teniendo la previsión de documentar lo actuado. Para lo cual se concede un plazo para su implementación al 30 de agosto del 2019.







4.5.-Al señor Marco Aurelio Zúñiga Ángulo, Asesor Legal del INCOP o quien ocupe su puesto 4.5.1. Revisar, modificar e instruir sobre el Procedimiento para la Gestión, Atención y Seguimiento de los casos en proceso de Cobro Judicial con la finalidad de que se tomen las acciones oportunas y efectivas según los casos que sean tramitados por la Asesoría Legal. Para la cual se concede un plazo para su implementación al 31 de julio de 2019. 4.5.2. Revisar cada uno de los casos de las cuentas por cobrar en cobro judicial y valorar una posible solicitud ante el juzgado para la reactivación de los mismos y comunicar a la Unidad de Contabilidad con el fin de que realicen los registros contables que correspondan. Para la cual se concede un plazo para su implementación al 31 de agosto de 2019. 4.5.3. Establecer e implementar en coordinación con la Unidad de Contabilidad un mecanismo para que de forma periódica se le brinde información sobre el estado de los casos que se tramitan en las instancias judiciales en las que figura el INCOP, con el fin de que se registre contablemente lo correspondiente. Para la cual se concede un plazo para su implementación al 30 de setiembre de 2019. Atentamente, Licda. Kembli González Mora Lic. William Peraza Contreras Auditor Encargado Auditor Interno a.i.







ANEXO 1

Detalle Activos no localizados de acuerdo a la toma física realizada por la Unidad de Contabilidad a diciembre 2018

Unidad de Tecnologías de Información:

Placa Activo Descripción F. Ingreso Responsable Estado Ubicado V. Libros

606 000000000000024 MESA P/IMPRESORA 31/10/1991 Miguel Ramirez Villegas

Activo No 822.07

7114 000000000000197 PROYECTOR 01/07/2008 Miguel Ramirez Villegas

Depreciado No 40,906.79

8024 000000000000198 COMPUTADORA PORTATIL

18/12/2008 Miguel Ramirez Villegas

Activo No 90,278.00

7082 000000000000715 PEDESTAL PARA MONITOR Y CPU






7095 000000000000729 ACCESORIA PARA MONITOR



8020 000000000000739 SERVIDOR RACK 18/12/2008 Miguel Ramirez Villegas


7110 000000000000799 CPU 18/12/2007 Miguel Ramirez Villegas


6680 000000000000831 ESCANNER 09/12/2006 Miguel Ramirez Villegas

Activo No 52,691.35

7157 000000000000877 UNIDAD DE RESPALDO 18/12/2007 Miguel Ramirez Villegas


7178 000000000000880 FUENTES DE PODER UPS



7191 000000000000895 FUENTES DE PODER UPS



8032 000000000000937 UPS 09/02/2009 Miguel Ramirez Villegas








6385 000000000000956 IMPRESORA DE TINTA DE INYECCION HP



7794 000000000001003 IMPRESORA DE INYECCION DE TINTA



8003 000000000001009 IMPRESORA LASER 21/11/2008 Miguel Ramirez Villegas


6646 000000000001039 SERVIDOR 24/11/2005 Miguel Ramirez Villegas


7109 000000000001070 MONITOR 17"" 18/12/2007 Miguel Ramirez Villegas


7140 000000000001075 MONITOR 17"" 18/12/2007 Depreciado No 15,737.42

7231 000000000001099 ROUTER LINKSYS WIRELESS-G



7021 000000000001105 SERVIDOR DE APLICACIONES


Activo No 537,209.62





6206 000000000001123 MICRO-COMPUTADORA PORTATIL



6669 000000000001128 MICROCOMPUTADORES PORTATILES



8629 000000000001131 MICROCOMPUTADORAS PORTATILES





Activo No 83,678.58







6370 000000000001363 ENLACE INALAMBRICO 15/04/2005 Miguel Ramirez Villegas


4975 000000000001749 UPS FUENTE DE PODER 31/07/2000 Miguel Ramirez Villegas

Activo No 14,426.98

6395 000000000001940 CAMARA FIJA 3.5 MM 15/04/2005 Miguel Ramirez Villegas








6401 000000000001952 CAMARA FIJA 5 MM 15/04/2005 Miguel Ramirez Villegas


6402 000000000001953 CAMARA FIJA 5 MM 15/04/2005 Miguel Ramirez Villegas


7802 000000000002420 ARMARIO PARA PAPELERA 2 PUERTAS



8086 000000000003025 UNIDAD DE RESPALDO 01/08/2009 Miguel Ramirez Villegas


8087 000000000003026 SWITCH 01/08/2009 Miguel Ramirez Villegas

Activo No 43,311.56

8089 000000000003028 PATCH PANEL CAT6 24 PUERTOS


Activo No 8,232.78

8107 000000000003046 KVM SWITCH 8 PUERTOS


Activo No 89,486.68

8235 000000000003096 IMPRESORA MULTIFUNCIONAL



8237 000000000003098 IMPRESORA INYECCION 01/10/2009 Miguel Ramirez Villegas


8262 000000000003130 RACK PARA EQUIPO DE COMUNICACION



8300 000000000003154 PLANTA DIESEL ELECTRICA


Activo No 5,684,934.52

3165 000000000003165 DISCO DURO EXTERNO 01/12/2009 Miguel Ramirez Villegas

Activo No 7,256.64

6336 000000000003255 MONITOR 01/12/2009 Miguel Ramirez Villegas


8332 000000000003277 ARCHIVADOR LATERAL DE 2 GAVETAS


Activo No 45,218.51

8042 000000000003484 IMPRESORA 01/02/2010 Miguel Ramirez Villegas

Activo No 57,199.89

8043 000000000003486 UPS 01/02/2010 Miguel Ramirez Villegas

Activo No 12,814.43


Activo No 61,065.71


Activo No 17,539.39

8051 000000000003489 LAPTOP 01/02/2010 Miguel Ramirez Villegas















Activo No 43,311.56

8769 000000000003500 FIREWALL ASA 01/02/2010 Miguel Ramirez Villegas


8804 000000000003596 SISTEMA DE DETECCION Y SUSPENCION DE INCENDIOS


Activo No 3,523,548.53

8815 000000000003617 SISTEMA DE CONTROL DE ACCESO



8816 000000000003618 SISTEMA DE CONTROL DE ACCESO



8827 000000000003627 EXTINTOR 01/07/2010 Miguel Ramirez Villegas

Activo No 80,957.44


Activo No 80,957.44


Activo No 80,957.44


Activo No 95,536.07

8916 000000000003751 PEDESTAL DE MONITOR Y CPU (TODO EN UNO)


Activo No 3,734.42

8972 000000000003798 ESTANTE CON 5 APOSENTOS


Activo No 32,048.52

8968 000000000003801 MUEBLE AEREO 01/12/2010 Miguel Ramirez Villegas

Activo No 18,160.80


Activo No 18,160.80


Activo No 18,160.80

9059 000000000003908 TELEFONO 21/12/2010 Miguel Ramirez Villegas

Activo No 46,791.14

9011 000000000003952 TELEFONO 21/12/2010 Miguel Ramirez Villegas








9097 000000000004039 ACCES POINT 01/05/2011 Miguel Ramirez Villegas


9098 000000000004040 ACCES POINT 01/05/2011 Miguel Ramirez Villegas


9071 000000000004059 Servidor HP, Proliant DL360 G6 Base-Server-rack-mountable


Activo No 1,397,592.91





9202 000000000004171 QUEMADOR DE CD-ROOM




Activo No 54,517.71


Activo No 8,608.06





Activo No 54,517.71




9233 000000000004207 SWITCH DE ACCESO 01/01/2012 Miguel Ramirez Villegas


9236 000000000004209 SWITCH DE ACCESO 01/01/2012 Miguel Ramirez Villegas


9232 000000000004210 SWITCH DE CORE 01/01/2012 Miguel Ramirez Villegas


9240 000000000004215 KVM CONSOLE SWITCHER DE 8 PUERTOS


Activo No 69,151.40

9263 000000000004500 INSTALACION DE CABLEADO ESTRUCTURADO EN COBRE Y FIBRA OPTICA











9289 000000000004584 SERVIDORES 26/12/2013 Miguel Ramirez Villegas

Activo No 2,300,627.32


Activo No 2,867,071.42

1E+08 000000000004641 SOFTWARE WEB TRAN 01/09/2014 Miguel Ramirez Villegas

Activo No 28,103,908.75



9379 000000000004756 monitor 01/05/2015 Miguel Ramirez Villegas

Activo No 33,297.38

9383 000000000004760 PROYECTOR MULTIMEDIA



9438 000000000004808 EQUIPO CIRCUITO CERRADO DE VIGILANCIA


Activo No 1,280,595.40




Activo No 28,310.26



9448 000000000004959 PUNTO DE ACCESO 01/06/2016 Miguel Ramirez Villegas


9449 000000000004960 ACCESS POINT 01/06/2016 Miguel Ramirez Villegas


9450 000000000004961 ACCESS POINT 01/06/2016 Miguel Ramirez Villegas


1E+15 000000000004962 GARANTIAS SWITCH Y ACCESS POINT



9452 000000000004972 CONTROLADOR CISCO 08/09/2016 Miguel Ramirez Villegas







Activo No 1,195,417.06











9490 000000000005083 SWITCH 13/12/2016 Activo No 2,564,172.96

9531 000000000005210 SERVIDORES SERIE 7C5NHL2


Activo No 1,340,811.32


Activo No 2,215,505.15


Activo No 3,563,364.30

TOTAL 70,924,498.85


Gerencia:

Activo Placa Descripción F. Ingreso Responsable Estado Ubicado Valor Libros

167 950 PERFORADORA TRABAJO PESADO

31/07/1992 Mario Antonio Gonzalez Amador

Activo No 2,995.6

603 7961 COFEE MARKER 29/10/2008 Mario Antonio Gonzalez Amador

Activo No 2,250.0

2428 8014 ARCHIVO TIPO LEGAL 19/12/2008 Mario Antonio Gonzalez Amador

Activo No 15,594.0

3420 8479 BIBLIOTECA ALTA DE 4 PUERTAS

01/01/2010 Mario Antonio Gonzalez Amador

Activo No 63,429.8

5100 9484 IMPRESORAS 27/12/2016 Mario Antonio Gonzalez Amador

Activo No 157,708.0

TOTAL 241,977.4


Presidencia San José:

Activo Placa Descripción F. Ingreso Responsable Estado Ubicado V. Libros

443 6066 SILLA DE ESPERA 23/01/2006 Juan Ramón Rivera Rodríguez














2624 5358 TELEFONO CENTRAL 31/08/1997 Juan Ramón Rivera Rodríguez

Activo No 1,643.61

3167 7878 SILLA DE MADERA CON RESPALDAR DE REJILLAS

01/12/2009 Juan Ramón Rivera Rodríguez


3168 2328 SILLA DE MADERA CON RESPALDAR DE REJILLAS

01/12/2009 Juan Ramón Rivera Rodríguez


4100 9140 FUENTE DE PODER 26/09/2011 Roger Humberto Ríos Duarte


4137 9170 FUENTE DE PODER 08/12/2011 Juan Ramón Rivera Rodríguez


TOTAL

27,450.75


Capital Humano:



16/10/2009 Luisa Vanessa Kayen Rojas


TOTAL 99,099.50


Casa de la Loma:


38 5530 MESA PLEGABLE DE MADERA

07/04/2001 (275) Ilianette Canessa Alfaro


77 5733 MESA 02/02/2002 (312) Marilú Ramirez Novoa


82 7062 MESA DE MADERA 02/02/2002 (312) Marilú Ramirez Novoa








96 4870 MESA DE REUNIONES CAFE

01/08/2001 (312) Marilú Ramirez Novoa


636 3611 LICUADORA 31/05/1998 (275) Ilianette Canessa Alfaro


689 5729 SILLA DE MADERA 02/02/2002 (312) Marilú Ramirez Novoa




1635 5754 AIRE ACONDICIONADO TIPO MINI SPLIT

02/11/2002 (275) Ilianette Canessa Alfaro


2449 7043 BANCA DE MADERA 02/02/2002 (275) Ilianette Canessa Alfaro


TOTAL 130,343.43


Concesionaria:


1887 6935 PERCIANAS 08/08/2001 (250) Marvin Sibaja Vanderlucht


1888 6936 PERCIANAS 08/08/2001 (250) Marvin Sibaja Vanderlucht


1889 6958 PERSIANAS 08/08/2001 (250) Marvin Sibaja Vanderlucht












1986 6316 MAQUINA PARA SOLDAR CON MOTOR

30/04/1993 (250) Marvin Sibaja Vanderlucht


1991 7828 MAQUINA DESARMADORA DE LLANTAS

31/03/1995 (250) Marvin Sibaja Vanderlucht


TOTAL 471,175.44








Junta Promotora.


107 10 MESA PARA COMPUTO 30/06/1994 (312) Marilú Ramirez Novoa

Activo No 1,652.10

554 7806 ESCRITORIO DE 6 GAVETAS 17/07/2008 (312) Marilú Ramirez Novoa


2116 7061 ESCALERA 10/08/2004 (312) Marilú Ramirez Novoa


2395 4780 ARCHIVADOR METALICO 30/06/1988 (312) Marilú Ramirez Novoa

Activo No 1,129.70

2778 1072 ESCRITORIO PRESIDENTE 2000

30/06/1994 (312) Marilú Ramirez Novoa

Activo No 8,656.40

2782 6379 ESCRITORIO DE METAL 06/01/2005 (312) Marilú Ramirez Novoa


3238 778 REFRIGERADORA 30/11/1990 (312) Marilú Ramirez Novoa


3241 3594 PLANCHA 30/08/2008 (312) Marilú Ramirez Novoa




3744 8909 TELEFONO CELULAR 15/10/2010 (312) Marilú Ramirez Novoa

Activo No 41,277.50

5093 9500 OBRA DE ARTE 01/12/2016 (312) Marilú Ramirez Novoa

Activo No 2,253,006.50

5094 9501 OBRA DE ARTE 01/12/2016 (312) Marilú Ramirez Novoa

Activo No 2,253,006.50

5095 9502 OBRAS DE ARTE 01/12/2016 (312) Marilú Ramirez Novoa

Activo No 2,253,006.50

5144 9513 LAPTOP 30/06/2017 (312) Marilú Ramirez Novoa


TOTAL 7,629,305.43








Secretaria de Fiscalización:


3645 8847 LAPTOP 11/08/2010 (0028) Luis Antonio Rojas Víquez

Activo No 51,503.45

4559 9282 LAPTOP 27/08/2013 (0078) Miguel Ramirez Villegas






4804 9400 BRAZO PARA MONITOR Y TECLADO, MONITOR PLANO

09/11/2015 (0028) Luis Antonio Rojas Víquez

Activo No 89,520.52

4865 9423 TABLETA DE PANTALLA TACTIL

29/02/2016 (0028) Luis Antonio Rojas Víquez


TOTAL 1,350,476.22

TOTAL, GENERAL SEGÚN VALOR EN LIBROS ¢80,874,327.03




auditorÍa interna instituto costarricense de puertos del pacÍfico informe de auditorÍa financiera...

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