AUDITORIA DE ESTADOS CONTABLES

INTRODUCCIÓN

Según el artículo 9 de la Ley 42 de 1993, para el ejercicio del control fiscal se pueden aplicar sistemas de control como: el financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la evaluación de Control Interno.

A continuación se describen aspectos relacionados básicamente con el control financiero, definido éste como el examen que se realiza, con base en las normas de auditoria de aceptación general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que lo originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General (Art. 10 Ley 42/93).

1. ASPECTOS GENERALES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA

1.1. MARCO CONCEPTUAL Y JURÍDICO DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA

Los cambios introducidos en la Constitución Política Colombiana en materia de descentralización política, administrativa y fiscal, en materia de planeación, así como la creciente actividad del sector público, han creado la necesidad de buscar mecanismos e instrumentos que permitan ejercer el control y desarrollar sistemas de información que redunden en la toma de decisiones acertadas en la administración publica, todos encaminados a la obtención de la eficiencia y la eficacia, y de esta manera contribuir a la erradicación del flagelo de la corrupción administrativa.

Uno de los sistemas de información básicos para la planeación, el control y la toma de decisiones, es sin lugar a dudas el Sistema de Información Contable Público.

La Contabilidad Pública como una aplicación especializada de la contabilidad, es ante todo, un sistema de información, que procesa datos económicos, sociales, ambientales y financieros de los entes públicos, con el fin de revelar a

través de estados contables e informes, la naturaleza y características de sus movimientos o flujos resultantes de cambios en los montos acumulados de obligaciones y derechos que poseen y administran los entes públicos durante un horizonte temporal determinado.

Peter Drucker, considera que el resultado del proceso contable es, sin lugar a dudas, información básica para tomar decisiones; es innegable la bondad de la contabilidad para las entidades que tienen la responsabilidad de administrar los recursos públicos.

La propuesta de unificar la contabilidad pública del país, en un solo Plan Contable, se pudo cristalizar casi dos siglos después, gracias a la Constitución Política de 1991 y su posterior desarrollo en la Ley 298 del 23 de Junio de 1996, como se observa a continuación.

El artículo 354 de la Constitución Política crea la figura de Contador General con las funciones especificas de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el balance general y determinar las normas contables que deben regir en el país conforme a la ley.

En desarrollo del mencionado artículo, el 23 de julio de 1996 se expide la Ley 298, que crea la Contaduría General de la Nación como Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con personería jurídica, autonomía presupuestal, técnica, administrativa y regímenes especiales en materia de administración de personal, nomenclatura, clasificación, salarios y prestaciones.

Dicha Ley fija los requisitos y funciones del Contador General de la Nación, las funciones de la Contaduría General de la Nación -CGN-, estructura orgánica, la obligación de las entidades públicas de reestructurar las áreas financieras y contables, se definen conceptos especiales, y se dictan disposiciones en materia presupuestal y organización interna.

Desde su creación, la Contaduría General de la Nación ha venido produciendo instrumentos valiosos para la estructuración de un Sistema Nacional de Contabilidad Pública, entre ellos es preciso citar el Plan General de Contabilidad Pública – PGCP, como un documento de óptima calidad conceptual, soportado en postulados, objetivos, características, requisitos, principios, normas técnicas y procedimentales, que ayuda a los diferentes usuarios en la solución de las necesidades relacionadas con el tema de la contabilidad pública en Colombia.

El mencionado Plan constituye el documento básico para la estructuración ordenada, coherente y comprensible de la situación financiera, económica y social y los resultados de las operaciones de los entes públicos del país.

El PGCP sigue constituyéndose en uno de los pilares de la modernización de la administración financiera pública, teniendo en cuenta que debe ser consideradoelemento fundamental en el diseño e implementación de un sistema integrado de información financiera que garantice la confiabilidad y oportunidad de las decisiones, la evaluación efectiva de los programas públicos y los procesos de planeación estatal.

El 21 de Noviembre de 1995 se entregó el Primer Plan General de Contabilidad Pública, el cual se convirtió en el referente para todas las entidades públicas; el mencionado Plan fue adoptado mediante la Resolución 4444 del 21 de noviembre de 1995.

Posteriormente en el año 2000 el Contador General de la Nación adoptó mediante Resolución 400 de diciembre 1 de 2000 el nuevo Plan General de Contabilidad Pública (PGCP), compuesto por el Marco Conceptual, el Modelo Instrumental y el Manual de Procedimientos, el cual debe ser aplicado por todos los organismos y entidades de las ramas del poder público, en sus diferentes niveles y sectores, los órganos autónomos e independientes como los de control y electorales, los organismos creados por la Constitución y la ley que tienen régimen especial, los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios, las empresas sociales del Estado, el Banco de la República, los fondos de origen presupuestal y las sociedades de economía mixta, asociaciones o fondos, de creación directa o indirecta, donde la participación estatal sea del 50% o más de su capital o, el Estado a través de sus diferentes entidades u organismos, ejerza influencia dominante o significativa en su dirección o toma de decisiones. Por las personas jurídicas o naturales que administren o manejen, de manera temporal o permanente, recursos públicos, en lo relacionado con estos, como los fondos de fomento, las cámaras de comercio, las cajas de compensación familiar, entre otros.

Ultimo plan: En esta nueva versión del PGCP se compila los aspectos normativos desarrollados y actualizados hasta el 31 de enero de 2005, y se incorpora las modificaciones al modelo instrumental en cuanto a la estructura del Catálogo General de Cuentas – CGC, y al manual de procedimientos. Lo anterior en respuesta a la dinámica normativa que involucra las diferentes actividades que se llevan a cabo con el manejo o administración de los

recursos públicos y que asume la CGN como una de sus principales actividades misionales.

1.2. POSTULADOS DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA

Los supuestos básicos en que descansa el Sistema Nacional de la Contabilidad Pública - SNCP aparecen en forma de postulados, entendidos como enunciados primarios basados en el entorno y contrastables con el mismo, que se introducen en el razonamiento como punto de partida y que soportan el desarrollo conceptual de los principios, reglas y procedimientos.

Según el Plan General de Contabilidad Pública, se determinan dos postulados como son. Postulado de confiabilidad y postulado de utilidad social.

Postulado de confiabilidad

Considerando que los usuarios requieren información contable razonable que soporte sus decisiones, el postulado de confiabilidad se enuncia de la siguiente manera: La información contable pública busca revelar con razonabilidad, los hechos financieros, económicos y sociales de los entes públicos, garantizando que ésta no privilegia a usuarios específicos.

Postulado de utilidad social

Considerando que la información contable debe coadyuvar a generar un impacto positivo en la sociedad, el postulado de utilidad social se enuncia de la siguiente forma: La información contable pretende que, mediante su adecuada utilización, se empleen en forma transparente los recursos públicos en procura del beneficio colectivo.

1.3. OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA

Los objetivos de la Contabilidad Pública constituyen los resultados esperados del SNCP, los cuales pueden clasificarse atendiendo los fines que persiguen los usuarios de acuerdo con criterios de gestión, control, cultura, análisis y divulgación.

De gestión

A nivel institucional: Permitir a los diferentes responsables, tomar decisiones tendientes a optimizar el manejo de los recursos y lograr un impacto social positivo.

A nivel consolidado: Permitir la adopción de políticas para el manejo eficiente del gasto, público, orientado al cumplimiento de los fines y objetivos del Estado.

De control

A nivel institucional: Facilitar el control interno y externo de la gestión pública, para que los recursos se utilicen en forma transparente, eficiente y eficaz.

A nivel consolidado: Facilitar el seguimiento de comportamientos agregados, como entrada principal de otros sistemas estadísticos, con el fin de evaluar el resultado de las políticas macroeconómicas.

De cultura ciudadana

Conocer, por parte de la sociedad, los resultados de la gestión pública, con el fin de generar conciencia ciudadana y sentido de pertenencia en el manejo de los recursos públicos.

De análisis y divulgación

Posibilitar el desarrollo de estudios e investigaciones conforme a los requerimientos de los usuarios.

1.4. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD PÚBLICA

Reconocimiento

Los hechos financieros, económicos y sociales se reconocerán en función de los eventos y transacciones que los generan, empleando técnicas cuantitativas o cualitativas.

Por regla general, los hechos susceptibles de ser cuantificados monetariamente se valuarán al costo histórico, sin detrimento de criterios técnicos alternativos que se requieran en operaciones especiales, los cuales podrán ser objeto de actualización.

Para hechos no susceptibles de ser cuantificados monetariamente, se empleará lo estipulado por normas técnicas específicas.

Causación

Los hechos financieros, económicos y sociales deben registrarse en el momento en que sucedan, independientemente del instante en que se produzca la corriente de efectivo que se deriva de éstos.

El registro se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del período.

Registro

Los hechos deben contabilizarse mediante procedimientos técnicos adecuados a la organización de la entidad, observando las etapas del proceso contable relativas a la identificación y clasificación, con sujeción a las técnicas de valuación que permitan el debido reconocimiento, garantizando la confiabilidad y utilidad social de la información.Revelación

Los estados contables deben contener la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos; permitir a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de planes, programas y proyectos del ente público.

Gestión continuada

Se presume que la actividad del ente público se extiende por tiempo indefinido; por tanto la aplicación de esta norma no está encaminada a determinar su valor de liquidación.

La presunción de continuidad tiene como propósito establecer el valor que refleje la capacidad del ente para continuar en funcionamiento; si por circunstancias exógenas o endógenas se producen situaciones de fusión, liquidación, escisión o transformación de un ente público, se observarán las normas y procedimientos aplicables para tal efecto.

Esencia sobre forma

La esencia financiera económica y social de los hechos debe primar sobre el requisito de forma o instrumental, al momento del reconocimiento de los eventos y transacciones que los generan, respecto de los cuales se presume la debida observancia de las realidades jurídicas y presupuestales que rigen al ente público.

Prudencia

En relación con los ingresos, deben contabilizarse únicamente los realizados durante el período contable y no los potenciales o sometidos a condición alguna. Igualmente y con referencia a los gastos deben contabilizarse no sólo los realizados, sino también aquellos potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir, aquellos que supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales, cuyo origen se determine en el período actual o en períodos anteriores.

Cuando existan diferentes posibilidades para reconocer y revelar de manera confiable y verificable un hecho, éstas se informarán en notas a los estados contables, donde se justificará la opción escogida y cuantificarán los procedimientos alternativos, con el posible impacto económico, financiero y social en los mismos, de haber optado por uno de éstos y no por la opción elegida.

No compensación

En ningún caso deben compensarse las partidas de activos y pasivos del balance, ni las de gastos e ingresos que integran el estado de actividad, ni los gastos e ingresos correspondientes a la programación y ejecución presupuestal.

Asociación de ingresos, costos y gastos

Los flujos monetarios que representen ingresos, costos y gastos deben estar adecuadamente asociados en el período contable. Cuando por circunstancias especiales deban registrarse partidas de períodos anteriores que influyan en los resultados, se revelará en notas a los estados contables, la información relativa a la cuantía y origen de los mismos.

Hechos posteriores al cierre

Las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de cierre y antes de la emisión de los estados contables, que por su importancia suministren evidencia adicional sobre condiciones existentes antes de dicha fecha, deben registrarse en el mismo período.

Período contable

Corresponde al tiempo máximo que regularmente el ente público debe medir los resultados de sus operaciones financieras, económicas y sociales, de

ejecución presupuestal, y el cumplimiento de las metas de su programación de actividades, efectuando los ajustes y el cierre.

Normalmente, el período contable va del 1º de enero al 31 de diciembre, al final del cual, se debe realizar el proceso de cierre. No obstante, se podrán solicitar estados contables intermedios e informes complementarios, de acuerdo con las necesidades o requerimientos de autoridades competentes, sin que esto signifique necesariamente la ejecución de un cierre.

ConceptualAdicionalmente, podrán solicitarse estados contables e informes complementarios públicos por períodos superiores a un año, para revelar el estado de avance de los planes de desarrollo.

1.5. INFORMACIÓN FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL

Los estados contables son considerados aquellos que preparan los entes públicos al cierre de un período, en desarrollo de políticas sobre información institucional, con el fin de proporcionar la relacionada con la situación financiera, económica y social del ente público, los resultados y la generación de flujos de fondos. Dentro de estos se tienen:

Balance general. Presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera, económica y social de un ente público, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio. En su elaboración los elementos de activo y pasivo deben clasificarse en corriente y no corriente.

Estado de actividad financiera, económica y social. Señala la actividad financiera, económica y social del ente público y revela el flujo de recursos percibidos y consumidos en cumplimiento de su función administrativa o cometido estatal, expresado en términos monetarios, durante un período determinado.

Estado de cambios en el patrimonio. Presenta en forma detallada y clasificada las variaciones que se generan, de un ejercicio contable a otro, en las cuentas del Patrimonio.

Estado de flujos de efectivo. Revela los fondos provistos y utilizados por los entes públicos en desarrollo de actividades operativas, de inversión y financiación. Permite evaluar a partir del origen y aplicación del efectivo en un período, la capacidad del ente público para generar

flujos futuros de fondos, determinando sus necesidades de financiamiento interno y externo, para cumplir con sus obligaciones.

Informe de Control Interno Contable debe incluir los aspectos relacionados con el control interno contable de la entidad como resultado de las evaluaciones internas realizadas según lo previsto en las normas vigentes.

la Ley 716 de 2001 obligó a los entes del sector público a adelantar las gestiones administrativas necesarias para depurar la información contable, de manera que en sus estados contables se revele en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial, y asignó a la CGN la responsabilidad de establecer los procedimientos para el registro contable de las operaciones que se deriven de la aplicación de esta ley.

2. AUDITORIA DE ESTADOS CONTABLES

2.1. DEFINICIÓN Y ALCANCE

La Auditoria a los estados contables ó control financiero es el examen objetivo, sistemático, profesional e independiente, efectuado con posterioridad a las operaciones y de conformidad con las normas de auditoria gubernamentales, con el fin de evaluar, verificar y comprobar las transacciones, que han dado lugar a los estados contables para emitir una opinión respecto a si presentan razonablemente la situación financiera del sujeto de control, los resultados de sus operaciones y las variaciones en la posición financiera, todo ello en concordancia con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación y demás disposiciones gubernamentales vigentes.

El control financiero se practica sobre los estados financieros y sobre cualquier otra información complementaria, verificando la autenticidad, legalidad, y conformidad de las transacciones y los respectivos registros que las fundamentan o respaldan.

2.2. OBJETIVOS

La auditoria de estados contables tiene por objetivo determinar si los estados del ente auditado presentan razonablemente su situación financiera, los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo, de acuerdo con

principios de contabilidad generalmente aceptados, de cuyo resultado se emite el correspondiente dictamen.

La mencionada auditoria permite obtener evidencia suficiente y competente que sirva con los demás sistemas de control, como base para emitir un concepto integral de la gestión de la entidad en un período determinado.

Objetivos Específicos

Emitir un dictamen u opinión sobre la razonabilidad del contenido y presentación de los Estados Contables en conjunto producidos por la entidad auditada.

Establecer si las operaciones efectuadas por la entidad y reflejadas en los Estados Contables se ajustaron a las normas de contabilidad prescritas por el Contador General de la Nación u otras disposiciones expedidas por organismos competentes, aplicadas en forma consistente con el año anterior.

Determinar la calidad y efectividad del Sistema de Control Interno Contable y formular recomendaciones para su mejoramiento.

Verificar la planeación financiera y analizar su ejecución, determinando que los resultados se orienten al cumplimiento de las metas institucionales.

Determinar el origen y composición de los recursos financieros, así como su exigibilidad en un período determinado.

Analizar y evaluar la capacidad generadora de los recursos frente al desarrollo de su objeto social.

2.3. MODELO PROGRAMAS DE AUDITORIA A LOS ESTADOS CONTABLES

Los programas de auditoria se entienden como los procedimientos a seguir, en el examen a realizarse, el cual debe ser planeado y elaborado con anticipación y debe ser de contenido flexible, sencillo y conciso, de tal manera que los procedimientos empleados en cada Auditoria estén de acuerdo con las circunstancias del examen.

El Programa de Auditoria, significa la tarea preliminar trazada por el Auditor y que se caracteriza por la previsión de los trabajos que deben ser efectuados en cada servicio Profesional que presta, a fin de que este cumpla íntegramente sus finalidades dentro de la Normas científicas de la Contabilidad y las Normas y Técnicas de la Auditoria.

El programa de Auditoria, es la línea de conducta a seguir, las etapas a franquear, los medios a emplear. Es una especie de cuadro anticipado en el cual los acontecimientos próximos se han previsto con cierta precisión, según la idea que uno se ha formado de ellos.

El método a emplearse en la elaboración del plan o programa de Auditoria, según apreciación de los Contadores Públicos Colegiados que se dedican a la Auditoria, debe ser preparado especialmente para cada caso, ya que no existen dos casos de Auditoria exactamente iguales, así como es imprescindible dar a cada Programa de Auditoria la autonomía necesaria.

En la preparación del programa de Auditoria se debe tomar en cuenta:

Las Normas de Auditoria. Las Técnicas de Auditoria. Las experiencias anteriores. Los levantamientos iniciales. Las experiencias de terceros

Un programa de Auditoria, es un procedimiento de revisión lógicamente planeado. Además de servir como una guía lógica de procedimientos durante el curso de una Auditoria, el programa de Auditoria elaborado con anticipación, sirve como una lista de verificación a medida que se desarrolle la Auditoria en sus diversas etapas y a medida que las fases sucesivas del trabajo de Auditoria se terminen.

A continuación se presentan modelos de programas de auditoria, los cuales contienen aspectos derivados de la experiencia en el ejercicio del proceso auditor por parte de las Direcciones sectoriales que hacen parte de la Contraloría.

Los mencionados programas se presentan para cada una de las distintas cuentas o grupos que conforman los Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos y Gastos, los cuales se toman como parámetros para ser incluidos en los programas que deben presentar los grupos de auditoria, adecuándolos de

acuerdo con las características propias de cada entidad y muestra seleccionada.

De conformidad con el Catálogo General de cuentas presentado por la Contaduría General de la Nación y como se mencionó anteriormente se presentan programas de auditoria por clase y para algunos grupos.

La clasificación en clase y grupo de conformidad con lo establecido en el PGCP 2005 se relaciona a continuación:

CLASE 1 ACTIVO

GRUPOS 11 EFECTIVO12 INVERSIONES13 RENTAS POR COBRAR14 DEUDORES15 INVENTARIOS16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO18 RECURSOS NATURALES Y DEL AMBIENTE19 OTROS ACTIVOS

CLASE 2 PASIVO

GRUPOS 21 OPERACIONES DE BANCA CENTRAL, ENTIDADES FINANCIERAS Y ENTIDADES DESCENTRALIZADAS DE FOMENTO Y DESARROLLO REGIONAL22 OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO23 OBLIGACIONES FINANCIERAS24 CUENTAS POR PAGAR25 OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL26 OTROS BONOS Y TÍTULOS EMITIDOS27 PASIVOS ESTIMADOS29 OTROS PASIVOS

CLASE 3 PATRIMONIO

GRUPOS 31 HACIENDA PÚBLICA32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL

CLASE 4 INGRESOS

GRUPOS 41 INGRESOS FISCALES

42 VENTA DE BIENES43 VENTA DE SERVICIOS44 TRANSFERENCIAS45 RECURSOS DE LOS FONDOS DE ENTIDADESADMINISTRADORAS DE PENSIONES47 OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES48 OTROS INGRESOS49 AJUSTES POR INFLACIÓN

CLASE 5 GASTOS

GRUPOS 51 ADMINISTRACIÓN52 DE OPERACIÓN53 PROVISIONES, AGOTAMIENTO, DEPRECIACIONES YAMORTIZACIONES54 TRANSFERENCIAS55 GASTO PÚBLICO SOCIAL56 GASTO DE INVERSIÓN SOCIAL57 OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES58 OTROS GASTOS59 CIERRE DE INGRESOS, GASTOS Y COSTOS

CLASE 6 COSTO DE VENTAS Y OPERACIÓN

GRUPOS 62 COSTO DE VENTAS DE BIENES63 COSTO DE VENTAS DE SERVICIOS64 COSTOS DE OPERACIÓN DE SERVICIOS

CLASE 7 COSTOS DE PRODUCCIÓN

GRUPOS 71 PRODUCCIÓN DE BIENES72 SERVICIOS EDUCATIVOS73 SERVICIOS DE SALUD74 SERVICIO DE TRANSPORTE75 SERVICIOS PÚBLICOS76 SERVICIOS HOTELEROS Y DE PROMOCIÓN TURÍSTICA79 OTROS SERVICIOS

CLASE 8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

GRUPOS 81 DERECHOS CONTINGENTES82 DEUDORAS FISCALES83 DEUDORAS DE CONTROL

89 DEUDORAS POR CONTRA (CR)

CLASE 9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

GRUPOS 91 RESPONSABILIDADES CONTINGENTES92 ACREEDORAS FISCALES93 ACREEDORAS DE CONTROL99 ACREEDORAS POR CONTRA (DB)

CLASE 0 CUENTAS DE PLANEACIÓN Y PRESUPUESTO

GRUPOS 02 PRESUPUESTO DE INGRESOS03 PRESUPUESTO DE GASTOS DE LA VIGENCIA04 RESERVAS PRESUPUESTALES05 CUENTAS POR PAGAR06 VIGENCIAS FUTURAS07 PLAN PLURIANUAL DE INVERSIONES APROBADO (CR)08 PLAN PLURIANUAL DE INVERSIONES POR EJECUTAR (DB)09 PLAN PLURIANUAL DE INVERSIONES EJECUTADO (DB)