bab iv analisis dan hasilthesis.binus.ac.id/doc/bab4/tsa-2010-0080 4.pdf · ... dan diskusi dengan...

93

76

BAB IV

ANALISIS DAN HASIL

4.1 RUANG LINGKUP BISNIS (BUSINESS SCOPE)

Berdasarkan hasil arahan Bp. Hartono Atmadja, Managing Director Garudafood

Group, dan diskusi dengan tim pembenahan business process proyek (Samuel Triswandi-

Finance Director Garudafood Group, Robert Chandra-FA Division Head Garudafood, Yoyok

Indratmoko- IT Manager Garudafood Group), maka diperlukan inisiasi crash program dan

usulan implementasi IT project yang dapat membantu kendali operasional bisnis perusahaan,

dimana kondisi saat itu masih banyak proses dilakukan secara manual, rekap data sales yang

terlambat dan belum ada konsolidasi data sehingga top manajemen kesulitan dalam

memonitor aktivitas bisnis, pelaporan keuangan dan pengambilan keputusan. Serta tidak

terkontrolnya stok bahan yang menyebabkan banyaknya bahan baku produksi yang tidak

dapat dimanfaatkan secara efektif dan terkontrol, seperti tidak adanya pengontrolan dalam

persediaan bahan baku, dan juga pada outlet outlet yang ada sering terjadi hasil produksi

menjadi tidak terjual, hal ini dikarenakan tidak adanya analisa dari hasil penjualan yang bisa

menentukan produk apa saja yang pada umumnya paling tinggi tingkat penjualan dan paling

rendah tingkat penjualannya pada outlet-outlet tertentu.

Dengan beberapa outlet yang tersebar dan memiliki unit produksi (kitchen) masing-

masing, yang bertujuan untuk lebih mendekatkan diri ke pelanggan dengan produk yang fresh

yang dihasilkan dari kitchen outlet setempat, maka diperlukan inisiasi IT Project baik

infrastruktur, hardware dan aplikasi yang dapat mendukung operasional bisnis perusahaan.

77

Pada tahapan business scope ini juga untuk mencari informasi sedetail mungkin tentang

perusahaan. Ada beberapa informasi penting yang diperoleh sebagai tahapan awal dalam

assessment, beberapa hal tersebut adalah:

Tabel 4.1 Business scope Atribute PT SIB

Business Scope Attribute

Definisi

Vision

“ Indonesia’s Top 2 Food and Beverage Company by 2015 “

Visi Garudafood Group untuk menjadi Perusahaan Makanan dan Minuman Dua Terbaik di tahun 2015

Mission

• Product Innovation and Expansion New Product Launching terus digulirkan dengan inovasi – inovasi produk dengan menyesuaikan kebutuhan/selera konsumen , harga kompetitif serta ketersediaan di masing-masing outlet. Dan terus berekspansi membuka outlet outlet baru.

• Quality, Service and Cleanliness Penyusunan standar baku untuk kualitas produk dan penerapan ISO sebagai tolok ukur untuk produsen makanan yang sehat/higienis dan berkualitas. Pemberian pelayanan yang baik pada konsumen dan kebersihan dari outlet dan produk harus selalu dijaga

• Operational Excellence Pelaksanaan operasional dan fungsi-fungsi terkait dalam bisnis Perusahaan harus mengacu kepada Cost Leadership dan Cost Innovation untuk meningkatkan daya saing produk dan profitabilitas Perusahaan.

Values (core belief) “Sukses itu lahir dari kejujuran, keuletan dan ketekunan yang diiringi doa “

Customer/markets Menengah ke atas dengan produk premium

Products/services Bakery : Bread and Cakes

Geography Domestik dan Regional

Strategic intent Rencana jangka panjang untuk mendukung operasional bisnis

78

Business Scope Attribute

Definisi

Sustainable competitive

Kemampuan, sumber daya, proses, daya saing yang sebagai nilai kompetitif bagi pelanggan, pesaing dan pangsa pasar.

• Outlet yang tersebar • Jalur distribusi yang cukup merata • Inovasi produk yang berkelanjutan • Jalur modern market cukup kuat

Dari tahapan awal Business Scope ini dapat diperoleh gambaran tentang PT.Sukses Inti Boga

mengenai visi, misi dan operasional bisnis perusahaan.

4.2 Position

4.2.1. IT Position

Kondisi pada saat awal PT.Sukses Inti Boga mengakuisisi PT.Jesslyn K Cakes , yang

berangkat dari family business , dan masih menjalankan bisnis Perusahaan secara manual,

artinya belum mengadopsi penggunaan sistem komputerisasi secara menyeluruh, pada

Sukses Inti Boga Strategic Themes

Tudung Group Vision: Indonesia’s Top 2 Food and Beverage Company by 2015

Innovation & Expansion

Quality, Service & Cleanliness

Operational Excellence

Live the Tudung Way

79

masing-masing outletnya masih menggunakan mesin Cash Register manual dan belum ada

konsolidasi data ke kantor pusatnya. Sedangkan untuk kegiatan seperti, penghitungan gaji,

penjadualan, dan pembuatan laporan masih menggunakan aplikasi Microsoft Office seperti

Microsoft Excel dan Microsoft Word. Untuk absensi karyawan masih dengan menggunakan

punch card, untuk mendukung kegiatan penyebaran dan pertukaran informasi dan komunikasi

dengan pihak external masih menggunakan facsimile dan email public, belum ada email

internal sebagai sarana komunikasi antar bagian. Hal ini menyebabkan perlunya proses

penginputan ulang pada bagian-bagian tertentu untuk pemrosesan lebih lanjut.

Portfolio aplikasi yang berjalan saat ini dapat dilihat pada tabel berikut :

Tabel 4.2 Portfolio Aplikasi Saat ini

STRATEGIC

HIGH POTENTIAL

KEY OPERATIONAL ( ) POS Cash Register

SUPPORT (*) MS Office 2000/2003 ( ) Public email

(*) Aplikasi yang sedang berjalan saat ini ( ) Aplikasi yang sedang berjalan dan perlu ditingkatkan

Dari data tersebut dapat kita gambarkan bahwa sumber daya teknologi informasi pada

PT Sukses Inti Boga pada saat awal akuisisi masih sangat minim. Sumber daya manusia untuk

divisi teknologi informasi juga tidak ada, hal ini dipengaruhi oleh sikap perusahaan

sebelumnya yang belum melihat peluang pemanfaatan SI/TI untuk menghasilkan keunggulan

kompetitif yang mampu menunjang operasional bisnis perusahaan.

80

Tabel berikut menggambarkan kondisi awal IT pada saat proses akuisisi PT.Jesslyn K

Cakes oleh PT.Sukses Inti Boga :

Tabel 4.3 Kondisi Awal IT pada PT Sukses Inti Boga

IT Position Jumlah Keterangan Person IT Belum ada Organisasi IT belum ada, aktivitas

penanganan kerusakan/troubleshoot, perangkat dibawa ke vendor IT

Inventory IT Desktop PC (Intel(R) Pentium(R) 4 CPU 2.26GHz

12 unit

Cash Register Manual Samsung 650A

17 unit

Printer LX 300 3 unit Printer LQ-2170 2 unit Aplikasi/ Software Microsoft Office 2003

4.2.2 Value Chain Analysis

Analisis ini digunakan untuk mengidentifikasi aktivitas bisnis perusahaan yang terbagi

menjadi dua kelompok aktivitas perusahaan yaitu aktivitas primer dan aktivitas pendukung.

Pada aktifitas pendukung (firm infrastruktur), khususnya untuk outlet milik PT. SIB sendiri,

ada beberapa tipe outlet ,yaitu :

Tabel 4.4 Tipe-tipe Outlet PT Sukses Inti Boga (milik sendiri)

Type Outlet Keterangan Jumlah

Outlet saja (O) Outlet yang hanya menjual produk jadi 6 unit

Outlet + Kitchen (O+K) Outlet yang menjual produk jadi, dan berproduksi dari adonan WIP/tepung/ adonan dari Central Kitchen

10 unit

Outlet + Central Kitchen (O+K+CK)

Outlet yang menjual produk barang jadi, memasak adonan dan menyediakan adonan sebagai bahan baku adonan ke Outlet (O+K)

1 unit di Pabrik dan kantor Pusat

PT.SIB

17 outlet

81

Dari 3 (tiga) jenis outlet di atas, maka Outlet Central Kitchen akan mensupply

kebutuhan bahan baku adonan tepung/WIP ke outlet-outlet yang memiliki unit produksi

(kitchen). Sedangkan outlet yang khusus menjual item finish goods akan mendapatkan supply

dari outlet terdekat (yang memiliki unit produksi) atau dari central kitchen , yang sudah

ditentukan dari area dan jaraknya.

Gambar 4.1 Alur Supply Bahan Antar Outlet

82

Dari 3(tiga) jenis outlet tersebut maka proses supply bahan mulai dari supplier ke outlet dan

selanjutnya ke customer dapat digambarkan sebagai berikut :

Dengan rantai nilai dari PT. Sukses Inti Boga (lihat gambar 4.2), dapat digambarkan

dibawah ini :

Gambar 4.2 Alur Proses Bisnis PT.SIB

83

Inbound Logistic Operational Outbond Logistik Marketing and Sales ServicePendataan masuknya bahan baku Pengolahan Bahan Baku Penyimpanan hasil produksi Promosi produk di tiap outlet Training center

Pencatatan masa kadaluarsa bahan baku

Perawatan Mesin Operasional Pengiriman ke tiap tiap outlet Pembuatan banner atau spanduk Layanan Keluhan pelanggan

Delivery Bahan baku ke PabrikQuality Contol pada proses pembuatan

Penarikan hasil produksi yang melewati masa berlaku

Pembuatan promo untuk customerFranchise Long Term Partnership Program

Penyimpanan Bahan Baku yang standar dan effisien

Pengolahan l imbah produksiMengiklankan kepada beberapa media ( radio, cetak)

Peluang kerja sama franchise

Pengendalian PersediaanPengukuran bahan baku saat produksi

Proses pemasaran franchise

Pengepakan hasil produksi Market Research and Sales Analysis

Engineering, ITPPIC, Sales Operation

Personnel, Recruitment, TrainingPayroll, Compensation & Benefit

Prim

ary Act

ivitie

s

68 Outlet : 17 outlet dgn unit produksi/ kitchen1 Kantor Pusat : Pabrik/Central Kitchen

Legal, Finance & Accounting

Firm Infrastructure

Supp

ort Act

ivitie

s

Industrial Relation, Public Relation

Product and Technology Development

Human Resource Management

Procurement Vendor Management & EvaluationContracting and Central Procurement

Strategic Sourcing : Raw Material & Packaging Material

R&D, Production, Formulation

Value Added ‐Cost

= MARGIN

Gambar 4.3 Value Chain PT Sukses Inti Boga

84

Aktivitas Primer/ Utama :

1. Penanganan dan Penyimpanan Bahan Baku( inbound logistic)

Aktivitas yang berhubungan dengan penerimaan bahan baku dan bahan

pembantu dari supplier, penyimpanan bahan ke gudang, penanganan

material, pencatatan masa kadaluwarsa bahan pergudangan, pengendalian

persediaan, penjadualan kendaraan pengangkut, pengembalian barang

kepada pemasok.

2. Operasional (produksi pembuatan barang, perakitan)

Aktivitas yang menyangkut pengubahan masukan menjadi produk akhir,

seperti pengolahan bahan baku, formulasi, pengemasan, inspeksi/ quality

control, pemeliharaan alat-alat dan pengoperasian fasilitas.

3. Penanganan dan Penyimpanan bahan jadi (outbond logistic)

Aktivitas yang berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan, dan

pendistribusian fisik produk kepada pembeli, seperti pengiriman bahan

dan formula premix ke unit produksi outlet, pergudangan barang jadi,

pengoperasian kendaraan pengirim, pengolahan pesanan, dan penjadualan.

4. Penjualan dan Pemasaran (marketing dan sales)

Aktivitas yang menyangkut penyediaan sarana agar pembeli dapat

membeli produk dan aktivitas yang mempengaruhi pembeli agar mereka

mau membelinya, seperti promosi produk di tiap outlet, pemasangan

banner/spanduk/periklanan, penyediaan SPG/wiraniaga, penetapan harga

dan diskon di tiap outlet.

5. Pelayanan purna jual (service)

85

Aktivitas yang menyangkut penyediaan layanan untuk memperkuat atau

menjaga nilai produk, seperti training center di kantor pusat, layanan

keluhan pelanggan, peluang kerja sama/ franschise dan partnership.

Akitifitas Pendukung :

1. Infrastruktur Perusahaan : management dan administrative services seperti

kantor pusat dan outlet, manajemen support , akutansi, keuangan, legal.

2. Manajemen Sumber Daya Manusia : Human Resource Management

seperti penerimaan, pelatihan, pengembangan sumber daya manusia (HR),

people development (training), industrial relation (IR).

3. Pengembangan teknologi : mencakup semua aktivitas yang melibatkan

penyediaan kebutuhan akan teknologi, prosedur dan teknik terbaru yang

dibutuhkan oleh setiap aktivitas seperti R&D /product development, teknik

produksi, peningkatan kualitas produk dan proses, IT sebagai enabler

proses bisnis.

4. Pengadaan barang /procurement : berhubungan dengan aktivitas

mendapatkan sumber daya seperti material dan mesin, yang digunakan

oleh aktivitas-aktivitas utama, seperti pembelian bahan baku dan peralatan

pendukung termasuk aset perusahaan, vendor management, contracting,

strategic sourcing.

86

4.3 Situasional Analysis

Pada tahapan situasional analysis ini digunakan beberapa analysis tools

untuk mendapatkan informasi mengenai bisnis, baik dari lingkungan internal

maupun lingkungan eksternal, dengan tujuan untuk membuat kesimpulan akhir

mengenai status dari bisnis perussahaan tersebut. Analysis tools yang digunakan

adalah :

- SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat)

- CSF (Critical Success Factor)

- BSC (Balance Score Card)

- Competitor analysis

- Porter’s Five Forces

4.3.1 Analisis SWOT

Performance dan kinerja sebuah perusahaan dapat ditentukan oleh

kombinasi faktor eksternal dan faktor internal. Analisis SWOT adalah identifikasi

berbagai faktor internal (kekuatan dan kelemahan) dan factor ekternal (peluang

dan ancaman) dari suatu perusahaan untuk merumuskan strategi perusahaan yang

didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strenghts) dan

peluang (Opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan

kelemahan (Weakness) dan ancaman (Threats).

Berdasarkan survey yang telah dilakukan, berikut ini adalah identifikasi

SWOT pada PT. Sukses Inti Boga :

87

Tabel 4.5 IFAS (Internal Factor Analysis Summary)

Faktor Internal – Kekuatan (Strengths) Lingkungan • Perusahaan mempunyai jaringan distribusi dan outlet yang tersebar

• Perusahaan mempunyai brand name yang sudah dikenal masyarakat • Mempunyai visi dan misi • Lokasi- lokasi outlet di tempat yang strategis

Manusia • Kondisi ketenaga kerjaan yg kondusif , mempunyai semangat improvement

• Top manajemen mempunyai komitmen kualitas yang tinggi • Inovasi dan ekspansi

Material • Bahan baku mudah didapat • Logo mudah dikenal & diingat • Desain kemasan dipersepsikan menarik

Mesin • Kapasitas produksi cukup besar • Sebagian besar outlet memiliki unit produksi sendiri

Metode • Adanya keseragaman/standar pelayanan dan kebersihan gerai/outlet

Faktor Internal – Kelemahan (Weakness) Lingkungan • Persyaratan GMP (Good Manufacturing Practices) belum terpenuhi Manusia • Komunikasi & kerja sama antar karyawan masih kurang

• Budaya GMP (Good Manufacturing Practises) dan 5 R masih rendah

Material • Kualitas bahan baku utama masih belum konsisten • Supplier sering tdk tepat waktu (kedatangan bahan)

Mesin • Komunikasi & Jaringan IT, Solusi operasional IT di Outlet (POS system)

Metode • Belum terbentuk database produksi & operasional yang rapi • Kurangnya pemanfaatan media-media promosi untuk peningkatan

sales • Pembuatan rencana produksi masih harian

88

Tabel 4.6 IFAS (Eksternal Factor Analysis Summary)

Faktor Eksternal – Peluang (Opportunity) Lingkungan • Potensi pasar masih sangat luas untuk digarap

• Pengembangan sistem franchise yang saling menguntungkan • Program promo dengan dukungan dari Perbankan (EDC)

Metode • Pengembangan variasi produk yg saat ini belum ada (NPL)

• Penguasaan proses produksi bakery (knowhow & technology process)

• "Perkembangan teknologi sistem infomasi yang mendukung • kinerja perusahaan"

Faktor Eksternal – Ancaman (Threats) Lingkungan • Banyaknya pesaing yang masuk ke industri bakery

• Daya beli masyarakat turun • Inovasi dan variasi produk baru yang dikeluarkan pesaing • Kompetitor mulai menerapkan sistem IT dalam POS (point of sales)

system pada outlet-outlet mereka Material • Kenaikan harga material cukup signifikan

• Varian produk dari kompetitor yang sama • Biaya energi (BBM, listrik) cenderung naik

Setelah faktor-faktor internal dan eksternal perusahaan diidentifikasi.

Kemudian dibuat sebuah tabel yang disusun untuk merumuskan faktor-faktor

strategis tersebut dalam kerangka kekuatan dan kelemahan (Tabel IFAS) dan

kerangka peluang dan ancaman (Tabel EFAS).

Berikut ini adalah tabel IFAS dan EFAS PT. Sukses Inti Boga:

89

Tabel 4.7 IFAS (Internal Factor Analysis Summary) PT SIB

BobotRating/ Nilai

Bobot X Nilai

I. Strength ( Kekuatan) :1. Lingkungan

Perusahaan mempunyai jaringan distribusi dan outlet yang tersebar 0.05 2.83 0.13Perusahaan mempunyai brand name yang sudah dikenal masyarakat 0.05 2.97 0.15Mempunyai visi dan misi 0.05 2.97 0.14Lokasi‐ lokasi outlet di tempat yang strategis 0.05 2.47 0.12

2. ManusiaKondisi ketenaga kerjaan yg kondusif , mempunyai semangat improvement 0.05 2.57 0.12Top manajemen mempunyai komitmen kualitas yang tinggi 0.05 2.60 0.12Inovasi dan ekspansi 0.05 2.37 0.11

3. MaterialBahan baku mudah didapat 0.05 2.73 0.13Logo mudah dikenal & diingat 0.05 2.90 0.13Desain kemasan dipersepsikan menarik 0.04 2.43 0.11

4. MesinKapasitas produksi cukup besar 0.04 2.73 0.11Sebagian besar outlet memiliki unit produksi sendiri 0.04 2.57 0.11

5. MetodeAdanya keseragaman/standar pelayanan dan kebersihan gerai/outlet 0.05 2.73 0.13

Sub Total Strength 0.60 1.62II. Weakness ( Kelemahan) :1. Lingkungan

Persyaratan GMP (Good Manufacturing Practices) blm terpenuhi 0.04 2.40 0.112. Manusia

Komunikasi & kerja sama antar karyawan masih kurang 0.05 2.50 0.11Budaya GMP (Good Manufacturing Practises) dan 5 R masih rendah 0.04 2.53 0.11

3. MaterialKualitas bahan baku utama masih belum konsisten 0.05 2.40 0.11Supplier sering tdk tepat waktu (kedatangan bahan) 0.04 2.70 0.12

4. MesinKomunikasi & Jaringan IT, Solusi operasional IT di Outlet (POS system) 0.05 2.50 0.11

5. MetodeBelum terbentuk database produksi & operasional yang rapi 0.04 2.33 0.10Kurangnya pemanfaatan media‐media promosi untuk peningkatan sales 0.04 2.30 0.10Pembuatan rencana produksi masih harian 0.04 2.47 0.11

Sub Total Weakness 0.40 0.98Total (S‐W) 1.00 0.64

Internal Factor Analysis Summary (IFAS)

FAKTOR INTERNAL

Koordinat titik X (IFAS) :

Total Kekuatan = 1.62 Total Kelemahan = - (0.98)

Letak Titik X = 1.62 – 0.98 = 0.64

90

Tabel 4.8 EFAS (External Factors Analysis Summary)

BobotRating/ Nilai

Bobot X Nilai

I. Opportunities ( Kesempatan) :1. Lingkungan

Potensi pasar masih sangat luas untuk digarap 0.09 2.87 0.25

Pengembangan sistem franchise yang saling menguntungkan 0.08 2.10 0.16

Program promo dengan dukungan dari Perbankan (EDC) 0.08 2.63 0.20

2. Metode

Pengembangan variasi produk yg saat ini belum ada (NPL) 0.08 2.37 0.20

Penguasaan proses produksi bakery (knowhow dan teknologi proses) 0.08 2.43 0.20

Perkembangan teknologi sistem infomasi yang mendukungkinerja perusahaan

0.08 2.63 0.20

Sub Total Opportunities 0.48 1.20

II. Threats ( Ancaman) :1. Lingkungan

Banyaknya pesaing yang masuk ke industri bakery 0.07 2.50 0.17Daya beli masyarakat turun 0.08 2.37 0.18Inovasi dan variasi produk baru yang dikeluarkan pesaing 0.08 2.53 0.19Kompetitor mulai menerapkan sistem IT dalam POS (point of sales) system pada outlet‐outlet mereka

0.07 2.53 0.18

2. MaterialKenaikan harga material cukup signifikan 0.08 2.73 0.22Varian produk dari kompetitor yang sama 0.07 2.57 0.19Biaya energi (BBM, listrik) cenderung naik 0.07 2.47 0.18

Sub Total Threats 0.52 1.32Total (O‐T) 1.00 ‐0.11

External Factor Analysis Summary (EFAS)

FAKTOR EKSTERNAL

Koordinat titik Y (EFAS) :

Total Peluang = 1.20 Total Ancaman = - (1.32)

Letak titik Y = 1.20 – 1.32 = - 0.11

Jadi, posisi perusahaan terletak pada titik (0.64, - 0,11).

Posisi perusahaan akan ditentukan dengan menggunakan diagram analisis SWOT,

dengan menentukan kordinat titik X dan Y pada diagram tersebut, yang

91

perhitungannya menggunakan nilai yang dihasilkan dari IFAS dan EFAS (pada

tabel 4.1 dan 4.2).

Berdasarkan diagram SWOT di atas, dari faktor internal dan eksternal,

diketahui bahwa PT. Sukses Inti Boga berada pada posisi kuadran 2, yaitu

meskipun perusahaan menghadapi berbagai macam ancaman, perusahaan masih

memiliki potensi/kekuatan dari segi internal. Dan strategi yang harus di terapkan

adalah strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang jangka

panjang dengan cara strategi diversifikasi (produk ataupun pasar).

1

Kuadran 3 0.5 Kuadran 1

1 -0.5 0 0.5

-0.5

Kuadran 4 Kuadran 2

-1

(W) Kelemahan

(S) Kekuatan

(O) Peluang

(T) Ancaman

(0 .64 , -0.11)

Strategi Defensif Strategi D iversif ikasi

Strategi AgresifStrategi Turn Around

Gambar 4.4 Diagram SWOT PT.SIB

92

Tabel 4.9 Usulan Strategi SWOT

1. Lingkungan Banyaknya pesaing yang masuk ke industri bakery Daya beli masyarakat turun Inovasi dan variasi produk baru yang dikeluarkan pesaing Kompetitor mulai menerapkan sistem IT dalam POS (point of sales) system pada outlet‐outlet mereka

2. Material Kenaikan harga material cukup signifikan Varian produk dari kompetitor yang sama Biaya energi (BBM, listrik) cenderung naik

‐Pengembangan produk yang berkualitas disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan.‐Kebijakan penetapan harga dan program diskon yang kompetitif.‐Mengembangkan hubungan kerjasama untuk memperluas jaringan pemasaran.‐Peningkatan kualitas teknologi untuk mendukung strategi bisnis.‐Inovasi produk baru untuk menarik minat konsumen‐Penggunaan teknologi IT untuk mempercepat proses pengambilan keputusan yang cepat dan akurat‐Pengembangan sistem terpadu yang mendukung integrasi data dan membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan.‐Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan melalui pengembangan sistem dan teknologi informasi yang berorientasi pada kebutuhan pelanggan.‐Melakukan kontrak pembelian jangka panjang untuk mengantisipasi kenaikan harga material ‐Meningkatkan hubungan baik dengan para supplier

‐Memperbaiki tingkat konsistensi dan komitmen terhadap kualitas untuk menghasilkan produk‐produk yang berkualitas sehingga tercapai kepuasan konsumen ‐Menekan biaya agar bisa mendapatkan produk dengan harga yang kompetitif dan berkualitas ‐Inovasi produk baru untuk menarik minat konsumen

‐Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan melalui pengembangan sistem dan teknologi informasi yang berorientasi pada kebutuhan pelanggan.‐Memperbaiki cash flow untuk mengantisipasi kelangkaan bahan baku‐Mengoptimalkan sumber daya manusia yang ada melalui pelatihan dan pengembangan kompetensi/keahlian.

‐Memanfaatkan jaringan distribusi serta mempertahankan image untuk memperluas pasar dengan dukungan ketersediaan kapasitas, teknologi dan semangat improvement yang tinggi

‐Memperbesar market share dengan membuka outlet‐outlet baru yang potensial.‐Inovasi untuk menciptakan produk‐produk unik yang sehat dan bermutu‐Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan melalui pengembangan sistem dan teknologi informasi yang berorientasi pada kebutuhan pelanggan.

Kekuatan (S) Kelemahan (W)

Peluang (O)

Ancaman (T)

Strategi SO Strategi WO

Strategi ST Strategi WT

1. Lingkungan Potensi pasar masih sangat luas untuk digarap Pengembangan sistem franchise yang saling menguntungkan Program promo dengan dukungan dari Perbankan (EDC)2. Metode Pengembangan variasi produk yg saat ini belum ada (NPL) Penguasaan proses produksi bakery (knowhow dan teknologi proses) Perkembangan teknologi sistem infomasi yang mendukung kinerja perusahaan

‐Perekrutan karyawan yang handal dan berkualitas sesuai kebutuhan perusahaan.‐Melengkapi sarana & prasarana kerja yang bersih, indah, rapi, untuk mendukung pencapaian budaya GMP & 5 R‐Fokus pada pengembangan produk baru terutama produk yang tidak mudah ditiru dengan memperbaiki target waktu, kesiapan mesin, bahan dan aspek‐aspek lainnya (flow proses, parameter proses) untuk mengembangkan potensi pasar‐Pengembangan sistem terpadu yang mendukung integrasi data dan membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan.

1. Lingkungan Perusahaan mempunyai jaringan distribusi dan outlet yang tersebar Perusahaan mempunyai brand name yang sudah dikenal masyarakat Mempunyai visi dan misi Lokasi‐ lokasi outlet di tempat yang strategis2. Manusia Kondisi ketenaga kerjaan yg kondusif , mempunyai semangat improvement Top manajemen mempunyai komitmen kualitas yang tinggi Inovasi dan ekspansi3. Material Bahan baku mudah didapat Logo mudah dikenal & diingat Desain kemasan dipersepsikan menarik4. Mesin Kapasitas produksi cukup besar Sebagian besar outlet memiliki unit produksi sendiri5. Metode Adanya keseragaman/standar pelayanan dan kebersihan gerai/outlet

1. Lingkungan Persyaratan GMP (Good Manufacturing Practices) blm terpenuhi2. Manusia Komunikasi & kerja sama antar karyawan masih kurang Budaya GMP (Good Manufacturing Practises) dan 5 R masih rendah3. Material Kualitas bahan baku utama masih belum konsisten Supplier sering tdk tepat waktu (kedatangan bahan)4. Mesin Komunikasi & Jaringan IT, Solusi operasional IT di Outlet (POS system)5. Metode Belum terbentuk database produksi dan operasional yang rapi Kurangnya pemanfaatan website Perusahaan untuk peningkatan bisnis Pembuatan rencana produksi masih harian

Internal(IFAS)

Eksternal(EFAS)

93

Dari analisis matrik SWOT di atas, PT. Sukses Inti Boga berada pada posisi kuadran 2,

dan strategi yang harus diterapkan adalah strategi yang menggunakan kekuatan untuk

memanfaatkan peluang jangka panjang dengan cara strategi diversifikasi (produk ataupun pasar)

dengan strategi ST sebagai berikut :

• Pengembangan produk yang berkualitas disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan.

• Kebijakan penetapan harga dan program diskon yang kompetitif.

• Mengembangkan hubungan kerjasama untuk memperluas jaringan pemasaran.

• Peningkatan kualitas teknologi untuk mendukung strategi bisnis.

• Inovasi produk baru untuk menarik minat konsumen

• Penggunaan teknologi IT untuk mempercepat proses pengambilan keputusan yang

cepat dan akurat

• Pengembangan sistem terpadu yang mendukung integrasi data dan membantu

manajemen dalam proses pengambilan keputusan.

• Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan melalui pengembangan sistem dan

teknologi informasi yang berorientasi pada kebutuhan pelanggan.

• Melakukan kontrak pembelian jangka panjang untuk mengantisipasi kenaikan harga

material

• Meningkatkan hubungan baik dengan para supplier

94

Dari permasalahan pada ketiga aktivitas bisnis PT. Sukses Inti Boga yaitu : aktivitas

sales/penjualan, Finance & Accounting dan Human Capital, maka strategi S-T yang erat

kaitannya tersebut adalah :

• Peningkatan kualitas teknologi untuk mendukung strategi bisnis.

• Penggunaan teknologi IT untuk mempercepat proses pengambilan keputusan yang

cepat dan akurat

• Pengembangan sistem terpadu yang mendukung integrasi data dan membantu

manajemen dalam proses pengambilan keputusan.

• Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan melalui pengembangan sistem dan

teknologi informasi yang berorientasi pada kebutuhan pelanggan.

4.3.2 Analisis CSF

CSF (Critical Success Factor) adalah faktor-faktor yang menjadi penentu keberhasilan

sebuah perusahaan dalam pencapaian tujuannya. CSF adalah faktor yang memerlukan perhatian

khusus dari perusahaan, untuk itu diperlukan suatu ukuran atau indikator (KPI – Key

Performance Indicator) yang dapat memberitahukan perusahaan sudah sejauh mana kinerja

mereka didalam mencapai faktor-faktor penentu keberhasilan tersebut.

Berdasarkan observasi dan interview dengan manajemen PT.Sukses Inti Boga, didapat

beberapa Critical Success Factor (CSF), sebagai berikut ;

Tabel 4.10 Sumber Data Critical Success Factor

Perspektif CSF Sources Owner

Financial • Focusing on increasing sales Finance and Haryono Sucipto

95

Perspektif CSF Sources Owner

with low cost • Grow revenue constantly • Monitor & control COGS

supported with realiable accounting system

• Prepare on time financial report

• Prudent financial management

Accounting, Production/Factory Management

(HSU) Edward Supandi (ESU)

Customer • Give me better value for money products (tasty, fresh, & healthy) for money products, better service, and clean environment

• Customer loyalty program • Increasing walk in customer

Sales & Marketing Operation

Siti Nurul Ganie (NGA) Dini Augiesta (DAG)

Internal Process

• Control production process by scheduling process & man power

• Ensure new product launch on time and on target

• Feasibility study for new outlet/ location

• Monitor & control quality of Raw Material, WIP & Finish Good

• Provide accurate inventory report regularly

Production/Factory Management Sales & Marketing Operation Finance and Accounting Produc Development/ R&D

Edward Supandi (ESU) Siti Nurul Ganie (NGA) Dini Augiesta (DAG) Sanny Nugraha (SNU) Haryono Sucipto (HSU) Anita Octavia (AOA)

Learning and Growth

• Manage and monitor productivity of employee

Human Capital Ting King Ping (TKP)

Dari faktor-faktor penting (CSF) tersebut diatas, yang merupakan kunci keberhasilan

pencapaian visi misi pada PT. Sukses Inti Boga, maka disusunlah indikator yang akan dijadikan

sebagai alat ukurnya, sebagai berikut :

96

Tabel 4.11 CSF Perspektif : Financial

CSF Measurement Target Focusing on increasing sales with low cost

DO Revenue 100% as target

Grow revenue constantly %YTD Sales Achievement 100% as target Monitor & control COGS supported with realiable accounting system

% COGS 75%

Prepare on time financial report On Time Financial Reporting Every 10th in a Month

Prudent financial management EBT 7%

Tabel 4.12 CSF Perspektif : Customer

CSF Measurement Target "Give me better value for money products (tasty, fresh, & healthy) for money products, better service, and clean environment"

Customer Satisfaction Index (CSI) No of CS survey respondent

98%

400 respondents

Customer loyalty program No of Coupon / Poin 100 redemption Increasing walk in customer Increasing no of Transaction 20%

Tabel 4.13 CSF Perspektif : Internal Process

CSF Measurement Target Control production process by scheduling process & man power

%Daily Production Schedule Compliance

98%

Ensure new product launch on time and on target

%NPL Success 100%

Feasibility study for new outlet/ location

Obrserve Report FS 2 outlet/ Month

Monitor & control quality of Raw Material, WIP & Finish Good

Quality Compliance Index 95%

Provide accurate inventory report regularly

Accurate Inventory Report Readiness

End of Every Month

97

Tabel 4.14 CSF Perspektif : Learning and Growth

CSF Measurement Target Manage and monitor productivity of employee

Productivity Index 3.21

4.3.3 Analisis Balanced Scorecard (BSC)

Balanced Scorcard merupakan konsep manajemen yang diperkenalkan Robert Kaplan

tahun 1992, sebagai perkembangan dari konsep pengukuran kinerja (performance measurement)

yang mengukur perusahaan.

Robert Kaplan mempertajam konsep pengukuran kinerja dengan menentukan suatu

pendekatan efektif yang seimbang (balanced) dalam mengukur kinerja strategi perusahaan.

Pendekatan tersebut berdasarkan 4(empat) perspektif yaitu financial, pelanggan, proses bisnis

internal dan pembelajaran serta pertumbuhan. Keempat perspektif ini menawarkan suatu

keseimbangan antara tujuan jangka pendek dan jangka panjang, hasil yang diinginkan

(Outcome) dan pemicu kinerja (performance drivers) dari hasil tersebut, dan tolok ukur yang

keras dan lunak serta subjektif. Untuk itu dibuatlah BSC pada perusahaan ini untuk menentukan

index perusahaan yang terjadi saat ini, diambil berdasarkan 4(empat) perspektif yang ada.

Garudafood Group dibawah supervisi Palladium Group Inc , firma konsultan manajemen

yang dibentuk oleh Robert Kaplan, menyusun BSC Garudafood group , salah satunya BSC

untuk PT.Sukses Inti Boga, sebagai berikut :

PT.Sukses Inti Boga Strategic Themes :

98

2© 2009 Palladium Group, Inc.Strategy Development – Tudung Group

SIB Strategic Themes


Innovation & Expansion

Quality, Service & Cleanliness

Operational Excellence

Live the Tudung Way

Gambar 4.5 PT SIB Strategic Themes

• Product Innovation and Expansion

New Product Launching terus digulirkan dengan inovasi – inovasi produk dengan

menyesuaikan kebutuhan/selera konsumen , harga kompetitif serta ketersediaan di

masing-masing outlet. Dan terus berekspansi membuka outlet outlet baru.

• Quality, Service and Cleanliness

99

Penyusunan standar baku untuk kualitas produk dan penerapan ISO sebagai tolok ukur

untuk produsen makanan yang sehat/higienis dan berkualitas. Pemberian pelayanan yang

baik pada konsumen dan kebersihan dari outlet dan produk harus selalu dijaga

• Operational Excellence

Pelaksanaan operasional dan fungsi-fungsi terkait dalam bisnis Perusahaan harus

mengacu kepada Cost Leadership dan Cost Innovation untuk meningkatkan daya saing

produk dan profitabilitas Perusahaan.

100

PT. Sukses Inti Boga Strategy Map :

3© 2009 Palladium Group, Inc.Strategy Development – Tudung Group

Innovation & Expansion Quality, Service & Cleanliness Operational Excellence

FIN

AN

CIA

LC

US

TOM

ER

INT

ER

NA

L P

RO

CE

SS

LEA

RN

ING

S1: Maximize Shareholder Value

F1: Deliver Sustained Margin And Profitability

F2: Grow Revenue Constantly F3: Pursue Productivity Improvement Relentlessly

CONSUMER C1: “Give Me Better Value (Tasty, Fresh & Healthy) For Money Products, Better Service and Clean Environment”

CUSTOMER C2: “Let’s Build A Win-Win Partnership Together Through Franchise System”

I3A: Build Lean Production SystemI1B: Constantly Innovate In Marketing

I2A: Develop and Implement Quality, Service & Cleanliness Standard

Live the Tudung WayL1: Develop Best-in-Class Standard Human

CapitalL2: Nurture “Basic Mentality” Culture Organization

Wide L3: Make Knowledge Accessible

I1A: Expand Outlet Strategically

I1C: Enhance Innovative and Faster Product Development System


ESU

HSU

NGAHSU

NGA

SNU

NGA

DAG

AOA

ESU

TKP TKP KF

Gambar 4.6 Peta Strategi PT SIB

101

Tabel 4.15 Tabel PT.SIB Objective Owner

Objective

Reference # Objective

Objective

Owner Initial

F1 Deliver sustained margin and profitability Haryono Sutjipto HSU

F2 Grow revenue constantly Siti Nurul Ganie NGA

F3 Pursue productivity improvement relentlessly Haryono Sutjipto HSU

C1 “Give me better value (tasty, fresh, & healthy)

for money products”

Siti Nurul Ganie NGA

C2 “Let’s build a win-win partnership together

through franchise system”

Sanny Nugraha SNU

I1A Expand outlet strategically Edward Supandi ESU

I1B Constantly innovate in marketing Siti Nurul Ganie NGA

I1C Enhance innovative and faster product

development system

Anita Octavia AOA

I2A Develop and implement quality, service &

cleanliness standard

Dini Augiesta DAG

I3A Build lean production system Edward Supandi ESU

L1 Develop best-in-class standard human capital Ting King Ping TKP

L2 Nurture “basic mentality” culture

organization wide

Ting King Ping TKP

L3 Make knowledge accessible Kent Ferbianto KF

102

Tabel 4.16 Tabel KPI (Key Perfomance Indicator)

Objective Bobot Measurement Target PIC Realizat

ion

Achieve

ment

Score Due

Date

Financial Perspectives

Analysis of actual and

budget financial

2 % Actual vs Budget Analysis

Readiness

Every 15th in a

Month

HSU avrg.

14th

107% 3 15 th

Monthly

Analysis of cost of raw

material actual vs

standard costing

2 % Cost of Raw Material

Analysis Readiness (actual

vs standard costing)

Every 15th in a

Month

HSU avrg.

14th

107% 3 15 th

Monthly

Comply with tax

regulation to minimize

the risk

2% Tax Compliance Index 100% HSU 100% 100% 3 Monthly

Develop projected cash

flow

2 % Projected Cash Flow

Readiness

Monthly HSU avrg.

14th

100% 3 Monthly

Ensure accuracy of

accounting data

2 % %Accuracy of Accounting

Data

100% HSU 100% 98% 3 Monthly

Focusing on increasing

sales with low cost

5 % DO Revenue 100% as target HSU 97% 97% 3 15th

Monthly

Grow revenue constantly 5 % %YTD Sales Achievement 100% as target NGA 96.5% 96.5% 3 Monthly

Monitor & control 2 % % COGS 75% HSU 80 % 106% 2 Monthly

103


ion

Achieve

ment

Score Due

Date

COGS supported with

realiable accounting

system

Prepare & develop

costing report per item

2 % Costing Readiness Every 15th in a

Month

HSU avrg.

14th

107% 3 15th

Monthly

Prepare & develop

standard costing report

per item

2 % Costing Readiness (as

BOM/ standard recipe)

Every 15th in a

Month

HSU avrg.

14th

107% 3 15th

Monthly

Prepare on time financial

report

2 % On Time Financial

Reporting

Every 10th in a

Month

HSU avrg.

11th

110% 2 10th

Monthly

Prudent financial

management

2 % EBT 7% HSU 5% 71,4% 1 Monthly

Financial 30 % ∑ bobot x score 0.82

Customer Perspectives

"Give me better value for

money products (tasty,

fresh, & healthy) for

money products, better

5 %

5 %

Customer Satisfaction

Index (CSI)

No of CS survey

respondent

98%

400

respondents

NGA 95%

350

96,9%

87,5%

2

1

Q1-Q2

104


ion

Achieve

ment

Score Due

Date

service, and clean

environment"

Customer loyalty

program

2.5% No of Coupon / Poin 100

redemption

NGA 110 110% 4 Q1-Q2

Increasing walk in

customer

5 % Increasing no of

Transaction

20% NGA 19,5% 97,5% 2 Quarterly

IT support for other

department

2.5% %IT Support Timely

Completion

100% KF 98% 98% 2 Monthly

Monitor service to

consumers to increase

satisfaction of consumers

5 % %Satisfied Customer

(CS survey)

100% NGA 98% 98% 2 Monthly

Opening / Re-opening

Outlet – Program

5 % Awareness (No of Open

new outlet)

1 outlet/ 2

month

ESU 1 outlet /

2 month

100% 3 Quarterly

Customer 30 % ∑ bobot x score 0.65

Internal Process Perspectives

Control production 2.5% %Daily Production 98% ESU 97,5% 99,5% 3 Daily

105


ion

Achieve

ment

Score Due

Date

process by scheduling

process & man power

Schedule Compliance

Ensure & maintain

optimal capacity

utilization

2 % %Capacity Utilization 98% ESU 97,5% 99,5% 3 Monthly

Ensure new product

launch on time and on

target

5 % %NPL Success 100% AOA 98% 98% 3 Monthly

Feasibility study for

new outlet/ location

5 % Obrserve Report FS 2 outlet/

Month

ESU 2 100% 3 Monthly

Implementation of

controlling system in

all aspect

2 % Compliance Index 3.00 ESU 3 100% 3 Monthly

Monitor & control

quality of Raw

Material, WIP &

Finish Good

2.5% Quality Compliance

Index

95% DGA 95% 100% 3 Monthly

106


ion

Achieve

ment

Score Due

Date

Monitor working

capital of the company

2.5% NOC 39 days HSU 39 100% 3 Daily

Monitor yield from

production process to

control efficiency

2 % %Yield 100% ESU 98% 98% 2 Monthly

Provide accurate

inventory report

regularly

2 % Accurate Inventory

Report Readiness

End of Every

Month

HSU 100% 100% 3 Monthly

Reduce waste from

production process

4.5% %Waste (Production) 4% DAG 3,5% 114% 4 Daily

Internal Process 30 % ∑ bobot x score 0.93

Learning and Growth Perspectives

Coaching &

Counseling

2.5% # C&C Process Monthly TKP Monthly 100% 3 Quarterly

Empowering user 2.5% # Class Training 1 session/

month

TKP/

KF

1,5

session/

month

150% 5 Monthly

107


ion

Achieve

ment

Score Due

Date

Franchising system

development

2.5% Franchising System

Readiness

100%

DAG 100% 100% 3 Semester

Manage and monitor

productivity of

employee

2.5% Productivity Index 3.21 TKP 3.05 95% 3 Monthly

Learning & Growth 10 % ∑ bobot x score 0.35 Total Bobot 100% ∑ bobot x score 2.75

108

4.3.4 Competitor Analysis

Dalam tahapan ini kita melakukan seperti tahapan assesment pada perusahaan kita, akan

tetapi bedanya, obyeknya bukanlah perusahaan tempat kita berada, akan tetapi kompetitor

dengan perusahaan kita, dengan adanya pengetahuan mengenai strategi yang dimiliki kompetitor

maka kita akan dengan mudah menentukan keadaan eksternal kita, dan hal ini bisa mendukung

kita membuat suatu strategi yang tepat.

Dalam tahapan ini akan sulit untuk mendapatkan data langsung dari pihak kompetitor,

akan tetapi kita bisa menggunakan informasi yang menyebar di lingkungan umum seperti

laporan keuangan, laporan penelitian pemasaran, literatur marketing. Dari data itu kita bisa

memprediksi seperti apakah strategi yang digunakan oleh kompetitor kita dalam proses bisnis

mereka.

109

Berikut ini adalah tabel competitor analysis :

Tabel 4.17 Competitor Analysis

Item PT.Sukses Inti Boga

(d/h PT Jesslyn K Cakes)

PT. Talkindo Selaksa Anugerah PT. Mustika Citra Rasa

Berdiri 16 Agustus 2003 28 Maret 2003 27 Januari 1978

Brand/

merek

Jesslyn K Cakes

Owned brand

BreadTalk

Franchise brand (Singapore)

Holland Bakery

Owned brand

Logo

Alamat

Kantor

Pusat

Komp.Pergudangan Muara Karang Pluit

Blok D 7B, Jembatan Tiga, Jakarta. Telp

(021) 6605406 Facs (021) 6603585

Jl. Meruya Selatan No. 66 ,Jakarta Barat

11650, Telp.(021) 5859545 Fax.(021)

5850180.

Jl. Hayam Wuruk No. 79 Jakarta 11160

Phone 021 6251269 Fax 021 6495150.

Visi Indonesia’s Top 2 Food and Beverage

Company by 2015

Visi Garudafood Group untuk menjadi

Perusahaan makanan dan minuman Dua

Terbaik di tahun 2015

Establish BreadTalk as the foremost

international, trend-setting lifesytle bakery

brand"

sebagai merek roti yang menjadi trend setter

gaya hidup baru yang mendunia

Semakin Dekat dengan Customer

Misi - Product Innovation and Expansion

New Product Launching terus digulirkan

Leading a new style culture with

new,innovative changes and creative

-Terus-menerus meningkatkan kualitas

dan mengembangkan produk-produk baru

110




dengan inovasi – inovasi produk dengan

menyesuaikan kebutuhan/selera

konsumen , harga kompetitif serta

ketersediaan di masing-masing outlet.

Dan terus berekspansi membuka outlet

outlet baru.

-Quality, Service and Cleanliness

Penyusunan standar baku untuk kualitas

produk dan penerapan ISO sebagai tolok

ukur untuk produsen makanan yang

sehat/higienis dan berkualitas. Pemberian

pelayanan yang baik pada konsumen dan

kebersihan dari outlet dan produk harus

selalu dijaga

- Operational Excellence

Pelaksanaan operasional dan fungsi-

fungsi terkait dalam bisnis Perusahaan

harus mengacu kepada Cost Leadership

dan Cost Innovation untuk meningkatkan

daya saing produk dan profitabilitas

differentiation to craft products with

passion and vibrancy

Memimpin budaya gaya hidup

baru,perubahan yang inovatif dan kreatif

untuk menciptakan suatu karya dengan

gairah dan semangat

yang sehat dan penuh gizi, mengikuti

perkembangan kebutuhan masyarakat

Indonesia.

-Terus-menerus meningkatkan

pengembangan counter dan outlet baru,

hingga mampu menjangkau kebutuhan

masyarakat di seluruh Indonesia

-Terus-menerus meningkatkan kualitas

SDM dengan meningkatkan kualitas

pendidikan/kemampuan karyawan, untuk

terus meningkatkan pelayanan kepada

pelanggan, hingga menjadi standard

Nasional dalam pelayanan yang prima.

111




Perusahaan.

Value/ Core

belief

Sukses itu lahir dari kejujuran, keuletan

dan ketekunan yang diiringi doa

Tidak ada Tidak ada

Jumlah

Gerai/

Outlet

17 owned outlet + 51 (franchise+

partnership) = 68 outlet, yang tersebar di

Jakarta,Bogor, Bandung, Surabaya, Bali,

Makassar, Pekanbaru, Jogja, Solo,

Palembang, Batam dan Medan

55 outlet yang terdapat di Jakarta, Bandung,

Surabaya, Bali, Makassar, Manado,

Pekanbaru, Jogja, Solo, Palembang, Batam

dan Medan

150 outlet,tersebar di kota-kota besar

Indonesia. Khusus Jabodetabek dibagi

dalam 5 unit produksi yang berfungsi

sebagai gerai dan tempat produksi, yaitu

untuk :

Wilayah Unit Produksi

Jakarta Barat Hayam Wuruk

Jakarta Selatan Pondok Indah

Jakarta Timur Jatinegara

Jakarta Utara Sunter

Jakarta Pusat Cikini

Delivery

Service/

Call Center

Belum ada Delivery service : 021-7996060 Delivery service : 021-65305151

Customer/

market

Menengah ke atas dengan produk

premium

Menengah ke atas dengan produk premium Menengah ke atas dengan produk

premium

112




Product

Category

Bread, cake Bread, Cake, Cookies, Toast Bread , cake

Sustainable

competitive

Outlet yang tersebar

Jalur distribusi yang cukup merata

Inovasi produk yang berkelanjutan

Jalur modern market cukup kuat









Brand image yang kuat

Award Logo design terbaik 2004,

Rekor MURI, membuat roti ukuran besar

Pada tahun 2004, BreadTalk (Indonesia)

berhasil meraih Best Seller Product versi

majalah Marketing untuk product

signaturenya, yaitu C’s Flosss dan Fire

Flosss yang per harinya terjual sekitar

20.000 buah. Di negara asalnya, Singapura,

From 2002 to 2004 : Singapore Most

Popular Brand Award 2002, Superbrand

(2002/2003), Enterprise 50 Start-Up

Awards (First place), Singapore Most

Distinctive Brand Award 2003-2004,

Design for Asia Award 2004, and the Most

Transparent Company Award (Runner-Up,

Bogasari Partner Award

113




Sesdaq Category) 2004

Unique

Concept

and

Branding

Outlet di mall strategis, outlet

franchise/partnership untuk memperluas

jaringan distribusi

Selalu berinofasi membuat varian produk

baru yang tredny dan stylist

Menggunakan strategy dengan meletakan

outlet dipusat keramaian seperti mall dan

menggunakan open kitchen dan outlet,

sehingga pengunjung dari mall tersebut

yang melewati outlet breadtalk akan

mempunyai keinginan untuk membeli.

Memanfaatkan Brand Image yang cukup

kuat di customernya, sehingga pembeli

yang datang memang pembeli yang sudah

mempunyai tujuan sebelumnya untuk

membeli produk dari Holland Bakery

Posisi outlet dari Holland Bakery selalu

berada dipinggir jalan utama, dengan

tujuan untuk menggaet pasar yang sedang

berpergian dengan kendaran, contohnya

karyawan yang berpulang kerja bisa

melihat outlet mereka dan bisa dengan

mudah mampir untuk membeli produknya

POS,CCTV,

Internet

Marketing

POS (Point of sales) system dan Cash

Register pada tiap outlet, belum ada

CCTV

Company Web belum ada

Facebook

:http://www.facebook.com/jesslyn.k.cake

POS system dan CCTV di setiap outlet

Company web sudah ada di

http://www.breadtalkindonesia.com

Facebook :

http://www.facebook.com/pages/BreadTalk/

109593642399722

POS system dan CCTV di setiap outlet.

Company web belum ada

Facebook :

http://www.facebook.com/hollandbakery

Outlet Sebagian bisa terlihat proses pembuatan Go through, cleanliness, transparent outlet. Close kitchen, produk diletakkan di rak

L

Layout pr

Se

pe

roduk, rak terbuka

ebagian besar o

erbelanjaan

a dan rak kaca ter

outlet di mall,

rtutup

pusat

Pelangga

pembuat

terbuka.

perbelanj

roti baka

an bisa langsun

tan produk, amb

Semua outle

njaan. Pewangi ti

ar

Mixing,baking,cook

Cu

ng melihat pros

il langsung di ra

et di mall,pus

iap outlet – arom

ing

stomer

ses

ak

sat

ma

terbuka dan

besar outlet

berada di ma

n rak kaca tertut

menempati gedu

all

114

tup. Sebagian

ung sendiri,tdk

115

1 : Oven area, 2: Mixer area, 3+4 : counter

space, 5: shink area , 6+7: shelving/rack 8: POS

outlet , 9: display area

116

Dari competitor analysis tersebut, maka tahapan selanjutnya bisa dilakukan benchmarking

terhadap competitor tersebut. Benchmarking merupakan tahapan untuk mengukur dan

membandingkan hasil dari produk ataupun service yang ditawarkan oleh perusahaan tersebut

terhadap saingannya. Dalam benchmarking ini ada sembilan tahapan utama yang harus

diperhatikan yaitu:

Tabel 4.18 Tahapan Benchmarking PT SIB

Tahapan Alat / Tujuan Menentukan apa yang ingin kita benchmark

penggunaan solusi IT dalam operasional bisnis Perusahaan

Menentukan tujuan dan obyektif dari benchmark

mendapatkan perbandingan penggunaan solusi IT dengan subyek yang akan dilakukan benchmark, peranan dan manfaat solusi IT pada subyek benchmark

Menentukan subyek dan matrik pembandingnya

Subyek Matrix Pembanding Infrastruktur Topologi jaringan, perangkat

yang digunakan Aplikasi/ Software POS (Point of Sales), Finance

Application, Manufacture Application

SDM IT Kelengkapan organisasi IT

Menentukan siapa yang akan menjadi pembandingnya

BreadTalk dan Holland Bakery

Memilih metode dalam pengumpulan informasi

studi pustaka, literature, wawancara

Memproses data yang telah dikumpulkan

menyusun summary dari informasi yang telah dikumpulkan

Mengambil kesimpulan memberikan resume dan kesimpulan Menentukan gap yang ada dan analisa penyebab terjadinya gap tersebut

Memberikan gambaran gap yang ada dengan kondisi saat ini dan kemungkinan penyebab terjadinya gap tersebut

117

4.3.5 Analisis Porter’s Five Force

Persaingan sangat penting bagi keberhasilan atau kegagalan perusahaan. Persaingan

menentukan kegiatan yang perlu bagi perusahaan untuk berprestasi, seperti inovasi, budaya, atau

implementasi yang baik. Dalam industri manapun, apakah industri domestik atau internasional,

apakah menghasilkan barang atau jasa, aturan persaingan tercakup dalam lima faktor persaingan,

yakni : masuknya pendatang baru, ancaman produk subtitusi, daya tawar-menawar pembeli, daya

tawar-menawar pemasok dan persaingan diantara para peserta yang ada.

Berikut adalah analisis lima (5) faktor persaingan Porter pada PT. Sukses Inti Boga :

‐Pembeli perorangan‐ Institusi (Hotel, Restaurant, Pendidikan)‐ Modern Market

Pemasok

Pendatang Baru

PembeliBeberapa supplier/ vendor yang menjadi mitra kerja PT. Sukses Inti Boga antara lain :‐ PT. Bogasari ‐ PT Panca Utama ‐ PT Gasindo‐ supplier bahan ingredients lainnya

Produk olahan pengganti roti seperti : ‐ hasil olahan dari beras ketan ‐ olahan dari hasil pertanian lainnya, ‐ snack/cemilan yang banyak beredar di pasar,‐ makanan cepat saji burger, kebab,‐ beberapa produk makanan lainnya

Produk Pengganti

‐ PT. BreadTalk Indonesia ("BreadTalk")‐ PT. Mustika Citra Rasa ("Holland Bakery")

Perusahaan/produsen bakery yang sudah ada dan terus mengembangkan bisnisnya serta perusahaan/produsen bakery yang baru muncul :‐ Holland Bakery, Buana, Sari Roti‐ BreadTalk, Breadlife‐ BreadStory, Roti Unyil‐ Perusahaan baru lainnya

Pesaing Industri

Gambar 4.7 Porter’s Five Forces PT.Sukses Inti Boga

118

1. Persaingan Sesama Perusahaan dalam Industri Bakery

a. Harga Produk

Harga untuk item produk tertentu pada PT Sukses Inti Boga termasuk menjadi perhatian

para pesaing dalam menentukan harga produknya (sifone, wheat bread). Produk yang diproduksi

PT Sukses Inti Boga relatif bersaing dengan kompetitor lainnya sehingga para kompetitor tidak

bisa bersaing dalam pricing product, akan tetapi banyak produk pesaing (roti manis) yang

harganya dibawah harga produk PT Sukses Inti Boga terutama pesaing dari kelas bawah .

Kondisi seperti ini, bisa memungkinkan konsumen untuk beralih ke produk yang lebih murah

dibandingkan produk-produk milik PT Sukses Inti Boga, keadaan seperti ini akan sangat

memberikan dampak yang signifikan apabila bermunculan pendatang baru biasanya para

pendatang baru akan memakai strategi pricing untuk melawan market leader.

b. Kualitas Produk

Untuk kualitas produk, PT Sukses Inti Boga selalu mengedepankan kualitas produk, baik

itu dari proses pembuatan, packing serta delivery selalu menempatkan operational excellence,

sehingga kualitas produk dari PT Sukses Inti Boga bisa menjadi kekuatan dalam melakukan

persaingan dibandingkan dengan pesaing lain yang sekarang sekarang ini banyak menggunakan

bahan pengawet serta pengharum ruangan beraroma roti pada tiap outlet mereka.

Produk PT Sukses Inti Boga yang cukup digemari pelanggan diantaranya adalah roti

kesehatan dimana dibuat dengan bahan berkualitas dengan komposisi dari gandum asli, serta

119

nilai gizi yang terkandung di dalamnya memang digunakan untuk mereka yang benar benar

memperhatikan kesehatan.

c. Promosi

Disamping harga yang murah dan kualitas produk, banyak dari para pesaing mulai

memperbaiki strategi promosi dari produk-produknya dengan menginformasikan value yang

lebih dari produk yang akan dijualnya dan konsep lifestyle pada varian produknya. Para pesaing

seperti Bread Talk menerapkan strategi penempatan outlet mereka di pusat keramaian sehingga

secara tidak langsung orang orang yang melintas di depan outlet mereka akan tertarik untuk

datang membeli produk mereka. Dengan adanya perkembangan teknologi saat ini, para pesaing

mulai menggunakan media internet sebagai media promosi mereka seperti penggunaan jejaring

sosial (website, facebook, twitter). Selain itu promosi yang cukup gencar dilakukan pesaing

untuk menjaring pelanggan adalah dengan membership program dan sms promo

2. Ancaman Masuk Pendatang Baru

a. Identitas Merek

PT Sukses Inti Boga mempunyai merek yang cukup dikenal dimata customer dengan

merek Jesslyn K Cakes, dengan adanya identitas yang kuat tersebut PT Sukses Inti Boga mampu

mengatasi persaingan dengan pendatang baru yang akan masuk

120

b. Capital Requirement

Untuk membuka suatu industri bakery pemula atau industri rumah tangga tidak

membutuhkan investasi yang cukup besar sehingga banyak bermunculan pesaing-pesaing kecil,

karena modal untuk biaya operasional dan mesin pembuatnya untuk industri kecil tidak terlalu

mahal. Akan tetapi untuk membuka peluang usaha yang besar membutuhkan biaya investasi

yang cukup besar seperti pembukaan outlet, mesin produksi yang besar, prasarana dan sarana

Pabrikan, jaringan ke modern market.

c. Access to Necessary Input

Industri bakery di Indonesia mempunyai proses pemasokan bahan baku yang cukup

mudah , dikarenakan bahan baku bisa dengan mudah didapatkan pada pasar biasa, hal ini akan

menarik pendatang baru untuk bermunculan.

d. Switching Cost

Switching cost dari pendatang baru bisa saja terjadi apabila produk yang ditawarkan

memiliki harga lebih murah, cita rasa yang unik dan kualitas yang lebih baik dari para pesaing.

121

3. Ancaman dari Produk Pengganti

a. Substitution Threats

Ancaman barang pengganti (substitution threats) bisa saja terjadi pada industri bakery,

yaitu banyaknya jenis makanan ringan dan jenis makanan tradisional yang banyak bermunculan

di pasar , sebagai contoh : kebab, donat, kue basah, burger dan hasil olahan bahan pangan

lainnya. Makanan ringan dan tradisional tersebut merupakan salah satu produk pengganti yang

memegang peranan besar dalam menggeser keberadaan produk dari PT Sukses Inti Boga.

Sehingga customer akan berpeluang untuk mengganti kebiasaan mereka membeli roti dengan

membeli produk-produk pengganti seperti jajanan dan kue-kue tradisional.

b. Switching Cost

Switching cost produk pengganti bisa saja terjadi apabila harga dari produk substitusi

lebih murah.

4. Kekuatan Tawar-menawar Pembeli

a. Price Sensitivy

Para kustomer yang ada saat ini mulai sensitive dengan harga dari PT Sukses Inti Boga

yang sedikit lebih mahal dibandingkan dengan kompetitor kecil lainnya, hal ini merupakan

dampak dari banyak bermunculan pesaing pesaing kecil, akan tetapi jika kompetitor yang sudah

122

mengerti dari perbedaan kualitas dan varian yang ditawarkan PT Sukses Inti Boga tentu akan

lebih memilih produk dari PT sukses Inti Boga dibanding dengan kompetitor kecil tersebut.

b. Product Purchases

Pembelian produk (product purchases) akan mempengaruhi kecenderungan konsumen

untuk beralih, misalnya roti manis yang diproduksi PT Sukses Inti Boga memiliki cita rasa yang

lebih baik dan varian produk yang lebih lengkap sehingga membuat para customer memilih

untuk membeli dari PT Sukses Inti Boga disbanding dengan kompetitor lainnya.

c. Impact of Quality

Dampak dari kualitas (impact of quality) sangat mempengaruhi tingkat permintaan suatu

produk. Bahan baku yang dipilih oleh PT Sukses Inti Boga merupakan bahan baku terbaik yang

di import langsung dari New Zeland sehingga menciptakan suatu cita rasa yang lebih baik

dibanding kompetitor yang membuat produk dengan bahan sehari hari yang ada di pasaran

5. Kekuatan Tawar-menawar Supplier

a. Presence of Substitution Input

Bakery merupakan suatu industry yang sangat berpengaruh dengan keberadaan dari

sumber bahan baku nya, jika sumber bahan baku tersebut tidak ada, maka proses produksi akan

berhenti total.

123

b. Importance of Volume to Supplier

Fluktuatif volume tingkat permintaan supply kepada supplier pada PT Sukses Inti Boga

tidak ada hambatan dikarenakan ditangani supplier yang bisa dipercaya dan akan mampu

memberikan supply sesuai permintaan dan menerapkan sistem kontrak untuk menjamin

kepastian harga dan pasokan.

c. Impact of Input on Cost or Differentiation

Dampak dari kenaikan harga bahan kepada produk-produk PT Sukses Inti Boga tidak

terlalu berpengaruh terhadap perubahan harga jual, karena akan disesuaikan dengan varian

produk yang ada sehingga bisa diatasi permasalahan jika ada kenaikan harga bahan baku.

Hasil Rekapitulasi Porter’s Five Forces

Dari 5(lima) faktor persaingan Porter di atas, dapat dihasilkan bahwa industri bakery/roti

pada saat ini persaingannya sangat ketat. Untuk itu PT. Sukses Inti Boga harus mempersiapkan

langkah untuk tetap dapat menjangkau pangsa pasar dan meningkatkan daya saingnya

(sustainable competitive) yaitu dengan cara :

• inovasi produk : dengan ide-ide new product launching yang cepat dan tepat serta

mampu bersaing dengan competitor. Produk dengan aneka rasa, jenis serta

topping yang bervariasi agar menyesuaikan dengan selera konsumen.

• distribution/ outlet channel : mempunyai beberapa outlet dan franshice outlet

dengan unit-unit produksi/ kitchen

124

• Barrier to Entry (BTE) factor yang dimiliki PT.SIB, sebagai faktor-faktor yang

menyebabkan pesaing potensial sulit memasuki suatu industry :

o Brand identity saat ini sudah cukup dikenal di pasar, dengan ditunjang

program-program promosi maka dapat digunakan sebagai ‘senjata’ dalam

menghadapi pendatang baru. Dan inovasi produk terbaru secara

berkelanjutan merupakan ‘senjata’ yang cukup ampuh dalam menghadapi

persaingan bisnis terhadap pemain lama di bidang industri bakery

o production capability : dengan kemampuan dan pengalaman dalam bidang

industri FMCG (Fast Moving Consumer Goods), maka proses produksi

diarahkan kepada keunggulan menekan biaya produksi (cost advantages)

sebagai daya saing terhadap pasar.

• peningkatan kualitas produk : selain mengacu kepada cost advantages di atas,

kualitas produk tetap ditingkatkan agar konsumen mendapat produk yang

bermutu. Salah satunya membuat unit produksi yang menempel pada outlet, agar

konsumen mendapatkan produk yang baru (fresh from the open) dan tetap

mengacu kepada standar industi pengolahan makanan secara sehat.

• peningkatan pelayanan : layanan pada outlet-outlet, kecepatan pelayanan dan

kemudahan bertransaksi pada outlet

• dukungan program-program promosi : untuk menjaring pelanggan baru dan

program-program untuk mempertahankan pelanggan setia PT.SIB

• penggunaan teknologi informasi yang dapat membantu operasional bisnis

Perusahaan : dengan outlet-outlet yang tersebar, maka diperlukan konsolidasi data

125

antar outlet agar dapat dilakukan analisa penjualan (misal : produk yang laku saat

ini adalah roti manis dengan topping abon), maupun dapat mengenali pelanggan

yang sering membeli pada outlet-outlet PT.SIB

• Dilihat dari posisi tawar-menawar dengan supplier : maka PT.SIB perlu menjalin

hubungan kerja sama dengan supplier, dengan beberapa item produk tertentu

dengan sistem kontrak untuk menjamin kepastian harga dan pasokan.

Dari beberapa faktor persaingan di atas, maka PT Sukses Inti Boga dapat memasuki

industri bakery ini dan bertumbuh dengan menciptakan value added dalam proses

bisnisnya dan mempertahankan daya saing (sustainable competitive) dalam industri

bakery ini.

4.4 Directives and Assumptions

Pada tahapan ini informasi mengenai bisnis proses dan bisnis initiative yang ada akan

dituangkan kedalam matriks dengan initiative dalam teknologi informasi, sehingga bisa

mendapatkan usulan-usulan IT strategic dimasa mendatang. Business drivers adalah pengaruh

lingkungan luar yang mempengaruhi bagaimana bisnis perusahaan harus bisa mempunyai respon

atau tanggapan yang kreatif dan agresif terhadap lingkungan luar tersebut. Technology Drivers.

adalah pengaruh dari lingkungan Industry IT, seperti kemajuan teknologi informasti yang begitu

cepat, sehingga harus bisa mengikuti perkembangan yang ada. Sementara IT requirements

merupakan hasil dari business initiatives atau technology drivers dalam sebuah Divisi IT.

Pemilihan solusi IT yang tepat dalam menunjang business initiatives dan technology drivers

126

Tabel 4.19 Matriks Business Driver dan Business Initiatives

Business Driver Business Initiatives

Initiatives‐1 Initiatives‐2 Initiatives‐3 Persaingan harga produk di pasar yang kompetitif

Menciptakan produk baru dengan harga kompetitif

Analisa penjualan per item per outlet

Low cost with standard quality

Ekspansi outlet yang cepat pada bisnis bakery

Membentuk standar sistem penjualan di outlet

Man power planning utk new outlet

Empowering user

Program‐ program promosi yang gencar untuk peningkatan sales

Pencatatan transaksi penjualan outlet dalam suatu database

Standarisasi item produk di setiap outlet

Konsolidasi data tiap outlet ke kantor pusat

Mempertahankan pelanggan setia dan menjaring pelanggan baru

Membentuk database pelanggan

Standarisasi item produk di setiap outlet

Customer loyalty program

Munculnya Pesaing Pesaing bisnis baru yang inovatif

Melakukan terobosan baru dalam sales/penjualan

Menjaga hubungan baik dengan customer yang ada

New product launching sesuai selera konsumen

Internet marketing/ social networking/ digital promotion

Membangun jejaring sosial

Membentuk komunitas pelanggan

Product knowledge ke pasar/ pelanggan

Membentuk media komunikasi dengan pelanggan


Empowering user

Tabel 4.20 Matriks Business Initiative dan IT Requirment

Business Initiatives IT Requirements

IT Requirement 1

IT Requirement2

IT Requirement3

Menciptakan produk baru dengan harga kompetitif

Standarisasi Item produk

Financial Module

Membentuk standar sistem penjualan di outlet

Penggunaan POS (Point of Sales) system


WAN/LAN network

Pencatatan transaksi penjualan outlet dalam suatu database




Customer Loyalty Management

SMS Promo/ SMS Gateway

127

Business Initiatives IT Requirements

IT Requirement 1

IT Requirement2

IT Requirement3

Melakukan terobosan baru dalam sales/ penjualan




Membangun jejaring social

Company Web & Email

Internet Connection

Membentuk media komunikasi dengan pelanggan

Company Web & Email



Analisa penjualan per item per outlet


Business Intelligence tools

Man power planning utk new outlet HRIS‐Personel Adm. KM Portal

Menjaga hubungan baik dengan customer yang ada

Company Web & Email



Membentuk komunitas pelanggan

Company Web & Email





Company Web + Email

Low cost with standard quality


Financial Module

Empowering user HRIS‐Personel Admin KM Portal

Konsolidasi data tiap outlet ke kantor pusat

WAN/Network Connection

Internet Connection

Customer loyalty program Customer Loyalty Management


Business Intelligence

New product launching sesuai selera konsumen



Tabel 4.21 Matriks Technology Drivers dan IT Requirments

Technology Drivers IT Requirements

IT Requirement 1

IT Requirement 2

IT Requirement 3

Perkembangan Point of Sales system dalam bisnis retail (FMCG : Fast moving consumer


128

Technology Drivers IT Requirements

IT Requirement 1

IT Requirement 2

IT Requirement 3

goods) Customer Relationship Management Software

Customer Loyalty Management Module

Penggunaan IT sebagai Media Promosi

Company Web & Email SMS Promo/ SMS Gateway

Perkembangan teknologi Jaringan Komputer

WAN/Network Connection

VPN Connection Internet Connection

Perkembangan BI (Business Intelligence) sbg Analytical Report

Business Intelligence KM Portal

Intranet Portal Server dalam fungsinya knowledge sharing

Penerapan KM Portal

ERP & IT Solution Financial Module ERP HRIS (Human Resources Inf. System)

4.5 The Future Business Scope and Objectives

4.5.1 Future Business

Setelah berada dibawah manajemen baru yaitu PT Sukses Inti Boga yang merupakan

anak perusahaan dari Garudafood , maka PT Sukses Inti Boga turut mendukung visi Garudafood

Group yaitu : “Indonesia’s Top 2 Food and Beverage Company by 2015” , menandakan titik

awal perjalanan baru bagi PT. Sukses Inti Boga. Untuk mencapai visi tersebut diatas, maka

manajemen PT. Sukses Inti Boga mencanangkan beberapa misi perusahaan sebagai berikut :

• Product Innovation and Expansion

New Product Launching terus digulirkan dengan inovasi – inovasi produk dengan

menyesuaikan kebutuhan/selera konsumen , harga kompetitif serta ketersediaan di

masing-masing outlet. Dan terus berekspansi membuka outlet-outlet baru.

• Quality, Service and Cleanliness

129

Penyusunan standar baku untuk kualitas produk dan penerapan ISO sebagai tolok ukur

untuk produsen makanan yang sehat/higienis dan berkualitas. Pemberian pelayanan yang

baik pada konsumen dan kebersihan dari outlet dan produk harus selalu dijaga

• Operational Excellence

Pelaksanaan operasional dan fungsi-fungsi terkait dalam bisnis Perusahaan harus

mengacu kepada Cost Leadership dan Cost Innovation untuk meningkatkan daya saing

produk dan profitabilitas Perusahaan

4.5.2 Objectives

Untuk mendukung aktivitas bisnis perusahaan maka disusunlah beberapa objektif dan

kemudian ditambahkan dengan IT initiative sehingga IT bisa menjadi enabler dalam mendukung

pencapaian visi misi perusahaan.

130

Tabel 4.22 Akitivitas Bisnis dan target Aplikasi

Aktivitas

Bisnis Masalah Target Aplikasi

Fungsi Pemecahan

Masalah

Sales/Penjualan -Pencatatan item di outlet

secara manual (varian, rasa,

harga) sehingga update harga

tidak bisa cepat dilakukan

-Kesalahan pencatatan item

barang terjual karena tidak

ada standarisasi item produk

- outlet melakukan pelaporan

transaksi penjualan secara

manual; yang menyebabkan

lambatnya pelaporan

penjualan ke kantor pusat

-Program promo dan analisa

penjualan sulit dilakukan

-Karena manual, program

promo untuk pelanggan setia

PT.SIB sulit dilakukan dan

diperlukan media-media

promo lainnya

• POS (Point of Sales)

system

• Business Intelligence

• Customer Loyalty

Management

• SMS Promo

• Company Web +

Email

-Terbentuk database

penjualan dan bisa

dikonsolidasikan

-Perubahan harga/

promo discount

/update kode barang

dapat dilakukan

dengan cepat

-Laporan penjualan

lebih cepat

-Program promo

dapat dilakukan lebih

mudah

-Sekuriti data utk

akses/perubahan data

-Penggunaan media

promo dengan

dukungan IT

Finance and Accounting

-Pencatatan secara manual

mengenai inventory,

kebutuhan bahan, pemakaian

bahan, mutasi stok sering

terjadi masalah

ketidakakuratan, seperti

perbedaan antara catatan

manual dan jumlah fisik

Finance Modul

Application :

• General Ledger (GL)

• Account Receivable

(AR)

• Account Payable

(AP)

• Inventory Control

-monitoring dan

kontrol kebutuhan

bahan, mutasi stok

lebih cepat dan akurat

-rekap penjualan per

outlet dan konsolidasi

lebih mudah dilakukan

-kontrol aging piutang

131

Aktivitas

Bisnis Masalah Target Aplikasi

Fungsi Pemecahan

Masalah

barang;

-Proses pelaporan penjualan

dari outlet yang bersifat

manual menyebabkan

keterlambatan proses

konsolidasi data dan

penyusunan laporan

keuangan per outlet yang

disusun oleh kantor pusat;

-kesulitan melakukan analisa

penjualan secara keseluruhan

maupun per produk per outlet

(IC)

• Purchase Order (PO)

• Order Entry (OE)

• Asset Management

(AM)


dan hutang lebih

mudah dilakukan

-penyusunan laporan

keuangan lebih cepat

dan akurat

-analisa penjualan

mudah dilakukan

-terbentuk database

yang terintegrasi

Sumber Daya Manusia/ Human Capital

-Pencatatan data karyawan

,absensi, kualifikasi,

pengupahan,cuti secara

manual belum terintegrasi ke

dalam database

-Pengaturan jadual kerja

lebih lama dan sering

benturan dgn jadual cuti

karyawan

- program-program dan

peraturan/ketentuan/kebija-

kan Perusahaan melalui

Human Capital tidak dapat

diikuti/ tersampaikan kepada

karyawan dengan cepat

HRIS (Human

Resources Information

System) :

• Time Attendance,

• Payroll

• Leave Admin

KM (Knowledge

Management) Portal

-terbentuk database

karyawan

-penjadualan kerja

tidak bertabrakan dgn

cuti karyawan

-informasi/peraturan/

program-program

dari perusahaan bisa

diketahui/diakses

oleh karyawan setiap

saat

132

4.6 Strategic Moves

Bagian ini akan menjelaskan bagaimana mengembangkan strategi yang bisa dijalankan,

tindakan-tindakan yang dilakukan untuk mencapai tujuan. Tujuan dari tahapan ini adalah untuk

mengetahui target aplikasi yang akan diimplementasi dan memprioritaskan target aplikasi

tersebut berdasarkan kepentingan strategisnya (sesuai prioritas). Evaluasi prioritas terhadap

target aplikasi dilakukan berdasarkan CSF yang telah ditentukan sebelumnya untuk mengetahui

tingkat kepentingan aplikasi tersebut terhadap perusahaan

Tabel berikut di bawah ini untuk memetakan antara target aplikasi dengan skala prioritas

H (High), M (Medium) dan L (Low) , sebagai berikut :

Tabel 4.23 Pemetaan prioritas Usulan Aplikasi

133

Dari skala prioritas tersebut, dilakukan pembobotan untuk skala prioritas Low =1, Medium =2

dan High =3, sehingga diperoleh tabel seperti di bawah ini :

Tabel 4.24 Pembobotan Prioritas usulan Aplikasi

Berdasarkan perbandingan antara CSF dan target aplikasi diatas, maka dapat ditentukan grafik

prioritas target implementasi sebagai berikut :

134

Dari grafik tersebut di atas maka dapat dibuat tabel prioritas implementasi sebagai berikut ;

Tabel 4.25 Prioritas Implementasi

High Priority Medium Priority Low Priority

POS (Point of Sales) Customer Loyalty

Management

HRIS (Human Resources

Information System)

Finance Module-ERP SMS Promo/

SMS Gateway

KM Portal (Knowledge

Management Portal)

BI (Business Intelligence) Company Web & Email

Gambar 4.8 Grafik Prioritas Aplikasi

135

Benefit Assesment – Target Aplikasi

Evaluasi target aplikasi dilakukan untuk menentukan tingkat kepentingannya bagi perusahaan

menggunakan model portofolio [McFarlan (1984)].

Tabel 4.26 Benefit Assessment – Target Aplikasi

High

Factory (Effectiveness)

“Applications which are critical to sustaining existing business”

Strategic (Competitive Advantage)

“Applications which are critical for future success”

Strategy Impact of Current

Applications

POS (Point Of Sales) Finance Module ERP Business Intelligence

Customer Loyalty Management SMS Promo

Support (Efficiency)

“Applications which improve management and performance

but are not critical to the business”

Turnaround (Competitive Advantage)

“Applications which may be of future strategic

importance”

HRIS (Human Resources Information)

KM Portal Company Web & Email Low

Pemilihan Metode Implementasi untuk Target Aplikasi

Tujuan dari tahap ini adalah untuk menentukan metode implementasi target aplikasi. Ada

beberapa pilihan metode yang dapat digunakan dalam implementasi target aplikasi, yaitu:

• Package software implementation

Membeli paket perangkat lunak yang sudah ada dan siap pakai (sofware jadi), yang sudah

terbukti banyak digunakan dan dapat dipercaya kualitas dan kredibilitasnya.

• End-user development

Mengembangkan sendiri sistem atau perangkat lunak yang baru.

• Custom software development

136

Menggabungkan beberapa metode-metode diatas.

Untuk setiap target aplikasi, dapat dipilih lebih dari satu metode implementasi, sebagai contoh:

implementasi untuk POS (Point of Sales ) System pada outlet menggunakan metode package

software implementation, sedangkan pada implementasi BI (Business Intelegence) dapat

digunakan Custom Software Development (gabungan antara Package Software dan End User

Development).

Pemilihan metode implementasi untuk target aplikasi harus berdasarkan aturan-aturan sebagai

berikut:

• Packages software implementation : aplikasi tersebut telah tersedia dan tidak perlu

dibuat/dikembangkan lagi. Hal ini dapat ditentukan berdasarkan atas pertimbangan waktu

pengembangan dan tingkat kestabilan aplikasi itu sendiri.

• Apabila aplikasi yang dibutuhkan tidak tersedia dalam package software, maka selanjutnya

digunakan metode end-user development. Metode end-user development biasanya digunakan

untuk pengembangan aplikasi yang kecil (interfacenya sederhana) serta kebutuhan akan tingkat

layanan yang relatif kecil.

• Apabila tidak memungkinkan implementasi menggunakan end-user development, pilihan

terakhir adalah dengan custom software development. Custom software development ini

merupakan gabungan dari ketiga metode diatas.

Berikut ini adalah pilihan metode implementasi untuk setiap target aplikasi yang telah

ditetapkan pada tahap sebelumnya, yaitu:

137

Tabel 4.27 Metode Implementasi Target Aplikasi

No Target Aplikasi Metode Implementasi

Package Software Implementation

End User Development

Custom Software Development

1 Point of Sales (POS) System √ √ (Reporting)

2 Finance Module ERP

(GL,AR,AP,PO,OE,IC,AM) √ √ (Reporting)

3 Business Intelligence (BI) √ √

4 Customer Loyalty Management √ √

5 SMS Promo/ SMS Gateway √

6 HRIS (Human Resources

Information System) √ √ (Reporting)

7 KM (Knowledge Management)

Portal √ √

8 Company Web & Email √ √

Selain membuat prioritas usulan aplikasi, dibuat juga usulan mengenai IT Organization

Future, dimana usulan tersebut didapat dari matriks antara aplikasi yang diusulkan dengan

kebutuhan akan SDM teknologi informasi, berikut tabel kebutuhan SDM IT dengan usulan

aplikasi :

138

Tabel 4.28 Tabel kebutuhan SDM IT dengan usulan aplikasi

No Target Aplikasi Sumber Daya Manusia

dibutuhkan (SDM IT)

Target Organization (SDM IT)

1 POS (Point of Sales)

2 org Technical Support/ System Support Engineer, untuk troubleshooting , dibagi utk 2 area outlet (vendor combine with existing employee)

1 org IT Manager : strategi & koordinasi (sesuai kebutuhan organisasi) 1 org IT Supervisor : supervisi tim IT, activity plan, operational lead. 2 org Technical Support/ System Support Engineer, untuk troubleshooting , dibagi utk 2 area outlet 1 org System Analyst & App.Support : App.development, customization, reporting

2 Finance Module ERP (GL,AR,AP,PO,OE,IC,AM)

1 org System Analyst & Application Support, 1 org Technical Support/ System Support Engineer, untuk installation & training (vendor/internal)

3 Business Intelligence

1 org System Analyst & Application Support, 1 org Technical Support/ System Support Engineer, untuk installation & training (vendor/internal‐combine with existing employee)

4 Customer Loyalty Management


5 SMS Promo/ SMS Gateway

1 org Technical Support/ System Support Engineer, untuk installation & training (vendor/internal‐combine with existing employee)

6 HRIS (Human Resources Information System) (Time Attendance, Payroll, Leave Adm.)


7 KM (Knowledge Management) Portal

1 org System Analyst & Application Support, 1 org Technical Support/

139

No Target Aplikasi Sumber Daya Manusia

dibutuhkan (SDM IT)

Target Organization (SDM IT)

System Support Engineer, untuk installation & training (vendor/internal‐combine with existing employee)

8 Company Web + Email

1 org Technical Support/ System Support Engineer, untuk installation & training (vendor/internal‐combine with existing employee)

4.7 IT Organization Future

Berdasarkan hasil analisa pembanding kebutuhan SDM IT dengan usulan aplikasi serta

hasil pembahasan Bp. Hartono Atmadja selaku Managing Director Garudafood bersama tim

pembenahan business process proyek akuisisi, disepakati untuk peningkatan peran IT sebagai

enabler. Pemanfaatan teknologi informasi secara menyeluruh untuk mendukung operasional

bisnis PT.Sukses Inti Boga dalam rangka pencapaian visi dan misi Perusahaan. Berdasarkan hal

tersebut diatas maka diusulkan untuk membentuk organisasi Departemen IT pada PT Sukses Inti

Boga dengan struktur organisasi sebagai berikut :

140

Gambar 4.9 Usulan Organisasi IT PT.SIB

Dengan rencana penambahan/pemenuhan personil IT sebagai berikut :

Tabel 4.29 Usulan MPP Organisasi IT

Dengan pemenuhan man power planning (MPP) pada Dept. IT tersebut maka jumlah personil IT dapat dipetakan :

No Jabatan Jumlah (org)

Total Keterangan 2009 2010 2011

1 IT Supervisor 1 1 Koordinasi dan supervisi tim IT

2 System Support Engineer 1 1 2 Area support ke outlet-outlet yang tersebar

3 System Analyst & Application Support 1 1

Pengembangan aplikasi

4 IT Manager 1 1 Perencanaan IT strategy

Total 1 2 2 5

General Manager

IT Dept.IT Manager

IT Supervisor

System Support Engineer

System Analyst & Application Support

141

Dengan organisasi IT yang diusulkan di atas, maka berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung

jawab serta kualifikasi yang dibutuhkan :

Tabel 4.30 Tabel Tanggung Jawab dan Tugas Dept. IT

Position Title : IT Manager

Pendidikan S1/S2 Manajemen Informatika /Teknik Informatika/ Sistem Informasi

Pengalaman 2 tahun pada posisi manajerial bidang IT, 3 tahun sebagai System Analyst, Application Support, Spv. IT/MIS

Pengetahuan/ Ketrampilan teknis

Memahami Sistem Operasi & Jaringan Komputer, Pemahaman Konsep Relational Database/ RDBMS, Memahami Aplikasi Komputer & Komputer Akuntansi, Memahami Konsep dan Metodologi Project Management.

Lingkup Tugas dan Tanggung Jawab

1.IT Service Memberikan layanan IT/ IT Services atas ketersediaan Sarana dan Prasarana untuk mendukung ketersediaan informasi yang tepat guna dan tepat waktu bagi seluruh stakeholder.

2.Standarisasi Aplikasi Bisnis Melakukan implementasi Aplikasi /Software/ IT Devices/ IT Produk dengan standarisasi Aplikasi Bisnis /Software/ IT produk di seluruh unit bisnis sesuai standari dan prosedur yang sudah ditetapkan perusahaan untuk meningkatkan service level dan empowering user. 3. Rekomendasi IT Project Memberikan rekomendasi dan masukan yang berhubungan dengan IT Project ( bersifat Teknis ) sesuai dengan standar untuk meningkatkan service level dan PAR (project achievement ratio)

4.IT Services and Solution Strategy Merencanakan dan mengembangkan IT services and solution strategy dengan riset IT support yang bisa diberikan untuk mendukung kebutuhan user/bisnis, menterjemahkan kebutuhan user/usaha ke dalam support IT yang bisa disediakan (Translate business and user requirements into IT services and solutions requirements), menentukan strategic initiatives untuk dukungan IT, mengevaluasi tahapan implementasi dari strategic initiative yang telah ditentukan agar dapat mendukung bisnis/operasional perusahaan. 5. Enterprise IT Architecture Merencanakan, menentukan dan mengembangkan enterprise IT architecture yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk menopang bisnis usaha dan mensupport informasi yang diperlukan oleh management dan stakeholder

6.IT Infrastructure and Solution Mengatur, menjaga dan mengawasi IT Infrastructure dengan Manage IT security system, Manage IT inventory and assets, Manage IT resource capacity, Perform IT operations support services, Manage availability, Manage facilities, Manage backup/recovery, Manage performance and capacity, Manage incidents, Manage problems agar dapat mendukung produktifitas perusahaan. 7.Dokumentasi SOP / WI. Melakukan dokumentasi prosedur yang ada dalam bentuk SOP / WI dengan Menyusun, Mengembangkan dan merekomendasikan kebijakan, sistem dan prosedur di lingkungan IT yang mencakup antara lain sistem dan prosedur utk melakukan support, kebijakan-kebijakan investasi peralatan IT guna meningkatkan efektifitas dan efisiensi

142

pengelolaan IT di perusahaan

8.Activity Plan dan Strategy Jangka Panjang Merencanakan aktivitas dan membuat laporan, menyusun sasaran, rencana kerja dan anggaran tahunan Departemen. Mengendalikan realisasi anggaran dalam rangka memastikan adanya pengendalian internal, membantu dalam merumuskan Strategi Jangka Panjang yang menyangkut strategi dibidang IT yang menunjang bisnis perusahaan secara keseluruhan 9.Coaching & Counselling (C&C) Melaksanakan C&C kepada bawahan dalam rangka pembinaan dan konselling agar kinerja meningkat dan terjadi kondusivitas kerja.

Position Title : IT Supervisor

Pendidikan D3/S1 Manajemen Informatika, Teknik Informatika, Sistem Informasi, Teknik Komputer

Pengalaman 1 tahun sebagai Supervisor IT/MIS, Application Support/System Development


Memahami Sistem Operasi & Jaringan Komputer, memahami konsep Database, Networking & Technical Support, Memahami Aplikasi Komputer , Menguasai SQL (Structure Query Language)


1.Menyiapkan infrastruktur dan Server Aplikasi Menyiapkan infrastruktur dan server Aplikasi yang menunjang sarana komunikasi antar user diperusahaan agar dapat mendukung operasional perusahaan.

2.Perawatan server hardware, perencanaan upgrade server Melakukan perawatan server hardware, perencanaan upgrade server secara berkala untuk peningkatan kinerja server

3.Dokumentasi SOP / WI. Melakukan dokumentasi prosedur yang ada dalam bentuk SOP / WI dengan Menyusun, Mengembangkan dan merekomendasikan kebijakan, sistem dan prosedur di lingkungan IT yang mencakup antara lain sistem dan prosedur utk melakukan support, kebijakan-kebijakan investasi peralatan IT guna meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengelolaan IT di perusahaan 4.Laporan Melakukan perencanaan aktivitas dan membuat laporan secara berkala kepada atasan agar tertib administrasi dan mendukung internal proses.

5.Kontrol Budget Mengontrol pengeluaran budget IT dengan memonitor realisasi budget agar tidak melebihi business plan.

6.Coaching & Counselling Melaksanakan C&C kepada bawahan dalam rangka pembinaan dan konselling agar kinerja meningkat dan terjadi kodusivitas kerja.

143

7.Pembelajaran Melaksanakan pembelajaran dengan meningkatkan keterampilan user dalam penggunaan standar Aplikasi Bisnis Perusahaan agar dapat memperlancar operasional pekerjaan.

Position Title : System Analyst and Application Support

Pendidikan D3/S1 Manajemen Informatika, Teknik Informatika, Sistem Informasi

Pengalaman Minimal 1 tahun sebagai System Analyst /Application Support/System Development dan memahami konsep Database


Memahami Sistem Operasi & Jaringan Komputer, Pemahaman Konsep Relational Database/ RDBMS, Menguasai Bahasa Pemrograman dan SQL (Structure Query Language), Mampu menganalisa (user requirements analysis) dan membuat Rancang Bangun Aplikasi ( Software Engineering), Memahami konsep dan metodologi Project Management)


1.User Requirement Analysis Melakukan user requirement analysis terhadap kebutuhan aplikasi/software dengan melakukan koordinasi lintas fungsi/bagian/departemen dan membantu pelaksanaan User Requirement Analysis terhadap kebutuhan Aplikasi/ Software. 2.Pengembangan Aplikasi/software Membuat analisa cost and benefit dari pengembangan aplikasi, melakukan pengembangan aplikasi dan reporting sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.

3.Standarisasi Aplikasi Bisnis Menstandarisasi aplikasi bisnis perusahaan dengan melakukan implementasi Aplikasi /Software/ IT produk berdasarkan standar yang berlaku untuk mendukung service level dan empowering user.

4.Rekomendasi IT Project Memberikan rekomendasi dan masukan berhubungan dengan IT Project ( bersifat Teknis )

5.Dokumentasi Prosedur Mendokumentasi prosedur yang ada dalam bentuk SOP / WI agar mendukung internal proses dan tertib administrasi.

6.Laporan Melakukan perencanaan aktivitas dan membuat laporan kepada atasan agar tertib administrasi dan internal proses

Position Title : System Support Engineer

Pendidikan D3/S1 Manajemen Informatika, Teknik Informatika, Sistem Informasi, Teknik Elektro

Pengalaman Minimal 1 tahun sebagai Technical Support/ Network Engineer/ EDP

144


Memahami Sistem Operasi & Jaringan Komputer, penanganan Hardware dan Software Troubleshooting.


1.Perawatan Berkala Melakukan perawatan secara berkala terhadap PC hardware dan kunjungan maintenance agar dapat mengurangi down time

2.Implementasi jaringan Membantu dalam implementasi jaringan komputer (LAN) sesuai kebutuhan operasional agar dapat menunjang operasional perusahaan.

3.Troubleshooting IT Melakukan penanganan troubleshooting IT dengan support via telepon atau kunjungan ke user agar keluhan user dapat ditangani, melakukan setting terhadap PC baru yang akan digunakan dengan aplikasi sesuai dengan kebutuhan

4.Empowering user /pelatihan IT Merencanakan dan melaksanakan kurikulum pelatihan IT ke user sesuai dengan jadwal agar menghasilkan empowerment user.

5.Inventaris IT Melakukan inventaris perangkat IT , melakukan perencanaan dan rekomendasi upgrade hardware untuk PC user sesuai dengan kebutuhan untuk mengurangi down time.

6.Kontrol Budget Mengontrol pengeluaran budget maintenance IT sesuai dengan perencanaan agar tidak melebihi budget.

7.Laporan Memberikan laporan aktivitas supporting secara berkala seperti weekly activity & progress reports kepada atasan untuk evaluasi pelaksanaan kerja

4.8 Alur Proses Target Aplikasi

4.8.1 POS (Point of Sales)

Aplikasi Point of Sales ( POS) ini diusulkan untuk menggantikan sistem penjualan yang

terdahulu, yaitu dengan menggunakan cash register, dengan adanya POS ini data hasil transaksi

penjualan bisa lebih mudah dikelola. Dengan aplikasi POS ini bukan hanya melayani transaksi

penjualan saja, melainkan juga ada beberapa proses bisnis keseharian yang biasa dikerjakan

manual, seperti stok barang, order barang. Data hasil transaksi ini akan di update ke server,

145

sehingga hasil transaksi disemua outlet bisa terkumpul dan untuk mencegah hilangnya data hasil

transaksi.

Tabel 4.31 Manfaat Proses Bisnis Menggunakan POS system

“As Is” Condition “To Be” Process

Proses Bisnis Masalah Proses Bisnis Keuntungan

Sistem pencatatan

penjualan secara

manual di outlet (Cash

Register)

-Dengan outlet yang

tersebar, update kode

barang tidak dapat

dilakukan dengan cepat,

termasuk apabila ada

perubahan harga dan

program promo (discount

promo)

-Data penjualan sulit

dikonsolidasikan

Sistem pencatatan

penjualan dengan POS

(Point of Sales) system

yang dapat

dikonsolidasikan antar

outlet dan kantor pusat

-Perubahan harga/

promo discount

/update kode barang

dapat dilakukan dalam

bentuk Export/Import

File

-Rekap data penjualan

dapat dikonsolidasikan

-Sekuriti data utk


Perbandingan proses bisnis antara pencatatan manual transaksi penjualan (cash register saat ini)

dengan POS (Point of Sales), dapat digambarkan sebagai berikut :

146

Dengan penggunaan POS (Point of Sales) system, maka POS sisi outlet (POS Client)

berfungsi merekam transaksi penjualan ke dalam suatu database, dan POS di sisi kantor pusat

(POS Server) akan berfungsi melakukan konsolidasi data dari data file penjualan yang

dikirimkan dari outlet. Apabila ada penambahan / new product launcing maupun perubahan

harga, maka item produk tersebut cukup di generated dalam suatu file oleh POS Server dan akan

ditarik/file import oleh POS client sehingga proses pembaharuan data dapat dilakukan secara

cepat. Selain itu sales activity lainnya dapat direkam oleh POS ini, sebagai contoh apabila terjadi

Pencatatan Manual Saat Ini

Gambar 4.10 Alur Proses Pencatatan Manual (Cash Register)

147

koreksi penjualan yang dilakukan oleh kasir. Berikut alur proses pencatatan transaksi penjualan

di outlet dan kantor pusat dengan menggunakan POS, seperti gambar di bawah ini:

Teknologi POS (Point of Sales) system yang diusulkan adalah dengan menggunakan Transight

POS (package software) yang menunjang integrasi ke Windows Domain (Active Directory) dan

konektivitas baik ke browser Internet Explorer (IE), Windows Share Point Portal Server maupun

ke database SQL Server.

Gambar 4.11 Alur Proses Transaksi Penjualan dengan POS

148

Tabel 4.32 Tampilan Aplikasi POS / Point Of Sales

GUI Form Modul – Example Module Description

POS Configurator The POS CONFIGURATOR MODULE is run via

the Main Menu. The POS CONFIGURATOR

MODULE enables you to configure the POS

FrontEnd.

YOU control what appears in Front-End!

149


150


POS FRONT

END

OPERATIONS

MODULE

The POS FRONT END OPERATIONS

MODULE is run via the Main Menu.

The POS FRONT END OPERATIONS

MODULE runs your Point of Sales machine so

that you can:

Post sales transactions (including returns &

voids) Accept payment (tender)

e.g. cash, credit cards, vouchers

Print guest checks, customer receipts & order

Receipts Generate selected reports & journals

The REPORT WRITER

MODULE is run via the Main Menu.

The REPORT WRITER MODULE enables you to

run miscellaneous reportrelated functions, such as:

Run AUTO SEQUENCES Generate REPORTS &

JOURNALS. Monitor CASH IN DRAWER

151


HOLDINGS & POINT OF SALES

Minimum Server System Requirement for POS Application Recommended Server System Requirement for POS Application

Celeron® 566 MHz

256 MB RAM (512 MB with PDA), 20 GB Hard Disk

56.6 K/Sec Modem (For Dial Up store support)

Windows® compatible Network Interface card

A Laserjet printer

Microsoft® Windows® 2000 OR Microsoft® Windows NT® Service Pack 6 and above

IMPORTANT:

Microsoft® SQL Server 7.0 must NOT be currently installed otherwise Transight™ POS Installation will be aborted.

Pentium®4 1.8 GHz and above

512 MB RAM (1024 MB with PDA), 40 GB Hard Disk

56.6 K/Sec Modem (For Dial Up store support)

Windows® compatible Network Interface card

A Laserjet printer

Microsoft® Windows® 2000 OR Microsoft® Windows NT® Service Pack 6 and above OR Microsoft® Windows XP® Service Pack 1 and above

IMPORTANT:

Microsoft® SQL Server 7.0 must NOT be currently installed otherwise Transight™ POS Installation will be aborted.

152

4.8.2 Financial Module ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu perangkat lunak paket dengan aplikasi

yang terintegrasi untuk digunakan secara luas di organisasi. ERP diperuntukan bagi perusahaan

manufaktur maupun jasa yang berperan dalam mengintegrasikan dan mengotomasikan proses

bisnis dalam perusahaan. Tujuan utama dari ERP adalah untuk mengintegrasikan semua bagian

dan fungsi bisnis yang ada didalam perusahaan kedalam suatu sistem informasi tunggal yang

dapat memenuhi seluruh kebutuhan informasi perusahaan.

ERP Financial Module adalah merupakan salah satu aplikasi strategis yang diusulkan

untuk digunakan PT. Sukses Inti Boga dalam memberikan suatu keunggulan bersaing jangka

panjang dan mendukung dalam pencapaian visi dan misi perusahaan. Sebagai bahan

pertimbangan berikut adalah beberapa kelebihan dan kelemahan dari ERP :

Kelebihan yang ditawarkan ERP :

• Integrasi data yang menyebabkan akses data ke unit bisnis lain, fungsi-fungsi lain,

proses-proses, dan organisasi meningkat.

• Pengurangan biaya proses bisnis

• Standarisasi proses operasi yang berdampak pada peningkatan produktivitas dan

peningkatan kualitas produk.

• Standarisasi data dan informasi

• Meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan

153

Kelemahan dari ERP :

• Implementasi ERP yang cukup sulit dan memerlukan alokasi sumber daya (waktu,orang,

dana) karena penerapannya yang terintegrasi dan ada perubahan flow process/ business

process dalam operasional bisnis perusahaan.

• Adanya resistansi karena perubahan proses bisnis tersebut

• Biaya implementasi ERP yang cukup mahal

Berikut adalah alur proses Financial modul ;

Untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam rangka pelaporan keuangan (Financial

Report) maka diperlukan Aplikasi Financial dengan module yang terintegrasi dan kemudahan

untuk keterhubungan dengan POS (Point of Sales) application.

Gambar 4.12 Alur Proses Financial Module ERP

154

Berikut adalah usulan Financial Application yang cukup sesuai dengan kebutuhan untuk

operasional bisnis distribution/retail dalam bidang consumer goods/ FMCG, sebagai berikut :

Yaitu menggunakan Sage Accpac ERP Financial Management (package software)

mempunyai beberapa modul, antara lain : Genaral Ledger (GL), Account Receivable (AR),

Account Payable (AP), Purchase Order (PO), Inventory Control (IC), Order Entry (OE), Asset

Management (AM). Sage Accpac ERP ini menunjang integrasi ke Windows Domain (Active

Directory) dan konektivitas baik ke browser Internet Explorer (IE), Windows Share Point Portal

Server maupun ke database SQL Server.

Gambar 4.13 Sage Accpac Architecture

155

Di bawah ini contoh tampilan Sage Accpac ERP :

Gambar 4.14 Antar Muka Sage Accpac Software – Web Browser

Gambar 4.15 Antar Muka Sage Accpac Software – Accpac Client Server

156

Tabel 4.33 Sage Accpac’s module

Module Capabilities Standard Reports

General Ledger

(GL)

Create alphanumeric account numbers as long as 45

characters.

Flag General Ledger accounts as inactive to stop

using them, but retain them in the system for

historical and reporting purposes.

Maintain separate periods for adjusting and closing

entries.

Assign different retained earnings accounts to

different account segments.

Set up and schedule recurring journal entries for

transactions that are processed on a regular basis.

Drill down to the originating journal entry and

transaction from transaction history.

Lock budgets to prevent unauthorized changes.

Limit the batches shown in the Batch List window to

only those from a single subledger.

Automatically create budgets using prior-year

information or choose from seven other computation

methods.

Create analytical reports, spreadsheets, graphs, and

charts, and update budgets automatically through full

integration with Microsoft Excel.

Produce fast, flexible, customized financial statements

through full

Some of the reports included are:

• Batch Listing

• Batch Status

• Chart of Accounts

• Comparative Balance Sheets

• General Ledger Options

• General Ledger Transactions

Listing

• Income Statements

• Posting Journals

• Trial Balance

157


integration with Microsoft Excel.

Print consolidated statements or statements for any

accounting division represented by an account number

segment code.

Auto-reverse entries to eliminate manual accrual

tracking and specify the period for the reversal.

Account

Receivable (AR)

Create summary or detailed invoices using the item

price list and

calculate taxes on a summary or line-by-line basis.

Organize customer records quickly and easily, and

create an unlimited

number of ship-to locations for each customer.

Flag customer records as inactive when you wish to

discontinue

regular use but want to retain the record in the system

for historical

and reporting purposes.

Drill down from General Ledger transaction history to

Accounts

Receivable transactions and then to originating Order

Entry

transactions.


• Aged Trial Balance

• Batch Listing

• Batch Status

• Customer Transactions

• Deposit Slips

• General Ledger Transactions

• Invoices

• Item Sales History

• Posting Journals

Account

Payable (AP)

Automatically distribute invoices to as many general

ledger expense or asset accounts as you require by

defining distribution sets.

Aged Cash Requirements

Aged Payables

Batch Listing

158


Set up and schedule recurring payables for invoices

paid on a regular basis and automatically remind staff

to process recurring payables.

Calculate tax for vendor invoices or manually

distribute tax.

Track, calculate, and automatically retain a portion of

an invoice to handle common billing practices in the

construction industry.

View your vendor payments by bank range, vendor

range, check status, transaction type, date range, year

and period range, and check number range.

Generate and print system checks for current payables

and forced transactions with or without payments

advices.

Prepay invoices that you have not yet received.

Batch Status

Check Register

General Ledger Transactions

Posting Journals

Vendor Transactions

Inventory

Control (IC)

Handle fractional quantities to four decimal places

and maintain different units of measure for

purchasing, selling, and stock-keeping.

Use categories to classify stock and to allocate costs

to departments or cost centers.

Include 250-character comments with each transaction

detail.

Assign as many as nine vendors per item with

automatic update of the last purchase.

Specify different item bin numbers for each inventory


General Ledger Transactions

Item Status

Item Valuation

Markup Analysis

Overstocked Items

Physical Inventory Worksheet

Posting Journals

Reorder Report

Sales Statistics

159


location.

Assemble items using single-level bills of materials.

Combine any number of items into a single kit and

then sell the kit

through Order Entry using a single kit price instead of

a price per item

Receive both stock and non-stock items.

Maintain as many as six different costs per location,

including standard, most recent, average, last unit, and

two optional userdefined costs.

n Cost items to six decimal places by moving average,

FIFO, LIFO, standard, most recent, or user-specified

costing methods.

Cost transactions as soon as they are posted or during

day-end processing.

Allocate additional costs to transferred inventory

items by quantity, cost, and weight, or manually

specify the cost per item.

Selling Price / Margin Analysis

Slow-Moving Items

Transaction History

Transaction Statistics

Order Entry

(OE)

Enter active orders, future orders, standing orders, and

quotes.

Enter orders, shipments, and invoices as separate

transactions so you can divide the duties of your

personnel.

Create an order by simply selecting and copying the

details of existing customers’ orders.


Aged Orders

Order Action

Posting Journals

Sales History

Sales Statistics

Salesperson Commissions

160


Include multiple orders on a single shipment and

multiple shipments on a single invoice.

Ship items with or without first entering an order for

those items.

Send partial shipments to those customers that allow

them.

Edit and invoice partially shipped orders.

Add new customers on the fly when you enter orders

or add the customer records later.

Assign sales proportionally to as many as five

salespeople.

Use multiple payment schedules and other payment

terms defined in Accounts Receivable.

Transaction List

Purchase Order

(PO)

Use seven costing methods for the default item cost,

Most Recent Cost, Standard Cost, Average Cost,

Vendor Cost, Last Unit Cost, and two alternate

amounts, for added flexibility.

Enter details for requested items from multiple

vendors or without specifying vendors on a single

requisition, and then automatically create purchase

orders for each vendor.

Create one purchase order from multiple requisitions

and select the requisition details by vendor number

and Inventory Control vendor type.

Leave purchase orders open indefinitely until all items


Aged Purchase Orders

Payables Clearing Audit List

Posting Journals

Purchase History

Purchase Order Action

Purchase Statistics

Shippable Backorders

Transaction List

161


are received or cancel any remaining ordered items at

any time.

Quickly consolidate items from multiple purchase

orders on a single receipt.

Process multiple invoices for a single receipt.

4.8.3 Business Intelligence

Business Intelligence adalah seperangkat teknologi, aplikasi dan praktek untuk

pengumpulan, integrasi, analisis dan presentasi dari informasi bisnis dan juga terhadap informasi

itu sendiri. Tujuan dari business intelligence adalah untuk mendukung pengambilan keputusan

bisnis yang lebih baik (http://www.research.ibm.com/journal/rd/024/ibmrd0204H.pdf)

Business Intelligence menjelaskan sekumpulan konsep dan metode untuk bagaimana

meningkatkan pengambilan keputusan bisnis dengan menggunakan dukungan sistem secara

faktuil, sistem business intelligence merupakan data-driven. Beberapa manfaat business

intelligence sebagai berikut :

• Menyediakan dan meningkatkan akses data dan informasi sesuai dengan kebutuhan

• Meningkatkan budaya akuntabilitas

• Informasi dini (alert) jika terjadi penyimpangan antara target dan realisasi

• Menyediakan laporan terotomasi

• Membantu monitor Key Performance Indicator (KPI)

• Membantu manajemen dalam pengambilan keputusan bisnis

162

Dalam rangka memenuhi kebutuhan manajemen untuk monitoring operasional bisnis

perusahaan, trend analysis dan sebagai salah satu tools dalam pengambilan keputusan, maka

diusulkan untuk membentuk business intelligence reporting. Dengan menggunakan transaction

processing system maka data-data dari masing-masing POS system di outlet dibentuk dalam

suatu data warehousing/ data consolidation.

Alur proses business intelligence pada PT.Sukses Inti Boga, sebagai berikut :

Gambar 4.16 Alur Proses Business Intelligence pada PT.SIB

163

Dari permasalahan pada ketiga bidang aktivitas bisnis PT.Sukes Inti Boga, maka solusi

BI (Business Intelligence) dapat berfungsi sebagai tools yang dapat membantu manajemen dalam

melakukan analisa data dan selanjutnya mengambil keputusan bisnis berkenaan dengan .

Tabel 4.34 BI Tools/ Reporting and Function

Aktivitas

Bisnis Masalah BI Tools/ Reporting

Fungsi Pemecahan

Masalah dgn BI

Sales/Penjualan -Pencatatan item di outlet

secara manual (varian, rasa,

harga) sehingga update harga

tidak bisa cepat dilakukan

-Kesalahan pencatatan item

barang terjual karena tidak

ada standarisasi item produk

- outlet melakukan pelaporan

transaksi penjualan secara

manual; yang menyebabkan

lambatnya pelaporan

penjualan ke kantor pusat

-Program promo dan analisa

penjualan sulit dilakukan

-Karena manual, program

promo untuk pelanggan setia

PT.SIB sulit dilakukan dan

diperlukan media-media

promo lainnya

• Trend Harga Per Item

Per Outlet

• Rekap New Product

Launching per Outlet

• Laporan Penjualan

per Item Per Outlet


All Item All Outlet


New Product

launching per Outlet


per Pelanggan per

Outlet (Effective

Call)


per Pelanggan All

Outlet

• Laporan Top 10

Omzet per Outlet

• Laporan Top 10

Omzet per Product

-Terbentuk database

penjualan dan bisa

dikonsolidasikan

-Perubahan harga/

promo discount

/update kode barang

dapat dimonitor

dengan cepat

-Laporan penjualan

lebih cepat

-Program promo

dapat dilakukan lebih

mudah

-Penggunaan media

promo dengan

dukungan IT

Finance and

Accounting

- keterlambatan proses



per Item Per Outlet

-rekap penjualan per

outlet dan konsolidasi

164

Aktivitas


Fungsi Pemecahan

Masalah dgn BI

penyusunan laporan



-kesulitan melakukan analisa

penjualan secara keseluruhan

maupun per produk per outlet

- Inventory Report &

Monitoring

- Pemakaian Bahan dan

produktifitas


All Item All Outlet


New Product

launching per Outlet


per Pelanggan per

Outlet (Effective

Call)


per Pelanggan All

Outlet

• Laporan Top 10

Omzet per Outlet

• Laporan Top 10

Omzet per Product

• Laporan Monitoring

Inventory vs Safety

Stock per Outlet/All

Outlet

• Laporan Yield

Produksi per Outlet

lebih mudah dilakukan

-penyusunan laporan

keuangan lebih cepat

dan akurat

-analisa penjualan

mudah dilakukan

-terbentuk database

yang terintegrasi

Sumber Daya

Manusia/

Human Capital




manual belum terintegrasi ke

dalam database




• Laporan Omzet dan

Biaya Tenaga Kerja

Per Outlet/ All Outlet

• Laporan Hari Kerja

Efektif per Outlet/

All Outlet

• Laporan Produktifitas

-terbentuk database

karyawan

-analisa biaya tenaga

kerja dan penjualan

(produktifitas) per

outlet

165

Aktivitas


Fungsi Pemecahan

Masalah dgn BI

karyawan Mandays per Outlet/

All Outlet

Fungsi-fungsi BI (Business Intelligence) sebagai tools dan reporting tidak terbatas hanya

pada daftar laporan sesuai tabel di atas, tetapi dapat terus dikembangkan seiring dengan

berjalannya waktu dan sejalan dengan perubahan dan perkembangan kebutuhan proses bisnis

pada PT.Sukses Inti Boga. Dengan melalui tahapan detail user requirements, untuk menggali

lebih dalam kebutuhan bisnis dengan melalui wawancara/ interview dengan keyuser/ business

process owner maka akan dibuat tools/reporting/template untuk analisa data dari wadah BI

(Business Intelligence) tersebut.

Teknologi BI (Business Intelligence) yang diusulkan tetap dalam platform Windows

yaitu dengan Report Portal yang menunjang integrasi ke Windows Domain (Active Directory)

dan konektivitas baik ke browser Internet Explorer (IE), Windows Share Point Portal Server

maupun ke database SQL Server.

Tabel 4.35 Konektifitas dan Integrasi Report Portal

Connectivity & Integration Specification and feature

Database and interface ReportPortal for Microsoft SQL Server 2000, 2005 and 2008 R2

offers enterprises a complete and integrated BI solution:

analysis, reporting, dashboards, scorecards and advanced data

visualization.

Using XMLA and zero-footprint for the most scalable BI

solution on Analysis services, ReportPortal is the most

166


integrated BI solution on the Microsoft platform.

ReportPortal ROLAP cubes for access to databases other than

Analysis Services: Microsoft SQL Server, Microsoft Access,

MySQL, Oracle and IBM DB2.

XML analysis interface schema :

Reports support • OLAP Report

• GIS Map Chart Report

• Pie-Chart Tree Report

• Bar-Chart Tree Report

• Tree Map Report

• SQL Report

• Crystal Report

• Data Mining Report

• OWC Report (Office Web

Component)

• KPI Report

• Web Services Report

• Reporting Services Report

• Analysis Services KPI

Report

• ROLAP Report

• Dashboard Report

• Chart Grid Report

• Moving Bubble Report

• Chart Grid Report

• DataEntry Form

• Blog

• Wiki

Other connectivity support MS Reporting Services reports: ability to design OLAP reports

167


online

Share Point Integration via Web Parts

PowerPivot support for OLAP Report

Microsoft SQL Server 2000 / Analysis Services / Reporting Services

Microsoft SQL Server 2005 / Analysis Services / Reporting Services

Microsoft SQL Server 2008 / Analysis Services / Reporting Services Microsoft SQL Server 2008 R2 / Analysis Services / Reporting Services

ROLAP cubes for access to databases other than Analysis

Services: Microsoft SQL Server, Microsoft Access, MySQL,

Oracle, and IBM DB2

Technical architecture for

integration

ReportPortal accesses Microsoft SQL Server Analysis Services

via a XMLA (XML for Analysis) web service. The web

service is implemented as an ISAPI dll. ReportPortal configures

the web service during the installation.

For SQL Server 2000, the web service is distributed as XML for

Analysis SDK. The name of the ISAPI DLL is msxisapi.dll. The

service reads datasources.xml configuration file to get the

connection information for the available olap servers.

For SQL Server 2005/2008, the web service is part of Analysis

Services standard installation. The name of the ISAPI DLL is

msmdpump.dll. The configuration file is msmdpump.ini.

Notethat unlike Pro-Clarity, Cognos' PowerPlay, Business

Object's WebIntelligence and other olap client tools, XMLA

provides the middle tier with the least amount of overhead.

XMLA calls OLE DB Provider for Olap Services directly

bypassing the ADOMD.

168


Report Portal makes all calls to the XML/A service directly

from the Internet Explorer. All of the application state is

maintained the browser and round trips to the server are

minimized.

Note that exposing XMLA web service to the web poses a

security risk. Therefore, in the Internet environment XMLA

web service has to be secured by: 1) Disabling Anonymous and

enabling only Basic authentication. 2) Enabling HTTPS and

requiring only secure communication.

Integration/Interfacing Technical Architecture

brows

Sebagai co

er , sebagai

G

ontoh tampil

berikut :

Gambar 4.17

lan untuk bu

7 Tampilan B

usiness intel

BI Reporting

lligence pad

g dengan Bro

a PT. Sukse

owser Front

es Inti Boga

End

169

a dengan

Sebag

front e

4.8.4

keuntu

media

diperlu

semua

mengg

ke Wi

maupu

ai contoh tam

end , sebagai

4 Know

Knowledg

ungan dari a

a untuk berb

ukan, maka

a data disimp

gunakan plat

ndows Dom

un ke databa

Gambar 4

mpilan untuk

i berikut :

ledge M

e manageme

aset berbasi

bagi informa

perlu ditunj

pan dalam b

tform Windo

main (Active

ase SQL Serv

4.18 Tampila

k business in

Managem

ent portal ad

s intelektua

asi internal k

ang penggun

bentuk digita

ows yaitu W

Directory) d

ver.

an BI Report

ntelligence p

ment Por

dalah proses

l dan penge

karyawan da

naan teknolo

al. Teknolog

Windows Sha

dan konektiv

ting dengan

pada PT. Suk

rtal

s bagaimana

etahuan. KM

an agar mem

ogi informas

gi KM Portal

are Point P

vitas baik ke

Ms.Excel Fr

kses Inti Bog

a sebuah org

M Portal ini

mudahkan p

si , yaitu intr

l yang diusu

ortal yang m

e browser In

ront End

ga dengan M

ganisasi men

digunakan

pencarian da

ranet portal,

ulkan adalah

menunjang i

nternet Explo

170

Ms.Excel

ngambil

sebagai

ata yang

dimana

h dengan

integrasi

orer (IE)

Collab

Portal

Fokus utam

Dengan be

boration

ma dalam alu

eberapa penj

Focus

ur proses pem

elasan sebag

Tabel.4.36 F

Gambar

mbuatan KM

gai berikut :

Focus and D

4.19 Alur KM

M Portal , seb

Description K

Empowe

Collabor

Connect

Enable C

Computi

Reduce C

Integrate

Connect

expertise

Connect

M Portal Focu

bagai beriku

KM Portal

Descriptio

er Teams Th

rative Works

t Organizatio

Communitie

ing Tools

Complexity

ed System

t our people

e

t our peopl

s

ut :

on

hrough

spaces

ons Through

s with Socia

for IT by U

to informat

le to key b

171

h Portals

al

sing an

tion and

business

172

applications

Connect our people to role-specific

resources

Enterprise Content Management Manage diverse content

Satisfy compliance and legal

requirements

Efficiently manage multiple Web sites

Business Intelligence Integration support with BI system

Excel-based Business Intelligence

Dashboards and Report Center

Accessing and discovering business

data

Business Process and Forms

Browser-based forms

Integrated workflow and document

information panel

Custom workflow design

Streamline business processes

Enterprise Search

Out-of-the-box search

Search results are delivered quickly and

relevance

Integrated with other features and

Office system

Tabel 4.37

Berikut con

7 Contoh Fe

ntoh tampila

ature pada F

an intranet p

Gambar 4

Focus Pengem

ortal PT.SIB

4.20 Tampi

mbangan KM

B sebagai ba

ilan Intranet

M

agian dari Ga

Portal

arudafood G

173

roup :

174

4.8.5 Customer Loyalty Management Module

Transaksi penjualan yang ada di masing-masing outlet saat ini sudah disimpan dalam

aplikasi POS (Point of Sales) dan sifatnya menyimpan transaksi operasional sales , untuk lebih

mengenal pelanggan pada masing-masing outlet maka diperlukan suatu aplikasi yang dapat

mengenal pelanggan-pelangan mana saja yang aktif dan loyal terhadap produk PT.Sukses Inti

Boga. Untuk keperluan tersebut maka diusulkan untuk mengimplementasikan aplikasi Customer

Loyalty Management yang terintegrasi dengan POS system saat ini.

Customer Loyalty Management tersebut digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan,

dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pasca penjualan. Customer loyalty

management juga untuk mengenal pelanggan potensial dan memberikan reward /point

(membership card) atau program promosi lainnya, yang bertujuan meningkatkan revenue

perusahaan. Teknologi yang diusulkan untuk customer loyalty management module ini adalah

dengan Transight (package software) yang menunjang integrasi ke Windows Domain (Active

Directory) dan konektivitas baik ke browser Internet Explorer (IE), Windows Share Point Portal

Server maupun ke database SQL Server.

Aplikasi ini memiliki nilai potensial yang tinggi dalam memberikan suatu value added

services jangka panjang, dengan beberapa manfaat sebagai berikut :

• Informasi mengenai data pelanggan tersimpan dalam suatu database dan dapat diakses

setiap saat

• Dapat dilakukan identifikasi pelanggan yang potensial, sehingga program promosi dapat

dilakukan tepat sasaran, efektif dan efisien.

175

• Efectif Call yang lebih baik : kemudahan penjualan kepada pelanggan potensial, daripada

menjual ke pelanggan baru.

• Produk / Jasa disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan (customer oriented)

• Dengan program promosi yang tepat dapat meningkatkan loyalitas pelanggan

176

Tabel 4.38 Customer Loyalty Management Module

GUI Form Module – Example Module Remarks Function

Customer Loyalty Tab

Allows you to run

Customer Loyalty

Management Module

FUNCTIONS.

Change MemberNumber, Change Member Card

Add/Activate History Member, Bonus Point.

Redemption, Bonus Point Manual Sales

Posting Bonus Point, Manual Sales

Edit Prepaid Fee, Debit Prepaid Account

Balance, Clear Non-Member, Prepaid Card,

Letter/Memo Editor

Deposit Transaction , Debit/Credit Adjustment

Member Credit, Payment, Set Member Status,

Member Suspension, Month End Posting

177

GUI Form Module – Example Module Remarks Function

Config Tab

Allows you to maintain a

Customer Membership

Database.

Member Entry (Membership Data)

Membership Type, Nationality, Race, Religion,

Hobbies/Interest, Member Title, Recommender

Member Company, Redemption Item

Member Class, Schedule, Scheme, Relationship

Member Status, Bank Code, Member

Suspension, Setup, Transaction Parameter, Age

Group, Spending Range,

Enquiry Tab

Allows you to perform

ENQUIRIES on various

aspects of Customer

Loyalty Management.

Member Account Status, Member Status

Daily Statistics, Deposits

Credit Transactions, Member Payments

Sales, Bonus Points, Member Prepaid

Non-Member Prepaid, Reward Schemes

178

4.8.6 SMS Promo

SMS promo ini biasa disebut SMS Promo Bulk SMS Blaster atau SMS Broadcast adalah

layanan pengiriman SMS yang dapat dikirimkan ke banyak nomor sekaligus (Blast).Penggunaan

SMS promo pada PT.Sukses Inti Boga ini digunakan untuk memberikan info kepada pelanggan

setia PT.SIB untuk program-program promo. Dari data yang diperoleh POS (Point of Sales)

dengan modul customer loyalty management maka bisa diperoleh data pelanggan : kekerapan/

jumlah kunjungan/ transaksi tiap pelanggan, item yang dibeli dan jumlah transaksi

penjualannnya. Dari data tersebut bisa diberikan SMS promo baik pada item tertentu maupun

informasi item produk baru. Sehingga SMS promo bisa menjadi media promosi untuk

peningkatan penjualan dan menjaring pelanggan setia PT.SIB. Alur proses SMS promo dapat

dilihat pada gambar di bawah ini :

Gambar 4.21 Alur Proses SMS Promo bagi pelanggan PT.SIB

179

Pada aplikasi SMS Promo ini, user harus melakukan export database customer /

member lalu membuat pesan yang akan dibroadcast, aplikasi ini memerlukan hardware

tambahan yaitu SMS gateway sebagai penghubung antar aplikasi dengan provider GSM

yang ada. Teknologi SMS Promo/Gateway yang diusulkan dalam bentuk hardware/ box

appliance SendQuick dalam platform Windows yang menunjang integrasi ke Windows

Domain (Active Directory) dan konektivitas baik ke browser Internet Explorer (IE

maupun ke database SQL Server.

4.8.7 HRIS – Personnel Administration

Pada aplikasi HRIS (Human Resources Information System) yang diusulkan lebih

berfokus kepada kebutuhan aktivitas bisnis PT.Sukses Inti Boga dalam hal HRIS-Personnel

Administration; yaitu mulai dari pendataan karyawan (HR Base), absensi kerja (Time

Attendance), pengupahan, dan ijin/cuti (leave Administration). Dengan teknologi yang

diusulkan menggunakan Orange HRIS (package software) yang menunjang integrasi ke

Windows Domain (Active Directory) dan konektivitas baik ke browser Internet Explorer (IE)/

Mozilla Firefox, Windows Share Point Portal Server maupun ke database SQL Server.

180

Tabel 4.39 Konektivitas dan Integrasi Orange HRIS


Database and interface • Fully Web-Based Application

• 3-tier architecture

• Clear separation of data presentation,

business logic and data storage

• Using 100% Java

Java Server Page and

Java Bean Technology

• Support Window and Linux OS

• Database Support :

MS SQLServer 2000/2005/2008

• Template-Based Web Layout.

Easy to change the layout.

• Report Support :

Crystal Report, SQL Reporting Services

181

Alur proses pada Personnel Administration dapat digambarkan sebagai berikut ;

4.8.8 Company Web and Email

Pada usulan aplikasi Company Web dan Email, akan diterapkan metode hosting di

salah satu web hosting provider, company web ini akan lebih diperuntukkan untuk

mempromosikan PT Sukses Inti Boga dan juga untuk memperkenalkan jika ada item produk

baru dan program promosi lainnya, tampilan di bawah ini merupakan contoh tampilan Jesselyn

K Cakes di australi yang merupakan kepunyaan dari pemilik Jesselyn K Cakes sebelumnya.

Untuk Email akan digunakan domain name untuk email Company.

Gambar 4.22 Alur Proses Payroll Administration

182

Gambar 4.23 Company Web

4.8.9 Alur Aplikasi Keseluruhan (Grand Design)

Pada Grand Design ini, digambarkan keseluruhan dari usulan aplikasi yang ada, dari

usulan POS di tiap outlet hingga ke Company Web, keseluruhan dari aplikasi tersebut merupaka

aplikasi yang akan membantu untuk mengatasi permasalah permasalahan yang ada sebelumnya

ketika dilakukan secara manual. Dari tiap aplikasi yang diusulkan semua terhubung kedalam

database, sehingga segala transaksi dari penjualan, stok barang, proses produksi juga bisa

dianalisa dengan menggunakan aplikasi Bisnis inteligence.

183

Gambar 4.24 Gambar Alur Aplikasi Keseluruhan (Grand Design)

Sesuai rincian pada tabel target teknologi sebelumnya, bahwa platform yang dipilih adalah :

• Windows platform

• SQL Server 2005/2008

• Package Software yang dibeli fully open database connection ,untuk keperluan

custom development

• KM Portal : Windows Share Point

184

• Active Directory integrated

Tabel 4.40 Konektivitas dan Integrasi Keseluruhan Aplikasi


Platform Windows OS Platform

Database and interface ReportPortal for Microsoft SQL Server 2005/2008

ReportPortal ROLAP cubes for access to databases other than

Analysis Services: Microsoft SQL Server

XML analysis interface schema :

All application : Microsoft SQL Server 2005/2008

Other connectivity support Report Portal : ability to design OLAP reports online

Share Point Integration via Web Parts

Microsoft SQL Server 2000/2005/2008/ Analysis Services /

Reporting Services

All application integrated to Windows Active Directory

All application support : Internet Explorer , Mozilla Firefox browser

Technical architecture for

integration

ReportPortal accesses Microsoft SQL Server Analysis Services

via a XMLA (XML for Analysis) web service. The web

service is implemented as an ISAPI dll. ReportPortal configures

the web service during the installation.

185


For SQL Server 2005/2008, the web service is part of Analysis

Services standard installation. The name of the ISAPI DLL is

msmdpump.dll. The configuration file is msmdpump.ini.

XMLA provides the middle tier with the least amount of

overhead. XMLA calls OLE DB Provider for Olap Services

directly bypassing the ADOMD.

Report Portal makes all calls to the XML/A service directly

from the Internet Explorer. All of the application state is

maintained the browser and round trips to the server are

minimized.

Integration/Interfacing Technical Architecture

Report Portal , KM Portal

186


All Application with BI Portal interface

Language, Tools & Reporting Visual basic script

Crystal report

Java

XML

HTML report

Office Web Component , Office

front end

SSIS : SQL Server Integration Services

SSAS : SQL Server Analysis Services

Maka dari gambaran grand design aplikasi secara keseluruhan yang diusulkan dapat saling

diintegrasikan untuk pengembangan teknologi informasi yang terpadu dan dapat membantu

manajemen dalam pengambilan keputusan bisnis.

4.9 Arsitektur Jaringan

Rekomendasi arsitektur jaringan yang diusulkan adalah arsitektur jaringan secara

keseluruhan baik itu dari Head Office ataupun outlet outlet yang ada, untuk menghubungkan

outlet outlet ke head office dibutuhkan koneksi Wide Area Network. Di dalam sebuah jaringan

187

perusahaan, harus diperhatikan juga aspek-aspek pendukung untuk jaringan tersebut, khususnya

pada keamanan data yang tersimpan didalamnya. Pembatasan pengaksesan dengan cara

pemberian otorisasi terhadap siapa-siapa saja orang yang berhak mengakses data tertentu

disesuaikan dengan keperluan dan tingkatan mereka, sangat diusulkan untuk diterapkan dalam

menjamin kemanan dan kerahasiaan data perusahaan. Selain itu, skenario backup dan recovery

data juga harus diperhatikan secara seksama.

Backup adalah proses membuat duplikasikan file atau database dan informasi ditempat

yang terpisah, sedangkan Recovery adalah proses untuk menginstall ulang file atau database

yang telah dibetulkan dari kesalahan/ kerusakan atau kehilangan datanya. Dengan banyaknya

data dan informasi yang bersifat kritis bagi perusahaan, dan karena file atau database dapat

mengalami kerusakan atau kehilangan data atau kesalahan data, maka perusahaan diusulkan

untuk melakukan back-up data harian secara rutin, yang berfungsi sebagai cadangan atau

pelindung bila data yang asli mengalami kerusakan.

Ada beberapa strategi yang dapat dijadikan pilihan dalam melakukan backup dan

recovery data, yaitu strategi kakek-bapak-anak, strategi pencatatan ganda dan strategi dumping.

Strategi kakek-bapak-anak biasanya digunakan untuk data yang berada di media simpanan luar

pita magnetik. Strategi ini dilakukan dengan menyimpan 3 generasi file induk bersama-sama

dengan file transaksinya. Sedangkan pencatatan ganda (dual recording) dilakukan dengan

menyimpan 2 buah salinan database yang lengkap secara terpisah, yang bila nantinya terjadi

suatu transaksi, maka kedua salinan tersebut akan diupdate secara bersama-sama. Strategi dual

recording ini sangat tepat dan disarankan untuk penggunaan aplikasi-aplikasi yang database-nya

tidak boleh terganggu dan harus selalu pada keadaan siap. Tetapi perlu dipertimbangan pula dari

188

segi biaya yang cukup mahal, karena memerlukan 2 buah processor dan 2 buah database.

Sedangkan strategi dumping dilakukan dengan menyalin semua atau sebagian dari database ke

media backup yang lain, dapat berupa pita magnetik atau disket.

Pada tahap pertama solusi yang ditawarkan hanya memberikan koneksi internet ke

seluruh outlet dan juga Head Office belum ada koneksi WAN, hal itu di karenakan untuk

pengujian aplikasi POS dimana setiap outlet ini setiap sore harinya secara manual memposting

data hasil penjualan yang digenerate aplikasi POS tersebut dengan melakukan FTP ke FTP

hosting yang di hostingkan ke CBN. Lalu dari Head Office yang akan secara manual mengambil

data tersebut dan mengolah data tersebut.

Gambar 4.25 Tahap 1 Interkoneksi Outlet dan Kantor Pusat PT.SIB

(Dial up on demand)

189

Pada Tahap kedua solusi yang diusulkan yaitu membuat koneksi VPN Tunelling dari tiap

outlet ke Head Office. Teknologi VPN dipilih karena masalah keamanan dan transaksi

pengiriman data tidak terlalu besar setiap harinya, sehingga VPN ini menjadi sebuah solusi yang

sangat tepat guna, semua hasil transaksi POS akan dilangsungkan secara langsung, jadi ketika

terjadi transaksi penjualan maka ketika kasir mengentry transaksi penjualan tersebut akan

langsung terkirim ke server POS yang ada di Head Office, berbeda dengan tahapan sebelumnya

yang masih memposting data pada saat sore hari.

Untuk mencegah terjadinya kehilangan data pada saat terjadi lost connection, pada

aplikasi POS akan dibuat sistem untuk sinkronisasi sehingga ketika link terputus untuk beberapa

saat, aplikasi ini akan melakukan sinkronisasi data dengan server hingga data transaksi di outlet

dan head office menjadi sama dan sesuai dengan data transaksi terakhir. Untuk lebih jelasnya

akan di jelaskan pada topologi jaringan pada gambar berikut:

190

Gambar 4.26 Interkoneksi Outlet - Kantor Pusat PT.SIB

(VPN Tunelling)

191

4.10 Usulan Teknologi

Dalam pembuatan IT strategic planning, dibuat pula usulan mengenai teknologi yang

akan digunakan untuk kedepannya, sehingga semua usulan aplikasi bisa berjalan dengan baik.

Usulan teknologi ini didapat dengan membuat matriks antara usulan aplikasi dengan usulan

teknologi kedepannya, berikut adalah usulan teknologi nya:

Tabel 4.41 Tabel Usulan Teknologi

No Target Aplikasi Teknologi Dibutuhkan Target Teknologi

1 POS (Point of Sales)

Hardware POS Hardware included in package POS Server support Dual Processor, up to 150 branch

Server : 6 Server Single Processor, Intel Xeon QC E5405 QuadCore 2.0GHz 12MB L2 cache FSB 1333Mhz, RAM 2x2GB POS Hardware : 17 unit (17 owned outlet) Posiflex JIVA 2212 Proccesor VIA C7‐ 1 Ghz, Memory 256 Mb, HDD 40GB 12,1 inch Touch Monitor, MSR Track 2 for HT Series UPS included POS Transight License,OEM Windows Licensed Printer Thermal Posiflex Aura 7000 Cash Drawer Posiflex CR‐4100 Customer Display for HT Series, Card Swipe External Modem utk Data Sent to HQ‐US Robotics : 17 bh UPS 1200 VA : 17 bh Desktop PC : 25 PC : 10 PC at large outlet (@ 1 PC) + 15 PC at HO, with specification: Intel Core 2 Duo E7400, (2.8ghz Proc, 3MB L2 Cache, 1066Mhz FSB), 2GB DDR2 PC5300, 250GB HDD SATA, 16” LCD monitorNotebook : 10 unit (Mgr, Spv, mobile user) Printer : 5 printer (at HO) Network: 17 modem (1 modem per outlet) 17 line connection (ADSL Speedy)

Network Modem/LAN included for interconnection each location/branchSupport up to 120 branch

Platform Windows Platform, Ms. SQL Database

2 Finance Module ERP (GL,AR,AP,PO,OE,IC,AM)

Hardware 1 server support 20 users Server Dual Processor

Network Interconnection for each location


3 Business Intelligence


Network Support up to 30 location Interconnection for each location


4 Customer Loyalty Management


Network Support up to 30 location Interconnection for each location


5 SMS Promo/ SMS Gateway


Network 10/100/1000 Mb connection


6 HRIS (Human Resources Information System) (Time Attendance, Payroll, Leave


192

No Target Aplikasi Teknologi Dibutuhkan Target Teknologi

Adm.) Network Interconnection for each location Bandwidth upgrade on HQ (on demand) 12 switch (10 switch at large outlet, 2 switch at HO) 1 unit Server Rack (at HO) 45" 11 VPN Devices Juniper SSG5 ( 1 HO‐SIB, 10 large outlet) Other Hardware : UPS Rackmount 3 KVA : 2 unit KVM Switch : 1 unit Rack Server ABBA 45" : 1 unit Wireless Access Point : 2 unit


7 KM (Knowledge Management) Portal




8 Company Web + Email




Dari usulan teknologi kedepan juga dibuat suatu standarisasi spesifikasi hardware

,khususnya PC Desktop dan Notebook, yang direkomedasikan terdiri dari beberapa klasifikasi,

yaitu:

1. Level Eksekutif : Direktur, General Manager/ Ka.Div

2. Level Managerial : Manager/ Ka.Dept

3. User Biasa : Supervisor, Staff biasa

4. User Mobile : Karyawan yang sering melakukan tugas lapangan/ dinas luar kota

5. User Non Mobile : karyawan yang lebih banyak melakukan tugasnya sehari-hari di

kantor (non lapangan), tidak sering dinas luar kota.

193

Tabel 4.42 Spesifikasi Hardware User

Hardware

PeruntukanSpesifikasi Teknis Budget

Desktop PC Untuk User biasa, Non mobile

• Intel Core 2 Duo E7400 (2.8ghz Proc, 3MB L2 Cache, 1066Mhz FSB)

• Intel G31 Chipset • 2GB DDR2 PC5300 • 250GB HDD SATA • 16” LCD • Keyboard & Mouse • Integrated VGA, Sound & LAN • License : Win XP/ Win 7 PRO OEM • 3 years warranty

Rp. 5.600.000

Notebook LowEnd Untuk User Biasa dan Mobile

• Intel Core 2 Duo T6500 (2.1Ghz Proc, 800Mhz FSB, 2MB L2 Cache)

• Intel GM965+ICH8M Chipset • 2GB DDR2 SODIMM • 250GB HDD SATA • 12.1” LCD WXGA • DVD Supermulti, Modem Int, Wireless,

1.3MP Web Camera • Integrated VGA, Sound & LAN • License : Win XP/Win 7 PRO OEM • 3 years warranty

Rp. 6.600.000

Notebook Middle End Untuk Level Manajerial

Thinkpad R400 Intel Core 2 Duo P8400 (2.26GHz), 1GB RAM, 160GB 5400rpm HD, 14.1” 1280x800 LCD, Intel X4500HD, DVD/CDRW Combo drive, Intel 802.11agn wireless, Bluetooth, Modem, 1Gb Ethernet, Ultranav, Secure chip, 4c Li-Ion, License : WinXP/Vista Business/ Win7 , 3 years warranty

USD 900

194

Hardware

PeruntukanSpesifikasi Teknis Budget

Notebook High End Untuk level Eksekutif

IBM Thinkpad Lenovo X200 Intel Core 2 Duo P8400 (2.26GHz), 1GB RAM, 160GB 5400rpm HDD, 12.1” 1280x800 LCD, Intel X4500, Intel 802.11agn wireless, Bluetooth, Modem, UltraNav, Secure chip, Fingerprint reader, 4c Li-Ion, License : WinXP/Vista Business/Win7, 3 years warranty

USD 1.100

Sedangkan spesifikasi hardware untuk server dan network devices dalam mendukung arsitektur

jaringan perusahaan adalah sebagai berikut

Tabel 4.43 Spesifikasi Server, POS, Network

Hardware

Peruntukan

Spesifikasi Teknis Budget

IBM Server X3650 Rackmount Server

1 unit IBM X3650 :

Intel Xeon QC E5405 QuadCore

2.0GHz 12MB L2 cache FSB

1333Mhz, XD-Bit,

EM64T and Enchanced Intel Speed

Step Tech, PC2-5300 DDR2 SDRAM

DIMM 12

slots( up to 48 GB), DVD-CDRW

Combo, SAS HDD up to 8 Bays

(selec model/max.

1.8TB), Dual SAS Controller with

ServerRAID 8k-l Support with RAID

0, 1, 10, Three

PCI-Express, two PCI-X 64-

USD 3,000

195

Hardware

Peruntukan


bit/133MHz and one PCI 32-

bit/33MHz slot, 6 USB

(2.0), serial (9-pin),graphics (DB-15),

Dual 10/100/1000 Ethernet /

Broadcom®

BCM, RJ-45 (sys mgmt), XVGA

Graphic ATI® RN50 (ES1000),

835W (optional 2nd

HS RPS) Rackmount 2U, w/o

Keyboard/Mouse, ServerGuide and

IBM Director 5.1,

Additional:

4GB (2x2GB) PC2-5300 Original

2 x 146 GB Hot Swap SAS HDD

IBM Server X3100 Tower Server

IBM System X3100/X3200 434842X

IBM System X3100/X3200 (Single

Processor): Xeon 3065 2.33Ghz,

2x2MB L2, 2x1GB, 2x160GB Simple

Swap SATA Tower Form Factor |

Intel Xeon 3000 Series with 2x2MB

L2 - 1333MHz FSB | PC2-5300 ECC

DDR2 SDRAM DIMM (up to 8 GB

max.) | HDD's up to 4 Drives |

Integrated Dual SATA controller |

VGA ATI ES1000 16MB | Integrated

Gigabit Ethernet | SATA DVD-ROM |

Front : 2 USB, Rear: 4 USB (Ver

2.0), 1 Serial, 1 Parallel, 1 Video | 2 x

PCI-Express x8 | 310W Fixed Power

Supply | Warranty 1 Year Part &

Labour | IBM Director | Keyboard +

USD 1,500

196

Hardware

Peruntukan


Mouse

POS Hardware Posiflex JIVA 2212

Proccesor VIA C7- 1 Ghz

Memory 256 Mb

HDD 40GB

12,1 inch Touch Monitor

MSR Track 2 for HT Series

UPS included

POS Transight License

Printer Thermal Posiflex Aura 7000

Cash Drawer Posiflex CR-4100

Customer Display for HT Series

OEM Windows Licensed

USD 2,110

Juniper SSG 5

untuk membangun

koneksi jaringan

VPN di tiap Outlet

(VPN Tunelling)

Secure Services Gateway 5 with RS-

232 Aux backup, 256 MB memory,

7x10/100 interface

USD 765

SMS Gateway SendQuick

SendQuick Alert Plus is a plug &

play appliance based SMS

gateway suitable for all enterprises

• Support SMS reminder and

escalation/report feature

USD 350

197

4.11 Rencana Implementasi dan Biaya

4.11.1 Rencana Implementasi

Pada tahap ini akan dibentuk rencana implementasi dan harus memperhatikan unsur-unsur

berikut:

• Implementation projects

Proyek implementasi tidak hanya memuat proyek utama saja, tetapi memuat semua

rencana implementasi, yaitu target aplikasi, target teknologi dan target organisasi.

Portfolio implementasi yang dikembangkan harus memperhitungkan pula resiko

proyek, prioritas, dan ketersedian sumber daya.

• Migration issues

Permasalahan yang mungkin terjadi dari migrasi data harus diperhitungkan dan

diselesaikan untuk menjamin kelancaran pada saat implementasi.

• Project resources estimates

Perkiraan baik sumber daya manusia maupun peralatan harus jelas dan realistis dan

dapat dipertanggungjawabkan.

• Project implementation scheduling

Jadwal perencaan proyek harus jelas, realistis dan dapat dijalankan. Asumsi dan

hambatan harus dijelaskan terlebih dahulu guna kelancaran implementasi.

Implementasi teknologi informasi akan membutuhkan waktu, melibatkan tim proyek dan

alokasi dana yang tidak sedikit. Oleh karena itu perlu dibuatkan sebuah perencanaan

198

implementasi yang cukup matang dan baik, sehingga hasil akhir dari sebuah perencanaan sistem

dan teknologi informasi dapat terpenuhi secara menyeluruh dan optimal.

Berdasarkan tingkat prioritas tertinggi sampai dengan terendah adalah sebagai berikut:

a. Point of Sales ( POS)

b. Finance Modul-ERP

c. BI (Business Intelegence)

d. Customer Loyalty Management

e. SMS Promo/ SMS Blaster

f. HRIS (Human Resources Information System)

g. KM (Knowledge Management) Portal

h. Company Website dan Email

Dari urutan prioritas terhadap aplikasi aplikasi yang diusulkan tersebut, maka dapat

dibuat suatu rencana implementasi sebagai berikut:

- Aplikasi yang pertama dikerjakan yaitu aplikasi POS (Point of Sales) pada awal

2009, sampai dengan kuartal ketiga tahun 2009, dan aplikasi POS ini baru dikerjakan

pada 10 outlet saja sebagai Pilot Project.

- Pada Tahun 2010, pada kuartal kedua dan ketiga aplikasi POS diteruskan ke 7 outlet

lainnya dan paralel dimulainya implementasi proyek Finance Module-ERP yang

199

dibagi dalam 3(tiga) tahap, yaitu : dimulai pada kuartal ke dua untuk modul General

Ledger (GL), Account Receivable (AR) dan Account Payable (AP), dilanjutkan pada

kuartal keempat untuk modul Purchase Order (PO), Inventory Control (IC), dan Order

Entry (OE). Pada kuartal keempat dimulai dengan mengerjakan Business Intelligence

dan Customer Loyalty Management.

- Pada Tahun 2011, pada kuartal pertama akan dilanjutkan implementasi SMS Promo/

SMS Gateway. Sedangkan pada kuartal kedua melanjutkan Financial Module ERP

tahap ketiga, yaitu modul Assets Management (AM). Pada kuartal ketiga dan keempat

akan dilanjutkan untuk aplikasi dengan prioritas yang rendah yaitu aplikasi HRIS

(Human Resources Information System) untuk Personnel Administration, KM

(Knowledge Management) Portal dan Company Website dan Email

Target Teknologi

Berdasarkan target teknologi yang diperlukan, maka perencanaan strategis dalam target

teknologi adalah sebagai berikut.

- Pada perencanaan strategi TI ini akan diimplementasikan sebelumnya pada 10 Outlet

yang menjadi Pilot project, dan pembenahan jaringan serta perbaikan infrastructure

pada Kantor Pusat Sukses Inti Boga. Oleh karena itu berikut adalah pengembangan TI

yang diimplementasikan pada tahun 2009:

Network :

2 Wireless AP

2 Switch 48 Port Gbps

Speedy Connection pada

200

Kantor Pusat

Dial up Connection pada tiap Outlet :10 bh Ext. Modem

10 switch hub 8 port (outlet)

FTP Service Hosting

Server :

2 Server IBM X3650

1 Server IBM X3200

1 Server Rack 45"

1 Rackmount UPS 3 KVA

1 KVM Switch

Desktop PC :

10 PC untuk 10 Outlet

15 PC untuk Kantor Pusat

5 printer

UPS Backup POS :

10 bh UPS 1200VA

POS Hardware Posiflex

10 bh POS (utk outlet)

1 bh POS (utk HO)

- Pada tahun 2010 akan ditambahkan kembali 7 outlet dimana total outlet menjadi 17

yang merupakan outlet kepemilikan pribadi dari PT SIB, Maka rencana teknologi

yang akan diimplementasikan adalah sebagai berikut:

Network :

201

Dial up Connection pada tiap Outlet : 7 bh Ext. Modem

FTP Service Hosting

Server :

2 Server IBM X3650

1 Server IBM X3200

Notebook:

5 Notebook Manager

5 Notebook Supervisor/Mobile user.

UPS Backup POS :

7 bh UPS 1200VA

POS Hardware Posiflex

7 bh POS (utk outlet)

Pada tahun 2011 akan diimplementasikan mengenai Virtual Private Network yang

bisa menghubungkan antara tiap outlet menuju kantor pusat. Untuk mendukung

perencanaan tersebut dibutuhkan beberapa perangkat teknologi tambahan khususnya

dibidang network, yaitu

SMS GATEWAY

1 SMS Gateway Sendquick

Network :

17 node Speedy Connection

11 bh Juniper SSG5 :

o 1 Firewall + VPN Juniper SSG 5 untuk interkoneksi menggunakan

VPN Connection ke kantor pusat PT SIB.

202

o 10 Firewall + VPN Juniper SSG 5 untuk interkoneksi ke 10 outlet dari

PT SIB (large outlet), sedangkan 6 outlet belum perlu menggunakan

VPN Juniper ini ,karena merupakan small outlet (outlet khusus jual

saja).

203

Gambar 2.27 Perencanaan Implementasi Usulan Aplikasi

204

Gambar 2.28 Perencanaan Implementasi Usulan Teknologi

Gambar 2.29 Perencanaan Implementasi Usulan Organisasi

205

4.11.2 Rencana Biaya

Perencanaan biaya implementasi teknologi informasi berdasarkan kebutuhan biaya

pengadaan dan penambahan infrastruktur maupun aset teknologi dan juga kebutuhan biaya

pengembangan sistem informasi.

Tabel berikut adalah rencana biaya dari implementasi IT Project PT. Sukses Inti Boga

selama kurun waktu 3(tiga) tahun 2009- 2011, di dalamnya termasuk penambahan unit komputer

sesuai standarisasi yang diajukan, sesuai spesifikasi untuk eksekutif dan staff.

Serta diberikan rencana biaya untuk server maintenance dan infrastructure upgrading

untuk peningkatan kinerja, sebagai berikut :

Tabel 4.44 Usulan Biaya

I t e m Usulan Biaya

Thn. 2009 Rp 507.669.000

Thn. 2010 Rp 874.053.000

Thn. 2011 Rp 322.490.500

TOTAL (2009-2011) Rp 1.704.212.500

Dengan perincian detail pekerjaan dan rencana biaya sesuai disertakan pada lampiran. Dari

rencana biaya implementasi teknologi informasi yang diusulkan pada PT. Sukses Inti Boga,

maka ada beberapa potensi penghematan biaya (tangible value) dan penyederhanaan proses

bisnis (intangible value) yang dapat dipetakan sesuai permasalahan pada ketiga bidang aktivitas

bisnis pada PT.Sukses Inti Boga, sebagai berikut ;

206

Tabel 4.45 Performa keuntungan Dengan Adanya Usulan Aplikasi

Aktivitas Bisnis


Proses Bisnis Masalah Proses Bisnis Perbaikan Proses

Bisnis/ Potensi Penghematan

Sales/ Penjualan di outlet

Sistem pencatatan penjualan

secara manual di outlet (Cash

Register)

Biaya telp & facs untuk

komunikasi dan order antar

outlet & kantor pusat

-Dengan outlet yang

tersebar, update kode

barang tidak dapat

dilakukan dengan cepat,

termasuk apabila ada

perubahan harga dan

program promo (discount

promo)

-Data penjualan sulit

dikonsolidasikan

-kesalahan harga, koreksi

penjualan sering terjadi di

tiap outlet

-Program promo lambat

dilakukan, potensi lost sales

-Biaya telepon & facs

cukup tinggi, rata-rata Jan-

Sept ’09 = Rp. 475.928/

bln/ outlet

-Sistem pencatatan

penjualan dengan

POS (Point of Sales)

system yang dapat

dikonsolidasikan antar

outlet dan kantor

pusat

-koreksi penjualan

dapat di-record per

user per outlet

-POS system dan

customer loyalty

management module

-penggunaan VPN

tunelling dgn Speedy

untuk komunikasi

data & voice

-Perubahan harga/ promo

discount / update kode

barang dapat dilakukan

dalam bentuk Export/

Import File

-Rekap data penjualan

dapat dikonsolidasikan

-Sekuriti data utk


-menekan terjadinya

transaksi void / koreksi

penjualan

-analisa penjualan untuk

promo item tertentu pada

outlet tertentu mudah

dilakukan

-Dengan paket speedy 384

Kbps ( Rp. 195.000/ bln/

outlet), maka potensi

penghematan Rp 280.928/

bln/ outlet)

Finance and Accounting

-Pencatatan secara manual

mengenai inventory,

kebutuhan bahan, pemakaian

bahan, mutasi stok

-Proses pelaporan penjualan

dari outlet yang bersifat

manual

-sering terjadi masalah

ketidakakuratan inventory ,

seperti perbedaan antara

catatan manual dan jumlah

fisik barang;

- keterlambatan proses


penyusunan laporan



-kesulitan melakukan

analisa penjualan secara

Integrasi Finance

Module Application

untuk monitoring

inventory report

-monitoring dan kontrol

kebutuhan bahan, mutasi

stok lebih cepat dan akurat

-rekap penjualan per outlet

dan konsolidasi lebih

mudah dilakukan

-kontrol aging piutang dan

hutang lebih mudah

dilakukan

-penyusunan laporan

keuangan lebih cepat dan

akurat

207

Aktivitas Bisnis


Proses Bisnis Masalah Proses Bisnis Perbaikan Proses

Bisnis/ Potensi Penghematan

keseluruhan maupun per

produk per outlet

-analisa penjualan mudah

dilakukan

-terbentuk database yang

terintegrasi

Sumber Daya Manusia/ Human Capital




manual

-Kelambatan proses

penghitungan payroll




karyawan

-Rolling/mutasi karyawan

antar outlet menjadi lebih

lama untuk mencari

spec/kualifikasi karyawan

Database terintegrasi

• HR base (data

karyawan)

• Time Attendance,

• Payroll

• Leave Admin

-terbentuk database

karyawan

-penghitungan payroll

semua outlet menjadi lebih

cepat

-penjadualan kerja tidak

bertabrakan dgn cuti

karyawan

-rolling karyawan sesuai

kualifikasi lebih cepat

dilakukan

Tabel 4.46 Peranan Aplikasi terhadap CSF

Usulan Aplikasi Critical Succes Factor Priority 1 Critical Succes Factor Priority 2

POS (Point of Sales)

Focusing on increasing sales with low cost

Grow revenue constantly

Customer loyalty program Prepare on time financial report

"Give me better value for money products (tasty, fresh, & healthy) for money products, better service, and clean environment"

Prudent financial management Monitor & control quality of Raw Material, WIP & Finish Good

Provide accurate inventory report regularly

Increasing walk in customer Ensure new product launch on time and on target Feasibility study for new outlet/ location

208

Finance Module-ERP



Monitor & control COGS supported with realiable accounting system

Prepare on time financial report Prudent financial management Increasing walk in customer Control production process by scheduling process & man power

Ensure new product launch on time and on target

Feasibility study for new outlet/ location Monitor & control quality of Raw Material, WIP & Finish Good Provide accurate inventory report regularly Manage and monitor productivity of employee

BI (Business Intelligence)

Customer Loyalty Program Focusing on increasing sales with low cost Monitor & control COGS supported with realiable accounting system Prepare on time financial report Increasing walk in customer Ensure new product launch on time and on target Feasibility study for new outlet/ location Monitor & control quality of Raw Material, WIP & Finish Good Provide accurate inventory report regularly Manage and monitor productivity of employee


Customer Loyalty Program "Give me better value for money products (tasty, fresh, & healthy) for money products, better service, and clean environment"

Ensure new product launch on time Increasing walk in customer

209

and on target Feasibility study for new outlet/ location


Customer loyalty program "Give me better value for money products (tasty, fresh, & healthy) for money products, better service, and clean environment"

Increasing walk in customer Ensure new product launch on time and on target Feasibility study for new outlet/ location

HRIS (Human Resources Information System)

Control production process by scheduling process & man power Manage and monitor productivity of employee

KM Portal (Knowledge Management Portal)

"Give me better value for money products (tasty, fresh, & healthy) for money products, better service, and clean environment" Control production process by scheduling process & man power

Company Web & Email

"Give me better value for money products (tasty, fresh, & healthy) for money products, better service, and clean environment"

4.12 Change Management

4.12 Change Management

Change Management Plan adalah sebuah rencana yang telah dipersiapkan (sub-plan) dari

suatu bagian rencana strategis, yang bertujuan untuk mengantisipasi timbulnya resistansi dan

melakukan komunikasi dan sosialisasi dalam suatu organisasi dalam upaya perubahan. Tahapan

ini menjelaskan perkembangan tindakan spesifik untuk menangani masalah perubahan

210

organisasi, tindakan strategis yang dirancang dan dimaksudkan untuk menyebabkan perubahan

dan gerakan, resistensi terjadi dalam organisasi karena beberapa motivasi. Berikut gambaran dari

alur proses change management

Gambar 4.30 Proses pembuatan change management

Usulan perencanaan IT strategic pada PT sukses inti boga merupakan usulan mengenai

aplikasi aplikasi baru yang belum pernah diimplementasi sebelumnya pada PT SIB, sehingga kita

211

harus bisa mendefinisikan tujuan dari adanya perubahan tersebut, kemudian menganalisa segala

kemungkinan atau resiko yang akan muncul dengan adanya perubahan tersebut. setelah

mengetahui segala kemungkinan yang akan terjadi setelah perubahan tersebut, baru dibuat

tindakan mengenai tahapan yang harus dilakukan oleh PT SIB.

Identifikasi tujuan perubahan

Pada IT Strategic Planning yang dibuat, ada beberapa usulan aplikasi dan teknologi yang

bisa diterapkan pada PT SIB, diantaranya, POS, Financial Module, CRM, SMS Promo, HRIS,

KM Portal. Dimana usulan tersebut dipilih untuk membantu PT Sukses Inti Boga mengatasi

permasalahan yang ada sebelumnya dan membantu dalam proses bisnis sehingga bisa berhasil

dalam pencapaian visi dan misi perusahaan.

Dari aplikasi aplikasi terebut ada beberapa resiko yang mungkin akan terjadi karena adanya

perubahan dalam proses kegiatan PT Sukses Inti Boga, dimana awalnya masih bersifat manual

sehingga dengan adanya usulan aplikasi dan teknologi tersebut bisa membantu mengatasi

permasalahan yang ada. Beberapa permasalahan yang mungkin muncul adalah:

1. SDM PT SIB akan kesulitan memakai usulan aplikasi yang ada,

Dikarenakan pada awalnya semua bersifat manual, dan ketika ada perubahan maka

karyawan PT SIB akan mengalami kesulitan dalam pemakaian aplikasi aplikasi tersebut.

2. Karyawan mau mempelajari sistem yang baru, tetapi tidak ingin menggunakannya

Karena sudah terbiasa dengan sistem yang manual, sehingga dengan adanya perubahan,

karyawan menjadi takut dengan adanya sistem yang baru tersebut, selain karena ketidak

mampuan untuk mengoperasikannya, juga ada beberapa issue yang akan muncul seperti

212

karyawan akan merasa dirugikan jika ada hadirnya system HRIS, dimana mereka merasa

system baru akan lebih mengekang mereka, serta bisa merugikan pihak karyawan.

3. Adanya beberapa pihak yang menolak perubahan

Dalam suatu perubahan bisa terdapat beberapa pihak yang berkeberatan dengan

perubahan itu sendiri, bisa dikarenakan pihak pihak tersebut sudah merasa nyaman

dengan kondisi sebelumnya, sehingga tidak menginginkan perubahan tersebut.

4. Kesalahan dalam Proses Implementasi

Dalam Proses implementasi project tersebut dikhawatirkan akan ada beberapa kesalahan

yang akan muncul dan menyebabkan proses pergantian menjadi terhambat.

Change Management Strategy

Setelah memperkirakan adanya resiko resiko perubahan yang muncul kita bisa membuat

suatu rancangan managemen perubahan, mengenai tahapan tahapan apa yang akan terapkan

untuk mengatasi permasalahan tersebut.

1. Team Building

Keterlibatan semua user dalam pelaksanaan proyek sebagai bagian dari tim proyek,

sehingga timbul user awareness and ownership. Pembentukan strategi team building ini

dapat mengurangi resistansi ( sebagai contoh keengganan user berpindah dari kebiasaan

kerja manual sebelumnya) dalam pelaksanaan proyek.

Dalam pembentukan tim, maka perlu dipetakan semua pihak yang terlibat dalam aktifitas

proyek (PMBOK, 2000), sebagai berikut :

213

Tabel 4.47 Project Team Role and Responsibilities

Role Contribution/ Responsibilities

Steering Committee Judge all requests to change key project elements, including deliverables, schedule, and budget

Project Sponsor Authority, guidance, and maintains project priority

Project Leader/Manager Defines, plans, monitoring, control, and leads the project

Project Team Member Skill and effort to perform tasks

Functional Manage Policy and resources

Team members secara umum dipilih berdasarkan pengetahuan/pengalaman, pemahaman proses

bisnis, kompetensi dan keahlian sehingga proyek dapat terselesaikan sesuai jadual/target.

Struktur organisasi proyek dapat digambarkan sebagai berikut ;

Gambar 4.31 Project Team Structure

Functional Management

Steering Committee

Project Sponsor

Project Manager

Project Team/ Members

214

Untuk Project Leader/Manager dipilih berdasarkan kompetensi dan keahlian , mampu

memimpin tim dalam suatu organisasi proyek, pemahaman proses bisnis (biasanya Project

Leader/Project Management untuk suatu proyek dipimpin oleh person yang merupakan

BPO/business process owner/keyuser dari proyek yang akan/sedang dijalankan), memahami

konsep metodologi project management.

Kompetensi dan orientasi Project Leader/ Manager ;

- Kemampuan manajerial

- Kompetensi teknis fungsional

Kombinasi di antara kedua hal tersebut sangat dipengaruhi oleh jenis proyek yang dikerjakan.

- Dasar pengetahuan :

o Penggunaan alat-alat manajemen seperti estimasi biaya, cash flow,

penganggaran/budgetting, reward and punishment

o Jenis-jenis kontrak dan konsekuensi

o Pengendalian manajemen

Kategori kualifikasi manajer proyek/ Project Leader/ Project Manager , sebagai berikut ;

• Karakteristik personal

Karakteristik personal yang sebaiknya dimiliki seorang manajer proyek antara lain :

- mempunyai fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang tinggi

- mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif

- percaya diri, bisa meyakinkan orang lain

- punya disiplin

- seorang generalis

215

- bisa menemukan masalah sekaligus membuat keputusan

- mampu menyeimbangkan antara masalah teknis dengan waktu, biaya dan faktor

manusia.

• Ketrampilan Perilaku

Yang termasuk dalam kualifikasi ini antara lain kemampuan mendengarkan secara aktif,

komunikator yang baik, bisa menjalin jaringan komunikasi informal. Ia juga harus

membangun kepercayaan dalam tim, menumbuhkan semangat tim. Seorang Project

Leader/ Manager perlu juga menguasai istilah-istilah teknis yang mungkin digunakan

oleh bawahannya untuk memperlancar proses komunikasi.

• Ketrampilan Bisnis

Ketrampilan bisnis perlu dipunyai oleh seorang manajer proyek karena kemampuan ini

akan sangat menunjang keberhasilan dalam mengelola suatu proyek. Kemampuan dalam

ketrampilan bisnis, meliputi :

o pemahaman mengenai organisasi dan masalah bisnis itu sendiri

o pemahaman mengenai manajemen secara umum yang meliputi : pemasaran,

pengendalian, pembelian, hukum

o administrasi karyawan dan konsep umum mengenai cost and benefit

o kemampuan mengubah kebutuhan bisnis menjadi kebutuhan proyek

o punya kemauan kuat dan aktif untuk mengajari, melatih dan mengembangkan

kemampuan bawahan.

• Kemampuan Teknis

216

o Seorang manajer proyek perlu mengambil keputusan tentang hal-hal yang

berhubungan dengan masalah teknis. Untuk itu perlu mengetahui aspek teknis dari

proyek yang ditangani

o Dalam proyek yang rendah kandungan teknologi pemahaman teknis bisa didapat

dari pengalaman maupun latihan-latihan yang bersifat informal.

o Tetapi untuk proyek yang melibatkan pemakaian yang berteknologi tinggi

pengetahuan mengenai ilmu dan rekayasa sangatlah penting dimiliki seorang

manajer proyek.

Dengan beberapa tugas/tanggung jawab dan kewenangan seorang Project Leader/ Project

Manager yang dapat dijelaskan sebagai berikut ;

Tabel 4.48 Project Leader Authority and Responsibilities

Project Leader/ Manager’s Authority Project Leader/ Manager’s Responsibility

1. Membuat perencanaan dan budget yang

akan di “approve” oleh Steering

Committee

2. Menyusun team dan organisasi

3. Melaksanakan dan memonitor

pelaksanaan Project sesuai dengan

jadwal dan budget yang telah disepakati

4. Mengusulkan dan merekomendasikan

vendor-vendor yang terkait dalam

pekerjaan proyek

5. Memberikan laporan pelaksanaan

Project kepada Project Sponsor &

Steering Committee

1. Membuat Project Plan dan dokumen

pendukungnya

2. Mengkoordinasikan dan mengontrol

seluruh kegiatan proyek hingga selesai

3. Melaporkan Progress Report dan Status

Report secara periodik

4. Mengidentifikasi dan menyelesaikan

semua isu dan masalah yg timbul

selama proyek berlangsung

217

2. Stakeholder Analisis

Identifikasi pihak pihak yang berkepentingan dalam proyek, baik team yang terlibat

langsung dalam proyek maupun orang orang yang berpotensi tidak menyetujui adanya

perubahan (opponent of the project). Dengan identifikasi lebih awal, maka bisa dilakukan

pendekatan (Approaching) lebih awal terhadap pihak pihak tersebut.

Stakeholder sangat berpengaruh dalam kesuksesan sebuah proyek. Berikut ini daftar

pertanyaan , sebagai contoh, dalam stakeholder analysis :

• Siapakah stakeholder?

• Apakah posisinya?

• Apakah alasan tentang pemilihannya?

• Apakah strategi yang harus dilakukan jika personil/posisi tersebut tidak positif

terhadap proyek?

Stakeholders adalah semua orang yang terlibat dan terpengaruh kepada aktifitas Project

(PMBOK, 2000) . Stakeholders meliputi :

• Steering Committee

• Project sponsor

• Project team

• Functional management

• Customers / Users

• Suppliers

218

• termasuk di dalamnya Opponents to the project : pihak-pihak yang menentang

terhadap implementasi proyek.

Stakeholder analysis ini akan menghasilkan pengkategorian,bagian-bagian organisasi

manakah yang sangat berpengaruh/ terkait dengan pelaksanaan proyek dan bagian-bagian

organisasi manakah yang tidak/kurang berpengaruh dengan pelaksanaan proyek. Dari kedua

organisasi tersebut, dikelompokkan kembali siapakah tokoh kunci yang memiliki pengaruh

paling besar (key stakeholder). Pengaruh tersebut bisa berupa pengaruh sosial maupun

kewenangan/kekuasaan seperti pengaturan kebijakan/ policy pada perusahaan. Pengelompokan

ini lebih mudah disusun apabila menggunakan metoda stakeholder mapping, sebagai berikut ;

219

Tabel 4.49 Key Stakeholder Mapping pada PT.SIB

Organization

Key Stakeholder Managing Director

General Manager

Factory/ Production Dept Head

FA Dept Head

Sales & Marketing Dept Head

PD/ R&D Dept Head

Human Capital Dept

Head

Vendor/ Supplier

Role on Project

Steering Committee of project and one of the company’s founders

Sponsor of project

Project Leader of project in their business area (key focus area)





Supplier of project

Contribution/ Involvement to Project

Company’s policies

Executive support and business process standardization

BPO (Business Process owner) – POS,Accpac, BI, Project

BPO (Business Process owner): POS,Accpac, BI, Project

BPO (Business Process owner) : POS System, CLM, SMS Promo, Company Web Project

BPO (Business Process owner): POS, Accpac Project

BPO (Business Process owner) : HRIS, KM Portal, Company Web Project

Supplier of project

Level of Interest

Very high Very high : High High High High High Very High

Level of Influence

Very high : can call the shots

Very High : critical to success

High : subject matter expert





Medium : other vendor/supplier available

Suggestions on managing relationship

Keep informed, let him lead conversations,

Keep informed and make sure he reviewed,

Make him knows his project, take a seat to detail

Make him knows his project, take a seat to

Make him knows his project, take a seat

Make her knows her project, take a seat to

Make him knows his project, take a seat to detail

Lead time arrangement

220

do as his feedback and quickly

can do some work from home

discussion detail discussion

to detail discussion

detail discussion

discussion

221

Dari proses stakeholder analysis & mapping yang paling penting

adalah penyusunan dokumen analisis tersebut menjadi sebuah referensi

bagi pelaksana proyek. Kegunaannya adalah untuk melihat potensi-

potensi peluang serta hambatan yang akan terjadi selama pelaksanaan

proyek, dan apabila terjadi hambatan dalam proyek, dapat segera dianalisis

pihak-pihak mana yang berpengaruh dan untuk segera ditangani.

Stakeholder analysis sendiri adalah sesuatu yang tidak terukur, dan

dinamis sesuai dengan perubahan organisasi dan perkembangan bisnis

Perusahaan.

3. Communication Management

Communication management bisa dilakukan pada PT Sukses Inti

Boga dengan melakukan sosialisasi dan komunikasi kepada seluruh staff

karyawan PT Sukses Inti Boga mengenai tujuan dari adanya perubahan

tersebut untuk mengatasi permasalahan yang ada dan sebagai strategi

dalam menghadapi persaingan bisnis kegiatan ini bisa dilakukan pada saat

meeting atau dengan mengadakan gathering karyawan.

Selain itu bentuk-bentuk communication management dalam proyek dapat

berupa ;

• project progress report : laporan kemajuan proyek dalam sesi rapat

resmi dengan steering committee , project sponsor dan project tim

• review meeting : rapat rutin dengan team members

• evaluation : perlu dilakukannya tinjauan PICA (problem

identification and corrective action) untuk memastikan

keberlangsungan dan keberhasilan proyek

222

• awarding/celebration/penghargaan : pencapaian terhadap

keberhasilan suatu proyek

Berikut ini adalah communication plan yang dapat dilakukan pada

PT.Suskes Inti Boga dalam memonitoring pelaksanaan proyek baik untuk

senior management (steering committee dan sponsor), functional

management (Division/Dept Head terkait) dan seluruh tim proyek yang

terlibat, sebagai berikut ;

Tabel 4.50 Komunikasi Pada Senior Management Communication (Meeting, Report, etc.)

Frequency / Dates

Originator Distribution/Information Flow

Comments

Rapat Koordinasi

2 minggu sekali

Project Leader/Manager

Tatap muka, formal meeting, notulensi

Prepare by Project Management Office/ Administrator

Project Progress Report

Mingguan

Project Leader/Manager

Email, Print Out Report, Project Mailing List

Prepare by Project Management Office/Administrator

Tabel 4.51 Komunikasi Pada Functional Management Communication (Meeting, Report, etc.)

Frequency / Dates

Originator Distribution/Information Flow

Comments

Rapat Koordinasi

1 bulan sekali

Project Leader/Mgr/ BPO (Business Process Owner)

tatap muka/formal meeting, project mailing list, notulensi



Mingguan Project Leader/ Mgr

email, print out report, project mailing list


223

Tabel 4.52 Komunikasi Pada Project Team

Communication (Meeting, Report, etc.)

Frequency / Dates

Originator

Distribution/Information Flow

Comments

Rapat Koordinasi

Mingguan

PM/ BPO/ Integration Mgr

tatap muka/formal meeting, project mailing list, notulensi

Prepare by Project Management Office/Administrator


Mingguan

PM email, print out report, project mailing list


4. End User Training Event Management

Untuk mengurangi tingkat resistansi user/pengguna dalam

mengoperasikan sistem dan aplikasi yang baru dan untuk mengurangi

tingkat kesalahan/koreksi maka perlu dilaksanakan program

pelatihan/training secara berkelanjutan. Program training ini diberlakukan

untuk seluruh lapisan karyawan mulai dari karyawan biasa hingga top

management, sesuai dengan bidang operasional masing-masing sehingga

bisa menggunakan dengan baik aplikasi dan teknologi yang sudah

diusulkan. Untuk mempermudah pelaksanaan training tersebut, maka

disusun training plan dengan mempertimbangkan beberapa point seperti

yang tergambar dalam tabel di bawah ini :

224

Tabel 4.53 End User Training Plan

Dept

POS System

Financial Module Accpac

Business

Intelligence (BI)

Customer

Loyalty

Management

SMS Promo

HRIS KM

Portal

Company Web & Email

Production √ √ √ √ √ Sales & Marketing √ √ √ √ √ √ √ Finance & Accounting √ √ √ √ √ PD / R&D √ √ √ √ Human Capital √ √ √ Senior & Functional Management

√ √ √ √ √ √

Pelaksanaan user training tersebut dapat dilakukan secara

berkelanjutan, menyesuaikan dengan kebutuhan jumlah user, internal

training atau external training (by vendor), group training/ class training/

individual training dan materi pelatihan yang dibutuhkan

225

tersebut seperti melakukan training untuk operasional POS, financial

module dan HRIS.

5. Business Process Development

Perbaikan alur proses yang diperlukan untuk memperbaiki proses

bisnis sebelumnya. Pada saat tahapan pre-implementasi maka dilakukan

pemetaan proses bisnis yang mungkin akan berubah antara kondisi saat ini

(As Is condition) dengan kondisi pasca implementasi (To Be Condition)

yang sering disebut dengan Gap Analysis. Dengan gap analysis ini maka

akan dilakukan penyesuaian, perubahan dan penyederhanaan proses bisnis

dalam rangka implementasi proyek. Yang tentunya perubahan proses

bisnis ini sebagai langkah perbaikan / continues improvement dalam

operasional bisnis Perusahaan.

Sebagai contoh bentuk-bentuk penyesuaian, perubahan dan

penyederhanaan proses bisnis pada implementasi proyek PT.Sukses Inti

Boga adalah pada saat perubahan proses penjualan di semua outlet

PT.Sukses Inti Boga dari semula dengan menggunakan cash register

manual dan pada saat menggunakan POS (point of sales) system pada

outlet-outlet PT.Sukses Inti Boga, seperti yang sudah dijelaskan pada

bagian sebelumnya (lihat Gambar 4.10 dan 4.11)

6. Pendampingan dan Support

Pendampingan dan support diperlukan selama masa perubahan tersebut

untuk memastikan bila ada kesalahan dalam pengimplementasikan

perubahan tersebut bisa diatasi dengan cepat dan kembali normal.

226

Change Management tersebut di atas dapat diterapkan baik pada tahapan Pre-

Implementation, Implementation dan Post Implementation, dengan gambaran

seperti di bawah ini ;

Dengan penerapan siklus change management dalam tiga fase/tahap tersebut

maka diharapkan proses implementasi dapat berjalan dengan baik dan lancar.

Gambar 4.32 Penerapan Change Management

bab iv analisis dan hasilthesis.binus.ac.id/doc/bab4/tsa-2010-0080 4.pdf · ... dan diskusi dengan...

Documents