base de datos de información manual de gestión …2016/02/17 · base de datos de información...
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Base de datos de información
Manual de Gestión
Índice 1. Generar ficha para rellenar: TIPO DE DOCUMENTO
Eliminar un Tipo de Documento Crear un Tipo de Documento Modificar un Tipo de Documento
2. Rellenar ficha con la información de la que disponemos: DOCUMENTOS
Buscar un documento Crear un documento Eliminar un documento Modificar un documento Asociar un documento al índice Histórico del documento Importar Datos Búsqueda en el registro de correos
3. Visualización ordenada de la información: ÍNDICE Crear un índice principal Crear subíndices
Tipos de subíndices Crear índice automático
Eliminar un índice o subíndice Modificar la posición Elementos no activos Clonar un índice Generar una URL de una entrada de índice
4. ANEXO NOMENCLATURAS
Base de datos de información
Manual de Gestión
1. GENERAR LA FICHA PARA RELLENAR TIPO DE DOCUMENTO
Ventana en la que podemos realizar las acciones de crear, borrar y modificar la
estructura de cada uno de los tipos de documentos que servirán para introducir
contenidos diversos. Es una ficha base, tiene que ser muy general, cada tipo tiene que
servir diversos documentos.
Eliminar un Tipo de Documento Seleccionar o visualizar el documento que queremos eliminar y hacer clic en el botón
.
• Seleccionar previamente: hacer clic sobre el/los tipos de documentos que se
quieran borrar. Para borrar un tipo de documento es necesario que no haya ningún
documento relleno en ese tipo.
Seleccionar
Borrar
Pantalla de inicio de Tipo de documentos
• Visualizar el tipo de documento a borrar: hacemos doble clic sobre el que
queramos borrar, una vez visualizado hacer clic en el Botón .
VOLVER
Crear un Tipo de Documento
1. Crear tipo de documento. Haremos clic en el botón , desde el inicio
de la pestaña Tipo de documento.
Procederemos a rellenar el campo ‘Denominación’ con el nombre identificativo de la
ficha y el campo ‘Descripción del tipo de documento’, con el uso del mismo. Después
haremos clic en para guardar y poder crear los campos de los que constará el tipo
de documento. Al guardar se irá al listado de tipos y tendremos que buscarlo de nuevo
para configurar los campos de que constará.
2. Crear campos: haremos clic en veremos la siguiente ventana:
Haremos clic en para crear un campo nuevo. También se pueden copiar de la
‘Ficha de campos’, dónde están registrados por orden alfabético los campos más
utilizados (esto evitará tener que pensar los parámetros de cada tipo de campo).
Borrar
Nuevo
Listado de campos (ya creados o para crear)
Crear campo nuevo
Copiar campo de otra ficha tipo
La ventana que veremos está dividida en dos zonas: la zona de arriba que permite
definir las características del campo a utilizar y la zona de abajo en la que se explica el
uso que se le da a cada tipo de campo:
Datos de cada campo: • Nombre del campo: nombre que visualizaremos en el momento de rellenar y
visualizar la información de la ficha.
• Tipo de campo: acorde con los datos que vamos a introducir:
a. Datos directorio: para visualizar la información de una entidad del
directorio visible en la web.
b. Editor: para recoger cualquier tipo de información que deba tener
formato de texto (saltos de línea, negrita, numeración…).
c. Dirección Web: para introducir una dirección url.
d. Fichero: para asociar un documento, preferiblemente Pdf, aunque
acepta Word.
e. Mis documentos: permite incrustar un documento dentro de otro.
e. Select: campo para introducir una lista de opciones. Una vez guardado
el ‘tipo de documento’ se habilitara la siguiente zona para permitir
introducir los datos.
Haciendo clic en podremos dar de alta las opciones, una a una. Aceptaremos
en la primera ventana y rellenaremos el campo valor (con un número, letra o
palabra) con información distinta por cada una de las etiquetas (es el texto que
veremos para seleccionar). Finalmente haremos clic en guardar, por cada dato
introducido.
La vista cuando vayamos a rellenar un documento será.
Todos los tipos de campos: consultar ficha “tipos campos”
Abrir definición de valores (opciones)
Opciones Select
• Longitud: el número de caracteres que queremos que sean visualizados al
rellenar el campo. En el caso de ser del tipo textarea o editor hay que especificar
caracteres por líneas (Solemos poner 90, 20, noventa caracteres por línea por
veinte líneas). El resultado de multiplicar ambas cantidades será el número que
se debe de introducir en ‘máxima longitud’.
• Máxima longitud: el máximo de caracteres que admitirá el campo. Para que no
se nos quede ningún campo corto solemos poner 1800.
• Campo obligatorio: debemos marcarlo si es obligatorio el contenido del mismo
al rellenar el documento asociado. Estos campos serán visualizados con un 1
como superíndice.
• Tiene valores únicos: no (no permite escribir el mismo contenido en el campo
para distintos documentos), si (permite el mismo contenido en el campo para
distintos documentos) o si encriptando el valor (permite el mismo contenido en
el campo para distintos documentos y además codifica la información).
• Aspecto de presentación: en los nuestros: “Nombre de campo: Respuesta”.
Vista de documento:
Nombre de campo
Respuesta
Nombre de campo en negrita
• Aspecto del nombre del campo: como va a ser visualizada la etiqueta del
campo (negrita, cursiva…)
Una vez definido el campo procederemos a guardar , haciendo un clic en para
volver a la ventana de campos, procediendo a hacer clic en nuevo si es necesario dar de
alta más campos.
3. Utilizar campos de otra ficha (utilizaremos la ficha de campos) al crear
un tipo de documentos. Haremos clic en visualizando la siguiente ventana
en la que tendremos que seleccionar el tipo de documento del que copiaremos
los campos (ficha de campos).
Desmarcaremos la casilla de al lado del rótulo ‘campos’, procediendo a marcar los
campos que vamos a utilizar. Una vez que finalicemos haremos clic en ‘copiar
campos seleccionados’.
Veremos los campos marcados como parte del tipo de documento sobre el que
estuviésemos trabajando.
Marcado, selecciona todos los campos
Seleccionar solo los campos a copiar
Podemos ordenar la visualización de los campos haciendo clic sobre la flecha
roja hasta posicionarlo en el lugar correspondiente.
Para finalizar la creación de un tipo de documento debemos generar el formulario para
la entrada de datos , el cual nos permitirá utilizar dicha estructura en la creación
de documentos; y debemos generar el formato de presentación del documento , que
nos permitirá ver la información desde el índice. VOLVER
Modificar un Tipo de Documento
Importante: sólo se podrán modificar los tipos de documentos que aún no hayan sido
utilizados para hacer un documento.
Haremos clic en el botón para acceder a la estructura de campos, visualizando la
siguiente ventana sobre la que podremos realizar los cambios.
• Para modificar el orden de visualización de los campos haremos clic en la
flecha del campo a modificar el orden.
• Para eliminar un campo marcaremos la casilla de tantos campos cómo
queramos eliminar, posteriormente haremos clic en el botón .
• Para añadir uno o varios campos haremos clic en el botón , tantas veces
como campos necesitemos crear. Seguiremos los mismos pasos que para crear
un campo al crear un nuevo tipo de documento.
• Para modificar uno o varios campos haremos doble clic sobre cada uno de los
campos a modificar, una vez visualizada la información modificaremos según
los nuevos criterios.
Una vez finalizado los cambios procederemos a grabar .
Generar el formulario para la entrada de datos y generar el formato de
presentación del documento .
VOLVER
2. RELLENAR FICHA CON LA INFORMACIÓN DE LA QUE
DISPONEMOS
DOCUMENTOS
Ventana en la que podemos realizar las acciones de crear, modificar o borrar contenido
En la ventana se visualiza el listado de todos los documentos mostrados de 10 en 10.
Buscar un documento
• Mostrar: nos dice los documentos que se mostrarán en pantalla, los valores pueden
ser: de 10 en 10 o todos (existe un valor “de 1 en 1”, pero muestra documentos sin
rellenar).
• En Buscar hay que especificar el texto a buscar. Podemos utilizar el carácter
comodín ‘*’ para sustituir un número indeterminado de caracteres. Si buscar está
en blanco visualizaremos todos los documentos existentes
• En el apartado ‘en:’ hay varias posibilidades para elegir los campos por los que
buscar:
Todos, busca en todos los campos
Id del documento, El número que figura en cada documento como “Nuestro
código” y que se asigna automáticamente al crearlo.
Contenido, busca en los campos rellenos de información del documento.
Descriptores, campo del mismo nombre que figura en todos los documentos y
que sirve para añadir palabras clave que, aunque no figuren en el título o el
contenido, definan ese documento.
Título, denominación del documento.
• En el apartado tipo, definiremos la búsqueda sólo sobre un tipo de documento.
Combinando las posibilidades de búsqueda indicada conseguiremos realizar
búsquedas concretas. VOLVER
Crear un documento
La creación de un documento consiste en rellenar el contenido de un tipo de documento
asociándolo a un título que formará parte del índice. Por lo que no se podrá crear un
documento sin tener el tipo de documento correspondiente.
En la pestaña Documentos haremos clic en
Texto a buscar
Campos en los que buscará el texto.
Mostrará los documentos encontrados de 10 en 10 o todos
Id del documento
Los campos que figuran en la imagen siguiente son comunes para todos los documentos, el
resto de campos a rellenar dependerán del tipo de documento seleccionado.
• Seleccionar tipo de documento: de antemano habremos estudiado la información y
elegido el tipo a utilizar.
• Descriptores: palabras clave que servirán para hacer búsquedas. Si introducimos
palabras que no figuran en el documento pero que puede que el usuario identifique
como nombre de ese procedimiento, nos permitirá localizar la información por la
que pregunta.
En la zona que figura con el título ‘datos del documento’, estarán, una vez elegido el tipo
de documento, todos los campos que pertenezcan al tipo seleccionado. Los nombres de
campos que figuren con un superíndice 1, son campos que obligatorios.
Fechas de vigencia del documento se indicará, si interesa, la fecha de inicio y fin.
• La fecha de inicio sirve para que el documento no esté disponible hasta la fecha
indicada. Por defecto esta fecha será la de creación.
• La fecha de fin, se utiliza para controlar los cambios de información en dicho
documento. Ver las instrucciones “Revisión y caducidad en Base”
• Para saber qué documentos están obsoletos marcaremos la casilla de
y haremos clic en , los documentos fuera de fecha
siempre tendrán el icono .
VOLVER
Eliminar un documento
Para eliminar uno o varios documentos visualizando una selección, marcamos en la casilla
de selección de los títulos de columnas se marcarán todos los
documentos que vemos en pantalla. Si marcamos sólo la casilla correspondiente de un
documento se borrará ese.
También se puede borrar un documento abriendo el contenido del documento y
haciendo clic sobre para borrarlo. VOLVER
Modificar un documento
Se puede modificar el contenido de un documento haciendo doble clic sobre el documento y
cambiando los datos que contiene.
Guardar cambios.
Volver al listado de documentos.
. Permite obtener una vista previa del documento
. Permite duplicar el documento que estemos visualizando, heredando todas las
características que posteriormente podremos modificar antes de guardarlo como un
documento nuevo.
Asociar el documento en el que estamos a un índice.
VOLVER
Asociar un documento al índice
Permite desde la solapa de documentos incluir el documento que está seleccionado o
visualizado al índice. Debemos de hacer clic en . Se abre la siguiente ventana
Primero hay que seleccionar el índice al que queremos asociar el documento. Una vez
hecho esto rellenaremos, si sabemos el nombre o palabra clave incluida en el nombre, de la
entrada del índice a la que queremos asociar el documento, procediendo a hacer clic en
, visualizaremos el listado de las entradas del índice que se corresponden con el texto
introducido. En el caso de no introducir texto alguno a buscar serán visualizadas todas las
entradas existentes del índice.
Si sabemos el ‘id del elemento índice’, bastará con ponerlo en el primer recuadro y pinchar
en ‘Asociar’.
Se visualizará la siguiente ventana indicando que el documento ha sido asociado a la rama
del índice seleccionado. Cerraremos la ventana para finalizar la acción.
Poner número de Id y pinchar en Asociar
Buscar por texto
en el botón , seleccionar y pinchar en Asociar
VOLVER
Histórico del documento
Permite, sobre el documento seleccionado o visualizado, saber la fecha, acción, usuario que
ha realizado la acción y la ip de la máquina desde la que se ha realizado. Hacer clic en
para visualizar dicha información.
En caso de querer imprimir la información debemos hacer clic en . Una vez
finalizado debemos de hacer clic en cerrar.
VOLVER
Importar Datos
Permite incluir datos de otra aplicación siempre y cuando se cumplan una serie de
requisitos:
• La información debe de estar estructurada en registros compuestos de una serie
limitada de campos.
• El fichero debe haber sido guardado con formato texto, respondiendo en cada caso
a la exigencia del programa desde el que se exporte
• La estructura debe de estar definida en la aplicación antes de importar los datos. Se
define en la solapa ‘tipo de documento’. La estructura que se define no tiene
porque ser estrictamente la misma que los datos que se van a importar,
únicamente los campos que finalmente formarán parte de la estructura en la
aplicación.
Para comenzar la importación de los datos haremos clic en siguiendo los pasos
correspondientes:
En ‘tipo documento’ hay que seleccionar el nombre dado a la estructura que albergará los
datos.
En fichero se seleccionará el guardado desde la aplicación que originalmente contiene los
datos a importar.
Separador de registro y separador de campo deberá ser el mismo que se haya indicado en la
aplicación en la que se han guardado los datos a importar.
Finalmente haremos clic en el botón
Visualizaremos una ventana con tantas columnas como campos existentes en el fichero que
se importa. Encima de cada columna tendremos un desplegable para seleccionar a qué
campo en la estructura de ‘tipo de documento’ creada asignaremos el dato.
En tipo de carga podremos seleccionar: añadir documentos (nueva creación o inclusión
de nuevos datos a documentos del tipo seleccionado existentes) o reemplazar documentos
(los documentos ya existentes van a ser reemplazados por contenidos nuevos).
Si la primera línea de los datos a importar se corresponde con los títulos de las columnas
marcaremos la opción en caso contrario lo
dejaremos en blanco.
Es obligatorio que le demos un título al documento, para lo que tendremos que seleccionar
el campo cuyo contenido queremos que figure como tal. Incluso podemos combinar la
unión de dos campos como título del mismo.
Hay que seleccionar por qué opción cambiamos los retornos de carro de los datos que
importamos: nada, <br> - línea en blanco – o <p> -salto de párrafo-.
Seleccionar el campo clave para reemplazar, sólo en el caso de que estemos reemplazando
documentos.
Para finalizar e incluir los datos en la aplicación haremos clic en el botón de ‘cargar’.
La aplicación nos indicará el número de documentos añadidos y procesados, confirmación
del resultado de la operación realizada. Finalmente cerraremos la ventana.
VOLVER
Búsqueda en el registro de correos
En caso de acceder al registro desde la ventana principal, la búsqueda se realizará sobre el
total de los documentos, si se accede a uno de los documentos y posteriormente se accede al
registro de correos sólo se mostrará y se buscará sobre el documento visualizado.
Se puede realizar una búsqueda por diferentes criterios: persona a la que se envía, persona
que ha enviado la información o fecha en la que se realizó el envío. No se puede buscar a la
vez por persona que envía y persona a la que se le envía.
Búsqueda por persona: seleccionamos entre ‘enviado a’ y ‘enviado por’
escribiendo en la caja de texto el correo por el que queremos buscar, en el caso
de querer concretar una fecha determinada rellenaremos uno o varios de los
campos relacionados con la fecha. A continuación hacer clic en .
Búsqueda por fecha: dejaremos el campo de persona sin rellenar y
seleccionaremos la fecha sobre la que queremos buscar: mes, día y/o año. A
continuación hacer clic en .
A la izquierda de las opciones de búsqueda vemos el total de los correos que hay en
función de los criterios de búsqueda empleados.
La relación de correos enviados en cada mes se utiliza para las estadísticas.
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3. VISUALIZACIÓN ORDENADA DE LA INFORMACIÓN
ÍNDICE
Ventana que nos permite asociar los documentos, creando una estructura arbórea en la que
se combinan entradas de título con los documentos para facilitar el acceso a la información.
Para poder crear una estructura se debe tener un índice principal sobre el que generar el
acceso a la información. Si ya está creado, lo seleccionaremos para generar dicho acceso.
Guardar cambios
Crear nuevo elemento índice (crearía un subíndice del que nos encontramos).
Da la posibilidad de crear un documento y situarlo como elemento índice (crearía un
subíndice del que nos encontramos).
Visualizar la estructura del índice. Haciendo un clic en una entrada cambiaremos el
índice sobre el que trabajamos:
Si en esta ventana seleccionamos
la entrada tercero principal en la
ventana de creación y
modificación veríamos la
información correspondiente con
la selección realizada.
VOLVER
Índice principal seleccionado
Estructura del índice
Hacer click en Tercero princicipal
Crear un índice principal
Para crear un índice principal debemos estar en la pestaña de “índice” y no tener seleccionado
ninguno.
Hay que hacer clic en para crear un nuevo índice. Veremos la siguiente ventana.
En el campo nombre del índice ponemos el nombre del índice principal sobre el que vamos
a generar los subíndices. Luego seleccionamos la forma de creación: completamente vacío
(generar estructura completa de acceso a la información) o clonando cualquier índice
existente. Finalmente haremos clic en para crear el índice.
VOLVER
Crear subíndices
Hay que seleccionar en primer lugar el índice sobre el que vamos a trabajar, veremos la
siguiente ventana con la información de los subíndices creados, en el caso de que haya, si
no veremos la parte de subíndices vacío.
En título indicaremos el nivel del elemento índice sobre el que vamos a trabajar. En la zona
de aspecto de presentación definiremos el aspecto que debe de tener la entrada, el título.
En el campo fechas de vigencia del elemento indicaremos la fecha de inicio (si no ponemos
nada la de creación) y fin (si no ponemos nada indefinida), es decir, el tiempo que el
elemento debe estar activo en el índice.
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Tipos de Subíndices
Para crear un nuevo subíndice manualmente haremos clic en , podemos
crear varios tipos de subíndices:
• Índice título: elemento que permite una entrada para ordenar una estructura de
subíndices por debajo (pantalla que aparece al pinchar en subíndices). Únicamente debemos
rellenar el campo título (figurará el título de entrada del índice) y si lo consideramos
necesario el campo descripción, el color y el aspecto de presentación.
Jerarquía de índices a los que pertenece el acutual
En los índices principales seleccionaremos negrita
• Índice asociado: permite asociar un elemento índice ya creado en otro punto
de la estructura.
Posibilidades:
1. Sin rellenar ninguna casilla: visualizar todos los índices de títulos existentes (no
documentos utilizados como entrada de índice).
2. Rellenando la parte Id porque sabemos el número de Id del índice, hacer clic en Asociar.
3. Rellenando en la zona verde un texto, se despliegan los índices que se correspondan
con el texto, seleccionamos y hacemos clic en Asociar.
• Asociar un documento: permite asociar un documento ya hecho como entrada
de índice. Se diferenciará en la vista del índice porque al principio del título, en vez de
llevar llevará
Posibilidades:
1. Sin rellenar ninguna casilla: visualizar todos los documentos existentes.
2. Rellenando la parte en blanco Id porque sabemos el número de Id del documento, hacer
clic en Asociar.
3. Rellenando en la zona verde un texto, se despliegan los documentos que se
correspondan con el texto, seleccionamos y hacemos clic en Asociar.
• Crear un documento nuevo: para asociarlo como elemento del índice.
Al seleccionar el “tipo de documento” se desplegará el formato de ese tipo, se rellena con la
información deseada y se hace click en “crear documento”. Éste quedará asociado como
subíndice.
• Índice automático: permite crear automáticamente un grupo de entradas en el
índice a partir de un tipo de documento que tenga definido al menos un campo para generar
el índice automático.
VOLVER
Crear índice automático
Cada vez que creemos un índice veremos en la zona de subíndices dos campos (Índice
automático y Sección) que nos permiten generar un índice automático que se compondrá
con los documentos generados en un tipo de documento con campos definidos para ese fin.
Índice título
Asociar un índice
Asociar documento
Crear documento como índice
Seleccionar tipo de documento
Crear documento
Haciendo clic en índice automático se abrirá una ventana con los documentos que tienen
definidos campos para generarlos. Seleccionamos el que nos interesa. Volveremos a la
ventana de creación de índices, la zona de subíndices tendrá el siguiente aspecto:
El campo sección nos permite haciendo un clic seleccionar solo una parte del índice
automático, sólo por una de las entradas del campo que genera el índice. Haciendo clic en
veremos el listado de valores, para seleccionar es suficiente hacer clic en uno de ellos
índice
Es suficiente hacer clic en uno de ellos para seleccionarlo. En el caso de no seleccionar
ninguno se utilizarán todos los valores en la generación del índice.
Para que el índice sea accesible desde la ventana de inicio haremos clic en para generar
los índices. El sistema nos indicará que se están creando los índices mediante una ventana
informativa del tipo:
VOLVER
Eliminar un índice o subíndice
Podemos eliminar un índice o subíndice de diferentes formas dependiendo del tipo
de índice.
• Desde el listado de índices, independientemente del tipo, haciendo clic en al
lado de cada entrada que queramos eliminar.
• Haciendo doble clic en el título del índice o subíndice, para índices títulos e
índices automáticos, y haciendo clic en .
VOLVER
Modificar la posición
En este caso es importante diferenciar si se va a modificar la posición de un subíndice
dentro de la rama a la que pertenece o si se va a cambiar de rama. En el primer caso
haremos clic en del elemento del índice que queremos subir de posición hasta llegar a la
correcta. En el segundo caso se corresponde con mover la entrada a otra rama de la
estructura, para ello haremos clic en .
En el campo ‘Id del elemento índice donde poner’ escribiremos el texto a buscar y haremos
clic en visualizando las entradas de índice título que se corresponden o bien con el
campo en blanco haremos clic en visualizando todas las entradas de índice título existentes,
hasta un máximo de 200.
Haremos doble clic sobre el elemento del índice que seleccionamos y finalmente
clic en , con lo que el elemento quedará asociado a su nueva ubicación,
eliminándose de la antigua. VOLVER
Elementos no activos
A nivel de índice podemos, como ya hemos visto, fijar unas fechas de inicio y
caducidad de cada elemento de la estructura. Haciendo clic en la casilla de al lado de sólo
no activos visualizaremos las entradas que ya no están en vigor.
VOLVER
Clonar un índice
Es posible realizar una copia exacta de un índice, el cual se puede utilizar como
copia de seguridad de la estructura creada o bien para tener varios índices con estructuras
distintas haciéndolos visibles en la fecha especificada.
En la solapa “índice” haremos un clic en el botón para crear un índice nuevo y
en la ventana que nos sale seleccionaremos el índice a clonar y le daremos un nombre.
Haremos un clic en el disco para grabar.
Una vez creado el índice seleccionaremos en el listado el índice para proceder a indicar las
fechas en las que queremos que el índice esté activo.
Para que el índice clonado sea invisible en la solapa de “inicio” debemos poner como fecha
de fin una fecha ya pasada. En el momento en el que queramos que éste sea visible
procederemos a dejar la fecha fin en blanco.
VOLVER
Generar una URL de una entrada de índice
En la sopa de “índice” podemos seleccionar cualquier entrada del mismo y generar una
dirección Web con el fin de enlazar dicha parte del índice en una página Web existente.
Primero nos situaremos en la parte del índice a la que queremos que se acceda desde la
página Web que tengamos creada, en este ejemplo sería la entrada “Carreras Universitarias”
Haremos click en el botón para generar una dirección url.
Copiaremos el texto generado para realizar el enlace en la Web VOLVER
Anexo nomenclaturas
El botón de buscar combinado con el texto que se introduzca en la caja de texto y en
dónde vamos a buscar (todos, código de centro, denominación o descripción), nos
proporcionará un listado de todos los tipos de documentos que cumplan con los criterios
dados.
Permite seleccionar la cantidad de tipos de documentos que queremos visualizar de
las opciones disponibles, combinado con el botón de buscar (de 1 en 1, de 10 en 10 o
todos).
Permite ordenar los resultados que se van a
visualizar, por denominación o código; permitiendo seleccionar también el orden
ascendente (A) o descendente (D).
Deshabilitado - Habilitado Permite ir a la página anterior, si es posible
realizar la acción el botón estará habilitado.
Deshabilitado - Habilitado Permite guardar un tipo de documento creado
o la modificación.
Permite duplicar las características del documento o campo visualizado,
permitiendo su posterior modificación.
Permite eliminar el elemento visualizado o los marcados, si trabajamos con un
listado en pantalla.
Permite crear un tipo o un documento nuevo.
Imprime la información que vemos en pantalla.
Permite cargar información de un fichero a la aplicación.
Permite visualizar el contenido del documento tal y como se verá en la Web.
Permite acceder a la ayuda.
Permite visualizar el histórico de un documento.
Permite seleccionar un tipo de documento para realizar algún tipo de acción
sobre él.
Si estamos en la solapa de ‘tipo de documentos’ permite seleccionar los
campos por los que se podrán crear índices automáticos; si estamos en la solapa de
‘documentos’ permite asociar el documento visualizado o seleccionado al índice.
Actualiza los índices automáticos existentes
Genera el formulario de entrada de datos. Si está en rojo significa que no ha
sido generado, por lo que no podrá ser usado para crear documentos asociados.
Genera el formulario de visualización de los datos, en la pestaña de ‘Tipo de
documento. Si estamos en un documento se verán las personas a las que se ha enviado ese
documento por correo. En las pestañas de documentos (sin seleccionar ninguno) o de
índices se verá el historial de correos totales enviados desde la base.
Etiqueta con el nombre del usuario que está conectado a la
aplicación.
Fecha actual.
Cantidad de documentos mostrados / total de documentos.
Avanzar o retroceder página.
Nuestro código: 213 Código asignado al documento o tipo de documento, es autonumérico
Nombre que recibe el tipo de documento.
Nombre que recibe el tipo de documento que
contiene la estructura referida.
Información sobre las características y uso propios del tipo de documento.
Es el título del documento, figurará tal cual en el índice.
Es el tipo de documento al que se ha asociado el
documento (conforma la estructura de contenido del mismo).
Fecha en la que ha sido creado el documento.