BI 4.1 Quick Start Guide (for Consumer Users) 

   

 

  2  Version 1.0  

 

 

BI 4.1 Quick Start Guide (for Consumer Users) .......................................................................................................... 1 

Introduction ............................................................................................................................................................ 3 

Logging in ................................................................................................................................................................ 3 

Home Screen .......................................................................................................................................................... 4 

Documents .............................................................................................................................................................. 5 

Preferences ............................................................................................................................................................. 5 

Setting Up Preferences to Display Public Folders ................................................................................................... 7 

Finding a document in Public Folders ..................................................................................................................... 8 

Running a report ................................................................................................................................................... 10 

Saving a report in Business Objects ...................................................................................................................... 14 

Saving your report to Microsoft Excel (or PDF) .................................................................................................... 17 

Printing a report ................................................................................................................................................... 19 

Working with tabs ................................................................................................................................................ 21 

Toolbar .................................................................................................................................................................. 23 

 

   

 

  3  Version 1.0  

Introduction  

This document provides a brief overview of the new Business Intelligence 4.1 application to help users get 

started with it. It is a living document and will continue to be updated as feedback is received from users.  

 

Logging in  

When you access the new BI4 environment via the url https://www.bo.scot.nhs.uk/BOE/BI you will initially be 

presented with the log in screen below: 

 

 

Please log in using the same login details as you used in BOXI 3.1. 

Your existing documents will be migrated from BOXI 3.1 to BI4. 

Navigation is different in this environment and will require a period of familiarisation.   

Guidance to allow users to quickly become familiar with the main new features of navigation around the new 

environment is provided in the sections below. 

   

Please ensure that you don’t 

change this from LDAP  

 

  4  Version 1.0  

Home Screen  

Once you have logged in you will be presented with the Home screen, shown below.   

You will notice that it is now possible to directly access your recently viewed and run reports via the My Recently 

Viewed Documents and My Recently Run Documents panels.  

The Documents and Preferences options are indicated in red since they are covered in greater detail in the next 

two sections. 

 

Home Tab 

   

 

  5  Version 1.0  

Documents  

Your own folders and documents can now be located by clicking on the Documents tab. 

Select the Documents tab as shown in the Home Screen screenshot above and as indicated below: 

 

You will be presented with something similar to the screen below.   

 

Documents Tab 

In the previous version of Business Objects, the Public Folders (where all the prebuilt reports are located) and 

documents were listed alongside your own folders and documents.  In this version in order to view Public 

Folders  you need to click on the area indicated by “Access Public Folders here” in the screenshot above . 

 

Preferences  

As with BOXI 3.1 there are two different modes for viewing and modifying reports, HTML and Applet (Java) 

mode.  We recommend that you use HTML mode. HTML offers a lightweight, stable and fast viewing interface.  

The screenshots in this document have been created using HTML mode.  

 

 

  6  Version 1.0  

In order to set your Preferences to use HTML mode or to check them, please select 

Preferences. You will be presented with the screen below: 

 

Select the Web Intelligence tab and on the screen that appears and ensure that the first and second settings – 

View and Modify ‐ are set to HTML, as shown below.  

 

   

1. Click on the 

Web 

Intelligence 

tab 

2. Ensure 

HTML is 

selected 

3. Ensure 

HTML is 

selected 

 

  7  Version 1.0  

Additionally, in the General tab make sure that Set Document Viewing Location is set to: “In 

the BI launch pad portal as tabs” and choose Save or Save & Close as appropriate. 

 

 

Setting Up Preferences to Display Public Folders  

If your preference is to initially be presented with Public Folders rather than My Favourites whenever you access 

the Documents tab, you can set up access to a particular folder in Preferences, as shown in the screenshot 

below: 

 

1. Click on the 

General tab 

2. Ensure In 

the BI Launch 

pad portal as 

tabs is 

selected 

 

  8  Version 1.0  

Finding a document in Public Folders  

We have described above, how to navigate to Public Folders. 

In this section we will explain how to find a document stored in Public Folders.   We will use the example of a 

document stored in the PRISMS Public Folder area but the same process applies to all Public Folders (and differs 

only in the folder structure for the data mart). 

Firstly click on the + to the left of Public Folders 

 

 

Next, click on the + to the left of Scotland. 

 

   

Click on the + 

symbol next to 

Public Folders 

Click on the + 

symbol next to 

Scotland 

 

  9  Version 1.0  

The next step is to click on the + to the left of PRISMS. 

 

 

Next, click on the + to the left of Corporate Reports. 

 

 

   

Click on the + 

symbol next to 

PRISMS 

Click on the + 

symbol next to 

Corporate 

Reports 

 

  10  Version 1.0  

The report we want to run is in the Generic savings Reports folder.  To see the content of 

that folder, click on it:  

 

 

Please note there is also search functionality adjacent to the log off button above. 

Running a report  

We want to run the Scotland Generic Savings report.  To open it double‐click on the document name. 

 

   

Click on the 

Generic 

Savings 

Reports  

To open the 

Scotland 

Generic Savings 

report double‐

click it  

 

  11  Version 1.0  

As with all prebuilt reports, at the moment the report doesn’t contain any data. 

To run the report, left‐click on the Refresh icon. 

 

This report has Prompts so the Prompts window will be displayed.  The first prompt is already ‘selected’ – in this 

example the ‘Select Report From Month’.   

To select the month, point to it and double‐click on it – in this example July 2015. 

 

   

Click on the 

Refresh icon  

Double‐click on 

July 2015 to 

select it  

 

  12  Version 1.0  

Click on the second prompt text (i.e. on ‘Select Report To Month”) 

 

In this example, we want it to run to September 2015, so double‐click on this option. 

 

Responses have been made to both prompts, so click Ok to continue running the report. 

 

   

Click on the 

Select Report to 

Month link  

Double‐click on 

September 

2015 to select 

it  

Click OK  

 

  13  Version 1.0  

You will see a window confirming that the report is running (i.e. it is ‘Retrieving Data’) 

 

Here is the completed report.  You can click on the tabs to see the data. 

 

 

   

Click on this 

tab to see the 

Scotland data 

 

  14  Version 1.0  

Saving a report in Business Objects  

Once you have run the report, you may wish to save it – e.g. save a copy with the data in one of your personal 

folders. 

The first step is to click on the down arrow to the right of the Save icon. 

 

Next, click on Save As. 

 

Click on the 

down arrow to 

the right of the 

Save icon  

Click on Save 

As 

 

  15  Version 1.0  

Note that, by default, it opens in the Public Folder area.  To save it in your own storage area, 

click on Favorites Folder. 

 

Next, click on the + to the left of Favorites Folder. 

 

   

Click on the 

Favorites 

Folder to see 

your folders 

Click on the + 

to the left of 

Favorites 

Folder  

 

  16  Version 1.0  

Then select the folder you wish to save the document to by clicking on it – in this example 

‘Saved reports’ 

 

In this example we haven’t changed the document name, but you could do so if you wished. 

To finish saving click on Save. 

 

 

   

Click on the 

Saved reports 

to select it  

Click on Save  

 

  17  Version 1.0  

Saving your report to Microsoft Excel (or PDF)  

This process is a little different to the process you will have previously used to save your data to Microsoft Excel 

or Adobe Reader (PDF).  You can save your data  to an Excel or PDF document before or after you have saved it 

in your My Favorites folder.   In this example we will save the data to Microsoft Excel. 

The first step is to click on the Export icon. 

 

Next, click on Export Document As and then click on Excel (.xls) 

 

Click on the 

Export icon 

1. Click on the 

Export 

Document As  

 2.   Click on the 

Excel (.xls)  

 

  18  Version 1.0  

Next, click on Open.  Please note that, depending on your version of Internet Explorer and 

Windows, the ‘Open’ dialogue box may not appear as below. 

 

This will open the document in Microsoft Excel and you can save it to an appropriate location (remembering that 

it may contain confidential data). 

 

   

Click on Open  

  

 

  19  Version 1.0  

Printing a report  

To print your report, click on the print icon. 

 

Next, click on Open.  Please note that, depending on your version of Internet Explorer and Windows, the ‘Open’ 

dialogue box may not appear as below. 

 

   

Click on the 

Print icon 

Click on Open  

 

  20  Version 1.0  

This will open the document in Adobe Reader (PDF).  You would then select File and Print as 

you would for any other PDF file. 

 

Please note that there are different versions of Adobe Acrobat and this may affect this functionality. 

   

1. Click on File  

  

2. Click on Print  

  

 

  21  Version 1.0  

Working with tabs  

Unlike the previous version of Business Objects, documents, etc, open in Tabs. 

In the screenshot below you can see that there are three tabs you can click on – Home, Documents and the 

Scotland Generic Savings document. 

 

You can move from one tab to another by clicking on it – in the example below we have clicked on the 

Documents tab which takes you back to your my Favorites area. 

 

Three tabs are 

currently open 

Click on 

Documents to 

move to that 

tab 

 

  22  Version 1.0  

To close a tab (e.g. close the report you have been working on), click on the cross as shown 

below. 

 

Please note that you are not warned to save before closing a tab. 

There is one additional feature relating to Tabs that it is worth highlighting.  If there is a report that you use 

regularly you can ‘Pin’ it to the Tab bar so that each time you log on to Business Objects that document sits 

alongside your Documents and Home tabs.  To pin a document, click on the pin icon, as shown below. 

  

Click here to 

Close a tab 

Click here to 

Pin a tab 

 

  23  Version 1.0  

Toolbar 

 When you open a document, as in the example above, there is a toolbar.  Here is a description of each of the tools   

Icon  Description 

 

 Create a new document (Ctrl +N) 

 

 Open a document (Ctrl +O) 

 

 Save menu (Ctrl +S) 

  Print – Export to PDF for Printing (Ctrl +P) 

 

 Find text in tables and cells on page (Ctrl +F) 

 

 History – list of dates corresponding to the instances of the scheduled documents 

 

 Export v‐ PDF, Excel, CSV 

 

 Send to – Email , Inbox 

 

 Undo / Redo 

 

 Refresh – one or more data providers 

 

 Track – Activate or deactivate tracking changes 

 

 Filter bar – Click to hide/show filter bar 

 

 Freeze – keep the header or a portion of the table visible while the rest of the table scrolls 

 

 Outline – shows or hides the outline option for folding and unfolding elements